Hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại nhà xuất bản thống kê

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

Lịch sử hình thành phát triển

Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trực thuộc Tổng cục thống kê, có trụ sở chính tại 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội Đơn vị được thành lập ngày 20 tháng 1 năm 1981, theo các văn bản pháp lý:

- Thông báo số 346/THXB ngày 20 tháng 10 năm 1980 của Ban tuyên huấn Trung ương (nay là Ban Tư tưởng văn hoá Trung Ương)

- Quyết định số 165/VHTT ngày 20 tháng 12 năm 1980 của Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ Văn hoá và Truyền thông)

- Quyết định số 51/TCTK ngày 20 tháng 1 năm 1981 của Tổng cục thống kê.

Là một nhà xuất bản chuyên ngành, hoạt động NXB đã và đang tiếp tục có đóng góp quan trọng trong cả hai lĩnh vực: Thống kê và xuất bản.

1.1.2 Các giai đoạn phát triển

Thời gian này, các cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh trên mọi lĩnh vực đều hoạt động theo cơ chế quản lý tập trung, bao cấp Sản xuất và lưu thông không xuất phát từ nhu cầu của thị trường mà theo định mức, kế hoạch Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm cũng vậy, việc sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm như thế nào và bao nhiêu do nhà nước quyết định, quy trình sản xuất như thế nào (về lao động, nguyên liệu, công nghệ in ấn, vốn) do nhà nước quy định, vấn đề phân phối xuất bản phẩm theo phương thức bình quân cũng theo lệnh.

Công tác sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê cũng thực hiện theo chỉ đạo của Trung ương Nhà nước cấp chỉ tiêu giấy theo bao cấp, định số lượng đầu sách, số lượng bản, định giá bán, việc tiêu thụ sách đã có ngành phát hành sách bao tiêu

 Từ 1986 đến 1993 Đại hội Đảng toàn quốc VI là một mốc lịch sử quan trọng trong lịch sử kinh tế nước ta: định hướng đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đất nước Từ đây xoá bỏ cơ chế kinh tế tập trung, bao cấp, chuyển sang xây dựng nền kinh thế thị trường nhiều thành phần theo định hướng Xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước.

Khi cơ chế quản lý kinh tế có sự thay đổi, ngành xuất bản ở trong tình trạng khó khăn chung trên nhiều mặt: tài chính-vốn, công nghệ sản xuất, kinh nghiệm quản lý và kinh doanh, thị trường,…Những đợt “loạn sách” được biết đến với các hiện tượng: xuất bản ồ ạt không chọn lọc, xuất bản chồng chéo- một tác phẩm được nhiều nhà xuất bản cùng sản xuất, và đã được nhận định “công tác xuất bản ở nước ta những năm 1986-1990 có lúc thuần tuý đi vào thương mại hoá”

1986-1990 là thời kỳ Nhà xuất bản Thống kê học tập, tìm tòi, mở lối đi.

Từ năm 1986, Nhà xuất bản được các cơ quan quản lý xuất bản cho phép mở rộng các đề tài về kinh tế (từ vi mô đền vĩ mô), các lĩnh vực kinh tế tổng hợp như kế hoạch, tài chính, ngân hàng, thương mại, giá cả Nhưng nhà xuất bản chưa thể nắm bắt thị hiếu bạn đọc ngay lập tức, lại phải kiên định, bám sát mục đích, chức năng và nhiệm vụ, và vượt qua xu hướng thương mại hoá trên thị trường sách, nên nhà xuất bản rơi vào tình trạng lúng túng với đề tài mới Về kinh tế tài chính, nhà xuất bản không còn được bao giá, không được bao tín dụng, phải tự vay ngân hàng hoặc huy động vốn để kinh doanh, không còn xuất bản theo chỉ tiêu nhà nước giao, nguồn cung cấp giấy bị cắt và phải tự tìm đầu ra cho xuất bản phẩm nên lợi ích kinh tế được đặt lên hàng đầu Vừa tìm đường trong chuyên môn, vừa thử nghiệm trong kinh tế, những năm 1986-1990 nhà xuất bản không có được kết quả sản xuất kinh doanh tốt đẹp: thua lỗ, nợ nần

Từ năm 1990, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản và chính sách giúp ngành xuất bản ổn định trong sản xuất và thị trường, như ban hành Nghị định 388-HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 về Quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước Được giúp đỡ về kinh tế, đầu năm 1992, nhà xuất bản được Nhà nước cấp vốn lần đầu là 117 trđ, kết hợp với thành quả của quá trình thử nghiệm trước đó, nhà xuất bản đã bắt đầu quá trình đa dạng hoá ấn phẩm và thực hiện liên doanh, liên kết trong tiêu thụ, chủ động mở rộng xuất bản sang hầu hết các ngành kinh tế, đặc biệt đến với sách quản trị kinh doanh trong nền kinh tế thị trường của nước ngoài Việc Tổng cục thống kế ra Quyết định số 27/TCTK-TCCB ngày 01 tháng 7 năm 1993, theo Nghị đinh 388/HĐBT, quyết định thành lập lại Nhà xuất bản của Thống kê và Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp Giấy chứng nhận kinh doanh số 108/797 ngày 18 tháng 7 năm 1993, là một mốc quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản

Nhà xuất bản Thống kê trong giai đoạn này hoạt động trong môi trường có nhiều thuận lợi, từ lĩnh vực thống kê tới lĩnh vực xuất bản, vừa được sự quan tâm của đơn vị chủ quản vừa có các cơ quan quản lý cấp trên khác tạo điều kiện giúp đỡ. Cùng với quá trình đổi mới công tác thống kê, giai đoạn trước năm 2000, công tác xuất bản có nhiều tiến bộ rõ rệt: số lượng đầu sách xuất bản ngày một tăng, cùng với việc xuất bản niên giám, các đơn vị thuộc Tổng cục và nhiều cục Thống kê còn xuất bản các tập số liệu chuyên ngành, sổ tay điều tra viên, sách phân tích chuyên đề, phân tích kết quả điều tra với nội dung thiết thực và hình thức phong phú

Thời gian mà cả nước hồi hộp theo dõi kết quả đàm phán vào WTO cũng là lúc cả nền kinh tế nhộn nhịp tiến hành chuẩn bị hội nhập sâu hơn với thế giới Hoà mình vào không khí hội nhập quốc tế diễn ra ở khắp nơi, Nhà xuât bản không chỉ phấn đấu nâng cao trình độ với sự giúp đỡ của Cục Xuất bản (tham gia các lớp tập huấn, truyền đạt và hướng dẫn cho cán bộ các nhà xuất bản về Luật xuất bản mới) mà còn hào hứng với những hội chợ triển lãm: Triển lãm - Hội chợ sách 2002 tại

Thủ đô Hà Nội; Triển lãm - Hội chợ Sách quốc tế - Việt Nam 2005 Gần đây, nhà xuất bản góp mặt với gian hàng ấn tượng trong Hội chợ Sách quốc tế 2007(55 năm ngành Xuất bản - In và Phát hành sách Việt Nam); Hội chợ triển lãm sách lớn nhất Việt Nam (tại thành phố Hồ Chí Minh 2008); theo đoàn tham gia tham gia hầu hết các hội chợ triển lãm sách quốc tế lớn tại Cu-ba, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nga, Đức. Nhà xuất bản cũng xây dựng trang web, là một trong những phương thức thích ứng với môi trường kinh doanh yêu cầu trách nhiệm Tại điều 25 Luật xuất bản mới sửa đổi quy định rõ: chỉ có các NXB mới được công bố xuất bản phẩm lần đầu trên mạng với mục đích giới thiệu và kinh doanh và thực hiện đầy đủ trách nhiệm về bản quyền

