Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán một số nghiệp vụ thanh toán tại văn phòng tổng công ty giấy việt nam

KHÁI QUÁT VỀ TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam

Tổng Công ty Giấy Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Công nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Công nghiệp, các Bộ, cơ quan trực thuộc Chính Phủ, UBND tỉnh và thành phố trực thuộc Trung Ương Tổng Công ty Giấy là doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu để giao dịch theo quy định của Nhà nước.

Tiền thân của Tông Công ty Giấy Việt Nam (Sau đây gọi tắt là Tổng Công ty) là Liên hiệp các Xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm Năm 1976 Công ty Giấy

Gỗ Diễm phía Bắc và Công ty Giấy Gỗ Diêm phía Nam được thành lập Hai Công ty thực hiện chức năng quản lý sản xuất với các Xí nghiệp quốc doanh Giấy Gỗ Diêm.

Năm 1978 – 1984: Liên hiệp xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm toàn quốc được thành lập trên cơ sở hợp nhất hai Công ty Giấy Gỗ Diêm phía Bắc và phía Nam theo nghị định 302/CP ngày 01/12/1978 của Hội đồng Chính phủ Liên hiệp vừa là cơ quan cân đối, phân giao kế hoạch sản xuất kinh doanh vừa là cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp của các đơn vị thành viên.

Năm 1984 – 1990: Trong hoàn cảnh địa lý nước ta, điều kiện thông tin trao đổi giữa các khu vực trong cả nước còn gặp khó khăn, để thuận lợi trong quản lý và điều hành sản xuất, năm 1984 Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm toàn quốc được tách ra thành hai Liên hiệp khu vực Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm số 1 (phía Bắc) và Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm số 2 (phía Nam).

Mặc dù đến năm 1987 có quyết định 217/HĐBT, nhưng thực tế hai Liên hiệp khu vực vẫn hoạt động như Liên hiệp xí nghiệp Giấy Gỗ Diêm toàn quốc vì thời gian này vẫn còn cơ chế bao cấp Các đơn vị thành viên vẫn phụ thuộc toàn diện vào hai Liên hiệp.

Năm 1990 – 1993, nhờ sự ra đời của quyết định 217/HĐBT từ năm 1987 nhằm xoá bỏ cơ chế quản lý bao cấp, tháo gỡ khó khăn cho các Xí nghiệp công nghiệp quốc doanh Sự đổi mới cơ chế quản lý tạo cho Xí nghiệp có quyền tự chủ về tài chính và sản xuất kinh doanh Vai trò tác dụng của Liên hiệp từ đó bị lu mờ dần. Để phù hợp với cơ chế quản lý mới, ngày 13/08/1990 Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm toàn quốc được thành lập theo quyết định 368/CNg – TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ trên cơ sở hợp nhất hai Liên hiệp Giấy Gỗ Diêm số 1 và số 2 Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm toàn quốc hoạt động theo điều lệ Liên hiệp Xí nghiệp quốc doanh ban hành tại nghị định 27/HĐBT ngày 22/03/1989.

Từ tháng 03 năm 1993 đến tháng 04 năm 1995, để mở rộng chức năng kinh doanh dịch vụ thương mại của tổ chức Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm trong nền kinh tế thời mở cửa Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu Giấy Gỗ Diêm được chuyển đổi tổ chức và hoạt động thành TCT Giấy Gỗ Diêm Việt Nam theo quyết định số 204/CNg – TCLĐ ngày 22/03/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ TCT Giấy Gỗ Diêm Việt Nam là tổ chức sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu, thương mại và hoạt động dịch vụ chuyên ngành Giấy Gỗ Diêm. Đến năm 1995, ngành Giấy đề nghị Nhà nước cho tách riêng vì ngành

Gỗ Diêm là một ngành kinh tế – kỹ thuật không gắn liền với ngành Giấy.TCT Giấy Việt Nam được thành lập theo quyết định số 256/TTg ngày29/4/1995 của Thủ tướng Chính phủ và Nghị định số 52/CP ngày 2/8/1995 của Chính phủ ban hành điều lệ về tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty Giấy Việt Nam.

Theo quyết định số 29/2005/QĐ-TTg của Thủ Tướng Chính Phủ ngày

01 tháng 02 năm 2005 và quyết định số 09/2005/QĐ-BCN của Bộ Trưởng

Bộ Công Nghiệp ngày 04 tháng 03 năm 2005, Tổng công ty Giấy Việt Nam chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ -công ty con

Công ty mẹ có tên gọi là Tổng công ty Giấy Việt Nam.Tổng Công ty có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong tổng số vốn do Tổng Công ty quản lý, có con dấu, có tài sản riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng trong nước và ngoài nước theo quy định của Nhà nước, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công ty.

Tên giao dịch quốc tế là:

VIETNAM PAPER CORPORATION, viết tắt là VINAPACO

Trụ sở chính đặt tại 25A Lý Thường Kiệt – quận Hoàn Kiếm – Hà Nội.

Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam

1.2.1 Ngành nghề kinh doanh chính của công ty mẹ

Sản xuất, kinh doanh các loại giấy, xenluylo, các sản phẩm từ giấy, nguyên liệu giấy, dăm mảnh, văn phòng phẩm, hóa chất,vật tư, thiết bị, phụ tùng phục vụ ngành giấy;

Khai thác, chế biến, kinh doanh các loại nông, lâm sản, gỗ và các sản phẩm chế biến từ gỗ (gỗ dán, ván ép, bút chì, đũa, đồ mộc).

Sản xuất, kinh doanh ngành in, các sản phẩm văn hóa phẩm, xuất bản phẩm, các sản phẩm may mặc, da giầy, các mặt hàng từ chất dẻo.

Thiết kế, thi công, xây lắp phục vụ lâm nghiệp, khai hoang, trồng rừng, khai thác rừng, khoanh nuôi làm giàu rừng, thủy lợi nhỏ, xây dựng dân dụng và công nghiệp; quản lý, bảo vệ, xây dựng và phát triển vốn rừng.

Xuất nhập khẩu sản phẩm giấy, xenluylo, lâm sản, thiết bị, vật tư, hóa chất và các loại hàng hóa khác phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của công ty.

Nghiên cứu khoa học và công nghệ, thực hiện các dịch vụ thông tin, đào tạo, tư vấn đầu tư, thiết kế công nghệ, ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới trong các lĩnh vực: Nguyên liệu, phụ liệu, thiết bị phụ tùng, các sản phẩm giấy, xenluylo, nông, lâm nghiệp; sản xuất thử nghiệm và sản xuất lô nhỏ các mặt hàng từ kết quả nghiên cứu; nghiên cứu cây nguyên liệu và các vấn đề lâm sinh xã hội và môi trường có liên quan đến nghề rừng. Đào tạo công nhân kỹ thuật công nghệ và cơ điện phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành công nghiệp giấy; bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ kỹ thuật và quản lý điều hành của các doanh nghiệp sản xuất giấy và tổ chức bồi dưỡng, kiểm tra nâng bậc cho công nhân; hợp tác liên kết với các cơ sở đào tạo, nghiên cứu và sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước để đa dạng hóa các loại hình đào tạo, tổ chức lao động sản xuất, dịch vụ gắn với đào tạo. Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật.

Thị trường trong nước : Sản phẩm của ngành công nghiệp giấy cũng như sản phẩm của nhiều ngành khác phải đối mặt với nhiều khó khăn tiềm tàng của thị trường nội địa của một nước chưa phát triển, quỹ tiêu dùng rất hạn hẹp Mức tiêu thụ giấy của Việt Nam tính theo bình quân đầu người chỉ khoảng 5 kg và được xếp vào hàng ngũ các nước chưa phát triển của thế giới.Bình quân tiêu dùng giấy của thế giới là 54,9 kg, châu Phi 5,4 kg, châu Âu

91,4 kg, châu Úc 145,1 kg, châu Á 26,7kg, Bắc Mỹ 320,1 kg, Mỹ Latinh 31,4 kg.

Thị trường giấy của nước ta còn nhỏ và nhạy cảm với sự biến động của thị trường khu vực và thế giới.

Trong suốt thời gian dài từ đầu năm 1994 trở về trước, sản xuất trong nước của ngành Công nghiệp giấy còn bị lâm vào tình trạng khó khăn gay gắt về thị trường Giấy nước ngoài thâm nhập nội địa bằng nhiều hình thức và qua nhiều con đường khác nhau, đặc biệt là thông qua biên giới Việt – Trung. Trong khi đó sản xuất trong nước năng suất thấp, giá đầu vào tăng mạnh, giá thành cao, không có khả năng cạnh tranh với giấy ngoại nhập Do đó, ở thời kì khó khăn này, một số đơn vị đã tạm thời đóng cửa ngừng sản xuất hoặc sản xuất cầm chừng Sản phẩm giấy sản xuất ra bế tắc về thị trường tiêu thụ.

Từ năm 1994 trở lại đây, thị trường giấy chuyển đổi theo hướng tích cực. Sản phẩm giấy trong nước chiếm lĩnh được thị trường thúc đẩy sản xuất phát triển.

Thị trường nước ngoài : Từ năm 1992 đến năm 1994, Công nghiệp giấy thế giới lâm vào thời kì khủng hoảng dài và lớn nhất từ trước tới nay Hàng loạt nhà máy bột giấy phải ngừng sản xuất hoặc đóng cửa vĩnh viễn Cuộc khủng hoảng công nghiệp giấy thế giới đã ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành giấy Việt Nam.

Từ năm 1990, thị trường nước ngoài của ngành giấy bước vào tình thế hết sức khó khăn, thị trường khu vực bị thu hẹp, thị trường ngành giấy chưa có khẳ năng tiếp cận và mở rộng ra thị trường khu vực Năm 1995, thị trường sản phẩm giấy qua thời kì khủng hoảng, cung cầu dần cân bằng trở lại, lượng giấy tồn kho liên tục giảm Giá giấy theo xu hướng tăng lên và trở về mức bình thường.

Năm 1996 thị trường giấy lại vấp phải khó khăn mới do cung lớn hơn cầu.

Tuy nhiên cho đến thời điểm hiện nay thị trường giấy thế giới và khu vực đang có những dấu hiệu tích cực của quá trình phục hồi Giá giấy đang từng bước gia tăng.

1.2.3 Kết quả hoạt động vài năm gần đây

Trong những năm 2002, 2003, 2004 Tổng công ty Giấy Việt Nam đã đạt được những kết quả sau:

Chỉ tiêu Năm 2002Năm 2003 Năm 2004

Doanh thu 2.167,0 2.529,0 2.864,6 362,0 0,17 335,6 0,13 Chi phí 2.145,9 2.573,4 2.929,6 427,5 0,20 356,2 0,14 Lợi nhuận 21,1 -44,4 -65,0 -65,5 -3,10 -20,6 -0,46 Vốn cố định 1.814,0 2.473,1 2.568,4 659,1 0,36 95,3 0,04 Vốn lưu động 2.913,3 2.856,3 2.825,0 -57,0 -0,02 -31,3 -0,01

1.325.3371.311.141 1.424.757 -14.196 -1,07 113.616 8,67 Kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam qua năm

2002, 2003, 2004 đã biến đổi tương đối lớn, giảm mạnh qua các năm Do

Tổng công ty có nhiều các công ty con, công ty liên kết và các đơn vị sự nghiệp, nên kết quả hoạt động của Tổng công ty phụ thuộc vào kết quả hoạt động của các công ty con, công ty liên kết, các đơn vị sự nghiệp Năm 2002 các công ty con, các công ty liên kết, các đơn vị sự nghiệp hoạt động đều đạt kết quả tốt Năm 2003 và 2004 Tổng công ty thua lỗ do một số công ty con, công ty liên kết có kết quả hoạt động chưa tốt như: công ty Cp Giấy Việt Trì, công ty Cp Giấy Hoàng Văn Thụ, công ty Cp Giấy Vạn Điểm Lợi nhuận của Tổng công ty năm 2003 giảm so với năm 2002 là 65,5 tỷ đồng tương đương với tốc độ giảm 3,1%; năm 2004 giảm so với năm 2003 là 20,6 tỷ đồng tương đương với tốc độ giảm 0,46%.Doanh thu và chi phí của Tổng công ty đều tăng lên qua các năm, tuy nhiên tốc độ tăng của doanh thu (năm 2003: 0,17%; năm 2004: 0,13%) thấp hơn so với tốc độ tăng của chi phí (năm 2003: 0,2%; năm 2004: 0,14%) dẫn đến lợi nhuận của Tổng công ty giảm dần Các công ty con, công ty liên kết đã đầu tư mới, các khoản đầu tư này hầu hết là đi vay nên những năm đầu này cần phải trả lãi nhiều làm tăng chi phí Mặt khác những công ty này mới đầu tư mới nên sản phẩm chưa chiếm lĩnh được thị trường, chưa có khả năng cạnh tranh.Và người tiêu dùng chưa quen với sản phẩm nên chưa có niềm tin để sử dụng sản phẩm mới nên doanh thu tăng còn chậm Hơn nữa trên thị trường xuất hiện nhiều loại sản phẩm nhập ngoại có chất lượng cao, giá thành tương đối nên sản phẩm của các công ty con, công ty liên kết chưa thể cạnh tranh được

Số lượng lao động giảm dần, năm 2003 công ty tiến hành giảm bớt lao động gián tiếp, dẫn đến tiền lương bình quân một lao động giảm (do tiền lương lao động gián tiếp tương đối cao) Năm 2004 Tổng công ty tiếp tục giảm bớt lao động đồng thời tiến hành tăng lương cho cán bộ công nhân viên(CBCNV) nhằm khuyến khích tinh thần làm việc, tạo động lực cho CBCNV tích cực, hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ được giao.

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và quy chế quản lý tài chính của công ty mẹ

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Cấu trúc tổ chức của Tổng công ty là một cấu trúc ma trận bởi vì nó đã đáp ứng được đòi hỏi về kỹ thuật và công nghệ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, trao đổi thông tin giữa các bộ phận được đáp ứng, nó khai thác tối đa nguồn nhân lực Nhìn chung mô hình hoạt động và bộ máy Tổng công ty phần nào được kiện toàn và phù hợp với điều lệ Tuy nhiên, vẫn gây ra sự lẫn lộn về quyền lực giữa các bộ phận, đánh giá mức độ quản trị của các bộ phận gặp khó khăn, vẫn còn tình trạng hình thức quản lý đi sau chức năng cho nên việc thực hiện quản trị bị giảm hiệu quả rất nhiều và khả năng tổ chức bị suy giảm đi.

Các công ty con, công ty liên kết của Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế, có tư cách pháp nhân, tài khoản tại ngân hàng và con dấu riêng, có điều lệ hoạt động theo quy định của Nhà nước.

Các công ty con, công ty liên kết và đơn vị sự nghiệp gồm:

1.Công ty TNHHNN một thành viên

Nguyên liệu và Bột giấy Thanh Hóa

2 Công ty TNHHNN một thành viên Nguyên liệu Giấy miền Nam

3 Công ty CP Giấy Việt Trì 4 Công ty CP Giấy Hoàng Văn Thụ

5 Công ty CP Giấy Vạn Điểm 6 Viện Công nghiệp Giấy và

7 Trường Đào tạo nghề Giấy 8 Trung tâm nghiên cứu cây Nguyên liệu Giấy 9.Công ty CP VPP Hồng Hà 10 Công ty CP Giấy Đồng Nai

11 Công ty CP Giấy Tân Mai 12 Công ty CP Giấy Bình An

13 Công ty CP Nhất Nam 14 Công ty CP Diêm Thống Nhất

15 Công ty May – Diêm Sài Gòn 16 Công ty CP In Phúc Yên

Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nước dưới sự quản lý của Trung ương với nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh Giấy, ngoài ra Tổng công ty còn thực hiện công tác quản lý các đơn vị trực thuộc.

Do đó cơ cấu của Tổng công ty gồm:

Hội đồng quản trị, ban kiểm soát.

Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc.

Các công ty con của Tổng công ty.

Các công ty liên kết của Tổng công ty.

Các đơn vị sự nghiệp.

Bộ máy quản lý của Tổng công ty do Tổng giám đốc qui định theo điều lệ của Tổng công ty và phê duyệt đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả bao gồm:

Các công ty con Các công ty liên kết Các đơn vị sự nghiệp

Phòng kế hoạch kinh doanh

Phòng nghiên cứu phát triển

Phòng quản lý kỹ thuật

Phòng tài chính kế toán

Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam

Văn phòng : Thay mặt Tổng giám đốc giao dịch với các cơ quan hữu quan, tham mưu truyền đạt những qui định của Tổng giám đốc về lĩnh vực hành chính, tổ chức in ấn lưu trữ tài liệu của Tổng công ty Bố trí lịch làm việc của Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và các phòng Xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động của các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty, quy chế lao động, quy chế tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, đơn giá tiền lương, đơn giá và định mức lao động, lĩnh vực hành chính pháp chế và trong lĩnh vực đối ngoại.

Phòng quản lý kỹ thuật : Chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, kiểm soát và nghiên cứu các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm, từ đó đưa ra các chính sách, các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm của mình và còn phải quản lý nhân viên của mình.

Phòng kế hoạch kinh doanh : Có nhiệm vụ khảo sát tìm hiểu thị trường giúp Tổng giám đốc ra các quyết định chính xác, phù hợp trong sản xuất kinh doanh Đôn đốc các đơn vị thành viên của Tổng công ty thực hiện các nhiệm vụ đã vạch ra, kết nối giữa các bạn hàng, các nhà cung cấp lớn cho các đơn vị thành viên Phòng kế hoạch kinh doanh có vai trò lớn trong việc giúp Tổng giám đốc xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, dài hạn, kế hoạch giá thành, điều phối tác nghiệp sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược thị trường để cân đối nhu cầu giấy các loại cho xã hội. Thực hiện việc bình ổn giá các sản phẩm giấy in, giấy viết, giấy in báo theo qui định của Nhà nước.

Phòng nghiên cứu phát triển : Có trách nhiệm tìm hiểu ngành Giấy trên qui mô toàn cầu, nắm bắt các thông tin mới về khoa học kỹ thuật trong ngành Giấy để định hướng phát triển ngành, phối hợp với các đơn vị thành viên trong Tổng công ty triển khai các đề tài khoa học, nghiên cứu cải tiến kỹ thuật trong ngành, giúp Tổng giám đốc đưa ra các giải pháp kinh tế kỹ thuật, thực hiện chức năng quản lý cấp trên về kỹ thuật theo qui định của Nhà nước ban hành.

Phòng xuất nhập khẩu : Có nhiệm vụ khảo sát thị trường trong nước và nước ngoài về các mặt hàng xuất nhập khẩu; đàm phàn ký kết các hợp đồng kinh tế về xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa, máy móc thiết bị với các đơn vị trong và ngoài nước; giúp Tổng giám đốc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhằm ổn định sản xuất và phát triển của ngành Giấy; cân đối nhu cầu tiêu dùng trong nước, tham gia từng bước thị trường ngoài nước để tiến đến hòa nhập với ngành Giấy khu vực.

