Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
Kỹ tổ chức công việc Lời giới thiệu I/ KHÁI NIỆM Nếu phải làm xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm nào? • Hoạch định xác định máy có hình dáng nào, ưu điểm, cách vận hành… • Tổ chức q trình mua NVL, lắp ráp, xếp máy móc • Lãnh đạo việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe • Kiểm tra đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc xe Khái niệm • Theo nghĩa rộng: tổ chức trình xác định công việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội DN • Theo nghĩa hẹp: tổ chức việc xếp cơng việc giao • Trong tài liệu này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức cơng việc cá nhân Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, giúp bạn: Tổ chức công việc giao Tổ chức mạng lưới công việc Sắp xếp hồ sơ Sắp xếp vị trí làm việc Xác định thứ tự ưu tiên công việc Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN Xác định chức năng, nhiệm vụ Định biên nhân Xác định mô tả công việc Sắp xếp công việc cho NV Xác định chức nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn khái nhiệm chức nhiệm vụ • Chức hiểu nhiệm vụ lớn phận • Chức hiệu sản phẩm/dịch vụ mà phận bạn cung cấp Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, phận bạn phải cung cấp sản phẩm…cho phận Sản phẩm gì? Đó chức bạn 1.2 Xác định quy trình • Từ chức đó, bạn đặt câu hỏi: làm để thực • Ví dụ: bạn có chức phải tuyển nhân cho cơng ty, làm để tuyển dụng: bạn có câu trả lời quy trình tuyển dụng gì? • Mỗi bước quy trình đó, bạn đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H • Who: Ai làm việc • Where: Làm việc đâu • When: Làm việc nào? • How: Làm cách nào? • Ghi chú: bạn khơng cần trả lời: what (là gì) why: sao? 1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần ý kỹ với HOW, mở rộng ý nghĩa là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi bạn xây dựng hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc - Đo lường nào? Bạn xây dựng tiêu chuẩn cho cơng việc quy trình 10