Bài giảng giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM NGUYỄN VĂN PHƢƠNG | NGUYỄN TRỌNG TUYNH Chủ biên: NGUYỄN VĂN PHƢƠNG BÀI GIẢNG GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP - 2021 LỜI NĨI ĐẦU Giao tiếp đàm phán kinh doanh kỹ quan trọng góp phần tạo nên thành công cá nhân tập thể hoạt động kinh tế Giao tiếp đàm phán kinh doanh đƣợc thực hàng ngày tình bao gồm giao tiếp nội giao tiếp với bên doanh nghiệp Giao tiếp kinh doanh đƣợc thể qua hình thức giao tiếp ngơn ngữ viết, giao tiếp ngơn ngữ nói giao tiếp phi ngôn ngữ Tuy nhiên, dù giao tiếp ngôn ngữ giao tiếp kinh doanh hƣớng đến mục tiêu thông báo, thuyết phục thể quan điểm, ý tƣởng chủ thể giao tiếp Trong đó, đàm phán kinh doanh hƣớng đến tạo lợi ích đƣợc chia sẻ bên tham gia đàm phán, khơng có bên thua mà bên tìm đƣợc lợi ích tƣ đàm phán kinh doanh Với nhận thức đó, giảng Giao tiếp đàm phán kinh doanh đƣợc biên soạn năm 2020 nhằm bắt kịp với thay đổi môi trƣờng biến động kinh tế, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu công tác đào tạo Học viện Nông nghiệp Việt Nam Học phần giao tiếp đàm phán kinh doanh đƣợc giảng dạy cho nhiều ngành đào tạo nhƣ ngành Quản trị kinh doanh, kế tốn, chăn ni, cơng nghệ thực phẩm… đƣợc quan tâm, hƣởng ứng đông đảo số lƣợng sinh viên đăng ký học Bài giảng đƣợc biên soạn tài liệu học tập tham khảo cho sinh viên đăng ký học phần Giao tiếp đàm phàn kinh doanh Học viện Nông nghiệp Việt Nam Cấu trúc giang bao gồm chƣơng với nội dung bao gồm: Tổng quan giao tiếp kinh doanh, ngơn ngữ thể lời nói giao tiếp, kỹ thuyết trình làm việc tập thể kinh doanh, giao tiếp ngôn ngữ viết kinh doanh, giao tiếp đàm phán kinh doanh, giao tiếp tuyển dụng Bài giảng TS Nguyễn Văn Phƣơng làm chủ biên biên soạn chƣơng 1, 4, 5, ThS Nguyễn Trọng Tuynh biên soạn chƣơng 2, Nhân dịp này, xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Học viện Nơng nghiệp Việt Nam, khoa Kế tốn Quản trị kinh doanh, Bộ môn Marketing hỗ trợ tạo điều kiện để hoàn thành giảng Đây lần đầu giảng đƣợc xuất nên mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến để tiếp tục hồn thiện giảng Chúng tơi xin trân trọng cảm ơn! CHỦ BIÊN TS Nguyễn Văn Phƣơng iii MỤC LỤC Chƣơng TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH 1.1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 1.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH 1.2.1 Giao tiếp kỹ cần thiết nơi làm việc 1.2.2 Cách thức thời điểm giao tiếp kinh doanh khác tùy thuộc vào phạm vi giao tiếp 1.2.3 Giao tiếp hiệu làm tăng lợi ích cho cá nhân tổ chức 1.3 MỤC TIÊU CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH 1.3.1 Ngƣời nhận hiểu 1.3.2 Ngƣời nhận trả lời 1.3.3 Mối quan hệ thiện chí 1.3.4 Tín nhiệm tổ chức 1.4 CÁC KIỂU GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 1.4.1 Kiểu giao tiếp nội 1.4.2 Kiểu giao tiếp bên 10 1.5 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP 12 1.5.1 Quy trình giao tiếp 12 1.5.2 Các kênh 13 1.5.3 Các cản trở (Nhiễu) 13 1.5.4 Vai trò ngƣời gửi nhận tin 14 1.6 CÁC RÀO CẢN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 14 1.6.1 Lựa chọn từ ngữ 14 1.6.2 Ý nghĩa nội ý nghĩa mở rộng 14 1.6.3 Hàm ý kết luận 15 1.6.4 Chấm câu, tả, ngữ pháp cấu trúc câu 15 1.6.5 Hình thức thông điệp 15 1.6.6 Hình thức ngƣời gửi 16 1.6.7 Những yếu tố thuộc môi trƣờng 16 1.6.8 Lắng nghe 16 1.6.9 Những rào cản giao tiếp khác 21 1.7 NGUYÊN TẮC CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH 22 1.7.1 Phân tích tình giao tiếp 23 1.7.2 Phân tích ngƣời nhận để sử dụng diễn giải 23 1.7.3 Chọn mẫu thơng điệp thích hợp 24 1.7.4 Khuyến khích phản hồi 24 1.7.5 Tháo gỡ rào cản giao tiếp (các cản trở hay nhiễu) 24 iv 1.8 NHỮNG NGUYÊN TẮC HÌNH THÀNH THÔNG ĐIỆP TRONG GIAO TIẾP KINH DOANH 25 1.8.1 Lựa chọn từ ngữ 25 1.8.2 Một số nguyên tắc truyền đạt thông tin 29 CÂU HỎI ÔN TẬP 31 Chƣơng NGÔN NGỮ CƠ THỂ VÀ LỜI NÓI TRONG GIAO TIẾP 32 2.1 GIAO TIẾP BẰNG NGÔN NGỮ CƠ THỂ 32 2.1.1 Khái niệm 32 2.1.2 Những đặc điểm giao tiếp phi ngôn ngữ 32 2.1.3 Vai trò tầm quan trọng giao tiếp phi ngôn ngữ 33 2.1.4 Một số hành vi phi ngôn ngữ thông điệp chúng 33 2.1.5 Ý nghĩa ngôn ngữ cử số văn hóa khác 36 2.1.6 Kỹ nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ thể 38 2.1.7 Những tai nạn dễ gặp cử cần tránh giao tiếp phi ngôn ngữ40 2.2 GIAO TIẾP BẰNG NGƠN NGỮ NĨI 41 2.2.1 Khái niệm 41 2.2.2 Một số nội dung cần lƣu ý sử dụng ngơn ngữ nói 41 2.2.3 Kỹ lắng nghe tiếp ngơn ngữ nói 41 2.2.4 Những trở ngại việc lắng nghe có hiệu 42 2.2.5 Các kỹ để lắng nghe có hiệu 42 CÂU HỎI ÔN TẬP 43 Chƣơng KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ LÀM VIỆC TẬP THỂ TRONG KINH DOANH 44 3.1 CÁC BƢỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 44 3.1.1 Bí để tự tin thuyết trình 44 3.1.2 Các bƣớc chuẩn bị thuyết trình 44 3.1.3 Tìm hiểu thính giả 46 3.1.4 Xác định chủ đề thuyết trình 47 3.1.5 Cấu trúc nội dung thuyết trình 49 3.2 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 50 3.2.1 Cách mở đầu thuyết trình 50 3.2.2 Phần kết thuyết trình 50 3.2.3 Kỹ thuật thiết kế nội dung trình