Lêi nãi ®Çu 1 LỜI NÓI ĐẦU “Kiểm toán” là thuật ngữ rất mới mẻ với các doanh nghiệp Việt Nam song ảnh hưởng tích cực của kiểm toán đối với nền kinh tế đất nước trong những năm qua là không thể ph[.]
LỜI NĨI ĐẦU “Kiểm tốn” thuật ngữ mẻ với doanh nghiệp Việt Nam song ảnh hưởng tích cực kiểm tốn kinh tế đất nước năm qua phủ nhận Trong ba loại hình kiểm tốn Kiểm toán nội (KTNB) đời muộn Tuy loại hình kiểm tốn có tuổi đời trẻ KTNB lại công cụ hữu hiệu phát triển doanh nghiệp Hoạt động KTNB diễn doanh nghiệp thường KTNB Báo cáo tài (BCTC) kiểm tốn Vốn tiền cơng việc khơng thể thiếu kiểm tốn Vốn tiền khoản mục quan trọng tài sản lưu động, trình bày cách chi tiết Bảng Cân đối kế toán Vốn tiền có liên quan đến nhiều chu kỳ kinh doanh khác Vốn tiền thường đối tượng cuả sai sót, tham ơ, lợi dụng, mát Vì vậy, kiểm tốn Vốn tiền nhằm tăng cường cơng tác quản lý, cung cấp thơng tin xác thực trạng nguồn thu chi tiêu doanh nghiệp, từ nâng cao hiệu sử dụng Vốn tiền điều cần thiết Là số 23 doanh nghiệp đặc biệt Nhà nước nay, TCTy Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) phát huy vai trị tập đồn kinh doanh lớn Hơn 40 năm qua, TCTy Xăng dầu Việt Nam nhà cung cấp xăng dầu miền đất nước Sự đời hoạt động TCTy bảo đảm cho hoạt động kinh tế- xã hội - văn hoá đất nước diễn liên tục Qua trình thực tập TCTy Xăng dầu Việt Nam, qua việc tham gia kiểm toán đơn vị thành viên, qua sách báo, với kiến thức học trường, em chọn đề tài: “Kiểm toán Vốn tiền TCTy Xăng dầu Việt Nam” Đề tài viết theo ba phần sau: Phần I: Lý luận chung kiểm toán Vốn tiền Phần II: Kiểm toán Vốn tiền TCTy Xăng dầu Việt Nam Phần III: Phương hướng hồn thiện kiểm tốn Vốn tiền TCTy Xăng dầu Việt Nam Do hạn hẹp thời gian, phạm vi nghiên cứu nên viết em tránh khỏi sai sót, hạn chế Em mong nhận góp ý thầy, cô cô chú, anh chị TCTy Xăng dầu Việt Nam để viết em hoàn thiện Em xin trân trọng cám ơn PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1.VỐN BẰNG TIỀN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1.1 Đặc điểm Vốn tiền nhiệm vụ kiểm toán Vốn tiền khoản mục tài sản lưu động có tính ln chuyển cao Đó tất hình thức tiền tệ tồn trực tiếp dạng hình thái giá trị chuyển đổi thành tiền đơn vị chủ sở hữu như: Tiền mặt đồng bạc Việt Nam, Tiền mặt ngoại tệ, loại vàng bạc, đá quý, ngân phiếu, khoản tương đương tiền (dễ dàng chuyển đổi thành lượng tiền xác định khơng có nhiều rủi ro việc thay đổi giá trị) Vốn tiền gồm ba tài khoản: Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112 (Tiền gửi Ngân hàng) , Tài khoản 113(Tiền chuyển) mang đặc trưng sau: - Là khoản mục quan trọng tài sản lưu động có tính ln chuyển cao, phương tiện tốn có biên độ dao động lớn nên dễ xảy sai sót, chí đối tượng gian lận biển thủ công quỹ - Số dư khoản mục thường dùng để phân tích khả toán đơn vị, dễ bị trình bày sai lệch BCTC Thực tế cho thấy, đánh giá khả toán đơn vị, người ta thường sử dụng tỷ suất sau: Tổng số Vốn tiền + Tỷ suất toán vốn lưu động = Tổng số tài sản lưu động Tỷ suất lớn 0,5 nhỏ 0,1 khơng tốt gây ứ đọng vốn thiếu tiền để toán Tổng số Vốn tiền + Tỷ suất toán tức thời = Tổng số nợ ngắn hạn Tỷ suất lớn 0,5 khả quan tốn, nhỏ 0,5 gặp khó khăn