ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ
Các hình thức trả lương của công ty Điện lực Đông Anh
Chế độ tiền lương đang được áp dụng tại công ty bao gồm lương cấp bậc và lương chức vụ Tiền lương cấp bậc được thực hiện đối với công nhân sản xuất, căn cứ vào chất lượng lao động và điều kiện lao động của công nhân khi họ thực hiện một công việc nhất định Lương cấp bậc gồm 3 yếu tố: thang lương, mức lương và trợ cấp cấp bậc kỹ thuật.
Chế độ lương chức vụ áp dụng đối với nhân viên làm các công việc hành chính Được tính toán dựa vào chức vụ cũng như thời gian cống hiến của người đó đối với công ty.
Hiện nay, công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương: đối với công nhân sản xuất tiền lương tính theo hình thức lương sản phẩm, còn đối với khối quản lý phục vụ thì tính lương theo thời gian.
Vào thời bao cấp, quỹ lương là quỹ lương khoán do cơ quan chủ quản cấpvà được phân phối theo nguyên tắc bình quân đầu người Nay,quỹ tiền lương được hình thành từ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Tổng quỹ tiền lương của doanh toàn doanh nghiệp bằng tổng quỹ lương của các phân xưởng và các phòng ban Tổng quỹ tiền lương của khối phân xưởng được tính như sau
Hiện nay, do hoạt động của công ty đã đi vào nề nếp nên công ty đã xây dựng được một hệ thống đơn giá tiền lương tương đối đầy đủ và thực tế đối với từng công đoạn sản xuất Đơn giá tiền lương sản phẩm do phòng tổ chức tính toán dựa vào năng suất lao động thực tế, sản lượng sản phẩm hoàn thành, thời gian để sản xuất một lượt sản phẩm hoàn thành nhập kho, tính chất công việc và bậc thợ của công nhân Đơn giá này được tính cụ thể cho từng công đoạn sản xuất
Số ngày làm việc thực tế trong tháng Đối với nhân viên quản lý phân xưởng, tiền lương được tính như sau:
Tiền lương nhân viên quản lý PX = đơn giá luơng quản lý x số lượng sản phẩm
Tiền lương thời gian của nhân viên khối quản lý, phục vụ được tính dựa trên thời gian làm việc thực tế của họ Lương thường được tính theo tháng và được quy định trong hợp đồng lao động cho riêng từng nhân viên Công thức tính lương theo thời gian như sau:
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty .7 1.4.Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty
Gắn chặt với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm BHXH,
BHYT, KPCĐ, BHTN Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đối với người lao động.
Trong trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó là khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn hay tử tuất… sẽ được hưởng khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó là khoản trợ cấp BHXH.
BHXH chính là khoản tính vào chi phí để hình thành lên quỹ BHXH, sử dụng để chi trả cho người lao động trong những trường hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động. Đối với BHXH kế toán doanh nghiệp thực hiện trích theo tỷ lệ 22% trên tổng số lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của công nhân, viên chức lao động thuộc đối tượng đóng BHXH thực tế phát sinh trong tháng Trong đó
Lương thời gian = Lương ngày công cơ bản
Lương ngày công cơ bản = 730.000 X Hệ số cấp bậc
26 ng y ày người lao động đóng góp 6% trừ vào thu nhập của từng người, doanh nghiệp đóng góp 16% hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Khoản chi trợ cấp BHXH, cho người lao động khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… được tính trên cơ sở lương, chất lượng lao động và thời gian mà người lao động đã cống hiến cho xã hội trước đó. Đối với BHYT, kế toán doanh nghiệp thực hiện trích theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của công nhân, viên chức, lao động thuộc đối tượng đóng BHYT thực tế phát sinh trong tháng Trong đó người lao động đóng góp 1,5% trừ vào thu nhập của từng người, doanh nghiệp đóng góp 3% hạch toán vào chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ.
Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền là người lao động phải có thẻ BHYT. Thẻ BHYT được mua từ khoản trích BHYT Đây là chế độ chăm sóc sức khoẻ cho người lao động Ngoài ra còn để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn được thành lập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Đối với KPCĐ kế toán doanh nghiệp thực hiện trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương thực trả và tình vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ. Trong đó 1% nộp vào công đoàn cấp trên còn 1% dùng để chi tiêu cho hoạt động đoàn ở cơ sở.
KPCĐ là khoản trích nộp sử dụng với mục đích cho hoạt động của tổ chức công đoàn đảm bảo quyền lợi ích chính đáng cho người lao động. Đối với BHTN: kế toán doanh nghiệp thực hiện trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương (tiền công) tháng của công nhân, viên chức, lao động tham giaBHTN Trong đó 1% do người lao động đóng góp và trừ vào thu nhập của từng người và 1% do doanh nghiệp đóng góp và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
P KỸ THUẬT P TỔNG HỢP P.KINH DOANH
& CNTT ĐỘI ĐẠI TUĐỘI CÔNG TƠ ĐỘI VẬN HÀNH TỔ ÁP GIÁ ĐIỆN ĐỘI 1 ĐỘI 2 ĐỘI 3 ĐỘI 4 ĐỘI 5 ĐỘI 6 ĐỘI 7 ĐỘI 8 ĐỘI F9
BHTN do cơ quan bảo hiểm xã hội thống nhất quản lý và trực tiếp chi trả trợ cấp cho người lao động bị thất nghiệp thông qua mạng lưới các Phòng lao động Vì vậy, khi trích BHTN (2%), các doanh nghiệp phải nộp về cơ quan quản lý quỹ qua hệ thống kho bạc.
