TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HÀ THÀNH
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Hà Thành
- Theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng số 245/2003/QĐ-BQP về việc đổi tên Công ty Thăng Long thành Công ty Hà Thành Sáp nhập Công ty Long Giang vào Công ty Hà Thành thuộc Quân khu Thủ đô Hà Nội (Phụ lục)
- Công ty Hà Thành – Bộ Quốc Phòng là Doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 425/QĐ-QP ngày 29/9/2003 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106000088 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 19/12/2003.
Tên công ty : Công ty Hà Thành.
Tên giao dich quốc tế: Hà Thành Company.
Trụ sở chính: Số 99 – Lê Duẩn – Phường Cửa Nam – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội.
Địa chỉ giao dịch: Số 99 – Lê Duẩn – Phường Cửa Nam – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội.
Công ty có tài khoản tại một số ngân hàng và có con dấu riêng:
Chi nhánh của Công ty Hà Thành tại TP Hồ Chí Minh có địa chỉ là: số 237 đường Nguyễn Trãi – Quận I
Chi nhánh Hải Dương: Số 144 đường Nguyễn Trãi – P.Yết Kiêu - TP.Hải Dương.
Chi nhánh tại Quảng Ninh: Số 45 Trần Hưng Đạo – TP.Hạ Long.Các Xí nghiệp thành viên:
Xí nghiệp X18: 164 – Tôn Đức Thắng – Ngõ Thịnh Hào I – Phường Hàng Bột – Quận Đống Đa – Hà Nội.
Xí nghiệp X54: Bát Tràng – Gia Lâm – Hà Nội
Xí nghiệp X56: Xã Đề - Gia Lâm – Hà Nội
Xí nghiệp X 99: Trại và nhà khách quân đội Số 99 – Lê Duẩn – P.Cửa Nam – Q.Hoàn Kiếm – Hà Nội
Xí nghiệp xây dựng Long Giang trực thuộc Công ty Hà Thành (các đội sản xuất: 4,2,16,9,8 )
- Công ty Hà Thành có tư cách pháp nhân thực hiện hạch toán kinh tế độc lập chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trong phạm vi vốn do Công ty quản lý kinh doanh trong phạm vi ngành được cho phép.
Với các chức năng trên, trong những năm qua Công ty Hà Thành đã và đang hoạt động kinh tế trên phạm vi cả nước với kết quả thành công được nhiều khách hàng tín nhiệm và tin cậy.
*Vốn kinh doanh của Công ty: 17.680 triệu đồng
+ Vốn cố định : 13.075 triệu đồng
+ Vốn lưu động : 4.605 triệu đồng
- Các phòng ban trực thuộc Công ty:
Phòng kế toán tài chính
Phòng tổng hợp (Tổ chức hành chính – TCHC).
1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty
- Thời kỳ trước tháng 9/2003: Công ty Hà Thành khởi đầu chỉ là một xưởng sản xuất chân tay giả phục vụ cho các thương bệnh binh Lúc đó sản phẩm chủ yếu của Công ty là xe lăn, ốc vít, chân tay giả và tên gọi lúc đó chỉ là “Xí nghiệp Thăng Long”, sau đó năm 2003 xát nhập với " Xí nghiệp Long Giang " và đổi tên thành Công ty Hà Thành Do đặc thù về sản phẩm và cơ chế nên lúc đó sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu do ngành xã hội tiêu thụ Sau khi được Bộ Quốc phòng tiếp quản trực tiếp và dưới sự hướng dẫn của Quân khu Thu Đô, cùng với yêu cầu về phát triển kinh tế, dự trữ chiến lược, tăng thêm nguồn thu cho Bộ Quốc phòng, Công ty Hà Thành đã được thành lập vào ngày 27/07/1990 Cùng với sự sáp nhập của một số đơn vị thành viên như: xí nghiệp X18, xí nghiệp X54 để thành Công ty Hà Thành như bây giờ
- Thời kỳ từ tháng 9/2003 đến tháng 12/2004
Đây là thời kỳ khó khăn do Công ty mới thành lập vốn sản xuất kinh 100% là vay ngắn hạn, máy móc thiết bị, phương tiện sản xuất cũ qua nhiều năm sử dụng nên khó khăn cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thêm vào đó đây là giai đoạn đầu ổn định cơ cấu tổ chức hình thành các Xí nghiệp, Chi nhánh, Đội trực thuộc, các phòng ban chức năng để hoàn thành nhiệm vụ trên giao, đồng thời từng bứơc nghiên cứu lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của Bộ Quốc phòng Song song với quá trình hình thành và đưa các tổ chức vào hoạt động có hiệu quả Công ty còn phải giải quyết các nợ tồn đọng với tập thể, cá nhân và giải quyết dứt điểm các tồn đọng về chính sách.
Có thể nói khó khăn trong giai đoạn này rất nhiều Song với tinh thần đoàn kết cộng với quyết tâm cao, thường xuyên chịu khó học hỏi và đúc rút kinh nghiệm từ những thành công và thất bại, đồng thời biết tranh thủ sự giúp đỡ, ủng hộ của cơ quan cấp trên, vì vậy Công ty đã từng bước khắc phục được khó khăn về vốn và phương tiện sản xuất, có bước đi phát triển đúng và ổn định.
- Từ thời kỳ tháng 12/2004 đến nay
Là thời kỳ Công ty tiếp tục chấn chỉnh ổn định cơ cấu tổ chức, bố trí cán bộ theo đúng chuyên môn ngành nghề đã được đào tạo, quản lý theo đúng quy định của Bộ Quốc phòng, đảm bảo đủ mạnh để hoàn thành những nhiệm vụ khó khăn phức tạp hơn Mặt khác, Công ty tập trung chỉ đạo ổn định cơ cấu sản xuất đối với các đơn vị thành viên theo đúng quy hoạch và quy định của cấp trên Nghiên cứu thăm dò, khảo sát, mạnh dạn chuyển hướng đầu tư sản xuất Bên cạnh đó, Công ty tập trung chỉ đạo đầu tư có trọng tâm, trọng điểm, khắc phục đầu tư tràn lan kém hiệu quả tiến tới hoàn thiện phương án cổ phần hóa Công ty.
Trên cơ sở những định hướng đúng đắn mặc dù còn có những khó khăn trong thời gian vừa qua cộng với sự tác động chi phối của việc rà soát, sáp nhập các doanh nghiệp quân đội để cổ phần hóa theo chủ trương chính sách của Nhà nước và Bộ Quốc phòng, Công ty vẫn đứng vững và phát triển ổn định, cơ cấu tổ chức và các mặt công tác đã đi vào nề nếp, năng suất lao động ngày một nâng cao, quy mô ngành nghề được mở rộng, đời sống cán bộ, công nhân viên và người lao động từng bước được cải thiện, Công ty vẫn bảo toàn và phát triển được vốn vay, an nình trật tự trong địa bàn luôn được giữ vững, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, khẳng định được vị trí, tiềm năng thế mạnh của Công ty trong Quân đội.
Công ty Hà Thành chịu sự quản lý của Tổng công ty Hà Thành, trực thuộc Bộ Quốc phòng Đến ngày nay Công ty đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, tăng thêm nguồn thu cho Bộ Quốc phòng, góp phần vào việc dự trữ chiến lược và phát triển kinh tế của đất nước.
1.1.3.Các chỉ tiêu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Tóm tắt về tài sản của Công ty trên cơ sở báo cáo về tình hình tài chính đã được kiểm tra trong vòng 3 năm (2005, 2006, 2007) Đơn vị tính: Đồng VN
Nội dung Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH Đơn vị tính: Đồng VN Đơn vị Mã số Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 615.098.837.452 744.133.606.436
Giảm giá hàng hàng bán 05
Hàng bán bị trả lại 06
Thuế TTĐB, thuễ xuất khẩu 07 11.730.962 13.532.255 10.390.909
5 LN gộp về bán hàng và CCDV
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 862.600.462 587.272.732 1.286.023.641
Trong đó: Lãi tiền vay
10 LN từ hoạt động KD
17 Nguồn vốn chủ sở hữu 22.327.217.501 23.296.858.337 25.311.620.132
18 Tổng số công nhân viên 558 522
19 Thu nhập bình quân 1người/ tháng 1.538.606 1.717.948
BỘ QUỐC PHÒNG Mẫu B05/QT-DN
BÁO CÁO CÁC KHOẢN THU NỘP NGÂN SÁCH ĐẾN 31/12/2008 ĐVT: đồng
Nội dung Số còn phải nộp năm trước
Số phải nộp trong năm Số đã nộp trong năm Số còn phải nộp cuối năm
8.Các loại thuế khác (GTGT NK) 288.095.993 34.061.594.806 34.349.690.799
9.Phí và lệ phí (MB) 14.000.000 14.000.000
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Xuất, nhập khẩu là việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa một quốc gia này với một quốc gia khác bằng Nghị định thư (Hiệp định) ký kết giữa hai chính phr hoặc ngoài hiệp định thư Thông qua trao đổi mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu mà mỗi nước tham gia vào thị trường quốc tế có thể thực hiện một cách có hiệu quả mục tiêu tăng trưởng kinh tế.
