CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ====== o0o ====== Phú Thọ, ngày tháng năm 2023 QUY CHẾ V/v: Quản lý sử dụng xe Ơtơ Cơng ty TNHH HHP Toàn Tâm (Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm 2023 Giám đốc Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm) CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1.1 Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc quản lý, sử dụng xe ô tơ Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm (sau gọi tắt Công ty), trách nhiệm lái xe, tất Cán công nhân viên (CBCNV) Công ty sử dụng xe ô tô Công ty (sau gọi tắt xe) 1.2 Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng với CBCNV Công ty, nhân viên lái xe cá nhân khác có liên quan đển việc quản lý, sử dụng xe (Gọi chung người sử dụng xe) Điều 2: Mục đích Quy định trách nhiệm cá nhân, phận quản lý, sử dụng xe nhằm bảo vệ tài sản Cơng ty, góp phần thiết thực thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc sử dụng xe Đưa tổ lái xe hoạt động có tính chun nghiệp cao, sẵn sàng phục vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ Công ty giao cho Điều 3: Nguyên tắc Phân định cụ thể trách nhiệm cá nhân, phận giao quản lý, sử dụng xe, xử lý nghiêm hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm cố ý vi phạm nguyên tắc quản lý làm hư, hại tài sản Công ty Xe sử dụng phục vụ cho công việc Công ty Chi phí xăng, xe phải hạch tốn đầy đủ cho đối tượng công việc sử dụng Hàng năm Phòng HCNS lập đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe theo thời hạn đảm bảo xe tốt, phục vụ kịp thời, có hiệu an tồn tuyệt đối Tổ xe chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng HCNS Giám đốc quản lý sử dụng xe Phịng Tài - Kế tốn trực tiếp chi kinh phí xăng xe chi phí trì hoạt động xe theo định mức khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động xe Giám đốc phê duyệt Tất đối tượng (Trừ Giám đốc) có nhu cầu sử dụng xe phải có kế hoạch cơng tác thơng báo với Phịng HCNS trước 04 (bốn) đồng hồ phải Giám đốc phê duyệt theo quy định CHƯƠNG II: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Điều 4: Quy định cụ thể phạm vi đối tượng sử dụng xe 4.1 Đón từ nhà riêng đến nơi làm việc ngược lại - Chỉ áp dụng Giám đốc Công ty - Trường hợp khác bố trí xe cơng tác từ trụ sở Cơng ty Văn phịng đại diện 4.2 Đi sân bay đón - Đối với Giám đốc công tác máy bay Trưởng phận, cá nhân (Có định Giám đốc) bố trí đón từ trụ sở Cơng ty Văn phòng đại diện đến sân bay ngược lại Nếu khơng bố trí xe, Phịng HCNS có trách nhiệm th xe tơ ngồi phục vụ 4.3 Đi cơng tác ngồi tỉnh, thực hoạt động đối nội, đối ngoại - Bộ phận Kinh doanh cơng tác với mục đích: Gặp gỡ Khách hàng, dự khai trương cửa hàng, hỗ trợ Khách hàng, chốt hợp đồng - Bộ phận Kế toán làm việc với quan chức nghiệp vụ kế toán - Bộ phận Sản xuất - Kỹ thuật xử lý khiếu nại sản phẩm lỗi công trình Khách hàng, bảo trì bảo dưỡng máy móc như: chiết màu tự động, máy lắc - Bộ phận HCNS nộp báo cáo cho quan nhà nước: hành cơng, sở xây dựng, thăm hỏi CBCNV, người