Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường, Ban lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, Công ty đã hiểu được “ Bán hàng là sức sống “, cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và thanh toán tiền hàng. Cùng với sự phát triển của Công ty, trình độ quản lý của Công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hóa, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành hàng hóa tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ. Với hàng hóa, Công ty có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo hàng hóa tránh khỏi tác động của thiên nhiên như han, rỉ, .chống mất mát hao hụt tự nhiên. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn của từng chủng loại hàng hóa. Công ty đã đặc biệt coi trọng tới khâu bán hàng. Phòng kinh doanh cùng với tổ công tác đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hóa bán ra. Về công tác kế toán : Kế toán hàng hóa ghi chép tình hình biến động hàng hóa được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa. Hệ thống kế toán hàng hóa ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác và hợp lý, phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu ủa cao trong hạch toán hàng hóa. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của Công ty đề ra : Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế những trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty là phù hợp với điều kiện một doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng. 2/ Nhận xét cụ thể về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : 2.1. Ưu điểm : Nhìn chung công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng đã cung cấp những thông tin chung, cần thiết cho công tác quản lý kinh doanh của Công ty cũng như của các cơ quan quản lý tài chính như : Cục thuế, Ngân hàng . - Thứ 1 : Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tài chính. Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 có sửa đổi, bổ sung phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Nói chung việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện nay trong công tác kế toán tương đối hợp lý và khoa học. - Thứ 2 : Việc sử dụng hệ thống chứng từ nhìn chung Công ty đã thực hiện tốt quy định về hóa đơn, chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống mẫu biểu, chứng từ kế toán cụ thể. Các chứng từ ban đầu sau khi được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ ghi sổ chi tiết. Có thể nói quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện một cách kịp thời, chính xác. - Thứ 3 : Hệ thống sổ kế toán : Công ty đã sử dụng phần mềm Fast trong công tác kế toán, cách nhập liệu nhanh, chính xác, rõ ràng, tiết kiệm thời gian, chi phí. - Thứ 4 : Từ khi thành lập và phát triển đến nay Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ của Nhà nước, tổ chức mở các sổ kế toán hợp lý để phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, kế toán đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty trong lĩnh vực lưu thông. - Thứ 5 : Đội ngũ cán bộ của Công ty có trình độ, năng lực, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc được giao. Công tác kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người được phân công theo từng phần hành cụ thể. Từ đó phát huy tính chủ động, sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm và sự thành thục trong công việc của mỗi người. - Thứ 6 : Công ty áp dụng các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán khá phù hợp, chính sách giá cả linh hoạt, Công ty quy định khung giá bán niêm yết cho từng loại hàng hóa. Công ty căn cứ nhu cầu thị trường để điều chỉnh giá bán cho phù hợp với giá cả của thị trường. 2.2. Nhược điểm : Bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu quản lý của Công ty. Cụ thể như sau : 2.2.1. Kế toán bán hàng : - Trong việc kế toán hàng tồn kho, do hàng tồn kho của Công ty có giá trị lớn, như vậy để giảm bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trường hợp xảy ra rủi ro do giảm giá hàng tồn kho, mặt khác để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, đảm bảo tính đáng tin cậy về thông tin kế toán và kết quả kinh doanh của mình thì Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trong việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng : Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách đến mua hàng và thanh toán ngay Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm rất nặng nề : Thường xuyên phải kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản khá lớn của mình nhưng vẫn còn đang trong quy trình thanh toán. Quy mô các khoản phải thu của khách hàng lớn mà việc thanh toán của các khách hàng đôi khi còn rất chậm, có những trường hợp Công ty phải đòi nợ rất nhiều lần khách mới chịu thanh toán. Với cơ chế bán hàng là cơ chế mở, luôn coi “ khách hàng là Thượng đế “ và đảm bảo hai nguyên tắc của Công ty : Lợi ích của Công ty không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng, Công ty cần phải lập dự phòng phải thu khó đòi, đồng thời Công ty cũng nên có các chính sách về thưởng phạt trong thanh toán của khách hàng. 2.2.2. Kế toán xác định doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng : * Kế toán xác định doanh thu bán hàng : Trong việc theo dõi doanh thu bán hàng : Hiện nay Công ty đang sử dụng sổ chi tiết TK 511 để theo dõi chung cho tất cả các loại hàng hóa của Công ty mà không theo dõi từng loại hàng hóa, hơn nữa mẫu sổ này không phản ánh được số lượng hàng hóa đã tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu ( nếu có). Vì vậy, kế toán nên áp dụng hình thức sổ vừa phản ánh được doanh thu bán hàng, số lượng hàng hóa và các khoản giảm trừ doanh thu. * Kế toán xác định kết quả bán hàng : Ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, các khoản chi phí bán hàng được tính tổng hợp cho toàn bộ hàng hóa chứ không phân bổ riêng cho từng nhóm, từng loại hàng hóa. Công ty nên tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho từng loại hàng hóa để tiện việc xác định lãi, lỗ của từng loại hàng hóa. Từ đó có các kế hoạch đúng đắn về việc tiêu thụ từng loại hàng hóa. 3/ Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng & thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Từ thực tế công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đã được trình bày và phân tích ở trên, bên cạnh những mặt tích cực cũng còn rất nhiều tồn tại, hạn chế. Có thể thấy rằng thực tiễn đang đòi hỏi hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty. Sau một thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán tại Công ty, với vốn kiến thức hạn chế và được sự chỉ đạo tận tình của cô giáo hướng dẫn, em xin mạnh dạn trình bày một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện các mặt nói trên. Các kiến nghị này đã được cân nhắc để có tính khả thi áp dụng vào điều kiện thực tế của Công ty. Các yêu cầu được đưa ra đối với mỗi ý kiến là : 3.1. Ý kiến về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán : Phòng kế toán của Công ty gồm 6 người, với trình độ cao, kinh nghiệm lâu năm thực sự là một lợi thế của Công ty. Việc bố trí công việc của các thành viên trong phòng khá hợp lý. Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho người khác. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc, đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn nữa việc làm đó, tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tránh trường hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng. 3.2. Ý kiến về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hóa : Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Tác động về tài chính : Dự phòng giảm phần vốn lưu động thực sự nằm trong luân chuyển, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân bằng vốn lưu động, ảnh hưởng tới kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty nên mở TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Việc lập dự phòng phải tính cho từng thứ hàng hóa tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho ) Có TK 159 - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập Nợ TK 159 Có TK 632 3.3. Ý kiến hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi : Trong hoạt động kinh doanh của Công ty có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Nhưng Công ty vẫn chưa có kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy, Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi để phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Dự phòng nợ phải thu khó đòi : là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu, có thể không đòi được do đơn vị nợ hoặc người nợ không có khả năng thanh toán trong năm kế hoạch. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính như các khoản dự phòng khác. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ của Công ty tại thời điểm cuối năm và đảm bảo Công ty không bị lỗ. Mức trích dự phòng phải thu khó đòi có thể xác định theo một trong hai phương pháp sau : + Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu : Số dự phòng phải thu Tổng số doanh thu Tỷ lệ phải thu khó đòi cần lập cho năm tới = bán chịu x ước tính + Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ ( dựa vào thời gian quá hạn thực tế) Số dự phòng cần phải Số phải thu của Tỷ lệ ước tính không lập cho niên độ tới của = khách hàng đáng x thu được ở khách hàng khách hàng đáng ngờ A ngờ A đáng ngờ A KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Để đứng vững trên thị trường và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn. Nhưng chính sự biến động này của nền kinh tế đã giúp nhiều doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Trong báo cáo tốt nghiệp này em đã trình bày toàn bộ nội dung về tổ chức kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng thực tế ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến. Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng là một bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, nó cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình sản xuất và bán hàng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm hàng đầu và được hoàn thiện không ngừng cho phù hợp với tình hình thực tế. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, em đã đi sâu tìm hiểu về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty , em thấy Công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh, song bên cạnh đó cũng có một số vấn đề tồn tại. Để khắc phục phần nào những tồn tại đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích nhằm hoàn thiện thêm phần hành kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng. Do vốn kiến thức còn giới hạn và bước đầu áp dụng lý luận vào thực tiễn còn bỡ ngỡ nên bài viết này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của thầy cô và những người quan tâm. Sau đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình, hiệu quả của các thầy, cô khoa Kế toán, Ban lãnh đạo Công ty và các anh chị em trong phòng kế toán của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Hà Nội, tháng 06 năm 2010 Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hiền MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU . 2 PHẦN I : ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN . .3 1/ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN . .3 1.1. Lịch sử hình thành . .3 1.2. Quá trình phát triển . .3 2/ MỘT SỐ CHỈ TIÊU KINH TẾ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN ĐẠT ĐƯỢC TRONG 2 NĂM GẦN ĐÂY .4 3/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH, TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH & TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 3.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. .4 3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh . .4 3.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán .6 4/ ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .7 4.1. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty .7 4.2. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính .7 4.3. Phương pháp tính giá thực tế hàng hóa xuất kho .18 4.4. Phương pháp kê khai hàng tồn kho .18 4.5. Công tác kiểm kê TS và tính khấu hao TSCĐ .20 4.6. Phương pháp tính thuế GTGT . .25 4.7. Công tác lập và nộp các báo cáo kế toán. .27 PHẦN II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .35 1/ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG . . .35 1.1. Đặc điểm các mặt hàng bán ra . 35 1.2. Đối tượng và phương thức bán hàng 35 1.3. Các hình thức thanh toán tiền hàng mà Công ty áp dụng .36 2/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN . .37 2.1. Tài khoản kế toán bán hàng sử dụng . .37 2.2. Các thủ tục nhập, xuất kho và công tác thanh toán với người mua, người bán .43 2.2.1. Thủ tục nhập kho . 43 . 2.2.1.1. Thủ tục nhập kho hàng hóa . 43 . 2.2.1.2. Công tác thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp 2.2.2. Thủ tục xuất kho 52 . 2.2.2.1. Thủ tục xuất kho hàng hóa 52 . 2.2.2.2. Công tác khi khách hàng thanh toán tiền hàng .65 2.3. Kế toán chi tiết hàng hóa . .74 2.3.1. Hạch toán chi tiết ở kho . .74 2.3.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán . .75 2.4. Kế toán tổng hợp hàng hóa. .77 2.4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng . .77 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa . .78 2.5. Kế toán giá vốn hàng bán . .82 2.6. Kế toán giảm giá hàng bán . .84 2.7. Kế toán doanh thu bán hàng .85 PHẦN III : NHẬN XÉTVÀ KẾT LUẬN . .90 1/ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .90 2/ NHẬN XÉT CỤ THỂ VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .91 2.1. Ưu điểm . .91 2.2. Nhược điểm .91 2.2.1. Kế toán bán hàng . .92 2.2.2. Kế toán xác định doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng .92 3/ MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN . .92 3.1. Ý kiến về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán .93 3.2. Ý kiến về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hoá 93 3.3. Ý kiến hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi .94 KẾT LUẬN . .95 . dung về tổ chức kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng thực tế ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến. Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng. Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Trong điều