việc tốn Nếu số dư khoản mục Vốn tiền thấp, tỷ suất toán nhỏ, khả tốn đơn vị gặp khó khăn Ngược lại, số dư cao chứng tỏ quản lý Vốn tiền hiệu - Phần lớn hoạt động doanh nghiệp liên quan đến việc thu chi trả tiền như: mua, bán hàng hoá, vật tư, tài sản; khoản đầu tư; khoản chi phí phát sinh tiền diễn hàng ngày Do đó, Vốn tiền khoản mục bị ảnh hưởng có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng doanh thu, chi phí, cơng nợ hầu hết tài sản khác doanh nghiệp Những sai phạm khoản mục có tác động đến Vốn tiền ngược lại Những đặc điểm riêng có Vốn tiền định cần thiết phải kiểm tốn Vì vậy, kiểm tốn Vốn tiền trở thành hoạt động thường xuyên bắt buộc hoạt động KTNB Thực vậy, KTNB loại hình kiểm toán KTV NB (KTV NB) đơn vị tiến hành nhằm kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực tính hiệu hệ thống kế tốn, hệ thống KSNB (KSNB) chất lượng thực thi cơng việc giao Mục đích ban đầu thành lập KTNB nhà quản lý đơn vị nhằm phát sai sót, gian lận cơng tác kế tốn Dần dần, với phát triển kinh tế, lớn mạnh loại hình doanh nghiệp, tầm quan trọng KTNB nâng cao tương xứng Phạm vi hoạt động KTNB khơng cịn giới hạn lĩnh vực tài chính, kế tốn mà mở rộng sang nhiều lĩnh vực hoạt động đơn vị ,trong bao gồm việc cải thiện nâng cao chất lượng hoạt động, tăng cường sức mạnh cho chế KSNB Trong số tài sản Bảng Cân đối kế tốn, Vốn tiền ln KTV NB đánh giá cao hầu hết kiểm toán, số dư cuối kỳ không quan trọng Bởi vì, lượng tiền vận động vào tài khoản tiền thường lớn tài khoản khác BCTC Hơn nữa, khả tiền bị gian lận cao loại tài sản khác hầu hết tài sản khác phải chuyển thành tiền sử dụng Chính vậy, KTNB, Vốn tiền trở thành đối tượng quan tâm, ý KTV NB Thơng qua kiểm tốn, KTV (KTV ) sớm phát ngăn chặn thành viên tiêu cực, gian lận quản lý hạch toán Vốn tiền Hơn nữa, KTV NB phần đáp ứng yêu cầu : - Ban Giám đốc: “Khách hàng ưu tiên KTV ” - Các phận kiểm toán Những yêu cầu mà Ban Giám đốc đề cho KTNB thường hai mức: - Hạn chế rủi ro, ngăn ngừa sai lầm hoạt động - Những phân tích, đánh giá giải pháp Hạn chế rủi ro, ngăn ngừa sai lầm hoạt động mục tiêu hàng đầu Ban Giám đốc thiết lập hệ thống KTNB Trong điều kiện kinh tế nay, rủi ro điều tất yếu khó tránh khỏi doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu Là tai mắt nhà quản lý, KTNB phải có nhiệm vụ hạn chế rủi ro, ngăn ngừa sai lầm khơng đáng có nội dung nhiệm vụ : Bảo vệ tài sản doanh nghiệp: Cụ thể tài sản ghi Bảng Cân đối kế toán, tài sản khơng có hình thái vật chất cụ thể phải bảo vệ chống hư hao, mát, bị đánh cắp, lãng phí Đảm bảo nâng cao độ tin cậy, tính thích đáng phù hợp thơng tin kinh tế, tài Thơng tin kinh tế tài kế tốn tổng hợp xử lý trình bày quan trọng cho việc hình thành lựa chọn định kinh tế nhà quản lý điều hành Thực nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá kinh tế, tài cần KTV có trình độ cao để kiểm tra, đánh giá cách khách quan trung thực tình huống, tránh không thống quan điểm phận, đơn vị doanh nghiệp - Kiểm soát việc tuân thủ luật pháp Nhà nướcvà quy định doanh nghiệp: KTV NB phải bảo đảm phận đơn vị tuân thủ văn pháp luật, quy định Nhà nướcvà quy định thân doanh nghiệp Bên cạnh đó, KTV NB kiểm tra, đánh