TỔNG QUAN VỀ NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Ngày 18/11/1963 , Bộ trưởng Bộ công nghiệp ra quyết định thành lập Nhà máy Quy chế Từ Sơn với năng lực ban đầu có :
+ Máy móc thiết bị : 22 (cái)
+ Tổng số cán bộ công nhân viên : 125 (người)
Công nghệ chủ yếu là dập nóng, dập nguội và cắt gọt cơ khí.
Nhiệm vụ: tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm theo kế hoạch của nhà nước.
Kể từ khi thành lập đến năm 1986, Nhà máy luôn tổ chức sản xuất tốt, hoàn thành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao cho, đời sống cán bộ công nhân viên ổn định.
Thực hiện quyết định số 217-HĐBT ngày 14/11/1987 của Hội đồng Bộ trưởng nay là Chính phủ, về việc xoá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp, chuyển sang cơ chế hạch toán kinh doanh Các doanh nghiệp Nhà nước từng bước chuyển dần sang cơ chế thị trường hạch toán kinh doanh, vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của nhà nước Giai đoạn này Nhà máy gặp nhiều khó khăn, số lượng cán bộ công nhân viên là 1.200 người, việc làm và đời sống gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ và Ban giám đốc, Nhà máy đã chủ động nắm bắt thị trường, cải tiến tổ chức
Thực hiện Nghị định số 388 – HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng nay là Chính phủ, ban hành quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp nặng ra quyết định thành lập lại Nhà máy Quy chế Từ Sơn Điạ chỉ: Thị trấn Từ Sơn - huyện Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh.
Vốn kinh doanh: 1521 triệu đồng.
Ngành nghề sản xuất kinh doanh: sản xuất và kinh doanh chi tiết cơ khí bulông, đai ốc, vít, vòng đệm theo tiêu chuẩn và những sản phẩm phục vụ lắp ráp ôtô, xe máy, xe đạp
Số lượng công nhân viên: 576 người (trong đó trình độ Đại học là 53 người, Cao đẳng và trung cấp là 52 người).
Ngày 25/08/2000, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra quyết định đổi tên Nhà máy Quy chế Từ Sơn thành Công ty Quy chế Từ Sơn thuộc Tổng công ty máy và thiết bị Bộ công nghiệp, Bộ Công nghiệp. Để phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế mà các doanh nghiệp, đơn vị đang có xu hướng liên doanh liên kết thì ngày 09/03/2004, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra quyết định QĐ18/2004 về việc sáp nhập Công ty Quy chế Từ Sơn vào Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ khí, Tổng công ty Máy và Thiết bị công nghiệp và đổi tên Công ty Quy chế
Từ Sơn thành Nhà máy Quy chế Từ Sơn.
Nhà máy Quy chế Từ Sơn Địa chỉ : Thị trấn Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh Điện thoại : 0241.831912 – 0241.743711
Fax : 0241 832467 Giám đốc Nhà máy : Ông Nguyễn Xuân Liên
Số tài khoản tại Ngân hàng NN&PTNN Từ Sơn - Bắc Ninh :421101-000 304 Được sự chỉ đạo đúng đắn của Nhà nước cùng với sự năng động của đội ngũ lãnh đạo, Nhà máy Quy chế Từ Sơn đang từng bước cải tiến hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh để nhanh chóng nắm bắt được những cơ hội mới trong nền kinh tế mở cửa đầy biến động Cụ thể trong năm 2008 này, Nhà máy sẽ tiến hành cổ phần hoá để huy động và sử dụng một cách hiệu quả nhất nguồn vốn của nhà nước và các nguồn vốn khác để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh ,thuộc Công ty xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ khí thuộc Tổng công ty Máy và thiết bị công nghiệp của Bộ Công nghiệp, Nhà máy Quy chế Từ Sơn có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam Việc tiêu thụ sản phẩm chủ yếu dựa vào các đơn đặt hàng lớn vì sản phẩm của Nhà máy là sản phẩm phụ để phục vụ cho ngành công nghiệp nên khách hàng của Nhà máy là các tổ chức sử dụng sản phẩm phụ Hiện nay, Nhà máy chủ yếu sản xuất các loại bu lông, đai ốc phục vụ cho đường điện chiếm tới 70% số lượng sản phẩm Nhà máy có thế mạnh ở sản phẩm bu lông đặc biệt vì các đối thủ cạnh tranh chưa có.
Do đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, Nhà máy sản xuất các sản phẩm phụ đai ốc, bu lông các loại và thường là sản xuất theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu kế hoạch nên nguyên nhiên vật liệu chủ yếu là các loại thép, sắt, than củi, dầu diezen với số lượng lớn vì vậy giá trị tài sản ngắn hạn của Nhà máy lớn hơn rất nhiều tổng tài sản dài hạn Và Nhà máy cũng phải đi vay để mua nguyên liệu đầu vào phục vụ cho việc sản xuất theo các đơn hàng nên nợ phải trả của Nhà máy cũng lớn hơn rất nhiều vốn chủ sở hữu mà chủ yếu là Nhà máy đi vay của Ngân hàng đầu tư và phát triển khu vực Từ Sơn, vay nội bộ và vay của Bộ khoa học và công nghệ, do vậy mà chi phí lãi vay Nhà máy phải trả là rất lớn Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh khái quát tình hình
Biểu 1.1 MỘT SỐ CHỈ TIÊU VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2006
Giá vốn hàng bán Triệu đồng 24.802 31.912 7.110 28,66
Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 535 698 163 30,5
Số lượng lao động Người 358 302 -56 -15,64
Thu nhập bình quân 1 lao động ( 1 tháng)
(Nguồn : Phòng Tài chính Kế toán)
Qua biểu trên, chúng ta có thể thấy doanh thu của Nhà máy năm 2007 tăng 25,19% so với năm 2006, tương ứng là lợi nhuận năm 2007 tăng 30,5% so với năm 2006 Tốc độ tăng của lợi nhuận nhanh hơn so với tốc độ tăng của doanh thu Số lượng lao động năm 2007 giảm đi so với năm 2006 do tinh giản biên chế và thu nhập bình quân 1 lao động 1 tháng tăng 37,43% cho thấy hiệu quả của công tác tổ chức quản lý, phân công lao động góp phần tăng doanh thu, giảm chi phí Điều đó chứng tỏ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy trong 2 năm gần đây có hiệu quả bổ sung vào vốn chủ sở hữu, tăng thu nhập cho người lao động, cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên làm việc tại Nhà máy.
Biểu 1.2 MỘT SỐ SẢN PHẨM CỦA
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Sản phẩm Loại Cấp bền
Bu lông đặc biệt M12→M30 6.6→10.9 Đai ốc tinh M12→M30 5.8→9.8
( Nguồn: Phòng sản xuất kinh doanh) 1.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Nhà máy được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng Căn cứ vào các chức năng quản lý hành chính, dựa vào đặc điểm công nghệ, máy móc, thiết bị, đặc điểm lao động, tính chất của các công việc, bộ máy của Nhà máy gồm có :
+ Ban giám đốc ( 1 giám đốc, 2 phó giám đốc)
(Trước đây, Nhà máy có 6 phân xưởng và tổ chức riêng 1 ban kho để quản lý vật tư và thành phẩm, công cụ dụng cụ Do yêu cầu thu gọn bộ máy, nên đã có sự sáp nhập giữa các phân xưởng lại và cuối cùng còn 4 phân xưởng, ban kho trở thành một bộ phận của phòng sản xuất kinh doanh)
- Giám đốc nhà máy là người đứng đầu nhà máy, có quyền điều hành cao nhất, là đại diện pháp nhân của Nhà máy Phó Giám đốc, các phòng ban chức năng là người giúp việc cho Giám đốc Tất cả các phòng ban, phân xưởng đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Phó giám đốc là người giúp Giám đốc giám sát và điều hành sản xuất kỹ thuật, tài chính của nhà máy.
- Phòng tổ chức – hành chính là đơn vị trực thuộc Nhà máy, có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực: tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính quản trị, đào tạo, phục vụ, thực hiện chế độ chính sách và chăm sóc sức khoẻ người lao động, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy.
- Phòng kỹ thuật là đơn vị trực thuộc Nhà máy, có chức năng tham mưu cho Giám đốc về tổ chức quản lý các lĩnh vực khoa học - kỹ thuật, công nghệ và môi trường của Nhà máy theo các quy định của Nhà nước, bao gồm: công tác thiết kế và kỹ thuật công nghệ, môi trường và năng lượng Phòng kỹ thuật chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật - sản xuất.
- Phòng sản xuất kinh doanh là một đơn vị trực thuộc Nhà máy có chức năng tham mưu cho Giám đốc trên các lĩnh vực: sản xuất và kinh doanh, nghiên cứu thị trường, ký các hợp đồng sản xuất, cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả; tiếp nhận quản lý bảo quản các loại nguyên nhiên vật liệu, sản phẩm trong các kho vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm và thực hiện nhập xuất theo đúng quy định Phòng sản xuất kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc kinh tế.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của Nhà máy được tổ chức theo hình thức tập trung Nhà máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.
Sơ đồ 1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
CỦA NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Bộ máy kế toán gồm có tất cả 9 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 6 kế toán viên có chức năng riêng.
- Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các thông tin kế toán hiện đang áp dụng tại Nhà máy Kế toán trưởng có chức năng tổ chức mọi hoạt động kế toán của Nhà máy thuộc phạm vi và quyền hạn của mình, thu thập mọi thông tin liên quan đến các tài liệu công tác kế toán để lập các Báo cáo kế toán hàng quý, hàng năm.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ giúp việc, cố vấn cho kế toán trưởng chỉ đạo việc hạch toán và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành kế toán chi tiết vào Sổ cái, lập các Báo cáo tài chính.
- Kế toán hàng tồn kho (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm) đánh giá phân loại NVL, CCDC theo tính chất của từng loại, theo dõi tình hình nhập xuất NVL, CCDC, thành phẩm và giá trị thực tế của những lô hàng.
- Kế toán TSCĐ và nguồn vốn theo dõi tình hình biến động tăng hoặc giảm TSCĐ của Nhà máy và nguồn vốn, cách vào sổ sách kế toán, theo dõi tài sản về mặt giá trị và hiện vật, thông qua việc sử dụng nguồn vốn có hiệu quả hay chưa.
- Kế toán thanh toán và tiền lương có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ nhân viên, tính đúng đủ, kịp thời tiền lương, các khoản trích theo lương, khấu trừ lương cho cán bộ công nhân viên, quản lý chặt chẽ việc sử dụng và chi tiêu quỹ lương, phản ánh các khoản phải thu, phải trả của Nhà máy.
- Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ phản ánh đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình tăng giảm toàn bộ các loại vốn bằng tiền như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý số tiền có trong quỹ két của Nhà máy, phản ánh số hiện còn và tình hình tăng giảm của tiền mặt tại quỹ thông qua kiểm kê thường xuyên số tiền quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ kế toán.
- Kế toán chi phí và giá thành sản phẩm tập hợp và xác định đúng chi phí sản xuất, theo dõi chi tiết theo từng chi phí, đồng thời phản ánh giá trị thành phẩm nhập kho, xuất kho, sản phẩm tồn kho.
- Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình bán hàng, doanh thu, giá vốn cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối kỳ, nhân viên kế toán phụ trách phần hành này tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
- Kế toán thuế và bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ tính toán, theo dõi các khoản bảo hiểm phải trích, phải thu, phải nộp và các khoản lương của cán bộ công nhân viên được hưởng theo chế độ bảo hiểm xã hội quy định; kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, tính toán và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng và các công việc liên quan tới thuế GTGT theo quy định của luật thuế GTGT. Mặc dù có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các kế toán viên trong bộ phận kế toán, nhưng với quy mô doanh nghiệp không lớn như Nhà máy, một bộ máy kế toán cồng kềnh gồm 9 người là không thích hợp Thêm vào đó, phân công công việc giữa các nhân viên chưa đều ví dụ như kế toán TSCĐ và nguồn vốn Do tính chất của TSCĐ và nguồn vốn không biến động nhiều, ít nghiệp vụ phát sinh nên công việc của kế toán TSCĐ và nguồn vốn ít hơn so với các kế toán viên khác Sắp tới, Nhà máy sẽ tiến hành cổ phần hoá và theo như kế hoạch phòng tài chính kế toán sẽ gồm có 5 kế toán Bộ máy kế toán gồm 5 người sẽ thu gọn hơn và khi đã phân công, công việc giữa các kế toán viên sẽ hợp lý hơn.
1.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán
Trước đây, hình thức ghi sổ kế toán mà Nhà máy áp dụng là Nhật ký - chứng từ, sau đó chuyển sang sử dụng hình thức Nhật ký chung Hình thứcNhật ký chung thích hợp hơn đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ như
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt (Sổ Nhật ký bán hàng) Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, định kỳ (3,5,10 ngày) kế toán lấy số liệu trên Sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào Sổ cái liên quan Đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập cácBáo cáo tài chính
Sổ nhật ký chung Sổ ,thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký đặc biệt
Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC
NHẬT KÝ CHUNG TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Ghi chú : Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
1.2.3 Chính sách kế toán áp dụng tại Nhà máy
Chế độ tài chính kế toán của Nhà máy được áp dụng theo chế độ và quy định hiện hành Năm tài chính của Nhà máy bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 dương lịch và chấm dứt vào hết ngày 31 tháng 12 cùng năm, kỳ kế toán áp dụng tại Nhà máy là theo quý Đơn vị tiền tệ sử dụng để hạch toán tại Nhà máy thống nhất là đồng Việt Nam Nhà máy không phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
Trước đây, Nhà máy thực hiện kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Hiện nay, Nhà máy đang thực hiện kế toán theo hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
ĐẶC ĐIỂM CỦA THÀNH PHẨM, HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
2.1.1 Đặc điểm, phân loại thành phẩm và công tác quản lý thành phẩm của Nhà máy Quy chế Từ Sơn
2.1.1.1 Đặc điểm và phân loại thành phẩm
Sản phẩm của Nhà máy trải qua nhiều giai đoạn công nghệ, sản xuất phức tạp kiểu liên tục theo một trình tự và tiêu chuẩn nhất định Sản phẩm của giai đoạn này sẽ là đối tượng sản xuất của giai đoạn tiếp theo.
Phân xưởng dập nóng làm bu lông, đai ốc bán tinh và thô rồi nhập kho thành phẩm và kho bán thành phẩm.
Phân xưởng dập nguội làm các loại bu lông, đai ốc tinh rồi nhập kho thành phẩm và kho bán thành phẩm.
Phân xưởng mạ - lắp ráp lĩnh hàng ở kho bán thành phẩm đem nhúng kẽm, nhuộm đen, điện phân và lắp ráp thành bộ sản phẩm bulông, đai ốc, vòng đệm và các loại hàng hoá khác rồi nhập kho thành phẩm.
(Phân xưởng dụng cụ - cơ điện sản xuất khuôn cối, dụng cụ phục vụ sản xuất, sửa chữa máy móc thiết bị trong doanh nghiệp) Ở đây, sản phẩm được đem đi nhập kho thành phẩm từ phân xưởng dập nóng và phân xưởng dập nguội là những sản phẩm không qua mạ gọi là thành phẩm mộc Còn sản phẩm được đem đi nhập kho bán thành phẩm là những sản phẩm cần phải qua mạ để được thành phẩm gọi là bán thành phẩm Bán thành phẩm nếu được mạ nhuộm đen sẽ được thành phẩm nhuộm đen, nếu được mạ điện phân sẽ được thành phẩm điện phân, nếu được mạ nhúng kẽm sẽ được thành phẩm nhúng kẽm Thành phẩm mộc và bán thành phẩm khác nhau ở chỗ bán thành phẩm sẽ có kích cỡ rộng hơn một lượng nhất định đã được tính toán trước nhằm đảm bảo sau khi mạ (nhuộm đen, điện phân, nhúng kẽm) ta được thành phẩm có kích cỡ bằng kích cỡ của thành phẩm mộc và như vậy các chi tiết khi lắp ráp vẫn ăn khớp nhau.
Tóm lại, thành phẩm của Nhà máy Quy chế Từ Sơn gồm có 4 loại: thành phẩm mộc, thành phẩm điện phân, thành phẩm nhúng kẽm và thành phẩm nhuộm đen Trong mỗi loại thành phẩm lại chia ra thành nhiều nhóm với kích thước và cấp bền khác nhau.
2.1.1.2 Công tác quản lý thành phẩm
Sản xuất ra những thành phẩm tốt, có khả năng tiêu thụ cao là mục tiêu hàng đầu của Nhà máy Chính vì vậy mà công tác quản lý thành phẩm tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn được thực hiện chặt chẽ Nhà máy sản xuất dựa trên các đơn đặt hàng và trên cơ sở nghiên cứu thị trường, phòng sản xuất kinh doanh có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất và các phân xưởng phải hoàn thành kế hoạch đề ra
Về việc tính giá thành phẩm nhập kho, xuất kho, giá trị thực tế của thành phẩm được phòng kế toán kết hợp với các phân xưởng theo dõi, tập hợp chi phí để tính ra giá thành sản phẩm chi tiết theo từng loại Nhà máy áp dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá thành phẩm xuất kho, công thức:
Giá thực tế thành phẩm Giá thực tế thành Giá đơn vị tồn đầu kỳ + phẩm nhập trong kỳ Bình quân cả kỳ dự trữ Số lượng thành phẩm + Sản lượng thành tồn đầu kỳ phẩm nhập trong kỳNhà máy sử dụng phần mềm kế toán nên phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho sẽ khai báo từ đầu, chương trình sẽ tự động tính đơn giá xuất kho của thành phẩm theo phương pháp đã khai báo là phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Về công tác quản lý, vì số lượng, chủng loại sản phẩm của Nhà máy phong phú nên khối lượng công việc theo dõi thành phẩm là rất phức tạp Nhà máy đã thành công khi xây dựng một hệ thống mã hoá hoàn chỉnh cho các loại thành phẩm Các nhóm sản phẩm được phân loại theo từng mã hàng, trong đó có nhiều kích thước và cấp bền khác nhau Việc ứng dụng phần mềm kế toán Bravo 6.0 đã hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý thành phẩm với các mã hàng Ví dụ:
Biểu 2.1 MỘT SỐ MÃ VÀ MẶT HÀNG CỦA NHÀ MÁY
Mã Mặt hàng Mã Mặt hàng
BLMOC Bulông mộc BLDF Bulông điện phân
46M BL cấp bền 4.6 DF46M BL 4.6 điện phân
46M20 BL cấp bền 4.6 M20 DF46M16 BL 4.6 điện phân M16
46M20X55 BL cấp bền 4.6 M20x55 DF46M16X30 BL 4.6 điện phân M16x30 46M20X95 BL cấp bền 4.6 M20x95 DF46M16X90 BL 4.6 điện phân M16x90
46M22 BL cấp bền 4.6 M22 DF56M BL 5.6 điện phân
46M22X85 BL cấp bền 4.6 M22x85 DF56M14 BL 5.6 điện phân M14
46M22X90 BL cấp bền 4.6 M22x90 DF56M14X30 BL 5.6 điện phân M14x30
46M24 BL cấp bền 4.6 M24 DF56M16 BL 5.6 điện phân M16
46M24X65 BL cấp bền 4.6 M24x65 DF56M16X80 BL 5.6 điện phân M16x80 46M24X70 BL cấp bền 4.6 M24x70 DF66M BL 6.6 điện phân
46M24X80 BL cấp bền 4.6 M24x80 DF66M10 BL 6.6 điện phân M10 46M30 BL cấp bền 4.6 M30 DF66M10X30 BL 6.6 điện phân M10x3046M30X70 BL cấp bền 4.6 M30x70 DF66M10X80 BL 6.6 điện phân M10x8046M30X80 BL cấp bền 4.6 M30x80 DF66M10X90 BL 6.6 điện phân M10x90
2.1.2 Đặc điểm hoạt động tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh
2.1.2.1 Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất ra sản phẩm để thực hiện giá trị thành phẩm Doanh nghiệp phải chuyển giao sản phẩm đến tay khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán Đây là giai đoạn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhằm tái sản xuất kinh doanh và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đối với Nhà máy Quy chế Từ Sơn, tiêu thụ thành phẩm là khâu vô cùng quan trọng quyết định đến kết quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp Thị trường tiêu thụ của Nhà máy chủ yếu là các Công ty thiết bị điện, đơn vị sản xuất sửa chữa ôtô, xe máy, xe đạp, các Nhà máy đóng tàu Ngoài ra, khách hàng của Nhà máy còn có những đơn vị, xí nghiệp, doanh nghiệp nhỏ trong khu vực Khách hàng có thể mua thành phẩm mộc, thành phẩm đã được mạ và có những khách hàng mua bán thành phẩm từ Nhà máy để về mạ nhằm giảm chi phí Một số khách hàng truyền thống như: Công ty Huynđai Đông Anh, Công ty xây lắp điện 3, Công ty cổ phần xây lắp điện 1, Công ty cổ phần MEINFA, Nhà máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy thiết bị điện Đông Anh, Công ty Cổ phần cơ khí và xây lắp công nghiệp, Ước tính có khoảng hơn 25 đơn vị là khách hàng thường xuyên của Nhà máy, mua với số lượng lớn và tương đối ổn định Trong điều kiện đó, Nhà máy Quy chế Từ Sơn luôn phải đề ra các phương án để giữ chữ tín với khách hàng, không ngừng đẩy mạnh khối lượng sản phẩm tiêu thụ.
2.1.2.2 Các phương thức tiêu thụ thành phẩm, chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Nhà máy
* Các phương thức tiêu thụ thành phẩm và chính sách giá cả của Nhà máy Quy chế Từ Sơn:
Trong điều kiện hiện nay, công tác tiêu thụ thành phẩm được coi là một công tác rất quan trọng, nó quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp Do vậy để đẩy mạnh số lượng sản phẩm bán ra tăng lợi nhuận, Nhà máy đã có những phương thức bán hàng khác nhau phù hợp với những khách hàng khác nhau Bên cạnh đó, việc xác định giá bán là một nhân tố rất quan trọng đối với doanh nghiệp Giá bán biểu thị của việc bù đắp chi phí và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Đối với khách hàng, giá bán là biểu thị của chi phí bỏ ra Hiểu được mối quan hệ trên, Nhà máy đã cân nhắc và đưa giá bán phù hợp đảm bảo người mua có thể chấp nhận được
Với những khách hàng mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký (tức là bán theo phương thức bán buôn), Nhà máy luôn đề ra chính sách giá cả phù hợp trên cơ sở giá thị trường hoặc giá đã thoả thuận với khách hàng trong các hợp đồng mua bán trên cơ sở hai bên cùng có lợi để tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và duy trì mối quan hệ đó lâu dài Người mua đến phòng sản xuất kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng Phòng sản xuất kinh doanh tính giá bán, làm giấy báo giá gửi cho bên đặt hàng Bên mua chấp nhận giá, nếu số lượng và giá trị của đơn hàng lớn, hai bên ký hợp đồng kinh tế, còn nếu số lượng và giá trị của đơn hàng không nhiều thì hai bên có thể coi báo giá và đơn đặt hàng như là hợp đồng đã được thoả thuận Hiện tại, việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn chủ yếu là theo đơn đặt hàng Phương thức tiêu thụ này có ưu điểm là đảm bảo được khâu tiêu thụ sản phẩm, không bị tồn kho quá nhiều, không sợ không bán được hàng, không thu hồi được vốn Nhưng phương thức này cũng có nhược điểm là không chủ động được trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Nếu như đơn đặt hàng lớn và đột ngột thì Nhà máy nhiều khi không sản xuất kịp để bán và có thể không hoàn thành kịp thời hạn hợp đồng.
Ngày 09 tháng 11 năm 2007, Công ty cổ phần MEINFA gửi đơn đặt hàng đến Nhà máy Quy chế Từ Sơn.
Biểu 2.2 Mẫu đơn đặt hàng khách hàng gửi tới Nhà máy
CÔNG TY CỔ PHẦN MEINFA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thái Nguyên, ngày 09 tháng 11 năm2007 ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kính gửi : NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN Địa chỉ : Thị trấn Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh Điện thoại : 0241.743710 FAX: 0241 832467
Căn cứ vào nhu cầu của Công ty, chúng tôi xin gửi tới quý công ty đơn đặt hàng cụ thể như sau:
STT Tên vật tư, quy cách KTh ĐVT Số lượng Tiến độ cấp Ghi chú
1 BL cấp bền 6.6M12x25 Cái 4.500 Trong T12/2007
3 Đ/ốc nửa tinh C45M18x9 Cái 6.300 Trong T12/2007
4 Vòng đệm vênh D18 Cái 6.300 Trong T12/2007
- Chất lượng: Hàng đạt cấp bền và theo tiêu chuẩn.
- Đóng gói: Hàng được đóng trong bao tải dứa.
- Địa điểm giao hàng: tại quý công ty
- Thanh toán: trong vòng 30 ngày kể từ ngày bên mua hoàn thành việc nhận hàng.
Nếu hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng như yêu cầu thì bên mua có quyền từ chối nhận hàng và bên bán chịu mọi chi phí phát sinh.
Xác nhận của bên bán Công ty cổ phần MEINFA
Phòng sản xuất kinh doanh Nhà máy Quy chế Từ Sơn tính giá và gửi báo giá đến Công ty Cổ phần MEINFA – Thái Nguyên
Biểu 2.3 Mẫu báo giá Nhà máy gửi tới khách hàng
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Phòng sản xuất kinh doanh : TEL: 0241 760019 FAX: 0241 832467
Thị trấn Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh
Km 18 Quốc lộ 1A Hà Nội - Lạng Sơn
Số 7355B/BG-SXKD Từ Sơn, ngày 11 tháng 11 năm 2007
Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN MEINFA
- Căn cứ vào nhu cầu bulông ngày 09 tháng 11 năm 2007 của quý công ty.
- Nhà máy Quy chế Từ Sơn xin thông báo giá từng mặt hàng như sau:
STT Tên quy cách Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá (đ/đvt)
Tổng cộng 25.893.000 VND Thuế GTGT 5% 1.294.650 VND Tổng giá trị thanh toán 27.187.650 VND
+ Bulông sản xuất theo TCVN 1892-76, 1889-76
+ Đai ốc sản xuất theo TCVN 1905-76, 1897-76
+ Hàng mộc, đóng bao tải dứa.
+ Giao hàng có chứng chỉ của nhà sản xuất.
- Tiến độ giao hàng: Giao hàng sau 15 ngày kể từ ngày nhận được tiền tạm ứng.
- Điạ điểm giao nhận hàng: tại kho Nhà máy Quy chế Từ Sơn
- Hình thức thanh toán: tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản vào tài khoản
TK số: 421101-000304 Ngân hàng NN&PTNT Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Tỉnh Bắc Ninh
+ Tạm ứng trước 30% giá trị đơn hàng để triển khai sản xuất.
+ Thanh toán 100% giá trị còn lại trong vòng 30 ngày kể từ ngày bên mua hoàn thành việc nhận hàng.
+ Báo giá có hiệu lực trong vòng 10 ngày kể từ ngày 11 tháng 11 năm 2007. Rất mong nhận được ý kiến trả lời từ Quý Công ty bằng việc ký tên đóng dấu và FAX lại cho Nhà máy chúng tôi.
Xin trân trọng cám ơn.
Xác nhận của bên mua NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Nhà máy có tổ chức một bộ phận bán hàng thuộc phòng sản xuất kinh doanh để bán sản phẩm cho các khách hàng trực tiếp đến mua tại Nhà máy với số lượng nhỏ lẻ, giá bán áp dụng với những khách mua lẻ là giá bán lẻ được đặt ra dựa trên cơ sở chi phí sản xuất và giá cả trên thị trường Sau khi giao hàng cho khách và trực tiếp thu tiền của khách, nhân viên bán hàng sẽ nộp lại tiền cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt viết phiếu thu Tuy nhiên hình thức bán lẻ không nhiều mà chủ yếu là tiêu thụ (bán buôn) qua các đơn đặt
Khách hàng đến mua sản phẩm tại Nhà máy có thể tự vận chuyển hoặc Nhà máy sẽ vận chuyển đến giao tận nơi nếu như khách hàng có yêu cầu và số lượng vận chuyển là lớn.
Trong quá trình tiêu thụ, Nhà máy đã áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đồng thời cũng là cách thu hút khách hàng của Nhà máy.
KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
2.2.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm
Nhà máy áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế suất là 5%, toàn bộ doanh thu bán hàng là doanh thu không có thuế GTGT.
Tài khoản được sử dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm tạiNhà máy là:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này được chi tiết ra:
+ TK 5111: Doanh thu bán vật tư, hàng hoá.
+ TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm.
Tài khoản 511 được chi tiết ra 2 tài khoản như vậy bởi vì, bên cạnh việc bán sản phẩm sản xuất ra là chủ yếu thì Nhà máy còn bán thép các loại và xỉ kẽm.
Nhà máy không sử dụng các TK 521, TK531, TK 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.1.2 Chứng từ sử dụng Đối với phương thức bán hàng thu tiền ngay, chứng từ sử dụng là Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của ngân hàng. Khách hàng đến mua hàng phải có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế và đến phòng sản xuất kinh doanh của Nhà máy làm thủ tục ban đầu cho việc mua bán Phòng sản xuất kinh doanh căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và tiến hành xuất kho thành phẩm để viết Hoá đơn GTGT và Phiếu xuất kho cho khách hàng Trên Hoá đơn GTGT ghi rõ: tên, địa chỉ, mã số thuế của Nhà máy (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì ghi thêm số tài khoản ngân hàng), đơn vị tính, số lượng, đơn giá của thành phẩm bán ra, ký vào hoá đơn và chuyển cho giám đốc ký duyệt Khách hàng cầm Hoá đơn GTGT và Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ đến phòng kế toán để nộp tiền, kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập Phiếu thu, Phiếu thu lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): liên 1 lưu tại quyển, liên 2 chuyển cho người nộp tiền, liên 3 dùng để luân chuyển chứng từ và ghi sổ Thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký vàoPhiếu thu, đóng dấu đã thu tiền Sau đó người mua hàng cầm Hoá đơn GTGT,Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2) xuống kho để nhận hàng Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền tiến
KH Phòng SXKDGiám đốc Kế toán T.toánThủ quỹ Thủ kho Kế toán t.thụ
HĐ GTGT,phiếu XK Ký duyệt Lập phiếu thu Thu tiền Xuất hàng Ghi sổ căn cứ vào Phiếu xuất kho tiến hành ghi thẻ kho cho từng loại thành phẩm xuất kho và chuyển Hoá đơn GTGT (liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán để kế toán tính và ghi sổ các chỉ tiêu giá vốn hàng bán và doanh thu tiêu thụ.
Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng và bán hàng thu tiền ngay Đối với phương thức bán hàng trả chậm thì việc lập và luân chuyển chứng từ cũng được tiến hành tương tự như trên Chỉ khác khi khách hàng đến phòng kế toán, thay vì viết Phiếu thu, kế toán thanh toán sẽ viết cho khách hàng một Giấy nợ ghi rõ thời hạn thanh toán và không có bước thủ quỹ thu tiền Đơn đặt hàng hoặc
Kế toán T.toán Kế toán t.thụ
HĐ GTGT,phiếu XK Ký duyệt Viết giấy nợ Xuất hàng Ghi sổ Đơn đặt hàng hoặc HĐKT
Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng và bán hàng trả chậm
Hàng ngày, kế toán tiêu thụ khi nhận được Hoá đơn GTGT tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, máy sẽ tự động vào Sổ Nhật ký bán hàng và Sổ chi tiết bán hàng.
Ví dụ: Ngày 03 tháng 12 năm 2007, kế toán nhận được Hoá đơn số
0020409 và nhập dữ liệu vào máy tính Máy sẽ xử lý dữ liệu và tự động vào
Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng và sau đó vào Sổ cái tài khoản doanh thu
Biểu 2.4 Mẫu hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG LR/2007B
Ngày 03 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Nhà máy Quy chế Từ Sơn Địa chỉ : Thị trấn Từ Sơn - Huyện Từ Sơn - Bắc Ninh
Số tài khoản : 421101-000 304 tại Ngân hàng NN&PTNT Từ Sơn - Bắc
Họ tên người mua hàng : Trịnh Tuấn Sơn Đơn vị : Công ty Cổ phần MEINFA Địa chỉ : Sông Công – Thái Nguyên
Số tài khoản : 102010000442248 tại Ngân hàng Công thương Sông Công –
Thái Nguyên Hình thức thanh toán: MST: 4600283621
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
Tổng giá trị thanh toán 27.187.650 VND
Số tiền (bằng chữ): Hai mươi bẩy triệu, một trăm tám mươi bẩy ngàn, sáu trăm năm mươi đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.5 Sổ nhật ký bán hàng
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK
131 Ghi có các tài khoản
Số hiệu ngày TK 5111 TK5112 TK 3331
0020408 01/12 Cty TNHH TM Đăng Khoa mua đai ốc 5.636.400 5.368.000 268.400
0020409 03/12 Cty CP MEINFA mua BL, đai ốc, vòng đệm 27.187.650 25.893.000 1.294.650
0020410 03/12 Cty CP xây lắp điện 1 mua bộ 5 chi tiết nhúng kẽm 11.754.113 11.194.394 559.719
0020411 03/12 Cty cổ phần xây lắp điện 1 mua BL 11.750.424 11.190.880 559.544
0020412 03/12 Cty CP xây dựng Thành Đông 12.312.300 11.726.000 586.300
0020414 03/12 Nhà máy cơ khí Yên Viên mua thép 71.487.465 68.083.300 3.404.165
0020415 03/12 Truyền tải điện Thanh Hoá mua BL 1.109.451 1.056.620 52.831
0020416 04/12 Anh Nguyễn Văn Hùng mua BL mộc 811.793 773.136 38.657
0020417 04/12 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua BL 11.832.969 11.369.494 563.475
0020418 05/12 Cty TNHH TM Đăng Khoa mua BL 61.285.686 58.367.320 2.918.366
0020419 05/12 Ông Nguyễn Văn Đức mua BL 332.756 316.910 15.846
Biểu 2.6 Sổ chi tiết bán hàng – Hàng mộc
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: Thành phẩm mộc
Ngày Số chứng từ Diễn giải TK ĐƯ
Thuế Tổng tiền thanh toán Chiết
Số khấu lượng Đơn giá Thành tiền
Cty CP MEINFA mua BL cấp bền
Cty CP MEINFA mua Đ/ốc tinh C35M14x8(S19) (OC45M18X9) 131 9.500 810 7.695.000 384.750 8.079.750 03/1
Cty CP MEINFA mua Đ/ốc nửa tinh C45M18x9 (OC45M18X9) 131 6.300 1.760 11.088.000 554.400 11.642.400 03/1
Cty CP MEINFA mua vòng đệm vênh D18 (VDVD18) 131 6.300 250 1.575.000 78.750 1.653.750
1Cty CP xây lắp điện 1 mua BL cấp bền 5.6M16x65 (56M16X65) 131 3.041 3.680 11.190.880 559.544 11.750.424
Truyền tải điện Thanh Hoá mua
Anh Nguyễn Văn Hùng mua BL cấp bền 8.8M22x70 (88M22X70) 131 72 10.738 773.136 38.657 811.793 04/1
Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua BL cấp bền 5.6M20x50 131 1.503 7.498 11.269.494 563.475 11.832.969 05/1
Cty TNHH TM Đăng Khoa mua
9 Ông Nguyễn Văn Đức mua BL cấp bền 6.6M10x30 (66M10X30) 131 43 7.370 316.910 15.846 332.756
Cty CP XD số 2 Vinaconex mua
Biểu 2.7 Sổ cái tài khoản 511
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Diễn giải TK đối ứng
01/12 0020408 Cty TNHH TM Đăng Khoa mua đai ốc
03/12 0020409 Cty CP MEINFA mua BL, đai ốc, vòng đệm
03/12 0020414 Nhà máy cơ khí Yên
28/12 0020712 Xí nghiệp vật tư cơ khí Việt Anh mua thép
TM thép Bách Thắng mua phế liệu
TM thép Bách Thắng mua thép
31/12 KC Kết chuyển doanh thu 511→ 911 3.652.771.848
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Ngoài sổ cái theo dõi doanh thu bán các thành phẩm và vật tư, hàng hoá, Nhà máy còn mở các sổ chi tiết theo dõi doanh thu cho từng loại thành phẩm.
Biểu 2.8 Sổ chi tiết tài khoản 5112 – Hàng mộc
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản: 5112- Doanh thu bán các thành phẩm
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh
BL, đai ốc, vòng đệm
03/12 0020411 Cty cổ phần xây lắp điện 1 mua BL
04/12 0020416 Anh Nguyễn Văn Hùng mua BL
04/12 0020417 Nhà máy thiết bị điện Đông Anh mua BL
31/12 KC Kết chuyển doanh thu
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Cuối kỳ, từ các Sổ chi tiết bán hàng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng và so sánh với số liệu trên Sổ cái TK 511.
2.2.2 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Nhà máy Quy chế Từ Sơn chủ yếu tiêu thụ theo phương thức bán theo hợp đồng và đơn đặt hàng của khách hàng với số lượng lớn, không nhiều khách hàng nhỏ lẻ Do vậy Nhà máy có quan hệ mật thiết với khách hàng của mình Nhà máy thường cho khách hàng hưởng một hình thức thanh toán khá rộng rãi (30 ngày) nếu khách hàng quen và mua với số lượng lớn Việc thu hồi vốn để tái sản xuất mở rộng cũng rất quan trọng với doanh nghiệp nên Nhà máy phải quản lý việc thanh toán một cách chặt chẽ, không để khách hàng chiếm dụng vốn lâu mà vẫn tạo mối làm ăn lâu dài.
Hạch toán các khoản phải thu khách hàng, Nhà máy sử dụng tài khoản
131 - Phải thu khách hàng Tài khoản này có thể có số dư bên nợ hoặc bên có hoặc cả hai bên.
Kế toán mở Sổ chi tiết thanh toán cho từng khách hàng lớn và các khách hàng vãng lai, theo dõi từng lần nợ, từng lần thanh toán và số còn phải trả. Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Giấy nợ, Phiếu thu hoặc Giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 131 - phải thu khách hàng mở chi tiết cho từng khách hàng
Ngày 03/12/2007, kế toán nhận được hoá đơn GTGT số 0020409, nhập vào máy, máy xử lý dữ liệu và vào sổ chi tiết tài khoản 131 đối với khách hàng là công ty cổ phần MEINFA.
Biểu 2.9 Sổ chi tiết tài khoản 131 – Cty CP MEINFA
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng: CTCPMIF – Công ty cổ phần MEINFA Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
0020409 Mua bu lông, đai ốc, vòng đệm
H002 Bù trừ tiền mua hàng 331 27.187.650
PT621 Khách hàng trả tiền mua
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Cùng với việc vào Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, khi nhập chứng từ vào máy, máy tính sẽ xử lý dữ liệu và vào Sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung và Sổ cái TK 131.
Biểu 2.10 Sổ cái tài khoản 131
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng
Diễn giải Mã đối tượng TK ĐƯ
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Cuối kỳ, từ các Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, kế toán tính ra tổng số phát sinh đối ứng nợ, có của TK 131 của từng khách hàng, lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng và đối chiếu số liệu với Sổ cái TK
Biểu 2.11 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng Dư đầu Phát sinh Dư cuối
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
CTCPCDUB CT CP cơ điện Uông Bí 5.500.000 13.881.000 8.381.000
CTCPTP CT CP Thành Phát 71.955.623 10.225.380 82.181.003
CTCPXDTD CT CP xây dựng Thành Đông 5.000.000 12.312.300 7.312.300
CTXLD1 CT CP xây lắp điện 1 225.489.426 388.303.001 108.880.640 504.911.787
CTCPTMVTVTC CT CP TM và tư vấn Tân Cơ 10.386.560 80.386.560 70.000.000
CTDTHL CT TNHH 1 TV đóng tàu Hạ
CTCPXLCN CT CP cơ khí và xây lắp công nghiệp 210.571.655 210.571.655
2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Kế toán sử dụng tài khoản TK 632 để hạch toán giá vốn hàng bán Tài khoản này được mở chi tiết thành 2 tiểu khoản:
- TK 6321 – Giá vốn hàng bán của hàng hoá
- TK 6322 – Giá vốn hàng bán của thành phẩm
Hiện tại, để tính giá vốn thành phẩm xuất bán, Nhà máy sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Do đặc điểm của phần mềm kế toán mà Nhà máy đang áp dụng, hàng ngày kế toán chỉ theo dõi thành phẩm xuất bán về mặt số lượng nhập, xuất Đến cuối tháng, căn cứ vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu số lượng thực nhập, thực xuất có khớp đúng không Sau đó, kế toán tiêu thụ sẽ tính được giá vốn của thành phẩm xuất bán Để tính được giá vốn của thành phẩm xuất bán đến cuối tháng, kế toán chỉ cần vào phân hệ kế toán Hàng tồn kho và chạy “Tính giá trung bình”, máy tính sẽ tự động tính ra giá vốn hàng bán đơn vị bình quân cho các thành phẩm.
Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT được chuyển đến, kế toán tiêu thụ nhập số liệu vào máy, máy tính sẽ tự động cập nhật vào
Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ cái TK 632 và Sổ cái của các tài khoản liên quan khác như TK 155, TK 911.
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho cho hoá đơn GTGT 0020409 số phiếu xuất 003/12, kế toán nhập dữ liệu vào máy, máy tính xử lý dữ liệu và vào sổ cái TK 632.
Biểu số 2.12 Mẫu phiếu xuất kho
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Số: 003/12 Người nhận hàng: Nguyễn Thị Lan Hương - Bộ phận: phòng sản xuất kinh doanh
Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty Cổ phần MEINFA.
Xuất tại kho: Thành phẩm mộc (TP 1551)
STT Mặt hàng Mã Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
4 Vòng đệm vênh D18 VDVD18 Cái 6.300 6.300 193 1.215.900
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười chín triệu, một trăm hai mươi lăm ngàn chín trăm đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo: 01.
Người lập phiếu Người lĩnh Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu 2.13 Sổ cái tài khoản 632
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán
03/12 003/12 Cty CP MEINFA mua BL, đai ốc, vòng đệm
03/12 004/12 Cty CP xây lắp điện mua bộ BL
03/12 005/12 Cty CP xây lắp điện mua bộ BL
03/12 008/12 Cty CP xây dựng Thành Đông mua ĐÔ
31/12 267/12 Cty TNHH SX và TM thép Bách Thắng mua thép
31/12 KC Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 → 911
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Cùng với việc vào sổ cái tài khoản 632, kế toán còn theo dõi tình hình tiêu thụ đối với từng loại thành phẩm thông qua các sổ chi tiết.
Biểu 2.14 Sổ chi tiết tài khoản 6322 – Hàng mộc
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản: 6322 – Giá vốn hàng bán của thành phẩm
03/12 003/12 Cty CP MEINFA mua BL, đai ốc, vòng đệm
03/12 005/12 Cty CP xây lắp điện mua bộ BL
04/12 036/12 Anh Nguyễn Văn Hùng mua BL
31/12 KC Kết chuyển giá vốn hàng bán 6322 → 911
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Hiện tại, Nhà máy Quy chế Từ Sơn tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Vì vậy, cùng với việc theo dõi và phản ánh giá vốn, doanh thu, kế toán còn phải hạch toán thuế GTGT với mức các mức thuế suất tương ứng là 5%, 10%. Trong đó, sản phẩm của Nhà máy chủ yếu phải chịu mức thuế suất 5% Nhà máy luôn hiểu rõ trách nhiệm của Nhà máy đối với Ngân sách là phải hạch toán đúng và đủ, từ đó nộp thuế kịp thời cho Ngân sách Nhà nước Nhà máy luôn chấp hành đầy đủ việc kê khai thuế và nộp thuế đầy đủ, chính xác.
Thuế GTGT phải nộp được tính theo công thức sau:
Thuế Thuế GTGT Thuế GTGT Thuế GTGT
GTGT = còn phải nộp + đầu ra phải - đầu vào được phải nộp đầu tháng nộp trong kỳ khấu trừ
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình nộp thuế với Nhà nước, kế toán sử dụng tài khoản:
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng Đối với chi phí bán hàng, Nhà máy Quy chế Từ Sơn bán hàng chủ yếu theo đơn đặt hàng và hợp đồng, ít bán lẻ sản phẩm ra thị trường Do đó, Nhà máy cũng không thực sự chú trọng tới việc tiếp thị, quảng cáo các sản phẩm của mình Chi phí bán hàng của Nhà máy gồm các khoản sau: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành và chi phí bằng tiền khác.
2.3.1.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán kế toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản TK
641 – Chi phí bán hàng Tài khoản này được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí, cụ thể như sau:
- TK 6411 – Chi phí nhân viên
- TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì
- TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6415 – Chi phí bảo hành
- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác
Khi nhận được hoá đơn, chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: các Bảng tính phân bổ tiền lương, BHXH, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, các Hoá đơn chứng từ Phiếu chi kế toán cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cái TK 641
Biểu 2.21 Sổ cái tài khoản 641
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản : 641 – Chi phí bán hàng
31/12 PB Hao mòn TSCĐ hữu hình
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Để theo dõi một cách cụ thể, rõ ràng đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, kế toán mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng khoản mục phát sinh: tiền mặt, khấu hao TSCĐ, NVL, CCDC, lương nhân viên.
Biểu 2.22 Sổ chi tiết tài khoản 641 – CPBH trả bằng tiền mặt
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
SỔ CHI TIẾT Tháng 12 năm 2007
Tài khoản : 641 – Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng phải trả bằng tiền mặt
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
06/12 1462 Khuyến mại tiêu thụ sản phẩm 111 490.000
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một trong những khoản chi phí lớn của Nhà máy Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất cứ hoạt động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp của Nhà máy gồm các khoản: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế phí lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
2.3.2.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản
642 – chi phí quản lý doanh nghiệp, tài khoản này được chi tiết theo từng khoản mục, cụ thể như sau:
- TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý
- TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng
- TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí
- TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác
Cũng giống như chi phí bán hàng, căn cứ vào các chứng từ có liên quan như: Bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Phiếu chi kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy, sau khi dữ liệu được nhập vào máy, chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu lên Nhật ký chung và Sổ cái TK 642.
Biểu 2.23 Sổ cái tài khoản 642
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản : 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
12/12 1499 Mua bảo hiểm xe ôtô 111 4.220.000
31/12 PB Phân bổ khấu hao TSCĐ 214 23.698.237
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Biểu 2.24 Sổ chi tiết tài khoản 642-CP khấu hao TSCĐ
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
SỔ CHI TIẾT Tháng 12 năm 2007
Tài khoản : 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí khấu hao TSCĐ Chứng từ
31/12 PB Phân bổ khấu hao tài sản - 2111 214 15.071.625
31/12 PB Phân bổ khấu hao tài sản - 2113 214 7.336.000
31/12 PB Phân bổ khấu hao tài sản - 2114 214 1.290.612
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
2.3.3 Kế toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính
Tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn, kế toán sử dụng tài khoản TK 635 – Chi phí tài chính và TK 515 – Doanh thu tài chính để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tài chính Tuy nhiên, tại Nhà máy rất ít khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu tài chính nên TK 515 không thường xuyên được sử dụng Hàng tháng, kế toán sử dụng TK 635 để hạch toán các khoản chi phí lãi vay.
Biểu 2.25 Sổ cái tài khoản 635
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản : 635 – Chi phí tài chính
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
No&PTNN Từ Sơn 1121 134.848.210 31/12 Lãi vay vốn lưu động 33612 17.500.000
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
2.3.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh được mở để hạch toán kết quả kinh doanh tại Nhà máy để tính lãi lỗ trong tháng.
Hiện nay với phần mềm kế toán Bravo 6.0, kế toán tại Nhà máy thực hiện các bút toán kết chuyển tự động vào cuối kỳ Mỗi một bút toán kết chuyển tự động đều được cập nhật vào Sổ Nhật ký chung và các Sổ cái có liên quan như: Sổ cái TK 511, Sổ cái TK 632, Sổ cái TK 635, Sổ cái TK 641, Sổ cái TK 642, Sổ cái TK 911.
2.3.4.2 Trình tự xác định kết quả kinh doanh
Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh có thể khái quát lại như sau:
- Kết chuyển doanh thu bán vật tư, hàng hoá trong kỳ
- Kết chuyển doanh thu bán thành phẩm trong kỳ
- Kết chuyển giá vốn vật tư, hàng hoá bán trong kỳ
- Kết chuyển giá vốn thành phẩm bán trong kỳ
- Kết chuyển chi phí tài chính trong kỳ
- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ
- Xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
Biểu 2.26 Sổ cái tài khoản 911
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Tài khoản : 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
31/12 KC Kết chuyển 5112 → 911 5112 2.791.375.048 31/12 KC Kết chuyển 6321 → 911 6321 582.865.412
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Căn cứ vào sổ liệu trên Sổ cái các tài khoản, Bảng cân đối phát sinh được lập vào cuối kỳ để đối chiếu với Sổ cái, kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ của Nhà máy Cuối năm, kế toán lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của cả năm.
Biểu 2.27 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Chỉ tiêu Mã Thuyết minh Năm nay Năm trước
1.Doanh thu bán hàng và CCDV 01 VI.25 37.820.187.000 30.210.563.000
2.Các khoản giảm trừ doanh thu 02
3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01–02) 10 37.820.187.000 30.210.563.000
4.Giá vốn hàng bán 11 VI.27 31.912.348.000 24.802.614.100
5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 - 11) 20 5.907.839.000 5.407.948.900
6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26
- Trong đó: Lãi vay phải trả 22
9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 2.790.485.140 2.564.332.484
10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30 = 20 + (21 – 22) – (24 +
14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
15.Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 271.591.753 208.055.553
16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30
17.Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 50
18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70
Biểu 2.28 Sổ nhật ký chung
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Diễn giải TK Phát sinh
Số trang trước chuyến sang
01/12 PT602 Cty TNHH TM Đăng
Khoa trả tiền mua BL
3.638.080 01/12 001/12 Xuất kho thành phẩm mộc bán hàng cho Cty TNHH
01/12 BC 282 Cty CP cơ điện Uông Bí trả tiền mua BL
8.381.000 01/12 BC 283 Cty CP cơ khí Tân Cơ trả tiền mua BL
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
Nhận xét chung về kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả
Bước sang nền kinh tế thị trường, khi mà những doanh nghiệp Nhà nước gặp vô vàn những khó khăn trong thị trường cạnh tranh đầy thách thức như hiện nay (các doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán độc lập, không còn sự bao cấp của Nhà nước) thì Nhà máy vẫn đứng vững và ngày càng phát triển bền vững Doanh thu và lợi nhuận của Nhà máy tăng lên qua các năm, thu nhập của người lao động theo đó cũng được cải thiện, số lượng khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với Nhà máy ngày càng nhiều Đó là kết quả của sự cố gằng và nỗ lực lâu dài của toàn thể ban Giám đốc và của sự lao động tích cực của các cán bộ nhân viên trong Nhà máy.
Có thể nói rằng, để có thể tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp để nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày nay Doanh thu bán hàng là nguồn thu nhập, do vậy Nhà máy ý thức được tầm quan trọng của công tác tiêu thụ và luôn đặt nhiệm vụ tổ chức tốt công tác tiêu thụ lên hàng đầu Để thực hiện mục tiêu này, Nhà máy đã tổ chức một bộ máy kế toán nhạy bén với nhiệm vụ, cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ hỗ trợ cho công tác quản lý của ban lãnh đạo Nhà máy Đặc biệt là bộ phận kế toán tiêu thụ đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc phản ánh tình hình tiêu thụ một cách chi tiết về số lượng, doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và đã trở thành một công cụ đắc lực giúp ban lãnh đạo Nhà máy ra quyết định kinh doanh một cách đúng đắn
Qua thời gian thực tập tìm hiểu, nghiên cứu tiếp cận thực tế sản xuất và thực tế công tác kế toán tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn, em xin có một số nhận xét về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy như sau:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức có sự phân công phân nhiệm rõ ràng Cán bộ phòng kế toán đều là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình được bố trí công việc hợp lý, phù hợp với năng lực của từng người, không những thế cán bộ kế toán Nhà máy còn không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao.
- Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: việc xây dựng hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản của Nhà máy được vận dụng đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Chứng từ được tổ chức hợp lý, ghi chép đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ sách của Nhà máy được tổ chức chặt chẽ, thuận tiện cho quá trình ghi chép và lập Báo cáo tài chính, các tài khoản được chi tiết đến cấp 4 nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán Về kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh nói riêng, nhằm đảm bảo cho việc hạch toán doanh thu bán các thành phẩm và giá vốn thành phẩm bán ra được cụ thể, kế toán đã tổ chức hệ thống sổ chi tiết theo từng mặt hàng: thành phẩm mộc, thành phẩm nhuộm đen, thành phẩm điện phân và thành phẩm nhúng kẽm Điều này đã giúp cho ban lãnh đạo Nhà máy nắm bắt được nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng loại thành phẩm để từ đó có quyết định hợp lý về tổ chức sản xuất cũng như đầu tư công nghệ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Về việc ứng dụng công nghệ thông tin: hiện nay Nhà máy sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.0, phần mềm kế toán này được thiết kế phù hợp với đặc điểm hạch toán kế toán tại Nhà máy Trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nhờ áp dụng kế toán máy, Nhà máy đã xây dựng được bảng mã thành phẩm cho từng loại thành phẩm theo tên gọi, quy cách Việc xây dựng bảng mã thành phẩm góp phần không nhỏ vào công tác quản lý thành phẩm và công tác kế toán thành phẩm tại Nhà máy.
- Về công tác theo dõi công nợ: kế toán tiêu thụ quản lý chặt chẽ lượng thành phẩm tiêu thụ và các khoản phải thu khách hàng Có sự phối hợp và đối chiếu giữa kế toán tiêu thụ và kế toán theo dõi các khoản phải thu của khách hàng Các khoản phải thu được quản lý chi tiết, chặt chẽ theo từng khách hàng Hàng quý, trước khi lập Báo cáo Tài chính, Nhà máy luôn gửi thư xác nhận nợ tới các khách hàng nhằm đảm bảo số liệu chính xác, đầy đủ.
- Về xác định kết quả kinh doanh: việc xác định kết quả kinh doanh của Nhà máy được tiến hành vào cuối mỗi quý một cách chính xác và kịp thời. Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các khoản chi hợp lý và tiết kiệm.
3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại
Nhìn chung, công tác kế toán của Nhà máy được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả tuân thủ chế độ kế toán Tuy nhiên, do những nguyên nhân khách quan và chủ quan mà công tác kế toán vẫn còn một số điểm chưa hoàn thiện.
- Về việc kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: hiện nay ở Nhà máy Quy chế Từ Sơn không theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu là hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại. Ở Nhà máy hầu như không xuất hiện trường hợp khách hàng trả lại hàng bán hay giảm giá hàng bán do hàng bị kém phẩm chất Tuy nhiên, trong quá trình sản xuất kinh doanh không thể đảm bảo chắc chắn rằng sản phẩm cung cấp trên thị trường là đạt tiêu chuẩn Khi khách hàng mua phải sản phẩm kém phẩm chất thì việc trả lại và giảm giá hàng bán là điều không thể tránh khỏi.
Vì vậy, Nhà máy cần theo dõi các nghiệp vụ trả lại cũng như giảm giá hàng bán ra.
Bên cạnh đó, khuyến mại bằng tiền là một trong những biện pháp củaNhà máy nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu tiêu thụ Đối với những khách hàng mua sản phẩm của Nhà máy với khối lượng lớn, trị giá hàng mua khuyến mại này được hạch toán vào chi phí bán hàng Như vậy là không đúng, vì thực chất đây là một khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Điều này làm sai về nội dung của chi phí bán hàng và tính chính xác của doanh thu bán hàng và cung dịch vụ trong kỳ.
- Về việc kế toán doanh thu tiêu thụ nội bộ: ngoài việc xuất thành phẩm bán cho các khách hàng, thành phẩm còn được xuất sử dụng cho các nhu cầu nội bộ công ty như sửa chữa nội bộ, giới thiệu sản phẩm Theo quy định, trường hợp xuất sử dụng nội bộ phải được theo dõi trên tài khoản 512 – Doanh thu tiêu thụ nội bộ Nhưng hiện nay, Nhà máy không sử dụng tài khoản 512 để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế này mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí liên quan như 627, 641, 642.
Ví dụ: ngày 03/12, Nhà máy xuất kho thành phẩm mộc phục vụ cho việc sửa chữa ôtô chở hàng, nghiệp vụ này được hạch toán:
(Mà thực chất đây được coi là tiêu thụ nội bộ và phải được hạch toán như sau:
Kế toán doanh thu tiêu thụ nội bộ như vậy không ảnh hưởng đến việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ nhưng lại cung cấp thông tin không chính xác về giá vốn hàng bán và doanh thu tiêu thụ nội bộ.
- Về phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho tiêu thụ: Nhà máy sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá thành phẩm xuất kho. Phương pháp này tuy có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng việc tính toán bị dồn vào cuối kỳ gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung Mặc dù có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nhưng phương pháp này không thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại thành phẩm và số lần nhập, xuất của mỗi thành phẩm nhiều như Nhà máy Quy chế Từ Sơn.
- Về việc thu hồi nợ của khách hàng: do khách hàng của Nhà máy chủ yếu là khách quen, có quan hệ làm ăn lâu dài nên việc mua chịu xảy ra rất thường xuyên, nhiều khoản phải thu của khách hàng đến cuối năm 2007 là rất lớn, như công ty Huynđai nợ lên đến hơn 4 tỷ đồng Điều này làm ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của Nhà máy do Nhà máy phải thường xuyên đi vay vốn của ngân hàng nên việc bị chiếm dụng vốn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc tăng lượng vốn đi vay, làm tăng đáng kể chi phí lãi vay, ảnh hưởng đến lợi nhuận của Nhà máy.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn
và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh
Sự thành bại của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp nghiệp vụ phát sinh bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin đầy đủ,
Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh có vai trò quan trọng trong công tác kế toán của Nhà máy Bởi phần hành này phản ánh một cách trực tiếp các thông tin về sản phẩm, khách hàng, thị trường tiêu thụ, khả năng bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận trong kỳ Bất kỳ một sự hạn chế nào trong công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh đều ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán tại doanh nghiệp Do vậy việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là hết sức cần thiết.
Hoàn thiện là cần thiết và tất yếu, nhưng để đảm bảo tính khoa học trong việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh thì các biện pháp hoàn thiện phải có tính khả thi, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Quy chế Từ Sơn cần phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Thứ nhất, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, chế độ kế toán Kế toán không chỉ là công cụ quản lý của doanh nghiệp, nó còn là công cụ quản lý tài chính quan trọng của Nhà nước Tuy nhiên việc Nhà nước ban hành các cơ chế tài chính, văn bản pháp lý chỉ mang tính chất tổng hợp và hướng dẫn cho các doanh nghiệp Việc tổ chức kế toán tại doanh nghiệp cần phải vận dụng sáng tạo, linh hoạt, tránh dập khuôn máy móc. Thứ hai, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công tác kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán nói chung.
Thứ ba, hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau Chính vì vậy, việc vận dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với trình độ của doanh nghiệp, ngành nghề sản xuất kinh doanh, điều kiện vật chất của doanh nghiệp là cần thiết.
- Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Nhà máy nên mở sổ theo dõi tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại, tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại, tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán.
Việc hạch toán chiết khấu thương mại vào chi phí bán hàng là sai bản chất của nghiệp vụ kế toán Nhà máy nên mở sổ theo dõi khoản chiết khấu thương mại thực hiện trong kỳ Qua đó, Nhà máy có thể đánh giá hiệu quả của việc thực hiện chiết khấu thương mại với khách hàng, để từ đó có biện pháp thích hợp thúc đẩy quá trình tiêu thụ tại Nhà máy Để hạch toán chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại Tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên nợ: tập hợp các khoản chiết khấu thương mại chấp thuận cho người mua trong kỳ.
Bên có: kết chuyển toàn bộ khoản chiết khấu thương mại vào tài khoản 511.
Tài khoản 521 cuối kỳ không có số dư. Để theo dõi chiết khấu thương mại, Nhà máy nên mở sổ chi tiết và tổng hợp của tài khoản 521, mẫu sổ tương tự như sổ của tài khoản 5112 – doanh thu bán thành phẩm.
Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại, theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm hoặc lao vụ đã tiêu dùng nhưng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân do: vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại quy cách Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư, kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên nợ: phản ánh doanh thu của số hàng đã tiêu thụ nhưng bị trả lại.
Bên có: kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào doanh thu trong kỳ.
Khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng bán kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331 : thuế GTGT tương ứng
Cuối kỳ tiến hành kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào doanh thu.
Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán, tương tự như tài khoản 531.
- Về kế toán doanh thu tiêu thụ nội bộ: đối với trường hợp xuất dùng thành phẩm phục vụ cho nội bộ Nhà máy, biếu tặng, khuyến mại, kế toán nên hạch toán vào tài khoản 512 – doanh thu tiêu thụ nội bộ TK 512 cuối kỳ không có số dư, kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên nợ: kết chuyển doanh thu nội bộ thuần vào tài khoản xác định kết quả.
Bên có: tổng số doanh thu tiêu thụ nội bộ thực hiện trong kỳ của doanh nghiệp.
Khi Nhà máy xuất thành phẩm để tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh, kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:
+ Phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ:
+ Phản ánh doanh thu tiêu thụ nội bộ:
- Về việc tính giá thành phẩm xuất kho tiêu thụ: Nhà máy nên áp dụng phương pháp giá hạch toán đối với thành phẩm xuất kho tiêu thụ Giá hạch toán là một loại giá ổn định mang tính chủ quan của doanh nghiệp Đến cuối kỳ, để ghi sổ tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, kế toán phải chuyển đổi giá hạch toán thành giá thực tế căn cứ hệ số chênh lệch giá:
Giá thực tế của TP tồn Giá thực tế của TP đầu kỳ + SX trong kỳ
Hệ số giá Giá hạch toán của TP Giá hạch toán của TP SX tồn đầu kỳ + trong kỳ
Giá thực tế của TP Giá hạch toán của Hệ số
Bán ra = TP bán ra x giá
Phương pháp này không phụ thuộc vào số lượng danh điểm thành phẩm, số lần nhập xuất mỗi loại nhiều hay ít và thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại thành phẩm, nhập xuất kho thành phẩm diễn ra thường xuyên.
- Về việc thu hồi nợ của khách hàng: vốn bị chiếm dụng nhiều, đa số khách hàng không trả tiền ngay mà sau đó mới trả Điều này làm cho vốn của Nhà máy quay vòng chậm, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Nhà máy.
Do vậy, Nhà máy phải thường xuyên theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ của khách hàng và có biện pháp phù hợp nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ sớm, tăng khả năng quay vòng của vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh.