Chính vì thế em đã mạnhdạn chọn đề tài : “Một số phương pháp lập kế hoạch, ứng dụng vào công tác lập kế hoạch chiến lược của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842.” Đây là m
Kế hoạch – Vai trò của công tác lập kế hoạch đối với các tổ chức
Kế hoạch của tổ chức
Khái niệm về kế hoạch không phải chỉ có một nhưng khái niệm phổ biến nhất được trình bày như sau:
“Kế hoạch là tập hợp các mục tiêu và các phương thức để đạt được mục tiêu.”( 6 )
1.2 Các khái niệm liên quan:
Hiểu một cách tổng quát cụm từ “ kế hoạch hoá” được định nghĩa như sau: “ Kế hoạch hoá là hoạt động của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các quy luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kỹ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất”.(18)
Công tác kế hoạch hoá bao gồm các hoạt động sau:
Lập kế hoạch: Đây là một công tác vô cùng quan trọng và là vấn đề nghiên cưú chính của chuyên đề này.
Tổ chức thực hiện kế hoạch
Kiểm tra công tác thực hiện kế hoạch Điều chỉnh và đánh giá các kế hoạch
Lập kế hoạch đặc biệt là kế hoạch chiến lược là vấn đề hàng đầu của mọi tổ chức, trong bài chuyên đề này em cũng tập trung đề cập đến công tác lập kế hoạch chiến lược là chủ yếu.
Thuật ngữ “chiến lược” thường được dùng với ba nghĩa thông dụng sau:
“Các chương trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt được mục tiêu toàn diện.
Chương trình các mục tiêu của một tổ chức và những thay đổi của nó, các nguồn lực được sử dụng để đạt được các mục tiêu này, các chính sách điều hành việc thu thập, sử dụng và bố trí các nguồn lực này.
Xác định các mục tiêu dài hạn cơ bản của một doanh nghiệp, và các lựa chọn các đường lối hoạt động và phân bố các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu này.”(8)
“Chiến lược là việc xác định các định hướng và mục tiêu dài hạn cơ bản của tổ chức và đưa ra những phương án hành động và sự phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được những định hướng, mục tiêu đó.”(4)
“Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay toàn bộ tổ chức”.(14).
Chúng ta có thể thấy rằng mục tiêu không những là điểm xuất phát mà còn là nền tảng cho công tác lập kế hoạch của toàn bộ tổ chức.
1.3.Vai trò của kế hoạch :
Kế hoạch có một vai trò rất to lớn đối với nhà quản lý và tổ chức, nó làm tăng những điểm mạnh và giảm bớt các nguy cơ có thể xảy ra giúp cho công ty phát triển.
Thứ nhất, kế hoạch gắn kết mỗi cá nhân trong tổ chức, phối hợp nỗ lực của mọi thành viên trong công ty, cùng hình dung công ty sẽ đi đến đâu, các mục tiêu của nó là gì, và cấn phải làm những gì để có thể đạt đựơc mục tiêu đó Nói cách khác kế hoạch chỉ ra định hướng và mục đích của công ty trong tương lai.
Thứ hai, lập kế hoạch giúp ứng phó và giảm bớt được tính bất ổn định của tổ chức, nó sẽ xem xét mọi mối quan hệ then chốt như với kế hoạch , các nhà cung cấp và các chủ đầu tư sẽ biết được cần tìm kiếm gì để giúp cho công việc hoạt động sản xuất kinh doanh thành công, nói cách khác họ nắm được cách tốt nhất để giao dịch với khách hàng, các nhà cung cấp và các chủ đầu tư.
Thứ ba, lập kế hoạch sẽ giúp cho công việc rõ ràng hơn, giảm bớt sự chồng chéo, lãng phí về các nguồn lực Một điều có thể rõ ràng nhận thấy là nếu có các bảng kế hoạch thì có thể giúp cho mỗi bộ phận trong tổ chức có thể thiết lập các mục tiêu đóng góp rõ rệt cho sự thành công của tổ chức.
Thứ tư, lập kế hoạch sẽ tạo khả năng tác nghiệp kinh tế, việc lập kế hoạch sẽ cực tiểu hoá chi phí vì nó chú trọng vào các hoạt động hiệu quả Kế hoạch thay thế các hoạt động manh mún bằng các hoạt động có ý thức, thay thế các luồng hoạt động bất thường bằng những hoạt động đều đặn, thay thế những phán xét, những quyết định vội vàng bằng các quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng.
Thứ năm, lập kế hoạch sẽ giúp cho tổ chức có khả năng chủ động thích nghi với sự thay đổi của môi trường, một sự biến đổi có thể làm cho mọi thứ đảo lộn Nhưng một kế hoạch tỉ mỉ sẽ giúp cho nhà quản lý nhanh chóng thích nghi, làm chủ đựợc tình thế và đưa ra các quyết định phù hợp
Cuối cùng , lập kế hoạch và kiểm tra là những công việc không thể tách rời, lập kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra Một việc làm không có kế hoạch thì không thể kiểm tra được, vì kiểm tra có nghĩa là giữ cho các hoạt động theo đúng những tiến trình bằng cách điều chỉnh những sai lệch so với kế hoạch
1.4.1 Theo góc độ thời gian Đây là việc phân chia kế hoạch theo thời gian cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức đề ra Theo góc độ này các loại kế hoạch gồm:
Kế hoạch dài hạn không phải là kế hoạch chiến lược, bởi kế hoạch chiến lược bao gồm rất nhiều nội dung chứ không phải chỉ đứng trên góc độ thời gian
Kế hoạch trung hạn cụ thể hóa kế hoạch dài hạn thành những khoảng thời gian ngắn hơn, thường là 1 đến 5 năm.
Các phương pháp lập kế hoạch
“Lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở”(8)
2.2 Nguyên tắc của việc lập kế hoạch:( nội dung tham khảo quyển2)
Một tổ chức là một hệ thống phức tạp, bao gồm nhiều mối quan hệ khác nhau Nguyên tắc thống nhất đảm bảo cho sự phân chia chặt chẽ trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện giữa các cấp, các phòng ban chức năng trong tổ chức
Nguyên tắc tham gia có liên quan chặt chẽ với nhau, theo nguyên tắc này thì mỗi thành viên trong tổ chức đều tham gia vào việc lập kế hoạch, không phục thuộc vào trách nhiệm và chức năng của họ,
Sự tham gia có chủ động của các thành viên sẽ khiến cho kế hoạch trở thành kế hoạch chung của người lao động, họ sẽ cảm thấy vui vẻ nhiệt tình hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.
Sự mất ổn định trong tương lai trong việc dự báo sẽ mang lại các kết quả bất lợi cho tổ chức vì thế nguyên tắc linh hoạt sẽ vô cùng cần thiết, nguyên tắc này được thể hiện như sau:
Cần phải có nhiều phương án kế hoạch khác nhau, mỗi phương án là những điều kiện áp dụng cụ thể về nguồn lực, thị trường và các điều kiện hoạt động.
Ngoài kế hoạch chính cần xây dựng các kế hoạch dự phòng, kế hoạch phụ sẽ dễ dàng ứng phó với các sự kiện biến đổi khôn lường.
Cần phải xem xét lại kế hoạch một cách thường xuyên, các kế hoạch càng dài hạn thì trách nhiệm của nhà quản lý càng cao, việc xem xét lại các kế hoạch thường xuyên để đảm bảo cho hoạt động của kế hoạch theo đúng tiến trình, hoặc thay đổi phù hợp với điều kiện môi trường.
Lập kế hoạch dài hạn không phải là lập thực sự cho các quyết định tương lai, mà nói đúng hơn là lập kế hoạch cho những đóng góp tương lai của các quyết định trong ngày hôm nay, nói cách khác một quyết định là một sự cam kết, thông thường là về ngân quỹ, về phương hướng hành động hay là uy tín.
