Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vị trí của nguyên vật liệu
Tất cả mọi vật tự nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tợng lao động Đối t- ợng lao động đợc con ngời tác động vào thì đối tợng đó sẽ trở thành nguyên vật liệu Bất cứ một thứ nguyên vật liệu nào cũng là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ một đối tợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu, chỉ có trong điều kiện đối tợng lao động thay đổi do lao động thì đối tợng lao động đó mới là nguyên vật liệu Nh vậy, nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã đ- ợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động vào nó.
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới, nên nếu thiếu nguyên vật liệu thì các hoạt động sản xuất của xã hội nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng đều không thực hiện đợc
Khác với t liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí bỏ ra để tạo thành sản phẩm Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu cần phải đợc đặc biệt quan tâm từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, và giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm.
Nh vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu hợp lý là điều kiện quan trọng không thể thiếu đợc tại mỗi doanh nghiệp Điều đó sẽ thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tợng hao phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần làm giảm chi phí xuống mức tối thiểu nhng phẩm sản xuất ra vẫn giữ đợc chất lợng ở mức cao nhất.
1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trờng, sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất của con ngời trong xã hội
4 nên việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có khoa học ngày càng đợc coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi ng- ời, là yêu cầu của phơng thức sản xuất kinh tế thị trờng nhằm mục tiêu hao phí ít nhất nhng lạo thu đợc hiệu quả cao nhất Các doanh nghiệp đều cần phải có đầy đủ những thông tin chi tiết về từng nguyên vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị mới đáp ứng đợc mức độ chính xác trong việc hạch toán, thuận lợi trong việc quản lý khi cần thiết. Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Trong khâu thu mua: Cần lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ vật liệu với chất lợng, số lợng, quy cách chủng loại, chi phí mua, giá mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu bảo quản: Doanh nghiệp cần tổ chức tốt hệ thống kho theo đúng chế độ quản lý, bảo quản đối với những loại nguyên vật liệu khác nhau, phù hợp với những quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp, tránh lãng phí, h hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn nguyên vật liệu.
Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xây dựng đợc mức dự trữ hợp lý cho từng loại vật liệu phù hợp với kế hoạch sản xuất, đảm bảo không bị thiếu vật liệu trong quá trình sản xuất nhng cũng không giữ mức dự trữ quá cao ảnh hởng đến tốc độ luân chuyển của vốn lu động.
Trong khâu sử dụng: Sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao và dự đoán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm làm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy, cần phải tổ chức tốt công tác ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Ngoài ra doanh nghiệp nên khuyến khích phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, tận dụng phế liệu, sử dụng nguyên vật liệu thay thế ngăn ngừa tình trạng lãng phí, h hỏng, mất mát nguyên vật liệu.
1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
Thực tế cho thấy, một doanh nghiệp không chỉ có hai, ba, hay bốn loại nguyên vật liệu mà còn có rất nhiều loại khác nhau Do vậy, việc quản lý nguyên vật liệu theo từng loại, nhóm, thứ trong khi hàng ngày có rất nhiều hoạt động nhập, xuất Do vậy tổ chức công tác kế toán là rất cần thiết bởi nó có ý nghĩa rất lớn trong quản lý nguyên vật liệu.
1.1.3.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu.
5 Việc hạch toán nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ và kịp thời thì ban lãnh đạo mới nắm bắt đợc tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh cả về kế hoạch và thực tế Do vậy, phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và hiện vật theo từng nhóm, thứ, loại nguyên vật liệu ở từng kho trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.
Ngoài ra, tính chính xác, đầy đủ kịp thời của hạch toán nguyên vật liệu có ảnh rất lớn đến chất lợng của công tác hạch toán giá thành Vì vậy để đảm bảo hạch toán chính xác giá thành thì cần phải hạch toán chính xác nguyên vật liệu và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu khoa học, hợp lý Đây cũng là yêu cầu tất yếu nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc.
1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng chất lợng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá học khác nhau Vì vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp sản xuất cấu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu chính chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.
- Vật liệu phụ: La những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm.
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuÊt kinh doanh nh: x¨ng, dÇu, than
- Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phơng tiện vần tải
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên th- ờng là những vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định
Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
* Căn cứ vào nguồn hình thành:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng
- Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định vị trí giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
* Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bán hàng
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Nhợng bán, đem góp vốn liên doanh, đem biếu tặng
Cách phân loại này cho biết mục đích sử dụng nguyên vật liệu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hay các nhu cầu khác, là cơ sở để hạch toán theo nơi sử dụng.
1.2.2 Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu Đánh giá vật liệu thực chất là việc dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp, vật liệu đợc đánh
7 giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế của vật liệu) Đây là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ chi hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp bỏ ra để có đợc những vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại Trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc.
Giá gốc vật liệu bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện đợc làgiá bán ớc tính của vật liệu trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
1.2.2.1 Nhập kho nguyên vật liệu
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nội dung và từng nguồn nhập.
