Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN PHỊNG PHẨM, CƠNG CỤ DỤNG CỤ CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN SƠN HT I MỤC ĐÍCH Quản lý việc sử dụng văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ Công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm II PHẠM VI Quy định áp dụng cho việc quản lý sử dụng văn phịng phẩm Cơng ty III ĐĨNH NGHĨA VPP: “văn phịng phẩm” CCDC: “ Cơng cụ dụng cụ” IV NỘI DUNG 4.1 Định mức sử dụng Mỗi loại VPP, CCDC phải có định mức sử dụng Phịng HCNS lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính thảo luận thống với Trưởng phận, sau chuyển Giám đốc Cơng ty phê duyệt Hàng q, Phịng HCNS có trách nhiệm rà sốt lại định mức sử dụng VPP, CCDC cho phù hợp, trường hợp có thay đổi, Trưởng phận đề nghị Phòng HCNS nghiên cứu để thay đổi định mức 4.2 Cấp phát VPP, CCDC Trước ngày 28 hàng tháng, phận lập giấy đề nghị VPP, CCDC tháng sau theo biểu mẫu chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Phịng HCNS xem xét cấp phát Phịng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, khơng chuyển cho phận đề nghị chỉnh sửa lại, chuyển Giám đốc duyệt Căn giấy đề nghị GĐ duyệt, Phòng HCNS tiến hành việc cấp phát, việc cấp phát thực làm 02 lần, lần từ ngày 01 ngày 05 tháng, lần từ ngày 15 - 20 tháng Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of Quản lý sử dụng VPP, CCDC CNV cấp phát VPP, CCDC phục vụ cho công việc giao sở mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí Trưởng phận người chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP, CCDC CNV mà quản lý Phịng HCNS có trách nhiệm theo dõi sử dụng VPP, CCDC Công ty Đảm bảo định mức tồn kho 20 % V TÀI LIỆU THAM KHẢO - Khơng có VI PHỤ LỤC Giấy đề nghị VPP, CCDC Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN SƠN HT Code Version Dated Page : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ====== o0o ====== Số: /QĐ- Phú Thọ, ngày tháng năm 2023 QUY ĐỊNH ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM, CÔNG CỤ DỤNG CỤ, QUẦN ÁO BẢO HỘ LAO ĐỘNG (Ban hành Kèm theo QĐ số: /QĐ-ICTVN-2022 ngày / / 2023 GĐ Công ty) CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Mục đích Nhằm nâng cao hiệu sử dụng văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, quần áo bảo hộ lao động, đồ bảo hộ lao động đáp ứng yêu cầu thực công việc Công ty Nhằm trang bị dụng cụ nêu cách khoa học phục vụ tốt yêu cầu công việc Công ty, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm CBCNV trình quản lý, sử dụng tránh tình trạng lãng phí Điều 2: Nguyên tắc quản lý, sử dụng Các công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, quần áo bảo hộ lao động, dụng cụ bảo hộ lao động quản lý khoa học sử dụng hợp lý hiệu CHƯƠNG II: ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG Điều 3: Văn phòng phẩm Áp dụng nhân viên Văn phòng STT Tên loại Đơn vị Số lượng Thời gian sử dụng Ghi ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN Băng keo Cuộn năm Hồ dán Hộp năm Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Máy tính casio Cái năm Dao dọc giấy Cái 1 năm Túi cúc bấm Cái tháng Thước kẻ Cái 1 năm Giấy nhớ Tệp năm File còng cua 7mm Cái năm Bút xóa Cái năm 10 Bút chì Cái năm 11 Bút bi Cái tháng 12 Bút cắm bàn Cái năm 13 Bút dấu dòng Cái năm 14 Bút viết bảng Cái tháng 15 Bút lông dầu Cái tháng 16 Tẩy chì Cái 1 năm 17 Kẹp bướm 19mm Hộp năm 18 Kẹp bướm 32mm Hộp năm 19 Kẹp bướm 41mm Hộp năm 20 Kẹp bướm 51mm Hộp năm 21 Đạn ghim nhỏ Hộp tháng 22 Đạn ghim to Hộp năm 23 Ghim cài tam giác Hộp 1 tháng 24 Kéo văn phòng Cái 1 năm 26 File trình ký Cái năm Code Version Dated Page : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ QUẢN LÝ Giấy trắng A5 Ram năm Giấy trắng A4 Ram tháng Mực dấu Lọ tháng Mực máy in Ống tháng Bì thư lớn Cái 30 tháng Bì thư nhỏ Cái 30 tháng Sổ Ban lãnh đạo Cuốn năm Sổ lớn A4 Cuốn 12 năm Bìa ngăn trang Tập 1 tháng Code Version Dated Page Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn 10 Giấy màu A4 Ram : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of tháng Trường hợp Phòng, Ban, Đơn vị yêu cầu công việc cần sử dụng nhiều định mức phải làm đề nghị cấp thêm văn phòng phẩm nêu rõ lý chuyển đến Phòng HCNS để cấp bổ sung theo dõi tổng hợp báo cáo lãnh đạo Đối với công nhân sản xuất, nhận văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ lần đầu, Phịng HCNS vào đề nghị cấp văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ duyệt để cấp phát cho công nhân sản xuất Những lần nhận sau, mang vỏ, phần cịn lại khơng sử dụng để đổi lấy thay Điều 4: Đồ nhu yếu phẩm, đồ dùng vệ sinh 4.1 Trường hợp bình thường - Đồ nhu yếu phẩm + Nước bình: bình/tháng + Chè: 2kg/tháng (dùng cho việc tiếp khách) - Đồ vệ sinh Bao gồm: + Giấy vệ sinh: bịch/tháng/bộ phận + Nước rửa tay: chai/tháng/bộ phận 4.2 Trường hợp phát sinh khác Phòng HCNS phải có giải trình cụ thể Điều 5: Quần áo đồng phục, dụng cụ bảo hộ lao động Quần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ cấp cho CBCBV định kỳ theo định mức tiêu chuẩn sau: Stt Tên loại Số lượng/1 người/1 năm Quần áo đồng phục CBCNV khối văn phòng 02 Số lần cấp Thời gian cấp lần Cuối năm Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of Quần áo bảo hộ lao động (Đối với công nhân) 08 lần Đầu quý Găng tay vải 36 đôi 12 lần Đầu tháng Giầy bảo hộ 08 đôi lần Đầu quý Mũ bảo hộ 01 Cái lần Đầu năm Khẩu trang vải 12 Cái 12 lần Đầu tháng Tủ thuốc y tế Cấp cho xưởng 01 tủ thuốc Dụng cụ thuốc y tế: (Quản đốcphân xưởng có trách bơng, gạc, thuốc sát nhiệm quản lý xin cấp thêm sử dụng hết) trùng, - Trường hợp CBCNV yêu cầu công việc phải sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động cấp sử dụng theo định mức chung thu lại hồn thành cơng việc CHƯƠNG III: CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG Điều 6: Trách nhiệm Phòng Ban, CBCNV 6.1 Phòng Hành Nhân Phịng HCNS vào định mức theo quy định tình hình sản xuất kinh doanh Công ty để lập kế hoạch mua cho 01 quý (03 tháng)/lần cấp phát phải đảm bảo ngun tắc hiệu quả, tiết kiệm Phịng Hành Nhân có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên trình sử dụng loại dụng cụ, thiết bị nêu kịp thời phát trường hợp làm hư hỏng, gây lãng phí để đề nghị xử lý theo Quy chế Công ty Hằng tháng Phịng Hành Nhân tập hợp số liệu tình hình sử dụng dụng cụ, VPP theo định mức báo cáo Lãnh đạo Công ty Trường hợp phát sinh Phịng Hành Nhân phải báo cáo cụ thể 6.2 Phịng kế tốn Cơng ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of Căn vào định mức duyệt để theo dõi q trình mua tốn thiết bị dụng cụ nêu để đề xuất việc duyệt chi mua theo quy định 6.3 Các Bộ phận Công ty Các Bộ phận Công ty vào định mức quy định yêu cầu công việc lập phiếu đề nghị cấp công cụ dụng cụ, thiết bị, VPP nêu theo mẫu quy định chuyển đến Phòng Nhân để cấp phát theo dõi Các Bộ phận có trách nhiệm quản lý, sử dụng cơng cụ dụng cụ, thiết bị, VPP đảm bảo tiết kiệm, hiệu Trong trường hợp phận sử dụng lãng phí, gây mát hư hỏng bị xử lý theo quy chế Công ty Riêng trường hợp phát sinh ngồi định mức phải có văn đề nghị nêu rõ lý gửi Phịng Hành Nhân để cấp phát, theo dõi báo cáo lãnh đạo Cơng ty Hướng dẫn CNV thuộc phận sử dụng mục đích, cách thức tiết kiệm 6.4 CBCNV Cơng ty CBCNV có trách nhiệm sử dụng công cụ dụng cụ, thiết bị, VPP, bảo hộ lao động, quần áo đồng phục mục đích, hiệu Trưởng phịng, Phụ trách Phịng có trách nhiệm theo dõi quản lý thiết bị cấp phát phải chịu trách nhiệm liên đới để CNV thuộc Phịng sử dụng lãng phí hư hỏng thiết bị, dụng cụ Các trường hợp CNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ dùng bảo hộ sử dụng thiết bị, dụng cụ làm việc (khơng tính khấu hao) sử dụng cho mục đích cá nhân bị xử lý theo Quy chế Công ty Đối với CBCNV nghỉ việc phải bàn giao, hoàn trả dụng cụ lao động cấp phát Trưởng/Phụ trách Phòng sau nhận lại thiết bị, dụng cụ nêu phải nhập lại kho theo quy định chung CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 7: Thực Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : BM-QTQLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of Phịng Hành Nhân có trách nhiệm quản lý tất dụng cụ, thiết bị nêu Cụ thể: Lập kế hoạch trang bị các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động, theo quy định đồng thời định kỳ tháng đột xuất báo cáo Giám đốc Công ty tình hình cấp phát sử dụng theo định mức Các Bộ phận CBCNV tùy theo chức năng, nhiệm vụ phải chấp hành nghiêm quy định quản lý sử dụng thiết bị, dụng cụ giao đảm bảo hiệu tiết kiệm Các Bộ phận, CBCNV thực tốt quy định liên quan đến công tác quản lý, sử dụng thiết bị, dụng cụ khen thưởng ngược lại vi phạm tuỳ theo mức độ vi phạm thiệt hại thực tế bị kỷ luật theo Quy chế Cơng ty Quy định có hiệu lực lực từ ngày ký.! Nơi nhận: - Các Bộ phận; - Lưu HCNS GIÁM ĐỐC