Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty bk4 1

1 Lời mở đầu Ngày với phát triển cđa c«ng nghƯ th«ng tin, nỊn kinh tÕ thÕ giíi đà có thay đổi nhận thức t Trớc yêu cầu chế thị trờng tổ chức nh doanh nghiệp phải tìm hội biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn thông tin cho Để tìm kiếm đợc nguồn thông tin việc xây dựng hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt luồng thông tin công việc cần phải làm doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho hệ thống tất định đề Một hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng hoá đợc tin học hoá việc nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị điều đơng nhiên ứng dụng CNTT mang lại hiệu vô to lín mäi lÜnh vùc, nhÊt lµ lÜnh vùc sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp hàng đầu giới nớc Âu Mỹ đạt đợc nhiều thành công phần không ngừng đầu t, cải tiến giải pháp, sản phẩm phần cứng nh phần mềm cho nhằm cho phép nâng cao hiệu hoạt động sản xuất-kinh doanh Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh ViƯt Nam chóng ta lµ mét xu thÕ tÊt u Có không doanh nghiệp Việt Nam có gắng ứng dụng sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Hoà nhập xu phát triển chung Công ty thơng mại phát triển công nghệ Bách Khoa cố gắng bớc tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn cho hoạt động tác nghiệp Trong thời gian thực tập tốt nghiệp công ty, nhận biết đợc yêu cầu đặt công ty, đồng thời với đồng ý thầy giáo hớng dẫn thực tập em định lựa chọn đề tài : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý Bán Hàng công ty BK4 Nội dung chuyên đề thực tập gồm chơng : Chơng I : Giới thiệu công ty Thơng mại Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 2 Chơng II : Cơ sở lý thuyết phơng pháp luận chung xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng Chơng III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh công ty Phần nội dung Chơng I Giới thiệu công ty thơng mại phát triển công nghệ Bách Khoa 1.Giới thiệu sơ lợc công ty thơng mại phát triển công nghệ bách khoa Công ty Thơng Mại Phát triển công nghệ Bách Khoa doanh nghiệp t nhân, đợc Sở Kế hoạch đầu t Thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo định số : 2894/QĐ - UB Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Tên công ty Công ty thơng mại phát triển công nghệ Bách Khoa Tên viết tắt: BK4 Tên giao dịch CôngTy Thơng Mại Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa Trụ sở công ty Số nhà 29-Cầu Hoà Mục-Thanh Xuân-Hà Nội Giám đốc : Nguyễn văn Phớc Tel: (04)9161100 (04)5584098 0912028282 (04)5584098 – (04)5584098 – 0912028282 0912028282 Fax: (04) 5584098 Email: BK4@fpt Lĩnh vực hoạt động BK4 đăng kí - Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều khiển tự động, máy văn phòng thiết bị đo lờng - Chuyển giao thiết bị điện tử, tin học - Đại lý kinh doanh thiết bị điện tử bu viễn thông - Dịch vụ sửa chữa, bảo dỡng, bảo hành thiết bị điện tử, tin học, thông tin, máy văn phòng - Đào tạo dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện, điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng cấu tổ chức BK4 Mô hình quản lý BK4 có dạng nh sau : Ban Giám Đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Kỹ Thuật Kế Toán Hành Kế Hoạch Maketing Chính Các phòng ban công ty nằm trụ sở đồng