Trị giá vèn thùc tÕ nhËp kho
Giá mua trên hoá đơn
Các loại thuế không đợc hoàn lại
Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì
Các khoản CKTM, giảm giá
- Giá mua trên hoá đơn:
+ Nếu vật t mua về đợc sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp khầu trừ thì giá mua trên hoá đơn là giá cha cã thuÕ GTGT.
+ Nếu vật t mua về dùng ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT thì giá mua trên hoá đơn đợc hiểu là tổng số tiền thanh toán.
- Trong trờng hợp vật t mua về nhập kho có số lợng chênh lệch với số lợng trên chứng từ mua hàng:
+ Nếu số lợng thực tế lớn hơn số lợng ghi trên hoá đơn do tính chất thơng phẩm thì trị giá vốn thực tế nhập kho vẫn đợc tính toán theo số ghi trên hoá đơ, số lợng ghi theo số nhập.
+ Nếu số lợng thực tế nhập kho lớn hơn số ghi trên hoá đơn là do ngời bán giao nhầm hoặc nó là tài sản của doanh nghiệp khác thì doanh nghiệp sẽ làm thủ tục nhập kho theo số lợng tơng đơng trên hoá đơn, trị giá vốn thực tế nhập kho cũng đợc tính trên hoá đơn Phần chênh lệch sẽ đợc quản lý riêng.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.3.1 Hệ thống chứng từ sử dụng
Kế toán nguyên vật liệu đợc tiến hành kết hợp giữa thủ kho và phòng
Kế toán – Tài chính trên cùng cơ sở chứng từ nhập xuất kho của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lợng và giá trị Việc áp dụng các phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp sẽ góp phần tăng cờng quản lý nguyên vật liệu, giảm chi phí quản lý không cần thiết trong các doanh nghiệp sản xuất.
Các doanh nghiệp tuỳ theo điều kiện, đặc điểm cũng nh quy mô sản xuất của mình mà sử dụng các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, các hoá đơn của những nhà cung cấp nguyên vật liệu và các chứng từ liên quan theoQuyết đinh 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995, Quyết định885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trởng Bộ Tài Chính Theo quy định
1 của Bộ Tài Chính thì chứng từ kế toán sử dụng cho nguyên vật liệu có những2 loại bắt buộc sau:
PhiÕu NhËp kho (MÉu 01-VT)
PhiÕu XuÊt kho (MÉu 02-VT)
Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)
Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT)
Hoá đơn(GTGT)-MS 01 GTKT-2LN
Hoá đơn bán hàng –MS 02 GTKT-2LN
Hoá đơn cớc vận chuyển (Mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc, sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ khác (chứng từ hớng dẫn) tuỳ thuộc vào từng đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau Các chứng từ hớng dẫn:
Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04-VT)
Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT)
Phiếu báo vật t còn tồn cuối kỳ (Mẫu 07-VT)
Yêu cầu: Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Những ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải đợc luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tông hợp kịp thời số liệu liên quan của các bộ phận, cá nhân.
1.3.2 Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu đóng vai trò quan trọng trong kế toán nguyên vật liệu Công việc này đợc thực hiện chủ yếu ở kho và tại phòng Kế toán – Tài chính của doanh nghiệp Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong công tác ghi chép vào thẻ kho cũng nh việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên những phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho nhằm đảm bảo việc theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ vật t hàng hoá về số lợng, giá trị Thực tế hiện nay các doanh nghiệp sản xuất thờng áp dụng 3 phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phơng pháp ghi thẻ song song, phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp ghi sổ số d.
1.3.2.1 Phơng pháp ghi thẻ song song.
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết
PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho
Bảng kê nhập-xuất-tồn
+ ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình biến động nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng của thẻ kho Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán.
+ ở phòng Kế toán – Tài chính: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số l- ợng và giá trị Kế toán khi nhận đợc chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển lên, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu, hoàn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật t và tính ra tiền Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật t có liên quan Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập – xuất – tồn , sau đó đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế
- Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo phơng pháp thẻ song song
- Điều kiện áp dụng: áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra không thờng xuyên Đặc biệt khi doanh nghiệp đã
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp làm kế toán máy thì phơng pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá diễn ra thờng xuyên Vì vậy, phơng pháp này sẽ có xu hớng áp dụng ngày càng rộng rãi.
- Ưu điểm: công việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
-Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu, số lợng, khối lợng ghi chép còn nhiều.
1.3.2.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu giống nh phơng pháp thẻ song song.
+ ở phòng Kế toán – Tài chính: Kế toán nguyên vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho Sổ này đợc mở cho cả năm, ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật t, mỗi loại chỉ đợc ghi một dòng trong sổ cuối kỳ.
Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó, phân loại chứng từ theo từng thứ vật t hoặc có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất.
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng Việc đối chiếu số liệu đợc tiến hành nh phơng pháp ghi thẻ song song (nhng chỉ tiến hành vào cuối tháng).
- Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng: Đối chiếu cuối tháng:
Sơ đồ1.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển
- Điều kiện áp dụng: áp dụng đối với doanh nghiệp có chủng loại vật t, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
- Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt.
