KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ II NĂM HỌC 20212022 Đề tài bài tập lớn: Giá trị của thời gian và cách rèn luyện kỹ năng kiểm soát thời gian. Vận dụng kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức hoạt động học tập.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ II NĂM HỌC 2021-2022 Đề tài tập lớn: Giá trị thời gian cách rèn luyện kỹ kiểm soát thời gian Vận dụng kỹ quản lý thời gian tổ chức hoạt động học tập Họ tên sinh viên : Hoàng Quốc Huy Mã sinh viên : 1811071402 Lớp : DH8M2 Tên học phần : Kỹ Tổ chức công việc quản lý thời gian Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Lan Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2021 Mục Lục Khái niệm quản lý thời gian Giá trị thời gian: Phân chia thời gian hợp lý quản lý thời gian hiệu Các bước quản lý thời gian hiệu Vận dụng kỹ quản lý thời gian tổ chức hoạt động học tập TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 Khái niệm quản lý thời gian Quản lý thời gian trình lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bảo việc thực theo kế hoạch, không bị lãng phí Giá trị thời gian: Quản lý thời gian hiệu đem lại nhiều lợi ích thuyết phục: - Nâng cao hiệu suất sản xuất cá nhân tập thể; - Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho cá nhân; - Giảm bớt áp lực công việc; - Tăng niềm vui cơng việc; - Có thể dự trù nhiều việc cho kế hoạch tương lai giải vấn đề mang tính dài hạn; - Nâng cao sức sáng tạo Tóm lại, quản lý thời gian có nghĩa kiểm soát tốt đưa định sáng suốt cách sử dụng thời gian Phân chia thời gian hợp lý quản lý thời gian hiệu - Phân chia thời gian hợp lý: Nếu thời gian phân chia cách hợp lý nghĩa có chiến lược sử dụng thời gian cách thông minh cho việc theo đuổi mục tiêu quan trọng nhất; - Quản lý thời gian hiệu quả: Là trình thường xuyên thực hiệu việc phân chia thời gian hợp lý bao gồm việc lập kế hoạch làm việc, danh mục việc cần làm, ủy quyền công việc hệ thống khác Các bước quản lý thời gian hiệu Bước 1: Ghi mục tiêu quan trọng thân Bắt đầu cách liệt kê tất mục tiêu, giá trị, ước mơ, tập trung, nhu cầu, mong muốn chiến lược cho hạnh phúc mà muốn có Sau đó, chọn 10 mục tiêu quan trọng xếp theo thứ tự từ quan trọng đến quan trọng Có thể thay mục tiêu chung kết với số cụ thể Bước 2: Mỗi ngày viết đến hành động hoàn thành Sau xác định mục tiêu SMART, lập kế hoạch chi tiết để thực hiện, nghĩa phải liệt kê công việc cụ thể phải làm ngày, tuần, tháng, năm Trong lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu để biết đường bao xa, chừng (đạt % kế hoạch) tiếp tục để đích Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích cơng việc hàng ngày để biết việc cần làm trước, việc làm sau, việc quan trọng (important) việc gấp, cần làm (urgent) Tâm lý chung việc dễ thích làm trước, việc khó khơng thích để lại làm sau Thực tế việc khó để lâu, khó thực đơi việc gấp lại khơng quan trọng Bước 3: Hãy chắn hành động hàng ngày tập trung,có liên quan có kết định hướng Hành động hàng ngày nên tập trung Không nên mắc sai lầm cam kết hành động để có q nhiều hành động ngày liên quan đến mục tiêu quan trọng hàng đầu Hãy cân đầu mong muốn lực thực tế kế hoạch tốt lâu dài Đối với ngày tuần, tập trung vào mục từ mục tiêu quan trọng danh sách ban đầu Hành động hàng ngày nên có liên quan Chỉ viết công việc quan trọng cần thực Đừng làm xáo trộn danh sách công việc với việc khơng có liên quan phân loại thư rác, đưa khỏi thùng rác…, nghĩ làm nhiều ngày làm chậm tiến độ ưu tiên thực Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xem hành động nên thực trước, hành động thực sau hành động quan trọng Một cách để ưu tiên cho hành động ngày đơn giản số thứ tự từ đến 10, hành động cần phải thực ngày, hai hành động Đánh dấu chéo vào việc hoàn thành ngày Dù việc nhỏ làm tròn theo kế hoạch, khiến vui với cảm giác thành công Bước 5: Suy nghĩ lại mục tiêu thân suất bắt đầu bị ảnh hưởng Những tình gây lãng phí thời gian chiến lược đối phó: - Khơng biết nói “Khơng” - Điện thoại lâu - Tiếp khách nhiều - Văn phịng bừa bộn - Trì hỗn cơng việc - Theo chủ nghĩa hoàn hảo - Giao tiếp Thực tế có nhóm ngun nhân gây nên tình trạng này: - Thứ nhất, nhà quản lý không dành thời gian để lập kế hoạch cơng việc - gắn với trách nhiệm Biểu tình trạng nhà quản lý thường làm việc lộn xộn, việc vặt chiếm nhiều thời gian mà việc quan trọng khơng có đủ thời gian để làm Họ thường