QUI ĐỊNH SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ (EMAIL) Mã số: Ngày ban hành: Sửa đổi lần: Ngày: I Thông tin chung Mỗi nhân viên cấp hộp thư điện tử theo qui tắc sau: - Không trùng họ tên: @namduongcorp.com.vn Ví dụ: Nhân viên có tên Trần Diễm Tiên có hộp thư điện tử tien.td@namduongcorp.com.vn - Trùng họ tên: Ví dụ: Nhân viên có tên Trần Diễm Tiên – Phịng Nhân có hộp thư điện tử tientd.ns@namduongcorp.com.vn Thông tin máy chủ thư điện tử (Mail Server): - Địa máy chủ (POP3) POP3 Server: mail.namduongcorp.com.vn – Port: 110 - Địa máy chủ (SMTP) SMTP Server: mail.namduongcorp.com.vn – Port: 25 - Địa WebMail: http://mail.namduongcorp.com.vn II Qui định sử dụng hộp thư điện tử Công ty cấp hộp thư điện tử cho nhân viên nhằm mục đích hỗ trợ cho việc quản lý trao đổi thông tin nhân viên Nhân viên phải chịu trách nhiệm trước Phát luật Công ty nội dung thư gởi từ hộp thư Khi liên hệ trao đổi công việc với cấp quản lý, cấp nhân viên công ty tổ chức, cá nhân bên nhân viên phải sử dụng hộp thư điện tử công ty cấp Nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử cho mục đích: - Phát tán thơng tin mang tính chất đồi trụy - Phát tán virus phần mềm phá hoại - Tấn công máy chủ thư điện tử công ty nơi khác - Giả mạo tìm cách giả mạo thư điện tử danh nghĩa người khác - Phát tán tin đồn sai thật - Quấy rối người khác - Phát tán thông tin quảng cáo III Qui định bảo quản hộp thư điện tử Hộp thư điện tử xem tài sản riêng nhân viên, nhân viên phải có trách nhiệm bảo vệ hộp thư điện tử tuân thủ qui định sử dụng hộp thư điện tử điều II Không đưa mật hộp thư điện tử cho người khác sử dụng Để tăng cường tính bảo mật, nhân viên nên thường xuyên thay đổi mật hộp thư điện tử Khi phát mật hộp thư bị thay đổi (khơng đăng nhập được) nhân viên phải liên hệ với Bộ phận IT để phục hồi lại Điều IV Qui định dung lượng hộp thư điện tử Dung lượng hộp thư điện tử nhân viên qui định sau: - Ban Tổng giám đốc: Không giới hạn - Các tài khoản giao dịch điện tử công ty: Không giới hạn - Cấp trưởng phịng, phận: Khơng giới hạn - Cấp nhân viên: 1Gb Hệ thống máy chủ thư điện tử cảnh báo sử dụng hết 90% dung lượng cấp Khi hộp thư bị đầy, gởi nhận thư nữa, phải xoá bớt thư sử dụng Điều V Qui định gửi/nhận email Phương thức gởi/nhận email (MS Outlook Webmail http://mail.namduongcorp.com.vn ) - Sử dụng chương trình MS Outlook (phần mềm truy cập hộp thư) để gửi (SMTP) nhận (POP3) email nhân viên làm việc văn phòng - Sử dụng Webmail ( http://mail.namduongcorp.com.vn ) để gửi nhận Email nhân viên công ty cơng tác bên ngồi Quy định nhận Email - Tất nhân viên nhận Email cấp quản lý gửi đích danh phải trả lời email - Trong trường hợp chưa có giải pháp cụ thể cần xác nhận cho người gửi biết nhận Email hẹn thời gian trả lời cụ thể vấn đề - Tất nhân viên phải có trách nhiệm kiểm tra Email thường xuyên để cập nhật thông tin, thông báo công ty Quy định gửi Email - Khi gửi, nội dung Email cần rõ ràng rành mạch tránh dùng từ ngữ mơ hồ, khó hiểu, phải thể xác nội dung cần chuyển tải (gõ có dấu cần thiết) - Tất nhân viên không gửi tài liệu thơng tin nội ngồi chưa có đồng ý cấp quản lý - Kích thước tối đa tập tin đính kèm vào thư nội giới hạn 50MB (Đối với gmail