THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP MỸ Á
Đặc điểm chung của xí nghiệp
Mỹ Á tiền thân chỉ là một cơ sở kinh doanh nhỏ quy mô gia đình kinh doanh các mặt hàng đồ gỗ nội thất, hiện nay Mỹ Á đã trở thành XN Mỹ Á chuyên SXKD các mặt hàng về gỗ và lâm sản.
Tên doanh nghiệp : Xí nghiệp Mỹ Á
Tên tiếng anh : My A private enterprise
Tên giao dịch : Xí nghiệp Mỹ Á
Hình thức pháp lý : Doanh nghiệp tư nhân Địa chỉ giao dịch : 174E Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Tài khoản ngân hàng: 002.100.000460.2 – Ngân hàng ngoại thương Hà Nội Điện thoại : 04 772 0053
E-mail : Myahanoi@hn.vnn.cn
Webside : www.myafurniture.com.vn
Ngành nghề kinh doanh chính: chuyên chế biến gỗ và lâm sản, sản xuất kinh doanh các sản phẩm đồ gỗ nội thất cao cấp và đồ thủ công mỹ nghệ.
2 Quá trình hình thành và phát triển
2.1 Giai đoạn 1 (từ khi ra đời đến năm 1993)
Xuất thân từ một gia đình có nghề làm đồ gỗ mỹ nghệ đã nhiều đời ở làng nghề Đông Kỵ, huyện Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh ông Chử Văn Kiểm - hiện là giám đốc XN Mỹ Á đã đi khắp nơi sưu tập bàn ghế cổ mang về nghiên cứu rồi mày mò tìm cách chế tác lại Sau đó năm 1990 tổ sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ ra đời Lúc đầu tổ sản xuất mỹ nghệ chủ yếu sản xuất bàn ghế kiểu cổ và nhận gia công cho một vài DN đồ gỗ khác Nhưng đến thời điểm năm 1992 khi quy mô hoạt động của tổ sản xuất ngày càng được mở rộng Tổ sản xuất Mỹ Á đã chuyển đổi thành XN Mỹ Á theo quyết định số 1585/QĐ ngày 25/9/1992 của
UB thành phố Hà Nội với số đăng ký kinh doanh là 012032 Chuyên sản xuất đồ thủ công mỹ nghệ đồ gỗ chạm kiểu, sơn mài và thêu ren với mức vốn điều lệ chỉ là 150.000.000 đồng Trụ sở giao dịch đặt tại 66E Nguyễn Thái Học –
Ban đầu do xuất phát điểm từ một tổ sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ, xưởng sản xuất đi thuê, mẫu mã đơn giản và bằng thủ công nên Mỹ Á đã gặp không ít khó khăn Năm 1993, khi lượng khách nước ngoài vào Việt Nam nhiều và họ bắt đầu chú ý tới sản phẩm mỹ nghệ truyền thống thì Mỹ Á đã có hướng đi thay đổi đề bắt kịp thị trường Hướng đi đầu tiên là dần thay thế trang thiết bị máy móc, toàn bộ khâu sơ chế gỗ, bào gỗ, làm mộng, sấy khô, phun sơn,… đều được làm bằng máy Ông Chử Xuân Kiểm đã mạnh dạn đưa ý tưởng sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ cao cấp để xuất khẩu Ông đã không ngần ngại đầu tư hàng tỷ đồng mua thiết bị máy móc xử lý gỗ từ Đài Loan và Nhật Bản như: Xây dựng lò sấy khô gỗ, phòng phun sơn hiện đại, để có thể cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng và độ bền cao Riêng những công đoạn thủ công như chạm, đục,… Mỹ Á tuyển chọn nhân công từ các làng nghề truyền thống, được đào tạo công phu nhờ đó tạo ra những sản phẩm đồ gỗ đạt chất lượng cao cả về thẩm mỹ và chất lượng
Chính sự thay đổi về tư duy này đã giúp XN đồ gỗ Mỹ Á ngày càng phát triển và mở rộng Đến năm 1997 khi trụ sở giao dịch tại 66 E Nguyễn TháiHọc không còn phù hợp với quy mô của XN Mỹ Á đã quyết định chuyển địa điểm giao dịch đến 216 Đội Cấn Và bổ sung thêm việc kinh doanh một số mặt hàng: buôn bán tư liệu sản xuất, buôn bán tư liệu tiêu dùng, buôn bán lương thực thực phẩm, đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá dịch vụ cho thuê kho bãi Tuy nhiên mặt hàng chủ yếu vẫn là đồ gỗ nội thất.
Trong giai đoạn này Mỹ Á không ngừng mở rộng và phát triển các mặt hàng thủ công mỹ nghệ Không chỉ sản xuất các mặt hàng bàn ghế kiểu cổ Mỹ Á đã mở rộng thêm các mặt hàng khác như đồ gỗ kiểu dáng hiện đại, kết hợp phong cách Á – Âu để đáp ứng nhu cầu của giới trẻ cũng như thị trường nước ngoài Với chính sách đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng đông đảo nhu cầu của người tiêu dùng trong và ngoài nước, quy mô của Mỹ Á ngày càng mở rộng lượng sản xuất hiện tại không đủ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Năm
2000 Mỹ Á đã quyết định đầu tư một khu nhà máy sản xuất rộng 11.000 m 2 trên Quốc lộ 5, cạnh khu công nghiệp Sài Đồng A Vị trí này rất thuận lợi cho việc sản xuất và kinh doanh nên XN đã đầu tư xây dựng thêm một cửa hàng trưng bày sản phẩm rộng 2000 m 2 Ngoài ra, Mỹ Á còn có gian hàng trưng bày và bán sản phẩm tạo nhà A3 trong trung tâm triển lãm Giảng Võ- Hà Nội.
