QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH BẮC NINH

QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH BẮC NINH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐHSP NGHỆ THUẬT TW Số 2023/QĐ ĐHSPNTTW CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Hà nội, ngày 31th[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐHSP NGHỆ THUẬT TW CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 2023/QĐ-ĐHSPNTTW Hà nội, ngày 31tháng 12 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH V/v Ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử Trường ĐHSP Nghệ thuật TW HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐHSP NGHỆ THUẬT TW Căn quy định chức năng, quyền hạn Hiệu trưởng nêu “Điều lê trường đại học” ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg, ngày 10/12/2014 Thủ tướng Chính phủ; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006; Căn thị số 34/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhà nước; Theo đề nghị Giám đốc Trung tâm Công nghệ Thông tin, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế sử dụng thư điện tử hoạt động Trường ĐHSP Nghệ thuật TW Điều Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin có trách nhiệm tổ chức triển khai, thực Quy chế sử dụng thư điện tử hoạt động Trường ĐHSP Nghệ thuật TW Điều Giám đốc Trung tâm Công nghệ Thơng tin lãnh đạo đơn vị có liên quan Quyết định thi hành HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Các đơn vị; - Lưu TTCNTT, VT (Đã ký) Phạm Lê Hòa BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐHSP NGHỆ THUẬT TW Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /QĐ-ĐHSPNTTW Hà nội, ngày tháng năm 2014 QUY CHẾ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TRƯỜNG ĐHSP NGHỆ THUẬT TW (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHSPNTTW ngày / /2014 Trường Đại học Sư phạm Nghệ thuật Trung Ương) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Hệ thống thư điện tử Trường ĐHSP Nghệ thuật TW Hệ thống thư điện tử trường ĐHSP Nghệ thuật TW gọi tắt (Hệ thống thư điện tử Trường) thành phần quan trong hệ thống thông tin Trường ĐHSP Nghệ thuật TW, xây dựng tổ chức vận hành nhằm mục đích cung cấp phương tiện trao đổi thơng tin thức cán bộ, viên chức trường với tổ chức, cá nhân xã hội với cán viên chức chức khác dạng thư điện tử Ngoài ra, hoạt động hệ thống thư điện tử trường cịn có tác dụng: - Cung cấp cơng cụ giúp người sử dụng tổ chức quản lý lưu trữ tồn thơng tin, tài liệu trao đổi theo mục đích khác nhau; - Cung cấp hệ thống đặt lịch làm việc thông báo lịch làm việc cá nhân qua hệ thống SMS miễn phí đến số điện thoại đăng ký - Từng bước tăng cường nhận thức, trình độ kỹ khai thác ứng dụng cơng nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp đơn vị trường Điều Xây dựng, trì sử dụng Hệ thống thư điện tử trường - Trung tâm Công nghệ Thông tin đơn vị đầu mối trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, vận hành hệ thống thư điện tử trường - Tổ chức hoạt động hệ thống thư điện tử trường phải tuân thủ yêu cầu chức sử dụng, tính kỹ thuật an toàn bảo mật đáp ứng yêu cầu Luật Công công nghệ thông tin hướng dẫn Bộ Thông tin Truyền thông - Các đơn vị, cá nhân cấp hộp thư Hệ thống thư điện tử trường gồm: + Các đơn vị tổ chức trường + Cá nhân: Lãnh đạo, cán giảng viên đơn vị trường Các đơn vị, cá nhân phải sử dụng hịm thư điện tử cấp vào cơng việc trường theo quy định quy chế Thông tin riêng hợp pháp quan, cá nhân trao đổi, chuyền đưa lưu trữ hệ thống thư điện tử trường đảm bảo bí mật theo quy định pháp luật Ngoài để trao đổi thông tin, báo cáo Bộ, ngành Trung ương đơn vị sử dụng hòm thư trường (nếu cấp) Các viên chức chưa cấp hộp thư điện tử phép sử dụng hộp thư miễn phí khác Yahoo Mail, Google Mail….