Tổng quan về Công ty TNHH VIỆT BÌNH
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH VIỆT BÌNH
1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH VIỆT BÌNH
Công ty TNHH Việt Bình là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và tài khoản ngân hàng riêng, hoạt động dưới sự giám sát của cơ quan nhà nước Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1802000695 bởi phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ vào ngày 26/09/2001 và chính thức hoạt động từ ngày 01/10/2001.
Khi mới thành lập Công ty có 2 sáng lập viên là ông Kiều Đức Thuận và ông Kiều Văn Thanh, với số vốn điều lệ là:
Tên giao dịch: công ty TNHH VIỆT BÌNH
Tên giao dịch quốc tế : VIET BINH Company Limited
Trụ sở đặt tại: Số nhà 1807, đại lộ Hùng Vương – thành phố Việt Trì - Phú Thọ
Chuyên mua vào và bán ra các loại mô tô, xe máy của các hãng SYM, Suzuki, Honda…
Làm đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hoá
Bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, mô tô, xe máy (kể cả phụ tùng và các bộ phận phụ trợ cử xe ô to, xe máy)
1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH VIỆT BÌNH
Công ty TNHH Việt Bình, ngay từ khi thành lập, đã tập trung vào lĩnh vực mua bán xe máy, chủ yếu là các thương hiệu SYM và Suzuki Với lợi thế về địa lý và dân cư, công ty không chỉ duy trì thị trường trong tỉnh mà còn mở rộng ra các tỉnh lân cận như Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Tây (cũ) và Vĩnh Phúc Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng, công ty đã mở rộng kinh doanh sang các lĩnh vực như đại lý mua bán phụ tùng, bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, xe máy.
- Trong quá trình phát triển, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty luôn có những sáng kiến đề ra những chiến lược kinh doanh hợp lý như:
Chương trình mua xe máy trả góp trong 6 tháng không chỉ giúp tăng cường doanh số bán hàng mà còn hỗ trợ những người có thu nhập thấp có cơ hội sở hữu xe máy.
Công ty cam kết thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng sau khi mua nhằm đảm bảo sự yên tâm cho khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu Định kỳ, chúng tôi tổ chức chương trình bảo dưỡng miễn phí cho các loại xe thuộc các hãng SYM, Suzuki và Honda.
+ Đăng quảng cáo trên truyền hình tỉnh về các loại xe mà Công ty đang bán nhằm giới thiệu rộng rãi hình ảnh của Công ty mình
Công ty không chỉ tài trợ cho các hoạt động văn hóa của tỉnh mà còn tích cực tham gia trưng bày sản phẩm tại các hội chợ trong các dịp lễ hội như lễ hội Đền Hùng.
Sau hơn 8 năm phát triển, Công ty đã mở rộng mạng lưới với 3 đại lý bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Phú Thọ và các tỉnh lân cận.
1.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Bảng 1-1 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH VIỆT BÌNH
Trong ba năm qua, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty lần lượt đạt 8.594.657.000, 11.238.176.000 và 14.305.912.000 đồng Giá vốn hàng bán cũng tăng theo, với các con số 6.669.156.000, 9.041.892.000 và 12.034.444.000 đồng Lợi nhuận gộp ghi nhận được là 1.925.501.000, 2.196.284.000 và 2.271.468.000 đồng Chi phí bán hàng tăng từ 585.390.000 lên 649.830.000 đồng, trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có xu hướng tăng từ 240.753.000 lên 282.159.000 đồng Lợi nhuận trước thuế lần lượt là 1.099.358.000, 1.303.285.000 và 1.339.479.000 đồng, với thuế TNDN tương ứng là 307.820.300, 364.919.800 và 375.054.200 đồng Cuối cùng, lợi nhuận sau thuế đạt 791.537.700, 938.365.200 và 964.424.800 đồng.
Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH VIỆT BÌNH 1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
1.2.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Công ty tập trung vào hoạt động kinh doanh thương mại và dịch vụ, tuân thủ pháp luật của Nhà nước và hướng dẫn từ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ, nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Công ty TNHH có quyền tự quản lý và sử dụng vốn một cách hiệu quả để thực hiện các nghĩa vụ kinh doanh Đồng thời, công ty cũng có khả năng huy động và phân phối vốn từ nhiều nguồn khác nhau.
Công ty cần tuân thủ các chính sách của Nhà nước và Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Phú Thọ, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, đồng thời hoạt động đúng theo mục đích thành lập và ngành nghề đã đăng ký.
- Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
Chuyên mua vào và bán ra các loại mô tô, xe máy của các hãng SYM, Suzuki, Honda…
Làm đại lý mua và bán hàng hóa ký gửi, đồng thời cung cấp dịch vụ bảo dưỡng và sửa chữa cho xe ô tô, mô tô, xe máy, bao gồm cả phụ tùng và các bộ phận hỗ trợ liên quan.
