Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp quảng bình

TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH

Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ: Đường F325 TP Đồng Hới Tỉnh Quảng Bình

Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ phân bón - thuốc trừ sâu

Tháng 7 năm 1989, sau khi tách tỉnh, Quảng Bình được trở về với địa giới cũ từ Đèo Ngang đến Hạ Cờ Theo đó, ngày 26/7/1989, Công ty Vật tư nông nghiệp được thành lập theo Quyết định số 84/QĐ-UB của UBND tỉnh Quảng Bình Công ty Vật tư nông nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc và dưới sự chỉ đạo của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Quảng Bình.

Công ty Vật tư nông nghiệp Quảng Bình từ khi chia tách tỉnh được nhận bàn giao từ Công ty Vật tư nông nghiệp Bình Trị Thiên một nguồn tài sản, hàng hoá tiền vốn không lớn, cơ sở vật chất nghèo nàn, mạng lưới cửa hàng bán lẻ, kho tàng chưa hình thành nhiều, phương tiện vận tải nhỏ bé. Trong điều kiện khó khăn đó công ty phải làm lại từ đầu: Từ khâu tổ chức nhân sự, tổ chức hệ thống kho tàng, hệ thống cửa hàng kinh doanh, ổn định nguồn vật tư đầu vào Công ty được giao nhiệm vụ bình ổn giá cả để đảm bảo sự ổn định đầu vào cho sản xuất nông nghiệp trên địa bàn tỉnh nhà, không để xảy ra những cơn sốt giá vật tư nông nghiệp trên thị trường ảnh hưởng đến sản xuất và đời sống của nhân dân Những năm đầu chuyển sang cơ chế thị trường, việc khai thác nguồn hàng của Công ty gặp nhiều khó khăn Các Công ty xuất nhập khẩu chỉ chú trọng mua bán những mặt hàng sản xuất nông nghiệp tỉnh nhà Hàng chục bạn hàng trong và ngoài tỉnh đã cùng nhau liên kết và hợp tác, đó là: Công ty Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng, Công ty Vật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Thừa Thiên -Huế, kinh doanh theo phương châm: hạch toán cung ứng vật tư đầu vào và đầu ra phải đảm bảo được chi phí, thuế và bảo toàn vốn Giá bán cho bà con nông dân phải thấp hơn giá thị trường 2-5% Công ty đã dần có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, làm ăn ngày càng có lãi, tích luỹ thêm vốn kinh doanh, đảm bảo làm tròn nghĩa vụ ngân sách Nhà nớc, đồng thời từng bước cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên

Ngày 14/2/2003 công ty khoá sổ theo Quyết định số 267 cho phép chuyển sang Công ty cổ phần với 100% vồn cổ đông đóng góp Công ty chính thức chuyển theo Quyết định số 62/QĐ-UB ngày 14/11/2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình Đại hội cổ đông lần thứ nhất được tiến hành vào ngày 15/12/2003 Hình thức kinh doanh của Công ty là kinh doanh dịch vụ: Vật tư nông nghiệp, vật liệu XD, văn phòng phẩm Hiện nay số lao động Công ty là 36 người

Thực tế cho thấy những bước đi và quá trình vận hành quản lý kinh doanh của Công ty trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt là hoàn toàn đúng đắn Đến nay Công ty đã vượt qua khó khăn và từng bước đi lên, thể hiện vai trò chủ đạo của mình trong nền kinh tế cùng tham gia hoạt động cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Với những thành công của mình tin tưởng rằng trong tương lai Công ty sẽ thành công hơn nữa trên con đường đưa tỉnh nhà ngày một tiến lên phấn đấu với danh hiệu

Bảng 1 Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu giai đoạn 2006 – 2008

CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008

6.Nguồn vốn chủ sở hữu 3 131 579 2 817 330 4 668 660

7 Thu nhập bình quân đầu người 1 200 1 500 2 000

(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty qua các năm 2006 - 2008)

Đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh

1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Với đặc thù là một Công ty kinh doanh thương mại hoạt động trong nền kinh tế thị trường Công ty xây dựng một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ, có sự phối kết hợp chặt chẽ và rất năng động phù hợp với điều kiện hiện tại.

Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch nghiệp vụ Phòng tổ chức hành chính

Quầy bán lẻ Quầy bán lẻ

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm sự thích nghi chung cho các bộ phận và tiết kiệm được chi phí Ở đây, Giám đốc được sự trợ giúp từ phó giám đốc và các phòng ban chức năng trong việc xây dựng các quyết định, hướng dẫn, đồng thời Giám đốc phụ trách chung các bộ phận nghiệp vụ của công ty

Phòng kế toán tài vụ gồm 03 người là một bộ phận chức năng làm nhiệm vụ quản lý và sử dụng đồng vốn, giám sát theo dõi các cơ sở, hạch toán lỗ lãi trong quá trình kinh doanh của Công ty.

Phòng kinh doanh gồm 08 người: chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng tiếp nhận vật tư về kho trung tâm, điều chỉnh vật tư đến các cửa hàng và quầy bán lẻ đồng thời tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh hàng năm.

Phòng tổ chức hành chính gồm 04 người có nhiệm vụ quản lý và sắp xếp lao động của Công ty trong các phòng Ban, của hàng và quầy bán lẻ, ngoài ra còn chịu trách nhiệm tiếp khách và bảo vệ Công ty.

