Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng
Những vấn đề lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng
liệu và thanh toán tiền hàng
1.1.1 Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp
1.1.1 1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá. Khác với t liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
1.1.1.2 Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL Việc tính giá nguyên vật liệu đợc tiến hành ở 2 khía cạnh đó là tính giá nhập và xuất kho nguyên vật liệu.
* Giá nguyên vật liệu nhập kho Để phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, NVL đợc tính theo giá thực tế.
Giá thực tế là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL Giá thực tế của NVL đợc nhập kho đợc xác định theo từng nguồn nhập.
+ Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là:
- Giá hóa đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có)
+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì thuế GTGT không đợc tính vào giá thực tế của NVL.
+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế của NVL.
Chi phí thu mua bao gồm:
+ Chi phí vận chuyển; bốc xếp, bảo quản NVL từ nơi mua đến kho Công ty
+ Hao hụt trong định mức
Các loại nguyên vật liệu mua ngoài tại Công ty thường bằng giá mua ghi trên hoá đơn GTGT và được coi là giá nhập kho NVL.
Ví dụ: Theo Hoá đơn GTGT ngày 05 tháng 03 năm 2007 Công ty mua Giấy Bãi bằng loại 50g/m 2 của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phúc Nguyên đơn giá chưa có thuế là 69.000VNĐ/g vậy giá thực tế của lô hàng là: 69.000 x 70 = 4.830.000 VNĐ
+ Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ
+ Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL là giá trị NVL đợc bên tham gia góp vốn thừa nhận.
+ Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế đợc tính theo đánh giát thực tế hoặc theo giá bán trên thị trờng.
* Giá nguyên vật liệu xuất kho
Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh điểm, số lần nhập – xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doannh nghiệp Việc tính giá nguyên vật liệu đợc áp dụng theo một trong các phơng pháp sau:
+ Giá thực tế đích danh
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện vào quản riêng từng lô hàng NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô hàng nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Phơng pháp này có u điểm là công tác tính giá NVL đợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho Tuy nhiên để áp dụng phơng pháp này thì nguyên vật liệu của doanh nghiệp phải đợc quản lý theo từng lô hàng và điều kiện về kho tàng bến bãi đều phải đảm bảo.
+ Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Theo phơng pháp này NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trớc sẽ đợc xuất trớc, vì vậy lợng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
Phơng pháp này có u điểm là cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời Tuy nhiên nhợc điểm của nó là phải tính giá nguyên vật liệu theo từng danh điểm vật t và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng của NVL.
+ Phơng pháp Nhập sau – Xuất trớc.
Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc vì vậy việc tính giá xuất của NVL đợc làm ngợc lại với phơng pháp Nhập trớc- xuất trớc.
+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật t nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị NVL Căn cứ vào lợng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có u điểm là giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết NVL so với phơng pháp Nhập trớc – xuất trớc và nhập sau xuất trớc, tuy nhiên nhợc điểm của phơng pháp này là dồn việc tính toán vào cuối kỳ nên ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác.
+ Phơng pháp giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.
Phơng pháp kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp theo quy định
1.2.1 Hạch toán ban đầu về nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp
1.2.1.1 Tổ chức hạch toán ban đầu về nghiệp vụ mua nguyên vật liệu
+ Các nghiệp vụ nhập hàng
Hàng tồn kho đợc nhập từ việc mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp. + Các loại hàng tồn kho: Do là doanh nghiệp sản xuất nên hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm có nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng cho sản xuÊt.
+ Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập nguyện vật liệu
+Chứng từ nguồn: phản ánh nguồn nhập nguyên vật liệu của đơn vị từ việc mua của nhà cung cấp gồm hoá đơn giá trị gia tăng, hợp đồng cung cấp.
+Chứng từ thực hiện: Bao gồm:
+ Biên bản kiểm nghiệm: Đợc sử dụng để xác minh tính chính xác của nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu giữa nhà cung cấp, ngời quản lý tài sản và cán bộ phòng cung ứng vật t về số lợng, chất lợng và chủng loại nguyên vật liệu. Biên bản này đợc lập cho tất cả các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu
+Phiếu nhập kho vật t: Phiếu này dùng để phản ánh lợng hàng đợc nhập qua kho trớc khi xuất dùng cho sản xuất Về nguyên tắc các loại nguên vật liệu đều phải lập phiếu nhập kho Phiếu này do kế toán vật t lập thành 3 liên. Trong đó:
+ Liên 2 giao cho ngời nhập hàng
+ Liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ
Trên phiếu nhập trách nhiệm của các chỉ tiêu đợc quy định nh sau: + Chỉ tiêu số lợng, chủng loại hàng nhập theo yêu cầu đợc ngời lập phiÕu ghi
+ Chỉ tiêu chủng loại, số lợng hàng nhập thực tế do thủ kho ghi + Chỉ tiêu đơn giá và thành tiền do kế toán ghi
* Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho
Người có nhu cầu nhập hàng
Phụ trách phòng cung ứng
2.Lập Biên bản kiểm nghiệm
Biểu 1.1: “Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho”
Ghi chú : Bước (1):người giao hàng có thể là người của công ty hay người ngoài tuỳ vào từng loại NVL.
Bước (5): Thủ kho thực hiện các công việc sau:
+ Kiểm nhận hàng bằng phương pháp kiểm kê
+Ghi số lượng hàng thực nhập vào phiếu nhập kho
+Cùng người giao hàng lý vào phiếu nhập, sau đó ghi số lượng thực nhập vào Thẻ kho chi từng loại danh điểm vật tư theo chỉ tiêu số lượng
Bước (6): Kế toán HTK thực hiện các công việc sau:
+Định kỳ xuống kho thu nhận phiếu nhập
+Định khoản trên phiếu nhập
+Ghi đơn giá và tính ra thành tiền
+Dùng phiếu nhập để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp
Khi hàng đợc mua về thì thủ kho thực hiện các công việc sau:
+ Kiểm nhận hàng bằng phơng pháp kiểm kê
+ Ghi số lợng, hàng thực nhập vào phiếu nhập
+ Cùng với ngời giao hàng ký vào phiếu nhập Sau đó ghi số lợng thực nhập vào thẻ kho cho từng danh điểm vật t theo chỉ tiêu số lợng.
