Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại cơ quan văn phòng tổng công ty máy và phụ

Chuyên đề kế toán trởng Lời mở đầu Trong xu híng héi nhËp cđa nỊn kinh tÕ thÕ giíi Đảng Nhà nớc ta khuyến khích thành phần kinh tế tham gia hoạt động thơng mại, mở rộng mối quan hệ hợp tác với nớc giới lĩnh vực kinh tế, trị, khoa học kỹ thuật, công nghệ Vì hoạt động kinh doanh xuất nhập giữ vai trò quan trọng viƯc ph¸t triĨn kinh tÕ, x· héi NhËp khÈu mặt lĩnh vực ngoại thơng, việc mua hàng hóa công ty, tổ chức kinh tế, tập đoàn nớc để tiêu thụ nớc gia công tái xuất Tuy nhiên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập thời gian mua bán hàng hóa dài doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập đứng trớc rủi ro lớn biến động cạnh tranh gay gắt thị trờng Vì thế, để đạt đợc hiệu cao giảm thiểu tối đa rủi ro kinh doanh cần phải có công cụ giải pháp quản lý hữu hiệu Kế toán phận quan trọng hệ thống công cụ quản lý tài chính, có vai trò tích cực quản lý điều hành hoạt động kinh doanh Nhiệm vụ kế toán lu chuyển hàng hóa nhập ghi chép, phản ánh, giám đốc nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu mua hàng khâu tiêu thụ hàng nhập đồng thời phản ánh tham mu vói lÃnh đạo trờng hợp sai phạm chế độ tài Thông tin kế toán đa quan trọng để đối tợng doanh nghiệp đa định xây dựng biện pháp có hiệu kinh doanh Nền kinh tế thị trờng phát triển yêu cầu quản lý cao, phức tạp đòi hỏi công tác kế toán phải ngày hoàn thiện Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh tế đó, sau thời gian thực tập Tổng Công ty Máy Phụ tùng, em đà định chọn đề tài " HoànHoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hóa nhập quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng làm chuyên đề kế toán tr làm chuyên đề kế toán trởng Chuyên đề đợc trình bày theo hai phần: Phần I: Thực tế hạch toán lu chuyển hàng hóa nhập quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Phần II: Những tổng kết công tác hạch toán kế toán lu chuyển hàng hóa nhập quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Chuyên đề đợc hoàn thành dới hớng dẫn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung hớng dẫn giúp đỡ cán phòng kế toán tài Tổng Công ty Máy Phụ tùng Em xin chân thành cảm ơn Chuyên đề kế toán trởng Phần I: Thực tế hạch toán lu chuyển hàng hóa nhập Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng I Đặc điểm tổ chức máy quản lý, kinh doanh Tổng Công ty có ảnh hởng đến hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập Lịch sử hình thành phát triển Tổng Công ty Máy Phụ tùng có tên giao dịch là: Tổng Công ty Máy Phụ tùng Machinoimport Tên giao dịch quốc tế: viet nam national machinery imporrt export corporation Địa chỉ: Số Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội Điện thoại: 8268921 Fax: (84-4) 8154050 Tổng Công ty Máy Phụ tùng doanh nghiệp nhà nớc thuộc Bộ Thơng mại, có tiền thân Tổng Công ty xuất nhập Máy đời ngày 3/3/1956 Tổng công ty Thiết bị phụ tùng đời ngày 03/3/1960 Theo định số 163/TMPL - TCCB ngày 02/3/1992 Bộ Thơng mại Du