Tiểu luận môn nâng cao chất lượng tự học nguyên tắc xây dựng mối quan hệ trong công việc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN MÔN: NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỰ HỌC Người thực hiện: Đặng Thị Kim Hoàn Ngày tháng năm sinh: 16/03/1980 Nơi sinh: Nam Định SBD: 23 Lớp: Nghiệp vụ sư phạm giảng viên đại học, cao đẳng Khóa: 01/2023 NEC Năm: 2023 NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC Để đạt hiệu quả, hoạt động xây dựng mối quan hệ công việc cần đáp ứng số nguyên tắc định Sự tôn trọng Thể thái độ tôn trọng bên tham gia mối quan hệ nguyên tắc hàng đầu để tồn cộng đồng, tập thể nói chung Nó thỏa mãn nhu cầu liên quan đến nhân quyền, khẳng định nhân thân, đề cao lòng tự trọng khẳng định phẩm chất bên thể thái độ Có nhiều cách thể thái độ tôn trọng bên tham gia mối quan hệ cơng việc, cho dù gặp gỡ với đối tác, với khách hàng, cấp hay đồng nghiệp, thái độ tơn trọng cần thể Nói cách chung nhất, thái độ tôn trọng kèm theo yêu cầu cụ thể khác cách diễn đạt phẩm chất đối tượng khác chất tơn trọng thừa nhận hay ghi nhận tồn bên họ khơng phải họ theo kiểu mình mong muốn Do vậy, với người cao tuổi trọng trách hơn, tôn trọng cần thể kính trọng Đối với người ngang dùg thuật ngữ tơn trọng đủ Với người trẻ hơn, nhỏ bé hơn, tôn trọng cần diễn tả theo cách ghi nhận bao dung Sự có mặt lời hứa, ngôn ngữ giao tiếp đề cao nhân thân bên (ví dụ: gọi tên, gọi đầy đủ tên chức vị, đánh giá vấn đề thay quy chụp người, ), điệu cử phù hợp (trang phục, dáng điệu đứng, ngồi, điệu tay, chân, mắt.) cách để thể tôn trọng người khác, vậy, tự trọng Bình đẳng Mọi cơng dân bình đẳng trước pháp luật Chính vậy, cơng việc, quyền nói, nghe, trình bày kiến ý tưởng chủ thể tham gia quan hệ bình đẳng cần đảm bảo cách phù hợp Trong nội tổ chức vậy, việc nhà quản lý khăng khăng địi nhân viên cung cấp trơng tin, trình bày vấn đề thân lại tìm cách che giấu, bưng bít thơng tin hình thức vi phạm ngun tắc bình đẳng Nó dẫn đến nghi kị, bất tín xung đột nội Trong trình xây dựng mối quan hệ giao tiếp với đối tượng, cá nhân gặp phải nhiều đối tượng khác (già-trẻ, nam-nữ, người dân tộc người, đại diện tổ chức.) Vấn đề đặt phải bảo đảm bình đẳng giao tiếp Thực tế, hoạt động giao tiếp có gặp phải tình khó xử, bên cơng việc, bên quan hệ có ảnh hưởng lớn đến quan thân Để giải tốt vấn đề cách thức tốt cần thực nguyên tắc “mọi người quan trọng” nghĩa đối tượng giao tiếp phải tôn trọng đối xử tốt Dĩ nhiên, nguyên tắc giúp cho người tránh sai lầm giao tiếp họ có quan niệm “người khơng quan trọng”, khơng có ảnh hưởng đến thân mình, quan thờ ơ, chí coi thường Một điều cần khẳng định là: người tổng hòa mối quan hệ Một cá nhân, quan, tổ chức muốn tồn phát triển cần phải thiết lập trì nhiều mối quan hệ khác Mỗi cá nhân thông qua hoạt động giao tiếp trực tiếp gián tiếp với đối tượng phải giúp quan mở rộng mối quan hệ tăng cường mối quan hệ sẵn có, đồng thời phải thiết lập mối quan hệ không phải, không làm mối quan hệ tốt đẹp họ với chủ thể khác bên bên tổ chức Linh hoạt Đây nguyên tắc phản ảnh trực tiếp chất “ứng xử”- khía cạnh mang tính tình giao tiếp Theo đó, “ứng” với hồn cảnh bên tham gia giao tiếp cần “xử” trí hay “xử” lý theo cách khác cho phù hợp Ngôn ngữ, điệu cử chỉ, thời điểm bắt đầu kết thúc cần phù hợp với bối cảnh hoạt động giao tiếp