Trong doanh nghiệp thì kế toán hàng tồn kho phải thực hiện công việc sau:
+ Định kỳ xuống kho thu nhận phiếu nhập
+ Định khoản trên phiếu nhập
+ Ghi đơn giá và tính ra giá tiền
+ Dùng phiếu nhập để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
1.2.1.2 Tổ chức hạch toán ban đầu trong thanh toán tiền hàng với nhà cung cÊp
+ Chứng từ sử dụng bao gồm:
Chứng từ phản ánh công nợ phải trả: Các hoá đơn mua hàng nh hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn cung cấp dịch vụ.
Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp: Phiếu chi, báo nợ của ngân hàng, chứng từ thanh toán bằng tiền tạm ứng.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà cung cấp Đợc lập theo 7 bớc công việc và có thể thực hiện theo phơng án sau là tiến hành ký phiếu chi trớc khi chi tiền:
Người có nhu cầu chi tiền
Kế toán trưởng Thủ quỹ
1 giấy đề nghị chi tiền (1)
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 1.2: “Quy trình luân chuyển Phiếu chi”
1.2.2 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán với nhà cung cấp
1.2.2.1 Hạch toán tổng hợp mua nguyên vật liệu
Phơng pháp kê khai thờng xuyên
- TK152 “Hoàn Nguyên vật liệu”
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế Kết cấu của TK 152:
+ Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.
+ Trị giá nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.
+ Trị giá nguyên, vật liệu đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán
+ Trị giá nguyên, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
D Nợ: Giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho.
TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán ghi chi tiết theo từng loại, nhóm vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thờng các doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trò công dụng của NVL nh:
- TK 1521- Nguyên, vật liệu chính
- TK 151- Hang mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hang hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về.
TK 151 cã kÕt cÊu nh sau:
Bên Nợ: Giá trị hang hóa, vật t đang đi đờng.
Bên Có: Giá trị hang hóa, vật t đang đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng hay khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho.
* Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL
+ Nguyên vật liệu thu mua nhập kho:
Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là “Hoàn Hóa đơn bán hàng” và “Hoànphiếu nhập kho”, trờng hợp NVL là nông, lâm, thủy, sản mua trực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập “Hoàn Phiếu mua hàng” thay cho hóa đơn Ngoài ra, trong các trờng hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác nh “Hoàn Biên bản kiểm nghiệm vật t”, “Hoàn Biên bản xử lý vật t thiều”…
Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên.
- Trờng hợp hàng và hóa đơn cùng về:
+ Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Phần ghi vào giá NVL nhập kho
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 111, 112, 311, 331- Giá hóa đơn
- Trờng hợp hàng đang đi đờng:
Khi kế toán chỉ nhận đợc hóa đơn mà cha nhận đợc phiếu nhập kho thì lu hóa đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đờng, nếu trong tháng hàng về thi ghi bình thờng nh trờng hợp trên, nhng nếu đến ngày cuối tháng, hàng vẫn cha về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 151- Phần đợc tính vào giá NVL
Nợ TK 133- Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331- Hóa đơn cha trả tiền cho ngòi bán
Có TK 111, 112, 311…Hóa đơn đã thanh toán
Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
- Trờng hợp hàng về cha có hóa đơn:
Khi kế toán chỉ nhận đợc phiếu nhập, cha nhận đợc hóa đơn thì căn cứ vào lợng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính “Hoàn giá hạch toán”, kế toán ghi:
Khi nhận đựơc hóa đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế giá trị gia tăng đơc khấu trừ ( nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ” Chẳng hạn, khi giá hóa đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung:
Nợ TK 152- Giá nhập thực tế trừ ( - ) giá tạm tính
Nợ TK 133 – Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331 – Giá thanh toán trừ ( - ) giá tạm tính
- Trờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán: Khi ứng tr- ớc tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi :
Khi ngời bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hóa đơn , phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152- Phần đợc ghi vào giá nhập kho
Nợ TK 133- Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331- Giá thanh toán theo hóa đơn
- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua nguyên vật liệu:
Nợ TK 152 - Phần đợc tính vào giá NVL
Nợ TK 133 – Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hóa đơn, thì tùy theo nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 138(1381) - Chờ xử lý
Nợ TK 138(1388)- Yêu cầu bồi thờng
Có TK 111, 112, 311, 331 – Giá thanh toán của số NVL thiếu
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hóa đơn thì kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 “Hoàn Vật t, hàng hóa giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa ) hoặc căn cứ vào giá hóa đơn của số nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi:
Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH In Việt Hàn
2.1.1 Quá trình hoạt động và đặc điểm kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH in Việt Hàn là một doanh nghiệp họat động có t cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo luật định, hạch toán độc lập tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, có trụ sở làm việc và có con dấu riêng.
Công ty TNHH in Việt Hàn đợc thành lập vào ngày 05 thán 04 năm
2005 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch đầu t Thành phố Hà Nội.