1.2.2 Phương thức bán hàng của Công ty
Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh, hợp đồng kinh tế đã được ký kết, kế toán của Công ty sẽ lập hóa đơn GTGT theo mẫu MS01-GTKT-3LL Hóa đơn này được thành lập thành ba liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, và liên 3 dùng để thanh toán Đồng thời, phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho này cũng được lập thành ba liên.
Khi bán hàng thu tiền ngay, liên thứ 3 trong hóa đơn GTGT sẽ được sử dụng làm căn cứ để kế toán thu tiền hàng Thủ quỹ dựa vào liên này để lập phiếu thu và xác nhận số tiền hàng đã nhận đủ.
Khi kiểm tra số tiền theo hóa đơn GTGT, kế toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu Nếu khách hàng yêu cầu một liên phiếu thu, kế toán sẽ viết ba liên phiếu, sau đó xé một liên, đóng dấu và giao cho khách hàng để xác nhận việc thanh toán hàng hóa đã hoàn tất Liên 1 sẽ được lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, và liên 3 sẽ được sử dụng cho mục đích lưu hành nội bộ, không có giá trị thanh toán.
- Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức:
Bán buôn qua kho là hình thức mà Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua Người mua cần mang theo hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập để nhận hàng Hàng hoá được xem là đã bán khi người mua nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm
Sau khi xé liên 2 và 3, phòng kinh doanh sẽ nhận hóa đơn và cử nhân viên giao hàng trực tiếp đến người mua Hàng hóa sẽ được vận chuyển thẳng đến khách hàng mà không qua kho Giao dịch được coi là hoàn tất khi người mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của công ty, đồng thời thực hiện thanh toán bằng tiền mặt.
Công ty áp dụng hình thức bán lẻ tại văn phòng và kho, thực hiện thu tiền tập trung Khi có giao dịch bán lẻ hàng hóa, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT để ghi nhận.
Khi bán lẻ tại Công ty, kế toán hàng hoá cần lập hoá đơn GTGT có đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng Dựa vào hoá đơn này, kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền tương ứng (nếu khách hàng thanh toán một lần) Nếu khách hàng yêu cầu giao hàng tận nhà, kế toán cũng lập hoá đơn GTGT và giao cho người giao hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) cho khách hàng và liên 3 (liên xanh) để thanh toán Sau khi giao hàng và thu tiền, người giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGT (liên 3 - liên xanh).
1.2.3 Quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH VIỆT BÌNH hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, với quy trình kinh doanh chủ yếu bao gồm mua hàng và bán hàng, tương tự như các doanh nghiệp thương mại khác.
Công ty tiến hành nghiên cứu và điều tra nhu cầu thị trường về xe máy, từ đó phân đoạn thị trường để xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Sau khi xác định, công ty sẽ mua hàng từ các hãng phân phối để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Khi xe tải vận chuyển xe máy về kho, kỹ thuật viên của công ty sẽ kiểm tra các thông số như kích thước, màu sắc và kiểu dáng để đảm bảo chất lượng Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm tra, thủ kho sẽ tiến hành kiểm hàng và nhập kho để bảo quản.
Khi một dòng xe mới được nhập về, công ty sẽ trưng bày sản phẩm tại cửa hàng và phát tờ quảng cáo để giới thiệu đến khách hàng.
- Sau khi sản phẩm được bán ra, Công ty thu tiền và tiến hành chính sách chăm sóc khách hàng sau mua như bảo dưỡng xe…
Sơ đồ 1-2: Quá trình tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH
Nghiên cứu nhu cầu thị trường Mua thiết bị, sản phẩm, hàng hoá
Kiểm tra và nhập kho thiết bị, sản phẩm, hàng hóa
Tổ chức quảng cáovà giới thiệu sản phẩm mới Đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ
Chính sách chăm sóc khách hàng sau mua
Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH VIỆT BÌNH
1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý
Để tối ưu hóa việc sử dụng vốn hiệu quả, một công ty nhỏ cần có bộ máy quản lý gọn nhẹ, tránh sự chồng chéo và cồng kềnh Điều này không chỉ giúp giảm chi phí quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho ban giám đốc trong việc chỉ đạo và quản lý công việc một cách hiệu quả nhất.
Công ty áp dụng mô hình quản lý tập trung từ trên xuống, với các phòng ban được phân chia theo chức năng chuyên môn Mô hình này tạo ra sự tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau giữa các bộ phận, nhằm xây dựng môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng và nâng cao hiệu quả công việc Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều phòng ban chuyên môn khác nhau.
+ Ban giám đốc + Phòng kinh doanh + Phòng kế toán + Phòng kỹ thuật - bảo hành + Kho vật tư
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc gồm: Giám đốc và Phó giám đốc
Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, có chức năng:
Quyết định chủ trương chính sách, chiến lược kinh doanh, lựa chọn các hàng hoá, quyết định hoạt động mở rộng Công ty
Trực tiếp lãnh đạo trưởng phòng và các tổ trưởng, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả tối ưu, đồng thời đảm bảo yêu cầu bảo toàn và phát triển bền vững cho Công ty.