Bên cạnh đó, công ty còn tổ chức 4 cửa hàng bán vật tư tại các huyện và hệ thống quầy bán lẻ ( hoạt động trong bán kính 5 km) ở các xã, phường, đây chính là bộ phận quan trọng trong khâu tiêu thụ vật tư của công ty Mỗi cửa hàng biên chế từ 3-4 người: gồm một cửa hàng trưởng, một kế toán, một thủ kho, một cán bộ nghiệp vụ chuyên giao nhận hàng.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh

Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại Hoạt động kinh doanh thương mại ở Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình có những đặc điểm sau:

- Hoạt động kinh doanh ở Công ty vừa mang tính chất kinh doanh vừa mang tính chất phục vụ cho bà con nông dân. cây trồng Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình mở tại các huyện, thị 4 cửa hàng kinh doanh trực thuộc Công ty Cơ cấu quản lý tại mỗi cửa hàng bao gồm cửa hàng trưởng, kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng Hàng tháng các cửa hàng tập hợp số liệu tiêu thụ trong kỳ báo cáo Công ty Đặc điểm thị tr ường:

- Thị trường đầu vào: Công ty có một đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc để tìm hiểu thị trường và khai thác nguồn hàng (ví dụ: Thị trường nào có giá mềm, hàng hoá đảm bảo chất lượng kiểm định của Nhà nước, mẫu mã bao bì đẹp) Công ty đã phối hợp với nhiều bạn hàng trong và ngoài tỉnh để cùng nhau liên kết và hợp tác kinh doanh: Công ty vật tư nông nghiệp II - Đà Nẵng, Công ty vật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Công ty thuốc trừ sâu Sài Gòn nhằm đảm bảo đưa nguồn hàng về kho kịp thời, đầy đủ để phục vụ bà con nông dân đúng thời vụ, không để xẩy ra tình trạng cầu vượt cung

- Thị trường đầu ra: Công ty kinh doanh theo thời vụ, vì vậy lúc vào vụ Công ty có đội ngũ xe tải vận chuyển hàng xuống các cửa hàng, các đại lý trong toàn tỉnh, cung ứng đầy đủ lượng hàng về tận nơi mà khách hàng yêu cầu

Công ty cổ phần vật nông nghiệp Quảng Bình hoạt động kinh doanh chịu nhiều biến động của yếu tố thời gian Chu kỳ kinh doanh của Công ty gian ngắn, các hộ tư nhân kinh doanh mặt hàng phân bón càng nhiều, cho nên cạnh tranh trong ngành vật tư nông nghiệp ngày càng gay gắt, chủ yếu là về giá.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

1.3.1 Tổ chức bộ máy Để đảm bảo cho quá trình ghi chép vào sổ kế toán được chính xác và kịp thời phù hợp với loại hình kế toán tập trung Bộ máy kế toán của công ty để tổ chức theo hình thức trực tuyến mọi nhân viên kế toán đều hoạt động dưới sự điều hành của kế toán trưởng

Ninh Kế toán CH Lệ

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

- Kế toán trưởng là người phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty hướng dẫn các kế toán viên thực hiện việc ghi chép, hạch toán theo đúng chế độ quy định của Nhà nước Đồng thời phụ trách công tác tiền vốn, vật tư, lập báo cáo

- Kế toán thanh toán phụ trách công tác thu chi tiền mặt, tiền gửi, theo dõi các khoản công nợ, kế toán tiền lương, BHXH.

- Kế toán hàng hoá có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng phản ánh tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hoá và phân bổ chi phí mua hàng để tính giá nhập kho Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá một cách thường xuyên và liên tục, báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và lãnh đạo Công ty để có chiến lược kinh doanh phù hợp.

1.3.2 Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán:

Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sau khi cập nhật chứng từ vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp của các tài khoản Kế toán in các sổ đó ra cho mục đích kiểm tra và lưu trữ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Nhập dữ liệu vào máy

Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Báo cáo kế toán

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

Các loại sổ mà Công ty áp dụng chủ yếu:

- Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tiền vay, sổ theo dõi công nợ, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết TK 141,

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12.

Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ, bên cạnh đó sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ việc ghi chép và xử lí số liệu.

Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chếp kế toán là Việt Nam Đồng.

Tổ chức hệ thống chứng từ: Hiện nay công ty đá đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Với mỗi phần hành kế toán doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính, ngoài ra doanh nghiệp còn thiết kế các chứng từ cần thiết để sử dụng trong nội bộ công ty.

Quy trình luân chuyển chứng từ

NV các phòng ban Tập hợp, phân loại chứng từ

Lập chứng từ ghi sổ đặc trưng cho các phần hành

Ghi sổ tổng hợp Lên báo cáo

Kiểm tra, kí duyệt Giám đốc

Tổ chức hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số: 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Bên cạnh đó kế toán mở thêm một số tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý, ví dụ như TK 157 – hàng gửi bán được chi tiết thành 4

TK cấp hai: 1571 – hàng gửi bán ở kho Nam Long , 1572 – hàng gửi bán ở kho Ba Đồn, 1573 – hàng gửi bán ở kho Đồng Lê, 1574 – hàng gửi bán ở kho Cam Liên

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Cuối mỗi quý hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán lập ra các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của công ty trong kỳ Trong công ty bao gồm hai hệ thống báo cáo kế toán đó là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh tài chính, tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Các báo cáo quản trị bao gồm: Tổng hợp mua vào - bán ra, bảng tổng hợp thanh toán với người bán, báo cáo nhập - xuất - tồn,

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH

Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình

2.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình.

Công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình có chức năng chính là kinh doanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp phục vụ nhu cầu sản xuất nông nghiệp của bà con nông dân, vì vậy công ty có một danh mục vật tư hàng hóa rất đa dạng, trong đó bao gồm 2 nhóm hàng chính:

- Nhóm hàng phân bón (26 loại): Đạm Urê, Đạm Sunfat, Supe lân, Lân nung chảy, Kaly, NPK,…

- Nhóm hàng thuốc bảo vệ thực vật (20 loại): Sofit,

Số hàng hóa này được nhập mua từ các công ty chuyên sản xuất, kinh doanh vật tư nông nghiệp trên khắp cả nước như là: Công ty Supe Lâm Thao, công ty CP phân lân Ninh Bình, công ty CP vật tư nông nghiệp Hà Tĩnh, xí nghiệp KD & SX vật tư nông nghiệp Đà Nẵng