nhà CBCNV bị ốm đau, nằm viện, đám tang thân nhân CBCNV Giám đốc phê duyệt - Đưa đón Khách hàng Công ty tham quan nhà máy, cổ đông dự Đại hội cổ đông thường niên 4.4 Trường hợp người sử dụng xe tự lái xe - Người sử dụng xe tự lái xe ô tơ Cơng ty có đủ tiêu chuẩn điều kiện điều khiển xe ô tô theo quy định Giám đốc đồng ý, phê duyệt văn Điều 5: Trách nhiệm người sử dụng xe Sử dụng mục đích, giờ, nơi xuất phát lộ trình kế hoạch mà Giám đốc phê duyệt Khi có nhu cầu sử dụng xe, phải viết kế hoạch gửi Phịng HCNS trước 04 (bốn) ngày làm việc Có trách nhiệm tham gia bảo vệ tài sản, tạo điều kiện cho lái xe hồn thành nhiệm vụ Nếu q trình sử dụng xe có nhu cầu phát sinh người sử dụng xe phải thơng báo đến Trưởng phịng HCNS xác nhận để làm cho lái xe toán chi phí Hạn chế tối đa việc sử dụng xe đột xuất (Ngoài kế hoạch) Người Giám đốc cho mượn xe để phục vụ việc cá nhân ngày Cơng ty nghỉ làm: + Tự chịu chi phí xăng dầu, phí vé giao thơng, bảo quản xe chịu trách nhiệm an toàn xe tài sản xe theo cam kết biên mượn xe + Tự chịu trách nhiệm vật chất xảy cố, tai nạn Điều 6: Trách nhiệm Phòng HCNS Trưởng phòng HCNS vào đối tượng, kế hoạch cơng tác xem xét, điều động, bố trí lái xe cho phù hợp, tiết kiệm mà Giám đốc phê duyệt đảm bảo thời gian, kế hoạch công tác cho đối tượng sử dụng xe Phòng HCNS điều lái xe theo yêu cầu công tác thông báo cho đối tượng sử dụng xe biết Trường hợp không đủ xe phục vụ, Phịng HCNS có trách nhiệm th xe bên để phục vụ cho đối tượng cần sử dụng xe Trường hợp đột xuất, Phịng HCNS điều động xe thông qua điện thoại làm Lệnh điều động xe sau Điều 7: Trách nhiệm Trưởng phịng HCNS Bố trí, điều động lái xe để Giám đốc sử dụng cần Điều xe, lái xe phục vụ công tác đối tượng, thời gian, đảm bảo hiệu an toàn Xác nhận đề nghị tạm ứng cho lái xe theo quy định hướng dẫn Phịng Tài - Kế toán Xác nhận đề nghị toán xăng, dầu, ăn, nghỉ, vé bến cho lái xe theo thực tế sau hoàn thành chuyến Quản lý, xác nhận kiểm tra kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa xe Điều 8: Trách nhiệm Phịng Tài - Kế tốn Phối hợp với Phịng HCNS xây dựng, điều chỉnh mức xăng dầu cho loại xe cho phù hợp với tình hình thực tế Kiểm tra, theo dõi duyệt chi toán khoản sửa chữa, bảo dưỡng, thay phụ tùng, hợp đồng dịch vụ th xe ngồi Cơng ty Thanh tốn kịp thời chi phí xăng, dầu theo hóa đơn định mức phê duyệt Thanh tốn vé bến, chi phí cơng tác phí cho lái xe theo lộ trình chuyến Mọi tốn chi phí xe tơ th ngồi phải có xác nhận Phịng HCNS Điều 9: Sổ theo dõi sử dụng xe Mỗi xe có sổ theo dõi sử dụng xe - Sổ sử dụng xe sổ nhật ký ghi rõ tình hình sử dụng xe hàng ngày, người sử dụng xe, người lái xe theo dõi xăng dầu, sửa chữa, bảo dưỡng thông tin khác cần thiết cho việc quản lý xe - Lái xe có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ thông tin vào sổ sử dụng xe, lưu xe Trưởng phịng HCNS có trách nhiệm đơn đốc, kiểm tra việc ghi sổ sử dụng hàng ngày Điều 10: Thủ tục điều xe Người sử dụng xe công tác phục vụ công việc Công ty phải có kế hoạch cơng tác Giám đốc