Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại cơ quan văn phòng tổng công ty máy và phụ tùng 1

Lời mở đầu Trong xu hớng hội nhập kinh tế giới Đảng Nhà nớc ta khuyến khích thành phần kinh tế tham gia hoạt động thơng mại, mở rộng mối quan hệ hợp tác với nớc giới lĩnh vực kinh tế, trị, khoa học kỹ thuật, công nghệ Vì hoạt động kinh doanh xuất nhập giữ vai trò quan trọng việc phát triển kinh tế, xà hội Nhập mặt lĩnh vực ngoại thơng, việc mua hàng hóa công ty, tổ chức kinh tế, tập đoàn nớc để tiêu thụ nớc gia công tái xuất Tuy nhiên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập thời gian mua bán hàng hóa dài doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập đứng trớc rủi ro lớn biến động cạnh tranh gay gắt thị trờng Vì thế, để đạt đợc hiệu cao giảm thiểu tối đa rủi ro kinh doanh cần phải có công cụ giải pháp quản lý hữu hiệu Kế toán mét bé phËn quan träng hƯ thèng c«ng quản lý tài chính, có vai trò tích cực quản lý điều hành hoạt động kinh doanh Nhiệm vụ kế toán lu chuyển hàng hóa nhập ghi chép, phản ánh, giám đốc nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu mua hàng khâu tiêu thụ hàng nhập đồng thời phản ánh tham mu vói lÃnh đạo trờng hợp sai phạm chế độ tài Thông tin kế toán đa quan trọng để đối tợng doanh nghiệp đa định xây dựng biện pháp có hiệu kinh doanh Nền kinh tế thị trờng phát triển yêu cầu quản lý cao, phức tạp đòi hỏi công tác kế toán phải ngày hoàn thiện Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh tÕ ®ã, sau mét thêi gian thùc tËp Tổng Công ty Máy Phụ tùng, em đà định chọn đề tài " Hoàn thiện công tác kế toán lHoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hóa nhập quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng làm chuyên đề thực tập làm chuyên đề thực tập Chuyên đề đợc trình bày theo hai phần: Phần I: Thực tế hạch toán lu chuyển hàng hóa nhập quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Phần II: Những tổng kết công tác hạch toán kế toán lu chuyển hàng hóa nhập quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Chuyên đề đợc hoàn thành dới hớng dẫn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung hớng dẫn giúp đỡ cán phòng kế toán tài Tổng Công ty Máy Phụ tùng Em xin chân thành cảm ơn Phần I: Thực tế hạch toán lu chuyển hàng hóa nhập Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng I Đặc điểm tổ chức máy quản lý, kinh doanh Tổng Công ty có ảnh hởng đến hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập Lịch sử hình thành phát triển Tổng Công ty Máy Phụ tùng có tên giao dịch là: Tổng Công ty Máy Phụ tùng Machinoimport Tên giao dịch quốc tế: viet nam national machinery imporrt export corporation Địa chỉ: Số Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội Điện thoại: 8268921 Fax: (84-4) 8154050 Tổng Công ty Máy Phụ tùng doanh nghiệp nhà nớc thuộc Bộ Thơng mại, có tiền thân Tổng Công ty xuất nhập Máy đời ngày 3/3/1956 Tổng công ty Thiết bị phụ tùng đời ngày 03/3/1960 Theo định số 163/TMPL - TCCB ngày 02/3/1992 Bộ Thơng mại Du lịch (nay Bộ Thơng mại ), hai tổng công ty đợc thức hợp thành Tổng Công ty Máy Phụ tùng Tổng Công ty Máy Phụ tùng đợc thành lập lại theo định số 225/TTg ngày 14/4/1995 Thủ tớng Chính phủ, theo mô hình Tổng Công ty 90 nhà nớc trực thuộc Bộ Thơng mại Việc hợp hai Tổng Công ty nhằm tăng cờng tích tụ tập trung, chuyên môn hoá, hợp tác hoá, gắn kết có hiệu việc kinh doanh nớc với kinh doanh đối ngoại ngành hàng máy móc thiết bị phụ tùng phục vụ nhu cầu nớc, nâng cao khả hiệu kinh doanh đơn vị thành viên toàn Tổng Công ty Hiện Tổng Công ty Máy Phụ tùng doanh nghiệp nhà nớc có quy mô lớn có 11 đơn vị thành viên hạch toán độc lập đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc có quan hệ mật thiết lợi ích kinh tế tài chính, công nghệ cung ứng, tiêu thụ dịch vụ, thông tin đào tạo, nghiên cứu tiếp thị hoạt động phạm vi nớc quốc tế Cùng với phát triển Tổng Công ty, đội ngũ cán công nhân viên 1668 ngời trởng thành mặt, ngời có trình độ Đại học, 595 ngời có trình độ Đại học hàng chục ngời có 2, Đại học, 500 cán công nhân viên có thời gian công tác Tổng Công ty từ 25 đến 35 năm Trong kế hoạch năm 1996- 2000, Tổng Công ty đà đạt doanh thu 5200 tỷ đồng, xuất khÈu 17 triÖu USD, nhËp khÈu 328 triÖu USD, nép ngân sách nhà nớc 392 tỷ đồng Chức nhiệm vụ kinh doanh Tổng Công ty Máy Phụ tùng là: kinh doanh xuất nhập máy móc thiết bị, đại lý tổ chức sản xuất gia công, lắp ráp, bảo dỡng, đóng loại xe, dây chuyền thiết bị toàn bộ, t liệu sản xuất, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực dịch vụ t vấn, dịch vụ thơng mại khác nhằm phục vụ cho công công nghiệp hoá- đại hoá Trải qua giai đoạn phát triển, phạm vi lĩnh vực hoạt động Tổng Công ty ngày đa dạng phong phú bao gồm: Kinh doanh xt nhËp khÈu thiÕt bÞ phơ tïng, vËt t, nhận uỷ thác làm nhiệm vụ xuất nhập cho nhu cầu nớc Đại lý tổ chức sản xuất gia công lắp ráp, bảo dỡng sửa chữa, đóng loại xe, dây chuyền thiết bị toàn bộ, thiết bị toàn bộ, t liệu sản xuất (bao gồm thiết bị máy móc, phơng tiện vận tải, phụ tùng nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất, vật liệu xây dựng, hàng công nghiệp tiêu dùng) Liên doanh hợp tác đầu t với đơn vị nớc để lắp ráp loại máy móc nhỏ, phục vụ cho sản xuất tiêu dùng, sửa chữa, bảo dỡng, bảo hành xe ôtô, xe gắn máy Tổ chức kinh doanh thiết bị kho tàng nhàn rỗi Thực dịch vụ t vấn, dịch vụ thơng mại dịch vụ khác nhằm phục vụ cho nghiệp CNHHĐH đất nớc, đáp ứng nhu cầu nớc xuất để không ngừng nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tăng cờng tích tụ phát triển Tổng Công ty lớn m¹nh Nh vËy lÜnh vùc kinh doanh chÝnh cđa Tỉng Công ty kinh doanh xuất nhập Mặt hàng thị trờng kinh doanh Về mặt hàng kinh doanh: Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu Tổng Công ty từ xa đến máy móc, trang thiết bị, phụ tùng Khi thời kỳ bao cấp, nhà nớc độc quyền hoạt động ngoại thơng giao cho công ty xuất nhập nhà nớc chuyên ngành thực hầu nh tất mặt hàng thuộc máy móc thiết bị toàn đợc thực phận Tổng Công ty Khi chuyển sang chế mới, nhà nớc không giữ đợc