2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch:(nội dung tham khảo quyển 10).
2.3.1 Các cấp quản lý trong tổ chức:
Các cấp quản lý trong tổ chức và các loại kế hoạch có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Cấp quản lý càng cao thì việc lập kế hoạch càng mang tính chiến lược, hay nói cách khác thì các kế hoạch tác nghiệp do các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp lập ra
2.3.2 Chu kỳ kinh doanh của tổ chức:
Chu kỳ kinh doanh của một tổ chức tương đồng với chu kỳ của một sản phẩm, nó cũng bao gồm có 4 giai đoạn : hình thành, tăng trưởng, chín muồi, suy thoái Với mỗi giai đoạn công tác lập kế hoạch sẽ có những điểm thay đổi để phù hợp.
2.3.3 Các biến động của môi trường:
Môi trường là một yếu tố tạo nên loại hình kế hoạch Cần phải có một kế hoạch phù hợp với môi trường hoạt động của tổ chức thì mới có thể đảm bảo cho sự thành công của tổ chức Khi môi trường ổn định thì kế hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp là thích hợp nhưng đối với một môi trường thay đổi thường xuyên, nhiều biến động thì các kế hoạch ngắn hạn và mang tính chất định hướng tỏ ra phù hợp hơn.
2.3.4 Độ dài của các cam kết trong tương lai:
Kế hoạch dài hay ngắn, cụ thể hay không cụ thể là phục thuộc vào việc kế hoạch đó thực hiện mục tiêu gì Kế hoạch quá ngắn họăc quá dài đều không mang lại hiệu quả cao Kế hoạch phải đủ dài để thực hiện đựơc những cam kết có liên quan đến việc đưa ra các quyết định ngày hôm nay
2.4 Các bước của quá trình lập kế hoạch :
Bước 1: Nhận thức được cơ hội, đây là việc phải trước tiên khi chúng ta làm công tác lập kế hoạch, tìm hiểu các cơ hội là điểm khởi đầu cho một bản kế hoạch khả thi Chúng ta nên tìm hiểu một cách sơ bộ những cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét chúng một cách toàn diện, rõ ràng Từ việc nhận thức được rõ về điểm mạnh và điểm yếu của mình, chúng ta sẽ thấy tổ chức của mình đang đứng ở đâu, hiểu rõ đựơc năng lực thực sự của bản thân,những kỳ vọng đặt ra và những vấn đề có thể gặp phải, những khó khăn phải giải quyết Việc đưa ra các mục tiêu thực hiện của chúng ta phụ thuộc vào sự nhận thức này, chính vì thế việc lập kế hoạch đòi hỏi phải có sự dự đoán thực tế và cơ hội.
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu, đây là bước thứ hai trong quá trình lập kế hoạch Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, những điểm nào cần chú trọng ưu tiên.
Ta sẽ có một mục tiêu làm cơ sở, đây là mục tiêu chính của kế hoạch, từ mục tiêu này sẽ thiết lập các mục tiêu nhỏ hơn cho cấp dưới và cứ thế sẽ hình thành các mục tiêu nhỏ hơn cho các bộ phận chính trong tổ chức Các mục tiêu lớn sẽ kiểm soát các mục tiêu nhỏ hơn tạo thành một mạng lưới Các mục tiêu nhỏ của bộ phận thấp nhất trong doanh nghiệp sẽ được hình thành một cách tốt hơn và phù hợp hơn nếu như người chịu trách nhiệm của bộ phận đó hiểu được mục tiêu của toàn bộ tổ chức, cũng như của các bộ phận khác trong tổ chức để đóng góp thêm các ý tưởng khiến các mục tiêu riêng và các mục tiêu chung cùng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất.
Bước 3: Phát triển các tiền đề, đây là bước thứ ba trong quá trình lập kế hoạch Các tiền đề để lập kế hoạch ở đây có thể là: Các dự báo, các chính sách cơ bản có thể được áp dụng, các kế hoạch hiện có.
Thực trạng công tác lập kế hoạch của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842
Giới thiệu chung về công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842
Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 thuộc Tổng Công
Ty Xây Dựng công trình Giao Thông 8, tiền thân là là Công Ty Xây Dựng công trình giao thông 842 được thành lập từ năm 1983 Đến tháng 6 năm
2003 Công ty Xây Dựng Công trình giao thông 842 được chuyển đổi thành công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 theo quyết định số 1657/
QĐ – BGTVT của Bộ Trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 là doanh nghiệp thuộc Tổng Công Ty xây dựng công trình 8 có tư cách pháp nhân hoạt động theo luật Doanh Nghiệp và hạch toán độc lập.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103003452 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày 02 tháng 01 năm 2004.
Trải qua hơn 20 năm phát triển và trưởng thành, đến nay Công Ty CổPhần và Xây dựng công trình giao thông 842 đã thi công nhiều công trình có quy mô lớn thuộc các lĩnh vực công nghiệp, dân dụng, hạ tầng kỹ thuật, công trình giao thông, thuỷ lợi, cầu cảng, công trình thoát nước trên phạm vi toàn quốc Một số công trình quan trọng, chủ yếu công ty đã và đang thi công như:Cải tạo QL 1A Hợp đồng N1 Lạng Sơn, QL1A hợp đồng N3 Bắc Giang,QL1A hợp đồng N4 Đông Hà - Quảng Ngãi, đường Quy Nhơn – sông CầuBình Định, cải tạo nâng cấp quốc lộ 32 Phú Thọ, quốc lộ 5 Hải Phòng, cải tạo nâng cấp quốc lộ 32A Vách Kim – Bình Lư ( Lao Cai), đường giao thông nông thôn tỉnh Lạng Sơn và tỉnh Nghệ An, trụ sở ban quản lý các dự án 18 (PMU18), trụ sở transmexco, trụ sở cục đường bộ Vịêt Nam, nhà kho sân bay Điện Biên, nhà làm việc phân khu 236, trường PTCS xã Bình Minh Hưng Yên, cải tạo khu A ga Hà Nội, trụ sở công ty CTGT 246, trung tâm y tế huyện Khoái Châu – Hưng Yên, nhà làm việc Sở Giáo Dục – Đào Tạo Hưng Yên, trụ sở công ty XDCTGT 810, ký túc xá số 1 và số 2 trường Cao Đẳng Sư Phạm Hưng Yên
Công ty xây dựng công trình giao thông 842 có 02 chi nhánh trực thuộc, 09 đội thi công chuyên ngành, 05 phòng ban nghiệp vụ với đội ngũ kỹ sư, cán bộ kỹ thuật giàu kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề đã tham gia thi công nhiều dự án, công trình giao thông và xây dựng.
Phương tiện thiết bị, xe máy thi công của công ty đầy đủ về số lượng, chủng loại, kỹ thuật hiện đại, đáp ứng mọi yêu cầu cho các công trình có quy mô lớn.
Công ty xây dựng công trình giao thông 842 luôn đặt chất lượng và tiến độ thi công công trình ở vị trí hàng đầu trong chiến lược phát triển của mình. Các công trình của công ty đều đựơc các chủ đầu tư đánh giá cao.Quan hệ hợp tác chặt chẽ với các bạn hàng đối tác trong và ngoài nước cùng với các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao là mục tiêu hàng đầu.
Tên công ty : công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842. Tên quốc tế: Civil engineering construction joint – stock company 842. Tên viết tắt :Cienjsco 842
Trụ sở gia dịch đặt tại : H2 Thành Công – Ba Đình – Hà Nội.
Tài khoản ngân hàng: 22010000000386 tại ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Thăng Long - Từ Liêm – Hà Nội.
Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng ( mười tỷ Việt Nam đồng).
I/ Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ : H2 Thành Công – Ba Đình – Hà Nội. Điện thoại : 8.312.846
II/ Địa chỉ chi nhánh tại địa phương:
A/ Chi nhánh công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 tại Hưng Yên Địa chỉ : thị trấn Khoái Châu - huyện Khoái Châu - tỉnh Hưng Yên. Điện thoại : 0.321.911.773
Thành lập : Năm 2001, chuyển đổi thành chi nhánh công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 ngày 02/02/2004.
Giấy phép hoạt động số 0513000081 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp ngày 03/03/2004.
B/ Chi nhánh công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 tại Điện Biên: Địa chỉ : 62 khu phố 6 - phường Thanh Bình – Thành phố Điện Biên Phủ. Điện thoại :
1.2 Các lĩnh vực kinh doanh chính:
Số TT Tên ngành nghề kinh doanh Thực hiện từ năm
1 - Xây dựng các công trình trong và ngoài nước
(bao gồm: Cầu, đường, sân bay, bến cảng, )
2 - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và đường điện đến 35KV
3 - Đầu tư xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng, cụm dân cư, đô thị, giao thông vận tải.
4 - Nạo vét bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền và móng công trình.
5 - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa.
6 - Sửa chữa thiết bị xe máy, thiết bị thi công cơ khí.
7 - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị, kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn.
8 - Kinh doanh bất động sản 2003
9 - Vận tải hành khách, hàng hoá 2003
10 - Kinh doanh xăng dầu và các chế phẩm từ xăng dầu.
- Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, đây là một ngành quan trọng hàng đầu trong việc phát triển cơ sở hạ tầng của đất nước.
- Đất nước phát triển gắn liền với sự phát triển của các hoạt động xây dựng, đây là một thị trường vô cùng rộng lớn mà công ty có thể phát huy các nguồn lực sẵn có của mình đáp ứng nhu cầu của thị trường và phát triển hình ảnh của mình.
- Lương của toàn bộ công nhân viên trong công ty được tính theo sản phẩm và tính theo hệ số cấp bậc (căn cứ vào trình độ chuyên môn và thời gian chấm công).
- Tài sản lưu động có chiếm một phần lớn trong tổng tài sản có của công ty đến 79,24%.
Như đã nêu ở trên, công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 là một công ty đúng như cái tên của nó hoạt động chính trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, cụ thể nó có các chức năng sau:
- Xây dựng các công trình trong và ngoài nước (bao gồm: Cầu, đường, sân bay, bến cảng, )
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và đường điện đến 35KV
- Đầu tư xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng, cụm dân cư, đô thị, giao thông vận tải
- Nạo vét bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền và móng công trình.
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa.
- Sửa chữa thiết bị xe máy, thiết bị thi công cơ khí.
- Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị, kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn.
- Kinh doanh bất động sản.
- Vận tải hành khách, hàng hoá.
- Kinh doanh xăng dầu và các chế phẩm từ xăng dầu.
P.GĐ điều hành các dự án miền trung, nam, nước ngoài
P.GĐ điều hành kỹ thuật thi công
Giám đốc công ty Ban kiểm soát
Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng thiết bị- vật tư
Phòng tài chính - kế toán
Phòng tổ chức cán bộ lao động
Phòng hành chính - tổ chức
Là một doanh nghiệp cổ phần, cũng là một doanh nghiệp nhà nước công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 có những nghĩa vụ như sau:
- Nộp đúng và đầy đủ các loại thuế cho nhà nước như: thuế vốn, thuế sử dụng đất, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp,
- Nộp đầy đủ các loại quỹ như: quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Định kỳ, hàng năm nộp báo cáo quyết toán và thực hiện các chủ trương của nhà nước.
- Hàng quý, hàng năm phải nộp báo cáo về cho Tổng công ty và cơ quan quản lý cấp trên.
1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Hình 6: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức theo mô hình ma trận, công ty có khả năng tập trung nguồn lực vào các công trình trọng điểm Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ chức năng riêng biệt Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm về các công tác đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ dự thầu, nếu sau khi trúng thầu tức là sau khi ký kết hợp đồng sẽ lên một kế hoạch tổng thể và chi tiết cùng phối hợp với các phòng ban khác trong công ty, như phòng tài chính - kế toán để đảm bảo về nguồn vốn, phòng thiết bị vật tư để đảm bảo về máy móc, phòng tổ chức cán bộ - lao động sẽ đảm bảo cung cấp nguồn nhân lực để bắt đầu thi công công trình. Tất cả các phòng ban ở đây đều làm việc dưới sự giám sát và chỉ đạo chặt chẽ của ban lãnh đạo công ty để tất cả cùng đạt hiệu quả làm việc một cách cao nhất.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty có những ưu điểm và nhược điểm sau: Ưu điểm:
- Theo mô hình này, Giám đốc vẫn là người có quyền quyết định cao nhất , nó đảm bảo cho toàn bộ các hoạt động của công ty là thống nhất từ cao xuống thấp.
- Có thể tập trung sức mạnh vào các khâu xung yếu, mặt khác mỗi phòng ban đứng đầu là các trưởng phòng nhận quyết định từ các phó giám đốc và bố trí các nhân viên theo từng vị trí phù hợp với từng lĩnh vực cụ thể.
Do đó, khả năng làm việc theo từng lĩnh vực của họ là rất tốt.
- Kết hợp được năng lực của các chuyên gia và các cán bộ quản lý.
- Tạo được sự thích nghi nhanh chóng với những sự thay đổi của môi trường.
- Hiện tượng trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất trong mệnh lệnh, ở đây các phòng ban có thể chịu sự lãnh đạo của 2 phó giám đốc , các phó giám đốc có thể chỉ đạo đựơc nhiều phòng ban, ở nhiều lĩnh vực đều này dẫn đến sự chồng chéo các chức năng, nhiệm vụ.
- Quyền hạn và chức năng trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột.
- Các báo cáo có thể sai lệch do báo cáo với nhiều người.
- Mỗi phó giám đốc chỉ đạo nhiều phòng ban đòi hỏi mối phó giám đốc cần phải nắm bắt được nhiều vấn đề của các phòng ban trong công ty mà khả năng của con người là có hạn, do đó có thể dẫn đến các quyết định sai lầm.
- Cơ cấu tổ chức hơi phức tạp và kém bền vững có thể sẽ gây tốn kém.
1.4 Năng lực hoạt động của công ty:
1.4.1 Nguồn nhân lực:(phụ lục)
Qua quan sát bảng phụ lục ta có thể thấy đội ngũ cán bộ chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật của công ty khá đông lên đến 443 người, trong đó đối với cán bộ chuyên môn kỹ thuật thì số cán bộ có trình độ đại học và trên đại học lên đến 91 / 131 người chiếm 69,5%, cán bộ có trình độ cao đẳng là 15/131 người chiếm 11,42% và trình độ trung cấp là 25 người chiếm 19,08% Ngoài ra do tính chất công việc và hoạt động cuả công ty lên số lượng lao động thời vụ mà công ty thuê thêm ở cả ba chi nhánh lên đến con số hàng nghìn, điều này cho thấy nguồn nhân lực của công ty là khá lớn, đồng thời có thể thấy đội ngũ công nhân có tay nghề cao và cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ chiếm đa số trong công ty, đây là một tín hiệu đáng mừng cho thấy khả năng có thể đáp ứng được các công trình mang tính chất phức tạp.
