THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CP THIẾT BỊ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG SARA
Giới thiệu khái quát về công ty
1.1.1 Tổng quan về Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA
1.1.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA là một trong 10 Công ty thành viên của SARA Group, được thành lập theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0102006523 do Sở Kế hoạch và Đầu tư – Thành phố Hà Nội cấp ngày 27 tháng 9 năm 2002 với vốn điều lệ 20 tỷ đồng.
Tên công ty: Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Tên tiếng Anh: SARA ECOM JSC
Tên viết tắt: SARA ECOM
Head office: P701 Toà nhà Thành Công - Số 25 Láng Hạ- Q.Ba Đình- HN Điện thoại: 04 5148356 Fax: 04 5148359
Website: www.saraecom.vn Để có được vị thế và có thể đứng vững trên thương trường như hôm nay công ty đã phải trải qua rất nhiều khó khăn, thách thức cũng như đã có những thuận lợi cần thiết để có thể tồn tại và phát triển đến ngày hôm nay Có thể chia quá trình phát triển của công ty ra hai giai đoạn như sau:
Giai đoạn từ năm 2002 đến năm 2004: Đây là giai đoạn mới thành lập nên công ty đã gặp không ít khó khăn,đội ngũ nhân viên còn hạn hẹp lúc thành lập chỉ có 15 nhân viên, ban lãnh đạo cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý công ty, thêm vào đó việc xâm nhập thị trường tiêu thụ còn yếu, nên mặc dù xác định lĩnh vực kinh doanh là các sản phẩm công nghệ nhưng bước đầu công ty chỉ kinh doanh máy tính, các thiết bị máy văn phòng là chủ yếu.
Giai đoạn 2005 đến nay: Đây là giai đoạn công ty cơ bản đã đi vào ổn định, doanh thu tăng lên từng năm, công ty làm ăn bắt đầu có lãi Nguồn vốn kinh doanh đã tăng lên nhờ sự đóng góp của cổ đông và bổ sung từ lợi nhuận thu được Vì thế mà công ty đã mở rộng kinh doanh thêm nhiều loại sản phẩm hàng hoá khác và còn hướng tới xuất khẩu ra nước ngoài một số sản phẩm do mình nghiên cứu. Đến nay thị trường cung ứng đầu vào không chỉ ở trong nước mà đã mở rộng sang các nước như Trung Quốc, Singapo
Chính nhờ sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty cũng như được sự ủng hộ nhiệt tình của ban lãnh đạo tập đoàn SARA, các công ty đối tác, các hãng cung cấp, hiện nay công ty đã trở thành một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin, thiết bị máy văn phòng và cung cấp dịch vụ giải pháp tích hợp hệ thống thông tin Hàng năm lợi nhuận đều tăng lên đáng kể, số nhân viên tăng hàng năm từ 10 – 15 người với trình độ học vấn và chuyên môn cao, được đào tạo chu đáo (trên 80% nhân viên có trình độ Đại học), thu nhập bình quân mỗi nhân viên ngày càng được cải thiện (năm 2007 tăng 200% so với năm 2006) Hiện nay công ty đang là thành viên của Phòng thương mại và công nghệ Việt Nam, Hiệp hội khoa học Đông Nam Á, hội viên Hội doanh nghiệp trẻ Hà Nội, Hội tin học Hà Nội
Với phương châm hoạt động để trở thành “Nhà cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm công nghệ thông tin” chắc chắn trong tương lai công ty sẽ còn tiến xa hơn nữa và là một địa chỉ tin cậy cho người tiêu dùng. Để thấy được sự phát triển của công ty thì có thể xem xét một số chỉ tiêu tài chính phản ánh sự tăng trưởng của công ty trong thời gian qua:
Bảng tính một số chỉ tiêu tài chính
STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
8 Chi phí BH và QLDN 77.422.695 446.670.800 524.889.535
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
17 Thu nhập bình quân một lao động/tháng
1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA được thành lập năm 2002 dựa trên sự cam kết của bốn thành viên sáng lập Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu được đăng ký trong giấy phép kinh doanh là:
- Cung cấp máy tính, thiết bị văn phòng, điện dân dụng, điện tử, điện lạnh.
- Sản xuất lắp ráp linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng.
- Cung cấp các dịch vụ tin học, tư vấn và cung cấp giải pháp tích hợp công nghệ thông tin.