Cần xem xét việc bổ nhiệm trưởng phòng và các tổ trưởng nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ nhân viên vững mạnh, đảm bảo hoạt động của Công ty diễn ra hiệu quả và phát triển bền vững trong tương lai.
Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành cho Công ty, đồng thời ký kết hợp đồng kinh tế và các văn bản giao dịch với các cơ quan chức năng theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Thực hiện chế độ chính sách và pháp luật Nhà nước
Trong hoạt động của Công ty, ban hành biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động kỹ thuật, chi phí, doanh thu
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc triển khai các công việc được giao, trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kỹ thuật hoàn thành nhiệm vụ Họ cũng tổ chức hoạt động của phòng kỹ thuật và phối hợp với giám đốc để quản lý các tổ trưởng, trưởng phòng hiệu quả.
Chủ động lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa và thực hiện các chiến lược kinh doanh như tiếp thị, xúc tiến thương mại và bán hàng theo định hướng của Công ty là rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.
Chúng tôi chịu trách nhiệm tư vấn chiến lược cho lãnh đạo Công ty, hỗ trợ Giám đốc và Phó giám đốc trong việc lập kế hoạch cụ thể cho hoạt động kinh doanh Điều này bao gồm việc xác định chủng loại, chất lượng và mẫu mã sản phẩm thông qua các hoạt động điều tra thị trường.
- Ghi chép tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào các sổ sách theo đúng quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán
Thiết lập văn bản và biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính là cần thiết để đảm bảo ghi chép kế toán thống nhất, phục vụ cho việc báo cáo hoạt động chi tiêu tài chính và hiệu quả sản xuất kinh doanh cho ban giám đốc định kỳ hoặc theo yêu cầu.
- Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh
- Báo cáo về hoạt động chi tiêu tài chính và quyết toán thuế hàng năm theo yêu cầu của cơ quan quản lí nhà nước
Phòng kỹ thuật - bảo hành:
- Phối hợp với phòng kế toán và phòng kinh doanh trong việc điều động nhân viên kỹ thuật đi giao nhận hàng
- Có nhiệm vụ lắp ráp, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, phụ tùng xe máy của công ty, của khách hàng…
- Tổ chức nghiên cứu công nghệ sản phẩm, bảo hành các sản phẩm hỏng do khách hồi về
- Có trách nhiệm bảo quản, cất trữ xe máy, phụ tùng, thiết bị
- Quản lý hàng hoá nhập - xuất - tồn cả về số lượng, chất lượng, chủng loại…
Sơ đồ 1-3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH
1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH VIỆT BÌNH, một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã quyết định tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh Điều này giúp công ty đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Phòng Kỹ thuật- Bảo hành
Kho vật tư Giám đốc
Công ty tổ chức chỉ một phòng kế toán duy nhất, nơi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện, bao gồm thu nhận, xử lý và tổng hợp thông tin cho báo cáo tài chính.
Công ty có yêu cầu và tính chất thương mại, dịch vụ, nên một Kế toán có thể đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau Bộ máy kế toán của Công ty gồm 6 người, với Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp đứng đầu Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành và quản lý công tác kế toán, phân công công việc cho các kế toán viên.
- Phòng kế toán bao gồm:
+ Kế toán trưởng + Kế toán hàng hóa và tiêu thụ + Kế toán công nợ
+ Kế toán vật tư, TSCĐ + Kế toán tiền lương + Kế toán kiêm thủ quỹ
Bộ máy kế toán của Công ty hiện đang gặp một số hạn chế, đặc biệt là việc kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Trước đây, khi quy mô kinh doanh còn nhỏ, việc này có thể chấp nhận được Tuy nhiên, với sự phát triển hiện tại, Công ty nên tách biệt chức năng thủ quỹ và kế toán tiền mặt để giảm thiểu nguy cơ gian lận và sai sót.
1.4.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
* Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Quản lý điều hành phòng kế toán và chỉ đạo triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty; đồng thời, thực hiện quản lý hoạt động sử dụng vốn, phân bổ vốn cho các cửa hàng, và hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng vốn của các cửa hàng một cách hiệu quả.
Người có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phải trực tiếp cung cấp thông tin kinh tế - tài chính cho nhà nước, giám đốc và các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
- Tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi phí kinh doanh
Kế toán hàng hoá, tiêu thụ:
- Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá
Để đảm bảo sự khớp nhau giữa tiền và hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, cần theo dõi chặt chẽ doanh thu, giá vốn, thuế, chi phí bán hàng và kết quả kinh doanh của công ty Việc này giúp quản lý hiệu quả tài chính và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm theo dõi và tính toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến công nợ, đồng thời cung cấp thông tin tài chính của công ty một cách nhanh chóng và chính xác.
