ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC -Số: 48/2009/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đồng Xoài, ngày 22 tháng 10 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC Căn Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND ngày 03/12/2004; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ việc ứng dụng Cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Quyết định số 48/2009/QĐ-TTg ngày 31/3/2009 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2009-2010; Căn Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng hệ thống Thư điện tử hoạt động quan nhà nước; Thực Công văn số 2125/BTTTT-ƯDCNTT ngày 09/7/2009 Bộ Thông tin Truyền việc tăng cường sử dụng Thưua3 quan nhà nước; Theo đề nghị Giám đốc Sở Thơng tin Truyền thơng Tờ trình số 59/TTr-STTTT ngày 06/10/2009, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế sử dụng hệ thống Thư điện tử ho t động c quan nhà nước tr n địa àn tỉnh B nh Phước Điều Các ơng ( à): Chánh Văn phịng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông, Thủ trưởng sở, ngành tỉnh Chủ tịch UBND huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký thay Quyết định số 113/2006/QĐ-UBND ngày 05/12/2006 UBND / TM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Trương Tấn Thiệu QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 48/2009/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2009 UBND tỉnh ) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Vai trị, mục đích hệ thống thư điện tử quan Hệ thống Thư điện tử (Email) c quan nhà nước tỉnh B nh Phước (sau gọi tắt c quan nhà nước) hệ thống nhằm phục vụ c quan, đ n vị nhà nước, cán ộ, công chức, vi n chức tỉnh B nh Phước việc gửi, nhận thông tin d ng thư tín qua m ng tin học, phục vụ cơng tác theo chức năng, nhiệm vụ phân công Điều Đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, trì hoạt động hệ thống thư điện tử Đ n vị chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, tr ho t động hệ thống Thư điện tử tỉnh Sở Thông tin Truyền thông Điều Phạm vi áp dụng Quy chế áp dụng tất c quan, đ n vị nhà nước, cán ộ, công chức, vi n chức tỉnh B nh Phước tham gia khai thác, sử dụng hệ thống Thư điện tử tỉnh B nh Phước Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Thành phần, quy mô hệ thống Thư điện tư Hệ thống Thư điện tử sử dụng ho t động c quan nhà nước tỉnh B nh Phước dịch vụ c ản Trung tâm tích hợp liệu tỉnh, sử dụng để gửi, nhận thông tin d ng Thư điện tử qua m ng tin học, phục vụ cho công vụ cơng việc có li n quan đến cơng vụ c quan nhà nước thuộc tỉnh B nh Phước Điều Định dạng chung địa hộp Thư điện tử cá nhân, tổ chức quan nhà nước Hệ thống Thư điện tử đặt t n tr n địa àn tỉnh B nh Phước có d ng @ inhphuoc gov vn>, chia thành hai lo i: a) Hộp Thư điện tử dành cho c quan nhà nước tỉnh B nh Phước: lo i hộp thư đặc iệt dành cho c quan nhà nước lập nhằm trao đổi công tác c quan, đ n vị, địa phư ng tổ chức, cá nhân với Hộp Thư điện tử dành cho c quan nhà nước huyện, thị xã đặt t n theo quy định: @ inhphuoc gov Ví dụ: Sở Thơng tin Truyền thơng có địa Thư điện tử là: sotttt@ inhphuoc gov ) Hộp Thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho cán ộ, công chức, vi n chức): tùy theo y u cầu công tác c quan, đ n vị địa phư ng, hộp Thư điện tử dành cho cá nhân đặt t n theo hai cách - - Ví dụ: Nguyễn Văn B nh thuộc Sở Tài Nguy n Môi trường đặt t n là: nguyenvanbinh.stnmt@binhphuoc.gov.vn Trong trường hợp t n hộp Thư điện tử cá nhân ị trùng,Sở Thông tin Truyền