thời có phận nằm chi nhánh cuả công ty Nhân viên phòng ban phận cố định nằm chi nhánh, phận nhân viên lại thờng đợc điều động qua lại trụ sở chi nhánh công ty 4 Thông qua điều động tạo nên gắn kế chặt chẽ qua lại phòng ban nh trụ sở với chi nhánh công ty + Các sở cđa bk4 + Nhµ sè : 69 Phè Väng – (04)5584098 – 0912028282 QuËn Hai Bµ Trng – (04)5584098 – 0912028282 TP Hµ Néi Tel: (04)6281595-0912423118 + Nhµ sè : 88 Vũ Trọng Phụng_Thanh Xuân _Hà Nội Tel: (04)5584097 + Nhà số :125 Láng Hạ - Đống Đa (04)5584098 – 0912028282 Hµ Néi Tel: 5623298 - 5623299 – (04)5584098 0912028282 0903446224 +Nhà số : 29 Cầu Hoà Mục-Đống Đa (04)5584098 0912028282 Hà Nội Tel: (04)5584098 Các cửa hàng chi nhánh trung tâm trực thuộc chđ u thùc hiƯn viƯc kinh doanh lu chun hµng đợc nhập kho hàng 29 Cầu Hoà Mục Chức nhiệm vụ phòng ban 4.1 ban Giám đốc công ty Ban giám đốc công ty gồm có thành viên, thành viên có vai trò quan trọng việc hoạch định chiến lợc kinh doanh toàn công ty Các thành viên đóng góp phần quan trọng số vốn kinh doanh toàn công ty Nhiệm vụ chức ban giám đốc : Nghiên cứu đề chiến lợc kinh doanh ngắn hạn dài hạn cho công ty Ra định quản lý Trực tiếp thực giao dịch lớn Thu nhận ý kiến đánh giá cấp dới 4.2 Phòng Kế hoạch Tham mu cho Giám đốc việc xây dựng chiến lợc kế hoạch phát triển toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lợc phát triển kinh doanh chiến lợc quản lý giai đoạn Xây dựng kế hoạch nghiên cứu dự án cải tiến kỹ thuật nâng cao hiệu hoạt động quản lý kinh doanh Quản trị sở liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật t, hàng hoá trụ sở cuả công ty 5 Phòng kế hoạch nơi khởi động, bắt đầu kế hoạch nghiên cứu đào taọ, xây dựng giải pháp kĩ thuật, thiết lập chi nhánh Tại phòng chiến lợc kinh doanh BK4 ngắn hạn nh dài hạn đề đợc đề xuất nghiên cứu Những thành viên thuộc phòng nhân viên trực thuộc phận khác công ty nhân viên thuộc tổ chức xà hội khác 4.3 Phòng kinh doanh Do đặc thù mô hình kinh doanh công ty nên số lợng nhân viên thuộc phòng tơng đối lớn Các nhân viên thuộc phòng làm việc trụ sở công ty nh làm việc chi nhánh Phòng Maketing thờng phải phụ trách công việc nh sau : Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm lô hàng cho đại lý bán lẻ máy tính khác toàn khu vực Trực tiếp bàn bạc, thiết lập giao dịch đối tác khu vực Cố vấn, tham mu ban giám đốc vấn đề kinh doanh giới thiệu sản phẩm Hỗ trợ, hợp tác phòng kỹ thuật việc giao dịch, mua bán hàng hoá Thực công việc khác đợc giám đốc giao cho 4.4 Phòng Kế toán Đề xuất, tham mu cho Giám đốc việc xây dựng: công tác quản lý, tổ chức nhân sự; chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch toán, báo cáo thống kê; chế quản lý lao động, tiền lơng toàn công ty cho phù hợp với quy định nhà nớc Xây dựng báo cáo định kỳ cho trụ sở nh chi nhánh công ty Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lơng cho công ty Tổ chức thực cung cấp xác, đầy đủ, kịp thời báo cáo tài kế toán có yêu cầu 4.5 Phòng Kỹ thuật Xây dựng, thiết lập, đề xuất giải pháp kỹ thuật cho công ty 6 Phối hợp với phòng Kế hoạch việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu dự án cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lợng hàng hoá đợc bán thị trờng Phối hợp với chi nhánh việc triển khai, bảo trì lắp ráp, thực giao dịch  ThiÕt lËp vµ triĨn khai