TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
Quá trình hình thành và phát triển công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Công ty xuất nhập khẩu Intimex tiền thân là công ty Xuất nhập khẩu Nội thương và hợp tác xã được thành lập theo quyết định số 58NT/QĐ ngày 10/08/1979 của Bộ Nội thương nay là Bộ Thương mại Nhiệm vụ ban đầu của Công ty là trao đổi hàng hoá nội thương với các nước Xã hội chủ nghĩa nhằm bổ sung nguồn hàng trong nước, phục vụ tốt hơn nhu cầu sản xuất và tiêu dùng Trải qua quá trình phát triển, sau một số lần thay đổi tổ chức và tên gọi, từ năm 2000 đến nay công ty được đổi tên thành Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Qua 30 năm hoạt động, Công ty đã vượt qua nhiều khó khăn thử thách mới xác lập được vị thế trên thị trường và phát triển trên quy mô như ngày hôm nay.
Hiện nay Intimex là một trong những công ty hàng đầu về kinh doanh xuất nhập khẩu Số lao động tính đến thời điểm tháng 09/2008 là 1.310 người trong đó có gần 70% là lao động mới tuyển dụng, được đào tạo cơ bản, có trình độ chuyên chuyên môn, kĩ thuật phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
Trải qua 30 năm trưởng thành và phát triển, Công ty đã thiết lập mối quan hệ với hơn 100 quốc gia trên thế giới, tạo nhiều uy tín trên thương trường quốc tế và là công ty đứng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, cao su Ngoài ra công ty còn xuất khẩu mạnh các mặt hàng thuỷ sản và các mặt hàng chế biến khác.
- Giai đoạn 1979 - 1985 Đây là giai đoạn đất nước vừa hoà bình, bước đầu xây dựng Chủ nghĩa xã hội, do đó Công ty gặp không ít khó khăn cả về tiềm lực và điều kiện bên tiện vận tải và thông tin liên lạc còn thiếu thốn Do mới thành lập nên số lượng đối tác còn rất hạn chế, Công ty gặp không ít trở ngại trong việc tiêu thụ hàng hoá Tuy nhiên, nhờ có đội ngũ nhân viên nhiệt tình và có nhiều kinh nghiệm nên trong giai đoạn này Công ty đã mạnh dạn đề xuất với Bộ Nội thương và Nhà nước cho Intimex được thực hiện theo cơ chế tự cân đối tự trang trải trong kinh doanh và trong thời gian đó, Công ty cũng được sự hỗ trợ của Nhà nước thông qua các chính sách ưu đãi của thời kì bao cấp nên công việc kinh doanh của Công ty có phần nào diễn ra hết sức thuận lợi.
- Giai đoạn 1986 - 1995 Đây là giai đoạn phát triển rất mạnh mẽ của Công ty xuất nhập khẩu Intimex với cơ sở vật chất và thị trường trải dài từ Bắc vào Nam Cụ thể đó là các mặt hàng bột giặt, diêm, cà phê là các sản phẩm có chất lượng cao đầu tiên của phía Bắc được khách hàng chấp nhận, Intimex từ chỗ quan hệ với các thị trường truyền thống như : Liên Xô, Ba Lan, nay đã đặt chân vào thị trường mới, xác lập quan hệ đổi hàng với hầu hết các nước Xã hội chủ nghĩa trong khối SEV.
Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn chứng kiến sự sụp đổ của Liên Xô
(1991), do đó Công ty cũng bị ảnh hưởng từ sự kiện này Đến năm 1995, Bộ Thương mại sắp xếp lại doanh nghiệp tách Tổng Công ty Nội thương và hợp tác xã Intimex thành hai đơn vị Intimex Hà Nội và Intimex Thành phố Hồ Chí Minh đo đó gây ra không ít khó khăn cho Công ty.
Năm 1996, hoạt động kinh doanh của Công ty bắt đầu áp dụng cơ chế khoán gọn góp phần phát huy tính chủ động sáng tạo, năng động trong kinh doanh, phá vỡ cơ chế quan liêu bao cấp, góp phần đưa Công ty theo sát thị trường. Đây là giai đoạn khôi phục phần nào những mặt hạn chế của giai đoạn trước và cũng là giai đoạn tăng trưởng phát triển Đi cùng với sự tăng trưởng nhanh về kinh tế, Công ty cũng đồng thời lớn mạnh về quy mô và lĩnh vực kinh doanh Hiện nay công ty đã tạo dựng cho mình một nền tảng vững chắc với địa bàn kinh doanh trải dài từ Bắc vào Nam, thêm vào đó là kinh nghiệm đã tích luỹ được qua nhiều năm, Công ty đã có một cơ cấu nguồn hàng xuất nhập khẩu dồi dào, Công ty luôn tìm cách đầu tư cả chiều rộng và chiều sâu, sẵn sàng đương đầu với những khó khăn thử thách.
Cùng với sự tăng trưởng của nền kinh tế trong cả nước, trong giai đoạn này công ty cũng đạt được những thành tựu đáng kể Cùng với việc duy trì và phát triển lĩnh vực kinh doanh nội địa trong đó chủ yếu là hoạt động kinh doanh siêu thị và phân phối bán buôn nhằm phát triển thành một hệ thống thống nhất mang thương hiệu Intimex Đến nay, Công ty đã khai trương và đưa vào sử dụng một số siêu thị tại Hà Nội, Hải Dương, Hải Phòng, Đà Nẵng và sẽ tiếp tục mở rộng trên phạm vi trên cả nước trong thời gian tới.
Thực hiện chủ trương sắp xếp đổi mới doanh nghiệp của Nhà nước về chuyển đổi công ty Intimex sang hoạt động theo hình thức Công ty mẹ - Công ty con, năm 2005, Công ty Xuất nhập khẩu Intimex đã tiến hành Cổ phần hoá
03 công ty con và trong năm 2006, 03 công ty con Cổ phần hoá đã chính thức đi vào hoạt động, đó là:
Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Intimex Hà Nội
Công ty Cổ phần Sài Gòn Intimex
Công ty xuất nhập khẩu Intimex
Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm đầu là khá thuận lợi,tuy nhiên, cho đến cuối năm 2007, sang 2008 đến nay, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế trên toàn thế giới, do đó trong giai đoạn này cũng gặp không ít khó khăn thể hiện ở bảng số liệu sau:
Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính cơ bản
Chỉ tiêu về khả năng thanh toán
-Hệ số thanh toán ngắn hạn cuối năm
- Hệ số thanh toán nhanh cuối năm
=( TSLĐ- Hàng tồn kho)/ Nợ ngắn hạn
Chỉ tiêu về cơ cấu vốn
Hệ số Nợ/ Tổng tài sản cuối năm 59.63
Hệ số Nợ/ Vốn chủ sở hữu cuối năm 79,63% 80,37% 76.55%
Chỉ tiêu về năng lực hoạt động
- Vòng quay hàng tồn kho 6,83 11,62 9,56
- Doanh thu thuần/ Tổng tài sản 2,54 2,52 2,37
Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi
- Hệ số lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu thuần
- Hệ số lợi nhuận sau thuế/ Tổng tài sản -1,89% 0,22% -0,62%
- Hệ số lợi nhuận từ HĐKD/ Doanh thu thuần
Nguồn: Báo cáo tài chính 2006,2007,2008
Qua bảng số liệu trên cho thấy trong những năm vừa qua, tình trạng kinh tế của Công ty đang gặp khó khăn Đấy cũng là điều dễ hiểu, do trong năm vừa qua nền kinh tế toàn cầu đang rơi vào khủng hoảng đặc biệt trong năm 2008 Tuy nhiên trong thời kì khó khăn như hiện nay, đạt được kết quả như trên (đảm bảo khả năng thanh toán, cân đối cơ cấu vốn) cho thấy Công ty đã rất cố gắng khắc phục được tình trạng khó khăn hiện nay.
Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Xuất nhập khẩu Intimex
1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty
Duy trì và đảm bảo sự phát triển ổn định lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu, thực hiện định hướng chú trọng nâng cao toàn diện chất lượng của hoạt động xuất khẩu Tiếp tục định hướng chiến lược đa dạng hoá các mặt hàng xuất khẩu, đồng thời tập trung xây dựng các mặt hàng chủ lực mới, trước hết đẩy mạnh xuất khẩu mặt hàng thuỷ hải sản và tinh bột sắn.
Duy trì hoạt động nhập khẩu tương ứng với sự phát triển của xuất khẩu, tạo ra lợi nhuận hỗ trợ cho xuất khẩu Tăng tỷ trọng nhập trong cơ cấu xuất nhập khẩu nhưng vẫn đảm bảo không giảm lượng xuất khẩu.
Gắn việc tăng trưởng nhập khẩu với việc phát triển kinh doanh nội địa nhất là trong hoạt động bán buôn Chú trọng phát triển kinh doanh trang thiết bị máy móc vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất tiêu dùng, phục vụ hoạt động bán buôn bán lẻ của Công ty.
- Kinh doanh nội địa Đẩy mạnh hơn nữa hoạt động kinh doanh nội địa, tăng trưởng tỷ trọng doanh thu nội địa trong cơ cấu doanh thu.
Trên cơ sở bán lẻ để phát triển hoạt động bán buôn, coi phát triển bán buôn là nhiệm vụ trọng tâm trong việc phát triển kinh doanh nội địa.
Sản xuất nhằm nâng cao chất lượng hàng hoá qua đó nâng cao giá trị
1.2.2 Đặc điểm nghành nghề kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu
Công ty Xuất nhập khẩu Intimex là một trong những công ty hàng đầu trên toàn quốc, Công ty phát triển mạnh mẽ chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt là kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng nông sản Đây vốn là mặt hàng xuất khẩu truyền thống và là thế mạnh của Công ty trong thời gian qua. Ngoài ra Công ty còn được phép tổ chức kinh doanh thương mại, bao gồm cả xuất nhập khẩu và bán buôn, bán lẻ hàng hoá trên thị trường nội địa, nuôi trồng và chế biến thuỷ hải sản, chế biến nông sản… Bên cạnh đó, Công ty còn được phép tổ chức sản xuất, gia công, lắp ráp,liên doanh, liên kết, hợp tác và đầu tư với các tổ chức trong và ngoài nước để sản xuất hàng hoá phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu.
