Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với việc tăng cường công tác quản lý tài chính trong công ty xnk thiết bị toàn bộ và kỹ thuật

Tổng quan về Công ty

Quá trình hình thành và phát triển

1) Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật (TECHNOIMPORT) hiện nay thuộc Bộ Thơng Mại tiền thân là Tổng công ty Nhập khẩu Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật (TECHNOIMPORT ) thành lập ngày 28 tháng 1 năm 1959 là đơn vị duy nhất đợc Nhà nớc giao nhiệm vụ nhập khẩu các công trình thiết bị toàn bộ cho mọi ngành, mọi địa phơng trong cả nớc Đây là doanh nghiệp Nhà nớc đầu tiên đợc thành lập để hoạt động trong lĩnh vực tham mu kinh tế đối ngoại và nhập khẩu các công trình thiết bị, kỹ thuật cho mọi ngành của đất nớc. Thực tế, Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ của mình là nhập khẩu máy móc thiết bị cho đất nớc đồng thời thực hiện đầy đủ những hiệp định ký kết giữa n- ớc ta với các nớc bạn.

Từ một tổ chức ban đầu bé nhỏ bao gồm một số cán bộ chủ chốt thuộc phòng viện trợ và phòng thiết bị thuộc Bộ Ngoại Thơng trớc đây TECHNOIMPORT ngày nay đã trở thành một doanh nghiệp lớn thuộc Bộ Th- ơng mại có mạng lới cơ sở đặt ở các trung tâm thơng mại lớn nh: Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, và có văn phòng đại diện ở nhiều nớc trên thế giới.

Trong suốt 40 năm xây dựng trởng thành và phát triển, TECHNOIMPORT liên tục hoạt động kinh doanh có hiệu quả Với đặc thù kinh doanh XNK thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ, nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế trong nhiều lĩnh vực nh XDCB, cung cấp năng lợng, giao thông vận tải, văn hoá, giáo dục, y tế, an ninh, quốc phòng, … CácTECHNOIMPORT đã trở nên quen thuộc với các bộ, ngành, các địa phơng và các chủ đầu t trong cả níc.

Quá trình phát triển của Công ty đợc chia thành 2 giai đoạn: từ năm

1959 đến năm 1989 và từ 1989 đến nay.

Từ năm 1959 -1989, TECHNOIMPORT là đơn vị duy nhất đợc Nhà n- ớc giao nhiệm vụ nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho mọi nghành, mọi địa phơng trong cả nớc.Với nhiệm vụ của mình, TECHNOIMPORT đã góp phần vào công cuộc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cho cả nớc Hàng loạt công trình lớn nhỏ đợc nhập khẩu từ nhiều miền trên thế giới đã đợc xây dựng và vận hành nh các nhà máy nhiệt điện, thuỷ điện, trạm và đờng dây cao thế, các mỏ than, hầm lò, các nhà máy cơ khí, nhà máy chế tạo công cụ, nhà máy xi măng, nhà máy phân đạm, nhà máy sợi dệt, nhà máy giấy, nhà máy in, công trình thuỷ lợi, công trình y tế, thông tin, bu điện, các trờng học, trờng dạy nghề, nhà bảo tàng cung văn hoá và rất nhiều hạng mục công trình khác… Các đã gắn bó với TECHNOIMPORT trong suốt thời kỳ khôi phục và phát triển của đất nớc. Cùng với cả nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Công ty cũng bắt đầu hoạt động theo cơ chế mới từ năm 1989 Dù gặp nhiều khó khăn và còn bỡ ngỡ với cơ chế mới nhng Công ty đã có những đổi mới và hoạt động ngày càng có hiệu quả Các hoạt động của Công ty đã trở nên đa dạng hơn, phong phú hơn, phạm vi hoạt động đợc mở rộng trong cả nớc và ở nhiều khu vực trên thế giới. Để phù hợp hơn với nền KTTT từ năm 1990 đến nay, đợc Bộ Thơng mại cho phép TECHNOIMPORT đã mở rộng nhiều loại hình kinh doanh phong phú và đa dạng bao gồm: việc nhập khẩu thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ, phụ tùng, nguyên liệu, hàng tiêu dùng; xuất khẩu balast điện tử, than, cao su, và các sản phẩm từ cao su, thiết bị điện, đồ gốm sứ, hàng nông sản; t vấn đầu t và thơng mại, lập hồ sơ mời thầu, xét thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng, tính toán hiệu quả các dự án đầu t, thẩm định giá các hợp đồng ngoại thơng v.v… Các

Năm 1995 Tổng công ty đợc thành lập lại theo quyết định số 105 của Bộ Th- ơng mại ngày 22 tháng 5 năm 1995 trở thành Công ty xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật (tên giao dịch quốc tế là TECHNOIMPORT) với số vèn kinh doanh là 18.851 triệu đồng.

Trong những năm gần đây, mặc dù đứng trớc khó khăn và thách thức trong sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng nhng TECHNOIMPORT đã tìm cho mình hớng đi đúng, phát huy những tiềm năng sẵn có, mở rộng và phát triển các loại hình kinh doanh và bớc đầu thu đợc kết quả tốt đẹp, bảo toàn và phát triển vốn, là bạn hàng đáng tin cậy của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc

2)Chức năng của Công ty:

TECHNOIMPORT là một doanh nghiệp XNK nên chức năng chính là tổ chức, lu thông hàng hoá thông qua trao đổi, mua bán giữa bên Công ty và các đối tác trong và ngoài nớc.

+) Chức năng chuyên môn kỹ thuật: là Công ty kinh doanh thơng mại nên các hoạt động của Công ty có liên quan đến các đối tác khách hàng, nhà cung ứng trong và ngoài nớc Công ty tổ chức vận động lu thông hàng hoá từ các nhà cung

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B cung cấp trong và ngoài nớc đa vào tham gia kinh doanh XNK trên phạm vi nhiều nớc đến đối tác khách hàng ở trong nớc và ngoài nớc.

+) Chức năng tài chính: Đây là chức năng quan trọng là thớc đo đánh giá hiệu quả kinh doanh Tình hình tài chính của Công ty đợc phân bổ hợp lý từ công tác phân bổ vốn, nguồn vốn nhằm thúc đẩy phát triển hoạt động kinh doanh

+) Chức năng thơng mại: Công ty thực hiện giá trị hàng hoá từ nhà sản xuất và nhà xuất khẩu sau đó đem bán Công ty thực hiện chức năng thơng mại thông qua các hoạt động XNK hàng hoá.