- Nhợc điểm: Vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số l-5 ợng, việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.
1.3.2.3 Phơng pháp ghi sổ số d.
Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu
1 Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp và đợc nhập xuất7 kho thờng xuyên Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc ph- ơng pháp kiểm kê định kỳ.
* Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho của vật t, hàng hóa trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá xuất kho đợc tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phơng pháp ghi thẻ song song, ghi sổ đối chiếu luân chuyển hay ghi sổ số d Trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán đợc xác định bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho thờng đợc sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thơng mại.
* Phơng pháp kiểm kê định kỳ: Là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ đợc tính theo công thức:
Số lợng hàng xuÊt kho Số lợng hàng tồn đầu kỳ +
Số lợng hàng nhËp trong kú -
Số lợng hàng tồn cuối kỳ Phơng pháp kiểm kê định kỳ có u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ chính xác vật t, hàng hoá xuất dùng cjp các mục đích khác nhau bị ảnh hởng
Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị thấp.
1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
1.4.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng.
* TK152: Nguyên liệu, vật liệu TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với các phân loại theo nội dung kế toán và yêu cầu quản lý doanh nghiệp, bao gồm:
TK1521: Nguyên vật liệu chính
TK1524: Phụ tùng thay thế
TK1525: Thiết bị xây dựng cơ bản
TK1528: Vật liệu khác Để phục vụ cho yêu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp thì trong từng
TK cấp 2 có thể chi tiết thành TK cấp 3, TK cấp 4
* TK151: Hàng mua đi đờng TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hàng hoầm doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho.
* TK331: Phải trả ngời bán TK này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết TK331 đợc theo dõi cho từng đối tợng cụ thể.
* TK133: Thuế GTGT đợc khấu trừ Phản ánh thuế GTGT đợc khấu trừ. TK133 chỉ áp dụng đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.
Ngoài các TK trên, kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu còn sử dụng các TK có liên quan khác nh: TK111, TK112, TK141, TK441, TK621, TK622
1.4.1.2 Phơng pháp kế toán nhập nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp đợc nhập kho từ các nguồn khác nhau nh: mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh
Trong các trờng hợp thì doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo quy định Căn cứ vào các chứng từ nhập, hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) và các chứng từ có liên quan khác, kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp có liên quan Cuối tháng, tiến hành tổng hợp số liệu kiểm tra đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết.
1.4.1.2.1 Nhập nguyên vật liệu do mua ngoài. a) Trờng hợp nguyên vật liệu mua về nhập kho nhận đợc cả hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ khác Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu nhập kho, kế toán ghi theo giá cha có thuế GTGT:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK liên quan (TK 111, 112, 331 )
+ Nếu nguyên vật liệu mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khầu trừ thì đợc khấu trừ thuế
1 GTGT đầu vào (phải có hoá đơn GTGT), phần thuế GTGT đợc khấu trừ, kế9 toán ghi:
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào)
Có TK liên quan (TK 111, 112, 331 )
+ Nếu nguyên vật liệu mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT hoặc thuộc đối tợng nộp thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp thì giá trị vật t, hàng hoá nhập kho theo tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn. b) Trờng hợp nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có hoá đơn trong kỳ hạch toán, chỉ nhận đợc Phiếu nhập kho.
Kế toán tiến hành lu Phiếu nhập kho và cha tiến hành ghi sổ mà vào tập hồ sơ Hàng cha có hoá đơn.
Nếu trong tháng có hoá đơn thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho ghi sổ bình thờng nh trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về
Nếu đến cuối tháng háo đơn vẫn cha về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK liên quan (TK111, 112, 331 )
Sang tháng sau khi hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng các cách sau:
Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính (ghi số âm)
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK liên quan (TK111, 112, 141, 331 )
Ghi bút toán bổ sung:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 133: (Nếu đợc khấu trừ thuế GTGT)
Có TK liên quan (TK111, 112, 141 )
+ Điều chỉnh chênh lệch Căn cứ vào hoá đơn, kế toán điều chỉnh cho thuế GTGT đợc khấu trừ.
Nợ TK 133 (Nếu đợc khấu trừ thuế GTGT)
Có TK liên quan (TK111, 112, 141 )
+ Điều chỉnh giá vốn thực tế nhập kho
Nếu giá thực tế nhập kho lớn hơn giá tạm tính thì ghi bình thờng
Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Dụng cô sè 1
ty Cổ phần Dụng cụ số 1
2.1 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần dụng cụ số 1
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập dới sự chỉ đạo của Tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp thuộc Bộ công nghiệp, công ty đã hình thành và phát triển hơn 37 năm.
Ngày 25/3/1968 theo Quyết định số 74 QĐ/KB của Bộ công nghiệp nặng nhà máy Dụng cụ cắt gọt kim loại đợc thành lập Ban đầu nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy là sản xuất các dụng cụ cắt gọt kim loại phục vụ cho các doanh nghiệp trực thuộc Bộ công nghiệp nặng.
