Mục lục: I Tổng quan công ty in hàng không: .3 II Cơ cấu tổ chức hoạt động công ty in Hàng kh«ng Sơ đồ tổ chức: Chøc năng, trách nhiệm, quyền hạn phòng ban chủ yÕu: .5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Ban lÃnh đạo công ty: Giám đốc, Phó Giám đốc: Phòng kế hoạch (KH) Phòng Tổ chức Hành (TC-HC): Phòng chất lợng (QM) .9 Các phòng ban kh¸c: 11 Quá trình định điều hành sản xuất kinh doanh: 11 3.1 Quá trình điều hành sản xuất chung toàn doanh nghiệp 11 3.2 Quá trình điều hành sản xuất phân xởng Flexo (FL) 14 III Các khía cạnh quản trị doanh nghiệp 15 Thiết bị công nghệ 15 1.1 1.2 Nh©n lùc 22 2.1 2.2 2.3 2.4 3.2 3.3 Quá trình theo dõi, lờng thoả mÃn khách hàng phân tích dữu liệu 31 Quá trình giải khiếu nại khách hàng .32 KÕt qu¶ cung øng s¶n phẩm nội năm 2001 34 Quản lý nguyên vật liệu mua hàng 37 Tµi chÝnh 41 5.1 5.2 IV C¬ cÊu lao ®éng .22 TiỊn l¬ng 25 Tun dơng cán công nhân viên 27 Huấn luyện đào tạo cán công nhân viên .28 Marketing 30 3.1 Các phơng pháp in 15 Máy móc - thiết bị 16 Vèn kinh doanh: .41 Cơ cấu tài sản: 43 Kết kế hoạch hoạt động SXKD Công ty 46 Một số kết kinh tế đạt đợc năm 1999, 2000, 2001 46 Mục tiêu chiến lợc kinh doanh: .47 KÕt luËn 49 I Tỉng quan vỊ công ty in hàng không: Công ty In hàng không tiền thân Xởng In Hàng không đợc thành lập ngày 01 tháng 04 năm 1985 theo Quyết định số 250/QĐ/TCHK Tổng cục trởng Tổng cục hàng không dân dụng Việt Nam Ngày 14 tháng năm 1994, Bộ trởng Bộ Giao thông vận tải ký Quyết định 1481/QĐ/TCCB-LĐ thành lập Doanh nghiệp nhà nớc thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam Tên doanh nghiệp: Công ty In Hàng không Tên tiếng Anh: Aviation Printing Company Tên viết tắt: IKH Địa chỉ: Sân bay Gia Lâm-Hà Nội Tel: (84-4) 8272851-8272008 Fax: (84-4) 8721026 E-mail: ihk@netnam.vn Website: ihkvn.com Chi nhánh phía nam: 126 Hồng Hà-Phờng 2-Quận Tân Bình-TP Hồ Chí Minh Tel: (84-8) 845814-8486604 Fax: (84-8) 8486604 Trên sở tiếp nhận xởng in typo Binh đoàn 678 Bộ Quốc phòng số cán quản lý ngành Hàng không Quân số ban đầu gồm 15 cán bộ, công nhân viên, tài sản có 02 máy in typo 14 trang 08 trang Sau 17 năm xây dựng, Công ty đà trởng thành phát triển quy mô công nghệ: - Cơ sở hạ tầng nhà xởng công trình phụ trợ đợc xây dựng đảm bảo phục vụ sản xuất; - Ngồn nhân lực đợc tăng cờng số lợng chất lợng với 250 cán bộ, công nhân viên trình độ bao gồm: đại học, sau đại học, công nhân có tay nghề đợc đào tạo, có khả tiếp cận công nghệ in tiên tiến; - Thiết bị công nghệ đợc đầu t, đổi với dây chuyền in Offset Đức, dây chuyền in Flexo đại Mỹ, dây chuyền sản xuất khăn giấy thơm Đài Loan Côngty có khả in gia công cung cấp dịch vụ, sản phẩm in, giấy cho doanh nghiệp ngành Hàng không Ngành nghề sản xuất- kinh doanh: - In vé máy bay, thẻ hành lý, thẻ lên máy bay, đáp ứng hệ kiểm tra DCS vé vé qua cầu có nghép băng từ ngành giao thông; - In chứng từ hoá đơn tài chính, sách, báo tạp chí, catalogue ấn phẩm khác; - Sản xuất khăn giấy thơm với 02 huy chơng vàng hội chợ thơng mại toàn quốc, cung cầp ổn định cho ngành Hàng không thị trờng tỉnh phía Bắc; - Kinh doanh vật t thiết bị ngành in, đợc phép trùc tiÕp xt nhËp khÈu II C¬ cÊu tỉ chøc hoạt động công ty in Hàng không Sơ đồ tổ chức: Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tài Phòng kế toán tổ chức hànhPhòng kế hoạch sản xuất Phòng kinh doanh Phòng QMChi nhánh phía nam Phân xởng in offset Phân xởng sản xuất giấy Phân xởng chế Phân xởng sáchPhân xởng in flexo Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn phòng ban chủ yếu: 2.1 Ban lÃnh đạo công ty: Giám đốc, Phó Giám đốc: Ban lÃnh đạo Công ty gồm thành viên Giám đốc Phó Giám đốc đợc bổ nhiệm Tổng Công ty Hàng không Ban lÃnh đạo công ty đợc quy định có quyền hạn trách nhiệm chủ yếu sau: - Trách nhiệm: + + Quản lý điều hành nguồn lực đảm bảo phát triển toàn toàn công ty; Quản lý, điều hành, bảo toàn phát triển vốn nhà nớc giao theo phân cấp quy định nhà nớc thuộc tổng công ty Hàng không; + + Quản lý, điều hành hoạt động sản suất kinh doanh sử dụng phát triển trang thiết bị công nghiệp nhằm đảm bảo thoả mÃn yêu cầu khách hàng ngành Hàng không; Mở rộng quan hệ đối ngoại cấp ngành địa phơng - Quyền hạn: + + Ra định mệnh lệnh thị để điều hành công việc toàn công ty; Giám sát công việc theo nhiệm vụ đợc phân công phận, cá nhân - Mối quan hệ: + + + + Quản lý giám sát toàn công ty; Quan hệ với cục hàng không, Tổng Công ty Hàng không, cục xuất bản, cấp ngành địa phơng, Các đơn vị ngành in ngành Hàng không Báo cáo với tổng giám đốc hội đồng quản trị tổng công ty Hàng không 2.2 Phòng kế hoạch (KH) Trong tơng quan phòng chức Công ty, phòng Kế hoạch đóng vai trò tích cực hơn, thực việc điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, thay mặt Ban lÃnh đạo Công ty điều phối hoạt động sản xuất phân xởng, tổ sản xuất Hầu hết hoạt động sản xuất, kinh doanh có tham gia Phòng Kế hoạch Đây điểm có tính tơng đối đặc thù Công ty cấu tổ chức hoạt động Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Phòng Kế hoạch nh sau: - Chức năng: + + Tham mu cho giám đốc kế hoạch sản xuất ngắn hạn, dài hạn côngty Trực tiếp điều hành hoạt đống sản xuất phận sản xuất Theo dõi phối hợp điều hành hoạt động sản xuất phân xởng in Flexo chi nhánh phía nam - Nhiệm vụ: + + Đợc giám đốc uỷ quyền trực tiếp tiếp tiếp xúc với khách hàng, nắm bắt yêu cầu đề xuất khách hàng (theo đơn đặt hàng) chịu trách nhiệm trớc Giám đốc thủ tục in ấn quy định Pháp luật hành Trên sở yêu cầu đề xuất khách hàng, Phòng Kế hoạch có nhiêm vụ tính toán chi phi sản xuất, xây dựng giá sản phẩm, + + + + + + + + + + + thông báo trực tiếp đàm phán với khách hàng giá thời gian hoàn thành, đề giải pháp thực Kết hợp với phòng Tài Kế toán thống giá phơng thức toán khách đểvừa đảm bảo nguyên tắc tài chính, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng Trình giám đốc dự thảo nội dung, giá cả, thời gian phơng án thực Khi đà đợc giám đốc phê duyệt, kế hoạch cónhiệm