Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh phát triển công nghệ tin học và thương mại đại phú tín

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường, cạnh tranh điều tất yếu Nó vừa hội, vừa thử thách doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp thương mại nói riêng Đối với doanh nghiệp thương mại, bán hàng có vị trí đặc biệt quan trọng, định trực tiếp đến kết kinh doanh doanh nghiệp, chế thị trường cho phép đánh giá xác hiệu kinh doanh doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng đảm bảo thu hồi vốn có lãi có điều kiện tồn phát triển, ngược lại doanh nghiệp tỏ non tổ chức hoạt động kinh doanh chẳng đến bờ vực phá sản, thực tế kinh tế nước ta chứng tỏ điều Khi Việt Nam trở thành thành viên thức WTO, việc bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín phải đối mặt với khó khăn thử thách Do vậy, để đứng vững thị trường Cơng ty phải tổ chức tốt cơng tác bán hàng, có chiến lược bán hàng thích hợp cho phép Cơng ty chủ động thích ứng với mơi trường, nắm bắt hội, huy động có hiệu nguồn lực có để bảo toàn phát triển vốn nâng cao hiệu kinh doanh Gắn liền với công tác bán hàng xác định kết bán hàng, kế toán bán hàng xác định kết bán hàng giữ vai trò quan trọng phản ánh tồn trình bán hàng doanh nghiệp việc xác định kết kinh doanh cung cấp thông tin cho nhà quản lý hiệu quả, tình hình kinh doanh đối tượng hàng hóa để từ có định kinh doanh đắn kịp thời có hiệu Nhận thức tầm quan trọng cơng tác kế tốn bán hàng thực tế xác định kết bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga tin học Thương mại Đại Phú Tín, với giúp đỡ nhiệt tình cán cơng nhân viên phịng kế tốn em sâu tìm hiểu thực tế qua đề tài: "Hồn thiện kế tốn bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín” cho Chuyên đề thực tập Ngồi phần mở đầu kết luận, Chuyên đề gồm ba chương: Chương I: Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín Chương II: Thực trạng kế tốn bán hàng Cơng ty TNHH Phát triển Cơng nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín Chương III: Hồn thiện kế tốn bán hàng Cơng ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI PHÚ TÍN 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín 1.1.1 Danh mục hàng bán Công ty TNHH Phát triển Cơng nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín kinh doanh sản phẩm điện tử, viễn thơng, tin học, máy tính, máy văn phịng, cơng nghệ thơng tin, Bảng 1.1: Một số chủng loại hàng hóa Cơng ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín STT Chủng loại hàng hóa Cáp mạng, cáp quang Đơn vị tính Thùng Modem ADSL Cái Bộ chuyển mạch Cái Bộ tét mạng Cái Patch panel Cái Máy tính đồng , máy tính xách tay Bộ Tủ mạng Cái Đầu bấm mạng Hộp KVM Switch Cái 10 Máy in Cái 11 Máy điều hoà Cái 12 Máy photo copy Cái 13 máy scan Cái 14 Các linh kiện điện tử Cái … ……………… SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga 1.1.2 Thị trường Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín Vì Cơng ty thương mại lĩnh vực công nghệ tin học nên thị trường Công ty rộng Mặc dù doanh nghiệp thành lập với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, chuyên môn vững, Công ty khơng cung cấp thiết bị mà cịn tư vấn giải pháp mơ hình định hướng phát triển cho doanh nghiệp thiết bị, phần mềm, quản lý doanh nghiệp, quản trị mạng cho hiệu nhất, bắt kịp với khoa học kỹ thuật giới Chính vậy, danh sách khách hàng công ty không hạn chế khu vực kinh tế quốc doanh như: Các sở sản xuất, Ngân hàng, quan hành chính, y tế, giáo dục mà cịn có khu vực kinh tế Quốc doanh khách hàng cá nhân tiêu dùng Danh sách khách hàng tiêu biểu Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín: - Trung tâm tin học nội vụ, địa chỉ: 37 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hà Nội - Vụ Đào tạo – Bộ y tế, địa chỉ: 138A, Giảng Võ, Hà Nội - Xí nghiệp dược phẩm TW – Bộ y tế, Đường Nguyễn Trãi, Hà Nội - Công ty TNHH Hà Thắng, khu Công nghiệp Phố Nối, Hưng Yên - Công ty Cổ phần in Thống Nhất, số 107, Nguyễn Tuân, Hà Nội - Công ty TNHH Thành Nhân, số Võ Thị Sáu, TP Hải Phịng Cơng ty nhà phân phối uỷ quyền số hãng máy tính thiết bị mạng toàn cầu như: đại lý IBM, HP, DELL, ACER, Là nhà cung cấp thiết bị mạng số hãng Cisco, AMP, Micronet, Belkin, 3Com, CLIPSAL, Linksys, panasonic, Samsung, Canon, Việt Nam Công ty xác định xây dựng cho khối thị trường truyền thống, giúp cho việc kinh doanh Công ty luôn ổn định bảo SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đồn Thanh Nga đảm Khơng thế, việc xác định khách hàng truyền thống giúp cho Cơng ty có hội có điều kiện chăm sóc khách hàng cách tốt 1.1.3 Phương thức bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng tài khoản kế tốn, phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hóa Đồng thời có tính định việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận Hiện Cơng ty thực phương thức bán hàng phương thức bán buôn đại lý phương thức bán lẻ hàng hóa: - Bán lẻ hàng hóa bán thẳng cho người tiêu dùng, đơn vị, cá nhân mua để trực tiếp sử dụng với số lượng nhỏ - Bán buôn đại lý bán cho đơn vị, tổ chức, cá nhân mua để tiếp tục bán lại với số lượng giá trị lớn Về phương thức tốn, Cơng ty chấp nhận hình thức toán như: Tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng, qua kho bạc, trao đổi hàng hoá 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín Phịng Kinh doanh: Bao gồm phận nghiên cứu phát triển, phận bán buôn phận bán lẻ - Bộ phận nghiên cứu phát triển: làm chức tham mưu, giúp Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc triển khai công tác nghiên cứu phát triển trực tiếp kinh doanh gồm công việc chủ yếu sau: + Nghiên cứu, vận hành thử nghiệm tính năng, đặc điểm kỹ thuật sản phẩm Công ty kinh doanh Thiết lập bảng thuyết minh sản phẩm tiếng Việt SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga + Tìm hiểu, nghiên cứu sản phẩm cung cấp nhằm so sánh, chắt lọc nêu ưu điểm cạnh tranh sản phẩm Công ty kinh doanh + Tìm hiểu, nghiên cứu, khai thác sản phẩm tiềm khác kể hàng sản xuất nước hàng ngoại nhập + Hướng dẫn chuyển giao việc ứng dụng tính năng, đặc điểm kỹ thuật sản phẩm Cơng ty kinh doanh cho phịng kỹ thuật, phận kinh doanh bán buôn phận kinh doanh bán lẻ + Phối hợp với phận kinh doanh bán bn phịng kinh doanh bán lẻ triển khai công tác xúc tiến thương mại nhằm phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường gồm lĩnh vực: Khuyến mại, trưng bày giới thiệu hàng hoá, dịch vụ, hội trợ triển lãm quảng bá sản phẩm, đăng ký thương hiệu, nhãn mác, logo…… - Bộ phận kinh doanh bán buôn: Trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh bán buôn Công ty bao gồm khai thác, tiếp nhận bán hàng cho tổ chức, cá nhân + Công tác khai thác, tổ chức tiếp nhận hàng hoá: Là hợp đồng mua bán ngoại thương Giám Đốc ký kết với nhà cung cấp nước, sở nhu cầu thị trường khả bán hàng Công ty tính tốn nhu cầu nhập đợt, bàn bạc với