Trụ sở chính của Công ty đóng tại 118B2- Phờng Nghĩa Tân- Quận Cầu Giấy Hà Nội Điện thoại: 04.8386813
Xởng sản xuất của Công ty đóng tại : 57/151 Nguyễn Đức Cảnh- Hoàng Mai Hà Nội. Điện thoại: 04.6245742
Công ty đã mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Ngoại Thơng
Số vốn điều lệ của Công ty :1 tỷ đồng
Công ty TNHH in Việt Hàn những ngày đầu đi vào hoạt động với 10 ngời , số vốn điều lệ là 1 tỷ, xởng sản xuất phải đi thuê Để làm quen với sản xuất cũng nh quy trình quản lý từ cao xuống thấp, Lãnh đạo Công ty quyết định hoạt động sản xuất theo hình thức thủ công in lới Khi đó mặt hàng in chủ yếu là Nylon thâm nhập vào các khu Công nghiệp, khu Chế xuất để tiếp cận với các công ty may của Việt Nam và nớc ngoài nhận in gia công Sau thời gian hoạt động Công ty đã mua 02 máy in các mặt hàng chuyên dụng cho ngành may xuất khẩu Chỉ hơn 1 năm sau Công ty đã thu hồi lại đợc số vốn đầu t mua thiết bị ban đầu Hiện nay số nhân viên trong công ty đã tăng lên 22 ngêi.
Mặc dù mới đợc thành lập trong thời gian ngắn những với sự nỗ lực của bản thân, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô hoạt động của mình, tạo đợc nhiều mối quan hệ làm ăn với các doanh nghiệp trong nớc.
Công ty TNHH in Việt Hàn có chức năng và nhiệm vụ sau:
+ In và sản xuất nhãn mác phục vụ ngành may mặc
+ In và các dịch vụ liên quan đến in
+ Quảng cáo trên mọi chất liệu
Khách hàng Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật
Phân x ởng in Sản phẩm hoàn chỉnh
+ Đại lý mua bán, đại lý ký gửi hàng hóa
+ Môi giới thơng mại Đối tợng và địa bàn kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng đợc mở rộng Đối tợng kinh doanh của doanh nghiệp rất đa dạng, số lợng khách hàng ngày càng tăng lên.
Sau hơn 2 năm hoạt động Công ty đã đạt đựơc những thành tựu đáng khích lệ Đó là luôn đảm bảo kinh doanh có lãi, đảm bảo mức lơng ổn định cho nhân viên, nâng cao đời sống của nhân viên, đồng thời không ngừng nâng cao mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty
Những thành tựu đáng khích lệ đó có đợc là nhờ Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý tơng đối phù hợp với quy mô, đảm bảo hiệu quả hoạt động trong quản lý sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý của công ty đã tuân thủ đúng nguyên tắc quản lý kinh tế, linh động, sáng tạo, giải quyết nhanh dứt điểm các vấn đề liên quan đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các nhân viên trong Công ty đã nỗ lực phấn đấu, làm việc có tính thần trách nhiệm cùng với ban lãnh đạo công ty tạo thành một sức mạnh tổng hợp chung góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế của Công ty.
Dới đây là một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Công ty trong 2 n¨m: §VT: VN§
TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
4 Thu nhập bình quân(ngời/tháng) 920.125 1.234.750
(Nguồn tài liệu kế toán)
Bảng 2.1 : Một số chỉ tiêu tình hình tài chính của Công ty TNHH In Việt hàn
Quy trình công nghệ sản xuất:
(Nguồn tài liệu kế toán)
Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất
Hiện Công ty đang sản xuất trên công nghệ In Offset, mà quy trình công nghệ này đòi hỏi phải trải qua nhiều công đoạn: Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất khép kín và lần lợt thực hiện các giai đoạn theo sơ đồ 1.1 ở trên.
Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của khách hàng đợc chuyển đến phòng Kinh doanh Phòng kinh doanh gửi mẫu cho thiết kế,tại đây sẽ xem xét mẫu đa lên máy chuyên dùng tách màu điện tử thành các màu cơ bản rồi chuyển xuống cho phân xởng chế bản.Sau khi tiến hành chụp phim cho sang bản kẽm in, kẽm in sẽ chuyển sang cho phân xởng in.Tại phân xởng in, giấy và kẽm in đợc lắp vào máy in in ra các sản phẩm in theo đúng mẫu mã Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ đợc phòng kỹ thuật kiểm tra chất l- ợng Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ đợc chuyển vào kho hoặc vận chuyển luôn tới khách hàng nếu không nhập qua kho
Phòng kỹ thuËt thiÕt kÕ
PX in l íi PX in lable PX in offset
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH In Việt hàn
(Nguồn tài liệu kế toán)
Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý Công ty TNHH In Việt Hàn
*Chức năng quản lý của từng phòng ban
Công ty TNHH in Việt Hàn tổ chức quảnlý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.
Giám đốc: Là ngời phụ trách chung, quản lý chỉ đạo các hoạt động của
Công ty Tổ chức thực hiện chiến lợc, kế hoạch, phơng án, dự án Ngoài ra giám đốc có nhiệm vụ mở rộng quan hệ đối ngoại và tìm kiếm đối tác làm ăn cho doanh nghiệp.
Phó giám đốc: Là ngời đợc giám đốc công ty ủy quyền trong công tác điều hành các hoạt động về phơng diện kỹ thuật và sản xuất tại công ty, có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong công tác xây dựng các ch- ơng trình, kế hoạch, nghiên cứu cải tiến các sản phẩm in, tổ chức thực hiện các hoạt động kỹ thuật tại công ty.
Phòng kinh doanh: Là phòng ban có chuyên môn thực hiện việc kinh doanh bán lẻ, chào bán các sản phẩm của công ty Nắm bắt nhu cầu thị trờng, phối hợp với các phòng ban nghiên cứu các sản phẩm mới T vấn cho lãnh đạo trong việc xây dựng đơng lối chiến lợc Marketing cụ thể.
Phòng kế toán: Là phòng chuyên môn của Công ty, đợc thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty laf cơ sở để ban Giám đốc đa ra các quyết định.
Phòng kỹ thuật thiết kế: Là phòng ban chuyên môn đợc thành lập để xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong Công ty, nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm phù hợp, khảo sát sản phẩm mới, t vấn kỹ thuật cho khách hàng.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in Việt Hàn
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, hay còn gọi là mô hình một cấp Phòng kế tóan của công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán Phòng kế toán của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị.
Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty In Việt Hàn
2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng
* Đặc điểm mua nguyên vật liệu
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức của Công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú nh sổ tay công tác, vở, sách báo, tạp chí, ấn phẩm mà mỗi đơn đặt hàng đòi hỏi khác nhau về quy cách, mẫu mã sản phẩm Ví dụ: các loại sách báo đòi hỏi nhiều màu, hình đẹp, giấy trắng và bóng cho nên vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại, quy cách cũng nh kích cỡ
Công ty In Việt Hàn là bạn hàng quen thuộc của các cơ sở cung cấp nguyên vật liệu nên việc ký kết hợp động mua nguyên vật liệu đợc diễn ra nhanh chóng, giá cả ổn định Khi có nhu cầu sản xuất kinh doanh thì bộ phận cung ứng vật t mua về và có ngay, nên Công ty đã không để tình trạng mua quá nhiều nguyên vật liệu hay dự trữ nhiều nguyên vật liệu trong kho, gây ứ đọng, làm giảm chất lợng nguyên vật liệu, ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm và ứ đọng vốn lu động.
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đợc mua theo 2 nguồn sau:
+ Mua nguyên vật liệu từ các nguồn trong nớc
+ Nhập mua nguyên vật liệu từ nớc ngoài về
Công ty đã tiến hành phân loại NVL dựa trên cơ sở công dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh Nhờ có sự phân loại này mà kế toán NVL có thể theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL, có thể cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu.
Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu trên cơ sở các định mức đặt ra cho từng đơn đặt hàng do đó đã tránh đợc tình trạng ứ đọng quá nhiều nguyên vật liệu trong kho Công tác quản lý nh vậy đã giúp cho doanh nghiệp tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn và sử dụng một cách hiệu quả nhất nguồn nguyên vật liệu mua về.
Khi có nhu cầu về NVL công ty trực tiếp gọi điện cho nhà cung cấp để thoả thuận về giá cả, giá đó bao gồm cả các chi phí khác phát sinh khi vật liệu về nhập kho tại công ty nh: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng Do đó giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho chính là giá mua thực tế ghi trên hoá đơn (cha có thuế GTGT).
2.2.2 Kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty In Việt hàn
2.2.2.1 Hạch toán ban đầu về nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp
Tổ chức hạch toán ban đầu về nghiệp vụ mua nguyên vật liệu
+Chứng từ nguồn: phản ánh nguồn nhập nguyên vật liệu của đơn vị từ việc mua của nhà cung cấp gồm hoá đơn giá trị gia tăng, hợp đồng cung cấp.
*Chứng từ thực hiện bao gồm:
+Phiếu nhập kho vật t: Phiếu này do kế toán vật t lập thành 3 liên. Trong đó:
+ Liên 1 lu tại quyển + Liên 2 giao cho ngời nhập hàng + Liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ Trên phiếu nhập trách nhiệm của các chỉ tiêu đợc quy định nh sau:
+ Chỉ tiêu số lợng, chủng loại hàng nhập theo yêu cầu đợc ngời lập phiÕu ghi
+ Chỉ tiêu chủng loại, số lợng hàng nhập thực tế do thủ kho ghi + Chỉ tiêu đơn giá và thành tiền do kế toán ghi
* Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho
Người có nhu cầu nhập hàng
Phụ trách phòng cung ứng
2.Lập Biên bản kiểm nghiệm
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.2: “Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho”
Khi hàng đợc mua về thì thủ kho thực hiện các công việc sau:
+ Kiểm nhận hàng bằng phơng pháp kiểm kê
+ Ghi số lợng, hàng thực nhập vào phiếu nhập
+ Cùng với ngời giao hàng ký vào phiếu nhập Sau đó ghi số lợng thực nhập vào thẻ kho cho từng danh điểm vật t theo chỉ tiêu số lợng.
Trong doanh nghiệp thì kế toán hàng tồn kho phải thực hiện công việc sau:
+ Định kỳ xuống kho thu nhận phiếu nhập
+ Định khoản trên phiếu nhập
+ Ghi đơn giá và tính ra giá tiền
+ Dùng phiếu nhập để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Tổ chức hạch toán ban đầu trong việc thanh toán tiền hàng với nhà cung cÊp
+ Chứng từ sử dụng bao gồm:
Chứng từ phản ánh công nợ phải trả: Các hoá đơn mua hàng nh hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn cung cấp dịch vụ.
Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp: Phiếu chi, báo nợ của ngân hàng, chứng từ thanh toán bằng tiền tạm ứng.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà cung cấp Đợc lập theo 7 bớc công việc và có thể thực hiện theo phơng án sau là tiến hành ký phiếu chi trớc khi chi tiền.
Người có nhu cầu chi tiền
Kế toán trưởng Thủ quỹ
1 giấy đề nghị chi tiền (1)
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.3: “Quy trình luân chuyển Phiếu chi”
* Mua nguyên vật liệu (công ty áp dụng hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)
+ Công ty sử dụng tài khoản theo quyết định 15/QĐ- BTC, trong đó tài khoản 152 và tài khoản 331 đợc chi tiết nh sau:
Tài khoản 152-“Nguyên liệu, vật liệu”
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu của Công ty theo giá thực tế Kết cấu của tài khoản 152 như sau:
+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, nhận điều chuyển cấp phát,… trong kỳ.
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Giá của nguyên vật liệu thực tế xuất kho trong kỳ
+ Chiết khấu, giảm giá hoặc hàng mua bị trả lại cho người bán.
+ Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
Tài khoản 152 chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo công dụng của nguyên vật liệu :
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
(Nguồn tài liệu kế toán)
Biểu 2.4 : Tài khoản 152 chi tiết §èi víi TK152:
TK 1521-Nguyên vật liệu chính
TK1521-GiÊy cuén, GiÊy A4, giÊy A3, giÊy A2, GiÊy A1, giÊy A0
TK1522-Nguyên vật liệu phụ nh: Các chất phụ gia để pha mầu, các chất tẩy rửa, các loại vải, ruy băng, chỉ khâu để tăng tính thẩm mỹ cho sản phẩm Để hạch toán nhiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng TK
331 – Phải trả cho ngời bán Kết cấu nội dung của tài khoản này đợc chế độ quy định nh sau:
- Số tiền đã trả cho nhà cung cấp vật t, hàng hóa, nhà cung cấp dịch vô.
- Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu xây lắp nhng cha đợc nhận sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lợng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Số tiền nhà cung cấp chấp thuận giảm giá, chiết khấu thơng mại cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh toán đợc nhà cung cấp chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả.
- Số kết chuyển về giá trị vật t, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại nhà cung cấp
- Xử lý nợ không có chủ
- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá
- Số tiền phải trả nhà cung cấp vật t, hàng hóa, ngời cung cấp dịch vụ, ngời nhận thầu xây lắp.
- Trị giá hàng nhận của nhà cung cấp khi có tiền ứng trớc
- Nhà cung cấp trả lại tiền cho doanh nghiệp
- Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ
Số d bên có: Số tiền còn phải trả nhà cung cấp Đối với TK 331: Đợc chi tiết tới các nhà cung cấp nh:
TK 331- Công ty TNHH thơng mại và dịch vụ Phúc Nguyên
TK 331- Công ty TNHH Kim Hoa
*Nguyên vật liệu mua trong n ớc :
+ Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan khi hàng về nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152: Phần ghi vào giá NVL nhập kho
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 111, 112, 311, 331- Giá hóa đơn
- Trờng hợp hàng đang đi đờng:
Khi kế toán chỉ nhận đợc hóa đơn mà cha nhận đợc phiếu nhập kho thì lu hóa đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đờng
Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Khi ngời bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hóa đơn , phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152- Phần đợc ghi vào giá nhập kho
Nợ TK 133- Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331- Giá thanh toán theo hóa đơn
- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua nguyên vật liệu:
Nợ TK 152 - Phần đợc tính vào giá NVL
Nợ TK 133 – Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hóa đơn, thì tùy theo nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 138(1381) - Chờ xử lý
Nợ TK 138(1388)- Yêu cầu bồi thờng
Có TK 111, 112, 311, 331 – Giá thanh toán của số NVL thiếu
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hóa đơn thì kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 “Hoàn Vật t, hàng hóa giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa ) hoặc căn cứ vào giá hóa đơn của số nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi:
Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi:
*Nguyên vật liệu nhập khẩu:
-Khi nguyên vật liệu về biên giới tiếp nhận hàng, kế toán ghi:
Nợ TK151-Hàng mua đang đi đờng
Có TK 331-Tỷ giá nhận nợ bằng ngoại tệ
Có TK 333-Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc(Tỷ giá nộp thuÕ)
Có TK 111, 112-Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc(Tỷ giá xuất ngoại tệ hoặc tỷ giá thực tế nộp thuế)
Có TK 515-Lãi chêch lệch tỷ giá hoặc Nợ Tk 635-Lỗ chêch lệch -Nguyên vật liệu nhập kho dùng tại đơn vị:
- Thanh toán nguyên vật liệu nhập khẩu đến hạn trả cho ngời bán:
Nợ TK 331- Tỷ giá thanh toán ghi nhận nợ
Có TK 1122-Tỷ giá xuất ngoại tệ
Có TK 515- Lãi chêch lệch tỷ giá(Hoặc Nợ TK 635-Lỗ chêch lệch tỷ giá)
Ngày 05/01/2007 Công ty mua 50g/m 2 giấy Bãi Bằng
Số lợng: 70 gam Đơn giá: 69.000/gam
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho số 36 và các chứng từ liên quan đến nhập hàng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu đã đợc nhập kho:
+ Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu (chi phÝ vËn chuyÓn, lu kho…)
+Cuối tháng, đơn vị thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt
Hiện nay các loại sổ sử dụng trong doanh nghiệp nhìn chung tuân theo chế độ kế toán hiện hành
Mẫu sổ công ty sử dụng đã tuân thủ theo đúng chế độ kế toán ban hành. Phơng pháp ghi chép khá tuân thủ theo chế độ kế toán
Căn cứ vào kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu đã được phê duyệt, các đơn vị trong Công ty chủ động tổ chức chào giá, lựa chọn nhà cung cấp Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, Công ty tiến hành thoả thuận với nhà cung cấp về đơn giá, số lượng, hình thức thanh toán
Nhà cung cấp sẽ lập Hoá đơn GTGT giao cho Công ty kèm theo khi vận chuyển vật tư đến kho Hoá đơn GTGT ghi rõ họ tên địa chỉ của nhà cung cấp cũng như số lượng, giá trị, tiền thuế GTGT… của các loại nguyên vật liệu mà Công ty mua.
Khi nhận vật tư, Công ty phải có cán bộ đi áp tải hàng Hàng về trước khi nhập kho, Công ty lập Ban kiểm nghiệm bao gồm đại diện của phòng Kinh doanh, phòng Tài chính kế toán và Thủ kho Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm” là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ giao nhận hàng giữa người cung cấp, bộ phận cung ứng và Thủ kho về số lượng,chất lượng, chủng loại.
Công ty TNHH In Việt Hàn Mẫu số 03- VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 083445 ngày 05 tháng 01 năm 2007 của Công ty TNHH In Việt Hàn theo hợp đồng Số:09/HĐKT – 2007
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Bùi Văn Nhậm, Đại diện phòng Vật tư,Cty TNHH In Việt Hàn,Trưởng ban
Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH in Việt Hàn
* Về tổ chức hạch toán ban đầu
Mặc dù công ty in Việt Hàn là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa nhng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung lại hoạt động rất có hiệu quả, hình thức này phù hợp với đặc điểm điều kiện của công ty là sản xuất tập chung trên địa bàn rộng, đồng thời nó cũng tạo cho kế toán trởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập chung thống nhất đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Việc phân công lao động ở phòng kế toán là rõ ràng, tại các xí nghiệp không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu.