2.3 Giai đoạn 3 ( từ năm 2000 – nay)
Từ năm 2000 khi thị trường ngày càng hội nhập, đứng trước sự cạnh tranh của các mặt hàng nội thất nhập ngoại, Mỹ Á đã không ngừng cải tiến và đa dạng về mẫu mã, nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng ở mọi lứa tuổi Đến với Mỹ Á hiện nay không chỉ để mua các sản phẩm đồ gỗ nội thất giả cổ như tại các làng nghề vẫn bán mà còn để mua các sản phẩm đồ gỗ kiểu dáng hiện đại, đẹp và đơn giản kết hợp một chút đường nét văn hoa thủ công tinh tế Bên cạnh đó nắm bắt được nhu cầu của giới trẻ,
Mỹ Á đã cho thiết kế và sản xuất các sản phẩm có kiểu dáng hiện đại giống như các mẫu công nghiệp nhưng làm bằng gỗ tự nhiên như gỗ Giáng Hương, gỗ Gõ đỏ, có mầu sắc tươi sáng Sản phẩm vừa có tính mỹ thuật cao, giá thành hợp lý, vừa có độ bền hơn các sản phẩm làm bằng gỗ công nghiệp
Phòng kế hoạch sản xuất
Phòng hành chính nhân sự
Phân xưởng sản xuất Phòng thiết kế
Hiện nay, Mỹ Á đang sản xuất rất nhiều loại mặt hàng nội thất như: bàn, ghế, giường , tủ…kiểu cổ, kiểu hiện đại; đồ gỗ xây dựng: ván sàn, cửa, ván ốp trần, tường, cầu thang…Sản phẩm của Mỹ Á được xuất khẩu sang nhiều nước như: Mỹ, Pháp, Canada, Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc và Trung Quốc…
Mỹ Á từ một tổ SXKD nhỏ lẻ đã trở thành một XN lớn chuyên SXKD đồ gỗ, đã trở thành một trong những DN lớn về SXKD đồ gỗ ở nước ta với mức vốn trên 10 tỷ đồng Đến thời điểm năm 2005 mức vốn của Mỹ Á đã lên tới 17 tỷ đồng Mỹ Á đang dần khẳng định vị trí và thương hiệu của mình trên thị trường đồ gỗ nội thất và mỹ nghệ trong nước cũng như thị trường nước ngoài
3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị XN Mỹ Á
XN có 215 nhân viên trong đó có 15 người ở vị trí quản lý.
Ban giám đốc gồm có 01 giám đốc, 01 Phó giám đốc kinh doanh, 01 phó giám đốc quản lý sản xuất và 01 phó giám đốc kỹ thuật
Giám đốc có toàn quyền quyết định đối với tất cả các hoạt động kinh doanh của DN, việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
Giám đốc xây dựng các phương án SXKD hàng năm của XN, quy hoạch đào tạo nguồn lao động Quyết định các dự án đầu tư, mua và bán tài sản của XN
Hoạt động SXKD của XN giai đoạn 2002-2006
1 Kết quả về thị trường
Hiện nay XN đang không ngừng nâng cao quy mô, tiềm lực dần khẳng định vị trí của mình trong tâm trí khách hàng thông qua chất lượng và mẫu mã sản phẩm Sản phẩm của Mỹ Á không chỉ xuất hiện ở thị trường trong nước mà đã gần chiếm lĩnh thị trường nước ngoài Trong đó thị trường nội địa vẫn là thị trường chính, ổn định tập trung chủ yếu tại Hà Nội Ngoài ra XN còn tiến hành xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài khác như: như TrungQuốc, Nhật Bản, Đài Loan, Mỹ, Pháp, Canada,… Thị trường của Mỹ Á dần hướng ra thị trường nước ngoài như Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Mỹ,Pháp, Canada,… Trong đó thị trường khu vực Châu Á vẫn là thị trường lớn nhất của Mỹ Á chiếm 45% sở dĩ do văn hóa phong tục của người Châu Á có những điểm tương đồng Tiếp đến là thị trường Châu Âu chiếm 35%, thị trường Châu Mỹ chiếm 15%, một vài thị trường khác chiếm 5%. Đặc biệt trong 2 năm gần đây lượng sản phẩm xuất khẩu sang thị trường Pháp và Nhật Bản tăng cao trong đó chủ yếu là các khách hàng việt kiều Tuy nhiên một vài thị trường khác lại có xu hướng giảm sút như Trung Quốc, Đài Loan, Một thị trường mới nổi lên đó là thị trường Mỹ Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan, tháng 8/2006, kim ngạch xuất khẩu sản phẩm gỗ của Việt Nam sang thị trường Mỹ đạt 68,2 triệu USD, tăng trên 26,3% so với tháng 8/05 Tổng kim ngạch xuất khẩu sản phẩm gỗ sang thị trường này 8 tháng đầu năm 2006 đạt 466,6 triệu USD, tăng 31% so với cùng kỳ năm 2005. Nắm bắt được tình hình hiện nay XN đang chú trọng tiếp cần và phát triển thị trường này.
Như vậy thị trường của Mỹ Á ngày càng được mở rộng nếu trước đây sản phẩm của Mỹ Á chỉ có mặt ở thị trường trong nước thì nay thị trường Mỹ Á đã được mở rộng ra thị trường thế giới.
2 Kết quả về doanh thu, lợi nhuận và một vài chỉ tiêu tài chính khác
Nhìn vào bảng kết quả SXKD của XN ta nhận thấy trong vài năm gần đây doanh thu thuần từ hoạt động SXKD đã giảm Nếu như doanh thu thu được của năm 2002 là 12.451.964.253 (VND) thì năm 2006 doanh thu thu được chỉ là 6.862.611.399 VND bằng ẵ so với doanh thu thu được năm 2002. Lượng doanh thu biến động không ổn định trong 5 năm Năm 2004 có tăng so với năm 2003 nhưng trong 2 năm tiếp theo lượng doanh thu lại giảm sút ( Mô tả qua bảng Doanh thu thuần - Lợi nhuận) Có thể giải thích tính hình thực tế này là do các nguyên nhân sau: Thứ nhất, đó là do thị hiếu tiêu dùng có sự thay đổi đặc biệt là giới trẻ, sản phẩm đồ gỗ thủ công mỹ nghệ không là sản phẩm yêu thích và là chọn lựa hàng đầu trong những gia đình trẻ hiện nay.
Thứ hai, là số lượng đối thủ cạnh tranh của Mỹ Á ngày càng lớn không chỉ các DN trong ngành mà các DN ngoài ngành cùng tham gia cung cấp các mặt hàng gia dụng phục vụ gia đình, nhà hàng, khách sạn,các công ty,… - những sản phẩm thay thế của đồ thủ công mỹ nghệ
Hình 1.1: Biến đ ộng doanh thu, lợi nhuận
Tình hình doanh thu ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của XN Trong 5 năm gần đây lợi nhuận giảm đáng kể đặc biệt năm 2005 giảm mạnh nhất chỉ còn 68.114.589 (VND) giảm hơn hẳn so với năm 2004 sở dĩ như vậy do năm này chi phí mua NVL sản xuất sản phẩm tăng mạnh vì vậy giá thành sản phẩm tăng cao dẫn đến lợi nhuận giảm mạnh.
Nhìn vào bảng kết quả SXKD của XN ta nhận thấy trong giai đoạn
2002-2006 một vài chỉ tiêu tài chính của XN đang sút giảm Lợi nhuận giảm từ năm 2002 -2006 ( năm 2006 lợi nhuận chỉ bằng ẵ lợi nhuận năm 2006). Đó là do những nguyên nhân như giá nguyên liệu đầu vào ngày càng cao (do chủ yếu phải nhập khẩu nguyên liệu gỗ), thị trường nội địa có nhiều sản phẩm thay thế, thẩm mỹ và sở thích người tiêu dùng đang dần thay đổi, thị trường xuất khẩu chưa mạnh
Tỷ lệ lãi ròng cũng giảm chứng tỏ một đồng doanh thu ngày càng tạo ra ít hơn số lợi nhuận Mặc dù tỷ lệ giảm là không đáng kể nhưng cũng chứng tỏ hoạt động SXKD đang gặp rất nhiều khó khăn và vướng mắc.
Khả năng sinh lời trên tổng tài sản ngày càng giảm chứng tỏ một đồng tài sản bỏ ra đang tạo ra ngày càng ít lợi nhuận cho XN Sở dĩ do hoạt động tiêu thụ giảm cộng thêm vào đó là thiết bị máy móc đã cũ và lạc hậu một số máy móc thiết bị đã hết thời gian khấu hao.
Khả năng sinh lợi trên vốn chủ sở hữu cũng giảm một đồng vốn chủ sở hữu tạo ra ngày càng ít hơn số lợi nhuận Mặc dù vốn chủ sở hữu ngày càng tăng XN dần làm chủ nguồn vốn của mình nhưng sử dụng không hiệu quả nguồn vốn.
Như vậy đánh giá sơ bộ kết quả kinh doanh của XN trong giai đoạn 2002-2006 thấy rằng giai đoạn này XN đang gặp rất nhiều khó khăn và thách thức XN muốn đảm bảo và giữ vững thị phần trong nước cũng như mở rộng ra thị trường nước ngoài buộc XN phải khai thác và sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực của mình trong đó yếu tố NVL là yếu tố cần được chú trọng.
Bảng 1.5: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh của XN
Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
02 Giá vốn hàng bán VND 10.437.092.914 7.418.357.865 9.717.585.096 8.601.346.985 5.740.127.031
03 Chi phí quản lý kinhdoanh VND 646.542.576 493.849.444 649.207.749 354.166.615 1.172.689.733
04 Chi phí tài chính VND 1.083.344.699 654.116.285 640.744.114 585.830.032 3.835.282
05 Lợi nhuận thuần HĐKD VND 284.984.064 187.543.070 250.132.419 104.853.627 54.040.647
07 Tổng lợi nhuận chịu thuế VND 284.984.064 205.367.822 250.132.149 94.063.596 134.882.260
08 Thuế TNDN phải nộp VND 91.195.000 65.717.703 70.037.077 26.489.007 37.767.033
09 Lợi nhuận sau thuế VND 193.789.064 139.650.119 180.095.342 68.114.589 97.115.227
11 Vốn chủ sở hữu VND 4.966.420.544 6.071.740.207 13.790.194.390 16.325.662.456 18.041.101.236
12 Tỷ lệ lãi ròng ( 09/01) VND 0,01556293 0,01595296 0,01602675 0,00707596 0,01415135
13 Khả năng sinh lợi trên tổng tài sản (09/10) VND 0,00830099 0,00534583 0,00705494 0,00261988 0,00351778
14 Khả năng sinh lời trên vốn chủ sở hữu (09/11) VND 0,03901987 0,02811887 0,03626260 0,01371503 0,01955437
TRẠNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI 28 XÍ NGHIỆP MỸ Á
Các hoạt động quản trị nguyên vật liệu tại xí nghiệp Mỹ Á 28 1 Chính sách mua sắm vận chuyển và dự trữ
1 Chính sách mua sắm vận chuyển và dự trữ
Chính sách mua sắm và dự trữ NVL là hệ thống các quy định mang tính thống nhất, chi phối hoạt động mua sắm cũng như dự trữ NVL của XN đảm bảo NVL mua sắm phù hợp về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí Đảm bảo cho các hoạt động SXKD trong kỳ cũng như các kỳ tiếp theo.
Do tính chất hoạt động tiêu thụ của XN tập trung chủ yếu vào quý IV hàng năm do đó chính sách về dự trự mua sắm NVL khác nhau vào những thời điểm khác nhau trong năm
1.1 Quý I ( tháng 01- tháng 03) Đây là thời kỳ nhu cầu về sản phẩm của XN ít nhất trong năm Chỉ có một vài nhà hàng khách sạn hoặc các DN đầu tư thay mới trang thiết bị nội thất Nhu cầu sản phẩm của XN trong thời gian này thấp vì vậy nhu cầu về NVL không cao
Hoạt động mua sắm NVL ít XN chủ yếu sử dụng NVL tồn kho của năm trước.Tuy nhiên với đặc trưng NVL của XN là gỗ - đây là NVL có thể được dự trữ trong thời gian lâu dài hơn nữa thị trường NVL khá biến động vì vậy
XN vẫn chủ trương mua NVL trong giai đoạn này nếu nguồn nguyên liệu đảm bảo về các yếu tố giá cả, chất lượng số lượng và chủng loại NVL Quy trình mua sắm NVL của giai đoạn này được rút ngắn và các hợp đồng mua sắm NVL được thực hiện chủ yếu với các nhà cung ứng truyền thống nhằm đảm bảo tính ổn định, khắc phục tính bất ổn định của nhu cầu NVL
Chính sách dự trữ trong giai đoạn này là dự trữ ít, một lượng vừa đủ để có thể đảm bảo hoạt động SXKD của XN trong quý II – quý III Các hoạt động quản lý NVL, kho tàng trong giai đoạn này cũng không có nhiều Chủ yếu trong thời gian này tận dụng thời gian kho tàng, phân xưởng sản xuất rảnh rỗi để thực hiện việc sửa chữa nâng cấp chuẩn bị cho thời kỳ sản xuất với cường độ lớn trong quý tiếp theo.
Về hoạt động vận chuyển, thông thường XN thường mua NVL theo giá CIF vì vậy hoạt động vận chuyển chủ yếu thực hiện bởi nhà cung ứng tuy nhiên các phương tiện vận tải của XN trong giai đoạn này được sử dụng không nhiều do số lượng khách hàng ít vì vậy đối với các đơn hàng mua sắm NVL ở gần kho bãi XN tự tổ chức vận chuyển nhằm khai thác và sử dụng hết nguồn lực cũng như giảm chi phí NVL.
Như vậy trong giai đoạn này chính sách mua sắm, vận chuyển và dự trữ NVL của XN là có tổ chức các hoạt động mua sắm, dự trữ nhưng số lượng ít, chủ yếu trong thời gian này là tìm kiếm nhà cung ứng mới đảm bảo nguồn NVL cho hoạt động sản xuất của XN trong thời gian cuối năm.
1.2 Quý II + Quý III Đây là giai đoạn nhu cầu về sản phẩm của XN bắt đầu tăng Từ thời điểm đầu quý II XN bắt đầu tổ chức dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của
XN từ khách hàng truyền thống và nhu cầu của khách hàng lẻ Từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất của XN làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch NVL.
Chính sách mua sắm NVL của XN: trong giai đoạn này là kết hợp thông tin từ phía khách hàng xác định nhu cầu sản phẩm và từ các hoạt động nghiên cứu thị trường NVL tổ chức mua sắm NVL đảm bảo lượng dự trữ tối thiểu cần thiết cho hoạt động SXKD trong quý và quý IV Đồng thời hoạt động nghiên cứu tìm kiếm nhà cung ứng NVL vẫn tiếp tục được tiến hành để có thể tìm kiếm những nhà cung ứng tốt nhất có thể đáp ứng những nhu cầu đột xuất của các đơn hàng trong thời gian tiếp theo.
Trong giai đoạn này lượng tiêu thụ NVL bắt đầu tăng cao, phương tiện vận chuyển của XN ít, hơn nữa phải tập trung cho công tác vận chuyển sản phẩm đến khách hàng vì vậy chủ trương của XN trong giai đoạn này là công tác vận chuyển NVL do nhà cung ứng đảm bảo đặc biệt với những lô hàng có khối lượng lớn, riêng đối với một số lô hàng NVL ở gần XN vẫn có thể tự tổ chức vận chuyển.
Chính sách dự trữ NVL: trong giai đoạn này lượng NVL được dự trữ với khối lượng lớn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của XN cũng như có khả năng đáp ứng số lượng lớn các đơn hàng đột xuất trong quý tiếp theo Tuy nhiên chính sách dự trữ cũng cần phải cân đối với các yếu tố như khả năng tài chính của XN, sực chứa của hệ thống kho tàng và các chi phí phát sinh khác.
Về hoạt động kho tang: trong thời gian này phải thường xuyên kiểm kê số lượng, chất lượng nguồn NVL, công tác bảo quản nguồn NVL tránh mối mọt cong vênh, cũng như cách thức tổ chức sắp xếp nguồn nguyên liệu sao cho phù hợp, không chiếm quá nhiều diện tích đồng thời đảm bảo được sự thuận tiện nhanh chóng khi xuất kho đưa vào sử dụng nguyên liệu.
Khối lượng công tác quản trị NVL trong giai đoạn này tương đối lớn đặc biệt cần chú trọng đến các hoạt động mua sắm dự trữ NVL cũng như quản lý hệ thống kho tàng và đảm bảo cân đối về mặt chi phí của XN.
Đánh giá về công tác quản trị NVL
Chính sách NVL là kim chỉ nam cho các hoạt động NVL, là định hướng cho mọi hoạt động SXKD của một DN do đó công tác xây dựng và thực hiện chính sách là rất quan trọng
Một chính sách đúng đắn là chính sách được đưa ra mang tính định hướng và đặc biệt phải phù hợp với tình hình thực tế của DN.
Hiện nay chính sách NVL của XN là tương đối phù hợp với tình hình sản xuất thực tế về thị trường NVL cũng như bản thân XN Với chính sách mua NVL cho quý này dự trữ cho quý sau, đồng thời với chính sách linh hoạt mua NVL cả vào trong khoảng thời gian nhu cầu về NVL không lớn đã giúp
XN tương đối đảm bảo được nguồn nguyên liệu phục vụ cho hoạt động SXKD của XN.
Tuy nhiên với chính sách linh hoạt này yêu cầu công tác lập kế hoạch NVL công tác nghiên cứu thị trường NVL, công tác quản lý kho tàng phải tổ chức một cách khoa học thì mới phát huy được tác dụng của chính sách. Ngược lai nếu các công đoạn này thực hiện không đồng đều sẽ dẫn đến tình trạng lúc thừa, lúc thiếu NVL không đảm bảo cho hoạt động sản xuất của XN. Với chính sách này cũng yêu cầu một đội ngũ cán bộ NVL có trình độ chuyên môn am hiểu thị trường và xây dựng được cách thức thực hiện một cách hiệu quả nhất Tuy nhiên một thực tế hiện nay của XN là chưa có một phòng ban chuyên trách đảm nhận công việc này, chưa có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng dẫn đến tình trạng một vài khâu trong hoạt động quản trị NVL còn yếu kém.
1.2 Tổ chức hoạt động vận chuyển
Mục tiêu của hoạt động vận chuyển là đảm bảo đúng thời gian, chất lượng vận chuyển với chi phí vận chuyển thấp nhất Muốn đạt được mục tiêu này các DN đều phải tổ chức quản trị vận chuyển NVL.
Quản trị hoạt động vận chuyển bao gồm những vấn đề chủ yếu là lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển; xây dựng kế hoạch vận chuyển; tổ chức vận chuyển theo kế hoạch; kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh hoạt động vận chuyển.
Muốn đạt được mục tiêu của hoạt động vận chuyển toàn bộ các quyết định, lựa chọn phương thức, phương tiện vận chuyển, kế hoạch vận chuyển, kiểm tra giám sát phải phù hợp với DN về chủng loại, đặc tính của đối tượng vận chuyển và cân đối với chi phí của hoạt động vận chuyển đó.
Nhìn chung công tác tổ chức hoạt động vận chuyển của XN được thực hiện khá tốt, phù hợp với tình hình thực tế của XN Với phương thức vận chuyển chủ yếu là do nhà cung ứng thực hiện, hoặc thuê ngoài vì vậy giảm thiểu được chi phí vận chuyển NVL do hoạt động vận chuyển diễn ra không thường xuyên nếu XN tự vận chuyển sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như chi phí nhân công, chi phí mua sắm máy móc thiết bị hơn nữa sẽ không khai thác hết được các nguồn lực về con người và máy móc trang thiết bị.
Phương tiện vận chuyển được lựa chọn cũng khá phù hợp với tình hình thực tế, có chi phí tương đối thấp ( trong đó chi phí vận chuyển đường biển được đánh giá là thấp nhất trong tất cả các phương tiện vận chuyển khác, vận chuyển bằng đường bộ và tàu hoả cũng khá phù hợp với vận chuyển nguyên liệu gỗ - có kích thước lớn, cồng kềnh)
Công tác lập kế hoạch vận chuyển chuẩn xác và được giám sát chặt chẽ vì vậy đảm bảo đưa nguyên liệu về kho đúng thời điểm và đúng nhu cầu sản xuất Tỷ lệ sai lệch về thời gian vận chuyển so với dự định là rất ít Với việc tổ chức tốt công tác mua sắm NVL giúp XN giảm bớt chi phí NVL như chi phí vận chuyển, chi phí cơ hội,… đảm bảo hoạt động sản xuất đúng tiến độ và chất lượng.
1.3 Hệ thống kho tàng, tiếp nhận, quản lý và xuất dùng NVL
Lưu kho là một công đoạn rất quan trọng trong chuỗi chu trình SXKD của một DN Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiêu đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất ( bán hàng) với tổng chi phí kinh doanh mua sắm, vận chuyển và lưu kho tối thiểu Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì hệ thống kho tàng cần đáp ứng được các yêu cầu sau: Thứ nhất, diện tích kho tàng phải đủ lớn đáp ứng được yêu cầu lưu kho, dự trữ NVL; thứ hai, là kho tàng phải sáng sủa dễ quan sát; thứ ba, là đảm bảo các yếu tố an toàn, tránh cháy nổ; thứ tư, là phải đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu của chính NVL phải chứa trong kho; thứ năm, là việc xây dựng hệ thống kho tàng phải cân đối với tình hình tài chính của chính DN.
Về hệ thống kho tàng của XN: có sức chứa tương đối lớn rộng 2000m 3 có sức chứa khoảng 400m 3 -500m 3 Tuy nhiên đôi khi kho bãi NVL không đủ sức chứa ( đặc biệt vào thời điểm quý III- quý IV) nhưng thời gian phải đi thuê kho bãi là không đáng kể, hơn nữa nếu làm tốt công tác xây dựng kế hoạch NVL thì cũng có thể tránh được tình trạng phải đi thuê kho bãi
Mặc dù xu hướng hiện nay không sử dụng hệ thống kho bãi ngoài trời nhưng với đặc trưng nguyên liệu của XN và đặc biệt với tình hình tài chính của XN ( là mô hình DN nhỏ và vừa nguồn vốn còn ít) hình thức kho bãi ngoài trời đã giảm thiểu chi phí lưu kho nguyên liệu.
Công tác tiếp nhận NVL: diễn ra nhanh chóng và đảm bảo đầy đủ thủ tục yêu cầu về tiếp nhận NVL Khi NVL được vận chuyển tới kho sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại hợp đồng đã ký kết, xác nhận và thực hiện nhập kho Quá trình này diễn ra rất nhanh chóng không mất nhiều thời gian Tạo điều kiện thuận lợi NVL chuyển vào kho bãi phục vụ cho hoạt động sản xuất của XN.
Về sắp xếp NVL vào kho: phải đảm bảo yêu cầu dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra cũng như tuân thủ nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau Hiện nay XN đã tổ chức sắp xếp kho bãi NVL theo từng chủng loại gỗ đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất dùng NVL gỗ cho hoạt động sản xuất của XN, cũng như hoạt động kiểm kê, quản lý NVL.
Về công tác quản lý NVL: hoạt động kiểm kê thường xuyên được tiến hành 3 ngày/ 1 lần đã đảm bảo có sự thống kê theo dõi về tình hình NVL. Nhanh chóng đưa nguyên liệu vào khai thác sử dụng đồng thời giảm được chi phí hao hụt NVL của XN, nâng cao năng lực sử dụng NVL của XN Tuy nhiên hoạt động quản lý NVL tại phân xưởng lại không được quan tâm, quản lý không có số liệu thống kê về tình hình NVL tại các phân xưởng sản xuất của XN.
SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP MỸ Á
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Mỹ Á
1.Xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu
Công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liêu là căn cứ cho toàn bộ các hoạt động tổ chức mua sắm NVL đảm bảo cho hoạt động SXKD của XN. Việc lập chuẩn xác nhu cầu NVL sẽ góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động sản xuất cũng như cân đối về các yếu tố chi phí, nguồn lực của XN. Nguồn NVL dù thiếu hay thừa đều gây tổn thất cho XN Nếu thiếu nguyên liệu gỗ điều đó có nghĩa không có nguyên liệu cho hoạt động sản xuất dẫn tới tình trạng đình chệ trong hoạt động sản xuất từ đó gây thiệt hại cho
XN do không khai thác hết nguồn lực máy móc thiết bị, nhân lực, phát sinh chi phí cơ hội do đánh mất các đơn đặt hàng đặc biệt là mất sự tin tưởng của khách hàng Nhưng thừa nguồn nguyên liệu cũng phát sinh các loại chi phí như chi phí bảo quản lưu kho, chi phí ứ đọng vồn ( đặc biệt với nguyên liệu gỗ - thường có giá trị lớn), ….Như vậy việc xác định chính xác lượng NVL cần thiết để tổ chức mua sắm là rất quan trọng đối với mỗi DN sản xuất và kinh doanh đồ gỗ nội thất đặc biệt với XN Mỹ Á – một DN nhỏ và vừa càng cần khai thác và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có.
Tuy nhiên thực tế công tác thực hiện lập kế hoạch NVL của XN chưa thực sự chuẩn xác, còn nhiều bất cập và hạn chế.
Thứ nhất, là công tác xác định nhu cầu sản phẩm ( Q) chưa chuẩn xác do hoạt động nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng chưa được chú trọng chủ yếu dựa trên đánh giá mang tính cá nhân, không thiết lập chính xác cách thức nghiên cứu và điều tra thị trường do đó con số đưa ra về nhu cầu sản phẩm không chuẩn xác.
Thứ hai, là công tác xác định định mức sử dụng NVL (M) không rõ ràng đối với từng chủng loại NVL, không xây dựng bảng định mức cụ thể đối với từng loại sản phẩm, từng loại gỗ để phục vụ hoạt động sản xuất do đó không kiểm soát được hiệu suất sử dụng NVL của người lao động cũng như xác định chính xác được nhu cầu NVL.
Thứ ba, là cách thức xác định lượng NVL dự trự (DT) không xác định trên căn cứ cụ thể về tình hình tồn kho NVL, tình hình biến động của thị trường NVL mà căn cứ dựa vào nhu cầu NVL ước tính ( DT %*Q*M) Vì vậy số liệu đưa ra không chính xác Do những sai sót trong cách tính cũng như cách thức thực hiện kế hoạch NVL đã dẫn đến sự sai sót trong việc lập kế hoạch NVL cho hoạt động sản xuất Do đó để đảm bảo hoạt động SXKD, chủ động về nguồn NVL cần có các biện pháp cải thiện tính chuẩn xác trong công tác lập kế hoạch NVL.
Thứ tư, là hiện nay XN chưa tổ chức công tác xác định lượng đặt hàng tối ưu Do đó XN chưa xét được các yếu tố như lượng đặt hàng trong mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất?; khi nào tiến hành đặt hàng thì hiệu quả cao nhất? Như vậy muốn nâng cao năng lực công tác quản trị NVL XN cần xác định lượng đặt hàng tối ưu.
* Về công tác xác định nhu cầu sản phẩm (Q):
Cần được tiến hành chi tiết cụ thể Phải xác định nhu cầu sản phẩm dựa trên đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu sản phẩm:
Thứ nhất, là xu hướng tiêu dùng của người tiêu dùng về loại sản phẩm về chủng loại ( bàn ghế, hay giường tủ, ) với nhu cầu về loại gỗ nào, giá cả ra sao, Để có thông tin về nhu cầu khách hàng trong thời gian tới XN cần tổ chức điều tra nghiên cứu khách hàng Về cách thức tiến hành chủ yếu được thực hiện thông qua điều tra phỏng vấn bảng hỏi với khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng.
Trước hết, XN cần chủ động xây dựng các yêu cầu, những kết quả cần đạt được Trong đó phải thể hiện được những thông tin cần thu thập như chủng loại sản phẩm, chủng loại gỗ hay xu hướng dùng đồ nội thất ( đồ giả cổ hay kiểu dáng hiện đại, chất lượng gỗ ra sao? ) và những mong muốn khách hàng về sản phẩm đồ gỗ nội thất cũng như những đánh giá của khách hàng về sản phẩm đồ gỗ hiện nay của XN - mặt được và mặt chưa được.
Sau khi đã xây dựng các bảng câu hỏi XN tự tổ chức điều tra nghiên cứu đối với khách hàng trực tiếp, khách hàng truyền thống của XN thông qua đội ngũ nhân viên bán hàng tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm hoặc tại các hội chợ giới thiệu sản phẩm của XN Mặc dù phương pháp này có nhược điểm là cách thức thực hiện không chuyên nghiệp, mức độ điều tra không sâu nhưng phương pháp này có ưu điểm là chi phí thấp, XN dễ kiểm soát quá trình thực hiện vì vậy nó phù hợp với tình hình thực tế của XN Mỹ Á - một DN sản xuất và kinh doanh nhỏ và vừa.
Thứ hai, là tình hình bán hàng, tiêu thụ của XN trong thời gian trước đó, số lượng chủng loại hàng hoá nào bán được nhiều nhất, loại nào còn tồn kho chưa bán được, Thông tin về tình hình bán hàng của XN cần có báo cáo hàng tháng, quý, năm Đây là nguồn thông tin quan trọng cùng phối hợp với các yếu tố khác để đưa ra quyết định về con số dự báo nhu cầu sản phẩm trong thời gian tiếp theo của XN.
Thứ ba, là số lượng đối thủ cạnh tranh, quy mô và các đặc trưng về sản phẩm của họ cũng như tình hình tiêu thụ sản phẩm của họ trong thời gian trước đó XN cần điều tra về đối thủ cạnh tranh của mình, phải trả lời được các câu hỏi:
1) Có bao nhiêu DN hiện nay đang sản xuất và kinh doanh đồ gỗ nội thất trên địa bàn Hà Nội cũng như trên toàn quốc?
2) Sản phẩm của họ có những điểm giống và khác gì so với sản phẩm của XN?
3) Những ưu điểm và nhược điểm của họ so với XN là gì?
4) Thị phần mà DN đó chiếm lĩnh khoảng bao nhiêu % ?
Khi trả lời được các câu hỏi ở trên XN sẽ đánh giá được bản thân DN sẽ phải cạnh tranh với những đối thủ chính nào, những khó khăn gặp phải. Thông tin về đối thủ cạnh tranh, số lượng, sản phẩm của họ là một trong những căn cứ để đưa ra dự báo nhu cầu sản phẩm của XN.
Dựa trên các căn cứ đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu sản phẩm của XN, XN tổ chức dự báo nhu cầu sản phẩm bằng cách kết hợp cả hai phương pháp định tính và định lượng.
Về phương pháp định lượng: Do đặc trưng sản phẩm của XN có tình mùa vụ, các sản phẩm được bán tập trung chủ yếu vào quý III, quý IV hàng năm dó đó cần sử dụng phương pháp dự báo nhu cầu biến đổi theo mùa
Bảng 3.1: Xác định chỉ số mùa vụ
Nhu cầu thực (2) Nhu cầu bình quân hàng tháng (3)
Nhu cầu bình quân tháng giản đơn (4)
Trong đó: A1, B1, C1, D1: Là nhu cầu thực của 2 năm trước thời điểm tính toán A2, B2, C3, D4: Là nhu cầu thực của 1 năm trước đó
X: Là tổng nhu cầu bình quân hàng tháng
X = ∑(Nhu cầu quý năm 1 + nhu cầu quý năm 2) : 2
Y: Là nhu cầu bình quân giản đơn
Z: Là chỉ số mùa vụ
Z = Nhu cầu bình quân hàng tháng
Nhu cầu bình quân giản đơn Để xác định nhu cầu dự báo cho từng quý XN cần xác định nhu cầu dự báo cho năm đó bằng phương pháp bình quân giản đơn.
Trong đó Q4: Là khối lượng sản phẩm dự đoán
Q1; Q2; Q3: Là khối lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế trong 3 năm trước đó
Từ các căn cứ trên xác định nhu cầu sản phẩm cần sản xuất theo từng quý dựa trên bảng sau:
Bảng 3.2: Nhu cầu sản phẩm cần sản xuất theo từng quý
Trong đó: Q41: Là nhu cầu dự báo của quý I năm đó
Q4: Khối lượng sản phẩm dự báo
Z1: chỉ số mùa vụ của quý I
Với các quý việc xác định nhu cầu sản phẩm cũng sử dụng công thức tương tự đó là:
Q = Nhu cầu nguyên liệu năm dự đoán
Định hướng của XN trong thời gian tới
1.Mở rộng ngành hàng Để có thể đáp ứng được nhu cầu đông đảo của người tiêu dùng hiện nay
XN chủ trương mở rộng ngành hàng Bên cạnh đồ gỗ mỹ nghệ kiểu truyền thống thiết kế thêm những sản phẩm có mẫu mã, kiểu dáng hiện đại phục vụ nhu cầu người tiêu dùng đặc biệt là giới trẻ, sản xuất thêm những sản phẩm đồ gỗ kiều công nghiệp, kiểu Châu Âu, Bắc Mỹ Đồng thời sản xuất các sản phẩm từ nhiều nguồn nguyên liệu khác nhau, đa dạng hoá sản phẩm không chỉ các mặt hàng thủ công mỹ nghệ cao cấp được chế biến từ các nguồn gỗ tự nhiên mà đưa sản phẩm gỗ trồng rừng và gỗ nhân tạo kết hợp với công nghệ cao tạo ra dòng sản phẩm công nghiệp mới đa dạng, độc đáo, có độ bền cao hơn hẳn các sản phẩm trên thị trường.
Hướng dẫn các mặt hàng đồ gỗ kiểu công nghiệp và kiểu dáng hiện đại ra thị trường thế giới Đẩy mạnh các hoạt động xuất khẩu hàng hoá Để đa dạng hoá sản phẩm XN chủ trương mở rộng quy mô sản xuất Mở thêm 1 nhà máy chuyên sản xuất các sản phẩm kiểu dáng công nghiệp hiện đại, với nguồn gỗ nguyên liệu chủ yếu từ rừng trồng và gỗ nhập Đồng thời xác định một lĩnh vực sẽ tập trung vào chuyên môn hóa như sản xuất bàn, ghế hoặc các loại cửa, ván sàn, cầu thang,…
2 Đổi mới máy móc công nghệ tiên tiến hiện đại
Hiện nay hệ thống máy móc trang thiết bị còn lạc hậu chưa thực sự đồng bộ Ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ hoạt động SXKD cũng như chi phí kinh doanh của XN, trong khi đó người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến chất lượng, cách thức xử lý NVL vì vậy trong thời gian tới XN sẽ đầu tư vào hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại Đồng thời tuyển chọn và đào tạo kỹ càng nguồn nhân lực Đảm bảo sản xuất ra sản phẩm vừa mang tình thẩm mỹ lại vừa bền đẹp đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng cũng như các yêu cầu của thị trường thế giới.
3 Giải quyết về vấn đề nguyên vật liệu
Trong thời gian tới các loại gỗ ngày càng trở nên khan hiếm đặc biệt là các loại gỗ tự nhiên quy hiếm như gỗ mun,gỗ trắc, giáng hương, gụ… vì vậy từng bước tạo sự chuyển biến rõ nét trong việc sử dụng nguồn gỗ quý hiếm một cách có hiệu quả và có giá trị hơn nữa trên m 3 gỗ Sử dụng các loại gỗ rừng trồng và gỗ nhân tạo, xác định trước mắt phải sử dụng nguồn gỗ nhập khẩu là chủ yếu Đồng thời chuyển đổi sang các loại gỗ phổ thông khác như gỗ xoan, gỗ thông,… mà vẫn đảm bảo chất lượng, mẫu mã kiều dáng sản phẩm.