chiếu 50 3.2.4 Kỹ thuật trình bày bảng thuyết trình 51 3.2.5 Kỹ thuật thiết kế tài liệu phát tay 51 3.2.6 Ngơn ngữ thể thuyết trình 52 3.2.7 Quy trình hồi đáp thính giả 53 3.2.8 Kỹ ứng xử với tình khó thuyết trình 53 3.3 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 54 3.3.1 Tính tất yếu hợp tác làm việc nhóm 54 v 3.3.2 Bốn yếu tố tảng nhóm làm việc 55 3.3.3 Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc 56 3.3.4 Kỹ lãnh đạo nhóm 59 3.3.5 Kỹ phân cơng cơng việc nhóm 61 3.3.6 Kỹ giải xung đột nhóm 64 CÂU HỎI ÔN TẬP 65 Chƣơng GIAO TIẾP BẰNG NGÔN NGỮ VIẾT TRONG KINH DOANH 67 4.1 TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP BẰNG NGÔN NGỮ VIẾT 67 4.1.1 Sự cần thiết kỹ viết 67 4.1.2 Tầm quan trọng kỹ viết 67 4.1.3 Ƣu điểm nhƣợc điểm thông điệp viết 67 4.2 PHÁT TRIỂN BÀI VIẾT TRONG KINH DOANH 68 4.2.1 Phát triển câu 68 4.2.2 Hình thành đoạn văn 73 4.3 KỸ NĂNG VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP 76 4.3.1 Đặt tên email chuyên nghiệp 77 4.3.2 Suy nghĩ kỹ vấn đề trƣớc viết 78 4.3.3 Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn 78 4.3.4 Những lƣu ý đính kèm File 78 4.3.5 Chữ ký cá nhân 78 4.3.6 Sử dụng lời chào ngôn ngữ phù hợp 78 4.3.7 Trả lời email email khơng chủ ý gửi cho 79 4.3.8 Hãy dùng font chữ cổ cổ điển 79 4.3.9 Khơng có bí mật 79 4.3.10 Hãy gõ địa email cuối 79 4.3.11 Một số ý để trở thành ngƣời dùng email chuyên nghiệp 80 4.3.12 Một số quy tắc gửi email 80 4.3.13 Gợi ý tham khảo 80 CÂU HỎI ÔN TẬP 81 Chƣơng ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN 82 5.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN 82 5.1.1 Khái niệm đàm phán 82 5.1.2 Các nguyên tắc sai lầm thƣờng mắc phải đàm phán 82 5.1.3 Đặc điểm đàm phán kinh doanh 83 5.2 CÁC YẾU TỐ CỦA ĐÀM PHÁN 84 5.2.1 Các yếu tố sở 84 5.2.2 Bầu khơng khí đàm phán 86 5.2.3 Yếu tố trình đàm phán 87 5.3 PHƢƠNG THỨC, PHƢƠNG PHÁP VÀ PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN 88 5.3.1 Phƣơng thức đàm phán 88 vi 5.3.2 Phƣơng pháp đàm phán 88 5.3.3 Phong cách đàm phán 89 5.4 TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN 92 5.4.1 Chuẩn bị chiến lƣợc 92 5.4.2 Thu nhập số liệu/dữ liệu thông tin 94 5.4.3 Xây dựng mục tiêu đàm phán 96 5.4.5 Chuẩn bị nhân địa điểm đàm phán 98 5.4.6 Phân tích đối phƣơng 100 5.5 NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN 101 5.5.1 Một số nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán 101 5.5.2 Một số điều cần tránh đàm phán 103 CÂU HỎI ÔN TẬP 105 BÀI TẬP 105 Chương ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TUYỂN DỤNG 106 6.1 PHÂN TÍCH BẢN THÂN VÀ YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC 106 6.1.1 Thông tin cá nhân 106 6.1.2 Trình độ học vấn 107 6.1.3 Kinh nghiệm 107 6.1.4 Ngƣời giới thiệu 108 6.1.5 Sở thích nghề nghiệp 108 6.2 THU THẬP THÔNG TIN VỀ CÁC CƠ HỘI VIỆC LÀM 109 6.2.1 Trung tâm giới thiệu việc làm 109 6.2.2 Các mối quan hệ (networking contacts) 110 6.2.3 Internet 110 6.2.4 Các quan dịch vụ tuyển dụng nhà nƣớc hay tƣ nhân 111 6.2.5 Quảng cáo báo, tạp chí 111 6.2.6 Những nguồn khác 112 6.3 CHUẨN BỊ LÝ LỊCH 112 6.3.1 Các loại sơ yếu lý lịch 112 6.3.2 Định dạng sơ yếu lý lịch 113 6.3.3 Chuẩn bị sơ yếu lý lịch 114 6.3.4 Lựa chọn lý lịch 118 6.4 THƢ XIN VIỆC 119 6.4.1 Viết thƣ xin việc 120 6.4.2 Chuẩn bị gửi thƣ xin việc 126 6.5 COVER LETTER 127 6.5.1 Cover letter gì? 127 6.5.2 Cấu trúc cover letter 127 6.5.3 Những điều nhà tuyển dụng quan tâm cover letter 129 6.5.4 Tầm quan trọng cover letter 129 vii 6.5.5 Cách viết cover letter chuẩn 129 6.5.6 Những điều cần lƣu ý viết mẫu thƣ xin việc cover letter 130 6.6 PHỎNG VẤN XIN VIỆC 130 6.6.1 Chuẩn bị cho vấn 131 6.6.2 Tham dự vấn 140 6.7 CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP TUYỂN DỤNG KHÁC 143 6.7.1 Theo dõi hồ sơ thƣ xin việc 143 6.7.2 Chấp nhận lời mời vấn 144 6.7.3 Giao tiếp sau vấn 144 6.7.4 Chấp nhận tuyển dụng 145 6.7.5 Từ chối tuyển dụng 145 6.7.6 Bày tỏ biết ơn đến ngƣòi giới thiệu ngƣời khác 145 6.7.7 Xin nghỉ việc 145 CÂU HỎI ÔN TẬP 146 BÀI TẬP 147 Tài liệu tham khảo 149 viii Chƣơng TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH Chương cung cấp cho người học nội dung giao tiếp giao tiếp kinh doanh; tầm quan trọng giao tiếp kinh doanh; mục tiêu giao tiếp kinh doanh; kiểu giao tiếp kinh doanh; trình giao tiếp kinh doanh; rào cản giao tiếp kinh doanh; nguyên tắc giao tiếp kinh doanh 1.1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Ngạn ngữ Latinh có câu: “Ngƣời sống đƣợc Thánh nhân Quỷ sứ” Câu nói nói lên tầm quan trọng giao tiếp sống ngƣời Con ngƣời sống xã hội định Trong trình sống làm việc chung với ngƣời, ngƣời sử dụng phần lớn thời gian để giao tiếp, trao đổi thông tin, kinh nghiệm; chia sẻ tâm tƣ tình cảm, niềm vui, nỗi buồn; hợp tác, giúp đỡ lẫn Giao tiếp đƣợc sử dụng hầu nhƣ tất lĩnh vực kinh tế, văn hố, xã hội, đặc biệt kinh doanh Vì vậy, giao tiếp kỹ quan trọng để thành công sống nhƣ kinh doanh Các kỹ nghe, nói, đọc viết có ảnh hƣởng đến chất lƣợng mối quan hệ cá nhân giúp định tiến triển nghiệp cá nhân nói riêng tổ chức nói chung Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ xã hội ngƣời với ngƣời; ngƣời với yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu định Giao tiếp hành vi q trình, ngƣời tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá nhau, tác động qua lại, ảnh hƣởng lẫn Giao tiếp trình trao đổi thông tin chủ thể tiến hành giao tiếp, ngƣời - ngƣời gửi - gửi thông tin đến hay nhiều ngƣời khác - ngƣời nhận Ngƣời nhận sau nhận đƣợc thông điệp ngƣời gửi gửi lại thông điệp phản hồi để chứng tỏ nhận đƣợc thơng điệp hiểu Do đó, giao tiếp q trình trao đổi thơng tin hai chiều Trong q trình có góp mặt khía cạnh chính: (1) Giao lƣu; (2) Tác động qua lại; (3) Tri giác Trong tiếng Anh, ngƣời ta dùng từ “communication” để nói giao tiếp Từ “communication” bắt nguồn từ từ Latinh “communis” có nghĩa chung Khi cá nhân giao tiếp, họ cố gắng thiết lập hiểu chung họ Vì vậy, giao tiếp kinh doanh tiến trình thiết lập hiểu biết chung ngƣời môi trƣờng kinh doanh Trong kinh doanh, giao tiếp diễn thƣờng xuyên, liên tục xuyên suốt tất hoạt động kinh doanh dƣới hình thức giao tiếp khác Thực chất, giao tiếp kinh doanh hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ kinh tế, kinh doanh chủ thể nhằm thoả mãn nhu cầu định lợi ích kinh tế, kinh doanh Các chủ thể kinh doanh cần thiết phải xác lập mối quan hệ với quan Chính phủ, tổ chức phi Chính phủ, cộng đồng xung quanh doanh nghiệp, khách hàng, đối tác, giới truyền thơng Chính vậy, giao tiếp kỹ quan trọng kinh doanh 1.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH Giao tiếp gắn với ngƣời từ lúc sinh đi, gắn với xã hội lồi ngƣời thơng qua đa dạng phong phú nhu cầu Giao tiếp nhƣ mạch máu thông suốt gắn kết quan hệ phát sinh xã hội loài ngƣời Phát triển kỹ giao tiếp không cần thiết sinh viên, mà cịn cần thiết bƣớc vào cơng việc với tƣ cách cá nhân toàn xã hội, giúp cho ngƣời tự tin cơng việc, sống Kỹ giao tiếp cịn có ảnh hƣởng tích cực đến mối quan hệ cơng việc sống nói chung Kỹ giao tiếp tốt điều kiện tiên mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên cho vị trí quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Giao tiếp kỹ cần thiết nơi làm việc Những nhà kinh doanh chuyên nghiệp cho rằng, việc giao tiếp đƣợc đánh giá cao kỹ cần thiết để thành công kinh doanh, số lƣợng loại hoạt động giao tiếp liên quan đến công việc phụ thuộc vào lĩnh vực làm việc cấp bậc chịu trách nhiệm Ví dụ: ngƣời bán hàng qua điện thoại sử dụng phần lớn thời gian làm việc họ để gọi điện cho khách hàng tiềm năng; kế toán viên thu thuế đầu vào dành phần lớn thời gian họ thực thao tác nguồn liệu; chuyên gia PR thu thập thông tin viết mẩu báo; giám đốc nhân trọng vào họp, huấn luyện nhân viên chuẩn bị báo cáo Một học giả Mỹ nói: “Sự thành cơng ngƣời có 15% dựa vào kỹ thuật chun mơn, 85% phải dựa vào quan hệ giao tiếp tài xử định hƣớng nghề nghiệp nguyên nhân bạn lại thích thú với vị trí tuyển dụng Để minh họa, bạn nói số kinh nghiệm tƣơng tự nhƣ ví dụ dƣới đây: “Trong suốt năm học cuối bậc phổ thông, bắt đầu cân nhắc công việc phục vụ cộng đồng trƣờng cho chúng tơi tham gia dự án cơng ích nhƣ yêu cầu tốt nghiệp Tôi làm việc bốn tuần văn phòng thị trƣởng Vào lúc giúp lập kế hoạch xây dựng chƣơng trình giải trí sau học cho trẻ nghèo thành phố Sự thích thú mà tơi có đƣợc từ nỗ lực thành cơng thúc đẩy tơi theo học trƣờng Đại học bang Marshall, trƣờng tiếng đào tạo ngành học phục vụ cộng đồng Sau tốt nghiệp, tơi thích thú với vị trí Giám đốc cơng viên hoạt động giải trí mà vị đăng quảng cáo tuyển dụng Và nghĩ thời điểm thích hợp cho mình, vừa đạt đƣợc mục tiêu nghề nghiệp vừa giúp đỡ cho ngƣời khác.” Khi bạn cần tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi hành vi, nghĩ tới hai hay ba kinh nghiệm tích cực lẫn tiêu cực xảy khứ mà bạn sử dụng ví dụ liên quan đến vị trí mà bạn đƣợc vấn Nếu đƣợc đề nghị đƣa ví dụ kinh nghiệm tiêu cực, chứng tỏ học hỏi đƣợc từ “Có thể bạn phải làm việc chung với ngƣời trễ Ca làm việc lại sau ca làm việc bạn nhà hàng thức ăn nhanh bạn phải học sau ca làm Sau lần phải chờ đợi, khiến bạn bị trễ học, bạn phải gặp để tìm phƣơng án có lợi đơi bên Nhờ đó, bạn biết khơng có đồng hồ báo thức thƣờng dậy muộn vào bữa nghỉ trƣa Bạn đồng ý gọi điện đánh thức dậy làm trƣớc mua đồng hồ báo thức Cuối cùng, bạn trở thành ngƣời bạn tốt chƣa đầy năm sau.” Hãy nghĩ ví dụ tƣơng tự mà bạn sử dụng để trả lời câu hỏi ngƣời khó chịu mà bạn làm việc cùng, vấn đề mà bạn giải quyết, tình đầy thách thức Hãy suy nghĩ, bạn tìm ví dụ minh họa bạn chuyển khó khăn thành sức mạnh thành công Bạn đƣa ví dụ cụ thể có ý nghĩa câu phát biểu chung chung, nhƣ “Tơi xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.” 