Hình thức sổ chứng từ ghi sổ đợc áp dụng tại công ty rất phù hợp với yêu cầu quản lý, với quy mô của công ty và trình độ các nhân viên kế toán tại công ty.
Công ty đã sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho hoạt động của bộ máy kế toán Vì thế, việc hạch toán đợc thực hiện chính xác, kịp thời, giảm bớt đợc khối lợng công việc và tránh đợc những sai sót, đáp ứng kịp thời yêu cầu về quản lý đòi hỏi ngày càng cao trong nền kinh tế thị trờng.
* Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ của Công ty đã đợc thực hiện đầy đủ và đúng quy định của Bộ Tài chính Chứng từ ở các phần hành đợc luân chuyển theo đúng chế độ, đầy đủ các chữ kí tự bắt buộc và đợc bảo quản, lu trữ cẩn thận Các chứng từ đợc đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và đợc kiểm tra kĩ lỡng trớc khi ghi sổ, đảm vảo các yếu tố cần thiết cũng nh hiệu lực của chứng từ Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ đợc phân loại theo từng phần hành và tổ chức bảo quản Việc lập các chứng từ có sự độc lập tơng đối và có sự kiểm tra đối chiếu lÉn nhau.
* Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1
Là một doanh nghiệp mới thành lập đợc khoảng 2 năm, với quy mô vừa và đang trên đà mở rộng, đặc biệt là Công ty sử dụng kế toán thủ công nên việc lựa chọn hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ là rất phù hợp Các loại sổ của công ty đợc sử dụng khá đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quảnlý, từ các loại sổ chi tiết đến sổ tổng hợp Cách trình bày tơng đối dễ hiểu, đợc ghi chép một cách đầy đủ Quy trình ghi sổ đợc kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Về phần hành kế toán nguyên vật liệu
Công tác kế toán nguyên vật liệu đợc tiến hành hàng tháng có quy củ, phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên phân xởng, kho và phòng kế toán Từ đó giúp cho số liệu hạch toán đợc ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời, là cơ sở cho việc lập các báo cáo kế toán từng kỳ cũng đợc chính xác, đầy đủ và kịp thêi.
Việc quản lý nguên vật liệu ở các khâu dự trữ, thu mua ở công ty đợc thực hiện rất hiệu quả, cụ thể là:
+ Trong khâu bảo quản: hệ thống kho của công ty đợc xây dựng khá tốt và hợp lý cùng với đội ngũ nhân viên quản lý kho có tinh thần trách nhiệm nên việc tổ chức bảo quản vật t, tổ chức giao, cấp vật t đợc tiến hành rất tốt.
+ ở khâu thu mua: Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật t Mặc dù khối lợng vật t lớn và chủng loại đa dạng nhng công ty vẫn luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất, giúp kế hoạch của công ty đợc hoàn thành đúng tiến độ.
Việc áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán nguyên vật liệu là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đã đáp ứng đợc nhu cầu theo dõi thờng xuyên tình hình biến động vật t, tiền vốn Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán sử dụng phơng pháp thẻ song song để đối chiếu là rất thuận tiện, việc ghi chép và tính toán đơn giản, để kiểm tra, đối chiếu không chỉ giữa thủ kho với kho mà còn trong nội bộ kế toán.
Về phần hành kế toán thanh toán với nhà cung cấp Để thực hiện tốt nhiệm vụ đặt ra của công tác kế toán thanh toán với nhà cung cấp, bộ phận kế toán trong công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ tơng đối hoàn chỉnh và hợp lý đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán đợc chính xác và phù hợp với những quy định của chế độ kế toán tài chính hiện
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1 hành Quá trình lập và luân chuyển các chứng từ này cũng tơng đối hợp lý tuân thủ theo đúng thủ tục đảm bảo sự phù hợp về mặt pháp lý có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Về tài khoản sử dụng, kế toán công ty đã lập nên một hệ thống các tài khoản liên quan tới nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp khá đầy đủ và chi tiết, phù hợp với đặc thù của hoạt động thanh toán diễn ra trong công ty cũng nh với đặc điểm của từng đối tợng nhà cung cấp.
Về công tác hạch toán hàng ngày, kế toán thanh toán với nhà cung cấp đã thực hiện hạch toán theo đúng những nguyên tắc kế toán đã đợc đa ra cũng nh theo đúng chế độ kế toán hiện hành quy định Phơng pháp hạch toán đều đ- ợc tuân thủ một cách linh động có chọn lọc trên cơ sở những đặc thù riêng của công ty,hệ thống sổ sách tơng đối đầy đủ đảm bảo cho vai trò phản ánh thông tin một cách khoa học chính xác.
*Về tài khoản sử dụng: Để quản lý mua nguyên vật liệu Công ty vẫn dùng Danh mục vật t tự thiết kế sẵn mà cha có sự sắp xếp theo trật tự về một nhóm, một loại vật liệu nào đó.
*Về trình tự hạch toán Đối với trờng hợp hàng mua hoá đơn về, cuối tháng hàng cha về, kế toán cha vào sổ chi tiết hàng mua đang đi đờng để tiện theo dõi mà vẫn treo hoá đơn nh vậy là làm sai với quy định của Nhà nớc.