- Nghiên cứu và đầu tư tài chính.
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay việc tìm kiếm một lĩnh vực kinh doanh vừa hấp dẫn vừa phù hợp với số vốn của mình là một bài toán khó đặt ra đối với các nhà đầu tư Nắm bắt được xu thế của thế giới, nền khoa học kỹ thuật phát triển với tốc độ chóng mặt và thực tế Việt Nam là một nước đang phát triển, thì chắc chắn trong tương lai công nghệ thông tin sẽ không chỉ cần thiết đối với các doanh nghiêp mà nó còn xâm nhập vào cuộc sống hàng ngày của con người, vì thế mà các thành viên của công ty đã chọn kinh doanh lĩnh vực này. Đây là một ngành đòi hỏi số vốn rất lớn vì thế ban đầu công ty hạn chế các mặt hàng kinh doanh, chủ yếu là đại lý phân phối cho các hãng lớn có mặt tại Việt Nam như ACER, HP, IBM sau này khi lớn mạnh thì công ty tự nhập khẩu trực tiếp và phân phối cho thị trường Công ty cũng trực tiếp cung cấp sản phẩm cho khách hàng Hiện nay công ty đang có một Showroom và một kho hàng đặt tại Đường Lê Thanh Nghị - Hà Nội.
1.1.1.3 Đặc điểm về tổ chức quản lý
Bộ máy quản lý của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, hình thức này cho phép công ty phân cấp quản lý rõ ràng, tránh sự chồng chéo các chức năng Đứng đầu là Hội đồng quản trị, tiếp theo là Ban giám đốc và các phòng ban, có thể khái quát bộ máy quản lý của công ty theo sơ đồ dưới đây:
Phòng Tài chính -Kế toán Phòng Hành chính - tổng hợp Phòng Kỹ thuật Phòng Bảo hành
Sơ đồ 1.1 : Bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban như sau:
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty Hội đồng quản trị bao gồm có 4 thành viên là các cổ đông sáng lập ra công ty Sau đây là nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị:
- Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm tổng giám đốc và các chức vụ quản lý quan trọng trong công ty, quyết định mức lương và các lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó, quyết định các phương án đầu tư, quyết định các giải pháp phát triển thị trường.
- Phê chuẩn mọi quy chế hoạt động của công ty theo đề nghị của Tổng giám đốc, phê chuẩn các phương án về tài sản, tài chính, cổ phần cổ phiếu của công ty, được cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính của công ty.
Tổng giám đốc: Trong công ty Tổng giám đốc là người có cổ phần lớn nhất Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao; là người đại diện theo pháp luật của công ty Vì thế mà Tổng giám đốc có quyền:
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty như tổ chức bộ máy của công ty, đề cử Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng, bãi nhiệm đối với các trưởng phó phòng các phòng ban; Quyết định kế hoạch đào tạo cán bộ, cử cán bộ công ty đi công tác; quyết định các biện pháp cải tạo nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Quyết định phương hướng, kế hoạch kinh doanh của công ty, các chủ trương lớn, quyết định về đầu tư hợp tác liên doanh liên kết của công ty, phê chuẩn quyết toán và duyệt tổng quyết toán năm.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư.
Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả
1.2.1 Đặc điểm, phương thức lưu chuyển và phương pháp tính giá hàng tồn kho
1.2.1.1 Đặc điểm và tổ chức quản lý hàng tồn kho
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, với mục tiêu là trở thành
“Nhà cung cấp chuyên nghiệp sản phẩm công nghệ thông tin”, công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA kinh doanh khá nhiều mặt hàng Đây là những hàng hoá có hình thái vật chất cụ thể mà doanh nghiệp mua về để bán.
