Cơ sở lý luận về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
Khái niệm và nhiệm vụ kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khâủ
1.1 Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại
Hoạt động kinh doanh thơng mại là hoạt động lu thông, phân phối hàng hoá trên thị trờng Hoạt động kinh doanh thơng mại thực hiện chức năng nối liền sản xuất và tiêu dùng Đối tợng kinh doanh của ngành thơng mại là hàng hoá - đó là những sản phẩm lao động đợc các doanh nghiệp thơng mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng, xuất khẩu
Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại thờng đợc phân loại theo từng ngành hàng nh:
- Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng
- Hàng lơng thực, thực phẩm chế biến
Ngoài ra các loại bất động sản đợc dự trữ cho mục đích bán cũng đợc xem là một loại hàng hoá - hàng hoá bất động sản.
Lu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thơng mại là quá trình mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá không qua khâu chế biến Quá trình lu chuyển hàng hoá đợc thực hiện theo hai phơng thức bán buôn và bán lẻ Bán buôn và bán lẻ hàng hoá có thể thực hiện bằng nhiều hình thức: bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng, gửi bán, …
Tổ chức đơn vị kinh doanh thơng mại có thể theo một trong các mô hình sau: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ, kinh doanh tổng hợp… ở các qui mô tổ chức: Quầy, cửa hàng, công ty, …và thuộc mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực thơng mại.
Trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, vốn hàng hoá là vốn chủ yếu và nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá là nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên và chiếm một khối lợng công việc rất lớn Nên quản lý hàng hoá là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp thơng mại Vì vậy, tổ chức tốt công tác kế toán lu chuyển hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.1.1.2 Khái niệm và nhiệm vụ kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khâủ
Kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu là việc ghi chép, phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu mua hàng đến khâu tổ chức tiêu
Ng êi nhËp khÈu thụ hàng nhập khẩu Công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu đợc tổ chức hợp lý, đúng đắn, đợc theo dõi thờng xuyên và phản ánh chính xác sẽ giúp cho việc quản lý kinh doanh đợc nhịp nhàng, thông suốt, đạt hiệu quả kinh tÕ cao.
1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu
Do đặc điểm của hoạt động lu chuyển hàng hoá nhập khẩu Kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Phản ánh, giám đốc tiến trình ký kết và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu Qua thông tin mà kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu cung cấp, các nhà quản lý nắm đợc toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra đợc quá trình thực hiện kế hoạch Từ đó đa ra các giải pháp kinh doanh hiệu quả.
- Kiểm tra, theo dõi tình hình công nợ, đảm bảo thanh toán kịp thời với nhà cung cấp nớc ngoài để giữ vững uy tín và đảm bảo cán cân thanh toán ngoại thơng Đồng thời theo dõi đôn đốc các khoản nợ phải thu tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh Doanh nghiệp phải tính toán chính xác các khoản chi phí để xác định khoản bù đắp và đảm bảo bảo toàn vốn cho doanh nghiệp.
- Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ, để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho quản lý hoạt động nhập khÈu.
Kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong các doanh nghiệp th- ơng mại
1.2.1 Kế toán quá trình mua hàng nhập khẩu
1.2.1.1 Các vấn đề kinh tế cơ bản ảnh hởng tới kế toán quá trình mua hàng nhËp khÈu
1.2.1.1.1 Ph ơng thức thanh toán quốc tế
* Phơng thức chuyển tiền (Remittance)
Phơng thức chuyển tiền là phơng thức thanh toán trong đó khách hàng (ng- ời trả tiền, ngời mua, ngời nhập khẩu…) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho ngời hởng lợi (ngời bán, ngời xuất khẩu…) ở một địa điểm nhất định Ngân hàng chuyển tiền phải thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nớc ngời hởng lợi để thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền.
Trình tự thanh toán theo phơng thức chuyển tiền đợc tiến hành nh sau:
(3) Ngân hàng bên bán (3) Ngân hàng bên mua
Sơ đồ 1.1: Trình tự thanh toán theo phơng thức chuyển tiền
(1) Ngời xuất khẩu thực hiện việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho ngời nhập khẩu, chuyển giao chứng từ cho ngời nhập khẩu
(2) Ngời nhập khẩu viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình kèm theo những chứng từ liên quan cần thiết khác.
(3) Sau khi kiểm tra, nếu thấy hợp lệ và nhà nhập khẩu có khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ trích tài khoản của ngời nhập khẩu để chuyển tiền, gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho ngời nhập khẩu.
(4) Ngân hàng chuyển tiền ra lệnh bằng th (M/T) hoặc bằng điện (T/T) cho ngân hàng đại lý của mình để chuyển tiền trả cho ngời xuất khẩu
(5) Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho ngời hởng lợi và gửi giấy báo cho đơn vị đó.
* Phơng thức ghi sổ hay phơng thức mở tài khoản (Open account)
Phơng thức ghi sổ là phơng thức thanh toán trong đó ngời bán mở một tài khoản hay mở một quyển sổ để ghi nợ cho ngời mua khi ngời bán hoàn thành giao hàng hay cung cấp dịch vụ Định kỳ sau khi kiểm tra, đối chiếu ngời mua trả tiền cho ngời bán bằng phơng thức chuyển tiền. Đây là phơng thức thanh toán không có sự tham gia của các Ngân hàng với chức năng mở tài khoản và thực thi thanh toán Tài khoản mở là tài khoản đơn biên, không mở tài khoản song biên tức là chỉ có ngời bán mở tài khoản, ngời mua có thể mở tài khoản theo dõi nhng không có giá trị quyết toán.
Phơng thức thanh toán mở tài khoản thờng đợc áp dụng thanh toán trong quan hệ bạn hàng tin cậy, tín nhiệm lẫn nhau.
Trình tự thanh toán theo phơng thức ghi sổ đợc thực hiện nh sau:
Sơ đồ 1.2 : Trình tự thanh toán theo phơng thức ghi sổ
(1) Ngời bán giao hàng hoá và dịch vụ cùng với các chứng từ
(2) Báo nợ trực tiếp cho ngời mua
(3) Ngời mua trả tiền cho ngời bán bằng phơng thức chuyển tiền
* Phơng thức nhờ thu (Collection of payment)
Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua
Phơng thức nhờ thu là phơng thức thanh toán mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ ký phát hối phiếu đòi tiền ngời mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền trên hối phiếu đó.
Dựa trên cơ sở cách thức yêu cầu thanh toán của bên bán, có thể phân biệt thành 2 hình thức sau:
Nhờ thu phiếu trơn (Clean Collection) là phơng thức mà ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở ngời mua, nhng không kèm theo điều kiện gì cả.
Sơ đồ 1.3: Trình tự thanh toán theo phơng thức nhờ thu phiếu trơn
(1) Ngời bán giao hàng, lập bộ chứng từ gửi thẳng cho ngời mua
(2) Ngời bán ký hối phiếu đòi tiền ngời mua và nhờ ngân hàng thu hộ tiền của hối phiếu đó
(3) Ngân hàng bên bán chuyển hối phiếu cho ngân hàng và nhờ ngân hàng này thu hộ tiền ngời mua
(4) Ngân hàng bên mua chuyển hối phiếu cho ngời mua và yêu cầu trả tiền
(5) Ngời mua trả tiền hoặc từ chối trả tiền
(6) Ngân hàng bên mua chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối trả tiền cho ngân hàng bên bán
(7) Ngân hàng bên bán chuyển tiền hoặc hoàn lại toàn bộ hối phiếu bị từ chối trả tiền cho ngời bán
Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection) là phơng thức mà bên bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán nhờ thu (chứng từ gửi hàng và hối phiếu) và nhờ ngân hàng thu hộ tiền tờ hối phiếu đó với điều kiện là ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì ngân hàng mới trao toàn bộ chứng từ cho ngời mua để họ đi nhận hàng.
(1) Ngời bán hàng giao hàng cho bên mua
(2) Bên bán lập bộ chứng từ và hối phiếu đòi tiền nhờ ngân hàng thu hộ tiền ghi trên tờ hối phiếu đó ở ngời mua
(3) Ngân hàng bên bán chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng bên mua và nhờ ngân hàng này thu hộ tiền bên mua
(4) Ngân hàng bên mua yêu cầu bên mua trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu0 để nhận chứng từ, nếu không thì giữ lại chứng từ
(5) Ngời mua trả tiền hoặc từ chối trả tiền
(6) Ngân hàng bên mua chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối cho ngân hàng bên bán
(7) Ngân hàng bên bán chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu bị từ chối trả tiền cho ngời bán
* Phơng thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit)
Phơng thức tín dụng chứng từ một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (ngời xin mở L/C) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một ngời thứ ba (ngời hởng lợi) hoặc chấp nhận hối phiếu do ngời thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó khi ngời này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong th tín dụng.
Sơ đồ 1.4: Trình tự thanh toán theo phơng thức tín dụng chứng từ
(1) Ngời mua làm đơn xin mở L/C và gửi cho ngân hàng mở L/C yêu cầu ngân hàng mở L/C cho ngời bán hởng.
(2) Ngân hàng mở L/C tiến hành mở L/C, thông báo nội dung L/C và gửi bản chính L/C cho ngời bán thông qua ngân hàng thông báo.
(3) Ngân hàng thông báo thông báo nội dung L/C cho ngời bán và chuyển bản chính L/C cho ngời bán.
(4) Ngời bán giao hàng cho ngời mua, nếu chấp nhận L/C Nếu không chấp nhận thì yêu cầu sửa đổi, đến khi chấp nhận mới tiến hành giao hàng.
(5) Ngời bán lập bộ chứng từ thanh toán và xuất trình cho ngân hàng mở L/
C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền
(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ thanh toán nếu thấy phù hợp thi trả tiền cho ngời bán Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại bộ chứng từ cho ngời bán
(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời mua
Ngân hàng thông báo Ngân hàng mở L/C
(8) Ngời mua kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiền1 cho ngân hàng và nhận bộ chứng từ Nếu thấy không phù hợp có quyền từ chối trả tiền.
1.2.1.1.2 Ph ơng pháp xác định giá thực tế của hàng nhập khẩu
Nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tợng tính thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì trị giá mua của hàng nhập khẩu đợc xác định theo công thức sau:
Trị giá mua thùc tế của hàng nhËp khÈu
Trị giá mua phải thanh toán cho ngêi xuÊt khÈu
ThuÕ nhËp khÈu phải nép
Các chi phÝ trùc tiếp phát sinh trong nhËp khÈu
ChiÕt khÊu th- ơngmại, giảm giá
Nếu hàng nhập khẩu thuộc đối tợng tính thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc hàng hoá nhập khẩu không thuộc đối tợng tính thuế GTGT hay hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án, văn hoá, phúc lợi… thì trị giá mua của hàng nhập khẩu đợc xác định:
Trị giá mua thùc tÕ của hàng nhËp khÈu
Trị giá mua phải thanh toán cho ngêi xuÊt khÈu
ThuÕ nhËp khÈu phải nép +
GT của hàng nhËp khÈu
Các chi phÝ trùc tiếp phát sinh trong nhËp khÈu
ChiÕt khÊu thơng mại, giảm giá
Trị giá mua phải thanh toán cho ngời xuất khẩu = Trị giá ghi trên hoá đơn thơng mại x Tỷ giá thực tế hạch toán
Giá ghi trên hoá đơn thơng mại là giá theo thoả thuận trong hợp đồng ngoại thơng Giá trong hợp đồng ngoại thơng bao gồm 4 nhóm sau (theo Incoterms 2000):
Nhóm C: Cớc phí vận chuyển ngời bán phải trả, ngời bán phải thuê phơng tiện để vận tải từ nơi đi đến nơi đến (CFR – Tiền hàng và cớc phí, CIF – Tiền hàng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển, CPT – Cớc phí trả tới, CIP – C- ớc phí và bảo hiểm trả tới)
Nhóm D: Ngời bán chịu trách nhiệm về hàng tận nơi đến nh thuê phơng tiện vận chuyển, chịu mọi rủi ro mất h hỏng về hàng (DAF – Giao tại biên giới, DES – Giao tại tàu, DEQ – Giao tại cầu cảng, DDU – Giao tại đích cha nộp thuế, DDP – Giao tại đích đã nộp thuế).
Nhóm F: Ngời mua phải trả cớc phí chính, vận chuyển quốc tế ( FCA –
Giao cho ngời vận chuyển, FAS – Giao dọc mạn tàu, FOB – Giao lên tàu).
Sốl ợng hàng nhập khẩu
Sốl ợng hàng nhập khẩu
Nhóm E: Ngời bán kết thúc trách nhiệm với hàng kể từ lúc giao tại xởng.
(EXW – Giao hàng tại xởng).
Giá cả trong hợp đồng ngoại thơng sẽ là điều kiện để xác định địa điểm giao hàng trong hợp đồng Điều kiện về địa điểm giao hàng là cơ sở để phân định trách nhiệm của ngời bán và ngời mua về chi phí và rủi ro.
ThuÕ nhËp khẩu phải nộp Số lợng hàng nhập khẩu ghi trên tờ khai hải quan x Giá tính thuÕ x
ThuÕ suÊt thuÕ nhËp khÈu
Thuế suất thuế nhập khẩu đợc quy định trong biểu thuế suất do nhà nớc quy định tính trên cơ sở giá CIF (Giá bao gồm giá mua, phí bảo hiểm và phí vËn chuyÓn)
ThuÕ TT§B hàng nhập khẩu phải nộp x
ThuÕ suÊt thuÕ TTĐB hàng nhËp khÈu
ThuÕ suÊt thuÕ GTGT hàng nhập khÈu
trạng kế toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng
Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của Công
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Để đáp ứng nhu cầu về thiết bị, phụ tùng, vật t phục vụ ngành sản xuất xi măng trong nớc, Tổng công ty Xi măng quyết định thành lập phòng xuất nhập khẩu xi măng theo Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng bộ trởng (nay là Chính phủ), Công văn thoả thuận số 1367/BNgT - TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ ngoại thơng
Do nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng mở rộng, Đảng và Nhà nớc đã quyết định thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng theo Quyết định số 692/BXD – TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ xây dựng quyết định thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng trực thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam.
Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1991 Víi:
Tên gọi: Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng
Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading Company
Tên viết tắt: VINACIMEX Địa chỉ: 228 Đờng Lê Duẩn - Đống Đa – Hà Nội
Email: vinacimex@fmail.vnn.vn
Công ty đợc thành lập lại theo Quyết định số 025A/BXD – TCLĐ ngày 12/02/1993 của Bộ xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc, theo quyết định số 588/HĐBT ngày 20/11/1991 của hội đồng bộ trởng Bộ xây dựng quyết định thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng trực thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam. Để tạo điều kiện cho hoạt động của công ty trên địa bàn cả nớc, Bộ xây dựng đã quyết định thành lập các chi nhánh của Công ty với chức năng nhiệm vụ chính là thực hiện các thủ tục giao nhận hàng và xử lý các phát sinh trong quá trình giao nhận hàng tại khu vực phía Bắc và phía Nam:
- Ngày 15/03/1991 Bộ xây dựng đã có quyết định số 154/BXD – TCLĐ thành lập chi nhánh công ty xuất nhập khẩu tại thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ: 19 Đờng Hồ Tùng Mậu, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
- Ngày 04/07/1997 Bộ xây dựng đã có quyết định số 333/BXD – TCLĐ9 thành lập văn phòng đại diện Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng tại Hải Phòng Theo quyết định số 469/XMVN – TCLĐ, Tổng công ty Xi măng Việt Nam bổ sung chức năng, nhiệm vụ và nâng cấp đại diện công ty tại Hải Phòng thành chi nhánh Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng tại Hải Phòng. Địa chỉ: 14 Đờng Hồ Xuân Hơng, TP Hải Phòng
Với xu hớng hội nhập, mở rộng thị trờng, Tổng công ty Xi măng Việt Nam có quyết định thành lập văn phòng đại diện ở Viên Chăn - Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào theo quyết định số 315/XMVN - HĐBT ngày 08/11/1999 Nhng do nhu cầu xi măng trong nớc quá cao, phải nhập clinker từ nớc ngoài nên không có xi măng để xuất khẩu Vì vậy, đến năm 2000 thì văn phòng đại diện của công ty tại Lào ngừng hoạt động.
Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng là doanh nghiệp nhà nớc, là một đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu qui định Công ty có tài khoản tiền gửi ngoại tệ tại Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam và tài khoản tiền Việt Nam tại các Ngân hàng khác nhau nhng chủ yếu ở Ngân hàng công th- ơng Việt Nam.
Tổng số vốn của Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng khi mới thành lập là: 6.418.000.000đ Trong đó:
Vốn của công ty do ngân sách cấp và do công ty tự bổ sung:
- Vốn công ty tự bổ sung: 3.627.000.000đ
Nguồn vốn công ty đợc nhà nớc cho phép huy động thêm là 35.000.000.000®
Trong hơn 10 năm qua, Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng đã không ngừng phát triển và khẳng định vị trí của mình Nguồn vốn của Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng đợc bảo toàn và phát triển Trong thời gian tới (2006-2010), công ty sẽ tiến hành việc sáp nhập vào Tổng công ty Xi măng, chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ – con, vẫn giữ vai trò chủ đạo trong việc bình ổn thị trờng xi măng trong cả nớc.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty
Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực kinh doanh thơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ sản xuất xi măng trong ngành nh clinker để sản xuất xi măng, giấy Kraft, hạt nhựa PP để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu0 lửa để xây lò xi măng, các loại xe ủi, xe xúc chuyên dùng và các thiết bị cần thiết khác cho hoạt động sản xuất xi măng.
Theo quyết định của Bộ trởng Bộ xây dựng, công ty có những nhiệm vụ chÝnh sau:
- Thực hiện công tác đối ngoại cho Tổng công ty Xi măng.
- Xây dựng kế hoạch nhập khẩu để đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị trong Tổng công ty Xi măng.
- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các nớc trên thế giới.
- Tiếp thu và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật và thị trờng giá cả để các đơn vị thành viên trong Tổng công ty có thể tiếp cận với thị trờng thế giới.
- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của Tổng công ty để thanh toán và sử dụng có hiệu quả
- Trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơng nhân nớc ngoài Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thơng mại
- Thờng xuyên bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên.
2.1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Theo giấy đăng ký kinh doanh số 105704 ngày 11/02/1993 do Sở kế hoạch đầu t Hà Nội cấp, Công ty kinh doanh nhập khẩu hàng hoá theo hai hình thức là nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp.
- Nhập khẩu uỷ thác: Các Công ty Xi măng là bên giao uỷ thác giữ vai trò là bên mua dịch vụ uỷ thác Công ty XNK Xi măng là bên nhận uỷ thác nhập khẩu, là bên cung cấp dịch vụ uỷ thác, là đơn vị trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng và thanh toán với nhà cung cấp nớc ngoài tiền mua hàng Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng sẽ đợc công ty trực tiếp thanh toán hộ bên uỷ thác Khi kết thúc dịch vụ uỷ thác Công ty đợc hởng hoa hồng uỷ thác Trình tự nhập khẩu uỷ thác của Công ty XNK Xi măng đợc thực hiện nh sau:
1 Đơn đặt hàng của các Công ty
Giao hàng cho Công ty XM
Thu tiÒn hoa hồng uỷ thác
NhËn hàng tại cảng, cửa khÈu
Ký kÕt hợp đồng uỷ thác §Êu thÇu và chào hàng cạnh tranh
Ký hợp đồng nhËp khÈu
Công ty XM chuyÓn tiÒn thanh toán tiền hàng
Mở L/C cho nhà cung cÊp Đơn đặt hàng của các
Ký kÕt hợp đồng kinh tÕ Đấu thầu và chào hàng cạnh tranh
Ký hợp đồng nhËp khÈu
Giao hàng cho Công ty XM
Mở L/C cho nhà cung cÊp
Nhận hàng tại cảng, cửa khÈu
Sơ đồ 2.1: Trình tự nhập khẩu uỷ thác của Công ty XNK Xi măng
- Nhập khẩu trực tiếp: Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn là nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng nhập khẩu Thực chất của hoạt động nhập khẩu trực tiếp là hoạt động mua và bán hàng hoá không qua kho mà bán vận chuyển thẳng Các chi phí, thuế nhập khẩu đợc tính vào trị giá vốn hàng nhập khẩu Đây là hoạt động tạo doanh thu chủ yếu của công ty Trình tự nhập khẩu trực tiếp đợc thực hiện nh sau:
Sơ đồ 2.2: Trình tự nhập khẩu trực tiếp của Công ty XNK Xi măng
Tổ chức kế toán tại Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Phòng kế toán8 gồm 7 ngời, mỗi kế toán chịu trách nhiệm về một công việc cụ thể:
- Kế toán trởng: là ngời tổ chức và chỉ đạo bộ máy kế toán, tổ chức thông tin kinh tế, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chế độ quản lý kinh tế và pháp luật của nhà nớc.
- Phó phòng kế toán: là ngời thay mặt kế toán trởng xử lý các công việc khi kế toán trởng đi vắng, giúp kế toán trởng thực hiện việc quản lý và phụ trách công việc đợc phân công Đồng thời, phó phòng kế toán kiêm luôn kế toán thuÕ.
Các nhân viên kế toán sẽ đảm nhận các công việc cụ thể đợc giao Một nhân viên kế toán sẽ đảm nhận kế toán thanh toán, kế toán tiền lơng, kế toán giao dịch với ngân hàng Bốn nhân viên còn lại sẽ đảm nhận kế toán hàng hoá, công nợ theo từng đơn vị khách hàng đợc giao, cụ thể là:
- Kế toán thanh toán, tiền lơng, kế toán ngân hàng: phụ trách việc thanh toán tiền, có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ thanh toán Đồng thời, kiêm luôn kế toán tiền lơng và kế toán các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty XM Hoàng Thạch 1, ban QLCT xi măng Hoàng Thạch 2, Công ty CP bao bì Hoàng Thạch, Công ty TNHH vận tải biển Quy Nhơn Đồng thời, kiêm kế toán tổng hợp, xác định lãi, lỗ của công ty và lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty XM Hà Tiên 2, Công ty XM Hoàng Mai, Công ty XM Tam Điệp, Công ty XM – VLXD Đà Nẵng kiêm luôn kế toán TSCĐ: là ngời theo dõi từ lúc thực hiện hợp đồng nhập khẩu đến lúc kết thúc hợp đồng nhập khẩu cho một khách hàng mà kế toán này theo dõi Đồng thời, kiêm luôn kế toán TSCĐ theo dõi, phản ánh một cách chính xác, kịp thời về số hiện có và tình hình biến động của các loại TSCĐ, tình hình khấu hao, sửa chữa TSCĐ
- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty XM Bỉm Sơn, Công ty CP bao bì Bỉm Sơn, ban QLCT xi măng Bỉm Sơn, Công ty XM Hải Phòng, Công ty thạch cao XM Hải Phòng, Công ty XM Hà Tiên 2: theo dõi tình hình nhập khẩu từ khâu nhập khẩu đến khâu thanh toán đối với từng hợp đồng nhập khẩu của các đơn vị khách hàng.
- Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty XM Bút Sơn, Công ty XM Nghi Sơn và một số khách hàng không thờng xuyên, chi nhánh TP Hải Phòng và chi nhánh TP Hồ Chí Minh là ngời theo dõi tình hình nhập khẩu từ khâu nhập khẩu đến khâu thanh toán đối với từng hợp đồng nhập khẩu, theo dõi tình hình 2 chi nhánh của công ty Theo dõi tình hình ngoại tệ và thanh toán ngoại tệ Đồng thời là thủ quỹ, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt.9
2.2.2 Tổ chức hạch toán kế toán của công ty
2.2.2.1 Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán chung
Các chính sách kế toán Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng đang áp dụng:
- Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính,
- Chế độ báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000.
- Thông t 89/2002/TT - BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính hớng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán (đợt 1) ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/15/2001 của Bộ Tài chính.
- Thông t 105/2003/TT –BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hớng dẫn thực hiện sáu chuẩn mực kế toán (đợt 2) ban hành theo Quyết định 165/2002/ QĐ - BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài chính.
- Thông t số 23/2005/TT- BTC ngày 30/03/2005 của Bộ Tài chính hớng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán (đợt 3) ban hành theo Quyết định số 234/2003/QĐ- BTC ngày 30/12/2003 của Bộ Tài chính
- Quyết định số 12/2005/QĐ- BTC ngày 15/02/2005 của Bộ trởng Bộ Tài
2.2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141 – TC/ QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Các chứng từ đợc lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
2.2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính và Quyết định số 1313/XMVN/KTTC ngày 9 tháng 10 năm 1997 của Tổng công ty Xi măng Việt Nam.
Nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị, Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng đã đăng ký với Bộ Tài chính hệ thống tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết cụ thể từng đối tợng Số l- ợng tài khoản đang đợc sử dụng tại công ty là 774 tài khoản Trong đó: 74 tài khoản cấp 1, 221 tài khoản cấp 2, 214 tài khoản cấp 3, 265 tài khoản cấp 4.Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đợc công ty sử dụng theo đúng quy định của BộTài chính Các tài khoản cấp 3 và 4 đợc lập ra nhằm phục vụ nhu cầu quản lý chi tiết của công ty.
Kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất Nhập khẩu
2.3.1 Hạch toán quá trình mua hàng hoá nhập khẩu
2.3.1.1 Phơng thức mua hàng và thanh toán áp dụng tại công ty
2.3.1.1.1 Ph ơng thức mua hàng
Công ty XNK xi măng mua hàng theo phơng thức đấu thầu Căn cứ vào các đơn hàng (nhu cầu) của các Công ty Xi măng, Công ty XNK xi măng sẽ đấu thầu trực tiếp với các nhà sản xuất hoặc cơ quan đại diện thơng mại, đại lý cho hãng sản xuất đó tại Việt Nam Tức là bên gọi thầu (công ty XNK xi măng) sẽ liệt kê các điều kiện mua hàng để bên dự thầu (bên bán) nắm bắt đợc nhu cầu của công ty, báo giá mình muốn bán Sau đó, ngời mua sẽ lựa chọn nhà thầu với chất lợng tốt nhất và giá cả hợp lý nhất.
Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của từng loại hàng hoá mà công ty có thể lựa chọn một trong hai hình thức đấu thầu là:
- Đấu thầu mở rộng: thu hút tất cả những ai muốn tham gia
- Đấu thầu hạn chế: chỉ mời một số hãng nhất định tham gia
Nhng công ty áp dụng chủ yếu là đấu thầu mở rộng. Để thực hiện việc đấu thầu, Công ty thành lập tổ xét thầu để tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hoá Trình tự đấu thầu đợc thực hiện nh sau:
B ớc 1: Chuẩn bị hồ sơ mời thầu
Xây dựng các điều kiện trong hồ sơ mời thầu, trong đó nêu rõ tên hàng, số lợng, chủng loại, giá cả, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán… và những thủ tục cần thiết khác của mặt hàng là đối tợng đấu thầu.
B ớc 2: Lập kế hoạch đấu thầu và báo cáo Tổng công ty kế hoạch đấu thầu với các danh mục hàng hoá do Tổng công ty phê duyệt.
B ớc 3: Thông báo mời thầu
Tuỳ theo tính chất và giá trị từng cuộc thầu mà thông báo trên các phơng tiện thông tin đại chúng Chủ yếu là thông qua báo chí hoặc gửi Fax Qua đó,các nhà sản xuất hoặc các cơ quan đại diện, đại lý cho hãng sản xuất đó biết đợc các nhu cầu mua hàng của công ty Họ đến liên hệ với công ty mua hồ sơ3 thầu (500.000 đồng/ 1 bộ hồ sơ thầu).
B ớc 4: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lý của các hồ sơ dự thầu.
Căn cứ vào hồ sơ thầu, bên dự thầu sẽ lập ra các bản dự thầu theo các điều kiện mà hồ sơ thầu qui định Sau đó, họ sẽ gửi phong bì kín tới công ty để dự thầu Số đơn vị tham gia dự thầu phải có ít nhất ba đối tác Công ty sẽ tiếp nhận các phong bì kín và đảm bảo phong bì không bị bóc.