*Về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công ty vẫn còn sử dụng những biều mẫu chứng từ theo quýêt định số
Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty in Việt Hàn
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty
Hoàn thiện theo nghĩa chung là khắc phụ những nhược điểm, phát huy những ưu điểm vốn có của sự vật, hiện tượng nhằm đạt tới một hình thái cao hơn về chất để có thực hiện tốt hơn nữa chức năng của mình Kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý Trong một doanh nghiệp, quản lý là những hoạt động nghiệp vụ nhằm sử dụng tốt các nguồn lực hiện có trong doanh nghiệp để tạo ra lợi nhuận Để làm được điều này, quản lý cần thu thập thông
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1 tin, vận dụng các quy luật kinh tế khách quan, các chính sách kinh tế của nhà nước một cách linh hoạt, phù hợp để đưa ra những quyết định quản lý Qua phân tích, ta thấy quản lý là hoạt động chủ quan có mục đích của doanh nghiệp chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế, các chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước và môi trường kinh doanh đầy biến động do vậy để đạt được hiệu quả quản lý thì đòi hỏi tất yếu hoạt động quản lý phải luôn đổi mới hướng tới sự hoàn thiện Đồng thời để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán cũng cần hướng tới sự hoàn thiện phù hợp với yêu cầu quản lý.
Tuy ra đời do yêu cầu của quản lý, nhưng trong quá trình phát triển của mình kế toán đã xây dựng được hệ thống phương pháp và tôn chỉ hoạt động riêng của mình Một hệ thống kế toán hiệu quả là hệ thống kế toán cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ Trong nền kinh tế thị trường nói chung và hoạt động thực tiễn tại một doanh nghiệp nói riêng, sự biến đổi xảy ra liên tục Là một khoa học có chức năng phản ánh hiện thực, kế toán cần luôn đổi mới hoàn thiện phương pháp của mình để kịp thời thu thập, xử lý, cung cấp thông tin một cách hiệu quả nhất.
Thông tin kế toán không chỉ phục vụ cho quản lý trong nội bộ doanh nghiệp mà nó còn được cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau ngoài doanh nghiệp như: Nhà cung cấp, nhà đầu tư,…nên kế toán chịu sự điều chỉnh của các chính sách kế toán này Mặt khác, các chính sách này thường đựơc xây dựng chung cho các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế do vậy thường “cứng nhắc”, việc vận dụng vào doanh ngiệp cần có sự phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp Do đó, kế toán luôn luôn cần phải thay đổi và hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu.
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1 Để phương hướng và các giải pháp hoàn thiện có khả thi thì cần phải có điều kiện thực hiện.
Về phía Nhà nước: Nhà nước cần tạo môi trường kinh doanh cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện quá trình hạch toán kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị Nhà nước cần tiếp tục xây dựng và hoàn thiện luật kế toán, chuẩn mực kế toán cùng các thông tư hướng dẫn cụ thể, chi tiết, tiến gần đến chuẩn mực kế toán quốc tế để có thể tiến đến hội nhập trong công tác kế toán tài chính Nhà nước cần tạo khung pháp lý chung, bên cạnh đó cần có những khoảng mở để doanh nghiệp tự tìm tòi và áp dụng phù hợp với đặc thù của đơn vị mình.
Về phía Công ty: Kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng thực chất là việc lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, theo dõi hàng mua về và tập hợp các chứng từ phát sinh để thanh toán với nhà cung cấp đồng thời là căn cứ để ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản nguyên vật liệu và tài khoản thanh toán với nhà cung cấp Vì vậy để công tác kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng được thực hiện tốt cần phải có sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty Đối với bộ máy kế toán:
-Phải nắm vững luật kế toán, các chuẩn mực, quy định, thông tư hướng dẫn.
-Phải nắm vững các chính sách, yêu cầu quản lý của Công ty.
-Phải nắm vững nội dung và bản chất của nguyên vật liệu và các hình hức thanh toán với nhà cung cấp.
-Phải phân loại các nguyên vật liệu thích hợp theo yêu cầu công tác quản lý và hạch toán.
-Phải phân loại các đối tượng cần thanh toán, các hình thức thanh toán
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1
-Xác định trình tự hạch toán và tổng hợp nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng.
-Xây dựng hệ thống TK thích hợp, cụ thể phù hợp với tình hình cụ thể của Công ty.
3.2.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng Đặc biệt trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, để có thể đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải xác định cho mình một hướng đi đúng đắn nhất Đây chính là điều kiện cần thiết để các doanh nghiệp có thể khẳng định mình, đồng thời tạo ra bước nhảy vọt trong sự phát triển Trong một môi trường làm việc năng động như hiện nay thì đối thủ cạnh tranh luôn là một vấn đề cần phải đặt ra trước tiên đối với các doanh nghiệp Đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp không chỉ có những đối thủ trong nước mà còn bao gồm cả những doanh nghiệp nước ngoài Trong môi trường kinh tế đầy thách thức đó để có thể tồn tại được thì doanh nghiệp cần phải đưa ra cho mình những chiến lược kinh doanh khả thi nhất Muốn vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lý sản xuất và hạch toán kinh doanh hiệu quả trong đó công tác kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng có tầm quan trọng không nhỏ.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng
3.3.1 Về tài khoản sử dụng
Danh mục vật liệu, danh mục thanh toán với nhà cung cấp cần đợc theo dõi theo từng nhóm, từng quy cách một cách chặt chẽ, sắp xếp theo một trật tự thuận tiện cho việc tìm kiếm, quản lý những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó Để đạt đợc điều đó thì vấn đề quan trọng là phải xây dựng bộ mã vật liệu, thanh toán với nhà cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, thuận tiện và hợp lý cho việc quản lý.