Tại công ty, hàng hoá là tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản ngắn hạng của công ty Chúng không được sản xuất bởi chính công ty mà được nhập từ nhiều nguồn khác nhau cả trong và ngoài nước, bao gồm: Máy in, máy tính, máy chiếu, máy ảnh, máy fax, các linh kiện máy tính. Trong mỗi mặt hàng thì gồm rất nhiều dòng sản phẩm chẳng hạn như máy in thì gồm có máy in Laser HP, máy in Laser Canon ; Máy tính xách tay thì gồm của nhiều hãng như Lenovo, Acer, HP, Dell, Toshiba Các sản phẩm của công ty đều là các sản phẩm công nghệ thông tin nên việc bảo quản là hơi khó khăn
Công ty chủ yếu nhập khẩu từ bên ngoài, từ các nước như Singapo, Hồng Kông, Malaysia, Trung Quốc
Do lưu lượng hàng tồn kho lớn nên việc quản lý tốt hàng tồn kho cũng là một vấn đề quan trọng Vì thế để quản lý hàng hoá cả về số lượng, chất lượng và giá trị hàng hoá một cách chính xác, kịp thời thì Công ty đã hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này thì hạch toán chi tiết hàng hoá được thực hiện ở cả bộ phận kho và phòng kế toán. Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn thuế GTGT,phiếu xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào thẻ kho, tương ứng của từng nhóm hàng Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý an toàn vật tư hàng hoá trong kho, sắp xếp bảo quản chất lượng hàng hoá theo yêu cầu Khi có những dấu hiệu có thể ảnh hưởng đến sự an toàn hoặc ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá vật tư cần báo ngay cho Giám đốc và kế toán công ty xử lý Kết thúc giờ làm việc trong ngày thủ kho phải gửi bản kê xuất hàng trong ngày cho kế toán, kế toán căn cứ vào bản kê xuất hàng để điều chỉnh lượng hàng hoá thực xuất trên máy. Ở phòng kế toán: Kế toán phải mở số chi tiết để theo dõi tình hình biến động của từng mặt hàng theo cả hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị Đồng thời kế toán phải tiến hành việc chỉ đạo, kiểm tra thường xuyên việc ghi chép ở kho và thường xuyên đối chiếu số liệu của phòng kế toán với ở kho nhằm phát hiện kịp thời những chênh lệch để có biện pháp xử lý. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh buôn bán diễn ra thường xuyên và đạt hiệu quả, Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA cần phải giữ vững và phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý hàng hoá.
1.2.1.2 Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá
Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA với các mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú nhiều chủng loại, nhiều đối tượng khách hàng nên công ty có nhiều phương thức bán hàng Với mục tiêu là nhà cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm công nghệ vì thế hiện nay phương thức bán hàng trực tiếp qua kho là chủ yếu, đây là hình thức bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu bán hàng của công ty nó chiếm khoảng từ 70% - 80% Sản phẩm tiêu thụ nhiều nhất là máy in. Đối với hình thức bán lẻ: Hình thức này được triển khai theo cách khách hàng trực tiếp đến công ty mua theo giá bán lẻ, thông thường là khách hàng sẽ thanh toán ngay cho công ty nhưng có những khách hàng có quan hệ thường xuyên mua hàng nhiều lần trong tháng thì công ty có thể bán chịu. Đây là hình thức bán hàng không phải là chủ yếu của công ty nhưng cũng rất quan trọng, nhờ hình thức bán hàng này mà Công ty có thể trưng bày được các sản phẩm nhằm giới thiệu với khách hàng
Hiện nay thì hai hình thức bán hàng đó là phổ biến nhất, việc kết hợp triển khai cả hai hình thức này đang đem lại kết quả tốt khi mà Công ty đã hoàn thành được nhiệm vụ về doanh số bán hàng của mình Mặt khác là công ty phát triển thêm một số hình thức bán hàng để nâng cao doanh số cũng như là uy tín của Công ty như bán hàng qua mạng chẳng hạn.
1.2.1.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho
Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, tại công ty
CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA hàng hoá nhập, xuất, tồn kho được ghi sổ theo giá thực tế (giá gốc). Đối với hàng hoá nhập kho: Hàng hoá mua về nhập kho của công ty chủ yếu dưới dạng thành phẩm như là máy in, máy tính, máy chiếu và một số thiết bị máy tính như màn hình máy tính, ổ cứng, USB
Giá thực tế Giá mua thực Chi phí Các khoản CKTM,
HH mua ngoài = tế ghi trên + thu mua + thuế không - giảm giá nhập kho hoá đơn hàng bán hoàn lại hàng bán Trong đó chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, thuê bãi
Ngày 13/12/2007, công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA nhập khẩu một lô hàng từ Singapore Hàng được chuyển thẳng tới công ty, hàng được nhập theo giá FOB Giá trọn gói của lô hàng là 15.000USD với tỷ giá là 16.100VND/USD (Chưa bao gồm cả thuế GTGT đầu vào), thuế suất thuế nhập khẩu là 20% Chi phí vận chuyển, bốc dỡ và cho ngân hàng là 10.000.000VND (chưa bao gồm thuế GTGT).