Thực trạng công tác lập kế hoạch (lập kế hoạch chiến lược) ở công ty xây dựng công trình giao thông 842
2.1 Các phương pháp thường sử dụng:
Trước đây các phương pháp lập kế hoạch trong công ty thường sử dụng là các phương pháp thường thiên về kinh nghiệm, và các phương pháp thống kê, suy diễn, thiếu hẳn đi việc sử dụng các mô hình khoa học Nhất là khi còn là một doanh nghiệp 100% vốn nhà nước thì công tác lập kế hoạch chủ yếu dựa vào con số của các báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, những ý kiến và kinh nghiệm của các cán bộ lãnh đạo chủ chốt, một môi trường bao cấp và tương đối ổn định khiến cho công tác dự báo gần như không được quan tâm một cách đúng mức dẫn đến việc lập kế hoạch là hết sức chủ quan.
Trong giai đoạn hiện nay, với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh nói chung, trong luật chơi nói riêng của nền kinh tế thị trường và sự thay đổi trong bản thân nội bộ công ty đã buộc các nhà quản lý trong công ty phải nhìn nhận lại vấn đề và triển khai nghiêm túc, có trách nhiệm hơn trong việc sử dụng các phương pháp, các mô hình khoa học hợp lý để nghiên cứu, phân tích và dự báo môi trường một cách có hệ thống, đánh giá ác điểm mạnh, điểm yếu của công ty , xác định đâu là thời cơ cho phép sử dụng lợi thế cạnh tranh của mình để phát triển, đâu là đe doạ mà tổ chức mình phải đối đầu Vì thế, vai trò của công tác lập kế hoạch đang dần khẳng định lại tầm quan trọng của nó, và cũng chính vì thế các phương pháp lập kế hoạch mới, khoa học hơn, chính xác và khả thi hơn đang được nghiên cứu và sử dụng một cách thích hợp trong công ty.
Hiện nay các phương pháp lập kế hoạch của công ty đặc biệt là lập kế hoạch chiến lược đã được sử dụng rộng rãi hơn, có sự kết hợp của các phương pháp cổ điển như : phương pháp thống kê, suy diễn kết hợp kinh nghiệm , phân tích - chọn lọc, kết hợp với phương pháp ma trận mà trong đó ma trận chủ đạo được sử dụng là ma trận SWOT, kết hợp với các mô hình khác về các lực lượng cạnh tranh, mô hình chuỗi giá trị Tuy nhiên, việc áp dụng vẫn còn có những hạn chế, và những vướng mắc mà chúng ta sẽ xem xét cụ thể trong những phần sau.
2.2 Quy trình lập kế hoạch
Quy trình lập kế hoạch của công ty cũng đã có sự thay đổi trở nên có trình tự cụ thể và chi tiết khoa học hơn Nếu như trước đây, việc lập kế hoạch chiến lược cũng như các loại kế hoạch tác nghiệp thường chung chung và chủ yếu dựa vào báo cáo của cấp dưới đưa lên và các định hướng của tổng công ty cũng như chiến lược phát triển bộ ngành, sau đó phân tích rồi lập những kế hoạch tạm thời không tuân theo một quy trình cụ thể nào thì hiện nay đã có một quy trình rõ ràng.
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo về môi trường hoạt động của công ty. Bước 2: Nghiên cứu thực trạng của công ty.
Bước 3: Đánh giá môi trường và thực trạng của công ty.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch với phương án thực hiện phù hợp.
Bước 5: Thực hiện việc cụ thể hoá kế hoạch bằng ngân quỹ của công ty.
Các bước của quy trình được thực hiện với sự phối hợp của các phòng ban chức năng trong công ty, mỗi phòng ban chức năng có những nhiệm vụ cụ thể, ban quản trị họp và lấy ý kiến của các cán bộ chủ chốt sau đó đưa ra bản kế hoạch hoàn chỉnh cuối cùng. Để cụ thể hơn sau đây sẽ là các bước và các phương pháp cụ thể mà công ty đã sử dụng để lập lên bản kế hoạch chiến lược của mình, nó sẽ làm rõ những vấn đề đã nêu ở trên Tuy nhiên, trong quá trình xem xét và nghiên cứu bản chiến lược này, mặc dù đã được sự hướng dẫn tận tình của bác Hoà - Chủ tịch hội đồng quản trị công ty, cùng các chú, các anh, các chị trong phòng kế hoạch, song với khả năng trình độ hiểu biết chưa nhiều, chưa sâu về tình hình cụ thể , cũng như những lĩnh vực hoạt động mang tính chuyên sâu của công ty, nên chắc chắn còn có rất nhiều những thiếu sót.
2.3 Bản kế hoạch cụ thể
2.3.1 Các yếu tố về môi trường khách quan::
Tuy công ty chưa có điều kiện được tham gia vào các công trình ở nước ngoài, xong công ty rất mong muốn trong tương lai sẽ được tham gia vào các công trình quốc tế, với một môi trường hội nhập khi Việt Nam của chúng ta đã là thành viên chính thức của công ty thì đây là một mục tiêu không phải là phi thực tế Chính vì thế môi trường kinh doanh kể cả trong và ngoài nước đang rất rộng mở và tạo nhiều điều kiện cho công ty phát triển Tuy nhiên, môi trường kinh doanh càng rộng mở bao nhiêu thì mức độ phức tạp của môi trường càng lớn bấy nhiêu nhưng không vì thế mà công ty không nhận thấy các tiềm năng cuả mình trong việc tiếp cận thị trường thế giới trước mắt là thị trường Đông Nam Á.
Dù nền kinh tế đang có những biến chuyển sâu sắc, nhưng theo đường lối phát triển của nhà nước ta thì các doanh nghiệp nhà nước, các công ty cổ phần vẫn giữ một vai trò quan trọng và không ngại đầu tư cho các doanh nghiệp dạng này một cách có ưu đãi nếu như làm ăn hiệu quả và có tương lai phát triển mạnh Điều này tạo một động lực vững mạnh cho công ty tiếp tục phát huy khả năng của mình, chủ động mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng thị trường.
Công ty đang hoạt động trong một lĩnh vực có tiềm năng phát triển lớn, đối với một đất nứơc đang trong giai đoạn phát triển như Việt Nam của chúng ta thời kỳ này thì hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng là hoạt động luôn được đánh giá giữ vai trò chủ đạo trong việc công cuộc xây dựng đất nước, chính vì vậy khả năng nguồn khách hàng vô cùng rộng mở sẽ là một điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển nếu có thể khai thác tối đa nguồn lực hiện có.
Môi trường chính trị pháp luật:
Tình hình chính trị của nước ta ngày càng được ổn định về mọi mặt,đây là một điều kiện quan trọng và thuận lợi để doanh nghiệp của chúng ta có một niềm tin lớn vào vận mệnh của đất nước cũng như vận mệnh của chính doanh nghiệp mình, công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 cũng vậy, đây chính là điều kiện thuận lợi để công ty xây dựng, tạo lập các chiến lược dài hạn.
Luật pháp của nhà nước ta cũng đang dần được hoàn thiện, có chiều hướng trở nên thông thoáng hơn, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát huy khả năng của mình để tự tồn tại và phát triển, tuy nhiên cũng có những ưu đãi đối với các doanh nghiệp cổ phần với chính sách này thì công ty cũng có những thuận lợi nhất định trong việc tăng cường tái đầu tư sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất, tăng khả năng cạnh tranh.
