Tiểu Luận Môn - Quản Lý Dự Án Cho Kỹ Sư - Case Study : Quản Lý Rủi Ro – Chuyến Câu Cá Thám Hiểm Tại Alaska

Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh Trường Đại học Bách Khoa TP HCM Khoa Quản lý Công nghiệp Tiểu luận môn Quản lý Dự án cho Kỹ sư CASE STUDY Quản lý rủi ro – Chuyến câu cá thám hiểm tại Alaska 1 Tóm tắt[.]

Đại học Quốc gia TP.Hồ Chí Minh Trường Đại học Bách Khoa TP.HCM Khoa Quản lý Công nghiệp Tiểu luận môn Quản lý Dự án cho Kỹ sư CASE STUDY: Quản lý rủi ro – Chuyến câu cá thám hiểm Alaska Tóm tắt lý thuyết 1.1 Tầm quan trọng Quản lý rủi ro Quản lý rủi ro dự án nghệ thuật nhận biết khoa học, nhiệm vụ, đối phó với rủi ro thông qua hoạt động dự án mục tiêu đòi hỏi quan trọng dự án Quản lý rủi ro thường không ý dự án, lại giúp cải thiện thành công dự án việc giúp chọn lựa dự án tốt, xác định phạm vi dự án, phát triển ước tính có tính thực tế 1.2 Định nghĩa Quản lý rủi ro dự án bao gồm trình thực kế hoạch quản lý rủi ro, xác định, phân tích, lập kế hoạch ứng phó kiểm sốt rủi ro Mục tiêu quản lý rủi ro dự án nhằm tăng khả tác động tích cực lên dự án, đồng thời làm giảm khả tác động tiêu cực lên dự án Sơ đồ cung cấp nhìn tổng quan trình quản lý rủi ro dự án, cụ thể sau:  Lên kế hoạch quản lý rủi ro - Quá trình xác định làm để tiến hành loạt hoạt động quản lý rủi ro cho dự án  Xác định rủi ro - Quy trình xác định rủi ro ảnh hưởng tới dự án tài liệu đặc tả rủi ro  Thực phân tích rủi ro định tính - Q trình phân tích đánh giá xác suất xuất rủi ro  Thực phân tích rủi ro định lượng - Q trình phân tích số lượng xác định mục tiêu tổng thể dự án  Lên kế hoạch phản hồi rủi ro - Quá trình chọn lựa hành động nhằm giảm thiểu mối đe dọa đến mục tiêu dự án  Kiểm soát rủi ro - Q trình thực kế hoạch ứng phó, theo dõi, , giám sát rủi ro, xác định rủi ro đánh giá hiệu trình quản lý rủi ro dự án       1.3 Quá trình Quản lý rủi ro 1.3.1 Lên kế hoạch quản lý rủi ro Thành viên dự án nên xem xét tài liệu dự án nắm nguy dẫn tới rủi ro nhà tài trợ công ty Mức độ chi tiết thay đổi yêu cầu dự án Trong Lập Kế họach rủi ro, cần phải có thêm Kế họach dự phịng, Kế họach rút lui, Quỹ dự phịng:  Kế hoạch dự phịng (đối phó bất ngờ) hoạt động xác định trước mà thành viên dự án thực kiện rủi ro xuất  Kế hoạch rút lui thực cho rủi ro có tác động lớn tới yêu cầu mục tiêu dự án  Quỹ dự phòng (bất ngờ) hay tiền trợ cấp giữ nhà tài trợ dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu có thay đổi phạm vi hay chất lượng Một số phạm trù rủi ro khác giúp nhận biết rủi ro tiềm tàng:  Rủi ro thị trường: Sản phẩm hữu ích cho cơng ty hay tiêu thụ cơng ty khác? Và liệu người tiêu dùng có chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ khơng?  Rủi ro tài chính: Liệu cơng ty có đủ điều kiện để thực dự án? Có phải dự án cách tốt để sử dụng nguồn tài công ty?  Rủi ro công nghệ: Liệu dự án có khả thi mặt kỹ thuật? Liệu cơng nghệ có lỗi thời trước sản phẩm sản xuất? 1.3.2 Nhận biết rủi ro Nhận diện rủi ro quy trình định rủi ro ảnh hưởng đến dự án tài liệu hóa đặc điểm chúng Lợi ích quy trình tài liệu rủi ro tồn tại, kiến thức, khả giúp đội dự án biết trước cố.Nhận diện rủi ro liên quan đến việc nhận diện rủi ro ảnh hưởng đến dự án tài liệu hóa đặc điểm chúng Những người tham gia việc nhận diện rủi ro nói chung bao gồm người sau đây: đội dự án, đội quản lý rủi ro, chuyên gia vấn đề từ phận khác công ty, khách hàng, người dùng cuối, người quản lý dự án khác, bên liên quan, chuyên gia từ bên  Nhận diện rủi ro trình lặp lặp lại Phiên thực phần đội dự án, đội quản lý rủi ro Toàn đội dự án bên liên quan thực phiên lặp thứ hai Để đạt phân tích khách quan, người khơng tham gia vào dự án thực phiên lặp cuối  Phát triển ứng phó rủi ro thường đơn giản hiệu chí thực rủi ro nhận diện:  Phát huy trí tuệ dân chủ (Brainstorming – động não): Đây có lẽ kỹ thuật nhận diện rủi ro sử dụng thường xun Mục đích để có danh sách tồn diện để giải sau q trình phân tích rủi ro định tính định lượng Đội dự án thường xuyên thực động não, nhóm chuyên gia đa ngành thực kỹ thuật Dưới lãnh đạo người điều hành, người khác đưa ý tưởng rủi ro dự án Nguồn gốc rủi ro nhận diện phạm vi rộng gửi cho tất để xem xét họp Rủi ro sau phân loại, định nghĩa chúng đưa xác  Kỹ thuật Delphi: Kỹ thuật Delphi cách để đạt đồng thuận chuyên gia chủ đề rủi ro dự án Các chuyên gia rủi ro dự án xác định tham gia ẩn danh Người điều hành sử dụng bảng câu hỏi để thu thập ý tưởng rủi ro quan trọng dự án Các câu trả lời tổng hợp lại sau chuyển tới chuyên gia để thảo luận thêm Sự đồng thuận rủi ro dự án đạt vịng quy trình Kỹ thuật Delphi giúp làm giảm sai lệch liệu tránh ảnh hưởng khơng đáng có từ người đến kết  Phỏng vấn (Interviewing): Rủi ro nhận diện vấn nhà quản lý dự án có kinh nghiệm chuyên gia chuyên đề Người chịu trách nhiệm nhận diện rủi ro xác định cá nhân thích hợp, mời họ tham gia dự án, cung cấp thông tin WBS danh sách gồm nhiều giả thiết Người vấn nhận diện rủi ro dự án dựa kinh nghiệm họ, thông tin dự án, nguồn khác mà họ thấy hữu ích  Phân tích Mạnh - Yếu - Thời - Nguy (SWOT = Strong – Weak – Opportunity - Threats): Kỹ thuật kiểm tra dự án từ điểm mạnh, điểm yếu, hội khía cạnh đe dọa (SWOT) để tăng bề rộng rủi ro nhận diện rủi ro phát sinh nội Kỹ thuật bắt đầu với việc xác định điểm mạnh điểm yếu tổ chức, tập trung vào dự án, tổ chức hay lĩnh vực kinh doanh nói chung Phân tích SWOT sau định nghĩa hội cho dự án có từ điểm mạnh tổ chức mối đe dọa phát sinh từ điểm yếu tổ chức Phân tích kiểm tra mức độ mà điểm mạnh tổ chức bù đắp cho mối đe dọa, xác định hội để khắc phục điểm yếu 1.3.3 Phân tích rủi ro định tính  Là quy trình ưu tiên rủi ro để phân tích thêm hành động cách đánh giá kết hợp xác suất mà chúng lúc xuất