chạy theo việc phát sinh khẩn cấp - Thứ hai, họ không phân quyền phân quyền không hiệu Họ thường nhúng tay vào việc nhân viên, kể việc không thuộc trọng trách quản lý lãnh đạo - Thứ ba, họ khơng có ý thức thực thi chặt chẽ kế hoạch lập, sa đà vào việc lắt nhắt, phát sinh bất ngờ, phục vụ cho mục đích thơng tin hành động điện thoại, họp hành Bước 6: Các cách quản lý thời gian: 6.1 Nguyên lý 80/20 quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto) Nguyên lý Pareto lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho thấy rằng, hệ thống nào, xu khoảng 80% kết 20% nguyên nhân gây Dựa vào việc quản lý thời gian suất sản xuất, nguyên lý ám rằng, 20% thời gian mà tiêu tốn cho cơng việc để sản sinh 80% sản lượng, 80% thời gian cịn lại đem lại 20% sản lượng mà thơi Có nghĩa có danh sách 10 việc cần làm, việc số đem lại nhiều giá trị tồn việc cịn lại Thực tế, cơng việc mà thường né tránh phức tạp hay khó khăn việc quan trọng đem lại giá trị cao 6.2 Ma trận quản lý thời gian Quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp I II - Khủng hoảng - Các kế hoạch dài hạn - Các vấn đề cấp bách - Xây dựng mối quan hệ - Các dự án đến hạn - Tìm kiếm hội - Cơng việc tồn đọng - Phát triển cá nhân III Không quan trọng IV - Công việc đột xuất - Các công việc vô bổ - Thư từ, email - Điện thoại - Họp hành - Tán gẫu - Các vấn đề cấp bách - Hoạt động “giải trí” Sơ đồ ma trận quản lý thời gian - Khẩn cấp (Urgent): Những hoạt động yêu cầu ý lập tức, thường liên kết với người khác vào mục tiêu - Khẩn cấp quan trọng (Urgent and Important): Các hoạt động lĩnh vực liên quan đến giao dịch với vấn đề quan trọng phát sinh đáp ứng cam kết quan trọng - Quan trọng, không khẩn cấp (Important, but Not Urgent): Những thành công theo định hướng nhiệm vụ quan trọng để đạt mục tiêu Đây cơng việc dành nhiều thời gian tâm trí để giải nhằm đạt hiệu cao Đó kế hoạch tương lai gần đổi hoạt động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, điều hành tổ chức… Những công việc xem không cần vội vàng, gấp gáp, thực cách thư thả phải cẩn thận khâu, phải dồn cố gắng nỗ lực - Khẩn cấp không quan trọng (Urgen, but Not Important): Những việc vặt không phát triển đến mục đích riêng … Những cơng việc yêu cầu cần thực nhanh chóng không nhiều thời gian không thực quan trọng Hãy trì hỗn chúng, cắt giảm chúng - Không khẩn cấp không quan trọng (Not Urgen And Not Important): Những gián đoạn tầm thường phân tâm nên tránh Đó việc không tham gia họp ứng lương, họp dài khơng có chủ đề Đối với tính chất cơng việc này, điều người quản lý nên làm đặt cho câu hỏi: “Nếu khơng làm liệu có vấn đề khơng?” Câu trả lời “Sẽ khơng phát sinh” ung dung bỏ qua, để đỡ thời gian Tuy nhiên, cẩn thận không để không mắc sai lầm đánh giá thứ thời gian dành cho gia đình hoạt động giải trí (tưởng không quan trọng) 6.3 Đồ thị quản lý thời gian Vận dụng kỹ quản lý thời gian tổ chức hoạt động học tập Mục tiêu: Ra trường hạn đạt giỏi, làm cơng ty nước ngồi * Mục tiêu 10 công việc: (1) Làm đồ án tiểu luận (chưa đến hạn làm) (2) Học chương trình đầu tin học, tiếng anh, GDQP, kỹ mềm (3) Đăng ký đủ tín năm (4) Học cải thiện để môn 2.5 (năm 4) (5) Làm báo cáo thực tập tốt nghiệp (chưa phải làm) (6) Tìm cơng ty nước ngồi để thực tập (7) Nghỉ ngơi, giải trí (8) Tham gia CLB, hoạt động tình nguyện tạo quan hệ, tích lũy điểm rèn luyện (9) Học thêm chứng tiếng anh Toeic (10) Bảo vệ đồ án tích lũy điểm cao * Đồ thị quản lý thời gian: Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng 2,4 1,3,5,6,9,10 Không quan trọng Sơ đồ ma trận quản lý thời gian TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) Lại Thế Luyện: Kỹ quản lý thời gian, NXB Văn hóa Thông tin, 2010 (2) Quản lý thời gian, Bộ cẩm nang bỏ túi, NXB Thông tấn, 2007 (3) Tổ chức công việc hiệu quả, Dịch giả Trần Phi Tuấn, 2008 10 ... Khái niệm quản lý thời gian Giá trị thời gian: Phân chia thời gian hợp lý quản lý thời gian hiệu Các bước quản lý thời gian hiệu Vận dụng kỹ quản lý thời gian tổ chức hoạt... Tóm lại, quản lý thời gian có nghĩa kiểm soát tốt đưa định sáng suốt cách sử dụng thời gian Phân chia thời gian hợp lý quản lý thời gian hiệu - Phân chia thời gian hợp lý: Nếu thời gian phân... niệm quản lý thời gian Quản lý thời gian trình lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bảo việc thực theo kế hoạch, không bị lãng phí Giá trị thời gian: Quản lý thời gian