6.6.1.2 Giải với câu hỏi vi phạm pháp luật Mỹ, Úc, nƣớc châu Âu, phân biệt tuổi tác bị cấm luật thuê mƣớn lao động, luật hội làm việc bình đẳng Các luật khác liên bang tiểu bang cấm hành vi phân biệt thuê mƣớn, luật có hiệu lực nội dung câu hỏi trƣớc vấn tuyển dụng Những nhà tuyển dụng có câu hỏi khơng liên quan đến yêu cầu công việc mà gây thiệt hại đến ngƣời đƣợc bảo vệ luật chống phân biệt đối xử bị kết luận phân biệt chủng tộc Bên cạnh đó, ứng cử viên khơng đƣợc th cho rằng, câu hỏi tuổi, giới tính, khuyết tật, màu da, sắc tộc, tơn giáo liên quan đến phân biệt họ tìm đến bảo vệ 135 luật pháp Việt Nam chƣa có đầy đủ luật nghị định nhƣ vậy, cần nghiên cứu tình tham gia tuyển dụng công ty đa quốc gia Những ví dụ dƣới minh họa câu hỏi khơng thể chấp nhận đƣợc tìm kiếm thông tin không liên quan trực tiếp đến u cầu chun mơn vị trí Việc khiến cho ngƣời tuyển dụng dễ bị cơng kích cá nhân không đƣợc thuê mƣớn họ nghi ngờ có phân biệt đối xử diễn Hơn nữa, câu hỏi khiến ngƣời trả lời phẫn nộ Sau câu hỏi dƣới đây, luật hay lý thể vi phạm pháp luật: Anh (chị) tuổi (luật phân biệt tuổi tác tuyển dụng lao động - cá nhân 40) Anh (chị) trông không giống ngƣời địa nhỉ? Anh (chị) sinh đâu? (luật dân đạo luật quyền bình đẳng hội nghề nghiệp - thành phần dân tộc) Anh (chị) có chăm sóc đầy đủ không? Ai coi chừng chúng anh (chị) làm (luật dân - giới tính) Anh (chị) để lại hình đƣợc khơng? (luật dân sự, luật bình đẳng hội nghề nghiệp, luật chống phân biệt tuổi tác tuyển dụng lao động chủng tộc, thành phần dân tộc, giới tính, tuổi) Anh (chị) hay nhà thờ nào? (luật dân sự, luật chống phân biệt tuổi tác tuyển dụng lao động - tôn giáo) Thực ra, câu hỏi đơi khơng có ý phân biệt đối xử nhƣng có nhiều luật ban hành để ngăn ngừa hành vi phân biệt đối xử nhóm ngƣời định Những ngƣời tuyển dụng bị quan điều tra nghi ngờ có vi phạm, đƣợc yêu cầu chứng minh hình thức tuyển dụng khơng phân biệt đối xử có liên quan đến u cầu cơng việc Nếu câu hỏi liên quan trực tiếp đến u cầu cơng việc câu hỏi hợp pháp Ví dụ, bạn dự tuyển vào vị trí địi hỏi ngƣời làm việc phải 18 tuổi, câu hỏi tuổi tác đƣợc chấp nhận “Cơng việc địi hỏi bạn phải đủ 18 tuổi Nếu đƣợc th, bạn chứng minh đạt yêu cầu không?” Tƣơng tự, câu hỏi liên quan đến khuyết tật phải liên quan đến yêu cầu cơng việc: “DDể làm cơng việc địi hỏi anh (chị) phải có khả nâng đƣợc 50 pound, anh (chị) có rắc rối với khả khơng?” Vì vẻ bên ngồi ngƣời hình cho biết họ thành viên nhóm đƣợc luật pháp bảo vệ, hay nơi sinh ngƣời chứng nguồn gốc, chủng tộc họ, đó, câu hỏi chấp nhận đƣợc Tuy nhiên, ngành nghề nhƣ ngƣời mẫu, có yêu cầu ngoại hình định nên việc đề nghị giữ lại ảnh trƣớc tuyển dụng chấp nhận đƣợc đơi ngƣời tuyển dụng cần hình để bổ túc hồ sơ trƣờng hợp ngƣời đƣợc tuyển dụng 136 Nếu đƣợc hỏi câu hỏi “nhạy cảm” cách hợp pháp, bạn trả lời nhƣ nào? Giận dữ, cáu tiết khiến bạn khơng thể có đƣợc cơng việc Trong trƣờng hợp này, bạn tự định trả lời nhƣ Tuy nhiên, bạn cần biết khơng đƣợc trả lời cách nóng nảy Thƣờng câu hỏi đƣợc nêu có hai ngun nhân: (1) ngƣời vấn khơng nhận câu hỏi khơng phù hợp; (2) xem phản ứng bạn Nếu nhƣ đƣợc hỏi tuổi, bạn cƣời nói, “đủ già dặn để tiến hành cơng việc đủ trẻ để hồn thành tốt nó” Nếu nhƣ đƣợc hỏi chăm sóc cái, ứng viên nữ đáp “Chăm sóc khơng ảnh hƣởng đến khả làm việc tơi” hay mỉm cƣời nói “Tôi biết lên kế hoạch cho việc xếp cho việc làm khơng phải vấn đề lớn” Sau đó, bạn đƣa nói chuyện lại với vị trí tuyển dụng Bạn định có trả lời hay né tránh câu hỏi cách khéo léo, hay nói từ tốn câu hỏi khơng liên quan đến cơng việc chuyển sang chủ đề khác 6.6.1.3 Trả lời câu hỏi lương Câu hỏi lƣơng câu hỏi cuối danh sách câu hỏi truyền thống, phần quan trọng Ngƣời tuyển dụng đƣa mức lƣơng hay khoảng lƣơng cho vị trí tuyển dụng bạn nên cố gắng tìm đƣợc thơng tin trƣớc vào vấn (nếu có thể) Hay tìm hiểu xem mức lƣơng đƣợc trả cho cơng việc tƣơng tự khu vực đó, dịch vụ mơi giới việc làm có thơng tin Bạn nên nhớ nói vấn đề lƣơng vào cuối buổi vấn, sau bạn gây đƣợc ấn tƣợng có vị tốt để bàn vấn đề Nhƣng câu hỏi đƣợc đƣa vào đầu buổi vấn, trả lời cách thẳng thắn, khách quan Bạn trả lời nhƣ sau: “Khi nghiên cứu thị trƣờng việc làm, tơi thấy mức lƣơng dành cho vị trí nằm khoản $ $” Một cách trả lời khác đề nghị ngƣời vấn đƣa khoảng lƣơng đƣợc trả cho vị trí này, để bạn biết tầm quan trọng công việc từ đó, trả lời câu hỏi cách thận trọng liên quan nhiều với vị trí tuyển dụng Hãy nhớ bàn lƣơng sau bạn nhận đƣợc lời đề nghị làm việc Trong nói vấn đề này, bạn nhắc lại nhấn mạnh kỹ mà bạn mang đến công ty Khi bạn cân nhắc lời đề nghị làm việc, hỏi toàn khoản nhƣ bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ, chế độ hƣu trí, nghỉ phép, chi phí chuyển nơi làm việc Nếu nhƣ công ty không đồng ý với mức lƣơng bạn yêu cầu, bạn đồng ý với số họ đƣa (nếu có thể) đề nghị xem xét tăng lƣơng sau tháng 6.6.1.4 Chuẩn bị trả lời câu hỏi vị trí cơng việc Hãy sẵn sàng để hỏi câu hỏi chủ chốt bạn vấn Thông thƣờng, vào cuối buổi vấn ngƣời vấn hỏi bạn có câu hỏi không 137 Nhớ rằng, không nên tập trung vào câu hỏi liên quan đến lợi ích cá nhân bạn nhƣ khoản trợ cấp lƣơng, chế độ hƣu trí, lƣơng bổng Những câu hỏi bạn nên nhắm vào thông tin trách nhiệm công việc, hệ thống đánh giá nhân viên, triết lý quản trị, q trình phát triển cơng ty kế hoạch tƣơng lai, chƣơng trình phát triển nhân viên Dƣới câu hỏi mà bạn muốn thực hiện: Làm ơn mô tả nhiệm vụ cơng việc Ơng (bà) mơ tả cơng việc thƣờng ngày vị trí không? Các kiểu phân công