B ớc 5: Mở thầu, xét thầu và báo cáo kết quả với lãnh đạo Công ty hoặc
Công ty XNK xi măng, công ty đặt hàng và các bên dự thầu sẽ tổ chức đấu thầu Tiến hành mở các phong bì dự thầu, lập bảng tổng hợp các hồ sơ thầu và xem xét, đánh giá các hồ sơ thầu về các tiêu chuẩn kỹ thuật, giá cả, khả năng tài chính, chất lợng dịch vụ sau bán hàng…của bên dự thầu Kết thúc đấu thầu, công ty lựa chọn ra một nhà thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của các đơn đặt hàng và báo cáo kết quả với lãnh đạo Công ty hoặc Tổng công ty.
B ớc 6: Phê duyệt kết quả đấu thầu
+ Đối với hàng hoá do đơn vị thành viên phê duyệt thì giám đốc căn cứ vào báo cáo của Tổ xét thầu để quyết định.
+ Đối với hàng hoá do Tổng công ty phê duyệt thì Tổng công ty thành lập
“tổ thẩm định kết quả xét thầu” để thẩm tra, xem xét kết quả đấu thầu.
B ớc 7: Ký hợp đồng nhập khẩu với ngời thắng thầu và tổ chức thực hiện hợp đồng đã ký.
2.3.1.1.2 Ph ơng thức thanh toán
Công ty sử dụng một trong hai phơng thức thanh toán là thanh toán bằng th tín dụng (L/C) hoặc thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) Nhng thanh toán bằng L/C là chủ yếu
* Thanh toán bằng th tín dụng L/C:
Tuỳ theo điều khoản trong hợp đồng quy định mà thanh toán theo loại th tín dụng nào Nhng chủ yếu áp dụng L/C trả tiền ngay (L/C at sight) Trình tự mở L/C trả tiền ngay đợc thực hiện nh sau:
- Dựa vào nội dung hợp đồng nhập khẩu để mở L/C Công ty XNK Xi măng sẽ đến ngân hàng Ngoại thơng yêu cầu mở L/C, đồng thời phải xuất trình cho thanh toán viên, phụ trách thanh toán nhập khẩu bộ hồ sơ sau:
+ Đơn yêu cầu mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của ngân hàng)
+ Hợp đồng nhập khẩu (bản sao)
+ Giấy phép nhập khẩu của Bộ thơng mại nếu hàng đợc quản lý bằng giÊy phÐp.
Ngoài ra, công ty còn phải nộp các giấy tờ liên quan đến thủ tục thanh toán4 và ký quỹ nh:
+ Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để trả thủ tục phí cho ngân hàng
+ Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để ký quỹ mở L/C
Nếu không có đủ ngoại tệ trong tài khoản tại ngân hàng thì phải có đơn yêu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ và trả thủ tục phí hoặc hợp đồng vay ngoại tệ.
- Ký quỹ mở L/C nhằm đảm bảo an toàn trong thanh toán cho ngân hàng mở L/C Công ty thờng ký quỹ từ 10% đến 30% giá trị lô hàng Do công ty tạo đợc uy tín về thanh toán tiền hàng trong thời gian qua, mối quan hệ gắn bó giữa công ty và ngân hàng, số d tài khoản tiền gửi tại ngân hàng luôn đảm bảo thanh toán nên từ tháng 11/2005 công ty không phải ký quỹ để mở L/C.
- Sau khi xác định tỷ lệ ký quỹ và kiểm tra nội dung của đơn yêu cầu mở L/C, nếu thấy không có gì sai sót hay bất hợp lý thanh toán viên sẽ mở L/C bằng điện (TT).
- Khi L/C đã đợc gửi đi cho ngân hàng thông báo, thanh toán viên sẽ gửi một bản sao L/C cho công ty Nếu cần sửa đổi các điều khoản không chính xác trong L/C thì sẽ lập đơn yêu cầu tu chỉnh L/C.
- Khi nhận đợc điện đòi tiền cùng với bộ chứng từ của ngân hàng thông báo gửi đến thì ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ:
+ Nếu bộ chứng từ hợp lệ, ngân hàng sẽ kiểm tra mã test Nếu đúng, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty nộp tiền Khi nhận đủ tiền ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán cho bên nớc ngoài
+ Nếu bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng báo ngay cho công ty và yêu cầu họ có ý kiến giải quyết Nếu công ty chấp nhận thanh toán bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng sẽ thanh toán cho bên nớc ngoài Nếu công ty từ chối thanh toán toàn bộ hay một phần L/C, ngân hàng sẽ điện báo cho ngân hàng nớc ngoài biết, đồng thời lu bộ chứng từ tại ngân hàng mở và chờ ngân hàng nớc ngoài cho ý kiến để giải quyết.
* Thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR):
Hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty XuÊt NhËp khÈu Xi m¨ng
Đánh giá chung thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá tại Công ty
Kể từ khi thành lập đến nay, Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng đã không ngừng phát triển và khẳng định vị trí của mình Một đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của công ty đó là sự nỗ lực của bộ máy kế toán Mà chủ yếu là công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu Là một sinh viên thực tập tại công ty, với kiến thức đã học tập và nghiên cứu tại trờng, em có cơ hội tìm hiểu về hoạt động kế toán tại công ty Em xin đa ra một số nhận xet khái quát về công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty nh sau.
2.1.1 Ưu điểm trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu
Bộ phận kế toán của công ty đã đạt đợc rất nhiều thành tựu nhờ sự tổ chức một cách khoa học và hợp lý bộ máy kế toán Công ty tổ chức kế toán theo mô hình tập trung Bộ máy kế toán đợc tổ chức gọn nhẹ (7 nhân viên) phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng Với đội ngũ nhân viên có trình độ tơng đối đồng đều (100% tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành tài chính kế toán) đợc bố trí một cách hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi ngời Công tác kế toán đợc phân công rõ ràng, khoa học, không chồng chéo, mỗi nhân viên đảm nhận việc kế toán theo dõi một số khách hàng Nhờ vậy mà công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu luôn đáp ứng kịp thời, đầy đủ, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
ứ ng dụng công nghệ thông tin
Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của công ty Công việc kế toán đợc thực hiện trên máy bằng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003 Nhờ hệ thống công nghệ thông tin hiện đại đã giảm nhẹ khối lợng công việc tơng đối lớn, đồng thời đảm bảo việc xử lý thông tin kế toán một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và mang lại hiệu quả cao
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty đợc sử dụng theo đúng chế độ qui định của Bộ Tài chính Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và qui mô kinh doanh, công ty còn đăng ký lập thêm một số tài khoản cấp 3 và cấp 4 để quản lý chi tiết từng đối tợng dới sự cho phép của Bộ Tài chính Nhờ có hệ thống tài khoản chi tiết mà kế toán có thể theo dõi việc nhập khẩu từng mặt9 hàng, tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng giúp cho các nhà quản trị có kế hoạch chiến lợc phù hợp.
Tổ chức thống chứng từ kế toán
Hiện nay, công ty sử dụng chứng từ đợc lập theo đúng biểu mẫu qui định của Bộ Tài chính, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh một cách kịp thời,chính xác trên chứng từ Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh không.
Quy trình luân chuyển chứng từ đợc tổ chức một cách hợp lý từ khi bắt đầu quá trình nhập khẩu cho đến khi thanh lý kết thúc một hợp đồng nhập khẩu. Quá trình lu giữ chứng từ đợc tổ chức khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ khi cần thiết.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký chung Nhật ký chung là hình thức đơn giản, dễ ghi và đặc biệt phù hợp khi công ty thực hiện kế toán bằng máy Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi sổ theo trình tự thời gian, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
2.1.2 Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu
Hạch toán, phân bổ chi phí thu mua
Trong hệ thống tài khoản của Công ty có tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá Nhng do đặc điểm kinh doanh của công ty là bán vận chuyển thẳng không qua kho nên tất cả các chi phí thu mua hàng hoá công ty hạch toán hết vào chi phí bán hàng – TK 641 mà không sử dụng TK 1562 Hiện nay, kế toán hạch toán các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nh chi phí bốc xếp, chi phí kiểm định nh sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Nh vậy là hạch toán sai với chế độ kế toán Việc hạch toán chi phí thu mua vào chi phí bán hàng gây khó khăn trong việc xác định từng loại chi phí để có kế hoạch giảm chi phí cho phù hợp Điều đó cũng làm cho kết quả kinh doanh không đợc phản ánh chính xác.
Công ty áp dụng hình thức thanh toán chậm nên vốn của Công ty thờng bị chiếm dụng Kế toán luôn phải theo dõi một khoản công nợ của các khách hàng trong một thời gian dài, đồng thời phải đôn đốc thu hồi nợ Công ty đã0 có những chính sách phạt khi khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán nhng cha có chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm.
Lập dự phòng khoản phải thu khó đòi
Với một công ty có quan hệ khách hàng tơng đối rộng nh Công ty XuấtNhập khẩu Xi măng, thờng xuyên phát sinh các khoản nợ Nhng công ty lại không lập dự phòng phải thu khó đòi Vì vậy, cha phản ánh chính xác giá trị các khoản phải thu và khi thực tế phát sinh các khoản nợ khó đòi thì sẽ khó trong việc xử lý.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty XNK xi măng
2.2.1 Hạch toán và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu
Hiện nay, kế toán của công ty hạch toán tất cả các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá từ khi bắt đầu quá trình nhập khẩu cho đến khi thanh lý hợp đồng trong trờng hợp nhập khẩu trực tiếp vào chi phí bán hàng - TK
641 mà không hạch toán vào chi phí thu mua Nh vậy, công ty đã hạch toán sai với chế độ kế toán Dẫn đến việc xác định kết quả kinh doanh của từng kỳ không chính xác Khi hạch toán chi phí thu mua vào chi phí bán hàng – TK
641 thì chi phí của công ty sẽ tăng, trong khi đó giá vốn của lô hàng sẽ giảm. Nếu hàng đợc tiêu thụ ngay trong kỳ thì kết quả kinh doanh của kỳ kế toán không đổi Nhng nếu hàng cha đợc tiêu thụ ngay thì lợi nhuận của kỳ đó sẽ giảm Nh vậy kết quả kinh doanh của kỳ đó sẽ không chính xác.
Công ty nên sử dụng tài khoản 1562 – chi phí thu mua để hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng
Kế toán nên hạch toán nh sau:
Nợ TK 1562 – Chi phí thu mua cha có thuế GTGT
Nợ TK 133 (nếu có) – Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 1111, 121111 – Tổng giá thanh toán
Cuối kỳ, kế toán có thể phân bổ chi phí thu mua theo doanh thu từng hợp đồng nhập khẩu
Kế toán có thể tính phân bổ nh sau:
Chi phÝ thu mua phân bổ cho từng hợp đồng
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ
Doanh thu của từng hợp đồng Tổng doanh thu của các hợp đồng trong kỳ
Sau khi phân bổ xong, kế toán thực hiện bút toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Cã TK 1562 – Chi phÝ thu mua1
Kế toán phải mở thêm sổ cái TK 1562 để hạch toán các chi phí liên quan đến quá trình thu mua Kế toán sẽ không hạch toán vào TK 641 nh trớc đây. Việc hạch toán các chi phí liên quan đến thu mua vào chi phí thu mua mà không hạch toán vào chi phí bán hàng sẽ phản ánh đúng kết quả kinh doanh.
