MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 118

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 118 I. Cơ sở khoa học của kiến nghị 1. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 những thành tích đã đạt được Bất kỳ một công việc nào đều phải trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn đều có thể thành công hay thất bại, mỗi thành công hay thất bại đó đều có thể đem lại vinh quang hay sụp đổ. Nhưng để có thể mang lại vinh quang và thành công thì đòi hỏi bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào đều phải có bộ máy tổ chức tốt. Một trong số nhiều công ty hay doanh nghiệp thành công phát triển thịnh vượng phải kể đến công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Công ty được thành lập từ năm 1982, trải qua bao thăng trầm sóng gió trên thương trường, có những giai đoạn tưởng chừng như phá sản hay giải thể nhưng để khắc phục được điều đó cấp trên đã cử (thay thế ) bộ máy quản lý mới xuống. từ khi bộ máy quản lý được cử xuống làm việc thì gần như có một sức sáng tạo mới và đã làm thay đổi toàn bộ công ty, Từ chỗ sắp phá sản đã trở nên phát triển mạnh mẽ. trước hết để thành công như vậy phải kể đến bộ máy quản lý của công ty nói chung và bộ máy quản lý NVL nói riêng là khá chặt chẽ. Từ khi thay đổi bộ máy quản lý và đổi mới máy móc thiết bị, ngành nghề của công ty đến nay đã tạo ra một bức tiến nhảy vọt. Sau ba lăm đỏi mới từ năm 1998 đến năm 2001 sản lượng của công ty đã tăng gần gấp 10 lần, được như vậy cũng phải kể đến công tác quản lý NVL vì công ty là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm là những công trình cầu, đường . mà NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Vì vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề quản lý NVL cần phải tăng cường và hoàn thiện hơn nữa, nhằm góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm của những công trình mới. Những thành tích đã đạt được trong công tác quản lý NVL tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118: 1.1.1. Xây dựng định mức tiêu dùng: Trước đây công ty không xây dựng định mức tiêu dùng, mà công ty chỉ thi công với mục tiêu đề ra của công trình. Nay công ty đã xây dựng nên nhiều mức tiêu dùng cho từng công đoạn thi công công trình: + Mức tiêu dùng NVL cho một công trình (biểu1) và từ đó có thể xây dựng nên định mức cho từng hạng mục. + Công ty đã áp dụng nhiều phương pháp phân tích, và dựa vào các bảng phân tích để xây dựng nên những kế hoạch lâu dài cho một công trình thi công với thời gian dài. 1.1.2 Đảm bảo NVL cho xây dựng . Để đảm bảo NVL cho xây dựng công ty đã hạch toán và xây dựng nên những yêu cầu nhằm góp phần hoàn thành công trình: - Xác định lượng NVL cần mua. - Xác định lương NVL cần dự trữ. - Xác định lượng NVL cần dùng. 1.1.2. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL. Để mua sám NVL thì thật là dễ dàng nhưng để xây dựng kế hoạch mua sắm NVL thì điều đó phải nhờ đến khả năng, trình độ của người cần mua sắm. Vì mua như thế nào và mua làm sao để đạt giá thấp nhất do đó yêu cầu đối với người mua sắm phải biết lắm bắt được những thông tin giá cả trên thị trường để có thể đưa ra quyết định cuối cùng giá mua hàng của đối tác nào. Nếu mua được giá thấp nhất thì có thể làm hạ được giá thành sản phẩm và ngược lại nếu mua với giá cao thì làm tăng giá thành từ đó làm giảm lợi nhuận. 