Kế toán TSCĐ và vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi biến động tăng giảm của vật tư và khấu hao tài sản cố định tại doanh nghiệp Việc tính toán và phân bổ các khoản chi phí hợp lý liên quan giúp xác định chính xác giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Kế toán tiền lương: Theo dõi đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, chấm công cho các nhân viên trong toàn công ty
Kế toán kiêm thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và giữ tiền mặt, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện các giao dịch thu chi Họ cũng cần ghi chép sổ quỹ hàng tháng, thực hiện thống kê mua bán, và vào cuối ngày, đối chiếu số liệu với kế toán thanh toán tiền mặt.
Sơ đồ 1-4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH
1.4.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán được áp dụng trong Công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 và theo các văn bản pháp luật khác có liên quan
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, tính thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ, và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và đánh giá theo nguyên tắc nguyên giá
- Hệ thống chứng từ đƣợc sử dụng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH bao gồm:
+ Phiếu thu, phiếu chi + Giấy tạm ứng
+ Giấy báo nợ, giấy báo có + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho + Thẻ kho
+ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, thưởng + Hoá đơn giá trị gia tăng
Kế toán h.hoá,tiêu thụ
Kế toán TSCĐ, vật tư
Kế toán kiêm thủ quỹ
+ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra + Tờ kê khai thuế GTGT
+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi + Sổ tài sản cố định
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
1.4.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Hiện nay, Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính ban hành
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực lưu thông hàng hóa, tức là mua hàng và bán ra Do đó, doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản như TK 621, TK 622, TK 627, và TK 154.
- Danh mục hệ thống tài khoản kế toán công ty đang sử dụng:
TK 112 là thông tin chi tiết về các ngân hàng như VIBank (Ngân hàng Cổ phần Quốc tế Việt Nam) tại Chi nhánh Vĩnh Phúc, Ngân hàng Công Thương tại Đền Hùng, Phú Thọ, và Ngân hàng BIDV tại tỉnh Phú Thọ.
TK 152, 153, 156, 157 ( chi tiết cho từng loại xe máy, phụ tùng)
TK 331 (theo dõi chi tiết cho từng khách hàng)
Một số tài khoản ngoài bảng:
1.4.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán
1.4.4.1 Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán
Công ty thực hiện hệ thống sổ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005, đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn chi tiết về kế toán trong lĩnh vực kinh doanh.
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/ 01 đến 31/ 12
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ
+ Phương pháp quy đổi đồng tiền khác theo tỷ giá hạch toán
- Hình thức sổ kế toán hiện nay Công ty đang vận dụng là hình thức
Nhật ký chung là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán, sử dụng hai loại sổ tổng hợp và sổ chi tiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức dữ liệu kế toán, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp.
1.4.4.2 Danh mục sổ kế toán Công ty đang vận dụng
* Sổ kế toán tổng hợp, gồm:
+ Sổ nhật ký chung + Sổ cái: tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vật tư hàng hoá, doanh thu, giá vốn, chi phí, xác định KQKD…
*Sổ chi tiết, bao gồm:
+ Sổ chi tiết tiền mặt + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa + Sổ tài sản cố định
+ Sổ chi tiết bán hàng + Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) + Sổ chi tiết tiền vay
+ sổ chi tiết doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 1.4.4.3 Trình tự ghi sổ kế toán
Công ty áp dụng kế toán máy với hình thức sổ sách kế toán theo kiểu nhật ký chung, dựa trên quy mô và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH
Đặc điểm về hàng hoá của Công ty TNHH Việt Bình
Công ty TNHH VIỆT BÌNH là một doanh nghiệp thương mại chuyên cung cấp các loại vật tư và sản phẩm Hàng hóa mà công ty mua về nhằm mục đích bán ra và thu lợi nhuận được phân chia thành hai loại chính để phục vụ nhu cầu thị trường.
* Hàng hoá mang hình thái vật chất, gồm:
+ Các loại xe máy của các hãng như: SYM, Suzuki, Honda…
+ Các loại phụ tùng và bộ phận phụ trợ của ôtô, xe máy, mũ bảo hiểm, dầu nhớt các loại…
* Hàng hoá mang hình thái phi vật chất, đó là:
+ Các dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng + Các dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa xe máy + Dịch vụ bán bảo hiểm xe máy…
Các phương thức bán hàng trong Công ty
Thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng, công ty có thể lập kế hoạch bán hàng hiệu quả, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ và xác định rõ ràng kết quả kinh doanh của đơn vị.
Phương thức bán buôn chủ yếu mà Công ty TNHH VIỆT BÌNH đang áp dụng bao gồm:
+ Bán buôn trực tiếp qua kho của công ty + Bán buôn không qua kho (vận chuyển thẳng) có tham gia thanh toán
Kho của công ty, nằm tại thành phố Việt Trì – Phú Thọ, là nơi lưu trữ toàn bộ nguồn hàng Khi có đơn hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT ba liên và xuất hàng tại kho Thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho, sau đó nhân viên kỹ thuật kiểm tra chi tiết xe máy xuất bán để đảm bảo chất lượng Công nhân sẽ xếp hàng lên xe tải theo lịch giao hàng đã thỏa thuận Cuối ngày, thủ kho nộp bản kê xuất hàng hàng ngày cho phòng kế toán.
