Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Lifan - Việt Nam
Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá là Động cơ và xe máy gồm nhiều chủng loại và trạng thái Với đặc điểm riêng của sản phẩm sản xuất mà trong quá trình sản xuất công ty đã sử dụng rất nhiều NVL như: bộ nhựa, chế hoà khí, mang cá, nắp tròn, ống bô, càng xe, khung xe, chân chống, săm, lốp…….NVL trong công ty chiếm khoảng 70 – 75% giá thành và có gần 1.000 loại khác nhau, chúng khá cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích.
Hơn nữa, nguyên vật liệu chủ yếu có tính chất cơ khí và chế tạo máy nên phải mang tính chính xác cao Ngoài ra, nguyên vật liệu dùng cho chế tạo Xe máy và Động cơ có trạng thái, tính chất và đặc điểm khác biệt nhau
Do tính chất sản phẩm của công ty là sản phẩm mang tính chất kỹ thuật cao, được cấu tạo gắn liền với chuyển động cơ học Vì vậy, nếu thiếu bất kỳ một chi tiết nhỏ nào cũng không thể lắp ráp ra sản phẩm được Cho nên tất cả các nguyên vật liệu đều được phân loại thành nguyên vật liệu chính mà không có nguyên vật liệu phụ
Nhiên liệu: Dầu mỡ, dầu diezel, chất bôi trơn…… cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất cũng như sử dụng cho các hoạt động khác của công ty
Phụ tùng thay thế: Dây curoa, vòng bi, ốc vít… phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa thiết bị.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty Lifan - Việt Nam 3
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do các đơn vị công ty vệ tinh tại Việt
Nguyên vật liệu trước khi được nhập kho phải có các chứng từ gốc hợp lệ như: phải có hợp đồng ký kết giữa nhà cung ứng, đơn đặt hàng và hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng).
Trước khi hàng nhập kho phải qua khâu kiểm tra KCS đầu vào, nếu hàng kiểm tra đạt tiêu chuẩn về chất lượng như đã thoả thuận giữa hai bên thì hàng mới được làm thủ tục nhập kho.
Tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam, nguyên vật liệu dùng để lắp ráp Động cơ và Xe máy nên được tập hợp vào hai xưởng riêng biệt: nguyên vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Động cơ được tập hợp vào Kho xưởng 2, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Xe máy được tập hợp vào Kho xưởng 1.
Do đặc tính của nguyên vật liệu là cồng kềnh, nhiều chủng loại, dễ bị ôxi hoá Vì vậy, công ty có một hệ thống kho rộng rãi, khô thoáng, được xây ngăn ra từng khu, từng kho nhỏ theo từng đặc điểm nguyên vật liệu để bảo quản đảm bảo chất lượng Các nguyên vật liệu tại công ty được bố trí rất hợp lý, sao cho dễ phát hàng ra dây chuyền sản xuất và dễ kiểm kê, phân loại
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty Lifan - Việt Nam
Công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện chặt chẽ trên tất cả các khâu vừa nhằm đảm bảo chất lượng NVL lại vừa đảm bảo tính tiết kiệm, tính hiệu quả trong sử dụng, hạn chế đến mức thấp nhất việc hư hỏng thất thoát NVL.
- Khâu thu mua: Do sản xuất nhiều loại động cơ, xe máy nên nhu cầu sử dụng vật tư lớn, đa dạng về chủng loại, đòi hỏi cao về chất lượng nên các loại vật liệu của công ty đều được mua theo kế hoạch của phòng tiêu thụ xây dựng Việc tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu lắp ráp sản phẩm và đảm bảo mục tiêu cung ứng kịp thời là nhiệm vụ của phòng cung ứng vật tư Vật tư trước khi nhập kho được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại
- Khâu bảo quản: Do số lượng và chủng loại vật tư lớn và yêu cầu cao về mặt chất lượng nên việc bảo quản NVL ở công ty rất được chú trọng Các kho đều có thủ kho trực tiếp quản lý, hệ thống thiết bị trong kho tương đối đầy đủ gồm cân, xe đẩy, các thiết bị phòng chống cháy nổ… nhằm đảm bảo an toàn một cách tối đa cho vật liệu trong kho.
- Khâu dự trữ: Nguyên vật liệu trong công ty được xây dựng định mức dự trữ tối đa, tối thiểu Các định mức này đều được lập bởi các nhân viên phòng tiêu thụ để đảm bảo cho sản xuất được liên tục không bị gián đoạn đồng thời cũng tránh tình trạng mua nhiều dẫn đến ứ đọng vốn.
- Khâu sử dụng: Do chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nên để tiết kiệm NVL, công ty cố gắng thực hiện hạ thấp định mức tiêu hao NVL mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm Việc sử dụng NVL tại các phân xưởng được quản lý theo định mức Công ty khuyến khích các phân xưởng sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hiệu quả và có chế độ khen thưởng thích hợp cho các cá nhân, phân xưởng sử dụng NVL hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Hàng tháng công ty đều tiến hành kiểm kê lượng NVL tồn kho vào cuối tháng. Phòng kế toán phối hợp với phòng kho vật tư để sắp xếp kế hoạch và thực hiện kiểm kê NVL Nhân viên của phòng kế toán sẽ đi cùng thủ kho tiến hành cân, đong, đo, đếm thực tế số lượng từng loại NVL còn tồn kho đồng thời đối chiếu với số lượng sổ sách để xem có sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách không.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VN 9
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN – VIỆT NAM 43
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 43
Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty thực hiện khá tốt Khi các nhà cung cấp chào giá, công ty luôn tìm chọn những nhà cung cấp tốt nhất với mức giá hợp lí, nguyên vật liệu có chất lượng đảm bảo nhằm tiết kiệm chi phí, đồng thời có thể tạo ra những sản phẩm tốt nhất Nguyên vật liệu mua về được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho.Việc thu mua nguyên vật liệu của Công ty được dựa trên nhu cầu sử dụng và kế hoạch sản xuất của từng hợp đồng kinh tế, do đó đã luôn đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu của đơn vị mình Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn.
Về công tác bảo quản nguyên vật liệu: Hiện nay, công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có đủ trình độ chuyên môn, tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo quản lý tốt nguyên vật liệu, tránh hiện tượng hư hỏng và thất thoát nguyên vật liệu Nguyên vật liệu được sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra cũng như xuất dùng.
Về công tác tính giá nguyên vật liệu: Công ty thực hiện tính giá nguyên vật liệu theo giá gốc theo đúng quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 Đối với nguyên vật liệu xuất kho, giá gốc được xác định là giá bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu.
Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp này khá đơn giản, dễ dàng đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót Nó cho phép theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình biến động của vật tư.
Về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu : Kế toán tại công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Điều này giúp Ban lãnh đạo Công ty có thể nắm rõ các thông tin về nguyên vật liệu tại bất kì thời điểm nào trong kỳ sản xuất, kinh doanh.
Do Công ty có quá nhiều loại nguyên vật liệu nên việc luân chuyển các chứng từ về nguyên vật liệu còn chậm, không đảm bảo thời gian cho việc vào sổ kế toán. Theo quy định của Công ty, các chứng từ về xuất, nhập vật tư được chuyển về phòng kế toán theo từng ngày một, tuy nhiên việc luân chuyển các chứng từ này chưa được đảm bảo về mặt thời gian
Trong kế toán nguyên vật liệu, Công ty không sử dụng Tài khoản 159: “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Trong thực tế, việc trích lập các khoản dự phòng là rất quan trọng, nó giúp đơn vị đánh giá được giá trị thực của tài sản hiện có Đặc biệt là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam, với đặc điểm là một Công ty sản xuất, số lượng danh điểm vật tư là rất nhiều, không tránh khỏi hiện tượng có sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho Do đó, việc lập quỹ dự phòng là rất cần thiết nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra cho vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
Công ty cũng không sử dụng Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường”, điều này cũng không hợp lí vì khi nhập mua nguyên vật liệu, có thể có một số lý do ngoài ý muốn mà hoá đơn mua hàng đã về nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho Trong trường
Phân xưởng như: TK 152.4: Nguyên vật liệu của xưởng lắp ráp Xe máy, TK 152.6: Nguyên vật liệu của xưởng lắp ráp Động cơ Việc mở chi tiết TK 152 như này chỉ có thể cho biết Nguyên vật liệu đi vào từng phân xưởng là bao nhiêu chứ không thể biết được Nguyên vật liệu cho từng loại Động cơ, từng loại Xe máy là bao nhiêu Điều nãy sẽ dẫn đến việc hạch toán sai về giá thành của từng loại Động cơ và Xe máy.
Công ty thực hiện tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ, vớiphương pháp này đến cuối tháng kế toán mới xác định được đơn giá nguyên vật liệu xuất kho, vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu xuất kho sẽ bị dồn lại vào cuối tháng, có thể dẫn tới việc trì trệ trong công việc, đồng thời ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành kế toán khác.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty … 45
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Công ty cần xây dựng kế hoạch tiêu thụ cho từng tháng, từng tuần để có thể dự trù được kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu hợp lý hơn.
Cần có một quyết định xử phạt đối với những công nhân truyền làm hỏng nguyên vật liệu Vì làm như vậy sẽ gắn trách nhiệm của Công nhân hơn với việc sản xuất sản phẩm của Công ty.
Công ty cần xây dựng định mức tồn kho cho từng loại xe, từng loại nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm
Công ty đã tiến hành xây dựng kí hiệu cho các loại nguyên vật liệu, tuy nhiên những kí hiệu này chưa rõ ràng và chưa được quy định cụ thể Để thuận tiện trong công tác theo dõi, quản lý nguyên vật liệu được tốt và tránh nhầm lẫn trong hạch toán nguyên vật liệu, công ty nên sử dụng bảng mã.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu bao gồm tất cả các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Trong đó thống nhất tên gọi, mã hoá cũng như đơn vị tính của từng vật liệu Để lập bảng mã nguyên vật liệu điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một bộ mã hoá khoa học và hợp lý Việc sắp xếp các mã nguyên vật liệu một cách trật tự, logic sẽ giúp cho việc theo dõi, tra cứu thuận tiện hơn
Mã vật liệu có thể xây dựng theo kiểu dãy chữ, số kết hợp Một mã số là một dãy bao gồm ba nhóm chữ, số:
- Nhóm chữ số đầu có 04 chữ số ứng với loại nguyên vật liệu dùng cho xưởng nào ( 152.4: NVL xuất cho xưởng 1để lắp ráp Xe máy, 152.6: NVL xuất cho xưởng số
2 để lắp ráp Động cơ)
- Nhóm thứ 2 gồm 02 chữ cái: ứng với từng loại Xe
- Nhóm thứ 3 gồm 03 chữ số ứng với tên của từng vật liệu trong nhóm.
Với cách xây dựng đó, bảng mã nguyên, vật liệu có thể được lập theo mẫu như sau:
Nhóm Mã linh kiện Tên linh kiện Đơn vị tính Ghi chú
152.4 152.4-AF-001 Khung xe Chiếc Xe C100
152.4 152.4-AF-002 Bình xăng Chiếc Xe C100
152.4 152.4-BF-001 Khung xe Chiếc Xe C110
152.4 152.4-BF-002 Bình xăng Chiếc Xe C110
152.6 152.6-CF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C100
152.6 152.6-CF-002 Lốc máy Chiếc Xe C100
152.6 152.6-DF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C110
152.6 152.6-DF-002 Lốc máy Chiếc Xe C110
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán chưa được chuyển đến Trường hợp này kế toán sẽ lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường để theo dõi nhưng lại không ghi sổ kế toán Đến khi nhận được Phiếu nhập kho, kế toán mới tiến hành ghi sổ như sau:
Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán Trường hợp hàng mua được giao nhiều lần, kế toán ghi nhận giá trị hàng đã nhập kho vào TK 152.4 hoặc TK 152.6, còn giá trị hàng còn thiếu được phản ánh vào TK
1381 Đến khi nhận được số hàng còn lại kế toán sẽ chuyển từ TK 1381 sang ghi Nợ
Việc hạch toán như vậy là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành Cách hạch toán như trên sẽ phản ánh không chính xác giá trị tài sản của công ty. Công ty nên sử dụng thêm TK 151- Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà công ty đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho và tình hình hàng về Kết cấu của TK 151 như sau:
Bên Nợ: Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường.
Bên Có: Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng.
Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho.
Cách hạch toán tài khoản này cần tuân theo quy định được ban hành trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Hiện nay, công ty không trích lập các khoản dự phòng giảm giá bao gồm cả dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu Trên thực tế, những loại nguyên vật liệu được sử dụng trong ngành sản xuất Xe máy có sự biến động giá rất lớn Bên cạnh đó, cũng có những trường hợp trong quá trình bảo quản, vật tư có thể bị hỏng hóc, lỗi thời…Trong những trường hợp đó, Nhà máy cần trích lập dự phòng giảm giá vật tư Việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu thực chất là việc đánh giá lại giá trị của tài sản Nó sẽ giúp cho công ty có thể phản ánh một cách chính xác hơn giá trị tài sản cũng như tình hình tài chính của công ty.
Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối niên độ kế toán Để hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán cần sử dụng thêm tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho
+ Kết cấu của tài khoản 159
Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ
Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ
Số dư bên có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo
* Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm truớc chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi:
* Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm truớc chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi:
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán(chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
3.2.3 Về xây dựng và ghi chép sổ chi tiết nguyên vật liệu
Công ty sử dụng Sổ chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị Để tiện theo dõi và đối chiếu với kế toán tổng hợp, yêu cầu kế toán của công ty nên chuyển việc sử dụng Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong phần hạch toán tổng hợp sang phần hạch toán chi tiết thay cho phần theo dõi Thẻ chi tiết nguyên vật liệu Căn cứ để vào Sổ cái các Tài khoản nên lấy từ số liệu trên các Chứng từ ghi sổ Làm như vậy sẽ đúng theo quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Mặt khác sẽ tránh sự trùng lặp công việc của các nhân viên kế toán và giảm thiểu được số lượng công việc trong ngày của phòng kế toán Khi phát sinh các sai sót, kế toán không được tẩy xóa các con số mà nên láy bút đỏ gạch chéo phần sai và ghi số đúng vào bên cạnh số sai đó đồng thời phải ký tên vào chỗ sửa đó Như thế sẽ dễ kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo độ tin cậy của các con số hơn và cũng đảm bảo nguyên tắc kế toán
3.2.4 Về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu Để sản xuất ra một sản phẩm, công ty cần sử dụng một lượng nguyên vật liệu rất lớn Do đó, công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu và và lên kế hoạch đạt mua hàng với những nguyên vật liệu có giá trị lớn nhằm giúp cho công tác thu mua nguyên vật liệu được tốt hơn, đảm bảo luôn cung cấp một cách kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hoàn thành các đơn đặt hàng đúng theo tiến độ kế hoạch.
3.2.5 Về ứng dụng kế toán máy
Là một công ty liên doanh với Trung Quốc, đây là một nước có nền công nghiệp phát triển và khoa học công nghệ kỹ thuật cao Nhưng công ty vẫn thực hiện công tác kế toán trên bảng tính Excel hoặc được thực hiện bằng tính toán thủ công Điều này khiến cho việc tổ chức hạch toán kế toán vẫn còn chậm trễ, khối lượng công việc lớn và tốn nhiều công sức, đôi khi còn dẫn đến tình trạng sai sót trong tính toán số liệu. Nhất là trong điều kiện công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu đến cuối kỳ mới có thể hạch toán được, việc tính toán thủ công không thể đảm bảo hoàn thành công việc về mặt thời gian