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1
Do vật liệu của công ty có nhiều chủng loại, mỗi chủng loại lại có phẩm chất quy cách khác nhau, do đó để có thể nhớ chính xác đợc tất cả các loại vật liệu và quy cách của từng loại công ty có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào đặc điểm của nguyên vật liệu Dựa vào loại vật liệu, nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào quy cách….Trong loại vật liệu chính ta phân thành nh sau: Nhóm giấy: 1-1; Nhóm kẽm: 1-2; Nhóm mực: 1-3 Để dễ dàng cho quản lý NVL Công ty có thể sử dụng “Sổ danh điểm vật tư” để quản lý NVL Mẫu chứng từ này có thể tham khảo Biểu số 3.2 dưới đây
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư ĐV T Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm
Biểu 3.1: Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”
Công ty nên hạch toán nghiệp vụ một cách cẩn thận, đối với hàng mua có hoá đơn nhng cuối tháng hàng cha về thì công ty cần hạch toán vào tài khoản hàng mua đi đờng để tiện theo dõi, tránh tình trạng mất mát Việc ghi chép nh vậy thì mới đảm bảo đợc tính chính xác của các số liệu khi lập các báo cáo tài chính cho doanh nghiệp
3.3.3 Về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Doanh nghiệp nên thực hiện đồng bộ hệ thống chứng từ theo quyết định
15 Đối với các chứng từ in theo quyết định cũ thì doanh nghiệp nên tiến hành in lại toàn bộ để đảm bảo sự thống nhất và tuân theo chế độ đã ban hành.
3.3.4 Về phần mềm kế toán
Việc sử dụng phần mềm kế toán thủ công đã tạo cho bộ máy kế toán trong doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý dữ liệu Nh vậy để đảm bảo công việc đợc tiến hành một cách có hiệu quả, tránh tình trạng nhầm lẫn và sai sót xảy ra, đồng thời để nâng cao chất lợng của công việc thì doanh nghiệp nên thiết kế cho riêng mình một phần mềm kế toán Việc sử dụng phần
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1 mềm kế toán nh vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp sẽ đạt đợc kết quả tốt nhất trong công việc.
3.3.3 Sổ sách sử dụng: Đối với tài khoản phải trả nhà cung cấp, công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi riêng từng đối tợng, hạch toán riêng để tránh nhầm lẫn, sai sót. Đối với nguyên vật liệu mua về thì doanh nghiệp cũng nên mở sổ chi tiết theo dõi từng loại vật t mua về Điều này sẽ giảm thiểu sự mất mát xảy ra trong quá trình quản lý nguyên vật liệu.
3.3.5 Về đội ngũ lao động kế toán trong doanh nghiệp Đào tạo và nâng cao hơn nữa trình độ kế toán viên, công ty cần có các chính sách đào tạo cho công nhân viên, bồi dỡng năng lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả, đạt kết quả cao.
3.3.6 Sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc quản lý nguyên vật liệu Để khắc phục trong việc báo cáo và tổng hợp tình hình NVL chậm trễ thì cần phải có sự liên hệ, đối chiếu giữa các bộ phận trong công ty: Cán bộ phòng Kinh doanh, Cán bộ phòng Tài chính kế toán, Thủ kho giữa các khâu cung ứng, thu mua, bảo quản, dự trữ để có sự thống nhất trong toàn Công ty. Để kiểm tra việc thu mua tại công ty, ngoài việc đối chiếu biên bản, cán bộ Công ty có thể xuống kiểm tra đột xuất chất lượng vật tư ở các kho, đối chiếu với “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá” xem có khớp giữa số liệu và thực tế không
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1
Công ty TNHH In Việt Hàn là một doanh nghiệp mới thành lập còn non trẻ nên công tác hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng luôn là yêu cầu quan trọng xuất phát từ tầm quan trọng của nó: nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố không thể thiếu của quá trình kinh doanh sản xuất và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành của một sản phẩm Thông qua đó doanh nghiệp sẽ có phương án quản lý tốt nguyên vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí trong việc sử dụng, góp phần giảm chi phí sản xuất.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH In Việt Hàn, tôi thấy công tác kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp đã được lãnh đạo công ty quan tâm thích đáng và cũng phần nào đáp ứng được yêu cầu kế toán của công ty Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của toàn Công ty nói chung và kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng nói riêng, Công ty cần phát huy những mặt tích cực đã đạt được và cố gắng khắc phục những mặt còn tồn tại để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Qua thời gian thực tập này tôi đã đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng với mong muốn nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty Nhưng công tác quản lý, hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng là một lĩnh vực khá rộng nên trong bài viết này tôi chỉ đề cập tới một số vấn đề chủ yếu Mặc dù tôi đã cố gắng phản ánh đầy đủ, trung thực thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Công ty nhưng do trình độ còn hạn chế, thời gian ngắn nên trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Vũ Mạnh Chiến và các anh chị phòng tài chính kế toán của Công ty TNHH In Việt Hàn đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn tôi hoàn thành chuyên đề thực tập này
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1
Chơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng 2
1.1.Những vấn đề lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng 2
1.1.1 Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp 2
1.1.1.1Đặc điểm nguyên vật liệu 2
1.1.1.2Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu 2
1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng 2
1.1.2.1 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp 2
1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp 3
1.2 Phơng pháp kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp theo quy định 5
1.2.1 Hạch toán ban đầu nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp 5
1.2.1.1 Tổ chức hạch toán ban đầu nghiệp vụ mua nguyên vật liệu 5
1.2.1.2 Tổ chức hạch toán trong việc thanh toán tiền hàng với nàh cung cấp 5
1.2.2 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp 5
1.2.1.1 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ mua nguyên vật liệu 5
1.2.1.2 Hạch toán chi tiết thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp 6
1.2.3 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán với nhà cung cấp 9
1.2.3.1 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua nguyên vật liệu 9
1.2.3.2 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp 14
Chơng ii:Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty tnhh việt hàn 16
2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH In Việt Hàn 16
2.1.1Quá trình hoạt động và đặc điểm kinh doanh của Công ty 16
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH In Việt hàn 19
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in Việt Hàn 20
2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty In Việt Hàn 28
2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng 28
2.2.2 Kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty In Việt hàn 29
2.2.2.1 Hạch toán ban đầu về nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp 29
Chơng iii : Phơng hớng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH in việt hàn 41
3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH in Việt Hàn 41
3.2 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty in Việt Hàn 44
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty 44
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng 45
3.2.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng 46
3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng 47
3.3.1 Về tài khoản sử dụng 47
Hoàng Thị Hòa Lớp K36DK1