ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG
TY XUẤT NHẬP KHÂU INTIMEX
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Theo đề nghị của Bộ Thương Mại (nay là Bộ Công Thương), Thủ tướng chính phủ đã ra quyết định số 217/TTg ngày 10/06/1979 thành lập công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã trực thuộc Bộ Thương Mại Việc thành lập công ty này nhằm mở rộng việc trao đổi hàng hoá nội thương, hợp tác xã với nước ngoài, bổ xung nguồn hàng xuất nhập khẩu chính ngạch, tăng thêm mặt hàng lưu thông trong nước để phục vụ tốt hơn cho sản xuất trong nước và góp phần nâng cao đời sống cho nhân dân.
Ngày 10/08/1979, Công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã chính thức được thành lập, gọi tắt là công ty xuất nhập khẩu nội thương Đây là trung tâm xuất nhập khẩu, cải thiện cơ cấu quỹ hàng hoá do ngành nội thương quản lí đồng thời đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu. Đến ngày 22/10/1985, do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trực thuộc Bộ Nội Thương, thông qua nghị định số 225/HĐBT đã chuyển công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã trực thuộc Bộ Nội Thương thành Tổng công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã.
Ngày 08/03/1993, căn cứ vào nghị định 38/HĐBT và theo đề nghị củaTổng Giám Đốc Tổng công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã, Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã ra quyết định tổ chức lại công ty thành hai công ty trực thuộc bộ:
Công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã Hà Nội Công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã TPHCM
Ngày 20/03/1995, Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã ra quyết định hợp nhất công ty thương mại dịch vụ Việt Kiều và công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã Hà Nội trực thuộc Bộ Đồng thời chuyển công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương và hợp tác xã TPHCM thành chi nhánh của công ty tại TPHCM. Đến 08/06/1995, công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hà Nội đổi tên thành công ty xuất nhập khẩu và dịch vụ thương mại và lấy tên giao dịch đối ngoại là: Foreign Trade Enterprice gọi tắt tên giao dịch là Intimex Công ty được hình thành từ ba công ty: Công ty xuất nhập khẩu hàng nội thương , Hợp tác xã Hà Nội và Tổng công ty bách hoá Hà Nội trực thuộc Bộ Thương Mại Đến ngày 01/08/2002 đổi tên thành công ty xuất nhập khẩu InTiMex, lấy tên đối ngoại là : Intimex Export Import Corporation.
Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động đến nay đã tròn 28 năm, công ty đã trải qua nhiều giai đoạn do tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến đổi
Từ khi thành lập đến năm 1985
Giai đoạn xây dựng và trưởng thành Công ty kết hợp với ngành ngoại thương thực hiện giao hàng xuất khẩu từ 1tr Rúp chuyển nhượng (Năm 1980 đến năm 1985) đạt con số xuất nhập khẩu là 11tr.Rúp Từ một cơ sở nhỏ bé ở MinhKhai, Công ty đã mở thêm chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng, TP.Hồ Chí Minh và trở thành Tổng công ty nội thương và hợp tác xã, từ chỗ chỉ quan hệ với hai hay ba bạn hàng ở nước ngoài đến nay Công ty đã trở thành bạn hàng tin cậy của nhiều công ty hàng đầu của các nước thuộc Liên Xô cũ, Đông Âu và một số nước thuộc khu vực Châu Á, đồng thời Công ty cũng trở thành trung tâm xuất khẩu của ngành nội thương và hợp tác xã Việt Nam.
Sau thời gian chuẩn bị cùng với việc điều chỉnh tổ chức, sát nhập công ty Hữu Nghị vào Tổng công ty Tổng công ty đã đạt được tốc độ “phi mã” trong tất cả các lĩnh vực : Xuất khẩu 33tr Rúp năm 1990 bằng 300% năm 1985, kinh doanh thương nghiệp và đầu tư vào sản xuất trong nước (Diêm Intimex, bột giặt, xà phòng kem,…) Tổng công ty đã trở thành Tổng công ty mạnh có uy tín trong và ngoài nước.
Với bề dầy kinh nghiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty xuất nhập khẩu Intimex là một đối tác đáng tin cậy cho bạn hàng trong nước và quốc tế.
Trụ sở chính của Công ty đặt tại 96 Trần Hưng Đạo - Hà Nội - Việt Nam. Công ty có 6 chi nhánh tại: Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Đà Nẵng, Nghệ
An, Hải Phòng và chi nhánh tại Matxcova - Liên Bang Nga Tại Hà Nội, Công ty còn có một Trung tâm Thương mại với hệ thống các siêu thị và các cửa hàng chuyên doanh, một xí nghiệp may xuất khẩu, một xí nghiệp thương mại dịch vụ.Hiện nay, công ty đang đầu tư xây dựng các xí nghiệp chế biến nông sản, nuôi trồng và chế biến hải sản cùng với nhiều trung tâm thương mại trên khắp các
Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex đã được Hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huân Chương Lao Động hạng ba Hàng năm Công ty đều được Bộ thương mại tặng cờ đơn vị thi đua xuất sắc Ngoài ra Công ty còn nhận được rất nhiều bằng khen của Ban Chấp hành Công đoàn thương mại và du lịch Việt Nam, UBND Thành Phố Hà Nội, Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn Đặc biệt, tháng 9 năm 2004, Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex đã vinh dự được Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam và Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam trao giải thưởng Sao Vàng đất Việt, một giải thưởng tôn vinh những thương hiệu và sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam trong tiến trình hội nhập.
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Thông qua hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất dịch vụ, du lịch, khách sạn, hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết khai thác vật tư, nguyên liệu nhằm đẩy mạnh sản xuất tạo ra hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước và xuất khẩu, tạo việc làm và thu nhập cho người lao động, góp phần phát triển kinh tế quốc gia.
Là một doanh nghiệp kinh doanh tổng hợp, công ty Intimex được tổ chức kinh doanh trên các lĩnh vực.