lịch (nay Bộ Thơng mại ), hai tổng công ty đợc thức hợp thành Chuyên đề kế toán trởng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Tổng Công ty Máy Phụ tùng đợc thành lập lại theo định số 225/TTg ngày 14/4/1995 Thủ tớng Chính phủ, theo mô hình Tổng Công ty 90 nhà nớc trực thuộc Bộ Thơng mại Việc hợp hai Tổng Công ty nhằm tăng cờng tích tụ tập trung, chuyên môn hoá, hợp tác hoá, gắn kết có hiệu việc kinh doanh nớc với kinh doanh đối ngoại ngành hàng máy móc thiết bị phụ tùng phục vụ nhu cầu nớc, nâng cao khả hiệu kinh doanh đơn vị thành viên toàn Tổng Công ty Hiện Tổng Công ty Máy Phụ tùng doanh nghiệp nhà nớc có quy mô lớn có 11 đơn vị thành viên hạch toán độc lập đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc có quan hệ mật thiết lợi ích kinh tế tài chính, công nghệ cung ứng, tiêu thụ dịch vụ, thông tin đào tạo, nghiên cứu tiếp thị hoạt động phạm vi nớc quốc tế Cùng với phát triển Tổng Công ty, đội ngũ cán công nhân viên 1668 ngời trởng thành mặt, ngời có trình độ Đại học, 595 ngời có trình độ Đại học hàng chục ngời có 2, Đại học, 500 cán công nhân viên có thời gian công tác Tổng Công ty từ 25 đến 35 năm Trong kế hoạch năm 1996- 2000, Tổng Công ty đà đạt doanh thu 5200 tû ®ång, xt khÈu 17 triƯu USD, nhËp khÈu 328 triệu USD, nộp ngân sách nhà nớc 392 tỷ đồng Chức nhiệm vụ kinh doanh Tổng Công ty Máy Phụ tùng là: kinh doanh xuất nhập máy móc thiết bị, đại lý tổ chức sản xuất gia công, lắp ráp, bảo dỡng, đóng loại xe, dây chuyền thiết bị toàn bộ, t liệu sản xuất, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực dịch vụ t vấn, dịch vụ thơng mại khác nhằm phục vụ cho công công nghiệp hoá- đại hoá Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Do phạm vi hoạt động rộng, Tổng Công ty Máy Phụ tùng hoạt động theo theo chế phân cấp hoạt động bao gồm cấp quản lý: HĐQT, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc phó tổng giám đốc, phòng ban chuyên môn nhiệm vụ có chức tham mu Cho đến máy quản lý Tổng Công ty bao gồm: Cơ quan Văn phòng- Trụ sở Tổng công ty số Tràng thi đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty công ty liên doanh 10 công ty kinh doanh hạch toán độc lập xí nghiệp in hạch toán kinh tế độc lập Các đơn vị thành viên Tổng Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động đơn vị Tổng Công ty phê duyệt Chuyên đề kế toán trởng Trực thuộc đơn vị thành viên có Xí nghiệp, Trung tâm thơng mại, cửa hàng, kho, xởng sản xuất, trạm bảo hành dịch vụ kĩ thuật Các đơn vị hoạt động theo điều lệ quy chế quản lý Giám đốc phê duyệt theo uỷ quyền Tổng giám đốc Trong phạm vi chuyên đề kế toán trởng em sâu nghiên cứu hoạt động kinh doanh tổ chức kế toán quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý quan Văn phòng Tổng Công ty Tổng Giám đốc kế hoạchPhòng Văn phòngPhòng tổ chức cán Phòng đầu ttài Phòng kế toánxuất nhập Sơ đồ II Đặc điểm tổ chức máy kế toán hình thức sổ kế toán quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Đặc điểm tổ chøc bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n ë quan Văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng đợc thành lập hoạt động dới ®¹o trùc tiÕp cđa ban l·nh ®¹o, cã nhiƯm vơ tổ chức thực toàn công tác kế toán tài theo chế độ quy định Nhà nớc, phòng kế toán có chức tham mu giúp việc cho lÃnh đạo Tổng Công ty công tác quản lý tài tổ chức thực công tác quản lý tài chính, đạo công tác kế toán toàn Tổng Công ty Tổ chức kế toán hạch toán kết kinh doanh quan VP Tổng Công ty, thực nhiệm vụ thu nộp ngân sách theo chế độ tài kế toán nhà nớc quy định.Thống kê thu thập xử lý tổ chức th«ng tin kinh tÕ doanh nghiƯp cung cÊp th«ng tin xác kịp thời cho lÃnh đạo để đa sách nhằm bảo đảm mục tiêu phát triển bảo toàn vốn tài sản Tổng Công ty Mô hình kế toán quan VP Tổng Công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Theo mô hình phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán tổng hợp hạch toán kế toán chi tiết toàn nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh quan văn phòng Tổng Công ty Chuyên ®Ị kÕ to¸n trëng VỊ tỉ chøc lao ®éng kế toán máy kế toán văn phòng Tổng Công ty, đội ngũ lao động kế toán gồm 11 thành viênđợc tổ chức nh sau: Sơ đồ 2: Tổ chức máy kế toán quan VP Tổng Công ty Máy Phụ tùng Kế toán trởng Phó phòng kế toán Kế toán lơng khoản trích theo lơng Kế toán TSCĐ, Kế toán CCDC toán, kê khai thuế Thủ quỹ kiêmKế văn toán th phòng hàng hoá doanh thu Kế toán điểm chi phí Kế toán tiền ngân Kế hàngtoán công nợ nội bộKế toán tổng hợp Đặc tổ chức sổ kếgửi toán Hiện quan VP Tổng Công ty Máy Phụ tùng áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quy định 1141/TC/QĐ/CĐKT Bộ trởng Bộ Tài ban hành ngày 1/11/1995 Sơsửa đồđổi theo văn hớng dẫn sửa đổi bổ sung - Niên độ kế toán đợc thực từ 01/01 đến 31/12 hàng năm - Phơng pháp khấu hao áp dụng: Khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng - Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: KKTX - Phơng pháp đánh giá hàng tồn kho: Theo giá thực tế đích danh - Nguyên tắc chuyển đổi đồng tiền khác: Theo tỷ giá mua bán thực tế Ngân hàng ngoại thơng công bố thời điểm phát sinh nghiệp vụ Để phù hợp với với loại hình kinh doanh phức tạp quan Văn phòng Tổng Công ty tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chøng tõ (NK- CT) Tuy nhiªn viƯc thùc hiƯn ghi sổ Tổng Công ty có khác so với quy định Chuyên đề kế toán trởng chế độ sổ sách theo hình thức sổ NK- CT Thực tế hạch toán theo hình thức sổ NK- CT Tổng Công ty đợc thực nh sau Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán quan VP Tổng Công ty Máy Phụ tùng Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra phân loại Nhập chứng từ vào máy Đa thông tin Sổ chi tiết tài khoản Bảng kê1, 2, bảng phân bổ Nhật ký Chứng từ Số Sơ đồ Sổ Tuy nhiên từ năm 1997 Tổng Công ty đà áp dụng kế toán làm máy cách thức hạch toán có khác biệt so với việc làm kế toán thủ công Báo cáo tài Công việc hàng ngày kế toán tập hợp kiểm tra phân loại chứng từ gốc, nhập số liệu vào máy theo chức nhân viên phụ trách phần hành, thông tin đa hoàn toàn phần mềm kế toán Effect cài đặt máy thực III Thực tế hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập quan văn phòng Tổng Công ty Máy Phụ tùng Đặc điểm nghiệp vụ nhập Tổng Công ty Là doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xuất nhập khẩu, với 47 năm xây dựng trởng thành Tổng Công ty đà có quan hệ làm ăn với nhiều đối tác nớc Do vậy, đội ngũ c¸n bé nãi chung, c¸n bé kÕ to¸n cđa Tỉng Công ty nói riêng có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh xuất nhập Chuyên đề kế toán trởng Nhập hoạt động phức tạp đòi hỏi kế toán Tổng Công ty phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Để đáp ứng nhu cầu nhập điều kiện nay, Tổng Công ty tổ chức kết hợp hai hình thức nhập trực tiếp để kinh doanh nhận nhập uỷ thác cho đơn vị khác Ngành hàng kinh doanh nhập Tổng Công ty mặt hàng nh máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, vật liệu xây dựng Đây mặt hàng tiêu dùng thông thờng mà hàng công nghiệp phục vụ hoạt động lớn, dự án Thực chất hoạt động nhập trực tiếp thực hợp đồng mua với nhà cung cấp nớc để tiêu thụ nớc Công việc thờng phức tạp xa cách địa lý khác biệt hệ thống tiền tệ, đồng thời chịu điều tiết nhiều hệ thống pháp luật thông lệ quốc tế Đối với hoạt động nhập trực tiếp Tổng Công ty thờng đợc thực đà xác định đợc nhu cầu khách hàng nớc Sau phòng kinh doanh hoàn thành phơng án kinh doanh trình lÃnh đạo phòng kế toán xét duyệt cho thực tiến hành ký hợp đồng mua bán với khách hàng quy định mặt hàng, số lợng, giá cả, cam kết toán trách nhiệm hai bên Sau Tổng Công ty tiến hành ký hợp đồng ngoại nhập hàng hoá sở hợp đồng bán hàng đà ký kết Về phơng thức toán: Tổng Công ty chđ u sư dơng ph¬ng thøc th tÝn dơng ( Letter credit - L/C ) để toán, ®iƯn chun tiỊn hay ph ¬ng thøc nhê thu VỊ tỉ giá sử dụng hạch toán ngoại tệ, kế toán Tổng Công ty áp dụng tỷ giá thực tế bán Ngân hàng ngoại thơng công bố thời điểm phát sinh ngoại tệ Tuỳ thuộc thơng vụ nhập mà Tổng Công ty tiến hành đàm phán với nhà cung cấp để ký kết hợp đồng nhập hàng hoá Sau phòng kinh doanh lập phơng án kinh doanh sở phân tích kế hoạch kinh doanh tình hình thị trờng Phơng án kinh doanh trình bày rõ mặt hàng, số lợng đơn giá, chi phÝ, thuÕ nhËp khÈu, thuÕ GTGT l·i dù tÝnh Chuyển phòng tài kế toán xem xét đệ trình lên Giám đốc phê duyệt Sau đợc phê duyệt đồng ý thực hiện, cán phòng kinh doanh tiến hành soạn thảo hợp đồng ngoại với bên cung cấp nêu rõ điều khoản tiến hành ký hợp đồng Theo điều khoản toán hợp đồng nhập đà ký kết mà Tổng Công ty tiến hành làm thủ tục toán Nếu toán L/C Tổng Công ty tiến hành thủ tục mở L/C với Ngân hàng đà lựa chọn Chuyên đề kế toán trởng Nếu toán phơng thức điện chuyển tiền cán phòng kinh doanh lấy mẫu ngân hàng, đánh dấu mục điện chuyển tiền kèm giấy tờ nh hợp đồng bán hàng nội địa, hợp đồng mua hàng nớc Khi hàng cảng cán Tổng Công ty chuẩn bị phơng tiện, điều kiện để nhận hàng Cán phòng kinh doanh phải điền vào tờ khai hải quan loại hàng, tên hàng, số lợng, giá trị hàng nhập Sau hoàn thành thủ tục giám định hàng hoá Nhận giấy thông báo thuế, phụ thu hải quan kiỉem nhận hàng tờ khai chứng từ liên quan