KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 022012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Khoa Quản trị Kinh doanh www themegallery com www themegallery com www themegallery com CẤU TRÚC Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả Khái niệm, Phân loại, Vai trò Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả Kỹ năng Quản lý thời gian Khái niệm, Vai trò và Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Khái niệm Nghĩa hẹp.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG - Khoa Quản trị Kinh doanh - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 02/2012 www.themegallery.com www.themegallery.com www.themegallery.com CẤU TRÚC  Tổng quan Kỹ tổ chức cơng việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trị  Các phương pháp để quản lý công việc hiệu  Kỹ Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò Phương pháp quản lý thời gian hiệu I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Khái niệm: .Nghĩa hẹp: Tổ chức xếp công việc giao .Nghĩa rộng: Tổ chức trình xác định cơng việc cần phải làm phân công cho cá nhân, đơn vị liên quan tạo mối liên hệ ngang dọc nội công việc, tổ chức Khái niệm:  Tổ chức cơng viện q trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu  Nó liên hệ với phương tiện với mục đích CASE: Có du khách cần qua cầu vào ban đêm Cầu chịu sức nặng người du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực Lưu ý cầu dài nên ném đèn pin soi đèn từ bên sang bờ bên Vấn đề họ có đèn pin Tốc độ người khác nhau, cụ thể 1, 2, 10 phút Giả sử người nhanh chậm qua cầu thời gian tính theo người chậm Thời tiết xấu nên cầu có nguy sập Vậy du khách qua cầu khoảng thời gian ngắn bao lâu, nào? TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC  Tạo tư cách có hệ thống tiến trình cơng việc kết dự kiến  Phối hợp hiệu nguồn lực sẵn có  Nắm vững nhiệm vụ bản, từ giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với thay đổi mội trường bên  Chủ động việc đánh giá kết quả, thành tựu cá nhân, tổ chức TIPS:  Chuyến 1: người phút người phút qua cầu, sau người phút cầm đèn quay lại => phút  Chuyến 2: người phút người 10 phút qua cầu, sau người phút cầm đèn quay lại => 12 phút  Chuyến 3: người phút người phút qua cầu => phút Như 17 phút thời gian nhanh để người qua cầu Nguyên nhân lãng phí thời gian  Làm việc khơng có kế hoạch  Mục đích khơng rõ ràng  Quá nhiều mục đích  Giám sát q chặt chẽ   Cố tình trì hỗn cơng việc  Lo lắng thái    Giấy tờ nhiều  Hoàn hảo thái Sửa chữa Họp hành    Chờ đợi Về sớm Tức giận Quảng giao quan hệ  Vòng vo 56 Quản lý thời gian nào?  Bạn có biết giá trị thời gian bạn?  Giá thời gian:  Chi phí =1,5x tổng chi phí năm bạn/số làm việc  Chi phí phút = chi phí giờ/60 phút để tính  Mỗi người tính thử chi phí bao nhiêu?  Đồng tiền liền khúc ruột ? 57 Thực hành  Thử tính xem ngày bạn lãng phí $? Giờ …………/2012 Giờ 8.30 Ghi rõ công việc bạn làm 13.30 9.00 14.00 9.30 14.30 10.00 15.00 10.30 15.30 11.00 16.00 11.30 16.30 12.00 17.00 12.30 17.30 13.00 18.00 (C) Nguyễn Văn Minh …………/2012 58 Thực hành  Xem lại ghi chép công việc để đánh giá xem bạn lãng phí thời gian nào?  Bạn làm gì?  Làm để làm gì?  Làm có hiệu khơng?  