Cơ sở lý luận về công tác hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TỐN NGUN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP I Vai trị cần thiết quản lý hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp Nguyên vật liệu đặc điểm nguyên vật liệu Quá trình lao động trình người sử dụng tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động, làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hố lý đối tượng lao động để tạo sản phẩm với chất lượng ngày cao Như vậy, doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có đủ yếu tố là: - Tư liệu lao động - Đối tượng lao động - Sức lao động Đối tượng lao động điều kiện thiếu trình sản xuất Biểu cụ thể đối tượng lao động loại vật liệu Theo Mác, vật liệu đối tượng lao động song đối tượng lao động vật liệu mà đối tượng lao động thay đổi tác động người trở thành vật liệu Ví dụ loại quặng nằm lịng đất khơng phải vật liệu than đá, sắt, đồng, thiếc khai thác quặng lại vật liệu cho ngành công nghiệp chế tạo, khí Vậy vật liệu đối tượng lao động thay đổi lao động có ích người tác động Trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, vật liệu tài sản dự trữ quan trọng sản xuất, thuộc tài sản lưu động Có thể khái quát số đặc điểm vật liệu sau: - Vật liệu đối tượng lao động biểu dạng vật hoá, ba yếu tố khơng thể thiếu q trình sản xuất, sở vật chất tạo thành sản phẩm Kế hoạch sản xuất phụ thuộc nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, chất lượng hay khơng Nếu vật liệu có chất lượng tốt, qui định tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo khả cạnh tranh thị trường - Vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất định, tham gia vào sản xuất vật liệu chịu tác động lao động, chúng bị tiêu hao hồn tồn bị thay đổi hình dáng vật T chất ban đầu tạo hình thái vật chất sản phẩm r a n g Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Về mặt giá trị, tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch lần toàn giá trị chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Điều thể chỗ chi phí vật liệu khoản chi phí phân bổ lần Như vậy, vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng khơng thể phủ nhận trình sản xuất Xuất phát từ tầm quan trọng vật liệu qúa trình sản xuất điều kiện kinh tế thị trường nay, việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn, giảm không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Sự cần thiết quản lý hạch toán nguyên vật liệu Vật liệu tài sản lưu động, đồng thời yếu tố chi phí doanh nghiệp Do vậy, việc hạch tốn vật liệu cách xác, hợp lý, có ý nghĩa quan trọng việc kiểm sốt chi phí, giá thành sản phẩm đáp ứng có hiệu yêu cầu quản lý a Đối với việc kiểm soát chi phí Bảo quản vốn kinh doanh vốn lưu động mặt vật lẫn giá trị mối quan tâm doanh nghiệp Vật liệu với tư cách tài sản lưu động, thường chiếm tỷ trọng lớn chủ yếu trình sản xuất kinh doanh nên đối tượng tất yếu việc kiểm sốt chi phí doanh nghiệp Qúa trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanh rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho qúa trình kinh doanh khái quát qua sơ đồ Đây sơ đồ phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh tiêu hao toàn vào sản phẩm, dịch vụ Qua cho thấy, để kiểm soát xuất tham gia vào qúa trình sản xuất kinh doanh vật liệu mặt giá trị kế tốn phải hạch tốn vật liệu cách xác, hiệu hợp lý Việc đánh giá giá trị thực vật liệu tồn, nhập, xuất điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực vật liệu tiêu hao cho q trình sản xuất kinh doanh, từ có sở xác định lợi nhuận đạt Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, loại có cơng dụng khác nhau, thiếu loại gây ngừng sản xuất, việc nhập, xuất vật liệu thường xuyên diễn Do có T r a n g Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hạch toán vật liệu xác, hợp lý đảm bảo theo dõi tình hình biến động loại vật liệu- sở cho việc theo dõi, kiểm sốt vật liệu Sơ đồ1 : Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu Sử dụng VL mua Xuất theo yêu cầu Tiêu thụ thành phẩm Sản phẩm dịch vụ Tái sản xuất a Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ Giá thành chi phí sản xuất tính cho khối lượng đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) doanh nghiệp sản xuất hoàn thành Căn cứ, sở để tính giá thành sản phẩm, cơng việc, lao vụ hồn thành chi phí sản xuất kỳ Cùng với chi phí nhân cơng, chi phí sản xuất chung, chi phí ngun vật liệu trực tiếp quan trọng để tính giá thành sản phẩm Để tính tốn tập hợp xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồng thời ý kiểm tra, xác định số nguyên vật liệu lĩnh cuối kỳ chưa sử dụng hết giá thành phế liệu thu hồi (nếu có) để loại chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp kỳ Chi phí thực tế nguyên Giá trịvật nguyên liệu vật liệu kỳ sản xuất đưa vào sử dụng Giá trị phế liệu thu hồi = Trong qúa trình sử dụng, vật liệu loại với tư cách đối tượng lao động tiêu hao hoàn tồn để cấu tạo nên hình thái vật chất sản phẩm, tăng thêm chất lượng, màu sắc, giá trị sử dụng, giá trị thương mại sản phẩm hay phục vụ gián tiếp cho qúa trình sáng tạo khối lượng sản phẩm Bởi vậy, giá trị vật liệu tiêu dùng chu chuyển lần vào giá phí sản phẩm Để cho sản phẩm liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hố, dịch vụ hồn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tượng lao động cho mà vật liệu đối tượng qúa trình sản xuất T kinh doanh qúa trình tiêu hao vật r a n g Chuyên đề thực tập tốt nghiệp liệu đối tượng lao động khác để tạo khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội Để tổ chức tốt yêu cầu hạch toán vật liệu phải thực cách đầy đủ, xác, hợp lý để làm cứ, sở hạch tốn tính giá thành sản phẩm dịch vụ b Đối