MỤC LỤC
- Các thanh cuộn: Gồm có thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll Bar) dùng để xem những phần văn bản bị che khuất theo chiều ngang và thanh cuộn dọc ( Vertical Scroll Bar) dùng để xem những phần văn bản che khuất theo chiều dọc. ChÌn thêi gian (Data And Time). Vào Insert\ Date And Time\ OK. Thì lập tức ngày giờ chèn vào ở ngay trong trang giÊy. điện thoại, địa chỉ, tên của một cơ quan, tiêu đề, hoặc mẫu một công văn, một cụm từ..) hoặc các đồ hoạ( biểu trng của một công ty..) đợc lặp lai nhiều lần.
Word cho phép tạo phong bì và nhãn mác, vào thực đơn Tools\ Envelopes And Lables xuất hiện hộp thoại để lựa chọn và viết vào đó những thông tin cho một phong bì và nhãn mác. Vào Envelopes thì ta tạo và làm phong bì th, còn vào Labls thì ta tạo nhãn mác cho một nội dung văn bản. Trên đây là những ứng dụng của Mirosoft Word trong lĩnh vực soạn thảo và quản lý dữ liệu, các thao tác đơn giản dễ sử dụng.
Microsoft Word Exell là một phần mềm với nhiều thông tin về các tình huống thực, ứng dụng trong các công việc tính toán, quản lý dữ liệu. Excel là một chơng trình tạo bảng tính giúp ích cho việc tổ chức sắp xếp, trình bày dữ liệu. Trong một bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột, cùng với các công cụ tính toán và xử lý dữ liệu.
Excel giúp cho ngời dùng xử lý và sắp xếp dữ liệu trên bảng thành kết luận thống kê, cung cấp thông tin cầc thiết về vấn đề mà ngời ta muốn biết từ dữ liệu ban đầu.
- Nhập dữ liệu trong các ô giống nhau: trớc hết bôi đen vùng cần nhập dữ liệu giống nhau, nhập dữ liệu cho ô đầu tiên, sao đó ấn tổ hợp phím (Alt +Enter). - Nhập dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật: nhập dữ liệu cho ô đầu, nhập dữ liệu cho ô thứ 2, đặt con trỏ ở mốc điền rồi kéo chuột ( trớc khi. đặt trỏ chuột ở mức điền thì ta bôi đen hai ô đã nhập dữ liệu). Để sử dụngcác giá trị trong khối ô đợc chọn làm tiêu chuẩn định dạng, bạn chọn CellValueis trong Condition1 và chọn kiểu so sánh sau đó xác định các giá trị ( hay công thức nhng bắt đầu bằng dấu (=)) trong các hộp khai báo tơng ứng.
Để đánh giá dữ liệuhoặc xác định các điều kiện khác với giá trị trong ô chọn bạn chọn Formulaliss trong khung Condition1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo các công thức trong hộp bên phải. + Left: căn dữ liệu sát cạnh bên trái ô, bạn có thể tạo khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái trong mục Indent. Hàng mới chèn vào sẽ đẩy hàng đang đặt con trỏ xuống dới hoặc nhấp chuột phải vào điạ chỉ hàng trong các hàng đợc bôi đen và nhấp Insert.
+ Để chèn cột : vào Insert\ Colums hoặc nhấp chuột vào tên địa chỉ các cột trong các cột đợc bôi đen và chọn Insert.
Bạn có thể nhấp chuột phải vào các địa chỉ hàng hay cột đã bôi đen và nhấp Delete. - Xoá Sheet: chọn Sheet cần xoá ấn và dữ Ctrl và nhấp chuột vào từng tên Sheet. Hoặc vào Edit\ Delete Sheet hay là nhấp chuột phải vàp các tên Sheet Delete.
- Hàm max (vùng cơ sở dữ liệu): giá trị lớn nhẩttong vùng cơ sở dữ liệu. - Hàm Min (Vùng cơ sở dữ liệu): giá trị nhỏ nhất trong vùng cơ sở dữ. - Hàm Rank (số, danh sách,tuỳ chọn): xác định thứ hạng của số so với chuỗi các số trong danh sách.
- Time (Hour, minute, second): Số của Value (Text): Đổi chuỗi văn bản thành giờ phút giây.
Lu ý: Nếu hàng đầu tiên trong danh sách có chứa các tiêu đề cột thì trong phần My Data Range Has chọn mục Hearder Row, khi đó cột sẽ đợc cố định và không tham gia vào quá trình sắp xếp các dòng dữ liệu bên dới. Sắp xếp các cột của danh sách là hoán đổi vị trí các cột sao cho dữ liệu ít nhất trên một dòng nào đó đợc sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Việc quản lý một danh sách hay một cơ sở dữ liệu của Excel, ngoài việc sắp xếp ra, chúng ta còn có nhu cầu tạo hoặc hiển thị những danh sachs trích học từ danh sách ban đầu.
Chẳng hạn để quản lý các hợp đồng bán hàng của công ty, ta phải thờng xuyên theo dõi tìm hình mua bán hàng của công ty, ta phải thông qua việc hiển thị danh sách các khách hàng mua sản phẩm A, sau đó đến sản phẩm B. Hoặc từ bảng kết quả thi tuyển sinh chúng ta cần tạo các danh sách học sinh giỏi, học sinh khác Chức năng AutoFilter hoặc AutoFilter ta sẽ thực hiện một… cách nhanh chóng và chính xác những nội dung mong muốn. +Dòng đầu tiên phải chứa các tiêu đề cột cần đặt điều kiện thông thờng ta nên tao ra bằng cách sao chép các tiêu đề này từ danh sách ban đầu nếu nhập vào không chính xác thì Excel có thể hiểu nhầm và sẽ không cho ra kết quả.
+Trong trờng hợp phải thoả mãn tiêu đề cột sẽ chứa các điều kiện đồng thời thì các điều kiện đó phải đợc đặt trên cùng một dòng.
+Ngợc lại, nếu chỉ cần thoả mãn một trong các điều kiện đa ra các điều kiện. Add subtotal to : Đánh dấu chọn tiên tiêu đề cột (hoặc tên trờng) chứa dữ. Replace Current subtotals: Đánh dấu chọn mục này để thay thế các vị trí thông kê hiện thời.
Nếu nh ta muốn chèn thêm các dòng chứa kết quả thông kê mới và vẫn giữ lại những dòng chứa kết quả thông kê trớc thì ta phải bỏ đánh dấu mục này. Trờng hợp này đợc sử dụng khi ta muốn có nhiều kết quả thống kê khác nhau. Summary Below Data: Nếu ta đánh dấu chọn mục này thì dòng chứa kết quả thống kê sẽ đợc chèn ngay phía dới của mỗi nhóm (mỗi nhóm có dữ liệu giống nhau theo nội dung của vùng làm khoá sắp xếp trong bớc 1 hoặc đợc chọn trong mục At Each Change In). Nếu không đánh dấu mục này thì các dòng chứa kết quả thống kê sẽ đợc chèn ngay đầu mỗi nhóm. Remove Alll: Loại bỏ tất cả những dòng thống kê và phục hồi về trạng thái ban ®Çu. Summary Below Data: Chọn dòng tính tính tổng đợc chèn phía dới mỗi nhóm đợc chèn theo ngời nhap. a) Tổng kết theo vị trí.
Khi các bảng dữ liệu nguồn có cấu trúc khác nhau ta không thể sử dụng tổng kết theo vị trí để tổng hợp dữ liệu.
Nếu không muốn cho hiện đồ thị trên cùng một bảng tính với dữ liệu biểu. - Chọn: Nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh. - Để hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ: Nháy chuột trong phạm vi, lúc đó Excel sẽ cho phép can thiệp vào từng thành phần của biểu đồ.
+ Muốn thay đổi kích thớc, vị trí của từng thành phần đợc thao tác nh trên. + Để hiệu chỉnh tiêu đề cột của biểu đồ và các trục ta cần làm xuất hiện tiêu đề biểu đồ và các trục rồi tiến hành hiệu chỉnh. Trên dây là những một số công dụng của Excel đợc sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực nh: kế toán tài chính, quản lý nhân sự, quản lý các dự án đầu t,.
+ BIOS: ((Basic Input Output Opertion System) dùng để kiểm tra các thiết bi của hệ thống, khi khởi động máy lên, các lệnh của hệ thống đợc nạp vào trong BIOS. + RAM (Random Ascess Memory): bộ nhớ truy cập ngỗng nhiên, với dung l- ợng cho phần hệ thống là 640 Kbyte, cũng có hai khe cắm đó là DIMM và SIMM. Các thiết bi đợc kết nối với nhauqua các cổng nh cổng LPT để nối máy in, COM1, COM2 để kết nối Modem ( bộ biến đổi tín hiệu), chuột và bàn phím, USB là cổng song song để kết nối với một thiết bị nhớ ngoài.
Các chế độ hiển thị màn hình đó là : DMA (Mono Chrome Dislay Adaptor) hiển thị một màu, HGA:(Hercule Graphic Adaptor) do hãng IBM sản xuất chỉ hiện thị một màu nhng có độ phân giải lớn, CGA: (Color Graphic Adaptor) hiển thị 8 màu và hiển thị chỉ có các text, EGA: Enhanced Graphic Adaptor) từ 16 đến 64 màu, MCGA: Multi ColorGaphic Adaptor cho hiển thị hình ảnh có 265 màu. Muốn đọc đợc thông tin thì ta có các thiết bị điện từ (Cảm ứng) chuyển thông tin vào hệ vi xử lý rồi ở hệ vi xử lứ sẽ xử lý thông tin chuyển thành các ký tự hình. Có hai loại Modem đó là Modem trong (Internal Modem) đợc cắm khe có tiêu chuẩn ISA và PCI, có sự toả nhiệt, do Mainboard cấp nguồn.
- Cách xử lý dữ liệu trong máy tính: Máy tính xử lý dữ liệu theo nguyên tắc đóng và mở mạch điện, tơng ứng sử dụng hai số 0 và 1 để biểu diễn các giá trị.