vụ soạn thảo hợp đồng kinh tế trình Giám đốc ký duyệt Kế hoạch có trách nhiệm quản lý lu trữ hợp đồng kinh tế hồ sơ giấy tờ có liên quan đến hợp đồng kinh tế Lập kế hoạch sản xuất tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng khách hàng, bảo đảm phù hợp với lực sản xuất công ty Kết hợp với phong trào tổ chức để điều hành nhân lực, trì sản xuất ổn định đề xuất kết hợp xây dựng chế độ thởng phạt, tình hình sản xuất thực tế Công ty Kết hợp với phòng kinh doanh: Đề xuất nhu cầu vật t để phục vụ sản xuất, kế hoạch trao trả hàng cho khách Thờng xuyên nắm bắt thông tin quy cách, chủng loại, giá tất loại vật t qua thông báo phòng Kinh doanh Trên sở tính toán, điều chỉnh giá điều hành sản xuất cho phù hợp Căn vào yêu cầu khách hàng, phối hợp với phối hợp với phân xởng theo dõi kiểm tra đa giải pháp kỹ thuật cho công đoạn sản xuất Trực tiếp điều hành công việc phận sản xuất phiếu sản xuất chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc kế hoạch giao hàng cho khách hàng Chủ động liên hệ phối hợp với sở in, gia công khác để giải công viêc khả công ty không đáp ứng đợc yêu cầu kỹ thuật, thời gian Đảm bảo nguyên tắc kinh doanh có hiệu Bộ phận điện trực phòng kế hoạch có nhiệm vụ kết hợp phân xởng theo dõi, trì chế độ bảo hành, bảo dỡng thiết bị hệ thống điện toàn công ty để trì sản xuất ổn định Tiến hành khắc phục sửa chữa có cố sảy Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc dự án sửa chữa lớn Có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc dự án đầu t trang thiết bị Phòng kế hoạch có trách nhiệm tổng hợp số liệu, thông tin kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá rút kinh nghiệm họpgiao ban hàng tuần, đồng thời đa kê hoạch sản xuất ngắn hạn, dài hạn cho phận sản xuất Xây dựng chế độ, phân công công tác, điều hành phòng phù hợp với + 2.3 yêu cầu nhiệm vụ tình hình sản xuất công ty Chủ động phối hợp với phòng phân xởng để tháo gỡ khó khăn sản xuất Sắp xếp bố trí phân công trực điều hành sản xuất ngày nghỉ phận sản xuất hoạt động Chủ động trì mối quan hệ tốt với khách hàng để giữ vững ngòn việc ổn định, thờng xuyên Chủ đọng tìm kiếm khai thác nguồn việc mới, thị trờng có tinh ổn định hiệu Phòng Tổ chức Hành (TC-HC): - Chức năng: Bộ phận Tổ chức hành có chức tham mu, quản lý thực công việc tổ chức nhân sự, đầu t, chế độ cho ngời lạo động (đào tạo, lơng, bảo hiểm ) bảo vệ, văn th, lái xe, lễ tân, tạp vụ, quan hệ đối ngoại với cấp ngành Hàng không bên Công ty - NhiƯm vơ: + + + + + + + + + + + + + + + Tham mu, quản lý thực công tác tổ chức máy quản lý xếp nhân quản lý lao động tiền lơng, chế độ ngời lao động theo môhình gọn nhẹ đạt hiệu Đề xuất phơng án trả lơng trả thởng, kết hợp với phận kế hoạch sản xuất bộphận tài chính, phận sản xuất xây dựng định mức lao động đơn giá lơng sản phẩm làm sở toán lơng ®¶m b¶o chÕ ®é cho ngêi lao ®éng, kuyÕn khÝch sản xuất, gắn lao động với công ty Đề xuất thực phơng án đào tạo nâng cao trình độ lực cán công nhân