Phần mềm tin học văn phòng

Phần mềm tin học văn phòng

Mục lục Mục chọn Để 15

Máy tính có nhiều ứng dụng quan trọng, hệ thống máy tính gồm 2 phần chính

đó là phần cứng và phần mềm 46

Lời nói đầu

Hiện nay cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang trên đà phát triển do vậy

đỏi hỏi ngời cán bộ không những chỉ biết đơn thuần về kiến thức lý thuyết đã học

mà còn phải biết áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế sản xuất nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao cho xã hội Vì vậy thực tập là một quá trình rất quan trọng trong việc đào tạo cán bộ trong nhà trờng có năng lực kỹ thuật, giúp cho sinh viên làm quen vơí những khó khăn trong thực tế sản xuất, củng cố hệ thống hoá những kiến thức đã học vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế sản xuất Sau một thời gian làm việc khẩn trơng nghiêm túc bản báo cáo của em đã đợc hoàn thành

Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học tập để viết thành báo cáo này Nhng chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót Em kính mong các quý thầy, cô giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể trở thành một sinh viên hoàn thiện hơn, khi ra trờng sẽ trở thành một ngời có năng lực chuyên môn cao

Bài báo cáo gồm có 3 phần:

Phần 1: tin học văn phòng.

Phần 2: cấu trúc máy tính và bảo trì.

Phần 3: mạng máy tính và Internet.

Phần I: tin học văn phòng

Tin học văn phòng là một ứng dụng thông dụng và rộng rãi nhất của nghành tin học Nó có vai trò rất lớn trong các nghành kinh tế, văn hoá chính trị trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống

Tin học văn phòng là môn học cơ sở, đầu tiên cho tất cả các chơng trình học

về máy tính Tin học văn phòng cũng có thể gọi là tin học căn bản, là một giao diện đơn giản nhất giữa ngời và máy, giúp cho con ngời việc soạn thảo văn bản, quản lý dữ liệu, thông tin trong các cơ quan, cơ sở xí nghiệp, doanh nghiệp t nhân cũng nh doanh ngiệp nhà nớc Tin học căn bản nhằm rèn luyện kỹ năng soạn thảo, trình bày trang, lề nhập dữ liệu và các kỹ năng khác, cung cấp rất nhiều thông tin

về các tình huống thực, ứng dụng trong việc soạn thảo văn bản, tạo bảng biểu, chèn hình ảnh,công thức tin học căn bản là phần mềm trình bày dễ hiểu phù hợp với các tầng lớp nh: học sinh nhỏ tuổi, những ngời lớn tuổi, những ngời có một lý

do nào đó mà phải học tin có thể dễ dàng hiểu và vận dụng cũng nh tra cứu nhanh nhất những vớng mắc

Trong bài báo cao nàyTin học văn phòng bao gồm các phần cơ bản sau :

ChơngI: Microsoft Word

ChơngII: Microsoft Excel

ChơngI : Microsoft Word.

Là một chơng trình xử lý văn bản ứng dụng rộng rãi hiện nay, với nhiều phiên bản chơng trình này bạn có thể soạn thảo và trình bày một bức th hay lá

đơn, giấy mời công văn, hợp đồng tiểu luận, luận văn, đồ án, luận án tốt nghiệp, và chuyên nghiệp hơn là bạn có thể làm sách, tạp chí, báo

Microsoft word giúp trình bày phần nội dung của văn bản rất đa dạng nhờ các lệnh về phông chữ, định dạng đoạn văn bản, cột chữ tạo bảngbiểu Ngoài ra ,

có thể minh hoạ cho văn bản bằng các hình vẽ có sẵn rất phong phú và tiêu đề của văn bản trở nên đẹp hơn nhờ WordArt, Picture, Các tệp của Word có đuôi mở

rộng là doc, là một phần mềm có giao diện thân thiện với ngời sử dụng, dễ cài đặt

- Cách 2: ta nhấn chuột vào biểu tợng Microsoft Word

-Cách 3: trên cửa nhấn chuột trái vào new\Mcrosoft Word

Nếu máy của bạn đã cài office thì bằng một trong 3 cách trên thì bạn có thể khởi

động đợc chơng trình Word để làm việc

1.2 thoát khỏi Micosoft Word.

Khi soạn thảo xong văn bản, bạn muốn thoát khỏi chơng trình Word Thì ta

Khi vào đợc chơng trình Word màn hình xuất hiện Lúc này ta có thể làm việc với một tài liệu mới hay một tài liệu đã có sẵn trên đĩa, tuỳ vào yêu cầu công việc của mình Nên ở đây, có thể chia ra 2 trờng hợp đó là: mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa và mở một tài liệu mới.

1.3.1 Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa.

Chọn biểu tợng (open) Hoặc vào thực đơn file\open, nhấn tổ hợp phím

(ctrl+O)

Nếu tài liệu bạn cần mở lại ở trên đĩa khác hoặc th mục khác Bạn chọn đĩa hoặc th mục rong khung Look in, nháy đúp vào th mục cần thiết để mở các th mục con của nó Xuất hiện hộp thoại open với danh sách các tài liệu trong File name

đợc sắp xếp theo thứ tự từ A,B, đến Z Bạn chọn tệp cần thiết rồi chọn open (hoặc nháy đúp vào tệp đó)

Word còn có cách mở tài liệu khác chọn th mục file xuất hiện thực đơn trải xuống với các danh sách 4 tài liệu mới làm gần nhất ở phía dới Bạn chọn file cần thiết từ danh sách này Danh sách các tài liệu này có thể nhiều hơn tuỳ thuộc vào việc cài đặt

1.3.2 Mở một tài liệu mới.

Ta có 3 cách để mở một tài liệu mới ở trong Word đó là:

- Cách 1: ta vào th mục file\new

- Cách 2: ta kích chuột trực tiếp vào biểu tợng tờ giấy trắng trên thanh công cụ ở trên màn hình

- Cách 3: ta nhấn tổ hợp phím (Ctrl+N)

1.4 Lu một tài liệu.

Khi soạn xong (làm việc xong) hay cha xong công việc còn dở dang ta cần lu tên tài liệu lại trên đĩa, để lúc nào cần thì ta mở ra xem hay mở ra làm tiếp( nếu bài cha xong) để bổ sung thêm ta chỉ cần kích chuột vào vào tên mà mình đã lu

1.4.1 lu lần đầu.

Ta chọn biểu tợng hoặc th mục file\save hoặc nhấn tổ hợp phím(Ctrl+S) xuất hiện hộp thoại Save As

Nếu là lu lần đầu tiên thực hiện thao tác này , bạn phải gõ vào tên trong ô

File Name cho tài liệu Tên này sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ.

Trong mục Save In bạn có thể chọn ổ đĩa và th mục cần thiết để chứa tài liệu( nhấy đúp tại th mục cần thiết để mở các th mục con của nó) sau đó kích chuột vào Save Sau đó trong quá trình soạn thảo, bạn thờng xuyên ghi lên đĩa bằng cách trên mà không cần đặt tên cho tài liệu

1.4.2 Lu File với tên mới.

Nếu cần lu giữ với tên khác, chọn th mục File \Save As và đặt tên mới cho tài liệu, trong tên này nếu cần gõ vào đờng dẫn (tên ổ đĩa và tên th mục mới) Sau

đó kích chuột vào Save

1.5 Định dạng một trang giấy trớc khi soạn thảo.

Trớc khi soạn thảota phải định dạng trang giấy để phù hợp với tài liệu mà mình cần Để quá trình soạn thảo đợc nhanh, dễ dàng, trình bày rõ ràng đẹp hơn Mục đích củaviệc định dạng là đặt lề trang, lề trái, lề phải,lề trên, dới, chọn khổ giấy Ta làm các thao tác

*Chọn khổ giấy: vào thực đơn File\Page Setup, nhấp mục Page, chọn loại

giấy, hộp thoại sẽ xuất hiện

Trong khung Paper Site: nhấp vào nút , một thực đơn trải ra, bạn chon khổ giấylà A4.

Thông thờng, các văn bản thờng in trên giấyA4 với width là 21cm và

Height là 29.7cm.

* Căn chỉnh lề văn bản (MARGINS)

Vào thực đơn file / page setup / margins

Để giới hạn phạm vi soạn thảo của văn bản trong trang giấy bạn cần phải

đặt lề của trang giấy sao cho phù hợp Lề của trang giấy đợc xác định bằng các đề mục:

top: Lề trên của trang in, trong hình là 2 cm.

Bottom: Lề dới của trang in là 2.5 cm.

Left: Lề dới của trang in là 2.5 cm.

Right: Lề phải của tang in là 2 cm.

Gutter: khoảng cách dùng để đóng gáy sách.

Trang giấy mặc định ở chế độ dọc Portrais

Nhấp vào Landscape để quay lại trang giấy

* Trình bày chữ(font)

Bình thờng thì bạn bôi đen văn bản, sau đó dùng các nút công cụ định dạng, căn chỉnh phông chữ, cỡ chữ trên thanh công cụ (Xem ở mục 2.1 các nút chức năng trên thanh công cụ)

Cách khác là bạn vào thực đơn Format/ Font để hiện

1.6 Soạn thảo văn bản

Khi soạn thảo văn bản phải biết đợc chức năng của các phím trên bàn phím

và nguyên tắc gõ tiếng việt:

Khi mở tài liệu soạn thảo gõ tài liệu một cách bình thờng khi gặp biên bên phải WinDown tự động đa con trỏ bàn phím xuống đầu dòng

Khi cần di chuyển con trỏ ta dùng tổ hợp phím 4 mũi tên, nếu muốn di chuyển con trỏ về đầu dòng ta nhấn phím Home, về cuối dòng nhấn phím End về

đầu trang nhấn phím Page up, cuối trang nhấn phhím Page Down

Ngoài ra khi muốn đa con trỏ về trang sau của văn bản: Cctrl + Page Down, Lên đầu trang trớc: Cctrl +Page Up, đa con trỏ về cuối văn bản: Ctrl +End

Khi soạn thảo bị sai mà muốn xoáđể soạn thảo lại ta nhấn backspace (xoá

kí tự bên trái con trỏ), Detele (xoá kí tự bên phải con trỏ) Biết đợc các chức năng cuả các phím muốn soạn thảo ta phải biết nguyên tắc gõ tiếng việt

Khi gõ văn bản muốn xuống đoạn khác thì ta gõ enter các dấu (, ? ) phải

gõ liền với từ đi trớc, ssau các dấu này là các dấu cách rồi mới đến từ tiếp theo Dấu phải gõ liền với từ đi sau nó

Nếu máy tính cài đặt tiếng việt với cách gõ telec cách chuyển đổi bàn phím Anh- việt thờng là ấn tổ hợp phím Alt + Z

Nguyên tắc gõ phải gõ chữ trớc dấu sau

• Tại phiếu font:

Font: kiểu phông chữ, Underline: kiểu chữ ghạch chân, color: màu chữ, Strike Through: chữ bị ghạch ngang đơn, Duoble Strike Through: chữ bị ghạch

chân ngang đôi, Superseript: không cho đại diện, Subseript: chỉ số, Small

Caps: chữ hoa nhỏ, All caps: chữ hoa to, Hidden: không cho hiện, Font Syle:

kiểu chữ, Site: kích thớc chữ

•Tại phiếuchọn Charracter Spacing:

Spacing: thay đổi khoảng cách giữa các ký tự, Expended: ký tự đợc dãn ra

tạimục by, Condensed: ký tự đợc nén vào tại mục by, Position: thay đổi khoảng cách giữa các dòng, Raised: nâng dòng văn bản lên, Lowerd: hạ các dòng văn bản xuống Kích chuột vào OK

1.7.2 Chỉnh Paragraph cho đoạn văn:

Định dạng khoảng cách giữa các hàng, các đoạn văn Lựa chọn đoạn văn cần chỉnh, kích chuột vào menu format\Paragaph màn hình xuất hiện:

*chọn phiếu Indents And Spacing:

+ Alignment: căn lề cho đoạn văn, Letf: Căn lề cho đoạn văn bản, Center : căn vào giữa dòng cho văn bản, Right: căn thẳng phía phải cho đoạn

văn, Justify: căn thẳng hai lề cho đoạn văn bản

+ Indentation : Đặt lề cho đoạn văn bản, ở trong mụcnày có các tuỳ chọnmà bạn lựa chọn cho phù hợp

+ Spacing: căn khoảng cách giữa các đoạn và các dòng.

Before: khoảng cách phía trớc của mỗi đoạn văn bản, Apter: khoảng cách

phía sau của mỗi đoạn văn bản, Line Spacing: căn khoảng cách giữa các hàngn văn bản, khoảng cách này đợc thay đổi tại mục AT

1.7.3 Thao tác đặt chế độ trang tự động:

Máy tự động đánh số đoạn tự động cho đoạn văn bản có sử dụng thao tác này Lựa chọn văn bản , sau đó chọn menu format\ Bulletsand num bering màn hình xuất hiện:

Bulleted: chọn kiểu dấu chấm cần đánh dấu cho đoạn, Numbered: chọn

kiểu số cho cần đánh dấu cho đoạn, Mutileved: chọn các cấp cần đánh dấu cho

đoạn Kích chuột vào OK

+Thao tác dán văn bản: sau khi cắt đoạn văn bản, ta đa trỏ chuột vào vị trí

cần dán đoạn văn, nhấn chuột phải vào Paste hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+V)

1.7.5 Thao tác sao chép văn bản:

Khi ta muốn sao chép muốn sao chép một đoạn văn bản nào đó từ vị trí này sang vị trí khác Ta làm các thao tác sau:

+ tháo tác copy: lựa chọn đoạn văn cần sao chép, kích chuột phải vào

Copy, hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+C).

+ Thao tác dán văn bản:

Sau khi đã copy đoạn văn bản thì ta đa trỏ chuột vào vị trí cần dán văn bản, vào chuột phải Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím(ctrl+V)

1.8 Các thao tác hiển thị văn bản :

Muốn hiển thị văn bản hay ẩn văn bản ta vào View | Nomar Sau đó vào

Layout hay Outline Tuỳ thuộc vào yêu cầu văn bản cũng nh sở thích của ngời

soạn thảo Layout: hiển thị văn bản hết cả trang giấy, không thấy đờng viền, còn

Outline : thì lại hiển thị văn bản ở giữa trang giấy và có đờng viền.

1.9 ẩn hiện thanh thớc (ruler).

Thể hiện độ chính xác của văn bản Thớc đo mặc định của chơng trình dùng đơn vị là Inches bạn có thể đổi đơn vị của thớc đo vầ hệ Centimeters cách vào thực đơn Tools/ Otion, nhấp vào General, trong khung Measuremen Units chọn Centimeters

Bạn có thể cho thớc đo hiện ra hoặc ẩn đi bằng cách vào thực đơn View/ruler

II các thao tác định dạng văn bản:

Word là bộ xử lý từ có định dạng, tức là sau khi nhập nội dung ta có thể quy

định hình thức trình bày cho các nội dung đó tuỳ ý Hai yếu tố để định dạng cho văn bản là định dạng ký tự (quy định hình dạng ký tự trong văn bản)và định dạng

đoạn văn (quy định hình thức trình bày cho từng văn bản)

Về cơ bản thuộc tính của ký tự bao gồm phông chữ, kiểu chữ( in đậm, in ờng, nghiêng, ghạch chân, chỉ số trên, chỉ số dới), cỡ chữ tính theo chiều caocủa

th-ký tự và màu chữ

Thuộc tính của đoạn bao gồm: lề trái, lề phải của đoạn, khoảng cách lùi vào của dòng đầu tiên trong một đoạn, cách dóng đoạn (dóng trái, dóng phải, dóng giữa và dóng đều hai bên) và khoảng cách các dòng trong đoạn

Để định dạng cho các ký hay nhiều đoạn Trớc tiên ta cần chọn các ký hay các đoạn Trong trờng hợp định dạng cho một đoạn thì chỉ cần đa con trỏ vào trong phạm vi của đoạn đó

• Định dạng các thuộc tính của ký tự.

Font chữ, cỡ chữ, chọn kiểu chữ, Fontssyle: kiểu chữ bình thờng(Nomar),

chữ đậm (Ctrl +B), hoặc vào trên màn hình ở trên thanh thực đơn, chữ in nghiêng (Ctrl+I) hoặc vào , nếu cần vừa in nghiêng vừa in đậm thì ta cung một lúc vào hai thao tác trên

• Định dạng các thuộc tính của đoạn:

Trớc hết chọn đoạn văn bản cần định dạng Sau đó thì mình sẽ định dạng những gì mà mình cho là phù hợp với văn bản yêu cầu

Đoạn văn (Paragraph): là phần tài liệu kết thúc bởi dấu phân

đoạn(Paragraph Mark), dấu này đợc tạo ra khi ấn phím Enter (

Khi nháy chuột vào nút , ta sẽ thấymã của nó là ả Nếu muốn

xuống dòng nhng không chuyển sang đoạn khác, ấn (Shift+Enter )

Để dịnh dạng cho:

Một đoạn: đa con trỏ bàn phím về vị trí bất kỳ trong đoạn đó

Nhiều đoạn: chọn (bôi đen) các đoạn đó

• Định dạng đơn giản (dùng chuột và bàn phím)

dùng chuột: kéo và thả các ký hiệu trên thớc ngang Ruler để thay

đổi các lề của đoạn văn, lề dòng đầu của đoạn là 2Cm, lề

trái kể từ dòng thứ nhất trở xuống là 1Cm, lề phải là 14.5Cm

• Định dạng phức tạp (dùng thực đơn).

Trong các thao tác ở trên ta chỉ thực hiện từng lệnh một và các định dạng cho đoạn văn thờng là đơn giản Để thực hiện cùng lúc nhiều lệnh và các điều chỉnh phức tạp phải dùng thực đơn

- Chọn Format Paragraph xuất hiện hộp thoại Paragraph Chọn thẻ

Indent And Spacing để đặt các lề, các khoảng cách cho đoạn

- Chọn thẻ Line And Page Breacks để đặt dấu sang trang cho đoạn

* Để Đặt lề cho đoạn: trong ô Left điền vào: một số khác 0 để dịch

chuyển trang sang trái hay sang phải một đoạn cần thiết

Để đặt dấu ngắt trang trong đoạn: chọn thẻ Line And Page Breaks,

sau đó đánh dấu chọn vào các tuỳ chọn trên đó

• Để xác định khoảng cách giữa các đoạn (Line Spacing), trong danh

- Chuyển lề trái của cả

đoạn sang phải 1 Tab

- Chuyển lề trái của cả

đoạn sang trái 1Tab

- Chuyển lề trái của

đoạn sang phải 1Tab

dòng đầu vẫn ở vị trí cũ

Ctrl +L Ctrl+E Ctrl+R Ctrl+J

Ctrl+M

Ctrl+Sift+M

• Đánh dấu và đánh số đoạn:

Chọn Format

*Để đánh dấu đầu đoạn chọn Bulleted.

Chọn một trong các ký hiệu có sẵn trờng hợp muốn dùng các ký hiệu khác chọn Customize, sau đó chọn Bullet , xuất hiện hộp thoại Symbol, bạn chọn một trong các ký hiệu khác

Chọn Font để thay đổi kích thớc các ký hiệu, chọn Color để thay đổi màu

các ký hiệu

Bullest Position, Indent At: Đặt khoảng cách từ lề trái đến ký hiệu

Text Postion Indent At: đặt lề trái cho đoạn.

• Sao chép định dạng đoạn văn.

Word cho phép trao đổi định dạng một hay nhiều đoạn theo một định dạng doạn

đó có sẵn trong tài liệu đang soạn thảo (cho đoạn văn đích “bắt chớc “, lề và các khoảng cách, cách đánh số thứ tự, thớc Tab của đoạn nguồn) Phơng pháp này gọi là sao chép (Copy) định dạng đoạn, giúp ta trình bày văn bản một cách nhanh chóng và thống nhất

+ Bôi đen đoạn đã đợc định dạng

+ Nháy biểu tợng

Chọn mụ để format Printer ( hình chuổi sơn), con trỏ chuột lúc nàycó kèm theo

hình chuổi sơn

+ Bôi đen đoạn cần định dạng

Nếu cần sao chép một định dạng cho nhiều định dạng khác nhau, ta nên nháy đúp vào biểu tợng format Printer làm xong các bớc trên chọn lại biểu tọng đó để huỷ Lúc này chuổi sơn cũng bị biến mất

• Tạo chữ to đầu đọan:

đa con trỏ về đoạn cần thiết Nếu muốn chữ to ở đầu đoạn cần thiết bạn phải bôi đen đầu dòng

Chọn Format, DropCap , trả lời yes để chuyển sang chế độ Page

Layout, nếu ở chế độ Nomar Vview Xuất hịên hộp thoại DropCap

Chọn Dropped: để đặt chữ to vào trong đoạn, InMargin để đặt chữ to ở

bên cạnh đỉnh của đoạn văn, None : Để huỷ bỏ việc tạo chữ to trớc đó

Đa vào con số trong các ô sau :

vào Lines To Drop: để thay đổi chiều cao của( băng bao nhiêu dòng)

Distance text: để thay đổi khoảng cách chữ to tới tài liệu.

Ctrl+Shift+@ Định dạng thời gian

Ctrl+Shift+! Chọn dạng số với hai sô thập phân và dấu cách

ba số

Ctrl+Shift+& Đóng khung các cạnh ngoài

Ctrl+Shift+ _ Huỷ bỏ đóng khung

Ctrl+9 ẩn hàng.

Ctrl+Shift+9 Hiện lại các hàng bị ẩn

Ctrl+Shift+0 HIện lạicác cột bị ẩn

2.2 Sử dụng bảng định dạng trên thanh menu (Format).

• Thanh công cụ Formating

Dùng để định dạng kiểu chữ, căn lề trên đó có các hộp định…dạng nh kiểu trình bày (Style) của paragraph, bảng chữ (Bold, Italic, Under Line), căn lề (Align Left, Center, Align Ringht, Justify),…

Cách sử dụng: Khi ta muấn định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề ta chỉ…việc dùng trỏ chuột kích chọn vào các biểu tợng đó trên thanh công cụ

- Thay đổi kiểu chữ in đậm, in nghiêng, hay gạch chân, vữa in đậm in nghiêng gạch chân

Bật tắt chữ đậmBật tăt chữ in nghiêngBật tắt chữ gạch chân

Nếu muốn chữ vừa in đậm vừa in nghiêng và vừa gạch

chân thì ta kích chọn vào cả 3 kiểu chữ (ví dụ nh: vừa in đậm vừa in

nghiêng và vừa gạch chân)

Căn chữ sang trái (Align left)Căn chữ giữa (Center)

Căn Chữ sang phải (Align right)

Căn chữ đều hai phía (Justfy) Style: Các kiểu trình bày (áp dụng cho đoạn văn bản đã bôi đen (lựa))

Font: Cho hiển thị và chọn nhanh phông chữ (áp dụng cho đoạn văn bản đã bôi đen (lựa))

Chú ý:

Chọn phông có cỡ chữ Vn đầu là phông tiếng Việt Nam

Chọn phông chữ có chữ H ở cuối là chữ in

Bấm tổ hợp phím Alt+Z để bật chữ Việt – Anh

Font Size: Cho phép chinh cỡ chữ (áp dụng cho đoạn văn bản đã bôi đen (lựa))

- Các nút trên thanh Boder: Dùng để kẻ khung đờng viền

Dùng để đánh số thứ tự tự động, tạo các hạt đậu đầu dòng, đặt độ lệch so với lề, tạo màu nền, màu chữ, sắp xếp và tính tổng

• Thanh công cụ chuẩn (Standard)

Chứa các nút công cụ để thực hiện nhanh các công việc bằng chuột mà không phải vào trình đơn Một số nút thông dụng nh: New, Open, Save, Close, Search, Paste, Print, Print View,Spelling and Grammar, Cut, Copy, Pates, Format Painter, Undo Ty Ping/ Redo, In – Sert Hyperlink, Table and Borders, Insert Mirosoft Excel WorkSheet, Columns , Zoon Cotrol( theo thứ tự đ… ợc thể hiện trên)

• Thanh công cụ vẽ

• (Drawing)

Dùng để vẽ các hình ảnh vùng màu sắc theo ý muốn của ngời sử dụng

- Ruler (thớc đo): Dùng để căn chỉnh nội dung trên trang văn bản và cho biết cách bố trí của dòng văn bản gồm các vị trí dùng Tab giới hạn trừ

- Status Line (dòng trạng thái): Cho biết trạng thái làm việc hiện thời nh: Trang hiện đang chứa con trỏ (Page #), trang hiện tại/ tổng số trang, dòng hiện tại v.v…

III Các thao tác chèn trong văn bản.

Chọn vị trí đặt số trang( Alig Ment), các tuỳ chọn nh: left : đặt số

trang bên phải, Right: Đặ số trang ở bên phải của trang giấy, Center:

chèn số tran ở giữa tờ giấy Sau đó chọn OK

3.3 Chèn thời gian (Data And Time).

Vào Insert\ Date And Time\ OK Thì lập tức ngày giờ chèn vào ở ngay

trong trang giấy

3.4.Chèn Autotext.

Khi soạn thảo văn bản, có thể có những đoạn văn ( ví dụ nh : số

điện thoại, địa chỉ, tên của một cơ quan, tiêu đề, hoặc mẫu một công văn, một cụm từ ) hoặc các đồ hoạ( biểu trng của một công ty ) đợc lặp lai nhiều lần Word cho phép tạo một bảng để lu trữ những đoạn văn bản hoặc đồ hoạ nói trên, mỗi khi cần chúng ta có thể đa vào tài liệu mà không phải gõ hoặc tạo chúng Bảng từ thờng dùng này gọi là Autotext

Cách chèn: bôi đen khối cần đa vào bảng từ thờng dùng là (Autotext) nếu chọn

khối cha có ta phải tạo và trình bày rồi phải chọn nó trong mục Inser \

Autotext\New hoặc bấm(Alt+F3).

trong ô Name gõ vào tên của th mục( tên này có thể dài 32 ký tự và có

thể chứa dấu cách) Sau đó nhấn OK Ta có bảng Create Autotext à

3.5 Chèn ký tự đặc biệt:

dùng khi trên bàn phím không có những ký tự đặc biệt này:

ta vào Insert\Symbol chọn biểu tợng cần chèn, Insert

3.6 Chèn chú thích(Foot Note).

Khi soạn thảo văn bản nếu muốn chú thích một vấn đề hay một chữ nào đó, ta nên chèn cú thích

Ta vào Insert |FootNote

Viết các chú thích cần thiết vào, sau đó nhấn Ok

3.7 Chèn tranh ảnh nghệ thuật(Clip Art).

Chọn mục Insert\Ficture\Clip Art chọn một bức tranh cần thiết.

Sau đó bạn chọn một bức tranh tuỳ ý và bấm chuột trái vào Insert Lập

tức bức tranh này xuất hiện ngay nơi mà bạn để trỏ chuột

3.8 chèn chữ nghệ thuật (Word Art).

Cũng nh chèn tất cả các bức tranh hay ký tự khác, vào Insert \ Ficture\Word Art Chọn kiểu chữ Hay mình viết vào ô rồi nhấn OK

3.11 Tạo tiêu đề trên d– ới cho văn bản.

vào Insert\ (Header And Footer)

Sau đó xuất hiện hai khung dài để viết chữ tiêu đề lên đó, nếu là header thì là tiêu

đề trên còn Footer là tiêu đề dới

4.2 Đánh dấu bôi đen các thành phần của bảng (Select Oject)

dùng chuột đa vào một ô trong bảng làm sao cho trỏ xuất hiện mũi tên, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+A, rồi di chuột đến toàn bộ bảng hay đến ô mà ta cần

định dạng

4.3 Thao tác xoá dòng và cột trong bảng (Delete Rows column-–

Table.

Đa trỏ chuột vào ô, cột, bảng cần xoá(chọn bôi đen), rồi vào chuột trái

bấm Delete, hay dùng bàn phím Delete

4.4 thao tác chèn hàng, cột, dòng, table(Insert-

Rows-Column-Table.

Nếu muốn chèn hàng, cột hay bảng thì ta nên bôi đen hàng, cột, dòng bên cạnh, sau đó vào Insert\Rows ( nếu muốn chèn hàng), Column (nếu muốn chèn cột),

Table (nếu muốn chèn bảng).

4.5 Hợp nhất các ô (Merge Cells).

Bôi đen tất cả các ô trong bảng sau đó: ta vào Table \Mergecells Lúc này thì tất cả các ô sẽ hợp thành một ô

4.6 Tách ô (Split- cell).

Trớc hết bôi đen ô cần tách rồi vào Table\Spplit-cell Rồi sau đó xuất hiện hộp thoại chon số hàng và số cột cần chia ( tách), OK

4.7.Tách bảng (Split- Table).

Vào bảng cần tách (bôi đen), Table\ Split- Table) chọn trong hộp thoại số hàng cột cần tách, OK

Có thể tách một bảng thành hai bảng hay nhiều bảng bằng cách sau:

Đa con trỏ bàn phím về vị trí cần tách (ô bất kỳ của hàng tại vị này) rồi làm theo một trong hai cách sau:

chọn Table \ Split Table

Nhấn phím Shift+Ctrl +Enter Để hợp nhất các bảng đã bị tách theo cách trên, cần xoá các dòng trống giữa chúng cho tới khi các bảng đã hợp thành một bảng

4.8 Định dạng bảng tự động theo những mẫu có sẵn.

Word có tính năng tự động định dạng một bảng bao gồm các thao tác đờng viền

và bóng, tự động định kích thớc bảng, cách làm nh sau:

Chọn Table| Table Auto Format, chọn kiểu định dạngcho đờng viền và bóng đã

có sẵn trong danh sách Formats Đánh dấu vào các tuỳ chọn để có đợc cách trình bày bảng theo ý muốn Trong khung Preview sẽ thể hiện kết quả của việc cần chọn

4.9 Định dạng bảng bằng Format\ Borders And Shading.

Để định dạng cho bảng thì ta còn có cách vao thực đơn Format\ Borders And

Shading ở trong khung này ta có thể chọn các tuỳ chọn.

4.10 Tạo tiêu đề cho bảng trên nhiều trang (header Repeat).

Các bảng lớn từ 2 bảng trở lên, mỗi khi sanng trang, để tránh phải gõ lại tiêu

đề (tên các cột), bạn làm nh sau:

- Chọn các hàng văn bản ở đầu bảng để làm tiêu đề cho bảng

- Chọn mục Table\Heading Rows Repeat Văn bản đợc chọn làm tiêu đề

sẽ tự động lặp lại mỗi khi sang trang ( nhng khôngcó tác dụng khi bạn tự động sang trang hoặc tự tách bảng) Bạn chỉ thấy tiêu đề lặp lại khi chọn biểu tợng Print

Preview ( kính lúp) hoặc ở chế độ Page Layout, hoặc in ra trang giấy.

Bôi đen bảng rồi vào thực đơnTable \ Sort

Trong khung này nếu chọn Sort by chọn Tên chọn Ascending để sắp xếp tăng dần, nhấp OK Sẽ có kết quả mong muốn

Nếu muốn sắp xếp giảm dần nhấp vào Descending

4.12 Một số tính toán đơn giản trên bảng trong Word.

Word thể thực hiện những tính toán trong bảng Các bớc nh sau:

- Đa con trỏ về ô kết quả Dùng thực đơn chọn mục Table\ Formula, lúc này tấ cả các công thức đã đợc liệt kê không dùng thực đơn, bấm Ctrl+F9, và gõ công thức vào trong cặp ngoặc nhọn, sau đoâns phím F9 để biết kết quả