Phòng tài chính kế toán : Có nhiệm vụ tập trung quản lý toàn bộ nguồn thu chi ngoại tệ có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, nguồn thu chi tiền mặt, tiền séc liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nước Đồng thời phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức quản lý tài chính và hạch toán như một doanh nghiệp độc lập trực tiếp giải quyết mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh do Tổng công ty Giấy tiến hành Phòng tài chính của Tổng công ty với tư cách là cơ quan quản lý có nhiệm vụ kiểm tra và tổng hợp công tác tài chính của tất cả các đơn vị thành viên, chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính của toàn Tổng công ty gửi lên Bộ chủ quản

1.3.2 Quy chế quản lý tài chính của công ty mẹ

Công ty mẹ thực hiện việc quản lý và sử dụng vốn; quản lý và sử dụng tài sản; quản lý doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh; lợi nhuận và phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ theo quy định tại mục 1, 2, 3 và 4 chương II quy chế quản lý tài chính của công ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác ban hành kèm theo nghị định số199/2004/NĐ-CP ngày 03/12/2004 của Chính Phủ và theo thông tư số33/2005/TT-BTC ngày 29/04/2005 của Bộ Tài Chính hướng dẫn một số điều tại quy chế quản lý tài chính của công ty nhà nước.

Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán

Tổng công ty Giấy là một đơn vị có mạng lưới hoạt động rộng rãi bao gồm nhiều công ty con, công ty liên kết, đơn vị sự nghiệp Tổng công ty GiấyViệt Nam áp dụng hình thức công tác hạch toán kế toán tổng hợp Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở phòng Tài chính kế toán của Tổng công ty trên cơ sở các báo cáo quyết toán sản xuất kinh doanh từ các doanh nghiệp

KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN CÔNG NỢ, THANH TOÁN

KẾ TOÁN TỔNG HỢP thành viên Từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán, từ hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng.

Phân công công tác kế toán tại phòng Tài chính kế toán Tổng công ty:

SƠ ĐỒ 2: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY

Theo mô hình này, ở Tổng công ty có phòng kế toán trung tâm làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty mẹ, kiểm tra hướng dẫn công tác kế toán toàn Tổng công ty, tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán toàn Tổng công ty. Ở các công ty con, công ty liên kết, các đơn vị sự nghiệp của Tổng công ty đều có phòng kế toán riêng thực hiện công tác hạch toán hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đơn vị mình theo sự phân cấp của phòng kế toán Tổng công ty, lập báo cáo cần thiết gửi lên phòng kế toán trung tâm của Tổng công ty. Ở đơn vị phụ thuộc (chi nhánh Tổng công ty đặt tại TPHCM), do có vị trí địa lí cách xa Tổng công ty, do đó phòng tài chính kế toán tại chi nhánh thực hiện hạch toán tương đối hoàn chỉnh giúp kế toán trưởng thực hiện công việc hạch toán được thuận tiện và chính xác.

Phòng tài chính kế toán tại Tổng công ty Giấy bao gồm 11 người được bố trí tại hai địa điểm, văn phòng chính tại Hà Nội gồm 06 người, chịu trách nhiệm chính trước Tổng giám đốc toàn bộ tình hình hoạt động về tài chính – kế toán của Tổng công ty toàn bộ tình hình hoạt động về tài chính kế toán của Tổng công ty, tổ chức lập báo cáo, tổng hợp toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, chỉ đạo toàn bộ các hoạt động tài chính của các doanh nghiệp thành viên tại phía Bắc, hướng dẫn chỉ đạo bộ phận tài chính kế toán của Tổng công ty tại phía Nam Bộ phận tài chính – kế toán tại văn phòng của Tổng công ty đặt tại TPHCM gồm 05 người có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp các báo cáo tài chính kế toán tại khu vực phía Nam bao gồm các doanh nghiệp thành viên tại phía Nam và chi nhánh Tổng công ty

Phòng tài chính kế toán của Tổng công ty có chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:

Kế toán trưởng: là người tổ chức chỉ đạo bộ máy kế toán trong Tổng công ty, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế toàn đơn vị, tổ chức kiểm tra tài chính kế toán, duyệt báo cáo kế toán các đơn vị thành viên và xét duyệt quyết toán các hoạt động kinh doanh trong Tổng công ty trước khi gửi lên cấp trên; trực tiếp tham mưu với Giám đốc về các hoạt động tài chính, đồng thời nghiên cứu và vận dụng các chế độ chính sách Nhà nước vào điều kiện cụ thể của Tổng công ty.

Phòng tài chính kế toán tại phía Bắc bao gồm:

Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán công nợ: Phụ trách tài chính và kiểm tra kế toán, tổng hợp báo cáo tài chính tại văn phòng Tổng công ty,thanh quyết toán hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu, thanh toán công nợ bằng tiền VNĐ và ngoại, theo dõi TSCĐ và khấu hao TSCĐ.

Kế toán tổng hợp toàn ngành: Hướng dẫn và chỉ đạo công tác kế toán cho các đơn vị thành viên, xây dựng mẫu biểu báo cáo kế toán cho các đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý của toàn Tổng công ty, thực hiện kiểm tra, tổng hợp tài liệu kế toán toàn bộ Tổng công ty để lập báo cáo kế toán.

Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ kế toán liên quan, theo dõi và duyệt quyết toán kinh phí sự nghiệp

Kế toán ngoại tệ: Theo dõi, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ trong hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu.

Thủ quỹ: làm nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tiến hành nhận, xuất tiền mặt, theo dõi quỹ tiền mặt VNĐ tại ngân hàng và ghi sổ liên quan.

Trong điều kiện thực hiện thuế GTGT, kế toán ngoại tệ chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi, tính và thanh toán.

Phó phòng tài chính kế toán kiêm kế toán tổng hợp tại phía Nam, được ủy quyền thay mặt kế toán trưởng giải quyết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày tại khu vực phía Nam, thay mặt kế toán trưởng xử lý, kiểm tra tổng hợp các báo cáo tài chính tại phía Nam và trực tiếp chỉ đạo phòng tài chính kế toán chi nhánh tổng công ty tại phía Nam Là người được ủy quyền phân công các nhiệm vụ trong phòng tại phía Nam.

Tại phòng tài chính kế toán Chi nhánh Tổng công ty bao gồm:

Trưởng phòng tài chính kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó phòng tài chính kế toán Tổng công ty tại khu vực phía nam, phụ trách tài chính và kiểm tra kế toán đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chi nhánh, tổng hợp các báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm tại chi nhánh gửi phòng tài chính kế toán Tổng công ty, theo dõi tình sử dụng TSCĐ và phụ trách thanh toán công nợ phát sinh tại chi nhánh.

Kế toán tổng hợp: Hướng dẫn và chỉ đạo công tác kế toán cho các nhân viên kế toán tại chi nhánh, thực hiện kiểm tra, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo cần thiết theo yêu cầu quản lý của phòng tài chính kế toán Tổng công ty.

Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ kế toán có liên quan.

Kế toán ngoại tệ: Theo dõi, phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ trong hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu.

Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tiến hành nhận, xuất tiền mặt và theo dõi tiền mặt VNĐ tại ngân hàng.

Các bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, vừa thực hiện nhiệm vụ của mình vừa giúp đỡ bộ phận khác cùng hoàn chỉnh thành công tác kế toán, đảm bảo thông tin cung cấp chính xác và kịp thời.

Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nhằm hiện đại hóa khâu hạch toán và giúp cho lãnh đạo có số liệu kịp thời để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Tổng công ty đã sử dụng chương trình kế toán thông qua máy vi tính để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán cho các công ty con, công ty liên kết, đơn vị sự nghiệp và tại Tổng công ty Quy trình hạch toán kế toán tại Tổng công ty và các công ty con, công ty liên kết, đơn vị sự nghiệp đều được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Khái quát trình tự ghi sổ theo phương pháp chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ kế toán chi tiết

Chương trình kế toán trên máy tính

Công nợ tổng hợp Công nợ chi tiết Các báo cáo tài chính

Ghi chú: Đối chiếu kiểm tra

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ

Đặc điểm về vốn trong thanh toán và yêu cầu quản lý các nghiệp vụ

2.1.1 Đặc điểm về vốn trong thanh toán

Các nghiệp vụ thanh toán của Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam phát sinh trong mối quan hệ giữa đơn vị và các đối tượng bên trong và bên ngoài nhằm giải quyết các quan hệ tài chính Các nghiệp vụ thanh toán của Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam chủ yếu bao gồm: thanh toán với viên chức, thanh toán các khoản phải trả, thanh toán các khoản phải thu, thanh toán các khoản với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ, thanh toán tạm ứng, thanh toán kinh phí quản lý cấp trên, thanh toán kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau, thanh toán các khoản cho vay. Để biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp có tốt hay không từ đó dự đoán khả năng phát triển, tồn tại cần xem xét khả năng thanh toán của doanh nghiệp (đó là khả năng chi trả các khoản nợ bằng tiền vốn của doanh nghiệp), tình hình tài chính của doanh nghiệp được thể hiện rõ nét qua khả năng thanh toán Nếu mất khả năng thanh toán doanh nghiệp sẽ đi đến sự phá sản, phải giải thể vì vỡ nợ Vì vậy, đảm bảo khả năng thanh toán kịp thời các khoản nợ doanh nghiệp phải duy trì một mức luân chuyển vốn hợp lý để đáp ứng kịp thời các khoản nợ ngắn hạn, các khoản nợ đến hạn và có kế hoạch đối với các khoản nợ dài hạn Để tiến hành phân tích tình hình thanh toán, ta dựa vào bảng cân đối kế toán, và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý IV năm 2005, ta có các chỉ tiêu sau (biểu số 2)

Bảng các chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán

Chỉ tiêu Công thức tính Đầu năm

Hệ số thanh toán chung

Hệ số thanh toán hiện hành

Hệ số thanh toán nhanh

Vốn bằng tiền và ĐTNH/

Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả(%)

(Các khoản phải thu/ nợ phải trả)*100% 121,

Tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu (%)

(Nợ phải trả/ các khoản phải thu)*100% 82,5

Ta thấy hệ số thanh toán chung và hệ số thanh toán hiện hành vào đầu năm và cuối năm 2005 đều lớn hơn 1 chứng tỏ khả năng thanh toán của Văn phòng tổng công ty là cao, tình hình tài chính của đơn vị rất khả quan, Văn phòng đảm bảo được khả năng thanh toán các khoản nợ Hệ số thanh toán nhanh cuối năm tăng lên so với đầu năm chứng tỏ khả năng thanh toán kịp thời các khoản nợ ngắn hạn đã được đảm bảo hơn, hệ số này tương đối nhỏ là do vốn bằng tiền của Văn phòng đã được đem đi đầu tư, không gây ứ đọng vốn, vòng quay vốn nhanh, tăng hiệu quả sử dụng vốn

Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả đầu năm cũng như cuối năm đều lớn hơn 100% chứng tỏ Văn phòng bị chiếm dụng vốn nhiều hơn là Văn phòng đi chiếm dụng vốn.

Tình hình thanh toán các khoản phải thu và các khoản phải trả là một trong những chỉ tiêu phản ánh khá sát thực chất lượng hoạt động tài chính.Nếu hoạt động tài chính tốt, lành mạnh, doanh nghiệp sẽ thanh toán kịp thời các khoản nợ phải trả, cũng như thu kịp thời các khoản nợ phải thu, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau cũng như tình trạng công nợ dây dưa kéo dài, tình trạng tranh chấp, mất khả năng thanh toán Để có đánh giá đúng đắn hơn về tình hình thanh toán các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả của Văn phòng công ty, ta sử dụng bảng phân tích sau (biểu số 3)

Bảng phân tích tình hình các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả năm 2005

Số đầu năm 2005 Số cuối năm 2005 Chênh lệch cuối năm so với đầu năm

Số tiền (đồng) Tỷ lệ

(%) Số tiền (đồng) Tỷ lệ

I Các khoản phải thu 309.657.385.561 100 427.111.717.146 100 117.454.331.585 37,93 Phải thu khách hàng 53.129.518.954 17,16 40.073.518.954 9,382 -13.056.000.000 -24,57 Trả trước cho người bán 64.905.522.038 20,96 26.963.280.994 6,313 -37.942.241.044 -58,46

Thuế GTGT được khấu trừ 52.120.818 0,017 30.094.723 0,007 -22.026.095 -42,26

Phải thu nội bộ 46.206.535.089 14,922 126.992.648.102 29,734 80.786.113.013 174,8 Các khoản phải thu khác 145.363.688.662 46,941 233.052.174.373 54,564 87.688.85.711 60,32

II Các khoản phải trả 255.504.318.675 100 288.357.175.731 100 32.852.857.056 12,858

1 Nợ ngắn hạn 103.190.136.128 40,387 83.060.451.194 28,804 -20.129.684.934 -19,507 Vay ngắn hạn 40.313.025.481 15,78 11.503.767.764 3,9894 -28.809.257.717 -71,464

Nợ dài hạn đến hạn trả 13.056.000.000 5,11 0 0 -13.056.000.000 -100 Phải trả cho người bán 2.681.236.211 1,048 11.221.468.721 3,891 8.540.232510 318,52

Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Phải trả công nhân viên 818.085.725 0,32 0 0 -818.085.725 -100

Các khoản phải trả, phải nộp khác

2 Nợ dài hạn 152.314.182.547 59,613 205.296.724.537 71,196 52.982.541.990 34,785Vay dài hạn 152.314.182.547 59,613 205.296.724.537 71,196 52.982.541.990 4,785

Tổng số các khoản phải thu cuối năm 2005 đã tăng so với đầu năm 2005 là 117.454.331.585 đồng tương đương với tốc độ tăng là 37,93% Trong đó khoản phải thu khách hàng cuối năm giảm so với đầu năm là 13.056.000.000 đồng, tương đương với tốc độ giảm là 24,57%, điều này là hợp lý bởi vì doanh thu bán hàng giảm đi so với đầu năm.

Khoản trả trước cho người bán cuối năm giảm so với đầu năm là 37.942.241.044 đồng, tương đương với tốc độ giảm là 58,46% ; thuế GTGT được khấu trừ cũng giảm là 22.026.059 đồng, tương đương với tốc độ giảm là 42,26% Tất cả những khoản giảm trên đều làm tổng khoản phải thu giảm đi, tuy nhiên những khoản này đều chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số các khoản phải thu,khoản phải thu nội bộ và phải thu khác đều tăng mạnh và lại chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều.

Phải thu nội bộ (tỷ trọng: đầu năm là 14,922%; cuối năm là 27,934%) tăng 80.786.113.013 đồng, tương đương với tốc độ tăng 174,8%; các khoản phải thu khác (tỷ trọng: đầu năm: 46,941%; cuối năm: 54,564%) tăng 87.688.485.711 đồng, tương đương với tốc độ tăng 60,32% Điều này chứng tỏ doanh nghiệp chưa thực hiện tốt việc thu hồi các khoản nợ,công tác thanh toán và quản lý tài chính chưa tốt, để xảy ra tình trạng bị chiếm dụng vốn.

Tổng số các khoản phải trả cuối năm tăng so với đầu năm: 32.852.857.056 đồng, tương đương với tốc độ tăng 12,858%, trong đó khoản nợ dài hạn (vay dài hạn) là chiếm tỷ trọng lớn nhất (đầu năm: 59,613%; cuối năm: 71,196%) Vay dài hạn cuối năm tăng so với đầu năm: 52.982.541.990 đồng, tương đương với tốc độ tăng 34,785%, vay dài hạn tăng là do trong năm 2005 Văn phòng Tổng công ty cần thêm vốn để đầu tư mới sản phẩm và đầu tư xây dựng cơ bản

Bên cạnh khoản vay dài hạn, còn có các khoản phải trả người bán, phải trả phải nộp khác cũng tăng dẫn đến tổng các khoản phải trả tăng Các khoản còn lại đều giảm hoặc đã tiến hành thanh toán hết trong năm, chứng tỏ Văn phòng đã thực hiện tốt việc thanh toán kịp thời các khoản nợ.

Tóm lại, tình hình tài chính của Văn phòng tổng công ty là rất khả quan tuy các khoản phải thu và phải trả đều tăng nhưng các hệ số thanh toán của Văn phòng vẫn duy trì ở mức cao và khả năng thanh toán tức thời được đảm bảo Tuy nhiên Văn phòng vẫn thiếu vốn hoạt động đầu tư nên phải đi vay nhiều, đồng thời lại không thu hồi được các khoản nợ phải thu mà cũng không thanh toán được hết các khoản nợ với nhà cung cấp.Mặc dù Văn phòng không có khoản nợ phải thu, cũng như phải trả quá hạn nào, Văn phòng vẫn cần thực hiện tốt hơn công tác thanh toán và quản lý tài chính.

2.1.2 Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán

Mọi khoản thanh toán của đơn vị được kế toán chi tiết theo từng nội dung thanh toán, cho từng đối tượng và từng đợt thanh toán Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người bán, người mua, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau

Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua, người bán theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán.Số nợ phải thu, phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu, phải trả trên tài khoản chi tiết của các con nợ, chủ nợ.

Kế toán thực hiện theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, kinh phí Trường hợp có số dư nợ lớn thì phải đối chiếu, xác nhận công nợ, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, tránh gây tổn thất kinh phí cho Nhà nước.

Trường hợp một đối tượng vừa có công nợ phải thu, vừa có công nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ.

Các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng bạc, đá quý, phải được kế toán chi tiết cho từng đối tượng theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

Kế toán thanh toán với viên chức

Ở Tổng công ty Giấy Việt Nam, nghiệp vụ thanh toán với viên chức được hạch toán ban đầu bởi các loại chứng từ ban đầu sau:

-Bảng chấm công: theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội…của CNV và là căn cứ để tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng CNV trong công ty.

-Bảng thanh toán tiền lương (biểu số 4): là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho CNV, đồng thời kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CNV trong công ty, là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương trong đơn vị, là căn cứ để lập phiếu chi tiền lương (biểu số 5), bản này được lưu tại phòng kế toán sau khi mọi người đã nhận lương và ký vào bảng lương.

- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH.

- Bảng thanh toán tiền thưởng: Xác nhận số tiền thưởng cho từng ngườilao động.

- Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thanh toán tạm ứng.

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng thanh toán tiền lương và BHXH, sổ chi tiết TK 334, 338

Chương trình kế toán trên máy tính

Các báo cáo tài chính

- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.

Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng

- TK 334 “Phải trả viên chức”

-TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản này được chi tiết như sau:

+TK 3382: Kinh phí công đoàn

+TK 3383: Bảo hiểm xã hội

Trình tự kế toán như sau:

Ghi chú: Đối chiếu kiểm tra

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Ghi cuối quý Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng hình thức trả lương theo thời gian (theo tháng), theo cách tính như sau:

Lương thời gian = Lương cấp bậc + Phụ cấp x Ngày công trong tháng

Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công Văn phòng lập bảng lương cho CBCNV, trình Tổng giám đốc ký, chuyển phòng Tài chính- Kế toán.

Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành theo chế độ qui định của Nhà nước ,hàng tháng tính trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho cán bộ công nhân viên để trích lập

Quỹ Bảo hiểm y tế được hình thành trích lập và Tổng công ty sẽ tính vào chi phí sản xuẩt kinh doanh mà không tính trên tổng quỹ lương thực trả cho cán bộ công nhân viên, một phần gửi cho bảo hiểm y tế, một phần trừ vào tiền lương của cán bộ công nhân viên để chăm sóc sức khỏe cho CBCNV.