Các yếu tố về công nghệ:
Trong thời gian này, các tiến bộ về khoa học công nghệ đang tăng một cách chóng mặt, khoa học công nghệ đã trở thành một lực lượng sản xuất trực tiếp quan trọng, thúc đẩy quá trình sản xuất trong mọi lĩnh vực hoạt động. Nhà nước rất khuyến khích sử dụng các tiến bộ khoa học công nghệ hiện đại vào các dây chuyền sản xuất nhằm tăng năng suất, và giảm bớt vất vả cho người lao động, chính vì thế cũng đã có các chính sách thuế ưu đãi đối với các công nghệ hiện đại nhập khẩu để giúp các doanh nghiệp có khả năng áp dụng khoa học hiện đại nhanh. Đối thủ cạnh tranh:
Hiện nay các hoạt động xây dựng đang là một hoạt động rất “nóng”, và mức độ cạnh tranh trong nội bộ ngành là vô cùng mạnh mẽ, không chỉ có các doanh nghiệp nhà nước đầu tư vào mà cả các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đều tham gia vào lĩnh vực này Vì thế để cạnh tranh trong một môi trường như vậy các công ty, các doanh nghiệp phải đủ mạnh mới có thể vượt qua khó khăn, vươn lên để giành được các hợp đồng thầu mới có khả năng phát triển vững mạnh được.
2.3.2 Nghiên cứu về thực trạng của công ty:
Như đã phân tích khá kỹ trong phần trên về các lĩnh vực, có thể tóm tắt lại về các nguồn lực, các điểm yếu và điểm mạnh của công ty như sau:
Con người có một vị trí vô cùng quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức, các hoạt động của con người quyết định đến sự thành bại trong tổ chức. Như đã thấy công ty có một lực luợng lao động dồi dào với các đặc điểm:
Các cán bộ lãnh đạo là những kỹ sư có tay nghề cao, hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực chuyên môn, ngoài những kiến thức chuyên môn ra thì còn được trang bị thêm những kiến thức về kinh tế thị trường Các lãnh đạo chủ chốt của công ty là những cán bộ đã làm việc lâu năm trong tổng công ty, nên trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm vô cùng quý báu, điều này rất cần thiết cho hoạt động của công ty Tuy nhiên, chính do có rất nhiều kinh nghiệm, đồng thời làm việc rất lâu năm trong công ty, trong cơ chế quản lý bao cấp của nhà nước, vì thế đôi khi tâm lý chủ quan vẫn còn trong tư tưởng dẫn đến các quyết định chưa thật sự hợp lý.
Đánh giá chung về công tác lập kế hoạch của công ty xây dựng công trình giao thông 842
Công tác lập kế hoạch nói chung và lập kế hoạch chiến lược nói riêng ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 bước đầu đã được áp dụng theo từng khâu từ phân tích nội lực đến phân tích môi trường cạnh tranh đồng thời việc ứng dụng một số các mô hình khoa học như mô hình SWOT chẳng hạn đã cho thấy công ty đã có những bước chuyển mình nhanh chóng thích nghi khi chuyển từ một công ty 100% vốn nhà nước sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, đó là một dấu hiệu vô cùng đáng mừng và rất cần thiết để một doanh nghiệp có thể tồn tại trong điều kiện hội nhập kinh tế thị trường.
Chất lượng của công tác lập kế hoạch được nâng cao, các phương pháp hoạch định kế hoạch đã mang nhiều tính chất khoa học, hơn là sử dụng các phương pháp cũ như bằng trực giác, kinh nghiệm chủ nghĩa, những phương pháp thích ứng theo kinh nghiệm, các phương pháp này đã bộc lộ rõ những nhược điểm của nó không thể phù hợp với một nền kinh tế đang phát triển và hội nhập nhanh, nếu như cứ giữ lập trường chủ quan và dựa vào những kinh nghiệm thì doanh nghiệp khó có thể tồn tại được khi môi trường kinh doanh đang thay đổi, thay đổi để thích nghi và phù hợp là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Các nguyên tắc trong việc lập kế hoạch cũng đã được công ty nghiên cứu và áp dụng trên cơ sở kế thừa các nguyên tắc đã được áp dụng phổ biến trong thực tế công tác lập kế hoạch những năm trước đây, trong đó nguyên tắc tham gia đã giữ một vai trò quan trọng, tính sáng tạo đã được thể hiện rõ nét hơn, tạo nên một không khí làm việc nhiệt huyết, năng động, rất phù hợp và là nền tảng vững mạnh cho công ty tiếp tục đi lên trong thời gian tới.
Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại các hạn chế sau:
Các điều kiện phục vụ cho công tác lập kế hoạch còn rất sơ khai, các phương tiện thông tin, dự báo còn lạc hậu, thiếu các trang bị cần thiết Đặc biệt về nguồn nhân lực còn yếu, thiếu kỹ năng về công tác lập kế hoạch và hoạch định chiến lược Do tính chất của công việc, các hoạt động của công ty liên quan nhiều đến các hoạt động về chuyên môn, đội ngũ các cán bộ quản lý cao trong doanh nghiệp cũng như các cán bộ kế hoạch đều là những người có kinh nghiệm lâu năm, có tay nghề cao, khả năng chuyên môn vững nhưng về khả năng chuyên sâu về công tác lập kế hoạch là hạn chế Điều này cũng không khó để lý giải bởi do đặc thù của công ty là một công ty nhà nước và hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nên các kỹ năng chuyên sâu về kinh doanh còn chưa cao là điều không thể tránh khỏi.
Doanh nghiệp vẫn còn đang trong giai đoạn trưởng thành và phát triển nên vẫn chưa hoàn toàn thoát khỏi tính chất doanh nghiệp nhà nước Quá trình lập kế hoạch và hoạch định chiến lược của công ty vẫn còn dập khuôn theo quá trình hoạch định phát triển kinh tế xã hội của đất nước, của chiến lược phát triển ngành.
Công tác lập kế hoạch nhất là lập kế hoạch chiến lược gần như luôn ở trạng thái bị động, chỉ khi nào rơi vào tình trạng khó khăn hoặc có yêu cầu của các đơn vị chủ quản cấp trên thì việc lập kế hoạch mới được xem xét để tháo gỡ khó khăn hoặc trình duyệt lên cấp trên.
Công tác lập kế hoạch, kể cả lập kế hoạch chiến lược thường chỉ để thích ứng với môi trường ngắn hạn, thời gian ảnh hưởng và phát huy tác dụng chưa sâu Nhìn chung các kế hoạch và chiến lược thường chỉ được lập ra trên cơ sở năng lực hiện tại của công ty chứ ít chứa các yếu tố khách hàng, đối thủ cạnh tranh thực sự, thiếu hẳn khả năng và lộ trình hội nhập quốc tế cho nên tính thuyết phục chưa nhiều
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc tồn tại các hạn chế tồn tại trong công tác lập kế hoạch của công ty, song chủ yếu do các nguyên nhân sau:
- Nền kinh tế của nước ta đang phát triển khá nhanh chóng, tuy nhiên dù sao các doanh nghiệp nhà nước thì vẫn là những “đứa trẻ” đang tập đi để tự đứng vững trên đôi chân của mình, vì thế bỡ ngỡ và vất ngã là điều khó tránh khỏi Dứơi tác động và biến chuyển nhanh chóng của môi trường kinh doanh đầy bất ngờ và bị sự chi phối của các yếu tố kinh tế vĩ mô, sự lấn sân của các công ty các tập đoàn nước ngoài, sự khó khăn bước đầu trong quá trình chuyển đổi khiến cho các công ty cổ phần nói chung, và công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 nói riêng không có thể nghĩ quá xa đến các kế hoạch chiến lược lâu dài, mà trước hết phải toàn tâm toàn lực cho các kế hoạch tồn tại trước mắt Nói như các cụ ta hay nói có của ăn trước thì mới có của để dành, tức là phải lo cho trước mắt trước khi nghĩ đến tương lai.
- Công tác lập kế hoạch nói chung và xây dựng kế hoạch chiến lược nói riêng, chưa thực sự được chú ý đúng mức Các nhà quản lý cấp cao của công ty cũng chưa để tâm nhiều đến việc hoạch định kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp của mình, chính tư duy này làm cho công tác lập kế hoạch chậm được triển khai và không phát huy được vai trò quan trọng của nó.
- Hệ thống thông tin nội bộ của công ty chưa phát huy được hết khả năng của nó, thông tin vẫn được truyền trong công ty theo chiều thẳng đứng từ trên xuống dưới, những điều kiện phục vụ cho công tác lập kế hoạch còn nhiều hạn chế, khả năng xử lý thông tin chưa cao.
- Do chuyển sang hình thức kinh doanh mới chưa lâu ( 3 năm) nên phải đối mặt với rất nhiều khó khăn còn tồn đọng, chưa thực sự thích nghi được các phương thức làm ăn kinh doanh mới, trong khi các vấn đề mới lại liên tục nảy sinh, nhiều phương thức cũ vẫn còn được áp dụng khá tốt nên tâm lý vẫn chưa có được sự chuyển biến rõ rệt.
- Trình độ của đội ngũ nhân lực làm công tác lập kế hoạch nhìn chung là chưa đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi Số cán bộ được đào tạo chính quy về quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh là chưa nhiều, đặc biệt là về kỹ năng lập kế hoạch chiến lược Đồng thời do các cán bộ lập kế hoạch trong công ty chưa có điều kiện giao lưu học hỏi kinh nghiệm, tiếp xúc nhiều với thị trường nứơc ngoài nên chưa rõ nhiều về việc kinh doanh sản xuất trong môi trường bất ổn định, cộng thêm với việc chưa ứng dụng được các công nghệ quản lý hiện đại càng làm cho công tác lập kế hoạch tại công ty gặp nhiều khó khăn hơn.
Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842
Phương hướng, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty trong những năm tới
Tiếp tục khắc phục những mặc còn yếu kém, phát huy năng lực sẵn có để có thể tồn tại và ngày càng phát triển vững mạnh hơn.
Trong năm tới, năm 2007 công ty cần mau chóng kiện toàn bộ máy tổ chức từ văn phòng đến các đơn vị trực thuộc.
Xây dựng các văn bản pháp lý, các quy chế để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, từng bước nâng cao đời sống cho các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Tiếp tục thực hiện công tác đổi mới sắp xếp đổi mới doanh nghiệp.
Hoàn thành các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh năm 2007.
Có những biện pháp cụ thể quyết liệt để tháo gỡ các khó khăn,vướng mắc.
Đẩy nhanh công tác chuẩn bị đầu tư các dự án, mở rộng ra các thị trường còn nhiều tiềm năng thông qua kinh doanh các dự án và nhận thầu xây dựng các công trình.
Tiếp tục bám sát các chủ trương của Đảng và Nhà nước, thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà Nước.
1.3 Mục tiêu mà công ty cần dạt được:
Từ nay đến năm 2015 công ty sẽ đạt được mức doanh thu là 8 triệu USD (tức là khoảng hơn 130 tỷ Việt Nam đồng).
Khách hàng và các nhà thầu sẽ biết đến công ty như một nhà thầu có năng lực, tên tuổi của công ty vươn ra khỏi tầm quốc gia.
1.3.2 Mục tiêu từng thời kỳ:
Trong năm 2007 đạt doanh thu trên 70 tỷ đồng.
Thâm nhập được thêm vào các thị trường trong nước và mở rộng thị trường ra nước ngoài.
Thị phần của công ty ổn định và mở rộng trong nước và ngày càng phát triển.
Mức doanh thu phải đạt đến tầm 10 triệu USD cho đến năm2015.
Các giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch
Trước khi đi đến các giải pháp một cách cụ thể đối với hiện trạng công tác lập kế hoạch, chúng ta sẽ tìm hiểu những nguyên nhân tại sao một kế hoạch lại có thể thất bại?
2.1 Các nguyên dẫn đến sự thất bại của việc lập kế hoạch
2.1.1 Thiếu sự đầu tư vào việc lập kế hoạch : ( nội dung tham khảo quyển 8)
Việc lập kế hoạch là vì quyền lợi, vì sự phát triển của tổ chức và đương nhiên là sẽ phục vụ trực tiếp cho quyền lợi của các cán bộ quản lý cao cấp trong tổ chức, thế nhưng các nhà quản lý đôi khi lại đánh giá rất thấp và đầu tư rất ít cả chi phí về mặt thời gian và tiền bạc cho công việc quan trọng cần thiết này Thường thì họ ưa thích những quyết định mang tính chất tức thời hơn, các quyết định thường được đưa ra trong một thời gian rất ngắn, vào phụ thuộc vào chủ quan nhiều hơn là khách quan, nó dùng để “chữa cháy” chống đỡ với những bất ngờ mà tổ chức phải đối mặt Việc này đôi khi tạo ra sự thích thú cho các nhà quản lý ưa mạo hiểm, thế nhưng lại có thể gây ra những sai lầm chết người, việc này thực sự là không nên đối với những nhà quản lý, bởi vậy chúng ta cần có các kế hoạch để tránh những hậu quả đó, làm việc có kế hoạch là phong cách làm việc của những nhà quản lý thực thụ. Thực tế trong công tác lập kế hoạch của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 vẫn mắc phải vướng mắc này, đúng là công tác lập kế hoạch tại công ty chưa thực sự được đầu tư một cách đúng mức.
2.1.2 Lẫn lộn về những nghiên cứu về kế hoạch với các kế hoạch : Đây là một sự lẫn lộn đáng tiếc lại xảy ra khá nhiều trong các công ty, các doanh nghiệp khi bước vào nền kinh tế thị trường Rất nhiều nhà quản lý cho rằng họ đã có kế hoạch trong khi họ mới chỉ có những bản nghiên cứu về kế hoạch mà thôi, việc này cũng dẫn đến những sai sót đáng tiếc Chúng ta cần phải nhấn mạnh rằng một kế hoạch chưa thể là một kế hoạch khi nó không chứa đựng các quyết định.
2.1.3 Thiếu việc xây dựng và triển khai các chiến lược đúng đắn.
Chiến lược là một kế hoạch vô cùng quan trọng của bất kỳ một tổ chức kinh tế xã hội nào, đó là một định hướng quan trọng cho mọi hoạt động của tổ chức Không có một chiến lược đúng đắn các kế hoạch cũng sẽ vì thế mà phát triển theo một hướng sai lầm Đặc biết hơn nữa khi một kế hoạch chiến lược chưa được xác định các phương án hành động thì nó chỉ là những ước muốn, mơ ước của tổ chức mà thôi Chính vì vậy việc xây dựng một chiến lược đúng đắn vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp cho tổ chức có được hướng phát triển hợp lý.
2.1.4 Thiếu các mục đích và các mục tiêu có ý nghĩa
Nếu một kế hoạch không xác định được các mục tiêu, các mục đích của tổ chức một cách rõ ràng thì việc lập kế hoạch thật sự vấp phải những khó khăn vô cùng lớn Liệu các thành viên có thể hiểu được rõ kế hoạch của tổ chức không?, kế hoạch này có khả thi không?, các thành viên cần phải làm những gì? Các mục tiêu cần phải được thiết lập dựa trên những phân tích, những nghiên cứu về các điều kiện khách quan chủ quan như là các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức và các yếu tố thuộc về môi trường hoạt động của doanh nghiệp, tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch
2.1.5 Xu thế đánh giá thấp tầm quan trọng của những tiền đề cho việc lập kế hoạch
Các tiền đề cần được thống nhất, phù hợp với nhau thì mới có thể có được những kế hoạch hợp lý, mang tính khả thi.