Qua ví dụ trên ta có thể tính được giá thực tế của lô hàng nhập khẩu trên như sau:
Giá trị hàng hoá nhập kho = (15.000x16.100) + 10.000.000 +(15.000 x
16.100 x 20%) = 299.800.000đ Đối với hàng hoá xuất kho: Việc tính giá vốn hàng hoá xuất kho được tách ra thành hai bộ phận là giá mua thực tế và chi phí thu mua Đối với giá
= Giá đơn vị bình quân x Số lượng hàng xuất bán
Trị giá mua tính cho hàng xuất bánChi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra
Chi phí thu mua tồn đầu kỳChi phí thu mua phát sinh trong kỳ
Trị giá mua hàng hoá bán raTrị giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ
Trị giá mua của hàng hoá bán ra trong kỳ x thực tế công ty lựa chọn phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốn hàng hoá xuất kho, còn đối với chi phí thu mua do liên quan đến cả hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn đầu kỳ nên chi phí được phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và tồn cuối kỳ theo tiêu thức là giá vốn hàng hàng bán.
Trị giá hàng mua Trị giá hàng mua Giá đơn vị tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ bình quân cả kỳ dự trữ Số lượng hàng + Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ
Tổng giá trị mua tính cho hàng hoá xuất bán
Chi phí thu mua phân x bổ cho hàng bán ra
Tổng trị giá hàng hoá xuất bán
Ví dụ : Trong tháng 12/2007, tình hình tồn và nhập kho mặt hàng Máy in
Laser Canon LBP 2900 như sau:
- Tồn đầu kỳ: 50 chiếc, đơn giá 2.110.800VND, chi phí thu mua là:
- Nhập trong kỳ: 150 chiếc với trị giá là 302.230.000VND, chi phí thu mua là : 25.120.000VND
Giá bán được tính như sau: đơn vị: 1000đ
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
= 2.038,85 Tổng trị giá mua tính cho hàng hoá xuất bán
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra
Tổng trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ
1.2.2 Hạch toán doanh thu bán hàng
Căn cứ để ghi nhận doanh thu trong kỳ là khi có sự chuyển giao hàng hoá cho khách hàng, lợi ích được chuyển đổi từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá và các thủ tục bán hàng đã được hoàn tất.
Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, phương thức bán hàng bao gồm bán buôn và bán lẻ trong đó bán buôn là chủ yếu, các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và liên tục với nhiều chứng từ nghiệp vụ kèm theo.
Các chứng từ ghi nhận doanh thu bao gồm: Các hoá đơn GTGT về bán hàng, hợp đồng kinh tế, ngoài ra còn sử dụng các chứng từ có liên quan như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ
Tài khoản sử dụng: TK 5111 được sử dụng để theo dõi tổng doanh thu bán hàng trong kỳ của công ty, TK này không được mở chi tiết theo doanh thu của từng loại hàng hoá.
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
Đánh giá thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Sai gần sáu năm thành lập, công ty Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đã vượt qua nhiều thử thách, nhiều chặng đường chông gai để có được một chỗ đứng như ngày hôm nay và cũng giành được nhiều thành tích đáng kể
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, không phân biệt là doanh nghiệp thương mại hay doanh nghiệp sản xuất thì khâu quan trọng được quan tâm đặc biệt đó là đầu ra cho hoạt động của mình Đối với doanh nghiệp sản xuất thì đầu ra là tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp mình sản xuất ra, còn với doanh nghiệp thương mại thì đầu ra chính là tìm kiếm thị trường tiều thụ cho hàng hoá kinh doanh Đối với công ty Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA là một doanh nghiệp thương mại cũng có chung mục đích là khai thác và tìm kiếm lợi nhuận Kết quả kinh doanh chính là chỉ tiêu phản ánh chính xác những nỗ lực mà toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty bỏ ra trong suốt một kỳ kinh doanh Chính vì vậy công tác kế toán doanh thu bán hàng và kết quả kinh doanh đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công công ty.