hƯ thèng kü tht, trang thiết bị, cho trụ sở nh chi nhánh Phối hợp với phòng lu trữ vận hành phục hồi liệu việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến liệu Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp công tác quản lý tổ chức nhân sự, tiền lơng; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tài sản cố định, công cụ lao động, thiết bị công nghệ chuyên dùng Tổ chức quản lý, bảo trì sửa chữa trang thiết bị, máy móc toàn công ty Thực chơng trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán cho chi nhánh Lập kế hoạch công tác báo cáo định kỳ kết thực cho Giám đốc, đề xuất biện pháp cải tiến quản lý kü tht  Thùc hiƯn mét sè nhiƯm vơ kh¸c Giám đốc giao 4.6 Phòng Hành Phòng hành luôn thờng trực công ty, phòng hành thờng đảm nhiệm công việc sau : Giúp đỡ khách hàng trình đến công ty giao dịch buôn bán hàng hoá Cộng tác, hỗ trợ phòng ban khác công việc hàng ngày Thiết lập lịch công tác thờng nhật cho nhân viên Hỗ trợ, tham mu giám ®èc c¸c vÊn ®Ị kh¸c … LÜnh vùc hoạt động BK4 Từ đặc thù BK4 ta dễ dàng nhận lĩnh vực mà công ty hoạt động nh mục tiêu phơng hớng tơnglai BK4 Công ty cố gắng dần tạo thị trờng lĩnh vực : Cung cấp thiết bị máy vi tÝnh, m¸y in, m¸y fax, m¸y photocopy, c¸c thiÕt bị máy văn phòng với số lợng không hạn chế Sửa chữa, bảo dỡng, nâng cấp loại máy tính Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, giải pháp tổng thể mạng 7 Lập trình ứng dụng quản lý, kế toán Phơng hớng hoạt động tơng lai Tiến hành mở rộng đầu t, mua sắm phơng tiện, trang thiết bị cho sở Qua tạo đợc gắn kết chặt chẽ trụ sở với chi nhánh nh chi nhánh với Thông qua gắn kết phần công ty dễ dàng hỗ trợ cho tất lĩnh vực Mở rộng đại lý, chi nhánh phạm vi toàn quốc khu vực phí Bắc Các đại lý tiến hành nhập hàng hoá trụ sở nhng độc lập giao dịch Qua mức hàng hoá nhập vào chi nhánh thu phần lợi nhuận có đợc thông qua chênh lệch giá mua giá bán hàng hoá Từng bớc thiết lập thị trờng thống lĩnh vực kinh doanh máy tính Sự cần thiết chức phần mềm qlbh Nh đà phân tích trên, hoạt động chủ yếu công ty BK4 kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính Vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, quản lý lợng hàng hoá nhập xuất, thiết bị máy vi tính vô quan trọng Đối với công ty BK4 nay, việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng, tin học hoá dần thao tác giao dịch buôn bán giải pháp công nghệ thông tin mang tính chiến lợc Phần mềm đợc xây dựng với mục đích quản lý lợng hàng nhập xuất, giảm bớt thao tác thủ công hoạt kinh doanh Ngoài phần mềm cung cấp thông tin tình hình xuất nhập loại thiết bị, biến động lợng hàng nhập xuất, tìm kiếm thông tin trợ giúp, giải đáp ý kiến khách hàng nh ngời quản lý Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tăng khả giao dịch công ty với khách hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt đợc nhiều thao tác thủ công, dễ dàng quản lý nhập xuất, tìm kiếm thông tin, cập nhập thông tin lợng hàng nhập xuất, lợng hàng tồn kho, nhà cung cấp thời gian xử lý đơn đặt hàng góp phần nâng cao hiệu công tác sản xuất kinh doanh Công việc ngời quản lý cập nhật thông tin thiết bị, linh kiện, quản lý đơn đặt hàng, góp ý khách hàng quản lý hoạt động bán hàng cách hiệu quả, bao gồm quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp Đồng thời, phần mềm in báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo thông tin cá nhân qua hỗ trợ cho việc định quản lý lÃnh đạo công ty Các chức cần phải có phần mềm Hoá đơn nhập xuất hàng hoá: Phần môdule hàng hoá nhập xuất công ty đợc tiến hành nhập số liệu Công việc tiến hành phòng Maketing trụ sở công ty nh chi nhánh Tính tồn kho hàng hoá theo ngày nhập, theo tên hàng hoá theo tháng quý, năm : Thông qua thông tin tìm kiếm đựơc nhập vào phần môdule tự động tra cứu sở liệu thông tin phù hợp cung cấp cho ngời sử dụng Tìm kiếm hàng theo: mà hàng, tên hàng, lợng nhập xuất Các thông tin sau đựơc nhập vào đợc máy tính tự động tìm phần liệu phù hợp đợc đa Cập nhật khách hàng Tại tiến hành nhập thêm khách hµng míi cịng nh cã thĨ chØnh sưa theo ý muốn Lên danh sách khách hàng Khi muốn lên danh sách khách hàng theo tiêu chí phần môdule giúp tạo bảng danh sách khách hàng Lên danh sách nhân viên Phần môdule hỗ trợ việc tạo in bảng danh sách nhân viên công ty Lập danh sách loại hàng bán Tại danh sách loại hàng bán đợc lập in theo tiêu chí định Tra cứu tìm kiếm khách hàng theo: mà khách, tên khách, địa chỉ, điện thoại 10 In hóa đơn bán hàng, nhập hàng Các hoá đơn đợc lập phần môdule nhập xuất hàng hoá đợc in từ phầ môdule 9 11 12 Lập hóa đơn toán Tra cứu tìm kiếm hoá đơn xem hóa đơn Từ thông tin tra cứu đợc nhập vào, phần mềm hỗ trợ ngời sử dụng để tìm kiếm đợc thông tin phù hợp 13 Thống kê Chơng II Một số vấn đề hệ thống thông tin I Tổng quan hệ thống thông tin Khái niệm Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin tập hợp ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu thực hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý phân phối thông tin tập ràng buộc đợc gọi môi trờng Nó đợc thể ngời, thủ tục, liệu thiết bị tin học không tin học Đầu vào(Inputs) hệ thống thông tin đợc lấy từ nguồn(Sources) đợc xử lý hệ thống sử dụng với liệu đà đợc lu trữ từ trớc Kết xử lý (Outputs) đợc chuyển đến đích (Destination) cập nhập vào kho liệu(Storage) Mọi hệ thống thông tin có bốn phận : phận đa liệu vào, phận xử lý, kho liệu phận đa liệu Ta thấy rõ đợc vấn đề thông qua hình vẽ minh hoạ sau : Nguồn Thu thập Ví dụ Đích Xử lý lu giữ Phân Phát Kho liệu Hệ thống trả lơng truyền thống thu thập liệu thời gian đà làm việc, xử lý chúng với liệu lâu bền đợc ghi hồ sơ, tạo tờ séc trả lơng thực việc gửi tiền tự động vào tài khoản nhân viên ăn lơng chuyển thông tin khoản tiền cho ngời đợc lĩnh Vây hệ thống thông tin 1 Hệ thống trả lơng đợc thực cách thủ công phơng tiện máy móc Đó phơng tiện cha tự động hoá tự động hoá hoàn toàn nh maý tính bỏ túi máy chữ, máy tính điện tử gắng với số đĩa từ máy in laser Hệ thống thông tin chịu ràng buộc thoả thuận chủ nhân viên, thoả thuận thời điểm trả lơng cho nhóm công nhân Ví dụ Việc ghi chép ông chủ tịch công ty ứng xử cộng gần gũi, hiệu công tác họ mức độ tự chủ công việc Việc sử dụng ghi chép vào thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào công việc xét tăng lơng tạo hệ thống thông tin Trong trờng hợp ông chủ tịch vừa ngời sử dụng thông tin vừa ngời tạo thông tin Phơng tiện sử dụng đơn giản sổ ghi chép cá nhân Mặc dù đợc coi hệ thống thông tin hội đầy đủ tiêu chuẩn hệ thống thông tin Qua hai ví dụ ta thấy có hai loại Hệ Thống Thông Tin khác (1)HƯ thèng chÝnh thøc, (2) HƯ thèng kh«ng chÝnh thøc