TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỤNG CỤ SỐ 1
Lịch sử hình thành
Ngày 24/03/1968, theo Quyết định số 74QĐ/KB của Bộ công nghiệp nặng, nhà máy Dụng cụ cắt gọt kim loại được thành lập Ban đầu nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy là việc sản xuất các dụng cụ cắt gọt kim loại phục vụ cho các doanh nghiệp trực thuộc Bộ công nghiệp nặng.
Ngày 22/05/1993, theo Quyết định số 292 – TCNSDT, nhà máy đã được đổi tên thành Nhà máy Dụng cụ số 1 Đến năm 1995, Bộ công nghiệp nặng ra Quyết định số 720QĐ/TC/CBBĐT, ngày 17/07/1995, nhà máy được chính thức đổi tên thành Công ty Dụng cụ cắt và đo lường cơ khí thuộc Tổng công ty máy và thiết bị công nghiệp do Bộ công nghiệp nặng trực tiếp quản lý.
Qua hơn 35 năm hoạt động, trước những thay đổi và phát triển của nền kinh tế, ngày 17/11/2003, Công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí đổi tên thành công ty
Cổ phần Dụng cụ số 1 theo quyết định số 194/2003/QĐ/BCN của bộ trưởng Bộ công nghiệp, chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty nhà nước thành mô hình công ty cổ phần.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Tên giao dịch quốc tế: Tools Joint Stock Company No.1
Trụ sở chính: Số 108 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Điện thoại: 04.8584337 – 04.8584336 Fax: 04.8584094
Mục tiêu của công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh, bền vững.
Loại hình kinh doanh
Chuyên sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt kim loại, dụng cụ cắt vật liệu phi kim, dụng cụ đo, dụng cụ gia công áp lực, phụ tùng thiết bị công nghiệp.
Sản xuất các thiết bị, phụ tùng cho ngành dầu khí, giao thông vận tải, xây dựng, chế biến thực phẩm và lâm hải sản.
Dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà xưởng.
Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại thiết bị, dụng cụ, phụ tùng, thép chế tạo, thép dụng cụ và hợp kim.
Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật.
Các sản phẩm chính
Sản phẩm chính hiện tại của Công ty là các loại dụng cụ cắt gọt kim loại bao gồm: bàn ren, taro, mũi khoan, dao phay, dao tiện, lưỡi cưa, calip với sản lượng 18 tấn/năm.
Ngoài ra: Công ty còn sản xuất một số sản phẩm phục vụ cho nhu cầu của thị trường như: tấm sàn chống trượt, neo cầu, dao cắt tấm lợp, thanh trượt với sản lượng 150 tấn/năm.
Cụ thể là những sản phẩm sau: Taro tay ren hệ mét, taro máy, bàn ren tròn hệ mét, mũi khoan đuôi trụ, mũi khoan đuôi côn, taro máy rời, dao phay lăn tinh, dao chìa cá, dao phay rãnh chìa vặn vẹt, dao xọc răng dạng bát D = 75, dao xọc răng dạng đĩa D = 100, dao xọc răng dạng côn D = 31.387, bàn cán nan hoa, dao tiện ren
Mua về sử dụng trực tiếp hoặc xuất kho
Khoan, tiện, phay, nguội, mài
Cưa, cắt, tiện, phá, rèn, dập các loạiThép
Phân xưởng cơ khí 1, cơ khí 2, cơ khí 3
Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Hình 1 – Quy trình công nghệ chung
Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Những năm 70, 80 – giai đoạn đầu mới thành lập của Nhà máy Dụng cụ cắt gọt kim loại - nền kinh tế Việt Nam đang trong thời kỳ bao cấp, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn Tuy vậy nhà máy đã luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất do Bộ công nghiệp đặt ra
Năm 1986, theo Nghị quyết của Đại hội Đảng VI, nền kinh tế Việt Nam được chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước Trong thời kỳ đầu chuyển đổi này, cũng như nhiều nhà máy, xí nghiệp sản xuất khác, nhà máy Dụng cụ cắt gọt kim loại đã vấp phải nhiều thử thách, do máy móc lạc hậu dẫn đến sản phẩm sản xuất ra không đáp ứng được nhu cầu thị trường Trước tình hình đó, các cán bộ lãnh đạo của nhà máy đã tìm mọi cách cải tiến công nghệ, nâng cao tay nghề của công nhân viên
Tháng 11 năm 2003, Công ty đã chuyển đổi từ mô hình Công ty Nhà nước sang mô hình Công ty Cổ phần để tận dụng được vốn đầu tư từ đa hướng, từ đó mở rộng quy mô của Công ty, tạo ra môi trường hoạt động năng động hơn phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế.
Sự phát triển của công ty được thể hiện qua bảng số liệu sau: Đơn vị tính: Triệu VNĐ
Giá trị tổng sản lượng SX 10.670 10.981 11.354 11.500 11.726 12.035
Thu nhập BQ đầu người 0,713 0,713 0,815 1,000 1,208 1,380
Bảng 1 – Số liệu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 6 năm trở lại đây
Do Công ty là một doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm chính là dụng cụ cắt và dụng cụ đo lường cho ngành công nghiệp, đây là các sản phẩm đòi hỏi vốn lớn nên tỷ lệ doanh thu so với lợi nhuận tương đối cao.
Hình 2 - Biểu khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Thu nhập bình quân lao động trong công ty ngày càng tăng, năm 1995 chỉ đạt 428.000VNĐ/người, đến năm 2005 đã tăng lên 1.208.000VNĐ/người Công ty luôn chú ý cải thiện điều kiện làm việc cho công nhân viên như sửa sang nhà xưởng, cải tạo môi trường không khí trong lành trong khu vực sản xuất; có chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật thích đáng nhằm khuyến khích người lao động tận tụy làm việc, nâng cao năng suất lao động.
Hình 3 - Biểu đồ thể hiện sự tăng thu nhập bình quân qua các năm
Qua biểu đồ trên ta thấy từ sau năm 2003, thu nhập bình quân của một lao động trong công ty bắt đầu tăng lên Sự tăng trưởng này có được do tháng 11 năm 2003, Công ty đã chuyển đổi từ mô hình Công ty Nhà nước thành mô hình công ty cổ phần, các cán bộ công nhân viên trong công ty cũng được mua cổ phần và có thêm phần thu nhập từ cổ phần của mình cộng với mức lương tăng thêm do sự phát triển của công ty
+ Cơ cấu vốn góp phân chia sở hữu:
- Vốn thuộc sở hữu thuộc Nhà nước: 3.231.200 VNĐ tương ứng với 54% vốn điều lệ.
- -Vốn thuộc sở hữu các cổ đông là cán bộ, công nhân viên công ty:
2.751.800.000 VNĐ bằng 46% vốn điều lệ.
+ Tổng số cổ phần của Công ty: 59.830 cổ phần, trong đó:
- Nhà nước sở hữu 28.642 cổ phần
- CBCNV công ty sở hữu 27.518 cổ phần
Tỷ lệ cổ phần của Nhà nước chiếm 51%.
Tổng số lao động của công ty: 232 người.
Chế độ làm việc: Sản xuất và kinh doanh theo giờ hành chính.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2006
- Tổng lợi nhuận trước thuế: 955.432.234 đồng
- Lợi nhuận sau thuế: 821.671.721 đồng
Từ tháng 11 năm 2003, công ty chuyển đổi sang mô hình cổ phần Trong thời gian 2 năm đầu là năm 2004 và 2005, Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp Năm 2006, Công ty bắt đầu nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 28% tương ứng với 133.760.513 đồng cho ngân sách Nhà nước.
Các chỉ tiêu tài chính cơ bản năm 2006
TT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2006
1 Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguốn vốn
1.1 Bố trí cơ cấu tài sản:
- Tài sản cố định / Tổng tài sản % 33,9
- Tài sản lưu động / Tổng tài sản % 66,1
1.2 Bố trí cơ cấu nguồn vốn
Nợ phải trả / Tổng nguồn vốn % 73,8
Nguồn vốn chủ sở hữu / Tổng nguồn vốn % 26,2
2.1 Khả năng thanh toán hiện hành Lần 1,36
2.2 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Lần 2,15
2.3 Khả năng thanh toán nhanh Lần 0,60
3.1 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu % 5,16
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu % 4,44 3.2 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản % 3,36
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản % 2,89
3.3 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn điều lệ % 13,73
4 Thu nhập bình quân người lao động đ/ng/th 1.380.000
5 Tỷ lệ chia cổ tức % 8,4
7 Nợ phải thu trên tổng nguồn vốn % 20,1
Bảng 2 – Các chỉ tiêu tài chính cơ bản năm 2006 ĐẠI HỘI ĐỒNG
SẢN XUẤT - KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng Kinh doanh vật tư
Phòng Tổ chức lao động
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty có cơ cấu được tổ chức theo mô hình công ty cổ phần.
Hình 4 – Sơ đồ tổ chức quản lý - điều hành Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Hội đồng quản trị (đứng đầu bộ máy quản lý) gồm 4 người: Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành, phó giám đốc sản xuất - kỹ thuật, phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng Trong đó, Chủ tịch hội đồng quản trị là người duy nhất đứng đầu bộ máy quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về bộ máy quản lý.
Ban Giám đốc gồm 4 người: 1giám đốc, 2 phó giám đốc, 1 trợ lý giám đốc. Ban giám đốc thay mặt Đại hội đồng cổ đông lãnh đạo trực tiếp tới từng phân xưởng, theo dõi giám sát sự thực hiện của tất cả các phòng ban trong công ty.
Khối sản xuất: gồm 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng cơ khí và 1 phân xưởng nhiệt luyện.
Khối phòng ban nghiệp vụ kỹ thuật: Phó giám đốc sản xuất - kỹ thuật phụ trách.
Phòng kế hoạch: gồm 3 người có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch từng tháng, quý, năm cho sản xuất (kế hoạch có thể biến động), tổ chức công việc, theo dõi kiểm tra tiến độ công việc từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến khi sản xuất, nhập kho và tiêu thụ sản phẩm, định giá thành sản phẩm, xác định thời gian bàn giao sản phẩm, tổ chức thực hiện đúng tiến độ, thống kê tổng hợp và báo cáo đánh giá kết quả sản xuất của công ty.
Phòng kỹ thuật gồm 10 người làm công việc thiết kế quy trình công nghệ, theo dõi sản xuất
Phòng cơ điện gồm 13 người quản lý kỹ thuật tất cả các thiết bị, lập kế hoạch sửa chữa phần cơ và phần điện, thiết kế các chi tiết, phụ tùng thay thế để giao cho phân xưởng cơ khí sản xuất và sửa chữa, sửa chữa máy móc, thiết bị cả điện và cơ, theo dõi kiểm tra bảo dưỡng máy móc, lập kế hoạch sửa chữa định kỳ cho từng loại máy móc; sửa chữa đột xuất khi có thiết bị hỏng hóc, bảo hành sản phẩm của Công ty đối với khách hàng.
Phòng KCS gồm 10 người làm công việc kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm,chọn lựa sản phẩm tốt trước khi sản phẩm được đem đi tiêu thụ, kiểm tra chất lượng, chủng loại vật tư trước khi nhập kho, kiểm tra quá trình sản xuất (đây là khâu quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm), kiểm tra nghiệm thu bao gói sản phẩm.
Khối văn phòng: Phó giám đốc kinh doanh và kế toán trưởng phụ trách
Văn phòng công ty thực hiện các công tác có liên quan đến văn thư, văn bản giấy tờ, quản lý con dấu.
Phòng kinh doanh vật tư gồm 11 người tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc kinh doanh xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện cung ứng vật tư tiêu thụ sản phẩm, phế phẩm, vật tư tồn đọng, phế liệu và hoạt động của các phương tiện vận tải, cấp phát, thanh toán và quyết toán với các đơn vị trong nhà máy về vật tư theo định mức sử dụng, quản lý, bảo quản kho vật tư hàng hóa và các phương tiện vận tải trong phạm vi được giao.
Phòng thương mại gồm 13 người phụ trách việc khai thác hợp đồng, thăm dò thị trường tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm bạn hàng, xây dựng, thống nhất, quản lý giá, marketting giới thiệu sản phẩm của công ty, tạo bao bì cho từng sản phẩm xuất xưởng tùy theo loại sản phẩm và yêu cầu của từng đơn hàng.
Phòng tổ chức lao động gồm 9 người thực hiện nhiệm vụ quản lý và điều phối lao động phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng phân xưởng và các phòng ban.
Phòng tài chính kế toán gồm 4 người
Quản lý toàn bộ vốn của công ty.
Chịu trách nhiệm với giám đốc về việc thực hiện các chế độ chính sách tài chính, kế toán của Nhà nước.
Kiểm tra thường xuyên về việc thực hiện các chỉ tiêu của công ty, sử dụng có hiệu quả và bảo toàn vốn, phát triển vốn, thông qua việc giám sát bằng đồng tiền để giúp giám đốc nắm bắt được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân tích tình hình hoạt động hàng tháng, quý, năm để chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thanh toán lương, quyết toán thuế, lập kế hoạch thanh quyết toán.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
+ Cửa hàng cơ điện có nhiệm vụ sửa chữa máy móc, các trang thiết bị của công ty.
+ Trung tâm kinh doanh vật tư có nhiệm vụ bán thép cây các loại, bán và giới thiệu sản phẩm của công ty.
+ Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ làm đại lý bán và giới thiệu sản phẩm của công ty ở khu vực phía nam.
7 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
7.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 được tổ chức theo hình thức tập trung.
Ngoài trụ sở chính đặt tại Hà Nội, Công ty có một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh và một Trung tâm kinh doanh dịch vụ Các bộ phận này đều hạch toán độc lập và nộp báo cáo tổng hợp cuối mỗi tháng về phòng Tài chính – Kế toán, và tại đây các nhân viên kế toán tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.
Tại các phân xưởng sản xuất, mỗi phân xưởng được bố trí nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, sắp xếp các chứng từ, chuyển các chứng từ báo cáo cùng các giấy tờ hạch toán liên quan về phòng Tài chính - kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán và thực hiện các phân tích,đánh giá Các nhân viên thống kê phân xưởng được giao nhiệm vụ theo dõi từ khi phân xưởng nhận nguyên vật vào sản xuất cho đến khi chuyển sản phẩm đến kho thành phẩm Ngoài ra, nhiệm vụ của các nhân viên phân xưởng còn là hàng tháng tập hợp việc chấm công của các tổ, đồng thời căn cứ vào giấy báo ca, giấy báo sản phẩm, trên cơ sở đó, tính lương, lập bảng thanh toán lương và các khoản phụ cấp để chuyển về phòng Tài chính - kế toán.
Thanh toán , tiêu thụ kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán giá thành
Các nhân viên thống kê phân xưởng
Các loại giấy tờ trên là căn cứ để phòng Tài chính - kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí quản lý phân xưởng và lập bảng phân bổ Đây là các loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của Công ty Tại phòng Tài chính - kế toán, sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, nhân viên kế toán thực hiện các công việc từ kiểm tra, phân loại chứng từ, lập bảng kê, bảng phân bổ, ghi nhật ký chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, hệ thống hóa số liệu và từ đó cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý; đồng thời dựa trên các bảng báo cáo đã lập, tiến hành phân tích hoạt động kinh tế của công ty, giúp giám đốc và ban lãnh đạo hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh cho thời gian tới.
Hiện tại, phòng Tài chính - kế toán của công ty có 4 người, làm việc dưới sự điều hành của kế toán trưởng
Hình 5 – Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
Mỗi nhân viên kế toán đều được phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau Hơn nữa sự phân công, phân nhiệm này không phải là sự tách biệt độc lập mà có sự liên hệ chặt chẽ để đảm bảo tính đầy đủ của các thông tin kế toán.
Nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng Tài chính - kế toán
Chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện.
Là người giúp giám đốc thực hiện phần hạch toán giá thành và xác định kết quả Kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế trong công ty.
Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ của kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính thống kê cùng cấp.
Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng, hiện trạng của TSCĐ, ghi chép tình hình tăng giảm TSCĐ, tính toán phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ kế toán Tham gia lập dự trù sửa chữa lớn TSCĐ và kết quả thanh lý TSCĐ.
Thực hiện ghi chép tổng hợp hạch toán kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trên cơ sở các sổ kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán.
Tổ chức hướng dẫn các bộ phận lập chứng từ, báo cáo kế toán và sổ kế toán theo đúng nguyên tắc hiện hành Hàng tháng lập bảng cân đối số phát sinh, ghi sổ cái, lập các chỉ tiêu doanh thu hiệu suất sử dụng tài sản, tình hình thu nộp ngân sách, lập báo cáo kế toán
Theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt Tiến hành lập báo cáo tiền mặt và các sổ nhật ký chuyên dùng.
- Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu
Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu, giám sát tình hình nhập xuất về số lượng cũng như chất lượng và giá cả nguyên vật liệu.
- Hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm:
Tiến hành tập hợp chi phí sản xuất của tổng hợp 4 phân xưởng để tính giá thành Thực hiện xác định đối tượng tính giá thành một cách hợp lý và khoa học, đồng thời vận dụng các phương pháp phân bổ chi phí hợp lý đối với từng quy trình công nghệ sản xuất của từng loại sản phẩm.
Kế toán thanh toán, tiêu thụ thành phẩm kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của từng loại thành phẩm, quá trình tiêu thụ cũng như theo dõi các khoản công nợ, các khoản phải thu khách hàng và tình hình thanh toán của công ty.
Tổ chức ghi chép, phản ánh hạch toán kế toán toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong phạm vi đối tượng thanh toán.
Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong công ty có nhu cầu thanh toán làm đúng thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế.
- Theo dõi tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ)
Thực hiện tính lương cho các bộ các phòng ban, các phân xưởng và phân bổ hợp lý, chính xác các chi phí về tiền lương Tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng tỷ lệ và cho đúng đối tượng chi phí Kiểm tra, giám sát quyết toán tiền lương và tiền thưởng Tiến hành trả lương và thanh toán lương cho cán bộ, công nhân viên của công ty mỗi tháng
Căn cứ vào các hóa đơn của kế toán thanh toán thực hiện việc kiểm tra các hóa đơn, chứng từ về tính hợp pháp và hợp lệ trước khi tiến hành các nghiệp vụ thu, chi.
Tổng hợp thu chi quỹ tiền mặt vào cuối ngày để xác định tổng số thu, chi, tồn quỹ Đối chiếu số liệu đó với kế toán thanh toán.
Hàng tháng lập báo cáo thu chi theo đúng chế độ với ngân hàng, thực hiện nguyên tắc bảo mật và quản lý quỹ tiền mặt.
Bên cạnh đó, như đã nói ở trên, để nắm được tình hình sản xuất tại các phân xưởng sản xuất, công ty còn tổ chức một hệ thống nhân viên hạch toán thống kê phân xưởng Các nhân viên này thuộc quyền quản lý của phân xưởng, có nhiệm vụ thực hiện ghi chép và đối chiếu số liệu với các nhân viên phòng Tài chính - kế toán. Hàng tháng, quý, các nhân viên kế toán phải đối chiếu với nhau và đối chiếu với các nhân viên thống kê phân xưởng để vào bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu và tổng hợp lương phục vụ cho sản xuất tại công ty.
Ngoài ra nhân viên thống kê phân xưởng còn có nhiệm vụ quản lý lao động của phân xưởng Nhân thống kê phân xưởng thuộc quản lý của phân xưởng nhưng đồng thời có nhiệm vụ thông tin cho phòng kế toán tình hình sử dụng nguyên vật liệu, sử dụng lao động và tình hình sản xuất nói chung ở phân xưởng.
7.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỤNG CỤ SỐ 1
Hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty
1.1 Đặc điểm của thành phẩm
Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 tiến hành sản xuất nhiều loại sản phẩm với chủng loại đa dạng và phong phú Hiện nay công ty đang sản xuất khoảng 850 loại sản phẩm với quy trình công nghệ phức tạp Nhìn chung sản phẩm của công ty gồm
Các dụng cụ cắt gọt như bàn ren, taro, mũi khoan, dao phay, dao tiện… với sản lượng khoảng 250 tấn mỗi năm.
Các loại dụng cụ phi kim loại như dụng cụ để cắt thuốc lá, cắt các tấm lợp kim loại… với sản lượng khoảng 55 tấn mỗi năm.
Các chi tiết, phụ tùng của máy móc, thiết bị… khoảng 45 tấn mỗi năm.
Các loại máy móc thiết bị phục vụ cho các ngành khác như máy móc của ngành dầu khí, dây chuyền sản xuất bánh kẹo…
Các dụng cụ đo áp lực, gia công áp lực…
Nguyên vật liệu chính để sản xuất các sản phẩm trên là thép, sắt, phi kim, inox, hợp kim… Bên cạnh đó công ty còn sử dụng một số loại nguyên vật liệu phụ khác như hóa chất, thuốc nhuộm và các vật liệu phụ kim loại…
Sản phẩm của công ty là sản phẩm có tính chất đặc thù cao nên phần lớn các sản phẩm là đơn chiếc Các loạt sản phẩm thường được sản xuất theo đơn đặt hàng.
Và mỗi loại sản phẩm có một quy trình công nghệ sản xuất riêng, khá phức tạp.Chính vì sản phẩm mang đặc điểm như vậy nên công tác hạch toán kế toán cũng được tổ chức cho phù hợp, đặc biệt là phần hành kế toán tính giá thành sản phẩm sản xuất
Do đó, phần mềm kế toán Fast Accouting được sử dụng với việc chỉnh sửa một số phần hành, đặc biệt là phần hành tính giá thành sản phẩm sản xuất này. Nhìn chung, sản phẩm của công ty được tạo ra sau khi đã trải qua các giai đoạn: gia công tạo phôi, gia công tán tính, gia công nhiệt, gia công tinh, gia công bảo vệ bề mặt Mỗi sản phẩm được luân chuyển qua các phân xưởng giữa các giai đoạn sản xuất Sản phẩm sản xuất là đơn chiếc, phức tạp nên quy trình công nghệ chế tạo phải chính xác đến từng chi tiết
Các sản phẩm của Công ty đều là thành phẩm vì chúng được hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng của quy trình sản xuất Sự phong phú và đa dạng của các loại thành phẩm tạo điều kiện tốt cho khâu tiêu thụ, đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên đây cũng là một đặc điểm gây khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý thành phẩm và công tác hoạch toán chi tiết, hoạch toán tổng hợp các loại thành phẩm trong Công ty.
Các thành phẩm trong Công ty đòi hỏi phải chính xác về mặt kỹ thuật Vì thế với phương châm sản phẩm bán ra luôn giữ được chữ tín với khách hàng, Công ty luôn quản lý thành phẩm chặt chẽ về số lượng sản suất, chất lượng sản phẩm và giá bán Công ty đã xây dựng hoàn thiện và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 vào quản lý và sản xuất kinh doanh.
1.2 Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm
Qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, nhà máy Dụng cụ cắt gọt kim loại, nay là công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 đã sản xuất được nhiều loại dụng cụ cắt gọt có quy trình công nghệ phức tạp, đáp ứng được việc cung cấp các loại dụng cụ cắt và đo lường cho ngành cơ khí cả nước và còn có sản phẩm xuất khẩu sang TrungQuốc, Lào, Ba Lan.
Tổng khối lượng sản phẩm của công ty hàng năm đạt khoảng 253 tấn/năm. Trong khi hoạt động của nhiều doanh nghiệp cơ khí bị đình trệ thì hoạt động sản xuất của công ty vẫn được duy trì ổn định, thị trường tiêu thụ không ngừng được mở rộng Nếu như năm 1999, hơn 92% sản phẩm của công ty tiêu thụ trong nước, xuất khẩu chỉ chiếm gần 8% Đến năm 2005, hơn 30% sản phẩm của công ty được sản xuất cho xuất khẩu Thị trường xuất khẩu đã được mở rộng sang cả một số nước có nền công nghiệp phát triển cao như Nhật Bản, cộng hòa Séc
Hiện nay, Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 vẫn nhằm vào thị trường chủ đạo là trong nước Sản phẩm có giá cả phù hợp và chất lượng không thua kém hàng ngoại nhập Các sản phẩm công ty sản xuất đã đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp trong nước và thực hiện tốt chức năng kinh tế do Nhà nước giao phó Bên cạnh đó, để đảm bảo cho sự phát triển không ngừng, công ty đã và đang tìm kiếm bạn hàng nước ngoài để mở rộng thị trường tiêu thụ và từng bước nâng cao uy tín cho sản phẩm của mình.
Công ty thực hiện nộp thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Thuế suất 5% được Nhà nước quy định áp dụng chung cho tất cả các sản phẩm của Công ty, vì đây là loại sản phẩm dùng cho ngành công nghiệp Đối với những mặt hàng xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng là 0%, Công ty chỉ phải nộp thuế xuất khẩu.
Hoá đơn bán hàng của Công ty là Hoá đơn GTGT lập theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành Trường hợp xuất kho thành phẩm tiêu thụ trực tiếp ở Công ty thì Hoá đơn GTGT còn được sử dụng làm chứng từ xuất kho, thủ kho sẽ căn cứ vào đó để xuất cho khách hàng
Về giá bán, Phòng Thương mại dựa trên những số liệu về tính giá thành sản phẩm và các chi phí bán hàng, chi phí sản xuất… cung cấp từ phòng kế toán kết hợp với việc điều tra thị trường để định giá bán cho từng mặt hàng Bên cạnh đó, để giá bán đáp ứng phù hợp với điều kiện thực tế, bộ phận bán hàng có thể linh hoạt điều chỉnh giá bán trên cơ sở quy định.
Công ty thực hiện hai phương thức tiêu thụ sản phẩm chủ yếu là xuất kho bán trực tiếp và bán theo hợp đồng Mọi sản phẩm của Công ty sau khi hoàn thành bước công nghệ cuối cùng và được phòng KCS kiểm tra chất lượng đều được nhập kho và quy trình bán hàng đều thông qua kho, không có trường hợp bán hàng trực tiếp tại phân xưởng
Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ trực tiếp tại kho hoặc ở cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm dưới hình thức bán buôn hoặc bán lẻ Đối với phương thức bán hàng theo hợp đồng thì các cá nhân, đơn vị có nhu cầu sẽ đến Công ty giao dịch và ký kết hợp đồng mua hàng Ngoài ra Công ty còn bán hàng thông qua các đại lý bằng phương thức gửi bán với một tỉ lệ nhỏ.
Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm
2.1 Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
2.1.1 Chứng từ sử dụng: Hóa đơn Giá trị gia tăng ghi nhận doanh thu bán hàng. 2.1.2 Tài khoản sử dụng trong hạch toán doanh thu và hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu:
TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm
TK 531 – Hàng bán bị trả lại
TK 33311 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra
Và các tài khoản có liên quan: TK 131, TK 632, TK 111, TK 112…
2.1.3 Trình tự hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm được Công ty ghi nhận khi khách hàng thanh toán đối với trường hợp tiêu thụ trực tiếp, hoặc khi khách hàng đã nghiệm thu lô hàng và chấp nhận thanh toán đối với trường bán hàng theo hợp đồng, hoặc khi có báo cáo đã tiêu thụ được hàng từ các đại lý trong trường hợp bán hàng thông qua đại lý.
Doanh thu tiêu thụ được hạch toán đối ứng với tài khoản phải thu khách hàng, như đã trình bày ở trên trong phần hạch toán tiêu thụ thành phẩm Khi đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán tiêu thụ tiến hành nhập số liệu về doanh thu từ các hóa đơn giá trị gia tăng vào máy:
Bên cạnh đó, trong quá trình tiêu thụ cũng phát sinh một số khoản giảm trừ doanh thu: chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Công ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán trước thời hạn quy định Chính sách hiện nay của Công ty là chiết khấu từ 1% đến 3% tùy thuộc vào phương thức và thời hạn thanh toán Việc chiết khấu thanh toán được phòng Thương mại xét duyệt và phải có sự đồng ý của Giám đốc Khi thực hiện chiết khấu thanh toán trừ vào số tiền phải trả của khách hàng, khoản giảm trừ này được hạch toán là một trong các khoản chi phí bán hàng, kế toán tập hợp trên tài khoản 14221 – Chi phí bán hàng chờ kết chuyển, chi tiết tài khoản cấp 4 TK14212 – Chi phí giao dịch, khuyến mãi.
Nợ TK 142212 Khoản chiết khấu thương mại
Có TK 131 cho khách hàng
Trường hợp khách hàng đã trả trước, khoản chiết khấu được thanh toán lại cho khách hàng:
Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán Để xúc tiến thương mại, Công ty cũng có chính sách chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn hoặc khách hàng là khách hàng truyền thống của Công ty Khoản giảm giá này được phòng Thương mại quyết định và được thỏa thuận với khách hàng trước khi lập hóa đơn GTGT hoặc ghi nhận trong hợp đồng bán hàng đối với trường hợp bán hàng theo hợp đồng.
Ngoài ra khi giao hàng có thể có một số sản phẩm bị lỗi nhưng khách hàng vẫn chấp nhận mua Hoặc đối với lô hàng sản xuất theo đơn đặt hàng, khi khách hàng nghiệm thu sản phẩm có thể có sản phẩm chưa hoàn toàn khớp với yêu cầu trong đơn đặt hàng nhưng lô hàng vẫn được chấp nhận, khi đó Công ty sẽ thực hiện giảm
Trong cả hai trường hợp chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, khoản giảm trừ đều được trừ trực tiếp vào giá bán sản phẩm Vì vậy khi lập hóa đơn GTGT, khoản doanh thu ghi nhận là doanh thu đã được giảm trừ và kế toán tiêu thụ không phải theo dõi chi tiết các khoản giảm giá trên.
Hàng bán bị trả lại
Theo quy trình sản xuất sản phẩm tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1, sản phẩm sau khi hoàn thành đều được bộ phận KCS kiểm tra trước khi thực hiện bao gói, nhập kho Các sản phẩm đều được quản lý chất lượn theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 Vì vậy, trường hợp hàng bán bị trả lại rất ít xảy ra Tuy nhiên trong một số điều kiện vận chuyển hoặc sản phẩm sản xuất chưa phù hợp với yêu cầu của khách hàng, Công ty chấp nhận nhập lại kho các sản phẩm đó nếu xét thấy lý do khách hàng đưa ra là hợp lý Khách hàng trả lại hàng phải có hóa đơn GTGT Công ty đã lập cho lô hàng đã bán đó cùng với biên bản kiểm nghiệm sản phẩm do khách hàng lập Sau khi xem xét kiểm tra phù hợp, Công ty sẽ nhận lại hàng Thủ kho kiểm kê, nhập kho số sản phẩm đó và dựa vào hóa đơn GTGT của lô hàng để lập phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
Ví dụ: Ngày 23/08/2006, Xí nghiệp liên doanh Vietsopetro đã mua sản phẩm của Công ty theo hóa đơn GTGT số 0062006 Ngày 25/09/2006, Xí nghiệp liên doanh Vietsopetro trả lại một phần trong lô hàng đã mua đó vì một số lý do kỹ thuật, với số tiền phải trả cho phần sản phẩm đó là 54.742.800đ (bao gồm cả thuếGTGT 5%) Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 chấp nhận nhập lại kho Thủ kho lập phiếu nhập hàng bán bị trả lại:
CÔNG TY CỔ PHẦN DỤNG CỤ SỐ 1
Số 108 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội
PHIẾU NHẬP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI
Số: 04 Người giao hàng: Trần Nhật Tiến Đơn vị: 131.0001 – Xí nghiệp liên doanh Vietsopetro Địa chỉ: 105 Lê Lợi – TP Vũng Tàu
Số hóa đơn: 0009999 Seri: LS2006B Ngày: 25/09/2006
Nội dung: Nhập hàng trả lại
Tài khoản Có: 632 – Giá vốn hàng bán: Hợp đồng sản xuất kinh doanh sản phẩm
Mã kho Tên vật tư
Nợ Đvt Slg Đơn giá Thành tiền K1552
1 SP.15.119 - Mũi khoan chuôi côn:*24 (Đức) 1552 cái 10 256.000 2560.000 K1552
1 SP.15.129 - Mũi khoan chuôi côn:*25 (Đức) 1552 cái 10 283.000 2830.000 K1552
1 SP.15.120 - Mũi khoan chuôi côn:*27 (Đức) 1552 cái 10 324.000 3240.000 K1552
1 SP.15.121 - Mũi khoan chuôi côn:*52 (Đức) 1552 cái 2 1842.000 3684.000 K1552
1 SP.15.127 - Mũi khoan chuôi côn:*54 (Đức) 1552 cái 2 1993.000 3986.000 K1552
1 SP.15.130 - Mũi khoan chuôi côn:*55 (Đức) 1552 cái 1 2020.000 2020.000K1552
1 SP.15.122 - Mũi khoan chuôi côn:*75 (Đức) 1552 cái 1 5050.000 5050.000 K1552
1 SP.15.123 - Bàn ren: M12 (Đức) 1552 cái 50 161.000 8050.000
Bằng chữ: Ba mươi lăm triệu, sáu trăm hai mươi tám nghìn, sáu trăm đồng chẵn
Người giao hàng Người nhận hàng
Biểu số 07 – Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Từ chứng từ nhập kho và các giấy tờ chấp nhận hàng bán trả lại, kế toán hạch toán khoản giảm trừ doanh thu và ghi giảm thuế GTGT đầu ra:
Nợ TK 531 (Giá chưa thuế của số hàng bán bị trả lại): 52.136.000đ
Nợ TK 3331 (Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại): 2.606.800đ
Có TK 131 (Tổng giá có thuế của số hàng bán bị trả lại): 54.742.800đ
Cuối tháng, TK 531 sẽ được kết chuyển lên TK 5112 để ghi giảm doanh thu từ sản xuất sản phẩm:
Sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 03 – tr.34), Sổ cái TK 531 – Hàng bán bị trả lại,
Sổ cái TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
Năm 2006 Ghi có các TK đối ứng
Nợ với TK 511 Tháng 1 … Tháng 9 … Tháng 12 Cộng
Cộng số phát sinh Nợ 938.103.560
Tổng số phát sinh Có 938.103.560
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
Biểu số 8 – Sổ cái Tài khoản 511
2.2 Hạch toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ
Như đã nói ở trên, các sản phẩm của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 chủ yếu được sản xuất theo đơn đặt hàng, vì thế giá vốn của lô hàng xuất bán được tính theo giá thành thực tế của lô hàng đó khi nhập kho Đối với những sản phẩm được sản xuất trong kế hoạch không theo đơn đặt hàng để bán cho những khách hàng lẻ hoặc tiêu thụ thông qua đại lý thì giá vốn hàng bán được tính là giá bình quân theo tháng.
Kế toán giá thành sẽ chuyển số liệu cho kế toán tiêu thụ để tính toán ghi nhận giá vốn hàng bán.
2.2.1 Ch ứ ng t ừ s ử d ụ ng : Phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế
2.2.2 T à i kho ả n s ử d ụ ng trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm: TK 632, TK
2.2.3 Trình t ự h ạ ch toán giá v ố n th à nh ph ẩ m tiêu th ụ
Giá vốn của sản phẩm tiêu thụ theo phương thức trực tiếp:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155 – Thành phẩm xuất bán tại kho
Giá vốn của sản phẩm tiêu thụ theo hợp đồng hoặc thông qua đại lý:
Nợ TK 632 – Giá vốn của số sản phẩm đại lý bán được
Có TK 157 – Hàng gửi đại lý hoặc giao cho khách hàng theo hợp đồng đã được chấp nhận
Trường hợp khách hàng trả lại hàng đã mua theo hóa đơn GTGT, đồng thời với việc ghi giảm doanh thu, kế toán tiến hành ghi giảm giá vốn:
Nợ TK 155 Giá vốn của số hàng bán bị trả lại
Ví dụ: (Tiếp theo ví dụ tr.47)
Phiếu nhập hàng bán bị trả lại được thủ kho chuyển cho kế toán tiêu thụ Kế toán nhập số liệu từ phiếu nhập hàng bán bị trả lại vào máy tính và hạch toán:
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Sổ cái TK 632, TK 155,TK 156…
- Nhật ký chứng từ số 8
Với ví dụ về số thành phẩm bán được trong tháng 9 năm 2006, bên cạnh việc lập sổ chi tiết bán hàng (cung cấp số liệu về doanh thu) kế toán cũng lập sổ chi tiết giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng Trên sổ chi tiết giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng, kế toán còn tiến hành tính tỷ lệ lãi gộp so với giá vốn và tỷ lệ lãi gộp so với doanh thu để từ đó phân tích, đánh giá lợi ích của việc tiêu thụ từng mặt hàng và đưa ra kế hoạch sản xuất cho quý tới.
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN VÀ LÃI GỘP CỦA HÀNG BÁN
St t Mã vật tư Tên vật tư Đv t Số lượng Đơn giá vốn Giá vốn Doanh thu Lãi gộp %Lãi gộp/DT gộp/G %Lãi V
1 15.01.002 Hàng thanh lý kho TU cái 400.000 400.000 100
4 Bàn ren bước lớn M10 cái 85 6.000 510.000
5 Bàn ren bước lớn M12 cái 65 8.556 556.112
7 Bàn ren bước lớn M16 cái 60 9.550 573.000
1 Bàn ren trái M6- Trái cái 3 14.967 44.901
6 DP.01.007 Dao phay trụ đuôi trụ:5 cái 2 7.275 14.550 19.400 4.850 25 33
7 DP.02.006 DF trụ đuôi trụ: 10 cái 10 72.750 727.500 970.000 242.500 25 33
8 DP.02.011 DF trụ đuôi côn: 40 cái 1 114.00
9 DP.02.014 Dao phay trụ đuôi trụ: 8 cái 1 80.400 80.400 134.000 53.600 40 67
10 DP.03.001 DF 3 mặt răng: 50x6 cái 13 52.308 680.000 709.000 29.600 3 4
11 DP.04.029 Dao phay cắt:250x2x32 cái 5 44.250 221.250 2.523.800 2.302.550 91 1.040
12 DP.05.002 DF rãnh then đuôi trụ:5 cái 20 6.305 126.100 194.000 67.900 35 54
13 DP.06.004 DF rãnh then ĐT:20x4 cái 1 29.070 29.070 71.000 41.930 59 144
14 DP.07.008 DF rãnh then ĐC: 30 cái 4 63.000 252.000 336.000 84.000 25 33
Biểu số 09 – Sổ chi tiết giá vốn và lãi gộp
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 –GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Ghi Có các TK đối ứng
Nợ với TK 632 Tháng 1 … Tháng 9 … Tháng 12 Cộng
Cộng số phát sinh Nợ 581.524.207
Tổng số phát sinh Có 581.524.207
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu số 10 – Sổ cái Tài khoản 632
2.3 Hạch toán chi phí bán hàng
Là một doanh nghiệp sản xuất, nhưng chi phí bán hàng cũng là một khoản chi phí lớn trong tổng chi phí của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 Chi phí bán hàng củaCông ty bao gồm: chi phí giao dịch tiêu thụ sản phẩm, chi phí vận chuyển cho khách hàng (nếu trong hợp đồng quy định Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển), chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, chi phí hoa hồng đại lý và các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho việc tiêu thụ
- Hóa đơn vận chuyển cho khách hàng
- Các phiếu chi và giấy báo Nợ của ngân hàng chi cho hoạt động bán hàng
2.3.2 Tài khoản sử dụng trong hạch toán chi phí bán hàng:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỤNG CỤ SỐ 1
Đánh giá chung
1.1 Phương hướng phát triển kinh doanh của Công ty trong thời gian tới
Là một doanh nghiệp nhạy bén với những chuyển đổi của cơ chế thị trường, trong gần 40 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 đã mau chóng tìm được hướng đi cho riêng mình và đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành cơ khí nước ta Những năm vừa qua, Công ty đã sản xuất được rất nhiều loại dụng cụ cắt gọt có quy trình công nghệ phức tạp, đảm bảo được việc cung cấp chủ yếu các loại dụng cụ cắt cho ngành cơ khí cả nước và bước đầu có những sản phẩm xuất khẩu ra nước ngoài Tuy nhiên, Công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn, như hiện nay hàng hóa nước ngoài đang tràn ngập vào Việt Nam ngày một nhiều, khả năng đáp ứng về tiến độ đang ngày một tốt hơn đang lấn át thị trường nội địa Thêm vào đó, nguồn tài chính cho đầu tư mở rộng, phát triển sản xuất dựa trên cơ sở vốn vay, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trước tình hình đó, để có được quy chế quản lý, điều hành, kiểm soát tốt và có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, ban lãnh đạo công ty đã ý thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán trong công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty hiện đang phát huy những thành tựu đạt được đồng thời tìm cách khắc phục những tồn tại hiện có Trong tiến trình phát triển từ nay đến năm 2020, mục tiêu đặt ra của công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 là không ngừng mở rộng sản xuất, nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ trong nước và hướng ra nước ngoài Yếu tố quyết định giành thắng lợi trong cạnh tranh của sản phẩm là chất lượng và giá cả Sản phẩm sản xuất ra không phù hợp sẽ không được thị trường chấp nhận Trước yêu cầu đó, nhiệm vụ của công ty là sản xuất ngày càng nhiều sản phẩm chất lượng cao, tìm kiếm các đơn đặt hang để nâng cao doanh thu, từ đó đẩy mạnh sự phát triển của doanh nghiệp.
Chiến lược phát triển bền vững của công ty là đứng vững và đi lên từ chính thương hiệu của mình Thương hiệu của công ty được xây dựng từ những sản phẩm có tính cạnh tranh cao, chiếm lĩnh thị trường như: dụng cụ cắt, neo cầu, neo cáp, phụ tùng dầu khí, máy và phụ tùng phục vụ ngành sản xuất bánh kẹo… Trong chiến lược đó, hoạt động của bộ máy kế toán giữ vai trò quan trọng và không ngừng được củng cố cùng với sự phát triển của Công ty.
1.2 Đánh giá khái quát tình hình tổ chức công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm, xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
1.2.1 Những thành tựu đạt được
1.2.1.1 Trong việc tổ chức công tác hạch toán kế toán nói chung
Qua thời gian thực tập tổng hợp tại Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1, tìm hiểu về công ty cũng như công tác kế toán tại công ty, em có thể nêu lên một số thành tựu đạt được trong việc tổ chức quản lý và công tác hạch toán kế toán của Công ty:
Mô hình tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến chức năng đã chia rõ chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong Ban Giám đốc, mỗi người phụ trách một lĩnh vực riêng và đều dưới sự chỉ đạo chung của Giám đốc, mô hình tổ chức này đã phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng.
Bộ máy kế toán của công ty đã được tổ chức phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của từng nhân viên phòng kế toán nên việc tổ chức công tác kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng với điều kiện của công ty Phòng tài chính - kế toán có các nhân viên với độ tuổi trẻ, có năng lực, chuyên môn, nhiệt tình trong công việc, và luôn trau dồi kiến thức, tiếp cận với cái mới để thực hiện công việc phù hợp với các thay đổi, điều chỉnh của luật kế toán.
+ Công ty đã hạch toán kế toán sử dụng phần mền kế toán máy FAST-
Công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo được tính chính xác, đầy đủ và kịp thời Do vậy với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, việc đưa kế toán máy vào áp dụng tại công ty đã giúp cho kế toán tính toán, tổng hợp số liệu, lập bảng biểu được nhanh chóng; từ đó làm tăng năng suất làm việc của kế toán viên, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán và đem lại hiệu quả cao trong công việc, phục vụ kịp thời cho việc phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhanh chóng cung cấp số liệu cho các khâu liên quan, phục vụ mục tiêu lâu dài của công ty.
Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 là một đơn vị có quy mô khá lớn, khối lượng công việc kế toán nhiều nên việc trang bị máy tính cho phòng kế toán là rất cần thiết Hiện nay, công việc kế toán được thực hiện trên máy, tạo điều kiện thuận lợi trong việc bảo quản, tra cứu và công tác kế toán và tránh được những nhầm lẫn, sai sót của việc ghi chép thủ công.
Với việc sử dụng máy tính trong quản lý và trợ giúp hạch toán kế toán, khối lượng công việc đã giảm được từ 40 đến 50%, năng suất lao động tăng lên gấp đôi, kết quả tính toán được đưa ra phục vụ kịp thời cho việc phân tích.
Thêm vào đó, phần mềm kế toán có thể xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng,hiệu quả, cung cấp thông tin và các báo cáo cho người sử dụng tại mọi thời điểm cần Điều này giúp cho bộ phận kế toán nói riêng cũng như hệ thống quản lý của công ty nói chung có được thông tin kịp thời để ra các quyết định quản trị Đây là yếu tố góp phần quan trọng đối với sự phát triển của Công ty trong điều kiện nền kinh tế hoạt động linh hoạt và phát triển như vũ bão ngày nay.
+ Tổ chức chứng từ: Công ty đã sử dụng hợp lý, hợp lệ hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính.
+ Sử dụng sổ sách kế toán
Nhìn chung công ty đã sử dụng khá đầy đủ các loại sổ kế toán từ hệ thống sổ chi tiết đến sổ tổng hợp Từ đó kế toán phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý chung của công ty.
1.2.1.2 Trong công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm.
Hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm luôn được xác định là một phần hành quan trọng trong cơ cấu tổ chức hạch toán kế toán của Công ty Kế toán Công ty đã xây dựng quy trình quản lý ghi chép chặt chẽ, khoa học từ khâu xuất kho sản phẩm đi tiêu thụ đến khâu xác định kết quả tiêu thụ cuối cùng.
Sản phẩm sản xuất đa dạng, nhiều chủng loại nhưng mỗi sản phẩm đều được quy định một mã riêng biệt được quản lý đầy đủ, theo một hệ thống danh điểm thống nhất trong phần mềm kế toán máy Fast Accounting.
Thành phẩm sản xuất được quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 –
2000 để đảm bảo hàng nhập kho đạt tiêu chuẩn, hạn chế giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Quá trình luân chuyển chứng từ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng được thực hiện theo đúng quy định, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa nhân viên phòng thương mại phụ trách khâu bán hàng với thủ kho phụ trách xuất kho, thủ quỹ phụ trách thu tiền và kế toán tiêu thụ thực hiện ghi chép nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Doanh thu bán thành phẩm được xác định đúng nguyên tắc thận trọng đảm bảo phản ánh đúng tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1
2.1 Hoàn thiện hạch toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Ở đây, em đề cập đến hạch toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vì công việc này cũng chứa đựng yếu tố ảnh hưởng đến việc tính giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng đến kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Đặc điểm cơ bản của Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 là sản xuất sản phẩm phục vụ cho ngành công nghiệp, chủ yếu là sản phẩm cắt và đo lường cơ khí Đây là loại hình sản phẩm mang giá trị tương đối lớn, có thời gian sử dụng lâu bền, chu trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm cũng chiếm thời gian dài Bên cạnh các sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng, các sản phẩm còn lại có thể được lưu tại kho qua nhiều kỳ kế toán, nhưng Công ty không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty áp dụng tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền rất phù hợp, điều này đã giúp một phần ổn định việc tính giá xuất kho Tuy nhiên trong điều kiện thị trường có nhiều biến động như hiện nay, em nghĩ việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc, kế toán nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với các năm sau, trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán lớn hơn khoản đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm:
Nợ TK 632 Số trích lập thêm
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập:
Nợ TK 632 Số hoàn nhập
Như vậy, giá vốn hàng bán được hạch toán hàng năm sẽ phù hợp hơn với giá trị thị trường.
2.2 Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng
Công ty sử dụng tài khoản 14221 – chi phí bán hàng chờ kết chuyển để tập hợp chi phí bán hàng Điều này không ảnh hưởng đến việc xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm vì đến cuối kỳ chi phí tập hợp trên TK 14221 đều được kết chuyển lên tài khoản 911 Nhưng nếu hạch toán như hiện nay thì tất cả các chi phí bán hàng chuyển hết lên TK 911 – xác định kết quả vào cuối tháng, điều này không hợp lý. Theo thực tế hoạt động của Công ty, tuy hầu hết các chi phí bán hàng là chi phí phát sinh cho tháng, nhưng cũng có một số chi phí cần được phân bổ cho nhiều tháng như chi phí quảng cáo phát triển sản phẩm Vì vậy, theo em các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng nên được tập hợp trên TK 641 – Chi phí bán hàng theo đúng quy định của Bộ Tài chính Còn lại một số chi phí trả trước cho một thời gian dài như chi phí quản cáo phát triển sản phẩm sẽ tập hợp trên TK 14221 – Chi phí quảng cáo chờ kết chuyển, và cuối tháng sẽ phân bổ dần lên tài khoản 641.
Nợ TK 14221: Chi phí quảng cáo
Nợ TK 133 (nếu có): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: Số tiền chi quảng cáo
Cuối tháng, chi phí này sẽ được phân bổ:
Nợ TK 641 Chi phí phân bổ
Còn lại, các chi phí bán hàng phát sinh cho hoạt động tiêu thụ trong một tháng được tập hợp:
Như vậy, chi phí bán hàng sẽ được tách biệt rõ ràng hơn.
Thêm vào đó, tại Hà Nội, Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm trực thuộc phòng Thương mại Mọi chi phí của cửa hàng này từ chi phí trả lương nhân viên bán hàng, chi phí giao dịch đến chi phí điện nước đều được tính vào chi phí phát sinh cho phòng Thương mại và được kế toán hạch toán vào TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Nhưng xét theo tính chất của chi phí thì các chi phí cho cửa hàng giới thiệu sản phẩm này cần được hạch toán là chi phí bán hàng, và nên được tập hợp lên TK 641.
Cuối tháng, máy tính sẽ tập hợp các chi phí bán hàng và lên sổ cái tài khoản
2.3 Hoàn thiện việc hạch toán hoa hồng đại lý
Phương thức bán hàng thông qua đại lý đem lại doanh thu chiếm tỷ lệ trong tổng doanh thu thấp hơn so với các phương thức bán hàng khác Tuy nhiên, phương thức ký gửi đại lý vẫn đóng vai trò là một kênh tiêu thụ quan trọng trong khâu tiêu thụ thành phẩm của Công ty Hiện nay, chính sách trả hoa hồng đại lý 2% tính trên doanh thu chưa thuế là hợp lý đối với các mặt hàng là dụng cụ cắt và đo lường cơ khí của Công ty Khi thực hiện hạch toán hoa hồng đại lý, khoản hoa hồng 2% được tính là chi phí bán hàng và ghi nhận trên tài khoản 1422 – Chi phí chờ kết chuyển. Tuy nhiên, việc tính và cập nhật khoản chi phí này không được thực hiện đồng thời với việc ghi nhận doanh thu khi đại lý báo cáo bán được hàng Các đại lý của Công ty thường thanh toán tiền hàng cho số hàng bán được trong một thời gian dài, có thể là nhiều tháng, tổng hợp của nhiều đợt bán hàng ra Khi nhận được tiền thanh toán từ đại lý, kế toán ghi trực tiếp vào TK 1422 trong tháng đó:
Nợ TK 1422 Hoa hồng đại lý 2%
Có TK 131 cho tổng nhiều đợt bán hàng
Tiếp theo ví dụ trang 44 về việc bán hàng thông qua đại lý: Ngày 27/09/2006, Đại lý tại Đà Nẵng thanh toán cho Công ty 30.711.500đ bằng chuyển khoản Đây là số tiền hàng cho các mặt hàng bán được trong quý II đã trừ 2% hoa hồng Và lúc này kế toán đã ghi nhận chi phí bán hàng cho cả 3 tháng trong quý II vào chi phí bán hàng tháng 9:
Ngày 04/09/2006, đại lý báo cáo tiêu thụ được 9 bàn ren trái và 15 dao phay đuôi trụ côn 32, kế toán hạch toán đã hạch toán doanh thu:
Nhưng việc tiêu thụ 9 bàn ren trái và 15 dao phay đuôi trụ côn 32 trong tháng
9, đại lý chưa thanh toán tiền hàng và Công ty chưa ghi nhận chi phí bán hàng cho lô hàng này.
Như vậy chi phí hoa hồng đại lý không được ghi nhận theo nguyên tắc đúng kỳ Tuy rằng chi phí này trên TK 1422 sẽ được phân bổ một phần để kết chuyển lên
TK 911 xác định kết quả trong tháng Nhưng phần chi phí này không phải chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong tháng mà ta có thể trực tiếp ghi nhận được, không cần thông qua việc phân bổ Vì chi phí bán hàng và doanh thu của cùng một lô hàng tiêu thụ qua đại lý không được hạch toán thống nhất trong một tháng
Theo em hoa hồng đại lý cần được tính vào chi phí bán hàng ngay khi ghi nhận doanh thu từ đại lý, mà không nên xét đến việc đại lý đã hay chưa thanh toán tiền hàng cho Công ty Mỗi khi nhận được báo cáo về doanh thu bán hàng của số hàng ký gửi đại lý, cùng với việc hạch toán doanh thu, kế toán ghi nhận hoa hồng đại lý vào TK 641 – Chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 Hoa hồng đại lý 2% cho số hàng
Có TK 131 vừa bán và ghi nhận doanh thu
Khi đại lý thanh toán tiền cho công ty, kế toán tiêu thụ hạch toán:
Nợ TK 111, 112 Tổng số tiền hàng cả thuế
Có TK 131 trừ 2% hoa hồng đại lý của nhiều đợt bán hàng
Với việc hạch toán như vậy, doanh thu và chi phí bán hàng của một lô hàng bán thông qua đại lý sẽ được ghi nhận đồng bộ trong tháng, và việc cung cấp số liệu để tính toán và phân tích kết quả tiêu thụ trong một tháng sẽ hợp lý hơn.
Bên cạnh đó, em nghĩ Công ty cũng nên đẩy mạnh hơn nữa công tác bán hàng qua đại lý và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, thông qua các kênh phân phối đó để marketing sản phẩm, tìm kiếm khách hàng mới, phát triển khách hàng thông thường trở thành khách hàng truyền thống của Công ty.
2.4 Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
Những năm trở lại đây, Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào sản xuất, vì vậy hầu hết các sản phẩm của Công ty đều đạt chất lượng tốt Tuy vậy trong quá trình sản xuất vẫn không thể tránh khỏi một tỷ lệ nhỏ các sản phẩm chưa đạt yêu cầu như: Rôlíc cán ren là 0.136% nguyên nhân chủ yếu do phôi có vết nứt; neo cầu 0.03% do lõi bị sứt mẻ răng; dao băm gỗ 0.09% bị nứt do nguyên công nhiệt luyện Những sản phẩm này được chuyển thành phế phẩm hoặc đưa đi chế tạo lại, cũng một phần trong số đó được khách hàng chấp nhận với điều kiện Công ty thực hiện giảm giá hàng bán. Ngoài ra Công ty cũng thực hiện giảm giá hàng bán trong một số trường hợp cung cấp sản phẩm theo đơn đặt hàng nhưng có một số chi tiết chưa hoàn toàn khớp với yêu cầu trong hợp đồng.
Bên cạnh đó, chiết khấu thương mại Công ty áp dụng cho những khách hàng truyền thống, khách hàng mua sản phẩm với khối lượng lớn cũng là một trong những yếu tố làm giảm doanh thu Đặc biệt, Công ty Cổ phần Dụng cụ số 1 với sản phẩm chủ yếu là dụng cụ cắt và đo lường cơ khí thì doanh thu thu được từ những khách hàng thường xuyên, mua khối lượng nhiều chiếm tỷ lệ lớn trong tổng doanh thu.