Hàng hóa được lưu tại Kho Công ty hoặc được gửi bán tại kho của các cửa hàng của công ty trên địa bàn tỉnh (kho Nam long, kho Ba Đồn, kho Đông Lê, kho Cam Liên) Về mặt hiện vật, hàng hóa được quản lí bởi thủ kho ở mỗi kho theo từng danh điểm vật tư hàng hóa còn về mặt giá trị kế toán là người theo dõi giá nhập kho cũng như giá xuất kho của mỗi loại hàng hóa Cuối mỗi tháng kế toán cập nhật số tồn kho, so sánh với chính sách dự trữ để có kế hoạch mua hàng trong tháng tiếp theo Khi có sự thay đổi giá bán của một loại hàng hóa nào đó, bộ phận kho tiến hành kiểm kê để

Do đặc thù của phân bón và thuốc bảo vệ thực vật là các chất hóa học nên việc bảo quản các vật tư hàng hóa này phải tuân thủ một số tiêu chuẩn nhất định về ánh sáng, độ ẩm

Kế toán thu mua và nhập kho hàng hóa

2.2.1 Các phương thức mua hàng và thanh toán

Công ty tổ chức hai phương thức mua hàng chủ yếu là mua hàng theo phương thức chuyển hàng (căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến tận kho công ty, khi hàng về đến kho, bộ phận kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa để làm thủ tục nhập kho) và mua hàng theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp (công ty có một đội xe chuyên chở hàng, sau khi có sự thỏa thuận của hai bên đội xe sẽ đến lấy hàng trực tiếp tại kho của người bán).

Tùy theo quy mô của nghiệp vụ, số tiền phát sinh để có phương thức thanh toán phù hợp, các nghiệp vụ có quy mô mỏ thì thanh toán ngay, các nghiệp vụ lớn, quan trọng thì chủ yếu bằng trả chậm Công ty thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

2.2.2 Chứng từ và luân chuyển chứng từ mua hàng Để theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng công ty sử dụng các chứng từ:

 Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT (liên 3), hợp đồng kinh tế

 Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm làm thủ tục nhập kho Căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán và biên bản kiểm nghiệm thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng loại hàng hóa.

Sau khi có được bộ chứng từ mua hàng do bộ phận kho gửi lên kế toán tiến hành ghi sổ.

2.2.3 Phương pháp tính giá hàng mua

Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế để tính giá hàng mua.

Giá thực tế Giá mua Chi phí Chiết khấu TM, hàng hóa = hàng hóa + mua - giảm giá được nhập kho (giá HĐ) hàng hưởng

Ví dụ: Ngày 11/11/2008 công ty mua 40 tấn phân UREA Phú Mỹ từ công ty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng, hóa đơn GTGT số 0045355 viết ngày 11/11/2008 Đơn giá thanh toán là 6 150 đồng, VAT 5% Hàng đã về nhập kho cùng ngày, chi phí vận chuyển 5 000 000 đồng do công ty Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng chịu.

Theo phương pháp tính giá trên thì trị giá lô hàng mua vào sẽ là:

Chi phí vận chuyển do bên bán chịu nên không tính vào trị giá hàng mua.

2.2.4 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng

Hóa đơn do bên bán xuất:

HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N

Liên: 02 (giao KH) 0045355 Ngày 11 tháng 11 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Cty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng Địa chỉ: 38 Pasteur Đà Nẵng Điện thoại: MST: 0400100305

Họ tên người mua hàng: Đặng Quang Thương

Tên đơn vị: Cty CP Vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình

Số tài khoản: 7 301 0053B – NH ĐT & PT Q.Bình

Hình thức thanh toán: CK MST: 3100303892

STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Phân UREA Phú Mỹ kg 40 000 6150

Cộng tiền hàng: 234 285 714 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 11 714 286

Tổng cộng tiền thanh toán: 246 000 000

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên)

 Tại kho hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT do bên bán lập cùng với số hàng được chuyển tới, bộ phận kho sẽ kiểm tra số hàng và lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu số hàng đảm bảo chất lượng đã cam kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho Sau đó thủ kho vào thẻ kho, thẻ kho được lập riêng cho từng loại hàng hóa để theo dõi số lượng của loại hàng hóa đó.

Lập thẻ ngày 01 tháng 01 năm 2008

Tên hàng hóa: Phân UREA Phú Mỹ Đơn vị tính: kg

SH chứng từ Diễn giải Ngày

Số lượng Kí xác nhận

 Tại phòng kế toán: Khi nhận được hóa đơn mua hàng do bộ phận kho chuyển lên kế toán nhập dữ liệu vào chương trình kế toán máy,sau đó chương trình sẽ tự cập nhật vào sổ chi tiết TK 1561 của từng loại hàng hóa.

PHIẾU NHẬP Số CT: 45355 Ngày: 12/11/2008

Ghi Nợ TK 1561 Ghi Có TK 331

Mã đối tượng Có: DN II

Số mặt hàng: 01 Thuế GTGT: 11 714 286

Chi tiết nhập kho hàng

Mã hàng Số lượng Số tiền

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S07 - DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới - QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC

MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ

SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chú

2.2.4.2 Hạch toán tổng hợp. Để hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản:

TK 156: Hàng hóa TK này được sử dụng cho hàng hóa mua về đã nhập kho, được chi tiết thành 2 TK cấp 2 là:

 TK 1561 – Giá mua hàng hóa

 TK1562 – Chi phí thu mua

TK 151: Hàng mua đang đi đường TK này được sử dụng cho những hàng hóa đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.

