QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH BẮC NINH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT Số 537 /QĐ SNN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Tuyên Quang, ng[.]
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT Số: 537 /QĐ - SNN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tuyên Quang, ngày 14 tháng 11 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang Sở Nơng nghiệp PTNT GIÁM ĐỐC SỞ NƠNG NGHIỆP VÀ PTNT Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2008 Chính phủ quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet thông tin điện tử Internet; Căn Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan Nhà nước; Căn Quyết định số 12/2013/QĐ-UBND ngày 20 tháng năm 2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang; Xét đề nghị Chánh Văn phịng Sở Nơng nghiệp Phát triển nơng thôn, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Các ơng (bà): Chánh Văn phịng Sở, Trưởng các phịng chun mơn, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp PTNT chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Lãnh đạo Sở; - Như điều (thực hiện); - Lưu VT,VP Lê Tiến Thắng UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUN QUANG SỞ NƠNG NGHIỆP VÀ PTNT CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang Sở Nông nghiệp PTNT (Ban hành kèm theo Quyết định số 537/QĐ-SNN ngày 14/11/2013 Sở Nông nghiệp PTNT Tuyên Quang) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang (http://mail.tuyenquang.gov.vn) thành phần hệ thống thông tin điện tử tỉnh Tuyên Quang Quy chế áp dụng cho cán công chức, viên chức làm việc các phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp PTNT quản lý, khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang Điều Đăng ký sử dụng hệ thống thư điện tử Địa hộp thư điện tử Sở Nông nghiệp PTNT: nongnghiepptnt@tuyenquang.gov.vn Mỗi cán công chức thuộc Cơ quan Văn phòng Sở cung cấp 01 địa hộp thư điện tử cá nhân Mỗi phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc Sở cấp 01 địa hộp thư điện tử Các phịng chun mơn thuộc Sở có thay đổi cán cơng chức, cụ thể: thay đổi đơn vị công tác, nghỉ chế độ thơi việc; các phịng gửi đề nghị văn Văn phòng Sở, nêu rõ lý yêu cầu cụ thể việc cấp mới, hủy, lấy lại mật thay đổi thông tin hộp thư Văn phịng Sở có trách nhiệm tiếp nhận đề nghị các phòng báo cáo lãnh đạo Sở xem xét lập danh sách đề nghị Sở Thông tin Truyền thông tiến hành thực theo yêu cầu gửi thông báo phản hồi 4 Đối với hộp thư điện tử các phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc: Sở Nông nghiệp PTNT vào Quyết định thành lập, sáp nhập giải thể Ủy ban nhân dân tỉnh để gửi đề nghị Sở Thông tin Truyền thông tiến hành tạo lập, hủy bỏ thay đổi thông tin hộp thư điện tử đơn vị CHƯƠNG II TỔ CHỨC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Quy định loại văn bản, thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử Các loại văn bắt buộc gửi qua hệ thống thư điện tử (ngoại trừ văn thuộc danh mục tài liệu mật đơn vị triển khai hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ), gồm: a) Giấy mời; tài liệu phục vụ các họp; b) Văn dự thảo xin ý kiến; c) Tài liệu trao đổi quá trình xử lý cơng việc; d) Báo cáo chuyên đề, tháng, quý, năm; e) Tài liệu dự án, đề án; f) Lịch công tác; g) Những văn gửi đến các quan để biết, để báo cáo Các văn phát hành có hiệu lực chuyển qua hệ thống thư điện tử phải theo các quy định an toàn, bảo mật: văn gửi file PDF các loại file chỉnh sửa, file văn phải scan từ văn gốc (có chữ ký Thủ trưởng, dấu đỏ đơn vị trực thuộc Sở) gửi từ hộp thư điện tử thức các đơn vị trực thuộc Sở có giá trị pháp lý tương đương văn giấy giao dịch các đơn vị trực thuộc Sở gửi thêm văn giấy Hộp thư điện tử cấp cá nhân hay đơn vị sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ công việc, không sử dụng với mục đích cá nhân Các loại văn trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 Các văn đính kèm thư điện tử phải định dạng phù hợp với định dạng chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Điều Quy định sử dụng hộp thư điện tử Trong hành làm việc quan, đơn vị bắt buộc phải sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi, điều hành công việc Tần suất kiểm tra thư điện tử a) Đối với hộp thư điện tử Sở các