Bên cạnh đó, NXB cũng đau đầu với các vấn đề: vi phạm bản quyền tác giả, sách bị in lậu, xuât bản lịch blốc theo cơ chế mới, xuất bản trên mạng Ngoài sách lậu nổi cộm, vần đề hiện nay mà mỗi đơn vị ngành xuất bản cũng đồng thời phải đối mặt không chỉ là là số lượng sách nhập lớn (2007: gấp 5 lân số lượng tên sách xuất bản trong nước) mà cả doanh nghiệp nước ngoài, họ được nhập khẩu xuất bản phẩm vào Việt Nam Các vấn đề trước mắt cũng khiến đơn vị căng thẳng: xu hướng chạy theo thị trường lo miếng cơm manh áo; giá giấy in tăng và lạm phát ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành xuất bản, doanh thu, vốn; hiện tượng NXB chỉ là cái mũ để tư nhân làm xuất bản hoặc phụ thuộc vào đối tác liên kết – đối tượng luôn coi yếu tố lợi nhuận là mối quan tâm đầu tiên.

Vượt qua cuộc kiểm tra, rà soát về 4 điểm chính (cơ sở vật chất, trang thiết bị hoạt động; biên chế tổ chức; cơ chế chính sách và chế tài xử phạt) trong hoạt động của các nhà xuất bản do Cục Xuất bản thực hiện trên phạm vi cả nước cuối năm

2008, nhà xuất bản đã khẳng định năng lực tài chính; năng lực tổ chức bản thảo và xây dựng kế hoạch đề tài, xuất bản; năng lực thực thi pháp luật và thực hiện các quy định về xuất bản; chất lượng nguồn lực khả năng ứng dụng công nghệ của mình Để hội nhập quốc tế, NXB xác định phương hướng phát triển là phải nâng cao tính chuyên nghiệp bằng cách xây dựng thương hiệu thông qua những tựa sách có tính chuyên môn hoá cao

1.1.3 Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong thời gian gần đây

5 Số đầu sách xuất bản

Biểu số 1.: Một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh

Với tình hình khó khăn chung, số đầu sách xuất bản của đơn vị cũng bị giảm đi: từ 258 (2005) xuống 243 (2006), giảm 15 đầu sách; từ 243 (2006) xuống 220 (2007), giảm 23 đầu sách Nhưng số bản và số trang có xu hướng tăng lên: từ 516.000(2005) xuống 510.000(2006), giảm 6000 bản, từ 510.000(2006) lên 550.000(2007), tăng 40000 bản; từ 204,047 tr.trang

(2005) lên 237,541 tr.trang (2006), tăng 33,494 tr.trang, từ 237,541 tr.trang

(2006) lên 548,415 tr.trang (2007), tăng 310,874 tr.trang Đồng thời doanh thu có hướng tăng lên qua từng năm: từ 22902,719 tr.đ (2005) lên 23480,740 tr.đ (2006), tăng 578,021 tr.đ; từ 23480,740 tr.đ (2006) lên 25833,113 tr.đ

Đặc điểm sản xuất kinh doanh

Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh doanh có tính chất đặc thù (nhà xuất bản không xuất bản sách giáo khoa, sách báo chính trị, sách báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc) Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là

-Tổ chức biên soạn, biên tập và xuất bản các loại sách số liệu về thông tin kinh tế-xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa học về thống kê, kế toán, tài chính, giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng hợp. -Xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán, giấy tờ quản lý theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. -Xuất bản các loại lịch.

Ngoài ra, nhà xuất bản Thống kê có nhiệm vụ:

-Giúp đỡ các đơn vị trong ngành làm các thủ tục xuất bản.

-Tổng hợp số lượng xuất bản phẩm của Tổng cục và các Cục thống kê có đăng ký với nhà xuất bản Thống kê

-Lập kế hoạch xuất bản các xuất bản phẩm thống kê hàng năm.

-Phối hợp với các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất, tính logic của nội dung xuất bản phẩm, giữa xuất bản phẩm này với các tài liệu khác đã xuất bản và trao đổi với đơn vị có bản thảo nếu có vấn đề sai sót, để sửa đổi cho chính xác và thống nhất trước khi in, phát hành.

1.2.2 Đặc điểm hàng hoá, sản phẩm

Nhà xuất bản Thống kê là nhà xuất bản chuyên ngành vì vậy tập trung vào Sách số liệu thống kê kinh tế- xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa học về thống kê, kế toán, tài chính…giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng hợp.

Sách thuộc lĩnh vực thống kê là những sản phẩm chủ yếu của đơn vị, có thể kể tới các loại sách quen thuộc như: niên giám thống kê; số liệu và phân tích thống kê; chê độ, nghiệp vụ, nghiên cứu thống kê; niên giám các tỉnh; niên giám danh mục. Ngoài ra, nhà xuất bản cũng có nhiều đóng góp trong công tác xuất bản sách kinh tế (từ vi mô đến vĩ mô), đặc biệt là những xuất bản phẩm có liên quan tới thống kê: kinh tế dự báo, thị trường chứng khoán, kinh tế đầu tư, quản lý kinh tế, tài chính ngân hàng, nghiệp vụ kế toán thuế Đồng thời, sách tin học từ kiến thức nhập môn đến chuyên sâu, tin học ứng dụng trong kinh tế cũng là một mảng sách đáp ứng được nhu cầu bạn đọc hiện nay.

Sách là hàng hoá có tính chất đặc biệt: là vật mang tin, được mua bán, trao đổi nhằm phục vụ nhu cầu tinh thần Sách số liệu thống kê kinh tế-xã hội là sản phẩm ghi lại những tổng kết thông tin biểu hiện bằng số, có ý nghĩa thiết thực Đó là sản phẩm không chỉ phục vụ thời điểm, đòi hỏi chuẩn xác, mà còn là tài liệu sử dụng trong nghiên cứu, dự báo, tìm hiểu, khám phá quy luật Nó đòi hỏi công tác chuẩn bị và biên tập phải chuyên và sâu trong nghiệp vụ Trong khi đó, với vị trí là hàng hoá được buôn bán trên thị trường, sản phẩm sách có nội dung lành mạnh, mang tính khoa học và thực tiễn, phục vụ cho ngành, cho xã hội, vẫn cần có điểm nhấn về hình thức, gây ấn tượng ngay từ hình dạng, mẫu mã để đảm bảo khả năng tiêu thụ,không bị tồn đọng

Biểu mẫu, chứng từ, giấy tờ quản lý không nhiều, chủ yếu do Bộ tài chính phát hành.