TK 331: Thanh toán với nhà cung cấp, TK này được chi tiết cho từng nhà cung cấp thường xuyên

 Các sổ cái có liên quan khác

Sau khi nhập chứng từ vào phần mền kế toán máy, mỗi màn hình cập nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoản được kế toán khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các Sổ Cái có liên quan

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC

Diễn giải TK đối ứng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên)

11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1561 234 285 714

11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1331 11 714 286

Kế toán bán hàng

2.3.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hóa

Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình trình lưu chuyển hàng hóa của kinh doanh thương mại, giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp cần có chuyển hàng hóa chứ không phải là để tiêu dùng Việc bán hàng theo phương thức này thông quá các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế , khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ xem xét bảng báo giá các mặt hàng kinh doanh của công ty, nếu ưng thuận bên công ty sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế ghi đầy đủ thông tin của hai bên cũng như các điều khoản liên quan đến việc mua bán hàng.

Phương thức bán buôn được chi tiết thành hai loại: o Bán buôn qua kho o Bán buôn vận chuyển thẳng

 Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của tổ chức, cá nhân, khách hàng chủ yếu là các hộ nông dân, nông trường, lâm trường Việc bán lẻ được thực hiện thông qua hệ thống các cửa hàng và các quày bán lẻ trên địa bàn toàn tỉnh

2.3.2 Hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa

Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT, hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên

2 giao cho khách hàng, liên 3 để kế toán ghi sổ và luân chuyển.

Ví dụ: Ngày 07/11/2008 bán cho ông Hà Minh Thông 100 Kg đạm NPK 16.16.8 Việt Nhật, giá bán có thuế GTGT là 1 250 000 đồng chưa thanh toán.

Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT:

HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N

Ngày 07 tháng 11 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Cty CP vật tư nôngnghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 052 3836 162 MST: 3100303892

Họ tên người mua hàng: Hà Minh Thông

Tên đơn vị: Địa chỉ: Đức Ninh – Đồng Hới

Hình thức thanh toán: TM MS:

Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 1 190 476 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 59 524

Tổng cộng tiền thanh toán : 1 250 000

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên)

Trong trường hợp xuất hàng ở kho Công ty cho các cửa hàng tiêu thụ thì lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Ngày 19 tháng 11 năm 2008 Liên 02: Dùng để vận chuyển hàng

Căn cứ lệnh điều động số ngày tháng năm của về việc

Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Văn Tiến

Xuất kho tại: kho Công ty

Nhập kho tại: kho Đồng Lê

Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Supe lân Lâm Thao kg 40 000

Giá mua tạm tính: 2 800 đ/kg

Xuất ngày19 tháng 11 năm 2008 Nhập ngày19 tháng11 năm 2008

Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập

(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) hàng đến cuối tháng nhân viên cửa hàng lên Báo cáo xuất, nhập, tồn kho để nộp cho công ty, phòng kinh doanh của công ty sẽ tiến hành viết hóa đơn cho những nghiệp vụ hàng bán không xuất hóa đơn cho khách hàng Sau đó Báo cáo xuất, nhập, tồn kho trong tháng cùng với hóa đơn được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ.

2.3.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán.

Khi có các nghiệp vụ xuất kho bán trực tiếp hoặc gửi bán qua đại lý thủ kho căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để vào thẻ kho Kế toán vào sổ chi tiết cho từng loại hàng hóa và đến cuối quý tính ra giá đơn vị bình quân của từng mặt hàng theo công thức

Giá trị vật tư tồn đầu kì + Giá trị vật tư nhập trong kì Đơn giá bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kì + Số lượng vật tư nhập trong kì

Dựa vào đơn giá bình quân tính được kế toán xác định giá trị hàng xuất bán cho từng lần xuất bán trong kì, từ đó lập ra bảng kê Nhập-Xuất-Tồn

BẢNG TÍNH GIÁ MUA BÌNH QUÂN IV/2008

STT Danh mục ĐVT Tồn Nhập Tồn + Nhập

SL TT SL TT SL TT

BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN

TK: 1561 giá mua hàng hóa

Tên, quy cách hàng hóa

Tồn ĐK Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn CK

SL TT SL TT SL TT SL TT

5 VN NPK việt nhật (kg) 85 850 615 428 650 158 000 1 369 888 833 228 600 1 861 261 200 15 250 124 056 238

BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN

TK: 1573 Hàng gửi bán (kho Đồng Lê)

T Mã SP Tên, quy cách hàng hóa

Tồn ĐK Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn CK

SL TT SL TT SL TT SL TT

Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa được tập hợp riêng trên TK 1562, cuối tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ trong kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ được để tính ra giá vốn của hàng bán.

Chi phí thu mua bao gồm:

 Chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển, bóc dỡ, bao bì

 Hao hụt trong định mức khi mua hàng

Sau khi tính ra được giá vốn hàng bán kế toán định khoản

Ví dụ: Trong quý IV/2008 chi phí mua hàng phát sinh là 1 070 251 504 đồng cho số hàng mua vào có giá mua là 17 658 039 877 đồng Giá mua hàng tồn đầu kì là 7 140 041 002 đồng với chi phí thu mua là 370 156 147 đồng Hàng xuất tiêu thụ trong kì có giá mua là 13 044 797 050 đồng.

Chi phí thu mua 370 156 147 + 1 070 251 504 phân bổ cho = x 13 044 797 050 hàng tiêu thụ 7 140 041 002 + 17 658 039 877

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB

07/11 43590 07/11 Xuất bán hàng cho HMT 1561 814 200

Phân bổ chi phí mua hàng cho HH bán ra

2.3.2.2 Hạch toán doanh thu và giảm trừ doanh thu

Phòng kế toán của công ty là nơi ghi nhận doanh thu cho hàng hóa tiêu thụ được, khi nhận được hóa đơn kế toán nhập hóa đơn vào máy tính, mỗi màn hình cập nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoản được kế toán khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các SổCái có liên quan

Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp số hàng tiêu thụ được trong quý để lập bảng tổng hợp bán ra.

BẢNG TỔNG HỢP BÁN RA

STT Chỉ tiêu ĐVT Lượng Tiền

2 Supe lân Lâm Thao Kg 982 800 2 856 113 437

PHIẾU XUẤT Số CT: 43590 Ngày: 07/11/2008

Ghi Nợ TK 131 Ghi Có TK 511

Mã đối tượng Có: DN II

Số mặt hàng: 01 Thuế GTGT: 59 524

Mã hàng Số lượng Số tiền

Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP vật tư nông nghiệp

Quảng Bình thường phát sinh những khoản giảm trừ doanh thu do hàng bán ra không đảm bảo yêu cầu như đã thỏa thuận như là hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán Các khoản giảm trừ doanh thu kế toán theo dõi trên TK

521, TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2 là:

 TK 5211: Chiết khấu thương mại

 TK 5212: Hàng bán bị trả lại

 TK 5213: Giảm giá hàng bán

Khi khách hàng có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị giảm giá hàng bán hoặc giấy đề nghị trả lại hàng gửi đến VP công ty Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Công ty và Phòng TC - KT sẽ xuống cơ sở kiểm tra lập biên bản và thống nhất % giảm giá bán cho lô hàng hoặc chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng Trong trường hợp hàng bán bị trả lại thủ kho lập phiếu nhập kho cho số hàng nhập lại Căn cứ các biên bản thỏa thuận giữa hai bên kế toán phán ánh vào TK 521 sau đó cuối kì kết chuyển sang TK 511 để ghi giảm doanh thu bán hàng trong kì

Ví dụ: Trong kỳ do lô hàng lân lâm thao xuất cho ông Hoàng Ngọc Ánh theo hoá đơn số 45433 ngày 10/12/2008 kém chất lượng Ngày 17/12/2008 Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Công ty và Phòng TC - KT đã xuống cơ sở kiểm tra lập biên bản và thống nhất giảm 5% giá bán lô hàng trên.

Căn cứ biên bản làm việc ngày 17/12/2008 kế toán đề nghị điều chỉnh giảm giá hàng bán Sau khi được lãnh đạo Công ty phê duyệt kế toán lập chứng từ ghi sổ và hạch toán:

Nội dung: Giảm nợ cho Hoàng Ngọc Ánh do giảm giá hàng bán theo HĐ GTGT

Trích yếu Tài khoản Số tiền

Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Lập ngày 18 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Giảm doanh thu do giảm giá hàng bán

Kết chuyển giảm giá hàng bán 511 636.000

Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

Từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ cái TK 511, 521 - Phản ánh giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán trong kỳ.

Lô hàng xuất kho ngày 19/12/2008- Hoá đơn GTGT số 45474 cho Ông Hoàng Minh Thông kém chất lượng, ngày 27/12/2008 Ông HoàngMinh Thông nhập trả lại kho Công ty Kế toán lập phiếu nhập kho.

Họ tên người giao hàng: Hà Minh Thông

Theo hoá đơn số: 45474 ngày 19 tháng 12 năm 2008

Lý do nhập kho: Hàng bán bị trả lại.

Nhập tại kho: Công ty Vật tư nông nghiệp QB

TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư

Mã số Đơn vị tính

Bằng chữ: Mười hai triệu tám trăm bảy mười ngàn đồng chẵn.

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trư- ởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại kế toán ghi chứng từ ghi sổ phản ánh giá vốn hàng bán trả lại nhập kho:

Lập ngày 27 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Giảm giá vốn hàng bán trong kỳ do hàng bán bị trả lại theo PNK 054

Nhập kho lân lâm thao 156 12 870 000

Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Và ghi giảm nợ cho khách hàng

Nội dung: Giảm nợ cho Hà Minh Thông do hàng bán bị trả lại theo CT Số:

Hàng bán bị trả lại 5212 14 520 000

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Đồng thời lập chứng từ ghi sổ Ghi giảm doanh thu do hàng bán trả lại:

Nội dung: Giảm doanh thu Lân Lâm Thao do hàng bán trả lại - theo Phiếu nhập kho số 054- ngày 27/02/2008

Kết chuyển doanh thu hàng trả lại 5111 14 520

Hàng bán bị trả lại 5212 000 14 520 000

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Căn cứ chứng từ ghi sổ kế toán ghi sổ cái TK 521

18/12 Giảm 5% giá lô hàng bán cho HNA ngày 10/12/08

27/12 HMT trả lại 4,4 tấn supe lân bán ngày 19/12/08

31/12 K/c DT giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại

DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB

07/11 43590 07/11 Xuất bán hàng cho HMT 131 1 190 476

31/12 K/c giảm giá hàng bán và DT hàng bán bị trả lại

2.3.3 Kế toán các khoản thanh toán trong tiêu thụ

2.3.3.1 Thanh toán với ngân sách

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH

Đánh giá

Với gần 20 năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình đã có được chỗ đứng trên thị trường chiếm ưu thế trong việc cung cấp mặt hàng phân bón cho tỉnh Quảng Bình Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty, hệ thống quản lý tài chính của Công ty cũng không ngừng phát triển, bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, thể hiện tính khoa học và hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý Mọi công việc của Phòng kế toán tài vụ đều đặt dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng, vì vậy việc công việc của các nhân viên kế toán không chồng chéo nhưng vẫn có được sự liên hệ mật thiết với nhau.

Hiện tại đảm nhiệm công tác kế toán của Công ty gồm 07 người, với trình độ đại học hoặc trung học và thời gian công tác lâu năm nên mọi người đều có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác kế toán Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, tại văn phòng gồm 1 kế toán trưởng và 02 kế toán viên, kế toán viên ở mỗi cửa hàng chỉ ghi hóa đơn chứng từ rồi chuyển lên văn phòng, tại đây mới bắt đầu việc hạch toán và tổng hợp ra các sổ sách và báo cáo Hầu hết cán bộ kế toán trong Công ty nguyên tắc kịp thời của kế toán chưa được thực hiện tốt Đối với những nghiệp vụ bán hàng với số lượng lớn việc phê duyệt phương thức bán hàng cũng như phương thức thanh toán gặp nhiều khó khăn Thêm nữa tình hình thanh toán công nợ hoặc thu tiền bán hàng không được cập nhật liên tục có thể dẫn tới việc nhân viên các cửa hàng chiếm dụng tiền của công ty cho những mục đích cá nhân.

