Hoàn thiện tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kế quả kinh doanh tại công ty tnhh long long hà nội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu LỜI MỞ ĐẦU Trong xu hội nhập kinh tế giới, quốc gia dù lớn hay nhỏ khơng thể khơng tham gia vào tiến trình Việt Nam tham gia vào tiến trình đến đạt thành tựu đáng kể Vị thế của Việt Nam trường quốc tế dần khẳng định Tuy nhiên để sánh vai với cường quốc năm châu tốc độ tăng trưởng GDP nước ta phải đạt từ 7.2%- 10%/ năm liên tục vòng 10- 20 năm (Nguồn NetVN.Asia) Để trì tốc độ Đảng Nhà Nước ta đề sách nhập máy móc thiết bị tiên tiến, công nghệ phục vụ cho mục tiêu nước ta công nghiệp hóa - đại hóa (CNH- HĐH) Như vậy, hoạt động nhập đóng vai trị quan trọng kinh tế quốc dân Trong điều kiện kinh tế nước ta thấp kém, thiết bị lạc hậu sách hồn tồn đắn Nhập máy móc, thiết bị, cơng nghệ đại góp phần tăng suất trình sản xuất kinh doanh, giúp Việt Nam có hội tiếp xúc với khoa học, kỹ thuật tiên tiến giới để rút ngắn khoảng cách tụt hậu tạo sở vững chắc, thúc đẩy kinh tế phát triển Để quản lý tốt hoạt động kinh doanh nhập hạch tốn kế tốn cơng cụ khơng thể thiếu Nó cung cấp thơng tin cách xác, đầy đủ tình hình sản xuất kinh doanh cho nhà quản lý Đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu, thông qua kế toán nghiệp vụ nhập doanh nghiệp biết thị trường nào, mặt hàng mà kinh doanh có hiệu Điều khơng giúp doanh nghiệp cạnh tranh thị trường đầy biến động mà cịn giúp đạt mục tiêu mà đặt Hoạt động kinh doanh nhập mảng kinh doanh chủ yếu công ty nên yêu cầu tính xác, kịp thời của thơng tin cần thiết đưa định kinh doanh nhập Xuất phát từ đặc điểm hoạt động thời gian lưu chuyển kéo dài, việc tốn chủ yếu ngoại tệ địi hỏi cơng tác kế tốn Dỗn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế tốn 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu phải tiến hành cách thận trọng, phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thực tế cơng tác hạch tốn nhập hàng hố cho thấy cịn có nhiều tồn cần khắc phục Nhiều doanh nghiệp chưa thực chế độ kế tốn: phản ánh khơng chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực chức cung cấp thông tin chưa kịp thời gây khó khăn cho cơng tác quản lý hoạt động nhập Nhận thức tầm quan trọng cơng tác hạch tốn lưu chuyển hàng hố nhập với kiến thức học trường qua thời gian thực tập Công ty, nên em định chọn đề tài Hoàn thiện tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập xác định kế kinh doanh công ty TNHH Long Long Hà Nội cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chun đề em ngồi phần mở đầu kết luận cịn có ba phần sau: Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý trình lưu chuyển hàng hố nhập cơng ty TNHH Long Long Hà Nội Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tốn lưu chuyển hàng hoá nhập xác định kết tiêu thụ hàng nhập công ty TNHH Long Long Hà Nội Chương 3: Phương hướng hoàn thiện cơng tác kế tốn lưu chuyển hàng hố nhập xác định kết tiêu thụ hàng nhập công ty TNHH Long Long Hà Nội Em xin gửi lời cảm ơn tới hướng dẫn, bảo tận tình Nguyễn Thanh Hiếu - Giảng viên khoa kế toán - Đại học Kinh Tế Quốc Dân; với giúp đỡ anh chị phòng kế tốn tồn thể cán cơng ty TNHH Long Long Hà Nội giúp em hoàn thành chuyên đề Hà Nội, Ngày 10 tháng năm 2010 Sinh viên Doãn Thị Thuỳ Dung Doãn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH LƯU CHUYỂN HÀNG HỐ NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH LONG LONG HÀ NỘI 1.1 Đặc điểm lưu chuyển hàng hố nhập cơng ty 1.1.1 Các giai đoạn lưu chuyển hàng hoá nhập Một đặc điểm bật hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập thời gian lưu chuyển dài so với thời gian lưu chuyển hàng hố hoạt động kinh doanh nội địa Đó lưu chuyển hàng hố nhập phải trải qua hai giai đoạn mua hàng hố nước ngồi bán hàng hoá cho thị trường nội địa Các giai đoạn Lưu chuyển hàng hoá nhập thực qua bước sau: Bước 1: Ký kết hợp đồng với khách hàng nước hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp nước ngoài: Trước nhập phịng kinh doanh tiến hành xác định dự đốn số lượng, chủng loại hàng cần nhập theo tiêu cấp giao cho theo nhu cầu thị trường, tính tốn lên phương án nhập khẩu, chọn nhà cung cấp nước ngồi Sau phịng kinh doanh đưa phương án nhập lên phịng kế tốn để xem xét giá cả, chi phí chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập loại thuế liên quan đến nhập khẩu… Phương án đưa lên giám đốc xem xét ký duyệt Khi phê duyệt, đại diện phòng kinh doanh liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước khách hàng nước Cũng có trường hợp nhập theo đơn đặt hàng, có nghĩa nhập mặt hàng mà khách hàng đặt hàng trước với công ty Trong trường hợp công ty tiến hành dự thảo hợp đồng trước với khách hàng nước, khách hàng yêu cầu củng loại hàng hoá quy cách kỹ thuật sau cơng ty lên phương án tìm nhà cung cấp nước ngồi thảo hợp đồng với họ Khi hợp đồng với nhà Doãn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu cung cấp nước ngồi hồn tất phịng kế tốn dự tốn để tính tốn chi phí liên quan tới tiếp nhận hàng hố, tính giá vốn dự tốn khung giá bán an tồn để cơng ty có lợi nhuận Bước 2: Xin giấy phép Bộ, Ngành có liên quan ( mặt hàng nhập bị hạn chế ), mặt hàng nhập mà công ty ký kết nằm danh mục hàng hoá phép nhập Chuẩn bị phương án vận tải giao nhận hàng hoá, trình ký hợp đồng vận tải, thuê tàu (đối với hợp đồng FOB) trình ký hợp đồng bảo hiểm (nếu có) Trên sở kiểm tra chi phí so với phương án kinh doanh, tiến hành ký hợp đồng vận tải hợp đồng bảo hiểm Bước 3: Mở L/C Do phương thức toán Cơng ty với nhà cung cấp phương thức tín dụng chứng từ (L/C) Phòng kinh doanh điền vào đơn xin mở L/C ngân hàng, thảo hợp đồng với nhà cung cấp, giấy phép nhập khẩu,, giấy uỷ quyền giám đốc cho kế toán mở L/C, với uỷ nhiệm chi để chi trả phí dịch vụ cho ngân hàng việc mở L/C Bước 4: Hàng bắt đầu chuyển Phòng kinh doanh tiến hành lập giấy đề nghị toán kèm theo invoice, bill chuyển cho phịng kế tốn để thực việc mua bảo hiểm Bước 5: Khi có thơng báo hàng đến Phịng kinh doanh cử người kiểm tra, đối chiếu chứng từ vận tải với hợp đồng L/C, chuẩn bị tiếp nhận hàng với phương án phương tiện bốc dỡ, vận tải, đồng thời chuẩn bị giấy tờ để làm thủ tục hải quan nhận hàng Bước 6: Nhận kiểm tra hàng hoá, làm thủ tục hải quan Bộ phận kinh doanh công ty có trách nhiệm mang chứng từ gốc đến nhận hàng tiến hành điền thông tin vào tờ khai hải quan Tổ chức nhận hàng đảm bảo mặt số lượng, chủng loại…theo hợp đồng ký kết, sau lập biên kiểm nhận hàng hoá Bước 7: Vận chuyển hàng hoá tốn Dỗn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế tốn 