- Thương mại: xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh nội địa
Công ty Xuất nhập khẩu Intimex được xem là nhà xuất khẩu hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu các mặt hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, cao su, gạo,lạc nhân Intimex luôn tự hào là đơn vị đi đầu của Việt Nam trong lĩnh vực xuất khẩu cà phê với tổng sản lượng 108.000 tấn năm 2006 Đây là con số xuất khẩu kỷ lục đưa Intimex từ vị trí thứ hai lên vị trí thứ nhất trong xuất khẩu cà phê trên toàn quốc song song với vị trí đứng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu hạt tiêu đen với tổng số 9.858 tấn xuất khẩu trong năm 2006
Công ty Xuất nhập khẩu Intimex có đội ngũ cán bộ chuyên đi thu mua trực tiếp hoặc qua trung gian và có một số nhà máy chế biến nông sản để phục vụ cho nhu cầu thu mua và chế biến hàng nông sản xuất khẩu Công ty cũng thường xuyên liên doanh, liên kết với các nhà thu mua và sản xuất trong nước nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu hàng nông sản
Bên cạnh một loạt các nhà máy chế biến nông sản đã và đang được đầu tư xây dựng với các sản phẩm có chất lượng cao như cà phê, hạt tiêu, tinh bột sắn , Intimex cũng có một hệ thống dự trữ nông sản riêng
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Là một tổng công ty lớn có các chi nhánh, đơn vị trực thuộc ở khắp nơi trên đất nước, công tác tài chính của công ty phải được tổ chức một cách phù hợp và đem lại hiệu quả quản lý tài chính cao Các đơn vị trực thuộc của công ty đều có bộ máy kế toán riêng, làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, thực hiện hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các đơn vị trực thuộc theo sự phân cấp quản lý trong công ty, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán tài chính của công ty Phòng KTTC của công ty thực hiện việc tổng hợp số liệu dựa trên báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, lập báo cáo quyết toán của công ty, kiểm tra chế độ kế toán công ty Đối với những đơn vị phụ thuộc quy mô nhỏ hoặc ở gần văn phòng công ty sẽ không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí một số nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, xử lý chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán công ty, những đơn vị này thực hiện mang tính chất tập trung Phòng tài chính kế toán của công ty có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng công ty, các nghiệp vụ phát sinh ở đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, tổng hợp báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp. Để phù hợp với đặc điểm phân cấp và quản lý tài chính tại công ty XNKIntimex, hiện nay phòng tài chính kế toán của công ty có 17 kế toán và một thủ quỹ được tổ chức hợp lý với mô hình sau
Phòng Kế Toán Các Chi Nhánh Đơn vị Trực Thuộc
Sơ Đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty
* Trách nhiệm của từng người trong bộ máy kế toán:
- Trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung công tác hạch toán kế toán chung của toàn công ty.
- Phó phòng 1: Phụ trách báo cáo tổng hợp quyết toán của toàn công ty, theo dõi về tài chính toàn công ty.
- Phó phòng 2: Theo dõi về thuế toàn công ty, theo dõi chi phí và TSCĐ toàn công ty.
Phòng kế toán công ty- Báo cáo kế toán toàn công ty Báo cáo kế toán tại các đơn vị thành viên
Báo cáo kế toán riêng của công ty Chứng từ Kiểm tra
- Nhóm kế toán 1: Theo dõi hàng nhập khẩu, hàng nội địa.
- Nhóm kế toán 2: Theo dõi về hàng xuất khẩu, tính giá thành sản xuất.
- Nhóm kế toán 3: Theo dõi về tài khoản tiền gửi và tiền vay ngoại tệ.
- Nhóm kế toán 4: Theo dõi về tài khoản tiền gửi và tiền vay VND.
- Nhóm kế toán 5: Theo dõi tiền mặt, tiền tạm ứng, vật rẻ tiền mau hỏng.
- Thủ quỹ: Được giao nhiệm vụ làm thủ quỹ công ty theo dõi lượng tiền thực có tại công ty, lượng tiền thu vào chi ra.
1.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán
Sơđồ 3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán chứng từ
Hiện nay công ty sử dụng hệ thống kế toán máy, ứng dụng phần mềm kế toán Fast với hình thức và chu trình theo hình thức Nhật ký chung.
Hàng ngày từ các chứng từ gốc, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ thủ tục phê duyệt, kế toán từng phần hành sẽ nhập chứng từ của mình vào máy tính Máy tính sẽ tự động đưa ra các thông tin này vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp Các chứng từ về tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt hàng ngày được thủ quỹ ghi vào sổ, sau đó kế toán tiền mặt nhập số liệu vào phần hành kế toán tiền mặt Cuói tháng căn cứ vào số liệu đã được máy tính xử lý ở từng phần hành kế toán tổng hợp sẽ tiến hành tổng hợp trên máy tính và chương trình sẽ tự động cho ra số tổng hợp, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh, các báo cáo kế toán.
Sơ đồ 4: Mô hình phần mềm kế toán của công ty.
Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ
Nhập chứng từ vào máy tính Đưa các thông tin đầu ra
Máy xử lý và đưa ra sản phẩm
Sổ cái, sổ tổng hợp Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán
1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại DN
Công ty áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ - BTC của Bộ Tài chính thay thế Quyết định số1141TC/QĐ/CĐKT, áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước từ năm tài chính 2006, đồng thời tuân theo Quy trình hạch toán kế toán được ban hành kèm theo Quyết định số 3518/QĐ –TKKTTC ngày 24/12/2004, dựa trên Quy chế tài chính do Hội đồng quản trị thông qua ngày 4/12/2003 Theo chế độ kế toán này, tại Công ty được áp dụng cụ thể như sau:
Niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 đến hết ngày 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Đồng Việt Nam
- Đối với ngoại tệ: hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính: đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12.
Hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng khá đầy đủ và hợp pháp, được chia thành hai loại:
Những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, gồm:
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ
- Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng…
Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán dành cho Doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty hoàn toàn phù hợp với chế độ, ứng với mỗi khoản mục đều có một tài khoản chi tiết riêng Các tài khoản đều được chi tiết đến tài khoản cấp 2, cấp 3 một cách hợp lý và logic Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý, và để phù hợp với đặc điểm quản lý và công tác hạch toán thì công ty cũng hạch toán chi tiết đến từng phòng ban trong công ty Ứng với mỗi phòng ban trong công ty thì việc hạch toán lại chi tiết đến cho từng khách hàng.
Hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách tại Công ty tương đối đầy đủ theo đúng quy định của Bộ Tài chính, có hệ thống sổ chi tiết riêng cho từng khoản mục và từng đối tượng, kết cấu sổ cũng khá hợp lý
Hệ thống báo cáo kế toán
Công ty lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo tài chính Thời điểm lập báo cáo tài chính là vào cuối niên độ kế toán
Phương pháp tính thuế GTGT
Phương pháp tính thuế GTGT, doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, số thuế giá trị gia tăng phải nộp được xác định bằng số thuế giá trị gia tăng đầu ra (-) số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ.
Phương pháp hạch toán HTK
Phương pháp hạch toán tổng hợp HTK được áp dụng trong doanh nghiệp là theo hình thức kê khai thường xuyên (KKTX) Đến cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành kiểm kê lại tổng số HTK trong DN.
Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex
Với các mặt hàng xuất nhập khẩu phong phú, đối tượng thanh toán của công ty rất đa dạng. Đối với nghiệp vụ xuất khẩu, người cung cấp hàng xuất khẩu của Công ty chủ yếu là những Công ty trách nhiệm hữu hạn, các Công ty sản xuất, Xí nghiệp chế biến, gia công đồ thủ công mỹ nghệ… Hàng xuất khẩu của công ty được xuất khẩu chủ yếu sang thị trường Mỹ, EU, LB Nga, Canada Đối với hoạt động nhập khẩu, các công ty cung cấp hàng nhập khẩu của công ty thường là các công ty của Mỹ, EU, Nga, Nhật,…
Do công ty hoạt động kinh doanh theo cả hình thức tự doanh và hình thức uỷ thác nên trong quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, công ty có thể đóng vai trò là khách hàng trực tiếp đi mua hàng hoặc là nhà cung cấp, công ty cũng có thể đóng vai trò là đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hoá cho đơn vị khác và nhận hoa hồng uỷ thác. Đối tượng thanh toán của công ty rất đa dạng cho nên tuỳ thuộc vào từng đối tượng mà công ty sẽ áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau.