Qua hơn hai mơi năm hoạt động và phát triển,với những yêu cầu và nhiệm vụ mới đặt ra, theo quyết định số 292 – TCNSDT ngày 22/5/1993, nhà máy đã đợc đổi tên thành Nhà máy Dụng cụ số 1 Đến năm 1995, theo quyết định số 720 QĐ - TC – CBBĐT ngày 17/7/1995 của Bộ công nghiệp nặng, nhà máy đợc chính thức đổi tên thành Công ty Dụng cụ cắt và Đo lờng cơ khí thuộc Tổng công ty máy – Thiết bị công nghiệp do Bộ công nghiệp nặng trực tiếp quản lý. Đến ngày 17/11/2003 Bộ trởng Bộ công nghiệp có quyết định số 194/2003 QĐ - BCN về việc chuyển Công ty Dụng cụ cắt và Đo lờng cơ khí thành Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1.
Tên giao dịch quốc tế:Tools Joint Stock Company No 1.
Trụ sở chính: Số 108 Nguyễn Trãi, phờng Thợng Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội.
- Chuyên sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt kim loại, dụng cụ cắt vật liệu phi kim loại, dụng cụ đo, dụng cụ gia công áp lực, phụ tùng thiết bị công nghiệp.
- Sản xuất các thiết bị phụ tùng cho ngành dầu khí, giao thông vận tải, xây dựng, chế biến thực phẩm và lâm hải sản.
- Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà xởng.
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại thiết bị, dụng cụ, phụ tùng, thép chế tạo, thép dụng cụ và hợp kim.
- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật.
Tổng vốn kinh doanh: 22,4 tỉ đồng; Tỷ lệ cổ phần của nhà nớc chiếm1 51%.
Số lao động là: 249 ngời
- Phân theo tính chất lao động
Lao động trực tiếp là: 141 ngời.
Lao động gián tiếp là 108 ngời.
Lao động nam: 172 ngời chiếm 69%.
Lao động nữ: 77 ngời chiếm 31%.
Trình độ đại học: 63 ngời (trong đó có 7 nữ).
Trình độ trung cấp: 40 ngời.
Công nhân kỹ thuật: 137 ngời.
Lao động phổ thông: 2 ngời.
Mục tiêu của công ty là huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất kinh doanh, dịch vụ và các lĩnh vực khác nhằm thu đợc lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm, thu nhập ổn định cho ngời lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách Nhà nớc và phát triển thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cơ khí.
*Quá trình phát triển của công ty
Trong những năm 70, 80 mặc dù nền kinh tế đang trong thời kỳ bao cấp, công ty gặp rất nhiều khó khăn nhng công ty luôn hoàn thành kế hoặch của Bộ Công nghiệp giao cho, các chỉ tiêu kinh tế tăng hàng năm cả về số lợng và chất lợng.
Cuối những năm 80, nền kinh tế chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoặch hoá tập trung sang nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc, cũng nh các công ty khác, đã gặp rất nhiều khó khăn Công ty hoạt động kém hiệu quả, tiêu thụ sản phẩm gặp nhiều khó khăn, có những khi không tiêu thụ đợc sản phẩm dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn Nguyên nhân chủ yếu là do trình độ công nghệ kỹ thuật còn thấp, máy móc thiết bị lạc hậu làm cho chất lợng sản phẩm sản xuất không đạt tiêu chuẩn, trong khi đó giá thành lại không hợp lý, không đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng.
Qua gần bốn mơi năm xây dựng và phát triển, công ty đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành cơ khí nớc ta Công ty đã không ngừng đổi mới công nghệ; thay thế máy móc thiết bị; nhà xởng; cơ sở hạ tầng, nâng cao trình độ của công nhân viên, nghiên cứu đa dạng hoá sản phẩm nhằm nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trờng, giảm thiểu chi phí nhằm giảm giá thành một cách hợp lý mà
3 chất lợng sản phẩm vẫn đợc đảm bảo để có thể cạnh tranh đợc Công ty đã sản2 xuất đợc nhiều loại dụng cụ cắt gọt có quy trình công nghệ phức tạp, đáp ứng đợc việc cung cấp các loại dụng cụ cắt cho ngành cơ khí cả nớc và đã có sản phẩm xuất khẩu sang Trung Quốc, Lào, Ba Lan…
Tổng khối lợng sản phẩm của công ty hàng năm đạt khoảng 253 tấn/năm. Trong điều kiện hoạt động của hàng loạt các doanh nghiệp cơ khí bị đình trệ thì hoạt động sản xuất của công ty vẫn đợc duy trì ổn định, thị trờng tiêu thụ không ngừng đợc mở rộng Nếu nh năm 1999, hơn 92% sản phẩm của công ty tiêu thụ trong nớc, xuất khẩu chỉ chiếm gần 8%, thì sang đến năm 2005, công ty đã xuất khẩu đợc hơn 30% sản phẩm Thị trờng xuất khẩu đã đợc mở rộng sang cả một số nớc có nền công nghiệp phát triển cao nh Nhật, CH Séc Thu nhập bình quân lao động trong công ty ngày càng tăng, năm 1995 chỉ đạt 428 000đ nhng đến năm 2005 đã tăng đến 1000 000 đ Công ty luôn chú ý cải thiện điều kiện làm việc cho công nhân viên nh sửa sang nhà xởng, cải tạo môi trờng không khí trong lành trong khu vực sản xuất , có chế độ đãi ngộ, khen thởng, kỷ luật thích đáng nhằm khuyến khích ngời lao động tận tuỵ làm việc nâng cao năng suất lao động.