* Bán buôn không qua kho của công ty
Để giảm chi phí bốc dỡ và thuê kho, công ty đã chuyển thẳng hàng hóa đến các đại lý xe máy trong tỉnh lân cận Dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết và đơn đặt hàng, kế toán bán hàng của công ty sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên và tiến hành giao hàng trực tiếp mà không qua kho.
Công ty TNHH VIỆT BÌNH sở hữu 3 cửa hàng bán lẻ trên đại lộ Hùng Vương, thành phố Việt Trì Trong số đó, 2 cửa hàng trung tâm hoạt động hiệu quả, với doanh thu cao nhờ phương thức thanh toán ngay Điều này giúp công ty duy trì dòng tiền ổn định, giảm thiểu tình trạng ứ đọng vốn và gia tăng lượng tiền mặt thu về.
Tại các cửa hàng bán lẻ, khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT Hàng ngày, kế toán dựa vào hóa đơn này để lập báo cáo bán hàng, kèm theo số tiền thu được, và nộp về công ty Do đó, kế toán công ty sử dụng các chứng từ ban đầu như báo cáo bán lẻ, phiếu thu tiền mặt và hóa đơn GTGT để tiến hành hạch toán.
Chứng từ, tài khoản sử dụng
Do đặc điểm kinh doanh thương mại, Công ty TNHH VIỆT BÌNH chủ yếu tập trung vào lưu thông hàng hoá, tức là mua hàng để bán ra Vì vậy, công ty không sử dụng các tài khoản như TK 621, TK 622, TK 627, và TK 154 Thay vào đó, trong hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả, công ty chỉ sử dụng các tài khoản phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
- TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 521: Chiết khấu thương mại
- TK 531: Hàng bán bị trả lại
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 641: Chi phí bán hàng
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK111, TK112,TK334, TK 338, TK 1331, TK 3331
* Chứng từ, sổ sách sử dụng hạch toán:
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, với mỗi loại nghiệp vụ sẽ yêu cầu các chứng từ khác nhau Tất cả số liệu được ghi vào sổ kế toán cần phải dựa trên chứng từ hợp lệ và hợp pháp.
Công ty TNHH VIỆT BÌNH hiện đang áp dụng các loại chứng từ và sổ sách để tối ưu hóa việc theo dõi và quản lý tiêu thụ hàng hóa.
- Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hoá
2.4 Các phương thức hạch toán: các phần hành kế toán liên quan đến bán hàng và xác định kết quả
2.4.1 Hạch toán doanh thu bán hàng của Công ty
Khi lập hợp đồng mua bán phòng kinh doanh, cần phải tạo hóa đơn bán hàng với đầy đủ thông tin như số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng giá thanh toán Hóa đơn này phải có con dấu của Công ty và chữ ký của trưởng phòng kinh doanh để đảm bảo tính hợp lệ.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập chứng từ thống kê chi tiết theo từng khách hàng và chuyển giao cho phòng tài chính kế toán Kế toán tiêu thụ trực tiếp sẽ kiểm tra các thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.
Sau khi xác minh tính hợp lệ của hóa đơn kế toán bán hàng, cần có chữ ký của người mua xác nhận đã nhận hàng và nộp tiền Đối với trường hợp bán hàng trả chậm, kế toán sẽ phản ánh tổng giá thanh toán và ghi nhận nợ vào tài khoản 131.
Trích hoá đơn thuế GTGT ngày 15/ 01/2008 bán hàng cho Anh Lê Thanh Sơn, 1 chiếc xe máy Future, giá bán chưa thuế:
22 000 000đồng, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán là: 24 200 000 đồng
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT (khách hàng thanh toán ngay), kế toán ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Phản ánh doanh thu bán hàng
BIỂU SỐ 2-1: Mẫu số 02 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
Họ tên người nhận hàng: Lê Thanh Sơn Địa chỉ:…….Lâm Thao – Phú Thọ
Lý do xuất kho: Xuất bán hàng
Xuất tại kho : Kho Hoà Phong (Gia Cẩm)
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu
Cộng thành tiền( bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng chẵn./
Ngày 15 tháng 01 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Người lập phiếu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HK/2008B
Ngày 15 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH VIỆT BÌNH Địa chỉ: 1807 - Đại Lộ Hùng Vương- Việt Trì - Phú Thọ
Số tài khoản: Điện thoại: MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Thanh Sơn
Tên đơn vị:……… Địa chỉ:…Lâm Thao – Phú Thọ……… Sốtài khoản:
Hình thức thanh toán:….tiền mặt……MS:………
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơnvị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
01 Xe máy Future Neo chiếc 1 22 000 000 22 000 000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2 200 000
Tổng cộng tiền thanh toán 24 200 000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết bán hàng
Công ty TNHH VIỆT BÌNH, địa chỉ tại 1807 đại lộ Hùng Vương-PT, sử dụng mẫu sổ S03a-DN theo quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 1/2008 Đơn vị tính: đồng
- Sổ này có ….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Số tr.trc ch/sang
1/1 PN263 01/1 Nhập kho xe máy
- Hàng hoá -Thuế GTGT được khấu trừ
15/1 HĐ652 15/1 Xuất bán xe cho anh Lê Thanh Sơn
- Doanh thu BH -Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Công ty TNHH VIỆT BÌNH sử dụng mẫu sổ S35-DN, theo biểu số 2-4, với địa chỉ tại 1807 đại lộ Hùng Vương-PT Mẫu sổ này được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng hóa: xe Future Neo
Doanh thu (1000đ) khoản tính trừ
SH NT SL Đơn giá Thành tiền Thuế Khác
Xuất bán xe cho công ty Vĩnh An
Xuất xe bán lẻ cho anh Lê Thanh Sơn
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng, kế toán dựa vào sổ chi tiết bán hàng và doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ để lập bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng.
