Tổng quan về công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam
Giới thiệu lịch sử thành lập, hoạt động nghiệp vụ chủ yếu, cơ cấu tổ chức
1 Khái quát lịch sử thành lập Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam
Căn cứ trên tinh thần của Nghị định 64/CP, ngày 25/3/1998 kèm theo quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động của công ty cho thuê tài chính. Đồng thời xuất phát từ nhu cầu về vốn trung và dài hạn của các tổ chức kinh tế ở Việt Nam, Thống đốc Ngân hàng nhà nớc Việt Nam đã ban hành Quyết định số 108/1998/QĐ-NHNN5 về việc thành lập Công ty Cho thuê Tài chính Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.
Công ty CTTC Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam là công ty con trực thuộc NHNT Việt Nam, một đơn vị thành viên hạch toán độc lập của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, là tổ chức có t cách pháp nhân Việt Nam, lĩnh vực hoạt động chính là cho thuê tài chính
Các thông tin cụ thể về Công ty CTTC - NHNT Việt Nam:
+ Tên gọi đầy đủ: Công ty Cho thuê Tài chính Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam
+ Tên giao dịch bằng tiếng Anh: VCB Financial Leasing Company. + Tên viết tắt: VCB LEACO.
+Trụ sở chính: Số 10 - Thiền Quang - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội. + Phạm vi hoạt động: Toàn lãnh thổ Việt Nam.
+ Vốn điều lệ: 75 tỉ đồng.
Kể từ ngày thành lập (25/05/1998) đến nay, sau 4 năm hoạt động, công ty CTTC Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đã dần dần khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng, từng bớc góp phần đa nghiệp vụ CTTC thành một kênh dẫn vốn rất thuận lợi, hỗ trợ tích cực cho các doanh nghiệp trong việc đầu t, đổi mới trang thiết bị, các phơng tiện vận chuyển để tăng cờng năng lực sản xuất kinh doanh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
2 Hoạt động nghiệp vụ chủ yếu của Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam
Các hoạt động chủ yếu của công ty bao gồm:
- Cho thuê tài chính là các Tài sản: máy móc, thiết bị, các phơng tiện vận chuyển và các Động sản khác đối với các doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam, thuộc mọi thành phần ktế trên cơ sở hợp đồng cho thuê.
- Mua và cho thuê lại theo hình thức CTTC.
- T vấn về các vấn đề có liên quan đến cho thuê tài chính.
- Thực hiện các dịch vụ uỷ thác, quản lý tài sản và bảo lãnh cho khách hàng về tất cả các dịch vụ có liên quan đến nghiệp vụ CTTC.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác khi đợc Ngân hàng Nhà nớc và các cơ quan chức năng khác của Nhà nớc cho phép.
3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Hiện nay công ty có 35 cán bộ nhân viên với sự trợ giúp của 31 máy tính nối mạng cục bộ, đợc tổ chức nh sau:
*) Bộ phận điều hành: ( 3 WS).
- Ban giám đốc gồm: Giám đốc & Phó giám đốc.
- Ban kiểm tra kiểm soát của công ty.
- Phòng kinh doanh (15 WS): chia làm ba bộ phận:
Bộ phận giao dịch khách hàng và Maketing.
Bộ phận thẩm định dự án.
Bộ phận lu trữ và thu nợ.
- Phòng hành chính tổng hợp (2 WS).
- Phòng kế toán (1 Server, 10 WS).
Sơ đồ tổ chức công ty:
Bộ phận khách hàng & MKT Bộ phận thẩm định
Phòng tổng hợp Phòng kế toán
Ban kiÓm tra kiểm soát
Giám đốc: Trực tiếp điều hành hoạt động thờng xuyên của công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam và trớc pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty Tổ chức điều hành về nhân sự
Phó giám đốc: Có nhiệm vụ là tham mu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh của công ty, tham gia điều hành theo lĩnh vực chuyên trách
Có 2 phó giám đốc: PGĐ điều hành việc kinh doanh & PGĐ điều hành về Tài chính Cả hai phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty.
Ban kiểm tra, kiểm soát: Cùng với Giám đốc thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát và giám sát hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ kinh doanh của công ty theo đúng qui định của pháp luật.
Phòng kinh doanh (Đợc chia làm ba bộ phận):
Bộ phận khách hàng và Maketing: Thực hiện việc giao dịch và tìm kiếm khách hàng, hớng dẫn và chăm sóc khách hàng đến thuê mua tài chÝnh
- Bộ phận thẩm định: Đảm nhiệm việc thẩm định điều tra năng lực của khách hàng, xem xét đánh giá phơng án kinh doanh, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp khách hàng để giúp Ban giám đốc trong việc quyết định có đồng ý cho vay hay không cho vay.
- Bộ phận lu trữ và thu nợ: Lu trữ thông tin về các bên thuê mua tài chính, đồng thời trợ giúp phòng kế toán trong các công việc: kiểm tra lại thông tin khách hàng, đa ra báo cáo khi cấp trên cần
Nói chung, phòng kinh doanh có nhiệm vụ triển khai các hoạt động kinh doanh của công ty với mục tiêu an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật. Đồng thời chịu trách nhiệm đa ra các phơng án kinh doanh hàng kì, soạn thảo các cơ chế cho nghiệp vụ cho thuê tài chính trên cơ sơ các văn bản đã ban hành của nhà nớc Trởng phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc thực hiện các chức năng của mình.
Phòng tài chính kế toán:
Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc hạch toán kế toán các vụ việc chi tiêu tài chính, các phát sinh hàng tháng, kì trả nợ…Thông báo cho kháchThông báo cho khách hàng tình trạng thanh toán của họ đồng thời giúp phòng kinh doanh trong việc đòi nợ khách hàng.
Phòng hành chính tổng hợp:
Thực hiện công tác tổ chức cán bộ, quản lý lao động, tiền lơng, đào tạo hành chính quản trị văn phòng, đáp ứng các yêu cầu của hoạt động kinh doanh theo đúng quy chế của Nhà nớc, Ngân hàng Nhà nớc, Ngân hàngNgoại thơng Việt Nam và quy định nội bộ công ty
Phòng hành chính tổng hợp
3 Sơ đồ mạng máy tính hiện nay của công ty:
Sơ Đồ mạng máy tính:
Tình hình hoạt động kinh doanh, những khó khăn và thuận lợi
1 Tình hình hoạt động kinh doanh
Trong vòng bốn năm kể từ ngày thành lập (25/05/1998), Công ty Cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đã phát triển đợc một mạng lới khách hàng tơng đối rộng khắp trong cả nớc, từ Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh đến các vùng xa nh Lào Cai, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng
Mặc dù còn rất mới mẻ, Công ty hiện nay đã có quan hệ với hơn 200 doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong cả nớc Khách hàng của công ty rất đa dạng nhng các công ty: TNHH, t nhân, Cổ phần lại chiếm tỉ lệ lớn trong tổng d nợ của công ty (>75% tổng d nợ) Công ty đang thực hiện phơng án xây dựng chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh vì đây là một mảnh đất có tiềm năng rất lớn, số lợng doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài cao, nhu cầu thay đổi máy móc thiết bị, công nghệ là rất lớn.
Trong các dịch vụ hiện nay, lĩnh vực sử dụng vốn chủ yếu là cho thuê tài chính Công ty đã kí đợc nhiều hợp đồng có giá trị lớn, tiêu biểu cho các hợp đồng đó là: HĐ cới công ty Ba Đình - 13 tỷ đồng, HĐ với Tổng công ty thuỷ tinh và gốm sứ xây dựng - 22 tỷ đồng.
Với phơng châm “An toàn - Hiệu quả” công ty luôn chú trọng đến chất lợng dự án, nghiêm túc thực hiện đầy đủ các quy trình thẩm định dự án Luôn cố gắng tìm ra các dự án tốt nhất để đầu t cho thuê Chính vì thế mà công ty đã khống chế tối đa con số d nợ quá hạn, đặc biệt là nợ khó đòi, mặc dù tổng d nợ cho thuê của công ty tăng cao Công ty ngày càng thực hiện mở rộng các dịch vụ liên quan đến CTTC : đứng ra nhập khẩu trực tiếp đối với máy móc thiết bị, dây truyền sản xuất bên thuê yêu cầu, mở L/C, bảo lãnh tài trợ Bên cạnh đối tợng khách hàng đi thuê tài chính thì Công ty còn mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp thiết bị, máy móc, ôtô trong và ngoài nớc, tạo điều kiện đa dạng hoá các loại tài sản cho thuê, đồng thời tìm kiếm khách hàng thông qua quan hệ với nhà cung cấp.
Song song với kết quả đạt đợc thì công ty vẫn còn có nhiều khó khăn và hạn chế:
- Vốn tự có của công ty còn hạn chế nên còn bỏ lỡ nhiều hợp đồng có giá trị lớn Số lợng dịch vụ của công ty cũng hạn chế làm ảnh hởng tới khả năng tăng lợi nhuận mà công ty có thể tạo ra đồng thời làm giảm sức hấp dẫn đối với khách hàng.
- Phơng thức cho thuê và quy trình cho thuê còn theo quy trình cũ, ph- ơng thức đơn điệu cha đáp ứng đợc nhu cầu của ngời đi thuê.
- Về phía khách hàng của công ty: Khách hàng còn biết ít về công ty, nghiệp vụ cho thuê tài chính ở nớc ta còn mới mẻ nên có nhiều doanh nghiệp cha hiểu biết về lợi ích của việc CTTC Công ty cha có phòng Maketting riêng biệt hay cha có một chính sách Maketing cụ thể phù hợp. Khách hàng của công ty chủ yếu là thông qua sự giới thiệu của nhà cung cấp, hoặc của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, ngời quen Công ty cha khai thác hết các mối quan hệ với các chi nhánh khác của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, các dự án ở các địa phơng có khu công nghiệp, với các dịch vụ thông tin truyền thanh, truyền hình.
Quy trình Cho thuê tài chính chia ra ba giai đoạn: trớc thuê, trong thuê và sau thuê Trong cả ba giai đoạn này công ty luôn luôn phải theo sát khách hàng, phải thờng xuyên theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp khách hàng, nên khi có một phần mềm quản lý khách hàng thì sẽ dễ dàng theo dõi thông tin chính xác về họ.
Hiện nay, công ty còn rất khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng và thu thập thông tin về họ Công ty cha có phần mềm chuyên dụng để quản lý thông tin khách hàng nên đặc biệt khó khăn khi thẩm định dự án để đi tới quyết định có cho thuê hay không Phơng châm của công ty là phải “An toàn – hiệu quả”, an toàn cho mỗi dự án là một nhân tố đợc đặt lên hàng đầu, mà muốn an toàn thì thẩm định phải chính xác, thông tin về bên thuê phải thật đầy đủ, độ tin cậy lớn Thông thờng những thông tin đó công ty phải đi xin từ Trung tâm tín dụng Ngân hàng Nhà nớc hoặc Ngân hàngNgoại thơng Việt Nam, nhng chỉ khi khách hàng đó đã từng là khách hàng của các Ngân hàng đó Vì vậy phần lớn, nhân viên công ty phải tự đi điều tra thông tin khách hàng Khi điều tra, các thông tin đó hoàn toàn lu trữ theo phơng pháp thủ công giấy tờ, rất khó khăn cho việc tìm kiếm, kiểm tra, kiểm soát thông tin về một khách hàng nào đó.
Việc cuối cùng của giai đoạn trớc thuê là lập hồ sơ cho thuê tài chính và kí kết hợp đồng cho thuê tài chính Việc lu trữ hồ sơ cho thuê tài chính của công ty hiện nay hoàn toàn thủ công Vấn đề nảy sinh ở đây là nếu quản lý đợc khách hàng thông qua các hợp đồng cho thuê tài chính thì việc tính toán d nợ, thanh toán nợ cho khách hàng theo hợp đồng sẽ rất dễ dàng và chính xác.
Trong quá trình thuê, bên thuê (khách hàng) thờng xuyên phải thanh toán nợ cho công ty theo lịch trả nợ hàng tháng, quý; việc quản lý nợ và chuyển nợ quá hạn là một vấn đề khó khăn cho công ty Khi có thông tin tập trung của khách hàng thì sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý thu nợ, bố trí sắp xếp lịch trả nợ, thông báo nợ quá hạn cho từng khách hàng Và đặc biệt sẽ hỗ trợ cho cán bộ kế toán trong việc mở tài khoản cho khách hàng, tính tổng d nợ công ty
Thông báo nợ quá hạn, đòi nợ quá hạn, và xử lí nợ khó đòi…Thông báo cho khách cũng cần những thông tin cụ thể, chính xác về từng khách hàng
Hơn nữa công ty đang bắt đầu chú trọng vào dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi thuê, vì vậy cần bổ sung thông tin thờng xuyên về khách hàng mới có thể đáp ứng đợc nhu cầu phát sinh của khách hàng.
Công ty Cho thuê Tài chính Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam là thành viên của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam - là một trong bốn ngân hàng thơng mại quốc doanh lớn nhất nớc ta, một Ngân hàng có truyền thống lâu đời và có mạng lới hoạt động rộng khắp trong cả nớc Đợc sự quan tâm hỗ trợ của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam về vốn, cán bộ, nghiệp vụ…Thông báo cho khách ngay từ những ngày thành lập nên công ty đã dần dần khẳng định vị trí của mình trên thị trờng Ngoài ra nhờ uy tín và quan hệ rộng rãi của Ngân hàng mẹ nên Công ty CTTC đã nhanh chóng tiếp cận khách hàng, tìm kiếm thị trờng, tuyên truyền quảng cáo cho mình một cách hiệu quả, nhanh chãng nhÊt.
Môi trờng pháp lí của hoạt động CTTC ngày càng đợc cải thiện thông thoáng hơn tạo điều kiện cho các công ty CTTC nói chung và Công ty CTTC- NHNT Việt Nam nói riêng phát triển Nghị định số 16/2001/NĐ-CP về “Tổ chức và hoạt động của công ty cho thuê tài chính” đã tháo gỡ nhiều vớng mắc trong hoạt động kinh doanh của công ty, tạo điều kiện cho công ty có thể: huy động tiền gửi có kì hạn từ một năm trở lên của các tổ chức, cá nhân; công ty có thể nhập khẩu trực tiếp máy móc thiết bị cho thuê; đợc phép hoạt động ngoại hối; mở rộng đối tợng và hình thức thuê
CTTC là thị trờng còn rất mới mẻ và có triển vọng ở Việt Nam nhất là trong thời điểm hiện nay, khi nớc ta đang nỗ lực chuẩn bị gia nhập các tổ chức kinh tế thế giới: WTO, AFTA thì các doanh nghiệp trong cả nớc phải nhanh chóng cải tiến trang bị các thiết bị hiện đại, đổi mới dây truyền sản xuất, tiếp cận công nghệ hiện đại để theo kịp các nớc công nghiệp trên thÕ giíi.
Các vấn đề phơng pháp luận cơ bản
Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
1 Định nghĩa hệ thống: Định nghĩa 1:
- Hệ thống là một tổ chức vận hành theo một mục đích xác định gồm nhiều thành phần trong mối quan hệ với nhau.
- Quan điểm hệ thống, xem xét sự vật trong sự thống nhất tổng thể, trong mối liên hệ tơng tác của các thành phần, ngày nay đã trở thành một phơng pháp khoa học Định nghĩa 2:
+ Tập hợp các phần tử (không phân biệt bản chất của nó).
+ Tập hợp các mối quan hệ giữa các phần tử đó (các quan hệ có nhiều dạng khác nhau Có thể kể ra một vài loại quan hệ nh các quan hệ cơ học, năng lợng, thông tin và các quan hệ ràng buộc bởi: kinh tế, thân hữu, pháp luật và có thể xác định qua các mặt nh: Số lợng, chiều hớng và cờng độ của chóng).
+ Tạo thành một thể thống nhất để có đợc những chức năng hay mục tiêu (của chính nó hay đợc con ngời gán cho) của hệ thống.
Nhờ tạo thành một thể thống nhất mà hệ thống có đợc các đặc tính mà từng phần tử riêng rẽ không thể có đợc Các đặc tính này gọi là đặc tính trồi.
Một định nghĩa khác xem hệ thống nh một quá trình xử lý: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt động h- ớng đến mục tiêu chung thông qua viêc tiếp nhận các đầu vào và sản sinh ra các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi đợc tổ chức Một hệ thống nh vậy đợc gọi là hệ thống động (Dynamic system)
2 Hệ thống thông tin quản lý:
- Định nghĩa HTTTQL: Đối tợng phục vụ của hệ thống thông tin quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của chính bản thân tên gọi của các từ này Đối tợng của nó không chỉ là các nhà quản lý, mà còn bao gồm cả những ngời trong một tổ chức làm việc trên hệ thống thông tin, những ngời làm công tác phân tích thiết kế hệ thống thông tin Chính xác hơn hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin của một tổ chức (Organizitional System – IS) Vì vậy có định nghĩa: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin đợc phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một tổ chức Một hệ thống thông tin đợc xem là có hiệu quả nếu nó hoàn thành giúp đợc các mục tiêu của con ngời hay tổ chức sử dụng chúng.
- Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý:
Việc mô tả hệ thống thông tin quản lý một cách tờng minh theo quan điểm hệ thống (gồm các phần tử: các mối quan hệ) là không thể, do sự đa dạng của các quan hệ đợc thiết lập trong mỗi hệ thống thông tin cụ thể, vì sự không nhìn thấy đợc của nhiều mối quan hệ trong hệ thống vốn chỉ hình thành khi nó hoạt động Cho nên ngời ta chỉ có thể nêu ra các yếu tố cấu thành của nó.
Các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đờng truyền (phần cứng), các chơng trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục và quy trình của con ngời.
Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là các mối liên hệ của hệ thống đó có thể nhìn thấy đợc Ngợc lại, các mối liên hệ giữa các phần lớn các yếu tố nêu trên lại không nhìn thấy đợc, vì chúng chỉ hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động.
Trên quan điểm xây dựng hệ thống, sự mô tả là cần thiết Nó giúp cho việc định hớng qúa trình phân tích, thiết kế hệ thống.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu nhập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu dữ từ trớc Kết quả của xử lý (Outpust) đợc chuyển đến đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Strorage) Sau đây là một mô hình hệ thông thông tin:
Thu thập Xử lí và l u giữ
Mô hình hệ thống thông tin
Nh hình vẽ trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận : bộ phận dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra.
3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả Chẳng một khách hàng nhìn cửa giao dịch tự động của một ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi đợc hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục đợc thực hiện (đa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lợng tiền lơng vào từ bàn phím, lấy tiền từ hốc trả tiền) Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực hiện gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển từ tài khoản này đến tài khoản khác sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu thành từ 122 đợc viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng đợc sử dụng một số đĩa từ với dung lợng cụ thể nào đó.
Mỗi một ngời trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin trình bày trong giáo trình này Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgíc, mô hình vật lý và mô hình vật lý trong
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi nhất
Mô hình lôgic (Góc nhìn quản lí)
Mô hinh vật lí trong (Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lí trong (Góc nhìn kĩ thuật)
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì ? ở đâu? Khi nào?
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
* Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì ?“ và “Để làm gì ?“ Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh đặc điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này.
* Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điẻm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.
Giới thiệu về ngôn ngữ Visual Basic 6.0
Giới thiệu cơ sở về Visual Basic 6.0 Đây là một trong các cách nhanh nhất và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Windows, nó cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng MSWindows.
Visual Basic là gì? Phần “Visual” đề cập đến phơng pháp đợc sử dụng để tạo giao diện đồ hoạ ngời dùng (Graphical user Interface hay viết tắt là GUI) Có những hình ảnh gọi là Control, bạn có thể sắp đặt vị trí và quyết định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình gọi là Form. Phần Basic đề cập đến ngôn ngữ BASIC (Beginner All Purpose Symbolic intruction Code), một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học và dễ sử dụng.
Visual Basic là ngôn ngữ lập trong Windows lập trình theo hớng đối tợng (OOP _ Object Oriented Program).
Các đối tợng trong Visual Basic đợc hiểu nh là chơng trình độc lập, một đối tợng đợc tạo bởi ba phần:
+ Properties_Thuộc tính: Là quy định các đặc điểm của đối tợng, mỗi đối tợng đều có một bộ thuộc tính mô tả đối tợng, biểu mẫu và điều khiển đều có thuộc tính Các thuộc tính thông dụng:
Left Vị trí cạnh trái của điều khiển so với vật chứa nó.
Top Vị trí cạnh trên của điều khiển so với vật chứa nó.
Height Chiều cao của điều khiển
Width Chiều rộng của điều khiển
Name Một giá trị chuỗi đợc dùng để nói đến điều khiển.
Enable Giá trị lô gíc (True, False) quyết định ngời sử dụng có đợc làm việc với điều khiển hay không.
Visible Giá trị lô gíc (True, False) quyết định ngời sử dụng có nhìn thấy điều khiển hay không.
+ Events -_sự kiện, tình huống: Là sự cảm nhận đợc các tác động bên ngoài Các sự kiện thông dụng:
Sự kiện Xảy ra khi
Change Ngời sử dụng sửa đổi chuỗi kí tự trong hộp kết hợp
(textbox, combobox) Click Ngời sử dụng nút chuột để nhấp lên đối tợng
DblCick Ngời sử dụng nút chuột để nhấp đúp lên đối tợng
GotFocus Đa một đối tợng vào tầm ngắm của ngời sử dụng
KeyPress Ngời sử dụng nhấn và thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tợng đang trong tầm ngắm.
LostFocus Đa một đối tợng ra khỏi tầm ngắm của ngời sử dụng MouseMove Ngời sử dụng di chuyển con trỏ chuột ngang qua một đối tợng
+ Methods - Phơng thức: Là khả năng mà đối tợng thực hiện đợc hoặc là những đoạn chơng trình chứa trong điều khiển, cho điều khiển biết cách thức để thc hiện một công việc nào đó.
Các phơng thức thông dụng:
Move Thay đổi vị trí một đối tợng theo yêu cầu của chơng tr×nh
SetFocus Cung cấp tầm ngắm cho đối tợng đợc chỉ ra trong lệnh gọi phơng thức.
Show Dùng để gọi một đối tợng Form khác
2 Một số hàm thờng dùng:
Cách 1: If < điều kiện > then
Cách 2: If < điều kiện > then
< Khối lệnh ứng với điều kiện đúng >
< Khối lệnh ứng với điều kiện sai >
For biến = < giá trị đầu > to < giá trị cuối > step n
< Khối lệnh ứng với ĐK1 >
< Khối lệnh ứng với ĐK2 >
< Khối lệnh ứng với ĐK3 >
< Khối lệnh ứng với ĐK còn lại >
3 ADO- Đối tợng dữ liệu ActiveX
Cho đến VB 5.0, ADO (Dữ liệu đối tợng ActiveX – ActiveX Data Object) trở thành nền tảng của kĩ thuật truy cập cơ sở dữ liệu Internet. Trong VB6, ADO 2.0 lại càng quan trọng hơn, mạnh mẽ hơn Ta có thể dùng ADO không chỉ để truy cập cơ sở dữ liệu thông qua trang Web, mà còn có thể dùng nó để lấy dữ liệu từ ứng dụng viết băng Visual Basic ADO là giao diện dựa trên đối tợng cho công nghệ dữ liệu mới nổi gọi là OLE DB.
OLE DB đợc thiết kế để thay thế ODBC nh một phơng thức truy cập cơ sở dữ liệu ODBC hiện thời là tiêu chuẩn phía Client sử dụng Windows rất phổ biến để truy cập các dữ liệu quan hệ bởi vì nó thiết lập các Server cơ sở dữ liệu quan hệ càng tổng quát càng tốt đến các ứng dụng Client OLE
DB đi sâu hơn một bớc, bằng cách làm cho tất cả nguồn dữ liệu trở thành tổng quát đối với các ứng dụng Client.
ADO là công nghệ truy cập cơ sở dữ liệu hớng đối tợng tơng tự nh DAO và RDO
ADO hiện nay đợc Microsoft xem là kỹ thuật để truy cập cơ sở dữ liệu từ Web server Bởi vì ADO đợc cung cấp dới dạng th viện ActiveX Server nên ta có thể dùng ADO trong ứng dụng Visual Basic Trong thực tế, bằng nhiều cách, ta có thể thấy rằng sử dụng ADO để làm việc với cơ sở dữ liệu Client/Server thì dễ dàng hơn các kĩ thuật khác.
CÊu tróc OLE DB /ADO:
Phần lớn các nhà lập trình Visual Basic không tơng tác trực tiếp vớiOLE DB Thay vào đó, họ lập trình với ADO, mô hình đối tợng cung cấp giao diện với OLE DB.
Sử dụng ADO và OLE DB để tăng c ờng truy cập thông tin trong một cơ sở dữ liệu
Có nhiều khả năng có thể dùng ADO và OLE DB để đạt đợc nguồn dữ liệu quan hệ ngay khi không có trình cung cấp OLE DB cục bộ Bởi vì đã có một trình cung cấp OLE DB tổng quát cho cơ sở dữ liệu quan hệ ODBC.
Ta chỉ cần lập trình với phần giao diện ngời sử dụng ở phía Client Bởi vì việc truy cập dữ liệu trên cả trình duyệt Web và ứng dụng Visual Basic đ- ợc chuyển hết về phía ActiveX Server, ta có thể đảm bảo rằng lôgic chơng trình luôn nhất quán, bất kể loại ứng dụng nào đang đợc dùng.
IV Tóm lợc lý thuyết về cơ sỡ dữ liệu:
Nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý khách hàng là quản lý dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị đợc đánh giá là chiếm phần chia thị trờng lớn nhất hiện nay Do vai trò quan trọng của dữ liệu nên ngày nay, Ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Mối quan tâm hàng đầu của các cán bộ thiết kế hệ thống thông tin quản lý là thiết kế các Ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử để phục vụ cho nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau Ngân hàng dữ liệu đợc coi là một phần quan trọng trong “bộ nhớ “ của các cơ quan hiện đại Yêu cầu đặt ra đối với việc thiết kế các cơ sở dữ liệu là làm thế nào để giảm thiểu sự trùng lặp và d thừa dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cờng khả năng chia sẻ dữ liệu đồng thời có thể bảo mật dữ liệu.
Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:
Bảng(table): Mỗi bảng nh bảng thống kê, kế toán, bảng liêm yết gía ghi chép dữ liệu về một nhóm các phần tử nào đó gọi là thực thể
Thực thể: là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng với những đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Một số thực thể có vẻ tính vật chất nh vật t, máy móc, khách hàng, sinh viên còn một số thực thể khác chỉ là các khái niệm, hay quan niệm nh: tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác
Mỗi thực thể đều có những đặc điểm, tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (atribute) Mỗi thuộc tính là một yếu tố tách biệt, thờng không chia nhỏ đợc nữa
Mỗi bảng có những dòng (row), mỗi dòng còn đợc gọi là bản ghi (record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (instance) tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể.
Mỗi bảng có những cột (column) Mỗi cột còn đợc gọi là trờng (field)
CSDL (database) là một nhóm gồn một hay nhiều bảng có liên quan víi nhau.
Tóm lợc lí thuyết về cơ sỡ dữ liệu
Kết hợp một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại - Microsoft Access với một công cụ lập trình mạnh - Visual Basic 6.0 trong bài toán này là phù hợp với công nghệ thông tin hiện nay.
Phân tích thiết kế hệ thống cho bài toán quản lý khách hàng của Công ty
Quá trình quản lý khách hàng hiện tại của công ty 53 I Phân tích hệ thống, thiết kế dữ liệu
Mô tả lại quá trình quản lý hồ sơ của cán bộ Back office:
1 Cán bộ thẩm định sau khi hoàn tất, bàn giao đầy đủ các giấy tờ pháp lý cần thiết cho backoffice của cán bộ thẩm định đó.
2 Các cán bộ backoffice sẽ sắp xếp hồ sơ theo một cách khoa học để họ cã thÓ t×m thÊy nhanh nhÊt khi cÇn.
Hồ sơ pháp lý về KH và các giấy tờ cần thiết khác
Ti ến h àn h cá c th ủ tụ c tr ớ c kh i C ho T hu ê
Q ua n h ệ k há ch h àn g tro ng q uá trìn h th uê Trả gốc+lãi các kỳ
Th ôn g tin tì nh tr ạn g kh ác h hà ng
Thanh Tra nhà n ớc Ban Giám đốc
Yêu cầu thông tin KH
CIC Trung tâm thông tin tín dụng
V Phân tích hệ thống, thiết kế dữ liệu
Hệ thống quản lí thông tin khách hàng
Cập nhật, sửa, huỷ thông tin
Tra cứu, tìm kiếm, thống kê thông tin In ấn, xem thông tin Chức năng khác
Cập nhật, sửa, huỷ thông tin khách hàng
Cập nhật, sửa, huỷ thông tin tài sản cho thuê tài chính
Cập nhật, sửa, xoá thông tin hợp đồng cho thuê tài chính
Cập nhật, thay dổi lãi suất
Danh mục tổng hợp khách hàng
Danh sách hợp đồng CTTC
Tra cứu khách hàng theo sè CIF
Danh mục tài sản CTTC
Tra cứu khách hàng tổng hợp
Tìm kiếm khách hàng theo tên công ty
Tìm kiếm khách hàng theo tên ng ời đại diện
Báo cáo tổng hợp khách hàng
Báo cáo tổng hợp hợp đồng CTTC
Báo cáo tổng hợp tài sản CTTC
Báo cáo khách hàng theo ngày, tháng, n¨m
Báo cáo hợp đồng theo ngày, tháng, quý, n¨m
Báo cáo tài sản theo ngày, tháng, quý, n¨m
Cập nhật nhà cung cÊp
Báo cáo khách hàng và hợp đồng
Hồ sơ đề nghị thuê tài chính Lập hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ
Thẩm định Tờ trình thẩm định
Hồ sơ CTTC hợp lệ
Ra quyết định thuê tài chính Quyết định
Quyết định cho thuê Thông báo không cho thuê
Lập hồ sơ khách hàng Thông báo cho thuê
Cập nhật hồ sơ KH & HĐ
2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD):
Thời điểm Khách hàng Nhân viên PKD Lãnh đạo & thanh tra Trớc thuê
4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Nhân viên thẩm định Thanh tra ngân hàng
Hồ sơ khách hàng & hợp đồng Đơn đề nghị thuê tài chính
Ra quyết định cho thuê tài chÝnh
Theo dõi và thanh toán hợp đồng
7.0 Lập báo cáo khách hàng & hợp đồng
Sơ đồ luồng dữ liệu
Quyết định không cho thuê
Hồ sơ theo dõi thanh toán
4.1 Phân rã chức năng 1.0: Tiếp nhận hồ sơ
1.1 TiÕp nhËn hồ sơ Đơn đề nghị thuê tài chính
Phân rã 1.0: Tiếp nhận hồ sơ
4.2 Phân rã chức năng 2.0: Thẩm định
2.2 KiÓm tra thông tin KH
2.3 KiÓm tra thông tin tài chính
2.1 Chuẩn bị tài liệu thẩm định
4.3 Phân rã chức năng 3.0: Xét duyệt
4.4 Phân rã chức năng 4.0: Ra quyết định CTTC
Tê tr×nh thẩm định
Khách hàng Nhân viên PKD
Ra quyết định cho thuê tài chÝnh
Quyết định không cho thuê
4.5 Phân rã chức năng 5.0: Cập nhật
5.3 CËp nhËt hồ sơ CTTC
5.4 CËp nhËt Tài sản CTTC
4.6 Phân rã chức năng 7.0: Lập báo cáo
Hồ sơ khách hàng & hợp đồng
7.1 Lập báo cáo khách hàng & hợp đồng
Hồ sơ theo dõi thanh toán
5 Sơ đồ liên kết dữ liệu:
6 Thiết kế quan hệ dữ liệu:
6.1 Các file ch ơng trình:
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thíc
Tên trờng Kiểu trờng Kích thíc
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích thớc Ghi chú
6.2 Sơ đồ liên kết thực thể:
Ph ơng thức thanh toán Sử dụng
Tình trạng thanh toán Thực hiện Liên quan Tài khoản
7 Thiết kế giải thuật: Một số thuật toán chính của chơng trình
7.1 Thuật toán truy cập mật khẩu ch ơng trình
Yêu cầu đăng kí truy nhËp
Nhập tên NSD, mật khÈu
Sè lÇn nhËp