1.4.Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty
* Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty qua sơ đồ:
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
- Ban Giám đốc: Giám đốc, phó Giám Đốc kỹ thuật, Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc viễn thông,
- Các phòng chuyên môn: Phòng Tổng hợp, Phòng Kế hoạch, Phòng
Tài chính kế toán, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Điều Độ,Phòng Thiết kế, Phòng Viễn Thông và Công nghệ thông tin.
- Các đội, tổ sản xuất: Đội quản lý khách 1, 2, 3, đội quản lý khách hàng
P9, đội đại tu xây lắp, tổ kiểm tra điện.
*Cơ chế quản lý điều hành, mối quan hệ giữa các đơn vị.
- Giám đốc điện lực: Chịu trách nhiệm trước Công ty về mọi mặt hoạt động của Điện lực Trực tiếp phụ trách phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch vật tư, phòng tổng hợp.
- Phó Giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật vận hành và quản lý lưới điện, phụ trách các phòng ban trực thuộc: Phòng kỹ thuật, phòng điều độ, phòng thiết kế, đội đại tu – xây lắp, công tác quản lý vận hành của đội quản lý khách hàng 1, 2, 3.
- Phòng Tài chính – Kế toán: Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác tài chính thống kê của Điện lực, lập kế hoạch tài chính, giá thành sản xuất, lập báo cáo quyết toán hàng năm, lập và hướng dẫn kế hoạch sản xuất, xây dựng kế hoạch tài chính Điện lực, tham gia tổ quản lý tài sản, thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác.
- Phòng Tổng hợp: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức, quản lý nhân sự, hành chính, văn thư quản trị và thanh tra pháp chế, bảo vệ và quân sự Với các công việc cụ thể như xây dựng kế hoạch lao động tiền lượng, tổ chức biên soạn nội quy lao động, quy chế hoạt động, lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, tổ chức kiểm tra về chuyên môn chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật, thực hiện chế độ báo cáo, thống kê lao động tiền lương, BHXH, BHYT, tổ chức hệ thống hành chính văn thư lưu trữ, pháp chế hành chính theo quy định của Nhà nước, tổng hợp báo cáo công tác văn phòng.
- Phòng Kế hoạch – Vật tư:
Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Điện lực về côbg tác kế hoạch, quản lý cung cấp vật tư và quản lý đầu tư xây dựng Theo hướng dẫn của Công ty tiến hành lập kế hoạch toàn diện về sản xuất kinh doanh trình Công ty xét duyệt.
Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Điện lực về quản lý kỹ thuật, an toàn PCCC Chủ động đề xuất giải pháp kỹ thuật đảm bảo vận hành mạng lưới điện an toàn, liên tục đúng quy trình quy định, quy phạm và tiêu chuẩn vận hành.
Bao gồm các nhiệm vụ cụ thể: Đảm bảo quản lý vận hành an toàn lưới điện hạ thế trong phạm vi Điện lực Đông Anh quản, xem xét và quyết định thay đổi kết cấu lưới điện hạ thế trong phạm vi đơn vị quản lý; lập phương án kỹ thuật đại tu sửa chữa, đại tu công trình; tổ chức thi đua phát sinh sáng kiến cải tiến kỹ thuật; kiểm tra về công tác an toàn các thiết bị, kiểm tra việc sử dụng thiết bị, dụng cụ bảo vệ bảo hộ lao động; giám sát nghiệm thu công trình điện; phối hợp cùng các phòng ban hoàn thành các nhiệm vụ mà Giám đốc trực tiếp phân công.
- Phòng kinh doanh: Trực tiếp tham mưu giúp việc cho Phó Giám đốc kinh doanh về công tác kinh doanh dịch vụ khách hàng.
- Quản lý khách hàng và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh theo quy trình.
- Phối hợp các phòng ban chức năng trong Điện lực thực hiện các nhiệm vụ; xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng quý năm theo quy định; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng giáo dục nâng cao nghiệp vụ công tác kinh doanh điện năng cho cán bộ công nhân viên, tham gia xây dựng về định mức lao động, quỹ tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên thuộc khối kinh doanh của Điện lực, thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến việc chuyển đổi môi hình bán lẻ điện nông thôn và các nhiệm vụ khác.
- Phòng Viễn thông và công nghệ thông tin
Kinh doanh dịch vụ viễn thông, chịu trách nhiệm về công tác công nghệ thông tin của Điện lực.
Quản lý vận hành mạng lưới điện trung thế và các trạm trung gian do Điện lực quản lý theo đúng quy trình quy phạm về quản lý vận hành lưới điện.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC ĐÔNG ANH
Kế toán tiền lương tại công ty
2.1.1.Chứng từ sử dụng Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau:
+ Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho công nhân viên trong đơn vị Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng tương ứng với bảng chấm công, phiếu nghĩ hưởng BHXH
Cơ sỏ để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên qua như:
- Bảng tính phụ cấp trợ cấp
Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng hay phụ trách kế toán hoặc giám đốc đơn vị duyệt Trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lương cho công nhân viên Bảng thanh toán lương được lưu lại tại phòng kế toán của đơn vị. + Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội: Là chứng từ làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng ban bộ phận hay cho toàn đơn vị.
Cơ sở cho lập bảng này là “ Phiếu nghĩ hưởng BHXH” , khi lập bảng phải ghi chi tiết từng trường hợp nghĩ và trong mỗi trường hợp phải phân ra số ngày, số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương Cuối tháng kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền được trợ cấp trong tháng và luỹ kế từ đầu năm đến tháng bao cáo cho từng người và cho toàn đơn vị Bảng này được chuển cho trưởng ban BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt chi.
Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các đơn vị sản xuất khác với các đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị hành chính sự nghiệp được trang trải các chi phí hoạt động để thực hiện các nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân sách hoặc từ công quỹ theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp cho lên tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán cũng khác nhau.
Công ty căn cứ vào chương II điều lệ BHXH của Chính phủ ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP ngày 26/01/1995, Nghị định 01/2003/NĐCP và
TT 01,07/TBXH TT hướng dẫn thực hiện của Bộ Lao động Thương binh và
Xã hội, áp dụng đối với người lao động như sau :
- Chế độ trợ cấp ốm đau đối với người lao động a Điều kiện nghỉ ngơi :
+ Người lao động ốm đau được nghỉ 30 ngày trong một năm Nếu đã có thời gian đóng BHXH dưới 15 năm.
+ Người lao động ốm đau được nghỉ 40 ngày trong một năm Nếu đã có thời gian đóng BHXH từ 15 năm đến 30 năm.
+ Người lao động ốm đau được nghỉ 50 ngày trong một năm Nếu đã có thời gian đóng BHXH từ 30 năm trở lên.
Trường hợp ốm đau phải điều trị dài hạn (dài ngày) (theo danh mục của
Bộ Y tế đã quy định) thì được nghỉ tối đa không quá 180 ngày trong năm. Nếu ốm đau quá 180 ngày theo quy định vẫn được hưởng trợ cấp ốm đau nhưng theo quy định tại khoản 2 điều 9 điều lệ BHXH. b Mức trợ cấp :
+ Mức trợ cấp không tính những ngày nghỉ chủ nhật, ngày lễ, ngày tết
+ Mức trợ cấp 75% đối với các điều kiện nêu ở mục 2.1.2.b nói trên
+ Mức trợ cấp 70% đối với ốm đau kéo dài ngoài điều kiện 2.1.2.b nói trên và phải có thời gian đóng BHXH 30 năm trở lên.
+ Mức trợ cấp 65% đối với ốm đau kéo dài ngoài điều kiện 2.1.2.b nói trên và có thời gian đóng BHXH dưới 30 năm
- Chế độ trợ cấp con ốm (kể cả con nuôi) mẹ hoặc bố nghỉ : a Điều kiện nghỉ :
Con người lao động từ sơ sinh đến 7 tuổi, kể cả con thứ nhất và con thứ 2 hoặc con sinh đôi, sinh ba
+ Được nghỉ tối đa 20 ngày / năm đối với con 3 tuổi
+ Được nghỉ tối đa 15 ngày / năm đối với con từ 3 đến 7 tuổi
+ Nếu con sinh đôi hoặc sinh ba tính thời gian nghỉ tương ứng b Mức trợ cấp :
+ Mức trợ cấp con ốm (mẹ nghỉ hoặc bố nghỉ) hưởng 75% tiền lương đóng BHXH
+ Nếu cả hai vợ chống cùng đóng BHXH thì chỉ một người vợ hoặc chồng nghỉ được chế độ trợ cấp 75% tiền lương đóng BHXH.
+ Nếu chỉ có một trong hai người vợ hoặc chồng đóng BHXH thì khi con ốm người có đóng BHXH nghỉ được hưởng trợ cấp 75% lương đóng BHXH.
- Chế độ trợ cấp đối với người nghỉ thực hiện kế hoạch hoá gia đình. a Điều kiện nghỉ :
- Nạo thai dưới 3 tháng được nghỉ 20 ngày
- Nạo thai trên 3 tháng được nghỉ 30 ngày
- Đặt vòng được nghỉ 7 ngày
- Điều hoà kinh nguyệt được nghỉ 7 ngày
- Nam giới thắt ống dẫn tinh được nghỉ 15 ngày b Mức trợ cấp :
Mức trợ cấp đối với các biện pháp kế hoạch hoá gia đình nêu ở điều kiện mục a nói trên là 75% tiền lương đóng BHXH
Công thức tính mức độ trợ cấp BHXH đối với ốm đau, con ốm bố hoặc mẹ nghỉ và các biện pháp kế hoạch hoá gia đình :
BHXH = Tiền lương đóng BHXH x 75% số ngày nghỉ chế độ
- Chế độ trợ cấp bệnh nghề nghiệp: a Chế độ trợ cấp tai nạn lao động:
+ Người lao động bị tai nạn trong các trường hợp sau:
Bị tai nạn trong giờ làm việc, tại nơi làm việc
Bị tai nạn ngoài giờ làm việc, tại nơi làm việc
Bị tai nạn ngoài nơi làm việc (do sự phân công công tác)
Bị tai nạn trên đường đi và vè từ nơi ở đến nơi làm việc
+ Mức trợ cấp và chi phí do Công ty chịu trách nhiệm:
Về y tế: Tiền khám chữa bệnh, giường bệnh, thuốc và khoản viện phí khác, tiền bồi dưỡng (nếu có).
Về tiền lương: Chi trả 100% mức lương đóng BHXH tháng đó kể từ khi vào viện đến khi chữa trị ổn định thương tật.
+ Mức trợ cấp BHXH chi trả:
Người bị suy giảm khả năng lao động từ 5% đến 30% thì mức trợ cấp 1 lần tính theo bảng sau:
Mức suy giảm khả năng lao động Mức trợ cấp 1 lần
Từ 5% đến 10% 4 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 11% đến 20% 8 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 20% đến 30% 12 tháng tiền lương tối thiểu
Nếu người lao động bị suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên hoặc bị chết được bồi thường ít nhất là 30 tháng tiền lương tối thiểu Nếu do lỗi của người lao động thì cũng được trợ cấp ít nhất là 12 tháng lương tối thiểu (khoản 3 điều 107-BLLĐ)
Nếu bị thương tật 31% trở lên được hưởng trợ cấp hàng tháng theo mức sau:
Mức suy giảm khả năng lao động Mức trợ cấp hàng tháng
Từ 31% đến 40% 0,4 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 41% đến 50% 0,6 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 51% đến 60% 0,8 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 61% đến 70% 1,0 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 71% đến 80% 1,2 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 81% đến 90% 1,4 tháng tiền lương tối thiểu
Từ 91% đến 100% 1,6 tháng tiền lương tối thiểu
Ngoài chế độ trợ cấp hàng tháng còn được hưởng các chế độ khác (nếu có) được quy định ở điều 19, 20, 21, 23 trong điều lệ BHXH
Nếu bị tai nạn chết gia đình được hưởng trợ cấp 1 lần là 24 tháng lương tối thiểu và chế độ tử tuất được quy định ở điều 31, 35 điều lệ BHXH
+ TK 334- “ Phải trả công nhân viên “
Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán lương cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương và các khoản có tính chất lương thuộc về thu nhập của người lao động.
Kết cấu và nội dung của các khoản này như sau :
+ Số dư đầu kỳ (thường ghi bên có ) : Phản ánh
Tính ra tiền lương phải trả cho các bộ phận trong doanh nghiệp
Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân nghỉ phép hoặc công nhân nghỉ theo mùa vụ
+ Phát sinh giảm (ghi bên nợ ): Phản ánh
Số tiền lương doanh nghiệp đã trả cho cán bộ công nhân viên
Số tiền lương doanh nghiệp khấu trừ của cán bộ công nhân viên
Số tiền lương của một số người chưa nhận do đi công tác, kế toán kết chuyển về TK để nhận sau.
+ Số dư cuối kỳ : Tương tự như số dư đầu kỳ.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ nếu số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên.
TK 334 có 2 tài khoản cấp 2 :
TK 3341- Tiền lương: Dùng để hạch toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp trợ cấp có tính chất lương ( tính vào quỹ lương của doanh nghiệp ).
TK 3342- Các khoản khác: Dùng để hạch toán các khoản tiền trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng như trợ cấp BHXH, trợ cấp khó khăn, tiền thưởng thi đua…
+ Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác
Bên Nợ: BHXH phải trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp
KPCĐ chi tại doanh nghiệp cho các hoạt động công đoàn
BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan cấp trên
Bên Có: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chế độ
Khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN vào lương của công nhân viên
Tiếp nhận BHXH do cơ quan cấp trên cấp trả
Dư Có: BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp hiện có đầu kỳ
- Tài khoản 338 có 4 tài khoản cấp 2:
Ngoài TK 338 còn có các TK 622; 627; 641; 642; 111; 112 …
Bảng chấm công là chứng từ để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản… Để có căn cứ tính trả lương, BHXH cho từng người và quản lý lao động trong Công ty.
Hiện nay, do đặc điểm Công ty Điện lực Đông Anh không quá lớn, nên Công ty đã thực hiện chấm công như sau :
- Đối với khối văn phòng, Số lượng nhân viên không nhiều và trụ sở làm việc tập trung, nên tất cả các phòng ban thuộc khối văn phòng do một người ở bộ phận kế toán phụ trách.
- Đối với cửa hàng, xưởng sửa chữa, xưởng sản xuất: Bảng chấm công được lập theo từng cửa hàng, từng xưởng do quản lý hoặc một người nào đó được phân công phụ trách chấm.
Hàng ngày quản lý hoặc người chấm công căn cứ vào tình hình thực tế làm việc của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào các ngày tương ứng trong bảng chấm công từ ngày 01 đến ngày 31 theo các ký hiệu quy định.
Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký và gửi bảng chấm công, các chứng từ có liên quan về bộ phận kế toán để kiểm tra đối chiều, quy ra công để tính lương và BHXH cho từng nhân viên Bảng chấm công được lưu lại tại phòng kế toán của khối văn phòng Công ty.
Ta có bảng chấm công của khối văn phòng, cửa hàng số 1, bộ phận sản xuất trong tháng 6/2010 như sau :
Công ty Điện lực Đông Anh
STT Họ tên Chức vụ Ngày trong tháng Số
12 Nguyễn Mỹ Ngọc Thu ngân X N X … X X X 27
13 Nguyễn Thi Trang Thu ngân X X X … X X X 28
Kí hiệu : Ngày 30 tháng 6 năm 2010 Lương thời gian : X Người chấm công Người duyệt Nghỉ không lương: N ( Ký, họ tên) ( Ký, Họ tên )
Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty Điện lực Đông Anh
Công ty nộp BHXH cho cơ quan cấp trên theo từng quí trong năm tài chính, trong quý phát sinh BHXH phải chi thì đơn vị sẽ chi hộ cuối quý tổng hợp BHXH đã chi hộ cơ quan BHXH
Căn cứ vào giấy nghỉ ốm, trông con ốm, thai sản, tai nạn lao động do cơ quan ytế cấp và có xác nhận của người phụ trách bộ phận, căn cứ vào chế độ hưởng BHXH đã quy định, thời gian công tác, mức lương tham gia đóng BHXH, ngày nghỉ được hưởng trợ cấp BHXH kế toán tính ra tiền BHXH phải trả cho người lao động.
Các khoản trich theo lương bao gồm : bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế( BHYT), kinh phí công đoàn ( KPCĐ)
* Quỹ bảo hiểm xã hội : được hình thành bằng cách trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp ( phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực ) của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là :
Trong đó, người lao động nộp 6%
Người sử dụng lao động nộp 16%
Ví dụ : tính tiền bảo hiểm xã hội anh Nguyễn Vinh Cường ở bộ phận kỹ thuật phải nộp T6/2010 như sau: HSL là 2,42 Phụ cấp trách nhiệm của anh là 400.000.
* Quỹ bảo hiểm y tế : quỹ bảo hiểm y tế tài trợ cho việc phòng, chữa chăm sóc sức khỏe cho người lao động Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành quỹ bảo hiểm y tế được hình thành từ hai nguồn : một phần do theo tỷ lệ quy định ( 2% ) tính trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động, một phần do người lao động gánh chịu được trừ vào lương công nhân ( 1,5% ) Bảo hiểm xã hội được nộp lên cơ quan chuyên môn để phục vụ chăm sóc sức khỏe cho công nhân viên.
Trong đó, người sử dụng lao động nộp 2%
Ví dụ : tính tiền bảo hiểm y tế anh Cường phải nộp T6/2010 là :
BHYT = ( 1.306800 + 400.000 ) x 1,5% = 17068 Vậy tổng số tiền BHXH, BHYT anh Cường phải nộp trong tháng 12 này là
Số tiền này sẽ được trừ vào lương cuối tháng của anh.
* Kinh phí công đoàn : kinh phí công đoàn được hình thành do việc trích lập theo một tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiênh hành là 2% Số kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích được phân cấp quản lý và chi tiêu theo chế độ quy định Một phần nộp cho cơ quan quản lý công đoàn cấp trên và một phần để lại doanh nghiêp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại công ty.
Như vậy, người lao động phải nộp BHXH là 6%, BHYT là 1,5%, BHTN là1% tiền lương và cụng ty phải nộp 22% trờn lương.
- Từ Bảng thanh toán tiền lương , bảng tổng hợp tiền lương kế toán tập hợp phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng, tính toán số tiền để ghi sau :
+ Nghỉ do ốm đau : hưởng 76% tổng LCB
+ Nghỉ thai sản : hưởng 100% tổng LCB
- Phiếu nghỉ BHXH xác định số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả lương theo chế độ quy đinh Căn cứ bảng chấm công để lập phiếu nghỉ hưởng BHXH.
Ví dụ : Từ bảng chấm công của bộ phận bán hàng T6/2010, ta có phiếu nghỉ hưởng BHXH của chị Nguyễn Thị Hạnh nghỉ ốm 4 ngày như sau:
- TK 338: Phải trả, phải nộp khác.
Trong phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán thường sử dụng 3 TK cấp hai của tài khoản này:
+ TK 3382: Kinh phí công đoàn Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn của công ty
+ TK 3383: BHXH Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH của công ty.
+ TK 3384: BHYT, phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quy định.
Tương tự như TK 334, tài khoản này cũng được mở chi tiết đến từng phân xưởng và từng mã giày.
Kết cấu của các tài khoản này như sau:
Bên nợ: Phản ánh BHXH phải trả cho cán bộ, công nhân viên; KPCĐ chi tiêu tại công ty; số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ.
Bên có: Phản ánh số BHXH, BHYT, KPCĐ được trích từ chi phí sản xuất kinh doanh của công ty; KPCĐ vượt chi được cấp bù; số BHXH đã chi cho cán bộ, công nhân viên được cơ quan BHXH thanh toán.
KPCĐ đã trích nhưng chưa nộp cho cơ quan quản lý, hay phần KPCĐ mà công đoàn công ty giữ lại nhưng chưa tiêu hết Khi tài khoản này có số dư bên nợ, nó phản ánh số BHXH đã chi trả cho cán bộ, công nhân viên nhưng chưa được cơ quan BHXH thanh toán, hoặc số KPCĐ vượt chi nhưng chưa được cấp bù.
Ví dụ : Từ bảng chấm công của bộ phận bán hàng T6/2010, ta có phiếu nghỉ hưởng BHXH của chị Nguyễn Thị Hạnh nghỉ ốm 4 ngày như sau:
Họ và tên : Nguyễn Thị Hạnh Tuổi: 29……. Đơn vị công tác : Công ty TNHH Thắng An Khỏnh…
Lý do nghỉ việc : ốm………
Số ngày cho nghỉ : 4 ngày
Xác nhận của phụ trách công ty Y bác sĩ
1 Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH : 4 ngày
2 Lũy kế ngày nghỉ cùng chế độ :
5 Tỷ lệ phần trăm hưởng BHXH : 76%
Bảng 2.7 : bảng thanh toán bảo hiểm xã hội hội
Nghỉ ốm Nghỉ thai sản Nghỉ tai nạn
1 Nguyễn Thị Hạnh BH(CH1) 4 114,480 114,480
2 Trần Thị Huyền BH(CH2) 3 69,800 69,800
Ngày 30 tháng 6 năm 2010 Giám đốc
Ngưêi nhËn (ky, họ tên)
Trưởng bộ phận(ký, họ tên)
BHTN và khấu trừ lương theo tỷ lệ quy định ( BHXH chiếm 22% lương cơ bản, BHYT chiếm 4,5% lương cơ bản, BHTN chiếm 2% lương cơ bản, khấu trừ lương 8,5%).