2.1.2 Phương thức thanh toán Đối với một công ty xuất nhập khẩu như Intimex, hoạt động thanh toán của công ty bao gồm cả thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế.
* Đối với khách hàng và nhà cung cấp trong nước, công ty sử dụng chủ yếu là phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.
Thanh toán bằng tiền mặt công ty chỉ áp dụng đối với người mua, người bán nhỏ, lẻ.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi rất thuận lợi cho các nghiệp vụ trong nước phát sinh số tiền lớn.
* Thanh toán quốc tế, công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C).
Thanh toán với nhà cung cấp, việc thanh toán được tiến hành theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên Có thể tiền được thanh toán ngay sau khi giao hàng, cũng có thể thanh toán chậm hoặc thanh toán làm nhiều lần theo tiến độ giao nhận hàng, trong những trường hợp giao dịch với những khách hàng mới hoặc hợp đồng có giá trị lớn thì công ty có thể phải ứng trước tiền cho nhà cung cấp.
Thanh toán với khách hàng, thông thường là thanh toán ngay Đối với những hợp đồng lớn, giao hàng theo nhiều lần, mỗi lần giao một phần lượng hàng hoá đã được hợp đồng thì khách hàng đặt tiền trước một phần và thanh toán từng phần thành nhiều đợt sau mỗi lần giao hàng theo như trong hợp đồng mua bán hàng hoá Thông thường, công ty thực hiện việc bán hàng và thanh toán theo hợp đồng Việc tìm hiểu khách hàng và ký kết hợp đồng được diễn ra chặt chẽ, do các cán bộ phòng nghiệp vụ kinh doanh thực hiện.
Chiết khấu thanh toán là một yếu tố phổ biến trong hoạt động mua bán.Khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì nên thực hiện chiết khấu thanh toán Tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex, trong hoạt động thanh toán kế toán công ty thường xuyên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán Tỷ lệ chiết khấu công ty áp dụng là 5% giá trị của lô hàng Do vậy hiệu quả của việc thu hồi nợ và thanh toán tại công ty diễn ra khá tốt.
2.1.5 Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá
Nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ rất phổ biến đối với một công ty xuất nhập khẩu như Công ty xuất nhập khẩu Intimex Về đồng tiền thanh toán ngoại, công ty thường sử dụng các ngoại tệ mạnh như USD, GBP, EURO,…
Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán công ty sử dụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ Đó là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của công ty được ghi sổ theo tỷ giá giao dịch thực tế khi nghiệp vụ phát sinh Và tỷ giá ngoại tệ ghi sổ khi thanh toán cũng phải chính là tỷ giá giao dịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh.
Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex
Quá trình tổ chức hạch toán thanh toán với nhà cung cấp bắt đầu từ quy trình luân chuyển chứng từ ban đầu cho đến quá trình vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lên các báo cáo tài chính của công ty.
2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán với nhà cung cấp
Quá trình thanh toán với nhà cung cấp của Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex bao gồm cả thanh toán với người cung ứng hàng xuất khẩu và công ty nhập khẩu hàng hoá.
Nghiệp vụ thanh toán với người bán của Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex phát sinh khi công ty tiến hành thu mua hàng để xuất khẩu Bộ chứng từ dùng cho thanh toán với người bán trong nước gồm.
- Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Quy trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp được thực hiện như sau :
Sơ đồ 5 : Quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp trong nước
Phòng nghiệp vụ Phòng tổng hợp đốc, KT Giám trưởng
Phòng kế toán Bảo quản, lưu trữ chứng từ
Nhận hồ sơ mua hàng
Ký hợp đồng tra, ký Kiểm duyệt
Nghiên cứu thị trường Trình kế hoạch
Ngày 8/2/2007, Công ty xuất nhập khẩu intimex ký hợp đồng mua hàng của công ty TNHH Hưng Bình Mặt hàng là Cơm Dừa Số lượng 10 tấn Đơn giá hàng mua là 17.970.800đ/tấn, thuế suất thuế GTGT 5% Phương thức thanh toán bằng tiền mặt (một nửa đã tạm ứng cho nhân viên phòng XNK2 đi thu mua hàng xuất khẩu)
Các chứng từ công ty sử dụng để hạch toán ban đầu cho nghiệp vụ thanh toán là:
Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, Hoá đơn GTGT, Phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng.
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG XUẤT KHẨU
Hôm nay ngày 08/02/2007 chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex. Điạ chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hà Nội
Mã số thuế: 0100108039-1 Đại điện ông: Nguyễn Đạt Tân Chức vụ: Trưởng phòng NVKD2 Giấy uỷ quyền: 273/QĐ-INT-TCCB, ngày 27/12/2005
Bên B: Công ty TNHH Hưng Bình Điạ chỉ: Lô A11, KCN Trà Đa - TP Pleiku - Tỉnh Gia Lai
Mã số thuế: 5900280863 Đại diện bà: Lê Thị Thanh Bình Chức vụ: Giám Đốc Điều 1: Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng
- Số lượng: 10 tấn Điều 2: Giá cả
- Đơn giá: 17.970.800đ/ tấn (Chưa có thuế GTGT)
(Một trăm tám mươi tám triệu, sáu trăm chín mươi ba nghìn bốn trăm đồng chẵn) Điều 3: Bao bì đóng gói
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt
- Thời hạn thanh toán: Bên B nhận trước 94.346.700đ, số tiền còn lại bên A sẽ trực tiếp thanh toán cho bên B sau khi nhận hàng. Điều 9: Phạt, bồi thường, trọng tài
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Liên 2: Giao khách hàng AL/ 2003B Ngày 18/02/2007 0228973 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hưng Bình Địa chỉ: Lô A11, KCN Trà Đa - TP Pleiku - Tỉnh Gia Lai
Số tài khoản: Điện thoại: MS:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đạt Tân
Tên đơn vị: Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex. Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM/CK MS:
STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 179.708.000 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT 8.985.400 Tổng cộng tiền thanh toán 188.693.400
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi tám triệu, sáu trăm chín mươi ba ngàn, bốn trăm đồng chẵnNgười mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX Mẫu số: 01 - TT
96 TRẦN HƯNG ĐẠO - HÀ NỘI QĐ: 1141 – TC/CĐKT
Người nhận tiền : Trần Đức Thịnh Địa chỉ: Công ty TNHH Hưng Bình
Về khoản: Thanh toán tiền mua Cơm Dừa xuất khẩu
Bằng chữ: Chín mưới tư triệu, ba trăm bốn mươi sáu nghìn, bảy trăm đồng chẵn
Kèm theo Hoá đơn mua hàng Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Chín mươi tư triệu, ba trăm bốn mươi sáu nghìn, bảy trăm đồng chẵn.
Ngày 23 tháng 02 năm2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nộp Thủ quỹ
+ Tỷ giá quy đổi ngoại tệ (Vàng bạc đá quí)……….
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Họ tên người thanh toán : Vũ Hồng Sơn Nợ TK 3311.17 Địa chỉ: Phòng NVK2 Có TK 141.10
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây
1 Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết
2 Số tạm ứng kỳ này
II Số tiền đã chi
1 Số tạm ứng chi không hết (I-II)
2 Chi quá số tạm ứng(II-I)
Trình tự luân chuyển chứng của nghiệp vụ này như sautừ thanh toán
Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá xuất khẩu, nhân viên công ty thực hiện xúc tiến hợp đồng Sau khi bên cung cấp viết hoá đơn giá trị gia tăng vào ngày 18/02/2007, nhân viên kinh doanh của phòng NVKD2 đã viết giấy thanh toán tiền tạm ứng cho số tiền đã thanh toán trước cho công ty TNHH Hưng Bình.
Công ty đã tiến hành thực hiện thanh toán cho công ty TNHH Hưng Bình số tiền còn lại vào ngày 20/02/2007 bằng tiền mặt
Kế toán thanh toán nội địa sẽ viết Phiếu chi
Kế toán trưởng và giám đốc công ty ký, phê duyệt vào phiếu chi
Thủ quỹ kiểm tra chứng từ hợp lệ chi tiền cho người nhận tiền của công ty cung cấp.
Kế toán thanh toán nội địa sẽ thực hiện ghi sổ, bảo quản và lưu trữ phiếu chi.
Quá trình thanh toán quốc tế với nhà cung cấp tức là công ty nhập khẩu hàng hoá, được thực hiện qua thư tín dụng.
Bộ chứng từ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài bao gồm
Yêu cầu mở thư tín dụng
Bộ chứng từ nhập khẩu ( Hợp đồng ngoại thương – Sales contract, Hoá đơn thương mại – Invoice, Vận đơn - Bill of lading…)
Sơ đồ 6: Quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài
Ngân hàng Phòng nghiệp vụ
Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ
Thanh toán với nhà hàng và Nhận nhận bộ
Ngày 25/01/2007, Công ty xuất nhập khẩu Intimex ký hợp đồng nhập khẩu với công ty FHU GRON của Mỹ Mặt hàng nhập khẩu là máy xúc – Model
PC 213 – 6 – Serial No, 12279 Số lượng nhập là 10 chiếc Giá trị của một máy là 13.000USD (theo giá CIF) Phương thức thanh toán L/C.
Tổ chức chứng từ của nghiệp vụ này gồm có: Bộ chứng từ nhập khẩu, Giấy cam kết, yêu cầu mở thư tín dụng, thư tín dụng.
Về bộ chứng từ nhập khẩu, hợp động ngoại thương và hoá đơn thương mại được dịch sang Tiếng Việt sẽ có nội dùng tương tự hợp đồng nội.
Về giấy cam kết và yêu cầu mở thư tín dụng có mẫu như dưới đây.
Kính gửi: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam Đề nghị quý ngân hàng mở cho chúng tôi L/C theo đơn ngày 02/02/2007, trị giá là 130.000 USD mặt hàng máy xúc.
Chúng tôi xin được ký quỹ 10% trị giá L/C trên tương đương 13.000 USD Chúng tôi xin được miễn ký quỹ 90% trị giá L/C trên tương đương 117.000 USD Chúng tôi cam kết:
1 Có đủ ngoại tệ thanh toán theo các điều kiện của L/C trước khi Ngân hàng nước ngoài đòi tiền và Ngân hàng NTVN được phép tự động ghi nọ tài khoản tiền gửi ngoại tệ của chúng tôi được mở tại quý Ngân hàng để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài.
2 Nếu chúng tôi không thực hiện được Điểm 1 nêu trên, Ngân hàng được quyền trừ vào khoản vay ngoại tệ của chúng tôi Chúng tôi sẽ hoàn tất thủ tục tín dụng và thực hiện mọi yêu cầu của Ngân hàng về loại vay này.
Kế toán trưởng Chủ tài khoản
YÊU CẦU MỞ THƯ TÍN DỤNG
Kính gửi: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
Với trách nhiệm thuộc về mình chúng tôi đề nghị ngân hàng mở thư tín dụng theo lại sau bằng điện: Thư tín dụng không thể huỷ ngang Với nội dùng dưới đây qua Ngân hàng đại lý
THE BANK OF IKEDA.LTD-SHIN-
INTIMEX – 96 TRAN HUNG ĐAO, HA NOI, VIET NAM
32.B Ngoại tệ, giá trị: 130.000 USD Viết bằng chữ: Một trăm ba mươi ngàn đô la mỹ
44A Cảng đi: Cảng ở Mỹ 44B Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam
Hạn cuối cùng nhập cảng
Không được phép Chuyển tàu Được phép
45A Miêu tả về hàng hoá / dịch vụ:
10 chiếc máy xúc, model PC 450-6, Serial 12279 sản xuất tại Mỹ.
Những chi tiết khác sẽ được nêu trong hợp đồng kinh tế giữa 2 công ty.
Chỉ thị cho Ngân hàng mở L/C:
Uỷ quyền ghi nợ tài khoản của chúng tôi số: 002.100.000.2101 tại quý Ngân hàng để ký quỹ mở L/C số tiền 13.000 USD tương đương 10% trị giá L/C.
Trả tiền nước ngoài theo cam kết của chúng tôi đính kèmL/C này sử dụng vốn vay của nước ngoài thuộc hiệp định vay nợ số ngàyChúng tôi chấp thuận quý Ngân hàng được ghi Nợ những chi phí ( thủ tục phí, bưu phí…) liên quan đến L/C trên.
Thư tín dụng này được mở theo hợp đồng thương mại số: 98/ NGTD- KV/04
Kế toán trưởng Tổng giám đốc
Trên cơ sở yêu cầu của công ty, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam sẽ tiến hành mở L/C Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam sẽ gửi L/C này tới ngân hàng của phía Mỹ.
Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán của nghiệp vụ này như sau:
Sau khi đã thực hiện ký hợp đồng ngoại thương ngày 25/11/2007, kế toán thanh toán quốc tế tiến hành mở L/C phù hợp với hợp đồng ngoại thương đã ký.
Kế toán gửi một giấy yêu cầu mở thư tín dụng tới Ngân hàng ngoại thương ngày 01/02/2007 Kèm theo đó có một giấy cam kết. Để thanh toán tiền ký qũy mở L/C và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế quan ngân hàng, kế toán viên uỷ nhiệm chi cho từng lần thanh toán hoặc nếu đã đồng ý với mọi chi phí phát sinh, kế toán sẽ uỷ quyền cho ngân hàng tự động thanh toán mà không cần uỷ nhiệm chi.
Khi ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của công ty thì Ngân hàng Ngoại thương sẽ mở một sổ phụ để theo dõi, định kỳ ngân hàng sẽ gửi cho công ty dưới dạng sổ hạch toán chi tiết để công ty theo dõi tiền gửi của mình.
Sau khi mở L/C, ngân hàng gửi một bản copy L/C và gửi một bản chính đến người xuất khẩu Nếu hai bên chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thì bên xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng Trước khi giao hàng, bên xuất khẩu gửi bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C đến cho ngân hàng ngoại thương thông qua ngân hàng của Mỹ.
Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp, trong vòng 7 ngày, công ty phải chấp nhận thanh toán Nếu công ty không chấp nhận thanh toán, ngân hàng sẽ gửi trả lại bộ chứng từ cho người xuất khẩu Nếu công ty chấp nhận thanh toán thì Ngân hàng sẽ giao bộ chứng từ cho công ty để ghi nhận hàng.
2.2.2 Tổ chức hạch toán chi tiết
Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại công ty xuất nhập khẩu Intimex
2.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ thanh toán với khách hàng
Hoạt động thanh toán với khách hàng trong nước phát sinh khi công ty bán hàng hoá, dịch vụ… Bộ chứng từ sử dung dung cho thanh toán gồm có:
Hợp đồng mua bán hàng hoá Giấy báo có
Hóa đơn GTGT Uỷ nhiệm thu
Quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng trong nước được diễn ra như sau:
Sơ đồ 8: Quá trình bán hàng và thanh toán tiền với khách hàng trong nước
Sau khi thực hiện nhập khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex tiến hành quá trình bán hàng cho công ty TNHH TRAN THÀNG theo hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu ngày 26/01/2007 về việc mua máy xúc Giá bán chưa có
Phòng nghiệp vụ Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng
Phòng kế toán Thủ kho
Tìm kiếm ký kết hợp đồng thuế là 145.000USD, thuế suất thuế GTGT là 5% Hình thức thanh toán được áp dụng là uỷ nhiệm thu.
Bộ chứng từ được sử dụng cho nghiệp vụ này là: Hợp đồng mua bán hàng hoá nhập khẩu, hoá đơn GTGT, giấy báo có, uỷ nhiệm thu.
Các mẫu về hợp đồng mua bán hàng hoá, hoá đơn GTGT được lập như trong trường hợp thanh toán với người bán trong nước Đã được lập ở trên.
Ngày 15 tháng 02 năm 2007 Tên đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Tran Thàng
Số TK: 0491001476350 Tại ngân hàng: Vietcombank
Tên đơn vị bán hàng: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Số TK: Tại ngân hàng:
Hợp đồng số: 482/NTD-KV/2007 ngày 26/01/2007 số lượng chứng từ kèm theo: 2 chứng từ
Số tiền chuyển bằng chữ Bằng số: 152.250USD
Số tiền chậm trả bằng chữ Bằng số:
Tổng số tiền bằng chữ Bằng số: Đơn vị bán (Ký tên, đóng dấu)
PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ
Nhận chứng từ ngày: 16/02/2007 Đã kiểm soát và gửi đi ngày: 18/02/2007
NGÂN HÀNG BÊN BÁN THANH TOÁN
NGÂN HÀNG BÊN MUA Nhận chứng từ ngày: 19/02/2007 Thanh toán ngày: 23/02/2007 Trưởng phòng kế toán
Ngân hàng ngoại thương Việt Nam
Số chứng từ: 482/NTD-KV/2005 Ngày.giờ nhận: 11h ngày 25/02/2007
Số giao dịch: TK ghi Nợ: TK 1121.11
Người trả tiền: Công ty TNHH Tran Thàng
Số tài khoản: Địa chỉ: B6, Hoàng Hoa Thám, Hà Nội
Người hưởng: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex.
Số tài khoản: Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội
Bằng chữ: Một trăm năm mươi hai ngàn hai trăm năm mươi đô la mỹ chẵn Nội dung: Thanh toán tiền bán hàng nhập khẩu
Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ
Sau khi Công ty TNHH Tran Thàng nhận được hàng, ngày 15/02/2007 Công ty lập Uỷ nhiệm thu gửi tới Ngân hàng Ngoại thương, kèm theo chứng từ về mua bán hàng hoá nhập khẩu.
Ngân hàng ngoại thương sẽ kiểm tra lại chứng từ kèm theo và gửi đến công ty TNHH Tran Thàng ngày 18/02/2007
Ngày 19/02/2007, Công ty TNHH Tran Thàng thực hiện thanh toán. Sau khi nhận được tiền, Ngân hàng ngoại thương sẽ gửi giấy báo Có cho công ty xuất nhập khẩu Intimex vào ngày 25/02/2007.
Phòng nghiệp vụ trưởng Thủ đơn vị, kế toán trưởng
Ngân hàng Phòng nghiệp vụ Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ kiếm, ký Tìm kết hợp đồng
Ký duyệt Mở L/C Giao hàng và chứng từ khách cho
Thanh lý hợp đồng và khiếu nại
Quá trình thanh toán quốc tế với người mua phát sinh khi công ty xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài Phương thức thanh toán chủ yếu mà công ty áp dụng là công ty nhập khẩu mở L/C.
Bộ chứng từ trong thanh toán gồm có: Bộ chứng từ bán hàng xuất khẩu, Hoá đơn GTGT, Giấy báo Có.
Quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng ngoại được tiến hành như sau:
Sơ đồ 9: Quy trình bán hàng và thanh toán tiền với khách hàng nước ngoài
Sau khi mua hàng của công ty TNHH Hưng Bình, Công ty xuất nhập khẩu Intimex tiến hành xuất khẩu cho công ty GMAT của Mỹ dựa trên cơ sở hợp đồng ngoại thương được ký ngày 10/02/2007 Mặt hàng xuất khẩu làCơm Dừa Số lượng hàng xuất khẩu là 10tấn Đơn giá là 1.200USD/tấn.Phương thức thanh toán là L/C.
Bộ chứng từ thanh toán với công ty nhập khẩu sẽ được tổ chức như sau:
Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoá cũng như Hoá đơn GTGT hàng xuất khẩu được công ty lập tương tự như mẫu bộ chứng từ nhập khẩu được trình bày ở trên.
Quá trình thanh toán qua thư tín dụng (L/C)
2.3.2 Tổ chức hạch toán chi tiết
Dựa vào các chứng từ đã được tổ chức trong quá trình giao dịch với khách hàng trong nước và quốc tế, cũng như hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, kế toán công nợ theo dõi các khoản nợ người mua qua Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ.
* Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết.
Trên cơ sở chứng từ thanh toán với khách hàng, kế toán theo dõi công nợ với khách hàng, từng lần phát sinh khoản phải thu và quá trình thu hồi nợ.
Kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi với từng khách hàng.
Mỗi khi lập đủ các chứng từ về bán hàng xuất khẩu hoặc xuất khẩu, kế toán công nợ sẽ thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ Sau khi người mua thanh toán, kế toán thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế sẽ chuyển cho kế toán công nợ vào Sổ chi tiết công nợ.
Cuối tháng, máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ, lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ Kế toán công nợ sẽ đối chiếu với số liệu trên Sổ cái chi tiết, tổng hợp TK 131.
* Trình tự hạch toán chi tiết Để thấy rõ được quá trình hạch toán chi tiết, ta đi xét một ví dụ cụ thể.
Ngày 16/06/2007 theo hợp đồng ngoại 01/THI-CQ/07 Công ty bán cho công ty ECOM (AVP) của Thuỵ Sĩ 120 tấn cà phê R2 với đơn giá 1.440USD/tấn (Tỷ giá 16.090) Ngày 19/06 công ty nhận được giấy báo có số 65 của ngân hàng ANZ thông báo khách hàng ECOM đã thanh toán 80% giá trị hợp đồng ngày 16/06 bằng L/C (Tỷ giá 16.000)
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
96 TRẦN HƯNG ĐẠO - HÀ NỘI
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 1311.12 Phải thu khách hàng phòng NVKD 2 Khách hàng: AVP – Công ty ECOM - Thuỵ Sĩ
Số dư nợ đầu kỳ: 0
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
19/03 GBC65ANZ ECOM Khách hàng thanh toán
80% giá trị hợp đồng Chênh lệch tỷ giá
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
96 TRẦN HƯNG ĐẠO - HÀ NỘI
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ
Tài khoản: 1311.12 - Phải thu khách hàng Phòng NVKD2
Stt Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ
Dư nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ cuối kỳ Dư có cuối
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
2.3.3 Tổ chức hạch toán tổng hợp
Nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Quá trình hạch toán tổng hợp được thực hiện trên máy vi tính Định kỳ kế toán viên cập nhật các chứng từ vào máy, máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu vào các sổ tổng hợp của công ty.
Hệ thống tài khoản được sử dụng cho nghiệp vụ này bao gồm TK 131,
511, 3331, 111, 112, 413 Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, các tài khoản được phân cấp thành các tài khoản cấp 2, cấp 3, chi tiết đến từng phòng ban, khách hàng, ngân hàng…
Tương tự như quá trình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán thực hiện cập nhật chứng từ vào máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp
* Nguyên tắc tổ chức hạch toán tổng hợp
Dựa vào chứng từ cập nhật vào máy tính định kỳ, máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ và cập nhật, xử lý, tổng hợp số liệu để lập các sổ cái Từ số liệu trên các sổ cái, vào cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp cũng sẽ thực hiện lên các báo cáo tài chính của công ty.
Quá trình hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua được thể hiện trên sơ đồ sau:
Hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng
Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với người mua theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Phân tích tình hình thanh toán và khả năng thanh toán của Công ty xuất nhập khẩu Intimex
2.4.1 Phân tích tình hình thanh toán
Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của công ty có vai trò rất quan trọng, qua quá trình phân tích có thể cung cấp thông tin cho các nhà quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp biết được tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả của công ty cũng như theo dõi tình hình công nợ của công ty để có biện pháp thu hồi đảm bảo khả năng thanh toán của công ty, góp phần ổn định tình hình tài chính của công ty. Để thấy rõ hơn tình hinh thanh toán của công ty xuất nhập khẩu Intimex ta có thể phân tích một số chỉ tiêu sau:
BẢNG TÍNH CÁC CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH TÌNH HÌNH THANH TOÁN
Stt Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch
1 Tỷ lệ khoản phải thu so với khoản phải trả (%)
2 Số vòng quay các khoản phải thu (Vòng)
3 Thời gian 1 vòng quay các khoản phải thu
4 Số vòng quay các khoản phải trả
5 Thời gian 1 vòng quay các khoản phải trả
Qua bảng phân tích các chỉ tiêu trên ta thấy:
Tỷ lệ khoản phải thu so với khoản phải trả năm 2007 đã giảm so với năm 2006 là 48,11% Điều này là có lợi cho tình hình tài chính của doanh nghiệp, với mức tỷ lệ duy trì là hợp lý chứng tỏ tình hình tài chính của công ty là khá tốt.
Số vòng quay khoản phải thu năm 2007 tăng so với năm 2006 từ 8,9 lên 12,5 ngày và thời gian vòng quay đã giảm xuống 18 ngày, cho thấy tình hình thu nợ khách hàng của công ty diễn ra rất tốt.
Số vòng quay các khoản phải trả cũng đã tăng lên từ 2,4 lên 5,6 làm cho thời gian vòng quay đã giảm đi 113 ngày, qua đây ta thấy tình hình thanh toán của công ty là rất khả quan.
Qua phân tích các chỉ tiêu thanh toán ở trên chúng ta có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty, khả năng thanh toán, thu hồi nợ của công ty diễn ra rất tốt, góp phần vào ổn định tình hình tài chính của công ty.
2.4.2 Phân tích khả năng thanh toán của Công ty xuất nhập khẩu Intimex
Khả năng thanh toán là một vấn đề tài chính rất được quan tâm đối với hầu hết tất cả các công ty Khả năng thanh toán cho biết tình hình tài chính của công ty có lành mạnh hay không Qua đó ta có thể dự đoán trước được khả năng đáp ứng cho các khoản nợ sẽ đến hạn thanh toán trong một tương lai gần, tạo ra sự chủ động tìm kiếm biện pháp giải quyết phù hợp giúp ổn định tình hình tài chính Để phân tích khả năng thanh toán công ty thường sử dụng các chỉ tiêu sau
Hệ số khả năng thanh toán hiện hành Tổng nợ ngắn hạn Vốn bằng tiền và ĐTTCNH
Hệ số khả năng thanh toán nhanh Tổng nợ ngắn hạn Giá trị thuần TSNH&ĐTNH
Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Tổng nợ ngắn hạn Biểu số 13:
BẢNG TÍNH TOÁN CÁC CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH KHẢ NĂNG THANH TOÁN
Stt Chỉ tiêu 2006 2007 Chênh lệch
1 Hệ số thanh toán nhanh 0,58 0,6 0,02 3,448
2 Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn
3 Hệ số thanh toán hiện hành 1,53 1,4 - 0,13 - 8,497
Hệ số thanh toán nhanh của công ty năm 2007 tăng so với năm 2006, trong cả 2 năm 2006 và 2007 hệ số này đều > 0,5 từ đó ta có thể thấy tình hình tài chính của công ty là rất khả quan.
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn trong hai năm là tương đối tốt, chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty là tốt, là nhân tố góp phần làm ổn định tình hình tài chính của công ty, các tài sản ngắn hạn được đầu tư từ vốn ổn định của doanh nghiệp là nhân tố góp phần giúp cho DN chủ động trong các quyết định tài chính.
Hệ số thanh toán hiện hành của công ty trong 2 năm đều > 1, chứng tỏ công ty có đủ TSLĐ để thanh toán cho các khoản công nợ Đây là chỉ tiêu đánh giá tốt nhất khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của công ty Sự hợp lý của hệ số này cho thấy tình hình tài chính của công ty là khả quan.