Như vậy, nhập khẩu giữ vai trò mua hàng, dịch vụ để thực hiện cân đối cơ cấu kinh tế, kích thích sản xuất trong nước.
Công ty Hà Thành lập giữa lúc Quân đội đang có yêu cầu lớn về phát triển tổ chức và đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng chuẩn bị tiến tới việc thực hiện lộ trình cổ phần hóa theo quyết định của Bộ Quốc Phòng Công ty Hà Thành được phép hoạt động với việc kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau:
-Xây dựng công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi
-Đầu tư phát triển hạ tầng và kinh doanh nhà
-Sản xuất cơ khí tiêu dùng, phụ tùng xe gắn máy
-Sản xuất kinh doanh gốm sứ, vật liệu xây dựng, trang trí nội ngoại thất, thiết bị văn phòng.
-Dịch vụ nhà khách và bán hàng tại nhà khách
-Sản xuất, kinh doanh hàng may, đồ gỗ, lâm sản, hàng mỹ nghệ, các loại tinh dầu, các loại bao bì, hàng nhựa, thực phẩm.
-Đại lý bán hàng và đại lý xăng, dầu, chất đốt.
-Vận tải đường bộ, đường thủy.
-Sản xuất, kinh doanh thiết bị tin học, đồ điện dân dụng, điện tử - điện lạnh.
-Sản xuất, kinh doanh thức ăn thủy hải sản, gia súc, gia cầm
-Xuất nhập khẩu phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty
Trong nền kinh tế hội nhập Công ty đã mở rộng quan hệ với mọi thành phần kinh tế, hợp tác kinh doanh, làm đại lý ký gửi hàng hóa cho nhiều thành phần kinh tế khác
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu tại DN có đặc điểm cơ bản sau:
- Lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu bao gồm: Mua, bán hàng nhập khẩu. Bởi vậy, thời gian thực hiện các giai đoạn lưu chuyển hàng hóa trong đơn vị Nhập khẩu thường dài hơn các đơn vị kinh doanh hàng hóa trong nước.
- Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu là hàng mua của nước ngoài, để bán tiêu dùng trong nước Hàng nhập khẩu tại công ty Hà Thành là ô tô các loại, hạt nhựa, xăng dầu chất đốt, thiết bị tin học, đồ điện tử - điện lạnh, điện dân dụng, phụ tùng xe gắn máy, sắt thép…
- Nhập khẩu tại DN được thực hiện theo hai phương thức là: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác Nhập khẩu trực tiếp là hình thức mà trong đó
DN nhập khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức quá trình mua hàng hóa và tự cân đối tài chính cho thương vụ đã ký kết Nhập khẩu ủy thác là hình thức nhập hàng hóa cho đơn vị chủ hàng Từ dịch vụ ủy thacsDN được hưởng hoa hồng ủy thác.
- Giá nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu tại DN được tính là giá CIF.
Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Công ty Hà Thành – Bộ Quốc phòng là một Doanh nghiệp lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng Do đó, để có tình hình kinh doanh được tốt như hiện nay đó là cả một quá trình Doanh nghiệp đã hình thành nên các phòng ban và các xí nghiệp Đăc biệt là trong công ty có 5 phòng kinh doanh (KD) thì các trưởng phòng đã trực tiếp quản lý hoạt động trong mỗi phòng ban của mình và các phòng ban đều có sự gắn bó chặt chẽ với nhau Cụ thể là: Như tình hình KD của phòng nào thì phòng đó tự khai thác tìm kiếm các khách hàng để ký các hợp đồng trên điều kiện căn cứ vào nhu cầu kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận cho Công ty Mỗi phòng kinh doanh thì thực hiện một chức năng riêng, ví dụ như phòng kinh doanh 2 chuyên nhập khẩu kinh doanh ô tô các loại (như xe tải hành khách, xe ô tô con 4 chỗ ), ống hàn hơi các loại; phòng kinh doanh 3 chuyên nhập khẩu kinh doanh thiết phụ tùng xe đạp, xe gắn máy; và trong mỗi phòng kinh doanh thì các nhân viên cũng có mối quan hệ khăng khít với nhau: Vì trong mỗi phòng như là một mô hình nhỏ của Công ty Người trưởng phòng sẽ điều hành trực mọi hoạt động trong phòng ban mình và trong phòng cũng có kế toán các nghiệp vụ phát sinh của phòng mình, đến cuối ngày báo cáo tình hình với phòng kế toán của công. Còn có một nhân viên về tài chính và sẽ thực hiện viết hóa đơn xuất cho khách hàng, nhân viên làm về đăng kiểm, nhân viên làm về thủ tục hải quan để nhận hàng về kho bãi bảo quản Và các tờ khai cưỡng chế thuế có thể luân chuyển giữa các phòng ban với nhau Kế toán trong các phòng kinh doanh này có đặc điểm chung là đều hạch toán phụ toán.
Các phòng kinh doanh thì như vậy, nhưng còn các Xí nghiệp trong công ty thì hạch toán độc lập Nhưng vẫn phải gửi các Báo cáo lên công ty theo quý và cuối mỗi niên độ Và Công ty cũng có kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình hạch toán của xí nghiệp Những xí nghiệp cũng có mô hình giống như Công ty
Sơ đồ từ công ty đến các phòng ban trực thuộc Công ty
CÔNG TY HÀ THÀNH (GIÁM ĐỐC + 3 PHÓ GIÁM ĐỐC)
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY
GIÁM SÁT, LIÊN KẾT, QUẢN LÝ, KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN ĐỊA CHỈ LIÊN HỆ ĐIỆN THOẠI
XN LONG GIANG Số 43/164 Vương Thừa Vũ – Thanh Xuân –Hà Nội 04 5654945
Xí nghiệp 4 Số 99 – Lê Duẩn – Hoàn Kiếm – Hà Nội 04 9426614
Xí nghiệp 18 82 Thịnh Hào 1 – Tôn Đức Thắng – Đống Đa – HN 04 7323648
Xí nghiệp 54 Bát Tràng – Gia Lâm – Hà Nội 04 8740478
Xí nghiệp 56 Bồ Đề - Gia Lâm – Hà Nội 04 9426637
Xí nghiệp 99 Số 99 Lê Duẩn – Hoàn Kiếm – Hà Nội 04 9424339
Số 99 Lê Duẩn – Hoàn Kiếm – Hà Nội 04 9426609
Chi nhánh Hải Dương Số 390 Nguyễn Lương Bằng, phường Thanh Bình 0320 892929
Chi nhánh Quảng Ninh Tổ 96, phường Hà Tu – TP Hạ Long – Quảng Ninh 033 834437
Chi nhánh TP HCM Số 123 Đường D5 Phường 25 Quận Bình Thạnh 08 2944052
Các đội XD trực thuộc Số 99 – Lê Duẩn – Hoàn Kiếm – Hà Nội 04 9426608
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Bất kỳ một DN nghiệp dù lớn hay nhỏ nào khi đi vào hoạt động cũng đều có người quản lý Và đối với một DN lớn như Công ty Hà Thành cũng vậy bao gồm một bộ máy quản lý.
Về bộ máy tổ chức của Công ty bao gồm: Đứng đầu là Ban giám đốc, dưới là các phòng ban chức năng, dưới các phòng ban chức năng có các bộ phận chức năng, các kho Nam Phong, Đỗ Xã, Đức Giang, tổ bảo quản, cửa hàng trực thuộc
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau:
- Ban giám đốc: bao gồm Giám đốc và 3 phó giám đốc
+ Giám đốc: là người phụ trách chung tình hình kinh doanh của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán tài vụ, là người đại diện cho Nhà nước về mặt pháp lý Giám đốc có quyền quyết định việc tiến hành hoạt động của Công ty theo đúng chế độ pháp lệnh của Nhà nước và nghị quyết đại hội công nhân viên chức của Công ty Đồng thời Giám đốc chịu trách nhiệm trước Nhà nước, công nhân viên Công ty tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý sao cho hiệu quả cao nhất Công ty phát triển dựa trên những kế hoạch: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn Giám đốc tổ chức hoạt động kinh doanh theo phương thức hợp lý nhằm đạt hiệu quả và đảm bảo ba mục tiêu: Lợi ích nhà nước, lợi ích công ty và lợi ích của cán bộ công nhân viên Công ty
+ 3 Phó GĐ thì 1 PGĐ quản lý và điều hành xí nghiệp Long Giang, 1 PGĐ quản lý và điều hành xí nghiệp 54, và 1 PGĐ quản lý và điều hành xí nghiệp 99.