Công ty Điện lực Đông Anh
Bảng 2.8 : Sổ cái tài khoản 334 ĐVT : VNĐ
Diễn giải TKĐ Ư PS Nợ PS Có
Số phát sinh trong tháng
Tiền lương phải trả trong tháng 12/06 cho:
Bộ phận quản lý, kỹ thuật 642
Khấu trừ vào lơng khoản
BHXH phải trả trong tháng cho
Thanh toán tạm ứng cho
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
BẢNG 2.9 : SỔ CÁI TK 338 ĐVT: VNĐ
Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
Số phát sinh trong tháng
Tính vào chi phí BP sản xuất 622 4,700,517
Tính vào chi phí BP bán hàng 641 14,363,054 Tính vào chi phí BPQL, kỹ thuật 642 26,624,343
Khấu trừ vào lương khoản
BHXH phải trả trong tháng cho
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Điện lực Đông Anh
Diễn giải Số hiệu tài khoản
PC19 05/6 Thanh toán tiền lương toàn công ty T6
PC27 15/06 Thanh toán tạm ứng lần 1 T6/08 cho CBCNV
12 30/06 Khấu trừ vào lương BHXH,
13 30/06 BHXH phải trả cho CNV
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC ĐÔNG ANH
Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích
3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Điện lực Đông Anh
Qua thời gian thực tập tại Công ty Điện lực Đụng Anh em đó thu hoạch được nhiều điều thực tiễn về công tác kế toántại công ty Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng thì công ty là một đơn vị làm ăn có hiệu quả luôn chấp hành quy định của nhà nước cũng như chế độ kế toán Việt nam
Việc tổ chức thanh toỏn kế toỏn : tại Công ty Điện lực Đụng Anh là tương đối tốt Bộ máy kế toán phân tích chuyên sâu và phan công hạch định nhiệm vụ rõ ràng, mỗi kế toán có trách nhiệm cụ thể Việc này tạo điều kiện cho nhan viên kế toán phát huy tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong công việc Các phần hành được kế toán phối hợp rất khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai , khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả cao và chính xác, đúng chế độ
Về sử dụng tài khoản kế toán : nhìn chung công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được công ty thực hiện khá chặt chẽ, khoa học.Các chế độ kế toán mới được công ty vận dụng linh hoạt, sáng tạo để phf hợp với đặc điểm của công ty
Về sổ sách kế toán : công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, sử dụng hình thức nhật ký chung, kì kế toán theo năm.Công ty đều được thực hiện trên máy nhưng định kì kế toán vẫn cho in ra sổ để bảo quản lưu trữ theo quy định
Về việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán : Hệ thống chứng từ kế toán được công ty áp dụng theo đúng quy định của nhà nước Nhưng chủ yếu trong luật lao đọng về tiền lương , phụ cấp, khen thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN các quy định của bộ tài chính được công ty chấp hành nghiêm chỉnh.Công việc hạch toán tiền lương khong chỉ hạch toán ở phòng kế toán mà tại các phong ban, phân xưởng mặc dù chỉ là hạch toán ban đầu Công việc thanh toán lương cho người lao động là tương đối tốt , người lao động luôn được nhân lương đúng kì, hệ thống chứng từ đảm bảo phản ánh đày đủ chất lượng, số lượng của người lao động.
Trong công tác quản lý : Trong công tác quản lý chung, công ty đã có sự kết hợp hài hoà giữa các phòng ban chức năng Cũng với đội ngũ nhân viên có năng lực, có trình độ, nhiệt tình trong công việc và có chế độ thưởng phạt phân minh nên công ty đã tạo được bầu không khí làm việc hăng say, phát huy năng lực sáng tạo của mỗi công nhân.
Về bộ máy kế toán : tuy bộ máy kế toán của công ty dã có sự phân nhiệm vụ giữa các phần hành kế toán nhưng do chuă tuyển thên được cánn bộ kế toán nên công ty không đảm bảo được mỗi phần hành một kế toán mà có khi một nhân viên kế toán phải phụ trách tới 2-3 phần hành
Về việc tổ chức vận dụng TK kế toán : tiền lương làm thêm ngoài giờ công ty không hạch toán vào tài khoản 334 mà lại cho vào tài khoản3388.Thực ra thì tiền lương làm thêm ngoài giờ cũng là một khoản thuộc nhập cá nhân của những người có thu nhập cao
Về chế độ kế toán : công ty gộp 2 quỹ BHXH và BHYT, BHTN là một và dùng tài khoản 3383 để hạch toán , điều này sai với quy định của chế độ kế toán Việc hạch toán như vạy làm cho người lao động khó phân tách được khi nào mình được hưởng trợ cấp của hình thức nào bởi vì bản chất của hai quỹ này hoàn toàn khác nhau Hơn nữa tuy hai quỹ này đều được trích theo tỉ lẹ phần trăm trên mức lương cơ bản của người lao động nhưng tỷ lệ trích lại khác nhau.