Sổ Cái của TK 511 - "Doanh thu bán hàng"
BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU TIÊU THỤ HÀNG HOÁ
(Đơn vị tính: 1000đồng) STT Tên hàng hoá Số lượng Thành tiền
SỔ CÁI Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng
01/01 HĐ 325 1/1 Xuất bán xe cho
01/01 HĐ 326 1/1 Xuất bán xe cho
02/01 HĐ 328 2/1 Xuất bán xe cho công ty Bình An
14/01 HĐ 651 14/1 Xuất vật liệu bán cho công ty TM Ngọc Khánh
Future cho anh Lê Thanh Sơn
15/01 HĐ 653 15/1 Xuất bán phụ tùng cho công ty TNHH Thiên Nga
30/01 HĐ 795 30/1 Bán xe máy cho chị Hoàng Ngọc Mai
2.4.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty TNHH VIỆT BÌNH chuyên nhập khẩu xe máy từ các thương hiệu uy tín như Honda, Yamaha, SYM, đảm bảo tất cả sản phẩm đều qua kiểm định chất lượng nghiêm ngặt trước khi được đưa ra thị trường Do đó, trường hợp khách hàng trả lại hàng rất hiếm, và việc giảm giá cho xe máy cũng không thường xảy ra Vì lý do này, công ty chủ yếu sử dụng tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại” thay vì tài khoản 531, 532.
Trong tháng 1/2008, Công ty TNHH VIỆT BÌNH không ghi nhận nghiệp vụ chiết khấu thương mại do không có giao dịch nào xảy ra Tuy nhiên, nếu trong tháng có phát sinh nghiệp vụ bán hàng kèm theo khoản chiết khấu thương mại, thì khoản chiết khấu này sẽ được ghi vào sổ chi tiết bán hàng theo mẫu S35-DN, theo quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ.
BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng bộ tài chính)
2.4.3 Hạch toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán bao gồm giá trị hàng mua, chi phí nhập khẩu, và các loại thuế liên quan Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng hóa xuất kho, do đó, giá vốn hàng xuất bán chỉ được xác định vào cuối tháng Dựa trên số lượng hàng xuất bán và hóa đơn thuế GTGT, kế toán sẽ tính toán trị giá vốn hàng xuất bán cho từng mặt hàng trong kỳ.
31/01 HĐ 796 31/1 Bán xe cho DN
2.4.3.1 Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho
Công ty TNHH VIỆT BÌNH áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hóa dựa trên giá thực tế Giá hàng hóa xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Giá hàng hóa xuất bán được tính toán dựa trên các nguyên tắc này để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Trị giá thực tế Số lượng Đơn giá của hàng hoá = hàng hoá x thực tế xuất kho xuất kho bình quân Trong đó:
Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để đánh giá hàng hóa, do đó không thể theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho theo giá trị Giá thực tế của hàng hóa chỉ được tính toán vào cuối tháng, ảnh hưởng đến khả năng hạch toán kịp thời.
2.4.3.2 Các thủ tục xuất kho hàng hoá
- Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là buôn bán các loại mặt hàng xe máy như: Xe Future, Xe Nouvo, Xe attila, Xe Wave anpha, Xe Jupiter,
Xe Serious chủ yếu cung cấp hàng hóa cho các cửa hàng bán lẻ và người tiêu dùng, do đó, quy trình xuất kho cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước.
Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH
Nhận xét về hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty TNHH VIỆT BÌNH
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, ban lãnh đạo Công ty đã chủ động áp dụng nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả để vượt qua khó khăn Nhờ hiểu rõ quy luật thị trường và vận dụng sáng tạo vào thực tế, Công ty nhận thức rằng "Bán hàng là sức sống", do đó bộ phận kế toán đã chú trọng đến việc quản lý kế toán bán hàng, doanh thu và xác định kết quả một cách hợp lý.