+) Chức năng quản trị: Tình hình quản trị của Công ty đợc phân cấp cụ thể, đơn giản, không chồng chéo trong quản lý cũng nh trong việc ra quyết định Bộ phận quản trị phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác (bộ phận tài chính, bộ phận kinh doanh… Các) để nâng cao hiệu quả của công việc dẫn đến các hoạt động của doanh nghiệp đợc phối hợp ăn khớp và đi đúng mục tiêu đề ra.

3) Nhiệm vụ của Công ty:

Nhiệm vụ chính của Công ty là nhập khẩu thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, nguyên vật liệu dới sự uỷ thác của các bộ các ngành, các địa phơng… Các và công ty xuất khẩu một số sản phẩm nh: than, hàng công nghiệp, cao su và các sản phẩm từ cao su, nông sản… Các

Ngoài ra Công ty còn một số nhiệm vụ sau:

+) Tổ chức bán hàng cho một số đối tợng trong và ngoài nớc có nhu cầu, nhận t vấn XNK cho mọi đơn vị, tổ chức, quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chính sách và chế độ tài chính, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh mà Nhà nớc giao với hình thức thích hợp Nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh phải đợc thực hiện liên tục, không bị gián đoạn gây tổn thất về kinh tế cho doanh nghiệp Doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc chính sách tài chính của Nhà nớc và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nớc, quản lý đội ngũ nhân viên trong toàn Công ty, thực hiện phân phối thu nhập hợp lý chăm lo đời sống tinh thần và vật chất của họ. +) Phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH: đây là nhiệm vụ có tính chất kinh tế xã hội, công ty cần đẩy mạnh các hoạt động theo hớng cụ thể, thúc đẩy hoạt động kinh doanh góp phần đẩy mạnh CNH-HĐH đất nớc.

4) Lĩnh vựchoạt động chủ yếu:

Theo quyết định thành lập doanh nghiệp của bộ trởng Bộ Thơng mại thì Công ty đợc kinh doanh trong các ngành nghề sau:

T vấn và dịch vụ hợp đồng xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật. Điều này có nghĩa là Công ty sẽ tiến hành t vấn cho các Công ty trong nớc về hợp đồng xuất nhập khẩu với các bạn hàng nớc ngoài Đây là lĩnh vực hoạt động có hiệu quả của Công ty vì ở đây có đội ngũ cán bộ trình độ cao, am hiểu các kỹ năng nghiệp vụ trong quan hệ mua bán quốc tế các Công ty trong nớc có nhu cầu xuất nhập khẩu luôn yên tâm khi đợc TECHNOIMPORT t vấn Công ty còn đứng ra nhận xuất nhập khẩu uỷ thác Thiết bị toàn bộ cho các doanh nghiệp trong nớc để nhận phí uỷ thác Những máy móc thiết bị càng hiện đại thì càng phức tạp nên nếu không có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao nh TECHNOIMPORT thì rất dễ nhập phải những thiết bị cũ lạc hậu, giá cao gây thiệt hại cho đất nớc.

Xuất nhập khẩu và kinh doanh thiết bị, phụ tùng, phơng tiện vận tải, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng.

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật

1) Mô hình bộ máy quản lý của Công ty:

Trớc đây đứng đầu bộ máy tổ chức của Công ty là Tổng giám đốc với chức năng quản lý và điều hành chung Dới đó là các phòng chức năng nh phòng pháp lý, phòng giá cả, phòng vận tải, phòng kế hoạch, phòng đối ngoại, phòng tổ chức cán bộ, phòng hành chính và các phòng nhập khẩu.

Hiện nay để phù hợp với cơ chế thị trờng và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh Công ty đã có những đổi mới Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm ban giám đốc, các tổ chức tham mu quản lý, các đơn vị kinh doanh.

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Tổng giám đốc Các phó tổng GĐ

Phòng tổ chức cán bộ

Phòng hành chính quản trị

Các đơn vị trực thuộc

TTTV đầu t & th ơng mại

Chi nhánh tại TP HCM

Chi nhánh tại Hải Phòng

Chi nhánh tại Đà Nẵng

Các VPĐD tại n ớc ngoài

Phòng XNK2Phòng XNK3Phòng XNK4Phòng XNK5Phòng XNK6Phòng XNK7Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

2) Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: Để tăng cờng bộ máy quản lý có hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ các khâu trên tất cả các phơng diện, các mặt hàng, bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tiếp tham mu và theo cơ cấu, chế độ thủ tr- ởng có sự hoạt động của tổ chức Đảng, công đoàn, thanh niên Việc quản lý của Công ty đợc Ban giám đốc trực tiếp điều hành.

+) Tổng giám đốc Công ty : Do Bộ thơng mại bổ nhiệm sau khi đã tham khảo ý kiến của Đảng uỷ và lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ công nhân viên.

Tổng giám đốc là ngời đứng đầu, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn đợc Nhà nớc giao Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo đúng quy định của luật DNNN.

+) Phó giám đốc : là ngời tham mu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của đơn vị và đợc uỷ quyền của giám đốc phụ trách, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác.

+) Các phòng chức năng : là các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ nhất định và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh. Mỗi phòng đều có một trởng phòng và phó phòng giúp việc Các trởng phòng trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về hoạt động của phòng mình, đồng thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc

+) Phòng kế hoạch tài chính :

• Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty.

• Tập hợp, cân đối và lập các kế hoạch về tài chính cho từng phòng nghiệp vụ của Công ty Có mọi quyền lợi và nghĩa vụ theo qui định của Nhà nớc.

+) Phòng tổ chức cán bộ: chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc về việc tổ chức và quản lý lao động, công tác tiền lơng, tiền thởng của Công ty Thực hiện công tác đào tạo và tuyển dụng cán bộ cho toàn Công ty.

+) Phòng hành chính quản trị:

Quản lý các loại công văn, giấy tờ , hồ sơ của Công ty, quản lý thủ tục hành chính văn phòng, con dấu của Công ty, tổ chức các cuộc họp hội nghị cũng nh tiếp khách.

+) Các phòng nghiệp vụ có các chức năng sau:

• Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh XNK.

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

• Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh XNK, mở rộng quan hệ th- ơng mại với các đối tác trong và ngoài nớc Tiến hành các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thơng phù hợp, hiệu quả trong ký kết, đàm phán thực hiện các hợp đồng kinh doanh XNK hàng hoá.

+) Các đơn vị trực thuộc hoạt động kinh doanh XNK trên địa bàn của đơn vị dới sự giám sát chỉ đạo của Ban giám đốc.