ký duyệt thơng qua Trưởng phịng HCNS Trưởng phịng HCNS sau nhận kế hoạch công tác, ký lệnh điều xe, chuyển trao đổi với lái xe phân công Trường hợp không đủ xe phục vụ vào mức độ quan trọng công việc, lịch trình cơng tác để đặt thứ tự ưu tiên người sử dụng xe Điều 11: Quy định nơi để xe Lái xe có trách nhiệm để xe vào nơi quy định Công ty hết làm việc kết thúc chuyến công tác ngồi hành Trước sử dụng xe, lái xe phải kiểm tra trạng xe Nếu phát thấy điều bất thường lái xe phải báo cho TP.HCNS để kịp thời xử lý Điều 12: Quy định chi phí xe (Trừ chi phí bảo dưỡng, sửa chữa) Chi phí xe bao gồm: Chi phí xăng dầu, chi phí cơng tác phí, chi phí gửi xe, vé bến, rửa xe Trưởng phòng HCNS ký duyệt tạm ứng tiền phù hợp để chi phí xe tốn chi phí xe với Phịng Tài - Kế tốn, thời gian tốn khơng q 15 ngày kể từ ngày nhận tiền tạm ứng Lái xe có trách nhiệm lấy hóa đơn VAT ghi đầy đủ thông tin Công ty làm sở cho tốn Chi phí tốn phải phù hợp với kế hoạch cơng tác, lịch trình xe CHƯƠNG III: QUẢN LÝ LÁI XE Điều 13: Thời gian làm việc, lương làm thêm chế độ cơng tác phí Lái xe làm việc theo thời gian làm việc Công ty, đồng thời chịu phân công theo yêu cầu công việc Do đặc thù công việc, lái xe nhận lương làm thêm vào ngày chủ nhật có phát sinh theo quy định Luật Lao động Khi công tác, lái xe chi trả tiền ăn, nghỉ qua đêm (Nếu công tác ngoại tỉnh dài ngày) theo quy định Công ty Điều 14: Quy định trang phục thái độ ứng xử Áo quần chỉnh tề, sẽ, lịch sự, phù hợp điều kiện tiếp xúc Phải giầy dép quai hậu điều khiển xe Nghiêm cấm lái xe dép lê điều khiển xe Phải thắt dây an toàn điều khiển xe nhắc người sử dụng xe thắt dây an toàn xe di chuyển Mở cửa cho người sử dụng xe khách lên, xuống xe, hướng dẫn người sử dụng xe khách sử dụng thiết bị xe, tránh trường hợp sử dụng sai gây hư hỏng Tích cực hỗ trợ người sử dụng xe khách việc vận chuyển hành lý, tài liệu, cơng cụ dụng cụ liên quan đến q trình cơng tác, cung cấp thơng tin mà biết Điều 15: Trách nhiệm Lái xe Lái xe phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể như: Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định Công ty Pháp luật Chấp hành Lệnh điều xe điều động đột xuất Trưởng phòng HCNS Giám đốc Sẵn sàng làm việc ngồi cơng tác xa có yêu cầu Tuyệt đối chấp hành Luật Giao thông đường lái xe Không uống rượu bia làm nhiệm vụ, không sử dụng chất ma túy, chất kích thích Tự chịu trách nhiệm vi phạm Luật giao thơng đường Đưa đón địa điểm, thời gian quy định, không tự tiện lái xe nơi khác khơng có đồng ý người sử dụng xe Khi không cơng tác, hành phải có mặt Cơng ty, có u cầu đột xuất phải có mặt chậm sau phút để làm nhiệm vụ Giữ gìn sức khỏe, thân cảm thấy không đủ sức khỏe để phục vụ công tác báo cho Trưởng phịng HCNS cử người thay Vệ sinh, chăm sóc xe hàng ngày, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe theo chế độ quy định (1 năm/lần) Thường xuyên kiểm tra kỹ thuật xe trước công tác, đặc biệt công tác xa như: kiểm tra tình trạng dầu mỡ, xăng, điện, phanh, săm lốp Chịu trách nhiệm chung tình