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu Hàng hoá sau làm thủ tục hải quan tuỳ theo trường hợp mà công ty chuyển thẳng cho khách hàng chuyên chở kho công ty 1.1.2 Đặc điểm hàng hoá nhập thị trường tiêu thụ 1.1.2.1 Đặc điểm hàng hố nhập Các mặt hàng mà cơng ty nhập : - Vật tư thuỷ lực hầm lị; vật tư điện, điện tự động hố; băng tải cao su; gia cơng khí; vật tư máy khai thác, vải lọc, dây curoa… - Các loại cán thép xà chủ lực - Bộ bảo vệ phòng nổ hầm mỏ - Máy cấp liệu rung, đầu nâng - Máy phân cấp, tời kéo… Các loại hàng hoá có đặc điểm quy cách kỹ thuật phải đạt chuẩn thiết bị bảo vệ, khung chắn phải chịu lực cao dùng hầm lị khơng đạt thơng số kỹ thuật gây nguy hiểm tới tính mạng nhiều công nhân mỏ than Đối với loại thiết bị vật tư thuỷ lực hầm lò, điện tự động hố…thì có khả bị chập điện cao sản phẩm bị lỗi tất mặt hàng mà công ty nhập phải đạt quy cách chất lượng hàng hoá chuẩn với thiết kế, khơng thể để sai sót khâu nhập kiểm định hàng trình lắp ráp vận hành thiết bị nhập hàng hố phải chọn lựa kỹ nhà cung cấp tin tưởng Một số nhà cung cấp vật tư cho công ty công ty TNHH SAN YUTIAN Trung Quốc, cơng ty lớn có uy tín lĩnh vực sản xuất vật tư ngành mỏ, giá lại hợp lý số khách hàng nước công ty yêu cầu mua hàng từ phí a nhà cung cấp 1.1.2.2 Thị trường tiêu thụ hàng nhập Thị trường tiêu thụ chủ yếu công ty Quảng Ninh, nơi tập chung nhiều mỏ than nước Các mỏ than lớn mỏ than Mông Dương Mạo Khê bạn hàng lâu năm công ty từ cịn chi nhánh Long Long cũ Dỗn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu Ngành Mỏ ngày phát triển nhu cầu vật tư thiết bị loại máy móc đại ngày cao thuận lợi cho cơng ty có thêm nhiều đơn hàng Tuy nhiên với phát triển ngành cơng nghiệp khai thác lại phát triển thêm nhiều cơng ty nhập thiết bị Long Long Hà Nội thách thức để khơng giữ vị trí mà cịn phải phát triển thêm Hiện cơng ty mở rộng thị trưịng tiêu thụ cho tỉnh thành lân cận Hà Nội loại máy móc phục vụ cho ngành thuỷ lợi 1.1.2.3 Các phương thức nhập hàng hố Cơng ty TNHH Long Long sử dụng phương thức nhập nhập trực tiếp cơng ty cịn non trẻ lĩnh vực nhập hàng hoá nên sử dụng phương thức nhập Mặc dù phương thức nhập trực tiếp hợp lý, đảm bảo lợi nhuận cao mà yên tâm công tác nhận hàng nhập Đây hình thức kinh doanh mà Công ty trực tiếp tham gia giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp nước ngoài, trực tiếp nhận hàng toán tiền hàng Với phương thức kinh doanh nhập trực tiếp, Cơng ty tự cân đối vể tài chính, có quyền tìm kiếm nhà cung cấp, thoả thuận giá cả, lựa chọn phương thức toán, xác định phạm vi kinh doanh phù hợp với sách quản lý nhập Nhà nước quy định 1.1.2.4 Các phương thức tốn, q trình mua tiêu thụ hàng nhập Phương thức toán hàng nhập có hai đối tượng tốn tốn với nhà cung cấp (q trình nhập hàng hố) tốn với khách hàng (q trình tiêu thụ hàng nhập khẩu) Đối với nhà cung cấp, điều kiện địa lý phụ thuộc vào mối quan hệ cơng ty với nhà cung cấp phương thức tốn chủ yếu phương thức tín dụng chứng từ ( mở L/C) Đây phương thức toán thuận tiện cho bên tham gia, đảm bảo tính cơng cho bên, phương thức mà hai bên Doãn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu chủ yếu thoả thuận tốn dựa chứng từ, có tham gia bên thứ ba ngân hàng mở L/C ngân hàng đại diện nhà cung cấp Quy trình tốn theo phương thức