Nhìn chung công tác kế toán doanh thu bán hàng đã đáp ứng được yêu cầu của Ban giám đốc trong việc phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình tiêu thụ và kết quả kinh doanh của đơn vị Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán Nhà nước, không vi phạm chế độ về thuế, nhưng quy định của pháp luật, chấp hành đúng những thể lệ kinh tế chính sách tài chính áp dụng cho doanh nghiệp thương mại.
Song việc áp dụng và vận dụng chế độ kế toán tại các doanh nghiệp không phải hoàn toàn giống nhau, mỗi doanh nghiệp khi vận dụng chế độ đều phải vận dụng một cách linh hoạt để thuận lợi cho công tác kế toán cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty em nhận thấy trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hạch toán bán hàng nói riêng tại công ty có một số ưu nhược điểm như sau:
Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ nhưng hiệu quả, mặc dù phòng kế toán chỉ có 4 nhân viên nhưng đã phân công lao động rất rõ ràng cùng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao của đội ngũ nhân viên kế toán đã đảm bảo hoạt động của bộ máy kế toán diễn ra rất nhịp nhàng Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên rõ ràng không chồng chéo nhau, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nghiệm.
Vận dụng chế độ kế toán: Hiện nay công ty áp dụng theo chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài Chính do đó đã cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán mới.
Công ty cũng đã lựa chọn phương pháp Thẻ song song để theo dõi chi tiết hàng hoá, kế toán và thủ kho cùng chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá, đảm bảo cả về mặt chất lượng và số lượng của hàng hoá Phương pháp này nếu có sai sót gì thì cũng dễ kiểm tra, phát hiện giảm bớt công sức của kế toán vì công ty áp dụng kế toán máy nên không tránh khỏi những sai sót nhất định.
Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán, xương sống của toàn bộ chương trình kế toán, được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản do
Bộ Tài Chính ban hành và được chi tiết theo nhu cầu của doanh nghiệp Có một số tài khoản được chi tiết thành TK cấp 3, trong đó TK 156 được chi tiết thành 2 tài khoản là 1561 – Giá trị mua hàng hoá và 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá là điều rất cần thiết Vì hàng hoá kinh doanh của công ty là rất đa dạng và chúng được mua cả trong nước và ngoài nước do đó mà việc chi tiết giữa giá mua với chi phí giúp công ty tách biệt được thuế nhập khẩu với chi phí thu mua, đồng thời phân bổ được chi phí thu mua cho toàn bộ hàng hóa khi mà chi phí đó bao gồm cho nhiều loại hàng hóa nhập kho cùng một lúc.
TK Doanh thu và giá vốn hàng bán cũng được mở chi tiết cho hàng hoá bán trong nước và hàng hoá xuất khẩu.
Về sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng đã bao gồm khá đầy đủ các loại sổ chi tiết và tổng hợp, các sổ được thiết kế tương đối hoàn chỉnh và hợp lý Sổ sách được kế toán ghi hàng ngày và đặc biệt là cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ, đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp và xác định kết quả kinh doanh của tháng đó.
Về sử dụng chứng từ:
Các chứng từ trong khâu tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh vừa bao gồm những chứng từ do Bộ Tài Chính quy định vừa bao gồm những chứng từ do công ty tự thiết kế để đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ mà công ty tự thiết kế như: Phiếu đề nghị xuất kho, Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành Chứng từ được cập nhật ngay khi nó phát sinh vì thế mà tránh được tình trạng là quên vào sổ cũng như đã phát hiện và xử lý kịp thời những chứng từ ghi chép không đầy đủ, hợp lệ.
Vì thế mà cuối tháng có rất ít chứng từ không hợp lệ.
Công ty đã xây dựng và áp dụng quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong hoạt động tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh một cách khoa học, đảm bảo được chức năng thông tin và kiểm tra chứng từ Vì thế rất ít khi xẩy ra tình trạng thất lạc chứng từ.
Cuối mỗi kỳ kế toán thì kế toán đều phải lập các báo cáo theo quy định hiện hành và một số báo cáo theo yêu cầu của Ban quản trị nhằm phục vụ cho việc quản lý.
Về tính giá: Đối với giá nhập kho và giá xuất kho thì công ty đều sử dụng các phương pháp tính giá theo quy định nhà nước, và công việc tính giá được thực hiện trên máy vì thế mà có tính chính xác khá cao và nhanh chóng, thuận tiện cho việc ghi sổ.