nhiệm vụ mong đợi sáu tháng đầu làm việc? Các cách đánh giá công việc nhƣ nào? Bao lâu đánh giá lần? Công việc có cần di chuyển nhiều khơng? Tơi có đƣợc cấp xe khơng? Xin mơ tả sách chuyển nơi làm việc? Các vị có kế hoạch mở rộng kinh doanh khơng? Cơng ty có khuyến khích việc học thêm khơng? Khi ơng (bà) có định tuyển dụng? 10 Sau buổi vấn này, phải làm gì? 6.6.1.5 Nghiên cứu công ty Trƣớc vấn diễn ra, tìm hiểu cơng ty mà bạn nộp đơn nhiều tốt Bạn có thơng tin cần thiết cơng ty từ cơng ty đó, trung tâm mơi giới việc làm, phịng thƣơng mại, hiệp hội thƣơng mại, tạp chí website Việc tìm kiếm thơng tin cho bạn tảng kiến thức định cơng ty đó, ngồi cịn giúp bạn thành cơng vấn theo hai cách: (1) hỗ trợ cho việc giao tiếp bạn với ngƣời vấn; (2) giúp phân biệt bạn với ứng viên khác Bạn nên nghiên cứu câu hỏi liên quan tổ chức dƣới đây: Quy mô tổ chức nhƣ nào? Các sản phẩm hay dịch vụ công ty cung cấp? Tỷ lệ tăng trƣởng doanh thu hàng năm công ty năm qua Công ty có khoảng nhân viên? Thế mạnh cơng ty gì? Cơ cấu tổ chức cơng ty Cơng ty có phải cơng ty quốc tế khơng? Văn hóa tổ chức công ty thể điểm nào? Định hƣớng nghiệp hội thăng tiến mà công ty đƣa cho nhân viên? 10 Mức lƣơng đƣợc đƣa cho vị trí cơng việc? 138 11 Cơng ty tồn bao lâu? 10 Tên chức danh quản trị cấp cao cơng ty gì? 6.6.1.6 Chuẩn bị cho thân Cẩn thận lựa chọn trang phục, ý ăn mặc chỉnh tề, tránh đeo đồ trang sức nặng nề dùng nƣớc hoa nặng mùi Tuỳ thuộc vào ngành nghề, nam không nên đeo tai, nam nữ không nên đeo khuyên lƣỡi Ngƣời vấn ăn mặc bình thƣờng, nhiên nhà tuyển dụng mong muốn bạn ăn mặc theo lối kinh doanh cổ điển cho vấn Mặc dù trang phục phù hợp với ngành nghề khác nhau, trang phục cổ điển giúp bạn lôi đƣợc ý vào kỹ bạn vào vẻ bề Sau số gợi ý mẫu trang phục vấn Nam: - Complet cổ điển màu sẫm nhƣ xám hay xanh - Áo sơ mi tay dài màu trắng cà vạt có hoa văn rõ ràng đơn giản - Giày đƣợc đánh bóng đôi vớ phải phù hợp với giày Nên nhớ thắt lƣng phải phù hợp với giày Nữ: - Complet cổ điển kết hợp với váy ngang đầu gối dài màu sẫm nhƣ xanh hay xám Hay trang phục cổ điển kết hợp với quần dài phù hợp - Áo kiểu màu trắng với đồ trang sức hợp thời - Giày đƣợc đánh bóng đơi vớ đơn giản Nhiều cơng ty gợi ý sinh viên nên mặc trang phục công sở bình thƣờng cho buổi vấn cơng ty Bởi vì,“trang phục cơng sở” khác cơng ty nên đƣa vài gợi ý sau đây: Nam: - Áo khoác quần tây có thắt lƣng - Áo sơ mi có cổ - Giày đánh bóng đơi vớ phù hợp - Cà vạt không bắt buộc nhƣng tốt mang theo để túi áo khoác Nữ: Áo khoác thể thao quần tây có thắt lƣng Áo kiểu Đơi vớ giày đánh bóng Nên nhớ sử dụng trang sức nƣớc hoa cho sành điệu Tóc tai nên chải chuốt gọn gàng, ứng viên nên ăn mặc kiểu cách cho vấn biết nhà tuyển dụng mặc đồ jeans 139 Luyện tập cách đi, ngồi, bắt tay buổi vấn Kiểm tra để nắm ngày tháng, nơi, tên tiêu đề buổi vấn Nếu địa điểm không quen thuộc, nên đến tham quan trƣớc Lên kế hoạch để đảm bảo bạn đến sớm buổi vấn Phải dự trù thời gian có cố xảy nhƣ kẹt xe, bể bánh xe hay cố khác Đem theo cặp giấy để đựng hồ sơ sau: hai copy sơ yếu lý lịch, chép lại tiến trình cơng việc dự án cơng việc bạn thƣ xin việc có đầy đủ chi tiết nhƣ ngƣời chủ cũ, địa số điện thoại họ Ngoài ra, nên mang theo viết sổ nhỏ để ghi chép lại thơng tin vị trí tuyển dụng, tên ngƣời mà bạn gặp Xin danh thiếp để bạn biết xác tên, chức vụ địa để bạn gửi thƣ cảm ơn đến họ sau buổi vấn Tự nói với thƣ giãn vấn Xây dựng lịng tin cách tự nói với thân làm hết tất để chuẩn bị cho vấn Dự đoán câu hỏi chuẩn bị câu trả lời, nên tìm hiểu cơng ty hồn tất việc chuẩn bị cho thân trƣớc buổi vấn 6.6.2 Tham dự vấn 6.6.2.1 Thái độ vấn Hãy xem vấn hội trao dồi kỹ chun mơn với ngƣời có nhiều kiến thức lĩnh vực nghề nghiệp bạn Bạn thử tập dƣợc trƣớc, quay phim lại tự đánh giá Buổi vấn quan trọng, nhƣng bạn chuẩn bị kỹ, không nên căng thẳng thái q Đơi lúc căng thẳng đƣơng nhiên có lợi cho bạn nhƣng thái lại gây ấn tƣợng xấu Sự chuẩn bị trƣớc giúp thân tự tin giúp giảm bớt căng thẳng Chào ngƣời vấn thật nồng nhiệt gọi xác tên ngƣời vấn Hãy để ngƣời vấn dẫn dắt bạn Nếu đƣợc đề nghị bắt tay, mỉm cƣời bắt tay chặt dứt khoát Chỉ nên ngồi xuống đƣợc mời Giữ ánh nhìn hợp lý với nhà vấn Thời gian cách thức bạn hƣớng ánh nhìn đến ngƣời vấn tuỳ thuộc vào văn hoá, Bắc Mỹ khoảng 75% hợp lý Nên trọng cách thức giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ Đôi lúc ngƣời vấn thách đố bạn câu hỏi khó, tỏ lơ đễnh hay chí chọc tức bạn Hãy tỏ khơn khéo, bình tĩnh, tử tế thân thiện Trong suốt buổi vấn, nên tránh biểu sau: + Tự tin thái hay kiêu ngạo + Dễ bảo yếu mềm + Chỉ trích ngƣời chủ cũ hay đƣa ý kiến tiêu cực cho chủ đề khác + Khơng nhiệt tình + Q quan tâm đến tiền bạc 140 + Quá tham vọng + Thiếu hài hƣớc + Trả lời mù mờ + Không xem trọng thời gian ngƣời vấn + Không hút thuốc, nhai kẹo cao su, dựa lƣng vào ghế hay chống ngƣời lên bàn ngƣời vấn, hành động khơng chín chắn đùa cợt hay cƣời nói bất thƣờng Chú ý tín hiệu báo vấn kết thúc Ngƣời vấn đƣa lƣng sau ghế, đứng dậy hay dấu hiệu Khi vấn kết thúc, bày tỏ cảm kích thời gian thơng tin mà bạn có đƣợc Hãy