diễn Các thức xây dựng mối quan hệ với khách hàng khác với cách ứng xử, giao tiếp với đối tác, lại giống cách giao tiếp với đồng nghiệp Sự cứng nhắc ứng xử đe dọa hiệu xây dựng mối quan hệ công việc Tuy nhiên, linh hoạt cho muôn vàn bối cảnh khác đạt hiệu hệ giá trị chung cách thức ứng xử hình thành nhìn nhận cách thống Nguyên tắc dựa sở nguyên tắc thứ Trong thực tế, để tạo hài hịa mặt lợi ích bên mối quan hệ dễ dàng đơn giản Điều dễ hiểu mong muốn bên tham gia quan hệ nhiều đáp ứng thỏa mãn yêu cầu lại có hạn Vì vậy, việc bên nhiều bên tiến hành xây dựng mối quan hệ khơng đạt lợi ích mong muốn chuyện thường tình Vấn đề chỗ người thành công xây dựng mối quan hệ phải xử lý công việc để không thỏa mãn phần toàn yêu cầu đối tượng giao tiếp mà phải làm cho đối tượng hiểu chấp nhận thực tế mục đích họ khơng đạt Để làm điều đó, q trình xây dựng mối quan hệ, cá nhân đưa số giải pháp để đối tượng giao tiếp chọn lựa định Để đưa giải pháp mội bên tham gia vào trình quan hệ cần xác định mục đích (lợi ích) cần đạt được, đồng thời xác định mục đích đạt mức độ (cao, trung bình hay thấp) Việc xác định mức độ đạt giúp cho đối tượng tham giao quan hệ chuẩn bị sẵn sàng tư tưởng nhượng điều kiện giới hạn cho phép để thương lượng với bên điều kiện, tiêu chuẩn lý tưởng khơng đạt Nói cách khác, người có ý thức rõ lợi ích họ lợi ích bên mối quan hệ giỏi việc dự kiến cách thức khác để có lợi ích họ suy nghĩ đến lựa chọn giải pháp có Đảm bảo nguyên tắc xây dựng mối quan hệ công việc, bên dễ dàng tìm thấy mục tiêu chung, lợi ích chung sở tìm giải pháp làm hài lịng tất bên Ví dụ, vận dụng nguyên tắc này, mối quan hệ trực tiếp với khách hàng, đối tượng yêu cầu gặp người quản lý, thực tế người quản lý vắng Khi đó, sau nghe lời đề nghị khách hàng, đưa số giải pháp sau: - Hẹn khách hàng quay lại vào thời điểm mà người quản lý có mặt - Đề nghị khách hàng gửi lại lời nhắn (hoặc tài liệu) cho người quản lý (nếu được) - Hỏi khách hàng gặp cấp phó khơng - Ghi lại tên, địa chỉ, số điện thoại khách hàng để người quản lý truyền đạt liên lạc lại Tin cậy Làm cho bên tin cậy tìm kiếm dấu hiệu để có sở tin cậy họ nỗ lực cần thiết cho phép trình xây dựng mối quan hệ diễn cách có tảng, có hiệu lâu dài Dân gian có câu “Quen sợ dạ, lạ sợ y” Khi thiết lập mối quan hệ với người lạ, yếu tố bên trang phục, đứng, nói lúc gặp mặt đóng vai trị quan trọng việc định hình ý niệm ban đầu đối tượng quan hệ Tuy nhiên, cảm nhận ban đầu cần kiểm chứng kiểm chứng cách xác bên tham gia quan hệ có kĩ định thử thách lịng người Mỗi cá nhân tạo nên tin cậy đối tượng quan hệ tiếp xúc, giải công việc thông qua việc hẹn; chuẩn bị thông tin, văn bản, hồ sơ liên 56 quan cách đầy đủ, khoa học; viện dẫn văn chứng thức giải thích, thuyết phục; ngơn từ thức, thẳng vào vấn đề không quanh co Cộng tác, hài hịa lợi ích Trong thời đại nay, mà mối quan hệ diễn bối cảnh mở tác động công nghệ thông tin phát triển dân trí, việc xây dựng mối quan hệ cơng việc cịn phải hướng tới hài hịa lợi ích bên để đảm bảo phát triển lâu dài Nói cách khác, hài hịa lợi ích khơng đạt chỗ bên trực tiếp tham gia đối thoại, mà vấn đề lâu dài hơn, mối liên quan với nhóm khác xã hội Nguyên tắc dựa thực tế có tính qui luật mặt tâm lý người Bất kỳ ai, thực mối quan hệ mong muốn, tin tưởng hy vọng thơng qua việc đạt lợi ích cho cho