Tổng hợp lại, chúng ta có thể thấy khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán của công ty là tương đối tốt Công ty cần tiếp tục duy trì thực trạng này để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính trong công ty.
Đánh giá công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Sau một thời gian học tập tìm hiểu về bộ máy kế toán nói chung và nghiên cứu thực tế công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex, em có một số đánh giá tổng quát sau:
Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán ở Công ty là tương đối hoàn chỉnh, việc thực hiện công tác kế toán đảm bảo tuân thủ theo đúng quy chế của Nhà nước, cung cấp thông tin một cách chính xác, toàn diện phục vụ cho công tác quản lý của các nhà quản trị Công ty Bộ máy kế toán của công ty đã được tổ chức tương đối tốt cả về nhân lực và cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu khối lượng của công việc.
Về tổ chức bộ máy kế toán, Trong điều kiện công ty có địa phận hoạt động kinh doanh rộng khắp, các chi nhánh, bộ phận kinh doanh trực thuộc được giao quyền quản lý và có bộ máy kế toán riêng, để hạch toán kết quả kinh doanh của mình đến bước cuối cùng rồi gửi báo cáo lên phòng Tài chính
- Kế toán tại công ty, điều đó giúp cho việc theo dõi kế toán quá trình kinh doanh được sát sao tại từng cơ sở, đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ các nguồn lực tại đơn vị trực thuộc cấp dưới, đồng thời nhanh chóng, kịp thời trong việc cung cấp thông tin quản trị cho bộ phận quản trị của đơn vị trực thuộc.
Về hệ thống chứng từ, hệ thống chứng từ được sử dụng trong công ty đều đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính Số loại chứng từ sử dụng phù hợp với từng hoạt động kinh doanh Các yếu tố chứng từ đầy đủ chính xác, phản ánh rõ ràng các nội dung kinh tế phát sinh hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo sự chặt chẽ trong quản lý.
Về hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán, Công việc kế toán tại công ty được trang bị máy tính hỗ trợ cho công tác kế toán, công việc kế toán tại công ty được thực hiện hoàn toàn trên máy tính thông qua việc sử dụng phần mềm FAST 2005 Phần mềm được xây dựng gắn kết với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty kết hợp với việc sử dụng thành thạo máy vi tính của nhân viên, công việc kế toán đã đựoc giải quyết với khối lượng lớn, trong thời gian ngắn và chính xác nhất.
Về hệ thống sổ sách kế toán, việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, đảm bảo cung cấp được thông tin chi tiết cho quản lý Điều này rất cần thiết với hoạt động kinh doanh của công ty Kế toán đã sử dụng hợp lý và đầy đủ hệ thống kế toán từ chi tiết đến tổng hợp Đặc biệt là với nghiệp vụ thanh toán, hệ thống sổ chi tiết đã giúp phản ánh chi tiết các nghiệp vụ phát sinh về nội dung kinh tế Điều này rất cần thiết để tổng hợp thông tin, hỗ trợ cho việc theo dõi công nợ trong thanh toán.
Về hệ thống báo cáo, báo cáo kế toán của công ty khá hoàn chỉnh Bốn báo cáo do Bộ Tài chính quy định đều được công ty xây dựng một cách đầy đủ Điều đó sẽ đảm bảo cho quá trình quản lý tài chính của công ty. Đối với các phần hành, Các chứng từ kế toán được lập đầy đủ và đúng quy định, quy trình luân chuyển chứng từ trong các phần hành là hợp lý và khoa học tạo điều kiện thuân lợi cho công tác ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu và lưu giữ Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp tại các phần hành được thực hiện theo đúng các quy trình ghi sổ đã lựa chọn, các tài khoản, khoản mục được theo dõi chi tiết, tổng hợp một các hợp lý đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác cho ban lãnh đạo khi cần thiết.
Các sổ sách và báo cáo tài chính tại công ty được lập đầy đủ, được ghi chép rõ ràng và lưu giữ theo đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán…
Trong việc vận dụng chế độ của nhà nước, công ty cũng có những chủ động sang tạo cho phù hợp với đặc điểm của riêng công ty như việc chi tiết các tài khoản một cách hợp lý theo nội dung thích hợp để tiện cho việc theo dõi, tránh nhầm lẫn, sai sót.
* Về tổ chức hạch toán thanh toán với người mua và người bán.
Việc tổ chức hạch toán thanh toán với người mua và người bán được kế toán viên thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo hỗ trợ, cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý tài chính của công ty.
Phần hành kế toán thanh toán gồm có kế toán thanh toán nội địa và quốc tế, số lượng nghiệp vụ xuất nhập khẩu phát sinh thường xuyên trong công ty nên việc bố trí 4 nhân viên kế toán xuất nhập khẩu và công nợ, 2 nhân viên phụ trách kế toán thanh toán quốc tế và 1 nhân viên đảm nhận thanh toán nội địa là rất phù hợp.
Tài khoản sử dụng liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp và khách hàng, công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản khá đầy đủ, các tài khoản chi tiết một cách hợp lý theo từng đối tượng, từng hợp đồng mua bán, từng phòng nghiệp vụ kinh doanh, phân loại và tổng hợp các khoản nợ.
Hệ thống chứng từ thanh toán được kế toán công ty tổ chức thống nhất.Quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty diễn ra một cách hợp lý, việc lưu giữ và bảo quản chứng từ được thực hiện một cách có hệ thống.
Việc tổ chức hạch toán chi tiết được tổ chức trên các sổ chi tiết có kết cấu phù hợp Sổ chi tiết công nợ và bảng tổng hợp cân đối công nợ được thiết kế có kết cấu hợp lý, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời.
Nội dung hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu Intimex
hàng và nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu Intimex
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vấn đề cạnh tranh diễn ra rất gay gắt giữa các công ty Từ thực tế đó, đòi hỏi công ty xuất nhập khẩu Intimex phải không ngừng đổi mới Vai trò của hệ thống tài chính đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong từng bước đi của công ty, để nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính thì yếu tố không thể thiếu được là công ty phải ngày càng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nó riêng.
Với một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như công ty xuất nhập khẩu Intimex, thì thị trường tiêu thụ hàng hoá là rất rộng lớn, vai trò cung cấp thông tin của hệ thống kế toán là rất quan trọng Do đó hạch toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp phải đảm bảo tính chính xác,nhanh chóng, kịp thời Việc tổ chức tốt công tác hạch toán sẽ góp phần lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, tạo nên uy tín của công ty, tạo sự tin tưởng với nhà cung cấp về khả năng thanh toán của công ty.
Với tầm quan trọng của công tác kế toán nói chung và kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nha cung cấp nói riêng, việc hoàn thiện là một nhu cầu cần thiết và có ý nghĩa lý luận cũng như thực tiễn rất cao.