Các phòng ban chức năng được phân công chuyên môn hóa các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dưới được thực hiện quyết định và nhiệm vụ được phân công.
Các bộ phận chức năng được phân công chuyên môn hóa các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Giám Đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dưới thực hiện quyết định và nhiệm vụ phân công.
Các bộ phận chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phối với nhau để hoạt động của Công ty được tiến hành thường xuyên liên tục đạt hiệu quả cao.
- Phòng tổng hợp (tổ chức hành chính)
+ Gồm 10 người, có nhiệm vụ giúp ban giám đốc Công ty thực hiện chính sách của Nhà nước đối với người lao động như: tiền lương, bảo hiểm, chỉ đạo công tác quản trị hành chính, thanh tra.
+ Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu, đánh giá năng lực cán bộ, đề xuất với giám đốc, điều động, đề bạt cán bộ phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động, chuyển vị trí kịp thời những lao động nhàn rỗi trong kinh doanh.
+ Xây dựng kế hoạch, số lượng và chất lượng lao động dựa vào mức tiêu hao lao động theo quý, tháng, năm.
+ Tổ chức các hình thức tiền lương, xây dựng phương án trả lương và hướng dẫn, kiểm tra tình hình trả lương của Công ty
+ Thường xuyên đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên Giúp giám đốc về công tác quản lý hành chính, bảo đảm những điều kiện cần thiết cho công tác quản lý Công ty
- Phòng kế toán tài chính: Gồm 8 người, có nhiệm vụ giúp ban giám đốc quản lý và sử dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng quý, năm Thực hiện chỉ đạo các nhân viên kế toán ở các phòng kinh doanh và các xí nghiệp. Phòng kế toán có nhiệm vụ cụ thể sau
+ Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê tài chính
+ Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống số liệu về số lượng tiền vốn và các quỹ Công ty hiện có.
+ Tính toán các chi phí kinh doanh để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán các khoản lãi, lỗ với ngân hàng theo chế độ kế toán hiện hành.
+ Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ.
+ Lập kế hoạch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời, thu chi tiền mặt và hạch toán kinh tế.
+ Quyết toán và lập báo cáo hàng tháng theo quy định của Nhà nước. Thực hiện kế hoạch vốn cho sản xuất, hạch toán kế toán đầy đủ quá trình vận động về vật tư tiền vốn, tài sản của Công ty Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh, làm cơ sở cho giám đốc biết được tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng có liên quan khác
- Phòng kinh doanh: gồm có 5 phòng kinh doanh, mỗi phòng có 1 trưởng phòng có 6 nhân viên Các phòng kinh doanh giúp giám đốc triển khai các hợp đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gắn liền với địa điểm tiêu thụ, phát triển mạng lưới hệ thống bán hàng, triển khai công tác kinh doanh.
Đặc điểm tổ chức kế toán công ty
1.5.1.Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Hà Thành gồm Kế toán trưởng và 7 kế toán viên (KTV) Trong đó gồm 1 kế toán tổng hợp kiêm chức vụ phó phòng; 1 KTV về tiền mặt;1 KTV về tiền gửi ngân hàng; 1 KTV về báo cáo thuế; 1 KTV về hàng tồn kho; 1 KTV theo dõi về tiền lương và bảo hiểm xã hội và theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ, 1 KTV theo dõi việc hạch toán của các xí nghiệp và từng phòng kinh doanh Và trong công ty thì tại các phòng kinh doanh và từng phân xưởng cũng có 1 kế toán theo dõi tình hình của từng phòng.
- Trong bộ máy kế toán của Công ty ta có thể xem xét và quản lý theo từng bộ phận
Bộ phận thứ nhất phụ trách chung: kế toán chi phí kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản, kế toán tổng hợp phụ trách trang thiết bị và ứng dụng tin học của phòng xây dựng, theo dõi tài chính.
Bộ phận thứ hai: kế toán tiền mặt, kế toán tiêu thụ công nợ khách hàng, các khoản nộp ngân sách (thuế VAT, phí xây dựng, các loại thuế khác ), các khoản phải thu tạm ứng Thu hồi đầy đủ kịp thời các khoản tạm ứng khi công việc hoàn thành Đặc trách theo dõi khối cửa hàng bán lẻ. Kiểm tra định kỳ, có biên bản về công nợ, hàng hóa tồn Sắp xếp lưu giữ các chứng từ, hồ sơ, tài liệu, sổ sách, báo cáo thuộc lĩnh vực được phân công, mở sổ theo dõi chứng từ.
Bộ phận thứ ba: kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán hàng hóa, công cụ, dụng cụ, vật tư Kế toán công nợ nội bộ và các khoản phải thu phải trả khác Kiểm tra, hoàn thiện, in nhật ký chứng từ hàng tháng của các phòng kinh doanh, các Xí nghiệp (như in sổ chi tiết chi phí, nhật ký chứng từ, bảng kê, phiếu kế toán ), theo dõi hóa đơn, ấn chỉ Chú ý lượng tồn ở từng bộ phận để có kế hoạch mua, cấp đảm bảo kịp thời hóa đơn bán hàng cho từng đơn vị, gửi báo cáo về tình hình s sử dụng hóa đơn về phòng ấn chỉ
(Cục thuế Hà Nội) Sắp xếp lưu giữ báo cáo kiểm kê, quyết toán, các loại chứng từ, hồ sơ tài liệu, số liệu sổ sách, báo cáo thuộc lĩnh vự được phân công, mở sổ theo dõi chứng từ.
Bộ phận thứ tư: Thủ quỹ theo dõi chi phí hành chính, chấm công và công tác văn thư của văn phòng Thường xuyên đối chiếu số dư và nộp chuyển tiền kịp thời, không để số dư cao Đóng chứng từ và lưu giữ chứng từ tiền mặt.
- Nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng trong Công ty
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Công ty về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát:
+ Việc chấp hành bảo vệ tài sản, tiền vốn trong công ty;
+ Việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động tiền lương, tiền thưởng, các khoản phục cấp và các chính sách, chế độ đối với người lao động.
+ Việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh – tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí kinh doanh, phí lưu thông, các dự toán chi tiêu hành chính, sự nghiệp, các định mức kinh tế - kỹ thuật;
+ Việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, tín dụng và các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ
+ Việc giải quyết và xử lý các khoảng thiếu hụt, các khoảng nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác.
Kế toán trưởng có những quyền hạn sau:
+ Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các kế toán của Công ty;
+ Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty chuyển đầy đủ,kịp thời những tài liệu, số liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra của kế toán trưởng.
+ Các báo cáo kế toán, các hợp đồng kinh tế, dịch vụ, các chứng từ tín dụng, các tài liệu các liên quan đến việc thanh toán, trả lương, trả tiền thưởng, thu chi tiền mặt đều phải có chữ ký của kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý;
+ Kế toán trưởng không được lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu khi không có ý kiến của Giám đốc, hoặc không phù hợp với các quy định hiện hành của nhà nước.
Như vậy, kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ phải thu khó đòi để bảo toàn và phát triển vốn Được đề nghị tuyển dụng,thuyên chuyển, nâng cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ của Công ty theo quy chế lao động và lương của Công ty Kế toán trưởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng Các Báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các chứng từ tín dụng và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý
SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY
Kế toán tổng hợp (phó phòng)
KT tiền lương và TSCĐ
KT theo dõi các PX và phòng KD
1.5.2.Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ tại Công ty Hà Thành
Do Công ty Hà Thành là DN thương mại trong đó sản xuất chỉ chiếm số lượng nhỏ Nhưng vốn kinh doanh của DN là 17.680 triệu đồng > 15.000 triệu đồng Mà theo quy định của Nhà nước thì DN nào có vốn điều lệ trên 15.000 triệu đồng (tức trên 15 tỷ) thì hệ thống sổ sách kế toán của DN thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Như vậy, cũng giống như các DN thương mại khác thì danh mục chứng từ kế toán của công ty gồm: kế toán tổng hợp; phiếu thu, phiếu chi; phiếu nhập mua hàng; phiếu nhập hàng từ sản xuất; nhập hàng trả lại; phiếu nhập khác; xuất bán hàng; xuất sử dụng hàng hóa; xuất chuyển kho; xuất khác; xuất công cụ dụng cụ; xuất trả, giảm giá hàng mua; chênh lệch tỷ giá; phân bổ chi phí trả trước; khấu hao TSCĐ; số dư ban đầu; kết chuyển số dư tài khoản.