Tổng Công ty có trách nhiệm phải nộp đủ số thuế phụ thu theo thời hạn Sau hoàn tất thủ tục hàng hoá đợc nhập kho hay chuyển thẳng cho khách hàng Toàn chứng từ liên quan đợc lu giữ chuyển cho kế toán ghi sổ Nhập hàng hoá Tổng Công ty thờng theo điều kiện CIF DAF Kế to¸n nghiƯp vơ nhËp khÈu 2.1 KÕ to¸n nghiƯp vơ nhËp khÈu trùc tiÕp 2.1.1 Tæ chøc chøng tõ nghiƯp vơ nhËp khÈu trùc tiÕp C¸c chøng tõ gèc sử dụng: - Hợp đồng nhập - Bộ chứng từ nhập khẩu: Hợp đồng ngoại thơng, Hoá đơn thơng mại, Vận đơn, chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phÈm chÊt, xuÊt xø - Chøng tõ h¶i quan - Chứng từ kho hàng - Giấy báo Nợ, báo Có Ngân hàng - Các phiếu chi, Hoá đơn GTGT (Phiếu toán ) - Giấy thông báo thuế, biên lai thuế 2.1.2 Các tài khoản sử dụng hạch toán nhập hàng hoá - TK 111: Tiền mặt (1111- Tiền Việt Nam đồng) - TK 112: Tiền gửi ngân hàng 1121- Tiền Việt Nam đồng 1122- Ngoại tệ USD - TK 144: Ký quỹ, ký cợc ngắn hạn - TK 156: Hàng hoá 1561- Giá trị hàng ho¸ 1562- Chi phÝ thu mua - TK 1331: ThuÕ GTGT đầu vào - TK 333: Thuế khoản phải nộp nhà nớc 3331- Thuế GTGT hàng nhập 3333- ThuÕ nhËp khÈu - TK 331: Ph¶i tr¶ ngêi bán Chuyên đề kế toán trởng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Để minh họa cho quy trình kế toán nhập hàng hoá tổng Công ty Máy Phụ tùng, xét nghiệp vụ nhập xăm lốp ôtô BKA từ cộng hoà liên bang Đức sau: Phòng kinh doanh xuất nhập nghiên cứu tiếp cận thị trờng nớc việc nhập xăm lốp ôtô BKA Phơng án kinh doanh xăm lốp ôtô BKA đợc tiến hành nhập từ cộng hoà liên bang Đức để bán cho công ty TNHH Lê Hiệp theo hợp đồng nội số 20/MACHINO- LH/12-01 Sau phòng kế toán xem xét khả tài Giám đốc Tổng Công ty đánh giá hiệu quả, phê duyệt phơng án kinh doanh xăm lốp Tổng Công ty đà trao đổi với đối tác CHLB Đức Fax số điều khoản cụ thể để đến ký kết hợp đồng ngoại Hợp đồng nhập xăm lốp ôto BAK có số nội dung sau: Hợp đồng nhập Số 032-MACHINO -LH/02 Bên A: Công ty Gemany machery-LTD Ngân hàng đại diện :GMN -Bank Bên B: Tổng Công ty Máy Phụ tùng Ngân hàng đại diện: Techcombank Điều 1: Điều khoản hàng hoá giá Tên hàng: Xăm lốp Oto BAK Số lợng: 688 Đơn giá:40,5 USD/Bộ Tổng trị giá:27864 USD Điều 2: Giao hàng Giá CIF Hải Phòng Điều 3: Thanh toán Theo phơng thức (D/P at sight) nhờ thu trả tiền đổi chứng từ 2.1.3 Tổ chức hạch toán hàng nhập Khác với hớng dẫn chế độ kế toán, trình nhập hàng hoá Tổng Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đờng để hạch toán hàng cha vỊ nhËp kho Tỉng C«ng ty kh«ng sư dơng TK007 -Ngoại tệ loại để theo dõi biến động nguyên tệ phát sinh Nghiệp vụ đợc diễn nh sau: -Ngày 10/01/2002 Kế toán Tổng Công ty mang tiền mặt đến Techcombank mua ngoại tệ tiến hành thủ tục toán - Ngày 14/01/2002 Nhận đợc giấy báo Nợ Ngân hàng Chuyên đề kế toán trởng -Ngày 20/01/2002 hàng cảng, Tổng Công ty công ty Lê Hiệp tiến hành giao nhận hàng Mặt hàng xăm lốp ôtô BAK phải chịu thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu vµ thuÕ nhËp khÈu Møc thuÕ suÊt thuÕ NK 30%, thuÕ suÊt VAT 10% Tr×nh tự ghi sổ nghiệp vụ nhập xăm lốp ôto nh sau: