THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP BÁNH KẸO HẢI HÀ
1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nước thuộc
Bộ Công Nghiệp, chuyên sản xuất các loại bánh kẹo và chế biến thực phẩm Trụ sở chính của công ty đặt tại: 25 Trương Định - Hà Nội
Tên giao dịch: Hai Ha Cofectionery Joint Stock Company (HAIHACO)
Công ty có lịch sử hình thành và phát triển hơn 40 năm Hiện nay, Công ty đã cổ phần hoá từ doanh nghiệp Nhà nước Hơn 40 năm qua, ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng cổ gắng để giữ gìn uy tín và chất lượng ứng đáng với niềm tin của người tiêu dùng.
Sự hình thành và phát triển của công ty có thể khái quát qua các thời kỳ: a Thời kỳ từ năm 1959 - 1961:
Tháng 1/1959, Tổng công ty Nông thổ sản Miền bắc thuộc Bộ Nội thương do đồng chí Võ Trị làm giám đốc với nhiệm vụ xây dựng nhà xưởng chuẩn bị thành lập cơ sở thực nghiệm nghiên cứu hạt chân châu thuộc khu vực Hoàng Mai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Đến ngày 25/12/1960, xưởng miến Hoàng Mai được thành lập với trên
20 cán bộ công nhân viên đánh dấu giai đoạn đầu tiên cho phát triển nhà máy sau này Các sản phẩm chính của nhà máy trong thời gian này là miến, xì dầu,tinh bột ngô. b Thời kỳ từ năm 1962 - 1967:
Xí nghiệp miến Hoàng Mai trực thuộc Bộ Công nghiệp quản lý đã thực nghiệm thành công và đưa vào sản xuất các mặt hàng như dầu và tinh bột cung cấp cho nhà máy pin Văn Điển
Từ 1966 viện thực phẩm đã lấy nơi đây vừa làm cơ sở sản xuất vừa làm nơi thực nghiệm thực phẩm để phổ biến cho các địa phương Và Bộ công nghiệp quyết định đổi tên xí nghiệp miến Hoàng Mai thành Nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà.
Ngoài sản xuất tinh bột ngô, nhà máy còn sản xuất viên đạm, nước chấm lên mem, nước chấm hoa quả, dầu đạm tương, bánh mỳ, bột dinh dưỡng trẻ em và bước đầu nghiên cứu mạch nha Máy móc thời kỳ này chủ yếu là của Liên Xô, nhìn chung còn đơn giản, tỷ lệ tự động hoá chưa cao, lao động thủ công là chủ yếu. c Thời kỳ từ năm 1968 - 1980:
Năm 1968, Nhà máy trực thuộc Bộ lương thực thực phẩm quản lý Tháng 6/1970, thực hiện chủ trương của Bộ lương thực thực phẩm, Nhà máy tiếp nhận phân xưởng kẹo của nhà máy bánh kẹo Hải Châu bàn giao sang với công suất 900 tấn/năm, với trang thiết bị chỉ gồm 1 máy dập hình kẹo cứng, 2 máy cắt, 1 máy cán bắt đầu một thời kỳ nhà máy có phương hướng sản xuất rõ ràng Nhiệm vụ chính là sản xuất kẹo, mạch nha, giấy tinh bột Khi đó, Nhà máy đổi tên thành Nhà máy thực phẩm Hải Hà với số công nhân khoảng 500 người
Năm 1975, thay thế cho công việc hoà đường thủ công với giá trị sản lượng thấp, nhà máy đã lắp đặt hệ thống nồi hoà đường tiên tiến, hiện đại hơn.Tháng 12/1976, Nhà máy phê chuẩn thiết bị mới với công suất 6000 tấn/năm d Thời kỳ từ năm 1981 - 1991:
Giai đoạn này, Nhà máy đã chuyển từ sản xuất thủ công có một phần cơ giới hóa sang sản xuất cơ giới hóa
Năm 1987, nhà máy thực phẩm Hải Hà đổi tên thành Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà trực thuộc Bộ Công nghiệp và thực phẩm quản lý Trong thời gian này, ngoài việc đổi mới trang thiết bị thì nhiều mặt hàng mới, sản phẩm mới cũng được nghiên cứu thành công như kẹo mềm càphê, kẹo mềm các loại, kẹo vừng thanh, mè xửng, sữa dừa… Và các sản phẩm này được đưa đi xuất khẩu Tốc độ tăng sản lượng từ 10%-15%/năm Sản xuất thủ công tiến lên cơ giới hóa khoảng 70%-80%. e Thời kỳ từ năm 1992 đến nay: Đầu năm 1992, Nhà máy chuyển sang Bộ Công nghiệp quản lý
Ngày 10/07/1992 với quyết định 537 - CNN - TCCB của Bộ Công nghiệp nhẹ, Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà đổi tên thành Nhà máy bánh kẹo Hải Hà Đây là thời kỳ đánh dấu bước ngoặt phát triền mới không chỉ bó hẹp trong sản xuất mà còn chuyển sang lĩnh vực kinh doanh phù hợp với thị trường
Năm 1994 -1995, Nhà máy mỳ chính Việt Trì và Nhà máy bột trẻ em Nam Định gặp nhiều khó khăn Theo quyết định của Bộ Công nghiệp hai nhà máy trên được sáp nhập vào Công ty bánh kẹo Hải Hà.
Trong thời gian này, Nhà máy còn tiến hành các hoạt động liên doanh liên kết như:
+ Năm 1993, liên doanh với Nhật bản thành lập công ty liên doanh Haiha
+ Năm 1995, liên doanh với Hàn quốc thành lập công ty liên doanhHaiha - Miwon tại Việt Trì
+ Năm 1995, liên doanh với Hàn Quốc thành lập công ty liên doanh Haiha - Kameda tại Nam Định nhưng đã giải thể năm 1998.
Sau 10 năm, nhà máy đã có những đóng góp đáng kể trong công cuộc xây dựng kinh tế đất nước Thực hiện chỉ thị cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước của Đảng và Nhà nước trong điều kiện nền kinh tế thị trường Căn cứ theo quyết định số 191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc chuyển nhà máy bánh kẹo Hải Hà thành công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà với:
Số cổ phần: 51% vốn Nhà nước, 49% vốn của Công ty (phần lớn là của cán bộ công nhân viên)
Hiện nay, công ty thuộc Bộ Công nghiệp với tổng số cán bộ công nhân viên khoảng 2000 người trong đó công nhân kỹ thuật chiếm 30%-40% Sau cổ phần hóa, với mục tiêu phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường công ty đã liên tục thay đổi mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng được nhu cầu ngày một cao của người tiêu dùng.
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà với bề dày lịch sử hình thành và phát triển đang khẳng định vị trí chủ lực trong ngành bánh kẹo Từ ngày thành lập, công ty đã đón nhận nhiều phần thưởng cao quý của Nhà nước:
4 huân chương lao động hạng ba 1960-1970
1 huân chương lao động hạng nhì 1985
1 huân chương lao động hạng nhất 1990
1 huân chương độc lập hạng ba 1997 và nhiều cờ luân lưu của chính phủ, cờ thi đua xuất sắc của Bộ Công nghiệp và nhiều bằng khen của Bộ Công nghiệp.
Năm 2005, Công ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống ISO 9001-2000 các vi phạm về vệ sinh an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn HACCPCODE:
2003 và đã được đánh giá và cấp giấy chứng nhận tháng10/2005
Sản phẩm của công ty được nhiều người tiêu dùng mếm mộ và bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao nhiều năm liền từ năm 1997-2003.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
1 Thực trạng về thành phẩm tại Công ty
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà là một trong những doanh nghiệp hàng đầu về chế biến thực phẩm, sản phẩm của Công ty là các loại bánh và kẹo Hiện nay, mặt hàng bánh kẹo của công ty đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng Sản phẩm của công ty có khoảng trên 150 loại khác nhau, trong đó sản lượng kẹo chiếm 60- 65%.
Mỗi loại có một đặc trưng riêng do chúng được cấu thành không hoàn toàn giống nhau, có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau nên chúng được phân thành nhiều nhóm sản phẩm như: sản phẩm kẹo cứng, kẹo mềm, kẹoChew, bánh kem xốp, bánh hộp…Tuy vậy, các loại sản phẩm trên đều áp dụng quy trình công nghệ đơn giản, khép kín, liên tục từ khi đưa nguyên liệu vào sản xuất đến khi sản phẩm hoàn thành và nhập kho Mỗi loại sản phẩm được hoàn thành ngay khi kết thúc dây chuyền sản xuất, không có bán thành phẩm, không có sản phẩm dở dang, thời gian hoàn thành một chu kỳ rất ngắn(cao nhất là 4h).
Sản phẩm sản xuất ra chỉ cho phép tiêu dùng trong một thời gian nhất định và chủ yếu vào cuối năm nên thời gian bảo quản và sử dụng ngắn, thường là 90 ngày kể từ ngày sản xuất Do đó, công tác tiêu thụ thành phẩm cần được xúc tiến nhanh, tránh hàng tồn kho quá lâu hoặc quá nhiều. Để có được sản phẩm chất lượng đến tay người tiêu dùng Công ty đã hình thành bộ phận kiểm tra quy cách sản phẩm Trước khi đi vào sản xuất chính thức, bộ phận sản xuất phải tiến hành lấy mẫu thử kiểm tra chất lượng để đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định thù mới tiến hành sản xuất đồng loạt Khi sản phẩm sản xuất xong lại được phòng KCS kiểm tra về quy cách chất lượng một lần nữa để loại bỏ những sản phẩm không đủ quy cách, chất lượng, tránh trường hợp thành phẩm bị hư hỏng, không đảm bảo chất lượng.
1.2 Tình hình quản lý thành phẩm tại Công ty cổ phẩn bánh kẹo Hải Hà Để đạt hiệu quả trong việc quản lý các thành phẩm cả về số lượng và chất lượng, Công ty đã giao trách nhiệm cho cả 3 bộ phận chính là phòng kế toán, phòng kế hoạch vật tư, và kho thành phẩm Ngoài ra, các phòng kỹ thuật, nhân viên thống kê, quản đốc phân xưởng… cũng tham gia trong vấn đề quản lý thành phẩm cho Công ty.
Trách nhiệm của từng phòng được phân định rõ ràng như sau:
- Phòng kỹ thuật: Có riêng bộ phận KCS chuyên kiểm tra chất lượng các thành phẩm trước khi nhập kho, hoặc có thể sau mỗi khâu ra lò.
- Phòng kế hoạch vật tư: Ngoài công việc chính là chỉ đạo sản xuất kinh doanh và lập kế hoạch sản xuất, phòng còn có nhiệm vụ nắm được số lượng nhập-xuất-tồn thành phẩm theo từng loại để có kế hoạch cụ thể và biện pháp tiêu thụ hợp lý.
- Tại kho thành phẩm: Đây là nơi tiếp nhận từ bộ phận sản xuất chuyển sang và kho sẽ làm nhiệm vụ vừa bảo quản thành phẩm nhập kho vừa sẵn sàng chuẩn bị cho khâu tiêu thụ khi có khách hàng đến mua hàng.
Giá thực tế thành phẩm xuất kho= Số lượng thành phẩm xuất khoxĐơn giá bình quân Đơn giá thực tế xuất kho
Giá thực tế tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Lượng thành phẩm thực tế tồn đầu kỳ + nhập trong kỳMặt khác, các mặt hàng của công ty vô cùng đa dạng, vì thế kho thành phẩm là nơi dễ xảy ra các sai lệch về số lượng nhập, xuất, tồn thành phẩm Do vậy, đòi hỏi thủ kho phải có kế hoạch cụ thể để sắp xếp từng loại thành phẩm theo thứ tự sao cho thật khoa học, bảo quản đạt hiệu quả cao.
1.3.1.Đối với thành phẩm nhập kho
Cuối tháng, kế toán giá thành tại phòng kế toán sẽ tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ bao gồm có: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung rồi phân bổ cho số sản phẩm sản xuất ra Từ đó tính ra giá thành thực tế thành phẩm nhập kho.
1.3.2 Đối với thành phẩm xuất kho Để tính được giá vốn của thành phẩm xuất trong tháng Cuối tháng, sau khi kế toán tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu số lượng và số tiền của thành phẩm tồn kho, giá thực tế thành phẩm nhập kho và số lượng xuất trong kỳ Khi khai báo phần “danh mục thành phẩm, hàng hoá” công ty đã xây dựng phương pháp tính giá thực tế thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền (tính riêng cho từng sản phẩm) Đối với thành phẩm xuất tái chế được tính theo giá trị thực và số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ.
= Số lượng thành phẩm nhập kho x Giá thành đơn vị Giá thực tế thành phẩm nhập kho Đơn giá thực tế TP xuất tái chế
Giá thực tế của thành phẩm tồn đầu kỳ
Số lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ Đơn giá thực tế TP xuất tái chếGiá thực tế của thành phẩm tồn đầu kỳ
Số lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ
Ví dụ: Bánh kem xốp là một loại thành trong Công ty Tháng 2/2006 có phát sinh sau:
Tồn đầu tháng : 5.530 kg Tương ứng: 50.599.500 (đ) Nhập trong tháng : 103.740 kg 949.211.000 (đ)
1.4 Hạch toán chi tiết thành phẩm
Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được thực hiện theo phương pháp thẻ song song Kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, còn ở phòng kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho hàng ngày theo dõi cho từng sản phẩm là do số lượng thành phẩm nhập, xuất trong ngày quá lớn cho nên thủ kho không thể tiến hành ghi sổ xuất, nhập kho Đơn giá bình quân
Số lượng TP tồn kho CK Số dư TP đầu kỳ Số lượng TP nhập trong kỳ Số lượng TP xuất trong kỳ
= + _ Đối với trường hợp nhập lại hoặc tái xuất (xuất tái chế) thủ kho chỉ lưu giữ chứng từ (phiếu xuất kho) mà không tiến hành ghi vào sổ chi tiết Cuối tháng cộng số lượng thành phẩm nhập lại hoặc tái xuất có trên chứng từ đã thu để lấy ra số tổng cộng ghi vào Báo cáo kho thành phẩm. Ở kho, công việc ghi chép hàng ngày vẫn được tiến hàng theo phương pháp thủ công, số lượng thành phẩm nhập xuất trong ngày lớn Số tồn kho của từng loại thành phẩm được tính theo công thức:
Cuối tháng thủ kho lập báo cáo kho thành phẩm Căn cứ lập: từ số nhập kho, sổ xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Đây là sổ theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn thành phẩm theo từng loại Báo cáo này được dùng đối chiếu với báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm về mặt số lượng nhập xuất tồn trong tháng (vào cuối tháng).
“Báo cáo kho thành phẩm” có kết cấu như sau:
- Cột tồn đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo kho thành phẩm tháng trước chuyển sang.
- Cột nhập trong tháng, xuất trong tháng: Căn cứ vào sổ nhập kho, sổ xuất kho.
- Cột nhập lại: Căn cứ vào phiếu nhập kho của hàng nhập lại.
- Xuất tái chế: Căn cứ vào phiếu xuất kho.
+ Đối với nghiệp vụ nhập:
Nhập từ sản xuất: số liệu được lấy từ kế toán chi phí giá thành chuyển sang.
Nhập lại: Khi khách hàng trả lại hàng thì phòng thị trường viết phiếu nhập và hàng sẽ được nhập vào kho theo phiếu nhập đó Sau đó phiếu nhập được chuyển lên phòng kế toán, phiếu nhập là căn cứ để hạch toán.
+ Đối với nghiệp vụ xuất:
Xuất bán: Thành phẩm được xuất bán theo hoá đơn bán hàng do phòng thị trường viết.
Xuất tái chế: Phiếu xuất này do phòng thị trường lập sau đó được chuyển xuất kho và xuất kho Phiếu xuất này là chứng từ để kế toán hạch toán. Đối với các nghiệp vụ xuất khác (xuất thiếu, ): Phòng thị trường tiến hành lập phiếu xuất theo yêu cầu Sau đó thủ kho xuất theo phiếu xuất và chuyển chứng từ lên phòng kế toán để hạch toán.
Tập hợp chứng từ nhập, xuất trong kỳ kế toán vật tư lên báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CP BÁNH KẸO HẢI HÀ
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ THÀNH PHẨM
Với trên 40 năm xây dựng và phấn đấu, đến nay Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đã thực sự trưởng thành về mọi mặt Từ khi chuyển giao sang nên kinh tế thị trường, Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà cũng như các doanh nghiệp khác gặp không ít những khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng do Công ty đã nhanh chóng sắp xếp được tổ chức bộ máy gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao, lựa chọn đội ngũ cán bộ , công nhân viên có tinh thần trách nhiệm, có trình độ nghiệp vụ, dám nghĩ, dám làm, sắp xếp tổ chức phù hợp với tình hình mới, không ngừng tìm mọi biện pháp cải tiến dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị, nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của Công ty Đặc biệt Công ty có những sáng tạo mới nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, làm tăng nguồn thu, bù đắp chi phí sản xuất kinh doanh và hoạt động có lãi
Công tác kế toán của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được vận dụng một cách linh hoạt và hợp lý chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Sau năm 2004, Công ty thực hiện cổ phần hoá và vẫn áp dụng chế độ kế toán này Hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo kế toán được xây dựng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật ký chứng từ” là hoàn toàn phù hợp với quy mô sản xuất rộng lớn của Công ty cũng như phù hợp cho việc sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ công tác kế toán của Công ty hiện nay.
Hầu hết công tác kế toán đều được thực hiện trên máy tính, bắt đầu từ việc nhập dữ liệu từ chứng từ gốc đến khi in báo cáo kế toán theo yêu cầu qunả lý của Công ty Với sự trợ giúp của hệ thống máy tính, máy in, khối lượng công việc kế toán được giảm bớt rất nhiều , các thông số kế toán như nguyên vật liệu, thành phẩm, các khoản phải thu, được quản lý một cách khoa học và hợp lý Cộng với một đội ngũ kế toán viên năng động, có tình thần trách nhiệm và có nhiều kinh nghiệm đối với hoạt động sản xuất kinh doanh bánh kẹo cảu Công ty.
Công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm ở Công ty được thực hiện chặt chẽ theo từng bước: Đối với thành phẩm: được nhận diện trên máy tính theo mã thành phẩm đã xây dựng trong danh mục thành phẩm và nhóm thành phẩm và được thoe dõi trên hai hệ thống kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp với số lượng sổ phong phú thể hiện cả mặt giá trị và hiện vật Giá vốn thành phẩm tiêu thụ được xác định theo giá bình quân cả kỳ dự trữ, phù hợp với đặc điểm ít biến động về giá cả và chi phí sản xuất của sản phẩm bánh kẹo Thành phẩm hoàn thành được nhập kho hàng ngày, đặc biệt sự quy định rõ ràng trong việc xác định giá nhập kho hàng bán bị trả lại Thông tin về hàng bán bị trả lại cũng được cập nhật vào máy tính thông qua phiếu nhập kho hàng bị trả lại phân biệt hẳn với phiếu nhập kho thành phẩm thông thường Hàng bán bị trả lại chỉ được phép tạm nhập kho chờ tái chế và không theo dõi trên sổ nhập kho thành phẩm Nên nó cũng không ảnh hưởng đến quá trình nhập xuất tồn thành phẩm thông thường.
Khi thành phẩm được xác định là tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ thành phẩm được ghi nhận kịp thời theo từng hoá đơn GTGT và được máy tính tự động ghi nhận vào các sổ như báo cáo doanh thu bán hàng, có thể chi tiết cho từng sản phẩm, từng phương thức thanh toán, từng khách hàng Riêng trường hợp tiêu thụ thành phẩm qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm thì không được kế toán tiến hành cập nhật hàng ngày do chức năng chính của nó là “giới thiệu”, số lượng thành phẩm tiêu thụ tại đây là rất ít so với tổng khối lượng tiêu thụ tại công ty Do đó, việc theo dõi và ghi chép tình hình tiêu thụ theo phương thức này do nhân viên bán hàng thực hiện vào bảng kê bán hàng và bảng kê thu tiền hàng ngày, đến cuối tháng mới tổng hợp số liệu và gửi lên phòng kế toán.
Tình hình công nợ phải thu cũng được cập nhật và theo dõi liên tục đối với từng khách hàng về giá trị và thời hạn thanh toán Mỗi khách hàng được quản lý bằng một mã khách hàng đã được mã hoá và khai báo trong danh mục khách hàng ngay khi có giao dịch mua bán. Để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, công ty đã tổ chức kế toán theo hình thức tập trung Hình thức này tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo của công ty với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán tập trung cũng thuận lợi cho việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với các nhân viên kế toán cũng như việc trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin.
Tuy nhiên, Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của công ty vẫn còn nhiều tồn tại, cần phải được hoàn thiện.
Trong một nghiệp vụ bán hàng thường có nhiều chứng từ liên quan như hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu hoặc giấy báo có nhưng lại là chứng từ được cập nhật theo các phân hệ kế toán khác nhau bởi các kế toán viên có nhiệm vụ khác nhau: hoá đơn GTGT được kế toán tiêu thụ cập nhật vào phân hệ kế toán bán hàng, phiếu thu lại do kế toán thanh toán nhập Mặc dù chương trình máy tính được thiết kế có khử trùng nhưng nó sẽ tốn thời gian, làm giảm hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán.
Trong quá trình hạch toán xác định kết quả tiêu thụ kế toán đã lập bảng kê số 5 để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhưng kế toán lại không phản ánh chi tiết theo từng khoản mục chi phí nên khi muốn biết từng khoản mục chi phí phải xem lại bảng phân bổ, nhật ký chứng từ có liên quan Do vậy, bảng kê số 5 không cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho quản lý trong phân tích và đánh giá nội dung các chi phí thời kỳ của Công ty. Đối với thành phẩm, công ty đánh giá thành phẩm theo giá thực tế. Thành phẩm nhập kho là giá thành sản xuất thực tế, thành phẩm xuất kho kế toán sử dụgn giá bình quân gia quyền Công việc này chỉ được tiến hành vào cuối tháng khi nhận được chứng từ về thành phẩm nhập, xuất, tồn cuối tháng. Còn hàng ngày kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu về số lượng mà không xác định được giá trị thực tế thành phẩm nhập kho, xuất kho Cách đánh giá này tuy giảm bớt được khối lượng công việc cho kế toán trong tháng nhưng trong kỳ lại không thể phản ánh được giá vốn hàng bán khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng Chính vì vậy, công việc bị dồn vào cuối tháng ảnh hưởng đến tiến độ lập báo cáo tài chính và khó cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý.
Mặt khác, do đặc điểm và tính chất của bánh kẹo là khó bảo quản và dễ bị hao hụt nên công tác quản lý gặp không ít khó khăn Tuy nhiên công ty lại chưa đề ra định mức hao hụt cho hàng tồn kho nên nhiều trường hợp kiểm kê,phát hiện một số sản phẩm bị hao hụt với số lượng lớn mà không rõ nguyên nhân Giá trị của số hàng hao hụt này được hạch toán trừ thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hiện nay mặt hàng bánh kẹo có rất nhiều đối thủ cạnh tranh nên giá cả cũng mang tính cạnh tranh Mặc dù số thành phẩm tồn kho cuối kỳ thường tương đối lớn và có thể bị giảm chất lượng đồng thời giá cả thường có sự biến động tăng, giảm do cạnh tranh của những sản phẩm cùng loại nhưng Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Điền này ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty.
- Đối với các khoản giảm giá trong thời gian thực hiện chương trình khuyến mại, quảng cáo không được phản ánh trên chứng từ, sổ sách kế toán, doanh thu được ghi nhận theo giá đã giảm trừ khoản giảm giá Ví dụ: trong thời gian khuyến mại, công ty quyết định giảm 5% giá bán trên một hộp kẹo cứng, một khách hàng mua 5 hộp kẹo cứng có giá bán đúng là 14.000đ (giá bán có thuế GTGT), doanh thu được ghi nhận như sau:
Có TK 3331 : 6.045 Như vậy sẽ không phản ánh được doanh thu thực sự của thành phẩm tiêu thụ, cũng như khoản giảm giá này không được ghi nhận vào chứng từ, sổ sách kế toán.
- Đối với phương thức bán hàng qua đại lý: người nhận đại lý của công ty không nhận hoa hồng trực tiếp từ công ty mà thu nhập của người nhận đại lý là phần chênh lệch giá bán thành phẩm Khi xuất hàng cho người nhận đại lý thì hàng được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu tiêu thụ thành phẩm, khoản tiền chưa thanh toán của người nhận đại lý được coi là một khoản phải thu, làm biến đổi bản chất của phương thức bán hàng qua đại lý Đến cuối kỳ, phòng kinh doanh tổng kết tình hình tiêu thụ cảu các đại lý và có chính sách cho các đại lý tiêu thụ được khối lượng sản phẩm lớn trong kỳ hay thưởng cho các đại lý bán được nhiều sản phẩm mới Thực chất đây là khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng khi họ mua hàng với số lượng lớn Tuy cách hạch toán nay không ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh nhưng kế toán đã phản ánh không đúng bản chất của khoản tiền này.
- Đối với các khoản chiết khấu, công ty trừ trực tiếp vào giá bán, ghi nhận doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo giá đã trừ chiết khấu Ví dụ: đối với hoá đơn GTGT số 01736, giả sử công ty chấp nhận chiết khấu 1% cho công ty cổ phần dịch vụ vận tải do đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, khi cập nhật thông tin vào máy sẽ là:
Có TK 3331 : 113.850 Ngay cả việc hạch toán các khoản giảm giá hàng bán do giao hàng không đúng quy cách phẩm chất hoặc không đúng thời hạn hợp đồng cũng như không được thực hiện rõ ràng Nó cũng như trường hợp thực hiện chiết khấu cho khách hàng.
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM
Tiêu thụ thành phẩm là quá trình chuyển giao quyền sở hữu thành phẩm cho người mua đồng thời nhận về một số tiền tương ứng với giá trị của thành phẩm tiêu thụ Đây là khâu cuối cùng trong một quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn của công ty nên tiêu thụ thành phẩm có vai trò hết sức quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty trong nên kinh tế thị trường Do đặc điểm và tính chất của bánh kẹo là khó bảo quản và dễ bị hao hụt nên công tác quản lý gặp không ít khó khăn Để có kết quả tiêu thụ cao nhất thì sản phẩm của Công ty phải đảm bảo chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng, muốn vậy thì yêu cầu quản lý đối với thành phẩm là hết sức quan trọng Bên cạnh đó những thông tin về tiêu thụ thành phẩm như doanh thu tiêu thụ của từng loại sản phẩm, giá vốn hàng bán, khách hàng và tình hình thanh toán đều cần phải được thông tin một cách chính xác và kịp thời để ban giám đốc có những quyết định đúng đắn về kế hoạch tiêu thụ, mang lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty Vì vậy, công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm có vai trò quan trọng mà cụ thể là:
Cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh và ban giám đốc biết được tình hình tiêu thụ của từng loại thành phẩm hay hiệu quả của phương thức bán hàng để có được sự điều chỉnh về kế hoạch sản xuất cũng như sự điều chỉnh giữa các kênh phân phối sản phẩm của Công ty.
Theo dõi sát sao công nợ và tình hình thanh toán công nợ để phát hiện những khoản phải thu khó đòi hay những khách hàng không chịu thanh toán, những khoản thu quá hạn thanh toán hay đối với những khách hàng mua chịu với giá trị lớn, để có những biện pháp xủa lý kịp thời, nhằm hạn chế tối đa những rủi ro gây tổn thất cho Công ty.
Mặt khác, thông tin về tiêu thụ thành phẩm và đặc biệt là kết quả tiêu thụ còn được những nhà đầu tư quan tâm, đó có thể là điều kiện thuận lợi đối với một công ty cổ phần như Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà trong việc vay vốn trên thị trường vón khi công ty có nhu cầu về vốn để tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất cũng như cải tiến trang thiết bị ký thuật.
Về phía Nhà nước, công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng trong quá trình xác định, kiểm tra các khoản nghĩa vụ tài chính của Công ty đối với Nhà nước như thuế GTGT phải nộp, thuế thu nhập doanh nghiệp và các khoản thuế thu nhập cá nhân.
Chính vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm là hết sức cần thiết Nó không chỉ cần thiết trong việc đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán mà còn cần thiết để công ty thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành nói riêng và pháp luật nói chung để hướng tới một môi trường kinh doanh lành mạnh, một nền kinh tế phát triển bền vững, giúp Nhà nước quản lý tốt hơn nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay.
NỘI DUNNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CP BÁNH KẸO HẢI HÀ
Qua quá trình tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, được đi sau nghiên cứu tình hình thực tế hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, em nhận thấy việc hạch toán còn có một số vấn đề chưa hợp lý mà kế toán công ty có thể hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý.
Do quá trình thực tập không nhiều và những hiểu biết chưa thực sự thấu đáo về quá trình hạch toán tại công ty, nhưng dưới đây em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty.
1 Về công tác quản lý thành phẩm
Tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, kế toán quản lý thành phẩm theo phương pháp thẻ song song Công ty chọn phương pháp này nhằm tránh sự trùng lặp giảm sự phức tạp khi kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận. Công việc quản lý thành phẩm được tiến hành ở các bộ phận là phòng tài vụ, kho thành phẩm, phòng kế hoạch vật tư còn phòng kinh doanh chỉ lấy số liệu do kế toán thành phẩm cung cấp.