Kế hoạch đề tài: Lập kế hoạch đề tài là công việc đầu tiên trong công tác chuẩn bị xuất bản Một kế hoạch đề tài tốt phải đảm bảo 2 điểm chính: đề xuất được những đề tài đáp ứng nhu cầu bạn đọc, phù hợp với tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản; xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện công việc biên soạn các đề tài đó một cách chi tiết Mọi hoạt động của nhà xuất bản liên quan đền nội dung biên tập, xuất bản đều căn cứ vào kế hoạch đề tài vì đây là cơ sở để tổ chức phân công lực lượng biên tập, tổ chức mạng lưới cộng tác viên, căn cứ dự kiến vật tư tài chính cho việc sản xuất xuất bản phẩm

Sơ đồ 1.: Quá trình sản xuất sách, xuất bản phẩm

Xét duyệt: Sau khi có kế hoạch đề tài, Nhà xuất bản Thống kê trình Tổng cục

Thống kê và Cục xuất bản xem xét.

Hợp đồng bản thảo: Nếu đề tài được duyệt, nhà xuất bản sẽ ký hợp đồng bản thảo với tác giả, trong đó quy định những vấn đề chính về nội dung của sách và nhuận bút Các yêu cầu về giấy phép, khả năng tăng số lượng phát hành, tái bản có thể sửa chữa hoặc tái bản với bìa mới hay khuôn khổ khác nhau cũng có thể được đề cập.

Công tác biên tập đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực xuất bản sách Tất cả các sách đều phải có người chịu trách nhiệm xuất bản và phải qua biên tập Mục đích của biên tập là đảm bảo sách có nội dung đúng đắn về lập trường quan điểm chính trị tư tưởng, khắc phục sai sót về nội dung khoa học và văn phong, góp phần tạo nên một cuốn sách có giá trị nhận thức cao, thống nhất hài hoà giữa nội dung và hình thức, tôn vinh lao động sáng tạo của tác giả

Biên tập nội dung: sửa chữa, hoàn thiện bản thảo về nội dung khoa học, về phương diện chính trị, về phong cách thể hiện, giúp văn bản đạt được chất lương cao về nội dung và hiệu quả thông tin tối ưu.

Biên tập hình thức: đảm bảo các yêu cầu về hình thức trinh bày maket, trình bày trang sách, các hình minh hoạ,bảng biểu.

Bản thảo hoàn thiện ngoài đảm bảo các yêu cầu trên còn phải hoàn thiện các tiểu tiết khác: tên sách chính thức, lời đầu sách (lời tựa, lời nhà xuất bản, lời giới thiệu), các chú thích, chú giải, bảng biểu, phụ lục, hoàn thiện mục lục và danh mục tài liệu tham khảo.

Nhà xuất bản Thống kê thực hiện tạo ra ấn phẩm theo 2 cách: in trực tiếp thực hiện tại bộ phận in thuộc Phòng sách Kinh tế và in, hoặc thuê cơ sở khác.

Khi không tự sản xuất ấn phẩm, toàn bộ công việc in ấn và hoàn thiện sản phẩm do cơ sở được thuê thực hiện Sản phẩm cuối cùng Nhà xuất bản nhận về là sách đã hoàn thiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo số lượng.

In ấn: Để nhân bản phải thực hiện theo quy trình công nghệ chặt chẽ của ngành In.

Hoàn thiện sản phẩm: gấp, khâu, ghim, vào bìa.

Sau khi có được các tờ in khổ lớn, phải cắt chúng theo đúng khổ sách mà khách hàng yêu cầu, gấp các tờ in đã cắt thành các tay sách, rồi bắt các tay sách thành cuốn Cuối cùng ép ruột sách, bẻ gáy, dán vải màn, băng chỉ màu và đóng bìa. Đơn vị sử dụng các máy dao, máy gấp, máy bắt tay sách, máy gia công ruột sách hoặc một số công đoạn có thể làm thủ công tuỳ thuộc vào số lượng ấn phẩm

Sau đây là sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset:

Sơ đồ 2.:Sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset

Nộp lưu chiểu: thực hiện quy định về thời hạn, số lượng nộp miễn phí đối với mỗi ấn phẩm trong một quốc gia

Lưu phòng: đối với một số xuất bản phẩm đặc biệt, nhà xuất bản có thể thực hiện lưu phòng phục vụ công tác nghiên cứu, làm mẫu hoặc phục vụ mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm

Lưu kho: trường hợp sản xuất xong nhưng chưa chuyển tới khách hàng ngay, thành phẩm được nhập kho để bảo quản có hiệu quả.

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống kê

Nhà xuất bản Thống kê là đơn vị kinh tế hoạt động đặc thù Chức năng chính của nhà xuất bản là tổ chức xuất bản sách và ấn phẩm trong lĩnh vực thống kê, kinh tế tổng hợp và giáo trình thuộc khối kinh tế Nhiệm vụ của nhà xuất bản là phải đảm bảo kinh tế, hoạt động sao cho doanh thu bù đắp được chi phí và có lãi

Sơ đồ 3.:Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể

Giám đốc: Là người đứng đầu nhà xuất bản, quản lý chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Không chỉ trực tiếp chỉ đạo Phó giám đốc và các phòng hành chính, kế toán tài vụ và chi nhánh xuất bản tại TP HCM, mà giám đốc đồng thời chịu trách nhiệm tạo điều kiện xây dựng đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân viên nhà xuất bản.

Phó giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác chi tiết tại các phòng sách: phòng sách thống kê, phòng sách kinh tế và in, phòng sách tin học và giáo trình.

Các phòng sách: Phòng sách thống kê, Phòng sách kinh tế và in, Phòng sách tin học và giáo trinh đều có chức năng, nhiệm vụ biên tập và kinh doanh sách thuộc lĩnh vực nhất định, mà cụ thể là chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức sản phẩm và công tác kinh doanh xuất bản phẩm theo lĩnh vực

Phòng hành chính: là nơi tiếp nhận, soạn thảo, xử lý và lưu trữ công văn, giấy tờ thuộc công tác hành chính-tổ chức chung toàn nhà xuất bản

Phòng kế toán tài vụ: là nơi thực hiện việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản về mặt tài chính kế toán, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ Nhà nước quy định Từ đó cung cấp các thông tin tài chính kế toán, kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định của lãnh đạo nhà xuất bản.

Chi nhánh tại TPHCM: xuất bản sách, biểu mẫu chứng từ tại TP HCM, tiếp nhận sách từ Hà Nội để phục vụ phát hành tại các tỉnh phía nam.

Đặc điểm tổ chức kế toán

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 4.:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NXB Thống kê

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán

Nhà xuất bản Thống kê tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung Mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ Tại các phòng tổ chức biên tập và kinh doanh sách cũng như chi nhánh tai TP HCM có các nhân viên thực hiện công tác thu thập chứng từ, hoá đơn và theo dõi chi tiết số lượng rồi gửi về phòng kế toán tài vụ

Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính kế toán của nhà xuất bản Kế toán trưởng trực tiếp lập kế hoạch tài chính, báo cáo sản xuất, báo cáo thuế, đồng thời là người hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thực hiện chức năng giám sát.

Kê toán tổng hợp: theo dõi chi phí và tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, từ đó lên bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính có liên quan.

Kế toán hàng hoá: thực hiện theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá, thành phẩm, đồng thời thực hiện công tác kế toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng.

Thủ quỹ: là người giữ tiền mặt của đơn vị, ghi sổ quỹ, kết hợp thực hiện nhiệm vụ của kế toán tiền lương và BHXH.