Mét hƯ thèng th«ng tin chÝnh thøc thêng bao gåm tập hợp quy tắc phơng thức làm việc có văn rõ ràng đợc thiết lập theo truyền thống Đó hệ thống trả lơng nói hệ thống quản lý tài khoản nhà cung cấp tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tài hội mua bán khác nh hệ thống chuyên gia cho phép đặt chuẩn đoán tổ chức Phân loại hệ thống thông tin tổ chức : Có hai cách phân loại hệ thống thông tin hay đợc dùng tổ chức Một cách lấy mục đích phục vụ thông tin đầu để phân loại cách lấy nghiệp vụ mà phục vụ làm sở để phân loại phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu : Mặc hệ thống thờng sử dụng công nghệ khác nhng chúng phân biệt trớc hết loại hoạt động mà trợ giúp Theo cách có năm loại : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch 1 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống trợ giúp định Hệ chuyên gia Hệ thống tăng cờng khả cạnh tranh a HƯ thèng xư lý giao dÞch TPS(Transaction Processing System) HƯ thống xử lý liệu đến từ giao dịch mà tỏ chức thực với khách hàng, với nhà cung cấp, ngời cho vay nhân viên Các giao dịch sản sinh tài liệu giấy tờ thể giao dịch Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp liệu cho phép theo dõi hoạt đông tổ chức Chúng trợ giúp hoạt động tổ chức mức tác nghiệp Có thể kể đến hệ thống thuộc loại nh :Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học sinh viên, cho mợn sách tài liệu th viện, cập nhập tài khoản ngân hàng tính thuế phải trả ngời nộp thuế b hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment information System) Là hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức, hoạt động nằm mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào sở dũ liệu đợc tạo hệ xử lý giao dịch nh từ nguồn liệu tổ chức Nói chung chúng tạo báo cáo cho nhà quản lý cách định kì theo yêu cầu Các báo cáo thờng có tính chất so sánh, chúng làm tơng phản tình hình với tình hình đà đợc dự kiến trớc, tình hình với dự báo, liệu thời công ty ngành công nghiệp, liệu thời liệu lịch sử c Hệ thống trợ giúp định DSS(Decision Support System) hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng trợ giúp hoạt động định Quá trình định thờng đợc mô tả nh quy trình đợc tạo thành từ giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng đánh giá phơng án giải lựa chọn phơng án d Hệ thống chuyên gia ES(expert system) hệ thống sở trÝ t cã ngn gèc tõ ngiªn cøu trÝ t nhân tạo, có biểu diễn công cụ tin học tri thức chuyên gia lĩnh vực e Hệ thống thông tin tăng cờng khả cạnh tranh ISCA(information system for competitive advantage) Hệ thống loại đợc sử dụng nh trợ giúp chiến lợc Khi nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin mà không tính đến môi trờng đợc phát triển, ta nghĩ đơn giản hệ thống xử lý giao dịch, hệ thông thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp định hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cơng khả cạnh tranh đợc thiết kế cho ngời sử dụng ngời tổ chức, khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức khác ngành công nghiệp Nêú nh hệ thống đợc xác định trớc có mục đích rõ ràng trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức hệ thống tăng cờng sức cạnh tranh công cụ thực ý đồ chiến lợc(vì gọi Hệ Thống Thông Tin chiến lợc) Chúng cho phép tổ chúc thành công việc đối đầu với lực lợng cạnh