2.1.6 Thiếu việc xét đến phạm vi của các kế hoạch Để thiết lập một hệ thống kế hoạch hoàn hảo thì các nhà quản lý luôn phải quan tâm đến tất cả các phạm vi của kế hoạch, đôi khi rất nhiều nhà quản lý chỉ chú tâm vào việc xây dựng các chương trình hành động lớn, vừa, nhỏ mà quên đi cả những mục tiêu, mục đích, nhiệm vụ, các quy tắc, ngân quỹ của tổ chức mình,việc này sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến hệ thống kế hoạch của tổ chức Vì vậy cần phải có một quá trình kết hợp, phân tích để đưa ra những kế hoạch hợp lý nhất.
2.1.7 Quá tin vào kinh nghiệm
Kinh nghiệm là một nguồn vốn vô cùng quý giá trong mọi công việc. Tuy nhiên đây cũng có thể là một con dao có hai lưỡi, khi quá tin vào kinh nghiệm có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, đáng tiếc đây lại là một việc xảy ra nhiều trong các tổ chức, các doanh nghiệp nhà nước cả ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 842 cũng vậy, có một số kế hoạch đã thất bại như công trình dự án “nâng cấp quốc lộ 32A đoạn thị trấn Thân Thuộc Km380-385 Lai Châu” chẳng hạn đã chậm tiến độ thi công cũng là do đã có những sai lầm trong việc xây dựng kế hoạch, dựa vào kinh nghiệm đã đánh giá sai về các điều kiện trong quá trình thi công.
2.1.8 Không coi việc lập kế hoạch và ra quyết định như một quá trình hợp lý.
Việc lập kế hoạch là một quá trình mang tính chất khoa học và hợp lý, như đã phân tích cần phải có những bước hết sức cụ thể, rõ ràng và tuân theo một thứ tự nhất định Muốn lập kế hoạch tốt cần phải có một mục tiêu rõ ràng, có một tầm hiểu biết sâu sắc về các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh của mình, cũng như một khả năng nhanh nhạy với các điều kiện về môi trường khác thì mới có khả năng đề ra và chọn lựa các phương án khả thi, phù hợp để tổ chức thành công trong lĩnh vực hoạt động của mình.
2.1.9 Không sử dụng nguyên tắc hạn chế yếu tố
Trong việc lập kế hoạch, có rất nhiều biến số thay đổi khiến cho các công cụ khoa học và các nhà quản lý tài giỏi cũng khó có thể kiểm soát giải quyết chúng một cách hợp lý nhất Do đó đòi hỏi mỗi nhà quản lý cần phải tìm ra được những yếu tố trong mỗi hoàn cảnh mà chúng có thể dẫn đến sự khác nhau nhiều nhất về giải pháp và sau đó chủ yếu xoay quanh chúng để giải quyết các vấn đề của tổ chức.
2.1.10 Thiếu sự hỗ trợ của ban quản trị cấp cao.
Các cấp quản lý thấp hơn trong tổ chức sẽ rất khó để lập một kế hoạch hoàn hảo nếu không có sự trợ giúp, tin tưởng và ủng hộ của các nhà quản lý cấp cao hơn Khi có được sự cổ vũ của cấp trên, cung cấp các cơ sở, tạo điều kiện để cho cấp dưới nhiệt tình hơn, sáng tạo hơn thì sẽ dễ dàng trong công việc của mình, khiến cho hiệu quả của công tác lập kế hoạch cao hơn.
2.1.11 Thiếu việc giao phó quyền hạn rõ ràng.
Các thành viên trong một tổ chức cần phải hiểu rõ được quyền hạn của mình, cần phải biết mình cần làm gì, có vai trò như thế nào trong tổ chức, công việc của họ liên quan như thế nào đến công việc của các thành viên khác trong công ty Chính vì vậy, nếu họ không có một quyền hạn trách nhiệm rõ ràng thì rất khó có thể lập được một kế hoạch tốt được.
2.1.12 Thiếu biện pháp kiểm soát thích hợp và thiếu thông tin Để đảm bảo cho việc lập kế hoạch thành công thì thông tin vô cùng quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay thông tin là một vũ khí lợi hại mà doanh nghiệp có thể sử dụng trong các hoạt động chứ không chỉ riêng đối với công tác lập kế hoạch Thiếu thông tin là đã có một thất bại lớn, và các kế hoạch sẽ đi theo một hướng sai lầm khi thông tin là thiếu hoặc sai sót Đồng thời việc kiểm tra để đảm bảo cho kế hoạch thực sự thành công, các kế hoạch sẽ hầu như không có kết quả nếu những người có trách nhiệm không hiểu rõ về những lợi ích mà nó đem lại, các công việc kiểm tra có liên quan chặt chẽ tới công tác lập kế hoạch.
2.1.13 Sức ỳ, không chịu thay đổi.
Thứ mà người ta không muốn nhất là sự thay đổi, nhưng kế hoạch là những sự thay đổi, đôi khi là những bước đột biến, chính sức ì trong bản thân các nhà lập kế hoạch là một bước cản trở lớn đối với công tác lập kế họach và nó làm cho việc lập kế hoạch thất bại Nền kinh tế thị trường luôn thay đổi và nó đòi hỏi sự thích nghi, do đó tăng sự năng động, giảm bớt sức ì là điều mà tất cả các nhà quản lý cần làm, thay đổi để phát triển đó là một điều tốt đẹp.
2.2 Những hạn chế đối với việc lập kế hoạch:
2.2.1 Khó khăn trong việc lập tiền đề chính xác
Việc xác lập được những tiền đề một cách chính xác quả thật vô cùng khó khăn, nhưng với sự tíên bộ về khoa học trong các lĩnh vực nói chung và kinh tế nói riêng thì công việc này cũng đã giảm bớt được khó khăn Thế nhưng, để giảm thiểu các mối nguy cơ một cách tốt hơn thì các nhà quản lý cần xây dựng cho mình các kế hoạch phụ trợ, các kế hoạch dự phòng, chúng sẽ là một biện pháp hữu hiệu để giảm đi sự bất định và may rủi trong tương lai Ngoài ra cần chú ý đến sự linh hoạt trong việc lập kế hoạch có sự chuyển hướng cần thiết khi đối mặt với những trường hợp có những biến cố bất thường xảy ra Các nhà quản lý cho phép có sự thay đổi, có sự chuyển hướng trong kế hoạch nhưng vẫn phải trong một phạm vi nhất định, phù hợp với các chiến lược dài hạn và không làm thiệt hại lớn đến công ty Trên thực tế, trong công tác lập kế hoạch của công ty xây dựng công trình giao thông 842 thì công tác lập các kế hoạch dự phòng tuy có được thực thi xong vẫn chưa tỏ rõ được ưu thế của nó, các kế hoạch dự phòng thường là sơ sài và không cụ thể. Công tác lập kế hoạch dự phòng chưa thật sự được quan tâm đúng mức
2.2.2 Vấn đề về sự thay đổi nhanh chóng.
Ngành công nghiệp xây dựng cũng là một ngành có sự thay đổi khá nhanh và tương đối phức tạp, những khó khăn, những vấn đề mới nảy sinh làm cho công tác lập kế hoạch có những hạn chế nhất định Tuy nhiên, khi các vấn đề mới nảy sinh thì vẫn chứa đựng rất nhiều các yếu tố quen thuộc ở trong nó, nếu nhận biết và có những năng lực sáng tạo, ứng dụng tốt thì vẫn có thể đơn giản hoá hơn vấn đề của doanh nghiệp mình để có thể thích nghi với điều kiện mới.