cho ngƣời vấn biết bạn mong đợi đƣợc hồi đáp Hãy hỏi bạn nhận đƣợc định hay bạn gọi điện hỏi Bắt tay, cảm ơn nhiệt tình chào tạm biệt ngƣời vấn Sau buổi vấn, thử đánh giá biểu bạn buổi vấn Ghi lại làm tốt, cần phải thay đổi lần vấn Đồng thời, ghi lại thông tin công việc so sánh với công việc khác mà bạn có hội nhận đƣợc Ghi xác tên, chức vụ ngƣời vấn bạn 6.6.2.2 Các loại hình vấn Bất kể loại hình vấn nào, vấn thƣờng đƣợc đặt theo thời gian thỏa thuận ứng viên nhà tuyển dụng Vài doanh nghiệp lại thực vấn qua điện thoại Do việc sử dụng máy vi tính ngày gia tăng, vấn trực tuyến hay thông qua video đƣợc thực Một ngƣời hay nhóm ngƣời vấn bạn để nắm rõ trình độ chun mơn định bạn có phải ứng viên thích hợp cho vị trí tuyển dụng hay khơng Q trình tuyển chọn quan trọng tổ chức nhƣ ứng viên tiềm * Cuộc vấn hồ sơ Cuộc vấn hồ sơ hay vấn sơ để kiểm tra lại bạn có đáp ứng đƣợc trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ giao tiếp địi hỏi cá nhân cho thành cơng vị trí tuyển dụng Cuộc vấn hồ sơ diễn trung tâm việc làm trƣờng đại học hay văn phòng tuyển dụng Trong vài trƣờng hợp, cú điện thoại hay thảo luận qua điện thoại đƣợc dùng cho vấn Cuộc vấn hồ sơ bắt đầu với câu hỏi truyền thống nhƣ: Tại bạn quan tâm đến vị trí tuyển dụng này? Theo sau câu hỏi ứng xử Một hay hai nhân viên phòng nhân dẫn dắt hầu hết vấn Nếu bạn tạo ấn tƣợng tốt cho ngƣời vấn bạn đƣợc lọt vào vịng thứ hai Khơng phải tất nhà tuyển dụng tổ chức vấn hồ sơ, việc khảo sát sơ yếu lý lịch, thƣ xin việc đƣợc xem nhƣ bƣớc mở đầu trƣớc vấn thật 141 * Cuộc vấn Sau vƣợt qua vấn hồ sơ hay khảo sát sơ yếu lý lịch thƣ xin việc, bạn đƣợc mời tới văn phịng cơng ty để tham gia vấn Cuộc vấn gặp mặt vấn viên hay lúc nhóm ngƣời vấn Phỏng vấn đội nhóm đƣợc hƣớng dẫn nhóm gồm đại diện nhân sự, giám sát viên đồng nghiệp tƣơng lai bạn Khi đƣợc vấn nhóm ngƣời nên nhìn thẳng vào mắt ngƣời hỏi trả lời vấn Hãy chuẩn bị câu trả lời cho vấn viên Ln mang theo tờ giấy bút chì để ghi nhanh điều cần thiết buổi vấn tên ngƣời vấn * Phỏng vấn qua điện thoại Cách chuẩn bị cho vấn qua điện thoại khơng khác so với vấn trực tiếp, nhƣng bạn tham khảo ghi tham khảo bạn nên đặt cạnh điện thoại Ngồi thoải mái giữ giọng nói thân thiện, vui vẻ Tiếng cƣời đƣợc nghe qua giọng nói, nên mỉm cƣời nói dù vấn viên có nhìn thấy bạn hay không Do thấy đƣợc cử không lời nhƣ biểu lộ mặt ngƣời nói nên bạn khó nhận thái độ vấn viên câu trả lời bạn Những phản hồi tích cực từ ngƣời vấn giúp bạn tự tin * Phỏng vấn qua video Phỏng vấn qua video hình thức vấn mới, trở nên phổ biến chúng cho phép công ty vấn ứng viên trƣờng đại học cao đẳng với chi phí thấp Nếu bạn tham dự vấn loại này, trung tâm việc làm trƣờng đại học cung cấp thông tin nơi vấn Nhiều trƣờng đại học có riêng trung tâm hội thảo thu phát hình ảnh Nghiên cứu cho thấy ngƣời đƣợc vấn qua hội thảo có thu phát hình ảnh có đƣợc đảm bảo Ngƣời ta tìm rằng, vấn qua video chiếm tỷ lệ cao so với vấn trực tiếp họ tin loại vấn đảm bảo đƣợc xác nghi ngờ ứng viên họ giả định ứng viên có ko có kinh nghiệm hình thức vấn * Phỏng vấn trực tuyến Phỏng vấn trực tuyến sử dụng kết hợp phƣơng tiện nhƣ truyền hình, máy quay, máy vi tính mạng Internet Hình thức vấn phổ biến áp dụng phƣơng tiện đại Cả cá nhân nhóm dẫn dắt loại vấn Phỏng vấn trực tuyến giúp ngƣời chủ kiểm tra ứng viên nhanh chóng cắt giảm đƣợc chi phí vấn Với máy quay micro gắn vào máy tính, vấn trực tuyến giống với vấn qua video * Phỏng vấn nhóm Trong vấn nhóm, vài ngƣời đƣợc vấn lúc cho chức vụ Các cơng ty sử dụng hình thức để xem tƣơng tác ứng viên tƣơng tác 142 trƣờng hợp nhóm đánh giá kỹ tƣơng tác ứng viên Disney hãng hàng không khác thực loại vấn Quyết định việc tuyển dụng bạn phụ thuộc vào kết hay chuỗi vấn Bạn nên xem xét kỹ có nên nhận vị trí tuyển dụng lời đề nghị đƣợc đƣa vào cuối buổi vấn Bất kể vấn loại việc làm nào, vấn thời chiến dịch tìm việc Trong hầu hết trƣờng hợp, lời đề nghị tuyển dụng đƣợc đƣa sau buổi vấn vài ngày hay vài tuần Nếu bạn nhận đƣợc lời đề nghị vào cuối buổi vấn, bạn nên suy nghĩ thật cận thẩn, đêm Bạn thích vị trí tuyển dụng này, sau cân nhắc thật cẩn thận, bạn hồi đáp vào ngày Hãy hỏi thời gian thuận tiện để bạn gọi điện, nhƣ hỏi số điện thoại Nếu cần nhiều thời gian để suy nghĩ giải thích lý đƣa ngày xác tuần mà bạn gọi điện hồi đáp 6.7 CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP TUYỂN DỤNG KHÁC Giao tiếp tuyển dụng không giới hạn sơ yếu lý lịch, thƣ xin việc vấn Các giao tiếp tuyển dụng khác bao gồm điện thoại, thƣ, email gặp mặt trực tiếp Bạn cần xem xét thƣ xin việc chƣa đƣợc giải hay đƣa lời chấp nhận vấn Bạn cần vài cách thức liên hệ khác với nhà tuyển dụng sau vấn Chúng cần bạn muốn từ chối hay chấp nhận lời đề nghị việc làm Nếu bạn chấp nhận cơng việc, bạn cần đến đơn việc cho công việc khác Cuối cùng, bạn nên bày tỏ đánh giá cao ngƣời trợ giúp bạn trình tìm việc Những gợi ý giao tiếp tuyển dụng khác đƣợc đƣa phần chƣơng Những ví dụ có phần thân thƣ không bao gồm ngày tháng, địa chỉ, lời chào lời kết Giao tiếp cần phù hợp với cách thức tiến hành nêu phụ lục A Hơn dẫn