3) Mối quan hệ giữa các phòng ban:

Trớc đây Công ty hoạt động dựa trên sự phối hợp hài hoà giữa các phòng ban Lúc đó các phòng nhập kết hợp với phòng đối ngoại để nhận bạn hàng Sau đó trình dự án lên Ban Giám đốc xét duyệt phơng án kinh doanh với bạn hàng đó Khi đợc thông qua, phòng nhập chuyển thông tin cần thiết cho phòng giá và phòng pháp lý Sau 15-30 ngày phòng giá phải lập đợc phơng án giá cụ thể Phòng pháp lý xem xét kỹ lỡng và bổ sung vào dự thảo hợp đồng. Sau khi nhận đợc ý kiến của các phòng chức năng, phòng nhập sẽ tổng hợp lại, trình giám đốc duyệt và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng Phòng vận tải thực hiện kế hoạch vận tải và làm các thủ tục có liên quan nh thuê tầu, mua bảo hiểm, xem xét hoá đơn chứng từ rồi chuyển những giấy tờ này sang phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán Nh vậy các phòng có quan hệ chặt chẽ, ràng buộc và giúp đỡ lẫn nhau.

Hiện nay sau khi đổi mới mối quan hệ giữa các phòng không còn chặt chẽ nh trớc Các phòng xuất nhập khẩu tự liên hệ tìm bạn hàng kinh doanh rồi trình phơng án cụ thể tới phòng Kế hoạch-Tài chính để họ xem xét khả năng huy động vốn và tính khả thi của phơng án Sau đó mới trình lên ban giám đốc phê duyệt Sau khi đợc phê duyệt các phòng xuất nhập khẩu sẽ đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng Các phòng chức năng khác chỉ tiến hành tham khảo, góp ý bổ sung và giúp đỡ các phòng xuất nhập khẩu Tuy nhiên ban giám đốc luôn theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động của các phòng xuất nhập khẩu để hoạt động của các phòng đợc đúng hớng, không vi phạm quy định của Nhà nớc Nh vậy là tổ chức bộ máy gọn nhẹ hơn, linh hoạt và hiệu quả hơn.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty

1) Tổ chức bộ máy kế toán:

1.1, Mô hình bộ máy kế toán của Công ty: Để phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh và quản lý; phù với khả năng và trình độ của nhân viên kế toán, đồng thời để xây dựng bộ máy tinh giản nhng đầy đủ về số lợng và chất lợng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng nh những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty đã tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán.

Với phơng thức này, bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức theo mô hình: phòng kế toán trung tâm của đơn vị (đặt tại 16-18 Tràng Thi); phòng kế toán của đơn vị phụ thuộc hoạt động phân tán(chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh) và các nhân viên kế toán của phòng kế toán hoạt động tập trung (chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng) Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh doanh tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo, hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Tại phòng kế toán ở Đà Nẵng và Hải Phòng, các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn và hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ các chứng từ liên quan đến hoạt động của bộ phận mình và gửi những chứng từ đó về bộ phận kế toán trung tâm của đơn vị Riêng chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh do có quy mô khá lớn và địa điểm ở xa tổng Công ty nên hạch toán độc lập, mở sổ tổng hợp, sổ chi tiết để hạch toán toàn bộ các vấn đề phát sinh tại chi nhánh và đến cuối kỳ lập báo cáo về phòng kế toán Tổng Công ty.

1.2, Chức năng nhiệm vụ của nhân viên phòng kế toán:

- Kế toán trởng là ngời lãnh đạo và chịu trách nhiệm chung về : kế hoạch, kế toán, hạch toán trong Công ty.

- Phó kế toán trởng thứ nhất đồng thời phụ trách kế toán TK 3388 : Chịu trách nhiệm hạch toán các khoản phải phải trả khác ( Nhận lập quỹ, ký cợc ngắn hạn).

- Phó kế toán trởng thứ hai đồng thời phụ trách kế toán TK 3333: Chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp và chi tiết thuế xuất nhập khẩu, thuế lợi tức

+ Chịu trách nhiệm lập báo cáo, biểu, sổ sách kế toán cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm. + Hạch toán tình hình lỗ, lãi của công ty.

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Phó phòng kế toán 1 Kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán 2

Kế toán tiền mặt Kế toán TGNH Kế toán thanh toán Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ KT

Thuế Kế toán tiền l ơng

Các nhân viên kế toán tại phòng kế toán ở Đà Nẵng Các nhân viên kế toán tại phòng kế toán ở Hải Phòng Tr ởng phòng kế toán tại TPHCM

Kế toán TGNH Kế toán chi phí Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán tiền l ơng Kế toán thuế

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật

Error: Reference source not found

Kế toán tiền mặt và tiền lơng: theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt, tính toán và thanh toán lơng cùng các khoản khác liên quan đến tiền lơng cho công nhân viên, theo dõi việc thu chi BHXH, BHYT, và KPCĐ.

+ Kế toán TGNH và nợ vay: theo dõi tình hình tăng giảm, ghi chép và tập hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TGNH.

+ Kế toán hàng hoá: có nhiệm vụ kiểm tra tính thích hợp của bộ chứng từ trớc khi viết hoá đơn cho khách hàng, kiểm tra tình hình thanh toán và thuế của từng hợp đồng, bảo quản bộ chứng từ để cơ quan Thuế kiểm tra.

+ Kế toán công nợ phải thu: có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải thu đồng thời chịu trách nhiệm thanh lý các hợp đồng với khách hàng.

+ Kế toán chi phí: theo dõi các khoản chi phí.

+ Kế toán thuế: có nhiệm vụ kiểm tra các tờ khai hàng xuất nhập khẩu, tính thuế, kiểm tra mã số thuế trên tờ khai, theo dõi thuế theo từng lô hàng, từng tháng, từng kỳ.

2) Quy trình ghi sổ kế toán:

Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của đơn vị Khi áp dụng hình thức này Kế toán trởng quy định rõ các loại chứng từ sổ sách phải sử dụng cũng nh lu trữ, trình tự thực hiện và thời gian phải hoàn thành công việc của từng nhân viên trong phòng nhằm đảm bảo giữa các bộ phận kế toán luôn có sự phân công, phối hợp chặt chẽ với nhau cũng nh hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Theo hình thức này thì từ chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ Đối với Công ty không sử dụng chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ Trên cơ sở chứng từ gốc lập các phiếu kế toán (PKT) đợc đánh số thứ tự liên tục trong quý, đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán Từ phiếu kế toán này, kế toán tổng hợp sẽ ghi vào Sổ Nhật biên để theo dõi theo thứ tự ghi trên PKT và quản lý PKT

Về bản chất thì PKT và Sổ Nhật biên giống chứng từ ghi sổ và sổ chứng từ ghi sổ.

Hiện nay Công ty đang ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng hình thức kế toán bán thủ công: vừa sử dụng kế toán thủ công, vừa kết hợp với việc sử dụng kế toán máy (sử dụng phần mềm AFSys 5.0) làm tăng tốc độ xử lý thông tin, lập báo cáo và thanh toán thuận tiện hơn so với việc chỉ sử dụng kế toán thủ công đơn thuần.

Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty nh sau:

Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán vào các phiếu kế toán.

Căn cứ vào các phiếu kế toán và chứng từ gốc kế toán theo dõi các sổ chi tiết Hàng ngày từ PKT, kế toán sẽ vào Sổ Nhật biên để theo dõi.

Cuối tháng, tổng hợp các PKT để vào Sổ cái.

Cuối quý, căn cứ vào các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết sẽ dùng để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái để điều chỉnh cho đúng.

Căn cứ vào số liệu trên Sổ cái sẽ lập bảng cân đối số phát sinh Số liệu trên bảng cân đối số phát sinh đợc dùng để đối chiếu với số liệu trên Sổ Nhật biên. Sau khi đối chiếu lập Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết, đơn vị lập Báo cáo tài chính.

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán tại công ty

Đặc điểm và vai trò của nghiệp vụ thanh toán

Sổ Nhật biên Sổ chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính

Ghi định kỳ (cuối tháng, cuối quý)

1) Đặc điểm của nghiệp vụ thanh toán:

1.1, Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:

Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp nảy sinh trong quá trình mua sắm vật t, tài sản, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp TECHNOIMPORT là doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nên các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp trong quá trình mua hàng phát sinh là rất nhiều Trong quan hệ này đối tợng thanh toán là nhà cung cấp trong và ngoài nớc.

Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phơng thức trả trớc tiền hàng hoặc trả sau tiền hàng so với thời điểm thực hiện giao nhận hàng Cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với ngời bán trong thời gian thoả thuận Khi doanh nghiệp mua chịu thì phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp, khi doanh nghiệp ứng trớc tiền mua hàng sẽ nảy sinh một khoản nợ phải thu từ ngời bán ở Công ty việc ứng trớc tiền hàng ít hơn việc mua chịu bởi mua chịu có nghĩa là doanh nghiệp chiếm dụng vốn của ngời khác trong một khoảng thời gian nhất định Do đó, doanh nghiệp cần tận dụng hết u thế của quan hệ này để tạo vốn kinh doanh, đồng thời phải quản lý tốt khoản công nợ phải trả nhà cung cấp, tránh tình trạng d nợ quá cao dẫn tới ảnh hởng xấu tới tình hình tài chính, thậm chí mất khả năng thanh toán Nh vậy, doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho nhà quản lý.

1.2, Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với khách hàng:

Tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh, là giai đoạn có tính quan trọng, quyết định đến vốn kinh doanh của doanh nghiệp bỏ ra có thu hồi đợc, có thực sự sinh lời hay không? ở Công ty thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả với khách hàng do việc bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo phơng thức trả chậm hay theo phơng thức trả trớc Đối tợng thanh toán trong quan hệ kinh tế này bao gồm khách hàng trong nớc và khách hàng ngoài nớc.

Việc bán chịu cho khách hàng giúp doanh nghiệp gia tăng số lợng ng- ời mua, do đó tăng doanh thu tiêu thụ, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, quan hệ phải thu này chứa đựng nhiều rủi ro (không thu hồi đợc nợ) nên doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác kế toán thanh toán với từng đối t- ợng khách hàng, đặc biệt đối với những khách hàng có số tiền phải thu lớn, khách hàng dây da nợ… Các góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn của doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ sở tài chính cho doanh nghiệp.

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

1.3, Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với Ngân sách Nhà nớc:

Trong kỳ kế toán, doanh nghiệp thờng phải có nghĩa vụ thanh toán với Ngân sách Nhà nớc về các khoản thuế sau:

- Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Doanh nghiệp tính và kê khai đúng các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc, phản ánh kịp thời số tiền phải nộp theo kê khai hoặc số chính thức theo mức duyệt của cơ quan thuế, tài chính trên hệ thống bảng kê khai và sổ sách. Trờng hợp nộp các khoản bằng ngoại tệ thì việc ghi sổ tiến hành trên cơ sở quy đổi số ngoại tệ thành tiền Việt nam.

2 Vai trò của nghiệp vụ thanh toán:

Trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại các nghiệp vụ thanh toán có vai trò quan trọng, nó đòi hỏi việc hạch toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đồng thời phải tạo ra sự tin tởng đối với các nhà cung cấp về khả năng tài chính của Công ty.

Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán nói chung cũng nh góp phần làm lành mạnh hoá công tác tài chính của một doanh nghiệp Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác phản ánh kịp thời, trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó liên quan mật thiết đối với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn Nh vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty

Là một Công ty thơng mại, Công ty xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ và

Kỹ thuật trong quá trình kinh doanh của mình luôn phát sinh các nghiệp vụ thanh toán giữa Công ty với các đối tợng sau:

- Thanh toán với nhà cung cấp.

- Thanh toán với khách hàng.

- Thanh toán với Ngân sách Nhà nớc.

1) Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ tại Công ty:

1.1, Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ tại Công ty:

Cũng nh các doanh nghiệp kinh doanh khác, Công ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật tuân thủ nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phải đợc quy đổi về đồng Việt Nam để ghi sổ Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trờng liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nớc Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, với những ngoại tệ mà ngân hàng không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi thông qua đồng USD Khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là VND Ngoài ra, ngoại tệ phải đợc theo dõi chi tiết trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”, theo từng tài khoản “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” và trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả.

TECHNOIMPORT là đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, do đó lợng ngoại tệ thu vào và chi ra phát sinh sẽ rất nhiều Để giảm nhẹ việc ghi sổ kế toán, Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi chép các tài khoản phản ánh tiền, các tài khoản phải thu và các tài khoản phải trả Riêng đối với các khoản chi phí cho các hoạt động kinh doanh, chi mua sắm vật t, tài sản, hàng hoá, các khoản doanh thu bán hàng, các khoản thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng bằng ngoại tệ phải đợc quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Khoản chênh lệch tỷ giá đợc ghi vào tài khoản 413

“Chênh lệch tỷ giá” Cuối kỳ căn cứ vào số d của các tài khoản phản ánh tiền bằng ngoại tệ, các tài khoản phản ánh các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ để điều chỉnh theo tỷ giá thực tế vào cuối kỳ kế toán.

Hợp đồng bán hàng 04/ĐH/TECHNO-NAG/HP đợc ký kết ngày 20/6/03 giữa Công ty và Công ty NAGASAKI.