Từ đó, các nhà quản trị có thể xác định đợc chính xác các khoản chi phí và đa ra kế hoạch giảm chi phí một cách hợp lý.
VÝ dô cô thÓ nh sau:
Trong quý 2/2005, tổng chi phí bán hàng là: 1.243.061.061 đ Trong đó số chi phí liên quan đến thu mua bị hạch toán nhầm vào chi phí bán hàng là 687.170.429 đ Nếu hạch toán đúng theo chế độ thì những chi phí này phải đ- ợc hạch toán vào chi phí thu mua- TK 1562 (minh hoạ phần bôi đen ở sổ cái
TK 641 sẽ đợc chuyển sang sổ cái TK 1562). sổ cáI tài khoản
Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Phòng- DHP 11 Cớc điện thoại tháng 5/2005 11112 218048
Vũ Thị Kim Thuû(HP)- BHP13
Thanh toán tiền điện tháng 5/2005 11112 139449
Hà(HP)- BHP08 Lệ phí làm thủ tôc+giao nhËn 11112 540000
Vũ Thị Kim Thuû(HP)- BHP13
Chi làm thủ tục HQlô 20 cont VL làm gạch VLKT H§ 0524/XNK- HGt-ALC
Kế toán trởng Ngời ghi sổ
Biểu 3.1: Sổ cái TK 641 sổ cáI tài khoản
Tài khoản: 1562 – Chi phí thu mua
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Hà(HP)- BHP08 Lệ phí làm thủ tôc+giao nhËn 11112 540000
Vũ Thị Kim Thuû(HP)- BHP13
Chi làm thủ tục HQlô 20 cont VL làm gạch VLKT H§ 0524/XNK- HGt-ALC
Kế toán trởng Ngời ghi sổ
Kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua theo doanh thu cho từng hợp đồng Ví dụ nh tính chi phí phân bổ cho hợp đồng 01/05- VINACIMEX/SH ngày 11/05/05 về nhập khẩu 200,514 tấn giấy Kraft nh sau:
- Tổng doanh thu của quý: 154.463.335.267 đ
- Doanh thu HĐ 01/05- VINACIMEX/SH ngày 11/05/05: 1.498.477.579đ
Chi phí thu mua phân bổ cho
Kế toán thực hiện bút toán:
2.2.2 áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán
Công ty áp dụng phơng thức thanh toán là thanh toán chậm Nên nhiều khi vốn của công ty bị chiếm dụng Để khuyến khích khách hàng thanh toán một cách nhanh chóng nhất, tăng tốc độ luân chuyển của vốn lu động, tránh ứ đọng vốn Công ty cần phải có một chính sách thích hợp Nên đối với khách hàng thanh toán những khoản công nợ trớc thời hạn quy định, công ty nên cho họ hởng chiết khấu thanh toán để khuyến khích họ thanh toán sớm.
Khi cho họ hởng chiết khấu thanh toán thì kế toán hạch toán vào tài khoản
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 111, 112 – Tài khoản liên quan3
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635 – Chi phí tài chính
2.2.3 Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Với qui mô kinh doanh ngày càng mở rộng, khách hàng của công ty không chỉ là các Công ty Xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng mà còn mở rộng ra là các doanh nghiệp ngoài Tổng công ty, các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài Đối với các khách hàng ngoài Tổng công ty, để bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo có thể bù đắp các tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi, đồng thời phản ánh đúng giá trị thực các khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính, công ty nên lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi Cụ thể nh sau:
Thời gian lập và hoàn nhập dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm
Căn cứ xác định là nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, khế ớc vay nợ. + Nợ phải thu cha đến hạn thanh toán nhng không có khả năng thu hồi nh khách hàng mất tích, đã chết hay lâm vào tình trạng phá sản, giải thể.
Phơng pháp lập dự phòng:
- Đối với nợ phải thu quá hạn, mức trích lập dự phòng nh sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến dới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khooản nợ quá hạn từ 2 năm đến dới 3 năm.
- Đối với nợ phải thu cha đến hạn thanh toán nhng không có khả năng thu hồi thì công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi đợc để trích lập dự phòng.
Kế toán các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Công ty nên sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chi tiết theo từng khách hàng).
- Cuối kỳ kế toán năm, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi tiến hành ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Kế toán tổng hợp các khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết để theo dõi
- Cuối kỳ kế toán sau, tính số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập, nếu: + Số dự phòng phải trích lập cao hơn số d khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì công ty trích lập thêm phần chênh lệch:
Nợ TK 642– Chi phí quản lý doanh nghiệp (chênh lệch)
Có TK 139– Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chênh lệch)
+ Số dự phòng phải trích lập thấp hơn số d khoản dự phòng nợ phải thu4 khó đòi, thì công ty hoàn nhập phần chênh lệch:
Nợ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chênh lệch)
Có TK 711 – Thu nhập khác
Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi nh nợ quá hạn từ 3 năm trở lên, khách hàng đã phá sản, giải thể hay đã chết hoặc mất tích và không có khả năng chi trả thì công ty xử lý nh sau:
- Lập hồ sơ xử lý bao gồm:
+ Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp
+ Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá, các tài liệu khách quan chứng minh đợc số nợ tồn đọng và giấy tờ tài liệu liên quan
+ Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ cha thu hồi đợc.
- Kế toán các khoản nợ không có khả năng thu hồi:
Nợ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chênh lệch)
Có TK 131 – Phải thu khách hàng Đồng thời, ghi Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, công ty phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi đợc thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 111,112… - Tài khoản liên quan
Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời, ghi Có TK 004
Kế toán mở thêm sổ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi để tiến hành hạch toán và ghi sổ.
Công ty trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí tăng sẽ làm giảm lợi nhuận trớc thuế của công ty và sẽ làm giảm số thuế TNDN phải nộp, phản ánh chính xác hơn kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời, khi lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ phản ánh đúng giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính.