Giáo trình Văn hóa giao tiếp công sở và kỹ năng tổ chức các sự kiện trình bày một số vấn đề cơ bản về các yếu tố cấu thành, vai trò của giao tiếp văn hóa công sở; các nguyên tắc giao tiếp và các kỹ năng giao tiếp hiệu quả; các kỹ năng tổ chức các sự kiện lớn – nhỏ - kỹ năng tổ chức các cuộc họp nhỏ nhằm giúp người lãnh đạo, quản lý có kỹ năng giao tiếp và tổ chức các cuộc họp hiệu quả nơi công sở.
VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi LỜI MỞ ĐẦU Trong mơi trường làm việc năng động và chun nghiệp như hiện nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những cách riêng giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu cao hơn thì có một cách khá tốt để xây dựng giá trị bản thân đó là hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử cùng hành vi văn minh, lịch chốn cơng sở. Cơng sở là nơi thường xun tiếp xúc với nhân dân, với các cơ quan hữu quan, đồng cấp và cấp trên; cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nơi cơng sở chỉ đóng vai trị hỗ trợ trong q trình làm việc, giao tiếp, yếu tố quan trọng hơn cả chính là yếu tố con người. Con người sẽ quyết định văn hóa cơng sở, quyết định sự thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của tổ chức trong suốt q trình tổ chức đó hoạt động. Bên cạnh đó, một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất các cơ quan cơng sở hiện nay chính là việc tổ chức họp hành. Việc họp thường bị xem là lãng phí q nhiều thời gian q giá. Trong khi, thực tế của các cuộc họp chính là nơi duy trì văn hố tổ chức và triển khai các hoạt động quan trọng cũng như đóng góp ý tưởng sáng tạo của nhiều thành viên. Do vậy, nếu các lãnh đạo tiến hành những cuộc họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và khơng quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với nhân viên rằng: "Đây là tổ chức tuyệt vời để làm việc" Nhằm xây dựng một cơng sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và tổ chức được các sự kiện đạt hiệu quả cao, nề nếp làm việc, họp hành khoa học, có trật tự kỷ cương, tn theo những nội quy, quy định chung nhưng khơng mất đi tính dân chủ, xây dựng một mơi trường làm việc hiện đại, chun nghiệp, thân thiện và hiệu quả. Từ đó tạo bầu khơng khí cởi mở giúp cán bộ cơng chức hứng khởi làm việc đưa chất lượng và hiệu quả cơng việc lên cao. Chun đề VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN trình bày một số vấn đề bản về các yếu tố cấu thành, vai trị của giao tiếp văn hóa cơng sở; các ngun tắc giao tiếp và các kỹ năng giao tiếp hiệu quả; các kỹ năng tổ chức các sự kiện lớn – nhỏ kỹ năng tổ chức các cuộc họp nhỏ……nhằm giúp người lãnh đạo, quản lý có kỹ năng giao tiếp và tổ chức các cuộc họp hiệu quả nơi cơng sở Tài liệu được biên soạn trong thời gian ngắn nên khơng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót. Chúng tơi mong nhận được sự góp ý chân thành của q đồng nghiệp, học viên để tài liệu được hồn thiện hơn Xin trân trọng cảm ơn! NHĨM BIÊN SOẠN VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi CHƯƠNG I VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ I. Khái niệm văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi cơng sở 1. Giao tiếp Giao tiếp là hoạt động nhằm xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người giữa con người với nhau nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. Trên cơ sở thu nhận thơng tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sự tác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể có. Trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là các mối quan hệ nơi cơng sở, thất bại trong giao tiếp thường là ngun nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Sự thành cơng của một nhân viên khơng chỉ phụ thuộc vào tính chun nghiệp và sự siêng năng làm việc mà cịn ở các mối quan hệ cá nhân và kỹ năng giao tiếp của họ. 2. Văn hóa cơng sở Cơng sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành một cơng việc chun ngành của nhà nước. Cơng sở là một tổ chức thực hiện chế điều hành, kiểm sốt cơng việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện cơng vụ, đảm bảo thơng tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận u cầu, đề nghị, khiếu nại của cơng dân . Do đó, cơng sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước. Là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức cơng ích được Nhà nước cơng nhận, bao gồm cán bộ, cơng chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế cơng chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện cơng vụ nhà nước. Cơng sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức do pháp luật quy định, được sử dụng cơng quyền để tổ chức cơng việc Nhà nước hoặc dịch vụ cơng vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng Văn hố là tồn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước. Văn hố là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập qn, lối sống và lao động Văn hố cơng sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình thành trong q trình hoạt động của cơng sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của cán bộ, cơng chức, viên chức làm việc trong cơng sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong cơng sở và hiệu quả hoạt động của cơng sở. Xây dựng văn hố cơng sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ, địi hỏi các nhà lãnh VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi đạo, quản lý cũng như cán bộ, cơng chức, viên chức của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan. Muốn như thế cán bộ phải tơn trọng kỷ luật của cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với mọi người, đồn kết và hợp tác trên những ngun tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội Văn hóa cơng sở biểu hiện thơng qua các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc mọi cán bộ, cơng chức, viên chức thực hiện, việc chuyển từ chỗ bắt buộc sang chỗ tự giác thực hiện, đồng thời cịn được thể hiện thơng qua mối quan hệ qua lại giữa cán bộ, cơng chức, viên chức trong cơng sở, chặt chẽ hay lỏng lẻo, đồn kết hay cục bộ. 3. Văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi cơng sở: Là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ. Nó địi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn như thế cán bộ phải tơn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội 4. Đối tượng giao tiếp trong cơng sở a .Giao tiếp với nhân viên: Là q trình giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên để kiểm tra, thực hiện quyết định quản trị, đánh giá tiến độ cơng việc, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng từng người để có biệp pháp giúp đỡ thích hợp. u cầu khi giao tiếp với nhân viên Cư xử cơng bằng, khơng đưa tình cảm riêng vào cơng việc chung. Điều này để tạo được sự tơn trọng và nể sợ của nhân viên. Phần thưởng xứng đáng. Có phần thưởng cho những cá nhân hồn thành nhiệm vụ. Việc này cần được thực hiện cơng khai, minh bạch; tránh tùy tiện kiểu “rải khắp”. Phản hồi tích cực. Khen thưởng, động viên khi họ làm tốt, góp ý với tính xây dựng khi họ mắc lỗi Phân chia cơng việc đồng đều. Tránh giao q nhiều việc cho một người trong khi những người khác lại q rãnh rỗi. Đào tạo người “yếu”. Dùng người giỏi chun mơn để đào tạo người yếu hơn, người cũ đào tạo người mới hoặc tốt nhất là mời chun gia đào tạo Tác phong chun nghiệp. Ln giữ tác phong chun nghiệp, tránh trang phục lơi thơi, bệ rạc trước nhân viên, nói năng thiếu giữ gìn. Phải biết giao việc và ủy quyền. Điều này thể hiện sự tin tưởng của lãnh đạo vào nhân viên, sẽ giúp họ tự tin và hăng hái hơn trong cơng việc. b. Giao tiếp với cấp trên: Là q trình giao tiếp giữa nhân viên để trao đổi thơng tin, nhận lệnh truyền đạt của cấp trên về hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp. u cầu khi giao tiếp với cấp trên: Khơng lăng xăng. Khơng chen vào việc của người khác nếu khơng được đề nghị giúp đỡ. Hạn chế “bn dưa lê”. VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi Khơng khoe khoang tiền thưởng. Tránh những hằn học, ghen tị khơng cần thiết trong cơng ty. Đừng tỏ ra “biết tuốt”. Tránh vấn đề gì cũng xen vào bình luận, vấn đề gì cũng cho là mình đúng. Khơng nên “ỉm” chuyện. Nếu có chuyện gì khơng hài lịng với người khác thì nên trực tiếp gặp người đó trình bày thẳng thắn ý kiến của mình, tránh “tâm sự” với người khác vì điều này dễ bị quy là nói xấu sau lưng. Kết bạn bốn phương. Ngồi đồng nghiệp, nên giữ những mối quan hệ bên ngồi cơng sở. Điều này giúp bạn có tư tưởng thơng thống, sáng suốt hơn trong mọi hành động. c. Giao tiếp với đồng nghiệp: Là q trình giao tiếp giữa các đồng nghiệp với nhau để tạo mối quan hệ công sở tốt, hỗ trợ lẫn nhau để đạt hiệu quả công việc tốt nhất. u cầu khi giao tiếp với đồng nghiệp hoặc nhóm làm việc: Tự tin giao tiếp với mọi người Thường xun gặp gỡ, giao lưu với mọi người Hồn thành những kế hoạch đã đề ra Tn thủ các ngun tắc trong giao tiếp Nên trình bày mục đích của mình một cách rõ ràng, tự tin và thuyết phục Ngun tắc cơ bản trong làm việc nhóm là thường xun và bám sát đồng nghiệp một cách phù hợp Nếu như sự giao tiếp ban đầu với đồng nghiệp tạo được ấn tượng tốt đẹp thì họ sẽ rất sẵn sàng để nghe bạn kể về những dự định của mình. Nếu là những người đồng nghiệp mới gặp thì bạn nên cảm ơn họ đã bỏ thời gian tiếp xúc, gặp gỡ bạn và cũng nên có một cái hẹn được gặp lại họ. Điều này sẽ giúp bạn duy trì được những mối quan hệ mới trong tương lai cũng như sự mạnh dạn hơn trong giao tiếp. II. Các yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp nơi cơng sở Trên cơ sở các văn bản quan trọng như Nghị quyết Hội nghị Trung ương 5 (khố VIII) “Về xây dựng phát triển nền văn hố Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc” , Quyết định số 581/QĐTTg ngày 06/05/2009 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chiến lược phát triển văn hóa Việt Nam đến năm 2020” , ngày 02/8/2007, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 129/2007/QĐTTg ban hành Quy chế văn hóa cơng sở gồm 3 chương và 16 điều. Theo Quy chế này, cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước từ Trung ương đến địa phương trong khi làm việc, tiếp xúc với dân, giao tiếp, ứng xử phải nghiêm túc, lịch sự, tơn trọng, khơng được nói tục, khơng được nói tiếng lóng, khơng được qt nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ ràng… Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng… Khi cán bộ, cơng chức, viên chức nghe điện thoại, phải xưng họ tên, cơ quan cơng tác, và khơng được ngắt điện thoại đột ngột. Trong bối cảnh các cơ quan nhà nước thường tự đặt ra các quy chế riêng biệt về phong cách làm việc của cán bộ, cơng chức, viên chức nên tính chế tài khơng cao, và cũng khơng thống nhất trong các cơ quan, các địa phương như hiện nay thì việc ban hành Quy chế văn hóa cơng sở của Thủ tướng Chính phủ là hết sức cần thiết. VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi Trong các yếu tố cấu thành của văn hóa cơng sở và để thực hiện có hiệu quả văn hóa cơng sở theo Quyết định số 129/2007/QĐTTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở, cần thiết lưu ý một số vấn đề cơ bản sau: 1. Chào hỏi Cha ơng ta đã từng dạy: “Lời chào cao hơn hơn mâm cỗ”. Tuy nhiên, ở khơng ít cán bộ, cơng chức, viên chức khơng biết dùng lời chào để gây thiện cảm với người khác ở cơng sở. Ngun tắc chào hỏi nơi cơng sở là khi gặp nhau ở cơng sở thì nam chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, người ít tuổi chào người lớn tuổi hơn, người mới đến chào người đã đến trước, người từ ngồi vào chào người đã ở trong phịng làm việc. Nếu trong cơ quan có người khơng mấy thiện cảm với chúng ta thì chúng ta phải chủ động chào trước nhằm gây thiện cảm với người đó, xua tan sự lạnh nhạt. Khi thủ trưởng bước vào phịng, cấp dưới cần đứng dậy để chào hoặc xoay hẳn người lại, nhìn thủ trưởng để chào. Khi thủ trường đi cùng khách thì phải chào thủ trưởng và khách. Khi thủ trưởng đi ra khỏi phịng thì cấp dưới cũng nên (phải) đứng dậy chào. Kết thúc một ngày làm việc, cơng chức cùng phịng (cơ quan) nên chào nhau hoặc chào những người gặp nhà để xe. Kết thúc một tuần làm việc, nên chào thủ trưởng hay đồng nghiệp bằng một lời chúc “Chúc ngày nghỉ vui vẻ”. Lời chào là cách khẳng định rằng đến thời điểm đó đồng nghiệp vẫn tơn trọng, q trọng nhau; cịn khơng chào là biểu hiện ngược lại. Khổng Tử dạy rằng: Người qn tử, lúc n khơng qn lúc nguy, lúc cịn khơng qn lúc mất, lúc thịnh khơng qn lúc loạn thế mới n được thân. Vì vậy, cán bộ, cơng chức, viên chức cần giữ gìn văn hóa cơng sở bằng lời ghi nhớ: “Hãy chào mọi người bằng nụ cười!” Thủ trưởng, lãnh đạo thăm hỏi cấp dưới. Lâu nay, chúng ta vẫn quan niệm thăm hỏi, chúc tụng cấp trên là việc đương nhiên của cấp dưới đối với cấp trên và cấp tyển cũng thường quan tâm thăm hỏi, chia sẻ, động viên đối với cấp dưới. Tuy nhiên thăm hỏi cấp dưới là việc khơng phải thủ trưởng nào cũng quan tâm. Khi được thủ trưởng thăm hỏi, cấp dưới sẽ rất cảm động vì sự quan tâm đó. Đối với cấp dưới, lời thăm hỏi của cấp trên có tác dụng như một lời khen. Khi thăm hỏi, nên nhìn thẳng vào mắt người được thăm hỏi với cái nhìn ấm áp và thực tâm muốn biết tình cảm của họ Chào khách đến liên hệ cơng việc. Khi tiếp khách (cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp) hoặc khách (nhân dân) đến liên hệ cơng việc, điều đầu tiên là chào bằng tiếng nói như; chào chú, chào bác, chào anh, chào chị…Nếu đang bận rộn hoặc khách đơng thì có thể gật đầu chào chung hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm. Nếu trong phịng làm việc thì chúng ta có thể mời khách ngồi ghế, rót nước mời xong chúng ta bắt đầu giải quyết cơng việc cho khách 2. Bắt tay Bắt tay nhau là một cử chỉ chào nhau thân thiện. Tục bắt tay ở Việt Nam đã có hơn một thế kỷ, nhưng cho thực tế cho thấy nhiều cán bộ, cơng chức, viên chức cũng chưa quen với phép xã giao này. Đầu tiên và hơn hết là một cái bắt tay chắc chắn nếu thủ trưởng chìa tay ra với cấp dưới hoặc với khách đến làm việc. Nếu thủ trưởng khơng chìa tay thì cấp dưới hoặc khách đến làm việc chỉ nên chào rõ ràng và hơi cúi đầu kính cẩn chứ khơng cố bắt tay thủ trưởng. Nếu là phụ nữ chìa VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi tay ra cũng nên bắt tay chắc chắn, nhưng khơng bóp q mạnh hoặc giữ tay q lâu Kể cả người cùng giới cũng khơng nên giữ tay đối phương q lâu, hoặc giật tay lâu và mạnh thái q. Khi bắt tay nên dịu dàng, hồn nhiên, chân thành; cịn nếu bóp mạnh là thơ bạo, hời hợt là thiếu tơn trọng, vồ vập là sỗ sàng. Mùa đơng giá lạnh khi bắt tay phải tháo găng (riêng nữ cán bộ, cơng chức, viên chức có thể khơng cần tháo găng khi bắt tay đồng nghiệp là nam giới). Khơng đút tay trong túi áo, túi quần cịn một tay đưa ra bắt tay. Người chưa quen thì khơng chủ động bắt tay khách, nên chờ người giới thiệu hoặc chủ động giới thiệu để làm quen rồi mới bắt tay. Tay đang ướt hoặc khơng sạch có thể xin lỗi khơng bắt tay người khác chìa ra nhưng phải nói lời xin lỗi. Khơng chủ động bắt tay người có cương vị cao hơn mình, nhất là đối với khách phụ nữ. Cần đứng dậy, người hơi cúi bắt tay người có cương vị cao hơn mình nhưng khơng khúm núm, cong gập người. Khi có nhiều người cùng giơ tay cho mình bắt, phải bắt tay người có tuổi tác, cương vị cao hơn. Khơng nên dùng hai tay nắm chặt tay phụ nữ, nhưng để tỏ rõ sự tơn kính thì nên đưa cả hai tay ra đón lấy tay người hơn mình về cương vị xã hội và tuổi tác. Khơng nên bắt tay người nọ chéo tay người kia mà phải kiên nhẫn đợi đến lượt mình. Khơng được dùng đồng thời hai tay phải, trái để bắt tay hai người. Khi bắt tay khơng ngoảnh mặt sang hướng khác. Chỉ người có cương vị hoặc tuổi tác cao hơn mới được vỗ vai cấp dưới hoặc người trẻ tuổi hơn 3. Trang phục Ấn tượng ban đầu để đánh giá về cán bộ, cơng chức, viên chức chính là qua trang phục và cách trang điểm của cán bộ, cơng chức, viên chức. Cha ơng ta đã dạy: “Quen sợ dạ, lạ sợ áo