Mặt hàng: đá granite dạng khối Khối lợng: 73m 3

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Giao hàng: FOB Hải Phòng Hình thức thanh toán: TTR

Tỉ giá hạch toán: 15.000VND/USD Ngày 5/7/03 Công ty chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho Công ty NAGASAKI, bộ chứng từ bao gồm: Hoá đơn ngoại, vận đơn, bảng kê đóng gói, hợp đồng, giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hoá Sau khi Công ty NAGASAKI nhận đợc hàng, chấp nhận thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu vào phiếu kế toán theo tỷ giá thực tế 14.930VND/USD :

Cã TK 511: 279.529.164,5 Ngày 20/8/03 nhận đợc giấy báo Có của ngân hàng VCB đã thu tiền của Công ty NAGASAKI, số tiền 14.625USD, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Cã TK 131: 219.375.000 Ngày 27/8/03 Công ty giao hàng tại cảng Hải Phòng.

Ngày 10/9/03 Công ty nhận đợc giấy báo Có của ngân hàng VCB do Công ty NAGASAKI thanh toán nốt số tiền là 4.097,65USD, kế toán ghi:

2) Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:

2.1, Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp:

Công ty xuất nhập khẩu Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật có quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp trong nớc và ngoài nớc, đặc biệt là các nhà cung cấp thờng xuyên nh: Công ty IS International Co- Korea, Charles Wembly- Singapore, Công ty TNHH Thiết bị Công nghệ mới Việt nam… Các Do đó các nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với các nhà cung cấp là rất lớn.

Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của Công ty đều đợc hạch toán qua tài khoản 331 bao gồm cả thanh toán ngay bằng tiền Hàng hoá, dịch vụ Công ty mua của ngời bán thông thờng trên hoá đơn không có mục giảm giá, chiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán vì mục này đợc thể hiện ngay trên giá mua Tuỳ vào nhà cung cấp cũng nh hàng hoá, dịch vụ mua vào mà Công ty có các cách thức thanh toán khác nhau: trả trớc, trả ngay, trả sau, bù trừ công nợ và các hình thức thanh toán khác nhau: trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc, uỷ nhiệm chi, séc bảo chi và th tín dụng.

1.3, Chứng từ và tài khoản sử dụng trong hạch toán thanh toán với nhà cung cÊp: ở Công ty nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp đợc hạch toán ban đầu bởi các loại chứng từ sau:

- Hoá đơn bán hàng: phản ánh tình hình mua hàng của doanh nghiệp do nhà cung cấp lập thành 3 liên, giao cho đơn vị liên 2 Đây cũng là căn cứ để thanh toán tiền hàng.

- Hoá đơn GTGT: do nhà cung cấp lập thành 3 liên, giao cho đơn vị liên 2.

- Th tín dụng (L/C): là bộ chứng từ do ngời nớc ngoài cung cấp bao gồm: Hoá đơn thơng mại, vận đơn, giấy chứng nhận phẩm chất… Các

- Phiếu chi: nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán tiền mặt phải lập phiếu chi làm 2 liên, liên 1 lu, liên 2 giao cho thủ quỹ, thủ quỹ sau khi kiểm tra, chi tiền rồi ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán mua hàng ghi sổ thích hợp.

- Giấy báo Nợ, sổ phụ ngân hàng: khi thanh toán với nhà cung cấp qua ngân hàng Sau mỗi lần chuyển tiền ngân hàng gửi cho Công ty giấy báo Có và sổ phụ nhằm thông báo số TGNH phát sinh và số còn lại Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi sổ số tiền đã trả cho nhà cung cấp.

- Séc, uỷ nhiệm chi: là tờ lệnh của Công ty yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Để phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “phải trả ngời bán”.

1.4.1, Sơ đồ quy trình hạch toán:

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Hoá đơn bán hàng Hoá đơn GTGT Phiếu chi… Các.

Sổ Nhật biên Sổ chi tiết TK 331

Sổ cái TK 331 Bảng tổng hợp chi tiÕt TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính

Trong phần hành thanh toán với nhà cung cấp, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhà cung cấp sẽ đợc theo dõi trên Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu chi kế toán sẽ ghi Sổ chi tiết tài khoản 331 Tài khoản 331 đợc mở chi tiết theo tên hàng Cuối quý kế toán sẽ tính ra tổng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số d cuối kỳ Số liệu trên dòng Tổng cộng của Sổ chi tiết thah toán với ngời bán đợc dùng để ghi Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 331.

Hàng ngày kế toán sẽ tập hợp các thủ tục phí, các chứng từ gốc ban đầu để tổng hợp Quyết toán hợp đồng vào Phiếu kế toán Hàng ngày từ Phiếu kế toán, kế toán phần hành sẽ vào Sổ Nhật biên để theo dõi Cuối quý tổng hợp các Phiếu kế toán để vào Sổ cái tài khoản 331 Căn cứ vào số liệu trên Sổ cái tài khoản 331 để lập Bảng đối chiếu số phát sinh.

Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 331 đợc dùng để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái tài khoản 331 để điều chỉnh cho đúng Cột Tổng số tiền trên Sổ Nhật biên đợc dùng để đối chiếu với cột Tổng số phát sinh trên Bảng cân đối số phát sinh.

Ngày 22/12/03 Công ty mua hàng của Công ty Thiết bị y tế Hải

Mặt hàng: Máy quang phổ

Số lợng: 1 chiếc Đơn giá: 478.023.000đ

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Khi tiến hành giao hàng thì Công ty Thiết bị y tế Hải Phòng lập hoá đơn GTGT Hoá đơn ngày đợc lập thành 3 liên, giao cho Công ty liên 2.

Hoá đơn GTGT số 0096252 ngày 22/12/03 giao cho Công ty, kế toán căn cứ vào hoá đơn này phản ánh:

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Phân tích tình hình và khả năng thanh toán tại Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật

ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật: Để biết tình hình tài chính của doanh nghiệp có lành mạnh hay không, từ đó dự đoán khả năng phát triển, tồn tại cần xem xét khả năng thanh toán và tình hình công nợ của doanh nghiệp Nếu mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp sẽ đi dần đến bờ vực của sự phá sản, phải tự giải thể vì vỡ nợ Nếu tình hình tài chính tốt thì có khả năng thanh toán nhanh, ít bị chiếm dụng vốn., doanh nghiệp có sự chủ động đối với nguồn vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh thuận lợi Ngợc lại nếu hoạt động tài chính tồi, sẽ xuất hiện và tồn tại tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, dẫn đến công nợ dây da kéo dài Trong thực tế luôn tồn tại tình trạng doanh nghiệp vừa chiếm dụng vốn của ngời khác vừa bị chiếm dụng vốn Tuy nhiên nếu phần vốn đi chiếm dụng nhiều hơn số bị chiếm dụng thì doanh nghiệp có thêm nguồn vốn lu động để sản xuất kinh doanh, ngợc lại nếu phần bị chiếm dụng nhiều hơn thì vốn lu động sẽ bị giảm dẫn tới làm giảm hiệu quả kinh doanh.

Các quan hệ thanh toán thờng xuyên phát sinh các khoản phải thu và các khoản phải trả Thực chất thể hiện các khoản vốn mà Công ty bị chiếm dụng và đi chiếm dụng, đồng thời đó chính là trách nhiệm của Công ty và quyền lợi chính đáng của Công ty Do đó, việc phân tích các khoản phải thu, phải trả trở thành vấn đề cơ bản và cũng là quan trọng nhất trong phân tích tình hình thanh toán của Công ty

Trích bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2003

Bảng cân đối kế toán (31/12/2003)

Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm

A Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn

II Các khoản phải thu

1 Phải thu của khách hàng

2 Trả trớc cho ngời bán

3 Thuế GTGT đợc khấu trừ

4 Các khoản phải thu khác.

1 Hàng mua đang đi đờng

B TSCĐ và đầu t dài hạn

- Giá trị hao mòn luỹ kế

II Các khoản đầu t tài chính dài hạn

1 Đầu t chứng khoán dài hạn

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm

3 Ngời mua trả tiền trớc

4 Thuế và các khoản phải nộp NN

6 Phải trả phải nộp khác

B Nguồn vốn chủ sở hữu

3 Quỹ phát triển kinh doanh

5 Quỹ khen thởng phúc lợi

Từ bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2003 của Công ty ta lập đợc bảng phân tích tình hình thanh toán của Công ty:

1 Phân tích tình hình thanh toán:

Bảng phân tích tình hình thanh toán của Công ty:

Chỉ tiêu Số đầu kỳ Số cuối kỳ Chênh lệch

1.Phải thu từ khách hàng

-Phải thu khách hàng dới 1 năm

- Phải thu khách hàng từ 1 năm trở lên

2.Trả trớc cho ngời bán 22.962.924.260 25.738.294.067 2.775.369.807 12,09 3.Thuế GTGT đợc khấu trừ 1.298.063.385 2.917.482.139 1.619.418.754 124,76

II.Các khoản phải trả 105.271.364.278 132.396.510.662 27.125.146.384 25,77 1.Vay ngắn hạn 29.476.379.524 15.958.048.592 (13.518.330.932) (45,86)

2 Phải trả cho ngời bán 29.349.758.758 51.864.267.011 22.514.508.253 76,71

5 Thuế và các khoản phải nộp NN (1.695.323.307) (1.533.609.555) 161.713.752 (9,54)

1.1, Đối với các khoản phải thu:

Tổng các khoản phải thu cuối năm tăng so với đầu năm là 1.072.260.067đ hay 1,41% Tuy nhiên tỷ lệ này tơng đối nhỏ nên không đáng ngại

+ Phải thu của khách hàng cuối năm giảm so với đầu năm là 2.234.473.443đ hay giảm 5,66% Cụ thể :

*Phải thu khách hàng nợ dới 1 năm cuối năm giảm so với đầu năm 4.979.128.110đ hay giảm 14,46%.

*Phải thu khách hàng nợ từ 1 năm trở lên cuối năm lại tăng mạnh so với đầu năm 2.744.654.667 hay tăng 54,13% Tuy nhiên khoản nợ này chiếm tỷ lệ không quá lớn so với tổng số phải thu từ khách hàng. Để phân tích cụ thể ta đi xem xét phơng pháp xác định nợ phải thu khó đòi của Công ty:

Các khoản nợ quá hạn trên 1 năm đợc coi là nợ khó đòi và đợc xếp vào loại công nợ đặc biệt Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng cha thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng, có 2 trờng hợp xảy ra:

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

- Trờng hợp 1: lỗi trong giao nhận hàng, chất lợng hàng thuộc về Công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi Công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng.

- Trờng hợp 2: Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng. Khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ.

Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợ nh trên Công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng không để cho các khoản nợ dây da quá lâu.

Nh vậy khoản phải thu khách hàng dới 1 năm cuối năm đã giảm đáng kể Nguyên nhân của sự giảm này là do Công ty đã có các biện pháp đôn đốc, nhắc nhở khách hàng đối với các khoản nợ Tuy nhiên khoản nợ khó đòi cuối năm lại tăng so với đầu năm với tỷ lệ tơng đối lớn Đây là một trong những vấn đề quan trọng doanh nghiệp cần xem xét để quản lý các khách hàng dây da trong thanh toán Theo quy định của doanh nghiệp thì đây là các khoản nợ khó đòi nhng doanh nghiệp không lập dự phòng phải thu khó đòi Thời gian để các khoản nợ quá hạn đợc coi là nợ khó đòi là 1 năm chứ không phải là 2 năm nh quy định của Bộ tài chính Việc xác định thời gian nh vậy giúp cho Công ty áp dụng các biện pháp đòi nợ để thu hồi nợ một cách nhanh chóng và tơng đối hiệu quả Tuy nhiên, không lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty sẽ không có nguồn tài chính để bù đắp đối với các khoản công nợ không thu hồi đợc.

+ Trả trớc cho ngời bán cuối năm tăng so với đầu năm là 2.775.369.807đ hay tăng 12,09% nhng tập trung chủ yếu vào một số nhà cung cấp chủ yếu.

+ Thuế GTGT đợc khấu trừ cuối năm tăng so với đầu năm là 1.619.418.754đ hay tăng 124,76% do hoạt động kinh doanh phát triển, hàng hoá dịch vụ Công ty mua tăng lên đáng kể.

+ Các khoản phải thu khác cuối năm giảm so với đầu năm là

1.148.055.051đ hay giảm 9,1% chứng tỏ Công ty quản lý các khoản nợ phải thu tơng đối tốt.

Nh vậy, khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác giảm xuống chứng tỏ Công ty ít bị chiếm dụng vốn hơn và việc quản lý khách hàng của Công ty là tơng đối tốt Tuy nhiên Công ty cần xem xét lại các khoản nợ khó đòi, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng và tăng cờng các biện pháp đôn đốc, thúc ép trả nợ.Trong khi đó khoản ứng trớc cho ngời bán của

Công ty tăng lên, điều này cho thấy Công ty thực hiện thanh toán với nhà cung cấp tơng đối tốt, tạo đợc uy tín với nhà cung cấp, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc mua bán hàng hoá.

1.2, Đối với các khoản phải trả:

Tổng số các khoản nợ phải trả cuối năm tăng so với đầu năm là 27.125.146.384đ hay tăng 25,77%, thể hiện các khoản vốn mà Công ty đi chiếm dụng của đơn vị khác.