Các kiến nghị
Qua các nghiên cứu ở trên có thể thấy rằng các họat động của công tác lập kế hoạch của công ty xây dựng công trình giao thông 842 gắn liền với các chính sách, cơ chế quản lý của nhà nước, đồng thời phụ thuộc vào sự chỉ đạo, bàn giao các nhiệm vụ cho từ Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Đặc điểm của các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CPXDCTGT
842 như chúng ta đã biết không phải là đưa sản phẩm ra bán mà là làm sao cho các khách hàng tìm đến để đặt hàng sản phẩm của mình Do tính chất như vậy, nên việc đưa được “danh tiếng” lên một tầm cao mới sẽ giúp cho công ty có khả năng phát triển vững mạnh hơn Điều này không chỉ đòi hỏi mỗi một thành viên trong công ty nỗ lực cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, không chỉ cần có sự sáng suốt của ban lãnh đạo công ty mà còn cần phải có sự giúp đỡ của các cơ quan chức năng trong nghành, cũng như từ phía nhà nước Chính vì thế, xin đưa ra một số kiến nghị như sau:
Nhà nước cần hoàn thiện và phổ biến rộng rãi hơn nữa bộ luật xây dựng, cùng với bộ luật cạnh tranh để tạo một môi trường lành mạnh, công bằng cho các công ty, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng.
Nhà nước cần mở rộng hoạt động của các trung tâm thông tin doanh nghiệp, đảm bảo cho các công ty nhanh chóng có được các thông tin cần thiết, thiết thực cho các hoạt động của họ, bởi như chúng ta cũng đã nghiên cứu thì trong thời đại hiện nay, có hay không có thông tin là vấn đề sống còn của một tổ chức Khi chúng ta gia nhập vào tổ chức thương mại quốc tế WTO, thì vấn đề thông tin càng trở nên cấp thiết hơn, khi mà thông tin của chúng ta không chỉ còn là môi trường nhỏ hẹp trong phạm vi quốc gia nữa mà là trên toàn cầu Do đó hơn ai hết Nhà Nước phải là người đi đầu trong việc cung cấp các thông tin cần thiết, một cách chính xác và kịp thời để giúp cho doanh nghiệp của chúng ta có cơ hội bắt kịp với các nước trên thế giới, để phát triển và hội nhập.
Cần tuyển chọn các cán bộ tham mưu, các chuyên viên kinh tế để kiểm tra giám sát các hoạt động của các tổ chức, đặc biệt là công tác lập kế hoạch một cách chuyên nghiệp hoá, tiêu chuẩn hoá.Việt Nam chúng ta vẫn đang trong một quá trình chuyển đổi và chắc chắn quá trình này sẽ vẫn diễn ra trong một thời gian nữa,việc thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn hoá công tác kế hoạch và đào tạo các chuyên viên kinh tế các trình độ, năng lực cao là một công việc rất cần thiết để có thể thực hiện các biện pháp giám sát cũng như hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập.
Nhà nước có các chính sách hỗ trợ vốn bước đầu cho các doanh nghiệp mới cổ phần, bằng cách có những lãi suất ưu đãi đối với các doanh nghiệp này, nhất là các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng Nhà nước cần đơn giản hóa các thủ tục vay vốn, nhất là các thủ tục thế chấp, bảo lãnh nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn, tăng cường quy mô tài chính cho các doanh nghiệp XDCTGT.
Như chúng ta cũng đã thấy, hầu hết các công trình giao thông có một đặc điểm nổi bật là quy mô vốn đầu tư rât lớn và thời gian thực hiện dự án là rất dài, vì thế đòi hỏi cần phải có những kế hoạch tỉ mỷ, sát thực, khả thi, phù hợp mới có thể đem lại hiệu quả mong đợi., do đó Nhà Nước cần có các trung tâm hỗ trợ cho hoạt động của các doanh nghiệp, có thể thành lập tổ chức gồm đội ngũ các chuyên gia có trình độ cao, được đào tạo bài bản, để có thể bổ sung giúp đỡ các doanh nghiệp trong quá trình lập các kế hoạch kinh doanh cũng như phát trỉên hoạt động của các doanh nghiệp.
3.2 Đối với Tổng Công Ty:
Đối với một công ty xây dựng thì vịêc tăng năng lực sản xuất cũng như đổi mới máy móc thiết bị là một đòi hỏi lớn, tuy nhien đối với công ty XDCTGT 842 nói riêng và các công ty XD nói chung thì việc đổi mới trang thiết bị máy móc là rất khó bởi giá của các loại máy móc này là rất cao, chính vì thê Tổng công tạo điều kiện , hỗ trợ đầu tư dây chuyền thi công mặt đường bê tông nhựa nóng :trạm trộn bê tông Asphal, máy rải bê tông nhựa, xe tưới nhựa vào một số thiết bị khác mà công ty chưa có để có thể thi công các công trình một cách hiệu quả, với tiến độ nhanh nhất, xây dựng hình ảnh của công ty ngày càng vững mạnh hơn trong ngành, trong mắt các đối thủ cũng như trong các bạn hàng.
Công ty vẫn trong giai đoạn chuyển đổi, việc xây dựng và tạo dựng hình ảnh riêng chưa thật sự đạt được hiệu quả như mong muốn Chính vì thế sự tạo điều kiện giúp đỡ về mặt tài chính là hết sức quan trọng, ngoài việc giúp đỡ cho công ty các máy móc thiết bị thì công ty mong muốn Tổng công ty sẽ có thể tận dụng nguồn lực sẵn có cũng như uy tín của mình giới thiệu một số các công trình quan trọng để cho công ty thực hiện thi công.
Tổng công ty cần giao cho công ty quyền chủ động về mặt cơ cấu sắp xếp nhân sự, bổ sung cũng như sa thải các cán bộ không có năng lực để đảm bảo hệ thống quản lý vận hành có hiệu quả chỉ có như vậy thì công ty mới thực sự có một bước chuyển mình quan trọng, thay đổi được cả về mặt chất cũng như mặt lượng, chứ không thể dựa mãi vào sự hỗ trợ của Tổng công ty được.
Hỗ trợ cho công ty một số các chuyên viên có chuyên môn cao, đã từng học tập công tác tại nước ngoài để có thể nâng cao tầm hiểu biết về thị trường nước ngoài, một thị trường vô cùng tiềm năng mà công ty đang hướng đến chỉ có như vậy thì mới có thể giúp cho công ty nhanh chóng tham gia hội nhập vào môi trường kinh doanh quốc tế một cách có hiệu quả.
Tạo điều kiện để công ty có thể hợp tác, liên kết làm ăn với các công ty khác trong Tổng để cùng nhau thực hiện tốt yêu cầu của khách hàng nhằm giảm thiểu chi phí và tăng thêm hiệu quả trong hoạt động.
3.3 Đối với ban lãnh đạo:
Với sự giúp đỡ của nhà nước và Tổng công ty, trong những năm tới chắc chắn công ty xây dựng công trình giao thông 842 sẽ có những bước tiến rõ rệt trong các hoạt động của mình Tuy nhiên, ban lãnh đạo của công ty cũng nhất thiết phải có các biện pháp cụ thể để nhanh chóng hoàn thiện về mọi mặt trong công ty:
Cần nhanh chóng kiện toàn bộ máy tổ chức của công ty, xây dựng một cơ cấu tổ chức thật sự làm việc có hiệu quả.
Tiếp tục hoàn thiện công tác hoạch định chiến lược và phổ biến nó rộng rãi khắp công ty, đảm bảo mọi người trong công ty đều hiểu và thực hiện tốt chỉ có như vậy mới nhanh chóng thực hiện được các mục tiêu chiến lược.
Hoàn thiện công tác tổ chức, tuyển dụng cán bộ nhằm bổ sung đội ngũ cán bộ trẻ, có đức, có tài đáp ứng nhu cầu phát triển, hợp tác của thị trường Công tác tuyển chọn cán bộ cần phải được thực hiện công khai, minh bạch, không có ẩn tình, khúc mắc.