độc quyền ngoại thơng Tổng Công ty độc quyền phân phối máy móc thiết bị nhập mà phải tự bơm trải thị trờng, thực kinh doanh kinh tế thị trờng tự cạnh tranh hàng hoá đợc nhập phải theo nhu cầu khách hàng mặt hàng nhập uỷ thác Tổng Công ty có giảm sút nhng thờng Tổng Công ty có thơng vụ lớn nhập máy móc thiết bị cho dự án lớn phủ nh: thiết bị cho hệ thống cấp thoát nớc, máy xây dựng, thiết bị phát truyền hình, thiết bị y tế, xử lý rác thải Còn mặt hàng xuất chủ yếu mặt hàng lơng thực thực phẩm : Gạo, đậu tơng, tơng ớt, đậu phộng, điều, Về thị trờng kinh doanh: Tổng Công ty có thị trờng hoạt động kinh doanh rộng khắp nớc Thị trờng nớc Tổng Công ty hoạt động phạm vi toàn ngành liên ngành Đối với thị trờng nớc ngoài, bạn hàng chủ yếu trớc Liên Xô cũ nớc Đông âu, sang thời kỳ mở cửa Tổng Công ty làm ăn với nớc trực thuộc khối tự ThÞ trêng nhËp khÈu chÝnh hiƯn cđa Tỉng Công ty nớc Nhật Bản, Trung Quốc, Đức, Pháp, Mỹ, Hàn Quốc, Singapo Tuy nhiên tình hình nay, Tổng Công ty gặp phải tình trạng cạnh tranh gay gắt từ công ty nớc, đặc biệt sản phẩm Trung Quốc đợc nhập tràn lan gây khó khăn việc cạnh tranh tiêu thụ làm cho thị trờng bị thu hẹp lại Hiện khách hàng tiêu thụ Tổng Công ty chủ yếu Doanh nghiệp chế biến, khí, ngành lợng, nông nghiệp Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Do phạm vi hoạt động rộng, Tổng Công ty Máy Phụ tùng hoạt động theo theo chế phân cấp hoạt động bao gồm cấp quản lý: HĐQT, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc phó tổng giám đốc, phòng ban chuyên môn nhiệm vụ có chức tham mu Cho đến máy quản lý Tổng Công ty bao gồm: Cơ quan Văn phòng- Trụ sở Tổng công ty số Tràng thi đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty công ty liên doanh 10 công ty kinh doanh hạch toán độc lập xí nghiệp in hạch toán kinh tế độc lập Các đơn vị thành viên Tổng Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động đơn vị Tổng Công ty phê duyệt Trực thuộc đơn vị thành viên có Xí nghiệp, Trung tâm thơng mại, cửa hàng, kho, xởng sản xuất, trạm bảo hành dịch vụ kĩ thuật Các đơn vị hoạt động theo điều lệ quy chế quản lý Giám đốc phê duyệt theo uỷ quyền Tổng giám đốc Trong phạm vi chuyên đề thực tập em sâu nghiên cứu hoạt động kinh doanh tổ chức kế toán quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý quan Văn phòng Tổng Công ty Tổng Giám đốc Văn phòng Phòng tổ chức cán Phòng kế hoạch đầu t Phòng tài kế toán Phòng xuất nhập Sơ đồ Chức nhiệm vụ phòng ban Tổng giám đốc: Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn hàng năm, chơng trình hoạt động Tổng Công ty, dự án đầu t đầu t chiều sâu, dự án đầu t với nớc , biện pháp thực hợp đồng kinh tế có giá trị để trình Hội đồng quản trị xem xét, định Tổ chức thực chiến lợc kế hoạch, phơng án dự án đà đợc phê duyệt Điều hành hoạt động kinh doanh Tổng Công ty chịu trách nhiệm kết qủa kinh doanh Tổng Công ty Thực nhiệm vụ cân đối vốn nhà nớc giao cho Tổng Công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, trớc Bộ trởng Bộ Thơng mại, trớc pháp luật thực bình