Danh mục chứng từ kế toán được sử dụng để khai báo chứng từ kế toán và quản lý sổ chứng từ theo từng loại chứng từ Do đó các chứng từ kế toán của DN dựa trên các nhóm chứng từ chuẩn của ứng dụng như:
- Quỹ tiền mặt, tiền gửi, ngoại tệ: Phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt; Phiếu thu ngoại tệ, phiếu chi ngoại tệ; Giấy báo có, giấy báo nợ
- Ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá: Phương pháp ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá; điều chỉnh chênh lệch tỷ giá.
- Hàng hóa, vật tư: Nhập sản phẩm từ sản xuất; nhận hàng bán trả lại
- Công nợ: công nợ, bù trừ công nợ
- Chi phí trả trước: chi phí trả trươc, phân bổ chi phí trả trước.
- Chi phí TSCĐ: TSCĐ, trích và phân bổ KH TSCĐ
- Kế toán tổng hợp: Phiếu kế toán và khóa sổ
- Báo cáo: Báo cáo; xem, in báo cáo; truy ngược về chứng từ gốc; chỉnh sửa tiêu đề, biểu mẫu; nhấn ký tên, giấy in; trình bày nội dung bảng báo cáo;sửa chữa BCTC; tạo báo cáo; Biểu đồ; in ấn và xuất dữ liệu; xuất dữ liệu ra phần mềm kê khai thuế Mẫu báo cáo mà DN sử dụng là mẫu báo cáo theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
1.5.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Công ty Hà Thành – BQP vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Hình thức kế toán: Kế toán công ty sử dụng hình thức nhật ký chung và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Tài khoản cấp 1 của công ty bao gồm: TK 111, TK 112, TK 113, TK
121, TK 128, TK 129, TK 131, TK 133, TK 136, TK 138, TK 139, TK 141,
TK 142, TK 144, TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 156, TK
157, TK 159, TK 161, TK 211, TK 212, TK 213, TK 214, TK 241, TK 242,
TK 244, TK 311, TK 331, TK 333, TK 334, TK 335, TK 336, TK 337, TK
338, TK 341, TK 342, TK 344, TK 351, TK 352, TK 411, TK 413, TK 414,
TK 415, TK 418, TK 421, TK 431, TK 441, TK 511, TK 512, TK 515, TK
521, TK 531, TK 532, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 632, TK 635,
TK 641, TK 642, TK 711, TK 811, TK 821, TK 911, TK 001, TK 002, TK
003, TK 004, TK 007, TK 008 (Xem chi tiết trong báo cáo thực tập tổng hợp). a. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY HÀ THÀNH
Đặc điểm về bán hàng và và nhiệm vụ về hạc toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2.1.1 Đặc điểm vể bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2.1.1.1 Đặc điểm về hàng hóa
Công ty Hà Thành – BQP được thành với nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu Hàng hóa của công ty là hàng hóa nhập khẩu bao gồm các mặt hàng chủ yếu là ô tô các loại, ống hàn hơi, dầu, đồ gia dụng, hóa chất, inox, thép Bên cạnh việc kinh doanh nhập khẩu theo phương pháp trực tiếp,
DN còn ký kết với các đơn vị khác để nhập khẩu ủy thách hưởng hoa hồng. Với lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu là chủ yếu, DN sử dụng tài khoản 156-hàng hóa để phản ánh giá trị mua của hàng hóa
- Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Để thực hiện một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, các phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Sau đó công ty thực hiện việc ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài Khi hợp đồng đã được ký kết, công ty tiến hành các thủ tục mở L/C, D/P (thanh toán bằng hình thức nhờ Ngân hàng thu hộ), T/T (thanh toán bằng điện trả trước hoặc trả sau) hình thức này được các nhà cung ứng ưa chuộng nhiều hơn vì thanh toán nhanh hơn 2 hình thức kia). Thông thường bộ chứng từ theo phương thức nhập khẩu trực tiếp này bao gồm: Hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ Khi công ty chấp nhận thanh toán thì ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho công ty để đi nhận hàng Một bộ chứng từ để đi nhận hàng còn bao gồm thêm tờ khai nguồn gốc hàng nhập khẩu, giấy kiểm định chất lượng hàng hoá nhập khẩu do cục đăng kiểm xác nhận, tờ khai hàng hóa nhập khẩu, phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu, giấy ủy quyền của Giám đốc cho trưởng phòng kinh doanh, tờ khai thuế hàng nhập khẩu, phụ lục tờ khai thuế hàng nhập khẩu Nhân viên của phòng kinh doanh sẽ đến tại cảng Hải Phòng để đứng ra kiểm nhận hàng và làm các thủ tục Hải quan, đồng thời công ty thông báo chô khách hàng ra nhận hàng luôn tại cảng Trường hợp khách hàng không nhận hàng ngay tại cảng, Công ty sẽ tiến hành thuê kho bãi và cả người giữ kho để bảo quản hàng, mọi chi phí phát sinh trong quá trình thuê kho bãi đều do khách hàng chịu.
Khi nhận được biên lai thuế, tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Invoice, giấy báo nợ của ngân hàng, hóa đơn, biên lai vận chuyển bốc dỡ,… kế toán thực hiện vào máy tính phần mềm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phần giấy báo Nợ của ngân hàng sổ phụ ngân hàng, chứng từ phiếu chi tiền mặt Phần mềm kế toán máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK 1122, TK 1111, TK 131TD (chi tiết cho từng khách hàng), TK 33331.
Kế toán hàng hóa vào máy tính phần hành mua hàng, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK 156 (cho từng mặt hàng của từng phòng kinh doanh), TK 331(chi tiết cho từng nhà cung cấp), TK3333.
Kế toán thanh toán vào máy tính phần hành phải trả để cập nhật giấy báo Nợ của ngân hàng về việc thanh toán L/C, D/P (thanh toán bằng hình thức nhờ Ngân hàng thu hộ), T/T (thanh toán bằng điện trả trước hoặc trả sau) Máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK331 (chi tiết cho từng nhà cung cấp) Đến cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tự động cộng và chuyển sang các sổ cái có liên quan.
Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Hà Thành –BQP được khái quát qua sơ đồ sau:
(1) Ký quỹ mở L/C, D/P (thanh toán bằng hình thức nhờ Ngân hàng thu hộ) hoặc T/T (thanh toán bằng điện trả trước hoặc trả sau)
Sơ đồ 2.1: kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
(2) Khi nhận được thông báo hàng đã về đến cảng cử người đi tiếp nhận hàng và tạm ứng cho cán bộ nhận hàng.
(3) Chi phí nhận hàng bằng tiền tạm ứng.
(3a) Chi phí chưa có thuế GTGT.
(3b) Thuế GTGT được khấu trừ.
(4) Tính thuế nhập khẩu phải nộp của hàng nhập khẩu.
(6) Kết chuyển phần thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
(8) Nhập kho hàng nhập khẩu.
(9) Thanh toán cho người xuất bằng tiền ký quỹ.
(10) Thanh toán cho người xuất khẩu số tiền còn nợ.
- Phương thức nhập khẩu ủy thác Để thực hiện nhập khẩu ủy thác, các phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập khẩu nhưng không có đủ điều kiện, giấy phép để nhập loại hàng đó nên ủy thác cho DN nhập khẩu DN phải ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu với đơn vị giao ủy thác và hợp đồng ngoại với nhà cung cấp nước ngài Trong hợp đồng ủy thác quy định rõ mọi điều khoản, quy cách, số lượng, chất lượng hàng hóa nhập khẩu, phương thức thanh toán và nghĩa vụ, quyền lợi của mỗi bên Bên giao ủy thác sẽ đặt cọc cho bên nhận ủy thác (DN) một số tiền để làm thủ tục mở L/C, D/P hoặc T/T và chi phí liên hệ ký hợp đồng với nước ngoài Sau khi các hợp đồng đã được ký kết, DN tiến hành các thủ tục nhập khẩu hàng hóa tương tự như khi tiến hành nhập khẩu trực tiếp.