Công ty Xuất nhập khẩu Intimex là một trong những nhà xuất khẩu hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực xuất khẩu các mặt hàng nông sản như tiêu đen, cà phê, cao su, hạt điều, lạc, tinh bột sắn, gạo, chè, quế hồi… thuỷ sản, thủ công mỹ nghệ, may mặc bột giặt… Công ty đã thiết lập quan hệ với nhiều đối tác trên thế giới và rất nổi tiếng về các sản phẩm với chủng loại đa dạng, hình thức phong phú và có chất lượng cao
Ngoài các mặt hàng truyền thống như cà phê, tiêu, cao su, chè… để mở rộng thị trường cũng như đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường trong những năm gần đây Công ty tiến hành kinh doanh cả các mặt hàng như Cơm dừa với doanh thu đem lại lên tới 1855 tấn đạt hơn 1,8 triệuUSD.
Các sản phẩm thuỷ sản chủ yếu của Công ty là tôm, cá (tươi sống và đông lạnh), mực, cua, ghẹ… được khai thác tại các biển và một phần nuôi trồng tại ao, hồ, đầm. Để phục vụ cho nhu cầu xuất khẩu thuỷ hải sản, ngoài việc mua từ các nhà cung cấp bên ngoài, tiện cho việc chủ động trong việc cung cấp hàng hoá cho xuất khẩu, công ty còn trực tiếp thực hiện việc sản xuất chế biến tại các nhà máy chế biến thuỷ hải sản ở Hải Phòng, Thanh Hoá Đồng thời công ty còn có quan hệ gần gũi với các công ty trong cả nước tạo thành hệ thống khép kín từ khâu đánh bắt, nuôi trồng, chế biến, làm lạnh tới đóng gói.
Thị trường xuất khẩu thuỷ hải sản chủ yếu là Mỹ, Nhật Bản, EU, Trung Quốc, Hồng Kông, Đài Loan… Bên cạch đó Intimex còn một hệ thống siêu thị nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng thuỷ hải sản nội địa.
Mặt hàng thủ công mỹ nghệ mà công ty Intimex kinh doanh bao gồm: Gốm sứ, mây tre đan, hàng sơn mài, hàng thêu ren, hoa khô, hoa gỗ và các hàng trang trí thủ công khác với các thị trường chủ yếu như Châu Âu, Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc…
Công ty đã liên kết với công ty VICO Hải Phòng và gia công bột giặt LIX xuất khẩu vào thị trường Trung Đông một khối lượng lớn bột giặt thông qua chương trình đổi đầu lấy lương thực
Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng, và các mặt hàng khác.
Nguyên vật liệu: Bột giấy, giấy tráng láng, thép, đồng, nhôm, PVC, hạt nhựa, sợi, nguyên vật liệu sản xuất thức ăn gia súc…
Máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải: Máy xúc đào, ôtô, xe tải, máy dò, máy chiếu, máy gia công gỗ, máy bơm, phụ tùng ôtô, phụ tùng xe máy, thiết bị thí nghiệm, cáp điện,…
Hàng tiêu dùng: Hàng gia dụng, hàng thực phẩm chế biến…
Các bạn hàng chủ yếu trong kinh doanh nhập khẩu của công ty cũng chủ yếu là Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Hồng Kông,…
Nông sản: Việc sản xuất hàng nông sản của Công ty Xuất nhập khẩu
Intimex chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu chủ động trong mặt hàng xuất khẩu như Nhà máy tinh bột sắn ở Thanh Chương - Nghệ An, Xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu tại Đông Hưng- Nghệ An, Xí nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu tại khu công nghiệp Bình Chuẩn- Bình Dương, Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex Hồ Chí Minh, Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex Đồng Nai
Thuỷ hải sản: Công ty tiến hành nuôi trồng thuỷ hải sản nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài Các nhà máy được xây dựng ở Quảng Ninh, Thanh Hoá, Diễn Kim- Nghệ An… hàng năm cung cấp cho công ty một nguồn hàng vững chắc phục vụ nhu cầu xuất khẩu và phân phối trong nước.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Công ty Xuất nhập khẩu Intimex là Công ty nhà nước hoạt động theo hình thức Công ty mẹ- Công ty con, được tổ chức theo mô hình sau:
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức Công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Các phòng kinh doanh Các chi nhánh và đơn vị trực thuộc Các công ty cổ phần
-Công ty Cổ phần SX&TM Intimex, -Công ty Cổ phần Sài Gòn Intimex, -Công ty Cổ phần XNK Intimex.
-Phòng Nghiệp vụ kinh doanh 1,
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2, -Phòng nghiệp vị kinh doanh 3,
… - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 6.
-Chi nhánh Intimex Hải Phòng, -Chi nhánh Intimex Nghệ An, -Chi nhánh Intimex Đà Nẵng, -Chi nhánh Intimex Đồng Nai, -XN TS Thanh Hoá,
-Chi nhánh Intimex Quảng Ninh, -Trung tâm thương mại Intimex, -Trung tâm dịch vụ viễn thông, -Nhà máy TS Hoằng Trường, -XN KDTH Đồng Nai, -BĐH dự án Diễn Kim -Trại nuôi Điệp Vân Đồn.
-Phòng kinh tế tổng hợp, -Phòng tài chính kế toán,
-Phòng tổ chức cán bộ,lao động tiền lương
-Phòng hành chính quản trị,
-Phòng xây dựng cơ bản -Phòng thông tin và tin học
- Phòng tổ chức cán bộ tiền lương:
+ Giúp tổ chức sắp xếp và thực hiện các chế độ đối với cán bộ,
+ Liên hệ hợp tác chặt chẽ với các cơ quan tổ chức lao động để giả quyết các chính sách về tiền lương, đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Phòng tài chính kế toán
Giúp giám đốc tổ chức hạch toán kinh doanh các hoạt động của công ty, có trách nhiệm giao vốn và hạch toán các hợp đồng xuất nhập khẩu, thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách, chứng từ bảng biểu theo quy định của Nhà nước
+ Tổng hợp và dự thảo các kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty,
+ Cùng với phòng tài chính kế toán thực hiện các công tác định mức kĩ thuật,
+ Quản lý và đề xuất các biện pháp giải quyết thủ tục cho công ty và giao dịch với các công ty Nhà nước giải quyết các hạn nghạch cho công ty,
+ Quản lý có hiêu quả công tác giao nhận, kinh doanh đối ngoại.
Giúp giám đốc trong công tác tổ chức hoạt động kinh doanh quản lý tài sản và phục vụ cơ quan quản lý các loại công văn, giấy tờ, quản lý tài sản, đồ dùng văn phòng, cơ sở vật chất của công ty.
- Phòng thông tin tin học:
+ Có nhiệm vụ quản lý và lưu trữ các dữ liệu nội bộ của cơ quan trong các thiết bị điện tử,
+ Cung cấp kịp thời thông tin khi cần thiết.
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 1,2,3,6
Bốn phòng kinh doanh 1,2,3,6 có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại và dịch vụ tổng hợp theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty.
Đặc điểm tổ chức kế toán
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Do hoạt động kinh doanh của công ty Intimex là đa nghành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng với hệ thống chi nhánh khắp nơi nên việc tổ chức hạch toán của công ty là theo hình thức phân tán Tại mỗi đơn vị thành viên công ty đều có phòng kế toán riêng tương đối hoàn chỉnh theo hoạt động của đơn vị, lên báo cáo quyết toán nộp cho phòng kế toán theo định kì, dưới sự hướng dẫn của kế toán trưởng Tại văn phòng của công ty có phòng kế toán tập trung thực hiện việc tổng hợp tài kiệu kế toán kế toán từ các phòng kế toán tại các đơn vị trực thuộc gửi lên đồng thời trực tiếp hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Văn phòng công ty từ đó lập báo cáo tổng hợp chung cho toàn công ty. Để thực hiện tốt công việc của mình, công ty luôn tuyển thêm những cán bộ trẻ, có năng lực để thay thế dần các nhân viên kém năng lực hoặc đã đến tuổi nghỉ hưu, giảm dần số nhân viên có trình độ trung cấp và sơ cấp. Để đáp ứng nhu cầu quản lý chung của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách tập trung Bộ máy kế toán của công ty xuất nhập khẩu Intimex bao gồm 14 thành viên bao gồm một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp và 12 nhân viên kế toán được tổ chức thành các phần hành theo mô hình sau:
Kế Toán xuất khẩu Kế toán nhập khẩu Kế toán tiền gửi ngoại tệ
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền gửi VND vay vốn
Kế toán công nợ phải trả
Kế toán tài sản cố định, thuế Kế toán doanh thu bán hàng, công nợ phải thu kế toán vật tư, hàng hoá
Kế toán chi phí, giá thành, dự án
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Đứng đầu phòng kế toán là Kế toán trưởng có trách nhiêm điều hành, hướng dẫn và tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán đồng thời hướng dẫn, đôn đốc cụ thể hóa kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà nước và của Bộ Tài chính Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán tổng hợp và kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu báo cáo của các chi nhánh gửi lên, báo cáo với Kế toán trưởng và ban Giám đốc, giám sát hoạt động của các kế toán viên khác.
Kế toán xuất khẩu: Có nhiêm vụ theo dõi, ghi sổ bao gồm cả xuất khẩu trực tiếp và uỷ thác Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoá kế toán phần hành xuất khẩu tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp lệ, phân loại sắp xếp chứng từ, vào sổ kế toán, theo dõi lên sổ báo cáo hàng xuất khẩu, lưu chứng từ.
Kế toán nhập khẩu: Có nhiệm vụ theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Căn cứ vào bộ chứng từ nhập khẩu hàng hoá Căn cứ vào bộ chứng từ nhập khẩu, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu chứng từ theo quy định.