Công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu Nhà nớc giao và đảm bảo đợc cả ba chỉ tiêu: nộp ngân sách, đầu t tích luỹ và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên Điều đó đợc thể hiện qua các số liệu trong bảng sau:
Giá trị tổng sản lợng
Biểu số 2.1: Biểu khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Hiện nay, thị trờng chủ yếu của công ty vẫn là trong nớc bởi sản phẩm có giá cả phù hợp và chất lợng không thua kém hàng ngoại nhập, các sản phẩm của công ty làm ra đã đáp ứng đợc nhu cầu của cac doanh nghiệp trong nớc và
3 thực hiện tốt chức năng kinh tế do Nhà nớc giao cho Bên cạnh đó để đảm bảo3 cho sự phát triển không ngừng công ty đã đang tìm kiếm bạn hàng nớc ngoài để mở rộng thị trờng tiêu thụ và từng bớc nâng cao uy tín của mình.
2.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty
Cổ phần Dụng cụ số 1
Trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng, việc tổ chức quản lý luôn đóng một vai trò rất quan trọng Tổ chức công tác quản lý một cách khoa học có ý nghĩa rất quan trọng vì nó góp phần giúp cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng, đạt đợc những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra.
Là một doanh nghiệp sản xuất cơ khí tơng đối lớn, sản phẩm đa dạng, phong phú nên việc tổ chức bộ máy quản lý của đợc thực hiện theo mô hình quản lý tập trung Cụ thể nh sau:
Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Dông cô sè 1
Đánh giá khái quát tình hình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phÇn Dông cô sè 1
Là một doanh nghiệp nhạy bén với những sự chuyển đổi của cơ chế thị trờng, với gần 40 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 đã mau chóng tìm đợc hớng đi cho riêng mình và đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành cơ khí nớc ta Trong những năm vừa qua, công ty đã sản xuất đợc rất nhiều loại dụng cụ cắt gọt có quy trình công nghệ phức tạp đảm bảo đợc việc cung cấp chủ yếu các loại dụng cụ cắt cho ngành cơ khí cả nớc và bớc đầu đã xuất khẩu đợc ra nớc ngoài. Để có đợc quy chế quản lý, điều hành, kiểm soát tốt và có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, ban lãnh đạo công ty đã ý thức đ- ợc tầm quan trọng, vai trò tích cực của hạch toán trong công ty nói chung và của kế toán nói riêng.
Qua thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán của công ty, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, em thấy nhìn chung kế toán nguyên vật liệu đợc tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của công ty.
Về công tác quản lý: Thấy đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu, xuất phát từ đặc điểm của công ty là đa dạng và phong phú về chủng loại nên công ty đã thực hiện công tác quản lý và hạch toán tốt từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ đến khi đa vào sản xuất sản phẩm Việc thu mua nguyên vật liệu cho từng tháng, quý, năm đợc thực hiện dựa trên kế hoặch sản xuất thông qua hệ thống định mức nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm, các đơn đặt hàng, hợp đồng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty Công ty có một bộ phận tổ chức thu mua, đó là phòng Kinh doanh Vật t chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ sản xuất ở khâu bảo quản: Công ty đã tổ chức tốt hệ thống kho tàng, phân loại nguyên vật liệu để sắp xếp chúng vào các kho khác nhau nh kho chuyên dùng để chứa thép, hợp kim, các kho chứa hoá chất với điều kiện vệ sinh, an toàn cao ở khâu sử dụng: Việc sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xởng đều đợc phòng Kinh doanh Vật t căn cứ vào kế hoặch sản xuất của từng tháng, quý để lên kế hoặch cung ứng vật t khi có yêu cầu của bộ phận sản xuất về từng loại nguyên vật liệu.ở khâu dự trữ: Công ty đã xây dựng một cách chi tiết, khoa học định mức dự trữ đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn Ngoài ra công ty cũng xây dựng định mức tiêu hao cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu, cho từng bộ phận, phòng ban sử dụng và luôn quan tâm xem xét thay đổi cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế của công ty.
Nh vậy công ty đã quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi thờng xuyên tình hình biến động của vật t, lao động, tiền vốn.
Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty đã đợc tổ chức phù hợp với trình độ, khả năng chuyên môn của từng nhân viên nên việc tổ chức công tác kế toán đợc tiến hành kịp thời và thích ứng với điều kiện của công ty. Phòng kế toán có các nhân viên với độ tuổi còn trẻ, có năng lực, chuyên môn, nhiệt tình trong công việc, và luôn trau dồi thêm kiến thức để tiến hành công việc cho phù hợp với sự thay đổi của luật kế toán.
Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ.
Việc áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ đã giảm bớt đáng kể công việc ghi chép hàng ngày và nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán Đồng thời nó rất thuận tiện trong việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán, cung cấp kịp thời số liệu cho quản lý.
Về tổ chức chứng từ: Cũng nh các doanh nghiệp khác, công ty đã sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính từ chứng từ nhập, xuất đến các chứng từ khác liên quan đến nguyên vật liệu.
Vế sử dụng sổ sách kế toán: Nhìn chung công ty sử dụng khá đầy đủ các loại sổ kế toán về nguyên vật liệu từ hệ thống chi tiết đến hệ thống sổ tổng hợp Điều đó đã giúp cho kế toán phản ánh đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, mức độ chi tiết đáp ứng đợc yêu cầu quản lý chung của công ty.
Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt đợc, công tác kế toán của công ty nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần hoàn thiện nh sau:
Thứ nhất: Nguyên vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng về số l- ợng cũng nh chủng loại, nh vật liệu đợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ,nhiên liệu và trong vật liệu chính lại bao gồm nhiều loại nh thép, hợp kim Từ đặc điểm đó, công ty đã phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu Tuy nhiên công ty lại cha xây dựng “Hoàn thiện kế toánSổ danh điểm vật liệu” Ngoài ra,việc sắp xếp tên và mã vật liệu còn lẫn lộn Nguyên nhân là do việc nhập và xuất nguyên vật liệu không phải do một kế toán làm mà kế toán công nợ thực hiện việc vào sổ phần nhập nguyên vật liệu còn kế toán nguyên vật liệu là ngời thực hiện phần xuất.
Thứ hai: Công ty không sử dụng phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ đối với nguyên vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhng không dùng hết mặc dù số nguyên vật liệu đó sang tháng sau vẫn đợc sử dụng cho quá trình sản xuất Điều đó sẽ gây thất thoát, hao hụt nguyên vật liệu và gây khó khăn cho công tác quản lý, kế toán nguyên vật liệu.
Thứ ba: Công ty không sử dụng TK151-Hàng mua đang đi đờng để phản ánh tình hình vật t, hàng hoá công ty đã mua nhng cha nhập kho Tại công ty trong trờng hợp hoá đơn đã về mà hàng cha về nhng công ty vẫn không hạch toán ma đợi khi hàng về công ty mới tiến hành hạch toán thẳng vào TK152 nh trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về Mặc dù làm nh vậy thì sẽ giảm nhẹ đợc công tác kế toán nhng lại sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý và tính kịp thời của tài sản.
Thứ t: Hiện tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 đang áp dụng hệ thống ISO 9001-2000, các phần hành đều đợc tiến hành theo đúng quy trình nhng riêng phần hành nguyên vật liệu lại không đợc tiến hành chặt chẽ nh khi nhân viên thu mua đi mua nguyên vật liệu,theo đúng quy trình thì nhân viên này phải lấy ba bảng báo giá để so sánh giá cả nhng thực tế tại công ty thì chỉ lấy một bảng báo giá.
Thứ năm: Theo đúng quy định thì thẻ kho không đợc tẩy xoá Nếu thẻ kho tẩy xoá thì không có giá trị nhng thực tế tại công ty do trình độ của thủ kho cha cao nên vẫn còn tình trạng thẻ kho bị tẩy xoá nhiều Điều đó sẽ tạo nhiều khó khăn cho công tác quản lý.
Thứ sáu: Trên sổ Nhật ký chứng từ số 5, kế toán công ty chỉ phản ánh theo giá thực tế là cha đầy đủ Điều đó sẽ gây khó khăn cho việc vào bảng kê số 3 cuối tháng vì trong bảng kê này ghi theo cả giá thực tế và giá hạch toán.
Nhật ký chứng từ
Công Ty Cổ Phần Dụng Cụ số 1 nhật ký chứng từ số 1
Ghi có:TK 111-Tiền mặt
STT Ngày Ghi Có TK111, Ghi Nợ các TK khác Cộng
0 Đã ghi sổ cái ngày 30/09/2005 Ngày 30 tháng 09 năm 2005
*Kết cấu và cách ghi sổ nhật ký chứng từ số 2: Nhật ký chứng từ số 2 đợc dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 đối ứng Nợ với các TK có liên quan Sổ này đơc mở theo từng ngân hàng, nơi công ty có mở tài khoản.
