TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY
IN BÁO HÀ NỘI MỚI
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty In báo Hà nội mới
1.1.1.1.Tổng quan về công ty In báo Hà nội mới
Thành lập từ ngày 24 tháng 10 năm 1957, Công ty In báo Hà nội mới đã có lịch sử xây dựng và phát triển hơn 50 năm Trải qua nhiều lần tổ chức và cơ cấu lại doanh nghiệp, công ty In báo Hà nội mới hiện nay là một doanh nghiệp Nhà nước, 100% vốn kinh doanh thuộc chủ sở hữu thành uỷ Hà Nội. Công ty là một đơn vị kinh tế độc lập, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân và tự chủ về mặt tài chính.
Tên giao dịch của công ty là: Công ty In báo Hà nội mới.
Trụ sở giao dịch chính đặt tại số 35 phố Nhà Chung, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
Vốn điều lệ của công ty là 4.725.365.000 VNĐ ( Bốn tỷ, bảy trăm hai mươi lăm triệu, ba trăm sáu mươi lăm ngàn đồng) Trong đó: Vốn cố định là 3.927.878.000 VNĐ, vốn lưu động là 797.487.000 VNĐ.
Ngành nghề kinh doanh của công ty là: In báo Hà nội mới ( theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 200510, quyết định thành lập xí nghiệp In báo
Hà nội mới số 387/QĐ-UB ngày 02/03/1993 của UBND thành phố Hà nội). Đến năm 2000, công ty bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là: In các văn bản chế độ, chính sách kinh tế, chính trị của Đảng và Nhà nước In các loại sách báo, tạp chí, văn hoá phẩm được phép phát hành Kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá và vật tư ngành in Đầu tư kinh doanh bất động sản. Đồng thời, đổi tên từ xí nghiệp in báo Hà nội mới thành công ty In báo Hà nội mới theo quyết định số 1048/QĐ-UB ngày 15/03/2000 của UBND thành phố
Hà Nội về thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 1 của công ty.
Như vậy, công ty đã có lịch sử hơn 50 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in báo, trải qua nhiều giai đoạn phát triển thăng trầm khác nhau.
1.1.1.2.Các giai đoạn phát triển của công ty In báo Hà nội mới
Ngày 26/2/1957, Thành uỷ Hà Nội quyết định xuất bản tờ báo hàng ngày của Hà Nội, làm tiếng nói chính thức của Đảng bộ và nhân dân thủ đô Ngày 5/7/1957, cơ sở in Báo Cứu Quốc được chuyển từ Liên khu uỷ III về số nhà 17-19 Ngô Văn Sở, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội để phục vụ in tờ báo hàng ngày của thủ đô Cơ sở ban đầu này bao gồm: 26 người, có 10 là đảng viên, có 20 tấn máy móc thiết bị gồm 1 máy Alauzet 16 trang, 1 máy Minier 4 trang, 2 máy Minier 2 trang, 1 máy dao xén giấy, 3 tấn chữ và dụng cụ in Đúng 1 giờ sáng ngày 24/10/1957, số báo Thủ đô đầu tiên được bắt đầu in, đến 5 giờ sáng thì hoàn thành, 2500 tờ báo hàng ngày khổ 30x40cm được phát hành tới các cơ sở Đảng và nhân dân thủ đô Ngày 24/10/1957 được coi là ngày thành lập nhà in báo Thủ đô (nay là công ty in báo Hà nội mới).
Năm 1962, chính quyền thành phố trưng mua nhà in Tê-rê-xa giao cho toà soạn và nhà in báo quản lý, sử dụng để in báo Thủ đô Nhà xưởng thời điểm này gồm có 1 dãy nhà 2 tầng, 1 dãy nhà ngang cấp 4, 1 dãy nhà kho nhỏ, khu vực giữa có 2 dãy nhà mái ngói cấp 4, phần còn lại là sân Địa điểm của nhà xưởng này được đặt tại 35 Nhà Chung Đồng thời cũng trong năm
1962, nhà in được chính quyền thành phố cho mua lại 1 máy in cuốn bằng chữ tờ rời kiểu Duplex (Thụy Sĩ chế tạo) của nhà in CTHD Bắc Hà.
Trong suốt thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, Xí nghiệp in báo Hà nội mới vẫn bám trụ trong nội thành, các thiết bị máy móc được xây tường bao che, đào hầm trú ẩn, bao bọc bê tông kiên cố, tiếp tục phục vụ in báo hàng ngày tại trụ sở 35 Nhà Chung Năm 1970, Thành uỷ Hà Nội có chủ trương hợp nhất hài nhà in là Xí nghiệp in CTHD Lê Cường ở 73-75 Hàng Bồ và nhà in báo Thủ đô Tuy thống nhất nhưng vẫn sản xuất tại hai cơ sở in như cũ là ở 75 Hàng Bồ và 35 phố Nhà Chung Trước những khó khăn do có sự tách biệt này, ngày 3/9/1973, thành phố lại quyết định tách cơ sở in ở 35 Nhà Chung trở lại thành Xí nghệp in báo Hà nội mới Xí nghiệp gồm có 115 cán bộ công nhân viên, và trực thuộc ban biên tập báo Hà nội mới.
Sau thắng lợi của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, xí nghiệp in báo Hà nội mới tiếp tục phát triển và bước đầu đổi mới để đáp ứng những yêu cầu nhiêm vụ mới Xí nghiệp tiến hành đầu tư nhiều dây chuyền công nghệ hiện đại để đáp ứng yêu cầu của phát triển sản xuất: là nhà in thứ hai tại Hà Nội in báo bằng máy ốp-sét cuốn Năm 1984, xí nghiệp được ban quản trị Trung ương Đảng cấp vốn cải tạo lại mặt bằng và nhà xưởng Đến thánh 10/1987, xí nghiệp đã hoàn thành xây dựng ngôi nhà 4 tầng với tổng diện tích 1200m 2 , dùng vốn tự có xây dựng thêm 400 m 2 nữa làm kho vật liệu Đồng thời, xí nghiệp cũng bắt đầu sử dụng máy tính để sắp chữ điện tử, đầu tư trang bị máy ốp sét Heidelberg 2 màu Bên cạnh đó, xí nghiệp còn chăm lo đến chiến lược con người: đào tạo và nâng cao tay nghề cho 24 công nhân máy in ốp-sét, 13 công nhân sắp chữ vi tính, 9 công nhân chế bản, bình quân cấp bậc công nhân tăng từ 3,5 lên 4,5 Đồng thời, thực hiện chế độ lương khoán sản phẩm giúp khuyến khích người lao động Do vậy chất lượng in rất được đảm bảo, khách hàng chủ động tìm đến với xí nghiệp Ngoài 2 tờ báo chính, xí nghiệp còn nhận in 18-24 các loại báo, tạp chí, tuần báo khác, và số lớn sách, lịch tờ hàng năm Đến cuối năm 1991, tổng sản phẩm quy ra tờ báo 4 trang khổ 58x42 là 29 triệu tờ, gấp 7,2 lần so với năm 1981.
Năm 1990, thực hiện chủ trương phân cấp quản lý các doanh nghiệp trực thuộc về tài chính của Đảng, Thường trực Thành uỷ Hà Nội quyết định tách xí nghiệp in báo Hà nội mới từ báo Hà nội mới, hạch toán kinh doanh độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh theo Luật doanh nghiệp, trực thuộc Ban Tài chính Quản trị Thành uỷ Hà Nội Sau đó doanh nghiệp đã đầu tư trang bị thêm nhiều máy móc hiện đại như máy in cuốn 4/4 màu Cromoman thế hệ 1, hệ thống chế bản CTF do CHLB Đức sản xuất Trong 5 năm (1995-1999), xí nghiệp đã thực hiện được chỉ tiêu doanh thu tăng 20 lần, nộp ngân sách tăng gần 4 lần, lợi nhuận tăng gần 6 lần
Năm 2000, thực hiện chủ trương của Thường trực Thành uỷ Hà Nội, Ban Tài chính Quản trị Thành uỷ Hà Nội – cơ quan chủ quản, thực hiện việc sáp nhập Công ty sản xuất dịch vụ Thăng Long cùng toàn thể cán bộ công nhân viên chức vào Công ty in báo Hà nội mới Công ty đã tiến hành đào tạo lại và bố trí các lao động một cách hợp lý Đến năm 2002, công ty đầu tư máy in cuốn thế hệ 2 - kỹ thuật số Năm 2004, công ty chủ động xây dựng kho hàng đa năng nay tại 35 Nhà Chung để dự trữ giấy in và báo Do việc chủ động trong quá trình sản xuất kinh doanh, trong những năm 2002-2006, mức tăng trưởng bình quân hàng năm các chỉ tiêu đạt như sau: sản lượng tăng 11%, tổng doanh thu tăng 14%, nộp ngân sách tăng 7%, tổng lợi nhuận tăng 24%, tiền lương bình quân tăng 10%. Đến tháng 8/2007, thực hiện chủ trương của Đảng, Thường trực thành uỷ Hà Nội quyết định sáp nhập các ban của Đảng, Công ty In báo Hà nội mới trực thuộc Văn phòng thành uỷ Hà Nội Trong hơn 50 năm hoạt động 1957-
2008, công ty In báo Hà nội mới đã được vinh dự đón nhận những phần thưởng chủ yếu sau:
- Năm 1962, Huân chương Lao động hạng Ba (cùng với báo Hànộimới).
- Năm 1982, Huân chương Lao động hạng Nhất (cùng với báo Hànộimới).
- Năm 1992, Huân chương Lao động hạng Ba (cùng với báo Hànộimới).
- Năm 1997, Huân chương Lao động hạng Nhì.
- Năm 2002, Huân chương Lao động hạng Nhất.
( Nguồn số liệu: Phòng Tổ chức hành chính, công ty In báo Hà nội mới ).
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty In báo Hà nội mới
Mỗi doanh nghiệp, tổ chức được thành lập ra đều có những chức năng nhất định Chức năng chủ yếu của công ty In báo Hà nội mới hiện nay là sản xuất kinh doanh: Công ty nhận gia công in các loại báo và tạp chí.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty hiện nay là:
Trước tiên là nhiệm vụ chính trị của công ty là phục vụ in báo Hà nội mới – Cơ quan của Thành uỷ Đảng Cộng sản Việt Nam thành phố Hà Nội, tiếng nói của Đảng bộ, chính quyền và nhân dân thủ đô trong hơn 50 năm qua.
Bên cạnh đó công ty còn có nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty và kinh doanh có lãi nộp ngân sách Nhà nước.
1.1.2.2 Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiêu thụ của công ty In báo Hà nội mới
1.1.2.2.1 Đặc điểm về sản phẩm của công ty
Sản phẩm của công ty mang những đặc điểm chung của ngành in, đồng thời cũng mang những đặc điểm riêng của in báo
Trước hết, sản phẩm của công ty là các sản phẩm in hết sức đa dạng và phong phú về chủng loại, màu sắc, kích thước như báo Hà nội mới các loại hằng ngày, Hà nội mới Chủ nhật, Hà nội mới Tin chiều, Hà nội mới cuối tuần; các loại báo khác như: Phụ nữ Việt Nam, Công an nhân dân, Pháp luật Việt Nam, Đại đoàn kết, An ninh Thủ đô, An ninh Thế giới, An ninh Hải Phòng, Giao thông vận tải, Kinh tế đô thị, Thiếu niên tiền phong; các tạp chí: Thế giới trong ta, Dân trí, Sức khoẻ…Các loại báo, tạp chí có yêu cầu cao về chất lượng, màu sắc đẹp, độ sắc cao do vậy luôn phải đảm bảo việc tuân thủ đúng quy trình công nghệ và kỹ thuật.
Sản phẩm in được sản xuất từ nguyên vật liệu chính là giấy và mực in do vậy yêu cầu về điều kiện bảo quản là tương đối cao Sản phẩm cần được bảo quản nơi khô ráo, thoáng mát, tránh để ẩm mốc gây hư hại, cũng như cần có các biện pháp an toàn tránh xảy ra cháy nổ.
Các loại vật tư phục vụ sản xuất cũng hết sức đa dạng phong phú do vậy luôn phải đảm bảo việc tổ chức quản lý chặt chẽ về chất lưọng, đảm bảo về số lượng và có các định mức sử dụng, định mức tiêu hao khác nhau để đảm bảo cho việc sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty In báo Hà nội mới
1.2.1.1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Để có một bộ máy kế toán hiệu quả nhất, công ty In báo Hà nội mới xây dựng bộ máy kế toán dựa trên các nguyên tắc sau: Đầu tiên là nguyên tắc tập trung: toàn bộ các công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng tài vụ thống kê của công ty, bắt đầu từ khâu ghi chép chứng từ ban đầu cho đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp, tổng hợp báo cáo Các phân xưởng không có kế toán riêng Phòng tài vụ thống kê là phòng ban chức năng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc.
Nguyên tắc quyền lực thống nhất, áp dụng chế độ một thủ trưởng: Đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng Quan hệ giữa các lao động kế toán trong các phần hành là quan hệ ngang, chỉ có tính chất tác nghiệp, không phải là quan hệ có tính chất trên dưới.
Bộ máy gọn nhẹ, đảm bảo việc chuyên môn hoá công việc theo các phần hành kế toán Đồng thời vẫn phải đảm bảo được sự liên hệ thống nhất giữa các phần hành.
Toàn bộ cán bộ công nhân viên trong phòng đều đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, và thường xuyên được tạo điều kiện nâng cao trình độ.
1.2.1.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty In báo Hà nội mới
Dựa trên các nguyên tắc đã được xây dựng, công ty In báo Hà nội mới đã tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Kế toán thanh toán Kế toán tiền lươngKế toán tổng hợp
Kế toán vật tư, tài sản
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty In báo Hà nội mới
Toàn bộ máy kế toán của công ty được đặt trong phòng tài vụ thống kê. Phòng tài vụ thống kê gồm 6 nhân sự đảm trách các công việc của kế toán Cụ thể như sau:
Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài vụ thống kê): Là người trực tiếp chỉ đạo bộ phận kế toán, là người trợ giúp đắc lực cho giám đốc về công tác chuyên môn trong lĩnh vực tài chính kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc Kế toán trưởng là người phân công công việc, đôn đốc nhắc nhở, kiểm tra việc thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của phòng mình. Đồng thời, hướng dẫn các nhân viên trong phòng thực hiện các chức năng của mình, phổ biến và kiểm tra việc thực hiện các chế độ và luật kế toán Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động vốn, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác tối đa các tiềm năng của tài sản; cung cấp thông tin tài chính một cách trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời cho ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan.
Kế toán thanh toán: là nhân viên kế toán phụ trách về những vấn đề liên quan đến những giao dịch thanh toán của công ty, cụ thể: thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách nhà nước Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập, kiểm tra và bảo quản các chứng từ liên quan đến thanh toán tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi, bảo quản các chứng từ ngân hàng Theo dõi tình hình công nợ phải thu, phải trả đối với từng khách hàng và nhà cung cấp để từ đó báo cáo lên kế toán trưởng và giám đốc để có những chính sách, quyết định thanh toán hợp lý đối với nhà cung cấp và thu nợ kịp thời, dứt điểm đối với khách hàng. Hàng tháng, kế toán thanh toán phải in ra sổ chi tiết tiền mặt để đối chiếu với thủ quỹ.
Kế toán vật tư, tài sản, tổng hợp: nhân viên kế toán này kiêm 3 chức năng
Về vật tư: theo dõi, ghi chép tính toán giá thành thực tế của từng loại nguyên vật liệu, quản lý theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, xác định tình hình tồn kho thường xuyên theo số lượng và giá trị, thường xuyên kiểm tra đánh giá chất lượng thực tế của vật tư tồn kho, lập các bảng kê, báo các định kỳ để phục vụ cho công tác tổng hợp và quyết toán.
Về tài sản: lập sổ sách theo dõi hạch toán tài sản, lập thẻ theo dõi từng loại TSCĐ và phản ánh giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ Ghi chép tình hình biến động tăng, giảm, mua sắm, xây dụng của từng loại tài sản.
Tổng hợp: Tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ để tiến hành tính giá thành sản phẩm Xác định kết quả các hoạt động kinh doanh trong kỳ đồng thời thực hiện các công tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo các và theo yêu cầu đột xuất.
2 kế toán tiền lương: Hình thức trả lương của công ty là lương khoán, và trả lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty vào thứ 6 hàng tuần Do vậy, công việc của kế toán tiền lương tương đối nhiều, công ty phải bố trí 2 kế toán tiền lương để đáp ứng yêu cầu của công việc Trong đó, một kế toán phụ trách tiền lương của phân xưởng máy in, một kế toán phụ trách mảng tiền lương của phân xưởng chế bản và lao động gián tiếp Kế toán tiền lương có nhiệm vụ nhận bảng chấm công, phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu sản xuất, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành…từ các phân xưởng chuyển lên, sau đó tiển hành ghi chép tổng hợp số liệu về số lượng, thời gian và kết quả lao động, tính lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), phân bổ chi phí nhân công và lập bảng thanh toán cho người lao động.
Thủ quỹ: Nắm được các nguyên tác quản lý thu chi tiền mặt do nhà nước và công ty quy định Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập, kiểm tra chứng từ, và tiến hành thu chi tiền mặt đảm bảo tuân thủ đúng các nguyên tắc về quản lý quỹ Thường xuyên tiến hành đối chiếu sổ sách với kế toán thanh toán và tiến hành kiểm kê quỹ vào ngày cuối tháng.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty In báo
1.2.2.1.Các chính sách kế toán chung
Công ty In báo Hà nội mới tổ chức vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
- Kỳ kế toán năm: Từ 1/1/năm – 31/12/năm
- Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng là: VNĐ
- Hình thức ghi sổ của công ty tổ chức theo hình thức Nhật ký chung
- Kế toán nguyên vật liệu sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
- Tài sản cố định tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Kiểm kê quỹ tiến hành hàng tháng vào ngày cuối tháng
- Phương pháp tính thuế GTGT : công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phần mềm kế toán hiện nay công ty sử dụng là phần mềm Misa SME 7.9-R3 Phần mềm này bao gồm 11 phân hệ: mua hàng, quản lý kho, ngân hàng, quản lý quỹ, tiền lương, tài sản cố định, thuế, hợp đồng, giá thành, bán hàng, và phân hệ trung tâm là Sổ Cái Phần mềm này được quản trị cơ sở dữ liệu bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server đảm bảo việc bảo mật cơ sở dữ liệu Ta có thể thấy được các phân hệ ngay trên giao diện chính của màn hình, khi ta nhấn vào phân hệ nào, thì máy sẽ tự động truy cập vào phân hệ đó
1.2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng hiện nay là tuân theo Quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đối với mỗi phần hành có thể thì có một bộ chứng từ tương ứng, cụ thể như sau:
Các chứng từ mua hàng như: Hoá đơn GTGT, hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ, giấy báo giá của khách hàng…
Các chứng từ về thu chi tiền mặt như: Phiếu đề nghị chi tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi…
Các chứng từ về tiền gửi như: Phiếu đề nghị chi séc, uỷ nhiệm chi, séc; giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê sổ chi tiết tiền gửi của ngân hàng…
Các chứng từ về nguyên vật liệu: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
1.3.1.Tình hình sử dụng lao động và kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới
1.3.1.1.Khái quát tình hình sử dụng lao động tại công ty In báo Hà nội mới
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công tác nhân sự đóng vai trò hết sức quan trọng để có được nguồn nhân lực cao, góp phần không nhỏ vào những thành công trong sản xuất kinh doanh của một công ty Do vậy, công ty In báo Hà nội mới có một phòng ban chức năng chuyên môn về nhân sự là phòng Tổ chức – Hành chính Hiện nay, toàn bộ công tác tổ chức nhân sự của công ty được thực hiện bởi phòng Tổ chức – Hành chính Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí, đề bạt, sắp xếp nhân sự.
Căn cứ vào tình hình thực tế về nhu cầu lao động, phòng Tổ chức – Hành chính tổ chức tuyển dụng lao động và ký hợp đồng lao động (phụ lục 1) Lao động tuyển dụng vào công ty có được từ hai nguồn: Một là từ thị trường lao động thông qua các phương tiện thông tin đại chúng Nguồn thứ hai là tuyển dụng từ con em công nhân viên trong công ty Quy trình tuyển dụng được thực hiện như sau:
Nếu lao động được tuyển dụng từ thị trường thì phải là lao động có nghề đối với lao động trực tiếp, có chứng chỉ, bằng cấp nếu là lao động ở bộ phận quản lý hành chính Căn cứ vào hồ sơ xin việc, công ty sẽ lựa chọn ra một số lao động để thử việc, đối với lao động trực tiếp sản xuất thời gian thử việc là 60 ngày, và 30 ngày đối với lao động ở bộ phận hành chính Sau thời gian thử việc nếu người lao động đạt yêu cầu công việc thì công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động.
Nếu lao động được tuyển dụng từ con em công nhân viên thì sẽ được ký hợp đồng luôn và được học nghề tại công ty Đối với những công việc bình đơn giản thì thời gian học nghề là 12 tháng, còn đối với công việc có yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ cao như vận hành máy in thì thời gian học nghề là 18 tháng Sau thời gian học nghề, nếu đạt yêu thì công ty sẽ tiến hành xếp bậc thợ Trường hợp ngược lại, thì lao động sẽ phải tiếp tục thời gian học nghề cho đến khi đạt yêu cầu công việc.
Hiện tại, công ty có 147 lao động và 7 học sinh học nghề Toàn bộ lao động trong công ty đều được ký hợp đồng không xác định thời hạn Đối với học sinh học nghề, công ty ký hợp đồng lao động một năm, sau đó khi hết thời gian học nghề thì ký hợp đồng không xác định thời hạn Toàn bộ lao động được phòng Tổ chức – Hành chính phân chia làm hai bộ phận Một là bộ phận công nhân trực tiếp sản suất gồm 17 tổ là Cromoman, Máy gấp, Đếm báo, OTK, Máy dao, Cắt giấy, Sách, Roland, Heildelbeg, Liên hợp, KCS máy cuốn, Điện tử, Sửa bài, Mi phim, Phơi bản, Phân màu điện tử, Vận chuyển. Thứ hai là bộ phận gián tiếp gồm phòng Tài vụ, phòng Tổng hợp, phòng Vật tư – KDXNK, phòng Tổ chức – Hành chính, Quản đốc chế bản, Quản đốc máy, và tổ Bảo vệ Để thuận tiện hơn cho việc theo dõi cơ cấu lao động của công ty, ta có thể theo dõi biểu đồ sau:
Biểu 1.5.Cơ cấu lao động tại công ty In báo Hà nội mới Để quản lý lao động một cách hiệu quả, công ty đã đề ra nội quy lao động và các quy định về khen thưởng, xử phạt Trong nội quy lao động có quy định rõ ràng về thời gian lao động và thời gian nghỉ ngơi, các quy định về trật tự trong công ty, an toàn lao động và vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ tài sản nội bộ, bí mật công nghệ kinh doanh của công ty, các hình thức xử lý vi phạm về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất Sau đây, em xin trích ra một số điểm trong nội quy lao động của công ty:
Trước hết, về thời gian lao động, công ty quy định thời gian lao động thích hợp cho từng bộ phận:
Biểu số 1.6 Quy định về thời gian lao động tại công ty in báo Hà nội mới
Bộ phận lao động Thời gian làm việc Số giờ lao động
Các phòng nghiệp vụ Buổi sáng từ 7h30’ đến 12h
Buổi chiều từ 13h đến 16h 7,5 giờ/1ngày Bảo vệ công ty
Ca đêm từ 22h – 6h (ngày hôm sau)
Bộ phận sản xuất và phục vụ trực tiếp sản xuất
Các bộ phận tự quy định và các cá nhân tự cân đối sắp xếp sao cho phù hợp với kế hoạch sản xuất của bộ phận mình
(Nguồn:Nội quy lao động công ty In báo Hà nội mới )
Bên cạnh đó, công ty cũng quy định các mức xử phạt kỷ luật từ khiển trách cho đến sa thải đối với những hành vi vi phạm kỷ luật lao động Công ty có quy định rõ ràng về khen thưởng và trách nhiệm vật chất trong các công đoạn sản xuất Các quy định chung như sau:
Trường hợp gây ra sai sót dẫn đến thiệt hại về vật chất, những người gây sai sót sẽ phải bồi thường 50% tổng giá trị thiệt hại Tỷ lệ bồi thường của mỗi người sẽ tuỳ theo từng trường hợp cụ thể để quy trách nhiệm.
Trường hợp ngược lại, nếu người lao động có những sáng kiến tiết kiệm được vật tư cho quá trình sản xuất, thì cũng được thưởng 50% tổng giá trị vật chất tiết kiệm được.
Ngoài ra, công ty còn khuyến khích người lao động bằng các khoản tiền thưởng định kỳ Hàng quý, mỗi người lao động sẽ được thưởng 10% tiền lương căn cứ vào tiền lương thực tế nhận được của mỗi người Như vậy, người lao động nào có kết quả lao động cao thì sẽ nhận được số tiền thưởng tương ứng.
1.3.1.2.Kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới
Kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới bao gồm kế toán số lượng lao động, kế toán thời gian lao động và kế toán kết quả lao động.
Kế toán số lượng lao động được tổ chức tại phòng Tổ chức hành chính – phòng ban chức năng chuyên môn về tổ chức nhân sự Để quản lý số lượng lao động trong toàn công ty phòng lập ra Danh sách lao động (Phụ lục 2) Đây cũng chính là danh sách để đóng các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khám sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty Bên cạnh đó, còn có các chứng từ khác như Hợp đồng lao động (phụ lục 1) , các quyết định về bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, đơn xin thôi việc…
Kế toán thời gian lao động được thực hiện thông qua các bảng chấm công Các bảng chấm công này được lập và theo dõi ở từng bộ phận lao động. Các trưởng phòng đối với bộ phận hành chính quản lý và các tổ trưởng sản xuất có trách nhiệm chấm công cho người lao động trong bộ phận của mình. Đối với bộ phận gián tiếp, bảng chấm công chính là căn cứ để tính tiền lương.
Do vậy, hàng tuần các trưởng phòng đối với bộ phận quản lý hành chính, và tổ trưởng tổ quản đốc các phân xưởng đối với bộ phận sản xuất phải chuyển bảng chấm công tuần (phụ lục 3) sang phòng kế toán để thực hiện việc tính tiền lương tuần Ngoài ra, bảng chấm công còn là căn cứ để kế toán tính các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương như tiền giữa ca, ca đêm, độc hại, tiền làm thêm giờ và các khoản tiền nghỉ phép chế độ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty Chính vì thế, hàng tháng, các trưởng phòng và ban quản đốc phải tập hợp bảng chấm công tháng của các tổ chuyển sang cho phòng kế toán để tính các khoản tiền nói trên Ngoài ra, đối với các trường hợp nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội phải có chứng từ kèm theo như giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ ốm của bệnh viện, giấy chứng sinh đối với trường hợp nghỉ chế độ thai sản
Kế toán kết quả lao động nhằm phản ánh số lượng và chất lượng công việc của người lao động Kế toán kết quả lao động chỉ được thực hiện tại bộ phận sản xuất trực tiếp của công ty Các chứng từ để hạch toán bao gồm phiếu giao việc (phụ lục 4) , hoặc biểu theo dõi sản lượng in để phục vụ tính lương
(phụ lục 5) , biểu theo dõi sản phẩm in do quản đốc các phân xưởng (phụ lục
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
ĐÁNH GIÁ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
Công ty In báo Hà nội mới là một doanh nghiệp có lịch sử phát triển lâu dài Với hơn 50 năm trong lĩnh vực in báo, công ty đã có những vị thế nhất định trên thị trường Hình thành và phát triển từ khi đất nước còn chiến tranh, nhưng khi đất nước đổi mới phát triển theo cơ chế thị trường, công ty đã nhanh chóng thích nghi, tồn tại và phát triển Điều này được thể hiện ở chính những kết quả kinh doanh của công ty Công ty luôn tìm cách hiện đại hoá quy trình sản xuất để tăng năng suất lao động, tạo ra được những thành tựu hết sức khả quan thể hiện qua những chỉ tiêu tăng trưởng của công ty Những thành tích đã đạt được là nhờ những dây chuyền công nghệ hiện đại, nhưng không thể bỏ qua sự đóng góp vô cùng quan trọng của nhân tố con người. Nhân tố con người ở đây bao gồm cả nhà quản lý và người lao động.