chứng giao tiếp ông Bob Besten nhấn mạnh đến tầm quan trọng rõ ràng, vắn tắt xác giao tiếp kinh doanh Những đặc tính cần thiết cho giao tiếp tuyển dụng Trong kinh doanh, mong đợi đánh giá cao hiệu xác Và giao tiếp kinh doanh Nói bạn nghĩ ý nghĩa chúng bạn nói - hƣớng vào mục tiêu bạn đƣợc lặp lại Đối với viết hồi đáp hay email vậy, kiểm tra kỹ tả ngữ pháp 6.7.1 Theo dõi hồ sơ thƣ xin việc Khi bạn nhận thấy thƣ xin việc nộp cho nhà tuyển dụng từ lâu mà không nhận đƣợc hồi đáp, bạn cần liên hệ để kiểm tra sau vài tuần lễ Nên nhớ thƣ xin việc tổng quát, nhà tuyển dụng chƣa đặt đƣợc công việc phù hợp cho bạn, liên hệ để nhắc nhở bạn tùy trƣờng hợp, thơng qua thƣ, gặp mặt trực tiếp hay điện thoại (hãy dùng chế độ trả lời tự động) Những thông 143 điệp nhƣ mang tính trung lập cho nhà vấn, nên sử dụng cách thức trực tiếp Đây ví dụ cho thông điệp điều tra: Vào tháng gửi thƣ xin việc cho vị trí tuyển dụng phận marketing Tơi cịn quan tâm đến việc tuyển dụng Sengate Computer Sales Kể từ tháng 3, tơi hồn tất tiến sĩ quản trị kinh doanh chuyên ngành marketing Trong suốt tháng 5, đƣợc chọn thành viên ƣu tú câu lạc marketing trƣờng đại học Nếu ông cần thơng tin thêm, xin gọi điện cho tơi theo số (716) 555-2995 hay email cho theo địa dyknow@ccuicon.edu Tơi mong đƣợc vấn cho vị trí marketing công ty ông 6.7.2 Chấp nhận lời mời vấn Hầu hết lời mời vấn đƣợc thực qua điện thoại hay email Hãy chuẩn bị nhận gọi hay email lúc suốt chiến dịch tìm việc bạn trả lời cách logic, rõ ràng hợp lý Kiểm tra hộp thƣ thoại điện thoại thông tin email để chúng hoạt động tốt Giao tiếp chấp nhận lời mời vấn nên trực tiếp (do thơng điệp tích cực) nên (1) bày tỏ đánh giá cao, (2) đƣa thời gian rảnh (có thể vấn) (3) truyền tải đƣợc thái độ tích cực lạc quan Đây ví dụ thơng điệp viết hay nói lời: + Cám ơn hội vấn cho vị trí tuyển dụng phịng kế tốn mà ông dành cho Tôi vui đƣợc gặp ông để thảo luận vị trí tuyển dụng trình độ chun mơn tơi + Tơi cảm kích ơng u cầu tơi đến vấn vào ba ngày Bởi theo lịch làm việc thời khóa biểu, ngày vấn tốt vào ngày 7, hay 10 tháng Bất ngày ngày tiện cho tơi + Tơi mong đợi đến thăm văn phịng ơng để tìm hiểu thêm vị trí tuyển dụng kiểm tra sổ sách 6.7.3 Giao tiếp sau vấn Một thứ cảm ơn thích hợp sau vấn Nếu công ty sử dụng email để trao đổi thông tin với bạn, thƣ cảm ơn email phù hợp Bức thƣ nên gửi vòng hay hai ngày sau vấn Nếu bạn thích vị trí tuyển dụng bày tỏ vào thƣ Nếu khơng thích cơng việc này, thƣ cảm ơn cho vấn thích hợp Trong trƣờng hợp này, bạn nên rút lui khỏi trình tuyển dụng Lá thƣ bày tỏ tiếp tục quan tâm đến vị trí tuyển dụng nên dùng hình thức viết trực tiếp, cịn thứ rút lui nên dùng hình thức gián tiếp Những thƣ nên viết ngắn gọn, chân thành, thiết thực 144 6.7.4 Chấp nhận tuyển dụng Giao tiếp đề nghị tuyển dụng chấp nhận tuyển dụng hầu hết thông qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, theo sau thƣ xác nhận Một thƣ chấp nhận tuyển dụng thơng điệp tích cực nên sử dụng lối viết trực tiếp: (1) lời đề nghị nên đƣợc chấp nhận, (2) thông điệp cần thiết đảm nhiệm chức vụ nên viết (3) kết thúc thƣ với lời cảm ơn chân thành Sau ví dụ thƣ xác nhận đồng ý: + Lá thƣ xác nhận đồng ý vào làm đại diện marketing cho Marston Products, Inc Tơi biết việc làm có mức lƣơng 2750$/tháng 10% hoa hồng theo doanh số + Tôi háo hức đƣợc làm việc với ông Nhƣ đồng ý, báo cáo cho bà Wanda L Adams, Phó chủ tịch marketing vào lúc sáng ngày 20/06/200 - dãy A phòng 200 + Cám ơn hội đƣợc tham gia vào nhóm Marston Tơi mong đợi đƣợc bắt đầu việc làm hữu ích lâu bền với công ty 6.7.5 Từ chối tuyển dụng Trong trƣờng hợp chấp nhận tuyển dụng, giao tiếp từ chối tuyển dụng hầu hết qua điện thoại Một thơng điệp gián sau lời nói từ chối tuyển dụng thích hợp Lá thƣ nên ngắn gọn, chân thành, thiết thực đƣợc đánh máy ko nên viết tay Sau phần thân thƣ từ chối tuyển dụng: + Cám ơn có lời mời tơi làm đại diện dịch vụ khách hàng Spectrum Laboratory Tôi lấy làm cảm kích thời gian ơng dành để vấn tơi cho vị trí tuyển dụng cho phép tơi có thời gian xem xét lời mời ơng + Tôi nghĩ lời đề nghị ông tin vị trí Spectrum Laboratory thú vị đầy thử thách, nhiên, định nhận việc Access Laboratory, gần nhà tơi Tơi tin lựa chọn tốt cho vào thời điểm + Tôi thích hội đƣợc gặp ơng đội ngũ nhân viên tuyệt vời ông Xin gửi lời cảm ơn đến tất thành viên đội vấn dành thời gian cƣ xử hòa nhã lịch thiệp với 6.7.6 Bày tỏ biết ơn đến ngƣòi giới thiệu ngƣời khác Khi bạn thành cơng chiến dịch tìm việc nhận đƣợc việc làm, chia sẻ tin vui với ngƣời cố vấn Đồng thời, thông báo với ngƣời giúp đỡ bạn Lời cảm ơn đƣợc bày tỏ qua điện thoại, email, thƣ từ hay gặp mặt trực tiếp 6.7.7 Xin nghỉ việc Khi chiến dịch tìm việc bạn hồn tất, viết thƣ xin nghỉ việc công ty làm điều cần thiết Tốt việc từ chức bạn không làm ngƣời chủ 145 bạn kinh ngạc Nếu có thể, để ơng chủ biết bạn trình tìm kiếm việc làm khác Nếu bạn nghĩ ông chủ gây bất lợi cho bạn nên giữ bí mật q trình tìm việc Hầu hết, việc từ chức đƣợc nói hay gặp mặt trực tiếp theo sau đơn xin thơi việc Ơng chủ thƣờng u cầu thƣ việc đƣợc viết tay Hãy bạn đƣa