Căn cứ vào hợp đồng ủy thác nhập khẩu, phiếu thu tiền mặt đã có xác nhận thu tiền của thủ quỹ, giấy báo Nợ của ngân hàng, tờ khai hàng hóa nhập khẩu, phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu, tờ khai tính thuế GTGT hàng nhập khẩu, hóa đơn thương mại, vận đơn chứng từ, biên lai vận chuyển bốc dỡ, biên lai thu phí Hải quan Kế toán thực hiện vào máy tính phần hành Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng phần giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc căn cứ vào sổ phụ ngân hàng, chứng từ phiếu thu tiền mặt Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK 1111, TK 1122a, TK 1122b, TK 131UT (chi tiết cho từng khách hàng ủy thác), TK 33331UT, TK 33312UT. Căn cứ vào Invoice, bill of lading, biên bản giao hàng kiêm giấy nhận nợ, hóa đơn GTGT, tờ khai hàng hóa nhập khẩu, kế toán thực hiện vào máy tính phần hành phải thu Phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết
TK 131UT (chi tiết cho từng khách hàng ủy thác), TK 331 ( chi tiết cho từng người bán mà DN mua theo phương thức ủy thác), TK33331UT, Tà3331UT,
TK 5113 Cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ cái các TK liên quan.
Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác của Công ty Hà Thành –BQP được khái quát qua sơ đồ sau.
Sơ đồ 2.2: Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác
(1) Nhận tiền đặt cọc của bên giao ủy thác nhập khẩu.
(2) Ký quỹ mở L/C, D/P , D/P (thanh toán bằng hình thức nhờ Ngân hàng thu hộ) hoặc T/T (thanh toán bằng điện trả trước hoặc trả sau).
(3) Chi phí chi hộ cho bên giao ủy thác.
(4) Giao nhận hàng nhập khẩu.
(5) Hoa hồng ủy thác được hưởng.
(6) Nộp hộ thuế GTGT, thuế nhập khẩu cho bên giao ủy thác.
(7) Bên giao ủy thác thanh toán hợp đồng.
(8) Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
2.1.1.2 Đặc điểm về doanh thu
Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn tiếp theo của quá trình kinh doanh Doanh thu bán hàng hóa của công ty Hà Thành – BQP phụ thuộc vào giá cả đầu vào, sự thỏa thuận của hai bên thông qua hợp đồng hoặc đơn đặt hàng và một yếu tố không thể thiếu đó là phụ thuộc vào sự biến động thị trường của mặt hàng đó trong từng thời điểm Giá bán không nên quá cao hoặc quá thấp, phải trên cơ sở của hai bên cùng có lợi Giá bán có thể bao gồm hoặc không bao gồm chi phí khác như: vận chuyển, bốc dỡ… Nếu đã bao gồm chi phí khác thì công ty cần có trách nhiệm nhận hàng tại kho bên mua theo đúng địa điểm như thỏa thuận trong hợp đồng Nếu giá bán chưa bao gồm chi phí khác thì công ty khách hàng có trách nhiệm nhận hàng tại kho của công ty hoặc công ty có thể tiến hành giao nhận hàng tận kho khách hàng nhưng tất cả các chi phí phát sinh khác hoàn toàn do công ty khách hàng chịu và họ có nghĩa vụ hoàn trả lại công ty.
2.1.1.3 Đặc điểm về phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán
Phương thức tiêu thụ mà DN đang áp dụng hiện nay là bán vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Hàng hóa mà công ty nhập khẩu về không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng Công ty đồng thời tiến hành thanh toán với cả nhà cung cấp và khách hàng Bán hàng theo phương thức này gồm có bán giao tay ba và gửi hàng nhưng chủ yếu công ty áp dụng phương thức tiêu thụ giao tay ba, khi hàng về đến cảng công ty sẽ thông báo cho khách hàng Người nhận hàng sau khi ký nhận vào chứng từ bán hàng của
DN thì hàng được xác định là bán và được ghi nhận là doanh thu, nghĩa là
DN không nắm giữ quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát hàng Thuộc phương thức bán hàng này gồm có bán hàng thu tiền ngay và bán chịu. Đối với phương thức hàng gửi bán: theo phương thức này, DN gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thỏa thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng Khi xuất kho gửi hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát của DN Chỉ khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới chuyển quyền sở hữu và ghi nhận doanh thu bán hàng.
Hạch toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả kinh doanh của Công ty Hà Thành
2.2.1 Hạch toán doanh thu bán hàng
2.2.1.1 Hạch toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa a Chứng từ sử dụng (MS02-VT):
- Phiếu xuất kho: Do cán bộ phòng cung ứng lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần Liên 1 giữ tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán Trên phiếu xuất kho của DN quy định các đối tượng ghi như sau:
+ Người lập phiếu ghi cột, tên, chủng loại, quy cách và xuất kho theo yêu cầu.
+ Thủ kho ghi cột, số lượng thực xuất.
+ Kế toán hàng tồn kho điền cột đơn giá và tính ra cột thành tiền.
Ví dụ 1: Ngày 17/10/2008, Công ty Hà Thành bán ô tô con 7 chỗ ngồi hiệu Hyundai Grand Starex cho Công ty TNHH phát triển TM Hà Nội (HĐ số 2-091008 ngày 09/10/2008) với đơn giá chưa thuế là 300 triệu đồng.
Ví dụ trên được phản ánh trên phiếu xuất kho.
- Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Hữu Huy
- Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty TNHH phát triển TM Hà Nội (hợp đồng số 2-
- Xuất tại kho: Bãi xe Gia Thụy – Gia Lâm – Hà Nội
STT Tên hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền bằng chữ: Tám trăm chín mươi bốn triệu đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đón dấu)
- Hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT): Chứng từ này do cán bộ phòng kinh doanh của DN lập Chứng từ được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần Trong đó liên : lưu tại quyển, liên 2 giao cho người mua hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán
Ví dụ 2: Ngày 17/10/2008 xuất 3 xe ô tô bán cho Công ty TNHH phát triển thương mại Hà Nội với đơn giá chưa thuế 300 triệu đồng 1 chiếc, thuế GTGT 10% thanh toán 90 triệu bằng mặt, số còn lại bằng chuyển khoản. Được phản ánh trên hóa đơn.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG BP/2008B
Ngày 17 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY HÀ THÀNH – BQP Địa chỉ: 99 Lê Duẩn – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Số tài khoản: 115.20004079.01.04 Điện thoại: Mã số thuế: 01 001085 29
Họ tên người mua:……… ……… Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN TM HÀ NỘI Địa chỉ: 18 Phan Chu Trinh – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Số tài khoản:……… …… Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 01 01189577 stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Otô con 7 chỗ ngồi mới 100% xe 03 300.000.000đ 900.000.000đ do Hàn Quốc sx năm 2007 hiệu
Cộng tiền hàng: 900.000.000đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 90.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 990.000.000đ
Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm chín mươi chin triệu đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
- Phiếu thu (báo Có) MS01 – TT: Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên , liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 dùng để lưu chuyển và ghi sổ kế toán.
Ví dụ 2: Ngày 17 tháng 10 năm 2008 bán hàng ô tô, khách hàng đã trả bằng tiền mặt 90 triệu đồng.
QĐ số 15/2006/QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Công Cường Địa chỉ: cty TNHH phát triển TM Hà Nội - 18 Phan Chu Trinh – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Lý do nộp: Trả tiền mua hàng
Số tiền: 90.000.000đ (Viết bằng chữ): Chín mươi triệu đồng.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Từ phiếu thu kế toán vào sổ tiền mặt và vào sổ chi tiết phải thu khách hàng.
- Một số chứng từ phản ánh các khoản giám trừ doanh thu: phiếu nhập kho hàng bị trả lại,… b Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ này được mở chi tiết cho từng thứ hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
- Cơ sở lập: kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và các chứng từ phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu Mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dòng trên sổ chi tiết bán hàng
- Quy trình luân chuyển của hóa đơn bán hàng:
Bước 1: người mua hàng đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng cam kết
Bước 2: Viết hóa đơn bán hàng
Bước 3: Ký hóa đơn bán hàng do trưởng phòng của từng phòng ký vì tại
DN các trưởng phòng đã được ủy quyền ký các hóa đơn bán hàng về các mặt hàng do chính phòng đó kinh doanh.
Bước 4: Viết phiếu thu; bước 5: Ký phiếu thu; bước 6: Thu tiền Ba bước này thực hiện khi bán hàng theo phương thức thu tiền ngay Trường hợp bán chịu không có ba bước này.