1.4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản là chứng từ ghi sổ (CTGS) Hệ thống sổ gồm 2 loại: sổ tổng hợp và sổ chi tiết, ngoài ra có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Một số sổ chi phí không được mở chi tiết Để thực theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại đơn vị, kế toán trưởng phân công thủ quỹ lập Sổ Quỹ và một kế toán viên thực hiện ghi chép sổ chi tiết tài khoản 111, 112 Đối với theo dõi thành phẩm xuất nhập kho, tại phòng sách có nhân viên phụ trách theo dõi và ghi chép về mặt số lượng vào Sổ theo dõi tại phòng sách Đồng thời 1 kế toán viên được phân công theo dõi cuối tháng để lên Bảng kê thành phẩm dịch vụ nhập-xuất-tồn, không ghi chép sổ chi tiết tài khoản 155 vì đơn vị áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp về hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ. Đơn vị không mở các sổ chi tiết phí sản xuất: sổ chi tiết tài khoản 621, sổ chi tiết tài khoản 622, sổ chi tiết tài khoản 627 Đối với các tài khoản này, đơn vị chỉ theo dõi thông qua hệ thống bảng kê và sổ tổng hợp.

Trình tự ghi sổ theo hinh thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thống kê như sau:

Sơ đồ 5.:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thông kê

BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH

SỔ QUỸ / SỔ THEO DÕI TẠI PHÒNG SÁCH

- Hằng ngày, khi phát sinh các chứng từ gốc, nhân viên theo dõi tại phòng sách, thủ quỹ và kế toán viên phụ trách phần hành liên quan thực hiện theo dõi chi tiết: ghi sổ theo dõi tại phòng sách, sổ quỹ và sổ chi tiết có liên quan Chứng từ sau khi dùng để ghi chép phải lưu tại phòng Kế toán – Tài vụ.

- Cuối tháng, các chứng từ gốc được tập hợp để đối chiếu với Bảng kê (thường được lập theo phòng ban), như Bảng kê thành phẩm dịch vụ nhập-xuất-tồn, Bảng kê hoá đơn chứng từ bán ra, Bảng kê trích khấu hao TSCĐ; và từ đó lập các Tổng hợp bảng kê (phạm vi toàn NXB).

- Như vậy, tại thời điểm cuối tháng, sau khi hoàn thành các Tổng hợp bảng kê, Bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ, đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Từ sổ liệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán lên sổ cái, khoá sổ cuối tháng và lập Bảng cân đối phát sinh Vào thời điểm cuối quý, kế toán lập các báo cáo tài chính và gửi tới các cơ quan theo quy định: Cục thuế Hà Nội, Cục quản lý doanh nghiệp, Cục xuất bản, Tổng cục thống kê, Cục thống kê Hà Nội.

THỰC TẾ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

Đặc điểm thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê 16 1 Đặc điểm thành phẩm của Nhà xuất bản Thống kê

2.1.1 Đặc điểm thành phẩm của Nhà xuất bản Thống kê

Thành phẩm được theo dõi trên 2 mặt: hiện vật và giá trị Hiện vật được cụ thể hoá bằng chất lượng và số lượng Trong đó số lượng thành phẩm được xác định bằng đơn vị: cuốn, tờ, trang, bản Chất lượng được xác định bằng định lượng giấy, độ trắng, độ bóng của bìa, kiểu bìa, loại mực in, công nghệ in sử dụng… Theo dõi giá trị là xác định giá thành sản xuất sản phẩm.

Hiện nay, Nhà xuất bản hầu như không thực hiện in ấn tại đơn vị, nên tỷ trọng thành phẩm tự in hoàn thành là không đáng kể so với tổng thành phẩm hoàn thành trong kỳ Vì vậy, không thể sử dụng cách phân loại thành phẩm theo tiêu chí địa điểm nhân bản (thành phẩm tự in và thành phẩm thuê in ngoài) như trước đây vẫn dùng Thay vào đó, đơn vị theo dõi thành phẩm theo phạm vi xuất bản, tức là theo các phòng sách Sách, xuất bản phẩm do phòng sách nào ký kết với khách hàng hay đối tác liên kết xuất bản, hoặc xuất bản theo kế hoạch của phòng, đã đăng ký với Giám đốc và được duyệt, sau khi được sản xuất và kiểm tra chất lượng, số lượng thì trả về phòng sách đó: Phòng sách Thống kê, Phòng sách Kinh tế và In, Phòng sách Tin học và Giáo trình.

Thành phẩm được lưu trữ, bảo quản ngay tại các phòng sách hoặc được tiêu thụ ngay theo đơn đặt hàng Số lượng đầu sách thường nhiều trong khi số lượng đơn vị sách của mỗi đầu sách không lớn nên số lượng thành phẩm bảo quản tại Nhà xuất bản không quá lớn và cũng không tồn đọng quá lâu Việc luân chuyển linh hoạt như vậy đòi hỏi công tác theo dõi thành phẩm phải thực hiện liên tục và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng sách với nhân viên kế toán hàng hoá.

2.1.2 Đặc điểm quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

2.1.2.1 Các phương thức tiêu thụ tại Nhà xuất bản Thống kê

Tiêu thụ trực tiếp : giao hàng cho người mua trực tiếp tại các phòng sách của đơn vị Nếu khách hàng mua nhận phát hành sách của Nhà xuất bản thì được hưởng phí phát hành theo thoả thuận Đối với bán buôn, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng Đối với bán lẻ, khách hàng phải thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Tiêu thụ qua đại lý : khi giao hàng cho các cơ sở đại lý, kế toán chỉ theo dõi trên sổ mà không ghi nhận tiêu thụ Khi các đại lý thông báo số ấn phẩm đã tiêu thụ thì kế toán hàng hoá mới viết Hoá đơn GTGT với giá bán đã thoả thuận Đại lý ngoài được hưởng phí phát hành còn được hưởng hoa hồng đại lý Ngoài ra còn có thể thanh toán bằng tiền mặt, thông qua tài khoản ngân hàng hoặc được trả chậm.

Tiêu thụ theo đơn đặt hàng : Trường hợp nhà xuất bản thực hiện xuất bản theo đơn đặt hàng, sau khi hoàn thành sản phẩm Nhà xuất bản chuyển tới địa điểm theo thời gian ghi trong hợp đồng kinh tế Chỉ khi được chấp nhận thanh toán, kế toán hàng hoá mới ghi nhận tiêu thụ Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản tại ngân hàng.

Tiêu thụ qua đường bưu điện hoặc internet : Khách hàng gửi giấy đăng ký mua sách qua đường bưu điện hoặc đăng ký qua website của Nhà xuất bản Kế toán viết hoá đơn GTGT kèm theo sách chuyển theo địa chỉ tới khách hàng, chi phí chuyển sách do Nhà xuất bản chịu Khách mua có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc.

Tiêu thụ nội bộ : Nhà xuất bản dùng thưởng cán bộ công nhân viên, hoặc mua bán xuất bản phẩm giữa các phòng sách

Các trường hợp khác coi như tiêu thụ: biếu, tặng, quảng cáo, triển lãm.

2.1.2.2 Phương thức thanh toán với người mua

 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt :

- Khách mua lẻ, mua khối lượng lớn trực tiếp tại phòng sách thanh toán với nhân viên phòng sách khi mua sách Cuối ngày hoặc sau một số ngày nhất định nhân viên phòng sách thanh toán với thủ quỹ

- Khách mua hàng qua điện thoại, bưu điện, net nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì thanh toán trực tiếp vơi thủ quỹ.