chủ thể mà đại diện Lợi ích mà người hướng tới vật chất (tài sản, tài chính) lợi ích tinh thần (chẳng hạn trình bày oan ức định khơng đúng, chưa thoả đáng, mong chia sẻ cảm thông, đề nghị ghi nhận sư đóng góp thân cho tập thể, cho xã hội.) Có thể nói, khơng thực xây dựng quan hệ lại không muốn không hy vọng đạt mục đích đặt ra, thân người dân biết để đạt lợi ích khó khăn Xuất phát từ tâm lý này, đối tượng quan hệ không đạt điều dự định, thường có phản ứng mức độ khác (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác ) Những phản ứng dù mức độ khơng có lợi cho hai phía Chính vậy, ngun tắc giao tiếp phải cố gắng đảm bảo hài hòa lợi ích hai bên tham gia mối quan hệ Thái độ cộng tác từ phía đơi bên dựa nguyên lý Thắng - Thắng (win- win) giao tiếp Mà để có kết đó, bên cần có nỗ lực đạt đến hài hịa lợi ích bên Chính vậy, việc xây dựng mối quan hệ góc độ cá nhân bao gồm kỹ ngầm định kỹ thương thuyết, thỏa thuận Nguyên tắc đòi hỏi cá nhân khai xây dựng mối quan hệ với đối tượng cụ thể phải y điểm sau: - Phải hiểu tâm lý đối tượng, tìm hiểu mục đích đối tượng, đồng thời mối quan hệ này, cá nhân hay tổ chức cần đạt mục đích - Nếu giao tiếp gián tiếp, cần dành thời gian thu thập thơng tin phía đối tượng quan hệ lợi ích mà họ hướng tới - Trong trình thiết lập mối quan hệ, phải đặt mục tiêu cho mục đích nhân tổ chức đạt lợi ích đối tượng quan hệ thỏa mãn phần hay toàn Có việc giao tiếp đem lại kết cao Ngược lại, mối quan hệ, người trọng tới lợi ích thân hay tổ chức mình, mà khơng ý tới gạt bỏ hồn tồn lợi ích đối tượng mối quan hệ chưa thành cơng (ngay kết phía bên chấp thuận) không bền vững, lâu dài Nhìn chung, mối quan hệ cơng việc nên xây dựng thực theo nguyên tắc cộng tác hài hịa lợi ích, thơng cảm thống nhất, khơng phải hình thức tranh đua, đối địch Đặt nặng lợi ích việc giao tiếp làm khó khăn việc đến với người khác Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt ngày nay, chắn không muốn đầu tư cho mối quan hệ mà họ cảm thấy bị bất lợi Vì vậy, để có điều tốt đẹp từ mối quan hệ, trước hết bạn phải chứng tỏ lực sẵn sàng cho Sự thành công mối quan hệ không chiến thắng đối tượng mà đem lại lợi ích nhiều tốt cho hai bên Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý Có số vấn đề tâm lý mà bên tham gia mối quan hệ cụ thể dễ mắc phải tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ, tâm lý e ngại, lo sợ, né tránh Thay đổi tâm lý đòi hỏi hiểu biết sâu sắc tôn trọng quy luật tâm, sinh lý người, nhận thức vai trò, vị bên tham gia mối quan hệ Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài cần tính đến phản ứng, nhu cầu định thể chất theo quy luật chung thể Chính vậy, cần có biện pháp nhằm hỗ trợ q trình trao đổi thơng tin diễn cách hiệu quả, phù hợp với quy luật sinh học đối tượng Mỗi cá nhân tham gia vào mối quan hệ có nét cá tính riêng biệt, sở thích, "điểm nhạy cảm" đó, mà dựa vào để tạo nên mối liên kết với họ Bất kể họ làm cơng việc gì, bắt đầu xây dựng mối quan hệ với họ, nên tôn trọng khác biệt đó, đối phương dễ dàng chấp nhận kết nối Tuy nhiên, khả nhận biết cịn tùy thuộc vào óc quan sát, cảm nhận, mức độ chân thành xây dựng mối quan hệ người tham gia mối quan hệ Và hết, thấu hiểu quan điểm đối tượng, mong muốn, trăn trở họ bối cảnh mà họ sinh sống, làm việc, nắm chìa khóa mở vào mối quan hệ vững chắc, lâu bền Thẩm mỹ hành vi Nguyên tắc đòi hỏi hành vi cụ thể tham gia vào mối quan hệ khơng cần dừng mà cịn phải đẹp Lấy ví dụ, tay vào để giới thiệu làm quen nên dùng bàn tay chụm, chúc xuống, hướng phía người kể đến chư không dùng đồ vật hay ngón tay chỏ thẳng vào mặt họ Một ví dụ khác khơng nên ngang nhiên ngốy mũi, gãi lưng, chỉnh khóa quần hay rung đùi trước mặt người khác 10 Để đảm bảo hành vi đẹp, hiểu biết giao tiếp bối cảnh đa văn hóa quan trọng Bên cạnh đó, việc rèn luyện để hành vi đẹp trở thành thói quen khơng phần quan trọng Do đó, cần tơn trọng giá trị văn hóa trình xây dựng thiết lập mối quan hệ Giá trị văn hóa phạm trù rộng lớn với biểu đa dạng Có giá trị văn hóa nước, có giá trị văn hóa nước ngồi Trong nước đa dân tộc điều kiện hội nhập quốc tế cần đảm bảo tơn trọng truyền thống, văn hố ứng xử dân tộc thuộc văn hố khác nhau, tơn trọng văn hóa vùng miền thích ứng với hồn cảnh giao tiếp cụ thể 11 PHƯƠNG THỨC XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC Với nguyên tắc trên, điều việc xây dựng trì mối quan hệ tích cực cơng việc thơng qua phương thức cụ thể nào? Sau số gợi ý: Xây dựng mạng lưới quan hệ Trước tiên, để có mối quan hệ tích cực lâu dài công việc, cần thiết lập mạng lưới quan hệ phù hợp với tính chất cơng việc nhu cầu, tính cách thân Những mối quan hệ cần phân loại để có cách thức ứng xử, liên lạc cho phù hợp với mức độ tính chất quan hệ Cần lưu trữ thông tin liên lạc đối tác người liên quan đến mối quan hệ công việc Ngày nay, thật dễ dàng để gọi điện thoại, trao đổi trực tuyến hay email thông tin cho danh sách liên hệ Tuy nhiên, để đề phòng trường hợp trục trặc công nghệ rủi ro sống, cần xếp lại danh sách thông tin liên lạc mà bạn có vào sổ, phân nhóm rõ ràng khoa học, lưu trữ tập hợp danh thiếp nhận Bí để tìm mối quan hệ cần thiết mở rộng cửa cho kênh thơng tin Ngồi việc xây dựng liên kết trực tiếp từ người thân, bạn bè hay đồng nghiệp, tận dụng tiện ích mà xã hội thông tin ngày đem lại, cách liên kết facebook với bạn bè, twitter, yahoo messenger, zalo hay công cụ khác để kết nối trì liên lạc với người cách nhanh chóng thuận tiện Những mối quan hệ lâu dài có lúc cho kết bất ngờ công việc người Bắt đầu từ 12 việc nhỏ đơn giản nhất, thấy lợi ích từ việc đầu tư vào mối quan hệ, đặc biệt mối quan hệ công việc Ngoài ra, việc mở rộng xây dựng mạng lưới quan hệ thực trực tiếp thông qua việc tham gia vào hội thảo, hội nghị, lớp học hay buổi sinh hoạt phát triển kỹ thường xun, thơng qua tìm thơng tin mối quan hệ thú vị, hữu ích Có thể tận dụng sở trường lĩnh vực yêu thích cách đơn giản để mở rộng mối quan hệ Tham gia hoạt động nhằm học hỏi, tăng cường khả giao tiếp để trau dồi thân Xây dựng hình ảnh vị thân Hình ảnh vị thân giống việc xây dựng thương hiệu cá nhân, nói ngắn gọn, ấn tượng tốt đẹp mà ta gầy dựng tâm trí người khác, tất làm để thể lực giá trị thân: ai, tơi làm tơi khác biệt Đó bao gồm thứ, từ giọng nói truyền cảm, nhiệt tình, việc bạn tồn tâm tồn ý cho cơng việc Bắt nguồn từ điều nhỏ nhặt nhất, sức mạnh thương hiệu cá nhân lại lớn trình xây dựng mối quan hệ công việc Xây dựng thương hiệu cá nhân người phải mảnh ghép, giống việc ghép hình 1000 mảnh mà khơng xem hình mẫu Gây dựng nghiệp tạo dựng quan hệ vậy, khơng có viễn cảnh cụ thể để nhìn vào, dễ dàng phương hướng Thương hiệu cá nhân “viễn cảnh” mà bạn cần, tìm câu trả lời cho câu hỏi “Bạn ai? Bạn muốn trở thành người nào?”, từ mà phác họa cho hình ảnh cụ thể, lắp mảnh ghép lại để tiến tới hồn thiện hình ảnh mà người mong muốn 13 Nền móng tốt cho thương hiệu người chất lượng cơng việc uy tín cá nhân Có tảng này, người có niềm tin người xung quanh, họ “khách hàng” tiềm Trong giới với nhiều đối thủ cạnh tranh, khó lịng mà trở thành người lĩnh vực Thế nhưng, với thương hiệu cá nhân, người tạo khác biệt cách để lại dấu ấn lĩnh vực mà chun gia Thương hiệu cá nhân tạo dựng từ điều giản dị nhỏ bé giao tiếp Sự chủ động tạo dựng mối quan hệ hay cởi mở giao tiếp chìa khóa dẫn tới thành cơng xây dựng mối quan hệ hiệu Một "vũ khí bí mật" mà người Nhật Bản thành cơng sử dụng để chinh phục trái tim khách hàng khó tính nhất, biết mỉm cười Việc mỉm cười giao tiếp tạo nên hiệu ứng tích cực bất ngờ, tạo nên khác biệt cá tính cá nhân, đội nhóm, chí doanh nghiệp Sự cởi mở khn mặt người đối diện tạo cảm giác dễ chịu, thân thiện, khởi đầu tốt cho mối quan hệ Bên cạnh đó, việc xây dựng hình ảnh vị cá nhân, trang phục phù hợp với hoàn cảnh quan trọng Sự phù hợp đến từ cách thức phối hợp yếu tố người mặc với hồn cảnh vóc dáng, hình thể, màu da, khí chất, tuổi tác, hồn cảnh, nghề nghiệp, sở thích người mặc, phù hợp trang phục đối tượng giao tiếp Năm điều quan trọng việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu cá nhân thơng qua trang phục gồm: - Tính cá thể: trang phục phải dựa đặc điểm thân, 14 sáng tạo giữ phong cách riêng người - Tính chỉnh thể: Muốn có trang phục hoàn chỉnh cần tinh tế phối hợp màu sắc, kiểu cách Do mặc quần áo phải tuân thủ nghiêm chỉnh việc phối hợp quần áo theo quy tắc định - Tính chỉnh tề: gọn gàng, ngắn, lành lặn, - Tính kỹ năng: đảm bảo bốn vấn đề phối hợp ăn mặc: kết hợp trang phục môi trường; kết hợp quần áo vóc dáng thể; kết hợp trang phục độ tuổi; kết hợp trang phục với nghề nghiệp hồn cảnh Trong q trình xây dựng hình ảnh vị thân, cần lưu ý đến rào cản trình xây dựng mối quan hệ Thất tín yếu tố làm đổ vỡ nhiều mối quan hệ tốt đẹp Thất tín bắt nguồn từ nhiều hành động nhỏ khác (ví dụ: thường xuyên trễ, nộp báo cáo trễ, trì hỗn cơng việc mà khơng có lý đáng), nhiên, hệ mà mang đến lại vơ lớn, ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh vị thân trình xây dựng mối quan hệ công việc Trau dồi kỹ giao tiếp Một phương thức quan trọng để xây dựng phát triển mối quan hệ tích cực nói chung cơng việc nói chung trau dồi kỹ giao tiếp Giao tiếp trình xã hội thường xuyên bao gồm ứng xử đa dạng phong phú, thể qua ngơn ngữ nói viết: qua nét mặt, cử chỉ, tư thế, giọng nói, trang phục, cách sử dụng khơng gian giao tiếp Đó hệ thống tồn vẹn, khơng có tách rời biểu ngôn từ phi ngôn từ giao tiếp 3.1 Giao tiếp ngôn từ Ngôn từ thể thực chất nhất, rõ ràng, thống nội dung 15 giao tiếp Ngôn từ sản phẩm tư Và vậy, qua việc sử dụng ngơn từ, người nghe nhận biết đánh giá người nói người Để gây thiện cảm với người nghe, giao tiếp xã hội nói chung quản lý nói riêng, nên tận dụng hội để sử dụng ngôn ngữ “đẹp”: ngôn từ nhã, dung dị (sử dụng từ ngữ “vui lòng”; “làm ơn”; “nên chăng”, “đáng tiếc” ); hạn chế tối đa dùng từ "không", từ cứng nhắc, từ tạo không khí nặng nề, căng thẳng, làm ức chế người nghe tính thuyết phục khơng cao người nghe, người phải tiếp nhận lời chê trách, phàn nàn; sử dụng từ thể tơn kính, lịch thiệp (“thưa ông”; “thưa bà”; “thưa anh, chị” ) Khi sử dụng ngôn từ, cần ý tới hoàn cảnh, ngữ cảnh đối tượng giao tiếp cụ thể, mối quan hệ họ để chọn loại ngơn từ gì, chừng mực cho thích hợp, khơng nên lạm dụng chúng cách thái Cần lưu ý tin đồn phương thức giao tiếp ngôn từ phổ biến đời sống hàng ngày tổ chức xã hội Khi thông tin truyền miệng từ người sang người khác, chi tiết bị quên lãng bị nhớ thiếu xác, ngơn từ bị thay kể truyền tiếp, nội dung cách hiểu câu chuyện phụ thuộc nhiều vào đặc điểm cá nhân người tin đồn thường bị méo mó sai lệch, thiếu xác Ngồi ra, muốn hiểu khía cạnh tâm lý xã hội ứng xử ngơn ngữ giao tiếp, quy tắc sử dụng ngôn ngữ dân tộc, đối tượng giao tiếp cịn phải hiểu cách diễn đạt ngơn ngữ cộng đồng, văn hố thơng qua thoả thuận ngầm quy tắc ứng xử cộng đồng hay văn hố Để xây dựng trì mối quan hệ tích cực cơng việc, có 16 nhiều hình thức u cầu khác liên quan đến giao tiếp Trong đó, cần nhấn mạnh đến khả thuyết phục lắng nghe chủ thể 3.1.1 Kỹ thuyết phục Để vận động, lơi kéo đồng tình ủng hộ, có đạt mục đích hay khơng phụ thuộc vào khả nói, khả thuyết phục chủ thể Các yếu tố đảm bảo cho việc thuyết phục thành công bao gồm: uy tín, tuổi tác, hình ảnh, trang phục, tướng mạo, địa vị, thái độ, trình độ, lực, phẩm chất, cách thể tình cảm cách lập luận người nói Thuyết phục người khác cơng việc khơng đơn giản lẽ thường tình ai, có ý kiến vấn đề đó, có niềm tin định vào ý kiến khơng muốn tiếp thu ý kiến người khác Hơn nữa, biết cách thuyết phục người khác Có khơng người quan niệm rằng, thuyết phục phải dùng tất sức mạnh mình, dồn người đối thoại vào bí, khuất phục họ, buộc họ phải thay đổi ý kiến, quan điểm, lập trường, từ dẫn đến tranh cãi liệt, thua thắng Đó quan niệm sai lầm Cách thuyết phục gặp khó khăn lớn người đối thoại cố để phòng thủ, chống trả, họ có thay đổi quan điểm họ ln cảm thấy ấm ức bị bắt bí, bị chèn ép, kết thuyết phục không lâu bền - Để thuyết phục có hiệu quả, cần ý số điểm sau đây: + Tìm hiểu đối tượng vấn đề cần thuyết phục; + Tạo môi trường giao tiếp tốt, bầu khơng khí tin cậy; + Thái độ thật quan tâm chân thành, đồng cảm; + Tôn trọng lắng nghe người đối thoại; 17 + Giữ thái độ hồ nhã, bình tĩnh để giải vấn đề - Trong mối quan hệ cơng việc, trình bày ý kiến cá nhân để thuyết phục đối tượng, cần lưu ý: + Tác động đồng thời đến nhận thức, tình cảm ý chí người đối thoại: Nhận thức điều kiện quan trọng để người đến định, việc làm Tuy nhiên, có nhận thức khơng thơi chưa đủ Trong sống, thường thấy không người biết rõ phải, trái, họ không hành động theo lẽ phải Cho nên, thuyết phục, ngồi việc đưa lý lẽ, phân tích, chứng minh cho người đối thoại thấy rõ sai, tốt xấu, lợi hại, đường nên đi, phải biết gợi lên tình cảm định người nghe, người đối thoại, động viên, khích lệ họ Đặc biệt, người Việt Nam vốn coi trọng tình cảm, tình nghĩa, có lý mà khơng có tình khó để đối tượng quan hệ chấp nhận + Biết thừa nhận sai: Phải biết thừa nhận điểm có lý ý kiến người đối thoại, biết thừa nhận sai ý kiến mà người đối thoại yêu cầu khó người q trình giao tiếp riêng xây dựng mối quan hệ nói chung Trong thuyết phục hay tranh luận, cần biết thừa nhận điểm người khác, sai Làm tước "vũ khí" người đối thoại làm cho hình ảnh người thuyết phục mắt họ trở nên đẹp hơn, thân thiện hơn, ý kiến đưa dễ tiếp nhận + Tránh xung đột diện: Để giành thắng lợi tranh luận, người ta thường phạm sai lầm tìm cánh chứng minh đối phương sai Điều làm tổn thương lịng tự trọng người khác làm cho tranh luận không đến hồi kết thúc Trong thuyết phục cần tránh khiển trách, đe doạ biện pháp cưỡng mà cần bình tĩnh, ơn tồn nói 18 rõ đạo lý với đối phương Phê phán, trích khơng đem lại kết mối quan hệ tốt đẹp lâu dài + Lập luận rõ ràng, chặt chẽ: Lý lẽ đưa phải rõ ràng có sở Sự phân tích, lập luận cần có dẫn chứng cụ thể để minh hoạ, kết hợp hài hịa lý tình để thuyết phục đối tượng mối quan hệ + Phù hợp, linh hoạt với trường hợp cụ thể: Thuyết phục nghệ thuật Xuất phát từ tình huống, hồn cảnh đối tượng khác mà có phương pháp ứng xử cụ thể khác Khi thuyết phục người khác, có người muốn chứng tỏ vượt trội, uyên bác cách sử dụng từ hoa mỹ, thuật ngữ chuyên môn mà người đối thoại không hiểu, dẫn chứng lấy từ đất nước xa xôi mà người đối thoại kiểm chứng Thực chất họ muốn phô trương, khoe kiến thức thuyết phục người đối thoại Cách thuyết phục không mang lại hiệu tích cực việc xây dựng mối quan hệ bền vững 3.1.2 Kỹ nghe Trong trình xây dựng mối quan hệ, kỹ lắng nghe đem lại lợi ích sau đây: - Thu nhận thơng tin để giải công việc: Bằng cách tập trung khuyến khích người khác nói người nghe có nhiều thông tin công việc chủ thể tham gia giao tiếp nhiệm vụ, ý kiến đạo cấp trờn, báo cáo, trình bày cấp dưới, trao đổi công việc đồng nghiệp hay nhu cầu người dân Đồng thời nghe giúp nắm bắt tính cách quan điểm người nói, hiểu thơng điệp qua ẩn ý khơng nói lời Nhờ giúp đưa phản hồi, câu trả lời tư vấn, hướng dẫn hợp lý, định giải công việc 19 xác, giúp giải mâu thuẫn, xung đột công việc - Kết nối chia sẻ, thể tôn trọng đối tượng: Bất kỳ tham gia giao tiếp mong muốn tôn trọng, hiểu chia sẻ Thể ý nghe người khác nói thể biết tôn trọng, mức độ cao đồng cảm với người khác Như người nghe tạo bầu khơng khí thân mật, cởi mở, thân thiện, thoải mái, dễ cảm thông, chia sẻ với nhau, nảy sinh thiện cảm, giỳp hình thành phát triển mối quan hệ tốt đẹp kết hợp tác hoạt động Đây yếu tố quan trọng đem lại hiệu công việc - Tạo tương tác chủ thể: Bằng cách tạo dựng khơng khí nghe tốt, người nói trở thành người lắng nghe có hiệu Chính điều giúp cho giao tiếp dễ đem lại thành công, mối quan hệ công việc nhờ mà thuận lợi bền vững Không nghe tai, mà quan trọng nghe mắt, trái tim để hiểu cảm xúc, nhu cầu người Lắng nghe khơng điều người ta nói nên lời, mà khơng nói lên được, bộc lộ qua ánh mắt, nột mặt, tư thế, điệu Người nghe phải quan sát thái độ người nói cộng với phán đốn, trải nghiệm sống, cần có đồng cảm giao thoa người nói với người nghe thấu hiểu “ý ngơn ngoại” thơng tin người nói phát Lắng nghe thấu hiểu giúp tạo dựng tình cảm tốt đẹp với người đối thoại đáp ứng nhu cầu, mong muốn hiểu, khẳng định, đánh giá cao, cảm thấy có ích Và sau đáp ứng nhu cầu chủ yếu đó, tập trung phát huy ảnh hưởng giải vấn đề 20 Trên thực tế khó áp dụng quy trình nghe theo bưóc dù cần thực theo chu trình lắng nghe hợp lý Tùy tình thực tế mà vận dụng linh hoạt phù hợp Tuy nhiên, bản, trình nghe cần trải qua bước: từ việc chuẩn bị lắng nghe (xác định mục đích, cần thiết việc lắng nghe nội dung nghe, xác định nhu cầu, mong muốn người nói người nghe, tạo bầu khơng khí phù hợp để nghe hiệu quả); tập trung lắng nghe, khuyến khích hưởng ứng với người nói, đến bước chọn lọc, tiếp thu, ghi nhớ phản hồi thông tin Rèn luyện thuyết phục hay kỹ lắng nghe trình, địi hỏi cá nhân phải có ý thức thường xuyên trau dồi tự đúc kết kinh nghiệm từ thực tiễn hoạt động giao tiếp Có nâng cao hiệu giao tiếp, nhờ thiết lập mạng lưới quan hệ tốt đẹp cơng việc Cứ thế, chu trình nghe - nói diễn lặp lại chủ thể đối tượng trình giao tiếp Chu trình chuẩn bị quản lý cách hiệu quả, góp phần việc hình thành mối quan hệ hữu ích bên tham gia 3.2 Giao tiếp phi ngôn từ Giao tiếp phi ngôn từ loại hình giao tiếp khơng sử dụng ngơn ngữ mà dùng phương thức khác để truyền đạt thơng tin, như: phát âm, giọng nói, nhịp điệu, ngữ điệu, cách đứng, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, vẻ mặt, tư thế, trang phục, khoảng cách, vị trí Mối quan hệ công việc không bị ảnh hưởng giao tiếp ngơn từ, mà cịn bị chi phối nhiều ngôn ngữ thể, bao gồm cử chỉ, động tác thể qua ánh mắt, nụ cười tưởng đơn giản lại có tác dụng hiệu quả, giúp truyền đạt tới đối tượng thơng 21 điệp, ý nghĩ khó diễn đạt lời nói trực tiếp Theo kết nghiên cứu Allan Pease Albert Melrabian (Mỹ), giao tiếp trực tiếp, để tiếp thu 100% thông tin 7% nhờ nội dung thơng tin; 38% giọng nói người truyền thơng tin, lại 55% nhờ cử chỉ, điệu người truyền thông tin Những công cụ giao tiếp phi ngôn từ đặc biệt hoạt động giao tiếp Đó biểu tượng (hình vẽ, vật tượng trưng), cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, trang phục , có tác dụng giúp người ta hiểu rõ trạng thái chủ thể giao tiếp, biểu có hiệu quan hệ tình cảm mà phương tiện ngôn ngữ diễn đạt hết Việc sử dụng phương tiện phi ngơn từ nhiều trường hợp mang tính nghi thức Thơng qua việc tơn đặc tính dân tộc hành vi, tính chất nghề nghiệp vị trí xã hội chủ thể giao tiếp nhiều có lợi để đạt tới hiệu giao tiếp, mà lập luận ngơn nhiều lý khác thực Các công cụ giao tiếp phi ngôn từ sử dụng thường xuyên hoạt động xây dựng mối quan hệ cơng việc, có vai trị đặc biệt hoạt động Tuy nhiên, mang tính bổ trợ, trường hợp cần “dịch” sang ngôn cách quán nhằm tạo dựng mối quan hệ quản lý đồng nội dung chủ thể giao tiếp Ngôn ngữ thể phần thiếu hoạt động giao tiếp người Với người, tâm điểm ý mà cần ý thức cử chỉ, hành động dù có chủ ý hay khơng truyền thơng điệp đó, đến với người xung quanh Cho dù vẫy tay, liếc mắt nhìn ngang hay mím miệng giao tiếp , điều đủ để nói lên bạn thích thú ai, có đồng ý với vấn đề 22 hay không, bối rối hay thiếu tự tin Vì vậy, muốn nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp mình, cần nắm thói quen, quy tắc việc sử dụng phương tiện giao tiếp phi ngôn từ để không hiểu ý đồ người khác, mà diễn đạt ý đồ cách đa dạng, phong phú Người giao tiếp giỏi người biết kết hợp khéo léo, nhuần nhuyễn ngôn ngữ có âm với ngơn ngữ khơng có âm giao tiếp Kết luận Như vậy, lộ trình phù hợp để xây dựng trì mối quan hệ, cá nhân xã hội tốt đẹp? - Đầu tiên, bạn cần xác định rằng, khơng thể phát triển có mình, mà phải liên kết với nhóm người Mối quan hệ thành cơng định thành công bạn - Đặt câu hỏi: Bạn cần biết Cần hiểu rõ ai, bạn ứng xử với người xung quanh - Dành thời gian cho Tất mối quan hệ cần có thời gian ni dưỡng, mà khơng phải thời gian tự ni dưỡng, mà bạn cần đóng vai trị chủ động ni dưỡng mối quan hệ 23