4.13 Một số điều chỉnh đối với Data in Cells Table in page.–

- Thay đổi kích thớc của cả bảng: chế độ xem văn bản là Print Layout, về chế độ bất kỳ của bảng, đa trỏ chuột vào góc phải dới của bảng cho xuất hiện ô vuông nhỏ, trỏ chuột vào ô này cho xuất hiện mũi tên xuất hiện hai chiều, kéo thả mũi tên này về vị trí mới Kích thớc của các cột hàng

sẽ đợc thay đổi đồng đều

- Thay đổi kích thớc cột: đa trỏ chuột vào bên phải của cột cần thay đổi

độ rộng, sao cho xuất hiện mũi tên hai chiều, kéo thả mũi tên hai chiều này về vị trí mới Hay dùng cách khác: chọn các cột cần thay đổi, chon

Table, sau đó chọn Table Properies Trong hộp thoại ta có thể thay

đổi tuỳ ý

- Căn bảng theo chiều ngang: theo mặc định, các bảng nằm lẹch về bên trái theo chiều ngang của trang giấy, để căn chỉnh lại, bnạ làm nh sau: Đa con trỏ về ô bất kỳ của bảng, chọn Table\Properties Lúc này chọn các ntuỳ chọn trong đó

- Căn dữ liệu trong ô : bôi đen ô cần chỉnh chọn mục Table\

Table\Properties Chọn kiểu căn chỉnh dữ liệu Hoặc nhấn chuột phải tại

khối vừa bôi đen, rê chuột tới mục Cell Aligment, chọn kiểu căn chỉnh dữ liệu

4.14 chuyển đổi từ bảng sang text và từ text sang bảng.

Nhập văn bản thành hàng, ngăn cách nội dung các ô bằng cách gõ dấu phẩy (hoặc một số ký tự khác) hoặc ấn phím Table, hết một dòng ấn Enter Bôi đen các dòng chữ Ta làm theo một trong hai cách sau

Cách 1: nháy chuột vào biểu tợng , bảng lập tức xuất hiện.

Cách 2: chọn mục Table \ Convert \ Text To Table Xuất hiện chỉ số có số lợng cột hàng và ký tự ngăn cách trong bảng

Nhấn Ok để kết thúc, sau đó chỉnh lại cho đạt yêu cầu

V các thao tác khác

5.1 Tạo AutoCorrect.

Để tránh việc phải gõ lặp đi lặp lạimột nhóm từ (ví dụ nh: tên một cơ quan, tiêu đề của một công văn, các từ thờng gặp trong văn bản ) hoặc để tự động sửa lỗi Word có tính năng Auto Corect phép tạo các phím gõ tắt để khi cần chỉ gõ các phím này và một dấu cách là nhóm từ đã đợc tự động chèn vào tài liệuhoặc lỗi

sẽ đợc sửa Ngoài ra Auto Corect còn có thể chèn vào đồ hoạ thờng xuyên sử dụng( nh biểu trng của một cơ quan chẳng hạn)

• tạo mỗi nhóm gõ tắt:

bôi đen nhóm từ cần thiết trong tài liệu, chọn Tools\ Auto Corect trong ô

Rephace vào nhóm phím gõ tắt phím gõ tắt này không đợc trùng với một

từ nào, nên là tổ hợp của chữ cái và con số Chọn Formatted Text nếu muốn đa vào cả định dạng của nhómtừ

• Sử dụng nhóm phím gõ tắt:

Đa con trỏ đến vị trí cần thiết, gõ nhóm phím gõ tắt và một dấu cách (hoặc một trong các dấu sau: phẩy, chấm phẩy hoặc dấu chấm)

• Xoá một nhóm phím gõ tắt:

Chọn Tools \ Auto Corect, Auto Corect

Chọn nhóm phímgõ tắt cần thiết, Delete

• sự khác nhau giữa bảng từ thòng và phím gõ tắt.

Chức năng của bảng từ và phím gõ tắt giống nhau, nhng có sự khác biệt khi sử dụng: với bảng từ thờng dùng, nội dung của mục không đợc tự

động chèn vào, bạn tự quyết lấy bằng cách ấn phím F3 hoặc chọn biểu tợng

Insrt Auto Corect trên thanh công cụ Còn với

+ Auto Corect thì khi bạn vừa gõ vào nhóm bàn phímtắt và dấu cách để chuyển sang gõ từ tiếp theo, nội dung đầy đủ của mục đã lập tức điền vàon rồi điều này

đặc biệt “tai hại “ khi bạn định nghĩa phím gõ tắt trùng với một tên nào đó, cũng

đ-ợc điền vào

5.2 Trộn th (Mail Merge).

Khi bạn cần tạo bức th, giấy mời, giấy báo, có cùng nội dung để gửi tới nhiều ngời Thay vì tạo nhiều lần các bức th chỉ có ít khác biệt (nh: tên, điạ chỉ, số

điện thoại của ngời nhận) Ta làm nh sau:

- mở tài liệu chính, nếu cha có, bạn tạo nó các phần này thay đổi: họ tên, cơ quan, địa chỉ,của ngời nhận để trống

- Chọn Tool \Mail Merge Xuất hiện hộp thoại:

- ChọnCreate\ Form Lettes \ Active| Create Data Source (tạo mới tệp dữ liệu) \Open Data Source ( mở một tệp tài liệu đã có) Sau đó vào ok Lúc này lần lợt đa các trờng vào trong một tệp dữ liậu đã tạo rồi vào chọn All \Mail Merge, lập tức tất cả các thông tin của ngời nhận đã

điền vào trong bức th, giấy mời, giấy báo,

5.3 Tạo Macro:

Marco là một tập lệnh, phím gõ và các thao tác khác đợc tập hợp dới một cái tên để tự động hoá và một loạt hành động Nh vậy nếu bạn thờng xuyên phải thực hiện những công việc nào đó, các lệnh sẽ giúp bạn tự động hoáchúng, việc soạn thảo vì thế trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn Các Macro là các chơng trình con và có thể gán cho phím nóng hoặc thanh công cụ để tiện cho việc sử dụng

- Tạo macro: chọn Tool\ Macro \ Record Hoặc nháy đúp trên REC của

thanh trạng thái Xuất hiện hộp thoại:

-

Gõ tên cho Macro trong ô Record Macro Name, tên không đợc dùng dấu cách, tiếng việt Nếu cần , gõ vào một mô tả trong ô Deserription Trong vùng

Assign Macro To: nếu chọn Toolbars ( gán cho thanh công cụ), Keyboard ( tổ

hợp phím nóng) Nếu chỉ muốn tạo Macro không thôi thì nhấn OK

Trên màn hình xuất hiện thanh công cụ Macro Record hình bang cassette Tiến hành các thao tác nhanh nhất (thờng phải lặp đi lặp lại) để đạt đợc một kết quả nào đó Bạn có thể dùng chuột để chọn các lệnh nhng để dịch chuyển con trỏ hoặc đánh dấu thì phải dùng bàn phím

Nếu lỡ ghi một điều gì đó mà bạn không muốn, hãy chọn ngay biểu tợng Undo, hoặc Edit Muốn tạm dừng việc ghi các thao tác vào Macro, nhấn nút

Pause của thanh công cụ Macro Record ấn lại nút này một lần nữa để tiếp tục

ghi Để kết thúc việc ghi lại Macro nhấn nút Stop hoặc nháy đúp trên chữ

RECcủa thanh trạng thái Nếu dùng thực đơn: bạn

chọnTools\Macro\Stoprecording\ Close

5.4 khắc phục một số lỗi qua bảng chọn điều chỉnh (Tools Option).

Vào thực đơn Tools\ Options Ta thấy xuất hiện hộp thoại có cá tuỳ chọn để lựa chọn để chỉnh sửa lỗi chính tả của đoạn văn bản

5.5 Tạo phong bì và tạo nhãn mác (Envelopes And Lables).

Word cho phép tạo phong bì và nhãn mác, vào thực đơn Tools\ Envelopes And Lables xuất hiện hộp thoại để lựa chọn và viết vào đó những thông tin cho

một phong bì và nhãn mác

Vào Envelopes thì ta tạo và làm phong bì th, còn vào Labls thì ta tạo nhãn mác cho một nội dung văn bản sau khi đã làm tất cả các thao tác cần thiết thì ta nhấn chuột vào Print để xem kết quả

Trên đây là những ứng dụng của Mirosoft Word trong lĩnh vực soạn thảo và quản

lý dữ liệu, các thao tác đơn giản dễ sử dụng

Chơng II: Microsoft Word Exell.

Microsoft Word Exell là một phần mềm với nhiều thông tin về các tình huống thực, ứng dụng trong các công việc tính toán, quản lý dữ liệu

Excel là một chơng trình tạo bảng tính giúp ích cho việc tổ chức sắp xếp, trình bày dữ liệu Trong công việc hàng ngày thành dữ liệu (Data) dới dạng số hoặc chữ Trong một bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột, cùng với các công cụ tính toán và xử lý dữ liệu Excel giúp cho ngời dùng xử lý và sắp xếp dữ liệu trên bảng thành kết luận thống kê, cung cấp thông tin cầc thiết về vấn đề mà ngời ta muốn biết từ dữ liệu ban đầu

Trớc khi làm việc với Excel thì ta phải biết những tổng quan về phần mềm này

I.Tổng quan về Excel.

I.1 khởi động và thoát khỏi Excel.

Có các cách khởi động sau:

_ Cách 1: nhấp đúp vào nút Start\ Program\ Micosoft Excel

- cách 2: nhấp đúp vào biểu tợng trên màn hình.

- Cách 3: có thể nhấp chuột trái vào New\ Micosoft Excel.

Có thể dùng một trong ba cách trên để vào chơng trình, lúc này màn hình của Micosoft Excel xuất hiện

1.2 Thoát khỏi Excel.

Khi đã làm việc xong với bảng tính ta muốn thoát khỏi chơng trình, có các cách sau:

Sau khi ghi tài liệu vào đĩa bạn có thể đóng chơng trình bằng cách nhấp vào

nút dấu nhân ở bên phải màn hình, vào thực đơn File\Exit Hoặc bấm tổ hợp

phím Alt +F4

1.3 Mở một tài liệu trong Excel.

• Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa:

Vào File\ Open chọn tài liệu cần mở\ Open (Ctrl+ O) Hay là kích chuột

trực tiếp vào ở trên thanh công cụ xuất hiện một hộp thoại danh sách các tệp tài liệu đã đợc lu lại trên đĩa

• Mở một tài liệu mới: vào thực đơn File\ new hay nhấp chuột vào biểu

t-ợng tờ giấy trắng trên thanh công cụ , bấm tổ hợp phím Ctrl+ N

1.3 Lu một tài liệu Excel.

Khi làm xong bài ta cần lu tên vào File \ Save hoặc bấm tổ hợp phím (Ctrl+S) Xuất hiện hộp thoại: Ta gõ tên File và chọn kiểu File

Lu với tên mới: vào File\ SaveAs\ Sau đó nhập tên File vào trong ô File Name

cuối cùng vào Save Khi đang làm việc nếu đã lu rồi thì ta nên làm đến đâu lu lai

đến đấy (nhấp chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ

II Các khái niệm cơ bản.

Để làm việc tốt với Excel ta phải biết một số khái niệm cơ bản

2.1 khái niệm về Worsbook- Wors sheet _Cell.

WorsBook: là một danh sách, sổ sách làm việc trong Excel

WorkSheet:

Là bảng công tác, phiếu công tác Trong các chơng trình bảng tính đây là một ma trận hai chiều gồm các hàng và các cột mà ta sẽ nhập các đầu đề các con số, và các công thức vào đó Bảng này giống nh một trang số cái dùng trong công tác kế toán Đồng thời với Spreadsheet

Cell:

Đây là ô, ngăn hay khối .Trong bảng tính điện tử, đây là một khuôn hình chữ nhật tạo thành do sự giao nhau của một hàng và một cột Ta có thể nhập vào đó những thông tin dới dạng văn bản (nhãn) hoặc các số (giá trị).

2.2.Khái niệm về các dạng địa chỉ.

- Địa chỉ tơng đối: là các địa chỉ cột và hàng sẽ đợc thay đổi khi chứa

công thức đợc sao chép đến vị trí khác

- Địa chỉ tuyệt đối: các địa chỉ hàng và cột đợc cố định không thay đổi.

- Địa chỉ cố định hàng: là địa chỉ mà các địa chỉ cột thay đổi, địa chỉ hàng cố định

- Địa chỉ cố định cột: là các địa chỉ mà các địa chỉ hàng thay đổi, địa chi cột không thay đổi

• Cách tạo địa chỉ: trớc hết ta gõ địa chỉ, nếu ấn F4 một lần thì ta đợc điạ

chỉ tuyệt đối Nếu ấn F4 hai lần thì ta đợc địa chỉ cố định hàng Nếu ấn F4 ba lần thì ta đợc địa chỉ cố định hàng Nếu ấn F4 bốn lần thì ta đợc

địa chỉ cố đinh cột

III Các thao tác trên bảng tính.

Khi đã nắm rõ các khái niệm cơ bản trên bảng tính thì ta đi sâu vào thực hiện các thao tác trên bảng tính

III.1 Các dạng dữ liệu nhập và chỉnh sửa dữ liệu.