tín dụng chứng từ công ty sau: Ngân hàng mở L/C (ngân hàng tốn) (2) (9) (10) Cơng ty (3) (7) Ngân hàng thông báo L/C (8) (5) (1) (6) (4) Nhà cung cấp Sơ đồ 1.1 Quy trình tốn theo phương thức thư tín dụng chứng từ Nội dung bước sau: (1) Công ty ký kết hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp nước ngồi (2) Cơng ty làm đơn xin mở L/C yêu cầu ngân hàng mở L/C cho nhà cung cấp thụ hưởng (3) Căn vào đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C tiến hành mở L/C, thông báo nội dung L/C cho cơng ty gửi L/C cho nhà cung cấp thông qua ngân hàng thụ hưởng (4) Khi nhận thông báo, ngân hàng thông báo L/C thông báo cho nhà nhà cung cấp biết L/C mở nhận gốc thư tín dụng chuyển cho cơng ty (5) Nếu chấp nhận thư tín dụng nhà cung cấp tiến hành giao hàng cho công ty Ngược lại, không chấp nhận nhà cung cấp đề nghị ngân hàng mở L/C bổ sung, sửa đổi thư tín dụng cho phù hợp với hợp đồng (6) Nhà cung cấp sau giao hàng tiến hành lập chứng từ toán theo yêu cầu thư tín dụng gửi vào ngân hàng thơng báo để tốn (7) Ngân hàng thơng báo chuyển chứng từ tốn sang để ngân hàng mở L/C xem xét toán (8) Ngân hàng mở thư tín dụng sau kiểm tra chứng từ thấy phù hợp tiến hành tốn cho nhà cung cấp Ngược lại, thấy khơng phù hợp, ngân hàng từ chối toán trả chứng từ cho nhà cung cấp Doãn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu (9) Ngân hàng mở thư tín dụng u cầu cơng ty tốn (10)Sau cơng ty kiểm tra chứng từ, thấy phù hợp với thư tín dụng chấp nhận tốn nhận chứng từ, có sai sót xảy có quyền từ chối tốn Đối với khách hàng phương thức tốn tiền mặt chuyển khoản qua ngân hàng ngoại tệ tiền VNĐ 1.2 Tổ chức quản lý q trình lưu chuyển hàng hố nhập cơng ty *Về nhân viên kinh doanh Phòng kinh doanh cơng ty có cán kinh doanh trưởng phịng kinh doanh Trưởng phịng có trách nhiệm điều phối cơng việc chung phịng kinh doanh chịu trách nhiệm trình lên giám đốc phương án kinh doanh Nguyên tắc làm việc phòng kinh doanh phân chia cơng việc khốn theo doanh thu Mỗi năm tuỳ theo khả nhân viên mà giám đốc khoán cho mức doanh thu tối thiểu mà nhân viên phải đạt Năm nhân viên kinh doanh giao cho phụ trách thị trường Quảng Ninh, cung cấp vật tư ngành mỏ cho mỏ than khu vực này, hai nhân viên kinh doanh phụ trách thị trường vật tư thuỷ lợi thị trường Hà Nội tỉnh lân cận (thị trường cơng ty khai thác) Mỗi nhân viên phịng kinh doanh lại phụ trách số Mỏ riêng tuỳ theo lực mối quan hệ với khách hàng mà giao phụ trách từ mỏ trở lên hay phụ trách mỏ lớn kèm mỏ nhỏ, nhân viên có trách nhiệm xây dựng quan hệ với ban lanh đạo Mỏ than nơi họ phụ trách cung cấp vật tư thiết bị để độc quyền cung cấp thiết bị cho Mỏ Các nhân viên thực nắm bắt nhu cầu nhập vật tư thiết bị xây dựng phương án nhập để trình lên phịng kinh doanh Sau phương án duyệt nhân viên tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế với đối tác nước liên hệ với đối tác nước vền nhu cầu nhập hàng họ Khi hợp đồng với khách hàng đối tác nước hồn tất nhân viên chờ chuyển hàng tiến hành chuẩn bị thủ tục để làm tời khai hải quan Khi nhận thông báo hàng tới cảng, sân bay biên giới, nhân viên phụ trách hợp đồng trực tiếp cầm theo chứng từ (gồm: Bản hợp đồng Doãn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu ngoại thương, Bản vận đơn, Bản hoá đơn thương mại, chứng nhận