Kinh phí công đoàn được trích lập và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Tổng công ty căn cứ trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho CBCNV Một phần kinh phí công đoàn thu được nộp lên công đoàn cấp trên, một phần được Công đoàn Tổng công ty giữ lại để chăm lo đời sống tinh thần cho CBCNV

Từ bảng chấm công kế toán tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương cho từng cán bộ công nhân viên trên bảng thanh toán lương (biểu số 4), sau đó kế toán tiền lương nhập dữ liệu vào máy tính, chương trình kế toán máy sẽ tự động chuyển thông tin vào sổ chi tiết tài khoản 334 (biểu số 6) và sổ cái tài khoản 334 (biểu số 7) Cuối quý kế toán in ra các loại sổ này

Văn phòng thường tiến hành thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt.

Tổng Cty Giấy VN BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG

25A Lý Thường Kiệt Kỳ II Tháng 10 năm 2005 Đơn vị: VN đồng

STT Họ và tên Hệ số lương

PC chức vụ PC khác Cg thêm giờ

Công ca 3 Tổng cộng Tạm ứng Trừ 6%

Lập biểu Trưởng phòng TCLĐ TỔNG GIÁM ĐỐC

Nguyễn thị Lợi Võ Sỹ Dởng

Phan Thị Hương Lan Kế toán 44D

Tổng Cty giấy Việt nam PHIẾU CHI Số: 20050310

25A Lý Thường Kiệt Ngày 2 tháng 11 năm 2005

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Lợi Đơn vị: PTCKT

Lý do chi: TT lương kỳ 2 tháng 10/2005

Viết bằng chữ: (sáu tư triệu, sáu trăm hai bốn ngàn, bốn trăm đồng chẵn) Kèm theo chứng từ gốc

KT.Thủ trưởng đơn vị P.Kế toán trưởng Người lập biểu Dương Tú Anh Lê Trung Sơn Vũ Hải Yến Đã nhận đủ số tiền: (Sáu tư triệu, sáu trăm hai bốn ngàn, bốn trăm đồng chẵn)

Ngày 2 tháng 11 năm 2005 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký tên)

Ntháng Số HCT Diễn giải TK đối ứng

04/10/2005 20050931 Tiền hỗ trợ do sắp xếp lại tổ chức Tcty

10/10/2005 20050952 Thu lại lương tạm ứng

28/12/2005 20051275 Tiền tết dương lịch năm 2006

29/12/2005 20051278 Tạm ứng lương bổ xung năm

Cộng phát sinh trong kỳ 1.365.533.55

Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký) (Ký) (Ký,đóng dấu)

Sổ cái TK 334 (tổng hợp TK 334)

TK đối ứng Số tiền

Cộng phát sinh trong kỳ 1.365.533.554 1.852.966.683

Kế toán thanh toán các khoản phải trả

Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất- kinh doanh.Văn phòng Tổng công ty giao dịch với cả các nhà cung cấp ngoài nước và các nhà cung cấp trong nước, Văn phòng thường nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác và ít nhập khẩu trực tiếp Các sản phẩm nhập khẩu thường là hoá chất, phụ tùng và bột giấy

Một số nhà cung cấp thường xuyên có thể kể đến như sau: ALBANY INTERNATIONAL, BEHN MEYER (ĐỨC), KWAUN ENTERPRISE CO.LTD (cung cấp hóa chất và phụ tùng), EL OF HANSON AB01 (cung cấp bột), công ty CPDV hàng hóa Nội Bài, công ty TNHH vận tải và thương mại. Để phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp kế toán sử dụng tài khoản TK 331 “phải trả người bán”.Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài của Văn phòng đều được hạch toán qua TK 331 bao gồm cả trường hợp thanh toán ngay bằng tiền Đối với các nhà cung cấp trong nước Văn phòng thường thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng và không hạch toán thông qua TK 331.

Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được hạch toán ban đầu bởi các loại chứng từ sau:

+ Các chứng từ mua hàng:

- Hợp đồng cung ứng và biên bản thanh lý hợp đồng

- Tờ khai hàng hoá nhập khẩu (biểu số 9), phụ lục tờ khai hàng hoá nhập khẩu (biểu số 10), lệnh chuyển tiền kiêm lệnh chi (biểu số 8),hợp đồng mua hàng, đơn đặt hàng (do nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài không có hoá đơn bán hàng hay hóa đơn GTGT).

+Các chứng từ thanh toán: trong và đến thời hạn thanh toán tiền hàng, công ty phải trả tiền cho nhà cung cấp Tuỳ theo phương thức thanh toán đã thoả thuận trong hợp đồng mà có các chứng từ thanh toán thích hợp, Văn phòng Tổng công ty thường thanh toán theo hình thức thư tín dụng (L/C) hoặc điện chuyển tiền (TTR).

-Phiếu báo Nợ của ngân hàng (biểu số 11) (kèm với sổ hoạt động tài khoản hay sổ hạch toán chi tiết).

Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp được tiến hành theo trình tự sau:

-Nhân viên ở phòng hành chính tổng hợp tiến hành phản ánh các biến động hoạt động thanh toán với nhà cung cấp vào các sổ sách quản lý theo yêu cầu quản lý như: Sổ theo dõi thanh toán L/C, TTR, sổ theo dõi thanh toán với người bán.

-Hoá đơn và các chứng từ liên quan được chuyển cho phòng kế toán, kế toán nhập thông tin trên chứng từ vào máy tính, chương trình kế toán máy sẽ

Phan Thị Hương Lan Kế toán 44D tự động tạo ra các sổ chi tiết TK 331 (biểu số 12) và sổ cái TK 331 (biểu số 14).

Sổ chi tiết TK 331 được chi tiết theo từng loại ngoại tệ và theo mã số hợp đồng mua hàng.

Ví dụ một số chứng từ:

NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VN liên 2/copy 2

Tên đơn vị trả tiền / Payer : TCT Giấy Việt Nam

1 0 2 0 2 0 0 0 0 0 0 3 9 5 4 Tại ngân hàng/W ith bank NH Công Thương VN

Số tiền bằng chữ/ Amount in words : ba tư ngàn tám trăm năm mươi dollars Mỹ./

Tên đơn vị nhận tiền/ Payee KWAUN ENTERPRISE

Tại ngân hàng/ With bank

Nội dung/ Remarks chuyển tiền

Ngày hạch toán/accounting date 9/12/2005 Đơn vị trả tiền/Payer

Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản

Phan Thị Hương Lan Kế toán 44D số tiền bằng số/Amount in figures

Số lượng phụ lục tờ khai :

Cán bộ đăng ký(ký, ghi rõ họ tên)

A- PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ

25A Lý Thường Kiệt- Hà Nội

6.Giấy phép (nếu có) Số: KD109891 Ngày: 19/08/1995 Ngày hết hạn:

7.Hợp đồng Số: 50697/CD Ngày: 12/5/2005 Ngày hết hạn:

9.Phương tiện vận tải Tên, số hiệu:

10.Vận tải đơn Số: KEEHPHA- 32611A01 Ngày: 19/09/2005

3.Người uỷ thác 11.Nước xuất khẩu:

12.Cảng, địa điểm xếp hàng:

13.Cảng địa điểm dỡ hàng:

HẢI PHÒNG 4.Đại lý làm thủ tục hải quan

14.Điều kiện giaohàng:CIF HẢI PHÒNG

15.Đồng tiền thanh toán: USD

16.Phương thức thanh toán:T.TR

1 Phụ tùng máy sản xuất giấy tissue

24.THUẾ NHẬP KHẨU 25.THUẾ GTGT(TTĐB) 26.THU

KHÁC Trị giá tính thuế thuế suất(%) tiền thuế Trị giá tính thuế thuế suất(%) tiền thuế tỷ lệ(% số tiền

27.Tổng số tiền thuế và thu khác( bằng chữ, bằng số):

28.Chứng từ kèm theo 29 Cam đoan( ký tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC TỜ KHAI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU

Kèm tờ khai số: USD/VND 15.890

A-PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ

QUY CÁCH PHẨM CHẤT 18 M Ã S Ố H À N G H O Á 19 X U Ấ T X Ứ 20 L Ư Ợ N G 21 Đ Ơ N V Ị T ÍN H ĐƠN

TRỊ GIÁ NGUYÊN TỆ(CIF)

TRỊ GIÁ TÍNH THUẾ VNĐ

THUẾ NK PHẢI NỘP (VNĐ)

THUẾ GTGT PHẢI NỘP (VNĐ) Đơn hàng số FPO-50697/CD

5% Phụ tùng máy sản xuất giấy tissue

6 Nối ống khí cho daomảnh 14 65.00 910.00 0 722.995

9 Dao dưới đa tác dụng 35 290.00 10,150.00 0 8.064.175

Cộng Tổng CIF Hải Phòng 32,850.00

Số TT 24.TIỀN THUẾ NHẬP KHẨU 25.TIỀN THUẾ GTGT 29 Tôi xin cam đoan và chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung khai báo tờ khai này KT.TỔNG GIÁM ĐỐC ( Ký tên, đóng dấu)

Trị giá tính thuế(VNĐ) Thuế suất Tiền thuế Trị giá tính thuế(VNĐ) Thuế suất Tiền thuế 521.986.500

NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM PHIẾU BÁO NỢ

Incombank Ngày: 09/12/2005 Số chứng từ:

Mã giao dịch:12506 Nguyên tệ: USD

Tài khoản / Khách hàng Số tiền

TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

Số tiền bằng chữ : ba tư ngàn tám trăm năm mươi đôla Mỹ

Diễn giải: thanh toán hợp đồng FPO 50697/ CD

Kế toán viên Kiểm soát Kế toán trưởng

VP TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

HCT Diễn giải TK Đ.ứn g

31/12/2005 Cộng số phát sinh EUR EUR

31/12/2005 Cộng số cuối kỳ EUR 329,27 EUR

31/12/2005 Cộng số phát sinh SEK 6.647,00 SEK

31/12/2005 Cộng số cuối kỳ SEK 304.578,49 SEK

31/12/2005 Cộng số phát sinh JPY JPY

31/12/2005 Cộng số cuối kỳ JPY 251.967,00 JPY

31/12/2005 Cộng số phát sinh SGD SGD

31/12/2005 Cộng số cuối kỳ SGD 8.313,76 SGD

10/10/2005 ICB Pmt for FPO 50568-PF

09/12/2005 ICB Pmt for FPO 50697/CD 1122

31/12/2005 Cộng số phát sinh USD 1.444.370,00 1.822.329,9

31/12/2005 Cộng số cuối kỳ USD 292.423,52 USD

(Ký) (Ký) (Ký, đóng dấu)

Văn phòng Tổng công ty sử dụng TK 132 làm tài khoản trung gian trong quá trình mua hàng của nhà cung cấp nước ngoài.