+ Cột 2: Ghi ngày chứng từ
+ Cột 3: Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK liên quan
+ Cét 4: Ghi céng Cã TK112
Biểu số 2.10 : Nhật ký chứng từ số 2 nhật ký- chứng từ số 2
Ghi có: TK 11213- TiềnVNĐ gửi ngân hàng đầu t và phát triển VN Tháng09 năm 2005
STT Ngày Ghi Có TK112, Ghi Nợ các TK khác Cộng Có
0 Đã ghi sổ cái ngày30/09/2005 Ngày 30 tháng 09 năm 2005
(Ký, họ tên) b)Trờng hợp vật liệu mua về nhập kho bằng tiền tạm ứng
Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu, căn cứ vào giấy đề nghị mua nguyên vật liệu do Phó giám đốc kỹ thuật ký duyệt, nhân viên tiếp liệu sẽ đợc tạm ứng đi mua nguyên vật liệu Số tiền tạm ứng đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK141 cho đối tợng nhận tạm ứng Căn cứ để ghi sổ chi tiết TK141 là số liệu của sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng của kỳ trớc, số liệu trên các chứng từ: Sổ tạm ứng, phiếu chi, phiếu thu đối với các khoản tạm ứng để phản ánh số liệu tạm ứng tại thời điểm đầu kỳ, số tiền phát sinh trong tháng Từ đó, tính ra còn tạm ứng đên cuối kỳ.
Ví dụ: Số liệu trên sổ theo dõi tạm ứng của ông Phạm Ngọc Toàn đầu tháng là Trong tháng công ty có nhu câu mua nguyên vật liệu, sau khi đã thanh toán hết tạm ứng của tháng trớc, kế toán căn sẽ căn cứ vào giấy đề nghị tạm gứng đã đợc duyệt của ông Toàn tạm ứng tiền đi mua nguyên vật liệu cho ông Toàn Cuối tháng kế toán tạm ứng sẽ căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK141ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 cho TK141, mỗi ngời đợc ghi vào một dòng trên nhật ký Cuối tháng, kế toán khóa sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh bên Có TK141, lấy số cộng của Nhật ký chứng từ số 10 để ghi sổ cái TK141.
Sổ chi tiết TK141
Tên ngời nhận tạm ứng: Phạm Ngọc Toàn Đơn vị: Phòng vật t
Hoá đơn Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
Phiếu chi 35 18/09 Thanh toán HĐ 023544 111 5.350.000
Phiếu chi 47 20/09 Thanh toán HĐ 023641 111 4.273.000
Biểu số 2.12: Nhật ký chứng từ số 10
Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Nhật ký chứng từ số 10
Tên ngời nhận tạm ứng
Ghi Cã TK141, ghi Nợ TK khác
Nợ Có TK111 TK152 TK133 Nợ Có
Céng 27.041.000 14.943.000 14.943.000 10.960.000 548.000 11.508.000 30.476.000 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 09 năm 2005 Ngày30 tháng09 năm2005
(Ký, họ tên) c) Trờng hợp vật liệu mua về nhập kho nhng cha thanh toán với ngời bán
Tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 khi phản ánh tình hình vật t, hàng hoá cha nhập kho của công ty không sử dụng TK151-Hàng mua đang đi đờng mặc dừ trên thực tế có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về trong tháng hoặc ngợc lại Trong các trờng hợp đó, công ty không tiến hành hạch toán mà chờ đến khi hàng về mới hạch toán thẳng vào TK152 nh bình thờng kể cả tháng sau hàng mới về Để theo dõi việc thanh toán khi mua nguyên vật liệu nhập kho, kế toán sử dụng sổ chi tiết TK331 và Nhật ký chứng từ số 5
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (Sổ chi tiết TK331): Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật t.
Do chỉ có trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về mới làm thủ tục nhập kho và thanh toán nên phần ghi Có TK331 hàng ngày căn cứ vào hoá đơn do phòng Kinh doanh Vật t, phòng Thơng mại chuyển lên Khi công ty mua hàng về nhập kho hoặc khi ngời bán trả lại tiền công ty ứng trớc d thừa hoặc không mua nguyên vật liệu đó nữa thì số tiền này cũng đợc ghi vào cột Có TK331.Phần ghi nợ hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nh: Phiếu chi, giấy uỷ nhiệm chi bằng giấy báo Nợ của ngân hàng Khi công ty ứng trớc tiền cho ng- ời bán thì số tiền cũng đợc phản ánh vào bên Nợ TK331.
Biểu số 2.13: Sổ chi tiết TK331
Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Công ty TNHH kinh doanh kim khí vật t và vận tải
HĐ CT nhập Diễn giải TK §¦
Phiếu chi 36 23/09 Trả HĐ số 0022409 11
Số d Số d Số phát sinh Số phát sinh cuối tháng đầu tháng tăng trong tháng giảm trong tháng= + - + -
Nhật ký chứng từ số 5: Nhật ký chứng từ số 5 đợc dùng để theo dõi tổng hợp quan hệ hạch toán với ngời cung cấp vật t, hàng hoá, tạp vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp.Cơ sở ghi sổ là hoá đơn, chứng từ liên quan đợc tổng hợp vào cuối tháng Nhật ký chứng từ số 5 ở công ty đợc mở mỗi tháng một lần để theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán, mỗi đơn vị bán đợc theo dõi trên một dòng.
Kết cấu và cách ghi sổ nhật ký chứng từ số 5:
+ Cột tên đơn vị: Ghi tên từng đơn vị có quan hệ thanh toán với công ty. + Số d đầu tháng: căn cứ vào số d cuối tháng trên Nhật ký chứng từ số 5 tháng trớc Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK331 đợc ghi một dòng và chung với đơn vị bán.
+ Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331-ghi Nợ các TK khác: Ghi số tiền phải thanh toán cho từng đơn vị bánvề hàng mua nhập kho trong tháng căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Số tiền đợc ghi theo giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho và ghi theo giá hạch toán.
+ Phần ghi Nợ TK 331-ghi Có các TK khác: Ghi số tiền nợ trong tháng, nợ tháng trớc hay trả trớc tiền hàng Căn cứ vào các phiếu chi, séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi.
+ Cột số d cuối tháng đợc xác định nh sau:
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ Nhật ký chứng từ số 5 sau đó lấy tổng cộng trên nhật ký này để ghi vào sổ cái TK331.
Biểu số 2.14: Nhật ký chứng từ số 5
Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Nhật ký chứng từ số 5
Tên đơn vị hoặc ngời bán
SD đầu tháng Ghi Có TK331, Nợ các TK khác Ghi Nợ TK 331, Có các TK khác SD cuối tháng
Nợ Có TK152 TK133 Cộng
1 Cty vật t và vận tải 108.000.000 4.200.000 210.000 4.410.000 15.680.000 15.680.000 96.730.000
Céng 123.000.000 12.200.000 610.000 12.810.000 15.680.000 5.000.000 5.000.000 115.130.000 đã gi sổ cái ngày 30 tháng 09 năm 2005 Ngày 30 tháng 09 năm 2005
* Trong thực tế, khoản chi phí thu mua nguyên vật liệu có những trờng hợp không đợc hạch toán trực tiếp vào TK152 mà phải tổng hợp lại trong tháng, sau đó phân bổ cho từng thứ nguyên vật liệu liên quan vào cuối tháng. Khi đó, công ty sẽ theo dõi chi phí này trên TK142-Chi phí trả trớc Đến cuối tháng mới tập hợp trực tiếp cho từng đối tợng liên quan Chi phí này phát sinh do công ty có đội xe chuyên làm nhiệm vụ chuyên chở nguyên vật liệu mua ngoài hoặc phế liệu vào nhập kho.
Do nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty diễn ra thờng xuyên. Nên khi công ty tập hợp các chi phí này trên TK142 cần phải chi tiết đến từng loại nguyên vật liệu, đến từng lô hàng nhập về Điều đó sẽ làm cho công tác kế toán phức tạp hơn.
Ngoài ra khi mua nguyên vật liệu từ bên ngoài về nhập kho sẽ phát sinh thêm khoản thuế GTGT đầu vào đối với nguyên vật liệu Khi đó kế toán phản ánh khoản thuế này nh sau:
Nếu công ty mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp áp dụng ph- ơng pháp khấu trừ thuế thì số thuế GTGT phải nộp công ty phản ánh trên TK133, khi bán sản phẩm ra thì số thuế này đợc khấu trừ.
Nếu công ty mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp áp dụng ph- ơng pháp tính thuế trực tiếp thì thuế GTGT công ty phải nộp đợc hạch toán trực tiếp vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 0022179, khi Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 mua nguyên vật liệu thép thì công ty phải chịu thuế GTGT Khi đó, theo hoá đơn thì tổng số tiền công ty phải thanh toán là 9.660.000 trong đó tiền hàng (trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu) là: 9.200.000 Tiền thuế GTGT phải nộp(5%) là:460.000
Kế toán phản ánh nghiệp vụ này bằng định khoản:
Số thuế đợc khầu trừ sẽ đợc phản ánh trên các Nhật ký chứng từ có liên quan Ngoài ra, kế toán còn sử dụng bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá mua vào theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
Biểu số 2.15 :Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào
Tên đơn vị kinh doanh: Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Mã số thuế: 0100100791 Địa chỉ: 108 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.
STT Số HĐ Ngày Tên khách hàng DT cha thuế Thuế GTGT Thuế suất
1 0020464 01/09 Cty vật t và vận tải 9.200.000 460.000 5%
2 0021646 15/09 Cty vật t tổng hợp HT 18.360.000 918.000 5%
2.5.1.1.2 Kế toán nhập vật liệu do mua ở n ớc ngoài.
Trong các đơn vị sản xuất nói chung và trong các ngành cơ khí nói riêng thì để sản xuất ra sản phẩm thì cần rất nhiều loại nguyên vật liệu, mà không phải loại nào trong nớc cũng có thể cung cấp đợc Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu sản xuất thì có nhiều loại nguyên vật liệu công ty phải nhập khẩu. Đối với việc nhập nguyên vật liệu do mua ở nớc ngoài thì kế toán sử dụng chứng từ, tài khoản, thủ tục nhập kho cũng tơng tự nh phần kế toán nhập vật liệu do mua ở trong nớc Ngoài ra kế toán còn sử dụng thêm TK3333-Thuế xuÊt, nhËp khÈu.
2.5.1.2 Nhập kho vật liệu do sản xuất dùng không hết, nhập lại kho.