Lợi ích quy trình cho phép nhà quản lý dự án giảm mức độ không chắn tập trung vào rủi ro có mức ưu tiên cao  Cơng cụ kỹ thuật lượng tính rủi ro gồm:  Xác suất rủi ro đánh giá tác động – Risk Probability and Impact Assessment: Đánh giá xác suất rủi ro điều tra khả mà rủi ro xảy Đánh giá tác động rủi ro điều tra hiệu tiềm mục tiêu dự án như: tiến độ, chi phí, chất lượng hiệu suất, bao gồm hiệu ứng tiêu cực mối đe dọa ảnh hưởng tích cực hội  Xác suất tác động ma trận – Probability and Impact Matrix: Rủi ro ưu tiên để phân tích lên kế hoạch phản hồi rủi ro dựa đánh giá rủi ro Đánh giá gán cho rủi ro dựa xác suất tác động chúng Như ma trận xác định kết hợp xác suất tác động dẫn đến đánh giá rủi ro độ ưu tiên thấp, trung bình cao Thuật ngữ mơ tả giá trị số sử dụng tùy thuộc vào nhu cầu tổ chức  Đánh giá chất lượng liệu rủi ro – Risk Data Quality Assessment: Đánh giá chất lượng liệu rủi ro kỹ thuật để đánh giá mức độ mà liệu rủi ro hữu ích cho việc quản lý rủi ro Nó liên quan đến việc kiểm tra mức độ rủi ro hiểu tính xác, chất lượng, độ tin cậy tính tồn vẹn liệu  Phân loại rủi ro – Risk Categorization: Rủi ro dự án phân loại theo nguồn gốc rủi ro (ví dụ, cách sử dụng RBS), diện tích dự án bị ảnh hưởng (ví dụ, cách sử dụng WBS) danh mục khác hữu ích (ví dụ, giai đoạn dự án) để xác định lĩnh vực dự án tiếp xúc rủi ro nhiều Rủi ro phân loại theo nguyên nhân gốc rễ chung Kỹ thuật giúp xác định gói cơng việc, hoạt động, giai đoạn dự án chí vai trò thành phần tham gia dự án, dẫn đến phát triển phương thức phản ứng rủi ro hiệu  Đánh giá rủi ro quan trọng: Rủi ro đòi hỏi phản ứng thời gian ngắn coi trường hợp khẩn cấp để giải Các số ưu tiên bao gồm khả phát nguy cơ, thời gian ảnh hưởng phản hồi nguy cơ, triệu chứng dấu hiệu cảnh báo đánh giá rủi ro Trong số phân tích định tính, việc đánh giá nguy khẩn cấp kết hợp với xếp hạng rủi ro thứ xác định từ xác suất tác động lên ma trận nhằm đưa đánh giá mức độ nghiêm trọng nguy gặp phải  Đánh giá chuyên gia: Đánh giá chuyên gia cần thiết để đánh giá khả tác động rủi ro Các chuyên gia thường người có kinh nghiệm với dự án tương tự 1.3.4 Phân tích rủi ro định lượng  Là quy trình phân tích tác động số lượng rủi ro xác định mục tiêu tổng thể dự án Lợi ích quy trình tạo thơng tin rủi ro định lượng để hỗ trợ việc định, nhằm giảm bớt không chắn dự án  Thơng thường theo sau việc phân tích tính chất rủi ro, hai khâu thực đồng thời tách rời Những dự án quy mô, phức tạp liên quan tới công nghệ tiên tiến thường địi hỏi phân tích mức độ phạm vi rộng lớn Kỹ thuật gồm :  Phân tích dùng định (Deision tree analysis) Cây định phương pháp dùng biểu đồ giúp bạn chọn lựa hành động tốt tình kết tương lai khơng chắn MV dạng định giúp tính tốn giá trị EMV định dựa xác suất kiện rủi ro giá trị kỳ vọng tiền tệ  Mô (simulation) Mô dùng mô hình hệ thống để phân tích hành vi mong chờ hay hoạt động hệ thống Phương pháp Monte Carlo mơ phịng kết mơ hình nhiều lần để cung cấp phân bố thống kê kết tính tốn 1.3.5 Lên kế hoạch phản hồi rủi ro  Là quy trình lựa chọn phát triển hành động để nâng cao hội giảm thiểu mối đe dọa đến mục tiêu dự án  Lợi ích quy trình giải rủi ro cách ưu tiên chúng, chèn nguồn lực hoạt động ngân sách kế hoạch, kế hoạch quản lý dự án cần thiết  Một số chiến lược ứng phó nguy có sẵn Chiến lược mà có hiệu nên chọn cho rủi ro Sau đó, hành động cụ thể cần phát triển để thực chiến lược chiến lược lưu lựa chọn  Avoidance – Tránh: Tránh rủi ro thay đổi kế hoạch dự án để loại bỏ nguy điều kiện để bảo vệ mục tiêu dự án từ tác động Mặc dù nhóm dự án khơng loại bỏ tất kiện rủi ro, số rủi ro cụ thể tránh  Transference - Chuyển nhượng: Chuyển giao rủi ro tìm cách chuyển hậu rủi ro cho bên thứ ba với quyền sở hữu phản ứng Chuyển rủi ro đơn giản cung cấp cho trách nhiệm bên cho quản lý mình; khơng loại bỏ  Mitigation - Giảm nhẹ: Giảm nhẹ tìm cách để giảm xác suất / hậu kiện nguy hại đến ngưỡng chấp nhận Hành động sớm để giảm xác suất rủi ro xảy tác động dự án có hiệu cố gắng để khắc phục hậu sau xảy Giảm thiểu chi phí phải phù hợp, đưa xác suất có nguy hậu  Acceptance - Chấp thuận: Kỹ thuật nhóm dự án định khơng thay đổi kế hoạch dự án để đối phó với nguy xác định chiến lược phản ứng thích hợp khác Chủ động chấp nhận bao gồm việc phát triển kế hoạch dự phòng để thực hiện, nên nguy xảy chấp nhận thụ động địi hỏi phải có hành động, để lại nhóm dự án để đối phó với rủi ro chúng xảy 1.3.6 Kiểm soát rủi ro  Là q trình thực kế hoạch ứng phó rủi ro, theo dõi rủi ro xác định, giám sát rủi ro lại, xác định rủi ro đánh giá hiệu trình quản lý rủi ro suốt dự án Lợi ích quy trình cải thiện hiệu cách tiếp cận rủi ro suốt vòng đời dự án để tiếp tục tối ưu hóa phản ứng rủi ro  Một số công cụ sử dụng như:  Dự án kiểm toán đáp ứng rủi ro kiểm toán rủi ro kiểm tra tài liệu hiệu phản ứng nguy việc tránh, chuyển nhượng, giảm thiểu nguy xảy hiệu ứng chủ sở hữu có nguy kiểm tốn rủi ro thực suốt vòng đời dự án để kiểm soát rủi ro  Dự án định kỳ đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro dự án thường theo lịch trình rủi ro dự án nên có chương trình nghị tất họp nhóm Xếp hạng rủi ro ưu tiên thay đổi suốt vòng đời dự án Bất kỳ thay đổi u cầu phân tích định tính định lượng bổ sung  Phân tích giá trị thu Giá trị thu được sử dụng để theo dõi hiệu suất tổng thể dự án so với kế hoạch ban đầu Kết từ phân tích giá trị thu độ lệch tiềm khả hoàn thành dự án từ mục tiêu chi phí tiến độ Khi dự án lệch đáng kể từ đường sở, xác định nguy cập nhật phân tích nên thực  Kỹ thuật đo lường hiệu suất Đo lường hiệu suất so sánh thành tựu kỹ thuật thực dự án tiến độ kế hoạch dự án thành tựu kỹ thuật Độ lệch, chẳng hạn chức kế hoạch mốc quan trọng, bao hàm rủi ro để đạt phạm vi