Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
Khái niệm
Vật liệu là đối tợng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm.
Đặc điểm
Là đối tợng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu có những đặc điểm riêng, khác với yếu tố lao động và t liệu lao động:
-Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định.
-Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
-Giá trị của nguyên vật liệu khi xuất để sử dụng đợc chuyển hết một lần vào chi phÝ.
-Nguyên vật liệu vừa là yếu tố đầu vào, vừa là một bộ phận của hàng tồn kho.
-Chính những đặc điểm này quyết định đến những nguyên tắc và phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu.
2.Vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Vai trò của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng, ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp:
Chi phí về các loại nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất.
Chất lợng vật liệu, giá mua, chi phí thu mua có ảnh hởng lớn đến sản xuất và giá thành sản phẩm Giảm chi phí nguyên vật liệu là một biện pháp rất tốt để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh Nh vậy việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu tác động trực tiếp đến sản lợng, chất lợng sản phẩm, giá thành, lợi nhuận của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, vật liệu còn là một bộ phận hàng tồn kho Việc cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật liệu tác động đến tính liên tục của sản xuất, năng suất lao động, tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Với những vai trò quan trọng nh trên, nguyên vật liệu cần đợc quản lý chặt chẽ về các mặt:
Về tình hình biến động: sự tăng giảm nguyên vật liệu cần đợc theo dõi sát sao từ đó có kế hoạch bổ sung, dự trữ Kịp thời phát hiện mất mát, hao hụt để có biện pháp xử lý.
Về các định mức dự trữ: quản lý chặt chẽ các định mức hao hụt, dự trữ, sử dụng để bảo đảm nguyên vật liệu đợc dự trữ đầy đủ, sử dụng tiết kiệm, tránh gián đoạn trong sản xuất cũng nh ứ đọng vật t.
Về chất lợng: nguyên vật liệu cần đợc kiểm tra chất lợng trớc khi nhập kho Phải nắm chắc tính chất cơ, lý, hoá của vật liệu để có các biện pháp bảo quản, sử dụng, hạn chế sự biến chất của nguyên vật liệu.
Quản lý về giá mua và chi phí thu mua: tìm kiếm thị trờng có giá mua hạ, chất lợng tốt, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản góp phần giảm chi phí và giá thành sản phẩm. Để có thể quản lý tốt vật t, doanh nghiệp cần đáp ứng đợc những điều kiện sau:
- Có đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu Các kho tàng phải đợc trang bị đầy đủ phơng tiện bảo quản, cân, đong, đo, đếm cần thiết và phù hợp với từng loại vật liệu.
- Có đầy đủ nhân viên bảo quản và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho.
- Vật liệu trong kho phải đợc bố trí, sắp xếp theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm tra.
- Xây dựng các định mức dự trữ, xác định lợng dự trữ tối đa, tối thiểu, định mức hao hụt Theo dõi việc thực hiện các định mức đó nhằm hạn chế các trờng hợp thiếu vật liệu gây gián đoạn trong sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
- Lập sổ danh điểm vật liệu, thực hiện đầy đủ các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ chi tiết và tổng hợp theo đúng chế độ quy định.
- Thờng xuyên kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nhằm phát hiện mất mát,hao hụt Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong quản lý và sử dụng vật liệu.
Nhiệm vụ hạch toán vật liệu
Kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp Để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán vật liệu cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vô sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời chất l- ợng, số lợng, giá trị thực tế của vật liệu nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu.
- Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất - kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị vật liệu tồn kho, kịp thời phát hiện vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có các biện pháp xử lý, hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại có thể xảy ra.
Phân loại, tính giá và tổ chức chứng từ nguyên vật liệu
Các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu Đây là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu.
Nó đảm bảo sự cân đối giữa số lợng và giá trị vật liệu trong các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu Nguyên tắc cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu là hạch toán theo giá thực tế.
2.1 Giá nhập kho nguyên vật liệu
Giá thực tế của vật liệu nhập vào đợc xác định theo nguồn nhập vật liệu:
- Đối với vật liệu mua ngoài :
Giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) Nếu doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua không bao gồm thuế GTGT Ngợc lại nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
Chi phí thu mua bao gồm các khoản:
- Chi phí vận chuyển do bên mua chịu.
- Chi phí bảo hiểm hàng hoá.
- Chi phí bảo quản, bốc dỡ, thuê kho bãi.
- Hao hụt trong định mức.
- Công tác phí của ngời mua hàng.
Giá thực tế Giá mua Chi phí vật liệu = ghi trên + thu mua nhập kho hoá đơn khác
- Đối với vật liệu gia công chế biến xong nhập kho:
Nếu doanh nghiệp tự chế biến thì chi phí chế biến bao gồm các khoản chi thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để chế biến.
Nếu doanh nghiệp thuê ngoài chế biến thì chi phí chế biến thờng là tiền thuê ngoài gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi gia công.
- Vật liệu nhận của nhà nớc cấp:
Là giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao.
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:
Tính theo giá do hội đồng định giá xác định.
- Vật liệu đợc biếu, tặng:
Giá thực tế vật liệu là giá trị vật đợc biếu, tặng hoặc tham khảo giá trên thị trờng. ý nghĩa của các phơng pháp tính giá vật liệu nhập kho là xác định đúng giá trị của vật liệu nhập kho.
Mục đích của việc tính giá vật liệu xuất kho là nhằm cân đối giữa số lợng và giá trị vật liệu Căn cứ vào trình độ kế toán, đặc điểm của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá sau:
- Giá thực tế bình quân gia quyền:
Khi xuất vật liệu ra sử dụng, kế toán cha xác định ngay đợc giá trị mà phải đợi đến cuối kỳ tính ra đơn giá bình quân gia quyền: Đơn giá b×nh qu©n gia quyÒn
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ +
Số lợng vật liệu nhËp trong kú
Giá thực tế Giá trị Chi phí vật liệu = vật liệu xuất + chế biến nhËp kho cho chÕ biÕn
Giá thực tế vật liệu Số lợng Đơn giá xuất sử dụng = vật liệu xuất x bình quân trong kú trong kú gia quyÒn
Giá thực tế Số l ợng Đơn giá vật liệu = vật liệu x bình quân xuất kho xuất kho liên hoàn
Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật Đơn giá tồn kho tr ớc khi nhập liệu nhập kho b×nh qu©n liên hoàn Số l ợng vật liệu + Số l ợng vật tồn kho tr ớc khi nhập liệu nhập kho Ưu điểm của phơng pháp này tính giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ tơng đối chính xác Tuy nhiên hạn chế của phơng pháp này là phức tạp và công việc dồn vào cuối tháng nên cung cấp thông tin không kịp thời Vì vậy phơng pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, trình độ kế toán tơng đối cao.
- Giá thực tế bình quân đầu kỳ:
Kế toán dùng giá thực tế bình quân đầu kỳ để tính ra giá trị vật liệu xuất kho trong kú.
Phơng pháp này có u điểm là đơn giản dễ làm nhng không chính xác.
- Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:
Sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán xác định lại đơn giá vật liệu bình quân sau lần nhập kho đó, để từ đó xác định giá trị vật liệu xuất kho. Ưu điểm: Tính chính xác giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật t.
Nhợc điểm: Tính toán phức tạp.
Phơng pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật t, sè lÇn nhËp trong kú Ýt.
- Giá thực tế đích danh.
Vật liệu nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó, không quan tâm đến thời gian nhập và xuất kho. Ưu điểm: Độ chính xác cao.
Nhợc điểm: Đòi hỏi phải hạch toán chi tiết, tỷ mỉ.
Phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp có vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn và có điều kiện theo dõi riêng từng lô vật liệu nhập kho.
-Giá nhập trớc, xuất trớc.
Vật liệu xuất kho đợc tính giá trong điều kiện giả định lô vật liệu nào đợc nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất kho trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó Vật liệu tồn kho là những vật liệu nhập kho sau cùng Nh vậy, nếu giá cả có xu hớng tăng thì giá trị vật liệu tồn kho lớn, giá vật liệu xuất sử dụng nhỏ dẫn đến giá thành thấp, lợi nhuận cao và ngợc lại.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật t, số lần nhập kho của mỗi loại không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao về thời hạn bảo quản.
- Giá nhập sau, xuất trớc
Tính giá vật liệu xuất kho trong điều kiện giả định lô vật liệu nào đợc nhập kho sau thì sẽ đợc xuất kho trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập kho đó Phơng pháp này ngợc với ph- ơng pháp nhập trớc, xuất trớc.
- Xác định vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối.
Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ = Số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ x Đơn giá vật liệu nhËp lÇn cuèi từ đó tính ra giá vật liệu xuất kho trong kỳ: Ưu điểm: Tính giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ nhanh.
Nhợc điểm : Không chính xác, khó phát hiện mất mát, thiếu hụt và không phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu.
Phơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên Các doanh nghiệp này hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Trong thực tế, việc sử dụng giá thực tế vật liệu để hạch toán gặp rất nhiều khó khăn: vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá khác nhau, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thờng xuyên Sau mỗi lần nhập, xuất kho, kế toán phải xác định lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu Để khắc phục những khó khăn trên, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán để phản ánh biến động diễn ra hàng ngày.
Tổ chức chứng từ hạch toán nguyên vật liệu
Tổ chức chứng từ là việc thiết lập khối lợng hạch toán ban đầu mang tính thủ tục và pháp lý trên hệ thống chứng từ kế toán.
+ Vận hành tốt chế độ chứng từ nhà nớc đã ban hành cho mỗi đơn vị hạch toán cơ sở.
+ Xây dựng hệ thống chừng từ đủ phản ánh vật liệu có tính bắt buộc và híng dÉn.
+Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát vật liệu bằng chứng từ.
+Tạo lập đợc những bằng chứng của kế toán (có giá trị pháp lý và hợp lý).