Muốn hiệu phải làm gì? (C) Nguyễn Văn Minh  Dành thời gian để suy nghĩ:  Muốn hiệu phải có cách quản lý 59 Cách quản lý thời gian Cách - Nhắc việc Cách – Lập kế hoạch   Sử dụng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ngày  Kết quả:  Không quên đầu việc  Việc quan trọng việc trước mắt Hoạch định tương lai  Kết quả:  Khơng qn đầu việc  Có thời hạn đầu – cuối  Việc quan trọng việc nằm lịch trình 60 Cách quản lý thời gian Cách - Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm sốt Cách – Ma trận quản lý thời gian Không khẩn cấp Quan trọng I II  Có thứ tự ưu tiên Không quan III IV  Việc quan trọng việc ưu tiên trọng  Xác định giá trị ưu tiên  Kết quả: 61 (C) Nguyễn Văn Minh Khẩn cấp Ma trận phân bổ thời gian làm việc + Khẩn cấp Khẩn cấp không quan trọng Vừa quan trọng vừa khẩn cấp - Quan trọng + Quan trọng Không khẩn cấp chẳng quan trọng Không khẩn cấp quan trọng - Khẩn cấp Thực hành  Đánh giá lại thời gian biểu hàng ngày mr Dũng  Trị chơi tình VP Tiếp dân UBND TP Hà Nội HƯỚNG DẪN THỰC HiỆN TRÒ CHƠI Chuẩn bị  Hình thức chơi Chia thành nhóm:  Nhóm – Người dân  Nhóm – Cán phịng tiếp dân  Nhóm – Quan sát  Người dân gọi điện liên tục đến TT đặt yêu cầu  Nhân viên VP nhận phân loại theo ma trận dán lên bảng  Người dân tự xây dựng ma trận  Các nhóm tự phân vai theo nội dung khiếu nại  Nhóm Quan sát xây dựng ma trận  Chuẩn bị trước loại yêu cầu  So sánh ma trận rút kết luận  Phân công trước thứ tự nhận gọi ĐỀ SỬ DỤNG THỜI GIAN HÀNG NGÀY HIỆU QUẢ HƠN  Tạo không gian yên tĩnh cho thận: Mỗi ngày tạo khoảng khơng thật n tĩnh dành thời gian để hoạch định đời  Suy nghĩ tích cực tiết kiệm thời gian làm thời gian trở nên đáng yêu:  Một ngày cố gắng làm việc thích  Biết tận hưởng sống, sống vui vẻ, khỏe mạnh  Tập trung nhìn điểm tích cực người khác,cũng xã hội  Ghi vào sổ điểm yếu để khắc phục dần Tạo hứng khởi cơng việc  Tạo góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng,sạch sẽ:  Giữ mặt bàn làm việc  Giữ ngăn kéo gọn gàng  Để bút, bút chì,kéo thước vào hộp dễ lấy  Khi khơng sử dụng để bàn phím sang bên để mặt bàn thêm chỗ trống  Sắp xếp giấy tờ  Sắp xếp không gian làm việc  Chú trọng xếp lưu giữ hồ sơ Làm việc với người khác  Tơn trọng q thời gian người khác  Chỉ thời gian q  Suy nghĩ kỹ trước làm phiền  Giả định sai cách sử dụng thời gian người khác:  Chỉ bận rộn, người khác chơi chính;  Nhân viên thường khơng có việc để làm;  Nước sơng, cơng lính (nhân viên)  Nhìn bạn bè nửa ánh mắt Sử dụng thời gian lúc chờ đợi  Trên phương tiện công cộng  Trong lúc đợi gặp khách hàng  Trong phòng khám bác sỹ  Trong lúc chờ máy bay  Trong chờ điện thoại  Khi bạn đến CQ sớm … Tìm thời mà bạn tập trung làm việc nhất?  Sáng?  Tối?  Đêm khuya? 69 (C) Nguyễn Văn Minh THANKS FOR YOUR LISTENING ! ... Google Calendar III Kỹ quản lý thời gian  Khái niệm thời gian  Khái niệm quản lý thời gian  Phương pháp để quản lý thời gian hiệu Bạn hiểu thời gian?  Thời gian đại lượng vật lý đặc biệt  Mọi... TRÚC  Tổng quan Kỹ tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trò  Các phương pháp để quản lý công việc hiệu  Kỹ Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò Phương pháp quản lý thời gian. .. quản lý thời gian hiệu I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Khái niệm: .Nghĩa hẹp: Tổ chức xếp công việc giao .Nghĩa rộng: Tổ chức q trình xác định cơng việc cần phải làm phân công cho cá nhân, đơn vị