Kế toán tiền và vay vốn ngân hàng: Đây là nghiệp vụ phát sinh với khối lượng lớn nhất trong hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Đồng thời nghiệp vụ này cũng có mối quan hệ mật thiết với các phần hành khác Căn cứ vào giấy báo Nợ, báo
Có của Ngân hàng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp.
Kế toán doanh thu bán hàng và công nợ phải thu: Với hệ thống mạng lưới phân phối lớn, lĩnh vực kinh doanh tương đối rộng, việc theo dõi doanh thu bán hàng được doanh nghiệp theo dõi theo từng đơn đặt hàng, sau khi có hoá đơn bán hàng, kế toán tiến hành theo dõi công nợ, vào cuối mỗi kì kế toán tiến hành phân loại nợ để xác định tình hình công nợ của công ty.
Kế toán tài sản cố định và lien doanh: Có trách nhiệm phản ánh tình hình biến động về số lượng cũng như chất lượng và giá trị của tài sản cồ định cũng như giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý và sửa chữa tài sản.
Kế toán thuế: Có trách nhiêm cập nhật số thuế phát sinh sau mỗi nghiệp vụ, giao dịch phát sinh thuế, lên báo cáo cuối quý, năm, quyết toán thuế với cơ quan thuế Nhà nước.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý tiền mặt, ngoại tệ , ngân phiếu tại quỹ của công ty, có trách nhiệm thu chi theo số tiền ghi trên phiếu thu chi, phát hiện tiền giả do khách hàng trả và bồi thường nếu có mất mát xẩy ra.
Mỗi kế toán đều có nhiệm vụ riêng, tuy nhiên, có các nhiệm vụ sau:
Phản ánh các chứng từ, ghi chép các nghiệp cụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, trung thực, kịp thời theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ quy định,
Thu thâp, phân loại và xử lý thông tin về hoạt động nghiên cứu cũng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,
Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính cung cấp cho các đối tượng sử dụng liên quan,
Thực hiện việc kiểm tra, giám sát, chấp hành các chế độ quản lý kinh tế nói chung và chế độ kế toán nói riêng,
Tham gia phân tích thông tin kế toán tài chính, đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán tài chính,
Ngoài ra hệ thống kế toán của công ty còn tiến hành tham gia lưu trữ hồ sơ tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước.
4.1.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay công ty xuất nhập khẩu Intimex đang sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accouting 2006 với hình thức và chu trình theo hình thức Nhật kí chung Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và đầy đủ thủ tục phê duyệt, kế toán từng phần hành sẽ nhập chứng từ của mình vào máy tính Máy tính sẽ tự động đưa các thông tin này vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp Cuối tháng, căn cứ vào số liệu đã được máy tính xử lý ở từng phần hành, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành tổng hợp trên máy vi tính và chương
Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ
Nhập chứng từ vào máy tính
Máy tính đưa ra sản phẩm
Sổ cái, Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán trình sẽ tự động cho ra các Sổ tổng hợp, Sổ chị tiết, Bảng cân đối phát sinh, các Báo cáo kế toán.
Sơ đồ 1.3: Mô hình phần mềm kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính về việc áp dụng chế độ kế toán mới, để phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin chi tiết và chính xác của từng phòng kinh doanh và từng hoạt động kinh doanh.
THỰC TẾ KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
Đặc điểm hoạt động xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex.20 1 Đặc điểm hàng hoá xuất khẩu
2.1.1 Đặc điểm hàng hoá xuất khẩu
Thu gom hàng hoá trong nước tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là nhiệm vụ đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu Đối tượng xuất khẩu chủ yếu của công ty Intimex chủ yếu là các mặt hàng nông sản và thủ công mỹ nghệ Hiện nay, Công ty xuất nhập khẩu Intimex xuất khẩu các loại mặt hàng sau:
- Hàng nông sản: Cà phê, cao su, chè, hạt tiêu, lạc nhân, tinh bột sắn, gạo, cơm dừa, …
- Hàng thuỷ sản: tôm, cá (tươi sống và đông lạnh), mực, ngao, cua, ghẹ,
… Số thuỷ sản này chủ yếu được cung cấp từ các nguồn cung cấp bên ngoài và hiện nay công ty cũng đã xây dựng cho mình một số nhà máy chế biến thuỷ sản ở Thanh Hoá và Hải Phòng nhằm chủ động trong nguồn cung cấp hàng hoá.
- Hàng thủ công mỹ nghệ: Chủ yếu bao gồm hàng gốm sứ, hàng mây tre đan, hàng sơn mài, túi thêu, túi đính cườm, hàng thêu ren, thảm, hoa khô, hoa gỗ,… Đây đều là các mặt hàng có chất lượng cao mẫu mã phong phú nên rất được sự ưa chuộng của nhiều người tiêu dùng trên toàn thế giới.
- May mặc, bột giặt: Đây cũng là lĩnh vực hoạt động mang lại doanh thu khá cao cho công ty trong thời gian qua với thị trường chủ yếu là EU, Mỹ, LB Nga, Canada,…
Trong số các loại mặt hàng trên, nông sản là mặt hàng chủ lực của công ty Trong hơn 30 năm qua, công ty Intimex đã xây dựng cho mình một thị trường rộng lớn với mạng lưới kinh doanh phủ rộng trên mọi miền đất nước và hàng trăm đối tác trên hơn 100 quốc gia trên thế giới Do đặc điểm của nước ta là một nước nông nghiệp, do đó việc xuất khẩu hàng nông sản đã tạo ra công ăn việc là cho hàng nghìn lao động trong nước, góp phần giải quyết nạn thất nghiệp trong nước.
2.1.2 Đặc điểm thị trường xuất khẩu
Ngay từ ngày đầu thành lập, Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã xác định phương trâm kinh doanh của mình là xuất khẩu hàng hoá nhằm góp phần đẩy mạnh giao lưu hợp tác với các nước tiên tiến trên thế giới, Công ty đã tiến hành khảo sát thị trường của nhiều nước trên thế giới, tham gia nhiều hội chợ quốc tế nhằm quảng bá thương hiệu, tích cực cải thiện công tác chăm sóc khách hàng.
Là một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vưc xuất khẩu, Intimex đã tạo cho mình một uy tín lớn trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Công ty đã khẳng định được sự tin cậy của thương hiệu Intimex với các bạn hàng khó tính trên thế giới như Mỹ, Nhật Bản, EU, Singapore, … cũng như trong khu vực Trong những năm vừa qua, mặc dù nền kinh tế đang gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là khủng hoảng kinh tế trong năm 2008 và đầu năm 2009 này nhưng kim nghạch xuất khẩu của Intimex vẫn giữ ở mức cao Đạt được điều này là nhờ công ty đã xây dựng cho mình được uy tín cao đối với các bạn hàng trên thế giới.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động xuất khẩu
Hoạt động xuất khẩu chủ yếu của công ty là hoạt động xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác mà Intimex là bên nhận uỷ thác Hàng hoá xuất khẩu chủ yếu của công ty thường là theo giá FOB Việc thanh toán của công ty chủ yếu là phương thức tín dụng chứng từ hoặc phương thức nhờ thu.
Trong những năm qua, công ty đã không ngừng nỗ lực tìm kiếm thị trường và khách hàng xuất khẩu, các phòng ban nghiệp vụ không ngừng cử nhân viên đi khảo sát thị trường nước ngoài để tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của nhà tiêu dùng nước ngoài để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu đó Đồng thời các nhân viên này cũng tiến hành tìm kiếm đối tác mới để mở rộng thị trường xuất khẩu Sau đó công ty ký kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng nước ngoài thông qua hình thức đàm phán trực tiếp Hợp đồng kinh tế phải được kí kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành dựa trên nguyên tắc bình đẳng, các bên cùng có lợi Trong hợp đồng phải ghi rõ ràng, đầy đủ các nội dung theo quy định và nội dung mà hai bên đã thoả thuận, đồng thời phải có chữ kí đại diện hợp pháp của hai bên tham gia giao dịch Hợp đồng xuất khẩu được lập bằng hai thứ tiếng, thông thường là tiếng Việt và tiếng Anh, mỗi thứ tiếng lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản làm cơ sở pháp lý của sự kí kết cà thực hiện hợp đồng.
Trên cơ sở giấy tờ, số liệu đựoc xác nhận và giấy phép xuất khẩu, nhân viên phòng nghiệp vụ chuyển sang Phòng Kế toán Nhân viên kế toán đem ra Ngân hàng tiến hành các thủ tục đề nghị đối tác mở thư tín dụng đồng thời kiểm tra thư tín dụng có phù hợp với điều kiện ghi trong hợp đồng đã kí không Là bên bán nên công ty thường yêu cầu bên mua ứng trước 70% giá trị hợp đồng Việc thu mua hàng hoá được thực hiện ngay sau khi xác định L/C hoàn toàn phù hợp.
Trong trường hợp hợp đồng với đối tác nước ngoài có quy định rõ việc kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất khẩu được thực hiện bởi công ty giám định thì công ty cần làm các thủ tục chứng nhận số lượng, chất lượng, phẩm chất,quy cách của hàng hoá đó Khi kết thúc kiểm tra, chất lượng hàng hoá đảm bảo quy định, công ty lập hai bản chứng nhận đã kiểm tra chất lượng lô hàng xuất khẩu theo tiêu chuẩn, một bản bằng tiếng Việt và một bản bằng tiếngAnh Sau đó công ty đưa hàng lên để đóng gói, ghi mã kí hiệu hoặc từ kho của đơn vị thu mua, đóng gói hàng vào container để đưa tới cảng xếp hàng theo quy định trong hợp đồng.
Tuỳ theo hợp đồng kí kết mà công ty có thể thuê phương tiện vận tải cho lô hàng xuất khẩu Công ty thường mua bảo hiểm cho hàng hoá nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển cũng như lưu kho bãi, bao gồm các bước sau:
Khai và nộp tờ khai hải quan:
Tờ khai hải quan: Đại diện công ty khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra thủ tục và giấy tờ Đồng thời tờ khai hải quan phải được xuất trình cùng với một số giấy tờ như:
Hoá đơn thương mại, Hoá đơn thuế GTGT;
Hợp đồng mua bán hàng hoá (hợp đồng ngoại và bản dịch hợp đồng);
Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính
Sau khi thực hiện các thủ tục hải quan, công ty đã có đầy đủ các điều kiện pháp lý để xuất khẩu hàng hoá cho đối tác nước ngoài.
