Kỹ năng tổ chức công việc

Kỹ tổ chức công việc Lời giới thiệu I/ KHÁI NIỆM Nếu phải làm xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm nào? • Hoạch định xác định máy có hình dáng nào, ưu điểm, cách vận hành… • Tổ chức q trình mua NVL, lắp ráp, xếp máy móc • Lãnh đạo việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe • Kiểm tra đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc xe Khái niệm • Theo nghĩa rộng: tổ chức trình xác định công việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội DN • Theo nghĩa hẹp: tổ chức việc xếp cơng việc giao • Trong tài liệu này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức cơng việc cá nhân Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, giúp bạn:  Tổ chức công việc giao  Tổ chức mạng lưới công việc  Sắp xếp hồ sơ  Sắp xếp vị trí làm việc  Xác định thứ tự ưu tiên công việc  Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN Xác định chức năng, nhiệm vụ Định biên nhân Xác định mô tả công việc Sắp xếp công việc cho NV Xác định chức nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn khái nhiệm chức nhiệm vụ • Chức hiểu nhiệm vụ lớn phận • Chức hiệu sản phẩm/dịch vụ mà phận bạn cung cấp Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, phận bạn phải cung cấp sản phẩm…cho phận Sản phẩm gì? Đó chức bạn 1.2 Xác định quy trình • Từ chức đó, bạn đặt câu hỏi: làm để thực • Ví dụ: bạn có chức phải tuyển nhân cho cơng ty, làm để tuyển dụng: bạn có câu trả lời quy trình tuyển dụng gì? • Mỗi bước quy trình đó, bạn đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H • Who: Ai làm việc • Where: Làm việc đâu • When: Làm việc nào? • How: Làm cách nào? • Ghi chú: bạn khơng cần trả lời: what (là gì) why: sao? 1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần ý kỹ với HOW, mở rộng ý nghĩa là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi bạn xây dựng hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc - Đo lường nào? Bạn xây dựng tiêu chuẩn cho cơng việc quy trình 10 2.1 Quản lý hồ sơ giấy • Bạn nên lập danh mục tất loại hồ sơ giấy máy tính nhân viên (tham khảo trang bên) • Danh mục hồ sơ NV danh mục hồ sơ bạn hồ sơ tồn phận bạn • Khi NV lập xong cũa họ, kiểm tra lại danh mục hồ sơ họ, ký tên duyệt danh mục • Hãy tổ chức tháng tháng lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục 30 Danh mục hồ sơ S tt Tên HS Ngư Ngư Vị trí ời ời đề HS đượ n lý c đọc HS Dạng hồ sơ Vă n bả n Trong ổ cứng máy vi tính CD -rom/ đĩa mềm Cách thức, phân loại xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS 31 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… • Cách quản lý hồ sơ thơng thường lập theo cấp folder khác • Nên có mục input để quản lý thơng tin đầu vào Đây phần chức đựng thông tin chưa xử lý • Phần thùng rác (khơng phải mục Recycle máy tính) để lưu thơng tin cần xố, xố thơng tin sau tháng 32 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… • Hãy đưa quy định hướng dẫn cho tất NV làm giống nhau: - Input - Output - Quy định backup liệu - Quy định lưu liệu định kỳ - Quy định quét virus định kỳ - Quy định thời gian kiểm tra quét liệu, lưu lại liệu định kỳ 33 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY • Khơng đặt chế độ autosave phút (Mic.Office) • Lưu hồ sơ ổ C (nên lưu ổ D, ổ C bị vơ tình fomat (cài lại máy)) • Lưu hồ sơ lung tung, khơng biết tìm hồ sơ đâu 34 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ • Dùng phần mềm chuyên phục hồi liệu ổ cứng • Dùng phần mềm chuyên phục hồi liệu bị hư đĩa CD • Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật bị Ban tìm mua cửa hàng CD 35 Sắp xếp nơi làm việc • • • • • Bạn nên lưu ý xếp vật dụng sau để việc sử dụng thuận tiện cho người sử dụng: Fax Điện thoại bàn Máy in Photo 36 Quản lý thông tin 4.1 Phân loại thông tin: • Giữa quản lý nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…) • Giữa nhân viên nội • Input (thơng tin đầu vào) • Output (thông tin ra) 37 4.2 Bằng chứng thông tin Bạn thiết lập hệ thống chứng việc chuyển thơng tin tổ chức • • • • • Sổ Sổ Sổ Sổ Sổ giao việc giao nhận thông tin công văn đến – giao nhận sản phẩm giải quyêt công việc 38 4.3 Lưu đồ thông tin Loại thông tin Người giao Báo cáo nhập Thủ kho kho Người nhận Cán kế hoạch Thời hạn 4h sau nhập hàng 39 4.4 Các ngun tắc quản lý thơng tin • Feedback Khi nhận thông tin, phản hồi cho người nhận Trường hợp chưa trả lời được, email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời • Quản lý thông tin đầu vào Nhiều NV nhận thông tin “bỏ đại” vào nơi xử lý sau Sau họ lại qn mất, khơng xử lý Điều đòi hỏi nhân viên bạn phải chuyển thông tin vào nơi Input quy định 40 4.4 Các ngun tắc quản lý thơng tin • Đảm bảo người nhận nhận thơng tin • Bạn nghe ngun tắc nhắc nợ lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán toán khách hàng Điều này, chưa tính cho lần thứ Lần thứ tính người nhận confirm (xác nhận) họ nhận thư Bằng cách nào? - Nhiều người gọi điện cho khách sau ngày hỏi xem khách nhận chưa? - Người cẩn thận cho người mang trực tiếp cho khách yêu cầu khách ký tên email cho khách đề nghị khách xác nhận nhận 41 4.5 Sổ giải cơng việc • Sổ giải cơng việc sổ theo dõi tồn cơng việc bạn • Sổ giải cơng việc gồm nội dung: - Nội dung công việc - Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân) - Thời hạn - Diễn giải - Kết quả/ngày hoàn thành 42 4.6 Lập kế hoạch cơng việc • Bạn có biết 9h sáng mai bạn làm gì? • Bạn biết ngày mai NV bạn làm gì? • Bạn khó biết bạn khơng có kế hoạch Bạn tham khảo phần kỹ lập kế hoạch 43 CÁM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI 44 ... chức công việc giao  Tổ chức mạng lưới công việc  Sắp xếp hồ sơ  Sắp xếp vị trí làm việc  Xác định thứ tự ưu tiên công việc  Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN... tổ chức việc xếp cơng việc giao • Trong tài liệu này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức cơng việc cá nhân Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, giúp bạn:  Tổ chức công. .. cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, tiêu chuẩn cơng việc, điều kiện làm việc • Lên sơ đồ tổ chức phận 13 Sắp xếp công việc cho NV • Cơng việc nhân viên gồm công việc thường xuyên công