ổn giá hàng hoá dịch vụ thiết yếu theo quy định Nhà nớc mà Tổng Công ty kinh doanh Văn phòng: Là máy giúp việc, tham mu cho lÃnh đạo Tổng Công ty lĩnh vực hành chính, quản trị đối nội, đối ngoại, lễ tân thực dịch vụ cho quan Đại diện nớc thuê văn phòng Phòng kế hoạch đầu t: Là máy giúp việc, tham mu cho Tổng Công ty việc nghiên cứu, hoạch định, xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, từ có kế hoạch triển khai phơng án thực Phòng tổ chức cán bộ: Là máy tham mu cho lÃnh đạo Tổng Công ty thực quyền quản lý, điều hành lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng, thực đờng lối sách Đảng, pháp luật Nhà nớc Doanh nghiệp, chế độ sách ngời lao động, góp phần đẩy mạnh sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cán bộ, công nhân viên, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nớc Xây dựng đội ngũ cán công nhân viên vững mạnh Phòng tài kế toán: Là máy giúp việc, tham mu cho lÃnh đạo Tổng Công ty việc quản lý Tài chính, tổ chức kế toán hạch toán kết kinh doanh công ty, thực nhiệm vụ thu nộp ngân sách chế độ tài chính, kế toán nhà nớc quy định, tham mu đề xuất vấn đề tài Phòng xuất nhập khẩu: Là máy tham mu cho lÃnh đạo Tổng Công ty công việc liên quan đến xuất nhập kinh doanh đối ngoại khác Đồng thời ngời trực tiếp đề xuất thực phơng án kinh doanh II Đặc điểm tổ chức máy kế toán hình thức sổ kế toán quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Đặc điểm tổ chøc bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n ë quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng đợc thành lập hoạt động dới ®¹o trùc tiÕp cđa ban l·nh ®¹o, cã nhiƯm vơ tổ chức thực toàn công tác kế toán tài theo chế độ quy định Nhà nớc, phòng kế toán có chức tham mu giúp việc cho lÃnh đạo Tổng Công ty công tác quản lý tài tổ chức thực công tác quản lý tài chính, đạo công tác kế toán toàn Tổng Công ty Tổ chức kế toán hạch toán kết kinh doanh quan VP Tổng Công ty, thực nhiệm vụ thu nộp ngân sách theo chế độ tài kế toán nhà nớc quy định.Thống kê thu thập xử lý tổ chức th«ng tin kinh tÕ doanh nghiƯp cung cÊp th«ng tin xác kịp thời cho lÃnh đạo để đa sách nhằm bảo đảm mục tiêu phát triển bảo toàn vốn tài sản Tổng Công ty Mô hình kế toán quan VP Tổng Công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Theo mô hình phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán tổng hợp hạch toán kế toán chi tiết toàn nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh quan văn phòng Tổng Công ty Về tổ chức lao động kế toán máy kế toán văn phòng Tổng Công ty, đội ngũ lao động kế toán gồm 11 thành viênđợc tổ chức nh sau: Sơ đồ 2: Tổ chức máy kế toán quan VP Tổng Công ty Máy Phụ tùng Kế toán trởng Phó phòng kế toán Kế toán lơng khoản trích theo lơng Kế toán TSCĐ, Kế toán CCDC toán, kê khai thuế Thủ quỹ kiêmKế văntoán th phòng hàng hoá doanh thu Vềtoán phânchi công vụ cụgửi thểngân phòng tàicông chínhnợkếnội toán sau:tổng hợp Kế phí Kếnhiệm toán tiền Kế hàng toán bộKnh Õ to¸n  KÕ to¸n trëng: - Phơ tr¸ch chung, trực tiếp phụ trách tài quan văn phòng Tổng Công ty toàn ngành Sơ đồ - Tổ chức máy tài kế toán - Phụ trách toàn công tác kiểm soát toán - Duyệt dự toán cho hoạt động chi tiêu mua sắm - Chỉ đạo công tác sử dụng trang bị, CCDC, vật t nguyên vật liệu Tổng Công ty - Ký dut nhËt ký chøng tõ, sỉ s¸ch kế toán báo cáo tài theo quy định - Duyệt tạm ứng, ký phiếu chi, thu hàng ngày Phó phòng: - Phụ trách phòng trởng phòng vắng - Nghiên cứu đạo công tác kế toán toàn ngành gồm công ty thành viên hạch toán độc lập công ty hạch toán phụ thuộc - Trực tiếp tổng hợp báo cáo toán, báo cáo kiểm kê toàn ngành - Thay kế toán trởng vắng mặt - Tiếp tục kiểm tra, hoàn thiện, hớng dẫn thực phần mềm kế toán văn phòng Tổng Công ty toàn tổng công ty Kế toán tiền gửi ngân hàng: - Chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng, Phụ trách tài khoản tiền vay ngân hàng, ký quỹ - Theo dõi tài khoản 111,112,113 - Thực công tác kế toán chi tiết, hoạt động liên quan đến tiền tệ lập tổ chức thực kế hoạch luân chuyển tiền tệ, đảm bảo hoạt động xí nghiệp - Lập báo cáo tồn, khoản tồn quỹ theo quy định Kế toán toán: - Căn vào duyệt chi lÃnh đạo, lập phiếu thu, chi tiền mặt - Mua toán hoá đơn - Theo dõi tài khoản 131, 331,133, 333 - Theo dõi công nợ với nhà cung cấp ,với khách hàng đồng thời đối chiếu với phơng án kinh doanh - Kiểm soát công nợ, theo dõi tiến độ nộp tiền, toán khách hàng với Tổng Công ty Tổng Công ty với nhà cung cấp Kế toán công nợ nội : - Theo dõi tài khoản 136,336,138,338 - Theo dõi đôn đốc, giải phân loại công nợ khó đòi ngành Kế toán Tài sản cố định , Công cụ dụng cụ (TSCĐ,CCDC): - Chịu trách nhiệm theo dõi tài khoản 211,213,214,153,242 - Căn vào tình hình thực tế tổng Công ty, xây dựng đề xuất mức khấu hao trang thiết bị - Quản lý theo dõi biến động tăng giảm TSCĐ, lập thẻ lên hồ sơ theo chế độ - Quản lý theo dõi tình hình sư dơng biÕn ®éng, nhËp xt CCDC - Më sỉ hạch toán chi tiết tăng giảm TSCĐ, CCDC, hạch toán khấu hao, tính phân bổ cho phận liên quan Kế toán lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ: - Theo dõi tài khoản 334,141,431,335 - Kiểm tra bảng chấm công, xếp loại lao động, bảng lơng thởng khoản thu nhập khác cho cán công nhân viên công ty, bảng toán BHXH, chứng từ chi KPCĐ, chi quỹ khen thởng phúc lợi trớc trình phụ trách phòng ký - Mở sổ sách theo dõi hạch toán kế toán tiền lơng, bảo hiểm theo quy định - Lập toán thu chi KPCĐ hàng năm theo định Kế toán chi phí: - Theo dõi tài khoản 641,642 - Tập hợp doanh thu chi phí phòng XNK1, XNK2 - Tập hợp, phân loại xử lý chứng từ chi phí - Ghi chép, hạch toán theo nội dung khoản mục chi phÝ tõng bé phËn - Më sæ theo dâi loại chi phí, tổng hợp phân tích chi phí theo kỳ Kế toán hàng hoá doanh thu: - Theo dõi tài khoản 156, 511, 632, 911, 421 - Theo dõi trình lu chuyển hàng hoá, việc xuất nhập tồn hàng hoá - Tham gia xây dựng kế hoạch doanh thu tổng Công ty - Xử lý chứng từ thu, hạch toán kế to¸n theo dâi vỊ sè liƯu doanh thu - Tham gia xây dựng kế hoạch mua, dự trữ hàng hoá sở cân đối lợng hàng hoá dự trữ