Kế toán giá vốn hàng xuất khẩu
Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, kế toán Công ty tiến hành phản ánh giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ Hàng hóa của công ty mua về có thể nhập kho hoặc có thể xuất khẩu trực tiếp cho đối tác nước ngoài Thông thường, khi có khách hàng nước ngoài đặt hàng và tiến hành kí kết hợp đồng ngoại thì công ty mới tiến hành thu mua hàng hoá trong nước để tiết kiệm các chi phí kho bãi, và hàng hoá xuất khẩu chủ yếu của công ty chủ yếu là hàng nông sản do đó việc xuất khẩu trực tiếp sẽ đảm bảo được chất lượng của hàng hoá.Chính vì vậy, số lượng hàng hoá tồn tại kho của công ty thường không lớn.
Mặt khác, khi mua hàng hoá để xuất khẩu thì chi phí mua hàng được tính ngay vào lô hàng đó nên cuối mỗi kì kế toán, công ty thường tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá cho hàng xuất khẩu Tuy nhiên trong trường hợp hàng hoá được đem xuất khẩu thẳng không nhập kho, kế toán vẫn lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho.
Giá vốn hàng xuất khẩu được tính như sau:
Giá vốn hàng xuất khẩu = Giá mua hàng hoá + Chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu Trong đó chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu bao gồm:
Chi phí quản lý hàng hoá
Lãi Ngân hàng, chi phí Ngân hàng
Phí giao nhận, phí giám định
Phí bảo hiểm cho hàng hoá
Các chi phí phát sinh khác
Các chi phí này được kế toán công ty tính toán trước để tính ra giá vốn hàng bán Nếu trong quá trình xuất khẩu hàng hoá có phát sinh thêm thì kế toán tiến hành điều chỉnh.
Ví dụ: Ngày 16/01/2009, công ty tiến hành xuất bán 114,829 tấn cà phê
R2S13 sang Anh cho công ty ARMJARO TRADING LIMITED, địa chỉ 16 CHARLES STREET, LONDON WIJ 5DS ( theo hợp đồng kinh tế CSP06516-001 ký ngày 07/01/2009).
Việc tính giá vốn của lô hàng cà phê như sau: Đơn giá mua 26,500,000 đ/ tấn, Thuế VAT 1,325,000 đ/ tấn
Kế toán chỉ cần nhập đơn giá mua và số lượng, giá vốn của lô hàng sẽ được máy tính tự động tính toán:
Giá mua: 29.150 đ/ kg x 114.829kg = 3.195.116.925 đ (giá đã tính thuế GTGT 5%)
Phí giao nhận, kiểm nghiệm, bốc xếp:
- Vay lần 2: 610,560,000 x 1.3% x 03/30 ngày = 793,728 đ Bảo hiểm: $37.500 x 17.470 x 0,06% x 110% = 432.383 đ
Biểu số 2.1: Hóa đơn thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào
HOÁ ĐƠN GÍA TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 15 tháng 01 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp tư doanh Hoa Trang Địa chỉ: Thôn 2 – Chưhđông – Pleiku
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tạo
Tên đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 – Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Hình thức thanh toán: CK MS: 0100108039 -1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 3.042.968.500 Thuế suất GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 152.148.425 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.195.116.925
Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ, một trăm chín lăm triệu, một trăm mười sáu ngàn, chin trăm hai mươi lăm đồng /.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.2 : Bản dịch hợp đồng ngoại
Công ty XNK Intimex ARMAJARO
96 Trần Hưng Đạo Hợp đồng số: CSP06516/001
Căn cứ vào tất cả những điều khoản chặt chẽ và cách soạn thảo hợp đồng của hợp đồng Cà phê Châu Âu, hôm nay chúng tôi mua từ quý Công ty hợp đồng như sau:
Số lượng: 115,2 tấn đóng trong bao tải đay trọng lượng tịnh 60Kg/bao Chất lượng: Cà phê Robusta loại 2, sàng 13 (vụ mùa 2008 – 2009)
- Không có hạt ẩm mốc và lên men, hàng sạch, được đóng trong bao tải đay mới, tuân thủ theo các quy định về chất lượng của Armajaro.
Giá cả: Giá sẽ được người bán fix theo giá LIFE T3/09 trừ 145,9 $/ tấn Điều kiện giao hàng: Giao hàng tại kho UNICONTROL /STEINWEG /
MBN/PACORINI do người mua chỉ định tại TP HCM.
Thanh toán: Thanh toán sau khi giao hàng
Trọng lượng: Theo trọng lượng giao hàng
Trọng tài: London Điều khoản đặc biệt: Nếu giá chưa được fix trước khi giao hàng: hoá đơn sẽ tạm tính giá trị là 70% tính theo giá của ngày phát hành hoá đơn, trừ đi phần chênh lệch của hợp đồng, trị giá còn lại sẽ được thanh toán sau khi fix giá. Người mua có quyền chuyển hợp đồng sang điều kiện giao hàng FOB, NSW, NCAD Cảng đến sẽ được thông báo sau Đơn vị kiểm hàng là: FCC hoặc CFC, Người mua có quyền chuyển hợp đồng sang giao cont thổi Người mua giao hàng vào kho của ARMAJARO Việt Nam tại khu công nghiệp Tân Phước
Mong quý Công ty ký xác nhận và gửi lại cho chúng tôi bản sao hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Đã ký và đóng dấu) (Đã ký tên và đóng dấu)
Biểu số 2.3 : Tờ khai hải quan
TỜ KHAI HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU
Bản lưu người khai hải quan HQ/2002 - XK
TỔNG CỤC HẢI QUAN: Đồng
Cục hải quan: Đồng Nai
Chi cục hải quan: Long Bình Tân
Tờ khai số: 69 /XK/ KD/ LBT Ngày đăng kí: 12/01/2009
Số lượng phụ lục tờ khai
Cán bộ đăng kí (Ký, ghi rõ họ tên)
A - PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI
6 Giấy phép nếu có Số:
16 CHARLES STREET, LONDON WIJ 5DS
8 Nước nhập khẩu: VIỆT NAM
Người uỷ thác: 9 Cửa khẩu xuất hàng:
CPT KHONGOAIQUAN Đại lý làm thủ tục hải quan: 11 Đồng tiền thanh toán: USD
12 Phương thức thanh toán: CAD
19.Chứng từ đi kèm: Bản chính Bản sao:
20.Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này. Ngày 12 tháng 01 năm 2009
(Người khai báo ký tên, đóng dấu, ghi rõ họ tên và chức danh)
B - PHẦN DÀNH CHO KIỂM TRA HẢI QUAN
21 Phần ghi kết quả của Hải quan:
Người quyết định hình thức kiểm tra ( Ghi rõ họ tên):
Hình thức kiểm tra: Miễn kiểm tra: Kiểm tra xác suất Tỷ lệ: % Kiểm tra toàn bộ: Địa điểm kiểm tra: Thời gian kiểm tra: giờ, ngày Đến giờ, ngày
22 Đại diện doanh nghiệp ( Ký, ghi rõ họ tên) 23.Cán bộ kiểm hoá (Ký, ghi rõ họ tên)
24 Lệ phí hải quan: Bằng chữ:
Biên lai thu lệ phí số: Ngày:
25 Ghi chép khác của Hải quan 26 Xác nhận làm thủ tục hải quan: 27 Xác nhận thực xuất (Ký đóng dấu, Ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn mua vào, hoá đơn thuế GTGT của hàng hoá mua vào, hoá đơn thuế GTGT hàng hoá bán ra, tờ kê khai hải quan, hoá đơn vận chuyển, kế toán tiến hành nhập số liệu vào hệ thống máy tính các thông tin về hàng hoá, các chi phí liên quan để tính giá vốn hàng xuất khẩu.
Biểu số 2.4 : Phiếu xuất kho
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX Mẫu số 02/VT Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Họ tên người nhận hàng: Công ty ARMAJARO TRADING LIMITED Địa chỉ: 16 Charles Street, London WIJ 5DS
Lý do xuất kho: Xuất khẩu
Xuất tại kho: Kho trung tâm
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá
(USD) Thành tiền Yêucầu thực xuất
Bằng chữ: Ba tỷ một trăm chín mươi lăm triệu một trăm mười sáu nghìn chín trăm hai mươi lăm đồng.
Xuất ngày 16 tháng 01 năm 2009Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhậnThủ kho
(Ký, đóng dấu, (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) họ tên)
Căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính phân hệ nghiệp vụ “ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” vào phần “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Sau đó máy tính sẽ tự kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK 632, sổ cái TK 632
Biểu số 2.5 : Sổ chi tiết tài khoản 6321
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 6321 – Giá vốn hàng bán
Tên hàng hoá: Cà phê
Chứng từ Diễn giải TK đốiứng
Ngày Số PS Nợ PS Có
Xuất lô hàng cà phê sang Anh
Chi phí vận tải biển xuất khẩu 114,829 tấn cà phê
Tổng số phát sinh Nợ:12.964.722.057 Tổng số phát sinh Có: 12.964.722.057
Số dư Nợ cuối kì: 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2009
Kế toán trưởng Người ghi sổ
( ký, họ tên) (ký,họtên)
Biểu số 2.6 : Sổ c ái tài khoản 6321
Năm 2009 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán xuất khẩu
NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái
STT dòng Số hiệu TK ĐƯ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số phát sinh trong kì 237.793.157.605 237.793.157.605
Số dư nợ cuối kì
03/01 0031508 03/01 Xuất bán 26,04 tấn hạt tiêu INV 932 15611 1.129.584.000
16/01 0048455 16/01 Chi phí vận tải biển XK 114,829 tấn cà phê 33111 36.800.000
20/03 0083316 20/03 Xuất giá vốn 114,829 tấn cà phê 33111 3.195.116.925
Kế toán doanh thu hàng xuất khẩu
Khi hàng hoá xuất khẩu được xác định là tiêu thụ, đồng thời với việc ghi nhận giá vốn, kế toán phản ánh doanh thu xuất khẩu của lô hàng đó.