trạng kỹ thuật máy móc xe giao Khi hư hỏng có dấu hiệu hư hỏng, phải báo cho Trưởng phòng HCNS để đề xuất Giám đốc phê duyệt sửa chữa thay thề Nếu xe có hư hỏng đường công tác, lái xe phải báo Trưởng phịng HCNS, báo chi phí phát sinh cho Phịng Tài Kế tốn sau sửa chữa Lái xe không tự thực sửa chữa thay đổi kết cấu xe Nếu tự gây hư hỏng phải chịu chi phí sửa chữa Thường xuyên ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ sử dụng xe, theo dõi thực trạng xe, kê khai chi phí xăng dầu, vé bến theo lộ trình Trung thực, có ý thức tiết kiệm, quan hệ hòa nhã, vui vẻ, lịch người, thể văn hóa doanh nghiệp Điều 16: Trách nhiệm vật chất Lái xe để xảy cố, tai nạn Khi điều khiển xe gây tai nạn, Lái xe phải chịu trách nhiệm vật chất sau: + Chi phí sửa chữa, thay thiết bị trường hợp xe không thuộc phạm vi bảo hiểm + Thiệt hại tài sản, sức khỏe, tính mạng người khác tai nạn gây Khi lái xe điều khiển xe gây cố hỏng hóc lớn lỗi phải chịu trách nhiệm bồi thường tồn thiệt hại cố hỏng hóc gây CHƯƠNG IV: BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA, THAY MỚI THIẾT BỊ VÀ ĐỊNH MỨC XĂNG DẦU Điều 17: Thủ tục bảo dưỡng, sửa chữa, thay thiết bị Lái xe làm đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa (Nêu rõ lý bảo dưỡng, sửa chữa), Trưởng phòng HCNS xác nhận chịu trách nhiệm tính hợp lý, sau trình Giám đốc phê duyệt Lái xe liên hệ với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng lấy báo giá trình Trưởng phịng HCNS Giám đốc Tài - Kế tốn xem xét, kiểm tra, phê duyệt trước thực Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay thiết bị phải lấy hóa đơn VAT theo quy định quản lý tài Cơng ty Lái xe phải thu hồi phụ tùng thay Công ty để tiến hành nghiệm thu làm thủ tục toán Điều 18: Định mức xăng, dầu toán khoản chi phí khác - Định mức xăng dầu: + Xe bán tải = 9.5 lít dầu /100km + Xe tải 2.4 =13 lít dầu /100km - Các chi phí khác: + Phí cầu đường (Thanh tốn qua hệ thống phần mềm VETC) + Vé vào bến, bãi gửi hàng + Phí rửa xe, tốn theo giá thị trường + Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ - Hạn mức bảo dưỡng định kỳ + Thay dầu máy sau 5.000km xe chạy/lần + Thay lọc dầu sau 15.000km/lần + Bảo dưỡng xe toàn sau 12 tháng + Các thiết bị khác thay theo thực tế + Giá xăng, dầu tính theo giá thực tế thị trường CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 19: Khen thưởng, xử lý vi phạm Cá nhân sử dụng xe, lái xe thực tốt Quy chế này, có thành tích việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí khen thưởng Cá nhân sử dụng xe, lái xe vi phạm quy chế tùy theo mức độ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo quy định Công ty Điều 20: Tổ chức thực Phịng HCNS phối hợp với Phịng Tài - Kế toán kiểm tra, giám sát cá nhân người lái xe thực quy chế này, đặc biệt quy định định mức tiêu hao xăng dầu cho xe Phịng HCNS có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp vướng mắc, khó khăn q trình thực hiện, đề xuất, báo cáo Giám đốc để bổ sung, sửa đổi Quy chế cho phù hợp CÔNG TY TNHH HHP TOÀN TÂM GIÁM ĐỐC