dự án  Bổ sung kế hoạch ứng phó rủi ro Nếu có nguy xuất mà khơng dự báo trước kế hoạch ứng phó rủi ro, tác động mục tiêu lớn dự kiến, đáp ứng kế hoạch khơng đầy đủ Nó cần thiết để thực kế hoạch phản ứng phụ để kiểm soát rủi ro Tình số (Case study 7) 2.1 Dịch tình Bạn ngồi quanh đống lửa nhà nghỉ Dillingham, Alaska, bàn luận chuyến câu cá thám hiểm mà bạn cần lên kế hoạch với đồng nghiệp Great Alaska Adventures (GAA) Vào sáng sớm bạn nhận fax từ giám đốc công ty BlueNote Bà muốn thưởng cho đội quản lí tốt bà chuyến câu cá thám hiểm Alaska muốn GAA đơn vị tổ chức hướng dẫn chuyến thám hiểm Bạn vừa hoàn thành kế hoạch sơ cho chuyến (xem bên dưới) Giờ đây, bạn suy nghĩ rủi ro tiềm ẩn chuyến  Suy nghĩ rủi ro tiềm ẩn liên quan, cố gắng suy nghĩ rủi ro khác  Dùng mẫu đánh giá rủi ro sau để phân tích rủi ro:  Phát triển ma trận giải rủi ro hình 7.8 để cách bạn giải rủi ro 2.2 Kế hoạch chuyến 10 Mục tiêu chuyến  Tổ chức hướng dẫn chuyến xi dịng hệ thống sơng Tikchik Alaska từ 21 đến 25 tháng giá không 27000 $ Phương thức di chuyển  Di chuyển máy bay từ Dillingham đến trại I từ trại II Dillingham  Cung cấp phương tiện di chuyển đường sông bao gồm thuyền máy chứa người  Cung cấp bữa ăn/ngày ngày sông  Hướng dẫn cách câu cá kiểu fly-fishing đồng hồ  Cung cấp chỗ qua đêm Dillingham gồm lều cho người với đầy đủ giường xếp, chăn mền, đèn  Phải có hướng dẫn viên giàu kinh nghiệm, người phải dân câu cá chuyên nghiệp  Cấp giấy chứng nhận câu cá cho tất khách tham quan Các giai đoạn     Kí hợp đồng vào 22 tháng Khách đến vào ngày 20 tháng Di chuyển đến trại I vào ngày 21 Di chuyển từ trại II Dillingham vào 25 tháng Yêu cầu kĩ thuật  Đến khỏi khu trại phương tiện bay  Di chuyển thuyền hệ thống sơng Tikchik  Phải có phương tiện liên lạc kĩ thuật số  Việc cắp trại câu cá phải phù hợp với yêu cầu bang Alaska Các giới hạn không bao gồm  Khách tham quan tự túc việc di chuyển đến Dillingham từ 11 Dillingham  Khách tự túc cho trang phục trang thiết bị câu cá  Sẽ khơng có chuyến bay địa phương đến khu trại  Những hướng dẫn viên không đảm bảo số cá King Salmon mà vị khách câu Đánh giá khách hàng: Giám đốc Công ty BlueNote 12 Phần trả lời câu hỏi 3.1 Xác định rủi ro  Rủi ro thời tiết khắc nghiệt: Thời tiết tạo ảnh hưởng định đến việc chuyến thực hay không Nếu thời tiết xấu gây cản trở việc sử dụng phương tiện di chuyển máy bay, thuyền, tạo khơng khí khơng thích hợp cho việc vui chơi  Rủi ro thiếu nhân lực (hướng dẫn viên): Hướng dẫn viên đóng vai trị dẫn dắt, hướng dẫn khách tham quan Họ đột ngột lý cá nhân khơng tham gia chuyến làm ảnh hưởng đến khơng khí chung đoàn khách du lịch  Rủi ro cố phương tiện: Máy bay gặp cố phải sửa chữa hay thuyền bị hư vỡ vài chi tiết gặp va chạm sông làm chuyến bị kéo dài thời gian, nguyên nhân gây tai nạn cho hành khách  Rủi ro tai nạn, sức khỏe hành khách: Hành khách có