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”…, trong đó TK
51111 là TK phản ánh “Doanh thu bán hàng xuất khẩu”, cụ thể:
TK 511111: Doanh thu bán hàng xuất khẩu nghiệp vụ kinh doanh 1
TK 511112: Doanh thu bán hàng xuất khẩu nghiệp vụ kinh doanh 2
TK 511116: Doanh thu bán hàng xuất khẩu nghiệp vụ kinh doanh 6
TK 511119: Doanh thu bán hàng xuất khẩu nghiệp vụ kinh doanh 3
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá, kế toán căn cứ vào chứng từ, hoá đơn thuế GTGT nhập số liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động phản ánh các số liệu vào Sổ Nhật ký bán hàng để ghi nhận doanh thu, sau đó được sử dụng để ghi sổ cái TK 51112- Doanh thu bán hàng xuất khẩu nghiệp vụ 2.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác
TK131- Theo dõi công nợ với khách hàng
TK111,112- Theo dõi thanh toán tiền hàng
TK 007- Theo dõi nguyên tệ Để phản ánh quá trình xuất khẩu hàng hoá, kế toán sử dụng bộ chứng từ bao gồm:
Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thương mại
Biên bản giám định chất lượng hàng hoá
Các bảng kê và biên lai nộp thuế
Giấy báo Có của Ngân Hàng
Các chứng từ có liên quan khác
Trình tự ghi sổ kế toán:
Trị giá hàng hoá bán ra sẽ được kế toán ghi công nợ vào sổ theo dõi công nợ của khách hàng Khi nhận được thanh toán từ phía khách hàng bằng Séc, tiền mặt, Ngân phiếu kế toán viên tiến hành lập Phiếu thu.
Căn cứ vào chứng từ kế toán ban đầu, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính phân hệ nghiệp vụ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” và nhập dữ liệu để cuối kì in ra bảng chi tiết công nợ TK 131.
Sau khi việc thanh toán hoàn thành thì nghiệp vụ bán hàng kết thúc, hai bên mua và bán sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng đã ký kết.
Hoá đơn mua hàng kiêm phiếu xuất kho là chứng từ xác định số hàng hoá xuất khẩu và cũng là căn cứ xác định doanh thu bán hàng.
Trị giá hàng xuất bán của Công ty căn cứ vào trị giá thực tế hàng nhập trong kì và chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu Trị giá này được tính hoàn toàn tự động nhờ chương trình máy tính được thiết kế sẵn Kế toán hàng xuất khẩu vào giá trị hàng xuất thực tế, số lượng hàng bán ra và in ra bảng Nhập - Xuất - Tồn Bảng chênh lệch này cũng được theo dõi chi tiết tới nghiệp vụ xuất bán cho từng kho hàng Tình hình theo dõi trên báo cáo công nợ thuộc TK 131 và được chi tiết tới từng phòng nghiệp vụ Sau đó, phần mềm máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào các sổ sau:
Sổ cái và sổ chi tiết các TK có liên quan
Ví dụ: Việc ghi nhận doanh thu của kế toán công ty xuất nhập khẩu
Intimex xuất khẩu 114,829 tấn cà phê sang Anh cho Công ARMAJARO TRADING LIMITED, địa chỉ 16 Charles Street, London WIJ 5DS theo hợp đồng kinh tế CSP06516/001 kí ngày 07/01/2009.
Dựa vào hợp đồng kinh tế đã kí kết giữa Công ty xuất nhập khẩuIntimex cùng với công ty Armajaro Trading Limited, kế toán lập hóa đơn thuế GTGT
Biểu số 2.7: Hóa đơn thuế GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01 GTKT – 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng QA/2008B
Ngày 16 tháng 01 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Tên khách hàng: Công ty Armajaro Trading Limited Địa chỉ: 16 Charles Street, London WIJ 5DS. Điện thoại: Fax:
Hình thức thanh toán: CK MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá
Nam theo tỉ giá ngày
Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: 0
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.079.561.151 đ
Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ, không trăm bảy mươi chín triệu, năm trăm sáu mươi mốt nghìn, một trăm năm mươi mốt đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.8: Sổ nhật kí chung
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái
SH Ngày tháng Nợ Có
Tổng số phát sinh trong kì 1.736.092.226.895 1.736.192.226.895
009 Xuất bán 26,04 tấn hạt tiêu 1561 1.291.584.000
009 Xuất bán 114,829 tấn cà phê R2S13 6321 3.042.968.500
009 Nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng về việc thanh toán lô hàng Cà phê xuất khẩu CSP06516/001
Cuối kỳ, số liệu được cập nhật vào sổ cái TK 511
Biểu số 2.9: Sổ cái Tài khoản 51111
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng xuất khẩu
Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ
NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghisổ cái
Số phát sinh trong kì 195.463.036.625 195.463.036.625
03/01 /2009 Xuất bán 26,04 tấn hạt tiêu/XNK2 13112 1.307.591.231
16/01 /2009 Xuất bán 114,829 tấn cà phê R2S13/XNK2 13112 3.097.561.151
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Thông thường, tại một đơn vị kinh doanh hàng xuất khẩu, các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt Tuy nhiên, các sản phẩm xuất khẩu của Công ty luôn đảm bảo chất lượng tốt, và được giám định chất lượng bởi các tổ chức giám định có uy tín nên tại Công ty hầu như không có các khoản: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại Bên cạnh đó, các mặt hàng xuất khẩu của công ty không phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt Bởi vậy tại, tại Công ty chỉ duy nhất thuế xuất khẩu là khoản giảm trừ doanh thu.
Hiện nay, Công ty tính thuế hàng xuất khẩu theo giá FOB, tức là giá bán tại cửa khẩu không bao gồm phí bảo hiểm quốc tế và phí vận tải ngoại. Thuế xuất khẩu phải nộp được Công ty khai trong tờ khai hải quan điện tử của cơ quan Hải quan.
Công thức tính thuế xuất khẩu như sau:
Thuế xuất khẩu = Giá trị tính thuế + Thuế suất thuế phải nộp của hàng xuất khẩu xuất khẩu của lô hàng đó
Thông thường, mặt hàng nông sản xuất khẩu của Công ty chịu thuế xuất khẩu 5% tổng giá trị lô hàng xuất khẩu
Trình tự hạch toán và ghi sổ:
Mỗi khi có nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá Công ty sẽ kê khai vào tờ khải hải quan những thông tin cần thiết để xác định số thuế phải nộp cho cơ quan hải quan.
Khi hàng hoá xuất khẩu được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào bộ chứng từ hàng xuất khẩu, kế toán ghi nhận doanh thu Đồng thời căn cứ vào thông báo thuế phải nộp của cơ quan Hải quan, kế toán phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp cho cơ quan thuế vào Phiếu kế toán
Nợ TK 5111- Doanh thu hàng xuất khẩu
Có TK 3333 - Số thuế xuất khẩu phải nộp
Khi Công ty nộp thuế xuất khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 3333 - Số thuế đã nộp
Có TK 111, 112 - Số tiền nộp
Căn cứ vào số liệu kế toán được nhập, máy tính sẽ tự động kết chuyển các thông tin đó vào sổ chi tiết TK 3333 và các sổ chi tiết TK có liên quan.
Ví dụ: về việc hạch toán số tiền thuế xuất khẩu phải nộp của kế toán xuất bán 114,829 tấn Cà phê sang Anh cho Công ty Armajaro Trading Limited, địa chỉ 16 Charles Street , London WIJ 5DS.
Ngày 21/03/2009, khi nộp tiền thuế xuất khẩu bằng chuyển khoản (Giấy nộp tiền vào Ngân sách số 00729657 – Xem biểu 2.9 )
Biểu số 2.10 : Sổ chi tiết Tài khoản 3333
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 3333 - Thuế xuất khẩu
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
Số phát sinh trong tháng
T Tiền thuế xuất khẩu phải nộp cho lô hàng
Kế toán trưởng Người ghi sổ(ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.11 : Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước
GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
Liên 1: Lưu tại gốc Tên đối tượng nộp tiền: Công ty xuất nhập khẩu Intimex Mã số đối tượng nộp tiền: 0100109279 Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm- Hà Nội Đề nghị Ngân hàng (KBNN): Công thương Hà Nội trích tài khoản số 0021.370022829 Để nộp NSNN vào Tài khoản của Kho bạc Nhà nước: 741010200005 tại Ngân hàng KBNN Hải Phòng
Cơ quan thông báo thu: Cục HQTP Hải Phòng Mã số cơ quan thu:
Chi cục HQCK cảng HP KVII Tờ khai hải quan số 69/HQ/2008-TKĐTXK ngày 17/01/2009
Nội dung các khoản nộp ngân sách Nhà nước:
STT Nội dung khoản nộp Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền Mã nguồn Mã điều tiết
Tổng số tiền ghi bằng chữ: Một trăm năm mươi ba triệu sáu trăm sáu mươi hai nghìn không trăm năm mươi tám đồng. ĐỐI TƯỢNG NỘP NGÂN HÀNG PHỤC VỤ ĐỐI TƯỢNG NGÂN HÀNG PHỤC VỤ KBNN KHO BẠCNHÀ NƯỚC
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan tới quá trình tiêu thụ hàng hoá xuất khẩu tại công ty Xuất nhập khẩu Intimex Để hạch toán chi phí bán hàng, Công ty sử dụng sử dụng TK 641 Tài khoản này được chi tiết như sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng (TK 6411): Là các khoản lương phải trả cho nhân viên bán hàng, chi phí nhân viên bảo quản hàng hoá, phụ cấp, trợ cấp thôi việc và các khoản trích theo lương.