- Khách mua hàng theo hợp đồng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt theo quy định hợp đồng và giao cho nhân viên giao hàng (giao đồng thời Hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất) Nhân viên giao phải hàng thanh toán trong ngày với thủ quỹ.

 Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản :

- Các khoản tiền có giá trị từ 20.000.000đ đều bắt buộc thực hiện thanh toán qua chuyển khoản.

- Khách hàng mua hàng qua điện thoại, bưu điện, net thường thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản.

- Khách hàng mua hàng theo hợp đồng cũng thường thanh toán bằng chuyển khoản và cả truờng hợp khi chưa nhận được Hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất ngay khi nhận hàng cũng sử dụng phương thức thanh toán này.

Kế toán thành phẩm Nhà xuất bản Thống kê

2.2.1 Nguyên tắc hạch toán thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

- Hạch toán nhập, xuất kho thành phải được phản ánh theo giá thực tế.

- Giá thực tế của thành phẩm nhập kho: giá thành xuất bản

- Phương pháp tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho: phương pháp giá thực tế đích danh.

- Hạch toán chi tiết thành phẩm phải được thực hiện theo: Từng kho (PS Thống kê, PS Kinh tế và In, PS Tin học và Giáo trình), từng loại (Bìa, Phụ bản, Sách, Tờ gấp), từng nhóm (Đầu sách/ Tên sách).

- Phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm: phương pháp kiểm kê định kỳ. Cuối tháng, nhân viên kế toán phụ trách theo dõi thành phẩm tham gia kiểm kê thành phẩm tồn kho và ghi chép số liệu, đối chiếu với số liệu theo dõi tại kho.

2.2.2 Phương pháp tính giá thành sản xuất của thành phẩm

Giá thành phẩm nhập kho và xuất kho chính là giá thành xuất bản thành phẩm

Giá thành sản phẩm sản xuất (giá thành xuất bản) của đơn vị bao gồm các khoản chi phí:

- Chi phí nhuận bút: đối với các xuất bản phẩm phải trả nhuận bút

- Chi phí in ấn: đơn vị thuê cơ sở ngoài thực hiện in ấn và gia công hoàn thiện sản phẩm nên giá thành in thực tế bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc nhân bản xuất bản phẩm gồm: chi phí in và chi phí hoàn thiện sản phẩm

Trong một số trường hợp, đơn vị sử dụng các dịch vụ của nhiều hơn 1 cơ sở để hoàn thiện cùng 1 sản phẩm: 1 cơ sở in ruột và bìa hoặc 1 cơ sở in ruột và 1 cơ sở in bìa; 1 cơ sở gia công hoàn thiện sản phẩm

Chi phí in: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí giấy in ruột, chi phí giấy in bìa, chi phí làm phim, chi phí chế bản), chi phí cung cấp dịch vụ của cơ sở in, chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ);

Chi phí thuê gia công hoàn thiện sản phẩm: chi phí vật liệu đóng xén, chi phí cung cấp cung cấp dịch vụ của cơ sở gia công; chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ)

- Chi phí sản xuất chung: chi phí văn phòng phẩm, mực in cho máy in laze tại phòng sách, giấy viết, tiền ăn trưa của nhân viên phòng sách.

2.2.3 Kế toán chi tiết thành phẩm

- Tổ chức chi tiết thành phẩm ở 2 nơi: phòng kế toán và kho

Thủ tục nhập kho thành phẩm

Chứng từ sử dụng: Tờ trình (Biểu số 30- trang 51), Phiếu tính giá (Biểu số 3-trang 22), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với cơ sở in (Hợp đồng in) (Biểu số 31- trang 53), Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Thanh lý hợp đồng in) (Biểu số 32- trang 55), Giấy đề nghị tạm nhập (Biểu số 2- trang 21), Hoá đơn GTGT(cơ sở in xuất) (Biểu số 4- trang 23)

Lập và luân chuyển chứng từ:

TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU TÍNH GIÁ

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH - NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG, HOÁ ĐƠN GTGT

- BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG,

- LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO TỔNG HỢP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GHI SỎ THEO DÕI TẠI P SÁCH

- Phòng sách căn cứ vào kế hoạch xuất bản, Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà xuất bản với khách hàng để lập và nộp Tờ trình lên Ban giám đốc và phòng Kế toán- Tài vụ Tờ trình là bản dự trù về tài chính và kế hoạch về thời gian thực hiện, như: xác định chi phí vật liệu, chi phí in ấn, chế bản, làm phim, phát hành và các chi phí khác có thể phát sinh; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.

Sơ đồ 6.:Luân chuyển chứng từ: Nhập kho thành phẩm khi cơ sở in giao hàng

- Sau đó, nhân viên phòng sách tiến hành tìm kiếm và ký kết Hợp đồng kinh tế với cơ sở in Hợp đồng kinh tế này thường do cơ sở in lập, nêu rõ trách nhiệm các bên Nhà xuất bản có thể sử dụng trọn gói dịch vụ từ làm phim, in ấn cho tới gia công hoàn thiện, hoặc có thể sử dụng riêng các dịch vụ do các cơ sở khác nhau cung cấp: thiết kế, làm phim, in ấn ruột, in ấn bìa và gia công hoàn thiện

- Khi nghiệm thu thành phẩm, bên cơ sở in lập biên bản thanh lý Biên bản thanh lý là cơ sở xác định chính thức số lượng sản phẩm hoàn thành đúng chất lượng và giá trị phải thanh toán, cơ sở để xác định giá vốn hàng bán sau này.

- Căn cứ vào Biên bản thanh lý, nhân viên phòng sách lập Phíếu tính giá.

Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu nhập kho mà sử dụng Phiếu tính giá thay thế

- Nếu có Hoá đơn GTGT do có sở in xuất thì nhập kho ngay, nếu hoá đơn đến thời điểm cuối tháng chưa về thì căn cứ Phiếu tính giá để lập Giấy đề nghị tạm nhập gửi phòng Kế toán – Tài vụ để tạm nhập.

Biểu số 2.: Giấy đề nghị tạm nhập

- Chuyển tất cả các chứng từ: Tờ trình, Hợp đồng in, Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu tính giá, Hoá đơn GTGT lên phòng Kế toán-Tài vụ để kế toán hàng hoá lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho.

Biểu số 3.: Phiếu tính giá

Biểu số 4.: Hoá đơn GTGT (Cơ sở in xuất)

Thủ tục xuất kho thành phẩm

Chứng từ sử dung: Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu (Biểu số 5- trang 24), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 7- trang 26), Hoá đơn GTGT (NXB xuất) (Biểu số 13- trang 32), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với khách hàng (Biểu số 33- trang 56), Đơn đặt hàng nhận từ khách hàng qua internet hoặc qua bưu điện.

- Nhân viên phòng sách kê khai lượng sách biếu, nộp lưu chiểu vào cuối tháng và phụ trách phòng ký duyệt

Biểu số 5.: Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu

- Khi xuất nội bộ thì lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cuối tháng chuyển lên phòng Kế toán – Tài vụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho biết số lượng và giá trị thành phẩm chuyển từ phòng sách này sang phòng sách khác Nó là 1 trong chứng từ để xác định giá trị doanh thu tiêu thụ nội bộ

Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

2.3.1 Hạch toán giá vốn hàng bán.

 Trình tự hách toán giá vốn hàng bán vào tài khoản kế toán

- Đầu kỳ kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho từ TK155 sang tài khoản 632 (1).

- Cuối tháng, kế toán kết chuyển giá trị thành phẩm, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ từ TK631 (2) và giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ từ TK155 sang TK 632 (3)

Sơ đồ 7.:Trình tự hạch toán vào tài khoản để khi tiêu thụ thành phẩm (PP KKĐK)

Kế toán tính ra giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ:

Do TK632 không có số dư cuối kỳ nên giá trị này được kết chuyển sang TK911 (4).

Thời điểm cuối tháng 05 năm 2008, kế toán hàng hoá lập CTGS 12/5 (Biểu số 10- trang 29) thực hiện 2 bút toán kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ và giá trị sản xuất trong kỳ Số liệu được lầy từ bản Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn.

-Kết chuyển từ 155 đầu tháng sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho là:

- Kết chuyển từ 631 trong tháng sang 632 giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ là:

- Kết chuyển từ 155 cuối kỳ sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho cuối tháng thu được khi thực hiện kiểm kê là :

- Từ đó kế toán hàng hoá xác định được giá vốn hàng bán của thành phẩm tiêu thụ trong kỳ là:

Giá trị này được ghi trên Chứng từ ghi sổ 19/5 (Biểu số 12- trang 32) Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ 12/5 và 19/5 để ghi sổ cái tài khoản 632.

Biểu số 12.: Chứng từ ghi sổ 19/5 (hạch toán giá vốn hàng bán)

Biểu số 13.: Sổ cái tài khoản 632

2.3.2 Hạch toán doanh thu bán hàng

 Thời điểm xác định doanh thu là khi kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT. Trong trường hợp tiêu thụ trực tiếp, khi kế toán lập Hoá đơn GTGT thì ghi nhận luôn doanh thu Trường hợp tiêu thụ qua đại lý, kế toán phải có bảng kê từ đại lý mới ghi nhận doanh thu Trường hợp tiêu thụ theo đơn đặt hàng thì khi kế toán nhận được biên bản thanh lý hợp đồng từ nhân viên phòng sách, kế toán mới lập Hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu.

 Tại Nhà xuất bản, kế toán hàng hoá đồng thời theo dõi các nghiệp vụ về hàng tồn kho và các nghiệp vụ thanh toán Việc lập hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất và ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 511 và tài khoản 131 do kế toán hàng hoá thực hiện Do vậy các khoản thu từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng như doanh thu tiêu thụ nội bộ đều được hạch toán vào tài khoản 131, sau đó tuỳ vào

KẾ TOÁN HÀNG HOÁ LẬP HOÁ ĐƠN GTGT BÁN HÀNG

TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT HÓA ĐƠN GTGT

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG VÀ THU TIỀN

TẬP TRUNG HOÁ ĐƠN GTGT

KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA

THỦ QUỸ NHẬN HOÁ ĐƠN GTGT

NHẬN HOÁ ĐƠN GTGT, PHIẾU THU LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM NHẬP-XUẤT-TỒN KHO hìnhthức thanh toán của khách hàng (thông qua dịch vụ ngân hàng hay trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt) để hạch toán nghiệp vụ thu chi (kế toán tổng hợp thực hiện).

- Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT (Nhà xuất bản xuất), Phiếu thu,

- Khi có khách hàng mua lẻ, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT và nhân viên phòng sách thu tiền mặt của khách ngay tại phòng sách Hoá đơn GTGT được lập 3 liên, trong đó liên 1 (màu tím) lưu tại quyển, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng và liên 3 (màu xanh) kẹp với biên lai thu tiền Đến cuối ngày, hoá đơn GTGT bán lẻ

(liên 3) được tập trung và thanh toán tiền hàng với thủ quỹ (Biểu số 13 và 14)

- Khi có khách mua với khối lượng lớn, phòng sách xem xét và nếu thấy đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, nhân viên phòng sách yêu cầu kế toán lập hoá đơn GTGT và khách hàng thanh toán tiền mặt trực tiếp với thủ quỹ (Biểu số 15)

Sơ đồ 8.:Luân chuyển chứng từ:trường hợp tiêu thụ trực tiếp

Biểu số 14.: Hoá đơn GTGT bán lẻ (NXB xuất)

Biểu số 15.: Phiếu thu (PS thanh toán tiền khách mua lẻ với phòng kế toán )

Biểu số 16.: Phiếu thu (Khách mua số lượng lớn thanh toán với thủ quỹ)

- Nếu khách hàng mua lẻ nhận phát hành sách cho Nhà xuất bản thì được hưởng phí phát hành (thoả thuận giữa Nhà xuất bản với khách hàng)

Biểu số 17.: Giấy biên nhận (Khách lẻ phát hành sách)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tôi tên là: Chị Thuý Địa chỉ: Viện nghiên cứu thương mại Đã nhận phát hành cho NXB Thống kê cuốn sách:

1 Báo cáo tổng hợp nhanh kết quả điều tra 2007 01cuốn 50.400đ

2 Báo cáo thường niên Nông nghiệp và Phát triển nông thông Việt Nam 2006

3 Thực trạng Doanh nghiệp 2005, 2006, 2007 01cuốn 241.500đ

Theo Hoá đơn số 0043920 và Phiếu thu ngày 06/05/2005 (50.400đ+178.500đ +241.500đ)

Số tiền phí phát hành : 470.400đ x 20% = 94.080đ

(Chín mươi tư nghìn không trăm tám mươi đồng chẵn/.)

Ngày 06 tháng 05 năm 2008 Đại diện Nhà xuất bản Theo Hợp đồng số 0043920 và Phiếu thu ngày 06/05/2008, tôi đã nhận đủ số tiền trên.

 Tiêu thụ theo đơn đặt hàng:

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH LẬP BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ

GIÁM ĐỐC PHÊ DUYỆT KÝ BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ

KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG

NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ CÓ DẤU CỦA KHÁCH HÀNG

NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ LẬP HOÁ ĐƠN GTGT

LẬP BẢNG KÊ THANH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO

Trường hợp tiêu thụ theo đơn đặt hàng, số hàng được chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì kế toán hàng hoá mới lập Hoá đơn GTGT

-Các chứng từ cần có khi kế toán lập hoá đơn: Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với khách hàng (Hợp đồng xuất bản) (Biểu số 33- trang 59), Tờ trình, Phiếu tính giá, Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Biểu số 34-trang 61 ).

- Hoá đơn được lập thành 3 liên, liên 1 (màu tím) lưu tại quyển, liên 2 ( màu đỏ) giao khách hàng qua EMS (Biên lai của EMS phải giữ lại), liên 3 (màu xanh) kẹp vào phiếu thu hoặc nếu thanh toán qua chuyển khoản thì kẹp sổ phụ ngân hàng.

Sơ đồ 9.:Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ theo hợp đồng

Trong tháng 04 năm 2008, Nhà xuất bản có ký kết hợp đồng kinh tế với Công ty cổ phần tập đoàn dược phẩm và thương mại (Sohaco group) để xuất bản 1000 cuốn sách: Sohaco – 15 năm một chặng đường Ngày 20 tháng 05 năm 2008, Nhà xuất bản giao hàng cho công ty Sohaco và lập biên bản thanh lý hợp đồng Theo biên bản, Công ty Sohaco đã chấp nhận thanh toán cho Nhà xuất bản số tiền mà 2 bên đã thoả thuận Nhưng chỉ khi xuất Hoá đơn GTGT thi Nhà xuất bản mới ghi nhận đó là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH LẬP PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ)

TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ)

KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA

NHẬN PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ) LẬP HOÁ ĐƠN GTGT KHI BÁO ĐÃ TIÊU THỤ

LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO

NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG

 Tiêu thụ qua đại lý

Trường hợp giao sách cho các cơ sở đại lý hoặc chi nhánh TP HCM, chỉ viết

Phiếu xuất kho (kiêm vận chuyển nội bộ), khi được báo đã tiêu thụ hàng, kế toán hàng hoá mới viết hoá đơn GTGT cho số hàng được tiêu thụ và vào sổ chi tiết

Sơ đồ 10.:Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ qua đại lý

 Ghi chép vào sổ sách:

-Tài khoản 511, 131 được mở chi tiết cho từng phòng sách: 5111 (PS Thống kê), 5112 (PS Kinh tế và In), 5113 (PS Tin học và Giáo trình), 1311 , 1312, 1313.

Theo đó kế toán mở các Sổ chi tiết: Doanh thu bán hàng phòng sách Thống kê,

Doanh thu bán hàng phòng sách Kinh tế và In, Doanh thu bán hàng phòng sách Tin học và Giáo trình.

- Kế toán ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 511, 131 theo ngày dựa vào Hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan Vì chỉ khi xuất chứng từ đơn vị mới ghi nhận doanh thu nên chỉ khi đó kế toán mới ghi bút toán doanh thu bán hàng

- Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra nêu rõ từng phòng sách, sau đó lên Tổng hợp các bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra.

Trên Bảng kê này chỉ ghi giá trị doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT Tổng hợp bảng kê hoá đơn , chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra được lập theo mẫu dùng để kê khai thuế GTGT.

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

Nhận xét về kế toán thành phẩm về tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê 51 1 Ưu điểm

Bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Thống kê là một bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt động có hiệu quả Kế toán trưởng trực tiếp phân công công tác và cùng trao đổi công việc với 3 kế toán viên hằng ngày, xử lý kịp thời các nghiệp vụ diễn ra Phòng kế toán - Tài vụ là nơi tiến hành mọi công việc kế toán từ: lập, thu thập, xử lý đến lưu trữ và bảo quản chứng từ Đồng thời phòng kế toán cũng điều hoà hoạt động để có được sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng sách và phòng quản lý, tạo điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách trơn tru nhất, đem lại hiệu quả kinh tế Các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và năng lực làm việc Họ được phân công công việc một cách rõ ràng, đảm bảo tránh chồng chéo

- Kỳ kế toán là quý nên giảm bớt tình trạng căng thẳng trong công tác kế toán khi thực hiện kỳ kế toán tháng Nó cũng phù hợp với công việc diễn ra tại Nhà xuất bản: một đơn vị có quy mô không quá lớn, có xu hướng tập trung phát triển công tác chuyên môn: biên tập, biên soạn sách và công tác tiêu thụ xuất bản phẩm (thương mại) nên các nghiệp vụ có tính chất tương tự lặp lại nhưng chi tiết nhiều, nhất là những nghiệp vụ về theo dõi thành phẩm, thanh toán, thu chi.

- Chứng từ kế toán được lập và thực hiện luân chuyển nghiêm ngặt theo quy trình nhất định nhưng cũng linh động, tạo điều kiện các phòng sách và nhân viên quản lý thực hiện công tác một cách nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lượng.

- Hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp phương pháp kiểm kê định kỳ là phù hợp với công tác kế toán tại Nhà xuất bản Không những thế, hệ thống sổ sách còn thể hiện tính sáng tạo cao: một số bảng kê và tổng hợp bảng kê đặc thù tạo điều kiện theo dõi đầy đủ, hệ thống chi tiết các nghiệp vụ phát sinh.

- Đơn vị áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/ QĐ- BTC một cách linh hoạt đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị, cố gắng thể hiện đúng bản chất nghiệp vụ

 Tổ chức kế toán phần hành.

Việc tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản thực tế đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, nhiệm vụ và tạo điều kiện tính toán các chỉ tiêu khi lên báo cáo về kết quả kinh doanh một cách chính xác nhất có thể

- Đơn vị quản lý nghiêm ngặt trong công tác lập và luân chuyển chứng từ, đặc biết là hệ thông hoá đơn GTGT đầu vào và đầu ra Các chứng từ gốc liên quan tới công tác tiêu thụ: từ hợp đồng kinh tế, tờ trình, biên bản thanh lý hợp đồng đến hoá đơn GTGT đều được lập, kiểm duyệt chặt chẽ Có sự đối chiếu giữa các phòng ban, có sự kiểm tra về công tác kỹ thuật chuyên môn lẫn yếu tố tài chính và sự phê duyệt của người đại diện Nhà xuất bản, đảm bảo các yếu tố kinh tế và pháp lý trong cac giao dịch kinh tế

- Công tác kế toán thành phẩm cũng rất chặt chẽ Kỳ kế toán là quý nhưng ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh đơn vị đã có những ghi chép tại cả phòng sách và phòng kế toán Hàng tháng đều thực hiện kiểm kê thành phẩm và đối chiếu sổ sách, đảm bảo chất lượng thông tin kế toán cung cấp và nhu cầu quản lý, giám đốc cũng như tiến độ hoạt động của toàn đơn vị và uy tín trong kinh doanh.

- Việc lưu thành phẩm tại các kho riêng mà các kho đó chính là các phòng sách của đơn vị phù hợp với cơ chế quản lý chung của đơn vị: các phòng sách tự tìm kiếm khách hàng và cơ sở cung cấp dịch vụ Kết hợp với quy định chặt chẽ về luân chuyển chứng từ nên dù không thực hiện theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 155, nhưng kế toán hàng hoá vẫn nắm được tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, hàng hoá, đặc biệt là theo dõi thời hạn bảo quản của từng lô thành phẩm (ở đây chủ yếu là sách xuất bản theo hợp đồng).

- Phương pháp tính giá xuất thành phẩm theo giá thực tế đích danh phù hợp với hoạt động của đơn vị: số lượng đầu sách lớn nhưng số lượng sách của mỗi đấu sách không nhiều, hầu hết thực hiện theo đơn đặt hàng nên lượng sách bảo quản tại kho không nhiều Kết hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ, nó giúp công tác theo dõi thành phẩm tại kho và tại phòng Kế toán - Tài vụ đơn giản, nhẹ nhàng mà vẫn đem lại độ chính xác cao

- Phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm: phương pháp thẻ song song phù hợp với điều kiện của đơn vị, không đòi hỏi sổ sách công kềnh mà vẫn đảm bảo theo dõi tốt tình hình nhập xuất tồn và tạo điều kiện kết hợp nhịp nhàng công tác kế toán tại phòng kế toán và các kho sách.