viên Đảm bảo chế độ loại bảo hiểm cho ngời lao động Quản lý lao động, giám sát thực nội quy lao động Báo cáo tăng giảm lao động định kỳ liên cấp Theo dõi số ngày nghỉ phép phép phép cán công nhân viên Kết hợpvới phận chức đề xuất phơng án đầu t nâng cao lực sản xuất, chuyển đổi công ngệ đáp ứng nhu cầu in ấn ngày cao thị trờng ngành Tổ chức đạo máy bảo vệ công ty Đảm bảo an toàn vê ngời tài sản công ty Bộ phận chống cháy nổ hành Đảm bảo đón tiếp ngời ngời vào Công ty văn minh lịch Khách hàng đến hớng dẫn đến nơi làm việc chu đáo Quản lý thời gian lao động toàn công ty Đảm bảo chuyển công văn đi, đến nhanh gọn kịp thời, đối tợng + + + + + + + + + + Đảm bảo chế độ bảo mật lu trữ hồ sơ Đón tiếp khách chu đáo văn minh lịch Hớng đẫnkhách đến nơi làm việc Đảm bảo cảnh quan Công tyluôn gọn gàng đẹp Cung cấp đủ chức cho lÃnh đạo công nhân Quét dọn Bộ phận hành Đa đón lÃnh đạo công tác Thực công việc khác công ty có nhu cầu Phối hợp với phận Kế hoạch sản xuất phận nắm bắt đợc biến động lao động ngành nghề Phối hợp với phận tài đảm bảo chế độ cho ngời lao động: tiền lơng, tiền thởng - Chức trởng phận: Chịu trách nhiệm, chịu hoạt động tổ chức Thực điều phối, đạo nhân viên phận hoàn thành nhiệm vụ cđa Bé phËn - NhiƯm vơ cđa trëng Bé phËn: + + + 2.4 Chỉ đạo giám sát công việc hàng ngày cán nhân viên Bộ phận Quan hệ đối ngoại với quan cấp bên Công ty Báo cáo giám đốc kịp thời biến động lao động, nhân sự, nhu cầu tăng Phòng chất lợng (QM) - Chức năng: Hỗ trợ việc thiết lập, thực trì hệ thống quản lý chất lợng đề xuất phơng pháp nâng cao hiệu lực hệ thống theo yêu cầu Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 - NhiƯm vơ: + + + + + + KiÕm soát tài liệu Hệ thống quản lý chất lợng Kiểm soát hồ sơ Hệ thống quản lý chất lợng Kiểm soát trình đánh giá nội Kiểm soát trình hành động khắc phục Kiểm soát trình hành động phòng ngừa Tham gia vào việc kiểm soát trình xem xét lÃnh đạo - Trách nhiƯm cđa trëng QM: + + + + + + + + + Biên soạn sửa đổi sổ tay chất lợng Hệ thống quản lý chất lợng Kiểm tra trớc Đại diện lÃnh đạo phê duyệt hớng dẫn công việc biểu mẫu Hệ thống quản lý chất lợng Kiểm soát việc ban hành, phân phối, cung cấp sao, sửa đổi/ soạn thảo/ huỷ bỏ tài liệu Hệ thống quản lý chất lợng Kiểm soát tài liệu bên Hệ thống quản lý chất lợng Xem sét việc cung cấp biểu mẫu trắng cho phận Hệ thống quản lý chất lợng để vận hành Lập kế hoạch đánh giá nội 06 tháng/ lần, lập chơng trình đánh giá cho phận Kiểm soát toàn trình đánh giá nội Hệ thống quản lý chất lợng thông quaviệc kiểm soát hồ sơ trình đánh giá Xem xét không phù hợp lặp lặp lại để định phê duyệt hành động khắc phục phạm vi Công ty Phối hợp với phận để xác định nguyên nhân không phù hợp, đánh giá xác định hành động khắc phục cần thiết - Quyền hạn: + Đề suất với ban lÃnh đạo việc sửa đổi nội dung cđa sỉ tay chÊt lỵng + ChÊp thn / không chấp thuận hớng dẫn công việc biểu mẫu trớc trình Đại điện lÃnh đạo phê duyệt + ChÊp thn / kh«ng chÊp thn