Về áp dụng kế toán máy:
Việc áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán là một tiến bộ lớn, giúp cho việc kế toán được nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí Và cũng chứng tỏ là doanh nghiệp rất chú trọng vào việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình.
Về bộ máy tổ chức kế toán:
Mặc dù công ty đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuy nhiên chỉ có 4 nhân viên kế toán thì khối lượng của mỗi người sẽ nhiều dẫn đến hay xẩy ra sai sót Trong đó kế toán công nợ vừa phải theo dõi công nợ vừa phải kiêm luôn kế toán bán hàng theo dõi doanh thu và giá vốn, khối lượng công việc lớn sẽ ảnh hưởng đến sự chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.
Một số kiến nghị hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
và xác định kết quả kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường với sự phát triển đa dạng của các loại hình kinh doanh và giữa các doanh nghiệp luôn có sự cạnh tranh để tồn tại và phát triển Không ngoại lệ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA muốn tồn tại và phát triển thì cũng phải không ngừng đẩy manh mối quan hệ, mở rộng thị trường và luôn phải cập nhật thông tin Để làm được điều đó thì không những các nhà quản lý cần biết các thông tin bên ngoài mà phải nắm được chính các thông tin của doanh nghiệp, và công cụ đắc lực để làm điều đấy là công tác kế toán mà đối vơi một doanh nghiệp thương mại thì công tác kế toán bán hàng lại càng quan trọng hơn.Vì thế tổ chức, cơ cấu bộ máy kế toán bán hàng phải sao cho phù hợp, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả Qua thời gian thực tập ở Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA em thấy công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của công ty là tương đối hoàn thiện Tuy nhiên trong cơ chế thị trường biến đổi liên tục như hiện nay, việc không ngừng hoàn thiện kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh la điều rất cần thiết, nó không những giúp cho doanh nhgiệp có thể tồn tại và còn phát triển hơn Sau đây em xin đề xuất một số kiến nghị:
2.2.1 Về bộ máy tổ chức kế toán
Công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán đẻ giảm nhẹ cho nhân viên kế toán bán hàng, nên tách biệt giữa nhân viên kế toán công nợ và kế toán bán hàng, có thêm kế toán tiền mặt để giảm bớt công việc cho kế toán tổng hợp. Công ty nên có 2 kế toán bán hàng vì doanh số của công ty càng ngày càng tăng kéo theo công ty cũng đang phát triển nhiều hình thức bán hàng hơn vì thế chỉ có một nhân viên kế toán thì công việc sẽ quá tải
2.2.2 Tài khoản sử dụng cấp 1, cấp 2
Về việc chi tiết các tài khoản kế toán
Tuy công ty đã tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý kinh doanh ra 2 tài khoản là 641 và 642, nhưng lại không chi tiết các TK này thành các tài khoản cấp 2, điều này là chưa hợp lý vì hai chi phí này chiếm phần lớn trong tổng chi phí phát sinh của doanh nghiệp vì thế công ty nên chi tiết thành thành các TK cấp 2 theo các khoản mục chi phí Điều này là rất cần thiết vì đôi khi chi phí bán hàng phát sinh quá lớn so với doanh số bán ra, nhưng công ty không thể biết khoản mục chi phí làm tăng tổng chi phí là khoản mục nào vì chúng được tập hợp chung trên một TK, nếu muốn tìm ra nguyên nhân thì phải soát lại các chứng từ, sổ sách Thực tế thì để làm được công việc này không đơn giản vì khối lượng chứng từ là rất lớn.
Công ty có thể chi tiết thành các TK cấp 2 như sau:
TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
TK 6413: Chi phí đồ dụng, dụng cụ
TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
Tương tư đối với chi phí quản lý cũng nên chi tiết ra như thế
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, thực hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán đòi hỏi kế toán tại công ty phải lập các khoản dự phòng Thực chất của việc lập dự phòng là ghi nhận một khoản chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp nếu là dự phòng phải thu khó đòi Việc trích lập dự phòng này giúp cho công ty tránh khỏi những rủi ro khi có biến động xẩy ra như khách hàng mất khả năng thanh toán, phá sản hay giá cả thị trường có sự biến động lớn Nếu năm sau khi đã lập dự phòng cho các khoản này mà thực tế không xẩy ra thì kế toán vẫn có thể hoàn nhập khoản dự phòng này, nó sẽ không có tác động xấu đến công ty mà chỉ giúp công ty chủ động hơn.