Tuy nhiên, do đặc thù của sản xuất bánh kẹo là công việc nhập xuất nhiều nên thủ kho rất vất vả trong việc theo dõi tồn kho thành phẩm để cung cấp số liệu cho phòng kế toán do việc nhập xuất được tiến hành trên hai sổ khác nhau Tuy cách làm này chắc chắn và có độ chính xác cao song lại không theo dõi một cách kịp thời, chi tiết lượng tòn kho cuối mỗi ngày, mỗi tháng một cách nhanh nhất mà kế toán phải mở rất nhiều sổ để đối chiếu Do đó, để đảm bảo tính kịp thời và nhanh chóng trong việc quản lý tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, thủ kho có thể kết nối hai việc này bằng cách lập sổ theo dõi tình hinh Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm hàng ngày Việc mở sổ theo dõi này có thể làm thủ kho bận hơn những sẽ giúp cho việc quản lý chặt chẽ hơn số thành phẩm trong kho hàng ngày và cung cấp kịp thời cho công tác quản lý thành phẩm, đảm bảo đúng chức năng của thủ kho Để thuận tiện và giảm bớt công việc ghi chép của thủ kho công ty có thể bố trí máy tính ở kho.
2 Về hạch toán hàng tiêu thụ theo phương pháp ký gửi đại lý Để đạt được mục tiêu đề ra công ty nên mở rộng thị trường tiêu thụ trên cả nước và xuất khẩu nhằm phục vụ tốt nhất yêu cầu của người tiêu dùng bằng cách thu hút nhiều nhà phân phối sản phẩm cho công ty hơn nữa Với phương thức bán hàng như hiện nay là bán buôn trực tiếp cho các đại lý thu tiền ngay tuy có độ tin cậy cao nhưng không thật linh hoạt trong cơ chế thị trường hiện nay Công ty nên áp dụng phương thức bán ký gửi đại lý, số hàng chuyển giao này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty và cho đến khi hàng chính thức được tiêu thụ, các đại lý mới phải thanh toán tiền hàng Bằng hình thức tiêu thụ này các nhà phân phối không phải bỏ ra một số vốn ban đầu để mua thành phẩm của công ty mà vẫn có hàng để bán Tuy nhiên để có thể đảm bảo sự tin tưởng và chắc chắn khi giao hàng cho đại lý thì công ty cũng cần một khoản thế chấp của đại lý Theo phương thức bán hàng này thì sẽ thu hút được nhiều nhà phân phối sản phẩm của công ty hơn và như vậy khách hàng biết đến sản phảm của công ty nhiều hơn và tạo được niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm của công ty Mặt khác, xét về điều kiện thực tế thì công ty hoàn toàn có điều kiện để làm vì hiện nay các nhân viên kinh doanh của công ty luôn phải đến các đại lý ở các tỉnh để chuyển giao hàng, ký kết hợp đồng và thanh toán tiền hàng.
Trường hợp áp dụng hình thức ký gửi đại lý, kế toán công ty có thể hạch toán tiêu thụ như sau, trong đó khoản hoa hồng cho đại lý có thể trừ ngay vào tiền hàng khi thanh toán.
Việc xuất hàng và theo dõi thanh toán cần được chi tiết cho từng đại lý, như vậy kế toán cần mở thêm Tk 157 “Hàng gửi bán” và bảng kê số 10 theo mẫu của Bộ tài chính để theo dõi các loại thành phẩm đã chuyển đến cho đại lý và giá trị thành phẩm Đối với trường hợp khi xuất hàng lập hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng thì hạch toán doanh thu của hàng gửi bán như phương thức tiêu thụ trực tiếp Còn trường hợp xuất hàng sử dụng phiếu hàng gửi bán thì khi nào nhận được bảng kê hàng hoá bán ra của cơ sở đại ly ký gửi bán gửi lên thì kế toán mới hạch toán doanh thu.
Trình tự hạch toán theo phương thức bán hàng đại lý ký gửi được thực hiện trên bảng kê hàng gửi bán như sau:
- Số dư đầu tháng: Lấy từ số dư cuối tháng trước cảu TK157 chuyển sang
- Số phát sinh Nợ, Có: Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và chứng từ có liên quan để ghi vào cột liên quan (Số thứ tự, ngày tháng của chứng từ, TH ghi Nợ, TK ghi Có thì cộng Nợ và cộng Có TK 157, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng) Cụ thể kế toán tiến hành định khoản như sau: + Trường hợp xuất hàng lập hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, kế toán hạch toán giống phương thức tiêu thụ trực tiếp.
+ Trường hợp xuất hàng sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán thì kế toán ghi bút toán sau:
Phản ánh trị giá hàng gửi đi bán:
Nợ TK 157 “Hàng gửi bán”
Có TK 155 Phản ánh giá trị giá vốn hàng gửi bán khi xác định là tiêu thụ
Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Có TK 157 : Giá trị hàng gửi bán đã được bán
Số hàng gửi bán bị từ chối khi chưa được xác nhận là tiêu thụ
Nợ TK 155 : Nếu đem nhập kho thành phẩm
Có TK 157 : Hàng gửi bán bị từ chối
3 Việc lập định mức hao hụt và trích lậo dự phòng hàng tồn kho
3.1 Lập định mức hao hụt hàng tồn kho
Do đặc điểm của thành phẩm dễ bị hỏng và hao hụt trong quá trình bảo quản nên doanh nghiệp cần phải có biện pháp quản lý chặt chẽ tránh làm tăng chi phí trong kỳ vì nó ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty Bên cạnh đó phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật nên phối hợp nghiên cứu để đề ra định mức hao hụt, mất mát cho từng loại thành phẩm tồn kho căn cứ vào thực tế hao hụt, mất mát của kỳ trước Theo chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC kế toán sẽ ghi các bút toán sau:
- Căn cứ vào biên bản mất mát, hao hụt hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho mất mát, hao hụt:
Nợ TK 1381: Giá trị thiếu chờ xử lý
Có TK 151, TK 152, TK153, TK155
- Căn cứ vào biên bản xử lý về hao hụt hàng tồn kho, kế toán ghi:
Nợ TK 111, TK334: nếu tổ chức, cá nhân bồi thường
Nợ TK 632: Giá trị thiếu đưa vào giá vốn hàng bán
Có TK 1381: Giá trị thiếu chờ xử lý
3.2 Về trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Tuy sản phẩm bánh kẹo là loại mặt hàng tiêu thụ trong một thời gian ngắn, có thể trong thời gian ngắn đó giá cả của sản phẩm không có nhiều biến động nhưng Công ty cũng cần đề phòng các yếu tố khách quan gây ra do việc cạnh tranh của hàng nhập ngoại, việc mở cửa thụ trường (gia nhâp WTO ) mà gần đây nhất là do các bệnh dịch có tính chất lây lan đã làm khan hiếm nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất đã dẫn đến giá cả tăng một cách bất ngờ(ví như việc giá đường tăng lên gấp đôi so với trước từ 3.000đ-4.000đ/1 kg tăng lên đến gần 10.000đ/kg).
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn có ý nghĩa quan trọng trong việc tuân thủ nguyên tắc “thận trọng” của kế toán Theo em, kế toán nên mở thêm TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, việc làm này mang tính chất ổn định tài chính giúp công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh và đứng vững trên thương trường Khi có chứng cứ chắc chắn về giá trị của hàng tồn khi thấp hơn giá hàng có thể bán trên thị trường, kế toán sẽ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được chúng.
Việc giảm giá của thành phẩm hàng hoá nằm ngoài mong muốn của chủ doanh nghiệp Đó là những nguyên nhân khách quan tác động đến tiêu thụ sản phẩm của công ty như nền kinh tế suy thoái làm mức thu nhập và tiêu dùng của người dân giảm, do nguồn nguyên liệu khan hiếm và kể cả những tác động tâm lý xã hội.
Có thể lấy một dẫn chứng về sản phẩm bánh của công ty có nguyên liệu từ trứng của các loại gia cầm Do dịch cúm gà bùng phát, chính phủ đóng cửa việc nhập khẩu trứng gà và các loại gia cầm đồng thời thiêu huỷ gà ở tất cả các vùng dịch là cho nguyên liệu khan hiếm Cùng với dịch diễn ra là tâm lý lo sợ cảu người dân, họ không dám sử dụng các sản phẩm làm từ trứng mặc dù có những sản phẩm như bánh trứng, bánh Cracket, được sản xuất từ trước khi có dịch và tồn kho với số lượng lớn Để tránh và giảm bớt những tổn thất xảy ra, công ty cần phải lập dự phòng giảm giá cho các sản phẩm đó bằng cách:
- Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK159 :Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu khoản dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng năm trước đã lập thì phải hoàn nhập dự phòng số chênh lệch, kế toán ghi:
Nợ TK 159 :Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK 632 :Giá vốn hàng bán
4 Về lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Theo nguyên tắc kế toán thừa nhận rộng rãi (GAAP) thì nguyên tắc “thận trọng” chỉ ra rằng đối với các khoản lỗ dự kiến xảy ra, doanh nghiệp cần lập dự phòng tương ứng Do vậy, để dự phòng tồn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Để lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty cần tìm hiểu tình trạng tài chính của các khách hàng nợ dây dưa kéo dài Nếu các khoản nợ đã quá hạn hai năm kể từ ngày đến hạn thu nợ, công ty đòi nhiều lần nhưng không thu được nợ hoặc tuy chưa quá hạn hai năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét để giải thể, thì cũng được coi là nợ khó đòi Việc lập dự phòng này giúp công ty tích luỹ được nguồn tài chính để sử dụng vào việc bù đắp các khoản nợ phải thu khó đòi thực tế phát sinh sau này Hơn nữa khoản lập dự phòng này được ghi nhận là một khoản chi phí sẽ làm giảm lợi nhuận, giảm thuế doanh nghiệp phải nộp.