hết thơng tin cần thiết theo sách công ty cho ngƣời chủ Thôi việc thơng điệp tích cực lại thơng lệ cần đƣợc xem xét Vì vậy, nên viết theo lối trực tiếp Sau mẫu thƣ việc đƣợc viết theo lối trực tiếp: + Xin chấp nhận thƣ nhƣ đơn việc thức cho vị trí nhân viên thực tập phịng nhân có hiệu lực vào thứ ngày 15/01/200 Tôi nhận làm trợ lý nhân cho Belmont Telecommunications + Tơi thích cơng việc tập tổ chức này, làm việc đem lại cho tơi kỹ thực tiễn giúp tơi cạnh tranh thị trƣờng việc làm vừa tốt nghiệp Tôi biết ơn khả giúp đỡ ông đội ngũ nhân viên + Tôi tìm đƣợc cơng việc phịng nhân sự, mong trì đƣợc mối quan hệ tốt đẹp với cơng ty CÂU HỎI ƠN TẬP Giải thích phải phân tích kỹ chun mơn thân sở thích nghề nghiệp trƣớc bắt đầu tìm kiếm thơng tin tuyển dụng? Cho ví dụ thơng tin dùng để liệt kê phẩm chất cá nhân bạn? Định nghĩa vị trí tuyển dụng thu hút Bạn tìm thơng tin chúng đâu? Những thông tin kinh nghiệm làm việc bạn liệt kê giúp bạn viết phần Kinh nghiệm làm việc lý lịch mình? Internet có ích cho tìm việc nhƣ nào? Lý lịch thơng thƣờng lý lịch có mục tiêu khác nhƣ nào? Theo bạn loại thƣờng hiệu sao? Miêu tả định dạng lý lịch theo thời gian, theo chức phù hợp Khi sử dụng loại cho phù hợp nhất? Hãy thảo luận mục đích thƣ xin việc Hãy mô tả hai loại thƣ xin việc Hãy mơ tả ngắn gọn bốn mục đích cố gắng đạt đƣợc thƣ xin việc trình bày tốt? 10 Bạn viết đoạn văn kết luận thƣ xin việc 11 Bạn trả lời câu hỏi “Bạn xem điểm điểm yếu mình?” nhƣ nào? 12 Bạn trả lời nhƣ cho câu hỏi “Bạn mong đợi mức lƣơng cho công việc này”? 146 13 Những điểm khác biệt câu hỏi vấn truyền thống câu hỏi vấn hành vi gì? 14 Hãy diễn tả cách bạn thu thập thông tin nhà tuyển dụng Tại lại việc có thông tin nhà tuyển dụng lại quan trọng đến thế? 15 Đàn ơng nên mặc vấn? Trang phục thích hợp cho phụ nữ vấn phải nhƣ nào? 16 Hãy diễn tả ba loại thƣ liên quan đến việc làm mà bạn phải viết ngồi thƣ xin việc? 17 Bạn theo cách viết trực tiếp hay gián tiếp viết thƣ chấp nhận cơng việc? Hãy giải thích câu trả lời bạn? BÀI TẬP Chuẩn bị thƣ xin việc cụ thể để gửi kèm với sơ yếu lý lịch mà bạn chuẩn bị (Gợi ý: bạn phải thƣ phải có đầy đủ bốn mục đích thơng điệp thuyết phục) Hãy tìm mạng hay thƣ viện cơng ty tuyển dụng nhân quốc tế Hãy viết thƣ xin việc chung chung thể mong muốn đƣợc làm việc cho cơng ty Hãy chọn trả lời 10 câu hỏi vấn kiểu truyền thống hành vi chƣơng Sử dụng mạng Internet để xác định thông tin mức lƣơng cho vị trí kế tốn thành phố bạn Sau đó, email gửi cho giáo viên giải thích bạn biết mức lƣơng gửi tham chiếu nguồn mạng giúp bạn xác định đƣợc thơng tin Hãy lập nên nhóm hai hay ba sinh viên Sau đó, định câu trả lời mà bạn cho tốt cho câu hỏi không đƣợc chấp nhận chƣơng Hãy thảo luận lƣu ý đạo đức cho ngƣời vấn ngƣời đƣợc vấn việc hỏi trả lời câu hỏi hợp pháp không đƣợc chấp nhận Ví dụ, bạn đƣợc vấn việc làm cơng ty Đức Hãy tìm điểm khác biệt hành vi sau so với vấn công ty Mỹ (a) Chào ngƣời vấn (b) Trả lời câu hỏi (c) Kết thúc Giả định bạn vừa nhận đƣợc email mời vấn cho vị trí mà bạn viết thƣ xin việc Nhƣng email cho biết ngày vấn trùng với buổi thi bạn trƣờng đại học Hãy chuẩn bị email nói bạn chấp nhận lời mời nhƣng đề nghị dời ngày vấn Hăy gửi thông điệp email đến giảng viên, (gợi ý sử dụng cách tiếp cận gián tiếp) 147 Với hai bạn học đóng giả vấn cho vị trí mà bạn viết thƣ xin việc bài tập Các bạn lần lƣợt đóng vai ngƣời vấn ngƣời đƣợc vấn Sau ngƣời đƣợc làm ngƣời vấn, viết thƣ phúc đáp diễn tả đánh giá cao vấn niềm hăng say bạn dành cho cơng việc 10 Giả sử bạn làm cho cơng ty vịng năm năm Bạn có đóng góp khả quan cho cơng ty, nhƣng bạn chƣa nhận đƣợc thăng tiến hay tăng lƣơng Vì thế, ba tháng trƣớc bạn gửi thƣ xin việc công ty khác Bạn chƣa nói với sếp nhƣ khiến bạn bị việc Tuy nhiên, hôm ngƣời sếp bạn gọi bạn vào văn phịng nói ơng ta bị bệnh phải nghỉ mát vòng ba tuần theo đề nghị bác sỹ Ông ta nói ơng ta ln dựa vào bạn muốn bạn đảm trách quyền lãnh đạo thời gian ông ta nghỉ mát Bạn cảm thấy sung sƣớng với lời đề nghị nhƣng bạn tin tốt nên rời bỏ công ty tìm đƣợc việc khác sớm tốt Bạn ln nghĩ sếp biết đƣợc kế hoạch tìm việc bạn ơng ta cho bạn nghỉ việc thay ngƣời vào Hãy thảo luận với ngƣời bạn bạn nên làm nói để đáp lại lời đề nghị sếp Hãy cho biết ảnh hƣởng ngắn hạn dài hạn đáp lại bạn cho tình 11 Giả định bạn tìm cơng việc tuần sau kiện đƣợc mô tả tập Hãy viết thƣ nghỉ việc cho công ty cũ 148 TÀI LIỆU THAM KHẢO Dale Carnegie & Associates (2019) Nghệ thuật lắng nghe giao tiếp Nhà xuất Thanh niên, Hà Nội Hà Nam Khánh Giao, Phạm Thị Trúc Ly & Nguyễn Thị Quỳnh Giang (2014) Giáo trình Giao tiếp kinh doanh Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội Donald J Trump & Tony Schwartz (2020) D Trump - Nghệ Thuật Đàm Phán Nhà xuất Trẻ, thành phố Hồ Chí Minh Leil Lowndes (2019) Nghệ thuật giao tiếp để thành công Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội Lý Tử Quyên (2020) Kỹ Năng Giao Tiếp Đỉnh Cao Nhà xuất Thanh niên, Hà Nội Scott Gerber & Ryan Pauph (2019) Kỹ đàm phán hiệu kinh doanh Nhà xuất đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 149