PHỊNG GD & ĐT LONG PHÚ CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS DÂN TỘC NỘI TRÚ HUYỆN LONG PHÚ Độc lập – Tự – Hạnh Phúc Số: 147/QĐ-THCSDTNTLP Long Phú, ngày 14 tháng năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế sử dụng hợp thư điện tử HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS DTNT HUYỆN LONG PHÚ Căn Thông tư 53/2012/TT-BGDĐT ngày 20/12/2012 việc sử dụng thư điện tử công tác hành điều hành Bộ Giáo dục Đào tạo; Căn Điều lệ trường THCS, trường THPT trường phổ thơng có nhiều cấp học ban hành kèm theo Thông tư 12/2011/TT-BGDĐT, Ngày 28 tháng năm 2011 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; Căn hướng dẫn thực nhiệm vụ giáo dục trung học năm học 2020-2021 Sở Giáo dục & Đào tạo Tỉnh Sóc Trăng Phịng GD & ĐT huyện Long Phú; Căn Quy chế tổ chức hoạt động trường THCS DTNT huyện Long Phú, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành Quy chế sử dụng hộp thư điện tử trường THCS DTNT huyện Long Phú Điều Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ năm học 2020-2021 Quy chế bổ sung sửa đổi có vấn đề nảy sinh khơng cịn phù hợp Điều Các ơng (bà) Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, tổ trưởng chun mơn, phụ trách phận công tác cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như điều 3; - Website nhà trường; - Lưu VT Thạch Hoàng Tha QUY CHẾ SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ (Ban hành kèm Quyết định số: 147/QĐ-THCSDTNTLP, ngày 14 tháng năm 2020 Hiệu trưởng trường THCS DTNT huyện Long Phú) Chương I NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG Điều Hệ thống thư điện tử hệ thống chuyển nhận văn qua mạng máy tính, đặc biệt hệ thống mạng internet Việc sử dụng hệ thống thư điện tử nhằm hỗ trợ cán bộ, giáo viên, nhân viên làm việc Trường THCS DTNT huyện Long Phú việc gửi, nhận thông tin CB,GV,NV nhà trường dạng thư tín qua mạng máy tính nội đơn vị mạng internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo nhiệm vụ phân công Sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động Trường THCS DTNT huyện Long Phú nhằm nâng cao hiệu hoạt động, suất lao động, thực hành tiết kiệm, giảm văn giấy tờ hành chính, thực tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP Chính phủ vê việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước; Điều Khuyến khích sử dụng hệ thống thư theo tên miền Sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Sóc Trăng (…@soctrang.edu.vn) để gửi, nhận thông tin phục vụ công tác chuyên môn Các cá nhân nhà trường phải thông báo hộp thư điện tử để thuận tiện trao đổi thông tin Điều Quy chế áp dụng cho tất CB,GV,NV trường THCS DTNT huyện Long Phú khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn Chương II TỔ CHỨC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Để triển khai sử dụng có hiệu hộp thư cơng vụ hoạt động quan Nhà nước, trường THCS DTNT huyện Long Phú quy định cụ thể sau: 1.Đối với hộp thư công vụ nhà trường: - Văn thư có trách nhiệm quản lý hộp thư cơng vụ trường THCS DTNT huyện Long Phú (địa chỉ: thcsdtnt.lp@soctrang.edu.vn) hộp thư để giải công việc hành Trường, khơng sử dụng vào mục đích khác - Tổ trưởng Tổ Văn phịng theo dõi, kiểm tra, thực việc gửi loại văn phát hành Trường tổ chức cá nhân khác; nhận văn từ tổ chức cá nhân khác gửi Trường; kịp thời thông tin báo cáo, gửi nội dung nhận đến Lãnh đạo trường để nắm bắt đạo giải công việc 2.