trường hợp bị dị ứng với số yếu tố chuyến tham quan mà trước, hay gặp tai nạn di chuyển, câu cá, v.v… khiến người khách khác bị ảnh hưởng tiêu cực  Rủi ro việc khách hàng muốn kết thúc sớm chuyến đi: Khách hàng số lý cá nhân bất khả kháng mà đột ngột muốn chấm dứt chuyến tham quan, làm phá hỏng bầu khơng khí nghỉ ngơi, vui chơi người xung quanh 3.2 Phân tích rủi ro Rủi ro Thời tiết khắc nghiệt Thiếu nhân lực( hướng dẫn viên) Sự cố phương Khả xảy Tác động Khó khăn phát Thời điểm Trong chuyến đi, chuyến Trước bắt đầu,và chuyến 3 Trước bắt đầu, 13 tiện( chuyến bay) Tai nạn, sức khỏe khách hàng Khách hàng muốn kết thúc sớm 5 sau kết thúc Trước chuyến đi, chuyến Trong chuyến  Rủi ro thời tiết khắc nghiệt: Nếu xảy cố thời tiết khắc nghiệt, chuyến hành trình phải dừng lại để đảm bảo an toàn cho khách hàng Từ đó, ảnh hưởng đến thời gian chuyến đi, chuyến kéo dài Phải hỗn chuyến bay từ trại II Dillingham Chi phí cho việc thuê hướng dẫn viên (HDV) tăng lên, chi phí thức ăn,…  Rủi ro thiếu nhân lực (HDV): Yêu cầu phải đủ người hướng dẫn du khách Nếu thiếu chuyến hành trình khơng thể thực  Rủi ro cố phương tiện: Chuyến bay từ Dillingham đến trại I: gặp cố khơng thể cất cánh( bị hỗn thời tiết, trục trặc vấn đề kỹ thuật,…) Khách hàng không đến nơi thời gian, ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu chuyến  Rủi ro nạn, sức khỏe hành khách: Trong chuyến đi, chẳng may hành khách bị tai nạn nghiêm trọng hay bị bệnh Thì khả kết thúc chuyến sớm dự kiến Ưu tiên hàng đầu lúc phải đưa khách hàng cấp cứu Mục tiêu chuyến không đạt  Rủi ro việc khách hàng muốn kết thúc sớm chuyến đi: Trong chuyến đi, giả sử có khách hàng nhận tin tức cấp bách, họ cần phải gấp để giải chuyện riêng tư Thì cần phải có phương tiện khác để đưa người 3.3 Lập kế hoạch ứng phó rủi ro Rủi ro Cách ứng phó Kế hoạch dự phịng Kích hoạt Thời tiết khắc + Chấp nhận rủi ro: Tạm thời dừng lịch Thay đổi hoạt động lịch Thời tiết khơng có 14 Người chịu trách nhiệm trình Cho khách nghỉ ngơi nghiệt Thiếu nhân lực (HDV) Sự cố phương tiện + Giảm nhẹ rủi ro: Sắp xếp lịch trình theo Dự báo thời tiết đáng tin cậy + Chuyển rủi ro: Kí hợp đồng với HDV + Giảm nhẹ rủi ro: Sử dụng phương tiện dự phòng + Chuyển rủi ro: Kí hợp đồng phía cung cấp phương tiện Tai nạn, sức khỏe khách hàng + Chuyển rủi ro: Mua bảo hiểm tai nạn cho khách hàng trước Khách hàng muốn kết thúc sớm + Giảm nhẹ rủi ro: Hợp đồng ghi rõ khơng bổi hồn tiền bên đơn phương chấm dứt lý khơng thỏa đáng trình Th HDV tạm thời địa phương Cử HDV từ công ty tới dấu hiệu chuyển biến tốt đẹp Khách hàng khơng hài lịng HDV Dời lịch trình Các phương tiện khơng thể di chuyển Tiếp tục tổ chức với vắng mặt người Khách khơng thể phục hồi trước kết thúc hành trình Chuẩn bị phương tiện đưa khách Tiếp tục tổ chức lịch trình người cịn lại không yêu cầu rời 15 Khách từ chối, kiên kết thúc 16