+ Tạo cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
+ Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp phát sinh.
-Việc tổ chức chứng từ vật liệu phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau:
+Tuân thủ thống nhất chế độ chứng từ bắt buộc và chứng từ hớng dẫn. +Quá trình thủ tục hoá chứng từ trong nghiệp vụ phát sinh phải đảm bảo tính chặt chẽ và tính hợp lý.
+Việc lập chứng từ phải đợc thực hiện ngay sau khi nghiệp vụ hoàn thành.
+Việc lập và luân chuyển chứng từ phải thuận tiện cho việc quản lý vật liệu bằng chứng từ.
Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
Biên bản kiểm nhận vật t.
Biên bản vật t luân chuyển thẳng.
Biên bản kiểm kê xác nhận thừa.
Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ.
Biên bản kiểm kê xác nhận thiếu.
-Các bớc lập và luân chuyển chứng từ:
+Lập hoặc tiếp nhận chứng từ: Phải thực hiện đúng mẫu ban hành, ghi đủ yếu tố bắt buộc và hớng dẫn.
+Kiểm tra chứng từ: kiểm tra về hình thức, nội dung, số bản chứng từ. Phải bảo đảm tính hợp lý và pháp lý.
+Sử dụng chứng từ ghi sổ.
+Lu trữ chứng từ đúng thời gian mà nhà nớc quy định.
-Quy trình lập và luân chuyển chứng từ:
+Nhập kho vật liệu mua ngoài.
Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp, khi vật liệu về đến doanh nghiệp, lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm tra số l- ợng, mẫu mã, quy cách, chất lợng của vật t và lập Biên bản kiểm nghiệm Trên cơ sở Hoá đơn, Biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (hoặc 3 liên): liên 2 lu, liên 2 ngời nhập mang xuống kho làm thủ tục nhập kho, liên 3 (nếu có) ngời nhập giữ Thủ kho ghi vào liên 2 số thực nhập Thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi đơn giá, tính thành tiền và làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
+ Nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu, phòng kế hoạch lập Phiếu nhập kho Ngời nhập mang Phiếu nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho, vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào nhu cầu vật t, ngời có nhu cầu xin lệnh xuất vật t Phòng kế hoạch lập Phiếu xuất kho thành 2 liên (hoặc 3 liên) Phiếu xuất kho sử dụng các mẫu khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích xuất: Phiếu xuất kho vật t, Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho theo hạn mức Sau khi xin ký Phiếu xuất kho, ngời nhận vật t mang Phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục giao nhận vật t với thủ kho Thủ kho ghi vào Phiếu xuất kho số thực xuất,ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán để ghi số kế toán.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Phơng pháp thẻ song song
- Điều kiện vận dụng: Đối với doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và phần lớn đợc luân chuyÓn qua kho.
Mật độ nhập xuất dày đặc.
Có khả năng lao động kế toán vật t để làm sổ, thẻ song song.
+ Tại kho: Sổ hoặc thẻ kho Số lợng thẻ kho bằng số loại vật t trong kho.
Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn kho NVLKế toán tổng hợp
+ Tại phòng kế toán: Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Số lợng bằng số thẻ kho.
Thủ kho căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập, xuất vật liệu để thực hiện việc nhập và xuất vật liệu về mặt hiện vật.
Cuối ngày, thủ kho vào thẻ kho cho từng loại vật liệu tơng ứng ở cột nhập và xuất.
Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ, phiếu nhập, xuất cho kế toán vật liệu trên bảng giao nhận chứng từ.
Thủ kho thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và trên thẻ kho của từng loại vật liệu.
Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn cho từng loại vật liệu trên thẻ kho.
Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu ghi đơn giá và tính thành tiền.
Căn cứ vào chứng từ, kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết vật liệu về cả hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu.
Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết vật liệu.
Kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị Nếu có chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra.
Phù hợp với mọi trình độ kế toán.
Nhợc điểm: Ghi chép trùng lặp.
Không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng quá nhiều loại vật liệu trong điều kiện kế toán thủ công.
2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Điều kiện vận dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, mật độ nhập, xuất dầy đặc.
+Tại phòng kế toán: Sổ đối chiếu luân chuyển.
Bảng kê nhập, bảng kê xuất.
Ghi tơng tự nh phơng pháp thẻ song song.
Kế toán vật t sau khi ghi đơn giá, tính thành tiền vào phiếu nhập, xuất vật t, phân loại phiếu nhập kho riêng để lập bảng kê nhập, phiếu xuất kho riêng để lập bảng kê xuất Cuối tháng dựa vào bảng kê nhập, xuất vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị sau đó tính ra số tồn cuối tháng Tồn cuối tháng trở thành tồn đầu kỳ tháng sau.
Cuối tháng kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật, đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị, nếu có chênh lệch thì phải điều chỉnh. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra sổ sách.
Tránh ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán.
Nhợc điểm: Công việc kế toán thờng dồn vào cuối tháng, cung cấp thông tin không kịp thời.
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp sổ số d
Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t.
Không có khả năng lao động kế toán để cập nhật hàng ngày.
Trình độ kế toán và thủ kho cao.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn.
Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho NVL
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất
+Tại phòng kế toán: Sổ số d (ghi cuối kỳ theo số d)
Bảng luỹ kế nhập, xuất (chỉ ghi mặt giá trị)
Thủ kho ghi tơng tự nh các phơng pháp trên Định kỳ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho Nguyên vật liệu Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho sau đó lập sổ số d về mặt hiện vật và chuyển cho kế toán vật liệu.
+Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán vật liệu tổng hợp số liệu nhập, xuất về mặt giá trị trên bảng giao nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến để ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu sau đó tính ra số tồn của từng loại vật liệu trên bảng kê.
Sau khi nhận sổ số d do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu tính thành tiền để tính giá trị vật liệu tồn kho cho từng loại vật liệu.
Cuối tháng kế toán vật liệu đối chiếu giữa bảng kê luỹ kế với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị Nếu có chênh lệch thì phải tiến hành điều chỉnh. Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán. Đối chiếu số liệu đợc thực hiện định kỳ.
Nhợc điểm: Rất khó phát hiện sai sót, nhầm lẫn Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ cao.
hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Khi áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán vật liệu, kế toán thờng sử dụng các tài khoản sau:
-TK151: Hàng mua đang đi trên đờng.
Bên Nợ: Giá trị vật liệu đang đi trên đờng cuối kỳ.
Bên Có: Giá trị vật liệu đang đi trên đờng cuối kỳ trớc đã về tới doanh nghiệp và nhập kho.
Số d Nợ: Giá trị vật liệu đi đờng (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho
Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho.
Trị giá thực tế vật liệu thiếu khi kiểm kê.
Giảm giá hàng mua, trả lại ngời bán.
Số d nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
Tài khoản này có thể mở chi tiết nh sau:
Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế vật liệu xuất = vật liệu nhập + vật liệu tồn - vật liệu tồn trong kú trong kú ®Çu kú cuèi kú
1525 Vật liệu, thiệt bị đầu t xây dựng cơ bản.
2.2 Hạch toán nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu tính thuế GTGTtheo phơng pháp khấu trừ:
* Nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu:
-Trờng hợp 1: Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về.
Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nhận và Phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK152: Giá thực tế vật liệu nhập kho.
Nợ TK133 Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK331: Số tiền phải trả cho ngời bán.
Có TK111,112,141… Số tiền đã trả Số tiền đã trả.
+Nếu đợc hởng chiết khấu thanh toán trớc hạn:
Nợ TK111,112,331: Số đợc hởng.
Có TK711: Thu nhập tài chính.
+Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:
Nợ TK152: Số thực nhập.
Nợ TK133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK331, 111, 112: Số ghi trên Hoá đơn.
Có TK3381: Số hàng thừa.
Khi xuất trả lại cho ngời bán:
Nợ TK3381: Số hàng thừa trả lại cho ngời bán.
Cã TK152: XuÊt kho NVL.
Có TK133: Thuế GTGT của hàng trả thừa.
Số hàng thừa đợc coi nh giữ hộ ngời bán, khi nhập ghi đơn bên Nợ TK002, khi xử lý ghi đơn bên Có TK002 Trờng hợp doanh nghiệp đồng ý mua nốt số hàng thừa thì nhập kho ghi tơng tự nh trên.
+ Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm sẽ thông báo cho bên bán biết.
Phản ánh số hàng thiếu kế toán ghi:
Nợ TK1381: Số hàng thiếu so với Hoá đơn
Có TK331: Ghi giảm số phải trả ngời bán.
+Trờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh trong hợp đồng: Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho trả lại cho ngời bán kế toán ghi:
Nợ TK331,111,112,138: Tổng giá có thuế của hàng trả lại.
Có TK133: Thuế GTGT của hàng trả lại.
Có TK152: Giá cha có thuế của hàng trả lại.
-Trờng hợp 2: Hoá đơn về nhng hàng cha về:
Kế toán lu hoá đơn vào hồ sơ hàng đi đờng Nếu trong kỳ hàng về thì ghi sổ nh bình thờng Trong trờng hợp cuối kỳ hàng cha về thì coi đó là hàng đang đi đờng và ghi nh sau:
Nợ TK151: Hàng mua đang đi đờng.
Nợ TK133: Thuế GTGT của hàng đang đi đờng.
Có TK331,111,112,141… Số tiền đã trả Số phải trả hoặc đã trả cho ngời bán. Trong kỳ sau, khi hàng về:
Nợ TK152: Nếu hàng nhập kho.
Nợ TK621, 627: Xuất cho sản xuất.
Có TK151: Hàng mua đang đi đờng đã về tới doanh nghiệp.
-Trờng hợp 3: Hàng về nhng hoá đơn cha về:
Làm thủ tục nhập kho nhng cha ghi sổ kế toán Đợi đến cuối kỳ nếu hàng về thì ghi tơng tự nh trờng hợp 1, nếu hoá đơn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính, kỳ sau khi hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế: Nếu giá thực tế > giá tạm tính
Ghi bổ sung số chênh lệch.
