Kỹ năng tổ chức công việc

Kỹ tổ chức công việc www.vctel.com/www.vanchung.vn Lời giới thiệu www.vctel.com/www.vanchung.vn I/ KHÁI NIỆM  Nếu phải làm xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm nào? Hoạch định xác định máy có hình dáng nào, ưu điểm, cách vận hành…  Tổ chức trình mua NVL, lắp ráp, xếp máy móc  Lãnh đạo việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe www.vctel.com/www.vanchung.vn Khái niệm Theo nghĩa rộng: tổ chức trình xác định công việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận công việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội DN  Theo nghĩa hẹp: tổ chức việc xếp công việc giao  Trong tài liệu này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân www.vctel.com/www.vanchung.vn Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, giúp bạn:       Tổ chức công việc giao Tổ chức mạng lưới công việc Sắp xếp hồ sơ Sắp xếp vị trí làm việc Xác định thứ tự ưu tiên công việc Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… www.vctel.com/www.vanchung.vn II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN Xác định chức năng, nhiệm vụ Định biên nhân Xác định mô tả công việc Sắp xếp công việc cho NV www.vctel.com/www.vanchung.vn Xác định chức nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng:  Nhiều công ty nhầm lẫn khái nhiệm chức nhiệm vụ  Chức hiểu nhiệm vụ lớn phận  Chức hiệu sản phẩm/dịch vụ mà phận bạn cung cấp Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, phận bạn phải cung cấp sản phẩm…cho phận Sản phẩm gì? Đó chức bạn www.vctel.com/www.vanchung.vn 1.2 Xác định quy trình  Từ chức đó, bạn đặt câu hỏi: làm để thực  Ví dụ: bạn có chức phải tuyển nhân cho công ty, làm để tuyển dụng: bạn có câu trả lời quy trình tuyển dụng gì?  Mỗi bước quy trình đó, bạn đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H www.vctel.com/www.vanchung.vn 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H  Who: Ai làm việc  Where: Làm việc đâu  When: Làm việc nào?  How: Làm cách nào? www.vctel.com/www.vanchung.vn 1.2 Xác định quy trình  LÀM GÌ VỚI H OW? Bạn cần ý kỹ với HOW, mở rộng ý nghĩa là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi bạn xây dựng hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc - Đo lường nào? Bạn xây dựng tiêu chuẩn cho công việc quy www.vctel.com/www.vanchung.vn 10 2.1 Quản lý hồ sơ giấy  Bạn nên lập danh mục tất loại hồ sơ giấy máy tính nhân viên (tham khảo trang bên)  Danh mục hồ sơ NV danh mục hồ sơ bạn hồ sơ toàn phận bạn  Khi NV lập xong cũa họ, kiểm tra lại danh mục hồ sơ họ, ký tên duyệt www.vctel.com/www.vanchung.vn 30 Danh mục hồ sơ S tt Tên HS Ng ười qu ản lý Ng ười đư ợc đọc HS Vị trí đề HS Dạng hồ sơ V ăn bả n Tron gổ cứng máy vi tính www.vctel.com/www.vanchung.vn Cách CD thức, phân -ro m/đĩ loại a xếp mề m Ngà Ngà y y cất phát HS sinh HS 31 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…  Cách quản lý hồ sơ thông thường lập theo cấp folder khác  Nên có mục input để quản lý thông tin đầu vào Đây phần chức đựng thông tin chưa xử lý  Phần thùng rác (không phải mục Recycle máy tính) để lưu thông tin cần xoá, xoá thông tin sau tháng www.vctel.com/www.vanchung.vn 32 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…  - Hãy đưa quy định hướng dẫn cho tất NV làm giống nhau: Input Output Quy định backup liệu Quy định lưu liệu định kỳ Quy định quét virus định kỳ Quy định thời gian kiểm tra quét liệu, lưu lại liệu định kỳ www.vctel.com/www.vanchung.vn 33 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY  Không đặt chế độ autosave phút (Mic.Office)  Lưu hồ sơ ổ C (nên lưu ổ D, ổ C bị vô tình fomat (cài lại máy))  Lưu hồ sơ lung tung, tìm hồ sơ đâu www.vctel.com/www.vanchung.vn 34 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ  Dùng phần mềm chuyên phục hồi liệu ổ cứng  Dùng phần mềm chuyên phục hồi liệu bị hư đĩa CD  Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật bị www.vctel.com/www.vanchung.vn 35 Sắp xếp nơi làm việc      Bạn nên lưu ý xếp vật dụng sau để việc sử dụng thuận tiện cho người sử dụng: Fax Điện thoại bàn Máy in Photo www.vctel.com/www.vanchung.vn 36 Quản lý thông tin 4.1 Phân loại thông tin:  Giữa quản lý nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)  Giữa nhân viên nội  Input (thông tin đầu vào)  Output (thông tin ra) www.vctel.com/www.vanchung.vn 37 4.2 Bằng chứng thông tin Bạn thiết lập hệ thống chứng việc chuyển thông tin tổ chức      Sổ giao việc Sổ giao nhận thông tin Sổ công văn đến – Sổ giao nhận sản phẩm Sổ giải quyêt công việc www.vctel.com/www.vanchung.vn 38 4.3 Lưu đồ thông tin Loại thông tin Người giao Báo cáo nhập kho Thủ kho Người nhận Cán kế hoạch www.vctel.com/www.vanchung.vn Thời hạn 4h sau nhập hàng 39 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin  Feedback Khi nhận thông tin, phản hồi cho người nhận Trường hợp chưa trả lời được, email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời  Quản lý thông tin đầu vào Nhiều NV nhận thông tin “bỏ đại” vào nơi xử lý sau Sau họ lại quên mất, không xử lý Điều đòi hỏi nhân viên bạn phải chuyển thông tin vào nơi Input quy định www.vctel.com/www.vanchung.vn 40 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin  Đảm bảo người nhận nhận thông tin  Bạn nghe nguyên tắc nhắc nợ lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán toán khách hàng Điều này, chưa tính cho lần thứ Lần thứ tính người nhận confirm (xác nhận) họ nhận thư Bằng cách nào? Nhiều người gọi điện cho khách sau - www.vctel.com/www.vanchung.vn 41 4.5 Sổ giải công việc  Sổ giải công việc sổ theo dõi toàn công việc bạn  Sổ giải công việc gồm nội dung: Nội dung công việc Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân) Thời hạn Diễn giải Kết quả/ngày hoàn thành - - www.vctel.com/www.vanchung.vn 42 4.6 Lập kế hoạch công việc  Bạn có biết 9h sáng mai bạn làm gì?  Bạn biết ngày mai NV bạn làm gì?  Bạn khó biết bạn kế hoạch Bạn tham khảo phần kỹ lập kế hoạch www.vctel.com/www.vanchung.vn 43 CÁM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI www.vctel.com/www.vanchung.vn 44