phận xuất nhập để làm thủ tục nhập hàng tiếp nhận hàng kho Cơng ty Thường xun tìm hiểu thị trường, làm tốt cơng tác tiếp thị để trì phát triển mặt hàng truyền thống, khai thác mặt hàng mới, gặp gỡ, đàm phán, thương thảo ký kết với nhà cung cấp nước để có đủ hàng hố đáp ứng nhu cầu thị trường, phù hợp thị hiếu người tiêu dùng, đem lại hiệu kinh tế cho Công ty + Công tác bán hàng : Là chủ động tiếp xúc với khách hàng mua kể khách hàng truyền thống, khách hàng chiến lược, khách hàng mới, đặc biệt SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga trọng khai thác dự án quan quản lý nhà nước, hành nghiệp, doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế để làm hồ sơ dự thầu; thống với khách hàng chủng loại, số lượng, giá cả, tỷ lệ chiết khấu, phương thức giao nhận, địa điểm giao nhận, phương thức toán để soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hố trình Giám Đốc duyệt Căn hợp đồng kinh tế ký kết với người mua nhu cầu thực tế họ thời kỳ để triển khai trình bán hàng hoạt động sau bán hàng Riêng việc tiến hành bán hàng cần thực quy trình xuất hàng, giao hàng thu tiền, đồng thời hướng dẫn khách hàng tính năng, tác dụng sản phẩm, kỹ thuật lắp đặt, vận hành chịu trách nhiệm trước Giám Đốc số nợ phải thu khách hàng mua…… - Bộ phận kinh doanh bán lẻ: Làm chức tham mưu, giúp Giám Đốc chịu trách nhiệm trước Giám Đốc công tác bán lẻ Công ty gồm nhiệm vụ chủ yếu sau: Tiếp đón, hướng dẫn, giải thích cho khách hàng tính năng, tác dụng, đặc điểm kỹ thuật sản phẩm Công ty kinh doanh sản phẩm phòng bán lẻ để họ lựa chọn, làm thủ tục để kế toán viết hoá đơn bán hàng, thủ quỹ thu tiền, thủ kho xuất hàng , viết phiếu bảo hành cho khách hàng theo quy chế Công ty Căn nhu cầu thị trường lực lượng hàng hoá kho lập kế hoạch mua hàng trình Giám Đốc duyệt, làm thủ tục nhập hàng, tổ chức tiếp nhận hàng hoá kho để bán cho khách hàng, đồng thời lập kế hoạch bán theo định kỳ Chú trọng đẩy mạnh công tác đại lý cho tổ chức cá nhân có đăng ký kinh doanh … Phịng hỗ trợ kỹ thuật: Công ty không kinh doanh thương mại đơn mà thực dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì hay bảo hành cho sản phẩm, cơng trình Cơng ty Để thực tốt công việc này, đội ngũ kỹ thuật viên người SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đồn Thanh Nga có kinh nghiệm lâu năm, hiểu biết sâu rộng mặt hàng mà Công ty cung cấp Phịng thi cơng lắp đặt: Với thiết bị chun dụng hay cơng trình lắp đặt Cơng ty ln có đội ngũ đảm nhiệm chức Những nhân viên phịng Thi cơng lắp đặt có nhiệm vụ tiến hành trực tiếp lắp đặt sản phẩm theo hợp đồng với khách hàng, bên cạnh phải ln kiểm tra u cầu kĩ thuật hệ thống Khi xảy phát sinh phịng Thi cơng phối hợp với phịng Kỹ thuật đề hướng giải cách tối ưu Phòng bảo hành: Nhận thức rõ tầm quan trọng hoạt động bảo hành, bảo trì cho hệ thống thơng tin khách hàng, từ thành lập, Công ty thiết lập hệ thống trung tâm bảo hành mang tính tồn diện chun nghiệp, điều giúp cho Cơng ty có niềm tin từ phía khách hàng dịch vụ sau bán hàng Cơng ty có đội ngũ nhân viên trình độ đại học, có lực chun mơn, có nhiều kinh nghiệm cơng việc bảo hành, bảo trì sản phẩm điện tử, tin học, công nghệ thông tin với nhiều mức độ khó khăn phức tạp khác Phịng kế tốn: Bộ máy kế tốn Cơng ty tập hợp người làm kế tốn Cơng ty với phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn thơng tin liên quan đến cơng tác kế tốn Cơng ty từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp thông tin kinh tế hoạt động Công ty SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga Do đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh Công ty có quy mơ vừa nhỏ, tổ chức hoạt động tập trung địa bàn Hà Nội, Công ty lựa chọn loại hình tổ chức máy kế tốn tập trung Hình thức tổ chức máy kế tốn tập trung hình thức tổ chức mà tồn cơng tác kế tốn Cơng ty tiến hành tập trung Phịng kế tốn Ở phận khác kho, bán hàng… bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ chuyển chứng từ báo cáo phòng kế tốn Cơng ty để xử lý tiến hành cơng tác kế tốn Cơng ty tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng phương tiện kỹ thuật tính tốn đại, máy in, máy tính, phần mềm kế tốn, máy kế tốn nhân viên đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời, xác Cơng ty có trụ sở Hà Nội, vào đặc điểm, tính chất quy mơ hoạt động kinh doanh mình, đồng thời vào đội ngũ chuyên môn vào khối lượng công việc kế tốn, Cơng ty tiến hành tổ chức máy kế tốn theo mơ hình tập trung Phịng kế tốn Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học Thương mại Đại Phú Tín bao gồm 05 nhân viên : Gồm có Kế tốn trưởng, kế tốn tổng hợp kiêm kế toán thuế, kế toán tiền mặt kiêm kế tốn tiền lương, thủ quỹ kiêm kế tốn cơng nợ, Kế toán xuất nhập khẩu, kiêm kế toán TSCĐ - Kế tốn trưởng : Giám đốc Cơng ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Giúp Giám đốc công ty tổ chức thực công tác kế tốn, thống kê Cơng ty, có quyền hạn nhiệm vụ theo quy định Pháp luật SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Đoàn Thanh Nga - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế : lập nộp báo cáo thuế cho Cơ quan thuế theo quy định Tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài theo quy định, lập báo cáo tổng hợp, báo cáo hợp Công ty đơn vị thành viên; Lập báo cáo Quản trị theo yêu cầu Giám đốc, Trưởng phịng phịng ban có liên quan; Theo dõi tổng hợp dự án, kiểm tra, lập phương án kinh doanh dự án để chuẩn bị công tác vay vốn cho dự án cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Thủ quỹ kiêm kế tốn cơng nợ : Có trách nhiệm bảo quản quỹ tiền mặt công ty, thực công tác đối chiếu lượng tiền mặt tồn quỹ so với sổ sách, chịu trách nhiệm mát, hao hụt quỹ tiền mặt phạm vi công việc Theo dõi tình hình cơng nợ phải thu, phải trả với khách hàng nhà cung cấp, lập báo cáo công nợ, lập biên chốt số liệu với khách hàng - Kế toán tiền mặt, kế toán tiền lương, kế toán kho: Theo dõi hàng hoá xuất, nhập, tồn kho công ty chốt số liệu kiểm kê lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng, đối chiếu số liệu thực tế với kế toán Phản ánh vào tài khoản nghiệp vụ toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng cán công nhân viên.Theo dõi kiểm tra bảng lương, Bảo hiểm xã hội tình hình tốn lương cho cán cơng nhân viên -Kế tốn xuất nhập khẩu, kiêm kế toán tài sản cố định: Căn kế hoạch nhập hàng hố phịng kinh doanh phân phối lập, Giám đốc duyệt tiến hành tiếp xúc với thương nhân nước ngồi (trực tiếp thơng qua đại diện họ Việt Nam) để đàm phán, thương thảo ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá Phối hợp phòng chức làm thủ tục nhận hàng, tính giá, khai mã hàng nhập kho, tổ chức tiếp nhận hàng hoá giải vấn đề liên quan sau nhập hàng Tham gia hội đồng định giá hàng tạm xuất, tái nhập trước làm thủ tục nhập kho Phối hợp với phòng kinh doanh phân phối làm SVTH: Nguyễn Thị Thắm Lớp: Kế toán K39 - Bộ Xây Dựng