đơn vị trực thuộc: cán CCVC giao nhiệm vụ phụ trách quản lý, sử dụng thư điện tử phải kiểm tra tối thiểu lần ngày làm việc (đầu, cuối buổi sáng đầu, cuối buổi chiều) báo cáo với Thủ trưởng quan, đơn vị Thủ trưởng quan, đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ phụ trách quản lý, sử dụng thư điện tử phải chịu trách nhiệm để tình trạng cập nhật thơng tin không kịp thời, gây ảnh hưởng đến công việc quan, đơn vị b) Đối với hộp thư cán cơng chức Văn phịng Sở: phải thường xun kiểm tra hộp thư để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến CHƯƠNG III QUẢN LÝ, DUY TRÌ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Trách nhiệm Văn phòng Sở Văn phòng Sở có trách nhiệm quản lý, sử dụng hộp thư điện tử Sở Nông nghiệp PTNT Tuyên Quang Hộp thư để giải cơng việc hành Sở, khơng sử dụng vào mục đích khác Cập nhật, quản lý công bố danh bạ thư điện tử các cán công chức Văn phòng Sở đơn vị trực thuộc trang thơng tin điện tử Sở Chánh Văn phịng đạo tổ chức điều hành, phân công cán công chức theo dõi, kiểm tra, thực gửi nhận văn qua hộp thư điện tử Sở; thông tin, báo cáo kịp thời, gửi nội dung nhận đến Lãnh đạo Sở nắm bắt đạo giải công việc Điều Trách nhiệm đơn vị trực thuộc cán CCVC việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử Trách nhiệm các đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp PTNT a) Tuyên truyền nâng cao nhận thức cán CCVC sử dụng hệ thống thư điện tử công việc b) Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý, phân cơng cán CCVC phụ trách hộp thư điện tử đơn vị Trách nhiệm cán công chức, viên chức sử dụng hòm thư điện tử a) Cán cơng chức, viên chức phân cơng phụ trách hịm thư điện tử đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng hộp thư điện tử theo quy định Quyết định số 12/2013/QĐ-UBND ngày 20 tháng năm 2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang quy chế b) Bảo vệ mật hộp thư, bí mật nội dung các thư điện tử Tuân thủ các u cầu bảo mật, an tồn an ninh thơng tin quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử, khơng có hành vi làm ảnh hưởng đến hệ thống phát tán thư rác, vi rút… c) Thường xuyên kiểm tra hòm thư điện tử theo quy định, kịp thời xử lý thông tin, báo cáo lãnh đạo kịp thời để đảm bảo xử lý công việc thời hạn d) Báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử quan, đơn vị với Sở Nông nghiệp PTNT theo yêu cầu CHƯƠNG IV CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Cơng tác kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử Văn phòng Sở thống kê số lượng hộp thư điện tử, tình hình ứng dụng thư điện tử hoạt động các phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc Sở theo yêu cầu Bộ Nông nghiệp PTNT, Ủy ban nhân dân tỉnh Sở Thông tin Truyền thông Các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc sử dụng thư điện tử cán công chức, viên chức đơn vị; thống kê số lượng hộp thư thông báo thay đổi thông tin hộp thư Sở Nông nghiệp PTNT (qua Văn phòng Sở) Điều Khen thưởng - Kỷ luật Các phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc Sở đưa việc sử dụng thư điện tử thành tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng hàng năm Các tập thể, cá nhân không thực tốt Quy chế này, tuỳ theo mức độ vi phạm, bị xem xét kỷ luật xử lý theo quy định pháp luật hành CHƯƠNG V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều Điều khoản thi hành Trưởng các phòng chuyên môn, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức triển khai thực Quy chế phạm vi đơn vị Trong quá trình thực có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các đơn vị gửi nội dung góp ý văn Văn phòng Sở để tổng hợp trình Lãnh đạo Sở xem xét định./ GIÁM ĐỐC Lê Tiến Thắng ... hộp thư điện tử đơn vị CHƯƠNG II TỔ CHỨC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Quy định loại văn bản, thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử Các loại văn bắt buộc gửi qua hệ thống thư điện tử. .. KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Công tác kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử Văn phòng Sở thống kê số lượng hộp thư điện tử, tình hình ứng dụng thư điện tử hoạt... hộp thư điện tử theo quy định Quy? ??t định số 12/2013/QĐ-UBND ngày 20 tháng năm 2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tuyên Quang quy chế