để giao dịch công việc phải tuân theo quy định Chương III quy định CHƯƠNG II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TRƯỜNG Điều Định dạng địa hộp thư điện tử Địa hộp thư điện tử đơn vị, cá nhân thuộc hệ thống thư điện tử trường có định dạng chung là: @ Các hộp thư cấp Hệ thống thư điện tử trường có tên miền là: “spnttw.edu.vn” Đối với đơn vị phòng ban, phần định dạng tên viết tắt khơng trùng VD: phịng Tổ chức – cán bộ: phongtccb@spnttw.edu.vn Đối với cá nhân phần định dạng là: + + (Trong , viết tắt) Ví dụ : Ơng Nguyễn Văn Ánh có “nguyenvananh” tên hòm thư nguyenvananh@spnttw.edu.vn Trường hợp nhiều người có họ, tên lót, tên trùng - Ưu tiên theo cấp bậc, chức vụ lãnh đạo theo thứ tự thời điểm đăng ký Người ưu tiên cao sử dụng nguyên định dạng theo khoản điều - Các cá nhân khác phải có thêm phần mở rộng sau + . Phần mở rộng trung tâm công nghệ thông tin đặt cho phù hợp với cá nhân Điều : Lưu trữ quản lý danh bạ thư điện tử Địa thư điện tử đơn vị, cá nhân quản lý trung tâm Công nghệ Thông tin Trung tâm trực tiếp quản lý danh bạ hệ thống thư điện tử trường chịu trách nhiệm công bố cập nhật danh bạ thư điện tử đơn vị, cá nhân trường Điều 5: Quy trình cấp mới, thay đổi huỷ bỏ hộp thư điện tử Bước 1: Gửi yêu cầu - Khi cần cấp hộp thư điện tử cho đơn vị cho cán viên chức tuyển (thuộc diện cấp thư điện tử) Lãnh đạo đơn vị lập yêu cầu cấp hộp thư điện tử - Khi có thay đổi tổ chức (sát nhập, giải thể) có cán viên chức nghỉ việc hưu, chuyển công tác sang tổ chức khác Phòng Tổ chức Cán lập yêu cầu thay đổi hay huỷ bỏ hộp thư Các thông tin gửi đến Trung tâm Công nghệ Thơng tin thơng qua hộp thư điện tử thức văn yêu cầu (khi cấp hộp thư) Bước 2: Thực yêu cầu Trung tâm nhận yêu cầu thực theo quy định Quy chế Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu cầu ban đầu Trung tâm trực tiếp trao đổi với người yêu cầu Bước 3: Cập nhật, phản hồi thông tin Sau giải yêu cầu, trung tâm gửi thông báo kết thực (nếu không thực nêu rõ lý do) đến đơn vị, cá nhân yêu cầu Chương III SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG VIỆC Điều Thời gian bắt buộc ứng dụng hộp thư điện tử công viêc Hệ thống thư điện tử trường cấp cho đơn vị, cá nhân trường ban hành, đơn vị cá nhân phải sử dụng hộp thư để gửi, nhận loại văn Điều quy chế Điều Các loại văn trao đổi qua Hệ thống thư điện tử Ngoại trừ văn mật loại văn sau bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử quan, đơn vị cán viên chức trường - Lịch làm việc (khi gửi thay thư mời) - Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ họp - Những văn gửi đến đơn vị để biết để báo cáo Các loại văn khuyến khích trao đổi qua thư điện tử quan, đơn vị cán bộ, viên chức trường - Thư mời; - Công văn; - Báo cáo; - Những thông tin đạo, điều hành lãnh đạo (đối với thơng tin chưa có trang tin điện tử thông tin cần gửi riêng đến người nhận ) Điều Những loại thông tin trao đổi qua hộp thư điện tử quan Đối với đơn vị trường: thông tin phục vụ công việc trao đổi qua hộp thư điện tử quan Các đơn vị, cá nhân không sử dụng hộp thư để