tranh thể qua khách hàng, nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh xuất hiện, sản phẩm thay tổ chức khác ngành công nghiệp 2 Phân loại Hệ Thống Thông Tin công ty BK4 Các thông tin công ty BK4 đợc phân chia theo cấp quản lý, đồng thời chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Để hiểu rõ thêm cách phân chia ta xem xét bảng phân loại hệ thống thông tin ứng với doanh nghiệp BK4 Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực mức định công ty BK4: Tài Chính chiến lợc Tài chiến thuật Market ing chiến lợc Market ing chiÕn tht Kinh doanh chiÕn lỵc Kinh doanh chiÕn thuật Hệ thống thông tin văn phòng Tài Market Kinh chÝnh ing t¸c doanh chiÕn nghiƯp t¸c t¸c nghiệp nghiệp Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng hệ thống thông tin đợc mô tả khác tuỳ theo quan điểm ngời mô tả Có ba mô hình đà đợc đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin, là: mô hình logic, mô hình vật lý mô hình vật lý 3.1 Mô hình logic Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: liệu mà thu thập, xử lý mà phải thực hiện, kho để chứa kết liệu để lấy cho xử lý thông tin mà hệ thống sản sinh Mô hình trả lời cầu hỏi Cái gì? Để làm gì? Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng nh địa điểm thời điểm mà liệu đợc xử lý 3.2 Mô hình vật lý Mô hình vật lý ý tới khía cạnh nhìn thấy đợc hệ thống nh vật mang liệu vật mang kết nh hình thức đầu vào đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, dịch vụ, phận, ngời vị trí công tác hoạt động xử lý, thủ tục thủ công nh yếu tố địa điểm thực xử lý liệu, loại hình bàn phím đợc sử dụng Mô hình ý tới mặt thời gian hệ thống, nghĩa thời điểm mà hoạt động xử lý liệu khác xảy Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? đâu? Khi nào? 3.4 Mô hình vật lý Mô hình vật lý liên quan tới khía cạnh vật lý hệ thống, nhiên nhìn ngời sử dụng mà nhân viên kỹ thuật 1 Chẳng hạn, thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hệ thống, dung lợng kho lu trữ tốc độ xử lý thiết bị, tổ chức vật lý liệu kho chứa, cấu trúc chơng trình ngôn ngữ thể Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh nào? Mỗi mô hình kết góc nhìn khác nhau, mô hình logic kết góc nhìn quản lý, mô hình vật lý kết góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý kết góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình có độ ổn định khác nhau, mô hình logic ổn định mô hình vật lý hay biến đổi Mô hình ổn định Mô hình hay thay đổi Cái gì? Để làm gì? Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Cái gì? đâu? Khi Mô hình vật lý (góc nhìn sử dụng) Nh nào? Mô hình vật lý (góc nhìn kỹ thuật) Công cụ mô hình hóa Sơ đồ luồng thông tin sơ đồ luồng liệu hai công cụ thờng dùng Ba mô hình thông hệtin thống thông để phân tích thiết kế hệ thống Chúng thểtinhiện hai mức mô hình hai góc nhìn động tĩnh hệ thống Sau ký pháp hai loại sơ đồ Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức mô tả di chun cđa d÷ liƯu, viƯc xư lý, viƯc lu trữ giới vật lý sơ đồ Các ký pháp sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Giao tác ng ời - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lu trữ liệu Thủ công Tin học hóa - Dòng thông tin Tài liệu - Điều khiển Lu ý: - Dòng thông tin vào với kho liệu không cần phải có mũi tên hớng - Có thể dùng thêm số ký tự khác nh hình, đĩa từ Sơ đồ luồng liệu (DFD) Sơ đồ luồng liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng góc độ trừu tợng Trên sơ đồ bao gồm luồng liệu, xử lý, lu trữ liệu, nguồn đích nhng không quan tâm tới nơi chốn hay thời điểm đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng liệu mô tả đơn hệ thống thông tin làm để làm Sau ký pháp dùng cho sơ đồ luồng liệu (DFD), ngôn ngữ sơ đồ luồng liệu DFD sử dụng loại ký pháp bản: thực thể, tiến trình, kho liệu dòng liệu Tên ng ời/bộ phận phát/nhận tin Nguồn đích Tên dòng liệu Dòng liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Các mức DFD liệu liệu khái quát nội dung Sơ đồ ngữTệp cảnh (Context Diagram) thểKho hệ thống thông tin Sơ đồ không vào chi tiết mà mô tả cho cần lần nhìn nhËn néi dung chÝnh cđa hƯ thèng §Ĩ cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, bỏ qua kho liệu; bỏ qua xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh đợc gọi sơ đồ mức Phân rà sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết ngời ta dùng kỹ thuật phân rà (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rà thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức mức Một số qui ớc qui tắc liên quan tới DFD Mỗi luồng liệu phải có tên, trừ luồng xử lý kho liệu Dữ liệu chứa vật mang khác nhng luôn tạo chØ mét lng nhÊt Xư lý lu«n phải đợc đánh mà số Vẽ lại kho liệu để luồng liệu không cắt 1 Tên kho xử lý phải ®éng tõ Xư lý bc ph¶i thùc hiƯn mét biến đổi liệu Luồng vào phải khác với luồng từ xử lý Đối với việc phân rà DFD, thông thờng, xử lý mà logic xử lý đợc trình bày ngôn ngữ có cấu trúc chiếm trang giấy không phân rà tiếp Cố gắng để tối đa xử lý trang DFD Tất xử lý DFD phải thuộc mức phân rà 10 Luồng vào DFD mức cao phải luồng vào DFD mức thấp Luồng tới đích DFD phải luồng tới đích DFD mức lớn hon Đây gọi nguyên tắc cân đối (Balancing) DFD Sơ đồ luồng thông tin sơ đồ luồng liệu hai công cụ đợc phần lớn phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, cho qui mô dự ¸n cịng nh kÝch cì cđa tỉ chøc nµo Ngµy nay, số công cụ đợc tin học hóa, có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ ®å lng d÷ liƯu cđa mét hƯ thèng Mét sè phần mềm tinh tế cho khả tạo đồng thời sơ đồ luồng liệu từ điển hệ thống Tuy nhiên, công cụ giúp nhà phân tích tạo nhanh sơ đồ mối liên quan sơ đồ yếu tố từ điển, không thực thay công việc nhà phân tích việc phát lỗi sơ đồ thuộc trách nhiệm nhà phân tích Động Tĩnh SD IFD (System Dictionary) Vật lý (Information Flow Diagram) Từ điển hệ thống, Sơ đồ luồng thông tin Các phích vật lý Logic DFD SD (Data Flow Dagram) (System Dictionary) Sơ đồ luồng liệu Từ điển hệ thống, Các phích vật lý Các công cụ phân tích thiết kế hệ thống thông tin II Các giai đoạn để phân tích, thiết kế HTTT Phát triển hệ thống trình lặp Tuỳ theo kết giai đoạn, (và cần thiết) phải quay giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục sai sót Một số nhiệm vụ đợc thực suốt trình, việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát nhiệm vụ đà hoàn thành, đánh giá dự án lập tài liệu hệ thống dự án Sau mô tả sơ lợc giai đoạn việc phát triển hệ thống thông tin: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá tính khả thi 1.4 Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cấu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trờng hệ thống thực 