Về việc thực hiện công tác kế toán quản lý quỹ tiền lương : Vấn đề mâu thuẫn giữa tốc độ năng suất lao động bình quan với tốc độ tăng tiền lương bình quân của một công nhân thuê ngoài Đôi khi tổng tiền lương phải thanh toán vuợt quá dự toán thuế ngoài khiến cho công ty phải lúng túng không biết xử lý thế nào.
3.1.3.Phương hướng hoàn thiện kế tóan tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Trong cơ chế kinh tế thị trường, tiền lương được coi là giá cả của sức lao động Do đó chế độ tiền lương hợp lý sẽ là động lực mạnh mẽ, tạo động cơ khuyến khích người lao động làm việc Bên cạnh tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương cũng thể hiện một phần chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động Đồng thời chi phí tiền lương cũng là một phần của chi phí sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành và giá bán của sản phẩm Do vậy, doanh nghiệp luôn phải tìm cách cân đối hợp lý giữa chi phí bỏ ra và hiệu quả mang lại Làm thế nào để tiết kiệm chi phí tiền lương mà vẫn đảm bảo tiền thù lao trả cho người lao động luôn ở một cách tốt nhất Mà muốn giải quyết tốt được vấn đề này, trước hơn hết là phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Bởi kế toán chính là bộ phận cung cấp những thông tin, số liệu về tiền lương và chi phí tiền lương trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho việc quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị tiền lương nói riêng Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu bức thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào.
Thông qua những phân tích ở trên, ta thấy được công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty in báo Hà nội mới cũng có nhiều ưu điểm, nhưng bên cạnh đó vẫn còn có vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định Do vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yêu cầu tất yếu khách quan phù hợp với điều kiện thực tiễn của công ty, góp phần vào sự phát triển của công ty.
Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn luôn là cần thiết, vì hạch toán kế toán là công cụ hữu hiệu để quản lý và phục vụ quản lý doanh nghiệp với nhiệm vụ cung cấp thông tin phản ánh theo dõi chi tiết các quan hệ kinh tế dưới sự biểu hiện bằng tiền Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một việc cần làm ngay và phải làm thật tốt
Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản lý tài chính, là cơ sở điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính Vì vậy, kế toán luôn là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các hoạt động kinh tế.
Hoàn thiện công tác hoạch toán kế toán luôn là mục tiêu hàng đầu cấp
Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lượng và các khoản trích theo lương tại công ty Điện lực Đông Anh
Mỗi doanh nghiệp, mỗi xã hội có một hình thức quan niệm, cách thức trả lương khác nhau Song các doanh nghiệp đều mong muốn có một cách thức tính, cách thức chi trả và hoạch toán tiền lương phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình Nhưng như các nhà triết học cổ đại đã nói ‘không có gì là tuyệt đối cả, cái sâu xa trong mỗi cá nhân là hướng tới sự hoàn thiện của chính bản thân mình’.
Cũng chính vì vậy, do sự thay đổi kinh tế, do đặc thù về sản xuất kinh doanh, tiền lương ở mỗi doanh nghiệp cũng đều có những tồn tại mà các nhà quản lý đã, đang và sẽ cố gắng nỗ lực mong muốn khắc phục những tồn tại đó để hoàn thiện cơ chế trả lương của doanh nghiệp mình.
3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Điện lực Đông Anh
3.2.1.Hình thức về tiền lương và phương pháp tính
Với cách tính lương khoán sản phẩm tập thể Công ty đang áp dụng có nhiều ưu điểm, nhưng việc xác định đơn giá tiền lương phụ thuộc vào năng suất lao động cả đội,nó mang tính chất bình quân Tính bình quân sẽ không khuyến khích được cá nhân người lao động, dễ dẫn đến tình trạng ỷ lại trông chờ vào người khác Vì vậy, Công ty nên đổi mới cách tính lương cho bộ phận lao động trực tiếp.
Việc tính và trả lương cho người lao động làm việc trong Công ty áp dụng theo 2 hình thức là trả lương theo thời gian áp dụng cho khối văn phòng còn hình thức lương sản phẩm áp dụng cho đối tượng lao động do khối gián tiếp và trực tiếp thi công tại các đội thuộc đối tượng lao động đã ký hợp đồng dài hạn với Công ty ngoài lương sản phẩm được hưởng còn được trả thêm lương thời gian và đây là căn cứ để tính BHXH, BHYT, BHTN cho đối tượng này Toàn bộ lương của Đội được chi trả cho ông tổ trưởng sau đó ông tổ trưởng có trách nhiệm chia lương tới từng người lao động trong tổ. Cách tính lương như vậy là rất phù hợp với tình hình thực tế, phù hợp với đặc thù của ngành nghề xây dựng Hiện tại thì Công ty mới chỉ tham gia mua BHXH, BHYT,BHTN cho những đối tượng là công nhân viên thuộc Công ty, lao động thuê ngoài thường chỉ ký họp đồng trong thời gian ngắn hạn dưới 03tháng và không được hưởng BHXH, toàn bộ được tính vào lương khoán theo hợp đồng thoả thuận Vì vậy, không phải tất cả các đối tượng lao động đều được hưởng BHXH, đây cũng chính là mặt hạn chế còn tồn tại.
3.2.2.Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Trong thời gian qua mặc dù công ty đã thực hiện theo chế độ kế toán mới ban hành của Bộ Tài Chính nhưng do các công trình thi công trong thời gian dài nhiều số liệu kinh tế liên quan đến nhau Nên việc sử dụng TK và hạch toán trong công ty vẫn chưa hoàn toàn theo chế độ mới.
Do quá trình luân chuyển chứng từ tương đối chậm và kế toán vào sổ chậm nên các nghiệp vụ tiền lương không được cập nhật thường xuyên vào hệ thống sổ kế toán
Công ty cần tiến hành thay đổi và bổ sung tài khoản dùng để hạch toán và hạch toán theo phương pháp mới cho phù hợp với Quy định mới của Bộ TàiChính QĐ số 15/2008/QĐ-BTC ngày 20/03/2008 Thực hiện theo quy định mới giúp thống nhất với sự quản lý của cơ quan Nhà nước, nhanh chóng trong việc quyết toán thuế với cơ quan Thuế và giúp nhà đầu tư đọc báo cáo tài chính củaCông ty dễ hiểu hơn. nhân viên không thấy được nhắc tới Theo quy định hiện hành thì hàng năm công nhân sản xuất được nghỉ phép, trong thời gian nghỉ phép được hưởng 100% lương thời gian Đây là do đặc điểm ngành nghề hoạt động là thi công xây lắp do đó đối tượng lao động trực tiếp thường được trả lương khoán có nghĩa là toàn bộ các khoản được tính vào lương
Ngoài ra TK3382- Kinh phí công đoàn cũng không được sử dụng, trên thực tế Công ty chưa có quỹ công đoàn Trên đà phát triển Công ty sẽ có hướng sang năm 2011 sẽ trích lập thêm quỹ công đoàn để tạo bề nổi, các hoạt động văn hoá thể thao trong Công ty sôi nổi hơn,
Các tài khoản cấp 2 vẫn chưa được sử dụng rộng rãi, kế toán theo dõi chủ yếu trên tài khoản cấp 1 Như vậy, để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra chứng từ thì kế toán lên mở chi tiết tới các tài khoản cấp 2 thậm chí là tài khoản cấp
3.2.3.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Cần cải thiện gấp quy trình lưu chuyên chứng từ của Công ty, thời gian luân chuyển cần phải nhanh chóng để kịp thời cung cấp thông tin cho bộ máy kế toán, tránh được các chi phí không đáng có Mặc dù đây là chi phí nhỏ nhưng nếu công ty chưa sâu sát hơn thì chi phí của doanh nghiệp cũng sẽ tăng lên một lượng không nhỏ Chẳng hạn, một hoá đơn GTGT khi mua vật tư phục vụ công trình đang thi công không được chuyển về Phòng kế toán kịp thời để khấu trừ VAT thì chi phí của việc mua vật tư sẽ tăng lên đáng kể Muốn rút ngắn thời gian lưu chuyển chứng từ, Công ty cần có các quy định thống nhất đến các kế toán đội, việc thu thập chứng từ không chỉ ở phía Công ty mà dồn xuống các cơ sở, quy trách nhiệm kinh tế đối với kế toán đội và người phụ trách thu thập chứng từ để chứng từ kế toán được chuyển về phòng kế toán kịp thời Đối với bị dồn dập.
Việc bảo quản chứng từ không chỉ được lưu trữ theo TK mà cần lưu trữ theo thời gian, mỗi tập chứng từ được tập hợp theo TK từng tháng từng quý và được bao quát bởi Nhật ký chung kèm theo Việc này giúp doanh nghiệp bảo quản chứng từ tốt hơn, tránh tình trạng mất, bỏ sót chứng từ.
Hệ thống sổ sách sử dụng là khá đầy đủ, mẫu sổ theo đúng quy định của
Bộ tài chính ban hành Tuy nhiên, việc ghi sổ trên máy vi tính bằng phương pháp thủ công như vậy còn gặp không ít khó khăn.
Giải pháp cho vấn đề trên đó là việc áp dụng công nghệ hiện đại hoá vào công tác kế toán, nghiên cứu và lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đơn vị để áp dụng Tập huấn cho nhân viên kế toán làm quen, thích nghi với việc sử dụng phần mềm kế toán Có như vây bộ phận kế toán làm việc mới thực sự đạt hiệu quả cao.
Hơn nữa, hiện tại việc ghi chép sổ sách đều được thực hiện trên máy vi tính, vì vậy khi có sự cố về máy tính hay mất điện xảy ra thì kế toán gặp rất nhiều khó khăn trong công việc Hiện tại, công việc ghi chép bằng tay chỉ được thực hiện khi có sự cố về máy tính, sau đó kế toán sẽ vào máy tính để lưu dữ liệu kế toán.
Với điều kiện như hiện tại, bộ phận kế toán nên lập thêm bộ sổ ghi tay phòng trường hợp mất dữ liệu, như vậy kế toán sẽ vào sổ song song với máy tính làm căn cứ kiểm tra số liệu luôn Giải pháp này tuy không khả quan lắm nhưng nếu như tình trạng chỉ ghi sổ trên máy tính bằng phương pháp thủ công như vậy thì dữ liệu sẽ không an toàn Cách tốt nhất đối với Công ty là có phần mềm kế toán riêng để thuận tiện cho việc hạch toán, phần mềm kế thiết bị điện tử lưu giữ đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán và tính an toàn của dữ liệu.
Khắc phục được khâu lưu chuyển chứng từ thì việc ghi sổ kế toán được bảo đảm hơn và Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian ghi sổ kế toán để các kế toán viên vào sổ thống nhất tránh tình trạng để chứng từ rồi vào sổ một thể.