1.1.4 Tổ chức cấp phát NVL Công ty công trình giao thông 118 là một công ty xây dựng do vậy địa bàn xây dựng ở khắp nơi do vậy để tổ chức cấp phát NVL thật là khó. Nhưng do điều kiện địa bàn xây dựng rộng nên công ty đã uỷ nhiệm cho từng đội hoặc có thể khoán cho từng đội thi công. Do vậy mỗi đội thi công phải có một bộ phận quản lý riêng về quản lý thu, mua, cấp phát NVL và cứ cuối tháng thì phải báo cáo về cho công ty. Như vậy thông qua các đội công sẽ tập hợp được toàn bộ tình hình thực hiện của mỗi công trình, từ đó có thể thấy được những mặt mạnh của đội thi công. Như vậy đòi hỏi các bộ phận phải tận dụng hết NVL sẵn có ở địa phương. Điều đó giúp khâu vận chuyển chuyển không phải vận chuyển chuyển từ kho công ty đến công trình và nó cũng giúp làm giảm giá thành sản phẩm 1.1.5. Tổ chức thu hồi các phế liệu phế phẩm Do công ty không phải là công ty sản xuất một loại sản phẩm mà công ty sản xuất nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm là một công trình khác nhau. Do đó để tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm thì phải dựa vào quản lý của các đội để có thể tập hợp được phế liệu và đồng thời phân loạiluôn xem phế liệu nào có thể tái chế, tận dụng được hay có thể bán cho các công ty để đem tái chế hoặc có thể làm vào các việc phụ. VD: Túi xi măng có thể tận dụng vào làm lót các khối bê tông hay che mưa cho các vật liệu khác. 1.1.6. Tổ chức thanh quyết toán NVL. Do công ty xây dựng tất cả các công trình vừa và nhỏ do đó tổ chức thanh quyết toán của công ty có thể quyết toán trả ngay hoặc trả trậm tuỳ thuộc vào mỗi công trình để có thể thanh quyết toán. Những mặt còn tồn tại Nhìn một cách tổng thể thì công tác quản lý NVL ở cong ty là chặt chẽ, nhưng cũng không tránh khỏi những khâu còn yếu kém. - Khâu thu mua: Do công trình ở xa nên được thu mua gần như toàn bộ thuộc ban quản lý đội thu, mua và thi công. Và một việc quan trong nữa đó là ban quản lý của đội phải tận dụng tối đa những NVL sẵn có tại địa phương vì vậy giá cả trên thị trường không lắm bắt được do vậy có khi mua giá cao hơn giá thực tế trên thị trường. Khi mua vật liệu về chuyển thẳng đến chân công trình phục vụ cho thi công, thì bộ phận nhận vật liệu ở công trình chỉ ký vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản ( giấy ) xác nhận vật liệu được nhập vào thi công. - công ty chưa tiến hành phân tích kiểm tra tình hình sử dụng NVL. thiết nghĩ trong nền kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc kiểm tra tình hình sử dụng NVL là rất cần thiết vì là một công ty xây dựng nên NVL là rất lớn do vậy phế liệu, phế phẩm của mỗi công trình là nhiều nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc tiết kiệm NVL và hạ giá thành sản phẩm đồng thời nó là yếu tố khách quan của tất cả của các Doanh nghiệp. Muốn làm được điều này ngoài việc hạch toán chính xác chi phí NVL còn phải phân tích tình hình sử dụng NVL để từ đó có thể tìm được giải pháp nhằm tiết kiệm những phế liệu, phế phẩm, làm giảm chi phí và hạ giá thành. - Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu nhìn chung ở công ty là chưa phát huy được tác dụng trong công tác quản lý NVL giữa các phòng, bởi lẽ mỗi phòng ( Phòng TC-KT, phòng QLTB, phòng KT- KT ) có một cách mã hoá khác nhau không sử dụng thống nhất với nhau. Chính vì vậy việc mã hoá vật liệu chỉ phát huy tác dụng trong từng phòng. Hơn nữa phòng TC-KT mã hoá lại quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và nó không kết hợp với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty. - Khâu bảo quản: Nhìn một cách tổng quan thì khâu đảm bảo quản là tốt, tốt ở đây là tốt so với ở kho công ty, không phải ở kho các đội. nhưng không phải là tốt các đội mà một số nào đó chưa được tốt. Vì khâu đảm bảo quản ở các đội là thô xơ. Nguyên nhân của những tồn tại + khâu thu mua: Do công ty là một công ty xây dựng các công trình giao thông trên toàn quốc có những công trình ở xa công ty. Do vậy không thể quản lý chặt chẽ trực tiếp được mà chỉ thông qua báo cáo của các đội thi công từng công trình báo lại cho công ty, do công trình ở xa do vậy không thể vận chuyển nguyên vật liệu từ kho công ty đến công trình được do vậy nguyên vật liệu phải mua trực tiếp tại những đại lý bán nguyên vật liệu tại khu vực đó do vậy không chánh khỏi sự thất thoát nguyên vật liệu + Khâu bảo quản: Công trình xây dựng của công ty rộng nên mỗi công trình phải lập ra một kho để bảo quản nguyên vật liệu do vậy chiếm nhiều diện tích, giả sử ở một công trình nào đó diện tích nhỏ nếu như dựng nên một kho thì chiếm mất diện tích làm cho khâu thi công khó khăn. nhưng nếu không có kho thì nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng rất sấu. ví dụ như xi măng, sắt thép, xăng dầu . giả sử thời tiết bình thường không sao nhưng gặp trời mưa thì làm cho nguyên vật liệu hư hỏng, han dỉ . 2. Phương hướng hoàn thiện công tác công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty thì công ty phải quản lý chặt chẽ các khâu: khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, và khâu thu hồi phế liệu phế phẩm. + Khâu thu mua: Là một khâu quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất sản phẩm đồng thời nó ảnh hưởng rất lớn tới giá thành sản phẩm hay lợi nhuận. vì đòi hỏi công ty phải thường xuyên theo dõi xiết xao sự thay đổi giá cả của nguyên vật liêu, liên tục liên hệ với các nhà cung cấp và đồng thời phải khảo sát giá cả trên thị trường như tập hợp các bảng báo giá của nhiều đối tác. Để từ đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng lên mua vật liệu của nhà cung cấp nào hoặc đề nghị nhà cung cấp thường xuyên cho công ty xem xét lại bảng giá ( do chênh lệch giá cả trên thị trường ). + Khâu sử dụng: Đòi hỏi các nhà thiết kế phải thiết kế chính xác từng hạng mục, từng công đoạn thi công của mỗi công trình. khi thiết kế chính xác rồi thì công ty có thể khoán cho từng đội thi công từng hạng mục của công trình. khi đó việc quản lý nguyên vật liệu sẽ do từng đội thi công chịu trách nhiệm, từ đó sẽ tập hợp, thu hồi các phế liệu từ các đội. Từ đó công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. II. Một số kiến nghị : 1. Về phía doanh nghiệp: trước mắt: Đây là một công ty xây dựng là chủ yếu do vậy vấn đề nguyên vật liệu rất là quan trọng và cấp bách trong cơ chế thị trường như hiện nay, công ty đã đặt ra nhiều câu hỏi: làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất ( song không làm mất đi tính đảm bảo yêu cầu đặt ra cho mỗi công trình ), hay làm thế nào để tận dụng được hết các phế phẩm khi thi công các công trình lớn và còn rất nhiều câu hỏi được đặt ra ở phía trước song điều đó lại phụ thuộc vào sự tính toán thiết kế của những kỹ sư trong công ty sự tính toán chính xác bao nhiêu thì giúp công ty tiết kiệm được bấy nhiêu và ngược lại nếu tính toán sai thì làm cho công ty thiệt hại nhiều. Do vậy công ty cần có những giải pháp tói ưu trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, như tính toán phải thật chính xác tận dụng hết các phế phẩm khi thi công những công trình lớn và những phế phẩm đó đem tận dụng vào những công trình vừa và nhỏ. lâu dài: Trước tiên về phía tổng công ty khi đấu thầu được những công trình lớn thì tổng công ty có thể chia công trình đó ra làm nhiều phần và mỗi phần lại giao cho mỗi công ty thuộc tổng công ty quản lý và khi công trình hoàn thành tổng công ty sẽ tập hợp lại so sánh với dự kiến ban đầu. Khi đó biết được dự kiến như vậy đã tối ưu chưa, nếu chưa tối ưu thì phải làm cách nào để tối ưu nhất. Còn về công ty nói chung cũng phải xem xét lại xem mình đã quản lý và sử dụng triệt để hay chưa và nếu có những trường hợp vi phạm trong hợp đồng về cung cấp nguyên vật liệu thiếu hay không kịp với tiến độ thi công như trong hợp đồng đã ký, làm cho công trình không hoàn thành với thời gian quy định, khi đó công ty phải sử lý nghiêm khắc những trường hợp vi phạm vì cơ chế hiện nay là cạnh tranh gay gắt do vậy đòi hỏi sự quản lý thật chặt chẽ. muốn chặt chẽ cần có những biện pháp mạnh mẽ hơn trong công tác quản lý, 2. Về phía các cơ quan quản lý nhà nước: trước mắt: Nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa về cơ chế đấu thầu, tiếp tục sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu đáp ứng yêu cầu phát triển của lĩnh vực xây dựng trong giai đoạn hiện nay nhà nước cần đề cao các yêu cầu về kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu hơn