với việc đáp ứng có hiệu yêu cầu quản lý Quản lý nguyên, vật liệu doanh nghiệp yêu cầu quan trọng doanh nghiệp cần phải có thơng tin sau để đảm bảo hiệu trình- kinh doanh + Mức tồn kho thực tế nguyên, vật liệu, chênh lệch loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn kinh doanh, định mức tối thiểu, tối đa + Mức nguyên, vật liệu nhập vào kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh +Tình hình tiêu dùng vật liệu loại cho sản xuất sử dụng có hiệu số vật liệu Chính vậy, kế tốn viên giữ vai trị quan trọng cơng tác hạch tốn quản lý vật liệu Vậy vai trị thể nào? Hàng ngày, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành tập hợp chứng từ, kiểm tra đối chiếu, xếp chúng theo thứ tự ghi sổ kế toán từ chi tiết đến tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình, nhập- xuất- tồn kho vật liệu Định kỳ, kế toán phận phòng ban chức phối hợp thực việc phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch thu mua, tình hình tốn với người bán (nhà cung cấp), tình hình bảo quản, sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh nhằm phát bất hợp lý khâu lập kế hoạch, quản lý sử dụng Từ điều chỉnh kế hoạch thu mua hợp lý hơn, đề phương hướng, giải pháp hoàn thiện cho việc quản lý, sử dụng vật liệu cách tiết kiệm, hiệu nhằm giảm chi phí, hạ giá thành tăng lợi nhuận doanh nghiệp Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong chế thị trường, sản phẩm ngày đa dạng chủng loại đòi hỏi khối lượng nguyên vật liệu ngày tăng, nguyên vật liệu sản xuất nước chưa đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều nguyên vật liệu cịn phải nhập ngoại Vì vậy, cần phải quản lý tốt nguyên vật liệu, tìm biện pháp sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hợp lý đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất T r a n g Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quản lý tốt nguyên vật liệu hạn chế mát, hư hỏng, giảm bớt rủi ro thiệt hại xảy trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý tốt nguyên vật liệu điều kiện để xác định hiệu kinh doanh đánh giá tài sản doanh nghiệp cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan thơng tin trình bày báo cáo tài doanh nghiệp Với ý nghĩa đó, việc quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp đòi hỏi phải chặt chẽ nhiều khâu khác từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ sử dụng - Ở khâu thu mua: Nguyên vật liệu tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho nhu cầu khác doanh nghiệp Khâu thu mua phải quản lý mặt số lượng, quy cách, chủng loại, giá mua chi phí thu mua, thực kế hoạch thu mua tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Ở khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực chế độ bảo quản loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mát, đảm bảo chế độ an toàn yêu cầu quản lý nguyên vật liệu - Ở khâu sử dụng: Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm sở định mức dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ doanh nghiệp Do vậy, khâu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh - Ở khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại nguyên vật liệu đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường, khơng bị ngừng trệ hay gián đoạn vịc cung ứng, mua không kịp thời lâm vào tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều Yêu cầu nhiệm vụ cơng tác kế tốn ngun vật liệu Để cung cấp đầy đủ thơng tin tình hình cung cấp ngun vật liệu, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu hợp lý tiết kiệm, ngăn ngừa tượng hư hỏng, mát lãng phí ngun vật liệu, cơng tác hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp công nghiệp cần thực tốt nhiệm vụ sau: - Thực việc đánh giá phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhấtTvà yêu cầu quản trị doanh nghiệp r a n g Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có biến động tăng giảm nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch mua, tình hình tốn với người bán tình hình sử dụng nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh II PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Phân loại nguyên vật liệu doanh nghiệp Vật liệụ sử dụng doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trị, cơng dụng khác trình sản xuất kinh doanh Vật liệu cần hạch toán chi tiết theo thứ, loại, nhóm theo vật giá trị Trên sở đó, xây dựng “danh điểm vật liệu” nhằm thống tên gọi, ký - mã hiệu, qui cách, đơn vị tính giá hạch toán thứ vật liệu Do vậy, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán quản lý vật liệu Căn vào vai trò tác dụng vật liệu sản xuất, vật liệu chia thành loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là thứ mà sau q trình gia cơng, chế biến thành thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm (kể bán thành phẩm mua vào) - Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ trợ sản xuất, sử dụng kết hợp với vật liệu để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống gỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau ) - Nhiên liệu: Là thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trình sản xuất, kinh doanh than, củi, xăng dầu, đốt, khí đốt v.v - Phụ tùng thay thế: Là chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Bao gồm vật liệu thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, cơng cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng - Phế liệu: Là loại vật liệu thu trình sản xuất hay lý tài sản, sử dụng hay bán ngồi (phơi bào, vải vụn, gạch, sắt ) - Vật liệu khác: Bao gồm loại T vật liệu cịn lại ngồI thứ chưa r vật tư đặc chủngv.v kể bao bì, vật đóng gói, loại a n g Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hạch tốn theo cách phân loại nói đáp ứng yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại vật liệu Tuỳ vào yêu cầu quản lý hạch toán chi tiết, cụ thể doanh nghiệp mà loại vật tư lại chi tiết thành nhóm, thứ chi tiết Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu, thực chất việc xác nhận giá trị ghi sổ vật liệu tính theo giá thực tế (giá gốc) Lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh xác chi phí vật liệu giá thành sản phẩm giá trị dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ Vì vậy, tính giá vật liệu nhiệm vụ thiếu tổ chức hạch tốn, tiền đề để hình thành hệ thống thơng tin xác vật liệu tiêu dùng dự trữ Tính giá vật liệu dùng tiền để biểu giá trị chúng theo nguyên tắc định Trong cơng tác hạch tốn vật liệu doanh nghiệp cơng nghiệp, vật liệu tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế vật liệu loại giá hình thành sở chứng từ hợp lệ, chứng minh khoản chi hợp pháp doanh nghiệp 2.1 Tính giá vật liệu nhập Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà giá thực tế có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay khơng có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)  Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi hoá đơn người bán cộng thuế nhập (nếu có) chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãI, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi ) trừ khoản giảm giá mua hưởng  Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế  Với vật liệu mua ngồi gia cơng chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế chi phí liên quan (tiền thuê gia cơng, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức )  Với vật liệu nhận đóng góp từ đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế giá thoả thuận doTcác bên xác định cộng (+) với chi r phí tiếp nhận (nếu có) a n g Chun đề thực tập tốt nghiệp  Với phế liệu: Giá thực tế giá ước tính sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu  Với vật liệu tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận  Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế giá ước tính sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu 2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với vật liệu xuất dùng kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ cán kế tốn, sử dụng phương pháp sau theo nguyên tắc quán hạch tốn, có thay đổi phải giải thích rõ ràng: a Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng kỳ tính theo cơng thức Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình qn Trong đó, giá đơn vị bình qn tính cách sau: * Phương pháp giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ Ưu điểm: Giá đơn vị bình quân kỳ dự Giá trữ thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ = Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ - Việc tính giá vật liệu xuất kho khơng phụ thuộc vào tần suất nhậpxuất kỳ - Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá biến động đột ngột Nhược điểm: - Độ xác khơng cao, cơng việc tính tốn dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến cơng tác tốn nói chung - Cách tính đơn giản, dễ làm độ xác khơng cao Hơn nữa, cơng việc tính tốn dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn nói chung T  Phương pháp giá đơn vị bình quân r cuối kỳ trước a n g Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) trư Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = = Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá đơn vị bình quân sau lần nhập Giá thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập = Lượng thực tế vật liệu tồn sau lần nhập Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng kỳ tính sở số lượng vật liệu xuất kho giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Ưu điểm: - Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ Nhược điểm - Độ xác khơng cao khơng tính đến biến động giá vật liệu kỳ  Phương pháp bình quân sau lần nhập Theo phương pháp này, sau lần nhập, kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân danh điểm vật liệu Giá nguyên, vật liệu xuất kho chịu ảnh hưởng lớn vào số lượng đơn giá nguyên, vật liệu nhập trước Ưu điểm: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp T r a n g Cách tính theo giá đơn vị bình qn sau lần nhập lại khắc phục nhược điểm hai phương pháp trên, vừa xác, vừa cập nhật, phản ánh kịp thời biến động giá Nhược điểm: Việc tính tốn phức tạp, tốn nhiều cơng sức, tính tốn nhiều lần, nên áp dụng doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều thực kế tốn máy vi tính b Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết số vật liệu nhập trước xuất trước, xuất hết số nhập trước đến số nhập sau theo giá thực tế số hàng xuất Nói cách khác, sở phương pháp giá thực tế vật liệu mua trước dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế số vật liệu mua vào sau Ưu điểm: - Gần với luồng nhập- xuất vật liệu thực tế - Phản ánh biến động giá vật liệu tương đối xác Nhược điểm: - Làm cho doanh thu không phù hợp với khoản chi phí Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, doanh thu tạo giá trị vật liệu mua vào từ cách lâu - Khối lượng cơng việc hạch tốn nhiều - Phương pháp thường áp dụng doanh nghiệp có vật liệu, số lần nhập kho danh điểm không nhiều Phương pháp thích hợp trường hợp giá ổn định có xu hướng giảm c Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp giả định vật liệu mua sau xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trường hợp giá có xu hướng tăng lên, lạm phát doanh nghiệp giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước Ưu điểm: - Doanh thu phù hợp với khoản chi phí Nhược điểm - Phương pháp bỏ qua việc nhập- xuất vật liệu thực tế Chuyên đề thực tập tốt nghiệp T r a n g