giá hệ thống KSNB doanh nghiệp, cho phép bảo đảm tuân thủ đạo, điều hành mệnh lệnh Ban Giám đốc - Tính hiệu hoạt động, việc sử dụng nguồn lực , việc lựa chọn phương án, định Ngoài nhiệm vụ hạn chế, ngăn ngừa rủi ro, KTV phải có trách nhiệm đưa phân tích, đánh giá giải pháp cho khả cải thiện tình hình Khi kiểm tốn diễn có kết quả, KTV phải bảo đảm vấn đề kiểm tốn hồn tồn xử lý, khơng có nghi vấn có lời giải đáp trọn vẹn Bên cạnh đó, KTV phải có kiến nghị mang tính thực tiễn, có kế hoạch hành động việc triển khai hành động, giải pháp Đối với phận yêu cầu kiểm toán, người phụ trách phận mong muốn KTV giúp họ đạt mục tiêu sau: - Cải tiến nâng cao hiệu lực hệ thống KSNB phận, đơn vị - Phấn đấu đạt mục tiêu hoạt động kinh doanh : + Giảm chi phí sản xuất kinh doanh chi phí nghiệp vụ + Tăng thị phần, nâng cao chất lượng hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho khách hàng + Nâng cao hiệu hoạt động Xuất phát từ tầm quan trọng hoạt động KTNB nói chung kiểm tốn Vốn tiền nói riêng, nhiệm vụ kiểm toán đặt cho KTV NB hoàn thành yêu cầu Ban Giám đốc đơn vị kiểm toán.Tuy nhiên giới hạn viết kiểm toán Vốn tiền , nhiệm vụ kiểm tốn đặt cho KTV hồn thành gồm nội dung sau: Nhiệm vụ kiểm tốn Vốn tiền kiểm tra tính trung thực độ tin cậy nghiệp vụ thu, chi tiền.Điều có nghĩa rằng, KTV NB phải có trách nhiệm phát sai sót, gian lận cơng tác hạch tốn kế tốn Vốn tiền Trên thực tế, việc phát sai sót gian lận có phải trách nhiệm KTV hay khơng vấn đề gây nhiều tranh cãi Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế số 240 quy định KTV phải cung cấp bảo đảm định việc phát sai lầm nghiêm trọng BCTC Tuy nhiên, việc bảo đảm khơng có nghĩa KTV phải có trách nhiệm phát tất sai sót, gian lận trá hình Khái niệm sai sót, gian lận tài liệu chuyên ngành phân biệt rõ Gian lận: Là trình bày sai có chủ định báo cáo(chủ yếu BCTC) hay nhiều người doanh nghiệp thực Gian lận làm tài liệu giả thay đổi ghi chép chứng từ nhằm tham ô tài sản, tham nhũng, dấu diếm bỏ sót kết nghiệp vụ từ hồ sơ tài liệu, ghi chép nghiệp vụ khơng có thực hay áp dụng sai chế độ kế toán, sai luật pháp văn pháp quy Nhà nước Trong đó, sai sót sai lầm khơng cố ý, lỗi số học ghi chép hồ sơ gốc số liệu kế tốn, bỏ sót hiểu sai việc, áp dụng sai chế độ Mức độ ảnh hưởng sai sót thường nhẹ, khơng cố tình, khơng gây nên ảnh hưởng nghiêm trọng Đối với Vốn tiền, khả xảy sai sót gian lận tương đối lớn Vốn tiền dễ bị lạm dụng tài sản khác Do vậy, q trình kiểm tốn, KTV cần đặc biệt trọng đến khả sai sót gian lận tiền, hình thức sau: - Sai sót hạch tốn nhầm, định khoản sai, ghi sổ sai, trùng lắp - Sai lệch sổ kế toán với sổ chi tiết tiền BCTC - Phản ánh sai nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ, sổ kế toán - Để quỹ đen, lập chứng từ khống, khai tăng số chi, giảm số thu - Chứng từ thu chi không hợp pháp, hợp lý, hợp lệ Nhiệm vụ kiểm toán mà KTV phải hoàn thành kiểm tra việc tuân thủ quy định, nguyên tắc liên quan đến cơng tác quản lý hạch tốn Vốn tiền Do tầm quan trọng tiền hoạt động sản xuất kinh doanh đặc điểm riêng có Vốn tiền nên KTV phải kiểm tra để xem xét cơng tác kế tốn Vốn tiền phận, đơn vị kiểm tốn có tn thủ nguyên