Về hệ thống chứng từ: Công ty sử dụng chứng từ kế toán đầy đủ chặt chẽ về tính pháp lý, sau mỗi kỳ hạch toán chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ quỹ, chứng từ lao động tiền lương, chứng từ vật tư, công cụ dụng cụ và được lưu trữ bảo quản chặt chẽ, dễ kiểm tra dễ đối chiếu khi cần thiết.

Về hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành, tuy nhiên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý thì công ty có vận dụng một cách sáng tạo nhằm nhu cầu thực tiễn.

Về hệ thống sổ sách và hình thức ghi sổ: Công ty đã ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán gần 10 năm nay Việc sử dụng phần mềm kế toán không những giảm thiểu đáng khối lượng công việc cho nhân viên kế toán mà còn tăng độ chính xác trong việc xử lí số liệu và kết xuất báo cáo Thời gian đầu áp dụng kế toán máy các nhân viên kế toán lưu trữ gần như tất cả các ghi chép, dữ liệu kế toán ở trong máy tính, do đó khi máy xảy ra các sự cố vì nguyên nhân của phần mềm hay phần cứng thì công ty đứng trước nguy cơ mất thông tin kế toán Vì hạn chế này nên định kì các kế toán viên tiến hành in ra các sổ chi tiết sổ, tổng hợp hoặc các báo cáo để lưu trữ và phục vụ công tác kiểm tra.Việc áp dụng kế toán máy đã làm cho hình thức ghi sổ (chứng từ ghi sổ) mà công ty đang áp dụng không còn tuân theo các bước như vốn có việc kiểm tra quá trình ghi sổ cũng như gây khó khăn cho những người muốn tiếp cận hệ thống thông tin kế toán của đơn vị

Về hệ thống báo cáo và công tác phân tích tài chính: Kế toán đã lập đầy đủ 04 báo cáo tài chính bắt buộc vào cuối mỗi quý, bên cạnh đó kế toán còn lập thêm các báo cáo như: Bảng cân đối tài khoản, Tình hình thực hiện nghĩa vụ Nhà nước, Bảng các chỉ tiêu tài chính Trong đó, việc lập Bảng chỉ tiêu tài chính chứng tỏ công ty đã có quan tâm tới việc tính toán các chỉ tiêu tài chính để phân tích thực trạng tài chính của công ty Điều này chứng tỏ công tác kế toán ở công ty khá chuyên nghiệp, bộ phận kế toán thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lí Tuy nhiên việc tính toán các chỉ tiêu này chưa thường xuyên qua các năm, các chỉ tiêu còn chưa nhiều.

3.1.2 Đánh giá cụ thể về kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ

Với đặc thù của công ty là doanh nghiệp kinh doanh thương mại, quá trình lưu tiêu thụ hàng hóa đóng vị trí trung tâm trong hoạt động của công ty, nên kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành kế toán chủ yếu Các phương thức bán hàng khác nhau được hạch toán với những chứng từ và cách thức khác nhau Ngoài việc tiêu thụ ngay tại văn phòng trung tâm công ty có bốn cửa hàng là đơn vị trực thuộc làm nhiệm vụ chủ yếu là bán lẻ hàng hóa tới tay người nông dân trên khắp đại bàn tỉnh Trước đây các cửa hàng có các kế toán viên hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, công ty và các cửa hàng này thanh toán với nhau qua các tài khoản 136 và

336 Tuy nhiên việc tổ chức này gây tốn kém về nhân lực cũng như làm phát sinh sự không thống nhất trong công tác kế toán nên hiện nay công ty đã xóa tự theo yêu cầu quản lý của cơ quan thuế do đó việc sử dụng, luân chuyển và bảo quản hóa phải rất chặt chẽ, nghiêm ngặt Tuy nhiên có những trường hợp đặc biệt là các nghiệp vụ bán hàng ở các cửa hàng thời gian từ khi phát sinh nghiệp vụ cho đến khi hóa đơn về đến phòng kế toán còn chậm (phải đến cuối tháng nhân viên bán hàng mới nộp hóa đơn lên văn phòng công ty) do đó nó làm mất tính kịp thời của tình hình lưu chuyển hàng hóa tại công ty Thêm nữa việc lập hóa đơn GTGT hàng bán theo bảng kê bán lẻ cho thấy nghiệp vụ kinh tế chưa được phản ánh kịp thời, khi hàng tiêu thụ xong rồi, cuối tháng nhân viên bán hàng lập bảng kê bán lẻ nộp lên văn phòng công ty lúc này nhân viên phòng kinh doanh mới viết hóa đơn GTGT Nghiệp vụ bán hàng không được phản ánh kịp thời từ đó dẫn đến tình hình công nợ cũng không được cập nhật Hóa đơn GTGT do người bán phát hành khi công ty thu mua hàng được sử dụng làm phiếu nhập kho cho hàng nhập kho, bộ phận kho không lập phiếu nhập kho, tương tự như vậy hóa đơn GTGT xuất khi bán hàng kiêm luôn chứng năng của phiếu xuất kho Phiếu nhập kho và xuất kho chỉ được bộ phận kho lập trong một số trường hợp như khi nhập hàng bán bị trả lại hay khi xuất kho hàng hóa cho tiêu dùng nội bộ. Việc bỏ qua phiếu nhập và xuất kho cho nghiệp vụ nhập xuất hàng làm cho công tác quản lý kho hàng yếu kém ví dụ như khó xử lý các nghiệp vụ mà số lượng hàng nhập kho không đúng với số lượng trên hóa đơn do những tình huống xảy ra trong quá trình vận chuyển

Về hạch toán chi tiết hàng hóa, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa, nó có ưu điểm là giúp quản lí chặt chẽ, dễ dàng kiểm tra đối chiếu thông qua hệ thống sổ chi tiết, thêm nữa nó rất phù hợp với các công ty có quy mô vừa phải, mật độ nhập xuất không lớn như công ty CP nông nghiệp Quảng Bình. hàng hóa trong kì so với các phương pháp khác thay vào đó công việc kế toán bị dồn phần lớn đến cuối kì do đến lúc đó mới xác định được giá đơn vị bình quân kì vừa rồi.

Về kế toán doanh thu, việc ghi nhận doanh thu đã tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp và thận trọng, phòng kế toán tài vụ là nơi ghi nhận doanh thu trên cơ sở tập hợp hóa đơn bán hàng và báo cáo bán hàng từ các cửa hàng chuyển lên, sau đó tổng hợp doanh thu tiêu thụ theo từng mặt hàng và xác định kết quả tiêu thụ cho cả công ty Kế toán chưa xác định được kết quả tiêu thụ trong kỳ cho từng mặt hàng tiêu thụ, trong môi trường kinh doanh hiện nay điều này ít nhiều gây ảnh hưởng đến việc hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty vì nhà quản lí cần thông tin về tình hình tiêu thụ của các mặt hàng để quyết định cơ cấu hàng hóa phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Về theo dõi công nợ, kế toán đã mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng thường xuyên, với những khách hàng mua hàng qua các đơn vị trực thuộc (các cửa hàng) công ty mở chung một TK chi tiết cho cả cửa hàng, do đó việc cập nhật tình hình công nợ của các khách hàng đó không được kịp thời để phục vụ cho việc phê duyệt phương thức thanh toán, khi cần phê duyệt cửa hàng trưởng gọi điện đến công ty để hỏi lãnh đạo công ty, việc phê duyệt đó chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm của cá nhân người lãnh đạo chứ chưa thực sự căn cứ vào thông tin kế toán do phòng kế toán cung cấp.

Về các khoản dự phòng, để hạn chế những thiệt hại và những rủi to do người trích lập có chuyên môn cao, định giá chính xác, tính toán kĩ càng để việc trích lập sát với tình hình thức tế.

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế bán hàng và XĐKQ TT tại công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình

Thứ nhất, về phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa: Để cập nhật kịp thời số liệu của hàng nhập xuất kho trong kỳ, kế toán nên sử dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho bình quân thời điểm, tức sau mỗi lần nhập kho kế toán xác định giá xuất kho theo công thức.

Giá xuất kho Giá trị hàng tồn kho + Giá trị hàng nhập kho Hàng hóa Số lượng hàng tồn kho + Số lượng hàng nhập kho

Với phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán kế toán cũng xác định được giá trị hàng xuất kho tiêu thụ, giá xuất kho phản ánh được sự biến động giá cả của vật tư đầu vào Phương pháp này tính toán khá phức tạp và đòi hỏi kế toán phải cập nhật thường xuyên và liên tục các nghiệp vụ phát sinh Tuy nhiên với việc áp dụng phần mềm kế toán máy, kế toán chỉ cần cài đặt là chương trình sẽ tự cập nhật và tính toán nên việc áp dụng phương pháp tính giá này sẽ không gặp nhiều khó khăn.

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Năm : 200N Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ

SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chú

Sau hai lần nhập đơn giá bình quân của Urea Phú Mỹ tại kho công ty là:

Thứ hai, về hình thức ghi sổ kế toán: Trong thời gian qua công ty áp dụng hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ là tương đối phù hợp, hình thức này có kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép và phù hợp với kế toán máy, mỗi chứng từ khi được nhập vào phần mềm kế toán máy được coi như một chứng từ ghi sổ Tuy nhiên hình thức này gây khó khăn cho việc quản lí và tiếp cận thông tin kế toán Do đó để đáp ứng nhu cầu quản lí công ty nên áp dụng hình thức Nhật kí chung, hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa phải, loại hình hoạt động đơn giản, trình độ cán bộ quản lí, kế toán ở mức độ khá và đặc biệt nó dễ vận dụng cho kế toán máy Theo hình thức này toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo thứ tự thời gian trong Nhật kí chung, số liệu từ nhật kí chung sẽ được chuyển vào cái sổ cái có liên quan Đối với các đối tượng có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, thường xuyên kế toán có thể mở các sổ nhật kí đặc biệt để theo dõi, như Công ty thì nên mở Nhật kí mua hàng và Nhật kí bán hàng, số liệu trên hai Nhật kí này không những để ghi vào sổ Cái mà nó còn như những báo cáo về tình hình mua hàng và bán hàng trong kì

Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau:

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 6 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung

Sổ NKĐB Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

TK ghi Nợ TK ghi Có

SH NT HH TK khác

Cộng trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Sổ này có … trang, đánh số từ trang … đến trang …

TK ghi Có TK ghi Nợ

SH NT HH TP DV

Cộng trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Sổ này có … trang, đánh số từ trang … đến trang …

Thứ ba, tăng cường công tác kế toán quản trị: Kế toán quản trị là lĩnh vực chuyên môn của ngành kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt thực trạng tài chính của doanh nghiệp qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp đó Bản chất của thông tin trong kế toán quản trị là thông tin quản lý, không phải thông tin tài chính đơn thuần, trước khi tập hợp thông tin kế toán quản trị phải biết rõ mục đích của thông tin đó, thông tin mà kế toán quản trị cần nắm bắt bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính Vai trò trách nhiệm truyền thống của kế toán quản trị đang được mở rộng bao hàm cả các nhu cầu đối với quá trình ra quyết định chiến lược kinh doanh Cán bộ kế toán quản trị ngày nay không còn đơn thuần làm công việc đo, đếm, người làm kế toán quản trị ngày nay cần phải hiểu được các lĩnh vực chức năng khác như marketing, tài chính, quản trị … Những tiến bộ trong hàng chục năm qua đã làm cho những nhà kế toán quản trị có thể trở thành một phần trong đội ngũ các nhà quản lý làm gia tăng giá trị của tổ chức