+ Theo nh bảng phân tích, các khoản phải trả cho nhà cung cấp cuối năm tăng so với đầu năm là 22.514.508.253đ hay tăng 76,71%, kết hợp với sự tăng lên của doanh thu năm 2003 so với năm 2002 là 4.492.623.700đ tơng ứng với 1,38% là hoàn toàn hợp lý Các hợp đồng Công ty đã ký kết năm 2003 so với năm 2002 tăng lên đáng kể đòi hỏi lợng hàng hoá dịch vụ cần cung ứng cũng tăng lên theo Do vậy, các khoản phải trả cho ngời bán tăng lên.

+ Tuy nhiên khoản vay ngắn hạn của Công ty cuối năm giảm so với đầu năm là 13.518.330.932đ hay giảm 45,86% chứng tỏ Công ty ít huy động vốn bên ngoài mà chủ yếu sử dụng nguồn vốn bên trong Công ty.

+ Khoản tiền ngời mua ứng trớc cuối năm tăng so với đầu năm 7.366.806.780đ hay tăng 29,18% tạo điều kiện khá thuận lợi cho Công ty trong việc sử dụng vốn bằng tiền Điều đó cũng thể hiện sự tín nhiệm của khách hàng đối với Công ty, do vậy Công ty nên có các biện pháp để duy trì quan hệ này Kết hợp với việc phân tích các khoản phải thu của khách hàng thấy rằng các khoản phải thu khách hàng giảm còn các khoản ứng trớc tăng chứng tỏ khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty sẽ ít đi, rủi ro thanh toán sẽ giảm Nh vậy các điều khoản thanh toán của Công ty với khách hàng bên ngoài là tơng đối phù hợp.

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với việc tăng cờng công tác quản lý tài chính trong Công ty

Đánh giá chung thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty XNK thiết bị toàn bộ và kỹ thuật

Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng đang ngày càng trở nên phức tạp, mang tính cạnh tranh cao, đặc biệt với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vì thị trờng của các doanh nghiệp này gồm cả thị trờng trong và ngoài nớc, mang tính khác biệt và biến động thờng xuyên Một sự biến đổi không lớn của thị trờng thế giới cũng có thể ảnh hởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp về các mặt: giá cả, sản lợng, thị trờng tiêu thụ… CácChính vì vậy, để tồn tại và phát triển đòi hỏi công tác quản lý kinh doanh phải ngày càng đợc hoàn thiện, bao gồm cả việc hoàn thiện công tác kế toán.

Sau quá trình tìm hiểu thực tế về hoạt động bộ máy kế toán và công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng của công ty TECHNOIMPORT hiện nay có thể thấy những u điểm, nhợc điểm của công tác hạch toán thanh toán trong công tác kế toán và quản lý tài chính của Công ty nh sau:

Tại Công ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật, công tác kế toán nói chung và các nghiệp vụ thanh toán nói riêng đợc thực hiện một cách khá hoàn thiện thể hiện ở một số điểm sau:

Về tổ chức bộ máy kế toán:

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, Công ty đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động ở chi nhánh, cũng nh toàn Công ty, hạn chế những khó khăn trong phân công lao động, chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán Công ty đã tổ chức khá hiệu quả bộ máy kế toán, đợc biểu hiện qua việc phân tích tình hình và khả năng thanh toán và thu hồi các khoản nợ trong quá trình kinh doanh.

Trong cơ cấu tổ chức này có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng với từng kế toán viên các phần hành, kế toán phần hành liên quan luôn theo dõi sát sao tình hình thanh toán phát sinh với nhà cung cấp, với ngời mua và Nhà nớc, lập báo cáo về tình hình thanh toán, lập kế hoạch và tiến trình thanh toán trên hệ thống sổ kế toán.

Về trang thiết bị phục vụ:

Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán tại Công ty đã đợc cải tiến so với trớc đây nh việc lắp đặt các máy vi tính, máy in, máy photo… CácPhần mềm kế toán đã gắn liền với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty nên khá tiện dụng Đây là một yếu tố cơ bản hỗ trợ cho các nhân viên giải quyết đợc công việc kế toán một cách chính xác, kịp thời.

Về công tác tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách:

Hệ thống chứng từ đợc sử dụng trong doanh nghiệp là đúng theo mẫu của Bộ tài chính Số lợng, chủng loại chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc biệt là phục vụ tốt cho công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Các yếu tố trong chứng từ đầy đủ, chính xác đảm bảo đủ cung cấp cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Chế độ lập, luân chuyển chứng từ hợp lý, gọn nhẹ.

Kế toán Công ty đã có một hệ thống sổ sách theo dõi chi tiết và tổng hợp.

Với các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và thanh toán với khách hàng đều đợc theo dõi song song trên hai kênh sổ: sổ chi tiết và sổ tổng hợp Điều này đã tạo cơ sở đảm bảo rằng nội dung sổ sách đã phản ánh đầy đủ và trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ báo cáo.

Về hệ thống tài khoản sử dụng:

Nhìn chung Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán trong quan hệ thanh toán theo đúng quy định của Bộ tài chính, hợp lý và phù hợp với điều kiện của Công ty Tuy nhiên có một sự khác biệt về tài khoản sử dụng nh sau:

Công ty có một số chi nhánh trực thuộc Nh vậy theo nguyên tắc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ đợc hạch toán trên tài khoản 136, 336 Công ty coi các chi nhánh là các khách hàng thờng xuyên nên không dùng tài khoản

136 mà dùng tài khoản 131, điều này tuy khác với chế độ nhng lại rất thuận lợi cho việc theo dõi thanh toán.

Về hệ thống báo cáo kế toán: Định kỳ kế toán lập các báo cáo kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B minh báo cáo tài chính Các báo cáo này phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính của Công ty.

Về chế độ thanh toán:

Nhìn chung kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng và với Nhà nớc tại Công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng.

Công tác kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát từng đối tợng, từng loại mặt hàng, từng bộ phận Công ty cũng đảm bảo việc thanh toán đúng hạn đối với các khoản phải nộp Nhà nớc, áp dụng kịp thời các quy định của Bộ tài chính.

Trên đây là những u điểm cơ bản trong công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại Công ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật Tuy nhiên bên cạnh những u điểm này thì vẫn còn một số nhợc điểm cần khắc phục:

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ

Công ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại đứng trong nền kinh tế thị trờng nên Công ty luôn phải nỗ lực nhiều mặt để tự hoàn thiện mình Cùng với xu thế đó, phòng Kế hoạch-Tài chính đã và đang từng bớc vận dụng một cách linh hoạt, có hiệu quả hệ thống kế toán mới vào điều kiện thực tê của Công ty Trong quá trình hạch toán, nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng và với Ngân sách Nhà nớc rất đợc chú trọng Để công tác này ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với điều kiện thực tế ở Công ty, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam, phát huy u điểm, giảm bớt và loại trừ nhợc điểm thì cần phải có hớng hoàn thiện cách thức hạch toán.

Với những kiến thức đã học ở nhà trờng cũng nh việc tiếp cận công tác hạch toán tại Công ty, em đa ra một số đề xuất nhỏ nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng và với Ngân sách Nhà nớc nhằm hớng tới việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại Công ty.

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

Thứ nhất, đối với các khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà thu, chi tiền ngay không cần hạch toán qua tài khoản 131 và 331 mà sẽ hạch toán nh sau:

- Mua hàng trả tiền ngay:

- Bán hàng thu tiền ngay:

Ví dụ: Theo Vd2 đã nêu ở phần hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, sau khi nhận đợc hoá đơn và thanh toán tiền hàng kế toán có thể phản ánh nh sau:

Cã TK 111: 525.825.300 Theo Vd3 đã nêu trong phần hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng kế toán ghi nh sau:

Thứ hai, Công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi theo thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 về hớng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng phải thu khó đòi tại doanh nghiệp.

- Cuối niên độ kế toán tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay:

- Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trớc đã lập:

+ Nếu không thay đổi thì lập thêm dự phòng.

+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trớc thì tiến hành lập thêm số chênh lệch:

+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trớc thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch:

Cã TK 711 + Trờng hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi đợc, có quyết định cho phép xoá sổ kế toán ghi:

Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi

Nợ TK 642: phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xoá sổ lớn hơn số lập dự phòng.

Có TK 131: phải thu của khách hàng. Đồng thời ghi Nợ TK 004: số nợ đã xoá sổ, chi tiết cho từng đối tợng. Trờng hợp số nợ đã xoá sổ nhng lại đòi đợc thì cho vào Thu nhập bất thờng.

Cã TK 711 Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004.

Ví dụ: Theo nh Biểu số 18: Bảng phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Công ty năm 2003, đối với khoản phải thu khó đòi của khách hàng nợ trên

1 n¨m thì cuối năm 2003 kế toán phải lập dự phòng phải thu khó đòi cho năm 2003 nh sau:

Cã TK 139: 7.815.322.906 Sang năm 2004 tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng đã lập để tiếp tục xử lý.

Thứ ba, Công ty nên mở thêm tài khoản chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ khách hàng ứng trớc và ứng trớc cho nhà cung cấp Công ty có thể mở thêm tài khoản chi tiết nh sau:

TK 1311: khách hàng ứng trớc.

TK 3311: ứng trớc cho nhà cung cấp.

Thứ t , Đối với hạch toán miễn giảm thuế nhập khẩu Công ty cần sửa lại theo chế độ quy định nh sau:

- Phản ánh thuế nhập khẩu ban đầu:

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B

- Phản ánh thuế nhập khẩu đợc miễn giảm:

- Khi nép thuÕ nhËp khÈu:

Ví dụ: Theo Vd6 đã nêu ở phần hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Ngân sách Nhà nớc đối với phần miễn giảm thuế nhập khẩu Công ty cần sửa lại theo đúng chế độ quy định nh sau:

Kế toán căn cứ vào tờ khai thuế số 65 và thông báo thuế số 40 về thuế nhập khẩu ban đầu tạm nộp kế toán ghi:

Cã TK 3333: 35.871.675 Ngày 2/12/03 kế toán nhận đợc quyết định miễn giảm thuế nhập khẩu, kế toán ghi:

Cã TK 711: 11.957.225 Ngày 20/12/03 thanh toán tiền thuế nhập khẩu của tờ khai số 65 bằng tiền gửi ngân hàng VCB HN, giấy báo Nợ số 0049632 kế toán ghi:

Thứ năm, TECHNOIMPORT là đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, do đó lợng ngoại tệ thu và và chi ra sẽ rất nhiều Mà trong kinh doanh xuất nhập khẩu thì tỷ giá hối đoái ảnh hởng quyết định đến sự tồn tại của Công ty Do đó để hạch toán lỗ lãi một cách chính xác hơn, có thể xác định mặt hàng kinh doanh, thị trờng kinh doanh và thời điểm kinh doanh sao cho có hiệu quả cao nhất, Công ty nên mở sổ chi tiết TK413-Chênh lệch tỷ giá. sổ chi tiết

TK 413-Chênh lệch tỷ giá

Diễn giải TK đối ứng Tỷ giá Nợ Có

Số phát sinhBán hàng cho Nagasaki 131 14.930 1.310.585,5

Trả thủ tục phí NH VCB

Thứ sáu, để nâng cao trình độ sử dụng và khai thác phần mềm kế toán máy, Công ty cần tiếp tục đào tạo cho nhân viên kế toán về việc sử dụng phần mềm AFSys 5.0, về tất cả các tính năng và công dụng của phần mềm phục vụ cho công tác kế toán.

Thứ bảy, để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp đầy đủ, chính xác, kế toán Công ty cần chú trọng hơn đến việc ghi sổ kế toán, tuân thủ các nguyên tắc về phơng phấp sửa chữa, bổ sung số liệu trên hệ thống chứng từ,sổ sách,tránh tẩy, xoá.

Thứ tám, hiện nay hình thức sổ Công ty đang sử dụng là hình thức

Chứng từ ghi sổ Hình thức này có u điểm là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán đợc phân công đều trong tháng và dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên việc ghi chép trùng lặp nhiều làm tăng khối lợng công việc ghi chép chung, dễ nhầm lẫn, nhiều số liệu nên phải làm đồng đều, phải thờng xuyên kiểm tra, nếu sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ Vì vậy doanh nghiệp sử dụng thêm nhiều máy vi tính hơn là hợp lý bởi vì không những khắc phục đợc nhợc điểm đó mà tiến độ xử lý thông tin, lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý nhanh và thuận tiện hơn so với kế toán thủ công.

Sinh viên: Bạc Thị Vân Dung Lớp: Kế toán 42B kÕt luËn

Thực hiện tốt việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không những tăng cờng củng cố nề nếp tài chính mà còn cung cấp các thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác quản lý Với đề tài : “ Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với việc tăng cờng công tác quản lý tài chính trong Công ty XNK Thiết bị toàn bộ và Kỹ thuật (TECHNOIMPORT)” em đã nghiên cứu thực tế những nghiệp vụ thanh toán cơ bản và quan trọng nhất tại Công ty TECHNOIMPORT nh thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng và với Ngân sách Nhà nớc để tìm ra u, nhợc điểm và đa ra một số biện pháp khắc phục những nhợc điểm đó.