2.1.1.Những thành tựu đạt được trong công tác quản lý, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty In báo Hà nội mới
2.1.1.1.Những thành tựu đạt được trong công tác quản lý
Trước tiên, công ty có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý theo mô hình trực tuyến - chức năng Các phòng ban được chuyên môn hoá đảm bảo làm việc đúng chức năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực của mình Đồng thời, các nhân viên cấp dưới luôn nhận mệnh lệnh từ cấp trên trực tiếp, tránh được tình trạng mệnh lệnh chồng chéơ, khiến cho công việc được thực hiện một cách trôi chảy và hiệu quả Ban lãnh đạo công ty luôn có tinh thần nhanh nhạy, tiến bộ trong việc tiếp thu khoa học công nghệ mới Phương châm của công ty là luôn đổi mới công nghệ tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt nhằm thu hút khách hàng, phát huy tính cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời với việc đổi mới công nghệ, ban lãnh đạo công ty cũng quan tâm đến việc bồi dưỡng, nâng cao tay nghề cho người lao động, đáp ứng những đòi hỏi của việc sử dụng công nghệ tiên tiến Đặc biệt, công ty thực hiện chế độ tính lương khoán sản phẩm, trả lương vào thứ sáu hàng tuần để nhằm khuyến khích người lao động, tăng năng suất lao động, phát huy sức mạnh của nhân tố con người.
Công ty cũng có những quy định về xử lý kỷ luật, xử lý trách nhiệm vật chất rõ ràng, đảm bảo người lao động luôn phải có trách nhiệm trong công việc của mình Đồng thời cũng khuyến khích người lao động bằng cách hình thức khen thưởng vật chất cũng như tinh thần, khuyến khích người lao động sáng tạo trong sản xuất, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho công ty.
Công ty có phòng Tổ chức – hành chính là phòng ban chức năng chuyên môn về nhân sự Do vậy, việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp lao động được thực hiện một cách bài bản và có hệ thống.
Toàn bộ công tác tính và trả lương của công ty được thực hiện tập trung tại một phòng ban trong công ty, đó là phòng Tài vụ thống kê Đây là phòng ban chức năng chuyên môn có chức năng tham mưu cho giám đốc về các vấn đề kế toán tài chính Trong quá trình hoạt động, phòng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong công tác kế toán nói chung, và kế toán tiền lương nói riêng.
2.1.1.2.Những thành tựu đạt được trong công tác kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được thiết kế tương đối gọn nhẹ và được tổ chức tập trung tại một phòng ban chuyên môn là phòng Tài vụ thống kê Bắt đầu từ năm 2004, công ty đã đầu tư phần mềm kế toán Misa cho phòng tài vụ với mục tiêu phục vụ việc hạch toán kế toán được kịp thời, chính xác Khi đi vào sử dụng, phần mềm kế toán đã thể hiện được những ưu điểm của công nghệ Phần mềm kế toán đã làm giúp đỡ rất nhiều trong công tác kế toán, giảm bớt việc phải ghi chép sổ sách Khi cần, kế toán chỉ cần thao tác trên máy, máy tính sẽ giúp chuyển số liệu và in ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng kịp thời Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm kế toán còn đảm bảo tính bảo mật và tăng độ chính xác của số liệu hơn nhiều so với việc ghi chép thủ công.
Về hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách, báo cáo, công ty đã thực hiện vận dụng theo đúng quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo được lập theo đúng biểu mẫu, rất tiện lợi cho việc kiểm tra, so sánh, đối chiếu số liệu Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng thêm những bảng biểu, chứng từ phục vụ riêng cho công tác quản trị doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của công ty.
Về hình thức ghi sổ, công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung rất phù hợp với việc vận dụng kế toán máy
Hệ thống chứng từ, sổ sách, kế toán của công ty luôn được sắp xếp gọn gàng, và tổ chức bảo quản lưu trữ theo đúng quy định của chế độ Ngoài dữ liệu trên máy, công ty còn in ra những sổ sách giấy tờ để đảm bảo việc lưu trữ số liệu, đề phòng sự cố máy tính
Nhìn chung, cùng với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, cùng với tinh thần làm việc nghiêm túc, phòng Tài vụ thống kê đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
2.1.1.3.Những thành tựu đạt được trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Việc công ty áp dụng chế độ tiền lương khoán, tính và trả lương theo tuần khiến cho khối lượng công tác kế toán tiền lương tương đối bận rộn. Toàn bộ công tác tính và trả lương cho người lao động được thực hiện tại phòng Tài vụ thống kê của công ty Khối lượng công việc tương đối nhiều, nhưng phòng đã có sự sắp xếp tương đối hợp lý: một kế toán tính lương cho phân xưởng máy, một kế toán tính lương cho phân xưởng chế bản và gián tiếp
Bên cạnh việc tính lương, công ty còn tính và nộp các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế được tính theo tiền lương cấp bậc, không tính theo tiền lương khoán Do vậy, việc tính và nộp các khoản này do phòng Tổ chức – Hành chính của công ty thực hiện Điều này là rất hợp lý, bởi phòng Tổ chức hành chính là nơi thực hiện việc quản lý lao động, đề ra các chính sách đãi ngộ đối với người lao động Sự biến động của số lượng lao động, cấp bậc của người lao động, hệ số lương cấp bậc của mỗi được phòng Tổ chức hành chính quản lý chặt chẽ nên việc thực hiện tính lương cấp bậc để nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế là hết sức thuận tiện Thêm vào đó, việc này cũng giúp giảm bớt công việc cho phòng Tài vụ thống kê, kế toán chỉ việc hạch toán dựa trên các chứng từ mà phòng Tổ chức hành chính chuyển sang.
Công tác tính lương của công ty tương đối phức tạp Do vậy, hàng quý kế toán phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương theo một tỷ lệ ước tính vào chi phí là: Chi phí nhân công trực tiếp 65%, chi phí nhân viên phân xưởng là 10%, chi phí nhân viên quản lý 25% Việc phân bổ vào chi phí như vậy cũng có những ưu điểm nhất định là giảm bớt khối lượng công việc và giúp lên các báo cáo một cách nhanh chóng, kịp thời.
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được như trên, công tác quản lý và kế toán của công ty cũng không tránh khỏi việc có những hạn chế nhất định
2.1.2.Những hạn chế trong công tác quản lý, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Mặc dù công ty tiến hành trả lương khoán sản phẩm theo tuần đã có những đóng góp tích cực trong việc khuyến khích người lao động, đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhưng công tác quản lý, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty hiện nay còn có những nhược điểm cần khắc phục:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
IN BÁO HÀ NỘI MỚI
2.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong cơ chế kinh tế thị trường, tiền lương được coi là giá cả của sức lao động Do đó chế độ tiền lương hợp lý sẽ là động lực mạnh mẽ, tạo động cơ khuyến khích người lao động làm việc Bên cạnh tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương cũng thể hiện một phần chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động Đồng thời chi phí tiền lương cũng là một phần của chi phí sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành và giá bán của sản phẩm Do vậy, doanh nghiệp luôn phải tìm cách cân đối hợp lý giữa chi phí bỏ ra và hiệu quả mang lại Làm thế nào để tiết kiệm chi phí tiền lương mà vẫn đảm bảo tiền thù lao trả cho người lao động luôn ở mức làm thoả mãn người lao động, khiến cho họ luôn hết lòng vì công việc. Đó luôn là một vấn đề lớn mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn giải quyết một cách tốt nhất Mà muốn giải quyết tốt được vấn đề này, trước hơn hết là phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Bởi kế toán chính là bộ phận cung cấp những thông tin, số liệu về tiền lương và chi phí tiền lương trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho việc quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị tiền lương nói riêng Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu bức thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào.
Thông qua những phân tích ở trên, ta thấy được công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty in báo Hà nội mới cũng có nhiều ưu điểm, nhưng bên cạnh đó vẫn còn có vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định Do vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yêu cầu tất yếu khách quan phù hợp với điều kiện thực tiễn của công ty, góp phần vào sự phát triển của công ty.
2.2.2.Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện
Yêu cầu trước hết của việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đó chính là việc tuân thủ đúng các chế độ và chuẩn mực kế toán Bên cạnh đó việc hoàn thiện cũng phải gắn liền với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp, việc vận dụng các chế độ chuẩn mực một cách linh hoạt sao cho phù hợp với thực tế của doanh nghiệp không phải là một điều đơn giản Do vậy, trước khi đưa ra các giải pháp hoàn thiện, chúng ta phải xem xét, nghiên cứu kỹ tình hình thực tế của công ty về cơ cấu tổ chức quản lý, cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất thực tế của công ty Đặc biệt cần xem xét về các chính sách chế độ tài chính và tiền lương, các khoản trích theo lương được vận dụng tại công ty.
Do vậy, để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại công ty cần phải bỏ ra nhiều thời gian công sức để hiểu rõ được tình hình thực tế tại công ty, cần có những người am hiểu thực tế về công ty cũng như các chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành
2.2.3.Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty In báo Hà nội mới
Nhìn chung, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty In báo Hà nội mới được thực hiện phù hợp với các chế độ, chuẩn mực về kế toán hiện hành Tuy nhiên, cũng có một số điểm chưa thật sự phù hợp Việc hoàn thiện công tác kế toàn tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu cần thiết đối với công ty, và cần phải được thực hiện bởi những người am hiểu về tình hình thực tế, quy trình công nghệ và các chế độ tiền lương áp dụng trong công ty cũng như am hiểu chế độ kế toán hiện hành Ở góc độ là một sinh viên thực tập, kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, thêm vào đó là thời gian thực tập chưa đủ để giúp em có cái nhìn sát thực nhất và những ý kiến chuyên sâu về tình hình thực tế của công ty Do đó, em chỉ đưa ra một số ý kiến đề xuất theo cách nhìn nhận của bản thân với mong muốn góp phần làm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn.
Thứ nhất, công ty cần đưa ra một biểu mẫu chứng từ thống nhất để hạch toán kết quả lao động Hiện nay, công ty vừa sử dụng phiếu giao việc và biểu theo dõi sản lượng phục vụ cho việc tính lương Về bản chất biểu theo dõi sản lượng phục vụ cho việc tính lương cũng có tính chất như một phiếu giao việc.
Do đó công ty nên quy định, tất cả các tổ đều phải có một mẫu phiếu giao việc để hạch toán kết quả lao động Bởi ở mỗi quy trình công nghệ, bảng đơn giá tiền lương của mỗi quy trình đều được xây dựng dựa trên thực tiễn công việc ở quy trình đó Do vậy, phiếu giao việc đảm bảo được đầy đủ các yếu tố cho việc tính lương Các biểu mẫu xây dựng nên chỉ có một tên gọi thống nhất là phiếu giao việc.