viƯc cung cÊp sao, sửa đổi / soạn thảo/ huỷ bỏ tài liệu hệ thống trớc trình Đại diện lÃnh đạo phê duyệt + Quyết định danh sách tài liệu kỹ thuật / bên phận chuyển đến trớc trình Ban lÃnh đạo + Quyết định việc cung cấp biểu mẫu trắng cho phận để vận hành + Quyết định thời gian phạm vi đánh giá phận kế hoạch đánh giá nội 06 tháng/lần; định thời biểu xác, trởng đoàn thành viên đoàn đánh giá chơng trình đánh giá nội để trình Đại diện lÃnh đạo + Xem xét không phù hợp(nếu có) trình kiểm trứng(nếu có) đánh giá nội + Phê duyệt hành động khắc phục hành động phòng ngừa + Xem xét việc đạt/ không đạt trình thực hành độngkhắc phục hành động phòng ngừa + Quyết định thành viên tham gia họp xem xét lÃnh đạo để trình Ban lÃnh đạo xem xét + Đề xuất ý kiến với Ban lÃnh đạo liên quan đến nhiệm vụ QM 2.5 Các phòng ban khác: Phòng Kinh doanh: Theo quyđịnh Công ty, Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tơng đối khác so với Phòng Kinh doanh doanh nghiệp khác Nhiệm vụ chủ yếu phòng chuẩn bị vật t, vật liệu nguyên liệu đầu vào cho trình sản xuất Công ty Bên cạnh đó, phòng Kinh doanh thực nhiệm vụ tổng hợp thông tin nghiên cứu thị trờng theo chơng trình marketing hàng năm định kỳ Công ty Phòng Kế toán Tài chính: Tổng hợp, theo dõi đánh giá hiệu sản xuất kinh doanh Công ty; thực việc lên kế hoạch tài tháng, quý, năm đảm bảo cân đối tài cho trình sản xuất ổn định Công ty; ghi chép phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm thực nghĩa vụ với Nhà nớc Các phân xởng sản xuất: Công ty có Phân xởng, có phân xởng sản xuất trực tiếp Phân xởng in offset, in flexo, phân xởng sản xuất giấy, phân xởng sách Phân xởng chế phân xởng hỗ trợ Chi nhánh Miền Nam: Công ty có Chi nhánh trực thuộc Miền Nam Chi nhánh đợc thành lập từ năm 2000 để thực chiến lợc mở rộng thị trờng Miền Nam Công ty Quá trình định điều hành sản xuất kinh doanh: 3.1 Quá trình điều hành sản xuất chung toàn doanh nghiệp a Tiếp nhận, xem xét yêu cầu hợp đồng đơn đặt hàng Trởng phó phòng kế hoạch đảm nhiệm việc xem xét hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng kiêm báo giá Căn vào đơn đặt hàng ngời xem xét cần rà soát lại tất yêu cầu liên quan đến sản xuất cung ứng dịch vụ mà Công ty đà ký kết với khách hàng Trên sở có kế hoạch triển khai công việc với yêu cầu khách hàng b Chuẩn bị kế hoạch thiết bị, dịch vụ vật t Sau đà xem, xét yêu cầu khách hàng Trởng Phó phòng kế hoạch kiểm tra khả đáp ứng thiết bị, dịch vụ vật t cđa C«ng ty hiƯn cã NÕu C«ng ty kh«ng có khả đáp ứng thiết bị dịch vụ, Trởng phó phòng kế hoạch lên kế hoạch xác định, lựa chọn đặt hàng nguồn bên - Nếu nguồn vật t có Công ty không đủ đáp ứng để thực Đơn đặt hàng, Trởng phó kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật t gửi phòng kinh doanh để có chuẩn bị kịp thời loại vật t cần thiết - Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá cung cấp dịch vụ, Trởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật t đến Bộ phận liên quan 10