Hoặc ghi số âm: Xoá bỏ giá tạm tính.
Ghi lại theo giá thực tế.
Nếu giá thực tế < giá tạm tính
Ghi số âm số chênh lệch
Hoặc xoá bỏ giá tạm tính và ghi theo giá thực tế.
-Trờng hợp 4: Vật liệu do nhà nớc cấp, các cổ đông góp vốn cổ phần, các bên góp vốn thành lập doanh nghiệp:
Nợ TK152: Nhập kho NVL.
Có TK411: Nguồn vốn kinh doanh.
-Trờng hợp 5: Nhập lại vật liệu trớc đây góp vốn liên doanh:
Nợ TK152: Giá thực tế NVL nhập kho.
Có TK128, 222: Góp vốn liên doanh hoặc đầu t ngắn hạn khác.
-Trờng hợp 6: Nhập kho vật liệu chế biến hoặc thuê ngoài chế biến:
Nợ TK152: Giá thực tế NVL nhập kho.
Có TK154: Chi phí SXKD dở dang.
-Trờng hợp 7: Nhập lại vật liệu xuất cho sản xuất nhng không sử dụng hết:
Nợ TK152: Nhập lại NVL không sử dụng hết.
Có TK621, 627: Ghi giảm chi phí SXKD trong kỳ.
-Trờng hợp 8: Nhập kho phế liệu thu hồi:
Nợ TK152: Giá thực tế phế liệu thu hồi.
Cã TK711: Thu nhËp bÊt thêng.
Nợ TK152: Giá thực tế phế liệu thu hồi.
Có TK142 (1421): Chi phí trả trớc
Nợ TK152: Nhập kho phế liệu thu hồi.
Có TK154: Chi phí SXKD dở dang.
-Trờng hợp 9: Đánh giá lại vật liệu, nếu tăng:
Nợ TK 152: Số chênh lệch.
Có TK412: Chênh lệch đánh giá lại NVL.
- Khi mua nguyên vật liệu căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, chỉ nhập kho những vật liệu đúng quy cách, phẩm chất, đúng với số thực tế kiểm nghiệm Nếu có hao hụt trong định mức thì số hao hụt đợc tính vào giá thực tế Nếu hao hụt ngoài định mức thì cần tìm nguyên nhân và xử lý:
Nợ TK152: Giá thực tế NVL nhập kho.
Nợ TK1381: Phần hao hụt ngoài định mức
Nợ TK133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK331: Số tiền phải thanh toán cho ngời bán.
Có TK111, 112, 141 : Số tiền đã trả
Nợ TK111, 112, 334, 1388: Ngời vận chuyển bồi thờng
Nợ TK331: Thiếu do ngời bán chuyển thiếu.
Có TK1381: Phần thiếu hụt ngoài định mức.
* Hạch toán nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu
-Trờng hợp 1: Xuất cho sử dụng:
Nợ TK621: Giá thực tế vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm.
Nợ TK 6272: Giá thực tế vật liệu xuất dùng chung ở các PXSX.
Nợ TK 6412: Giá thực tế vật liệu xuất sử dụng cho bán hàng.
Nợ TK 6422: Giá thực tế vật liệu xuất cho quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 241: Giá thực tế vật liệu xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho.
-Trờng hợp 2: Xuất vật liệu cho chế biến hoặc thuê ngoài chế biến:
Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất cho chế biến.
-Trờng hợp 3: Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh Khi góp vốn thì phải tính giá lại và so sánh số góp vốn liên doanh với giá trị vật liệu ghi trên số kế toán của công ty, nếu có chênh lệch thì hạch toán vào TK412.
+Số góp vốn liên doanh = số ghi trên sổ kế toán:
Nợ TK 128, 222: Số vốn góp liên doanh.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho.
+Số góp vốn liên doanh > số ghi trên sổ kế toán:
Nợ TK 128, 222: Giá thoả thuận ghi trong biên bản góp vốn.
Có TK 412: Số chênh lệch.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu ghi trên sổ của doanh nghiệp.
+Số góp vốn liên doanh < số ghi trên sổ kế toán:
Nợ TK 128, 222: Giá thoả thuận ghi trong biên bản góp vốn.
Nợ TK 412: Số chênh lệch.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu ghi trên sổ của doanh nghiệp.
-Trờng hợp 4: Xuất kho vật liệu để bán:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho để bán.
- Trờng hợp 5: Tính giá lại vật liệu, nếu giảm:
Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại NVL.
Có TK 152: Số chênh lệch.
-Trờng hợp 6: Khi mua nguyên vật liệu đợc hởng giảm giá, bớt giá:
Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền đợc hởng.
Có TK 152: Số giảm giá, bớt giá.
2.3.Hạch toán nghiệp vụ tăng giảm nguyên ,vật liệu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
- Đối với các doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm cả thuế GTGT, Kế toán không sử dụng TK133 để hạch toán thuế GTGT trong các nghiệp vụ tăng NVL
- Khi hạch toán các nghiệp vụ giảm NVL tính thuế đợc ghi sổ tơng tự nh đối với doanh nghiệp hạch toán thuế theo phơng pháp khấ trừ.
2.4 Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể kiểm tra tại chỗ tình hình nguyên vật liệu Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê vật liệu, xác định vật liệu hiện có và đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán để xác định số thừa, thiếu, kém phẩm chất, h hỏng Biên bản kiểm kê vật liệu là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê.
-Trờng hợp 1: Kiểm kê phát hiện vật liệu thiếu hoặc kém phẩm chất, doanh nghiệp phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý Tuỳ nguyên nhân hoặc quyết định xử lý mà kế toán ghi nh sau:
+ Vật liệu thiếu do xuất kho thừa:
Nợ TK 621, 627, 641, 642 Ghi tăng chi phí SXKD.
Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu.
+ Vật liệu thiếu trong định mức hao hụt hoặc có quyết định xử lý số thiếu hụt tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu tính vào CPSXKD.
+ Nếu ngời phạm lỗi bồi thờng:
Nợ TK 111, 334, 1388: Số tiền đợc bồi thờng.
Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu.
+ Nếu cha phát hiện đợc nguyên nhân, chờ xử lý:
Nợ TK 1381: NVL thiếu chờ xử lý.
Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu.
-Trờng hợp 2: Phát hiện vật liệu thừa.
+Nếu vật liệu thừa là của doanh nghiệp:
Nợ TK 152:Trị giá vật liệu thừa.
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý.
+ Nếu vật liệu thừa xác định sẽ trả cho doanh nghiệp khác, kế toán ghi đơn bên Nợ TK 002
Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán nguyên vật liệu phải sử dụng TK611- tài khoản mua hàng.
Bên Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ.
Bên Có: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Trị giá vật liệu trả lại cho ngời bán, giảm giá đợc hởng.
Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ.
-Đầu kỳ kế toán kết chuyển vật liệu tồn kho và vật liệu đang đi đờng.
Nợ TK 611(6111) Kết chuyển giá trị NVL đầu kỳ.
Có TK 152, 151: NVL tồn kho, hàng mua đang đi đờng đầu kỳ. -Trong kỳ, căn cứ vào chứng từ mua nguyên vật liệu trong kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 611(6111): Giá mua cha có thuế GTGT.
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK 331,111,112,141 Tổng giá thanh toán.
Hạch toán giảm giá hàng mua:
Nợ TK 111,112,331: Số tiền đợc hởng.
Có TK611(6111): Giảm giá hàng mua.
Hạch toán hàng trả lại:
Nợ TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán của hàng trả lại.
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của hàng trả lại.
Có TK 611(6111): Giá cha có thuế của hàng trả lạ
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên
Tính thuế theo phơng pháp khấu trừ
Nhập kho vật liệu đi đờng Nguyên vật liệu xuất thuê kỳ trớc ngoài gia công hoặc tự chế
TK333 TK331,111,112 Thuế nhập khẩu tính vào Giảm giá hàng mua, trả lại giá trị vật liệu nhập kho ngời bán
Nhận cấp, phát, tặng,thởng Thuế GTGT
Nhận góp vốn liên doanh của hàng trả lại
Nguyên vật liệu thừa Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê khi kiểm kê
Nguyên vật liệu Xuất kho nguyên vật liệu chế biến nhập kho góp vốn liên doanh
TK412 TK412 Đánh giá giảm vật liệu Đánh giá tăng vật liệu
Nguyên vật liệu mua ngoài Chênh lệch giảm
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên
Tính thuế theo phơng pháp trực tiếp
TK 331,111,112,141,311… Số tiền đã trả TK 152 TK621
D:xxx Xuất để chế tạo sản phẩm
TK 627,641,642… Số tiền đã trả.
TK 151,411,222… Số tiền đã trả Xuất cho nhu cầu khác
Vật liệu tăng do các nguyên ở PX
Nhân khác Xuất phục vụ bán hàng
-Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tồn kho, vật liệu đang đi đờng, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đờng cuối kỳ.
Có TK 611(6111): Kết chuyển trị giá NVL tồn kho và đang đi đờng cuèi kú.
Kế toán tính ra số vật liệu xuất trong kỳ và ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642 Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ.
Có TK 611(6111): Kết chuyển trị giá NVL xuất trong kỳ.
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Theo phơng pháp Kiểm kê định kỳ
Tính thuế theo phơng pháp khấu trừ
Kết chuyển vật liệu tồn kho Giảm giá hàng mua, trả lại ngời và vật liệu đang đi đờng bán ®Çu kú TK133
TK111,112,141,331 của hàng trả lại
NVL mua ngoài nhập kho
Kết chuyển NVL tồn kho
TK133 vật liệu đang đi đờng cuối kỳ
TK621,627,641,642 Trị giá NVL xuất sử dụng
Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Theo phơng pháp Kiểm kê định kỳ
Tính thuế theo phơng pháp trực tiếp
TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 D: xxx Gýa trị nguyên vật liệu Gýa trị nguyên vật liệu
Tồn đầu kỳ ,cha sử dụng tồn cuối kỳ,cha sử dụng
Gýa trị nguyên vật tăng Chiết khấu giảm giá
Thêm trong kỳ hàng bị trả lại
TK 621, 627 … Số tiền đã trả.
Gía thực tế nguyên vật liệu xuất dùng
Sổ sách kế toán
Mỗi doanh nghiệp sử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp khác nhau Tuỳ theo hệ thống sổ mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện khối lợng công tác hạch toán trên hệ thống sổ tơng ứng.
Chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu
NhËt ký chung Nhật ký đặc biệt (mua hàng)
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ chi tiết NVL
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho NVL
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung.
Chứng từ nhập, xuất NVL
Sổ cái TK152 (hoặc TK611)
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ, thẻ chi tiết NVL
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho NVL Quan hệ đối chiếu
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ-ghi sổ
Sổ chi tiết TK331NKCT số 5, 6
Bảng phân bổ vật liệuBảng kê 4, 5, 6 NKCT số 7
Sổ cái TK152 (611)Báo cáo tài chính
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký- chứng từ.
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký- Sổ cái.
Chứng từ NhËp, xuÊt NVL
Sổ, thẻ chi tiÕt NVL
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợpNhập-Xuất-Tồn kho NVL
Phần thứ haiThực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Vật liệu và công nghệ quốc gia
Đặc điểm chung của Công ty vật liệu và công nghệ quốc gia
Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty Vật liệu và công nghệ Quốc gia.
Tên giao dịch quốc tế : MATECH Địa chỉ:18Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy,Hà Nội
Công ty Vật liệu và công nghệ Quốc gia (MATECH) là doanh nghiệp nhà nớc đựoc thành lập theo quyết định số185/VKH-QĐ ngày 21/5/1993 của Viện Khoa học Việt Nam nay là Trung TâmKhoa học tự nhiên và Công nghệ Quốc Gia Công ty thực hiện các chức năng chủ yéu là :Nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ ,sản xuất –kinh doanh và xuất nhập khẩu theo giấy phép kinh doanh số 108592 của Sở Kế Hoạch và Đàu t thành phố Hà nộicấp ngày 7/6/1993.Đợc cục thuếthành phố Hà nội cấp mã số thuế 0100108416-1, Hải quan thành phố Hà Nội cấp mã số donh nghiệp XNK : 0100108416-1.
Là một doanh nghiệp đợc thành lập trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, vì vậy mục tiêu chính của công ty là vừa sản xuất vừa kinh doanh vừa cung cấp các dịch vụ cần thiết của thị trờng dới sự chỉ đạo của Viện Khoa học công nghệ Quốc gia và sự quản lý của kinh tế của Nhà nớc.
Trong quá trình hình thành và từng bớc trởng thành ban đầu ,Công ty Vật liệu và công nghệ đã xác định rõ những chức năng nhiệm vụ của mình nhằm bắt kịp với sự phát triển.
Với công nghệ sản suất tiên tiến, thiết bị sản xuất đợc nhập từ Nga,cộng hoà liên bang Đức… Số tiền đã trả.Với đội ngũ quản lý có năng lực, cán bọ kỹ thuật chuyên
Báo cáo tài chính sâu nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề , sản phẩm của công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu phục vụ trong nớc của các công trình lớn nh công trình K75 Lăng , nhà hát OPERA,Vietcombank… Số tiền đã trả.và các công trình xây dựng nhà dân.
Sản phẩm của công ty luôn đảm bảo chất lợng, uy tín phục vụ, chiếm lĩnh thị phần trên thơng trờng Những thành quả đó đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu :
Chỉ tiêu Đvị Năm 2001 Năm 2002
2 Nộp ngân sách NN Trđ 1.462 5.914
Nguồn : Bảng báo cáo KQHĐ củă Công ty Vật liệu và Công nghệ Năm
Chính những con số biết nói trên đã thể hiện dợc hiệu qủa sản xuất kinh doanh của Công ty Với những kết quả trên Công ty đã không những đảm bảo đợc đời sống của cán bộ công nhân viên mà ngày một nâng cao mức sống cho họ và đặc biệt tăng thu nộp ngân sách
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty luôn thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ, đóng góp đầy đủ đối với nhà nớc, triệt để tuân thủ pháp luật hiện hành để mở rộng sản xuất kinh doanh, tiếp thu đựoc nhiều kinh nghiệm kinh doanh quốc tế, nắm bắt nhanh đợc tiến bộ khoa học kỹ thuật thế giới Tiến hành việc chuyển giao công nghệ hoá hiện đại hoá đất nớc mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra.
Chức năng nhiệm vụ của công ty
Chức năng: Công ty thực hiện các chức năng chính là nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ, sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu trong các lĩnh vực Máy móc, thiết bị, vật t, hoá chất, vật liệu, phơng tiện vận tảI, đIện tử và hàng tiêu dùng … Số tiền đã trả.đợc bộ Thơng mại cho phép.
Nhiệm vụ của công ty: để thực hiện các chức năng trên công ty đã tiến hành hoạt theo các nhiệm vụ chính trong các ngành nghề đăng ký kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty với điều kiện của nền kinh tế thị trêng.
Trong các năm 1999-2000- Khi mà ngành xây dựng đang phát triển ,các công trình xây dựng ,kiến trúc đô thị đòi hỏi phải có chất lợng cao với giá thành hợp lý Nắm bắt kịp thời nhu cầu của xã hội ,Công ty đã tiến hành sản xuất vật liẹu xây dựng bằng cấu kiện bê tông đúc sẵn và bê tông th - ơng phẩm cho các công trình xây dựng
Từ năm 2000 đến nay, Công ty đã thay đổi một số sản phẩm sản xuất kinh doanh nhằm thích ứng với nhu cầu của xã hội và nền kinh tế thị trờng: Nhập khẩu linh kiện xe máy tiến hành lắp ráp hoàn thiện , nhập khẩu một số hàng hoá tiêu dùng , hàng tạp hoá, dụng cụ cơ khí chuyển về công ty làm cơ sở cung cấp trên thị trờng hoặc là sử dụng các loại bán thành phẩm đó tiến hành lắp ráp thành thành phẩm rồi mới tiếp tục khâu tiêu thụ ra thị trờng.Các loại hàng hóa nhập khẩu từ thị trờng Trung Quốc là chủ yếu, vì thế sản phẩm của công ty có u thế về mặt giá cả và đa dạng hoá về các chủng loại hàng.
Thực hiện nhiệm vụ sản xuất vật liệu mới là tấm Panel 3D và gạch ngang nhằm cạnh tranh với gạch xây cổ truyền.
Hiện nay và sau này, Công ty tiến hành sản xuất và lắp ráp các loại đầu máy DVD, VCD,SVCD, Âm ly , bộ khuyếch đại âm thanh loa thùng, và tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất đối với sản phẩm Panel 3D.
Phốí hợp với Viện sinh thái tài nguyên sinh vật thuộc Công nghệ tự nhiên Quốc gia triển khai dự án sản xuất thử nghiệm giống sắn mới cung cấp cho vùng nghuyên liệu Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty đanh tiến hành dự án “ Xây dựng vùng nghuyên liệu và nhà máy sản xuất tinh bột sắn cồn “ tại tỉnh Bình Phớc.
Sản xuất kinh doanh đa dạng các loại sản phẩm dới nhiều hình thức khác nhau , Công ty còn tiến hành làm đậi lý bia cho nhà máy bia Hà Tây nhằm làm tăng nguồn thu về cho Công ty.
Dự án “ XD vùng nguyên 3D liệu nà nhà maysản xuất tinh bột sắn cồn “ để xuất khẩu tại Bình
Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh
1.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
Mối quan hệ chỉ huy
Mối quan hệ nghiệp vụ
-Giám đốc Công ty có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động chung của doanh nghiệp
Các phòng nghiệp vụ đợc sắp xếp một cách hợp lý nhằm thực hiện các chức năng cụ thể đã dợc Công ty giao phó
-Các chi nhánh của Công ty đợc đặt ở Quảng ninh , TP Hồ Chi Minh và Bình Phớc nhằm mở rộng quy mô và lĩnh vực sản xuất kinh doanh tạo vị thế vữngchắc của Công ty ở các thị trờng trong cả nớc
+Chi nhánh đặt tại Móng cái , Qủang Ninh có chức năng chủ yếu là nhập khẩu các loại hàng hoá tiêu dùng, các loại linh kiện điện tử từ các nớc láng giềng , đặc biệt là Trung Quốc Chi nhánh này hoạt động tho các chỉ tiêu của Công ty nhng vẫn có chế độ hạch toán kinh tế báo sổ ,có con dấu riêng để giao dịch.
+Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh đợc đặt ra thực hiẹn chức năng dịch vụ và th- ơng mại là chủ yếu Các loại hàng hoá đợc nhập từ Trung Quốc hoặc thành phẩm đã đợc gia công chế biến đợc tiêu dùng taị TP HCM.Vì vậy, chi nhánh
TP Hồ Chí Minh là một điểm tiêu thụ các sản phẩm hàng háo tạo ra giá trị lớn mà Công ty coi đó là một thị trờng lớn và có vị trí quan trọng trong khâu đa hàng hoá đến với ngời tiêu dùng Tại chi nhánh TP HCN Công ty cũng có chế độ hạch toán kế toán theo phơng pháp báo sổ ,để kịp thời cập nhật các thông tin từ thị trờng này.
+Chi nhánh tại Bình Phớc đợc thành lập sau (năm 2002)có chức năng “Xây dựng vùng nguyên liệu và nhà máy sản xuất tinh bột sắn cồn xuất khẩu” Chi nhánh này cũng hoạt động theo phơng thức hạch tón kinh tế báo sổ, có con dấu riêng đe giao dịch.
-Các phòng ban tại Công ty có nhiệm vụ và chức năng riêng phù hợp với chức danh của mình.
+Phòng tổng hợp :Quản lý toàn bộ hoạt động chung của công ty bao gồm hai mảng bộ phận : bộ phận kinh doanh và bộ phận hành chính Phòng tổng hợp thờng tập hợp, phân tích toàn bộ quá trình hoạt động phts triển của Công ty từ đó đề ra các phơng án tối u hơn cho kỳ kinh doanh mới ,cả trong sản xuất kinh doanh và trong quản lý hành chính của Công ty.Phòng tỏng hợp chịu sự quản lý chặt chẽ của giám đốc Công ty về các hoạt động của mình.
Thực hiện nghiệp vụ tài chính kế tóan theo đúng chế độ chính sách của nhà nớc trong toàn bộ các khâu quản lý kinh doanh của Công ty.
Theo dõi các khoản công nợ đảm bảo cân đối thu chi để phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Tính toán và xây dựng giá thành sản phẩm
Trả lơng đến tận tay ngời lao động.
+Phòng kỹ thuật :Quản lý toànn bộ hoạt động của xởng cơ khí và xởng sản xuất- lắp ráp điện tử
Thực hiện đảm bảo các yêu càu kỹ thuật,các tiêu chuẩn, các thông số kỹ thuậtđối với các loại nguyên vật liệu cũng nh các sản phẩm cơ khí và điện tử
Quản lý các công đoạn lắp ráp gia công chế biến , sản xuất của các sản phÈm.
Chịu trách nhiệm trớc giám đốc khách hàng về chất lợng của sản phẩm. +Phòng phát triển công nghệ : có chức năng nghiên cứu, ứng dụng chuyển giao công nghệ vào thực tế nhằm chế tạo ra các loại sản phẩm có u thế trên thị trờng nh sản phẩm tấmm Panel 3D trong xây dựng cũng là một trong các kết quả mà Công ty đang ứng dụng Hiện nay sản phẩm này có sức cạnh tranh lớn trên thị trờng sản phẩm vật liệu xây dựng, Công ty đã thành lập xởng riêng để sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các nhà thầu.
Các phòng ban này đều có mối liên hệ nghiệp vụ với nhau hỗ trợ lẫn nhau cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao của Công ty, đồng thời đều chịu sự quản lý của giám đốc Công ty.
2.Cơ cấu tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yÕu:
*Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty đợc phân chia thành ba đơn vị chính nh sau:
- Xởng sản xuất lắp ráp điện tử
- Xởng sản xuất tấm Panel 3D
Không đạt Đạt tiêu chuẩn
Nhiệm vụ: nghiên cứu chế tạo , gia công , chế biến các loại sản phẩm liên quan đến cơ khí , chủ yếu là các loại sản phẩm nhỏ nh: vỏ đầu đĩa , các loại bánh răng, các chi tiết máyvà kết cấu máy, tiến hành thực hiện theo đơn đặt hàng và các hợp đồng lẻ với khách hàng.
Sơ đồ : Quy trình sản xuất sản phẩm chung tại xởng cơ khí
Nhận kế hoạch Thiết kế Chế thử Kiểm tra
Sửa chữa Tiến hành và hoàn thiện Sx theo yêu cầu
Sản xuất theo yêu cầu của đơn đặt hàng và đợc phòng kỹ thuật kiểm tra giám sát đảm bảo chất lợng qua các giai đoạn của quá trìng sản xuất Đối với từng loại sản phẩm: Đều đợc sản xuất theo các quy trình khác nhauphù hợp với tính chất của từng loại
NVL dùng cho các loại sản phẩm này chủ yếu là tôn, sắt, thép… Số tiền đã trả.
Ngoài ra có sử dụng một số NVL phụ nh : sơn, mực in, ốc vít… Số tiền đã trả.
Một số máy móc dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm:máy phay , máy tiện… Số tiền đã trả.
Phân x ởng lắp ráp đIện tử:
Nhiệm vụ: Tiến hành lắp ráp các loại sản phẩm đIện tử nh: VCD, SVCD,
DVC, âm ly, bộ khuyếch đại âm thanh loa thùng,… Số tiền đã trả đáp ứng nhu cầu cần thiêt của thị trờng.
Kế toán thanh toán kiêm phân bổ l ơng vàBHXH
Kế toán vật liệu+ kế toán tàI sản cố định
Kế toán tập hợp chi phÝ và giá thành
Vì sản phẩm không tự sản xuất mà ở dạng lắp ráp do đó nguồn nguyên liẹu chủ yếu đợc mua ở bên ngoàI thị trờng là 50% và nhập khẩu 50% từ thị trờng Trung quốc Các loại linh kiệnnh: GiảI mã,cơ, nguồn đợc nhập về đểlắp ráp ra thành phẩm chứ không trực tiếp sản xuất đợc Do đó, các loại linh kiện này đợc cungcấp từ các nguồn khác nhau ,Công ty có thẻ kiểm soát đợc chất l- ợng của nó trớc khi tiến hành lắp ráp- sãn xuất. Đây dợc coi là loạị sản phẩm mang lạinguồn lợi nhuận lớn cho Công ty trong vàI năm gần đây, vì nó đáp ứng đợc nhu cầu kịp thời của xã hội và có những đIểm mạnh trong cạnh tranh với các sản phẩm cùng chủng loại trên thị trêng.
Phân x ởng sản suất Panel 3D:
Nhiệm vụ:Nghiên cứu công nghệ sản xuất ra tấm Panel 3D –loại công nghệ mới tạo ra sản phẩm có sức cạnh tranh đối với các sản phẩm xây dựng cổ truyền khác.
Với các loại NVL chính là sắt , xốp, dây thép CT3 tạo nên một khối không gian ba chiều với các đIểm nh: nhẹ, chịu lực, cách âm, cách nhiệt tốt, vì thế loại sản phẩm này đanh dần chiếm lĩnh thị phần tạo vị thế và tên tuổi Công ty trên thơng trờng
Tổ chức công tác kế toán
1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
+Xuất phát từ đặc đIúm sản xuất kinh doanh, trình độ của cán bộ kế toán, với cơ cấu quản lý độc lập gọn nhẹ nên bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán tập trung tại phòng kế toán của Công ty.
+ Phòng kế toán của Công ty gồm 6 ngời với nhiệm vụ lập kế hoạch tàI chính, thu thập xử lý thông tin nhanh, chính xác.Cung cấp đầy đủ kịp thời đầy đủ các thông tinkinh tế tàI chính cho các nhà quản lý Công ty Lập báo cáo tàI chính đầy đủ theo đúng chế độ quy định.
+Để đạt đợc mục đích cuối cùng là hạch toán kế toán hiệu quả, Công ty đã tổ chức nên bộ máy kế toán mà trong đó các nhân viên đều có trình độ đại học, có trình độ chuyên môn cao.
Kế toán thanh toán kiêm phân bổ l ơng vàBHXH
Kế toán vật liệu+ kế toán tàI sản cố định
Kế toán tập hợp chi phÝ và giá thành
Sơ đồ : Bộ máy phòng kế toán
- Kế toán trởng : Phụ trách chung và đIũu hành mọi công việc trong phòng kế toán, xác định kết quả kinh doanh của Công ty, kế toán tổng hợp lập báo cáo quí, năm đồng thời cũng là một kiểm soát viên của nhà nớc tại Công ty.
- Kế toán thanh toán kiêm phân bổ lơng và BHXH: theo dõi các khoản cợ ngân hàng,khách hàng nội bộ Công ty.
+ Đối chiếu chặt chẽ các hoá đơn, chứng từ xuất nhập hàng ngày có thuế GTGT đầu vào với kế toán vật t.
+ Hàng tháng có trách nhiệm đối chiếu số d tiền mặt với thủ quỹ.
- Kế toán tiêu thụ :Hàng tháng xác định doanh thu bán hàng để xác định thuế GTGT đầu ( GTGTđầu vào do kế toán vật liệu theo dõi) để xác định số thuế phảI nộp và lập báo cáo gửi cục thuế Hà nội.
Theo dõi số d các TK: 131,3331,1331,511,512,531,532,711
- Kế toán vật liệu + kế toán TSCĐ.
Làm kế toán vật t theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu Mở sổ theo dõi nguyên vật liệu mua vào có thuếGTGT nhập kho Định kỳ ngay 5/7 là ngày đối chiếutay ba giữu thủ kho, bảo vệ, và kế toán vật liệu để phòng kinh doanh nhËp phiÕu xuÊt, nhËp.
Tổ chức mở sổ thẻ chi tiết phản ánh số lợng và giá trị TSCĐ, tổ chứ hạch toán chi tiết, tổng hợp TSCĐ, vốn cố định và vốn khấu hao.
- Kế toán tập hợp chi phí và giá thành.
Tập hợp và phân bổ từng loại chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tợng tập hợp chi phí: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo tnh\gf khoản mục chi phóvà các yếu tố quy định.
- Thủ quỹ: Hàng ngày, tháng vào sổ thu chi quỹ, và thờng xuyên kiểm tra tiền mặt tồn quỹ và đảm bảo chứng từ thu chi.
Hàng tháng có trách nhiệm đối chiếu số d tiền mặt với kế toán thanh toán. Định kỳ tháng, quý , năm thực hiện kiểm kê quỹ, lập biên bản kiểm kê và chuyển cho giám đốc.
2.Vận dụng tài khoản và sổ sách kế toán tại Công ty a)Hệ thống tài khoản sử dụng ở Công ty.
Công ty sử dụng hầu hết các tàI khoản theo quy định của bộ tàI chính đối với doanh nghiệp nhà nớc từ loại 1 đến loại 9 và cả tàI khoản ngoại bảng loại 0 , ngoàI ra Công ty không mở thêm tàI khoản cấp một nào.
Trong hệ thống tàI khoản có một số tàI khoản nh :335,413,007 doanh nghiệp có sử dụng nhng phát sinh không nhiều. b)Sổ kế toán tại Công ty:
Công ty áp dụng hình htức kế toán Nhật ký – chứng từ và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên sổ sách Công ty thờng dùng là: Nhật ký – chứng từ số 1: Ghi có TK 111
Nhật ký – chứng từ số 2: ghi có TK 112
Nhật ký – chứng từ số 4: Ghi có TK 331,315,341,342.
Nhật ký – chứng từ số 5:Ghi có TK 331, ghi nợ TK 152
Nhật ký – chứng từ số 7 : Ghi có TK
Nhật ký – chứng từ số 8: ghi có TK 155,511,531,532,631,632,642
Nhật ký – chứng từ số 9 :ghi có TK 211.
Nhật ký – chứng từ số 10: ghi có TK 333,344,411,412,413,414,415,421 431,441.
Bảng kê số 2: ghi nợ TK 112.
Bảng kê số 4 : tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chungTK 627
Bảng kê số 5: Chi phí đầu t XDCB ( TK 241)
Chi phí bán hàng ( TK 641)
Bảng kê số 5 ít sử dụng
Tập hợp: Chi phí trả trớc TK 142 ( 1421)
Chi phí phảI trả TK 335
Chi tiết doanh thu bán hàng (tên từng khách hàng)
Bảng kê số 10: Các khoản đIũu chỉnh giảm doanh thuTK 532
Tính kết quả hoạt động kinh doanh TK911.
Tính thu nhập và chi phí hoạt động khác TK711,811.
NgoàI ra các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán, sổ chi tiết theo dõicác quỹ của dong nghiệp, sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐdo doang nghiệp tự thiết kế, không áp dụng theo mẫu của bộ tàI chính. c)Hình thức kế toán đợc áp dụng tại Công ty.
Dựa trên quy mô đặc đIúm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý Hình thứ ghi sổ mà doanh nghiệp áp dụng trớc đây là hình thức Nhật ký – chứng từ.
Lựa chọn hình thức này giúp cho công việc ghi chép của kế toán đợc gỉm bớt dàn đều trong tháng, việc kiểm tra đói chiếu đợc tiến hành ngay trên sổ kế toán và hình thức này còn thể hiện trình độ nghiệp vụ thành thạo của đội ngũ kế toán Công ty. Đặc trng cơ bản của hình thức này là từ việc ghi sổ kế toán tổng hợp đợc căn cứ trực tiếp vào Nhật ký – chứng từ
Nhật ký – chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ phát sinh bên có của các tàI lhoản tổng hợp Nhật ký – chứng từ mở cho tất cả các tàI khoản, có thể mở cho mỗi tàI khoản một Nhật ký – chứng từ hoặc mở một nhật ký chứng từ để dùng chung cho một số tàI khoản có nội dung kinh tế giống nhauhoặc có quan hệ đối ứng với nhau và thông thờng là nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các tàI khoản đó không nhiều.
Sơ đồ :Ghi sổ kế tóan của hình thức nhật ký chứng từ
Thực trạng tổ chức kế tóan NVL tại Công ty Vật liệu và công nghệ Quèc gia
1.Đặc điểm chung của NVL, CCDC và tình hình cung cấp NVL,CCDC của Công ty: Để tiến hành hoạt động SXKD diễn ra thờng xuyên liên tục và có hiệu quả, Công ty đã sử dụng một lợng NVL, CCDC khá lớn , phong phú và đa dạng với nhiều nhóm với quy cách khác nhau Hiện tại Công ty đang sử dụng gần 200 vật liệu khác nhau về quy cách ,tính năng, chủng loại Nguyên vật liệu đợc chia thành nhiều nhóm khác nhau nh: Sắt , thép , tôn … Số tiền đã trả.Trong mỗi nhóm lại có nhiều loại khác nhau theo quy cách, tính năng đặc đIểm riêng của nó.
Vật liệu không chỉ khác nhau về chủng loại mà còn khác nhau về nguồn cung cấp ( Cùng là thép nhng Công ty lại mua của nhiều ngời khác nhau), bộ phận kinh doanh phảI năng động, chủ động khai thác nguồn cung cấp đúng, dủ nguyên vật liệu với gía cả phù hợp.
Việc nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty phảI đợc thực hiện theo kế hoạch trên cơ sở yêu cầu của các phân xởng sản xuất có nhu cầu về sử dụng vật liệu ( dựa trên nhu cầu sản xuất ) Đảm nhận nhiệm vụ thu mua là bộ phận kinh doanh và tuỳ theo tình hình của Công ty mà giám đốc quyết định sử dụng từng nguồn vốn để vật liệu cho phù hợp với kết quả tối u nguồn vốn tự có hoặc vốn vay.
Vật liệu nhập về đợc bảo quản trong kho vật t của Công ty, đợc sắp xếp theo từng ô tạo đIũu kiện cho việc nhập xuất và kiểm kê đợc tiến hành nhanh chãng.
Côngtychủ yếu xuất vật liệu cho sản xuất ( xuất cho sản xuất sản phẩm , xuất cho vận tảI , xuất cho xây lắp).
Vật liệu của Công ty với những đặc diểm nh đã trình bày ở trên thì việc quản lý , sử dụng sao có hiệu quả và hợp lý là một vấn đề khó khăn Việc phân loại vât liệu là một biện pháp tốt góp phần giảI quyết vấn đề này Trên cơ sở đặc đỉểm của vật liệu cùng yêu cầu quản lý chung Công ty đã phân loại theo vai trò và tác dụng cụ thể :
- Nguyên vật liệu chính : Tôn , sắt , thép, đồng, xốp … Số tiền đã trả.đợc coi nguyên liệu chính để cấu thành sản phẩm
- Nguyên vật liệu phụ: Sơn, đácông nghiệp, que hàn
- Nguyên liệu phụ : Dầu 20, dầu CN 90, dầu bôI khuôn ,mỡ đợc sử dụng cho máy móc sản suất và các nhu cầu khác
- Nhiên liệu : dầu DiÊL, xăng A92,xăng A76 , than đợc sử dụng cho các ph- ơng tiện vận tảI
Với đặc đIểm nhập, xuất diễn ra thờng xuyên, không nhất quán về mặt thời gian nên Công ty đã lựa chon hình thức đánh giá NVL, CCDC trên cơ sở
+Với NVL ,CCDC nhập : Cộng ty nhập kho NVL, CCDC từ nguôn mua ngoàivầ đặt ra công chế biến nhng không xuất vật liệu cho gia công mà chỉ cho bản mẫu Vì vậy NVL,CCDC nhập kho đều là thực tế giá NVL,CCDC mua ngoài.
Gía vốn thực tế Gía mua trên Hao hụt Chi phí Các NVL nhập = hoá đơn + trong định mức + vận chuyển - khoản
Víi NVL, CCDC xuÊt kho :
Công ty lựa chọn hình thức tổ chức hạch toán VNL, CCDC theo phơng pháp “ Thẻ song song “ giá NVL, CCDC đợc tính theo phơng pháp “ Gía đơn vị bình quân “ ( Bình quân gia quyền).
Theo sổ chi tiết vật t
Ví dụ : trong tháng 3/2003 có chứng từ N- X thép 6 nh sau :
-Tồn đầu kỳ T12 : 331,76 kg, đơn giá 5558,62đ/kg.
- Phiếu nhập kho số 1/3 ngày 21/3 Công ty nhập kho 1000kg thép 6, đơn giá 5190,5 đ/kg
- Phiếu xuất kho số 3/3 ngày 31/3 Công ty xuất kho 585 kg.
Căn cứ vào các phiếu này, kế toán tính đơn giá bình quân, rồi tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho.
* GÝa §V tÝnh b×nh qu©n gia quyÒn= 5282,20
Gía vốn thực tế NVL xuất dùng = 5282,20 *( 255+585)= 4437048đ
Tổ chức kế toán chi tiết NVL, CCDC ở Công ty Vật liệu và công nghệ quốc gia
1.Hệ thống chứng từ sổ kế toán
-Biên bản giám định vật t
Kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các loạI sổ sau :
-Sổ chi tiết vật t : đợc mở theo từng thứ, loạI vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thẻ kho
-Sổ theo dõi thanh toán công nợ vật t : đợc mở cho từng nhà cung cấp.
Sổ gồm 2 phần: Phần thực nhập và phần theo dõi thanh toán.
Bảng kê chi tiết công nợ phảI trả ngời bán : đợc lập cho các nhà cung cấp mà doanh nghiệp còn nợ đầu kỳ.
* Thủ tục nhập kho VNL, CCDC :
Nh đã trình bày ở trên Công ty chỉ nhập kho NVL,CCDC theo nguồn mua ngoài Khi hàng về đến kho của Công ty căn cứ vào giấy báo nhận hàng và hợp đồng nhận hàng, Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật t Ban kiểm nghiệm vật t gồm : Bộ phận kinh doanh, thủ kho của bộ phận sử dụng Ban này tiến hành kiểm nghiệm vật liệu đợc mua về số lợng, chất lợng, quy cách , chủng loạI và phản ánh kết quả vào biên bản giám định vật t, sau đó giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ
Nếu không đúng số lợng, chất lợng, quy cách ,Ban kiểm nghiệm sẽ lập thêm biên bản yêu cầu giao cho đơn vị bán vật liệu giảI quyết.
Sau đó thủ kho tiến hành hập kho NVL,CCDC, chuyển hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật t lên bộ phận kinh doanh để viết phiếu nhập Do đặc điểm của Công ty, phiếu nhập vật t đợc lập sau khi thủ kho kiểm nhậnvà nhập vật t vào kho Trên phiếu ghi số lợng thực nhập không có thuế, phần thuế do kế toán thanh toán theo dõi.
Phiếu nhập vật t chia làm ba liên:
Liên 1: Lu lạI bộ phận kinh doanh
Ví dụ : Ngày 21/3 Nhập thép phi 1 của Công ty TNHH Bách Sơn Tùng theo hoá đơn số 90358 ( Xem bảng số 1) hàng về đã đợc ban kiểm nghiệm giám định và lập biên bản giám định vật t ( Xem bảng số 2 ) ,Kế toán vật t đã lập phiếu nhập kho số 1/3 ( Xem bảng số 3) ,
Hoá đơn GTGT Mẫu số : 01 GTKT- 311
Liên 2 : ( Giao cho khách hàng ) Số : 90358
Ngày 21/5 /2003 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Bách Sơn Tùng Địa chỉ :
Họ tên ngời mua hàng: Anh Sơn Đơn vị : Công ty Vật liệu và Công nghệ Địa chỉ : Số 18 Hoàng Quốc Việt
Hình thức thanh toán : Tiền mặt
TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ : Năm triệu bốn trăm năm mơI ngàn đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên)
Bảng số 2 : Biên bảN kiểm nghiệm vật t
Ban kiểm nghiệ vật t gồm : Ông : Nguyễn Văn An Phó phòng kinh doanh
Bà : Nguyễn Thu Thuỷ Thủ kho vật t Ông : Trờng Sơn Ngời mua hàng Đã kiểm nghiệm số vật t dới đây: ( Bảng)
Quy cách ĐVT Số lợng
Kết quả kiểm tra SLđúngquy cách,phẩm chÊt
SL sai quy cách phẩm chÊt
1 ThÐp 6 kg 1000 1000 0 ĐạI diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Bảng số 3: Phiếu nhập kho Số : 1/3
Họ tên ngời mua hàng :
STT Tên,nhãn hiệu quy cáchphẩm chất vật t ( sản phẩm hàng hoá )
Mã sè Đơn vị tÝnh
Thành tiÒn Theo chứng từ
Cộng : năm triệu một trăm chín mơi ngàn năm trăm đồng
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trửơng đơn vị
3.Thủ tục xuất kho NVL, CCDC
NVL, CCDC đợc xuất kho theo mục đích sử dụng của các bộ phận sản xuất, bộ phận khác trong Công ty Thủ kho tiến hành xuất kho dựa trên phiếu yêu cầu của bộ phận sử dụng và phảI có sự xét duyệt của bộ phận có liên quan.
Phiếu xuất kho do bộ phận kinh doanh lập, phiếu xuất kho gồm 3 liên : Liên 1: Lu tạI bộ phận kinh doanh
Liên 2: Chuyển cho thủ kho giữ
Liên 3: Chuyển cho phòng Kế toán
Thủ kho Cho sản xuÊt
Ngày 31/ 3/2003 Số 5/3 Mẫu số 02-VT
Họ Tên ngời nhận hàng :
Lý do xuất : Sản xuất Panel, vỉa , cống
STT Tên , nhãn hiệu , quy cách phẩm chất vật t(
Mã số Đơn vị tÝnh
Số lợng Đơn giá Thành
Thủ tục xuất kho vật liệu có thể kháI quát bằng sơ đồ sau :
4.Hạch toán chi tiết NVL, CCDC
- Kế toán chi tiết vật liệu tạiCông ty vạt liệu và Công nghệ đợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho Phơng pháp hạch toán chi tiết đợc sử dụng là phơng pháp thẻ song song.
* ở kho : Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ N-X vật liệu , thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi phản ánh vào thẻ kho số lợng của vật t N-X.Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu, Định kỳ 5-7 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu N-X lên phòng kế toán.Cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho.
VD: PhiÊú nhập kho số 1/3 ngày 21/3
Phiếu xuất kho số 3/ 3 ngày 31/3 và số 5/ 3 Đợc vào thẻ kho nh sau :
Tên vật liệu : Thép 6 Đơn vị tính : Kg
Ngày Chứng từ Diễn giảI Số lợng
*Tại phòng kế toán : Định kỳ, Kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, các phiếu nhập vật t đã ghi số lợng , đơn giá và thành tiền của hàng nhập kho Phiếu xuất vật t chỉ ghi số lợng còn cột đơn giá và thành tiền bỏ trống đẻ kế toán ghi theo giá thực tế bình quân cà tổng số tiền.
Kế toán NVL, CCDC căn cứ vào tổng số lợng và tổng số giá trị tồn kho thực tế vào thời đIểm đó để tính giá trị bình quân một đơn vị vật t và ghi vào phiÕu vËt t’
Kế toán phảI đối chiếu số lợng tồn kho trên từng thẻ chi tiết NVL, CCDCcủa kế toán so với từng thẻ kho tơng ứng của thủ kho nuế có chênh lệch phảI xác định nguyên nhân và sửa chữa ngay Căn cứ vào phiếu N-X kế toán lên sổ “ Sổ chi tiết vật t “ để theo dõi tình hình N-X-T cả về số lợng và từng loại nguyên vật liệu.
Sổ chi tiết vật t đợc mở cho từng thứ, loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho Sổ kế toán vật liệu chính, phụ đợc đóng thành quyển
Danh đIểm vật t Mã số 17- VT
Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú
N X Sl §G TT SL §G TT SL TT
Kế toán chi tiết vật liệu chỉ dừng lại ở việc lập “Sổ chi tiết vật t “ mà không lập bảng tổng hợp N-X-T để theo dõi tình hình N-X-T của từng thứ vật liệu cả về số lợng và giá trị. a)Từ phiếu nhập kho :Kế toán chi tiết NVL, CCDC sẽ vào sổ thanh toán công nợ vật t, cuối tháng sẽ lập bảng kê chi tiết thanh toán công nợ phảI trả ngời bán.
+ Sổ thanh toán công nợ vật t gồm hai phần : Phần thực nhập và phần theo dõi thanh toán
Phần Thực nhập : Gồm chín cột nh cột hoá đơn, phiếu nhập , tên vật t, số lợng,đơn giá, giá trị tiền hàng, VAT đầu vào, thành tiền.
Mỗi phiếu nhập đợc ghi một dòng theo thứ tự ngày tháng và số hiệu phiÕu nhËp.
Gýa trị lô hàng =SL * ĐG đợc ghi cào cột giá trị tiền hàng
Số thuế VAT trên hoá đơn đợc ghi vào cột VAT đầu vào
Nuế ngời bán giảm giá hoặc khuyến mãI thì ghi vào cột khuyến mãI.
Cột thành tiền = giá trị tiền hàng + VAT đầu vào – khuyến mãI.
Cột này là số tiền phảI thanh toán cho ngời bán.
Phần thanh toán gồm 5 cột : Ngày trả, số chứng từ, số tiền trả, còn nợ luỹ kÕ, ghi chó
Cột số tiền trả là số tiền Công ty đã trả cho ngời bán, nếu cha trả hềt một lần thì số tiền còn nợ ( còn phảI trả ) ghi vào cột nợ luỹ kế.
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 21/3 số 1/3 ghi vào sổ nh sau :
Gýa trị lô hàng là 5.190.500 đợc ghi vào cột giá trị tiên hàng
Thuế VAT 5% Là 259.525 ghi vào cột VAT giá trị đầu vào
Tổng số tiến thanh toán : 5.450.000đ ghi nào cột thành tiền
Công ty đã trả hết tiền cho nhà cung cấp vào ngày 26/3/2003 và trả hết một lần 5.540.000đ đợc ghi vào cột số tiền Đối với nhà cung cấp thờng xuyên, kế toán mở riêng 1 hoặc hai trang. Đối với ngời bán không thờng xuyên, kế toán mở cho 2 hoặc nhiều ngời trên một trang.
Bảng số 7: Theo dõi thanh toán công nợ vật t
Ghi có TK 331- Ghi nợ TK Ghi nợ TK 331- Ghi có Ttk … Số tiền đã trả D cuối kú
Công ty Bách Sơn Tùng 21/3/
Cách tính theo dõi nh trên giúp kế toán nắm đợc cụ thể lô hàng nhập ngày nào và thanh toán ngaỳ nào và theo dõi đợc chi tiết tùnh hình thanh toán của từng lô hàng với nhà cung cấp Qua việc lập sổ “ Theo dõi hạch toán công nợ vật t “ Công ty Vật liệu và Công nghệ đã lập riêng mẫu sổ cho mình để tiện cho việc theo dõi Theo các thông tỉn tên sổ có rất nhiều lô hàng đ ợc nhà cung cấp khuyến mại nên chăng Công ty cần mở thêm cột giá vốn thực tế hàng nhập kho Việc mở thêm cột này giúp cho kễtoán theo dõi cụ thể và vào cột TK 152 của nhật ký chứng từ số 5 dễ dàng hơn.
+ Cuối tháng kế toán lập bảng kê chi tiết thanh toán công nợ phảI trả ng- ời bán Gồm các nhà cung cấp mà doanh nghiệp cần còn nợ đầu kỳ.
Kế toán tổng hợp NVL, CCDC
Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng
TK 152: nguyên vật liệu( không có tk 152 chi tiết )
TK 133: Thuế VAT đầu vào
TK 331: PhảI trả cho ngời bán
- Bảng tổng hợp xuất vật t.
- Nhật ký chứng từ số 5
- Nhật ký chứng từ số 7
- Bảng cân đối số phát sinh
2.Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC.
Tại Công Ty Vật liệu và Công nghệ chỉ có trờng hợp nhập vật t do mua ngoàI ( gia công chế biến cũng đợc coi nh mua ngoàI vì đặt họ sản xuất ). Khi vật liệu mua về nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn vào phiếu nhập để ghi vào hoá đơn để ghi định khoản ngay trên phiếu nhập rồi vào sổ theo dõi thanh toán công nợ vật t.
Hoá đơn số 90358( Bảng số 3)
Khi thanh toán cho nhà cung cấp kế toán định khoản và nhập vào nhật ký chứng từ số 5
Cuối tháng căn cứ vào “ Sổ thanh toán công nợvật t” kế toán lập nhật ký chứng từ số 5.
Nhật ký – chứng từ số 5 gồm có hai phần :
- Phần phản ánh số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với TK 152.
- PhÂnf theo dõi thanh toán : ghi Nợ TK 331 đối ứng với các TK 111, 112,331.
- Phần có ghi TK 331: Từ sô theo dõi thanh toán công nợ vật t, kế toán tổng hợp số liệu của từng nhà cung cấp Mỗi nhà cung cấp đợc ghi một dòng vào nhật ký – chứng từ số 5
Cột d đầu kỳ là số liệu đợc láy từ “ Bảng kê chi tiết công nợ phảI trả “ ngời bán tgháng trớc chuyển sang ( số liệu này đợc đối chiếu lại với số d cuối kỳ bên có TK 331 của Nhật ký – chứng từ số 5 tháng trớc )
Cột TK 152 đƯẻc ghi theo công thức :
Gýa vốn thực tế của NVL nhập kho =Gýa trị tiền - Khuyến mại ( nếu có )
Số thếu VAT Theo thuế xuất 10% hay5% đợc ghi vào TK 133
Căn cứ vào : phiéu chi : tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng thânh toán cho từng mhà cung cấp ghi vào cột TK 111,TK 112.
Nừu đI vay tiền để trả cho nhà cung cấp ghi vào TK 331.
Nhật ký chứng từ ghi sổ
STT Tên đvị hoặc ngêi bán
Ghi có TK 331Ghi nợ TK
Theo dõi thanh toán ghi
… Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả.… Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả
Kế toán tổng hợp xuất kho NVL, CCDC
Tại Công ty NVL,CCDCchủ yếu xuất dùng cho sản xuất và các bộ phận phục vụ cho sản xuất và theo các yêu cầu khác của Công ty.
Kế toán lập bảng tổng hợo xuất NVL trên cơ sở các phiếu vật t.Bảng tổng hợp tổng hợp xuất vật liệu ghi chi tiết các TK nợ :
TK 621 : Chi phÝ NVL trùc tiÕp
TK 621 PX Cơ khí : Chi phí NVL trực tiếp cho xởng cơ khí
TK 621 PX LR- ĐT : Chi phí NVL trực tiếp cho Lắp ráp
TK 621 PX Panel 3D: Chi phí NVL trực tiếp cho sản xuất tấm paneL 3D
TK 627 PX Cơ khí : Chi phí sản xuất chung cho xởng cơ khí
TK 627 PX LR- ĐT : Chi phí sản xuất chung cho Lắp ráp
TK 627 PX Panel 3D: Chi phí sản xuất chung sản xuất tấm paneL 3D
Công ty chỉ có bảng tổng hợp xuất vật t là đuục mở chi tiết 152 NVL chính ,152NVL phụ 152 nhien liệu đối ứng nợ với TK 621 , TK 627 của các phân xởng
Từ số liệu ở bảng tổng hợp xuất kế toán sẽ lập bảng phân bổ xuất vật t Nhng ở bảng này kế toán không mở rõ TK 152 NVL chính 151NVL PHụ , TK 152 Nhiên liệu mà chỉ ghi tổng cộng TK 152 đối ứng nợ với TK621 cho các phân xởng
Bảng 10 : bảNG TổNG HợP XUấT VậT TƯ
T §G SL TiÒn SL TiÒn SL TiÒn SL TiÒn
Thép cây kg 750 500 375.000 700 … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả
2.775 79.705.040 2.000 … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả.
Lít 17173 60 1.030.400 50 … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả
… Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả … Số tiền đã trả .
Bảng 11; Bảng phân bổ NVL,CCDC
STT Ghi cã TK Đốitợng SD ghi nợ các TK
1 621 Chi phÝ NVL trùc tiÕp 649.281.647
2 627 Chi phí sản xuất chung 14.691.649
3 642 Chi phí quản lý DN 4.926.776 23.448
Dòng nợ TK 621 chi phí NVL trực tiếp là số tổng cộng của TK 621 ở các phân xởng
Căn cứ để ghi vào TK 621 sản phẩm là tổng số phát sinh có của TK 152 chứ không ghi chi tiết TK 152 là bao nhiêu
Bảng số 12: Bảng kê số 6
Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng kê số 6 kế toán lập bảng kê số 4 – tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng bao gồm:
Tập hợp chi phí NVL trực tiếp
Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp
Tập hợp chi phí sản xuất chung
Số liệu trên bảng phân bổ phần ghi nợ tàI khoản 621, TK 627đối ứng với
TK 152 đợc ghi vào cột phù hợp trên bảng kê số 4.
Trên bảng kê số 4 – tập hợp chi phí sán xuất chung- : Phần ghi có TK
142 : 13.928.280là chi phí trả trớc ghi trên bảng kê số 6.
Trong tháng TK 142 chỉ phân bổ vzò TK 627
Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xởng
Tk 152 TK 142 Các TK phản ánh ở
NK – CT khác NKCT NKCT Sè
Céng chi phÝ thực tế phát sing trong tháng
… Số tiền đã trả.… Số tiền đã trả.… Số tiền đã trả .
… Số tiền đã trả.… Số tiền đã trả
… Số tiền đã trả.… Số tiền đã trả.… Số tiền đã trả.
Sau khi đã lập bảng kê số , công ty lấy bảng kê số 4là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ số 7cơ sở để vào sổ cáI TK 152.
Căn cứ vào dòng nợ TK 621 chi tiết trên bảng kê số 4 để xác địng số chi phí phát sinh của từng loại ghi vào cột và dòng phù hợp
Trích nhật ký chứng từ số 7
TK 142 TK152 TK153 TK214 TK334
Bảng cân đối số phát sinh
SHTK D ®Çu kú PSTK DCK Luü kÕ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có N ợ
Số hiệu các TK chi có đối ứng bên nợ TK này
Cộng số phát sinh Nợ 507.550.936
Tổng số phát sinh có 665.753.322
PhÇn iii Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
nhận xét về công tác tổ chức kế toán ở công ty vật liệu và công nghệ
Một số kiến nghị cùng phơng hớng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL,CCDCtại Công ty Vật liệu và Công nghệ Quốc gia
- Việc sử dụng sổ “ Danh đIểm vật liệu”
- Theo dâi chi tiÕt TK152
- Thêm cột tàI khoản đối ứng vào sổ chi tiết vật t
- Thêm cột giá vốn hàng mua nhập kho trong sổ theo doĩ thanh toán công nợ
Vì thời gian hạn chế , em xin phép đợc trình bày kỹ các kiến nghị này trong lần nộp đề tàI sau, để em còn có thêm thời gian tìm hiểu về công ty trớc khi đa ra những đề xuất chính xác hơn.
Qua các phần trình bày ở trên có thể khẳng định kế toán vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp Thực tế tại Công ty Vật liệu và Công nghệ cho thấy công tác tổ chức hạch toán vật liệu iúp lãnh đạo Công ty nắm bắt tình hình sản xuất, nó phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ vật liệu, từ đó Công ty mới có biện pháp chỉ đạo đùng đắn.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty Vật liệụ và Công nghệ em thấy rằng với t cách là một trong những doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa của ngành công nghiệp Hà Nội, Công ty đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc Cùng với sự đổi mới và cải thiện hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nớc ta, hiện nay công tác tổ chức kế toán của Công ty đang đợc hoàn thiện từng b- ớc Với mục đích đó em đã đi sâu nghiên cứu và qua đó đa ra một số ý kiến nhằm góp một phần nhỏ hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán vật liệu.
Tuy nhiên, do thời gian tìm hiểu thực tế và trình độ có hạn nên những vấn đề đa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận đ- ợc các ý kiến đóng góp của các thày cô giáo để cho chuyên đề của em đợc hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Cô giáo hớng dẫn thực tập, cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị Phòng kế toán Công ty Vật liệu và Công nghệ đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này.
Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2
I Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2
1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 2
2.Vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 2
2.1.Vai trò của nguyên vật liệu .2
2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu .3
3 Nhiệm vụ hạch toán vật liệu 4
II Phân loại, tính giá và tổ chức chứng từ nguyên vật liệu 4
1.Phân loại nguyên vật liệu 4
2 Các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu 6
2.1 Giá nhập kho nguyên vật liệu .6
3 Tổ chức chứng từ hạch toán nguyên vật liệu 11
III Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 13
1 Phơng pháp thẻ song song 13
2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15
IV hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 18
1.Các phơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 18
2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 19
2.2 Hạch toán nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu tính thuế
GTGTtheo phơng pháp khấu trừ: 20
2.3.Hạch toán nghiệp vụ tăng giảm nguyên ,vật liệu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp: 24
2.4 Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu .24
3 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 25
Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu 33 tại công ty Vật liệu và công nghệ quốc gia 33
I.Đặc điểm chung của Công ty vật liệu và công nghệ quốc gia 33
1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 33
2 Chức năng nhiệm vụ của công ty: 34
II.Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh 36
1.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: 36
2.Cơ cấu tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu: 38
III.Tổ chức công tác kế toán 40
1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 40
2.Vận dụng tài khoản và sổ sách kế toán tại Công ty 41
III.Thực trạng tổ chức kế tóan NVL tại Công ty Vật liệu và công nghệ Quèc gia 45
1.Đặc điểm chung của NVL, CCDC và tình hình cung cấp NVL,CCDC của Công ty: 45
IV Tổ chức kế toán chi tiết NVL, CCDC ở Công ty Vật liệu và công nghệ quốc gia 47
1.Hệ thống chứng từ sổ kế toán 47