Thứ hai, công ty cần có tổ chức kết hợp giữa phòng kế toán và phòng Tổng hợp là nơi xây dựng bảng đơn giá tiền lương để xây dựng một bảng đơn giá phù hợp với tình hình thực tiễn của công ty hiện nay Bảng đơn giá hiện nay được xây dựng từ những năm 90, bởi phòng tổng hợp So với tình hình hiện nay bảng đơn giá này có phần lạc hậu Khi xây dựng bảng đơn giá mới ngoài việc phù hợp với từng quy trình công nghệ, công ty cũng nên tham khảo ý kiến của kế toán tiền lương là những người đang trực tiếp tính lương cho toàn công ty hiện nay Một bảng đơn giá quá phức tạp cộng với các biểu mẫu chứng từ không thống nhất sẽ gây khó khăn cho việc vận dụng kế toán máy vào việc tính lương.
Thứ ba, như đã nói ở trên, hiện nay công ty không sử dụng được phân hệ kế toán tiền lương của phần mềm kế toán Misa, toàn bộ công tác tính lương của công ty hiện nay đều được thực hiện một cách thủ công, chỉ được sự trợ giúp của máy tính thông qua việc sử dụng phần mềm Excel Điều này khiến cho khối lượng công việc của kế toán tiền lương nhiều và dễ xảy ra nhầm lẫn, nhất là dịp cuối năm khi khối lượng công việc của các tổ sản xuất rất nhiều, thì công tác tính lương cũng nhiều nên những sai sót xảy ra là điều khó tránh khỏi Do vậy, công ty cần hiện đại hoá công tác tính lương Công ty có thể mời một công ty chuyên viết phần mềm về đơn vị nghiên cứu, và viết một phần mềm tính lương dành riêng cho công ty Làm như vậy, khối lượng công việc tính lương giảm đi rất nhiều, lại đảm bảo độ chính xác cao, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời.
Thứ tư, cuối mỗi quý, công ty nên thực hiện thanh toán nốt phần lương để lại, như vậy, kế toán có thể xác định chính xác chi phí nhân công thực tế ở mỗi bộ phận: nhân công trực tiếp, nhân viên quản lý phân xưởng, nhân viên quản lý hành chính, không phải sử dụng tỷ lệ ước tính 65%, 10%, 25% như hiện nay Thêm vào đó phòng tổ chức hành chính công ty cũng nên phân loại lao động theo tiêu thức:
Nhân công trực tiếp: bao gồm các tổ sản xuất
Nhân viên quản lý phân xưởng gồm các ban quản đốc
Nhân viên quản lý gồm: các phòng chức năng chuyên môn và tổ bảo vệ. để thực hiện việc tính và nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Từ đó có thể đưa ra các số liệu chính xác để phân bổ vào chi phí chứ không phân bổ theo tỷ lệ ước tính như hiện nay Việc phân loại như vậy, sẽ giúp công ty xác định được từng loại chi phí nhân công, giúp cho việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán một cách chính xác, phục vụ yêu cầu quản trị tiền lương Xác định được tỷ lệ chính xác từng loại chi phí tiền lương sẽ giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc hợp lý hoá tỷ lệ tiền lương của từng bộ phận.
Thứ năm, đối với các khoản phụ cấp có tính chất lương như tiền giữa ca, ca đêm, độc hại công ty coi như một khoản phí và hạch toán toàn bộ vào tài khoản 627 như vậy là không chính xác Hàng tháng, tiền ăn ca đều được xác định cho theo từng bộ phận Do vậy dựa vào bảng tổng hợp tiền ăn ca, công ty hoàn toàn có thể hạch toán vào đúng các tài khoản chi phí Hiện nay, công ty thực hiện hạch toán trực tiếp vào chi phí thông qua việc viết phiếu chi mà không đưa qua tài khoản 334 Do vậy, công ty có thể lập phiếu chi ghi:
Nợ TK 622: Tiền giữa ca, ca đêm, độc hại của công nhân trực tiếp sản xuất
Nợ TK 627: Tiền giữa ca, ca đêm của nhân viên quản lý phân xưởng
Nợ TK 642: Tiền giữa ca, ca đêm của nhân viên quản lý
Có TK 1111: Tổng tiền giữa ca, ca đêm, độc hại thực chi
Thứ sáu, đối với bảo hiểm xã hội 5% và bảo hiểm y tế 1% trừ vào lương công ty nên hạch toán theo đúng chế độ, tách biệt giữa việc khen thưởng, phúc lợi, công ty nên hạch toán như sau:
Khi hạch toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, ghi:
Nợ TK 334: 6% trừ vào lương
Nợ TK 622, 627, 642: 17% trích vào chi phí
Có TK 338 (3383,3384) : 23% bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp
Sau đó, nếu công ty muốn khuyến khích người lao động bằng các khoản khen thưởng, phúc lợi thì hạch toán:
Thứ bảy, đối với quỹ dự phòng trợ cấp mất việc Hàng năm, khi công ty tính được tổng tiền lương cấp bậc của cả năm, và tính được quỹ dự phòng trợ cấp mất việc bằng 3% tổng tiền lương cấp bậc, công ty chỉ trích bổ sung phần chênh lệch giữa số cần trích và số đã trích chưa sử dụng, hạch toán như sau:
Nợ TK 642 Số cần trích bổ sung
Có TK 351 Số cần trích bổ sung
Thứ tám, đối với các khoản tiền lương chế độ công ty phải ghi nhận vào chi phí tại thời điểm thực tế phát sinh Hàng quý, căn cứ vào số tiền lương chế độ tính được của tất cả các tháng trong quý, kế toán hạch toán ghi:
Nợ TK 622 Tiền lương chế độ thực phát sinh của công nhân trực tiếp sản xuất
Nợ TK 627 Tiền lương chế độ thực phát sinh của nhân viên quản lý phân xưởng
Nợ TK 642 Tiền lương chế độ thực phát sinh của nhân viên quản lý
Có TK 3342 Tổng tiền lương chế độ phải trả