trao đổi thông tin quảng cáo, thông tin riêng cá nhân thơng tin khơng thức khác Các thông báo, giấy mời gửi qua thư điện tử quan có hiệu lực văn giấy Điều Quy định kiểm tra trả lời thư điện tử Mỗi đơn vị, cá nhân phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu lần ngày làm việc Buổi sáng từ đến giờ, buổi chiều từ 14 đến 15 Nếu để tình trạng thiếu thơng tin khơng sử dụng thư điện tử lãnh đạo đơn vị phải chịu trách nhiệm Khi nhận thư điện tử người nhận phải trả lời đến địa thư điện tử người gửi với nội dung “đã nhận thư bao gồm văn đính kèm (nếu có)” Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng yêu cầu quy định theo pháp luật người nhận phải thêm thơng tin “thời điểm giải quyết, trả lời thức” CHƯƠNG IV QUẢN LÝ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRƯỜNG Điều 12 Trách nhiệm Trung tâm Công nghệ Thông tin Trung tâm Công nghệ Thông tin giúp Hiệu trưởng thực công tác quản lý hoạt động hệ thống thư điện tử trường bao gồm công việc - Tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành Quy chế, định hướng xây dựng hệ thống thư điện tử trường - Nâng cấp, xây dựng Hệ thống thư điện tử trường - Xây dựng triển khai kế hoạch tập huấn kỹ khai thác thư điện tử cho cán trường - Kiểm tra đánh giá hoạt động hệ thống thư điện tử trường - Quản lý, cập nhật danh bạ thư điện tử - Quản lý hộp thư điện tử quan, cá nhân (tạo mới, thay đổi, huỷ bỏ) - Thông báo công khai tiến hành khắc phục cố sau Hệ thống thư điện tử trường bị lỗi phải ngừng hoạt động Nội dung thông báo phải nêu rõ thời gian phục hồi hệ thống Điều 13 Trách nhiệm chung quan, nhân sử dụng thư điện tử Các đơn vị có trách nhiệm - Tuyên truyền đảm bảo nâng cao nhận thức cán việc sử dụng thư điện tử công việc - Tổ chức đăng ký, quản lý sử dụng hộp thư điện tử đơn vị hộp thư điện tử cán viên chức; Cán bộ, viên chức đơn vị trường phải tuân thủ quy định sử dụng thư điện tử Chương III Quy chế Ngồi cán cơng chức phải thực nội dung sau: - Tự quản lý mật hộp thư cá nhân, không cung cấp mật cho người khác, bị lộ bị quên mật phải yêu cầu thay đổi mật theo điều Quy chế - Tự quản lý, lưu lưu trữ nội dung thư điện tử đảm bảo an tồn bảo mật - Khơng truy cập trái phép hộp thư người khác - Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộp thư điện tử cấp; - Tuân thủ yêu cầu bảo mật, an tồn an ninh thơng tin q trình sử dụng Hệ thống thư điện tử trường, khơng có hành vi làm ảnh hưởng đến hệ thống phát tán tin rác, virut… Điều 14 Trách nhiệm cá nhân quản lý hộp thư điện tử Đối với Hệ thống thư điện tử trường Cá nhân phân công quản lý vận hành hệ thống thư điện tử trường có trách nhiệm - Quản lý hộp thư điện tử (Cấp mới, thay đổi, huỷ bỏ) đơn vị, cá nhân phù hợp điều chương II quy chế - Bảo vệ mật hộp thư, bí mật nội dung hộp thư đảm bảo an toàn an ninh hệ thống thư điện tử trường - Thường xuyên kiểm tra hoạt động hệ thống thư điện tử trường đảm bảo hệ thống mức độ sẵn sàng cao Báo cáo cấp trường hợp sử dụng hộp thư khơng mục đích, phát tán thư giác đề xuất biện pháp hợp lý - Cung cấp tình hình hoạt động hệ thống thư điện tử trường có yêu cầu quan có thẩm quyền Đối với hộp thư điện tử quan, đơn vị: Bộ phận văn thư quan, đơn vị chịu trách nhiệm việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử quan, đơn vị bao gồm - Kiểm tra nhận thư hộp thư điện tử quan theo định kỳ cần thiết; luân chuyển thư nhận theo quy trình xử lý thư điện tử quan - Gửi