quần”, “Quần áo khơng tạo nên con người mà chỉ nói lên người mặc nó là người thế nào”. Cán bộ, cơng chức, viên chức sẽ khơng gây được thiện cảm với thủ trưởng, với đồng nghiệp nếu bộ trang phục cơng sở trơng thật nhàu nát hay q sặc sỡ, cũng khó có thể thành cơng trong giao tiếp với đối tác với bề ngồi như vậy. Trong điều kiện hiện nay, chúng ta chưa trang bị đồng phục làm việc nơi cơng sở cho cán bộ, cơng chức thì chúng ta cần chú ý một só cách ăn mặc nơi cơng sở như sau: khơng mặc áo quần màu sắc hoa hịe sặc sỡ, may cầu kỳ, màu q chói mắt như; đỏ, vàng chóe, xanh lá cây rực rỡ…., khơng nên đến cơng sở với bộ đồ nhàu nát. Khơng mặc quần áo q chật, vải q mỏng, q ơm sát, vào người (nhất là đối với nữ cán bộ, cơng chức, viên chức) như: áo pull, quần jean, váy q ngắn, áo khơng cổ hoặc cổ áo q rộng. Tốt nhất nên dùng sơ mi, quần âu hay comple, màu sắc trang nhã phù hợp. Khi dự lễ những nơi trang trọng nữ nên mặc áo dài hoặc comple, nam nên thắc cà vạt hoặc mặc veston thêm phần lịch sự hơn 4. Phát ngôn Người xưa đã kết luận: “Ngôn là người”. Ngôn đây không chỉ hiểu là giọng nói mà cịn là cách nói, kiểu nói, cung cách trị chuyện. Đó cịn là sự ứng xử tình huống, nghệ thuật giải quyết xung đột. Thực tế cuộc sống cho thấy chính văn hóa hành vi trong giao tiếp sẽ nói lên thật nhiều sự thanh lịch đích thực của một con người. Lời ăn tiếng nói trong cuộc sống hằng ngày là những gì rất giản dị như cơm ăn áo mặc hằng ngày. Nhưng nói làm sao cho đẹp, có nghi lễ là điều cần có sự rèn luyện và tu dưỡng của mỗi cán bộ, cơng chức, viên chức. Ơng cha ta thường dạy “Tiên học lễ, hậu học văn”, điều đó cho thấy lễ tiết là một trong nghi thức được coi trọng mang sắc thái văn hố của dân tộc. Trong các gia đình xưa, lễ giáo được VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi xem như một nghi thức truyền thống. Chính vì thế, nếp sống của các gia đình xưa chuẩn mực, có quy tắc. Con cái phải biết vâng lời cha mẹ, người ít tuổi phải lễ độ với người nhiều tuổi hơn. Cuộc sống hiện đại khơng địi hỏi con người phải giữ những nghi lễ q khắt khe kiểu phong kiến. Lớp trẻ có thể phát huy tính sáng tạo, tự do phát triển. Tuy nhiên, như vậy khơng có nghĩa là phát triển tự do bừa bãi, khơng có lề thói, khơng có chuẩn mực đạo đức, dẫn đến vi phạm những quy tắc cơ bản thơng thường trong giao tiếp ứng xử như việc cần phải biết cảm ơn, xin lỗi hay những quy tắc chào hỏi…, tơn trọng người trên, nhường nhịn chỉ bảo cấp dưới trong cơng sở 5. Giao tiếp điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, nên bắt đầu với câu: “Alơ, phịng (tên đơn vị), (hoặc tên người) xin nghe. Xin lỗi, ơng (bà) muốn gặp ai ạ?”; khi gọi đi có thể xác nhận là mình gọi đúng đơn vị hoặc người khách mà mình cần giao tiếp khơng, ví dụ như:”Xin lỗi, có phải (tên đơn vị hoặc người cần gặp) khơng?”; nếu bị người khác gọi hoặc chúng ta gọi nhầm thì phải xin lỗi, ví dụ: “Xin lỗi tơi bị nhầm, cám ơn….” Hay “Xin lỗi, anh (chị) đã gọi nhầm”. Khi nói chuyện điện thoại điều chỉnh âm vực của giọng nói của mình vừa đủ nghe, tránh nói to ảnh hưởng đến cơng việc của người xung quanh. Kết thúc buổi nói chuyện nên chào, ví dụ như: “Xin cám ơn. Chúc ơng (bà) khỏe. Hẹn gặp lại!” hay “ chào(ơng, bà, cơ, chú) ” và tránh dập máy mạnh làm đối phương hiểu nhầm là khơng vừa lịng họ, nhất là người bên đầu dây kia là người lớn tuổi hoặc lãnh đạo của mình mà cán bộ, cơng chức, viên chức xử sự như vậy thiếu lễ nghĩa và khơng lịch sự). Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội giao tiếp tốt cho chúng ta trong cơng việc Giao tiếp điện thoại ở cơng sở cần chú ý chuẩn bị: Ln biết rõ mình muốn nói về nội dung gì và chắc rằng bạn có đủ tài liệu để diễn đạt điều bạn muốn nói để tiết kiệm được thời gian cho mình và cho cả người nghe. Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng. Hạn chế nói chuyện riêng: Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng nó làm mất thời gian. Và sẽ khó chịu khi bạn đang có nhiều việc phải làm tại cơng sở và ảnh hưởng đến mơi trường làm việc xung quanh. Hãy trả lời thẳng vào vấn đề: Những câu trả lời dài dịng thường gây hiểu lầm và thể hiện tính khơng chun nghiệp. Nếu khơng biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu đưa ra một phán đốn sai lầm cho người tin tưởng, họ sẽ khơng bao giờ tin nữa. Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi. Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp. Khơng nói chuyện riêng khi đang dùng điện thoại, như thế sẽ khiến bạn khơng trao đổi được gì. Nếu có chuyện gấp, hãy nói người ta giữ máy để nói tiếp sau đó Khi sử dụng điện thoại di động ở cơng sở, cần tắt điện thoại, hoặc để chế dộ rung trong khi dự họp, nhất là những cuộc họp quan trọng. Trong cuộc họp khơng được bấm máy chọc người khác để điện thoại di động reo lên làm cho khơng khí trong cuộc họp khơng được nghiêm túc. Khi có điện gọi đến phải xin phép người chủ trì ra ngịai để trả lời, hoặc trả lời khéo khơng làm ảnh hưởng dến người xung quanh và cuộc họp. Hạn chế điện thoại khơng đúng mục đích, nếu gặp khách thích rơng dài, hãy thơng báo sắp cúp máy. Trước khi gọi điện hãy ghi các chủ đề cần trao đổi, ghi rõ mục tiêu, chuẩn bị các tài liệu nếu cần trả trả lời hay làm việc VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi 6. Phong cách làm việc Để tạo cho mình phong cách làm việc phù hợp với văn hóa cơng sở, việc trước tiên nên làm là đừng để cơng việc theo kiểu “nước đến chân mới nhảy” Muốn vậy, cơng việc cần phải được lên kế hoạch cụ thể. Những việc cần làm phải được làm ngay để tránh việc tự nhiên xao nhãng. Vì nếu khi cơng việc có sự thay đổi đột ngột mới cuống cuồng làm thì mọi kế họach trong cơ quan, đơn vị bị chậm trễ bởi một thành viên gây ra mà ảnh hưởng chung đến cả tập thể trong cơng sở. Làm việc có mục tiêu rõ ràng cũng là một tiêu chí quan trọng tạo nên phong cách làm việc của cán bộ, cơng chức, viên chức. Khi mà các cơ quan, đơn vị ngày càng tiến tới phong cách làm việc chun nghiệp thì họ cũng u cầu nhân viên mình một tác phong tương tự. Tạo cho mình một tác phong cơng nghiệp chính là bạn đang thể hiện bạn là một cán bộ, cơng chức, viên chức chun nghiệp. Sắp xếp tài liệu cơng việc khoa học. Cách sắp xếp tài liệu và cơng việc sẽ nói lên tính cách và hiệu quả cơng việc của cán bộ, cơng chức, viên chức. Bàn làm việc lộn xộn cùng một loạt cơng việc cần làm nhưng khơng biết việc gì làm trước, việc gì làm sau, thể hiện rằng hiệu quả làm việc của cán bộ, cơng chức, viên chức chưa tốt. Để khắc phục tình trạng này, cần sử dụng các phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chun dụng; lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thơng tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn. Đối với cơng chức chun mơn nghiệp vụ, ln có một cuốn sổ cơng tác để ghi nhật ký cơng việc. Trong giải quyết cơng việc, cần phải trang bị kiến thức cơ bản cho bản thân về nhiệm vụ được phân cơng, giải thích rõ ràng mạch lạc về hồ sơ cơng việc, thời gian giải quyết. Tránh đùn đẩy cơng việc cho người khác hoặc dùng từ “khơng biết” để trả lời, vì đây là biểu hiện của thái độ thiếu trách nhiệm, vơ cảm của cán bộ, cơng chức, viên chức 7. Thái độ lạc quan Trước hết là tơn trọng và nhân hậu với mọi người. Ai cũng đáng q và cần được đối xử một cách lịch sự. Khơng nên có thái độ khác với cấp dưới, với đồng nghiệp chỉ vì họ có ý kiến, quan điểm khác mình. Hãy tơn trọng mọi người nếu như muốn mình được người khác tơn trọng. Tránh đem người này ra để so sánh với người khác mà nên thay vào đó bằng nhìn những việc người khác đang làm để rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Nhận trách nhiệm trong cơng việc và cuộc sống vì đổ lỗi hay biện minh cho mình chỉ làm bạn thêm kém hoạt động Phải rút được kinh nghiệm và giúp mình tiến lên. Chú ý đến những người xung quanh, thay vì giữ một thái độ lạnh nhạt thì hãy cảm ơn họ vì đã giúp đỡ mình, vì mối quan hệ họ tạo ra và vì cả cơng việc tốt đẹp đang có. Mỗi ngày chủ động làm những điều tử tế, sẽ thấy cuộc sống thật vui vẻ và nhẹ nhàng. Chân thành lắng nghe: Bạn đã làm điều lỗi với “đối phương”, nay bạn chịu nhận lỗi và lắng nghe sự giận dữ một cách chân thành. Hãy để “đối phương” nói ra hết suy nghĩ, bực bội ốn giận và rồi mọi thứ sẽ sớm được giải quyết. Bạn khơng nên mất kiên nhẫn khi nghe hay tỏ thái độ nóng lịng. Đó là sự tơn trọng người khác Thái độ lạc quan sẽ giúp cán bộ, cơng chức, viên chức tốt hơn. Khi bạn lạc quan bạn sẽ nỗ lực và phát huy hết trách nhiệm mình cho cơng việc. Mọi người sẽ nhận ra và cơng nhận khả năng đích thực của cán bộ, cơng chức, viên chức. Quy tắc vàng VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi và là quy tắc cơ bản nhất là hãy đối xử tử tế với người khác nếu muốn được cấp trên, đồng nghiệp đối xử tử tế với mình. Vừa qua, Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xn Phúc trong một cuộc họp đã chỉ đạo trong hoạt động cơng vụ, cán bộ, cơng chức phải thực hiện “4 xin” là: Xin chào, Xin phép, Xin cám ơn, Xin lỗi. Thực tế hiện nay, cũng có những đơn vị, quan đã có những hoạt động thiết thực để xây dựng văn hóa cơng sở như đổi mới tác phong cơng tác với chống 3 nghe, 3 nói, 3 làm. Trong đó chống 3 nghe là chỉ nghe điều thuận, nghe lời khen, nghe cái chung, nghe một chiều; chống 3 nói là nói dài, nói dai, nói khơng trọng tâm, nói thành tích; 3 làm là: làm khơng đến nơi, đến chốn, làm mới qn cũ, làm sai. Khơng tranh cơng, chối tội, đổi lỗi, thanh minh III. Vai trị, ý nghĩa của văn hóa giao tiếp nơi cơng sở 1. Vai trị Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát triển và tiến bộ xã hội. Tạo được tình đồn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền. Mơi trường văn hóa cơng sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ cơng chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng sở. Tính tự giác của cán bộ cơng chức trong cơng việc sẽ đưa cơng sở này phát triển vượt hơn lên so với cơng sở khác. Văn hố giao tiếp ở cơng sở cịn có vai trị to lớn trong việc xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, kỷ cương và dân chủ. Nó địi hỏi các thành viên trong cơ quan hành chính nhà nước phải quan tâm đến hiệu quả cơng việc chung của cơng sở, giúp cho mỗi cán bộ, cơng chức tự nhìn lại, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hố như: tham ơ, móc ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội Bên cạnh đó, yếu tố văn hố cịn giúp cho mỗi thành viên trong cơng sở phải tơn trọng kỷ luật, danh dự của cơng sở, quan hệ thân ái, đồn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung của cơng sở. Văn hóa giao tiếp cơng sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngồi cơng sở, từ q khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp cơng sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các thành viên. Hướng các cán bộ cơng chức đến một giá trị chung, tơn trọng những ngun tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của cơng sở. Đó chính là làm cho cán bộ cơng chức hồn thiện mình. Vai trị của nền văn hóa giao tiếp cơng sở chính là mục tiêu của sự phát triển, có một vai trị rất quan trọng bởi lẻ, do con người sáng tạo ra, chi phối tồn bộ hoạt động của con người, là hoạt động sản xuất nhằm cung cấp năng lượng tinh thần cho con người, làm cho con người ngày càng hồn thiện hơn Thứ nhất, Văn hóa giao tiếp cơng sở tạo điều kiện cho các bên tham gia vào quan hệ hành chính ở cơng sở thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Văn hóa giao tiếp cơng sở thể hiện mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân thơng qua q trình giao tiếp hành chính góp phần hình thành nên những chuẩn mực, giá trị văn hóa mà cả hai bên cùng tham gia vào. Mối quan hệ ứng xử giữa người dân với cán bộ, cơng chức, viên chức và giữa các thành viên trong cơng sở với nhau phải được cân bằng bằng cán cân của hệ thống giá trị văn hóa. Văn hóa cơng sở giúp cho cán bộ, cơng chức, viên chức và người dân biết phương hướng, cách thức giải quyết cơng việc, giúp họ hiểu rõ những cơng việc cần làm, phải làm; đặc biệt giúp họ thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách hiểu biết, tự nguyện. Qua đó người cán bộ, cơng VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi chức, viên chức thực hiện việc trao đổi quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia quan hệ ở cơng ở một cách tốt đẹp hơn Thứ hai là, Văn hóa giao tiếp cơng sở là điều kiện phát triển tinh thần và nhân cách cho con người. Khả năng gây ảnh hưởng, để người khác chấp nhận giá trị của mình là một nghệ thuật. Nhờ có văn hóa giao tiếp con người có thể hưởng thụ những giá trị vật chất và tinh thần như ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lịng tự trọng, … Từ đó phát triển tinh thần và nhân cách của mỗi cán bộ, cơng chức, viên chức góp phần vào sự phát triển, cải cách nền hành chính cơng. Thứ ba là, Văn hóa giao tiếp cơng sở đem lại giá trị tồn diện cho con người Giá trị là cái tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động của cơng sở. Giá trị của văn hóa cơng sở cũng gắn bó với các quan hệ trong cơng sở, đó là: Giá trị thiết lập một bầu khơng khí tin cậy trong cơng sở; Sự tự nguyện phấn đấu, cống hiến cho cơng việc; Được chia sẻ các giá trị con người cảm thấy n tâm và an tồn hơn; Biết được giá trị trong văn hóa ứng xử thì cán bộ, cơng chức, viên chức tránh được hành vi quan liêu, cửa quyền, hách dịch trong giao tiếp hành chính với người dân; Các giá trị làm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, các quy định nhưng vẫn đảm bảo đúng chính sách của nhà nước, của pháp luật làm cho hoạt động của cơng sở thuận lợi hơn. Thứ tư là, Văn hóa giao tiếp cơng sở vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát triển con người. Việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hóa cơng sở khơng chỉ là nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức mà cịn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, cơng chức, viên chức đối với cơng việc của mình ở các vị trí, cương vị khác nhau trong thực thi cơng vụ và cung cấp dịch vụ cơng. Trong hoạt động cơng sở, quan hệ ứng xử và mơi trường chính trị hành chính mang đậm mà sắc văn hóa nhân bản (cái chân), nhân ái (cái thiện) và nhân văn (cái mỹ) là sự kết nối những giá trị truyền thống đến hiện đại. Con người khơng ngừng học tập, sáng tạo để tiếp thu những tri thức mới của nhân loại đó là những yếu tố cấu thành văn hóa cơng sở, đồng thời khẳng định vai trị của văn hóa trong sự phát triển của mỗi cơ quan, cơng sở hiện nay. Thực tế đã chứng minh khơng thể coi nhẹ nhân tố con người trong sự phát triển của các cơ quan, cơng sở. Nói đến con người chính là nói đến văn hóa, vì tồn bộ những giá trị văn hóa làm nên những phẩm chất, năng lực và tinh thần của con người. Vận dụng các yếu tố văn hóa trong việc thúc đẩy mọi hoạt động của cơng sở như xây dựng hệ thống thi đua khen thưởng cơng bằng, minh bạch, tạo ra bầu khơng khí làm việc phát huy tối đa sự sáng tạo, cống hiến của cán bộ, cơng chức, viên chức, tạo động lực làm việc hăng say… sẽ kích thích, loại bỏ được sức ỳ trong cơng việc Yếu tố văn hóa xuất hiện trong cơng sở xuất phát từ chính vai trị của cơng sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành chính. Một cơng sở chỉ làm trịn nhiệm vụ và chức năng của nó khi tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa cán bộ, cơng chức, viên chức trong cơng việc, các chuẩn mực ứng xử, các nghi thức tiếp xúc hành chính, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngồi cơ quan 2. Ý nghĩa 10 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi chức, viên chức Việc sắp xếp, bài trí phịng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Khơng lập bàn thờ, thắp hương, khơng đun, nấu trong phịng làm việc Điều 16. Khu vực để phương tiện giao thơng Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thơng của cán bộ, cơng chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Khơng thu phí gửi phương tiện giao thơng của người đến giao dịch, làm việc THỦ TƯỚNG (Đã ký) Nguyễn Tấn Dũng THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Số: 114/2006/QĐTTg CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Quyết định số 169/2003/QĐTTg ngày 12 tháng 08 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hố cơng sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I (2003 2005); Xét đề nghị của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Cơng báo Điều 3. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ 48 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi QUY ĐỊNH Chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước (Ban hành kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐTTg ngày 25/05/2006 của Thủ tướng Chính phu) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước 2. Phiên họp của Chính phủ, phiên họp của Ủy ban nhân dân các cấp; hội nghị quốc tế, hội thảo, toạ đàm khoa học khơng thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Thủ tướng Chính phủ 2. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tố chức, đơn vị trực thuộc; tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành do Thủ tướng Chính phủ thành lập; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn 4. Cơ quan và thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh); cơ quan và thủ trưởng cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện); các tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật 2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chun gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền 3. Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những cơng việc có tính chất quan trọng vượt q thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơng tác của cấp dưới 4. Họp chun mơn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chun mơn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hồn thiện các dự án, đề án 5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ cơng tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các cơng việc thường xun 49 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi 6. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để qn triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế xã hội 7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ cơng tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ cơng tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước 8. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chun đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng 9. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp 10. Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp 11. Cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ là cuộc họp do Thủ tướng Chính phủ hoặc Phó Thủ tướng Chính phủ chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật 12. Cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng c quan thuộc Chính phủ là cuộc họp do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ hoặc do Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ được phân cơng 13. Cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật Điều 4. Mục tiêu Mục tiêu của Quy định này là nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng u cầu của cải cách hành chính Điều 5. Ngun tắc tổ chức cuộc họp 1. Bảo đảm giải quyết cơng việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân cơng, cấp trên khơng can thiệp và giải quyết cơng việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới khơng đẩy cơng việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết 2. Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho cơng tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơng tác quan trọng. Khơng dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành 3. Xác định rõ mục đích, u cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân cơng và xử lý cơng việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả cơng tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thơng suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước 50 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi 4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hố quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương 5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, cơng việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý 6. Phù hợp với tính chất, u cầu và nội dung của vấn đề, cơng việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước Điều 6. Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và cơng nghệ vào việc đổi mới cơng tác chỉ đạo, điều hành để giảm bớt và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm tố chức, chỉ đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học và cơng nghệ, trước hết là cơng nghệ thơng tin, vào việc đổi mới cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để giảm bớt các cuộc họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp Điều 7. Các trường hợp không tổ chức cuộc họp 1. Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên Đối với những văn bản quy định những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về phát triển kinh tế xã hội, thì khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để qn triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện 2. Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cơng tác hàng năm của các Bộ, ngành, chính quyền địa phương, cơ sở 3. Giải quyết những cơng việc thường xun trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp 4. Những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân cơng, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết 5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng, hồn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị 6. Cấp trên triệu tập cấp dưới lên để trực tiếp phân cơng, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ cơng tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi cơng tác địa phương, cơ sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định 7. Trao đổi thơng tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị 8. Giải quyết những nội dung cơng việc mang tính chất chun mơn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những cơng việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng 9. Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác khơng cần thiết phải thơng qua cuộc họp Điều 8. Họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội và 51 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi tổ chức xã hội nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp trong cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức mình và được bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Điều 9. Phối hợp giữa cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan, tố chức khác của hệ thống chính trị trong việc tổ chức các cuộc họp Các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền các cấp phải thường xun phối hợp chặt chẽ với cơ quan khác trong bộ máy nhà nước, cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan lãnh đạo của các tổ chức chính trị xã hội cùng cấp trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp có liên quan một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả Chương II QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP Điều 10. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp 1. Căn cứ vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan mình và u cầu giải quyết cơng việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân cơng trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự 2. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp Điều 11. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp 1. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân cơng chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng u cầu và thời gian 2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, u cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngồi bản chính cịn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung Điều 12. Giấy mời họp 1. Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây: a) Người triệu tập và chủ trì; b) Thành phần tham dự; c) Người được triệu tập; người được mời tham dự; d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp; đ) Những u cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự 2. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, u cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất Điều 13. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp 1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, u cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc 52 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và u cầu của cuộc họp 3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị khơng thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay Điều 14. Thời gian tiến hành cuộc họp 1. Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định như sau: a) Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng khơng q 2 ngày; c) Họp tổng kết cơng tác năm khơng q 1 ngày; d) Họp sơ kết, tổng kết chun đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chun đề; đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ cơng tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung vấn đề 2. Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng khơng q 2 ngày Điều 15. Những u cầu về tiến hành cuộc họp 1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, u cầu của từng vấn đề và điều kiện hồn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết cơng việc 2. Người chủ trì hoặc người được phân cơng chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề cịn ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, khơng trình bày tồn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp 3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang cịn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý 4. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và u cầu của cuộc họp Điều 16. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp 1. Qn triệt mục đích, u cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp 2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý 3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, u cầu đặt ra 4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp 5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thơng báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Điều 17. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp 53 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi 1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp 2. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp 3. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc 4. Trong khi dự họp, khơng được làm việc riêng hoặc xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung cuộc họp Khơng gọi hoặc nghe điện thoại trong phịng họp 5. Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thắng vào nội dung vấn đề và khơng vượt q thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép 6. Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp Điều 18. Biên bản cuộc họp và thơng báo kết quả cuộc họp 1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây: a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp 2. Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thơng báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện Văn bản thơng báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau đây: a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp; b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân cơng trách nhiệm tổ chức thực hiện 3. Văn bản thơng báo kết quả cuộc họp khơng thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp Điều 19. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải được giao cho một cơ quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm Chương III CÁC CUỘC HỌP CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Điều 20. Các loại cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ 1. Họp giao ban của Thủ tướng Chính phủ với các Phó Thủ tướng Chính phủ 2. Họp tham mưu, tư vấn 3. Họp làm việc 4. Họp triển khai nhiệm vụ cơng tác lớn, quan trọng 54 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi 5. Họp sơ kết, tổng kết chun đề Điều 21. Cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ với các Phó Thủ tướng Chính phủ 1. Hàng tuần, Thủ tướng Chính phủ có một cuộc họp giao ban với các Phó Thủ tướng Chính phủ 2. Khi cần thiết, để xử lý những cơng việc phức tạp, Thủ tướng Chính phủ có cuộc họp làm việc với các Phó Thủ tướng Chính phủ 3. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ, Phó Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ được tham dự các cuộc họp quy định tại các khoản 1 và 2 điều này Điều 22. Cuộc họp để xử lý những vấn đề quan trọng liên ngành vượt q thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ 1. Đối với những vấn đề quan trọng liên ngành vượt q thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ mà khơng cần thiết phải thành lập tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành của Thủ tướng Chính phủ để giải quyết, thì có thể tổ chức cuộc họp làm việc của Thủ tướng Chính phủ với thủ trưởng các Bộ, ngành, cơ quan có liên quan để Thủ tướng thực hiện sự điều phối giải quyết theo thẩm quyền 2. Trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể đề nghị Thủ tướng Chính phủ có cuộc họp với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để Thủ tướng Chính phủ xem xét, chỉ đạo xử lý, giải quyết những vấn đề quan trọng của Bộ, ngành hoặc của địa phương 3. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ có thể được Thủ tướng Chính phủ ủy quyền chủ trì các cuộc họp theo quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này để giúp Thủ tướng Chính phủ điều hồ, phối hợp hoạt động của các Bộ, ngành, chính quyền địa phương giải quyết vụ việc; báo cáo Thủ tướng Chính phủ bằng văn bản về kết quả cuộc họp Điều 23. Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ cơng tác lớn, quan trọng của Chính phủ 1. Để tổ chức qn triệt, triển khai những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành phát triển kinh tế xã hội, Thủ tướng Chính phủ có thể quyết định tổ chức hội nghị tồn quốc có sự tham dự của lãnh đạo các Bộ, ngành, chính quyền địa phương 2. Theo u cầu của Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, ngành, chính quyền địa phương liên quan chuẩn bị địa điểm, nội dung, chương trình của hội nghị 3. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ tổng hợp kết quả của hội nghị và ra văn bản thơng báo ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại hội nghị; đơn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ Điều 24. Việc tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết chun đề của Chính phủ 1. Cuộc họp sơ kết, tổng kết chun đề của Chính phủ được tiến hành trong các trường hợp sau đây: 55 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi a) Việc sơ kết, tổng kết chun đề đã được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về thực hiện những chủ trương, chính sách quan trọng; b) Khi cần thiết để đánh giá tình hình và kết quả sau một thời gian nhất định thực hiện thí điểm những chủ trương, chính sách quản lý lớn, quan trọng theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ 2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ có liên quan có thể được Thủ tướng Chính phủ ủy nhiệm chủ trì tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết chun đề của Chính phủ và báo cáo kết quả cuộc họp bằng văn bản cho Thủ tướng Chính phủ Điều 25. Văn phịng Chính phủ đề nghị tổ chức cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ 1. Để giúp Thủ tướng Chính phủ thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong việc giải quyết những cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ có thể đề xuất với Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định tổ chức cuộc họp tham mưu, tư vấn hoặc họp làm việc của Thủ tướng Chính phủ 2. Cuộc họp nói tại khoản 1 Điều này có thể do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ chủ trì theo sự ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ Điều 26. Trách nhiệm của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ đối với các cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ hàng năm, hàng tháng và hàng tuần trình Thủ tướng Chính phủ quyết định 2. Thẩm tra và trình Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức các cuộc họp quy định tại các khoản 1 và 2 Điều 22 của Quy định này Nếu Thủ tướng Chính phủ quyết định tổ chức cuộc họp theo đề nghị của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thì Văn phịng Chính phủ trả lời bằng văn bản cho người đề nghị trong thời hạn 01 ngày làm việc sau khi có quyết định của Thủ tướng 3. Thẩm tra, tóm tắt các đề án, dự án hoặc vấn đề thuộc nội dung cuộc họp. Lựa chọn, đề xuất để Thủ tướng Chính phủ quyết định những vấn đề cần thiết phải đưa ra cuộc họp xử lý, những vấn đề khơng cần thiết phải đưa ra cuộc họp mà được xử lý bằng các hình thức khác. Phát biểu quan điểm và ý kiến độc lập của Văn phịng Chính phủ trong việc xử lý vấn đề có liên quan 4. Bố trí các cuộc họp một cách hợp lý, tiết kiệm thời gian và kinh phí phù hợp với u cầu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ trong từng thời điểm 5. Chủ trì, phối hợp hoặc đơn đốc các bộ, cơ quan, tổ chức có liên quan chuẩn bị đầy đủ tài liệu, văn bản bảo đảm đúng nội dung và u cầu của cuộc họp 6. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp 7. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp 8. Thơng báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ hoặc của Phó Thủ tướng Chính phủ tại cuộc họp 56 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi 9. Theo dõi, đơn đốc và kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ hoặc của Phó Thủ tướng Chính phủ tại cuộc họp Chương IV CÁC CUỘC HỌP CỦA BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ Điều 27. Các loại cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ 1. Họp giao ban của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ với các Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan cơ quan ngang Bộ, Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và người đứng đầu các đơn vị trực thuộc 2. Họp tham mưu 3. Họp làm việc 4. Họp (hội nghị) triển khai nhiệm vụ cơng tác 5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chun đề 6. Họp (hội nghị) tổng kết năm Điều 28. Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ cơng tác 1. Khi thực sự cần thiết phải tổ chức hội nghị để qn triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi tồn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân cơng, thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ phải có văn bản trình và được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ về mục tiêu, u cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị 2. Dự kiến tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 1 tháng trước ngày tổ chức hội nghị Điều 29. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chun đề 1. Chỉ được tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chun đề khi có quy định hoặc chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đối với vấn đề quản lý cần phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chun đề Trong trường hợp khơng có quy định hoặc sự chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, mà thấy cần thiết phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đối với một vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý được phân cơng, thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ có văn bản trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định về mục tiêu, u cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị 2. Việc tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 1 tháng trước ngày tổ chức hội nghị Điều 30. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương trình cơng tác hàng năm của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ 1. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ khơng triệu tập các cuộc hội 57 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi nghị tồn ngành để sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ cơng tác 6 tháng và hàng năm 2. Trường hợp thấy cần thiết phải triệu tập hội nghị tồn ngành để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ cơng tác năm thì Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ phải xin phép và được sự đồng ý trước của Thủ tướng Chính phủ về nội dung, hình thức, thành phần tham dự, kinh phí, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị 3. Việc tổ chức hội nghị có mời lãnh đạo các Bộ, ngành khác và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự phải xin phép và được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ Điều 31 Các họp Văn phịng Chính phủ với Bộ, ngành, chính quyền địa phương, Tổng cơng ty 91 để xây dựng và thực hiện chương trình cơng tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Thực hiện chức năng quản lý chương trình cơng tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, hàng năm tuỳ theo tình hình cụ thể, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ có thể có cuộc họp với lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc các Tổng cơng ty 91 để giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xây dựng, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện chương trình cơng tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Điều 32. Trách nhiệm của Chánh Văn phịng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đối với cuộc họp của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định 2. Thẩm định sự cần thiết tổ chức cuộc họp do thủ trưởng đơn vị chun mơn thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đề nghị 3. Chủ trì các cuộc họp tham mưu, họp làm việc với thủ trưởng các đơn vị chun mơn thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ theo sự ủy quyền của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ 4. Bố trí, sắp xếp, tổ chức các cuộc họp một cách hợp lý 5. Đơn đốc các đơn vị được phân cơng chuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp đầy đủ, đúng u cầu quy định 6. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp 7. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp 8. Thơng báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp 9. Kiểm tra, đơn đốc, nắm tình hình và kết quả thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp Chương V CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH VÀ CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN Điều 33. Các loại cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện 1. Họp giao ban của Chủ tịch Ủy ban nhân dân với các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân 58 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi cùng cấp 2. Họp tham mưu, tư vấn 3. Họp làm việc 4. Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai 5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề Điều 34. Việc tổ chức cuộc họp để giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân 1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Thủ trưởng cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có thể đề nghị tổ chức cuộc họp làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp để Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều phối giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành vượt q thẩm quyền của cơ quan chun mơn 2. Chánh Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chánh Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp huyện có thể được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp ủy quyền chủ trì cuộc họp nói tại khoản 1 Điều này; báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân kết quả cuộc họp Điều 35. Trách nhiệm của Chánh Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Chánh Văn phỏng Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng q, hàng tháng, hàng tuần của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định 2. Thẩm tra về sự cần thiết và nội dung cuộc họp làm việc nói tại khoản 1 Điều 34 của Quy định này 3. Bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định 4. Gửi giấy mời họp đến các cơ quan và cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân 5. Đơn đốc, hướng dẫn cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp được phân cơng chuẩn bị đầy đủ, đúng u cầu quy định các tài liệu, văn bản thuộc nội dung của cuộc họp và gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc 6. Thẩm tra các đề án, dự án hoặc vấn đề, cơng việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề thuộc nội dung cuộc họp, xác định những vấn đề cịn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý 7. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp 8. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp 9. Thơng báo bằng văn bản ý kiến kết luận chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp 10. Kiểm tra, đơn đốc các cơ quan thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp Điều 36. Khơng chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ cơng tác 1. Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ khơng chỉ đạo Chủ tịch Ủy nhân dân cấp tỉnh tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai thực hiện nhiệm vụ cơng tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chun mơn thuộc Ủy 59 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi ban nhân dân cấp tỉnh khơng chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ cơng tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Điều 37. Không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới 1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Điều 38. Việc tổ chức họp sơ kết, tống kết của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 1. Cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khơng triệu tập cuộc họp (hội nghị) tồn ngành địa phương để sơ kết, tổng kết thực hiện nhiệm vụ cơng tác 6 tháng và hàng năm Trường hợp cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thấy cần thiết phải triệu tập cuộc họp tồn ngành ở địa phương để tổng kết thực hiện nhiệm vụ cơng tác năm, thì phải có văn bản trình và được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp 2. Việc tổ chức cuộc họp tổng kết cơng tác hàng năm của cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có mời lãnh đạo cơ quan chun mơn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, cơng chức chun mơn của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tham dự, thì phải xin phép và được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Điều 39. Việc tổ chức cuộc họp tập huấn, triển khai do thủ tr ưởng c quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân triệu tập 1. Thủ trưởng cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, thủ trưởng các cơ quan chun mơn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 2. Thủ trưởng cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện triệu tập cuộc họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng các cơ quan chun mơn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Chương VI CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 40. Xây dựng chương trình cơng tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp 1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, hàng q và hàng tháng của cơ quan mình bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với u cầu quản lý, điều hành và khả năng, năng lực trình độ thực tế của bộ máy 60 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi giúp việc 2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình cơng tác. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thì mới điều chỉnh chương trình cơng tác Điều 41. u cầu đối với việc tổ chức cuộc họp của các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết cơng việc của cá nhân, tổ chức 1. Các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết cơng việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức khơng được vì tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý cơng việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước khơng được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp cơng dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của cơng dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp Điều 42. Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát 1. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, cơng chức, viên chức 2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xẩy ra tình trạng nói tại khoản 1 Điều này Điều 43. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xun, giải quyết cơng việc tại chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dưới đế giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh 1. Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên khơng được sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ cơng tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở 2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành phải dành thời gian thích đáng và có chương trình kế hoạch cụ thể để thực hiện chế độ kiểm tra thường xun hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những cơng việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền Chương VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 44. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước 1. Trách nhiệm của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ: a) Tổ chức thực hiện các quy định về tổ chức cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi thẩm quyền được giao; b) Hướng dẫn, đơn đốc kiểm tra các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện Quy định này 2. Trách nhiệm của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng c ơ quan thuộc Chính phủ: a) Ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của Bộ, ngành mình; b) Thi hành các biện pháp cải cách tố chức bộ máy, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp 61 VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi 3. Trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: a) Ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ở địa phương; các cuộc họp của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; b) Chỉ đạo việc thực hiện các quy định về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước của địa phương; c) Thi hành các biện pháp cải cách tổ chức bộ máy, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp 4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình Điều 45. Hiệu lực thi hành 1. Quy định này có hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hành của Quyết định ban hành 2. Các quy định trước đây về họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trái với Quy định này đều bãi bỏ./ 62 ...VĂN HĨA? ?GIAO? ?TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi CHƯƠNG I VĂN HĨA? ?GIAO? ?TIẾP CƠNG SỞ I. Khái niệm? ?văn? ?hóa? ?giao? ?tiếp, ứng xử nơi cơng? ?sở? ?... khơng nên ngang nhiên ngốy mũi, gãi lưng hay rung đùi trước mặt người khác Để đảm bảo? ?giao? ?tiếp? ?đúng? ?và? ?đẹp,? ?sự? ?hiểu biết về? ?giao? ?tiếp? ?trong bối cảnh đa? ?văn? ? 12 VĂN HĨA? ?GIAO? ?TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn... các? ?đối tượng? ?giao? ?tiếp. ? ?Sự? ?thành cơng của một nhân viên khơng chỉ phụ thuộc vào tính chun nghiệp? ?và? ?sự? ?siêng? ?năng? ?làm việc mà cịn ở? ?các? ?mối quan hệ cá nhân? ?và? ? kỹ? ?năng? ?giao? ?tiếp? ?của họ. 2.? ?Văn? ?hóa? ?cơng? ?sở? ? Cơng? ?sở? ?là một? ?tổ? ?chức? ?đặt dưới? ?sự? ?quản lý trực? ?tiếp? ?của nhà nước để tiến