là vấn đề giá cả để giúp các doanh nghiệp nhà nước có điều kiện hơn trong đấu thầu quốc tế. Việc phân chia gói thầu cho một dự án phải hợp lý nhằm khai thác được tiềm năng trong nước, tạo điều kiện cho Doanh nghiệp trong nước có thể dự thầu độc lập, không những thế nhà nước cần có những chính sách ưu đãi đối với các nhà thầu việt nam, điều này chưa được chính phủ quy định trong quy chế dự thầu. 2.2.Lâu dài: Về mặt lâu dài thì nhà nước cần có những biện pháp thích hợp hơn đối với quy chế đấu thầu, như ở trên đã nói những gói thầu lớn có thể chia thành nhiều hạng mục để tạo điều kiện cho những công ty tham gia đấu thầu, kể cả công ty tư nhân lẫn công ty nhà nước đều bình đẳng trong việc tham gia đấu thầu và khi đó nhà nước có thể giám sát tốt hơn hoặc khi đó nhà nước có thể cử một công ty nhà nước đứng ra giám sát và cử những kỹ sư thuộc ban ngành nhà nước giám sát. khi đó nhà nước có thể thấy được những mặt mạnh của công ty và từ đó có biện pháp hỗ trợ, nhằm nâng cao tay nghề của các kỹ sư hay công nhân. III. Điều kiện để thực hiện 1. Về phía nhà nước Để thực hiện được những kiến nghị trên trước tiên nhà nước ta cần những bộ luật về đấu thầu làm sao để tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia đấu thầu cùng với các Doanh nghiệp lớn hoặc có thể cùng một công trình có thể nhiều công ty tham gia thi công nhưng vẫn đảm bảo tính chất hay chất lượng của công trình không thay đổi. hay tạo điều kiện cho các công ty tham gia đấu thầu trên thương trường quốc tế 2. Về phía Doanh nghiệp Trước tiên Doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý tốt hơn từ khâu thu mua cho tới khâu bàn giao công trình, như vậy công ty có thể lắm bắt tình hình từng khâu hay công tác quản lý được chặt chẽ hơn. Nhìn chung công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ năng động và có bộ máy quản lý chặt chẽ Kết luận Kết luận Một lần nữa ta cần khẳng định quản lý nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác quản lý vật liệu giúp cho Công Ty bảo quản vật liệu an toàn phòng ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động, từ đó tăng cường tích luỹ vốn.Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản lý và phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay. Qua thời gian tìm hiểu tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 em thấy công tác quản lý vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của Công Ty. Quản lý vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công Ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất. Quản lý vật liệu có đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thu mua vật liệu. Sử dụng và dự trữ thì lãnh đạo Công Ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công Ty nắm bắt được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với công tác lãnh đạo của Công Ty em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những ưu điểm cần phát huy. Những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý Công Ty nói chung. Thời gian thực tập tại Công Ty có hạn chế nhưng đã giúp em rát nhiều trong việc củng cố lại kiên thức đã học vận dụng vào thực tế. Để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô Để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú làm công tác quản lý tại Công Ty. chú làm công tác quản lý tại Công Ty. Đồng thời được sự chỉ bảo tận Đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của tình của thầy giáo : thầy giáo : TRẦN MẠNH HÙNG TRẦN MẠNH HÙNG Tuy nhiên, báo cáo thực tập của em còn có những khó khăn khách quan và chủ quan nên không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy, em rất mong và xin trân thành tiếp thu những ý kiến đóng góp bổ xung nhằm hoàn thiện hơn báo cáo thực tập tốt nghiệp mà em đã nghiên cứu. Em xin chân thành cảm ơn ! Em xin chân thành cảm ơn ! . thiện công tác công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 118 I. Cơ sở khoa học của