Trong Excel có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau nên khi làm việc ta phải chọn kiểu dữ liệu phù hợp với công việc của mình để Excel dễ tính toán

* Gồm các kiểu dữ liệu sau ;

- dữ liệu kiểu chuỗi ( text): bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z (từ A đến

Z) kể cả chữ hoa và chữ thờng Những dữ liệu kiểu chuỗi số nh: mã tài khoản, số điện thoại, theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi đợc căn sang phía bên trái ô

- Dữ liệu dạng số (Number): bắt đầu từ các số từ 0 đến 9, dấu +, -, *,$,

theo mặc định khi nhập dữ liệu vào bảng tính thì dữ liệu sẽ ở bên phải ô

- Dạng công thức(Formular): bắt đầu bởi dấu (=) bằng hoặc dấu cộng

(+) Công thức nhập vào chỉ thể hiện ở thanh công thức, kết quả của nó

sẽ thể hiện trong ô

- Dạng ngày gìơ (Date Time): muốn chèn vào trang tínhta vào Insert\

Date Time xuất hiện hộp thoại

lúc này ta lựa chọn ngày giờ rồi ấn OK

• Nhập dữ liệu: trớc khi làm bài thì ta phải nhập dữ liệu vàobảngtính.

- Nhập dữ liệu bất kỳ: đa con trỏ về ô cần nhập dữ liệu, nhập dữ liệu theo

đúng dạng thức, dùng phím Enter, Tab, hay mũi tên 4 chiều(

để dịch chuyển con trỏ

- Nhập dữ liệu trong các ô giống nhau: trớc hết bôi đen vùng cần nhập

dữ liệu giống nhau, nhập dữ liệu cho ô đầu tiên, sao đó ấn tổ hợp phím (Alt +Enter)

- Nhập dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật: nhập dữ liệu cho ô đầu,

nhập dữ liệu cho ô thứ 2, đặt con trỏ ở mốc điền rồi kéo chuột ( trớc khi

đặt trỏ chuột ở mức điền thì ta bôi đen hai ô đã nhập dữ liệu) Đặt con trỏ ở mức điền sao cho con trỏ có hình dấu cộng (+) rồi kéo chuột đến ô cần thiết

• Chỉnh sả dữ kiệu:

Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn bôi đen khu vực cần tạo khung, sau đó nhấp vào tam giác của nút Bạn muốn nhấp chọn đờng viền theo ý muốn của mình trong khung chọn

Để tạo đờng viền đẹp hơn bạn vào thực đơn Format Cell\ Border

nhấp kiểu nét trong khung Style, rồi nhấp vào vị trí càn tạo viền trong khung Border Muốn chọn màu cho đờng viền cho khung Border Muốn tạo màu cho đ-ờng viền, nhấp vào khung Color để chọn màu

bôi đen vùng cần căn chỉnh, vào Format \Cell\Alignment

3.2 Định dạng dữ liệu:

trong một bảng tính chứa nhiều dữ liệu có những lúc bạn muốn cho nổi bất những con số nào đó thoả mãn điều kiện để thuận tiện cho việc quan sát và mô phỏng so sánh Bạn có thể chọn những ô có giá trị đó đợc biểu thị dới dạng đặc biệt nào đó Để định dạng những ô dữ liệu thoả mãn điều kiện bạn làm nh sau: chọn khối cần định dạng Vào thực đơn Format |Conditional Formating Để sử dụngcác giá trị trong khối ô đợc chọn làm tiêu chuẩn định dạng, bạn chọn CellValueis trong Condition1 và chọn kiểu so sánh sau đó xác định các giá trị ( hay công thức nhng bắt đầu bằng dấu (=)) trong các hộp khai báo tơng ứng

Để đánh giá dữ liệuhoặc xác định các điều kiện khác với giá trị trong ô chọn bạn chọn Formulaliss trong khung Condition1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo các công thức trong hộp bên phải Nhấp Format và lựa chọn các định dạng quy định cho các ô thoả mãn điều kiện tiêu chuẩn Để khai báo cho các định dạng khác, nhấp Add và thực hiện các bớc nh trên Bạn có thể xác định 3 định dạng

• Định dạng dữ liệu: Bôi đen vùng dữ liệu, vào thực đơn Format Cell\

Number chức năng này dùng để thay đổi định dạng số liệu

•

vào trong hộp thoại này bạn có các kiểu tuỳ chọn để định dạng kiểu dữ liệu theo yêu cầu bài toán Sau đó nhấp Ok

+ Mục Horizontal: cho phép xác định vị trí dữ liệu trong ô theo chiều ngang.

+ General: trở về vị trí mặc định, nằm ở phía bên trái ô phía bên phải ô

+ Left: căn dữ liệu sát cạnh bên trái ô, bạn có thể tạo khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái trong mục Indent

+ Center: căn dữ kiệu vào giữa ô

+Right: căn dữ liệu sát cạnh bên phải ô

+Fill: lặp lại dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô

+ Mục Vetical: cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều dọc (trục tung)

+ Mục Text Control

+ Wrap Tễt : dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn

hơn chiều rộng

+ Mergecells: Gộp các ô khối bôi đen thành một ô

+ Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay của dữ liệu

3.3 Thao tác chèn, xoá, đổi tên.

3.3.1 Chèn hàng, cột, ô.

nhấp chuột vào ô thuộc dòng cần chèn vào vị trí đó, vào thực đơn Insert

\Rows Hàng mới chèn vào sẽ đẩy hàng đang đặt con trỏ xuống dới hoặc nhấp chuột phải vào điạ chỉ hàng trong các hàng đợc bôi đen và nhấp Insert

+ Để chèn cột : vào Insert\ Colums hoặc nhấp chuột vào tên địa chỉ các cột trong các cột đợc bôi đen và chọn Insert Cột mới đợc chèn vào sẽ đẩy cột đang đặt con trỏ sang bên phải

+ chèn ô: chọn phạm vi các ô cần chèn thêm các ô trống mới Số ô đợc chèn vào

sẽ đúng bằng số ô đợc bôi đen Vào Insert\Cell

chọn Shift Cell Right: chèn các ô mới vào bên trái các ô đợc bôi đen và di các ô bôi đendang bên phải Chọn Shift Cells Down: chèn và di các ô bôi đen xuống phía dới

3.3.2 Xoá ô, hàng và cột.

- Xoá ô: nhấp ô hoặc bôi đen số ô cần xoá vào Edit\ Delete.

- Xoá hàng và cột: nhấp ô hoặc bôi đen khối ô chứa các ô có địa chỉ hàng

và cột cần xoá Vào Edit\Delete