Sau đây là các sổ cho ví dụ 2 ở trên:
BỘ TƯ LỆNH THỦ ĐÔ
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: Ôtô con Quý IV năm 2008 Quyển số: 8 Đơn vị: Đồng VN
TK đối ứng Ghi Có TK doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu
SH NT SL Đơn giá Thành tiền Thuế
Bán hàng ô tô con 7 chỗ mới 100% hiệu Hyundai Grand Starex sx năm 2007
Bán hàng ô tô con 7 chỗ mới 100% hiệu Hyundai Grand Starex sx năm 2007
BỘ TƯ LỆNH THỦ ĐÔ
Số hiệu: TK 5111 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng
Kỳ PS: 01/10-31/12/2008 n v tính: ng VN Đơn vị tính: Đồng VN ị tính: Đồng VN Đồng VN
Diễn giải TK đối ứng
SH NT PS Nợ PS Có
01/10 44322 01/10 Bán hàng ô tô con 7 chỗ mới 100% hiệu Hyundai
17/10 44345 17/10 Bán hàng ô tô con 7 chỗ mới 100% hiệu Hyundai
31/12 Kết chuyển giá vốn từ TK 511 sang TK 911 911 98.340.000.000
Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng nên mỗi mặt hàng được tổng hợp trên một sổ chi tiết bán hàng khác nhau nên có nhiều sổ chi tiết bán hàng.Cuối quý, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết bán hàng cho tất cả các mặt hàng Mỗi loại hàng bán ra sẽ được tổng hợp trên một dòng của bảng này, trong đó nêu rõ số lượng bán và doanh thu theo từng loại hàng.Qua bảng tổng hợp chi tiết bán hàng có thể khái quát được tình hình kinh doanh trong kỳ của DN Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết bán hàng được dùng để đối chiếu với sổ cái bán hàng Mặt khác cũng giúp nhà quản trị kiểm soát tốt tình hình kinh doanh của DN.
BỘ TƯ LỆNH THỦ ĐÔ
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG
Quý IV năm 2008 Đơn vị: Đồng VN
Tên, chủng loại, quy cách Doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp
Sổ cái tài khoản bán hàng (TK 511) Vào cuối tháng mỗi tháng phần mềm kế toán tự động kết chuyển.
Tên tài khoản: doanh thu bán hàng
Số hiệu: TK 511 Quý IV năm 2008 n v : ng VN Đơn vị tính: Đồng VN ị tính: Đồng VN Đồng VN
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SHTK đối ứng Số tền
Số phát sinh trong quý
31/10 44322 01/10 Xuất bán ô tô con 7 chỗ 131 3.600.000.000
44345 17/10 Xuất bán ô tô con 7 chỗ 131 900.000.000
2.2.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ra ngày 20/03/2006, các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu Mà DN chủ yếu kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu, và chỉ có ô tô du lịch mới có thuế TTĐB thuộc trong khoản giảm trừ của DN và có thêm khoản giảm trừ doanh thu là hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại là giá trị hàng bán đã xác định tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán Các khoản giảm trừ doanh thu nếu có thường được lập hóa đơn điều chỉnh Cuối tháng kết toán dựa vào biên bản xác nhận hàng hóa để lập hóa đơn điều chỉnh DN ít sử dụng TK 521, nếu có ghi nhận trên TK 511 (Xem sổ chi tiết bán hàng).
2.2.3 Hạch toán phải thu khách hàng
Sổ chi tiết phải thu khách hàng (TK 131_chi tiết cho từng khách hàng thường xuyên của công ty) Dùng để theo dõi tình hình thanh toán với từng khách hàng Mặt khác, căn cứ vào hóa đơn bán hàng và chứng từ thanh toán. Mỗi chứng từ gốc được phản ánh 1 dòng trên sổ chi tiết TK 131 Cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tự động cộng sổ chi tiết TK 131 và chuyển sang sổ tổng hợp cbán hàng và chứng từ thanh toán Mỗi chứng từ gốc được phản ánh 1 dòng trên sổ chi tiết TK 131 Cuối tháng phần mềm kế toán sẽ tự động cộng sổ chi tiết TK 131 và chuyển sang sổ tổng hợp chi tiết TK 131.
Ví dụ 2: Đến ngày 18/10/2008 Công ty Hà Thành mới nhận được phiếu báo Có của Ngân hàng về việc khách hàng trả tiền hàng ngày 17/10/2008.
NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT TECHCOMBANK Theo công văn số 21208/CT/AC
TECHCOMBANK BA ĐÌNH Cục thuế Hà Nội
MST: 0100230800 PHIẾU BÁO CÓ Trang 09/4
Kính gửi: CONG TY HA THANH -BQP Số tài khoản: 115.20004079.01.4 Địa chỉ: 99 LE DUAN, HOAN KIEM, HA NOI, VIET NAM Loại tiền: VND
Mã số thuế: 010010859 Loại tài khoản: TIEN GUI THANH TOAN
Số ID khách hàng: 2000479 Số bút toán hạch toán: 1152000407914-20087588
Chúng tôi xin thông báo ã ghi Có t i kho n c a Quý khách s ti n theođã ghi Có tài khoản của Quý khách số tiền theo ài khoản của Quý khách số tiền theo ản của Quý khách số tiền theo ủa Quý khách số tiền theo ố tiền theo ền theo chi ti t sau:ết sau:
Số tiền bằng chữ: Chín trăm bốn mươi triệu VND chẵn
Trích yếu : CTY TNHH PHAT TRIEN TM HA NOI CHUYEN KHOAN VAO
TK CT HA THANH - BQP
Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ (trích)
Tài khoản: 13112 – phải thu khách hàng Khách hàng: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN TM HÀ NỘI
Quý IV năm 2008 n v : ng VN Đơn vị tính: Đồng VN ị tính: Đồng VN Đồng VN
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
17/10 44345 17/10 Bán hàng hóa theo HĐ 2 -
17/10 PT Số: 20/q10 17/10 Thu tiền bán hàng 1111 90.000.000
18/10 PB Có 7588 18/10 Thu tiền bán hàng 1121 940.000.000
Sổ tổng hợp ci tiết phải thu khách hàng (TK 131) Sổ này dùng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với các khách hàng có quan hệ giao dịch với DN Cuối tháng số liệu trên sổ tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng khớp với số liệu trên sổ cái TK 131.
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Tên tài khoản: TK 131 Trích quý IV năm 2008 n v : ng VN Đơn vị tính: Đồng VN ị tính: Đồng VN Đồng VN
Số TT Tên khách hàng SD đầu kỳ Số PS SD cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 Cty TM TH Hương Thành 562.726.856 562.726.856
6 Công ty TNHH phát triển TM Hà Nội
Sổ tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng (TK 131) Số liệu trên sổ cái phải khớp với các sổ chi tiết phải thu khách hàng và sổ tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng.
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng
Số hiệu: TK 131 Quý IV năm 2008 n v : ng VN Đơn vị tính: Đồng VN ị tính: Đồng VN Đồng VN
Diễn giải SH TK đối ứng
Số dư đầu kỳ 56.057.868.557 96.311.232.682 31/10 01/10 44458 Xuất bán ô tô 511 3.600.000.000
17/10 44345 Bán hàng hóa theo HĐ 2 -
17/10 44345 Bán hàng hóa theo HĐ 2 -
17/10 44345 Thu tiền bán hàng hóa theo
17/10 44345 Bán hàng hóa theo HĐ 2 -
2.2.4.Hạch toán giá vốn hàng bán
Sổ chi tiết giá vốn (TK 632): sổ này dùng theo dõi chi tiết giá vốn của từng thứ thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ Hàng hóa xuất kho của
DN được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Căn cứ vào phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa Mỗi chứng từ gốc được trích 1 dòng trên sổ chi tiết giá vốn.
Tên hàng hóa: Ô tô con Quý IV năm 2008 Đơn vị: Đồng VN
Diễn giải Ghi Nợ TK 632, Có các TK Ghi Có TK 632, Nợ các TK
SH NT 15611 157 Cộng Nợ TK 632 911 15611 Cộng Có TK 632
01/10 PXK 15/Q7 01/10 Bán hàng ô tô con 1.788.000.000 1.788.000.000
Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn dùng để phản ánh tổng hợp giá vốn của thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY HÀ THÀNH – BQP
Đánh giá thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Hà Thành – BQP
Hòa chung vào chặng đường phát triển của cả nước, để tồn tại và lớn mạnh, công ty đã đưa ra chính sách tận dụng tối đa những thế manh của mình Đó là nguồn nhân lực dồi dào có chất lượng cao, tác phong làm việc nghiêm túc, hiệu quả với sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo… Mặc dù, trong bước đường hoạt động, DN đã gặp những khó khăn không nhỏ, nhưng công ty đã đưa ra các chính sách linh hoạt và hiệu quả, để tìm ra hướng đi phù hợp nhất với nguồn lực và giải quyết những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến Hơn thế nữa, hàng hóa của công ty đang được nhiều người tiêu dùng tin cậy, công ty đã từng bước cải thiện hiệu quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước Về mặt công tác quản lý kế toán, công ty đã áp dụng linh hoạt những quy định và chế độ của Nhà nước để thành lập một bộ máy kế toán hiệu quả như hiện nay.
Thứ nhất: Về công tác kế toán nói chung cũng như công tác hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng được tổ chức kế toán khá khoa học, đáp ứng được các nhu cầu quản trị của Ban giám đốc Bộ máy kế toán đã có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng và phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty Việc tổ chức công tác kế toán đã góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của DN trên thị trường thông qua chất lượng hoạt động Mặt khác, bộ máy kế toán của công ty hầu hết là những cán bộ giỏi, trình độ nghiệp vụ cao Do đó, công tác kế toán đã phản ánh đầy đủ,chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp và phản ánh các thông tin kế toán kịp thời, góp phần thúc đẩy việc kinh doanh hàng hóa đạt hiệu quả cao Bộ máy kế toán đã trở thành công cụ đắc lực nhất phục vụ cho việc đánh giá thực trạng tài chính và tình hình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương đó là công tác bán hàng hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh Bên cạnh đó, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên kế toán và các phòng ban đã giúp DN xử lý linh hoạt các thông tin phát sinh đột xuất, nằm ngoài tầm kiểm soát Việc thu thập thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ghi sổ và lập báo cáo kế toán vì thế cũng dễ dàng và nhanh hơn.
Thứ hai: Về hình thức sổ kế toán Do việc hạch toán tại công ty ngày càng trở nên phức tạp vì quy mô hoạt động ngày càng mở rộng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều nên áp dụng kế toán là một lợi thế lớn của DN Đặc biệt DN đã lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung một loại hình hiệu quả cho các DN sử dụng kế toán máy Đây là hình thức được thực hiện dựa trên sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cụ thể giữa phương pháp ghi sổ theo thứ tự thời gian và định khoản kế toán. Nên việc áp dụng phần mềm kế toán đã làm cho khối lượng công việc kế toán giảm nhẹ đi nhiều, hệ thống sổ sách được giảm bớt, các sai sót kế toán cũng được giảm thiểu, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
Thứ ba: Vận dụng chế độ kế toán phù hợp với quy định của Bộ Tài chính Chứng từ được sử dụng khá đầy đủ trong quá trình hạch toán kế toán và theo đúng mẫu, quy cách mà Bộ Tài chính đã quy định Hầu hết các chứng từ đều hợp lệ, hợp pháp, hợp lý và có đầy đủ các yếu tố cấu thành như: chữ ký của các bên có liên quan: người bán hàng, người mua hàng, kế toán trưởng, người nộp tiền, người nhận hàng,… nội dung chứng từ, ngày tháng năm lập… Định kỳ, các chứng từ này đều được phân loại và lưu trữ cẩn thận để tạo căn cứ pháp lý cho quá trình cung cấp và kiểm tra, đối chiếu các thông tin kế toán Các chứng từ bán hàng và tiêu thu hàng được chuyển đến các phòng ban có liên quan kịp thời.
Thứ tư: Về tổ chức bộ máy kế toán của DN nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty Công ty Hà Thành – BQP là một công ty thương mại có quy mô lớn mạng lưới chi nhánh xí nghiệp trải dài từ Bắc vào Nam Vì vậy, việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ Hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục ở DN, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Thứ năm: Về áp dụng phần mềm kế toán máy Việc áp dụng hệ thống máy vi tính vào công tác kế toán, từ đó phần mềm kế toán tự động chuyển vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo cuối kỳ cũng được tự động in ra làm cho công tác kế toán trở lên dễ dàng hơn nhiều Việc sửa chữa sai sót kế toán cũng không còn phức tạp như khi thực hiện bằng thủ công Sổ sách kế toán đã giảm nhẹ, áp lực công việc kế toán không còn nặng nề như trước.
Thứ sáu: Về hình thức thanh toán, DN đã áp dụng rất linh hoạt 3 hình thức thanh toán L/C, T/T, D/P tùy theo từng nhà cung cấp yêu cầu và sự thỏa thuận của DN với nhà cung cấp.
Thứ bảy: về tổ chức bán hàng Việc tổ chức bán hàng được thực hiện của từng phòng kinh doanh bởi đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, có khả năng giao tiếp tốt trình độ chuyên môn giỏi Việc quyết định giá bán và phương thức thanh toán cũng được thực hiện ở từng phòng kinh doanh với những mặt hàng mà từng phòng đó nhập khẩu và việc ấn định lại giá lại do phòng tài chính quyết định nên đảm bảo cho việc định giá linh hoạt, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường Việt Nam hiện nay Việc chiết khấu thanh toán được thực hiện bởi từng phòng kinh doanh tạo điều kiện khuyến khích cho khách hàng hoàn trả tiền hàng trong thời gian ngắn nhất.
Thứ tám: Về vốn kinh doanh DN chủ yếu sử dụng vốn vay ngắn hạn của ngân hàng và cá nhân để mua hàng hóa Sở dĩ như vậy, DN có thể vay ngân hàng với khối lượng lớn là do công ty làm ăn có hiệu quả Mặt khác, các phòng kinh doanh cũng khá linh hoạt khi kinh doanh sử dụng nguồn vốn tự có để kinh doanh khá hiệu quả làm vòng quay vốn nhanh đem lại lợi nhuận cao cho DN
Thứ chín: Để quản lý được từng đợt hàng nhập khẩu thì kế toán hàng tồn kho đã phân biệt từng lô hàng để dễ quản lý Vì lượng hàng nhập phát sinh rất nhiều cho nên đây là cách quản lý hợp lý.
Thứ nhất: Về việc theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa theo từng nhóm hàng Phần mềm kế toán ITsoft không cho phép kế toán theo dõi tình hình thụ hàng hóa theo từng nhóm hàng Do vậy việc tổ chức đánh giá hiệu quả bán hàng đối với từng nhóm hàng, từng mặt hàng không thực hiện được. Điều này làm ảnh hưởng lớn đến quyết định kinh doanh, đến định hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới.
Thứ hai: Công ty Hà Thành – BQP là công ty lớn có số lượng nhập – xuất hàng hoá trong kỳ nhiều Mà việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN lại định theo tỷ lệ từ đầu kỳ việc này không hợp lý lắm vì số lượng hàng nhập xuất trong kỳ không đều Mặt khác chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN là hai khoản mục chi phí lớn nhất trong tổng chi phí phát sinh Tại DN chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN chiếm tới 70% - 80% trong tổng chi phí phát sinh Vì thế có ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của DN.
Thứ ba: Hiện tại DN tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này kế toán phải đợi đến cuối kỳ mới xác định được giá vốn và các bút toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế xuất kho.
Phương pháp này có hạn chế là làm tăng khối lượng công việc cho kế toán vào cuối kỳ Mặt khác nó không phản ánh được chính xác giá cả thị trường của hàng hóa, điều này dẫn đến việc tính giá vốn cho hàng hóa xuất kho nhiều lúc không chính xác Do vậy, DN cần tìm ra phương pháp thích hợp để khắc phục hạn chế này.
Thứ tư: Mặc dù, khách hàng lớn của công ty đa phần là khách hàng tin cậy nhưng vốn của DN bị chiếm dụng là không nhỏ Đó là do chính sách thu hồi nợ của công ty chưa được chú trọng đúng mức Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng các khoản phải thu khó đòi để tránh rủi ro về tình trạng nợ xấu Hầu hết công việc đòi nợ đều tiến hành vào cuối năm đối với những khoản nợ lớn Điều này làm cho nợ tồn đọng khá cao (thể hiện ở bảng sau), việc chiếm dụng vốn lớn có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của DN đã có nhiều cố gắng trong việc cải tiến, đổi mới nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại ở một số khâu cần sửa đổi hoàn thiện hơn Từ những nhược điểm vẫn còn tồn tại và thực trạng của DN, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hach toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Thứ hai: Để phản ánh đúng tính tính chất các khoản chi phí và để thuận lợi cho việc xác định chính xác trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ, DN nên hạch toán riêng các khoản chi phí thuộc quá trình mua hàng với các khoản chi phí thuộc quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu Công ty nên chi tiết TK
156 thành hai tài khoản cấp hai: TK 1561 – hàng hóa về nhập kho, TK 1562– chi phí thu mua hàng Các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng thì hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng, còn chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa thì hạch toán vào TK 1562.