Đối với hộp thư điện tử CB,GV,NV: - Mỗi CB,GV,NV cấp hộp thư công vụ riêng để gửi, nhận thông tin loại văn q trình cơng tác - Mỗi CB,GV,NV tự quản lý nội dung hộp thư công vụ giải cơng việc cụ thể phân công hộp thư công vụ - Quản lý lưu trữ thư điện tử cá nhân - Chịu trách nhiệm nội dung thơng tin gửi cho đồng nghiệp lãnh đạo trường cá nhân tổ chức khác - Không truy nhập vào hộp thư người khác không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử - Khơng cung cấp mật khẩu, để lộ mật đăng nhập vào hệ thống hộp thư người khác - Không phát tán thư rác thư điện tử khơng mục đích hệ thống thư tín điện tử trường thơng qua địa sử dụng Điêu Tất CB,GV,NV trường THCS DTNT huyện Long Phú phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử cá nhân làm việc, lần ngày (lúc đầu sáng, cuối buổi sáng, cuối buổi chiều ngày làm việc), để hồi đáp kịp thời thư điện tử tổ chức cá nhân khác, kịp thời nắm bắt nội dung, xử lý công việc cách nhanh nhất, hiệu Riêng hộp thư điện tử quan, cán làm công tác văn thư phải kiểm tra lần ngay: (đầu buổi sáng, cuối buổi sáng, đầu buổi chiều cuối buổi chiều ngày làm việc tuần) Chương III TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, XỬ LÝ NỘI DUNG THÔNG TIN TRONG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ Điều Yêu cầu quản lý thông tin hộp thư điện tử - Các thơng tin, văn phát hành thức Trường phải chủ trương sách Nhà nước, phải Lãnh đạo đơn vị duyệt trước gửi - Mỗi cá nhân cần phải tạo thư mục riêng máy tính làm việc cách khoa học (theo loại văn bản, theo tháng, năm ), để lưu tất loại văn gửi, nhận Phòng đường truyền Internet hệ thống thư điện tử có cố đặc biệt tìm kiếm lại loại văn trước giúp giải cơng việc nhanh chóng - Khi soạn thảo văn bản, phần nơi nhận văn cần ghi cụ thể người nhận quan, tổ chức nhận - Sử dụng mã tiếng việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để thể nội dung trao đổi hộp thư điện tử Điều Qui trình xử lý cơng việc sử dụng hệ thống thư điện tử Các bước thực nhận loại văn từ hộp thư điện tử công vụ chung Trường Bước 1: Văn thư có trách nhiệm kiểm tra hộp thư, lưu tất loại văn nhận (trừ thư rác quảng cáo) vào máy tính làm việc Lưu tên tập tin theo số công văn đến Bước 2: Chuyển công văn cho Hiệu trưởng Bước 3: Hiệu trưởng duyệt nội dung văn phân công nhiệm vụ cho Phó hiệu trưởng, Tổ trưởng, cá nhân văn thư có trách nhiệm chuyển văn Hiệu trưởng phê duyệt đến Phó hiệu trưởng, Tổ trưởng, cá nhân phân công Bước 4: Các thành viên xử lý công văn Các bước thực chuyển (gửi) loại văn qua hộp thư công vụ: 2.1.Đối với hộp thư điện tử chung Trường: Bước 1: Cán phụ trách việc phát hành (gửi) loại văn đi, scan loại văn Lãnh đạo ký duyệt đóng dấu (lưu dạng file pdf dạng file khác đổi với văn dự thảo khơng có chữ kỷ Lãnh đạo) để gửi thư điện tử theo nơi gửi thể công văn Bươc 2: Chuyển loại văn theo địa nơi nhận cụ thể theo quy định hộp thư công vụ Trường 2.2.Đối với hộp thư điện tử nhân CB,GV,NV - Gửi nội dung thông tin, loại văn mang tính chất trao đổi cơng việc với tổ chức, cá nhân khác Tuyệt đối không sử dụng hộp thư cá nhân để nhân danh Trường gửi thông tin, văn mà chưa đồng ý phê duyệt Lãnh đạo Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều Trưởng tổ, phận CB,GV,NV Trường THCS DTNT Long Phú có trách nhiệm tổ chức thực Quy chế Lãnh đạo trường có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đơn đốc việc thực Trong trình thực có vấn đề vướng mắc, phát sinh yêu cầu cá nhân phản ánh Lãnh đạo trường để kịp thời bổ sung hoàn thiện ... khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử - Khơng cung cấp mật khẩu, để lộ mật đăng nhập vào hệ thống hộp thư người khác - Không phát tán thư rác thư điện tử khơng mục đích hệ thống thư tín điện tử. .. trường phải thông báo hộp thư điện tử để thuận tiện trao đổi thông tin Điều Quy chế áp dụng cho tất CB,GV,NV trường THCS DTNT huyện Long Phú khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ công tác... - Sử dụng mã tiếng việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để thể nội dung trao đổi hộp thư điện tử Điều Qui trình xử lý cơng việc sử dụng hệ thống thư điện tử Các bước thực nhận loại văn từ hộp thư