Sau đó kế toán tiến hành quy đổi tiền ngoại tệ ra tiền Việt Nam, từ đó lên sổ cái TK 331 Sau đây là ví dụ một số tỷ giá (biểu số 13) mà Văn phòng sử dụng:

Tên ngoại tệ Tỷ giá mua Tỷ giá bán

Tiền mặt và Sec (đồng)

(*) Rate is for information only

(**) Since 01 JAN 2002 EUR is the single European Currency

Kế toán thanh toán các khoản phải thu

Nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, dịch vụ, hàng hoá khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm Văn phòng Tổng công ty giấy VIệt Nam thường bán hàng trong nước, đến năm 2005 Văn phòng bắt đầu xuất khẩu hàng ra nước ngoài và một số khách hàng thường xuyên của Văn phòng: Dong Yang (Hàn Quốc), U- Trad Enterprise Co.Ltd (Đài Loan), PT-Indoswed Pratama (Indonesia) và các khách hàng trong nước. Để hạch toán tình hình thanh toán với khách hàng kế toán sử dụng

TK 131: “Phải thu khách hàng”.

Các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước hay thu tiền ngay đều được hạch toán thông qua TK 131.

Tuỳ thuộc vào từng khách hàng mà cách thức thanh toán giữa Văn phòng và khách hàng là khác nhau: trả trước, trả ngay, trả sau, hoặc bù trừ công nợ Và các hình thức thanh toán khác nhau: trả bằng tiền mặt, ngân phiếu, chủ yếu là sec chuyển khoản.

Các chứng từ sử dụng gồm:

- Hoá đơn GTGT (biểu số 15): được lập làm 3 liên: liên 1- lưu, liên 2- giao khách hàng, liên 3 - nội bộ

- Giấy báo có của ngân hàng (sổ phụ ngân hàng)

- Hợp đồng uỷ thác, hợp đồng cung ứng và biên bản thanh lý hợp đồng

Căn cứ vào các chứng từ ban đầu này, kế toán nhập thông tin trên chứng từ vào máy tính, máy sẽ tự động chuyển thông tin vào các sổ chi tiết tài khoản

131 (biểu số 16), và sổ cái tài khoản 131 (biểu số 17) Sổ chi tiết TK 131 được theo dõi cho từng khách hàng, trường hợp một khách hàng có nhiều hợp đồng thì kế toán còn tiến hành chi tiết theo từng hợp đồng Với những khách hàng có nhiều hợp đồng mà khi chuyển tiền bao gồm nhiều khoản tiền của nhiều hợp đồng, thì khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng, kế toán chi tiết tiến hành thành nhiều khoản riêng biệt như: phí uỷ thác, thuế nhập khẩu, phí giao nhận cho từng hợp đồng, sau đó mới tiến hành ghi sổ để tránh nhầm lẫn các khoản thanh toán giữa các hợp đồng.

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LY/2004B

Liên 3: Nội bộ 0088184 Ngày 30 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ:

Số TK: Điện thoại: MS:

Họ tên người mua hàng: Công ty Giấy Tissue Sông Đuống

Tên đơn vị: Địa chỉ: Đức Giang, Long Biên, Hà Nội

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơ n giá

Cộng tiền hàng 2.274.222.848 Thuế suất GTGT % Tiền thuế GTGT 205.715.461

Tổng cộng tiền thanh toán 2.479.938.309

Số tiền viết bằng chữ: hai tỷ bốn trăm bảy mươi chín triệu, chín trăm ba mươi tám ngàn, ba trăm linh chín đồng./.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Phạm Việt Phương Trần Quốc Thắng Võ Sỹ Dởng

TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 25A Lý Thường Kiệt

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131

NTháng Số HCT Diễn giải TK đối ứng Nợ Có

24/11/05 20051356 Gỗ Cầu Đuống chuyển tiền

0 30/12/05 20051539 Kết chuyển trả nợ vay dài hạn

Cộng số phát sinh trong kỳ 4.352.000.00

Tài khoản 132 là tài khoản trung gian do Văn phòng tự đưa ra để thuận tiện cho việc hạch toán.

Cộng số phát sinh trong kỳ 4.352.000.000

Kế toán thanh toán các khoản với ngân sách Nhà nước

Văn phòng có nghĩa vụ nộp đầy đủ và đúng hạn các loại thuế như: thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế môn bài, thuế đất, phí, lệ phí.Thuế GTGT gồm có thuế GTGT

Phan Thị Hương Lan Kế toán 44D hàng hoá dịch vụ và thuế GTGT hàng nhập khẩu Kế toán kê khai thuế GTGT từng tháng và nộp tờ khai cho cơ quan thuế trong 10 ngày đầu của tháng tiếp theo và công ty nộp thuế GTGT theo thông báo nộp thuế không quá 25 ngày của tháng tiếp theo.

Văn phòng áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Để hạch toán thuế GTGT Văn phòng sử dụng

TK 3331: “Thuế GTGT đầu ra”

Thuế XNK: Văn phòng nộp thuế XNK theo từng lần tương ứng với từng lô hàng nhập khẩu Văn phòng Tổng công ty sử dụng TK 3333: “Thuế XNK” để hạch toán.

Thuế thu nhập doanh nghiệp: Văn phòng nộp thuế TNDN theo quý với mức thuế suất 32% Công ty sử dụng TK 3334 “Thuế TNDN”.

Ngoài ra Văn phòng Tổng công ty còn sử dụng một số tài khoản sau:

TK 3335: “Thuế thu trên vốn”

TK 3337: “Thuế nhà đất, tiền thuê đất”

TK 3338: “Các loại thuế khác”

TK 3339: “Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác”

Nghiệp vụ thanh toán với ngân sách Nhà nước về thuế, phí, lệ phí, và các khoản nộp nhà nướckhác phát sinh được phản ánh trên các chứng từ sau:

- Giấy thông báo nộp thuế của cơ quan thuế, hải quan.

- Giấy báo Nợ hoặc sổ phụ của ngân hàng, phiếu chi

- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

- Tờ khai thuế GTGT (biểu số 18, 19, 20)

Căn cứ vào các chứng từ này kế toán thực hiện nhập dữ liệu vào máy tính, chương trình kế toán máy sẽ tự động chuyển thông tin vào các sổ như sổ chi tiết TK 133 (biểu số 21), sổ chi tiết TK 3331 (biểu số 23), sổ chi tiết TK

3333 (biểu số 24), sổ cái TK 133 (biểu số 22), sổ cái TK 333 (biểu số 25).

Trong quý IV năm 2005 Văn phòng Tổng công ty không phải nộp thuế TNDN và không phát sinh loại thuế và phí khác.

Hình thức thanh toán với ngân sách Nhà nước thường là chuyến khoản, đôi khi Văn phòng còn nộp bằng sec hoặc nộp trực tiếp bằng tiền mặt.

Mẫu số 02/GTGT BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ BÁN RA

( Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng )

Tên cơ sở kinh doanh: Tổng công ty Giấy Việt Nam Địa chỉ: 25A- Lý Thường Kiệt, Hà Nội

Hoá đơn chứng từ bán ra

Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng

Doanh số bán (chưa thuế) Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú K.H

HĐ Số HĐ Ngày, tháng, năm HL

Chi hộ phí NHBĐ, chi phí nhận hàng

Người lập biểu Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, họ tên)

Biểu số 19 Mẫu số 02/GTGT

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ MUA VÀO (Dùng cho cơ sở kê khai thuế hàng tháng)

Tháng 12 năm 2005 Thuế suất: % Tên cơ sở kinh doanh: Tổng công ty Giấy Việt Nam Địa chỉ: 25A- Lý Thường Kiệt, Hà Nội

Hoá đơn chứng từ bán Số hiệu chứng từ Tên người bán Mã số thuế người bán Mặt hàng

Doanh số bán (chưa có thuế)

Người lập biểu Kế toán trưởng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG(GTGT)

[01] Kỳ kê khai: tháng 12 năm 2005

[03] Tên cơ sở kinh doanh: Văn phòng Tổng Công ty Giấy Việt Nam

[04] Địa chỉ trụ sở: 25A Lý Thường Kiệt

[05] Quận/huyện: Hoàn Kiếm [06] Tỉnh/Thành phố: Hà Nội

[07] Điện thoại: 8247773 [08] Fax: 8260381 [09] E-mail: Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam

T Chỉ tiêu Giá trị HHDV (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT A

Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ(đánh dấu “x”)

Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang

C Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách Nhà nước

I Hàng hoá, dịch vụ(HHDV) mua vào

1 Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong kỳ([12]=[14]+[16]; [13]=[15]+[17])

[12] 864.380.214 [13] 56.462.441 a Hàng hoá, dịch vụ mua vào trong nước [14] 864.380.214 [15] 56.462.441 b Hàng hoá, dịch vụ nhập khẩu [16] [17]

2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào các kỳ trước a Điều chỉnh tăng [18] [19] b Điều chỉnh giảm [20] [21]

3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào([22]=[13]+[19]-[21])

4 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này [23] 56.462.441

II Hàng hoá, dịch vụ bán ra

1 Hàng hoá, dịch vụ bán ra trong kỳ([24]=[26]+[27];

1.1 Hàng hoá, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT [26]

1.2 HH,DV bán ra chịu thuế

GTGT([27]=[29]+[30]+[32];[28]=[31]+[33]) [27] 647.245.673 [28] 64.724.568 a Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế suất 0% [29] b Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế suất 5% [30] [31] c Hàng hoá dịch vụ bán ra thuế suất 10% [32] 647.245.673 [33] 64.724.568

2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra các kỳ trước a Điều chỉnh tăng [34] [35]

Ngày nộp tờ khai (Do cơ quan thuế ghi) b Điều chỉnh giảm [36] [37]

3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra [38] 647.245.673 [39] 64.724.568 ([38]=[24]+[34]-[36];[39]=[25]+[35]-[37])

III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ:

1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ([40]=[39]-[23]-[11]) [40]

2 Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này([41]=[39]-[23]-[11]) [41] 20.094719

2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này [42] 20.094.719

2.2 Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau([43]=[41]-[42])

Tôi xin cam đoan số liệu kê khai trên là đúng sự thật và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã kê khai

Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2006

Thuế GTGT được khấu trừ

Quý IV năm 2005 NTháng Số HCT Diễn giải

04/10/2005 20050927 Lãnh đạo TCT tiếp khách

05/11/2005 20051163 Phí xuất khẩu giấy BB

Cộng số phát sinh trong kỳ 132.077.061 136.151.561

Thuế GTGT được khấu trừ

TK Đối ứng Số tiền

NTháng SHCT Diễn giải TK đối ứng Nợ Có

K/c thuế GTGT quý IV năm 2005

Cộng phát sinh trong kỳ 136.151.56

NTháng SHCT Diễn giải TK Đ.ứn g

Cộng phát sinh trong kỳ 2.677.864.92

Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Số dư cuối kỳ (108.174.971) Cuối kỳ kế toán in ra báo cáo kết quả kinh doanh, trong đó có một phần phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (biểu số 26)

PHẦN II: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHĨA VỤ VỚI NHÀ NƯỚC (Đơn vị: đồng)

Số còn phải nộp kỳ trước Số phải nộp kỳ này Luỹ kế từ đầu năm Số còn phải nộp cuối kỳ

Số phải nộp Số đã nộp Số phải nộp Số đã nộp

4 2.742.501.916 2.788.111.653 (108.174.971) 1.Thuế GTGT hàng bán nội địa

2.Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3.Thuế tiêu thụ đặc biệt 13 -

5.Thuế thu nhập doanh nghiệp

9.Thuế nhà thầu nước ngoài

II.Các khoản phải nộp khác 30 - - - - - -

2.Các khoản phí, lệ phí

Kế toán nghiệp vụ thanh toán nội bộ

Tổng công ty Giấy là một đơn vị có quy mô hoạt động lớn, bao gồm nhiều đơn vị thành viên Đến tháng 3 năm 2005 theo quyết định của Thủ tướng Chính Phủ và Bộ Công Nghiệp, Tổng công ty Giấy chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ-Công ty con Trong đó Văn phòng Tổng công ty là thuộc Công ty mẹ Do đó quan hệ thanh toán trong nội bộ Tổng công ty là tương đối phức tạp, nó bao gồm rất nhiều các nghiệp vụ thanh toán về các khoản chi hộ, trả hộ, các khoản nộp theo nghĩa vụ.Phương pháp thanh toán các khoản nội bộ thường là trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Để hạch toán các khoản thanh toán nội bộ, Văn phòng sử dụng tài khoản:

TK 136: “phải thu nội bộ”

TK 336: “phải trả nội bộ”.

Trong năm 2005, các nghiệp vụ chỉ phát sinh liên quan đến tài khoản TK 136.

Chứng từ sử dụng trong thanh toán nội bộ :

- Quyết định thu nộp hoặc cấp phát của Tổng công ty

- Phiếu thu, phiếu chi (biểu số 27)

- Giấy báo Nợ,Giấy báo Có

- Sổ phụ của ngân hàng.

Từ các chứng từ ban đầu này kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, chương trình kế toán máy sẽ tự động chuyển thông tin vào quý kế toán in ra các sổ chi tiết TK 136 (biểu số 28), và sổ cái TK 136 (biểu số 30).

Ví dụ: ngày 30/12/2005 Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam chi hộ PXNK bằng tiền mặt chi phí nhận hàng nhập khẩu số tiền là 327.300 đồng, người nhận tiền là Nguyễn Đức Nam

Biểu số 27 Mẫu số:02-TT

Ban hành theo QĐ Tổng công ty giấy Việt Nam PHIẾU CHI Số: 20051576 ngày14-3-1995

25A Lý Thường Kiệt Ngày 30 tháng 12 năm 2005

Số ĐK doanh nghiệp ( môn bài)

Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đức Nam CÓ: 111 Đơn vị: PXNK NỢ: 1365

Lý do chi: chi phí nhận hàng nhập khẩu

Viết bằng chữ: (Ba trăm hai bảy ngàn, ba trăm đồng chẵn)

Kèm theo chứng từ gốc

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu

(Ký) ( Ký) (Ký) Đã nhận đủ số tiền:(Ba trăm hai bảy ngàn, ba trăm đồng chẵn)

Thủ quỹ Người nhận tiền

NTháng SHCT DIễn giải TKĐ Ư

Mua tủ gỗ cho CN

Giấy Tân Mai nộp kinh phí QL 2005

Cộng số phát sinh trong kỳ 77.699.257.138 3.135.758.62

Ngoài sổ chi tiết như biểu sổ 28, Văn phòng Tổng công ty còn có bảng tổng hợp công nợ theo các đối tượng như sau (biểu số 29).

CÔNG NỢ TỔNG HỢP THEO CÁC ĐỐI TƯỢNG

Quý IV năm 2005 Đối tượng Dư Nợ ĐK Dư

P.S Nợ P.S Có Dư Nợ CK Dư

Cuối kỳ kế toán cần thực hiện đối chiếu, so sánh tổng hợp các khoản thanh toán trên các Sổ chi tiết và Sổ cái cũng như Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Có thể cần đối chiếu so sánh với phía khách hàng và nhà cung cấp

CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI

VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM

Đánh giá chung về kế toán một số nghiệp vụ thanh toán tại Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam

Sau thời gian thực tập và nghiên cứu tìm hiểu về bộ máy kế toán và công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng của Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam, em nhận thấy cùng với sự cải tiến về mọi mặt của Văn phòng cho phù hợp với cơ chế kế toán liên tục thay đổi, hệ thống phương pháp kế toán của Văn phòng không ngừng được biến đổi cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán Công tác kế toán của công ty đã đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ tài chính kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện, đặc điểm quy mô hoạt động của Văn phòng, đáp ứng được yêu cầu quản lý Tuy nhiên trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn tồn tại những điều mà nếu khắc phục được sẽ giúp Văn phòng đạt được hiệu quả kinh tế cao hơn

Về bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của Văn phòng tương đối hoàn chỉnh, có sự phân công rõ ràng và chi tiết các công việc với từng nhân viên Sự hợp tác giữa các nhân viên trong phòng kế toán tương đối chặt chẽ, điều đó thể hiện rất rõ qua hiệu quả công tác (với một khối lượng lớn các hợp đồng với nhiều đối tượng khác hàng khác nhau và hầu hết các giao dịch của Văn phòng với khách hàng đều được thông qua những hợp đồng kinh tế) Hoạt động thanh toán vẫn đảm bảo

Phan Thị Hương Lan Kế toán 44D đúng tiến độ, không có khoản phải thu hay nợ phải trả nào quá hạn Đây là một nỗ lực lớn của các nhân viên kế toán tại phòng tài chính Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam.

Về phương pháp hạch toán:

Việc hạch toán các khoản phải thu, nợ phải trả được hạch toán một cách riêng biệt và chi tiết Mặc dù việc theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng là tương đối phức tạp, nhân viên kế toán vẫn đảm bảo được việc theo dõi kịp thời.

Việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu từ khâu lập chứng từ đến lập báo cáo tài chính được Văn phòng Tổng công ty triển khai tương đối hợp lý, khoa học, thể hiện tính linh hoạt góp phần tạo điều kiện quản lý tốt và có hiệu quả tài sản, tiền vốn, nâng cao chất lượng hiệu quả kinh doanh.

Về trang thiết bị phục vụ :

Văn phòng Tổng công ty đã sớm tiếp cận với khoa học kỹ thuật, đưa máy vi tính nhằm phục vụ cho công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý mang lại hiệu quả cao, đáp ứng được yêu cầu quản lý Chương trình kế toán máy giúp giảm bớt phần nào khối lượng công việc cho kế toán viên, viêc thực hiện trên máy cũng đảm bảo độ chính xác của việc tính toán.

Về hệ thống chứng từ:

Hệ thống chứng từ của Văn phòng được sử dụng đúng theo mẫu của Bộ tài chính Số lượng chủng loại chứng từ được sử dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh đặc biệt là phục vụ tốt cho công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Chế độ lập, luân chuyển chứng từ tương đối hợp lý, gọn nhẹ tránh được

Phan Thị Hương Lan Kế toán 44D sự rườm rà song vẫn khá chặt chẽ trong quản lý Tất cả các chứng từ đều được lưu kho quản lý và bảo quản cẩn thận.

Về việc sử dụng tài khoản:

Việc vận dụng các tài khoản kế toán được thực hiện theo quy định của

Bộ tài chính một cách hợp lý, sáng tạo, phù hợp với điều kiện của Văn phòng. Các tài khoản chi tiết được mở ra theo mối quan hệ với các đối tượng hạch toán Điều này rất tiện cho việc theo dõi các đối tượng.

Về hệ thống sổ sách:

Nhìn chung Văn phòng có một hệ thống sổ theo dõi tổng hợp rất tốt, cung cấp được các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý Hệ thống sổ chi tiết và sổ cái được thiết kế dễ hiểu thuận tiện cho việc ghi chép cũng như việc kiểm tra Sổ chi tiết TK 331 và TK 131 theo dõi cho từng hợp đồng, loại ngoại tệ, điều này phù hợp với điều kiện hoạt động của Văn phòng là có nhiều hợp đồng và tên nhà cung cấp, khách hàng khó nhớ (tên các nhà cung cấp, khách hàng nước ngoài) Đối với các khoản phải nộp ngân sách nhà nước, kế toán lập sổ chi tiết theo dõi cho từng loại tài khoản như: TK 3331, TK 3333 như vậy rất thuận lợi cho việc kiểm tra các khoản phải nộp ngân sách nhà nước.

Về hệ thống báo cáo kế toán:

Văn phòng lập đầy đủ các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định: Báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính.

Về phương thức, chế độ thanh toán:

Chế độ thanh toán của Văn phòng được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý Việc đa dạng hóa các hình thức thanh toán, nhanh gọn trong thủ tục đã tạo nên những yếu tố thuận lợi cho quá trình thanh toán chi trả tại Văn phòng

Các nghiệp vụ thanh toán với nhà nước được thực hiện một cách kịp thời, đúng hạn.

Trên đây là những ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục tại Văn phòng.

Việc phân công lao động chưa được hợp lý, nghiệp vụ chuyên môn chưa được đồng đều, đặc biệt trình độ sử dụng máy vi tính và nghiệp vụ kế toán máy ở một số nhân viên còn chưa cao làm ảnh hưởng tới tiến độ kế toán chung.

Kế toán không lập sổ chi tiết theo dõi theo từng nhà cung cấp, như vậy sẽ không tiện cho việc theo dõi số dư công nợ của từng đối tượng, chỉ thuận lợi cho việc theo dõi hợp đồng đã được thanh lý hay chưa.

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán một số nghiệp vụ thanh toán tại Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam

Trong nền kinh tế thị trường, luôn luôn diễn ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào công tác kế toán cũng như chế độ quản lý tài chính của doanh nghiệp Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của

Phan Thị Hương Lan Kế toán 44D doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán (chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán) có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về sự vận động của tài sản. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính, triển vọng phát triển của doanh nghiệp để có quyết định đúng đắn trong từng trường hợp ví dụ như muốn đầu tư Vì vậy phải không ngừng hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý hiện nay.

Là Văn phòng thuộc công ty mẹ của Tổng công ty Giấy Việt Nam - một trong những tập đoàn kinh tế hàng đầu, các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có vai trò quan trọng, nó quyết định việc đánh giá khả năng thanh toán và tình hình tài chính của Văn phòng, ảnh hưởng tới uy tín của Văn phòng đại diện miền Bắc Tổng công ty Giấy Việt Nam Việc hạch toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đồng thời phải tạo ra sự tin tưởng đối với các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính của Văn phòng. Điều này còn góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức kế toán nói chung và góp phần lành mạnh hoá công tác tài chính của Văn phòng Hơn nữa là một cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện công tác kế toán còn tạo ra những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình của Văn phòng.

Sau đây là một số ý kiến của cá nhân em nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán:

Thứ nhất: Kế toán nên lập sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp để tiện cho việc theo dõi đầy đủ, kịp thời đối với từng nhà cung cấp Mỗi nhà cung cấp thường xuyên phản ánh riêng trên một sổ (hoặc một trang sổ), các nhà cung cấp không thường xuyên thì có thể phản ánh chung trên một sổ (hoặc một

Nợ phải thu khó đòi=

* trang sổ), mỗi nhà cung cấp phản ánh trên một trang sổ (hoặc trên một dòng sổ) Mẫu sổ như sau: (biểu số 31)

Số phát sinh Số dư Ghi chú

SH NT Nợ Có Nợ Có

Sổ này có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang…

Ngày tháng năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)

Thứ hai: Văn phòng nên mở thêm tài khoản chi tiết cho các khoản khách hàng ứng trước và ứng trước cho nhà cung cấp Như vậy sẽ đỡ gây sự nhầm lẫn Ta có thể mở thêm tài khoản chi tiết như sau:

TK 1311: phải thu khách hàng

TK 1312: khách hàng ứng trước

TK 3311: phải trả người bán

TK 3312: ứng trước cho nhà cung cấp

Thứ ba: Văn phòng nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có thể thất thu phù hợp với quy định trong chế độ tài chính, doanh nghiệp tính toán số dự phòng cần phải lập theo cách sau:

Dự phòng phải thu khó đòi cần lập

Số % có khả năng mất

Một số khách hàng có nợ khó đòi có thể kể đến như sau: cơ sở Vạn Thành, công ty TNHH Vĩnh Thịnh …

Tài khoản sử dụng: TK 139: “dự phòng phải thu khó đòi”

Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính, ghi:

Nợ TK 642: chi phí QLDN

Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi

Cuối niên độ kế toán sau, tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, nếu:

+ Mức dự phòng cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng đã trích lập năm trước, thì cần lập thêm dự phòng:

Nợ TK 642: số cần lập thêm

Có TK 139: số cần lập thêm

+ Mức dự phòng cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng đã trích lập năm trước, thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng:

Nợ TK 642: số chênh lệch

Có TK 139: số chênh lệch

- Xóa nợ phải thu khó đòi không thu hồi được:

Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi

Nợ TK 642: chi phí QLDN

Có TK 131: phải thu khách hàng Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.

+ Nếu khoản nợ phải thu khó đòi đã xóa sau đó lại thu hồi được:

Có TK 711: thu nhập khác Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý

Thứ tư : Đối với các khoản phải thu, Văn phòng nên có những ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng Trong quá trình hoạt động, phòng kế toán phải kết hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp và phòng kinh doanh khi ký kết và thực hiện hợp đồng trong việc thương thảo về các vấn đề về thanh toán thật là chi tiết, cụ thể Như vậy sẽ tránh được tình trạng bị chiếm dụng vốn.

Thứ năm: Thường xuyên đối chiếu các khoản cần thanh toán với khả năng thanh toán của Văn phòng để chủ động đáp ứng các yêu cầu thanh toán khi đến hạn Đồng thời có kế hoạch thanh toán kịp thời các khoản phải trả, nhất là các khoản phải trả nhà nước.

Thứ sáu : Cần tuyển dụng cán bộ có năng lực, tổ chức và đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học cho các cán bộ chuyên môn.

Thứ bảy: Đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng trả tiền ngay Văn phòng nên tiến hành hạch toán trực tiếp trên tài khoản tiền, không thông qua

TK 131 và TK 331 nữa, như vậy sẽ tiện lợi hơn cho viêc theo dõi các công nợ.

Thứ tám: Văn phòng cần thực hiện các bút toán điều chỉnh lại tỷ giá vào cuối quý, cuối năm để đánh giá chênh lệch tỷ giá Ở thời điểm cuối năm tài chính, cần phải đánh giá lại các khoản mục phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính (tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính).

+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái ghi:

Có TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái ghi:

Nợ TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm:

+ Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính:

Nợ TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính

+ Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm hoạt động tài chính vào chi phí tài chính:

Nợ TK 635 – chi phí tài chính

Có TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

Thứ chín: Văn phòng áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, do đó cần phải thực hiện đầy đủ theo trình tự quy định của Bộ tài chính Cần phải có thêm các chứng từ ghi sổ (biểu số 32) và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (biểu số 33) để tiện lợi cho việc so sánh đối chiếu số phát sinh và số dư cuối kỳ các tài khoản.Văn phòng cũng nên thường xuyên lập và lập nhiều hơn các báo cáo quản trị nhằm giúp cho người quản lý đánh giá đúng đắn hơn về tình hình tài chính của Văn phòng, để có thể ra những quyết định đúng đắn hơn trong công tác quản lý tài chính kế toán và trong mọi mặt.

Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

CTGS Số tiền CTGS Số tiền

Giải pháp nâng cao năng lực thanh toán cho Văn phòng Tổng công

Tại thời điểm quý IV năm 2005, Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam tuy bị chiếm dụng vốn nhiều nhưng tình hình tài chính của doanh nghiệp vẫn khả quan, doanh nghiệp vẫn có khả năng thanh toán tốt Tuy nhiên để nâng cao khả năng thanh toán, Văn phòng cần phải có những biện pháp triệt để hơn đối với những khách hàng nợ quá hạn Ngay từ khâu ban đầu khi giao dịch với khách hàng, nhân viên Văn phòng cần tìm hiểu rõ khả năng thanh toán của công ty đối tác, tìm hiểu tình hình tài chính của bên công ty đối tác rồi phân tích, ra quyết định xem có ký kết hợp đồng hay không Khi ký kết hợp đồng rồi cũng cần có những quy định chặt chẽ trong hợp đồng buộc bên đối tác phải thanh toán nợ đúng hạn Đồng thời với việc thu hồi nợ, Văn phòng cũng cần thường xuyên xem xét những khoản nợ của Văn phòng để kịp thời trả nợ cũng như đề ra những biện pháp thanh toán những khoản nợ mà Văn phòng chưa có khả năng thanh toán kịp

Định dạng
Số trang	74
Dung lượng	107,15 KB