- Các chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong quá trình nhập khẩu kế toán ghi:
- Cuối kỳ kế toán phân bổ cho hàng đã tiêu thụ để xác định kết quả tiêu thụ để xác định kết quả:
Kế toán có thể phân bổ chi phí thu mua theo công thức sau:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ
Chi phí thu mua đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x
Trị giá hàng xuất tiêu thụ trong kỳ
Trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ + Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ
Chi phí thu mua đầu kỳ là chi phí mua hàng ứng với giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ.
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ bằng chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa trừ đi các khoản giảm trừ chi phí.
Trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ là trị giá thu mua của hàng đã xuất bán trong kỳ.
Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ bao gồm hàng tồn kho (dư Nợ TK
1561), hàng gửi bán, , gửi đại lý (dư Nợ TK 157), hàng mua đang đi đường(TK 151) còn lại cuối kỳ.
Hoàn thiện kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Hoàn thiện kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu
Mặt khác, để kiểm soát được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì công ty nên mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng thành các sổ chi tiết như: sổ chi tiết chi phí nhân viên bán hàng, sổ chi tiết chi phí dụng cụ đồ dùng Mỗi sổ chi tiết sẽ theo dõi riêng một khoản mục chi phí đến cuối kỳ kế toán có thể tiến hành tổng hợp thành sổ tổng hợp chi phí để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái.
Công ty cũng nên theo dõi chi tiết nợ phải thu của khách hàng theo thời hạn nợ để tiện cho việc trích lập dự phòng cuối mỗi niên độ
Thứ ba: về phương pháp tính giá hàng xuất kho nên áp dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này giá của hàng hóa xuất kho sẽ được máy tự động tính ra khi kế toán nhập dữ liệu vào, cứ sau mỗi lần nhập thì phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra giá của hàng hóa xuất kho Cụ thể tính như sau:
Trị giá của hàng xuất = Số lượng hàng hóa xuất x Đơn giá bình quân Sau m i l n nh p, máy tính s ỗi lần nhập, máy tính sẽ được tính tự động tính ra giá bình ần nhập, máy tính sẽ được tính tự động tính ra giá bình ập, máy tính sẽ được tính tự động tính ra giá bình ẽ được tính tự động tính ra giá bình đã ghi Có tài khoản của Quý khách số tiền theoư trên tài khoản – tháng 10/2008.ợc tính tự động tính ra giá bìnhc tính t ự động tính ra giá bình đã ghi Có tài khoản của Quý khách số tiền theoộng tính ra giá bìnhng tính ra giá bình quân c a h ng hóa xu t kho, l n xu t ng y sau ó s l y ủa Quý khách số tiền theo ài khoản của Quý khách số tiền theo ất kho, lần xuất ngày sau đó sẽ lấy đơn giá này ần nhập, máy tính sẽ được tính tự động tính ra giá bình ất kho, lần xuất ngày sau đó sẽ lấy đơn giá này ài khoản của Quý khách số tiền theo đã ghi Có tài khoản của Quý khách số tiền theo ẽ được tính tự động tính ra giá bình ất kho, lần xuất ngày sau đó sẽ lấy đơn giá này đã ghi Có tài khoản của Quý khách số tiền theoơn vị tính: Đồng VNn giá n yài khoản của Quý khách số tiền theo l m ài khoản của Quý khách số tiền theo đã ghi Có tài khoản của Quý khách số tiền theoơn vị tính: Đồng VNn gía xu t.ất kho, lần xuất ngày sau đó sẽ lấy đơn giá này
TK 1331 chi phí thu mua chưa thuế Phân bổ chi phí thu mua
Thuế GTGT vào giá vốn hàng bán Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
= Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp này vừa phản ánh chính xác giá cả của hàng hóa, vừa tính được ngay giá trị hàng hóa xuất kho Vì áp dụng kế toán máy nên áp dụng phương pháp này là rất thuận tiện và hợp lý.
Thứ tư: Về chính sách thu hồi nợ công ty có thể áp dụng các chính sách sau.
- Công ty nên có những chính sách thích hợp để đôn đốc công tác đòi nợ, hạn chế tối đa tình trạng bị chiếm dụng vốn.
- Trong ký kết hợp đồng cần nêu rõ thời hạn và phương thức thanh toán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có), các điều khoản yêu cầu về chịu trách nhiệm thanh toán và giao hàng giữa các bên phải rõ ràng và hợp pháp Đặc biệt phải có các điều khoản về vi phạm thời hạn thanh toán, có yêu cầu thế chấp đối với những hợp đồng có giá trị lớn.
- Cần có các hình thức khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn như: các chương trình khuyến mại linh hoạt, mềm dẻo, sử dụng chiết khấu thanh toán một cách hiệu quả Tỷ lệ chiết khấu hợp lý do công ty đưa ra sẽ phải nhỏ hơn hoặc bằng với lãi suất vay vốn trên thị trường liên ngân hàng. Điều này sẽ khuyến khích khách hàng trả tiền sớm tránh tồn đọng vốn của công ty.
- DN nên lập một bảng liệt kê số tiền chiết khấu thanh toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
- DN nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để hạn chế rủi ro về nợ xấu Cuối niên độ, kế toán phải tính ra số dư nợ khó đòi để lập dự phòng.Các khoản nợ này phải có căn cứ rõ ràng như: tên, địa chỉ, số nợ còn lại, các bằng chứng khác để chứng minh khả năng thanh toán thấp của khách hàng(ví dụ như khách hàng mất khả năng thanh toán, phá sản…) Cuối mỗi năm tài chính, kế toán theo dõi các khoản phải thu khó đòi để tính ra tỷ lệ trích lập và tính ra mức dự phòng cần trích cho niên độ tiếp theo.
Theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành, cụ thể là thông tư 13/2006/TT- BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi được tính như sau:
- 30% giá trị đối với những khoản nợ quá hạn từ 3 tháng – dưới 1 năm.
- 50% giá trị đối với những khoản nợ quá hạn từ 1năm – 2 năm.
- 70% đối với những khoản nợ quá hạn từ 2 năm – dưới 3 năm.
Khi hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
Khi bắt đầu trích lập dự phòng.
Có TK 1592 (chi tiết cho từng đối tượng): mức dự phòng cần lập
Sang kỳ kế toán tiếp theo, kế toán so sánh số dự phòng của năm trước còn lại với mức cần lập dự phòng cho niên độ tới.
Nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn so với số cần lập thì bổ sung thêm số thiếu, kế toán phản ánh như sau.
Có TK 1592: số bổ sung
Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn so với số cần lập thì hoàn nhập dự phòng, kế toán phản ánh như sau.
Nợ TK 1592: số hoàn nhập
Khi thu hồi hay xóa sổ khoản trích lập dự phòng, hạch toán như sau.
Nợ TK 111, 112…: số tiền thu hồi.
Nợ TK 1592: trừ vào dự phòng.
Nợ TK 642: số thiệt hại còn lại sau khi sóa sổ.
Có TK 131: số nợ bị xóa. Đồng thời ghi Nợ TK 004 (chi tiết cho từng đối tượng): số đã xóa sổ.
Khi lập dự phòng mà thu hồi được toàn bộ số nợ phải thu (số nợ này đã trích lập dự phòng) thì hoàn nhập dự phòng.
Nợ TK 1592: số hoàn nhập
Thứ năm: đối với nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác, thay vì việc sử dụng TK
131 và 331 để phản ánh các quan hệ thanh toán với nhà cung cấp nước và bên giao ủy thác, DN nên sử dụng TK 1388 thay vì sử dụng TK 131 và TK
3388 thay vì sử dụng TK 331 Khi DN nhận tiền đặt cọc của bên giao ủy thác để thanh toán tiền hàng nhập khẩu, nộp hộ thuế và chi cho các khoản khác liên quan đến việc nhập hàng, kế toán phản ánh trên TK 3388 Còn đối với các khoản chi hộ bên giao ủy thác và hoa hồng ủy thác được hưởng thì kế toán phản ánh trên TK 1388.
Trình tự kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác
1 Nhận tiền đặt cọc của bên giao ủy thác.
3 Các khoản chi hộ cho bên giao ủy thác.
4 Số tiền hàng phải thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.
5 Hoa hồng ủy thác được hưởng.
6 Bên giao ủy thác chuyển tiền để công ty nộp hộ thuế và chi cho các khoản khác liên quan đến việc nhập hàng.
7 Nộp thuế và chi cho các khoản khác mà bên giao ủy thác phải chịu.
8 Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.
9 Bên giao ủy thác thanh toán hợp đồng.