Ví dụ, ở công ty CP vật tư nông nghiệp Quảng Bình kế toán cần tính ra kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để biết được mặt hàng nào đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp từ đó nhà quản lí điều chỉnh cơ cấu hàng hóa hợp lí để tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp, hàng năm công ty cần lập dự toán cho các hoạt động của năm tới như dự toán doanh số tiêu thụ các mặt hàng, dự toán mua hàng, dự toán tiền mặt…dự toán vừa là kế hoạch như các yếu tố chủ quan của con người Để nâng cao công tác bảo quản giảm thiếu tối đa sự mất mát vật tư công ty cần nâng cấp chất lượng kho bãi, tăng cường công tác bảo vệ và trách nhiệm của những người làm công tác bảo bảo vệ, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra chéo giữa bộ phận kế toán và bộ phận kho, rà roát lại đối với các lần mua do nhà cung cấp giao thiếu, thường xuyên xem xét lại điều kiện bảo quản về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm ,đặc tính vật tư để xác định tỉ lệ hao hụt định mức cho phù hợp với từng loại vật tư, so sánh chênh lệch thực tế với hao hụt định mức tính ra chênh lệch ngoài định mức để từ đó có cách thức giải quyết chênh lệch đó.

Chênh lệch ngoài định mức = Chênh lệch thức tế - Hao hụt định mức Cách xử lí hao hụt trên sổ sách kế toán khi phát hiện ra hao hụt mà chưa biết nguyên nhân:

Nợ TK 632 : Hao hụt định mức

Nợ TK 1381 : Hao hụt ngoài định mức

Có TK 156 (chi tiết cho từng loại hàng hóa)

Xử lí hao hụt ngoài định mức khi đã điều tra ra nguyên nhân gây hao hụt

Nợ TK 334: trừ lương nhân viên

Nợ TK 111: bồi thường bằng tiền

Có TK 1381: Hao hụt ngoài định mức

Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh

Thứ nhất, về thu tiền bán hàng từ các cửa hàng và thu hồi công nợ:

Việc vốn bằng tiền của doanh nghiệp bị chiếm dụng lâu sẽ dẫn tới tình trạng ứ đọng vốn, hiệu quả hoạt động kinh doanh giảm sút Công ty cần đề ra chính sách cho các nhân viên cửa hàng cuối mỗi ngày phải nộp vào ngân hàng toàn bộ số tiền thu được trong ngày, cuối tháng đối chiếu số tiền đã Đối với khách hàng, để tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng lâu, công ty nên có chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng trước hạn bằng cách dùng chiết khấu thanh toán Căn cứ vào quy mô nợ, tình hình thanh toán, thời gian trả nợ và lãi suất của ngân hàng kế toán ước tính tỉ lệ chiết khấu cho khách hàng Khoản chiết khấu này được tính vào chi phí tài chính của doanh nghiệp, nếu tỉ lệ này quá lớn sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhưng nếu nó quá nhỏ sẽ không phát huy được tác dụng kích thích khách hàng thanh toán trước hạn, do vậy tỉ lệ này cần được ước lượng tính toán ở mức phù hợp không nên quá lớn cũng như không nên quá nhỏ Ngoài ra, công ty cũng nên có những chính sách đối với những khách hàng nợ quá hạn như là tính lãi suất cho khoản nợ quá hạn đó tương đương với lãi suất của ngân hàng.

Thứ hai, tăng cường công tác phân tích tài chính: Phân tích các chỉ tiêu tài chính thực sự là một công cụ rất hiệu quả trong việc đánh giá tình hình tài chính của một doanh nghiệp do đó kế toán cần tăng cường việc tính toán các chỉ tiêu tài chính để giúp nhà quản lý thấy được thực trạng tài chính đơn vị mình Cần tính toán các chỉ tiêu tài chính của ít nhất 3 năm liên tục rồi so sánh chúng với nhau để thấy được xu hướng phát triển của các chỉ tiêu, hoặc so sánh với chỉ tiêu trung bình chung của ngành để đánh giá được hiệu quả hoạt động của đơn vị mình Đặc biệt doanh nghiệp cần phân tích thời gian thu hồi công nợ để từ đó có được chính sách tín dụng hợp lí, vừa thúc đẩy việc bán hàng mà vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán của đơn vị

365/4 Thời gian thu hồi nợ Số vòng quay các khoản nợ phải thu

Tỷ suất khả năng thanh toán hiện thời Tổng nợ ngắn hạn

Tiền và các khoản tương đương

Tỷ suất khả năng thanh toán nhanh Tổng nợ ngắn hạn

Thứ ba, về tổ chức phương thức bán hàng: Hiện nay việc bán lẻ của công ty được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống các cửa hàng là các đợn vị trực thuộc của công ty Lương của nhân viên cửa hàng được tính như sau: Mức lương tháng = (Hệ số lương bình quân x Mức lương tối thiểu x Hệ số hưởng lương) x 60% + lương khoán theo khối lượng hàng hoá bán được trong tháng.

Hình thức này bộc lộ nhiều hạn chế trong việc phê duyệt các nghiệp vụ bán hàng, trong việc theo dõi công nợ phát sinh và tình hình thanh toán, hơn nữa việc tính lương của nhân viên bán hàng căn cứ phần lớn vào hệ số hưởng lương không thể thúc đẩy tối đa động lực làm việc của nhân viên. Theo em công ty nên tổ chức các cửa hàng này thành các đại lí bán hàng của công ty hơn là các đơn vị trực thuộc như hiện nay Công ty ấn định giá bán và các đại lí nhận được hoa hồng dựa trên doanh số hàng tiêu thụ được Việc bán cho khách hàng nào với phương thức thanh toán ra sao và thu hồi công nợ như thế nào do đại lý tự quyết định, hàng tuần đại lý lập bảng kê số hàng bán được gửi lên công ty, công ty căn cứ vào đó để ghi nhận doanh thu bán

Định dạng
Số trang	74
Dung lượng	109,46 KB