Cùng với sự phát triển của Công ty, trình độ quản lý ngày càng được củng cố và nâng cao Để tồn tại và phát triển bền vững, Công ty cần chú trọng quản lý thu mua hàng hóa, tìm kiếm nguồn hàng với mức giá hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh trong tiêu thụ.
Công ty sở hữu một hệ thống kho bền vững, được thiết kế chắc chắn nhằm bảo vệ hàng hóa khỏi tác động của thiên nhiên và hư hỏng Hệ thống kho được bố trí khoa học và hợp lý theo từng loại hàng hóa, giúp dễ dàng kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho của từng chủng loại.
Công ty chú trọng vào hoạt động bán hàng và mở rộng phòng kinh doanh để tìm kiếm thị trường và khách hàng, nhằm gia tăng khối lượng hàng hóa tiêu thụ Đội ngũ nhân viên tiếp thị cũng tích cực mở rộng thị trường, phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng hàng ngày.
* Về Công tác kế toán:
Kế toán hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép tình hình biến động hàng hoá một cách chính xác và hợp lý Việc kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hoá giúp hệ thống kế toán hàng hoá của Công ty hoạt động hiệu quả Phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song được áp dụng đã mang lại kết quả cao trong hạch toán hàng hoá, đảm bảo ghi chép rõ ràng và đầy đủ tình hình biến động hàng hoá.
* Chức năng của phân hệ kế toán hàng tồn kho:
- Vào phiếu xuất ( xuất cho khách hàng )
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua, hàng bán
- Tính thuế GTGT của hàng mua vào
- Tính giá vật tư hàng hoá tồn kho theo 4 phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, đích danh
- Theo dõi tiền Việt nam đồng và ngoại tệ
Phân hệ kế toán hàng tồn kho tích hợp chặt chẽ với các phân hệ kế toán bán hàng, kế toán công nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu và kế toán tổng hợp Sự liên kết này giúp đảm bảo tính chính xác và đồng bộ trong việc quản lý dữ liệu tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả trong quy trình kế toán và ra quyết định kinh doanh.
Công ty cần xây dựng một hệ thống mã số cho từng loại hàng hoá nhằm đảm bảo sự thống nhất trong việc sử dụng giữa phòng kế toán và các phòng ban khác Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn trong quản lý hàng hoá, nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty hiện đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính trị giá vốn hàng xuất kho.
Theo phương pháp này, giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ cho đến khi kế toán tổng hợp giá trị hàng hoá nhập kho vào cuối tháng Chỉ khi đó, đơn giá bình quân mới được tính toán, từ đó xác định giá vốn hàng hoá xuất kho Việc áp dụng phương pháp này dẫn đến việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hoá không liên tục, chỉ được cập nhật vào cuối tháng.
* Lập dự phòng giảm giá:
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là nguyên tắc thận trọng trong kế toán, giúp kiểm soát rủi ro tài chính trong giới hạn cho phép Tuy nhiên, hiện tại Công ty vẫn chưa thực hiện việc này.
* Về tình hình theo dõi công nợ:
Hiện nay, công ty chúng tôi phục vụ nhiều khách hàng, không chỉ những người mua hàng và thanh toán ngay mà còn có nhiều khách hàng thường xuyên Những bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau, tạo nên mối quan hệ tin cậy và lâu dài.
Kế toán Công ty trách nhiệm phải đối mặt với áp lực lớn khi thường xuyên kiểm tra và theo dõi khối lượng tài sản đáng kể vẫn đang trong quy trình thanh toán.
Công ty đã triển khai các biện pháp thu hồi công nợ linh hoạt và cứng rắn, bảo đảm lợi ích của mình mà không làm mất lòng bạn hàng Với cơ chế bán hàng mở và triết lý "Khách hàng là thượng đế", công ty cam kết phục vụ khách hàng một cách tận tình và chu đáo.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH VIỆT BÌNH
và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH VIỆT BÌNH
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH, tôi đã nhận thấy rằng công tác kế toán tại đây đã được tổ chức một cách nề nếp và tuân thủ đầy đủ các quy định của Nhà nước, đồng thời phù hợp với điều kiện thực tế của công ty hiện tại.
Công ty TNHH VIỆT BÌNH đang đối mặt với một số tồn tại và vấn đề trong công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả Để cải thiện hiệu quả hoạt động này, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính của công ty.