Dự phòng phải thu khó đòi được lập vào cuối mỗi niên độ kế toán căn cứ vào tình hình tài chính của khách hàng, thời gian quá hạn nợ để lập dự phòng Để theo dõi tình hình trích lập dự phòng và sử dụng dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Theo quy định của Bộ Tài Chính Thì mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị đối với khoản nợ phai thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến 3 năm Vào cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức dự phòng phải thu khó đòi đã xác định, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau khi mà khoản phải thu có những cơ sở chắc chắn không thể thu hồi được sẽ xử lý như sau:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 138: Phải thu khác Đồng thời ghi: Nợ TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý Đối với các khoản đã trích lập dự phòng không dùng hết thì phải hoàn nhập số dự phòng còn lại như sau:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 6426: Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.3 Sổ kế toán sử dụng tại công ty
Do là công ty kinh doanh thương mại nên bán hàng là nguồn thu chủ yếu của công ty, vì việc theo dõi doanh thu bán hàng rất quan trọng Vì thế mà sổ chi tiết TK doanh thu bán hàng nên chi tiết theo mặt hàng sản phẩm để tiện theo dõi doanh thu của từng mặt hàng xem mặt hàng nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho doanh nghiêp và cũng là căn cứ để phòng kinh doanh tính được số lượng hàng hoá cần mua Căn cứ cào các sổ chi tiết đó kế toán lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng để đối chiếu với Sổ cái doanh thu bán hàng. Đối với sổ chi tiết doanh thu công ty có thể mở sổ chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng như: Sổ chi tiết doanh thu bán máy in, Sổ chi tiết doanh thu bán linh kiện máy tính Sau đó tổng hợp nên sổ chi tiết doanh thu và Sổ chi tiết giá vốn cũng được chi tiết tương tự như thế. Để kiểm soát được tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty nên mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng thành các sổ chi tiết như: Sổ chi tiết chi phí nhân viên bán hàng, sổ chi phí bảo hành, sổ chi tiết chi phí dụng cụ đồ dùng
Công ty cũng nên theo dõi chi tiết nợ phải thu của khách hàng theo thời hạn nợ để tiện cho việc lập trích dự phòng vào cuối mỗi niên độ kế toán
Mặc dù kế toán đã lập đủ các loại báo cáo theo như quy định của chế độ nhưng cuối kỳ kế toán là 1 năm thì kế toán mới lập báo cáo, điều này là không phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Theo em thì kế toán nên lập báo cáo giữa niên độ kế toán, căn cứ vào báo cáo giữa niên độ để có kế chiến lược kinh doanh cho sáu tháng cuối năm Bên cạnh đó thì lập thêm báo cáo về doanh thu, chi phí, lãi, lỗ và báo cáo nợ phải thu và phải trả Công ty áp dụng kế toán máy nên việc lập các báo cáo giữa niên độ kế toán là không vượt quá khả năng của công ty.
2.2.5 Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho
Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho mà công ty đang áp dụng là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, kế toán công ty phải đợi đến cuối kỳ mới xác định được giá vốn và các bút toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế xuất kho Phương pháp này có hạn chế là làm tăng khối lượng công việc cho kế toán vào cuối kỳ mặt khác nó cũng phản ánh được chính xác giá cả thị trường của hàng hoá, điều này dẫn đến việc tính giá vốn cho hàng hoá xuất kho nhiều lúc không chính xác Do vậy công ty cần tìm ra một phương pháp tính giá thích hợp để khắc phục hạn chế này
Do công ty đã áp dụng kế toán máy nên theo em thì công ty nên sử dụng phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho là phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này giá của hàng hoá xuất kho sẽ được máy tự động tính ra khi kế toán nhập dữ liệu vào, sau cứ mỗi lần nhập thì phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra giá của hàng hoá xuất kho Cụ thể cách tính như sau:
Số luợng hàng hoá xuất x Đơn giá bình quân
Sau mỗi lần nhập, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân của hàng hoá xuất kho, lần xuất ngày sau đó sẽ lấy đơn giá này làm đơn giá xuất:
Phương pháp này vừa phán ánh chính xác giá cả của hàng hoá vừa tính được ngay giá trị hàng hoá xuất kho, vì áp dụng kế toán máy nên áp dụng phương pháp này là rât thuận tiện và hợp lý.