tắc, quy định hành quản lý, hạch tốn Vốn tiền hay khơng Đây nhiệm vụ đặc biệt, đặc trưng KTV NB Là lực lượng độc lập đặt đơn vị, thành lập để giúp đỡ nhà quản lý, KTNB có trách nhiệm phát hiện, ngăn ngừa hành vi sai trái,không tuân thủ luật pháp đơn vị kiểm tốn Bởi vì, hành động không với quy định hành Nhà nướcrất có tác động tiêu cựcđến phận, đến hoạt động khác đơn vị Cuối cùng, KTV NB phải có trách nhiệm tư vấn cho nhà quản lý vấn đề tồn tại, vướng mắc công tác quản lý, kế tốn Vốn tiền đơn vị Trong tình hình nay, doanh nghiệp xăng dầu phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt nhiệm vụ trở nên quan trọng hết 1.2 Những nguyên tắc quản lý hạch toán Vốn tiền 1.2.1 Chế độ quản lý Vốn tiền Do đặc điểm riêng có mà Vốn tiền có tầm quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc tổ chức tốt công tác quản lý Vốn tiền giúp doanh nghiệp tăng hiệu sử dụng Vốn tiền Đây điều kiện thiếu trong, định tồn thành công kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên khơng phải vấn đề đơn giản nhà quản lý Quá trình quản lý bao gồm nhiều chức chia thành nhiều giai đoạn, nói cách khái quát quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng dẫn, quy định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Như vậy, quản lý Vốn tiền thực chất việc tổ chức sử dụng Vốn tiền cho đạt hiệu tối ưu thơng qua việc hồn thành mục tiêu sau: - Cung cấp thông tin đầy đủ số tiền nhận đựoc, số chi trả tiền số dư tiền - Hạn chế đến mức tối đa mát trộm cắp gian lận - Dự tính nhu cầu chi tiêu tương lai bảo đảm số lượng tiền đủ để thực nghiệp vụ kinh doanh - Hạn chế bớt lượng tiền nhàn rỗi mà thân khơng mang lại mang lại lợi nhuận Để thực tốt cơng tác quản lý Vốn tiền doanh nghiệp cần tách biệt công tác bảo quản tiền công tác ghi chép nghiệp vụ phát sinh có liên quan Đồng thời có phân cơng rõ ràng nhân viên ghi sổ để kiểm tra dễ dàng Việc phân chia nhiệm vụ nhằm hạn chế tình trạng gian lận, thơng đồng, móc ngoặc nhân viên để rút tiền đơn vị Vì vậy, doanh nghiệp có khả phân chia trách nhiệm cho nhiều người có điều kiện quản lý nội dễ dàng doanh nghiệp nhỏ Đối với khoản mục Vốn tiền thường có hai lọai nghiệp vụ phát sinh thu tiền chi tiền Do Tài khoản Tiền mặt thường xuyên phát sinh liên quan đến nhiều nghiệp vụ nên phần trình bày cụ thể nội dung công tác quản lý tiền mặt doanh nghiệp Nghiệp vụ thu tiền mặt: Các nghiệp vụ thu tiền thường phát sinh bao gồm : - Thu từ bán hàng tiền mặt - Thu nợ tiền mặt - Thu từ vay nợ tiền mặt - Thu từ toán vãng lai nội bên Các chứng từ liên quan đến thu tiền mặt quỹ bao gồm: - Các hoá đơn bán hàng toán trực tiếp toán chịu - Các khế ước vay nợ khoản vay - Các kê toán nợ - Giấy toán tiền tạm ứng cịn thừa (hồn ứng) - Phiếu thu tiền Khi có nghiệp vụ phát sinh, người có nhu cầu nộp tiền (Có thể nhân viên Phịng Cung tiêu, Phịng Kế hoạch, Phịng Kế tốn ) đưa chứng từ liên quan đến kế toán quỹ Căn vào chứng từ này, kế toán quỹ lập phiếu thu, sau chuyển phiếu thu cho Kế tốn trưởng ký duyệt Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ ký vào phiếu thu, thủ quỹ kiểm tra số tiền ký xác nhận Cuối ngày, thủ quỹ lập báo cáo quỹ, tập hợp phiếu thu làm chứng từ gốc