- Chi phí vật liệu, bao bì (TK 6412): Chi phí vật liệu bao bì tái chế, văn phòng phẩm xuất dùng, chi phí bảo quản hàng hoá;
- Chi phí dụng cụ ( TK 6413):bao gồm các chi phí cho khâu bán hàng như chi phí bàn ghế, máy tính xách tay);
- Chi phí khấu hao TSCĐ ( TK 6414): bao gồm các chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá (cửa hàng, nhà kho, phương tiện vận chuyển bốc dỡ);
- Chi phí dịch vụ mua ngoài ( TK 6417): Phản ánh các chi phí như tiền thuê kho, bến bãi, thuê bốc vác vận chuyển, phí hợp đồng, phí điện thoại cho nhận viên bán hàng;
- Chi phí bằng tiền khác (TK 6418) như: Phí xúc tiến thương mại, quảng cáo, bảo hành sản phẩm; chi phí trả hộ cho xuất khẩu uỷ thác…
Khi các khoản chi phí bán hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc:Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy thanh toán tạm ứng, Bảng thanh toán tạm ứng,Bảng thanh toán lương, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy tính để tập hợp chi phí xác định kết quả xuất khẩu Phần mềm máy tính sẽ tự động phân bổ và kết chuyển lên sổ chi tiết TK 641 vào Sổ cái TK 641.
Vi dụ: Ngày 05/01/2009, thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt 7.000.000VNĐ cho anh Lâm phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2 đi tìm hiểu thị trường.
Biểu số 2.12: Phiếu chi số 7263
( Số 7263) Đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Ngày 05/01/2009 Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Họ tên người nhận tiền: Lê Ngọc Lâm Địa chỉ: Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2
Lý do chi: Đi khảo sát thị trường
Viết bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn
Kèm theo: Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ): Bảy triệu động chẵn
Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký,đóng (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ dấu, ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi số 7263, kế toán nhập số liệu vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động kết chuyển sang các sổ sau:
- Sổ chi tiết TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác
Dưới đây là các bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng phân bổ khấu hao tại Công ty trong tháng 01/2009
Biểu số 2.13: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ
BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ
Biểu số 2.14 : Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ
Biểu số 2.15:Bảng phân bổ khẩu hao tài sản cố định
BẢNG PHẬN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
1 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ 20.000.000 20.000.000
2 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ 52.021.600 52.021.600
Biểu số 2.16 : Sổ chi tiết Tài khoán 641
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 6418- Chi phí bằng tiền khác
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ
Ngày Số PS Nợ PS Có
02/03 PC 123 Thanh toán phí điện thoại
Chi tiền tạm ứng cho anh Lâm phòng nghiệp vụ kinh doanh 2
Tổng số phát sinh Nợ: 572.652.345
Số dư nợ cuối kì: 0
Kế toán trưởng Người ghi sổ(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 2.17: Sổ cái tài khoản 641
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ
NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghisổ cái
Số phát sinh trong kì 665.564.148 665.564.148
2009 Tiền lương và các khoản trích theo lương
2009 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 309.671.470
2.6 Kế toán xuất khẩu hàng hoá theo phương thức uỷ thác:
Bên cạnh việc kinh doanh xuất khẩu trực tiếp, Intimex còn tiến hành xuất khẩu hàng hoá theo phương thức uỷ thác trong đó Intimex là bên nhận uỷ thác Hoạt động này được diễn ra khi một cơ quan hay tổ chức không có đủ khả năng hay tư cách pháp lý để thực hiện việc xuất khẩu trực tiếp có nhu cầu xuất khẩu một số mặt hàng được phép xuất khẩu trong danh mục hàng hoá được phép xuất khẩu của Nhà nước, sẽ uỷ thác cho Công ty Xuất nhập khẩu Intimex thực hiện việc xuất khẩu hộ Hai bên sẽ tiến hành gặp gỡ để thoả thuận và kí kết hợp đồng xuất khẩu uỷ thác, trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của cả bên giao và bên nhận uỷ thác làm căn cứ pháp lý thực hiện hợp đồng xuất khẩu uỷ thác Bên giao uỷ thác là bên chủ hàng được phép ghi nhận doanh thu của hàng xuất khẩu, chịu mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc xuất khẩu, hoặc có thể nhờ Công ty nhận uỷ thác là Công ty Xuất nhập khẩu Intimex chi hộ và thanh toán lại theo thoả thuận, đồng thời phải chịu một khoản chi phí phát sinh là hoa hồng uỷ thác cho Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Sau đó, Công ty Xuất nhập khẩu Intimex tiến hành kí kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, trình tự tiến hành thủ tục xuất khẩu cũng được tiến hành tương tự như xuất khẩu trực tiếp, nhưng phương pháp hạch toán thì khác nhau vì xuất khẩu uỷ thác là giao dịch với đối tác nội địa, chịu thuế xuất GTGT 10% Sau khi hợp đồng kết thúc, Công ty tiến hành thanh toán mọi khoản chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình xuất khẩu uỷ thác với bên giao uỷ thác Khi biên bản thanh lý hợp đồng được cả hai bên thông qua, Công ty tiến hành thanh toán cho bên giao uỷ thác bằng phương thức chuyển khoản.
Tuy nhiên, trong những năm vừa qua, do xu hướng ngày càng mở cửa,tạo điều kiện cho các doanh nghiệp về thủ tục hành chính và phương thức kinh doanh, các doanh nghiệp, dù quy mô nhỏ cũng có đủ tư cách pháp nhân để tiến hành hoạt động xuất khẩu trực tiếp, do đó mà gần như hoạt động xuất khẩu uỷ thác của Công ty không phát sinh, nên em chỉ xin trình bày qua về hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác tại Công ty XNK Intimex trong năm 2008
Ví dụ: Ngày 17/10/2008, Công ty May Hải Dương ký kết hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số 05/TH1với Công ty Xuất nhập khẩu về việc xuất khẩu lô hàng GCMM với tổng trị giá 16.875 USD.
Công ty được hưởng hoa hồng uỷ thác 0,7% tổng giá trị lô hàng (bao gồm cả thuế) Toàn bộ chi phí cước vận chuyển, phí dịch vụ Ngân hàng, phí bốc dỡ lên phương tiện vận chuyển và bảo hiểm đường biển do bên giao uỷ thác – Công ty may Hải Dương chịu trách nhiệm thanh toán bù trừ với số tiền hàng xuất khẩu.
Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu uỷ thác nói trên, ngày 24/10/2008 Công ty đã kí kết hợp đồng ngoại số 15/TH1 với ARK Co, LTD Hong Kong để xuất khẩu lô hàng theo giá CIF HongKong Port.
Ngày 25/10/2008, Công ty làm thủ tục và thanh toán phí làm L/C cho công ty May Hải Dương Đến ngày 02/11/2008, Công ty nhận được giấy báo
Có của Ngân hàng thông báo về việc thanh toán lô hàng xuất khẩu uỷ thác.
Ngày 03/11/2008, tàu cập Cảng HongKong nhà Nhập khẩu nghiệm thu hàng và kí vào biên bản giao nhận hàng Khi đó hàng được xem là thuộc quyền sở hữu của người mua và Công ty Xuất nhập khẩu Intimex hoàn thành xuất khẩu uỷ thác Ngày 05/11/2008, Công ty chuyển tiền cho Công tyMay Hải Dương sau khi bù trừ các khoản chi phí phát sinh và tiền hoa hồng xuất khẩu uỷ thác
Tỷ giá ngoại tệ ngày 05/11/2008 là 17 483VNĐ/ USD, tại ngày 24/10/2008 là 17.478 VNĐ/USD
Biểu số 2.18: Hợp đồng xuất khẩu uỷ thác
Số 09 – 2008/XK3- TTXK Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên
Hôm nay ngày 17 tháng 10 năm 2008 Tại Hà Nội chúng tôi gồm có: Bên nhận uỷ thác: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.9424287 Fax: 04-9421918
Tài khoản: 0021370022829 tại Ngân hàng Vietcombank Hà Nội
Bên uỷ thác: Công ty May Hải Dương Địa chỉ: Điện thoại: Fax:
Tài khoản:010010927685 tại Ngân hàng BIDV, chi nhánh Thanh Xuân Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá:
Tên hàng Số lượng (Kg) Đơn giá (USD) Thành tiền (USD)
GCMM 16.875 Điều 2: Trách nhiệm mỗi bên: … Điều 3: Điều khoản thanh toán:
Ngoài hoa hổng uỷ thác theo thoả thuận giữa hai bên là 0,7% giá trị lô hàng (Đã có thuế), các khoản chi phí phát sinh và hoa hồng uỷ thác sẽ được khấu trừ vào tiền thu hộ. Đại diện bên uỷ thác Đại diện bên nhận uỷ thác
(Ký, đóng dấu,họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Biểu số 2.19 : Hoá đơn thuế GTGT ghi nhận doanh thu uỷ thác
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 17 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng:Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Họ tên khách hàng: Công ty May Hải Dương Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: CK MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Phí uỷ thác xuất khẩu theo hợp đồng Số 09
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 206.459 đ
Tổng cộng tiền thanh toán:2.271.048 đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm bảy mốt nghìn không trăm bốn tám đồng chẵn /.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.20 : Sổ chi tiết Tài khoản 511
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 5113 – Doanh thu xuất khẩu uỷ thác
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
17/10 HĐ 05/ TH1 Hoa hồng uỷ thác
Công ty May Hải Dương
Tổng số phát sinh Nợ: 2.064.589 đ Tổng số phát sinh Có: 2.064.589 đ
Số dư Nợ cuối kì: 0
Kế toán trưởng Người ghi sổ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.21: Sổ cái Tài khoản 511
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
Tài khoản 511 – Doanh thu hàng xuất khẩu
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
010942.001 Xuất khẩu Cà phê cho
Công ty Hamburg coffee ở Đức
11/11 HĐ 011123 Xuất khẩu Cơm dừa sang Nepal cho Công ty ARK, HongKong
17/11 HĐ 05/TH1 Hoa hồng uỷ thác
Công ty May Hải Dương
Kế toán tưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤTKHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
Đánh giá kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Từ ngày thành lập tới nay, Intimex luôn phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển khẳng định uy tín và vị thế trong các lĩnh vực hoạt động Đặc biệt trong công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá, Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể.
Kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex được thực hiện khá hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty và tuân thủ chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành Có được kết quả này trước tiên là nhờ sự nhiệt tình nỗ lực của bộ máy kế toán trong công ty.
Về bộ máy quản lý của Công ty: Là một Công ty hoạt động với quy mô lớn, với địa bàn hoạt động trải dài khắp nơi trên toàn quốc, để phù hợp với xu thế phát triển kinh tế, trong những năm gần đây, Intimex đang dần chuyển sang mô hình Công ty Cổ phần nhằm thu hút thêm nguồn vốn dồi dào từ đại bộ phận dân chúng, mở rộng hơn nữa quy mô doanh nghiệp Tính đến thời điểm hiện nay, Intimex đã Cổ phần hoá thành công ba Công ty và tiến tới Cổ phần hoá toàn bộ Công ty trong thời gian tới Do đó, Công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị có trách nhiệm đề bạt ra Ban Giám đốc, thay mình điều hành Công ty, đồng thời gáim sát hoạt động của Ban Giám đốc để đảm bảo lợi ích của mình Ban Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của toàn công ty Bên cạnh Ban Giám đốc là các phòng ban chức năng có nhiệm vụ trợ giúp Ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành Công ty Mỗi phòng ban đều được giao nhiệm vụ riêng do ban lãnh đạo giao phó, tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc và hiệu quả công việc cao. Giữa Ban lãnh đạo và các phòng ban được bố trí tập trung tạo thuận lợi trong công tác quản lý và thống nhất ý kiến So với các Công ty khác trong cùng ngành, thì Intimex là một Công ty có đội ngũ nhân viên khá trẻ và đồng đều, điều đó tạo thuận lợi trong việc trao đổi ý kiến, năng suất công việc cũng được nâng cao rõ rệt Đồng thời, việc thường xuyên luân chuyển cử nhân viên biệt phái xuống các chi nhánh cũng góp phần kiểm soát tốt hơn hoạt động của Công ty, chủ động trong công tác quản lý và có các quyết định kịp thời khi cần thiết, thúc đẩy việc trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận với nhau, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đơn vị.
Về bộ máy kế toán của Công ty: Tại văn phòng Công ty hiện nay có 14 nhân viên kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người chịu trách nhiệm một phần hành nhất định hoặc tuỳ theo mật độ giao dịch, như phần hành tiền mặt, do khối lượng giao dịch lớn mà được phân cho 3 nhân viên phụ trách như kế toán tiền gửi ngoại tệ, Kế toán tiền mặt Việt Nam đồng, Kế toán tiền gửi Việt Nam đồng; hay như phần hành Kế toán tài sản cố định do mật độ công việc ít mà được phân công cho kế toán phần hành thuế kiêm nhiệm Trang thiết bị của văn phòng cũng được thường xuyên cập nhật, tạo điều kiên tốt nhất cho các nhân viên làm việc Đồng thời với đội ngũ nhân viên khá trẻ, năng động nhiệt tình trong công việc, có ý thức trách nhệm cao, trình độ chuyên môn vững, trình độ máy tính thành thạo sẽ là nền tảng giúp Công ty tăng năng suất lao động, nhanh chóng vượt qua thời kì khó khăn chung hiện nay Kế toán trưởng của Công ty là người có trình độ học vấn cao, có trách nhiệm trong công việc và đặc biệt là có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương, đã góp phần tạo nên hiệu quả cao, luôn tổ chức tốt hoạt động kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý chung của Công ty Đối với các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc, việc hạch toán độc lập kết hợp với thường xuyên kiểm tra đôn đốc đã góp phần tạo nên hiệu quả chung của toàn bộ Công ty.
Về hệ thống chứng từ và lân chuyển chứng từ: Các chứng từ được sử dụng phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính ban hành. Những thông tin kinh tế về nội dung các nghiệp vụ được ghi đầy đủ và chính xác vào chứng từ Chứng từ sau khi được lập sẽ chuyển ngay tới phòng kế toán tài chính của Công ty để đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản mục tài sản, nguồn vốn Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo trình tự thời gian trước khi lưu trữ.
Về hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất, kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Intimex đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá Đồng thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời.
Về tổ chức hệ thống sổ kế toán: Phù hợp với công tác kế toán, hình thức Nhật kí chung kết hợp với việc đưa máy tính vào công tác quản lý tài chính được áp dụng tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hoá công tác kế toán Điều này còn giúp các cán bộ kế toán hạn chế được những sai sót trong quá trình ghi chép bị trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một lần vào máy tính từ các chứng từ gốc Hơn nữa, mạng máy vi tính trong phòng kế toán kết nối các máy tính với nhau nên việc theo dõi, kiểm tra công tác kế toán được thực hiện thường xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian Việc ứng dụng kế toán máy trong lưu trữ tài liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán.
Bên cạnh những kết quả trong tổ chức hạch toán kế toán mà Công ty Xuất nhập khẩu Intimex đã đạt được còn có những tồn tại cần khắc phục nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý tại công ty.
Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá còn có những tồn tại cần khắc phục.
3.1.2.1 Về công tác kế toán tại công ty
Công ty đã áp dụng kế toán máy trong việc tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tuy nhiên, do có sự phân công lao động kế toán nên mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận phần hành kế toán của mình.Mỗi kế toán viên phải cập nhật số liệu và không biết quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành khác nên Kế toán viên không có đủ điều kiện nắm bắt được tình hình kế toán của các phần hành khác Mỗi kế toán viên chỉ chịu trách nhiệm duy nhất một phần hành, quản lý phần hành đó theo cách của mỗi người đã tạo khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các kế toán viên Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo ngoại ngữ chưa nhiều Đặc biệt đối với một Công ty xuất nhập khẩu như Intimex, hoạt động ngoại thương diễn ra thường xuyên sẽ gây nhiều khó khăn cho Công ty, hạn chế hiệu quả hoạt động của công ty
Bên cạnh đó, hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong Công ty được thực hiện một cách riêng biệt, không có sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban trong Công ty, gây ra bất lợi trong việc giao dịch, tốn thời gian đi lại cũng như giấy tờ, thủ tục.
3.1.2.2 Về công tác thu mua và quản lý hàng hoá
Là một đợn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên Công ty không chỉ chuyên kinh doanh một mặt hàng nhất định Hàng hoá xuất khẩu của công ty đều là hàng nông sản thu mua trong nước Đối với các khách hàng đặt mua với khối lượng nhiều, Công ty thường gặp khó khăn trong công tác thu mua, do phải có thời gian để thu gom hàng hoá, có đôi lúc hợp đồng bị chậm chễ, ảnh hưởng tới chất lượng hàng xuất khẩu và ảnh hưởng tới kết quả xuất khẩu của Công ty Đối với hàng hoá thu mua để xuất khẩu thẳng không qua kho, Kế toán vẫn lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, đồng thời việc hạch toán như hàng đã nhập kho Bởi vậy số liệu theo dõi chỉ là số nhập- xuất - tồn của kho ảo trên sổ sách, gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Kế toán và thủ kho Điều đó sẽ khiến cho công tác quản lý hàng hoá trở nên khó
3.1.2.3 Về thời gian hoàn thành thủ tục Xuất khẩu hàng hoá
Trên thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex hay xảy ra trường hợp hàng đã chuẩn bị xuất khẩu xong nhưng vì thủ tục xuất khẩu chưa hoàn thành nên hàng hoá vẫn bị tồn đọng tại các bến cảng Đây là vấn đề đặc biệt nghiêm trọng nếu đó là những lô hàng có giá trị lớn dẫn tới các khoản chi phí phát sinh không nhỏ khác như chi phí lưu kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí quản lý… Điều này gây tổn hại lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty, vì vây việc thực hiện tốt các thủ tục hành chính trong kinh doanh là một vấn đề hết sức quan trọng đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ phải nâng cao trình độ chuyên môn, kho bãi phải được duy trì trong điều kiện tốt nhất mới đảm bảo chất lượng hàng hoá.
3.1.2.4 Về khoản thu do bán hàng hoá Xuất khẩu
Chính vì công tác thu mua hàng hoá diễn ra không thuận lợi nên việc giao hàng của Công ty cho khách hàng đôi khi còn chậm trễ làm ảnh hưởng đến quá trình thanh toán của khách hàng Đồng thời, với việc giao dịch với các tổ chức nước ngoài phải thông qua các tổ chức trung gian khiến cho quá trình thanh toán càng kéo dài và phải mất thêm một khoản chi phí không nhỏ cho khâu thanh toán.
3.1.2.5 Về việc phân bổ các khoàn chi phí
Việc tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ mỗi tháng dường như gây khó khăn cho Công ty vì không thể dự đoán chính xác nhu cầu tiêu thụ hàng hoá, kế toán không thể phân bổ chính xác chi phí cho từng đơn hàng Việc phân bổ theo giá trị hợp đồng dường như cũng không chính xác, do đó có thể xảy ra trường hợp chi phí phân bổ khác với chi phí thực sự phát sinh, do đó đến cuối kì phải tiến hành điều chỉnh số liệu cho phù hợp với con số thực tế phát sinh.Bên cạnh đó, việc xác định kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng cụ thể là rất quan trọng, bởi từ kết quả đó, nhà quản lý mới có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp Bên cạnh đó, mặc dù Bộ Tài chính đã có những quy định cụ thể về tiêu thức phân bổ nhưng việc thực hiện vẫn bị chồng chéo, chưa khoa học dẫn tới bình quân hoá thành tích giữa các bộ phận.