3.2.2 Một số ý kiến đề xuất
Dựa trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu Intimex, em xin đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hơn công tác tổ chức hạch toán thanh toán với người mua và người bán như sau:
Thứ nhất : Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi là một ưu điểm trong quá trình hạch toán, điều đó sẽ giúp ổn định tình hình tài chính của công ty Tuy vậy thì căn cứ để ghi nhận là các khoản nợ quá hạn 1 năm Điều này là trái với quy định của Bộ Tài chính, điều này sẽ ảnh hưởng tới chi phí quản lý của doanh nghiệp trừ vào số lợi nhuận chịu thuế của doanh nghiệp Công ty nên điều chỉnh lại thời hạn lập dự phòng là các khoản nợ phải thu đã quá hạn theo đúng quy định của Bộ Tài chính, được hướng dẫn, quy định trong TT 13 Cụ thể việc lập dự phòng các khoản phải thu được lập như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm Điều này hoàn toàn phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ chính xác hơn.
Thứ hai: Sử dụng tỷ giá để quy đổi ngoại tệ
Do lĩnh vực hoạt động chính của công ty là xuất nhập khẩu nên việc giao dịch với khách hàng nước ngoài diễn ra rất nhiều và thường xuyên phát sinh các khoản thanh toán bằng ngoại tệ Công ty áp dụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ sẽ phức tạp hơn cho việc cập nhật tỷ giá hàng ngày và việc đánh giá lại các khoản có gốc ngoại tệ vào mỗi lần thanh toán Công ty nên áp dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
Cụ thể nguyên tắc hạch toán là:
Với TK Doanh thu, Chi phí, Tài sản thì tỷ giá thực tế được dùng để quy đổi ngoại tệ ra tiền ghi trên sổ kế toán.
Với TK Vốn bằng tiền, Nợ phải thu, Nợ phải trả ghi theo tỷ giá hạch toán, số chênh lệch được hạch toán vào TK 413.
Việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối kỳ được tiến hành tương tự như phương pháp tỷ giá thực tế, tuy nhiên thì số chênh lệch được so sánh giữa tỷ giá cuối kỳ với tỷ giá hạch toán áp dụng trong kỳ.
Thanh toán với nhà cung cấp được hạch toán như sau:
Nợ TK 1561, 211: Tỷ giá thực tế
Nợ TK 1331: Tỷ giá thực tế
Nợ / Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá
Có TK 3311: Tỷ giá hạch toán
Khi thanh toán tiền mua hàng:
Nợ TK 3311: Tỷ giá hạch toán
Có TK 1112, 1122: Tỷ giá hạch toán
Thanh toán với khách hàng được hạch toán như sau:
Nợ TK 1311: Tỷ giá hạch toán
Nợ / Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá
Có TK 511: Tỷ giá thực tế
Có TK 33311: Tỷ giá thực tế
Khi thu tiền hàng bằng ngoại tệ:
Nợ TK 1112, 1122: Tỷ giá hạch toán
Có TK 1311: Tỷ giá hạch toán Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 007 – Chi tiết tiền mặt, tiền gửi NH Việc áp dụng tỷ giá hạch toán như vậy sẽ giúp giảm khối lượng công việc của kế toán, và vẫn đảm bảo quy định của Bộ Tài chính.
Thứ ba: Sử dụng tài khoản 007 Đối với một công ty xuất nhập khẩu, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ rất nhiều, tuy vậy thì công ty lại không sử dụng tài khoản 007 và sổ chi tiết công nợ bằng ngoại tệ để hạch toán Do đó, công ty nên sử dụng tài khoản 007 và sổ chi tiết công nợ bằng ngoại tệ, nhờ đó mà kế toán viên có thể theo dõi các khoản nợ theo nguyên tệ, đồng thời theo dõi vốn bằng tiền của công ty theo từng loại ngoại tệ.
Cách hạch toán như sau:
Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về số ngoại tệ tăng hay phiếu thu ngoại tệ, kế toán ghi đơn Nợ TK 007 - số ngoại tệ tăng.
Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về số ngoại tệ giảm hoặc chi ngoại tệ kế toán ghi đơn Có TK 007 - số ngoại tệ giảm
Sổ theo dõi ngoại tệ có dạng như sau:
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ BẰNG NGOẠI TỆ
Diễn giải TKĐƯ Tỷ giá quy đổi
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Thứ tư: Quản lý cán cân thanh toán
Qua phân tích ta thấy, hiện nay tình hình tài chính của công ty là khá khả quan, tuy vậy ta thấy hiện nay thì công ty vẫn đang bị chiếm dụng một số vốn lớn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty Trước mắt, công ty cần có biện pháp thu hồi khoản nợ còn tồn đọng song song với việc lập một kế hoạch thanh toán thận trọng trong việc cân đối thời gian thanh toán các khoản phải thu, phải trả Trong các hợp đồng kinh tế, cần có sự quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán để buộc khách hàng thanh toán đúng hạn Nếu khách hàng không thực hiện đúng theo thời hạn thanh toán thì phải chịu một mức lãi suất trả chậm tương ứng với lãi suất quá hạn của ngân hàng.
Phân loại khách hàng, phân loại nợ quá hạn để tìm biện pháp xử lý cho từng khoản nợ, ví dụ gửi giấy thông báo hạn thanh toán nợ cho các khoản nợ đến hạn, tăng cường công tác đòi nợ, gia hạn nợ… Để quản lý các khoản nợ quá hạn, kế toán có thể lập bảng theo dõi sau: Biểu số 15:
BẢNG THEO DÕI NỢ PHẢI THU QUÁ HẠN
Số tiền còn phải thu Đúng hạn
60 ngày Đánh giá khả năng thanh toán
Kế toán tiến hành phân loại khách hàng theo thời gian kết hợp với nghiên cứu các sổ sách trước đây của doanh nghiệp để xác định kinh nghiệm mất mát do khách hàng trả chậm đối với từng khách hàng Từ đó dự đoán được tỷ lệ mất mát và tính được các khoản không thu được như sau:
Tỷ lệ mất mát Số tiền không Thời hạn của khoản phải thu = số tiền * theo kinh = thu được nghiệm ước tính Đúng hạn ……… ……… ……….
Căn cứ vào đây, kế toán vừa kiểm soát được các khoản nợ phải thu khó đòi để có biện pháp xử lý, đồng thời theo dõi những khách hàng nào thường xuyên nợ quá hạn để có chiến lược kinh doanh hợp lý Có các biện pháp phòng ngừa rủi ro phát sinh các khoản nợ khó đòi như kiểm tra báo cáo tình hình thanh toán để đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Thứ năm: Về việc cập nhật chứng từ
Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh cần được cập nhật thường xuyên, liên tục theo thời gian không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ Cần tránh tình trạng dồn ứ chứng từ đến những ngày cuối kỳ gây ra tình trạng bận mải, nhầm lẫn và ảnh hưởng tới tính kịp thời của cung cấp thông tin.
Thứ sáu: Lập báo cáo kế toán quản trị