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện về Công tác quản lý
Việc tiêu thụ hàng hóa cần dựa vào hợp đồng kinh tế giữa người mua và người bán, nhằm có cơ sở pháp lý trong trường hợp tranh chấp hoặc không thu được tiền bán hàng Công ty cần quản lý công nợ kết hợp với kiểm tra và giám sát, đồng thời tìm các biện pháp ràng buộc với khách hàng Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng thường xuyên là cần thiết để xác định các khoản nợ và xây dựng chính sách thu hồi vốn hiệu quả Công ty cũng nên lập các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, và vào cuối năm cần tổng kết các khoản nợ để lập dự phòng Ngoài ra, việc áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm sẽ khuyến khích họ hoàn tất nghĩa vụ tài chính.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện về bộ máy kế toán và phân Công trong bộ máy kế toán
Phòng kế toán của Công ty có 5 thành viên có trình độ chuyên môn cao, đây là một lợi thế lớn Việc phân công công việc trong phòng rất hợp lý, nhưng để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, các kế toán viên nên thay đổi công việc định kỳ vài năm một lần Điều này giúp mỗi người có cái nhìn tổng quát hơn về kế toán và hiểu sâu sắc từng phần hành công việc Khi trở lại vị trí cũ, họ sẽ thực hiện công việc tốt hơn, đồng thời tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng và tránh trùng lặp trong các phần hành.
Hàng năm, Công ty cần chú trọng bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý cho phòng kế toán và phòng kinh doanh để nâng cao kiến thức về kinh doanh và pháp luật Đồng thời, Công ty cũng nên thiết lập chính sách đào tạo nhằm nâng cao trình độ và tay nghề cho cán bộ kế toán, từ đó hoàn thiện bộ máy kế toán một cách hiệu quả hơn.
3.2.3 Giải pháp về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hoá
Công ty nên triển khai hệ thống mã số cho từng loại hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ cho công tác hạch toán kế toán trên máy tính.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết đối với Công ty, bởi các đặc điểm kinh doanh đặc thù của đơn vị yêu cầu phải có biện pháp này để bảo vệ giá trị tài sản Dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp Công ty quản lý rủi ro và duy trì sự ổn định tài chính trong bối cảnh thị trường biến động.
Dự phòng giảm phần vốn lưu động là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính, vì dự phòng quá lớn sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, trong khi dự phòng quá nhỏ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến mất cân bằng vốn lưu động và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh Do đó, công ty nên mở tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để quản lý rủi ro này hiệu quả hơn.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, và cần tuân thủ các quy định của cơ chế quản lý tài chính Việc lập dự phòng phải được thực hiện cho từng loại hàng tồn kho nếu có bằng chứng rõ ràng về sự giảm giá thường xuyên có thể xảy ra trong niên độ kế toán Số lượng và giá trị hàng tồn kho sẽ là cơ sở để xác định khoản giảm giá cho niên độ kế toán tiếp theo.
Số dự phòng cần trích lập cho năm N+1 được xác định bằng cách nhân số lượng hàng tồn kho tính đến ngày 31/12/N với đơn giá gốc của hàng tồn kho, sau đó trừ đi đơn giá ước tính có thể bán.
- Bên nợ: Số dự phòng giảm giá đã sử dụng trong kỳ và hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến
- Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá cho niên độ tới
- Dư có: Dự phòng giảm giá đầu tư hiện còn
Cuối niên độ kế toán, cần so sánh số dự phòng đã trích lập của năm trước với số dự phòng giảm giá cần trích lập cho năm nay Nếu số dự phòng năm trước lớn hơn số dự phòng cần trích lập cho năm nay, kế toán phải hoàn nhập số chênh lệch.
Nợ TK159 (Chi tiết từng loại): hoàn nhập dự phòng
Có TK 632 - ghi giảm giá vốn hàng bán
Trong trường hợp số dự phòng phải trích lập cho năm nay lớn hơn số dự phòng còn lại của năm trước, kế toán sẽ thực hiện việc trích lập bổ sung cho số chênh lệch này.
Nợ TK 632 - ghi tăng giá vốn hàng bán
Có TK 159 (chi tiết từng loại): trích bổ sung
Cuối niên độ kế toán, cần so sánh số dự phòng còn lại với số dự phòng phải trích cho năm tới Dựa trên kết quả so sánh này, thực hiện các bút toán hoàn nhập hoặc trích lập tương tự như năm trước.
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện về giá vốn
Hiện tại, Công ty đang sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền để tính trị giá vốn hàng xuất kho, tuy nhiên phương pháp này không cho phép phản ánh liên tục số tiền tồn kho hàng hoá Để khắc phục điều này, Công ty nên chuyển sang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước, giúp theo dõi giá trị hàng hoá tồn kho một cách kịp thời và chính xác, từ đó phản ánh rõ ràng tình hình luân chuyển hàng hoá trong Công ty.
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) giả định rằng hàng hóa được nhập trước sẽ được xuất trước, với đơn giá xuất được xác định theo đơn giá nhập Theo phương pháp này, trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính dựa trên đơn giá của những lần nhập sau cùng.
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện về kế toán bán hàng
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ nên các khoản giảm trừ được hạch toán vào các TK 521, 531, 532
TK521 - Chiết khấu thương mại TK531 - Hàng bán bị trả lại TK532 - Giảm giá hàng bán