đăng ký kinh doanh, Bản bảng kê chi tiết hàng hoá) để làm thủ tục nhận hàng vận chuyển hàng kho chuyển thẳng cho khách hàng Nhân viên có trách nhiệm thơng báo cho trưởng phịng kinh doanh giám đốc biết chất lượng hàng hoá phương thức chuyển hàng tới cho khách hàng Sau nhận hàng chuyển hàng kho hoăc chuyển thẳng cho khách hàng, toàn chứng từ nhập giấy tờ liên quan tới chi phí phát sinh nhận hàng phải chuyển cho phịng kế tốn tiến hành ghi sổ Khi hàng chuyển tới khách hàng chấp nhận toán, chứng từ liên quan tới bán hàng lại chuyển cho phòng kế toán Các nhân viên giao trách nhiệm quyền hạn hồn tồn hợp đồng từ khâu nhập tới tiêu thụ phụ trách việc bảo hành sản phẩm liên quan tới hợp đồng phụ trách Hàng ngày nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm báo cáo cho trưởng phịng kinh doanh tiến độ cơng việc mình, trưởng phịng tập hợp tình hình báo cáo lại cho giám đốc báo cáo làm việc nhân viên phịng phản hồi từ phía khách hàng thái độ làm việc nhân viên Trong trường hợp khách hàng có phản hồi khơng tốt thái độ làm việc nhân viên trưởng phòng kinh doanh thực điều tra rõ nguyên nhân báo cáo lại cho giám đốc thường khách hàng có phản hồi khơng tốt dù nguyên nhân nhân viên phụ trách mỏ chuyển tới mỏ khác phụ trách xem xét giao công việc sau Giám đốc công ty thường trực tiếp tới nơi khách hàng có phản hồi xấu cách làm việc nhân viên để trao đổi với khách hàng củng cố thêm mối quan hệ bạn hàng * Về sách bán hàng Phịng kế tốn tính tốn chi phí hợp lý để thương lượng giá với nhà xuất với khách hàng Đối với khách hàng mua nhiều mua thường xuyên giảm giá từ 2%-3% Đặt uy tín cơng ty lên hàng đầu nhập hàng hoá, kiểm tra chất lượng quy cách sản phẩm thật kỹ trước nhận hàng, giúp khách hàng lắp đặt thiết bị chạy thử Khi có cố xảy cơng ty cho nhân viên tới trợ giúp kỹ thuật Doãn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thanh Hiếu CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HỐ NHẬP KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LONG LONG HÀ NỘI 2.1 Kế tốn nghiệp vụ nhập hàng hố cơng ty 2.1.1 Thủ tục, chứng từ ban đầu nghiệp vụ nhập hàng hoá * Hợp đồng nhập (sales contract): Là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại bên mua bên bán Nó chứng từ quan trọng dùng để xác định quyền lợi nghĩa vụ bên việc xuất nhập hàng hoá * Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice): Là hoá đơn người bán lập sau gửi hàng nhằm yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng ghi hố đơn Nó sở cho việc theo dõi thực hợp đồng khai báo hải quan, điều kiện sở giao hàng, phương thức toán phương thức chuyên chở hàng * Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of quality): Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hoá Người cấp giấy chứng nhận phẩm chất người sản xuất quan chun mơn Cục kiểm nghiệm hàng hố xuất nhập hay cơng ty giám định * Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ thống kê tất loại hàng mặt hàng lơ hàng hố đơn hợp đồng * Phiếu đóng gói (Packing list): Là chứng từ hàng hoá nhà cung cấp lập để liệt kê mặt hàng, loại hàng đóng gói kiện hàng định * Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin): Là chứng từ phòng thương mại nước xuất cấp cho nhà cung cấp xác nhận nơi sản xuất nguồn gốc hàng hố Dỗn Thị Thuỳ Dung - Lớp: Kế toán 48C