văn điện tử theo quy định Chương III Quy chế Quy định quan - Tổ chức lưu, lưu trữ lại nội dung gửi nhận (kể tệp tin đính kèm) vào nơi lưu trữ liệu tích hợp vào mạng nội quan, xố bỏ thư giác đề phịng hệ thống tải cố khác tạo điều kiện khác để tra cứu thư điện tử cần thiết - Bảo vệ mật hộp thư, đảm bảo an ninh hộp thư điện tử - Thống kê, báo cáo tình hình sử dụng hộp thư điện tử quan, đơn vị có yêu cầu cấp Quy trình xử lý thư điện tử đến hộp thư điện tử quan Bước 1.Kiểm tra hộp thư tiếp nhận thư điện tử Theo thời điểm quy định ngày theo yêu cầu đột xuất cấp Nhân viên văn thư dùng phần mềm thư điện tử máy trạm để kiểm tra hộp thư điện tử, tiếp nhận thư điện tử đến Quá trình đăng nhập, mở hộp thư điện tử phải áp dụng phương pháp bảo mật thích hợp: Tập tin liệu mã hoá cần nhập tên mật để truy nhập Bước Kiểm tra để phân loại thư điện tử Nhân viên văn thư kiểm tra, phân loại sơ thư điện tử dựa vào tiêu chí kết hợp - Địa người gửi: phải thể định dạng địa quan nhà nước cán công chức Nếu thư quan, tổ chức, cá nhân xã hội cần liên hệ, nộp đơn khiếu nại, cần có thông tin người gửi để xác định trường hợp phải xem xét nội dung thư - Tiêu đề nội dung thư phải rõ ràng, nêu cơng việc người gửi cần thiết, đáng liên quan trực tiếp đến quan Nội dung thư khơng chứa đường link (Hyperlink) đính kèm (attack) tệp tin thực thi (dạng com, exe, bat ) Nhân viên văn thư tuyệt đối không kích vào đường link liên kết tập tin đính kèm có Sau kiểm tra sơ bộ: Nếu thư điện tử không hợp lệ (thư quảng cáo, thư giác, loại thư không thuộc công việc khác) đánh dấu Junk Mail hoăc(Spam mail) để phần mềm thư điện tử nhận biết loại bỏ không tiếp nhận lần sau Nếu thư điện tử hợp lệ: Nhân viên văn thư trích xuất tệp tin đính kèm vào thư mục định sẵn xem văn cần xử lý Nếu trường hợp khơng có tập tin đính kèm chép lại nội dung thư lưu thành văn điện tử Bước Xử lý sơ văn điện tử Trước chuyển văn vào hệ thống xử lý văn nội bộ, nhân viên văn thư thực công việc sau: - Sử dụng công cụ để giải nén, giải mã (nếu văn mã hoá), quét virut văn điện tử - Kiểm tra định dạng văn bản, hợp lệ dùng phần mềm tương ứng để mở văn - Chuyển văn đến đơn vị xử lý Bước Thoát khỏi thư điện tử CHƯƠNG V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15: Điều khoản thi hành Giao Trung tâm Công nghệ Thông tin phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức hướng dẫn, tổ chức thực Quy chế Lãnh đạo đơn có trách nhiệm tổ chức triển khai thực Quy chế phạm vi tổ chức Trong q trình thực có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung tổ chức, cá nhân gửi nội dung góp ý Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin để tổng hợp trình Hiệu trưởng định./ HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Các đơn vị; - Lưu TTCNTT,VT (Đã ký) Phạm Lê Hòa ... việc sử dụng thư điện tử công việc - Tổ chức đăng ký, quản lý sử dụng hộp thư điện tử đơn vị hộp thư điện tử cán viên chức; Cán bộ, viên chức đơn vị trường phải tuân thủ quy định sử dụng thư điện. .. chương II quy chế - Bảo vệ mật hộp thư, bí mật nội dung hộp thư đảm bảo an toàn an ninh hệ thống thư điện tử trường - Thư? ??ng xuyên kiểm tra hoạt động hệ thống thư điện tử trường đảm bảo hệ thống. .. Chương III quy định CHƯƠNG II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TRƯỜNG Điều Định dạng địa hộp thư điện tử Địa hộp thư điện tử đơn vị, cá nhân thuộc hệ thống thư điện tử trường có định dạng chung là: