Quản lý khách hàng tại công ty cho thuê tài chính ngân hàng ngoại thương việt nam

Lời mở đầu Ngày nay, đất nớc ngày phát triển, công ty, doanh nghiệp ngày cố gắng nâng cấp máy móc thiết bị, dây truyền sản xuất, để từ nâng cao tính cạnh tranh thị trờng Nhu cầu thuê tài ngày cao khu công nghiệp phát triển, cho thuê tài kênh dẫn vốn hiệu có triển vọng Công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (VCB LEACO) đơn vị thành viên hạch toán độc lập Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, hoạt động lĩnh vực cho thuê tài (CTTC) Nghiệp vụ cho thuê tài gồm ba đối tợng thành phần là: + Công ty cho thuê tài (bên cho thuê tài chính) + Khách hàng (bên thuê tài chính) + Bên cung ứng (nhà cung cấp tài sản cho thuê tài chính) Một khó khăn lớn đặt cho Công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam việc quản lý khối lợng lớn khách hàng (bên thuê tài chính) với hợp đồng cho thuê tài Để đáp ứng nhu cầu cấp bách đòi hỏi phải có phần mềm quản lý khách hàng hợp đồng CTTC với đa chức tiện dụng, có khả kết nối với mạng thông tin ngân hàng mẹ Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam Từ nhu cầu công ty, em chọn đề tài: Quản lý khách hàng Công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam Cấu trúc luận văn tốt nghiệp nh sau: + Lời mở đầu + Chơng I: Tổng quan công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam + Chơng II: Các vấn đề phơng pháp luận + Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho toán quản lý khách hàng Công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam + Phần kết luận + Danh mục tài liệu tham khảo + Phần phụ lục Để thực đợc đề tài em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Trung Tuấn - ngời đà tận tình giúp đỡ em suất trình thực luận văn tốt nghiệp Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn anh Đặng Minh Hiếu - cán hớng dẫn đà giúp đỡ em việc tìm hiểu nghiệp vụ tìm hiĨu hƯ thèng th«ng tin cđa c«ng ty Do thêi gian thực đề tài trình độ em nhiều hạn chế, không tránh khỏi thiếu sót Em mong đợc giúp đỡ, sửa chữa thầy giáo, cô giáo, bè bạn Kính mong thầy giáo, cô giáo thông cảm góp ý giúp đỡ em hoàn thiện đề tài Em xin chân thành cảm ơn Chơng I: Tổng quan công ty cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam I Giới thiệu lịch sử thành lập, hoạt động nghiệp vụ chủ yếu, cấu tổ chức Khái quát lịch sử thành lập Công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam Căn tinh thần Nghị định 64/CP, ngày 25/3/1998 kèm theo quy chế tạm thời tổ chức hoạt động công ty cho thuê tài Đồng thời xuất phát từ nhu cầu vốn trung dài hạn tổ chức kinh tế Việt Nam, Thống đốc Ngân hàng nhà nớc Việt Nam đà ban hành Quyết định số 108/1998/QĐ-NHNN5 việc thành lập Công ty Cho thuê Tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam Công ty CTTC Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam công ty trực thuộc NHNT Việt Nam, đơn vị thành viên hạch toán độc lập Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, tổ chức có t cách pháp nhân Việt Nam, lĩnh vực hoạt động cho thuê tài Các thông tin cụ thĨ vỊ C«ng ty CTTC - NHNT ViƯt Nam: + Tên gọi đầy đủ: Công ty Cho thuê Tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam + Tên giao dịch b»ng tiÕng Anh: VCB Financial Leasing Company + Tªn viÕt t¾t: VCB LEACO +Trơ së chÝnh: Sè 10 - ThiỊn Quang - QuËn Hai Bµ Trng - Hµ Néi + Phạm vi hoạt động: Toàn lÃnh thổ Việt Nam + Vốn điều lệ: 75 tỉ đồng Kể từ ngày thành lập (25/05/1998) đến nay, sau năm hoạt động, công ty CTTC Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đà khẳng định đợc vị trí thị trờng, bớc góp phần đa nghiệp vụ CTTC thành kênh dẫn vốn thuận lợi, hỗ trợ tích cực cho doanh nghiệp việc đầu t, đổi trang thiết bị, phơng tiện vận chuyển để tăng cờng lực sản xuất kinh doanh, đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ Hoạt động nghiệp vụ chủ yếu Công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam Các hoạt động chủ yếu công ty bao gồm: - Cho thuê tài Tài sản: máy móc, thiết bị, phơng tiện vận chuyển Động sản khác doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam, thuộc thành phần ktế sở hợp đồng cho thuê - Mua cho thuê lại theo hình thức CTTC - T vấn vấn đề có liên quan đến cho thuê tài - Thực dịch vụ uỷ thác, quản lý tài sản bảo lÃnh cho khách hàng tất dịch vụ có liên quan đến nghiƯp vơ CTTC - Thùc hiƯn c¸c nghiƯp vơ kh¸c đợc Ngân hàng Nhà nớc quan chức khác Nhà nớc cho phép Cơ cÊu tỉ chøc cđa c«ng ty HiƯn c«ng ty có 35 cán nhân viên với trợ giúp 31 máy tính nối mạng cục bộ, đợc tổ chức nh sau: *) Bộ phận điều hành: ( WS) - Ban giám đốc gồm: Giám đốc & Phó giám đốc - Ban kiểm tra kiểm soát công ty *) Các phòng chức năng: - Phòng kinh doanh (15 WS): chia lµm ba bé phËn: Bé phËn giao dịch khách hàng Maketing Bộ phận thẩm định dự án Bộ phận lu trữ thu nợ - Phòng hành tổng hợp (2 WS) - Phòng kế toán (1 Server, 10 WS) Sơ đồ tổ chức công ty: Ban kiểm tra kiểm soát Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Bộ phận khách hàng & MKT Phó giám đốc Phòng tổng hợp Bộ phận thẩm định Phòng kế toán Back office Giám đốc: Trực tiếp điều hành hoạt động thờng xuyên công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam trớc pháp luật hoạt động kinh doanh công ty Tổ chức điều hành nhân Phó giám đốc: Có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc hoạt động kinh doanh công ty, tham gia điều hành theo lĩnh vực chuyên trách Có phó giám đốc: PGĐ điều hành việc kinh doanh & PGĐ điều hành Tài Cả hai phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty Ban kiểm tra, kiểm soát: Cùng với Giám đốc thực công tác kiểm tra kiểm soát giám sát hoạt động kinh doanh công ty nhằm đảm bảo quy trình nghiệp vụ kinh doanh công ty theo qui định pháp luật Phòng kinh doanh (Đợc chia làm ba phận): Bộ phận khách hàng Maketing: Thực việc giao dịch tìm kiếm khách hàng, hớng dẫn chăm sóc khách hàng đến thuê mua tài - Bộ phận thẩm định: Đảm nhiệm việc thẩm định điều tra lực khách hàng, xem xét đánh giá phơng án kinh doanh, tình hình kinh doanh doanh nghiệp khách hàng để giúp Ban giám đốc việc định có đồng ý cho vay hay không cho vay Bộ phận lu trữ thu nợ: Lu trữ thông tin bên thuê mua tài chính, đồng thời trợ giúp phòng kế toán công việc: kiểm tra lại thông tin khách hàng, đa báo cáo cấp cần Nói chung, phòng kinh doanh có nhiệm vụ triển khai hoạt động kinh doanh công ty với mục tiêu an toàn, hiệu quả, pháp luật Đồng thời chịu trách nhiệm đa phơng án kinh doanh hàng kì, soạn thảo chế cho nghiệp vụ cho thuê tài sơ văn đà ban hành nhà nớc Trởng phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc việc thực chức Phòng tài kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức thực việc hạch toán kế toán vụ việc chi tiêu tài chính, phát sinh hàng tháng, kì trả nợThông báo cho kháchThông báo cho khách hàng tình trạng toán họ đồng thời giúp phòng kinh doanh việc đòi nợ khách hàng Phòng hành tổng hợp: Thực công tác tổ chức cán bộ, quản lý lao động, tiền lơng, đào tạo hành quản trị văn phòng, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh theo quy chế Nhà nớc, Ngân hàng Nhà nớc, Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam quy định nội công ty Sơ đồ mạng máy tính công ty: Sơ Đồ mạng máy tính: NHNT VN Phòng giám đốc Phòng kế toán Phòng phó giám đốc Phòng phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng hành tổng hợp II Tình hình hoạt động kinh doanh, khó khăn thuận lợi Tình hình hoạt động kinh doanh Trong vòng bốn năm kể từ ngày thành lập (25/05/1998), Công ty Cho thuê tài Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đà phát triển đợc mạng lới khách hàng tơng đối rộng khắp nớc, từ Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh đến vïng xa nh Lµo Cai, thµnh Hå ChÝ Minh, Đà Nẵng Mặc dù mẻ, Công ty đà có quan hệ với 200 doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế nớc Khách hàng công ty đa dạng nhng công ty: TNHH, t nhân, Cổ phần lại chiếm tỉ lệ lớn tổng d nợ công ty (>75% tổng d nợ) Công ty thực phơng án xây dựng chi nhánh TP Hồ Chí Minh mảnh đất có tiềm lớn, số lợng doanh nghiệp có vốn đầu t nớc cao, nhu cầu thay đổi máy móc thiết bị, công nghệ lớn Trong dịch vụ nay, lÜnh vùc sư dơng vèn chđ u lµ cho thuê tài Công ty đà kí đợc nhiều hợp đồng có giá trị lớn, tiêu biểu cho hợp đồng là: HĐ cới công ty Ba Đình - 13 tỷ đồng, HĐ với Tổng công ty thuỷ tinh gốm sứ xây dựng - 22 tỷ đồng Với phơng châm An toàn - Hiệu công ty trọng đến chất lợng dự án, nghiêm túc thực đầy đủ quy trình thẩm định dự án Luôn cố gắng tìm dự án tốt để đầu t cho thuê Chính mà công ty đà khống chế tối đa số d nợ hạn, đặc biệt nợ khó đòi, tổng d nợ cho thuê công ty tăng cao Công ty ngày thực mở rộng dịch vụ liên quan đến CTTC : đứng nhập trực tiếp máy móc thiết bị, dây truyền sản xuất bên thuê yêu cầu, mở L/C, bảo lÃnh tài trợ Bên cạnh đối tợng khách hàng thuê tài Công ty mở rộng quan hệ với nhà cung cấp thiết bị, máy móc, ôtô nớc, tạo điều kiện đa dạng hoá loại tài sản cho thuê, đồng thời tìm kiếm khách hàng thông qua quan hệ với nhà cung cấp Song song với kết đạt đợc công ty có nhiều khó khăn hạn chế: - Vốn tự có công ty hạn chế nên bỏ lỡ nhiều hợp đồng có giá trị lớn Số lợng dịch vụ công ty hạn chế làm ảnh hởng tới khả tăng lợi nhuận mà công ty tạo đồng thời làm giảm sức hấp dẫn khách hàng - Phơng thức cho thuê quy trình cho thuê theo quy trình cũ, phơng thức đơn điệu cha đáp ứng đợc nhu cầu ngời thuê - Về phía khách hàng công ty: Khách hàng biết công ty, nghiệp vụ cho thuê tài nớc ta mẻ nên có nhiều doanh nghiƯp cha hiĨu biÕt vỊ lỵi Ých cđa viƯc CTTC Công ty cha có phòng Maketting riêng biệt hay cha có sách Maketing cụ thể phù hợp Khách hàng công ty chủ yếu thông qua giới thiệu nhà cung cấp, Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, ngời quen Công ty cha khai th¸c hÕt c¸c mèi quan hƯ víi c¸c chi nhánh khác Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, dự án địa phơng có khu công nghiệp, với dịch vụ thông tin truyền thanh, truyền hình Quy trình Cho thuê tài chia ba giai đoạn: trớc thuê, thuê sau thuê Trong ba giai đoạn công ty luôn phải theo sát khách hàng, phải thờng xuyên theo dõi tình hình kinh doanh doanh nghiệp khách hàng, nên có phần mềm quản lý khách hàng dễ dàng theo dõi thông tin xác họ + Giai đoạn trớc thuê: Hiện nay, công ty khó khăn việc tìm kiếm khách hàng thu thập thông tin họ Công ty cha có phần mềm chuyên dụng để quản lý thông tin khách hàng nên đặc biệt khó khăn thẩm định dự án để tới định có cho thuê hay không Phơng châm công ty phải An toàn hiệu quả, an toàn cho dự án nhân tố đợc đặt lên hàng đầu, mà muốn an toàn thẩm định phải xác, thông tin bên thuê phải thật đầy đủ, độ tin cậy lớn Thông thờng thông tin công ty phải xin từ Trung tâm tín dụng Ngân hàng Nhà nớc Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam, nhng khách hàng đà khách hàng Ngân hàng Vì phần lớn, nhân viên công ty phải tự điều tra thông tin khách hàng Khi điều tra, thông tin hoàn toàn lu tr÷ theo