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực 2.4 Chẩn đoán xác định yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Sửa đổi đề xuất dự án 2.7 Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Thiết kế sở liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế dòng vào 3.4 Hoàn chỉnh tài liệu logic 3.5 Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất phơng án giải pháp 4.1 Xác định ràng buộc tổ chức tin học 4.2 Xây dựng phơng án giải pháp 4.3 Đánh giá phơng án giải pháp 4.4 Chuẩn bị trình bày báo cáo phơng án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý 5.2 Thiết kế chi tiết giao diện vào/ra 5.3 Thiết kế phơng thức giao tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị trình bày báo cáo thiết kế vật lý Giai đoạn 6: Triển khai kü tht hƯ thèng 6.1 LËp kÕ ho¹ch thùc hiƯn kü thuËt 6.2 ThiÕt kÕ vËt lý 6.3 LËp trình 6.4 Thử nghiệm kiểm tra 6.5 Chuẩn bị tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt khai thác 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác bảo trì III Tìm hiểu công cụ để phân tích thiết kế hệ thống thông tin Khái niệm chung sở liệu Cơ sở liệu (database) nơi ta lu giữ thông tin Còn thế, nơi lu thông tin đợc tổ chức nhằm hay nhiều mục đích Chúng ta tổ chức thông tin sở liệu theo cách thức cho phép chơng trình trình ứng dụng cung cấp tính hữu ích cho ngời dùng trực tiếp Lý phải dùng sở liệu Có vô số trình ứng dụng lu giữ truy xuất lợng thông tin lớn Tất nhiên, chơng trình VB không thiết phải tham dự vào hoạt động tơng tác với sở liệu chứng tỏ đợc công dụng, nhng trình ứng dụng vận hành với sở liệu lại cung cấp không sức mạnh tính Đó sở liệu cho phép đọc, nhập, lu lợng thông tin truy xuất thay đổi thêm Thông tin có công dụng đa dạng: hiển thị, thao tác, báo cáo, phân tích, chí tạo hoá đơn, đặt hàng Điều cốt yếu có lợng thông tin đáng kể cần tổ chức cất giữ, sở liệu giải pháp tối u Có nhiều tình đòi hỏi vận dụng giải pháp VB/CSDL, ví dụ: - Tạo trình ứng dụng từ đầu - Kết nối với CSDL chung có sẵn - Tơng tác CSDL Website giao dịch (mua bán hàng) trực tiếp qua Internet Vị trí chức CSDL khác nhau: - CSDL làm việc nằm chung máy với chơng trình (04)5584098 0912028282 muốn tạo hệ thống lập danh mục đĩa CD nhà chẳng hạn - CSDL thờng trú máy phục vụ cho phép truy cËp qua m¹ng cơc bé – (04)5584098 – 0912028282 kho thông tin đợc chia sẻ cho nhiều ngời trog công ty chẳng hạn - số tổ chức quốc tế, CSDL tồn máy phục vụ Web đầu trái đất, cách xa hàng múi giờ, đáp ứng nhu cầu ngời dùng kết nối với Internet khắp giới Cơ sở liệu chiều sở liệu quan hệ CSDL chiều phơng pháp lu trữ liệu phơng tiện điện tử lâu đời Với CSDL chiều, đau đầu cập nhật tập tin chứa tham chiếu đến vị trí cụ thể CSDL Đầu tiên, qu¶n lý tÊt c¶ tham chiÕu chÐo ë mäi cÊu trúc khác CSDL chiều đà đủ khiến cho ngời dùng chán ngán Không có vậy, bỉ sung hay xãa bít th«ng tin khái CSDL, lại phải cập nhật tham chiếu đến thông tin CSDL quan hệ khắc phục đợc ®iỊu bÊt tiƯn ë CSDL mét chiỊu, CSDL quan hƯ lu giữ hiển thị liệu theo dạng bảng tính, với hàng cột Sức mạnh CSDL quan hệ xuất phát từ khả lu liệu với tỷ lệ trùng thấp nhất, từ khả liên hệ liệu thuộc nhiều nguồn khác với Microsoft Access hệ quản trị sở liệu phổ biến giới (cïng víi Microsoft FoxPro/Visual FoxPro vµ Oracle) Access lµ chơng trình quan trọng thuộc tỉ hỵp