- Theo tình hình kinh doanh hiên nay, sách xuất bản theo hợp đồng Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà xuất bản với khách hàng chiếm tỷ lệ đáng kể Xuất nhập thành phẩm cần thiết xác định giá thành sản xuất để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời trong giao dịch Do đó, việc sử dụng Phiếu tính giá thay thế Phiếu nhập kho rất thuận tiện cho việc xác định giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng, vì Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có

- Các Hoá đơn GTGT do NXB xuất nhất định phải do kế toán lập trong tất cả các trường hợp tiêu thụ thành phẩm, ngoài ra còn phải kèm theo đầy đủ các chứng từ gốc khác có liên quan, vì vậy phòng Kế toán- Tài vụ và Ban giám đốc thực hiện theo dõi, kiểm tra và có điều kiện giúp đỡ các phòng sách một cách tốt nhất trong công tác kinh doanh Điều đó cũng góp phần nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và công tác tư vấn kế hoạch về tài chính và sản xuất của phòng Kế toán - Tài vụ. 3.1.2 Nhược điểm

 Một thực tế tại đơn vị là mẫu bảng biểu và viêc ghi chép trong bảng biểu do các phòng sách lập chưa được thống nhất Trong khi phòng Tin học và Giáo trình thực hiện soạn thảo các Tờ trình, Phiếu tính giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… bằng máy vi tính thì các phòng khác sử dụng mẫu sẵn có (Do phòng tự thiết kế)hoặc viết tay.

Tất cả chứng từ ghi sổ được lập vào thời điểm cuối tháng Đơn vị theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo ngày nhưng chứng từ ghi sổ được lập hoàn toàn vào thời điểm cuối tháng, các bảng kê và tổng hợp bảng kê cũng được lập vào thời điểm đó nên công việc cuối tháng thường nhiều, có thể độ chính xác thông tin bị giảm.

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

 Để đáp ứng nhu cầu hoạt động trong thời kỳ hội nhập, Nhà xuất bản cần hoà nhập với "xu thế vi tinh hoá toàn cầu", tức là chú trọng đầu tư máy tính vào các phòng ban

 Đơn vị cần có quy định thống nhất về biểu mẫu, cách soạn thảo các Tờ trình, Phiếu tính giá, Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu… Với yêu cầu về thời gian và chất lượng công việc hiện nay các giấy tờ trên nên được soan thảo bằng máy vi tính một mẫu sẵn thiết kế chung cho tất cả các phòng sách Không nên sử dụng giấy tờ viết tay, không những tạo điều kiện thực hiện công việc còn giúp công tác lưu trữ chứng từ hiệu quả hơn

Tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản đã đạt những kết quả tốt, tuy nhiên vẫn cần hoàn thiện một số điểm.

 Các chứng từ ghi sổ tại đơn vị nên được lập dựa vào các chứng từ gốc và lập hằng ngày Việc lập chứng từ ghi sổ dựa trên các bảng kê và tồng hợp bảng kê như hiện nay khiến sổ liệu trên Chứng từ ghi sổ mang tính tổng hợp cao, và không khác nhiều số liệu trên các sổ cái Như vậy công tác kế toán không bị dồn vào thời điểm cuối tháng.

Đơn vị cũng nên khăc phụ sự thiếu thống nhất trong việc quy định cách thiết lập các tài khoản chi tiết, trình bày sổ chi tiết, trình bày bảng kê và tổng hợp các bảng kê Theo hướng chung là thực hiện chi tiết các tài khoản theo phòng ban, nhưng ký hiệu tài khoản chi tiết của các nhân viên kế toán nên sử dụng cách mã hoá bằng các số: VD 5111, 5112, 5113

 Kế toán nên sử dụng Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho khi nhập xuất thành phẩm để tạo sự thống nhất về mặt chứng từ Mặc dù khối lượng chứng từ tăng lên khá nhiều vì với mỗi đơn hàng còn phải kèm các chứng từ pháp lý khác, nhưng các Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho giúp theo dõi chính xác và chi tiết các loại hàng hoá khác nhau Đặc biệt là khi đơn vị sử dụng dịch vụ của các cơ sở khác nhau để sản xuất cùng đầu sách Với sự linh hoạt trong giao dịch thì việc nhập bìa, ruột, phụ bản của cùng 1 đầu sách đang diễn ra phổ biến hơn Do vậy, công tác kế toán hàng hoá sẽ trở nên phức tạp hơn, đòi hòi chính các cao hơn.

 Tài khoản 02- Vật tư, hàng hoá giữ hộ cũng cần được sử dụng trong quá trình hạch toán Mặc dù đơn vị theo dõi thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ, nhưng việc nhập thành phẩm vẫn phải được quan tâm triệt để Khoảng cách thời gian giữa thời điểm giao hàng và thời điểm nhận hoá đơn (Phải có biên bản thanh lý hợp đồng trước hoặc kèm theo) của cơ sở cung cấp dịch vụ thường không có hoặc rất ngắn như hiện nay thì bỏ qua hạch toán hàng giữ hộ vẫn đáp ứng yêu cầu thông tin Nhưng trong thời gian tơi, khi công tác kinh doanh phát triển hơn thì sử dụng tài khoản 02 là cần thiết Nó giúp thông tin về hàng hoá trở nên rõ ràng và chính xác, đảm bảo quyền lợi về pháp lý của đoơ vị nếu có xảy ra hao hụt, mất mát.

 Khi giao hàng đại lý, đơn vị nên sử dụng tài khoản 157 Việc theo dõi này tách thành phẩm tồn kho nhà xuất bản và thành phẩm tồn kho tại cơ sở đại lý, mặc dù về thực chất hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị Với mục tiêu tập trung vào kinh doanh, tiêu thụ thành phẩm và quy mô kinh doanh ngày càng tăng thì kênh phân phối đại lý đang và sẽ được sử dụng nhiều hơn, việc theo dõi riêng biệt ra như vậy sẽ đem lại hiệu quả quản lý kinh tế cao hơn.

 Nhà xuất bản hiên nay đang rất khuyến khích cá nhân, đơn vị thực hiện ký kết hơp đồng phát hành sách để tăng cường công tác tiêu thụ Như vậy, chi phí phát hành sách trong tương lai sẽ không chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ, tức là chi phí phục vụ trực tiếp công tác tiêu thụ thành phẩm, chi phí phát hành sách, chi phí vận chuyển khi phát hành, chi phí nhân viên kinh doanh, cần được thông tin một cách chính xác hơn Thực tế là lý giải về mục tiêu kinh doanh và đặc điểm quản lý là hợp lý Do vậy, cần chi tiết tài khoản 641 theo hướng tách bạch chi phí bán hàng với các chi phí khác.

 Đơn vị cũng cần chú ý hơn tới kế toán thành phẩm trong trường hợp biếu tặng, tham gia phục vụ hội nghị Khi tham gia hội nhập, tăng cường quảng bá, việc tham gia hội nghị, tham gia triển lãm giới thiệu là một công tác tất yếu, không chỉ giúp tăng cường hình ảnh của Nhà xuất bản, đẩy mạnh doanh thu mà cũng làm tăng chi phí mô giới Một cách giới thiệu hiệu quả là sử dụng sản phẩm của đơn vị, tức là sách để tặng, khuyến mại cũng có khả năng tăng lên Do vậy, hạch toán thành phẩm dem biếu tăng, phục vụ hội nghị, triểm lãm cần được xem xét nhiều hơn.