3.1.2.6 Về kế toán xuất khẩu uỷ thác
Trong quá trình hoạt động xuất khẩu uỷ thác, kế toán Công ty Xuất nhập khẩu Intimex không mở sổ theo dõi hàng nhận uỷ thác dẫn đến không phản ánh kịp thời trị giá hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán Xuất khẩu hàng hoá tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex
3.2.1 Sự cần thiết của nguyên tắc hoàn thiện kế toán Xuất khẩu hàng hoá tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Kế toán là một trong những công cụ quan trọng đối với quản lý Nhà nước và là công cụ quản lý đắc lực cho quản lý doanh nghiệp nắm chắc tình hình tài chính của đơn vị, tính toán hiệu quả, lập và thực hiện kế hoạch sao cho có hiệu quả nhất Trong giai đoạn hiện nay, trước những biến động của môi trường kinh doanh về chính sách pháp luật, đường lối ngoại giao củaNhà nước, hoạt động xuất khẩu có nhiều cải thiện Trước một xu thế mới là hợp tác kinh tế và toàn cầu hoá thì kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu hàng hoá nói riêng cần có bước tiến mới để bổ sung hoàn thiện Đặc biệt,Công ty Xuất nhập khẩu Intimex là một doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu tổng hợp quy mô lớn nên hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hoá sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh lại càng trở nên cần thiết hơn.
Xuất khẩu hàng hoá là công việc hết sức phức tạp vì không chỉ là hoạt động bán hàng thông thường mà còn liên quan tới nhiều mối quan hệ giữa các quốc gia Chính vì vậy, việc xác định nghĩa vụ của mỗi bên là hết sức quan trọng Trên cơ sở đó, kế toán tiến hành ghi chép, theo dõi và đôn đốc quá trình thực hiện hợp đồng Đồng thời, kế toán phản ánh mối quan hệ thanh toán một cách chính xác, rõ ràng và kịp thời Mặt khác, hoạt động xuất khẩu làm nảy sinh rất nhiều loại chứng từ khác nhau Do vậy, cần xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán với một quy trình hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Các thông tin được cung cấp kịp thời cho mục tiêu quản lý.
Trên thực tế hiện nay, công tác kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex còn có một số tồn tại, vướng mắc Mặc dù Công ty đã có một số sửa đổi bổ sung theo các quy định của Bộ Tài chính nhưng việc sử dụng các loại chứng từ trong xuất khẩu hàng hoá còn chưa thực sự hợp lý. Quá trình vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào hạch toán xuất khẩu còn chưa đầy đủ làm cho các thông tin tài chính bị sai lệch Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và ghi chép không hợp lý cũng là một trong các nguyên nhân gây ra sự trùng lắp và không cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
Chính vì những lý do trên, kế toán xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex cần được hoàn thiện cả về mặt lý luận và thực tiễn Đồng thời trong quá trình sửa đổi, bổ sung hoàn thiện kế toán xuất khẩu cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Hoàn thiện kế toán xuất khẩu phải tuân thủ các thông lệ kế toán quốc tế và các quy định của Bộ Tài chính ban hành Kế toán không chỉ là công cụ hữu hiệu trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp mà còn là công cụ quản lý kinh tế sắc bén của Nhà nước Bởi vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu nói riêng tại công ty cần phải biết vận dụng, cải tiến trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng các chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Hoàn thiện kế toán xuất khẩu phải đảm bảo tính thống nhất về chính sách kế toán mà biểu hiện là sự thống nhất về đơn vị tiền tệ được sử dụng, các chính sách về giá cả, các phương pháp hạch toán và số liệu được trình bày trên báo cáo kế toán.
Kế toán xuất khẩu phải được hoàn thiện dựa trên nguyên tắc phù hợp với đặc điểm hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức tại Công ty Do mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm và điều kiện kinh tế khác nhau nên không có mô hình tổ chức chung cho tất cả các doanh nghiệp Bởi vậy để tổ chức tốt công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá thì việc hoàn thiện phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quy mô, tính chất của doanh nghiệp, trình đọ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý và nhân viên.
Hoàn thiện kế toán xuất khẩu cần phải được thực hiện trên cơ sở tiết kiệm, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp Đồng thời việc hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
3.2.2.1 Về công tác kế toán tại công ty
Ngày nay, khi xã hội ngày càng phát triển và đang trên đà hội nhập thì việc trang bị cho mình một kiến thức nhất định về ngoại ngữ, tin học là một điều cần thiết Đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là xuất khẩu như Intimex thì vấn đề này kại càng trở nên quan trọng hơn Chính vì vậy, đồng thời với việc không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, đội ngũ nhân viên kế toán công ty cần phải nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học của mình Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các kế toán viên trong quá trình giao dịch với các đối tác nước ngoài và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty
3.2.2.2 Về công tác thu mua và quản lý hàng hoá Để rút ngắn thời gian thu mua hàng hoá tại thị trường nội địa phục vụ xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex cần quan tâm đến một số nét chính sau:
Phải có đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm và năng lực thị trường trong lĩnh vực này để tiết cận với các nhà cung ứng một cách lợi nhất.
Chú ý tới khâu tổ chức công tác thu mua kể cả phương tiện vận tải, lựa chọn nguồn cung ứng kịp thời nhất, quy mô phù hợp nhất.
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ theo hợp đồng với các nhà cung cấp để thuận tiện và chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh thương mại. Đối với hàng hoá mua xuất khẩu thẳng không qua kho, kế toán phản ánh các nghiệp vụ sau:
+ Xuất bán hàng hoá, kế toán ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi bán
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đươc khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả người bán
Có Tk 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hang
+ Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, kế toán phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 157 – Hàng gửi bán
3.2.2.3 Về thời gian hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hoá Để đảm bảo cho công tác xuất khẩu hàng hoá được thực hiện đúng tiến độ cần phải rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá Muốn vậy công ty cần đào tạo các cán bộ có chuyên môn cao để đảm bảo cho việc lập thủ tục xuất khẩu được chính xác và nhanh chóng.
3.2.2.4 Về khoàn thu do bán hàng hoá xuất khẩu
Công ty có thể sử dụng các hình thức ưu đãi về giá, điều kiện vận chuyển nhằm khuyến khích đẩy nhanh quá trình thanh toán Đồng thời phải tổ chức tốt công tác làm thủ tục xuất khẩu, vận chuyển bốc dỡ và giao hàng đúng hợp đồng đã ký kết để thuận tiện trong việc yêu cầu thanh toán Để làm được điều này, Công ty cần không ngừng nâng caô trình độ của kế toán thanh toán cả về nghiệp vụ và ngoại ngữ để đảm bảo cho việc thanh toán quốc tế được thực hiện một cách kịp thời và chính xác.
Hơn nữa, các cán bộ nghiệp vụ của Công ty cần thường xuyên theo dõi tình trạng công nợ của khách hàng thông qua các ngân hàng trung gian trong quan hệ thanh toán quốc tế để có thông tin đủ hơn, giúp công ty có thể điều chỉnh và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời Công ty cần thiết lập và duy trì quan hệ tốt với Ngân hàng có uy tín, kinh nghiệm trong thương mại quốc tế
CPBH, CPQLDN phân bổ cho mặt hàng A
Doanh thu xuất khẩu mặt hàng A Tổng doanh thu xuất khẩu
Điều kiện vận dụng đề xuất
Hiện nay, chế độ kế toán do Nhà nước ban hành thường rất lâu sau mới có thông tư hướng dẫn thực hiện Điều này khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện công tác kế toán Bởi vậy Nhà nước cần bàn hành thông tư hướng dẫn một cách kịp thời nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách đúng đắn và hiệu quả.
Hơn nữa, một thực trạng thực tế hiện nay cho thấy, các thủ tục Hải quan của ta còn khá rườm rà, gây bất lợi cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực Xuất - Nhập khẩu Hàng hoá bị ứ đọng ở các của khẩu, bến cảng gây ra tổn thất không hề nhỏ cho các doanh nghiệp cả về tiền của và uy tín đối với các bạn hàng quốc tế Bộ Tài chính cần nghiên cứu, thay đổi một số quy định có liên quan đến xuất khẩu hàng hoá, trong đó đặc biệt chú trọng đến khâu thủ tục hành chính nhằm rút ngắn nhất thời gian luân chuyển hàng hoá cho các đơn vị, tạo điều kiện để các doanh nghiệp phát triển.
Về phía Công ty xuất nhập khẩu Intimex: Để công tác hạch toán nói riêng và hoạt động của toàn Công ty nói riêng được diễn ra một cách tốt nhất, thì việc đầu tiên đó là Công ty nên tổ chức tốt công tác tuyển dụng nhân sự, chọn lọc những nhân viên có trình độ phù hợp, có năng lực, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp tốt Đồng thời, tổ chức tốt công tác nhân sự một cách hợp lý, hiệu quả, phù hợp với điều kiện của từng người, thường xuyên tổ chức cho các nhân viên thay phiên nhau đi bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ.
Tổ chức quản lý tốt nguồn nhân sự, tránh sự chồng chéo giữa các bộ phận, hay lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực Song cũng cần chú ý việc tổ chức sao cho các nhân viên có thể tự kiểm tra nhau nhằm giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Công ty cần tạo mọi điều kiện cho bộ máy kế toán vận hành tốt, từ đó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin chính xác, kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định Bên cạnh đó, Công ty còn có các chính sách khuyến khích đầu tư những trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác kế toán, đậc biệt là việc cải cách, nâng cấp phần mềm quản lý của Công ty.
Về phía phòng Kế toán – Tài chính của Công ty
Thực hiện nghiêm túc các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế của Nhà nước và các quy định kế toán hiện hành của Bộ Tài chính.
Tích cực tìm hiểu và nghiên cứu các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các chuẩn mực kế toán quốc tế Trên cơ sở đó, phòng Kế toán – Tài chính của Công ty cần không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán sao cho phù hợp với nghành nghề và đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình.
Khi Bộ Tài chính ban hành thêm chuẩn mực kế toán thì Kế toán trưởng hoặc những người có trách nhiệm cử cán bộ đi tập huấn, đồng thời phổ biến cho các nhân viên kế toán áp dụng kịp thời, tránh hiện tượng đến nhiều kì kế toán sau mới tiến hành triển khai.