chuyển cho kế toán Tiền mặt ghi sổ kế toán Các phiếu thu kế toán lưu giữ bảo quản (Xem sơ đồ 1) Sơ đồ 1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt Người có nhu cầu nộp tiền Kế tốn quỹ Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán quỹ Bảo quản Nghiệp vụ thu tiền Lập phiếu thu Ký chứng từ Nhập quỹ Ghi sổ kế toán Nghiệp vụ chi tiền: Các nghiệp vụ chi Tiền mặt bao gồm: - Chi mua vật tư, hàng hoá cho kinh doanh - Chi mua tài sản cố định (TSCĐ) cho kinh doanh - Chi phí để trả nợ nhà cung cấp, nhà tín dụng - Chi phí trả lương, bảo hiểm xã hội - Chi tạm ứng nội - Chi tốn vãng lai nội bên ngồi Các chứng từ liên quan đến chi tiền bao gồm: - Các hợp đồng mua hàng - Lệnh chi tiền - Các hoá đơn mua hàng chứng từ chi mua khác - Khế ước vay nợ liên quan đến việc cho vay - Các séc chuyển tiền nộp tiền mặt vào Ngân hàng - Giấy biên nhận tiền - Phiếu chi Khi có nhu cầu chi tiền, vào hoá đơn mua hàng, lệnh chi tiền, khế ước vay nợ kế toán quỹ lập phiếu chi(gồm hai liên), chuyển cho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ký duyệt Thủ quỹ nhận phiếu chi chứng từ kèm theo tiến hành xuất quỹ tiền, người nhận tiền ký vào phiếu chi Một liên phiếu chi lưu quyển, liên phiếu chi thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ, cuối ngày chuyển phiếu chi chứng từ gốc cho kế toán quỹ ghi sổ kế toán lưu trữ, bảo quản Quá trình thể sơ đồ Sơ đồ : Quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền Người có nhu cầu chi tiền Kế toán quỹ TT - KT trưởng Thủ quỹ Kế toán quỹ Bảo quản Nghiệp vụ chi tiền Lập phiếu chiKý duyệt phiếu chi Ghi sổ kế toán Chi tiền xuất quỹ Để Vốn tiền kiểm soát chặt chẽ, hoạt động thu, chi tiền phải tuân thủ qui định Nhà nướcvề việc quản lý tiền Những nguyên tắc là: Nguyên tắc phân chia công việc hay phân nhiệm: Nguyên tắc phân chia cơng việc cơng tác kế tốn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cần thiết Sự phân công, phân nhiệm hợp lý máy kế tốn có tác dụng nâng cao lực làm việc khả chuyên môm nhân viên Người nhân viên chuyên trách công việc định ngày thành thạo thao tác công việc, nhờ xuất làm việc tăng lên tích luỹ nhiều kinh nghiệm Nhưng điều quan trọng việc phân chia cơng viểc kế tốn khả ngăng chặn sai sót, mầm mống gian lận tiêu cực Nguyên tắc bất kiêm nghiệm: Nguyên tắc không cho phép tham gia giải chức từ bắt đầu kết thúc cơng việc Có số quan, doanh nghiệp lí tiện lợi hay tiết kiệm chi phí, người phụ trách việc kiêm nhiệm thêm phần việc khác Nhưng có số lĩnh vực cơng việc mà kiêm nhiệm phải bị nghiêm cấm dẫn đến lạm dụng, gian lận Thông thường trường hợp sau không kiêm nhiệm: - Chuẩn chi thủ quỹ : Người có quyền lệnh chi tiêu hay chuẩn chi viên không đồng thời kiêm vịệc xuất chi Do đó, người chuẩn chi viên (thường lãnh đạo, trưởng quan) tổ chức không kiêm nghiệm thủ kho, thủ quỹ - Kế toán thủ quỹ: Người thủ quỹ phụ trách thu, chi tiền không kiêm nhiệm chức vụ kế tốn để đảm nhiệm ln việc quản lý sổ kế toán tổ chức (ngoại trừ giữ vài loại sổ riêng để theo dõi việc thu, chi Do nguyên tắc này, quan, doanh nghiệp, kế tốn khơng kiêm nhiệm thủ quỹ ngược lại - Kế toán thủ kho: Người kế tốn tài vụ khơng kiêm nhiệm chức vụ thủ kho để quản