thông chịu trách nhiệm thay đổi tr n c sở đề nghị lãnh đ o c quan, đ n vị, địa phư ng nhằm đảm ảo tính dễ nhớ, dễ hiểu t n hộp Thư điện tử cá nhân Điều Quy định nơi lưu trữ, quản lý danh bạ Thư điện tử quan Danh Thư điện tử c quan lưu trữ t i Sở Thông tin Truyền thơng Danh Thư điện tử tỉnh đưa l n trang thông tin điện tử sở cổng thông tin điện tử tỉnh để t o thuận lợi cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tỉnh việc gửi, nhận thư điện tử Điều Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp Thư điện tử cho cán bộ, công chức quan Các c quan, đ n vị lập danh sách y u cầu khởi t o hộp thư đ n vị trực thuộc; cán ộ, công chức, vi n chức tuyển dụng, điều động, ổ nhiệm; y u cầu hủy ỏ, thay đổi hộp Thư điện tử đ n vị giải thể, cán ộ, công chức, vi n chức công tác chuyển công tác sang c quan, đ n vị, địa phư ng khác thuộc tỉnh B nh Phước, gửi Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, thiết lập, thay đổi hủy ỏ theo quy định Chương III SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Thời gian kiểm tra hệ thống Thư điện tử công việc Tất cán ộ, công chức c quan nhà nước phải thường xuy n kiểm tra hộp Thư điện tử đ n vị cá nhân làm việc, 02 lần ngày ( uổi sáng trước giờ, uổi chiều trước 15 giờ), để hồi đáp kịp thời thư điện tử tổ chức cá nhân khác, kịp thời nắm nội dung, xử lý công việc cách nhanh nhất, hiệu Ri ng hộp Thư điện tử c quan, văn thư kiểm tra 06 lần ngày: uổi sáng vào thời điểm: 7giờ, 9giờ, 11giờ; uổi chiều vào thời điểm: 13giờ30, 15giờ, 16giờ30 Điều Các loại văn bắt buộc khuyến khích trao đổi qua hệ thống Thư điện tử Các lo i văn ản gửi, nhận qua hệ thống Thư điện tử: thư mời, lịch công tác c quan, tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ họp, văn ản y, áo cáo chuy n đề, áo cáo tuần, tháng, quý, năm, thông áo, văn ản gửi đến c quan để iết, để áo cáo, văn ản dự thảo đề nghị góp ý Khuyến khích tận dụng hệ thống Thư điện tử để gửi, nhận lo i văn ản: công văn, áo cáo cấp, thông tin đ o, điều hành lãnh đ o văn ản khác (trừ văn ản mật n i triển khai hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ) Những văn ản chuyển qua hệ thống Thư điện tử phù hợp với quy định pháp luật giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tư ng đư ng với văn ản giấy giao dịch c quan nhà nước c quan gửi gửi th m văn ản giấy Điều 10 Quy định việc gửi văn điện tử kèm theo văn giấy để tăng tốc độ, hiệu xử lý thông tin công việc Khi phát hành văn ản giấy, trừ văn ản mật, việc gửi văn ản tới n i nhận theo cách thông thường, phải gửi văn ản điện tử (tư ng ứng nội dung văn ản giấy an hành thức) vào địa Thư điện tử c quan có t n phần “N i nhận” cung cấp địa để li n l c, nhận văn ản điện tử Những văn ản gửi ằng Thư điện tử th gửi theo cách thông thường tr n văn ản giấy phải ghi “đã gửi kèm theo văn ản điện tử” Điều 11 Quy định sử dụng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 Hệ thống Thư điện tử sử dụng ộ mã ký tự chữ Việt theo ti u chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể nội dung trao đổi hệ thống Thư điện tử Chương IV QUẢN LÝ, DUY TRÌ, XỬ LÝ NỘI DUNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều 12 Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông Quản lý hệ thống Thư điện tử a) Thiết lập, thay đổi hệ thống danh Thư điện tử tỉnh, thông tin danh Thư điện tử cá nhân lãnh đ o UBND cấp, lãnh đ o sở, an, ngành thuộc UBND tỉnh đoàn thể, địa phư ng; danh Thư điện tử c quan, an, ngành cấp tỉnh, c quan Trung ng đóng tr n địa àn tỉnh ) Thực nhiệm vụ quản lý hệ thống Thư điện tử ho t động thông suốt, li n tục; ảo đảm an tồn ảo mật thơng tin hệ thống Thư điện tử tỉnh B nh Phước theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập c quan, đ n vị, địa phư ng, cán ộ, công chức, vi n chức c) Nghi n cứu ước ứng dụng chữ ký điện tử chứng thực chữ ký điện tử vào việc gửi nhận văn ản tr n môi trường m ng thay cho văn ản giấy tờ thông thường Xây dựng thực kế ho ch ồi dưỡng, tập huấn cho cán ộ, công chức, vi n chức c quan, đ n vị địa phư ng tỉnh B nh Phước khai thác, sử dụng hệ thống Thư điện tử Kinh phí cho việc quản lý, xây dựng, tr nâng cấp hệ thống Thư điện tử tỉnh B nh Phước hàng năm Sở Thông tin Truyền thông lập dự tốn chung vào kinh phí nghiệp hàng năm Sở Thông tin Truyền thông Điều 13 Trách nhiệm quan, đơn vị liên quan việc quản lý, trì hoạt động hệ thống Thư điện tử Thông áo việc thay đổi thông tin li n quan đến hộp Thư điện tử cá nhân c quan, đ n vị gửi Sở Thông tin Truyền thông để kịp thời cập nhật vào danh Thư điện tử Tỉnh Sở Tài chính, Sở Kế ho ch Đầu tư, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin Truyền thơng việc phân ổ kinh phí đầu tư, nâng cấp, trang ị hệ thống thiết ị đào t o nhân lực đảm ảo cho hệ thống Thư điện tử tỉnh ho t động thơng suốt, có hiệu Sở Nội vụ cung cấp thông tin tổ chức, ộ máy c quan hành chính, đ n vị nghiệp cho Sở Thông tin Truyền thông để t o lập hộp Thư điện tử, cập nhật kịp thời vào danh Thư điện tử tỉnh Điều 14 Trách nhiệm cán bộ, công chức sử dụng hệ thống Thư điện tử công việc Không sử dụng hộp Thư điện tử cá nhân d ng khác để trao đổi công việc c quan, đ n vị, địa phư ng tr n môi trường m ng tin học Đổi mật an đầu Sở Thông tin Truyền thông cung cấp nhằm ảo mật thông tin Trường hợp qu n mật phải áo cho cán ộ chuy n trách công nghệ thông tin c quan, đ n vị, địa phư ng để thay đổi mật Bảo vệ mật sử dụng hộp Thư điện tử m nh; không cung cấp mật để lộ mật vào hệ thống Thư điện tử cho người khác; chịu trách nhiệm nội dung Thư điện tử m nh Không truy nhập vào hộp thư người khác không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp Thư điện tử m nh Không phát tán thư rác Thư điện tử có nội dung khơng phù hợp với mục đích phục vụ cơng tác thơng qua địa sử dụng m nh Trong trường hợp chuyển công tác sang c quan, đ n vị, địa phư ng khác thuộc tỉnh th phải áo cho cán ộ chuy n trách công nghệ thông tin đ n vị cũ iết để thay đổi hộp Thư điện tử cá nhân theo quy định Khi gặp cố hệ thống Thư điện tử phải áo cho cán ộ chuy n trách công nghệ thông tin c quan, đ n vị, địa phư ng áo Sở Thơng tin Truyền thơng (Phịng Cơng nghệ thông tin), điện tho i : 0651 3888202 để kịp thời khắc phục, sửa chữa Các quy định khác pháp luật Điều 15 Trách nhiệm cá nhân quản lý hộp Thư điện tử quan, đơn vị Hộp Thư điện tử c quan, đ n vị lãnh đ o c quan, đ n vị quản lý Lãnh đ o c quan, đ n vị ủy quyền cho người c quan, đ n vị sử dụng Hàng ngày, lãnh đ o c quan, đ n vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận qua hộp Thư điện tử c quan, đ n vị Trong ph m vi nội ộ c quan, đ n vị, lãnh đ o c quan, đ n vị quy định cụ thể việc sử dụng chấp hành thông tin truyền qua hộp Thư điện tử c quan, đ n vị xem phư ng tiện công ố mệnh lệnh hành c quan, đ n vị Khi thay đổi vị trí cơng tác, lãnh đ o c quan, đ n vị cũ có trách nhiệm àn giao hộp thư, mật toàn ộ nội dung liệu hộp Thư điện tử c quan, đ n vị cho lãnh đ o Điều 16 Yêu cầu quản lý thông tin hộp Thư điện tử Các thơng tin, văn ản phát hành thức c quan, đ n vị phải chủ trư ng Đảng, sách, pháp luật Nhà nước phải lãnh đ o c quan, lãnh đ o đ n vị duyệt trước gửi Mỗi đ n vị, cá nhân cần phải t o thư mục ri ng tr n máy tính làm việc m nh cách khoa học (theo lo i văn ản, theo tháng, năm, … ), để lưu tất lo i văn ản gửi, nhận phòng đường truyền Internet hệ thống Thư điện tử có cố đặc iệt t m kiếm l i lo i văn ản trước đây, giúp giải cơng việc nhanh chóng Khi so n thảo văn ản, phần n i nhận công văn đi, cần ghi cụ thể địa Email t i n i nhận (nếu gửi qua hộp Thư điện tử) để cán ộ phụ trách việc gửi công văn thuận tiện h n Điều 17 Qui trình xử lý cơng việc sử dụng hệ thống Thư điện tử Các bước thực nhận loại văn từ hộp Thư điện tử a) Đối với hộp Thư điện tử chung đơn vị Cán ộ phân công quản lý hộp Thư điện tử đ n vị kiểm tra nhận lo i văn ản gửi qua email (trừ thư rác quảng cáo) lưu vào máy tính làm việc m nh Chuyển nội dung file nhận (gửi, nhận file trực tiếp, gửi qua địa email thủ trưởng đ n vị, trường hợp thật cần thiết th in văn ản giấy) cho thủ trưởng đ n vị để phân công xử lý trực tiếp b) Đối với hộp Thư điện tử cá nhân CBCC-VC Trực tiếp xử lý lo i văn ản nhận hộp Thư điện tử cá nhân Các bước thực chuyển (gửi) loại văn qua hộp Thư điện tử a) Đối với hộp Thư điện tử chung đơn vị Cán ộ quản lý hộp Thư điện tử đ n vị có trách nhiệm gửi nội dung thông tin, lo i văn ản mang tính chất trao đổi cơng việc, góp ý dự thảo, … với tổ chức, cá nhân khác b) Đối với hộp Thư điện tử cá nhân CBCC-VC Gửi nội dung thông tin, lo i văn ản mang tính chất trao đổi cơng việc với tổ chức, cá nhân khác Tuyệt đối không sử dụng hộp Thư điện tử cá nhân để nhân danh c quan đ n vị gửi thông tin, văn ản mà chưa đồng ý ph duyệt lãnh đ o Chương V CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ KỶ LUẬT Điều 18 Quy định công tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng Thư điện tử Các c quan, đ n vị áo cáo thực Quy chế định kỳ tháng lần đột xuất theo hướng dẫn y u cầu Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, áo cáo UBND tỉnh Điều 19 Quy định khen thưởng xử lý kỷ luật Đối với cá nhân, tập thể thực tốt quy định Quy chế đề nghị khen thưởng Các c quan, đ n vị đưa việc ứng dụng hệ thống Thư điện tử công việc cán ộ, công chức thành ti u chí nh xét thi đua hàng năm Trường hợp cá nhân, tập thể vi ph m quy định Quy chế th quy định Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 20 Tổ chức thực ị xử lý kỷ luật theo Các sở, an, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy an nhân dân huyện, thị xã chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực Quy chế Sở Thông tin Truyền thơng có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức triển khai thực Điều 21 Trong tr nh tổ chức thực hiện, có vấn đề khó khăn, vướng mắc, đ n vị, địa phư ng phản ánh với Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, tr nh Ủy an nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, ổ sung Quy chế cho phù hợp / .. .QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC (Ban hành kèm theo Quy? ??t định số 48/2009/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2009 UBND tỉnh. .. Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Vai trò, mục đích hệ thống thư điện tử quan Hệ thống Thư điện tử (Email) c quan nhà nước tỉnh B nh Phước (sau gọi tắt c quan nhà nước) hệ thống nhằm phục vụ c quan, ... vị nhà nước, cán ộ, công chức, vi n chức tỉnh B nh Phước tham gia khai thác, sử dụng hệ thống Thư điện tử tỉnh B nh Phước Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Thành phần, quy mô hệ thống